Een nieuwe kijk op vastgoedregistratie WOZ en lokale heffingen
2 TAX
Onze organisatie is inmiddels een decennium geleden begonnen met het ontwikkelen van geautomatiseerde hulpmiddelen in het kader van WOZ en lokale heffingen. Aanvankelijk richtte onze dienstverlening zich op gemeenten. Bij toeval ontdekten we in 2010 dat groot-vastgoedeigenaren vaak niet beschikken over dergelijke geautomatiseerde IT oplossingen en hiermee is 2TAX geboren.
Vanuit de ervaring die we hebben opgedaan met de ontwikkeling van applicaties die gebruikt worden door gemeenten is een basis gelegd voor 2TAX. Samen met een grote marktpartij is in een Pilot onderzocht waar de behoeften van vastgoed eigenaren liggen als het gaat om de registratie en verwerking van aanslagen lokale heffingen en de WOZ-taxaties. Hierbij bleek dat er veel efficiëntie voordelen te behalen zijn in het proces van verwerking, controle en bezwaar. De webapplicatie 2TAX is een unieke applicatie die een breed scala aan nieuwe mogelijkheden biedt aan vastgoedmanagers. Als u meer informatie wenst, of wilt zien hoe de applicatie werkt, maken wij graag een afspraak met u. Yvonne Hoedt Directeur Phydias b.v.
In het kader van de lokale heffingen verzendt elke gemeente jaarlijks aanslagen lokale heffingen. Hierin wordt tevens een vastgestelde waarde beschikt, die als grondslag dient voor onder meer de aanslag onroerende zaakbelastingen.
IT-OPLOSSING WOZ & LOKALE HEFFINGEN Als eigenaar of beheerder van vastgoed objecten voert u een administratie met betrekking tot de jaarlijkse aanslagen lokale heffingen die u van gemeenten en de waterschappen ontvangt. Beheert u een grote vastgoedportefeuille? 2TAX biedt u de mogelijkheid om deze administratie onder te brengen in een goed doordachte IT oplossing, zodat u jaarlijks tijd bespaart en uw werkprocessen efficiënter kunt inrichten. De ervaring die wij hebben opgedaan als IT dienstverlener bij gemeenten op het gebied van WOZ en lokale heffingen, brengt met zich mee dat 2TAX op dat gebied een zeer volledige applicatie is. Uiteraard zijn de functionaliteiten van 2TAX specifiek ingericht ten behoeve van groot vastgoed eigenaren en beheerders. De applicatie is flexibel opgebouwd, zodat deze kan worden aangepast aan uw specifieke wensen en behoefte.
- Registratie WOZ-objecten en vastgoedobjecten - Leggen van relaties (bijvoorbeeld gebouwen versus WOZ-objecten) - Administratie lokale heffingen - Registratie en vervaardiging bezwaarschriften - Historisch gegevens bijhouden in de applicatie - Uit te breiden met taxatiemodules -
Op het gebied van automatisering is de wereld continu in ontwikkeling. Door internet zijn we in staat om overal en altijd te beschikken over onze eigen informatie, e-mail en wat al niet meer. 2TAX gaat mee in dit proces. Het feit dat 2TAX een webapplicatie is betekent al dat u op elke gewenste locatie kunt inloggen en werken. Dit maakt thuiswerken eenvoudig, maar u kunt ook in uw werkproces gebruik maken van deze vrijheid.
WEBAPPLICATIE Samenwerken: geen punt! 2TAX maakt het mogelijk om met meerdere cocollega’s of partijen samen te werken. U beschikt over dezelfde gegevens en verwerkt eventuele aanpassingen in hetzelfde bestand. De lijnen zijn hierdoor korter dan ooit. Uw kantoor op zak Als u onderweg bent kunt u 2TAX eenvoudig met u meenemen. Een tablet - zoals bijvoorbeeld een iPad - is hierbij een handig hulpmiddel. De bevindingen kunnen direct in de applicatie worden verwerkt. U heeft altijd uw hele administratie bij u.
Het enige dat u nodig heeft om alle functionaliteiten van 2TAX te ontsluiten, is een internet verbinding en een browser zoals Ms Explorer, Google chrome, of Safari. Op deze wijze is de programmatuur vanaf elke locatie en op elk gewenst tijdstip toegankelijk. Het programma is daarmee onafhankelijk van het besturingssysteem van de computer. Een belangrijk voordeel van een webapplicatie ten opzichte van een traditionele applicatie, is het versiebeheer. Bij het uitbrengen van een nieuwe versie moet een traditioneel pakket bij elke organisatie afzonderlijk geïnstalleerd worden. Een nieuwe versie van 2TAX wordt centraal geïnstalleerd. U heeft hier dus geen omkijken meer naar en bent er altijd van verzekerd dat u de nieuwste versie tot uw beschikking heeft.
Er wordt zeer zorgvuldig omgegaan met de beveiliging van de in de database opgenomen gegevens. Gebruikers ontvangen naast een gebruikersnaam en wachtwoord een ‘antwoordapparaat’, waarmee een unieke code wordt gegenereerd. Door middel van deze zogenaamde ‘strong authentication’ wordt de vertrouwelijkheid van de gegevensverzameling in de database gewaarborgd.
VRIJHEID BLIJHEID
BESCHIKKINGEN EN AANSLAGEN 2TAX biedt u de mogelijkheid om de beschikkingen en aanslagen die u ontvangt van lokale overheden op een overzichtelijke wijze te registreren. Hierbij is het mogelijk om relaties te leggen met objecten en inzicht te houden in de financiële afwikkeling. Hierbij kunt u denken aan het toewijzen van kosten aan andere b.v.’s, maar ook aan het doorfactureren aan een ander dan de door de lokale overheid aangewezen belastingplichtige. In de applicatie wordt de WOZ-waarde van objecten historisch bewaard. Daarmee wordt het eenvoudig om een vergelijking te doen tussen de actuele WOZ-waarde en de waarde die vorig jaar is vastgesteld.
HISTORISCHE REGISTRATIE VAN GEGEVENS
TAXATIEMODULES De applicatie 2TAX is uit te breiden met taxatiemodules. Hiermee kunt u zelf taxaties (laten) uitvoeren op dezelfde modelmatige wijze als gemeenten dit doen in het kader van de uitvoering van de Wet WOZ. U kunt hierbij denken aan de volgende taxatiemodules: Woningen (marktanalyse en modelmatig waarderen) Courante niet-woningen (huurwaarde kapitalisatiemethode) Incourante niet-woningen (gecorrigeerde vervangingswaarde) Commercieel geëxploiteerde niet-woningen (Operational Cashflow Methodiek) Benzinestations (Op basis van de doorzet) Industriële objecten (Gespecialiseerde taxaties)
PAPIERLOOS KANTOOR
Op zoek naar een dossier, waarvan u weet dat u het heeft. Wachten op een collega die bezig is met stukken die u graag wilde inzien. Een map documenten klaarmaken voor een externe medewerker. Kent u deze situaties en wilt u daar graag van af? Dat kan als u werkt met 2TAX.
DIGITAAL DOSSIER In de huidige tijd zijn onderwerpen als maatschappelijk verantwoord ondernemen en het beperken van de belasting op het milieu erg actueel. Jaarlijks wordt in veel organisaties nog steeds veel geprint. Als u gebruik maakt van 2TAX is dat niet meer nodig. In 2TAX kunnen alle foto’s en documenten digitaal gekoppeld worden. Deze digitale documenten worden in de applicatie bewaard. De voortgang van de werkzaamheden kan in de applicatie worden bijgehouden, waardoor op een digitale wijze werk kan worden aangeleverd of vragen kunnen worden gesteld. Het is niet meer nodig om papieren dossiers voor elkaar te vervaardigen en aan elkaar te bezorgen. Alle informatie kan in 2TAX overzichtelijk en gestructureerd digitaal worden gearchiveerd. Hierdoor kunt u documenten met een groot gemak terugvinden. Het zoeken naar documenten is verleden tijd. Zodra documenten gekoppeld zijn, kunt u deze immers niet meer kwijtraken. Naast het koppelen van documenten of foto’s biedt 2TAX ook de mogelijkheid om een koppeling te maken met bijvoorbeeld Cyclorama, of Google Maps.
De voordelen van een papierloos kantoor:
Minder belasting op het milieu
Een beperking van de kosten die gepaard gaan met printen
De productiviteit verhoogt
Het gebruikersgemak vergroot, omdat iedereen altijd toegang heeft tot de onderliggende documenten
BEZWAAR? GEEN BEZWAAR!
Het registreren van aanslagen en WOZ-beschikkingen die u ontvangt van gemeenten en waterschappen is een jaarlijks terugkerende handeling. De beschikkingenmodule van 2TAX is een grote stap in de richting van een efficiënt en snel werkproces, waarbij de kwaliteit van de werkzaamheden gewaarborgd blijft.
In 2TAX kunnen de WOZ-beschikkingen, evenals de aanslagen lokale belastingen, in een speciaal hiervoor bestemde module geregistreerd worden. Vervolgens is het eenvoudig om met behulp van 2TAX (pro-forma) bezwaarschriften te vervaardigen. De processtappen kunnen in de applicatie worden geregistreerd en bijgehouden. In de beschikkingenmodule kunt u gebruik maken van standaard teksten ten behoeve van een eventueel bezwaarschrift. Het beheer hiervan kunt u zelf voeren. Vanzelfsprekend wordt een basis set tekstblokken met de module meegeleverd. Het systeem is zodanig ingericht dat het voeren van een bezwaar– of beroepsprocedure minder tijd kost dan vroeger, waarbij wel het hoge kwaliteitsniveau behouden wordt.
Historie De applicatie legt een koppeling tussen de beschikking (of aanslag) en het object. De gegevens worden historisch bewaard, zodat u snel inzicht hebt in onder meer de ontwikkeling van de WOZwaarde. Hierdoor is het mogelijk om snel een inschatting te maken of het indienen van een bezwaarschrift wenselijk is.
2TAX Eerst zien dan geloven? Wij maken graag een afspraak met u voor een demonstratie van 2TAX. U kunt dan met eigen ogen zien hoe de applicatie werkt. Wij maken voor u graag een tijdelijk gebruikersaccount aan in onze testomgeving, zodat u het zelf kunt ervaren. Om een afspraak te maken, of eens vrijblijvend te ervaren hoe de applicatie werkt, kunt u contact opnemen met Yvonne Hoedt of Maikel Eilander, beiden telefonisch bereikbaar via 026—702 4444. U kunt ons ook per e-mail bereiken via
[email protected]
2 TAX
Amsterdamseweg 21 A 6814 GA ARNHEM
Telefoon: 026-7024444 Fax: 026-4438675
Postbus 1096 6801 BB ARNHEM
E-mail:
[email protected] Website: www.phydias.nl
