Az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. szervezeti egységeinek feladatai
2012
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI
Tartalom
Fejlesztési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai .......................................................... 3 Gazdasági és üzemeltetési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai ................................ 7 Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai ............................................................. 10 Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök................. 11
2 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Fejlesztési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Digitális Pedagógiai Osztály -
Közoktatási, szakképzési, felsőoktatási és kulturális szakterületen hazai és nemzetközi, hagyományos és digitális alapú nevelési-oktatási programok, taneszközök, tartalmak fejlesztésének, akkreditációjának, bevezetésének, alkalmazásnak koordinációja, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja: IKT alapú módszertani fejlesztések IKT alapú pedagógus képzési és továbbképzési programok alapítása, indítása, képzők képzése digitális és hagyományos könyvtár és az EISZ fejlesztése és szakmai üzemeltetése www.sulinet.hu, sdt.sulinet.hu, ikt.sulinet.hu, lms.sulinet.hu, www.tankonyvtar.hu, – közoktatási és felsőoktatási honlapok szakmai támogatása, menedzselése online termékek fenntartásával kapcsolatos feladatok online fejlesztések támogatása a Szolgáltatói Kosár (Iskolatáska) valamint a Fejlesztési Nyomonkövető Felület (FNF) szakmai tervezése, támogatása, gondozása IKT alapú szakmai help-desk biztosítása hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések digitális taneszköz akkreditáció szakmai támogatása komplex eLearning rendszer fejlesztés koordinációja pedagógiai rendszerek fejlesztésének, bevezetésének, alkalmazásának, akkreditációjának szakmai támogatása, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; nevelési-oktatási programok kidolgozásának, bevezetésének, adaptációjának szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; hagyományos és digitális tartalomfejlesztés szakmai támogatása hagyományos és digitális taneszközök fejlesztésének, továbbfejlesztésének, akkreditációjának koordinálása, szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja, disszeminációja
Felsőoktatási Osztály -
-
-
hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; a Társaság felsőoktatási és ahhoz kapcsolódó szakmai tervezése, koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása; felsőoktatással kapcsolatos kutatási tevékenységek, szakmai publikációk, szolgáltatások fejlesztése; szakmai kapcsolattartás a felsőoktatási intézményekkel; Felsőoktatási felvételi eljárás szakmai lebonyolítása; dokumentumok feldolgozási folyamatának meghatározása, folyamatleírások elkészítése; dokumentumok, hivatalos kiadványok tartalmi előkészítése, elkészítése az Oktatási Hivatal irányításával; elemzések és statisztikák készítése a felvételi adatok alapján; Diákigazolvány kiadással kapcsolatos tevékenységek; igénylési kérelmek folyamatának szakmai meghatározása, folyamatleírások készítése; dokumentumok, hivatalos és tájékoztató kiadványok tartalmi előkészítése, elkészítése; Felsőoktatási Információs Rendszer adatbázisának folyamatos ellenőrzése, javaslattétel az adattartalom módosítására valamint fejlesztési feladatok szakmai támogatása; a felsőoktatási Diplomás Pályakövető Rendszer és az Adattár Alapú Vezetői Információs Rendszer fenntartása és fejlesztése a szakágazati igények szerint. Felsőoktatási intézmények és 3 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI
-
ágazati szereplők közötti többirányú adatszolgáltatás biztosítása és ezen adatszolgáltatások fejlesztések koordinálása; a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; a Társaság projektjeinek szakmai irányítása; szakmai irányítói erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; az ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítése; a Társaság által alapított programok indítási jogának átadása, a képzések nyomon követése; minőségbiztosítása tanácsadás, információszolgáltatása pedagógus-továbbképzésekről; belső továbbképzések fejlesztése;
IT fejlesztési osztály -
A Társaság céljainak elérését, kihívásainak feladatainak megoldását támogató, korszerű hatékony informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése A Társaság informatikai fejlesztéseinek technológiai összehangolása, felügyelete; A Társaság informatikai fejlesztéseinek üzleti szempontból történő összehangolása; Az informatikai fejlesztési feladatok szolgáltatási szempontok szerinti optimalizálása, összehangolása; A valós felhasználói igények hatékony kielégítése
Kommunikációs osztály -
a Társaság kezelésében lévő projektek működésének kommunikációs támogatása; a Társaság belső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, szakmai támogatása; a Társaság külső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, biztosítása; külső megjelenések, PR és marketing aktivitások tervezése, végrehajtása; a társasági marketingkommunikációs tevékenység biztosítása; médiafelület-értékesítés tervezése és szakmai orientációjának biztosítása; kiadói tevékenység szakmai támogatása; értékesítés, terjesztés. értékesítés, terjesztés.
Közoktatási Osztály -
-
közoktatási pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai tevékenységek koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása, adott projektekkel koherens módon; közreműködés pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai fejlesztésekben közreműködés az egyenlő esélyű hozzáférést támogató pedagógiai eszközök fejlesztésében szakmai kapcsolattartás a közoktatási intézményekkel közoktatási intézmények közötti horizontális tanulási lehetőségek támogatása közoktatáshoz kapcsolódó szakmai szolgáltatások fejlesztése közoktatási Szolgáltatói Kosár fejlesztése, karbantartása közoktatási projektek megvalósításához támogató eszközrendszer biztosítása együttműködés és koordinációs feladatok ellátása a közoktatási regionális koordinációs központokkal nevelési-oktatási programok kidolgozásában való részvétel; 4 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI -
-
taneszközök fejlesztésének koordinálása, minőségbiztosítása; hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; a KIR-rel kapcsolatos társasági feladatok közoktatás-szakmai felügyeletének ellátása; közreműködés a közoktatás és felsőoktatási együttműködésében megvalósuló szakmai tevékenységek tervezésében, koordinációjában, ellenőrzésében, meghatározott esetekben végrehajtásában; a Társaság szakmai céljainak elérését, feladatainak támogatását biztosító korszerű, hatékony, informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése; a jogszabályok által a Társaság számára előírt hivatalos tájékoztatási kötelezettségek teljesítésének szakmai támogatása; a projektek működése szakmai kommunikációs támogatása; szakmai információk átadása és közreműködés a társaság marketingkommunikációs tevékenységeinek biztosításában a kiadói tevékenység szakmai támogatása; szakmai kapcsolattartás a tanárképző felsőoktatási intézményekkel; szakmai közreműködés a Társaság által megvalósítandó továbbképzések előkészítésében, megszervezésében, lebonyolításában; szakmai közreműködés a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítésének előkészítésében; közreműködés a Társaság által alapított programok indítási engedélyeinek átadásában, a képzések nyomon követésében; szakmai tanácsadás, információszolgáltatása a pedagógus-továbbképzésekről; belső továbbképzések fejlesztése; a Társaság projektjeiben: a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; a Társaság projektjeinek operatív és szakmai irányítása; szakmai erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; a fejlesztési tevékenységek egységes dokumentációs szabályainak létrehozása, fejlesztése; az Ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése;
Programvezetői iroda -
a Társaság projektjeinek tervezése; a Társaság projektjeinek operatív és szakmai irányítása; projektek szabályszerű működésének biztosítása; operatív irányítói és adminisztratív erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése
Továbbképzési Iroda -
továbbképzések alapítása, akkreditációra való előkészítése, továbbfejlesztése; a Társaság által megvalósítandó továbbképzések megszervezése, lebonyolítása; 5 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI -
a programfejlesztések, akkreditációk adminisztratív és hatósági ügyintézése; a Felnőttképzési Törvény, és a vonatkozó hatályos jogszabályok betartás, betartatása, az intézményi akkreditációból adódó követelmények minőségbiztosítása; A Minőségirányítási Kézikönyvben rögzített feladatok végrehajtása, végrehajtatása. A Társaság képzési tevékenységének éves önértékelése; a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítése; a Társaság által alapított programok indítási jogának átadása, a képzések nyomon követése; minőségbiztosítása; tanácsadás, információszolgáltatása pedagógus-továbbképzésekről; belső továbbképzések fejlesztési, szervezése és végrehajtása munkavállalók belső és külső képzéseinek koordinálása, szervezése
Adatfeldolgozási és tájékoztatási iroda -
a felsőoktatási felvételi eljárásokkal, a diákigazolvány kiadással, valamint a közoktatási felvételi eljárással, illetve a KIR-rel kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása; speciális projekt-specifikus ügyviteli feladatok ellátása; a Társaság kezelésében lévő projektek működésének szakmai támogatása; részvétel a Társaság megpályázott adatfeldolgozási és tájékoztatási projektjeinek szakmai tervezésében; részvétel a Társaság adatfeldolgozó- és tájékoztatási profiljának kiépítésében, megvalósításában, folyamatos fejlesztésében.
6 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Gazdasági és üzemeltetési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai
Beszerzési Osztály A Társaság beszerzési tevékenységének szervezése és irányítása, ezen belül a Társaság éves beszerzési tervének elkészítése, a résztervek előállításának szakmai támogatása, a Társaság éves közbeszerzési tervének elkészítése; az éves közbeszerzési terv jogszabályban előírt publikációja; a beszerzési terv és a közbeszerzési terv megvalósulásának nyomon követése; a beszerzési terv és a közbeszerzési terv folyamatos aktualizálása, a szükséges módosítások elvégzése; a beszerzési tervben rögzített beszerzési eljárások lebonyolítása ill. a szükséges közbeszerzési eljárások lebonyolítása a szakmai felelőssel együttműködve; a közbeszerzési tanácsadó munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása; Gazdasági osztály -
a beérkező számlák iktatása, felszerelése kísérőbizonylattal hiányos számlák dokumentumainak bekérése,ezek hiányában Pénzügyi Irodára beérkezést követő munkanap végén a számlák visszapostázása házipénztár kezelés (kp-s elszámolások, belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása, juttatásokutalványok kiosztása) banki átutalások kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, kereskedelmi bankokkal számlázás folyószámla analitika kezelése (vevő, szállító) kintlévőségek nyilvántartása, fizetési felszólítások kiküldése bankszámlakivonatok lekérdezése, számlaegyenlegek nyilvántartása MÁV, VOLÁN bérletek megrendelése bélyegzők nyilvántartása szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása vevő szerződések nyilvántartása szállítói szerződések nyilvántartása a társaságot érintő gazdasági események nyomon követése és ezek számviteli nyilvántartásokban való rögzítése, kettős könyvviteli nyilvántartások vezetése, analitikus és szintetikus nyilvántartások vezetése, egyeztetése adóbevallások, adatszolgáltatások adatainak előkészítése, egyeztetése negyedéves beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése év végi számviteli beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése és közhasznúsági jelentés összeállításában aktív részvétel immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása, leltározási tevékenység koordinálása számviteli bizonylat kezelése, irattárazása támogatások pénzügyi beszámolóinak összeállításában aktív részvétel támogatások analitikus nyilvántartásának egyeztetése a beadott pénzügyi beszámolókkal igény szerinti adatszolgáltatás szervezeti egységeknek, vezetőknek könyvvizsgálatban való közreműködés helyszíni ellenőrzésekben való közreműködés napi együttműködés a bér-és munkaügyi, pénzügyi és kontrolling irodákkal 7 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI -
-
munkabérek és egyéb bérjellegű kifizetések (megbízási díjak, tiszteletdíjak) számfejtése, ezek nyilvántartása a belépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások kiadása, illetve tájékoztatás a munkaviszony létrejöttét megelőzően a szükséges igazolások, adatlapok bekérése munkaszerződések elkészítése, a munkaszerződések és munkaköri leírások nyilvántartása (elektronikusan, illetve papír alapon, azon belül is az ÚMFT programok miatt külön tárolva) a kilépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások elkészítése, a kilépés módjától függően a rendes felmondás, illetve közös megegyezéses megállapodás elkészítése a társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok teljes körű ellátása (számfejtés, bevallások, statisztikák) a NAV felé teljesítendő havi elektronikus bevallások elkészítése, a havi társadalombiztosítási járulékok és önkéntes pénztári hozzájárulások utalásának előkészítése a NAV folyószámlájának rendszeres egyeztetése a be- és kilépő munkavállalók jelentése a NAV felé üzemorvosi vizsgálatok és felülvizsgálatok koordinálása időközi NYENYI adatszolgáltatások KSH munkaügyi statisztikák összeállítása a munkavállalók jelenléti adatainak és szabadságainak nyilvántartása naprakész nyilvántartás vezetése a Társaság állományába tartozó munkavállalókról éves adó- és járulékigazolások kiállítása nyilvántartás vezetése az üzemorvosi felülvizsgálatokról, a tűzvédelmi oktatásokról és a munkavégzéshez igényelt védőszemüvegekről a havi összesített bérfeladás elkészítése rendszeres főkönyvi egyeztetések, ellenőrzések, egyeztetés a számviteli irodával munkáltatói, kifizetői igazolások, kereseti igazolások elkészítése külföldi- és belföldi kiküldetések számfejtése, ellenőrzése folyamatos tájékoztatás, adatszolgáltatás a felettesek, a szakmai vezetők felé a munkavállalókat megillető, egyéb juttatási rendszer koordinálása, adminisztrálása, a munkavállalók beléptetése önkéntes pénztárakba, a pénztárak felé a havi adatszolgáltatások elkészítése ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bér- és járulékösszesítők feltöltése, azok egyeztetése a főkönyvvel, nyilatkozatok elkészítése, rendszeres egyeztetés a kontrolling irodával ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bérekről, megbízási díjakról és bérjellegű kifizetésekről kifizetési kérelmek összeállítása ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektek HR tervezése, illetve azok elkészítésében közreműködés együttműködve a kontrolling irodával munkaidő-nyilvántartások elkészítése, ezek nyilvántartása
IT üzemeltetési osztály -
a Társaság birtokában lévő informatikai eszköztár biztonságos, hatékony üzemeltetése, karbantartása, használatának támogatása; a Társaság informatikai eszközparkjának fejlesztésére vonatkozó javaslattétel; a szervertermek zavartalan üzemének biztosítása.
Kontrolling osztály A Társaság projektjeivel kapcsolatos pénzügyi és adminisztrációs tevékenységek szervezése és végrehajtása, ezen belül: a Társaság projektjeinek pénzügyi vezetése, a projektek kontrolling erőforrás igényeinek biztosítása; 8 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI -
a projektek költségvetés tervezésének pénzügyi, gazdasági koordinációja, a tervek végrehajtásának gazdasági felügyelete; projektekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások nyilvántartása; pénzügyi érvényesítés; fedezet és keretfigyelés; az üzleti tervezés folyamatának koordinációja; terv-tény kimutatások készítése, a Társaság projektjeinek egységes módszertan mellett végzett nyomon követése; a projektek dokumentációs rendszereinek kialakítása, fejlesztése és üzemeltetése, a projektekkel szemben fennálló belső és külső jelentési kötelezettségek teljesítése, a jelentés készítési feladatok koordinálása a projekt könyvelt adatainak ellenőrzése, kifizetési kérelemmel való egyeztetése
Üzemeltetési Osztály -
a Társaság székhelyének és fióktelepeinek üzemeltetése; kapcsolattartás a bérbeadókkal a zavartalan munkavégzéshez szükséges munkakörnyezet biztosítása minden munkavállaló számára; a Társaság mobiltelefon flottájának kezelése, kapcsolattartás a szolgáltatóval; a Társaság gépjármű flottájának üzemeltetése (szervizelés, műszaki vizsga); Vagyon-, szolgáltatásfelelősség biztosítás, kötelező gépjármű felelősség és casco biztosítással kapcsolatos ügyek ellátása. Kapcsolattartás a biztosítási alkusszal. tűz- és munkavédelmi oktatás szervezése takarítási feladatok ellátása irodaszer beszerzések lebonyolítása az Üzemletetési Osztály kezelésében lévő raktár raktárosi feladatainak ellátása ügyiratok és más küldemények kézbesítése és egyéb szállítási feladatok elvégzése központi iratkezelési és irattárazási feladatok ellátása recepciós feladatok ellátása Felsőoktatási Felvételi eljárás és diákigazolvány kiadással kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása Speciális projekt-specifikus ügyviteli feladatok ellátása
9 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai Jogi Osztály -
-
a Társaság jogi tevékenységeinek koordinálása; a Társaság társasági és cégjogi jogi feladatainak koordinálása; a külső jogi szolgáltatók munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása (ide nem értve a közbeszerzési tanácsadói tevékenységet); a Társaság munkajogi feladatainak ellátása; közreműködés a szabályzatok jogi előkészítésében; a Társaság kötelmi kötelezettségeinek teljesítésével, kötelmi igényeinek kezelésével, érvényesítésével kapcsolatos mindennemű jogi feladat (az igény/kötelezettség keletkezésétől, a szerződéses kötelmi igények esetén a szerződés létrejöttét követően); a Társaság képviseletének megszervezése hatósági és bírósági peres és nem peres eljárásokban (a végrehajtási eljárásra is kiterjedően); egyéb jogi, igazgatási szakértelmet igénylő feladatok ellátása; szakmai jogi tanácsadás (különösen: oktatási és adatvédelmi jogi kérdések), sablonszerződések kialakítása, ellenjegyzése, kihirdetése; egyedi szerződések belső jogi ellenjegyzése és szükség szerinti ellenjegyeztetése a külső jogi szolgáltatóval (ide nem értve a közbeszerzési eljárásokban kötött szerződéseket); a Társaságban elkészült dokumentációk jogi véleményezése; az ügyvezető munkájának jogszakmai támogatása; a Társaságban releváns jogszabályok gyűjteményének elkészítése, és annak folyamatos karbantartása.
Szervezetfejlesztési Osztály -
a Társaság szabályozási környezetésnek kialakítása; a Társaság folyamattérképének és Fogalomtárának létrehozása és folyamatos karbantartása; a szabályozó dokumentumok elkészítése, szakmai felelősökkel együttműködve; a szabályozó dokumentumokhoz történő hozzáférés biztosítása; belső képzések szervezése; a folyamatok lefutásának folyamatos ellenőrzése során felmerülő hatékonyságot javító módosításokra vonatkozó javaslattétel; az ügyvezető munkájának támogatása szervezetfejlesztési kérdésekben; a Társaság HR-menedzsment tevékenységeinek szervezése és irányítása.
10 / 11
SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök
Információ biztonsági vezető -
-
a Társaság információ biztonsági stratégiájának kidolgozása és felülvizsgálata, ill. felügyelete; a Társaság információ biztonsági szabályzatainak karbantartása és javító intézkedések javaslata; információ biztonsági kérdésekben a munkatársak rendelkezésére állni, miközben minden munkatársnak kötelessége jelezni, ha az információ biztonságot veszélyeztető eseményt vagy szabályoktól és jó gyakorlattól eltérő működést tapasztalnak; minden olyan kockázati tényezőt figyelemmel kísérni és kezelésüket koordinálni, melyek a Társaság üzletmenet folytonosságát, a feldolgozott adatok bizalmasságát és sértetlenségét veszélyeztetnék.
Belső ellenőr -
A Társaság tevékenységének, működési szabályszerűségének ellenőrzése. Éves előzetes ellenőrzési terv készítése. Az előzetes terv alapján a Társaság tevékenységének, szabályszerűségének ellenőrzésére vonatkozó tevékenységek megtervezése, végrehajtása. Igény esetén a tervben nem szereplő, az ügyvezető által soron kívül elrendelt ellenőrzések megtervezése, végrehajtása.
11 / 11
