Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland

OOSTZAAN

OVER

Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland

• WORMERLAND

.

GESCAND OP 13 SEP. 2013 Gemeente Oostzaan

Datum : 12 september 2013 Uw BSN :Uw brief van : Uw kenmerk : Ons nummer : 13-011184 Behandeld door: M.Hollander Onderwerp

Aan: Raadsleden gemeente Oostzaan

: aanpak verbeterpunten bedrijfsvoering

Geacht Raadsleden, De door de accountant uitgebrachte boardletter 2012 bij de controle van de jaarrekening 2012 heeft geresulteerd in een toezegging aan de gemeenschappelijke raadswerkgroep om de gemeenteraden meer actief te informeren over de verbeteracties op het gebied van de bedrijfsvoering. Met deze brief geven wij invulling aan deze toezegging. De informatie in deze brief sluit hiermee ook aan bij de door de gemeente Oostzaan geformuleerde zienswijze op de begroting 2014 van OVER-gemeenten. De boardletter gaat in op de pijlers die nodig zijn voor het in control zijn van de organisatie. De accountant gaat hierbij uit van in hoeverre OVER-gemeenten: • de bestaande processen heeft beschreven • de belangrijkste beheersmaatregelen in de werkprocessen heeft getoetst op naleving (verbijzonderde interne controle) • de belangrijkste risico's heeft geanalyseerd, benoemd en voorzien van beheersmaatregelen • de functiescheiding heeft doorgevoerd • de automatiseringsomgeving adequaat heeft ingericht en • de managementinformatie heeft ingericht. Acties die bij deze punten horen zijn: 1. de invoering van adequate managementrapportages, 2. het inrichten van interne controle, 3. het beschrijven van processen, 4. het benoemen van risico's en beheersmaatregelen en 5. het doorvoeren functiescheiding enz. Graag informeren wij u over de stappen die wij tot nu toe, op dit gebied hebben ingezet, welke zaken nu actueel zijn en informeren wij u over de activiteiten die we de komende 2 jaar oppakken. Ad 1. Adequate managementrapportages Managementrapportages informeren het management op de resultaten van de organisatie op het gebied van financiën, personeel, procesafspraken, dienstverlening, nakomen resultaatafspraken, e.d. Deze moeten periodiek beschikbaar zijn, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden als blijkt dat de intern gestelde normen en afspraken onder druk staan. Binnen

aanpak verbeterpunten bedrijfsvoering 12 september 2013

1/5

OVER-gemeenten wordt nog niet op alle bovengenoemde gebieden gestructureerd omgegaan met managementinformatie. Wel is hier al een aantal belangrijke stappen gezet. De afgelopen periode zijn we allereerst gestart met het helder krijgen van beleidsafspraken en afspraken op het gebied van uitvoering. Hiervoor zijn de begrotingen aangepast waarbij meer feitelijk is gemaakt welke resultaten we met elkaar hebben afgesproken en zijn de verantwoordingsinstrumenten (zomerrapportage, jaarrekening) aangepast en aangesloten bij de begrotingen zodat er meer inzicht is in de realisatie. Daarnaast hebben wij voor medewerkers een nieuwe gesprekkencyclus ingevoerd, waarbij wij met iedere medewerker jaarlijks resultaatafspraken maken. Deze resultaatafspraken worden afgeleid van de raadsprogramma's, de jaarlijkse raadsplanningen, begrotingen en afdelingsplannen. Daarnaast is de prioriteit op dit gebied gelegd bij de financiële informatie en de informatie over de personele bezetting en kosten. In dit kader is vorig jaar de administratie aangepast en krijgen budgethouders iedere maand budgetrapportages. Deze worden automatisch gegenereerd uit het systeem en via de e-mail verzonden. Dit jaar maken we hier nog een verbeterslag op, aangezien bij evaluatie is gebleken dat de gekozen opzet niet altijd voldoet aan de informatiebehoefte van de budgethouders. Er is vraag naar een iets andere opzet en de mogelijkheid voor budgethouders om opmerkingen bij de rapportages te kunnen plaatsen. Indien technisch mogelijk wordt dit ingevoerd. Daarnaast is het voor de financiële rapportages van belang dat de budgetten actueel zijn en dat de verplichtingen in beeld zijn. We gaan daarom meer met begrotingswijzigingen werken, ook bij de zgn. administratieve wijzigingen, en we voeren de verplichtingenadministratie in. Op dit moment wordt getest met de verplichtingenadministratie en de verwachting is dat deze in oktober 2013 operationeel is. Voor de rapportages over de overige 'niet financiële' bedrijfsgegevens zijn de voorbereidingen gestart. Wij zijn nu aan het inventariseren welke informatie we nodig hebben om een goed beeld te krijgen over het functioneren van de organisatie en welke informatie op welk niveau beschikbaar moet komen. Van hieruit wordt bepaald welke normen (prestatie-indicatoren) we hanteren. Vervolgens moet onderzocht worden of we onze geautomatiseerde systemen moeten aanpassen zodat we benodigde informatie op een adequate en efficiënte wijze beschikbaar krijgen. Wij starten dit jaar met een onderzoek naar benodigde afdelingsspecifieke rapportages bij de afdeling dienstverlening. In 2014 maken we een verdere planning voor de invoering met daarbij een tijdsplanning voor de implementatie. Ad 2. Inrichten Verbijzonderde Interne controle (VIO Binnen onze organisatie is er nog geen gestructureerde opzet van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en dit jaar starten we met een inhaalactie. Daarbij streven wij ernaar dat in oktober 2013, voor de start van de interim-controle door de accountant, de contouren voor de VIC vastliggen, dat onze organisatie hierop is ingericht, dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn, dat afspraken zijn gemaakt over het proces en de rapportages en dat de belangrijkste processen zijn gecontroleerd. Wij gaan hierbij uit van de 17 processen die de accountant betrekt in de jaarlijkse controle. Uitgangspunten voor de inrichting van de VIC zijn dat: 1. er zo min mogelijk bureaucratisch gedoe ontstaat;


2/5

2. de belangrijkste processen periodiek worden doorgelicht; 3. dat de rapportages VIC gestandaardiseerd zijn; 4. dat de werkzaamheden gedecentraliseerd en zo breed mogelijk zijn belegd in de organisatie; 5. dat de uitvoerders VIC voldoende zijn geschoold; 6. dat de rollen en verantwoordelijkheden van de diverse betrokken medewerkers duidelijk zijn; 7. dat het processen uitvoeren en verantwoorden VIC duidelijk zijn vastgelegd; 8. dat de uitgevoerde VIC's voldoen aan de kwaliteitseisen van de accountant; Rekening houdend met deze uitgangspunten moeten voor de invoering de volgende werkzaamheden verricht worden: 1. In kaart brengen van de gemeentelijke processen 2. benoemen van de meest risicovolle processen 3. globale procesbeschrijving maken van deze meest risicovolle processen 4. beschrijven van de belangrijkste risico's in het kader van de rechtmatige uitvoering per proces 5. voorstel maken voor het managementteam voor het (besluitvorming) proces en werkwijze VIC (wie doet wat en wat is vervolgprocedure na rapportage) 6. (geautomatiseerd) systeem inrichten voor de uitvoering VIC's 7. benoemen medewerkers die belast worden met VIC 8. Opleiden medewerkers belast met VIC 9. opzetten controlevragen / protocol per proces 10. afstemmen controlevragen en protocol met accountant 11. opzetten format rapportagemodel VIC 12. opzetten IC plan met planning controles 13. uitvoeren werkzaamheden VIC Wij beginnen in augustus 2013 met de eenmalig opstartactiviteiten en vanaf 2014 worden de periodieke werkzaamheden opgenomen in de reguliere bedrijfsvoering. Ad 3. Beschrijven processen Er is nog geen aparte actie opgezet voor het beschrijven van de processen. Deze werkzaamheden worden meegenomen in het herontwerpen van processen op basis van de LEAN-methode en bij het opzetten van de VIC. In het kader van het herontwerpen van processen is al een aantal processen beschreven, zoals subsidies, WMO, reguliere omgevingsvergunningen en bestuurlijke besluitvorming. In het VIC proces worden deze en nog een aantal andere processen met aanmerkelijk financieel belang beschreven. Het resultaat is daarmee dat eind dit jaar de belangrijkste processen zijn beschreven. In 2014 wordt het complete proceshuis opgezet en aan de hand van een inschatting van de risico's bepaald welke processen nog meer moeten worden beschreven. Ad 4. Risicomanagement Bij de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording in 2004 moeten gemeenten ieder jaar hun weerstandsvermogen (het vermogen risico's te dekken) in kaart brengen in de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening. De provincie beoordeelt vervolgens de gemeenten op het risicobeleid binnen de gemeenten en beoordeelt de kwaliteit


3/5

van de risicoanalyse. Hiermee is de behoefte aan een vorm van risiconnanagement toegenomen. Op dit moment worden in de p&c documenten de financiële risico's benoemd en sinds dit jaar worden deze financieel vertaald in de paragraaf Weerstandsvermogen. Echter er is nog geen systematische analyse van de risico's waaraan de gemeenten Oostzaan en Wormerland en OVER-gemeenten bloot staan. Het proces van risicomanagement bestaat uit verschillende fasen: kaderstelling en strategie, risicoanalyse, treffen van beheersmaatregelen, monitoren van resultaten, toezicht en toetsing en het zo nodig treffen van maatregelen ter verbetering. Wij willen hierbij aansluiten en zijn daarom dit jaar gestart met het opstellen van een notitie waarin we de kaderstelling en strategie voor onze organisatie vastleggen. Daarbij wordt een voorstel gevoegd voor de invoering. Naar verwachting komt het 1^ concept in het 3^ kwartaal 2013 gereed en kan de doorlichting van de processen op risico's en het benoemen van adequate beheersmaatregelen in 2014 starten. Hierbij merken wij op dat in het kader van de VIC ook risico's worden benoemd. Met het ingezette traject bij de VIC zijn in 2013 voor 17 processen de belangrijkste financiële risico's benoemd. De werkzaamheden in 2014 richten zich voor deze processen dan voornamelijk op het benoemen van de beheersmaatregelen en het beoordelen of het risicoprofiel volledig is. Ad 5. Doorvoeren functiescheiding Bij het proces uitkeringen, bouwleges en subsidies merkt de accountant op dat er sprake is van functievermenging op het gebied van in behandeling nemen, toetsen en beschikken. Hierdoor ontstaat risico op het gebied van rechtmatigheid, berekening onjuiste tarieven, enz. Wij delen deze mening niet geheel. Gelet op de omvang van onze organisatie is een efficiënte inrichting van de werkprocessen niet altijd mogelijk bij het doorvoeren van de door de accountant voorgestelde functiescheidingen. Wij zijn in het algemeen van mening dat de aangebrachte functiescheiding bij de facturatie voldoende is als waarborg voor het juist verstrekken van subsidies en uitkeringen. Bij het beschrijven en herinrichten van de processen wordt beoordeeld of de functiescheiding voldoende is of dat aanpassingen mogelijk en nodig zijn. Per proces gaan we met de accountant in gesprek om te bezien hoe we aan de normen van de accountant kunnen voldoen zonder te vervallen in bureaucratische oplossingen.


4/5

Afsluitend Met deze brief hebben wij u geïnformeerd over de ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, mede gelet op de afspraak in de gemeenschappelijke raadswerkgroep om meer inzicht te geven in de activiteiten en resultaten op dit gebied. Voor een meer structurele waarborg hebben wij de directie van Over-gemeenten verzocht om in te zetten op de invulling van de controlfunctie per 1 januari 2014. We houden u in de geëigende verantwoordingscyclus (p&c documenten) verder op de hoogte.

Met vriendelijke groet, het bestuur van OVER-gemeenten voorzitter

P.J. Möhimann


5/5

Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland

Recommend Documents