Az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. szervezeti egységeinek feladatai
2015.
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI
Tartalom
Projekt Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai ............................................................... 3 Gazdasági Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai........................................................... 5 Informatikai Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai ....................................................... 7 Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai ............................................................... 8 Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök................... 9
2/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Projekt Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Programvezetői osztály -
a Társaság projektjeinek tervezése; a Társaság projektjeinek operatív irányítása; projektek szabályszerű működésének biztosítása; operatív irányítói és adminisztratív erőforrások biztosítása a projektek tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése a Társaság kezelésében lévő projektek működésének kommunikációs támogatása; a Társaság belső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, szakmai támogatása; a Társaság külső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, biztosítása; külső megjelenések, PR és marketing aktivitások tervezése, végrehajtása; a társasági marketingkommunikációs tevékenység biztosítása; kiadói tevékenység szakmai támogatása;
Digitális Pedagógiai Osztály -
Közoktatási, szakképzési, felsőoktatási és kulturális szakterületen hazai és nemzetközi, hagyományos és digitális alapú nevelési-oktatási programok, taneszközök, tartalmak fejlesztésének, akkreditációjának, bevezetésének, alkalmazásnak koordinációja, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja: IKT alapú módszertani fejlesztések IKT alapú pedagógus képzési és továbbképzési programok alapítása, indítása, képzők képzése digitális és hagyományos könyvtár és az EISZ fejlesztése és szakmai üzemeltetése www.sulinet.hu, sdt.sulinet.hu, ikt.sulinet.hu, lms.sulinet.hu, www.tankonyvtar.hu, – közoktatási és felsőoktatási honlapok szakmai támogatása, menedzselése online termékek fenntartásával kapcsolatos feladatok online fejlesztések támogatása a Szolgáltatói Kosár (Iskolatáska) valamint a Fejlesztési Nyomonkövető Felület (FNF) szakmai tervezése, támogatása, gondozása IKT alapú szakmai help-desk biztosítása hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések digitális taneszköz akkreditáció szakmai támogatása komplex eLearning rendszer fejlesztés koordinációja pedagógiai rendszerek fejlesztésének, bevezetésének, alkalmazásának, akkreditációjának szakmai támogatása, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; nevelési-oktatási programok kidolgozásának, bevezetésének, adaptációjának szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; hagyományos és digitális tartalomfejlesztés szakmai támogatása hagyományos és digitális taneszközök fejlesztésének, továbbfejlesztésének, akkreditációjának koordinálása, szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja, disszeminációja
3/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Felsőoktatási Osztály -
-
-
hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; a Társaság feladatainak felsőoktatási és ahhoz kapcsolódó szakmai tervezése, koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása; jogszabályok véleményezése, a felsőoktatási ágazati fejlesztések elősegítése felsőoktatással kapcsolatos kutatási és elemzési tevékenység folytatása, szakmai publikációk elkészítése, szolgáltatások fejlesztése; szakmai kapcsolattartás a felsőoktatási intézményekkel; a felsőoktatási felvételi eljárás szakmai támogatása és koordinálása; felsőoktatási tartalmú kiadványok tartalmi előkészítése, lektorálása, ellenőrzése, hivatalos kiadványok esetében az Oktatási Hivatal irányításával; elemzések és statisztikák készítése a Társaság által kezelt adatbázisokból; Diákigazolvány kiadással kapcsolatos felsőoktatási –szakmai tevékenységek, igénylési kérelmek folyamatának szakmai meghatározása, folyamatleírások készítése, dokumentumok, hivatalos és tájékoztató kiadványok tartalmi előkészítése, elkészítése; Felsőoktatási Információs Rendszer adatbázisának folyamatos ellenőrzése, javaslattétel az adattartalom módosítására valamint fejlesztési feladatok szakmai támogatása; Hallgatói Ösztöndíjak nyilvántartásának szakmai támogatása a felsőoktatási Diplomás Pályakövető Rendszer és az Adattár Alapú Vezetői Információs Rendszer fenntartása és fejlesztése a szakágazati igények szerint, ezzel kapcsolatos kutatási, elemzési és tájékoztatási feladatok elvégzése, a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; a Társaság projektjeinek szakmai irányítása; szakmai irányítói erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; az Ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; Felsőoktatási tájékoztatási feladatok ellátása: kiadványok, Felsőoktatási Műhely folyóirat, felvi.hu tartalmi fejlesztése, ellenőrzése A felsőoktatási felvételihez és más projektekhez kapcsolódó tájékoztatási, kommunikációs tervezés, kiadványok és felületek szerkesztése; online felületek karbantartása
Közoktatási Osztály -
-
közoktatási pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai tevékenységek koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása, adott projektekkel koherens módon; közreműködés pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai fejlesztésekben; közreműködés az egyenlő esélyű hozzáférést támogató pedagógiai eszközök fejlesztésében; szakmai kapcsolattartás a közoktatási intézményekkel; közoktatási intézmények közötti horizontális tanulási lehetőségek támogatása; közoktatáshoz kapcsolódó szakmai szolgáltatások fejlesztése; a Szolgáltatói Kosár/Iskolatáska fejlesztése, karbantartása; közoktatási projektek megvalósításához támogató eszközrendszer biztosítása; nevelési-oktatási programok kidolgozásában való részvétel; taneszközök fejlesztésének koordinálása, minőségbiztosítása; hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; a KIR-rel kapcsolatos társasági feladatok közoktatás-szakmai felügyeletének ellátása; közreműködés a közoktatás és felsőoktatási együttműködésében megvalósuló szakmai tevékenységek tervezésében, koordinációjában, ellenőrzésében, meghatározott esetekben végrehajtásában; a Társaság szakmai céljainak elérését, feladatainak támogatását biztosító korszerű, hatékony informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése;
4/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI -
a jogszabályok által a Társaság számára előírt hivatalos tájékoztatási kötelezettségek teljesítésének szakmai támogatása; a projektek működésének szakmai kommunikációs támogatása; szakmai információk átadása és közreműködés a Társaság marketingkommunikációs tevékenységeinek biztosításában; a kiadói tevékenység szakmai támogatása; szakmai kapcsolattartás a pedagógusképző felsőoktatási intézményekkel; szakmai közreműködés a Társaság által megvalósítandó továbbképzések előkészítésében, megszervezésében, lebonyolításában; szakmai közreműködés a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítésének előkészítésében; közreműködés a Társaság által alapított programok indítási engedélyeinek átadásában, a képzések nyomon követésében; szakmai tanácsadás, információszolgáltatás a pedagógus-továbbképzésekről; belső továbbképzések fejlesztése; a Társaság projektjeiben: a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; a Társaság projektjeinek operatív és szakmai irányítása; szakmai erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; a fejlesztési tevékenységek egységes dokumentációs szabályainak létrehozása, fejlesztése; az Ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése.
Gazdasági Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Gazdasági osztály -
a beérkező számlák iktatása, felszerelése kísérőbizonylattal, hiányos számlák dokumentumainak bekérése, hibás számlák visszaküldése a partnernek házipénztár kezelés (kp-s elszámolások, belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása, juttatásokutalványok kiosztása), banki átutalások bonyolítása, kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, OTP Bankkal, számlázás, folyószámla analitika kezelése (vevő, szállító), kintlévőségek nyilvántartása, fizetési felszólítások kiküldése, bankszámlakivonatok lekérdezése, számlaegyenlegek nyilvántartása, MÁV, VOLÁN bérletek megrendelése, bélyegzők nyilvántartása, szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása, vevő szerződések nyilvántartása (ami a számla kiállítás révén eljut a Pénzügyi irodára), a Társaságot érintő gazdasági események nyomon követése és ezek számviteli nyilvántartásokban való rögzítése, kettős könyvviteli nyilvántartások vezetése, analitikus és szintetikus nyilvántartások vezetése, egyeztetése, adóbevallások, adatszolgáltatások adatainak előkészítése, egyeztetése, negyedéves beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése,
5/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI -
-
az év végi számviteli beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése és a közhasznúsági jelentés összeállításában aktív részvétel, immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása, leltározási tevékenység koordinálása, számviteli bizonylat kezelése, irattárazása, támogatások pénzügyi beszámolóinak összeállításában aktív részvétel, támogatások analitikus nyilvántartásának egyeztetése a beadott pénzügyi beszámolókkal, igény szerinti adatszolgáltatás szervezeti egységeknek, vezetőknek, könyvvizsgálatban való közreműködés, helyszíni ellenőrzésekben való közreműködés, munkabérek és egyéb bérjellegű kifizetések (megbízási díjak, tiszteletdíjak) számfejtése, ezek nyilvántartása, a belépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások kiadása, illetve tájékoztatás, munkaszerződések és munkaköri leírások nyilvántartása (elektronikusan, illetve papír alapon, azon belül is az ÚMFT programok miatt külön tárolva), a kilépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások elkészítése, a kilépés módjától függően a rendes felmondás, illetve közös megegyezéses megállapodás elkészítése, a társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok teljes körű ellátása (számfejtés, bevallások, statisztikák), a NAV felé teljesítendő havi elektronikus bevallások elkészítése, a havi társadalombiztosítási járulékok és önkéntes pénztári hozzájárulások utalásának előkészítése, a NAV folyószámlájának rendszeres egyeztetése, a be- és kilépő munkavállalók jelentése a NAV felé, üzemorvosi vizsgálatok és felülvizsgálatok koordinálása, időközi NYENYI adatszolgáltatások, KSH munkaügyi statisztikák összeállítása, a munkavállalók jelenléti adatainak és szabadságainak nyilvántartása, naprakész nyilvántartás vezetése a Társaság állományába tartozó munkavállalókról, éves adó- és járulékigazolások kiállítása, nyilvántartás vezetése az üzemorvosi felülvizsgálatokról, a tűzvédelmi oktatásokról és a munkavégzéshez igényelt védőszemüvegekről, a havi összesített bérfeladás elkészítése, rendszeres főkönyvi egyeztetések, ellenőrzések, egyeztetés a Számviteli irodával, munkáltatói, kifizetői igazolások, kereseti igazolások elkészítése, külföldi- és belföldi kiküldetések számfejtése, ellenőrzése, folyamatos tájékoztatás, adatszolgáltatás a felettesek, a szakmai vezetők felé, a munkavállalókat megillető, egyéb juttatási rendszer koordinálása, adminisztrálása, a munkavállalók beléptetése önkéntes pénztárakba, a pénztárak felé a havi adatszolgáltatások elkészítése, ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bér- és járulékösszesítők feltöltése, azok egyeztetése a főkönyvvel, nyilatkozatok elkészítése, rendszeres egyeztetés a Kontrolling osztállyal, ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bérekről, megbízási díjakról és bérjellegű kifizetésekről kifizetési kérelmek összeállítása, ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektek HR tervezése, illetve azok elkészítésében közreműködés együttműködve a Kontrolling osztállyal, munkaidő-nyilvántartások elkészítése, ezek nyilvántartása.
6/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Kontrolling osztály A Társaság projektjeivel kapcsolatos pénzügyi és adminisztrációs tevékenységek szervezése és végrehajtása, ezen belül: - a Társaság projektjeinek pénzügyi vezetése, a projektek kontrolling erőforrás igényeinek biztosítása, - a projektek költségvetés tervezésének pénzügyi, gazdasági koordinációja, a tervek végrehajtásának gazdasági felügyelete, - projektekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások nyilvántartása, - pénzügyi érvényesítés, - keretfigyelés, - az üzleti tervezés folyamatának koordinációja, - terv-tény kimutatások készítése, a Társaság projektjeinek egységes módszertan mellett végzett nyomon követése, - a projektek dokumentációs rendszereinek kialakítása, fejlesztése és üzemeltetése, - a projektekkel szemben fennálló belső és külső jelentési kötelezettségek teljesítése, - a jelentés készítési feladatok koordinálása - a projekt könyvelt adatainak ellenőrzése, kifizetési kérelemmel való egyeztetése Üzemeltetési Osztály -
a Társaság székhelyének és fióktelepeinek üzemeltetése; kapcsolattartás a bérbeadókkal a zavartalan munkavégzéshez szükséges munkakörnyezet biztosítása minden munkavállaló számára; a Társaság mobiltelefon flottájának kezelése, kapcsolattartás a szolgáltatóval; a Társaság gépjármű flottájának üzemeltetése (szervizelés, műszaki vizsga); vagyon-, szolgáltatásfelelősség biztosítás, kötelező gépjármű felelősség és casco biztosítással kapcsolatos ügyek ellátása. Kapcsolattartás a biztosítási alkusszal; tűz- és munkavédelmi oktatások szervezése; takarítási feladatok ellátása; az Üzemeltetési Osztály feladatköréhez tartozó beszerzések lebonyolítása; az Üzemletetési Osztály kezelésében lévő raktár raktározási feladatainak ellátása; ügyiratok és más küldemények kézbesítése és egyéb szállítási feladatok elvégzése; központi iratkezelési és irattárazási feladatok ellátása; recepciós feladatok ellátása;
Informatikai Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Beszerzési Osztály A Társaság beszerzési tevékenységének szervezése és irányítása, ezen belül a Társaság éves beszerzési tervének elkészítése, a résztervek előállításának szakmai támogatása, a Társaság éves közbeszerzési tervének elkészítése; az éves közbeszerzési terv jogszabályban előírt publikációja; a beszerzési terv és a közbeszerzési terv megvalósulásának nyomon követése; a beszerzési terv és a közbeszerzési terv folyamatos aktualizálása, a szükséges módosítások elvégzése; a beszerzési tervben rögzített beszerzési eljárások lebonyolítása ill. a szükséges közbeszerzési eljárások lebonyolítása a szakmai felelőssel együttműködve; a közbeszerzési tanácsadó munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása;
7/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI IT Üzemeltetési Osztály -
a Társaság birtokában lévő informatikai eszköztár biztonságos, hatékony üzemeltetése, karbantartása, használatának támogatása; a Társaság projektjeiben felmerülő adatfeldolgozási feladatok ellátása a Társaság tájékoztatási-ügyfélszolgálati feladatainak ellátása: telefonon, e-mailben, személyesen vagy egyéb formában érkező megkeresések kezelése a Társaság informatikai eszközparkjának fejlesztésére vonatkozó javaslattétel; a szervertermek zavartalan üzemének biztosítása.
IT fejlesztési Osztály -
A Társaság céljainak elérését, kihívásainak, feladatainak megoldását támogató, korszerű, hatékony informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése; A Társaság informatikai fejlesztéseinek technológiai összehangolása, felügyelete; A Társaság informatikai fejlesztéseinek üzleti szempontból történő összehangolása; Az informatikai fejlesztési feladatok szolgáltatási szempontok szerinti optimalizálása, összehangolása; A valós felhasználói igények hatékony kielégítése;
Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai Jogi és titkársági Osztály -
-
-
a Társaság jogi tevékenységeinek koordinálása; a Társaság társasági és cégjogi jogi feladatainak koordinálása; a külső jogi szolgáltatók munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása (ide nem értve a közbeszerzési tanácsadói, és a közbeszerzésekhez tartozó egyéb külső jogi szolgáltatói tevékenységet); a Társaság munkajogi feladatainak ellátása; közreműködés a szabályzatok jogi előkészítésében; a Társaság kötelmi kötelezettségeinek teljesítésével, kötelmi igényeinek kezelésével, érvényesítésével kapcsolatos mindennemű jogi feladat (az igény/kötelezettség keletkezésétől, a szerződéses kötelmi igények esetén a szerződés létrejöttét követően); a Társaság képviseletének megszervezése hatósági és bírósági peres és nem peres eljárásokban (a végrehajtási eljárásra is kiterjedően); egyéb jogi, igazgatási szakértelmet igénylő feladatok ellátása; szakmai jogi tanácsadás (különösen: oktatási és adatvédelmi jogi kérdések), sablonszerződések kialakítása, ellenjegyzése, kihirdetése; egyedi szerződések belső jogi ellenjegyzése és szükség szerinti ellenjegyeztetése a külső jogi szolgáltatóval (ide nem értve a közbeszerzési eljárásokban kötött szerződéseket); a Társaságban elkészült dokumentációk jogi véleményezése; az Ügyvezető munkájának jogszakmai támogatása; a Társaságban releváns jogszabályok gyűjteményének elkészítése, és annak folyamatos karbantartása.
8/9
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Szervezetfejlesztési és HR Osztály -
a Társaság szabályozási környezetésnek kialakítása; a Társaság folyamattérképének és Fogalomtárának létrehozása és folyamatos karbantartása; a szabályozó dokumentumok elkészítése, szakmai felelősökkel együttműködve; a szabályozó dokumentumokhoz történő hozzáférés biztosítása; belső képzések szervezése; a folyamatok lefutásának folyamatos ellenőrzése során felmerülő hatékonyságot javító módosításokra vonatkozó javaslattétel; az Ügyvezető munkájának támogatása szervezetfejlesztési kérdésekben; az Ügyvezető munkájának támogatása személyzeti kérdésekben; a Társaság HR-menedzsment tevékenységeinek szervezése és irányítása; részvétel a Társaság központilag szervezett programjai szervezési feladataiban; az Ügyvezetés belső kommunikációs feladatai támogatása, szervezése, végrehajtása.
Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök Információ biztonsági vezető és adatvédelmi felelős -
-
az elektronikus információbiztonságra vonatkozó jogszabályok rendelkezéseiben foglalt feladatok ellátása, tevékenységek szervezése, koordinálása; az elektronikus információbiztonságra vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése, betartása és a Társaság működésében való megfeleltetése; a Társaság információ biztonsági stratégiájának kidolgozása és felülvizsgálata, ill. felügyelete; a Társaság információ biztonsági szabályzatainak karbantartása és javító intézkedések javaslata; információ biztonsági kérdésekben a munkatársak támogatása; minden olyan kockázati tényező figyelemmel kísérése és kezelésük koordinálása, melyek a Társaság üzletmenet folytonosságát, a feldolgozott adatok bizalmasságát és sértetlenségét veszélyeztetnék a Társaság működéséhez és feladatellátásához kapcsolódó adatvédelmi, információvédelmi feladatok végrehajtásáért, koordinálásáért a személyes adatok védelmére vonatkozó törvényi előírások szerinti belső adatvédelmi felelős tevékenységeinek ellátása: o közreműködik, illetve segítséget nyújt az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában, valamint az érintettek jogainak biztosításában; o ellenőrzi e törvény és az adatkezelésre vonatkozó más jogszabályok, valamint a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatok rendelkezéseinek és az adatbiztonsági követelményeknek a megtartását; o kivizsgálja a hozzá érkezett bejelentéseket, jogosulatlan adatkezelés észlelése esetén annak megszüntetésére hívja fel az adatkezelőt vagy az adatfeldolgozót; o elkészíti a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatot; o vezeti a belső adatvédelmi nyilvántartást; o gondoskodik az adatvédelmi ismeretek oktatásáról.
Belső ellenőr -
A Társaság tevékenységének, működési szabályszerűségének ellenőrzése. Éves előzetes ellenőrzési terv készítése. Az előzetes terv alapján a Társaság tevékenységének, szabályszerűségének ellenőrzésére vonatkozó tevékenységek megtervezése, végrehajtása. Igény esetén a tervben nem szereplő, az ügyvezető által soron kívül elrendelt ellenőrzések megtervezése, végrehajtása.
9/9
