E-Link II project voor KMO s

E-Link II project voor KMO’s Om hun Business Processen beter te laten aansluiten op de ICT toepassingen

Chris Block 06/12

E-Link II project bestaat uit 2 luiken: •

1ste luik bestaat erin de bestaande e-government toepassingen op basis van de input van KMO’s te verbeteren en verder uit te bouwen. Dit deel wordt getrokken door de Stad Mechelen

•

2de luik van het project beoogt de Business Processen beter te laten aansluiten op de ICT toepassing van de KMO’s. Dit deel wordt getrokken door Voka Kamer van Koophandel Mechelen met als coördinator [email protected] in samenwerking met de Stad Mechelen en Lessius. M.a.w. het doel is KMO's gedurende één jaar bij te staan in het bepalen van hun bedrijfsprocessen. De noden en knelpunten, die hieruit naar voor komen, worden vervolgens in kleine kenniskringen behandeld met de voorstelling van de nodige ICT-oplossingen!

[email protected] confidential 2

De KMO’s hebben veel vraagtekens over ICT •

ICT kan een oplossing bieden voor tal van deze problemen. Helaas zijn deze mogelijkheden bij de KMO’s onvoldoende gekend of behoren deze niet tot een bedrijfsprioriteit. Dit heeft als gevolg dat de KMO’s onvoldoende maturiteit hebben in het beheer van de ICT processen en dit leidt tot inefficiënt gebruik van de ingezette middelen, tot verhoogde bedrijfsrisico’s en tot een vermindering van de competitiviteit met concurrenten die de ICT processen beter onder controle hebben.

•

De volgende elementen tonen dat aan: • • • • • •

KMO’s hebben meestal geen business strategie en dus zeker geen ICT strategie Er is meestal geen integratie tussen de diverse systemen (Te veel manueel werk) KMO’s zien ICT als een kost en niet als toegevoegde waarde Voor bedrijfszekerheid wordt geen budget uitgetrokken Voor ICT oplossingen denkt men te veel lokaal Projectmanagement wordt bij implementatie onderschat [email protected] confidential 3

Positionering Elink II Project in het opleidingslandschap •

Langs de ene kant zijn er de algemene opleidingen en sensibiliseringsactiviteiten op gebied van ICT, georganiseerd vanuit o.a. de Academische wereld, KMO-IT, Voka Kamer Academie, Sectorfederaties enz.

•

Langs de andere kant is er de individuele (one-to-one) benadering (Consultancy) vanuit de private sector.

•

Met E-Link II willen we ons daar tussenin positioneren door kleine groepen (+- 20 bedrijven) KMO’s bij elkaar te brengen en in te zoomen op de door hen geformuleerde noden en knelpunten op gebied van ICT. De noden halen we uit: • de hiervoor ontworpen web based enquête • de analyse van Business Processen van de KMO’s . Nadien clusteren we de noden in sessies rond bepaalde domeinen. Die bespreken we dan telkens met 2 specialisten die een verschillende invalshoek hebben. We werken bottom-up [email protected] confidential 4

Doelstellingen van het project We beogen: 1. Een performantere bedrijfsorganisatie. 2. Een permanente procesverbetering. 3. Slim netwerken (Het doel is de bedrijven op een professionele en doeltreffende manier te laten samenwerken met hun klanten, leveranciers, zakenpartners)

Het is een samenwerkingsproject tussen Voka Kamer van Koophandel Mechelen, de Stad Mechelen, Lessius en [email protected] 5

Op welke ICT trends wil het project inspelen? • • • • • • • •

SaaS E-business Elektronisch document beheer Thuis werken Mobiel computing Web 2.0 Virtualisatie E-gov

Informatie altijd en overal beschikbaar [email protected] confidential 6

Uniek geïntegreerde concept

Web based enquête

Analyse Business processen

Lessius

Lessius

Kennis Kringen rond de gedefinieerde ICT noden en knelpunten

Kennis overdracht door experten

ICT kennis bij KMO’s

Communicatie Tools • Website – kennisdatabase • Web based nieuwsbrief- link naar een virtuele community • Artikels en links die verband houden met ICT kennis

MOTIVEREND – LAAGDREMPELIG - COMMUNICATIEF [email protected] confidential 7

Wat maakt het project uniek?

• • •

•

• •

Het is een geïntegreerd concept We volgen een bottom up benadering vanuit de noden en knelpunten. We gebruiken studenten om KMO’s te helpen in het maken van analyses en om processen in kaart te brengen omdat meestal te weinig methodische knowhow aanwezig is bij de KMO’s. Het is geen vrijblijvende oefening voor de studenten daar het telt voor 2 studiepunten (60 – 80 uur werk). De KMO’s moeten ook punten geven aan de studenten aan de hand van voorop gestelde criteria. Door in Kennis Kringen te werken kunnen we zeer gericht en zeer interactief werken. De opgedane kennis wordt verzameld in een kennisdatabank www.elinkmechelen.be met een daaraan gekoppelde nieuwsbrief die maandelijks de nieuwigheden weergeeft op de kennisdatabank [email protected] confidential 8

Web Based Enquête De web based enquête werd ontwikkeld in samenwerking met Lessius en behandelt de volgende onderwerpen: 1. ICT competenties. 2. Optimale ICT Infrastructuur. 3. Bedrijfscontinuiteit. te voorkomen en te beveiligen. 4. Performante internettoepassingen • Samenwerking met derden • Mobiel werken. • E-government

5. ICT in bedrijfsprocessen 6. Verwachtingen E-Link project

Eenvoudig & verstaanbaar voor de KMO 9

Conclusies Enquête • De KMO’s vinden ICT noodzakelijk maar hebben de know how meestal niet in huis. Het zijn vooral externe mensen die hen helpen • Het ICT budget zal groeien bij de KMO’s • Project management is niet goed gekend dus bijsturing is noodzakelijk • Het kennen van hun Business Processen vinden ze belangrijk • Bedrijfszekerheid moet verbeterd worden. Stoomuitval beveiliging, disaster recovery en externe backup zijn aandachtspunten • De meeste zijn geïnteresseerd in virtueel werken • SAAS is nog weinig gekend niettegenstaande belangrijk voor kleine KMO’s • Aanpak van E-business is voor velen nog niet duidelijk zeker als ze hun business processen niet goed kennen [email protected] confidential 10

Bepaling van de Business Processen •

We hebben 19 Master studenten Handelswetenschappen - Operations van de Lessius Hogeschool Campus Carolus ingezet die de processen van de KMO’s mee bepaald hebben.

•

Hun eindrapport werd afgeleverd eind december 2011 waarin de volgende elementen moesten voorkomen: 1. Missie – visie – strategie (visie en strategie vooral op gebied van ICT) 2. Organisatie structuur 3. De business processen van de KMO’s ( De studenten moesten zich concentreren op de kritische processen) 4. Knelpunten en noden op gebied van ICT 5. Mogelijke suggesties voor verbetering met ICT oplossingen

[email protected] confidential 11

Concept van samenwerking met master studenten van Lessius Lessius

Lessius Lessius

Student

Methode om BP’s te bepalen Voorbereiding studenten en KMO’s

Student

Eind evaluatie

Tussentijdse evaluatie Voorbereid -ing Brainstorm sessie

BP’s Brainstorming met 5 studenten en 5 KMO’s

KMO

Voorbereid -ing Brainstorm

sessie

BP’s Brainstormi ng met 5 studenten en 5 KMO’s

KMO

Voka KVKM Voka KVKM

Voka KVKM

[email protected] confidential 12

Relevantie voor de bedrijven (1) Kan het bedrijf verder werken op deze oefening? Zijn er voldoende aanknopingspunten voor een werkbare implementatie? • • • • • •

Er werden zeker mogelijkheden aangereikt die realistisch zijn, zowel in prijs als product De aanpak was een belangrijke stap vooruit in het leren analyseren van de business processen voor het bedrijf Dit is een goede aanzet om de oefening te vervolledigen. Ja, het was een goede oefening om de business processen in detail te overlopen. Het was een nuttige manier om huidige, geplande en toekomstige processen te evalueren. Zeker en vast maar de studenten kregen wel een te korte tijd toebedeeld [email protected] confidential 13

Relevantie voor de bedrijven (2) Is de oefening voldoende praktisch opgebouwd en voldoende toegepast op de concrete situatie van het bedrijf om werkbaar te zijn?

• • •

Ze is volledig toegepast op de concrete situatie van het bedrijf Het was een nuttige oefening om alles te overlopen met iemand van buiten het bedrijf. Het project op zich was leuk en leerzaam om te doen.

[email protected] confidential 14

Inzet/samenwerking met het bedrijf Was er een duidelijke inzet van de student? Hoeveel energie heeft hij/zij daarin gestoken? Hoe diep heeft de student gegraven in de informatie over het bedrijf om tot de BP’s te komen? • • • •

De student heeft snel en zeer accuraat de bestaande business processen doorgrond en de goede conclusies getrokken naar optimalisatie toe De student kwam zeer professioneel en zakelijk over. Zeer efficiënte aanpak binnen het korte tijdsbestek Een groot inlevingsvermogen.

[email protected] confidential 15

Conclusies getrokken uit de evaluatie •

•

• •

• • •

De studenten hebben zeer goed werk geleverd. We zijn er verwonderd over dat ze de processen zo goed in kaart gebracht hebben met de hulp van de KMO’s en ook de suggesties die er uitkomen zijn zinvol. Ook in dit project valt het op dat de doelstellingen op 3 - 5 jaar van de KMO’s meestal niet goed gedefinieerd zijn en de daaruit voorvloeiende strategie veel te vaag is . (Dit ligt niet aan de studenten) De studenten staan positief tov het experiment De coördinatoren van Lessius zijn ook zeer positief over het project en spreken er van deze formule vanaf volgend jaar op te nemen als een onderdeel van hun lesprogramma De formule van Kennis Kringen (kleine groepen vormen) is positief. Er is zeer veel interactie tussen studenten, lesgevers en KMO’s Door de oefening worden er ook eindwerken gecreëerd voor de studenten bij de KMO’s De tijd die de studenten kregen was vrij kort maar in de industrie krijgt men ook niet altijd veel tijd om iets te onderzoeken of uit te voeren. [email protected] confidential 16

Hoe ICT Competentie's aanzwengelen bij KMO's met concepten? 3 Elektronisch zaken doen

De bedoeling is om concepten aan te reiken zodat men beter gewapend is wanneer men contact opneemt met ICT bedrijven

4

8

Noden KMO’s

6

1

Nieuwe manier van werken

7

Infrastructuur

9

2

[email protected] confidential

5

17

Inhoud van de sessies 1

Bedrijfszekerheid en veiligheid is een must voor de KMO

2

Wat betekent een managed workplace?

3 4

Hoe kunnen we efficiënt Customer Relation Management (CRM) organiseren? Welke elementen van Supply Chain Management (SCM) zijn belangrijk voor de KMO?

5

Mobiliteit wint aan belangrijkheid. We moeten er klaar voor zijn

6

Cloud computing is dat iets voor de KMO?

7

Remote werken hoe aanpakken?

8

Wat moeten we weten over websites, webshops en E-Business?

9

Sociale media winnen aan belang. Hoe moeten we als KMO hiermee omgaan? [email protected] confidential 18

Valorisatie aspecten uit het Elink II project • • • • • • • • • • •

Een praktische industrieoefening voor master studenten handelswetenschappen rond Business Processen. Het bevordert de samenwerking industrie met de academische wereld We doen aan talentvorming Eindwerken voor studenten Samenwerkingsverbanden ontstaan tussen de KMO’s en IT bedrijven Praktische uitbouw van een virtueel kantoor met Belgacom, Microsoft en enkele KMO’s op het einde van het project Opportuniteiten voor ICT bedrijven ICT competentie verhoging door best practices sessies Samenwerking tussen enkele performante ICT- ondernemingen. De opgedane kennis wordt samengebracht in een kennis database Samenwerking tussen de Voka Kamers van Koophandel en de steden en gemeentes waardoor men een grotere groep ondernemingen kan bereiken.

In het najaar starten we opnieuw met een 20 tal KMO’s 19 [email protected] confidential