DRAFT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN AKHIR TAHUN BPH HMTG GEA ITB 2013
PROGRAM STUDI TEKNIK GEOLOGI FAKULTAS ILMU DAN TEKNOLOGI KEBUMIAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2013
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum warahmatulahhi wabarakatuh. “Berhenti bukan ketika kita lelah, tapi berhentilah ketika kita selesai. Dan selesai kami ketika raga ini tidak mampu menahan lagi semangat jiwa yang ada. Hidup Mahasiswa, Hidup Rakyat Indonesia!” Ungkapan rasa syukur senantiasa kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, Dzat yang kasih-Nya ibarat samudera tak bertepi dan cinta-Nya ibarat sungai tak berujung. Shalawat dan salam semoga senantiasa terlimpahkan pada sang pemimpin legendaris dunia Nabi Muhammad SAW, pengukir peradaban terbaik sepanjang sejarah hidup manusia. Perjalanan sang waktu seolah semakin menyadarkan kita bahwa segala hal yang terjadi di dunia ini akan berakhir. Maka terbentuklah kenangan yang memenuhi ruang memori kita, tentang apa yang telah kita pikirkan, katakan, dan kerjakan dalam mengisi sang waktu. Tentu saja dengan segala nilai, makna dan penghayatan yang menyertai semua itu. Namun, tentu saja tidak hanya kenangan, di sana ada suatu masa ketika kita harus mempertanggungjawabkan seluruh pilihan hidup atas anugerah waktu tersebut. Tibalah pada suatu titik, di mana sang waktu mengabarkan bahwa kepengurusan BPH HMTG “GEA” ITB 2013 telah berakhir. Kini, ijinkanlah kami menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban kami. Hal ini merupakan keniscayaan bagi kami untuk mempertanggungjawabkan baik-buruk selama satu tahun kepengurusan ini kepada anggota HMTG “GEA” ITB. Belum banyak yang bisa kami perbuat, belum sempurna juga amanah ini kami tunaikan. Karena waktu satu tahun ini terasa panjang ketika di awal kami melihat begitu beratnya amanah ini, tapi juga terasa pendek untuk mengukir sebuah mahakarya dalam perjuangan ini. Maka kami titipkan bahtera perjuangan ini pada generasi berikutnya untuk terus melaju kencang menembus keterbatasan dan mendobrak segala rintangan menuju HMTG “GEA” ITB dan Indonesia baru yang bahagia dan sejahtera. Semoga Laporan Pertanggungjawaban ini memberikan gambaran utuh tentang seluruh dinamika yang terjadi HMTG “GEA” ITB sehingga dapat menjadi rekam sejarah dan referensi pembelajaran bagi generasi selanjutnya. Sebuah harapan besar dari kami agar laju grafik perbaikan perjuangan ini semakin meningkat dan tidak ada lagi pengulangan kesalahankesalahan yang sama di kemudian hari. “Kemahasiswaan ini bukan sekedar lari pendek 100 m, tapi lari estafet yang tak ada hentinya. Terimakasih untuk tongkat estafet sebelumnya, dan kami tidak akan pernah berani berkata berhasil ketika tongkat estafet selanjutnya tidak lebih baik dari kami.” Untuk Tuhan, Bangsa, dan Almamater 123.... GEA! Desember 2013, Ketua Umum BPH HMTG “GEA” ITB 2013 Mohamad Jeffry Giranza 12010069
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...........................................................................................................................................i DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................ ii KETUA UMUM HMTG ’GEA’ ITB .................................................................................................................. 1 I. VISI ................................................................................................................................................................................. 1 II. MISI .............................................................................................................................................................................. 1 III. KETERCAPAIAN VISI ........................................................................................................................................... 1 VI. GBH BPH ................................................................................................................................................................... 4 UTUSAN HMTG “GEA” ITB ............................................................................................................................ 7 BIDANG EKSTERNAL .................................................................................................................................... 17 DEPARTEMEN HUBUNGAN DALAM KAMPUS .................................................................................................. 19 DEPARTEMEN HUBUNGAN LUAR KAMPUS ...................................................................................................... 25 DEPARTEMEN HUBUNGAN ALUMNI .................................................................................................................... 28 DEPARTEMEN PENGABDIAN MASYARAKAT .................................................................................................... 32 BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA ANGGOTA ...................................................................... 37 DEPARTEMEN KADERISASI LANJUT .................................................................................................................... 40 DEPARTEMEN KADERISASI AWAL........................................................................................................................ 42 BIDANG INKUBATOR IDE DAN INOVASI ............................................................................................... 45 BIDANG INTERNAL ....................................................................................................................................... 54 DEPARTEMEN KESEJAHTERAAN ANGGOTA..................................................................................................... 55 DIVISI PENGEMBANGAN BAKAT, POTENSI, DAN MINAT ............................................................................ 60 DIVISI KEKELUARGAAN ............................................................................................................................................. 65 DIVISI KEROHANIAN ................................................................................................................................................... 68 DEPARTEMEN PENGEMBANGAN KEILMUAN .................................................................................................. 72 DIVISI AKADEMIK ......................................................................................................................................................... 75 DIVISI KEPROFESIAN .................................................................................................................................................. 78 BIDANG MEDIA KOMUNIKASI DAN INFORMASI................................................................................. 87 BIDANG KESEKJENAN .................................................................................................................................. 99 DEPARTEMEN ADMINISTRASI .............................................................................................................................. 103 DEPARTEMEN KEUANGAN ..................................................................................................................................... 111 DIVISI BADAN USAHA ............................................................................................................................................... 116 DEPARTEMEN BIRO RUMAH TANGGA .............................................................................................................. 119 DEPARTEMEN SUMBER DAYA ANGGOTA DAN STATISTIK ANGGOTA............................................... 126
ii
KETUA UMUM HMTG ’GEA’ ITB I. VISI GEA yang peduli guna terwujudnya prestasi dan dinamisasi melalui inovasi dalam semangat kekeluargaan
II. MISI 1. 2. 3. 4. 5.
Meningkatkan kenyamanan anggota dalam berhimpun. Menumbuhkan kepekaan dan inisiatif anggota terhadap kondisi lingkungan sekitar. Mendorong anggota untuk melahirkan gagasan dan metode dalam ciptakarya. Menumbuhkan motivasi dan memfasilitasi anggota untuk berprestasi. Memfasilitasi anggota dalam merelevansikan perubahan zaman yang diimplementasikan untuk perkembangan HMTG ‘GEA’ ITB. 6. Mengontrol keberjalanan sistem pengembangan karakter anggota.
III. KETERCAPAIAN VISI 1. Semangat Kekeluargaan Visi ini didukung oleh misi meningkatkan kenyamanan anggota dalam berhimpun. Kenyamanan merupakan hal yang sangat krusial bagi suatu lembaga, terutama HMTG "GEA" ITB yang selalu mengusung idealisme kekeluargaan. Kenyamanan merupakan hal yang paling mendasar untuk terbentuknya ikatan keluarga. Agar anggota dapat merasa nyaman dalam berhimpun, lembaga harus siap untuk memenuhi kebutuhan anggota. Kebutuhan yang dirasa perlu untuk anggota adalah kebutuhan yang mewadahi minat dan bakat anggota, kerohanian, kekeluargaan, dan akademik. Selain itu, anggota juga dibiasakan untuk saling menghormati dan menghargai setiap pencapaian anggota. Setelah setiap anggota bisa merasakan kenyamanan karena dipenuhi kebutuhannya, maka akan timbul kekeluargaan dari setiap diri anggota. Dan setelah kekeluargaan terbentuk, maka setiap langkah dari keberjalanan aktivitas apapun di HMTG "GEA" ITB haruslah dengan semangat kekeluargaan. Dalam keberjalanannya, BPH HMTG “GEA” ITB telah membuat sistem pemenuhan kebutuhan anggota, baik itu berupa minat bakat, kerohanian, kekeluargaan, dan akademik. Setiap anggota memiliki caranya sendiri untuk membuat dirinya nyaman dalam berhimpun, dan tentunya dengan menggunakan sistem yang sudah dibuat oleh BPH HMTG “GEA” ITB. Hal ini terlihat dari tersebarnya anggota di sistem yang telah dibuat. Jika kebutuhan anggota untuk kenyamanan dalam berhimpun masih belum bisa terwadahi, anggota diberikan keleluasaan untuk membuat wadah minat bakat yang baru. Sistem ini dilakukan BPH HMTG “GEA” ITB agar semua anggota terwadahi dengan maksimal. Namun dalam keberjalanannya, kendala pasti ada. Karena minat dan bakat anggota berbeda-beda, maka anggota tidak terpusat dalam sebuah wadah atau kegiatan. Hal ini menyebabkan semangat kekeluargaan tidak merata ke semua anggota. Namun hal ini diperbaiki dengan diusahakannya pemerataan kegiatan di setiap pemenuhan kebutuhan anggota tersebut. Dalam setiap kegiatan, selalu diusahakan anggota diberikan penghargaan dalam setiap pencapaiannya. Mulai dari hal yang kecil sampai
1
hal yang besar. Dengan usaha-usaha ini, sistem yang dibuat untuk meningkatkan kenyamanan anggota telah dibuat dan dijalankan seoptimal mungkin. 2. Peduli Pada idealnya, visi peduli ini dicapai ketika dasar kekeluargaan sudah terbentuk. Namun dalam keberjalanannya, visi ini berjalan secara beriringan. Kepedulian anggota HMTG “GEA” ITB diwujudkan dengan cara menumbuhkan kepekaan dan inisiatif anggota terhadap kondisi lingkungan sekitar. Untuk menumbuhkan kepedulian dan inisiatif, akan sangat efektif ketika kita berinteraksi dengan lingkungan luar. Karena di luar sana, ada banyak sekali potret yang berbeda jika dibandingkan dengan kondisi yang dirasakan sekarang. Jadi langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka wawasan anggota terhadap isu yang berkembang. Dari isu itulah diharapkan dapat merangsang kepedulian anggota. Kepedulian yang ditekankan disini lebih dititik beratkan kepada kepedulian terhadap kemahasiswaan terpusat dan masyarakat.Ketika anggota peduli dengan kemahasiswaan terpusat, diharapkan anggota mendapatkan nilai kepedulian, inisiatif, dan nasionalisme. Dan jika ditambahkan dengan kepedulian terhadap masyarakat, maka akan ada satu nilai lagi yang dapat melekat di anggota, yaitu empati. Jadi dengan menumbuhkan kepekaan dan inisiatif anggota terhadap kondisi lingkungan sekitar, diharapkan anggota dapat memiliki nilai peduli, inisiatif, empati, dan nasionalisme Visi kepedulian untuk kemahasiswaan terpusat sudah terlihat sejak awal kepengurusan. Isu PEMIRA 2013 yang bergejolak di kemahasiswaan terpusat KM ITB berhasil diinternalisasi dengan baik dan membuat anggota HMTG “GEA” ITB berinisiatif untuk peduli terhadap isu ini. Hal yang sama juga terjadi di isu yang lain seperti kenaikan harga BBM, penutupan gerbang belakang, Uang Kuliah Tunggal. Bahkan tidak jarang HMTG “GEA” ITB menjadi pionir dan pelopor pergerakan kemahasiswaan terpusat seperti gerakan Rebut Mahakam yang diinisiasi HMTG “GEA” ITB bersama HMTM PATRA dan HMM serta Mitigasi Bencana untuk panitia dan peserta OSKM ITB 2013. Tidak sedikit juga kader HMTG “GEA” ITB yang aktif dan peduli di kemahasiswaan terpusat, yaitu di OSKM ITB 2013 dan Kementrian Kabinet KM ITB 2013-2014. Selain itu, visi peduli ini juga ditujukan dengan objek masyarakat. Kepedulian untuk masyarakat ini dititikberatkan pada Geohumanism 2013 yang mengusung tema Banjir Bandung Selatan. Pada momen ini, HMTG “GEA” juga jadi pionir pergerakan dengan menginisisasi kolaborasi Pengabdian Masyarakat terbesar di KM ITB bersama IMG, HMO, HMME, Himabio Nymphea, Archea, HMRH, HMTL, Amisca, HMP, HMF, KMSR. Selain pengabdian masyarakat skala besar ini, BPH HMTG “GEA” ITB juga tetap berusaha meningkatkan kepedulian anggota terhadap masyarakat melalui kegiatan di sekitar kampus ITB. Pada umumnya, visi ini sudah dirasa optimal, meskipun dalam keberjalanannya tidak semua anggota memilik tingkat kepedulian yang sama. 3. Inovasi Setelah ikatan kekeluargaan muncul dan kepedulian sudah ada, seharusnya bukan sesuatu yang mudah untuk mencapai visi inovasi. Visi ini diwujudkan dengan cara memfasilitasi gagasan dan metode anggota dalam cipta karya. HMTG "GEA" ITB merupakan himpunan mahasiswa yang besar dan memiliki anggota yang banyak.Ketika sekelompok mahasiswa ini berkumpul, seharusnya tercurahkanlah limpahan ide yang muncul dari benak-benak mahasiswa ini.Inovasi sangat dibutuhkan lembaga ini. Setiap inovasi berasal dari gagasan dan ide.Untuk melahirkan gagasan dan ide, dibutuhkan pemikiran yang kreatif. Daya pikir itulah yang harus dikembangkan anggota.Setelah itu anggota harus segera disadarkan mengenai jati diri mereka sebenarnya, kemampuan mereka sebenarnya, dan peran mereka sesungguhnya.Akan menjadi sangat percuma ketika ide dan gagasan anggota hanya menjadi khayalan semata.Anggota membutuhkan media untuk menungkan ide dan gagasannya. Melalui media ini, semua khayalan 2
anggota akan menjadi sebuah struktur yang kongkret. Ketika anggota mau mengembangkan pola pemikiran dan membenturkannya menjadi sebuah langkah kongkret untuk masa depan, maka akan terbentuklah suatu karya yang memiliki nilai manfaat bagi masyarakat. Jika hal ini berjalan optimal, maka HMTG "GEA" ITB ini akan dapat menjadi penggerak untuk menyelesaikan segala permasalahan bangsa. Dalam keberjalanannya, ide yang masuk dalam sistem inkubator ide dan inovasi anggota tidak banyak. Ini jadi bahan evaluasi kami dari sistem yang dibuat. Sehingga untuk memperbaikinya, kami lebih menekankan pada fungsi kerja dan penekanan harusnya ada inovasi di setiap kegiatan. Hal ini ternyata lebih memberi dampak positif pada minat anggota untuk sharing ide, terutama saat menjelang penerimaan proposal PKM. Keinginan anggota untuk menulis semakin meningkat dan pada akhirnya terkumpul 10 proposal PKM yang dikirim pada periode November 2013 ini dan terdapat 2 karya tulis yang akan dipersiapkan untuk dikirim pada PKM GT 2014 Januari mendatang. Selain itu inovasi juga lahir dari Wisuda Oktober HMTG “GEA” ITB dengan Zero Waste Event yang pertama kali yang diadakan oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan di KM ITB. Meskipun sistem yang dibuat dalam Inkubator Ide dan Inovasi tidak berjalan dengan optimal, namun melihat perbaikan yang telah dilakukan dengan metode yang lain, rasanya visi ini sudah cukup terwujud di kepengurusan kali ini. 4. Prestasi Pengertian berprestasi disini tidak hanya memenanangkan lomba dalam kejuaraan, namun berprestasi disini artinya seseorang yang dapat melaksanakan dan melewati sesuatu yang ditargetkan dan pencapaiannya itu mendapatkan apresiasi dari orang lain. Untuk menumbuhkan motivasinya, tentu perlu dibuka wawasan anggota akan ruang berprestasi. Ruang berprestasi akan sangat menjadi luas, bisa dalam internal HMTG "GEA" ITB, dalam kampus, ataupun ruang kampus. Ketika ruang berprestasi ini dipaparkan kepada anggota, diharapkan muncul keinginan anggota untuk berprestasi di bidang-bidang yang mereka minati.Selain itu, lembaga ini harus mengidentifikasi juga potensi dari anggota.Disadari atau tidak, terkadang potensi dalam diri itu ada namun kita belum merasakannya. Padahal potensi itu akan berpengaruh sangat besar dalam pencapaian prestasi ini. Setelah minat dan potensi anggota ini sudah diidentifikasi, maka potensinya harus terus dikembangkan agar bisa mencapai target yang diharapkan. Dan ketika target berhasil dicapai, apresiasi dari anggota sangatlah penting. Meskipun anggota sudah mencapai target, psikologis anggota belum merasakan itu adalah prestasi tanpa adanya apresiasi. Maka apresiasi merupakan sesuatu yang sangat pantas untuk dibudayakan. Dalam keberjalanannya, prestasi kejuaraan sudah banyak ditorehkan HMTG “GEA” ITB selama masa kepengurusan. Prestasi ini dimulai ketika Olimpiade KM ITB dimana HMTG “GEA” ITB berhasil merengkuh medali emas di cabang renang, perak di cabang billiard dan bola voli, dan perunggu di cabang bulutangkis. Kegemilangan HMTG “GEA” ITB dilanjutkan dengan menjadi Juara 1 Kampoeng Bola, Juara 2 Ganesha Badminton Competition, dan Juara 2 Ganesha Voli Competition. Tidak hanya di bidang minat dan bakat, di bidang keilmuan pun HMTG “GEA” ITB berhasil menunjukan taringnya, yaitu dengan Juara 3 Geomodelling Trisakti, Juara 1 Geology Open Competition Unsoed, dan Juara 2 Internasional Geomapping UGM. Dengan prestasiprestasi yang telah ditorehkan ini, rasa bangga kita terhadap himpunan ini akan jauh meningkat. Selain di kejuaraan, pencapaian anggota yang lain juga kami anggap sebuah prestasi tersendiri. Seperti halnya tercetusnya yel-yel yang memang menjadi salah satu target kami di awal kepengurusan. Bahkan dalam kegiatan sehari-hari pun, menjadi moderator forum merupakan sebuah prestasi tersendiri dan kami selalu mengapresiasi akan hal itu.
3
Pada umumnya, HMTG “GEA” ITB saat ini menjadi himpunan yang memiliki segudang prestasi, semoga ini menjadikan kita semua lebih bangga terhadap himpunan ini dan tetap terus ditingkatkan ke depannya. 5. Dinamisasi Untuk mencapai visi ini, BPH HMTG “GEA” ITB berusaha memenuhinya dengan Memfasilitasi Anggota dalam Merelevansikan Perubahan Zaman yang Diimplementasikan untuk Perkembangan HMTG "GEA ITB. Zaman terus berubah dan metode pun harus terus dikembangkan, tentunya dengan tidak mengurangi nilai yang tertanam di dalamnya. Tuntutan dari perubahan zaman sangatlah besar, dan itu akan sangat mempengaruhi setiap aktivitas kita. Ketika kita terjebak disana, kita tidak akan berkembang. Yang ada hanya ditekannya lembaga oleh zaman. Untuk itu perlu sifat tanggap anggota terhadap kondisi yang terjadi di sekitar. Kita harus membuka mata dan wawasan ke arah yang lebih luas. Selain itu, daya analisis dari anggota juga diperlukan karena ketika jaman berkembang, terdapat perbedaan kondisi di luar sana. Ada yang menunjukan perubahan positif dan ada pula yang negatif.Setelah dirasa dapat menganalisis mana yang positif, hal selanjutnya adalah daya adaptif dari anggota. Kita harus bisa memilah mana metode yang tepat untuk diterapkan di HMTG "GEA" ITB. Dalam keberjalanannya, wawasan dan kepedulian yang sudah didapatkan di kemahasiswaan tepusat dan masyarakat seharusnya sangat membantu untuk tercapainya visi ini. Diharapkan kader-kader HMTG “GEA” ITB yang aktif berorganisasi di luar bisa menularkan semangat berkemahasiswaannya ke internal HMTG “GEA” ITB, terutama dari OSKM ITB 2013, Kementrian Kabinet KM ITB, dan kolaborasi pengabdian masyarakat. Dari interaksi kita dengan lembaga luar tersebut, banyak sekali sebenarnya yang bisa didapatkan. Contohnya konsep dan teknis OSKM ITB 2013 yang banyak kami ambil untuk setiap kegiatan ataupun Zero Waste Event yang terinspirasi dari Kementrian Ganesha Hijau KM ITB. Pada umumnya, tidak mudah memang untuk bisa mendefinisikan tantangan yang ada dan sikap yang paling tepat untuk menghadapi tantangan zaman saat ini. Namun kami selalu berusaha memenuhi ini semua selama keberjalanan kepengurusan BPH HMTG “GEA” ITB 2013.
VI. GBH BPH HMTG “GEA” ITB sebagai sebuah organisasi kemahasiswaan yang memiliki tujuan memerlukan sebuah koridor dan arahan untuk mencapai tujuannya.BPH HMTG “GEA” ITB sebagai lembaga eksekutif tertinggi dalam kehidupan kemahasiswaan di HMTG “GEA” ITB memerlukan arahan dalam pembuatan perencanaan kepengurusan organisasi HMTG “GEA” ITB yang disusun oleh Badan Perwakilan Anggota (BPA) HMTG “GEA” ITB. TUJUAN ARAHAN 1. Mempererat dan memelihara iklim a) Memberikan rasa nyaman dalam berhimpun yang memiliki sifat berhimpun kepada anggota. kekeluargaan yang demokratis. b) Terbentuknya sarana komunikasi serta bertukar informasi bagi seluruh anggota. 2. Membentuk kemahasiswaan yang a) Adanya fasilitas guna mendukung memiliki keahlian sesuai fungsi kebutuhan akademik, minat dan bakat, dirinya untuk menyalurkan cipta serta kebutuhan spiritual anggota. karya, tenaga, dan pikiran dalam b) Terlaksananya sistem kaderisasi rangka mengusahakan tercapainya berjenjang yang terkontrol untuk 4
tujuan pendidikan dan pengajaran di ITB, yaitu membentuk sarjana geologi yang bersusila, cakap, dan demokratis.
c)
d) 3. Berdaulat sepenuhnya dan saling menghormati dengan pihak lain diluar HMTG “GEA” ITB dan menjunjung tinggi lembaga kemahasiswaan tertinggi di ITB. 4. Memberikan bimbingan dan dorongan kepada mahasiswa untuk menjadi unsur penggerak dan pengabdi di segala bidang kehidupan bangsa, serta bertanggungjawab akan kesejahteraan masyarakat. 5. Merencanakan, memfasilitasi, mengatur dan menetapkan rencana kerja himpunan yang tertib, transparan dan kondusif.
a)
b) a)
membentuk dan mengembangkan karakter anggota. Anggota termotivasi dan terfasilitasi untuk melahirkan dan menyalurkan gagasan dan cipta karya yang inovatif. Adanya upaya peningkatan kemampuan keprofesian. Adanya upaya menjalin dan meningkatkan hubungan baik dengan pihak lain diluar HMTG “GEA” ITB. Adanya partisipasi aktif dalam kemahasiswaan Indonesia. Tumbuhnya rasa peka dan tanggap terhadap kondisi lingkungan sekitar.
a) Adanya mekanisme pengarsipan dan inventarisasi barang. b) Adanya akses yang mudah terhadap arsip dokumen dan invetaris barang kepada anggota. c) Adanya fungsi penjadwalan kegiatan yang sinergis dan sesuai prioritas. d) Adanya perencanaan keuangan yang seimbang, strategis, sistematis, transparan dan terkontrol.
Garis Besar Haluan Badan Pengurus Harian (GBH-BPH) HMTG “GEA” ITB diharapkan dapat memberikan arahan kepada BPH dalam pembuatan perencanaan kepengurusan organisasi HMTG GEA ITB.
5
V. ORGANIGRAM
6
UTUSAN HMTG “GEA” ITB Sesuai dengan AD/ART HMTG “GEA” ITB BAB IV, dijelaskan bahwa Badan Perlengkapan HMTG “GEA” ITB ada empat, yaitu: Rapat Anggota merupakan lembaga kekuasaan tertinggi dalam kehidupan kemahasiswaan di HMTG “GEA” ITB. Badan Perwakilan Anggota disingkat BPA, merupakan lembaga perwakilan mahasiswa dan bertanggung jawab kepada Rapat Anggota. Utusan, Perwakilan HMTG “GEA” ITB bertanggung jawab langsung kepada Ketua Himpunan. Badan Pengurus Harian disingkat BPH, merupakan lembaga eksekutif tertinggi dalam kehidupan kemahasiswaan di HMTG “GEA” ITB dan bertanggung jawab kepada BPA/Rapat Anggota. Pada poin nomor 3 dijelaskan bahwa HMTG “GEA” ITB memerlukan badan perlengkapan berupa Utusan, yang diterjemahkan dalam bentuk Perwakilan HMTG “GEA” ITB di kongres dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Himpunan Arahan:
Sebagai Utusan HMTG “GEA” ITB di Kongres KM-ITB Tersalurkannya aspirasi anggota dari Ketua HMTG “GEA” ITB ke Kongres KM-ITB Tersampaikannya hasil kajian Kongres KM-ITB kepada Ketua HMTG “GEA” ITB
Fungsi kerja:
Menjadi Utusan HMTG “GEA” ITB di Kongres KM-ITB Menyalurkan aspirasi anggota dari Ketua HMTG “GEA” ITB ke Kongres KM-ITB Menyampaikan hasil kajian Kongres KM-ITB kepada Ketua HMTG “GEA” ITB
Struktural Kongres KM-ITB memiliki empat komisi, yaitu Komisi Perbaikan Sistem (Kompersis), Komisi Pengawasan (Komwas), Komisi Internal, dan KPS.Pembahasan yang dilakukan oleh Kongres KM-ITB dilakukan per komisi yang ada. Struktural di dalam tim Utusan HMTG “GEA” ITB kemudian disusun berdasarkan keberadaan keempat komisi yang ada di Kongres KM-ITB tersebut. Tujuannya adalah agar tim yang berada pada setiap komisi dapat benar-benar memfokuskan kajian terhadap fungsi kerja dan kinerja dari komisi tersebut. Utusan
Tim Kajian Kompersis
Tim Kajian Internal
Tim Kajian Komwas
7
Tim Kajian KPS
Sistem Penyaluran Aspirasi Ketua Himpunan
Utusan
Kongres KM-ITB Aspirasi dari anggota Tim Utusan Keterangan: : Jalur Aspirasi : Jalur Komando : Jalur Hubungan : Arus Informasi : Jalur Koordinasi Keberjalanan Fungsi Kerja Utusan HMTG “GEA” ITB Keberjalanan fungsi kerja Utusan HMTG “GEA” ITB dimulai pada tanggal 16 Januari 2013 yaitu dengan diterbitkannya surat penggantian senator Rinaldi Pratama (12009036) dengan saya, Musti’atin (12010045) sebagai Penanggung Jawab Sementara Senator HMTG “GEA” ITB. Utusan di HMTG “GEA” ITB Periode 2013 memiliki pengertian seseorang yang ditunjuk untuk mewakili lembaga dalam hal ini HMTG “GEA” ITB di Kongres KM-ITB. Selanjutnya Utusan akan mempertanggungjawabkan fungsi kerja dan kinerjanya kepada Ketua Umum HMTG “GEA” ITB. Secara struktural, Utusan HMTG “GEA” ITB tidak termasuk kedalam sistem BPH periode 2013. Untuk itu, jalur koordinasi ke dalam sistem BPH dilakukan melalui koordinasi dengan Ketua Umum HMTG “GEA” ITB. Utusan HMTG “GEA” ITB periode 2013 secara legal telah menjadi perwakilan dan Utusan HMTG “GEA” ITB untuk Kongres KM-ITB. Hal ini dapat dibuktikan dengan keterlibatan Utusan dalam setiap agenda Kongres KM-ITB dan dilantiknya Utusan HMTG “GEA” periode 2013 sebagai senator Anggota Kongres KM-ITB. Selama keberjalanan, penyaluran aspirasi HMTG “GEA” ITB yang disampaikan melalui Ketua Umum HMTG “GEA” ITB kepada Kongres KMITB telah dilaksanakan dengan baik. Penarikan aspirasi dilakukan untuk setiap isu yang memerlukan aspirasi dari lembaga, baik isu strategis maupun isu-isu taktis. Keberjalanan penarikan aspirasi yang dilakukan melalui Ketua Umum HMTG “GEA” ITB ini cukup baik. Aspirasi dapat diperoleh untuk setiap isu yang ada. jadi dapat dipastikan bahwa ketika HMTG “GEA” ITB mengeluarkan suara, maka suara ini merupakan aspirasi dari HMTG “GEA” ITB. Dalam pembahasan isu yang dilakukan di Kongres, HMTG “GEA” ITB merupakan lembaga yang aktif dan dapat mengikuti pembahasan dengan sangat baik. Hal ini dapat dilihat dari penilaian subjektif yang dilakukan oleh Komisi Internal Kongres. Namun untuk kuantifikasi 8
kinerja Utusan HMTG “GEA” ITB di Kongres KM-ITB belum dapat maksimal. Untuk agendaagenda yang bertabrakan dengan agenda penting di himpunan seperti rapat anggota, rapat akbar, maupun kegiatan lain, dengan persetujuan Ketua Himpunan, Utusan tidak mengikuti agenda Kongres KM-ITB. Hasil kajian yang dilakukan di Kongres KM-ITB kemudian disampaikan kepada Ketua Umum HMTG “GEA” ITB. Penyaluran hasil kajian ini telah dilakukan dengan sebagaimana mestinya. Selama menjalankan fungsi kerja, Utusan HMTG “GEA” ITB dibantu oleh enam orang tim senator. Berikut nama-nama tim senator yang telahh banyak membantu selama periode ini:
Anwar Zulkhoiri – 12010059 Anindito Satrio Baskoro - 12010101 Tri Haryanta – 12011005 Aditya Pratama M. Rheza Ramdhan - 12011040 Hananta Syaifullah
Kinerja Utusan HMTG “GEA” ITB di Kongres KM-ITB terjadi pada dua periode kepengurusan, yaitu periode 2012-2013 yang berlangsung pada bulan 16 Januari 2013-25 April 2013 dan periode 2013-2014 yang dimulai pada tanggal 25 April 2013-sekarang. Untuk Laporan pertanggungajawaban Utusan HMTG “GEA” ITB akan dibagi menjadi dua bagian, bagian pertama yaitu pada periode 2012-2013 dan bagian kedua untuk periode 2013-2014. Kongres KM-ITB periode 2012-2013 Pada awal keberjalanan periode ini, posisi Utusan HMTG “GEA” ITB berada pada Komisi Pengawasan dengan melanjutkan posisi senator sebelumnya. Secara khusus, HMTG “GEA” ITB sebagai lembaga mengawasi kinerja PJS MWA Wakil Mahasiswa yang saat itu dijabat oleh Briliandaru M. Pribadi (HME 2008). Pada saat pergantian kepengurusan kesenatoran ini, ternyata kinerja PJS MWA Wakil Mahasiswa ITB sedang dalam kondisi yang tidak baik. Hal ini dikarenakan status MWA sendiri belum jelas kedudukan hukumnya terkait statute (AD-ART) ITB yang masih belum disahkan oleh Dirjen Pendidikan RI. Untuk itu, hingga akhir masa jabatannya, tidak ada yang bisa dilakukan oleh PJS MWA Wakil Mahasiswa kecuali terus memfollow up status statuta ITB tersebut. Kepengurusan Utusan 2013 untuk Kongres KM-ITB periode 2012-2013 dimulai dengan berlangsungnya rangkaian Sidang Istimewa Kongres terkait pembahasan Amandemen Konsepsi dan AD-ART KM-ITB 2013. Pembahasan rangkaian Sidang Istimewa Kongres untuk amandemen ini berlangsung cukup lama, dimulai pada tanggal 16 Januari 2013 hingga 9 Februari 2013. Hasil dari Sidang Istimewa Kongres ini berupa perubahan Konsepsi dan AD-ART KM-ITB 2013 dengan penambahan pasal sebanyak dua kali lipat dari AD-ART amandemen 2010. Hal besar yang terjadi pada periode ini adalah terjadinya referendum KM-ITB akibat tidak sahnya rangkaian pemilu raya Ketua Kabinet Keluarga Mahasiswa (K3M) ITB. Sejatinya, Pemilu Raya KM-ITB tahun 2013 merupakan pemilu raya paling sukses selama sejarah pemilu raya Presiden KM-ITB. Hal ini dibuktkan dengan partisipasi lembaga dan masa kampus dalam pesta demokrasi terbesar di kampus ITB yang mencapai lebih dari 80%. Sungguh prestasi tersendiri bagi Kongres KM-ITB dan Panitia Pemilu Raya yang diketuai oleh Muhammad Afif Izzatullah (HME 2010). Namun sayangnya, dugaan black campaign yang dilakukan oleh salah 9
satu calon Ketua Kabinet Keluarga Mahasiswa ITB menyebabkan rangkaian pemilu raya menjadi tidak sah dan akhirnya pemilu raya KM-ITB dibatalkan di hari penghitungan suara. Akibatnya, tak bisa dipungkiri, sesuai dengan aturan pemilu raya 2013-2014, ketika pemilu raya dinyatakan tidak sah maka mekanisme pemilihan Ketua Kabinet dikembalikan ke Kongres KMITB. Pembahasan mekanisme pemilihan lanjutan setelah gagalnya pemilu raya KM-ITB merupakan masa-masa paling berat yang harus dilalui. Tak kurang dari delapan jam dalam satu hari dihabiskan selama kurang lebih dua minggu. Kegagalan pemilu raya merupakan suatu momen terbentuknya referendum bagi KM-ITB yang sejatinya hal ini tidak dapat dibenarkan. Referendum KM-ITB yang terjadi tahun ini merupakan suatu “aib” tersendiri bagi keberjalanan kemahasiswaan di KM-ITB. Pasalnya, penggunaan referendum untuk konteks kemahasiswaan yang ada di ITB merupakan opsi terbatas pada ranah penurunan jabatan Presiden KM-ITB dan untuk membubarkan KM-ITB. Sehinga opsi referendum untuk memilih seorang Presiden Kabinet KM-ITB sangat tidak tepat. Akhir dari isu ini di Kongres KM-ITB periode 2012-2013 adalah dengan hadirnya wacana untuk mereferendum KM-ITB. Ditengah hiruk pikuk wacana mereferendum KM-ITB untuk memilih Ketua Kabinet KMITB, Kabinet 2012-2013 mengalami reshuffle kepemimpinan yang saat itu dijabat oleh Anjar Dimara Sakti (GD 2008) lantaran telah hilangnya status kemahasiswaan Anjar. Untuk itu diperlukan seorang pengganti yang dapat menjadi Presiden Kabinet KM-ITB. Opsi yang diberikan oleh Kongres saat itu adalah pemilihan yang dilakukan oleh internal kabinet. Pertimbangannya adalah bahwa masa jabatan Anjar yang bersisa satu bulan sampai akhir April sehingga hanya ada sedikit lagi program kerja yang harus diselesaikan dan kongres menganggap dengan pemilihan yang dilakukan oleh internal kabinet sendiri akan lebih memudahkan presiden selanjutnya dalam melanjutkan masa kepemimpinan Anjar. Akhirnya, Kabinet 2012-2013 mengajukan Mukti Widodo sebagai PJS Presien Kabinet KM-ITB menggantikan Anjar DImara Sakti yang disahkan dalam Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa Institut Teknologi Bandung 2012-2013 Nomor 026 Tahun 2013 Tentang Pengesahan Penanggung Jawab Sementara Ketua Kabinet KM-ITB 2012-2013 pada tanggal 3 April 2013. Namun reshuffle kepemimpinan ini tidak hanya terjadi pada tubuh Kabinet KM-ITB namun juga terjadi pada Kongres KM-ITB 2012-2013 akibat hilangnya status mahasiwa Ketua Kongres saat itu Harisma Andikagumi, senator Utusan lembaga HMT. Akibatnya kemudian dipilihlah Rizky Firmansyah senator Utusan lembaga HIMATG “TERRA” ITB yang disahkan dalam Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa Institut Teknologi Bandung 2012-2013 Nomor 027 Tahun 2013 Tentang Pengesahan Penanggung Jawab Sementara Ketua Kongres KM-ITB 2012-2013. Akibat gagalnya pemilu raya, belum dilakukannya mekanisme referendum oleh Kongres KM-ITB 2012-2013, dan telah berakhirnya masa jabatan PJS Presiden KM-ITB, maka terjadi vacuum of power diranah eksekutif Keluarga Mahasiswa ITB. Untuk itu Kongres membuka pemilihan PJS Ketua Kabinet untuk menutup kekosongan kepemimpinan di ranah eksekutif ini. Melalui mekanisme ini, terpilihlah Ignatius Yudki Utama (KMPN09) sebagai PJS Ketua Kabinet. Ranah kerja Yudki dan Mukti sebagai PJS Ketua Kabinet KM-ITB memiliki perbedaan diranah arahan Kongres. Untuk Mukti saat itu arahannya hanya melanjutkan program Anjar yang belum selesai, sedangkan Yudki diberikan arahan khusus yang diambil dari GBHP Kabinet 2013-2014.
10
Selanjutnya akhir dari periode Kongres 2012-2013 ditandai dengan laporan pertanggungjawaban Kongres KM-ITB 2012-2013 kepada masa kampus. Berikut laporan kuantitatif ketetapan yang disahkan oleh Utusan HMTG “GEA” ITB 2013-2014:
TAP 020 – Tentang Perpanjangan Kedua Masa Sidang Istimewa Kongres KM-ITB 2013 TAP 021 – Tentang Pengesahan Perubahan Peraturan Pemilu Raya KM-ITB 2013-2014 TAP 022 – Tentang Tata Cara Pemilu Raya KM-ITB 2013-2014 TAP 023 – Tentang Adendum Aturan Dan Tata Cara Pemilu Raya KM-ITB 2013 Ketetapan Sidang Istimewa Kongres Keluarga Mahasiswa ITB tentang Pengesahan Konsepsi dan AD/ART KM-ITB Amandemen 2013 Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa ITB tentang Penetapan Keabsahan Pemilu Raya KM-ITB 2013 Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa ITB 2012-2013 Nomor 026 Tahun 2013 Tentang Pengesahan Penanggung Jawab Sementara Ketua Kabinet KM-ITB 2012-2013 Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa Institut Teknologi Bandung 2012-2013 Nomor 027 Tahun 2013 Tentang Pengesahan Penanggung Jawab Sementara Ketua Kongres KM-ITB 2012-2013. Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa Institut Teknologi Bandung 2012-2013 Tentang Pengesahan Arahan Kerja Penanggung Jawab Sementara Ketua Kabinet KM-ITB 2013-2014 Ketetapan Kongres Keluarga Mahasiswa Institut Teknologi Bandung 2012-2013 Tentang Pengesahan Penanggung Jawab Sementara Ketua Kabinet KM-ITB 2013-2014 Ketetapan Sidang Darurat Kongres Keluarga Mahaasiswa INstitut Teknologi Bandung Nomor 001 Tahun 2013 Tentang Adendum Tata Cara Pemilu Raya KM-ITB 2013.
Kongres KM-ITB periode 2013-2014. Kinerja di Kongres periode 2013-2014 dimulai sejak upacara pelantikan Kongres 20132014 oleh Kongres 2012-2013 pada tanggal 25 April 2013 di Plaza Widya Institut Teknologi Bandung. Periode Kongres 2013-2014 dimulai dengan lanjutan bahasan mengenai pelaksanaan referendum KM-ITB. Yang menjadi sorotan disini adalah pandangan GEA mengenai referendum yang akan diajukan. Pada pembahasan terakhir dengan Kongres periode 2012-2013 disepakati bahwa pemira KM-ITB tidak sah, dan selanjutnya mekanisme pemilihan K3M akan dikembalikan kepada Kongres 2013-2014. Disini tidak disepakati bahwa harus dilakukan referendum untuk melakukan pemilihan. Karena referendum merupakan opsi terbatas untuk menurunkan Presiden Kabinet KM-ITB dan untuk pembubaran KM-ITB. Namun akibat kurangnya pengetahuan senator-senator di Kongres KM-ITB 2013-2014 mengenai konsep kemahasiswaan ini, maka dipilihlah opsi referendum. GEA saat itu memosisikan diri sebagai lembaga yang menentang adanya opsi referendum. Dan pada akhirnya GEA tidak pernah mengesahkan adanya referendum di KM-ITB. Setelah melewati fasa referendum pemilihan Ketua Kabinet KM-ITB, stabilisasi internal Kongres dilakukan. Komisi-komisi dibentuk sesuai dengan kebutuhan. Pada periode ini, HMTG “GEA” ITB mengambil posisi berada dibawah Komisi Perbaikan Sistem. Di komisi ini, GEA bertanggungjawab membuat sistem dan mekanisme penarikan aspirasi TPB. Keberjalanan Kongres periode ini diwarnai dengan audiensi baik kepada Kabinet, Tim Beasiswa, maupun MWA Wakil Mahasiswa. Salah satu hal baik yang dilakukan oleh Kongres saat ini adalah dapat 11
diangkatnya isu-isu kemahasiswaan ke permukaan, sehingga anggota KM-ITB dapat mengetahui setiap kepUtusan yang diambil Kongres. Namun, perkembangan pola pikir anggota kongres dinilai sangat lambat. Kongres periode 2013-2014 dinilai hanya memahami kemahasiswaan hanya sebatas konsepsi dan ADART KM-ITB. Segala hal dinilai berdasarkan konsepsi dan ADART. Bahkan bilai-nilai luhur kemahasiswaan yang secara implisit tertuang dalam buku putih KM-ITB dan musyawarah kerja di Ciwidey tahun 1998 perlahan-lahan mulai ditinggalkan. Hal ini disebabkan kurangnya pengetahuan dan minimnya transfer ilmu dari senator terdahulu kepada anggota kongres KMITB. KepUtusan-kepUtusan yang diambil kongres terkait isu eksternal banyak yang menilai tidak tepat. Pelarangan aksi, pelarangan penggunaan jamal, dan lain sebagainya merupakan pemicu penilaian masa kampus terhadap kongres KM-ITB. Hal ini sebenarnya merupakan suatu yang baik namun tidak tepat jika kita melihat fungsi aspiratif dan representative senator. Seharusnya, apa yang disampaikan seorang senator merupakan isi kepala anggota lembaganya. Langkah dan apa yang dilakukan masa kampus merupakan sesuatu yang improcedural yang sepatutnya tidak dilakukan. Evaluasi Keberjalanan Kesenatoran HMTG “GEA” ITB Diawal kepengurusuan, pembagian kinerja tim senator tidak dapat dilakukan dengan baik. Hal ini terkait labilnya kondisi internal kesenatoran di HMTG “GEA” ITB. Selama Januari hingga Mei 2013 belum diadakan pembagian fokus kajian untuk masing-masing tim senator. Hal ini terjadi karena kurangnya pewarisan pengetahuan mengenai kesenatoran di HMTG “GEA” ITB oleh senator sebelumnya kepada senator yang sekarang. Hal ini merupakan suatu kendala bagi keberjalanan kesenatoran HMTG “GEA” ITB. Kurangnya penyamaan frame mengenai kesenatoran dan bagaimana GEA mengambil posisi dan peran di Kongres menjadikan kesenatoran HMTG “GEA” ITB periode ini memulai semuanya dari nol dan wajib mempelajari segala hal mengenai Kongres dan semua hal yang berkaitan dengan kongres dari awal. Padahal kongres dengan segala isu yang dikaji merupakan satu kesinambungan yang terus berkaitan. Jadi, kurangnya internalisasi dan pewarisan ini dapat sangat menghambat kinerja kesenatoran. Akibatnya pada rentang waktu Januari hingga Mei, pembagian kerja tim senator belum tersistemkan dengan baik. Saya selaku Utusan HMTG “GEA” ITB masih harus menyesuaikan diri dengan kajian-kajian Kongres, dengan senator dari lembaga lain, dan masih harus mencari posisi tersendiri di Kongres KM-ITB sehingga saya masih belum bisa melakukan pembagian fungsi kajian kepada tim senator. Karena pembagian kerja kepada tim senator tidak akan bisa berjalan dengan optimal ketika Utusan sendiri belum dan tidak mengerti dengan isu-isu yang dibahas di kongres. Memang ini merupakan sebuah kelalaian yang tidak bisa dijadikan alasan. Namun sekali lagi, senator harus memiliki dasar isu-isu kajian yang telah, sedang, dan akan dibahas di Kongres sebelum menyampaikan dan menyerahkan kajian ke tim senator. Untuk itu, saya mengambil kepUtusan untuk belum memberikan fokus kajian kepada tim senator sampai saya benar-benar satu suhu dan satu frame dengan kongres dalam memandang dan menyikapi suatu isu. Maka untuk menjaga tercapainya kaderisasi lanjut di kesenatoran, selama Januari-Mei 2013 setiap kali ada kajian di Kongres maka semua tim senator diajak untuk hadir. Sehingga setidaknya setiap tim tetap mengikuti semua kajian yang ada. Bulan Juni 2013 merupakan masa-masa PJS dikarenakan Utusan mengikuti kuliah lapangan Karangsambung. Maka selama masa PJS ini, Utusan digantikan oleh Tri Haryanta 12
(12011005). Selama masa PJS ini, sistem pembagian kerja diserahkan sepenuhnya kepada PJS Senator atas arahan PJS Ketua Himpunan namun tetap dalam kontrol Utusan HMTG ”GEA” ITB. Selama keberjalanan masa PJS ini, kinerja PJS Utusan dinilai baik oleh Kongres KM-ITB, namun yang disayangkan adalah masalah kehadiran yang sangat kecil. tapi menurut saya pribadi, kehadiran yang kecil bukan merupakan sebuah parameter untuk menilai apakah kualitas seseorang juga baik atau tidak. Namun yang pasti Kongres menilai kinerja PJS Utusan sangat baik selama keberjalanan. Selama Pertengahan Juli hingga pertengahan Agustus 2013, agenda kongres diliburkan dengan alasan masa itu merupakan masa libur kegiatan perkuliahan. Isu-isu taktis yang hadir dikoordinasikan melalui media sosial yang dapat diakses oleh seluruh anggota Kongres KM-ITB yang sedang tidak berada di Bandung. Hal ini dilakukan dengan dasar kebutuhan mendesak yang harus segera ditanggapi oleh Kongres. Dan menurut saya hal ini baik dan tidak salah selama keberjalanan pembahasan dapat tetap dilakukan. Masalah pembagian fokus kajian tim senator kemudian diperbaiki pada awal September tepatnya pada tanggal 6 September 2013 dengan perombakan bagan pembagian fokus kajian untuk tim senator yang telah disepakati bersama. Perombakan dilakukan dengan menghilangkan fungsi kajian Komisi Internal Kongres KM-ITB dengan pertimbangan kajian di Komisi Internal Kongres dilakukan oleh semua anggota tim. Untuk itu dilakukan pengalihan tim senator ke tiga komisi yang lain seperti terlihart di diagram dibawah. Pembagian kerja tim kesenatoran menjadi lebih efektif sejak dilakukan pembagian kerja ini. Setiap orang dalam satu tim kajian dapat mengetahui dengan baik apa yang sedang dikaji di komisi tersebut di internal kongres. Utusan Musti’atin - 12010045
Tim Kajian Kompersis
Tim Kajian Komwas
Tim Kajian KPU
M. Rheza R. – 12011040
Anwar Zulkhoiri -12010059
Tri Haryanta – 12011005
Hananta Syaifullah - 12011
Anindito Satrio B. - 12010101
Aditya Pratama
Keterangan: Jalur Komando Jalur Koordinasi
13
Tanggung jawab yang diberikan kepada masing-masing tim kajian adalah sebagai berikut:
Fungsi
Tim Kajian Komisi Perbaikan Sistem (Kompersis) : Melakukan dan mengikuti kajian terhadap isu yang dibawa oleh Komisi Perbaikan Sistem Kongres KM-ITB
Tanggung Jawab: Menghadiri dan melakukan kajian pada setiap agenda yang berkaitan dengan Komisi Perbaikan Sistem Keberjalanan : Kegiatan yang dilakukan oleh tim kajian Kompersis ini tidak berjalan, hal ini dikarenakan memang tidak ada agenda yang dilakukan oleh Kompersis. Kajian mengenai sistem dan mekanisme penarikan aspirasi TPB yang dipertanggungjawabkan kepada HMTG “GEA” ITB tidak dapat dilakukan dengan maksimal oleh tim kajian kompersis, hal ini disebabkan banyaknya kesibukan lain yang diemban oleh tim. Untuk mengatasi hal ini, kajian mengenai sistem dan mekanisme penarikan aspirasi dilakukan langsung oleh Utusan HMTG “GEA” ITB.
Fungsi
Tim Kajian Komisi Pengawasan (Komwas) : Melakukan dan mengikuti kajian terhadap isu yang dibawa oleh Komisi Pengawasan Kongres KM-ITB
Tanggung Jawab: Menghadiri dan mengikuti kajian yang berkaitan dengan Komisi Pengawasan Keberjalanan : Secara teknis tim kajian komwas memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan pengawasan Kabinet KM-ITB, MWA Wakil Mahasiswa, dan Tim Beasiswa. Dalam keberjalanan Kongres KM-ITB, HMTG “GEA” ITB memiliki kewajiban mengawasi Kementrian Sosial Politik. Pengawasan yang telah dilakukan oleh tim dirasa sangat baik. Hal ini terlihat dari adanya pembahasan mengenai setiap draft laporan pertanggungjawaban bulanan kabinet, Tim Beasiswa, dan MWA Wakil Mahasiswa. Khusus untuk pengawasan Kementrian Sosial Politik, Tim Kajian Komwas ini dibantu oleh anggota Tim Kajian Kompersis, Hananta Syaifullah, karena dianggap lebih mengerti kondisi Kementrian Sosial Politik.
Fungsi
Tim Kajian Komisi Pemilihan Umum (KPU) : Melakukan dan mengikuti kajian terhadap isu yang dibawa oleh Komisi Pemilihan Umum Kongres KM-ITB
Tanggung Jawab: Menghadiri setiap agenda yang berkaitan dengan Komisi Pemilihan Umum Keberjalanan : Secara umum, pelaksanaan fungsi dan tanggung jawab tim kajian KPU sudah sangat baik. Tim melakukan kajian terhadap sistem pemira dan mengevaluasi pelaksanaan pemira tahun lalu. Tim juga mengikuti kajian yang berjalan dengan baik. Hanya saja, beberapa agenda KPU Kongres KM-ITB yang diadakan tidak dapat diikuti, hal ini berkenaan dengan pelaksanaan rangkaian pemilu dan kegiatan lain di GEA yang dianggap penting untuk diikuti oleh tim yang bertabrakan dengan agenda KPU. Untuk itu, Utusan HMTG “GEA” ITB mengambil
14
kepUtusan untuk tidak mengikutsertakan tim kajian KPU dalam beberapa bahasan. Kendala Pada awal masa kepengurusan, semua jalur koordinasi, alur penyampaian aspirasi, penarikan aspirasi dan arus informasi berjalan dengan sebagaimana mestinya sesuai dengan rencana. Namun hal ini hanya berlangsung sampai akhir masa kepengurusan Kongres Periode 2012-2013 atau tepatnya saat aspirasi mengenai referendum diperlukan. Hal ini dapat terjadi karena keseimbangan antara isu internal dan eksternal himpunan dapat terwujud. Namun setelah bertepatan dengan hilangnya isu referendum mulai naik isu internal baik kaderisasi maupun lainnya yang menjadi penyebab sulitnya isu legislasi kongres untuk diinternalisasi. Namun sebenarnya hal ini bukan menjadi masalah jika kembali melihat fungsi kerja dan posisi struktural Utusan. Aspirasi dan internalisasi dapat dilakukan melalui Ketua Umum. Hanya saja, dirasa perlu untuk membuat forum kajian internal yang cukup rutin menyangkut isu-isu taktis dan strategis yang ada. Perlu diingat dan diketahui bahwa senator memilki fungsi aspiratif dan representasi lembaga di Kongres KM-ITB. Idealnya setiap aspirasi dan suara lembaga yang dibawa merupakan suara seluruh masa lembaga. Untuk itu penting untuk dilakukan penarikan aspirasi kepada seluruh lembaga. Namun yang terjadi adalah kurangnya antusiasme anggota HMTG “GEA” ITB dalam menanggapi isu yang dibawa serta kondisi internal HMTG “GEA” yang perlu mendapatkan perhatian lebih membuat mekanisme penarikan aspirasi sesuai dengan amanat konsepsi KM-ITB sangat sulit untuk dilakukan. Dilakukan dua metode untuk menarik aspirasi anggota, yaitu metode langsung dan tidak langsung (kuisioner). Namun kedua metode ini tidak mendapatkan tanggapan yang baik dari anggota. Solusi Sesuai dengan struktur dan fungsi kerja Utusan HMTG “GEA” ITB yang telah disepakati dalam musyawarah kerja, maka penarikan aspirasi dan internalisasi isu dilakukan melalui Ketua Umum HMTG “GEA” ITB. Namun untuk isu-isu taktis, penarikan aspirasi dilakukan secara langsung kepada anggota HMTG “GEA” ITB. Saran Saling tumpang tindihnya isu internal dan eksternal yang ada di GEA dengan adanya pemusatan terhadap satu isu yang berkembang sangat mengganggu jalannya aspirasi dan internalisasi isu mengingat isu yang berputar diranah legislasi kampus sangat dinamis. GEA dinilai sebagai lembaga yang sangat peduli dengan kemahasiswaan terpusat oleh Kongres KMITB saat ini. GEA dinilai memiliki posisi yang kuat untuk menjadi penjaga nilai-nilai kemahasiswaan di dalam tubuh Kongres khususnya dan KM-ITB pada umumnya. Namun selama belum adanya keseimbangan internalisasi isu antara internal dan eksternal dalam ranah legislasi di tubuh HMTG “GEA” ITB, lebih baik GEA tidak mengirimkan senator ke Kongres pada kepengurusan kedepannya. Karena seorang senator bukan hanya merupakan alat penyampaian isu yang dibahas di Kongres. Seorang senator memiliki tiga fungsi, yaitu Fungsi Legislasi, Aspiratif, dan Representatif. Kesadaran akan pentingnya perwakilan lembaga di Kongres bukan hanya milik Ketua Himpunan dan Senator, melainkan milik seluruh anggota. Kesadaran akan pentingnya penjagaan nlai-nilai kemahasiswaan di kampus ITB ini seharusnya menjadi dan 15
mendarah daging di seluruh anggota GEA, sekali lagi bukan hanya pada Senator dan Ketua Himpunan. Untuk itu selama kesadaran ini tidak dimiliki oleh seluruh anggota GEA, saya secara pribadi melarang adanya senator GEA untu tahun kepengurusan selanjutnya. Penutup Seperti hal yang pernah diperbincangkan pada saat musyawarah kerja BPH HMTG “GEA” ITB tentang status Utusan dan senator di Kongres KM-ITB dan HMTG “GEA” ITB. Sebenarnya menurut Konsepsi KM-ITB, definisi senator sendiri merupakan seorang wakil dari Himpunan Mahasiswa Jurusan dan dipilih melalui mekanisme yang disesuaikan dengan aturan yang ada di Himpunan Mahasiswa Jurusan masing-masing. Jadi, sebenarnya tidak ada permasalahan mengenai sebutan Utusan ataupun senator. Kongres KM-ITB mengenal seorang perwakilan dari lembaga sebagai senator dan hal ini sudah jelas tertuang dalam Konsepsi dan ADART KM-ITB. Permasalahannya kemudian terletak pada ADART HMTG “GEA” ITB yang tidak mencantumkan posisi seorang senator dengan jelas. Bahkan posisi Utusan sebagai badan kelengkapan HMTG “GEA” ITB pun sebenarnya patut dipertanyakan. Kalau kita melihat dalam pandangan yang lebih luas, seorang perwakilan GEA di Perhimagi pun merupakan seorang Utusan. Karena hal ini sangat umum dan tidak dapat memperkuat posisi seorang senator di himpunan. Mengingat hal ini, diperlukan sebuah aspek legal formal yang menyebutkan secara gamblang siapa serta bagiamana posisi seorang senator di himpunan yang harus diejawantahkan dalam landasan tertinggi di HMTG “GEA” ITB yaitu AD-ART HMTG “GEA” ITB. Tahun 2014 merupakan tahun yang berbau politis. Mulai dari pemilihan dewan legilatif RI sampai Pemilihan Presiden RI. Kondisi kemahasiswaan ITB sangat strategis untuk ditunggangi oleh elit politis negeri ini untuk meningkatkan elektabilitasnya dalam pemilihan. Posisi GEA di Kemahasiswaan terpusat diharapkan dapat menjaga kenetralan Keluarga Mahasiswa ITB sebagai bagian dari Institut Teknologi Bandung untuk dapat menjaga kenetralan politik untuk pemilu mendatang. Namun sekali lagi, sekuat apapun posisi GEA di kemahasiswaan terpusat, jika hanya beberapa orang yang bergerak, maka akan sangat percuma. Silahkan anggota GEA berpikir bagaimana dikepengurusan mendatang GEA mengambil posisi dalam penjagaan kenetralan kemahasiswaan ITB. “karena GEA merupakan bagian dari kemahasiswaan terpusat, apalah GEA tanpa ada semangat berkeMAHASISWAan, bukan hanya berke-GEA-an” Untuk Tuhan, Bangsa, dan Almamater. Merdeka! 1 2 3, GEA!
16
BIDANG EKSTERNAL Oleh: Gregorius Andrico Hutomo/ 12010022 Evaluasi Umum Secara khusus Bidang Eksternal membawa salah satu misi dalam kepengurusan ini yaitu menumbuhkan kepekaan dan inisiatif anggota terhadap lingkungan sekitar untuk menunjang ketercapaian visi BPH. Lingkungan sekitar disini didefinisikan meliputi lingkungan kemahasiswaan baik didalam kampus maupun di luar kampus dan lingkungan masyarakat pada umumnya. Dalam keberjalanannya kepekaan dan inisiatif anggota terhadap lingkungan sekitar sudah berjalan dengan baik. Kepekaan ini dapat dilihat dari kehadiran anggota dalam rangkaian acara Geohumanism yang mengangkat tema baru yaitu “Penyelesaian kasus banjir Bandung Selatan, lewat revitalisasi Sungai Citarum dari hulu ke hilir”, mulai dari ekskursi, pengobatan gratis, perayaan hari bumi dengan menanam seribu pohon dang gowes bareng geologi di daerah hulu Sungai Citarum yaitu Situ Cisanti, hingga tahapan sosial mapping di akhir rangkaian acara guna menyusun master plan untuk penyelesaian masalah Sungai Citarum. Selain itu momentum bulan ramadhan dan Idul Adha juga dimanfaatkan oleh kami untuk lebih menumbuhkan kepekaan anggota terhadap lingkungan masyarakat sekitar ITB. Di bulan Ramadhan kami melakukan Sahur on The Road yang diawali dengan pemetaan daerah mana saja yang sering dijumpai kaum tunawisma. Sahur on the road kami fokuskan kepada kaum tunawisma karena merekalah yang kurang mendapat perhatian. Momentum Idul Adha juga kami manfaatkan untuk kegiatan ke masyaralat sekitar ITB, kami mengumpulkan sedekah dank urban dari dosen-dosen geologi sehingga pada akhirnya kami berhasil menyelenggarakan pemotongan hewan kurban di depan himpunan. Dari hewan kurban itu kami bagikan kepada warga kurang mampu sekitar ITB sembari mengambil data ada permasalahan apalagi yang terjadi di sekitar kampus. Namun keberlanjutan dari acara ini dirasa kurang maksimal karena kami belum melakukan eksekusi dari hasil data pemetaan yang kami lakukan. Kepekaan dan inisiatif anggota terhadap kemeahasiswaan khususnya kemahasiswaan terpusat dan Perhimagi sudah berjalan namun dirasa kurang optimal karena anggota tidak antusias. Keberjalanan dari partisipasi anggota dapat dilihat dari keterlibatan beberapa anggota GEA sebagai panitia inti dari acara besar kabinet yaitu OSKM dan dalam pengurus inti kabinet Pelita Muda. Selain itu kami juga mengambil peran dalam mengangkat isu blok Mahakam di Kabinet Pelita muda. Untuk kepekaan dan inisiatif anggota dalam kegiatan Perhimagi berjalan dengan baik. Keberjalanan ini dapat dilihat dari pada tahun ini GEA bersama dengan HMG Unpad, HMTG Unpak, HMTG Trisakti dan HMTG AGP dipercaya untuk menjadi panitia acara inti Perhimagi yaitu PIT Perhimagi. Kami berhasil menjalankan acara ini dan berpartisipasi aktif, anggota pun bergantian mernjadi delegasi untuk acara ini, sehingga semakin banyak anggota yang mengenal Perhimagi. Namun untuk kegiatan berkunjung dan bersilahturahmi ke himpunan-himpunan geologi khususnya regional Jawa Bagian Barat dirasa masih kurang optimal karena sulit mengatur jadwal kuliah dan praktikum dan menyesuaikan jadwal dengan himpunan geologi yang akan dikunjungi. Namun demikian secara umum kepekaan dan inisiatif anggota untuk lingkungan sekitar khususnya kemahasiswaan terpusat, Perhimagi, dan masyarakat sudah ada akan tetapi tetap harus dioptimalkan lagi baik antuasiasme anggota maupun inisiatif nya.
17
Arahan Terkontrolnya semua fungsi dan program kerja yang ada di dalam bidang eksternal. Fungsi Kerja 1. Mengontrol semua fungsi dan program kerja departemen yang ada di dalam bidang eksternal. Keberjalanan departemen hubungan dalam kampus, hubungan luar kampus, hubungan alumni dan pengabdian masyarakat berada dalam kontrol saya baik fungsi kerja maupun program kerja yang dijalankan. Dalam keberlangsungannya saya mencoba untuk senantiasa mempersiapkan, mengikuti, dan mengevaluasi setiap kegiatan yang diadakan oleh ke empat departemen ini. Sinergisasi dari departemen yang ada dibawah bidang eksternal dapat dilihat dari pada awal perumusan geohumanism, saya dan kepala departemen hubungan alumni serta kepala departemen pengabdian masyaraka berkunjung ke rumah alumni GEA Iskandar (1983) untuk berdiskusi dan meminta masukan mengenai pengembangan masyarakat yang akan kami lakukan melalui geohumanism. Selain itu sinergisasi juga saya lakukan anatara departemen hubungan alumni dengan departemen hubungan dalam kampus lewat pengangkatan isu blok Mahakam. Kajian mengenai energi saya mulai dengan pemanasan anggota lewat acara Kopi Sore yang diadakan oleh departemen hubungan alumni dengan mengangkat tema “Tata Kelola Migas Nasional”. Selanjutnya dengan modal dasar tersebut, departemen hubungan dalam kampus mulai mengkaji mengenai isu berkahirnya kontrak Blok Mahakam bersama-sama dengan PARTA dan HMM pada awalnya. Selanjutnya meneruskan apa yang sudah dilakukan oleh kepengurusan sebelumnya, saya juga mensinergiskan departemen hubungan dalam kampus dengan departemen pengabdian masyarakat lewat proyek mitigasi ITB. Meskipun kami belum optimal dalam mengeksekusi mitigasi ini kepada masa kampus (dalam hal ini himpunan jurusan), namun kami berhasil lebih memasyarakatkan mitigasi di kampus melalui pemberian materi berupa video simulasi dan narasi pada buku sakti OSKM ITB 2013. 2. Berkoordinasi dengan kepala bidang internal, medkominfo, inkubator ide dan inovasi, PSDA, Medkominfo, Sekjen dan Ketua Umum. Struktural
Bidang Eksternal
Depertemen Hubungan Dalam Kampus
Departemen Hubungan Luar Kampus
Departemen Hubungan Alumni
18
Departemen Pengabdian Masyarakat
DEPARTEMEN HUBUNGAN DALAM KAMPUS Oleh Petranusa Sofihatma 12010032 Arahan
Terciptanya hubungan saling menghormati dengan lembaga di dalamkampus di luar HMTG ‘GEA’ ITB. Terciptanya budaya diskusi terhadap isu dan kondisi yang terjadi di lingkungan sekitar.
Fungsi Kerja 1. Menjaga hubungan saling menghormati dengan lembaga di dalam kampus di luar HMTG ‘GEA’ ITB. Pada fungsi kerja ini Departemen Hubungan Dalam Kampus bertugas untuk menjaga hubungan baik antara HMTG ‘GEA’ ITB dengan lembaga-lembaga di dalam kampus, diantaranya Prodi Teknik Geologi ITB, himpunan-himpunan dan unit-unit di ITB, Kabinet Keluarga Mahasiswa ITB, Lembaga Kemahasiswa, maupun Rektorat ITB. Bentuk dari menjaga hubungan baik antara lembaga-lembaga tersebut, diantaranya mengikuti forum silaturahmi yang diselanggarakan baik oleh himpunan-himpunan di ITB ataupun Kabinet Keluarga Mahasiswa ITB, kemudian kami juga bekerjasama kepada Departemen Kesejahteraan Anggota dalam mengusahakan biaya karangsambung. 2. Membawa isu dan kondisi yang terjadi di dalam kampus ITB kedalam HMTG ‘GEA’ ITB. Pada fungsi kerja ini Departemen Hubungan Dalam Kampus bertugas untuk menyebarkan isu-isu dan kondisi yang terjadi di dalam kampus ITB kepada anggota HMTG “GEA” ITB. Isu-isu yang kami ikuti selama kepengurusan, diantaranya PEMIRA, gerbang belakang, pembangunan ITB dan relokasi himpunan timur jauh, uang kuliah tunggal, bahaya geng motor, dan nasionalisasi blok mahakam. Dalam keberjalanannya kami merasa kurang optimal dalam melaksanakan fungsi kerja ini karena tidak semua anggota yang tercerdaskan pada isu-isu tersebut oleh karena kami tidak memanfaatkan seluruh media yang ada di HMTG “GEA” ITB untuk menyebarkan isu-isu tersebut. 3. Menumbuhkan budaya diskusi dan membuka wawasan anggota terhadap isu dan kondisi yang terjadi di lingkungan sekitar. Pada fungsi kerja ini Departemen Hubungan Dalam Kampus mengimplementasikannya dengan cara menginternalisasikan isu-isu yang berada di di dalam kampus, seperti diskusi dan kajian nasionalisasi mahakam, pengangkatan isu di media sosial dan dilanjutkan dengan mengadakan GIM (bekerjasama dengan Departemen Kesejahteraan Anggota. Kepala Departemen Hubungan Dalam Kampus
Struktural
19
Deputi Kajian Dalam Kampus
Deputi Hubungan Prodi Teknik Geologi
Staf Ahli:
Sawunggrono Dewawisesa Gempar Gumyadi Staf Magang
12010065 12010016
Bevin Phillip Adiswara Michael Jeffry T Devine Kurnia Qoyima Fyasallam Jobdesk:
12011009 12011017 12011043 12011059 12011074
Kepala departemen: bertanggung jawab atas hubungan HMTG ‘GEA’ ITB dengan lembaga kemahasiswaan di dalam kampus dan Rektorat serta mengontrol keberjalanan fungsi kajian yang dibawa serta hubungan dengan pihak Prodi Teknik Geologi. Deputi kajian dalam kampus: membantu kepala departemen dalam menjalankan fungsi kajian yang di bahas di dalam kampus maupun yang mau diinisiasi oleh HMTG ‘GEA’ ITB untuk dibawa ke masa kampus. Deputi hubungan Prodi teknik geologi: membantu kepala departemen dalam menjalankan fungsi hubungan saling menghormati HMTG ‘GEA’ ITB dengan pihak Prodi teknik geologi ITB Program Kerja: 1. Sosialisasi struktural BPH HMTG ‘GEA’ ITB periode 2013(GBH BPH tujuan 3 arahan A) Tujuan Mempublikasikan organigram kepengurusan baru BPH HMTG‘GEA’ ITB periode 2013 kepada seluruh himpunan, unit ITB, LK, kabinet KM ITB, dan prodi teknik geologi) DeskripsiAcara Mensosialisasikan organigram kepengurusan baru BPH HMTG‘GEA’ ITB periode 2013 kepada seluruh himpunan, unit ITB. LK, kabinet KM ITB, dan prodi teknik geologi) Sasaran Seluruh himpunan, unit yang berada di ITB , LK, kabinet KM ITB, dan prodi teknik geologi. Parameter Keberhasilan Adanya lembar kendali yang berisi tandatangan dan tanggal penerima dari anggota lembaga yang bersangkutan. Waktu Pelaksanaan Februari - Maret 2013 Rencana Anggaran Rp. 200.000,00 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Banyak dari unit yang anggotanya tidak berada di sekretariat ketika sosialisasi Solusi Mensosialisasikan ke anggota unit tersebut yang juga merupakan anggota HMTG GEA ITB atau teman anggota HMTG GEA ITB, memantau secretariat tersebut dalam beberapa hari 20
Saran Membuat janji terlebih dahulu, akan lebih baik jika sosialisasi dilakukan pada suatu forum yang diadakan oleh kabinet KM ITB agar lebih efektif dan efisien. 2. Kado GEA (GBH BPH tujuan 3 arahan A) Tujuan Menjaga hubungan saling menghormati antara HMTG ‘GEA’ ITB dengan dosen prodi Teknik Geologi dan himpunan di ITB. Deskripsi Kegiatan Memberikan hadiah ulang tahun secara simbolis (kartu ucapan dan atau kue ulang tahun) kepada dosen prodi Teknik Geologi dan himpunan di ITB yang sedang berulang tahun. Sasaran Dosen prodi Teknik Geologi dan himpunan di ITB yang berulang tahun. Parameter Keberhasilan Adanya dokumentasi dalam setiap pemberian hadiah dan terkumpul dalam sebuah album. Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Rencana Anggaran Rp. 800.000,00 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Sewaktu PJS program ini tidak berjalan karena fungsi kontrol BPH kurang optimal. Solusi PJS diingatkan setiap minggu nya selama BPH kuliah lapangan Karangsambung Saran Dosen yang berulang tahun dipublikasikan melalui media sms jarkom agar semua masa GEA bisa memberikan apresiasi jika bertemu. 3. Rakor Prodi Teknik Geologi (GBH BPH Tujuan 3 Arahan A) Tujuan Menjaga hubungan baik HMTG ‘GEA’ ITB dengan Prodi Teknik Geologi ITB. Deskripsi Acara Melakukan rapat koordinasi antara BPH HMTG ‘GEA’ ITB dengan perwakilan Prodi Teknik Geologi untuk menjabarkan rencana kerja kepengurusan periode 2013. Sasaran Perwakilan BPH dan Perwakilan Dosen Prodi Teknik Geologi Parameter Keberhasilan Acara terlaksana dan terdokumentasikan. Adanya berita acara. Waktu Pelaksanaan Maret 2013 Anggaran Biaya Status Keberhasilan Berhasil 21
Kendala Solusi Saran Rakor prodi dilaksanakan pada awal kepengurusan dan pada kegiatan-kegiatan besar himpunan yang memerlukan dukungan dari prodi.
4. Light Free Night ITB (GBH BPH tujuan 3 arahan A) Tujuan Menjalin silahturahmi antar masyarakat ITB dan menumbuhkan rasa kepedulian masyarakat ITB untuk turut serta menghemat energi dalam rangka hari bumi 2013. Deskripsi Kegiatan Melakukan sosialisasi dan devile kepada himpunan di ITB dan rektorat untuk mematikan lampu pada selang waktu yang ditentukan sebagai peringatan Hari Bumi 2013. Sasaran Rektorat dan himpunan di ITB. Parameter Keberhasilan Adanya sosialisasi ke rektorat dan himpunan jurusan di ITB serta adanya lembar kendali yang ditandatangani oleh wakil lembaga. Acara terpublikasikan melalui media GEA. Waktu Pelaksanaan 22 April 2013 Rencana Anggaran Rp. 200.000,00 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Tidak diperkanankan mematikan lampu-lampu di jalan besar ITB oleh rektorat karena terkait masalah keamanan Solusi Hanya memaksimalkan tempat yang menjadi pusat masa mahasiswa seperti himpunan dan CC brarat, CC Timur, 4 labtek. Saran Perlu di intensifkan dan disinergiskan dengan U-green, agar lebih besar lagi efeknya, dan pertimbangkan dampak yang akan terjadi seperti masalah keamanan. 5. Malam Timur Jauh (GBHP tujuan 3 arahan A) Tujuan Menjaga hubungan saling menghormati dan menjalin silahturahmi dengan himpunan-himpunan jurusan timur jauh. Deskripsi Acara
22
Mengadakan sebuah acara keakraban yang berisi makan bersama dan nyanyi bersama dengan himpunan-himpunan jurusan timur jauh. Detail acara akan dikonsepkan lagi bersama perwakilan anggota himpunan-himpunan jurusan timur jauh. Sasaran Seluruh himpunan mahasiswa jurusan timur jauh. Parameter Keberhasilan Terlaksana acara Malam Timur Jauh dan adanya perwakilan setiap himpunan dalam setiap tahap acara (persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi). Waktu Pelaksanaan September 2013 Rencana Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Terlampir Solusi Terlampir Saran Terlampir 6. GEA Mengkaji (GBH BPH tujuan 4 arahan a) Tujuan Menumbuhkan budaya kritis terhadap isu besar yang terjadi di dalam kampus ITB. Deskripsi Acara Merupakan sebuah kajian berkelanjutan yang membahas mengenai isu besar dan kondisi yang berkembang di dalam kampus secara khusus dan disikapi oleh masa GEA Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masa kampus ITB Parameter Keberhasilan Terbahasnya minimal satu isu Adanya berita acara Adanya minimal satu tulisan Waktu Pelaksanaan November 2013 Rencana Anggaran 60.000 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Kajian mengenai blok Mahakam yang diangkat oleh GEA, PATRA , dan HMM kurang menyebar di kalangan internal GEA. Solusi Jadwal kajian lebih diintesifkan dan terjadwal tetap setiap minggunya. Saran
23
Ikuti alur kajian yang dibawa oleh Kabinet KM ITB, dan ambil bagian lebih pada kajian energi yang selalu dibawa oleh Kabinet KM ITB. Gunakan berbagai media untuk publikasi dan pensuasanaan.
24
DEPARTEMEN HUBUNGAN LUAR KAMPUS Oleh Nur Mahfudin 12010009 Arahan Terciptanya hubungan saling menghormati dengan lembaga di luar kampus di luar HMTG 'GEA' ITB. Fungsi Kerja 1. Menjaga hubungan baik dengan organisasi selain HMTG “GEA” ITB di luarkampus ITB terutama organisasi kegeologian dan organisasi non kegeologian pada umumnya. Beranjak dari lingkup yang lebih luas dari lingkungan kampus dan lembaga dalam ranah ITB, GEA sebagai organisasi yang menjunjung tinggi hubungan baik antar lembaga wajib memiliki hubungan baik dengan lembaga-lembaga di luar ranah tersebut. GEA yang bergerak dalam bidang kegeologian wajib memiliki dan menjaga hubungan baik dengan lembaga atau organisasi kegeologian. Demikian halnya dengan organisasi nonkegeologian, GEA dengan lingkup yang lebih luas wajib memiliki dan menjaga hubungan baik tersebut. Dalam setahun kemarin departemen hubungan luar menjawab fungsi kerja ini dengan mengadakan kunjungankunjungan ke himpunan jurusan geologi universitas lain khususnya di regional jawa bagian barat. Kami berkunjung ke Trisakti dan Unpad. Selain itu kami juga berkunjung ke PVMBG. Namun dirasa kurang optimal karena tidak semua badan geologi di kunjungi karena tidak bisa membuat momentum. 2. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan Perhimagi. GEA sebagai salah satu himpunan mahasiswa teknik geologi Indonesia merupakan bagian dari Perhimagi yang merupakan lembaga persatuan himpunan mahasiswa teknik geologi di Indonesia. GEA sebagai salah satu bagian di dalamnya wajib berpartisipasi aktif dalam dinamisasi dan kegiatan Perhimagi. Partisipasi aktif ini memupuk interaksi antaranggota dan dengan interaksi tersebut diharapkan hubungan antarlembaga secara umum dan antaranggota secara khusus akan terjaga dan terjalin erat. Fungsi kerja ini dijawab dengan baik, kami bekerjasama dengan Unpad, Unpak, AGP, dan Trisakti dalam mengkonsep, memepresiapkan dan melaksanakan kegiatan besar tahunan Perhimagi PIT Perhimagi. Selain itu kami juga selalu mengikuti kegiatan-kegiatan Perhimagi seperti Rakernas dan Gebar-Geber. 3. Menghadiri undangan yang diberikan dari pihak luar kampus ITB kepada GEA sebagai delegasi GEA. GEA yang ingin berpartisipasi aktif selalu terbuka dan tidak menutup pintu untuk setiap kegiatan yang dilayangkan. Menghadiri undangan dari berbagai organisasi maupun acara merupakan salah satu langkah GEA dalam berperan pasif menjaga hubungan baik dengan lembaga di luar kampus ITB. Dalam setahun kemarin fungsi kerja ini dirasa tidak optimal karena minimnya atau bahkan tidak ada undangan yang masuk ke GEA. Namun ada suatu kegiatan yaitu adanya kunjungan dari para Mahasiswa Geosains Universitas Kelantan Malaysia. Hal ini membuka peluang HMTG GEA ITB untuk membuka jaringan internasiional nya. Bahkan Universitas Sabah Malaysia sudah mengajukan diri dan berencana berkunjung pada bulan April 2014.
25
Struktural
Kepala Departemen Hubungan Luar Kampus
Deputi Kemahasiswaan Staf Ahli: Galih Rakasiwi Andi Permana Staf Magang Oddy Adnan Yulia Nur Annisa Ryan Dwi Wahyu
Deputi Badan Kegeologian
Deputi Badan Nonkegeologian
12010025 12010103 12011056 12011039 12011064
Jobdesk: Deputi Kemahasiswaan: membantu kepala departemen dalam menjalankan fungsi hubungan saling menghormati dengan lembaga kemahasiswaan diluar kampus khususnya koordinasi dengan Perhimagi. Deputi lembaga Kegeologian: membantu kepala departemen dalam menjalankan fungsi hubungan saling menghormati dengan lembaga kegeologian. Deputi Hubungan Masyarakat: membantu kepala departemen dalam menjalankan fungsi hubungan dengan badan nonkegeologian yang secara tidak langsung berhubungan dengan HMTG ‘GEA’ ITB. Program Kerja: 1. Sosialisasi Struktural BPH HMTG ‘GEA’ ITB periode 2013 (GBH BPH tujuan 3 arahan A) Tujuan Mempublikasikan organigram kepengurusan baru BPH HMTG ‘GEA’ ITB periode 2013 kepada seluruh anggota Perhimagi. Deskripsi Acara Menyosialisasikan organigram kepengurusan baru BPH HMTG ‘GEA’ ITB periode 2013 kepada seluruh anggota Perhimagi. Sasaran Seluruh anggota Perhimagi Parameter Keberhasilan Adanya lembar kendali yang berisi tandatangan penerima dari salah satu perwakilan anggota Perhimagi. Waktu Pelaksanaan April 2013 Rencana Anggaran Rp. 200.000,00 Status Keberhasilan 26
Tidak Berhasil Kendala Sulitnya mendapatkan kontak email dari seluruh himpunan mahasiswa geologi Indonesia. Pihak Perhimagi pun mempunyai database yang tidak komplit dan akurat. Selain itu momentum PIT Perhimagi yang dijadikan tahap paling akhir dalam mensosialisasikan organigram tidak mampu menghadirkan banyak himpunan geologi. Solusi Memaksimalkan pensosialisasian pada acara PIT Perhimagi dan mengirimkan organigram kepada universitas geologi yang terdata emailnya di database Perhimagi. Saran Meminta bantuan pihak dosen atau IAGI untuk mendata database himpunan geologi yang ada di Indonesia. 2. Menghadiri PIT PERHIMAGI (GBH BPH tujuan 3 arahan b dan tujuan 3 arahan a) Tujuan Menjalin silahturahmi dan partisipasi anggota dalam kegiatan Perhimagi Deskripsi Kegiatan Berupa acara pertemuan rutin tahunan organisasi Perhimagi yang terdiri dari Munasa dan Field Trip ke beberapa tempat di regional Jawa bagian barat dengan ITB sebagai salah satu panitia lokal. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Parameter Keberhasilan Adanya 5 orang delegasi anggota HMTG ‘GEA’ ITB Waktu pelaksanaan 14 April 2013- 23 April 2013 Anggaran Rp. 500.000,00 Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Penentuan delegasi untuk PIT Perhimagi tidak selalu sama setiap tahun nya. Pada tahun ini delegasi ditentukan hanya 3 orang per lembaga. Namun tetap diusahakan adanya 5 orang delegasi dari GEA, akan tetapi pada hari ke 4 jumlah delegasi hanya 3 orang akibat banyak anggota yang berbenturan dengan jadwal kuliah dan praktikum. Solusi Memaksimalkan delegasi yang berjumlah 5 orang sesuai parameter di setiap hari PIT Perhimagi. Saran Lebih di tumbuhkan kembali minat anggota untuk mengikuti acara-acara Perhimagi karena bisa mendapatkan banyak teman baru. Jangan menentukan parameter angka dalam jumlah delegasi karena akan berbeda setiap tahunnya. 3. GEA GOES OUT (GBH BPH Tujuan 3 Arahan A) Tujuan Menjaga hubungan baik HMTG “GEA” ITB dengan himpunan mahasiswasi geologi selain ITB dan lembaga kegeologian. Deskripsi kegiatan Mengirimkan delegasi/perwakilan anggota HMTG “GEA” ITB untuk melakukan kunjungan terhadap himpunan mahasiswa geologi universitas selain ITB dalam koridor anggota Perhimagi dan lembaga kegeologian untuk bertukar pikiran mengenai keprofesian dan organisasi. 27
Sasaran Anggota biasa HMTG “GEA” ITB, anggota himpunan mahasiswa geologi selain ITB, dan lembaga kegeologian Parameter Keberhasilan Adanya delegasi yang melakukan kunjungan ke anggota himpunan mahasiswa geologi universitas selain ITB dan lembaga kegeologian sekurang-kurangnya 2 kali selama satu kali kepengurusan. Waktu pelaksanaan Trisakti 12 September 2013 PVMBG 15 Maret 2013 UNPAD 11 Oktober 2013 Rencana Anggaran Rp.500.000,00 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Kurang optimal dalam mengajak anggota karena dalam setiap kegiatan ini jumlah anggota tidak terlalu banyak. Solusi Mengajak anggota diluar anggota staf aging dan staf ahli secara personal. Saran Kedepannya lebih mengajak lagi anggota secara personal jika ada kegiatan seperti ini. Karena kita bisa mengambil sisi positif dari organisasi lain dan memperluas kenalan dengan masyarakat geologi.
DEPARTEMEN HUBUNGAN ALUMNI Oleh Riska Devianty Christin Allagan 12010083 Arahan Terciptanya hubungan saling menghormati dengan alumni – alumni HMTG ‘GEA’ ITB Fungsi Kerja 1. Menjaga hubungan saling menghormati antara anggota dengan alumni HMTG “GEA” ITB Selama setahun kepengurusan, fungsi kerja ini telah dilakukan dengan selalu menjalin hubungan saling menghormati terhadap alumni agar terus terciptanya interaksi yang baik antara alumni dan anggota HMTG ‘GEA’ ITB. Kegiatan yang dilakukan pertama ketika mengikuti rapat ‘sekolah bumi’ di Bandung, alumni datang ke Bandung, dan berkunjung ke Prodi Teknik Geologi, ITB, di sana kami sebagian anggota GEA mengikuti diskusi dengan alumni tentang program kerja mereka yaitu ‘sekolah bumi’. Setelah itu, kami mengunjungi rumah alumni yaitu rumah Pak Iskandar. Kehadiran kami ke sana dengan maksud untuk sharing tentang GeoHumanism dan lain-lain. Kegiatan lainnya adalah mengikuti GeaNite di Hotel Sultan, Jakarta Selatan. Berikutnya mengikuti rapat bersama alumni di Jakarta, dengan mendiskusikan program kerja alumni yaitu ‘sekolah bumi’. Lalu, alumni angkatan 1972 ingin mengadakan seminar untuk mahasiswa geologi, maka kami di sini membantu keberlangsungan acara ini agar berjalan dengan baik. Selain itu, program kerja IA GL ITB tentang seminar petrofisik pun juga dijalankan dan kami berperan membantu acara tersebut dan mengundang anggota GEA untuk
28
datang ke seminar tersebut. Berikut hal-hal yang sudah saya dan teman-teman alumni lakukan untuk menjalankan fungsi kerja saya yang pertama. 2. Menjadi penyalur informasi antara anggota dan alumni HMTG 'GEA' ITB Dalam fungsi kerja ini, saya memastikan berita yang ada di MILIS BUKOM GEA dan menyebarkan kepada anggota HMTG ‘GEA’ ITB. Selain itu, apabila ada acara GEA yang mengikutsertakan alumni GEA seperti Malam Jakun, DIES GEA, dan lain-lain maka saya memastikan untuk mempublikasikan acara tersebut di facebook SuaraGEA dan MILIS BUKOM GEA. Juga dalam hal membantu pencarian dana untuk beasiswa Karaangsambung 2013 dari alumni. Berikut hal-hal yang sudah saya lakukan untuk menjalankan fungsi kerja saya yang kedua ini.
Struktural
Kepala Departemen Hubungan Alumni
Deputi GEA Bertamu
Deputi Kopi Sore
Deputi Update Database Alumni
Staf Ahli Axel Priambodo 12010050 Rr Figa Noveria Roosa 12010057 I Komang Try Raditya 12010082 Staf Magang
Manggala Gandhi Mayta Kamila Fariz Reynantha
12011049 12011010 12011058
Jobdesk: Deputi GEA bertamu: membantu kepala departemen dalam mencari alumni untuk dijadikan narasumber dalam kegiatan GEA bertamu. Deputi Kopi Sore: membantu kepala departemen dalam mencari alumni untuk dijadikan narasumber dalam kegiatan kopi sore. Deputi Update Database Alumni: membantu kepala departemen dalam mencari data alumnialmuni yang baru lulus. Program Kerja
29
1. GEA Bertamu (GBH-BPH Tujuan 3, arahan a) Tujuan : Menjalin silahturahmi antara anggota dan alumni HMTG “GEA” ITB di luar lingkungan kampus Deskripsi Kegiatan Kegiatan dimana anggota HMTG “GEA” ITB bertamu ke salah satu rumah atau kantor alumni HMTG “GEA” ITB dan melakukan kegiatan seperti sharing, tanya jawab antara alumni dan anggota HMTG ‘GEA’ ITB. Sasaran Alumni dan anggota HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Pak Sujadmiko 18 Juni 2013 Konsultan GEA 2000 21 November 2013 Parameter Keberhasilan Terlaksananya kegiatan seperti ini minimal 2 kali dalam kepengurusan dan didokumentasikan Dibuat berita acara dan dipublikasikan di media GEA Anggaran Biaya Rp 600.000,- (transportasi + kenang-kenangan ke alumni) Status Keberhasilan Berhasil Kendala Kesulitan dalam pencocokan jadwal alumni dan GEA Solusi Mengoptimalkan koordinasi dengan Sekjen melalui kepala bidang dan dengan alumni Saran Mencari alumni yang bisa berbagi pengalamannya lalu pencocokan jadwal harusnya dilakukan lebih dini 2. Kopi Sore (GBH-BPH Tujuan 3, arahan a) Tujuan Menjalin silaturahmi antar anggota dan alumni HMTG ‘GEA’ ITB. Sebagai sarana komunikasi dan pertukaran informasi antar anggota dan alumni HMTG ‘GEA’ ITB. Deskripsi Kegiatan Mengadakan kegiatan rutin yang bertajuk silaturahmi dengan suasana kekeluargan yang membahas mengenai pengalaman alumni di bidang keprofesian ataupun hal lain yang berkaitan. Diadakan secara berkala yaitu minimal 3 bulan sekali di himpunan maupun di tempat lain di dalam kampus. Sasaran Anggota dan Alumni HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan GEA Gendhos 16 November 2013 Dr Zigie Geoentrepreneur 30 Maret 2013 Tata Kelola Migas Nasional 21 September 2013 Parameter Keberhasilan Terlaksana dan terdokumentasikannya kegiatan kopi sore minimal 3 bulan sekali dalam kepengurusan. Adanya berita acara dan publikasi di media GEA 30
Anggaran Biaya Rp 800.000,- (setiap kopi sore budgetnya 200.000 -> untuk makanan dan minuman sehingga berjalan sesuai judulnya KOPI SORE) Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Jadwal kopi sore yang tadinya direncanakan pada bulan Mei gagal mendekati hari H karena pembicara membatalkan secara mendadak, dan kami tidak ada plan cadangan. Solusi Saran Perluas jaringan dan kenalan dengan alumni-alumni yang inspiratif untuk mengisi acara Kopi Sore dan Rencanakan plan B yang bisa dilakukan dalam waktu singkat untuk menggantikan Kopi Sore yang mungkin dibatalkan secara mendadak oleh alumni. 3. Update Database Alumni (GBH-BPH Tujuan 3, Arahan a) Tujuan Memperbarui database alumni HMTG ‘GEA’ ITB. Deskripsi Kegiatan Memperbarui database alumni HMTG ‘GEA’ ITB Sasaran Alumni HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Terbaruinya database alumni HMTG ‘GEA’ ITB berupa softcopy Anggaran Biaya Rp 0.- (hanya berupa softcopy) Status Keberhasilan Berhasil Kendala Tidak diperbolehkan mengakses database alumni yang lengkap dari IA GL Solusi Database alumni diperbarui ketika acara-acara alumni saja lewat daftar hadir dan buku tamu yang ada di setiap acaranya. Saran Perbanyak mengikuti acara-acara alumni GEA SOP Pengajuan Proposal ke Alumni: Ingin mengajukan proposal permohonan bantuan dana untuk kegiatan HMTG GEA ITBke alumni
Hubungi KaDept Hubungan Alumni H-30 max KaDept Hubungan Alumni Menghubungi alumni
dijawab Informasikan ke pemohon 31
Belum dijawab Tunggu jawaban H-7
SOP Penentuan Narasumber: 1. Narasumber harus merupakan alumni HMTG “GEA” ITB 2. Narasumber ditentukan berdasarkan permintaan dari anggota yang kemudian difilter berdasarkan urgensi dan kuantitas 3. Permintaan diminta dan ditinjau dalam waktu 2 bulan sekali, setelah itu akan dilihat berdasarkan urgensi dan kuantitas yang masuk 4. Permintaan difasilitasi melalui bukom GEA atau hubungi secara langsung ke kepala departemen hubungan alumni 5. Permintaan yang telah ditelaah dan memungkinkan untuk direalisasikan akan dilemparkan sebagai sebuah wacana melalui media GEA ke anggota 6. Pemilihan narasumber dipertimbangkan berdasarkan feasibilitas timeline kegiatan HMTG “GEA” ITB dan narasumber 7. Kritik, saran, dan pertanyaan dapat dilayankan melalui ke kepala departemen hubungan alumni: Riska Devianty C Allagan (12010083) - 08195554492
DEPARTEMEN PENGABDIAN MASYARAKAT Oleh Ali Haekal 12010093 Arahan
Menumbuhkan kepekaan dan inisiatif anggota terhadap kondisi lingkungan sekitar. Mengusahakan penyelesaian masalah yang ada di lingkungan sekitar.
Fungsi Kerja 1. Mendorong anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB untuk bisa melihat, mendengar, merasakan dan memposisikan terhadap kondisi di lingkungan sekitar Dalam mengupayakan peningkatan kepedulian anggota, menemui beberapa masalah. Salah satunya adalah kemauan anggota dalam mengikuti acara acara yang berlandaskan kepedulian ini. Oleh karena itu dilakukan beberapa metode untuk membuat anggota tertarik dalam mengikuti acara acara yang berlandaskan kepedulian. Diantaranya adalah acara geohumanism yang dijadikan sebagai kkn tematik sehingga anggota lebih tertarik untuk mengikutinya. Selain itu acara berkurban yang tujuannya untuk mengetahui permasalahan yang ada dikondisi sekitar digabung dengan acara internal GCC supaya anggota lebih tertarik mengikuti acara ini dan tetap ikut turun kemasyarakat. Selain itu dalam memacu anggota dalam meningkatkan kepeduliannya, kegiatan pengmas yang dilakukan oleh para wisudawan selama acara wisuda oktober ini ditampilkan guna memacu anggota dalam meningkatnya kepedulian selama menjadi mahasiswa. 2. Merangsang anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB untuk berpikir dan bergerak dalam menanggapi permasalahan yang ada di lingkungan sekitar Merangsang anggota untuk menanggapi permasalahan yang ada dilakukan dalam berbagai metode. Salah satunya ikut bergerak dalam mengikuti Tim Search and Rescue dalam pencarian tobit. Sehingga kepedulian anggota GEA bisa terekspresikan secara keprofesiaanya dengan baik dalam pencarian salah satu teman kita ini. Selain itu, anggota juga dirangsang
32
untuk berfikir dengan menghadirkan salah satu alumni GEA yang berpengalaman dalam menyelesaikan permasalahan yang ada lingkungan sekitar yaitu GEA iskandar. Struktural
Kepala Departemen Pengabdian Masyarakat
mitigasi
peka kampus
geohumanism
Jobdesk : Deputi Mitigasi : merangsang inisiatif yang dilakukan Anggota Biasa HMTG ‘GEA’ ITB terhadap kondisi lingkungan sekitar terkait dengan kemampuan di bidang keprofesian kita. Deputi Peka Kampus : membantu dan merangsang Anggota Biasa HMTG ‘GEA’ ITB dalam menyelesaikan permasalahan sosial yang ada disekitar ITB. Geohumanism
: Sebagai pengeksekusi program kerja.
Program Kerja 1. GEOHUMANISM (GBH BPH Tujuan 4 Arahan A) Tujuan Meningkatkan kepedulian anggota GEA dan mengupayakan penyelesaian masalah banjir di Bandung Selatan Deskripsi kegiatan Melakukan mitigasi bencana secara solutif dan preventif terhadap banjir di Bandung Selatan dari hulu ke hilir melalui pengembangan masyarakat. Banjir dibandung selatan merupakan isu lingkungan yang kompleks. Mitigasi bencana ini merupakan proyek hangka panjang. Pertama dilakukan Eskursi Geohum bersama Bapak Budi dan Aktivis Citarum untuk mengetahui permasalah apa saja yang ada di sungai citarum. Selanjutnya dalam memanfaatkan hari bumi dilakukan berbagai kegitaan dalam meningkatkan isu terkait tentang sungai citarum. Hal hal yang dilakukan adalah pameran di CFD, Gowes Bareng Geologi, penanaman 1000 pohon, dan Penyuluhan di derah hilir Sungai Citarum tepatnya di Ciwualengke. Selanjutnya untuk mengetahui permasalahan yang ada di masyarakat sekitar hulu sungai citarum dilakukan social mapping. Kegiatan ini dilakukan selama 3 hari 2 malam dengan konsep live ini, dimana anggota GEA menginap di beberapa rumah warga. Kegiatan Kegiatan Survey dilakukan selama kepengurusan ini untuk mengambil data data dan kebutuhan lain yang diperlukan. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masyarakat hulu sungai Citarum. Waktu Pelaksanaan Januari-September Parameter Keberhasilan 33
Adanya struktural kepanitiaan, rapat akbar, evaluasi dan adanya neraca keuangan yang jelas Terselenggaranya kegiatan yang memfasilitasi anggota untuk berinteraksi dengan masyarakat Terbentuknya master plan Terkumpulnya data : hidrogeologi, hidrologi, dan demografi Anggaran Biaya Status Keberhasilan Berhasil Kendala Terlampir Solusi Terlampir Saran Terlampir 2. GEA untuk MASYARAKAT sekitar ITB (GEMAS) (GBH BPH Tujuan 4 Arahan A) Tujuan Memfasilitasi anggota untuk menumbuhkan kepekaannya dalam sebuah pergerakan turut serta dalam menyelesaikan permasalahan yang ada di lingkungan sekitar ITB Deskripsi Kegiatan pertama yang pertama dilakukan adalah sahur on the road. Kegiatan ini dilaksanakan karena adanya permasalahan warga yang tidak bisa sahur. Selanjutnya dalam mengetahui permasalahan yang ada didekat itb dilakukan GEA berkurban untuk mengambil data tentang permasalahan namun eksekusi acara belum dilakukan. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Masyarakat di lingkungan sekitar ITB Waktu Pelaksanaan Tentatif Parameter Keberhasilan Kegiatan terselenggara minimal 1 kali selama masa kepengurusan dan terpublikasikan ke anggota. Anggaran Biaya 100.000 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Kurang mengantusiasme anggota untuk mengikuti Sahur On The Road, Belum tereksekusinya masalah dari yang diambil dari acara mencari data akan masalah masyarakat sekitar ketika GEA berkurban. Solusi Dilakukan publikasi di web suaraGEA tentang masalah yang ada supaya anggota GEA lebih tertantang menyelesaikan masalah kedapannya Saran Rangkaian kegiatan dilakukan lebih terstruktur dan metode yang dilakukan harus dikemas lebih menarik agar meningkatkan antusiasme anggota 3. Kotak Amal GEA (GBH BPH Tujuan 4 Arahan A)
34
Tujuan Membentuk rasa kepedulian anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan membantu masyarakat yang membutuhkan sumbangan materil Deskripsi Kegiatan Mengumpulkan materil secara berkala yang nantinya akan digunakan untuk membantu masyarakat yang membutuhkan Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masyarakat yang membutuhkan Waktu Pelaksanaan Tentatif Parameter Keberhasilan Tersumbangkannya sumbangan materil untuk lingkungan yang membutuhkan Anggaran Biaya 0 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Kotak amal tidak terawat dengan baik Solusi Kotak amal langsung diperbaiki setiap ada sumbangan yang mendadak diperlukan Saran Buat kotak amal yang lebih permanen, sehingga tidak mudah pindah dan tetap terus menampung amal 4. Proyek Mitigasi GEA (GBH BPH Tujuan 4 Arahan A) Tujuan Menumbuhkan inisiatif anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masa kampus ITB untuk tanggap bencana Deskripsi Kegiatan Serangkaian kegiatan mitigasi yaitu pembuatan master plan bersama masa kampus dan dieksekusi Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masa kampus ITB Waktu Pelaksanaan Parameter Keberhasilan Adanya masterplan mitigasi dan tereksekusinya master plan tersebut. Anggaran Biaya 1.000.000 Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Validasi masterplan belum selesai dilakukan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Solusi Pengeksekusian dilakukan di OSKM ITB 2013 untuk panitia 2012 dan Mahasiswa Baru 2013 untuk lebih memasyarakatkan mitigasi di ITB. Saran Harus dibuat metode yang menarik agar terjadi kesamapahaman dari masa kampus akan kebutuhan dari mitigasi
35
Sop Menghadiri Undangan & Pendelegasian Undangan diterima
Diberikan ke Kadep dengan sepengetahuan Kabid Eksternal Jarkom ke deputi dan anggota magang Pengumpulan hubungan luar kampus untuk penjelasan undangan Pemilihan anggota delegasi (jumlah, feasibilitas deputi dan anggota magang Mungkin untuk didatangani (waktu, tempat, dll)
Tidak mungkin untuk didatangi (waktu, tempat, dll)
HADIR Informasikan ke anggota mengenai kegiatan yg di datangi
Sop Penyaluran Informasi
Informasi
Berita Acara
Informasi kan ke anggota
Perlu disikapi
Tidak perlu disikapi
36
Metode Pembahasan (GIM, koordinasi ketua umum)
BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA ANGGOTA Oleh Draya Tugus Kladery 12010048 Misi : Mengontrol keberjalanan sistem pengembangan karakter anggota
Dalam meningkatkan pengembangkan karakter anggota PSDA merumuskan sistem kaderisasi berjenjang yang terkontrol meliputi kejaran dan profil masing-masing tahapan demi memaksimalkan kaderisasi di HMTG GEA ITB, konsep yang dibawa telah dirumuskan bersama tim PSDA berikut kahim dan BPA dibawa ke musyawarah kerja dan telah disetujui oleh anggota, sistem ini dibuat agar setiap anggota gea memahami peran dan posisi masing-masing tahapan kaderisasinya, PSDA memfasilitasi anggota untuk berkembang di himpunan melalui berkegiatan pada acara GEA, demi terwujudnya suasana berhimpun yang interaktif melalui kegiatan berdiskusi seperti forum/rapat, mentoring dan acara lainnya sebagai sarana anggota untuk saling bertukar pikiran sehingga anggota merasa terpacu untuk aktif di himpunan melaui diskusi dan karya. Dalam keberjalanannya, sistem kaderisasi ini tidak berjalan sebagaimana mestinya, masing-masing tahapan kaderisasi belum bisa memaksimalkan semua potensinya di GEA, fungsi kontrol di setiap tahapan dinilai kurang efektif, proses pemerataan pembelajaran kurang optimal terlihat dari evaluasi staf ahli dan magang , masih ada departemen yang kekurangan anggota dan pemerataan tanggung jawab belum tercapai. mulai memasuki semester ganjil akademik 2012/2013 ,kaderisasi inisiasi akan memasuki tahap eksekusi, antusiasme anggota di awal cukup baik dlihat dari jumlah anggota yang hadir diklat dan rapat akbar pertama dan kedua. Pada tahap eksekusi kaderisasi inisiasi mengalami masalah, meningkatnya flow berbanding terbalik dengan semangat anggota yang mulai menurun akibatnya tiga kali interaksi dibatalkan karena tidak memenuhi syarat mulai jumlah panitia lapangan dan peserta minimal 1:1, dan sempat diakali dengan tambal sulam tetapi dirasa malah menambah masalah baru karena dengan menjalankan jobdesk yang bukan sesuai dengan divisinya adalah merencanakan kegagalan. Ini menjadi tamparan keras bagi anggota GEA dan PSDA khususnya karena tidak bisa meningkatkan semangat mengkader dan menjaga antusiasme anggota agar tetap bisa mengikuti inisiasi dan memahami betapa pentingnya kaderisasi ini bagi GEA demi terciptanya regenerasi, dengan bermodal tekad yang kuat kita sepakat untuk melanjutkan dan menyelamatkan inisasi ini, kita evaluasi sistem pendataan dan metode mengajak anggota untuk mengikuti interaksi akhirnya inisiasi dapat diselamatkan, interaksi gunung batu anggota yang hadir lebih dari 120, dan suasana ini terus berlanjut hingga mendekati diksar, walau sedikit kendala dengan ditundanya briefing dan sedikitnya anggota yang datang survey akbar tapi akhirnya kita bisa melakukan diksar yang telah dipersiapkan beberapa bulan sebelumnya bertempat di cipatat, 37
padalarang, secara umum berjalan dengan baik tapi target tidak terpenuhi karena ada satu cage yang tidak dilantik. Tetapi berjalan dengan aman, dan pulang ke kampus ganesha dengan selamat. Menjelang suksesi kepemimpinan, maka tim PSDA perlu mempersiapkan anggota untuk memasuki tahapan berkarya bagi angkatan 2012 dan tahap memimpin bagi angkatan 2011, melalui program kerja departemen kaderisasi yaitu LKO dan LPKKSP sebagai sarana dan fasilitas untuk menyiapkan dua tahapan ini untuk memasuki tahapan selanjutnya, disusun materi yang sesuai kebutuhan mulai dari kajian AD/ART, sistem kaderisasi HMTG ‘GEA’ ITB, dan pengenalan keorganisasian, namun dalam keberjalanan memiliki kendala terkait seperti penentuan tanggal dan pemateri yang mendadak tidak bisa, walau begitu acara tetap bisa berjalan.Pada pelaksanaan antusiasme anggota dirasa kurang panas, anggota yang hadir sedikit dan berjalan cukup ngaret. Namun secara keseluruhan acara berjalan dengan baik, materi dapat disampaikan sepenuhnya dan pemateri membawakannya dengan komunikatif dan penuturan yang bisa diterima. Fungsi Kerja : 1. ITB
Merumuskan dan mengontrol keberjalanan sistem kaderisasi HMTG ‘GEA’
Pada kepengurusan tahun ini bidang PSDA demi mengoptimalkan kaderisasi di HMTG ‘GEA’ ITB secara umum membagi kaderisasi menjadi 2 tahapan yaitu kaderisasi inisiasi dan kaderisasi lanjut yang berbeda adalah objek kaderisasinya, inisiasi untuk anggota muda sedangkan kaderisasi lanjut diperuntukan bagi anggota biasa. Dimulai dengan perumusan tujuan besar profil lulusan kader HMTG ‘GEA’ ITB yang merujuk pada AD/ART dan kebutuhan GEA didapatkan makna dibalik cita-cita luhur dari himpunan ini yaitu tegaknya kaderisasi sebagai proses pembentukan karakter manusia seutuhnya, semua itu tidak serta merta langsung terwujud dibutuhkan peran anggota untuk aktif bahu membahu membangun himpunan ini , mengkader diri sendiri dan orang lain, membentuk kader dan mencetak kader selanjutnya, semua itu terus dilaksanakan secara kesinambungan semata-mata demi terciptanya cita-cita tersebut. Untuk memaksimalkan kaderisasi di HMTG ‘GEA’ ITB dibuatlah sistem yang baik dan memudahkan PSDA dalam mengontrol keberjalanannya. Sistem yang dibentuk antara lain adalah sistem kepanitiaan dan magang bagi tahapan berkarya dan staffing BPH bagi tahapan memimpin, semua itu dibuat agar setiap anggota mendapatkan pembelajaran yang merata sesuai dengan porsinya masing-masing. Aktualisasi diri sebagai tahapan yang pernah menjalani tahapan berkarya dan memimpin diharapkan dapat memaknai pengalaman dan setiap proses yang telah dilalui dalam berhimpun di HMTG ‘GEA’ ITB. Sebagai fungsi kontrol memastikan keberjalanan himpunan ini dengan memberikan pertimbangan pemikiran dalam keberjalanannya. Seiring dengan berjalannya waktu dalam keberjalanan kepengurusan ini mengalami berbagai kendala terdapat indikasi kurangnya partisipasi anggota dalam berkegiatan di 38
acara gea khusunya departemen masing-masing maka diadakan evaluasi di tengah kepengurusan. Dari hasil evaluasi tersebut didapatkan beberapa hal yaitu masih banyak anggota yang belum tercerdaskan mengenai profil kaderisasinya yang mengakibatkan ketidakpahaman mengenai tujuan akan berkegiatan dihimpunan ini, ketidakmerataan pendistribusian anggota magang dan staff ahli yang berakibat ketidakoptimalan staff magang dan staff ahi dalam memaksimalkan potensinya sehingga ada beberapa anggota staf kurang diperdayakan. Hal diatas terjadi karena lemahnya fungsi kontrol dari PSDA dan tim yang mengawasi masing-masing tahapan sehingga kedepannya perlu diberlakukan sistem evaluasi berkala dan maksimalkan staf pada kaderisasi lanjut seperti tambahan anggota dan lebih terkhususkan fungsi setiap staf sehingga memudahkan PSDA dalam mengontrol sistemnya. Hal serupa terjadi pada inisiasi, keikutsertaan anggota diawal sangat kurang mengakibatkan beberapa kali gagalnya interaksi,ini cerminan bahwa semangat anggota turun dalam melakukan kaderisasi, jiwa sebagai pengkader belum tumbuh dibenak anggota maka perlu ditekankan lagi tentang pentingnya kaderisasi inisiasi ini bahwa panitia dan peserta sama-sama belajar, belajar untuk dikader dan mengkader, belajar untuk menjadi teladan, sadar atau tidak apapun yang panitia lakukan akan dilihat dan dicontoh oleh peserta maka dari itu jadilah contoh yang baik. Akhirnya semangat anggota mulai meningkat kembali dan interaksi dapat dijalankan dan terus stabil hingga acara akhir. 2. Mensinergiskan sistem kaderisasi berjenjang yang terdiri atas tahap inisiasi, berkarya, memimpin, dan aktualisasi Dalam memudahkan arah gerak anggota dan koridor dalam rangka memaksimalkan kaderisasi dibutuhkan profil tiap tahapan meliputi definisi, fungsi dan peran di HMTG ‘GEA’ ITB sehingga tiap tahapan mempunyai kejaran dan output nya masing-masing. Wajib disadari bahwa hubungan antar tahapan harus berjalan dengan selaras karena sistem kaderisasi HMTG ‘GEA ITB merupakan proses yang bertahap dan berkesinambungan maka sinergisasi sangat diperlukan dalam menjaga kedaulatan antar tahapan. Sinergisasi yang terjadi antar tahapan kurang maksimal, belum semua anggota memahami akan perannya masing-masing. Sinergisasi yang baik harus terjadi dalam menciptakan iklim berhimpun di HMTG ‘GEA’ ITB ini, proses kaderisasi akan berjalan jika adanya interaksi yang intensif antar anggota sehingga terjalin ikatan emosional antar anggota (antar tahapan khususnya) dan proses penurunan nilai dapat maksimal. PSDA tidak bisa memastikan tapi hanya bisa mewadahi dan memfasilitasi anggota untuk berkembang, bahwa HMTG ‘GEA’ ITB merupakan sarana pendidikan non-formal sebagai penunjang peningkatkan soft skill dan tiap diri anggota perlu sadar sebagai mahasiswa punya peranan lebih, kita dituntut tidak hanya cakap dalam akademik tapi sebagai solusi bagi permasalahan bangsa.
39
DEPARTEMEN KADERISASI LANJUT Oleh Denta Anindio Pratama 12010088 Arahan: Terlaksana dan terkontrolnya pengembangan karakter anggota biasa HMTG ' GEA' ITB. Fungsi Kerja:
1. Membuat & mengontrol sistem kaderisasi lanjut HMTG “GEA” ITB. 2. Mengoptimalkan pencapaian profil anggota melalui sistem kaderisasi lanjut. Kaderisasi lanjut merupakan sistem pengaderan yang didasarkan pada tahapan-tahapan kaderisasi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB. Sistem yang telah dibuat untuk mencapai profil kaderisasi lanjut diterapkan berdasarkan tahapan-tahapan yang ada. Sistem tersebut dibuat untuk mengoptimalkan pencapaian profil anggota contohnya melalui kepanitiaan, magang, staff ahli BPH serta dalam keseharian. Profil tahapan berkarya dipenuhi melalui kepanitiaan acar, magang BPH HMTG ‘GEA’ ITB dan dalam keseharian. Profil tahapan memimpin dipenuhi melalui staff ahli BPH serta kepanitiaan acara dan dalam keseharian berhimpun. Profil tahapan aktualisasi diri dipenuhi melalui partisipasi kader-kader aktualisasi diri dalam setiap acara GEA serta pemberian pandangan-pandangan dalam kegiatan di GEA dan kegiatan keseharian berhimpun. Program Kerja 1. Mentoring GEA (GBH BPH Tujuan 2, arahan b) Tujuan Memfasilitasi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Tahapan Berkarya untuk mendapatkan pengetahuan tentang keorganisasian, menumbuhkan semangat diskusi, dan keaktifan. Deskripsi Kegiatan kegiatan mentoring berupa metode pemberian materi dan diskusi 2 arah mengenai keorganisasian. Mentoring dilakukan pada saat kumpul magang BPH, yang mana Kabid/Kadep/Kadiv BPH sebagai pementor bagi anggota magangnya. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB tahapan Berkarya. Waktu Pelaksanaan ●Rencana Pelaksanaan Tentatif 1 bulan sekali, Februari – Mei 2013 ●Waktu Pelaksanaan kegiatan Semester Ganjil saat kumpul magang BPH Parameter Keberhasilan Materi dibuat terstruktur dan sudah jadi minimal 3 hari sebelum acara Semua anggota tahapan berkarya mendapatkan materi dan diskusi Tingkat Keberhasilan Tidak Berhasil Anggaran / Biaya Rp 150.000,00 Kendala - metode mentoring dirasa membosankan bagi peserta. - materi yang direncanakan untuk disampaikan dalam mentoring tidak semuanya tersampaikan - 2011 belum semuanya mendapatkan mentoring Solusi - mentoring dilakukan bersamaan dengan kumpul magang BPH 40
- materi yang tidak tersampaikan dalam mentoring diberikan pada saat LPKKSP-LKO - dikejar melalui mentoring lanjutan dalam kumpul magang BPH Saran - materi mentoring sudah bagus namun pengemasan terhadap mentoring perlu diperbagus agar anggota tertarik untuk hadir. 2. LKO & LPKKSP (GBH BPH Tujuan 2, arahan b) Tujuan Memfasilitasi anggota GEA untuk mempersiapkan diri ke tahapan kaderisasi berjenjang yang selanjutnya. Deskripsi Kegiatan LPKKSP (Latihan Pengembangan Kesadaran Kritis dalam Sistem Pengorganisasian) merupakan pembekalan kepada anggota biasa HMTG “GEA” ITB yang baru dilantik untuk mempersiapkan dalam memasuki tahapan berkarya. LKO (Latihan Kepemimpinan dan Organisasi) merupakan pembekalan kepada tahap berkarya yang akan memasuki tahap memimpin. Peserta mengikuti LKO & LPKKSP melalui metode pemberian materi kelas, serta latihan dalam setiap sesinya sesuai dengan porsi tiap tahapan pada hari pertama, serta pemaparan dan diskusi mengenai profil kaderisasi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan AD/ART HMTG ‘GEA’ ITB pada hari kedua yang kemudian ditutup dengan evaluasi keberjalanan LKO & LPKKSP Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB calon memimpin dan berkarya. Waktu Pelaksanaan ●Rencana Pelaksanaan Setelah malam jakun ●Waktu Pelaksanaan Kegiatan 30 November & 1 Desember 2013 Parameter Keberhasilan Publikasi minimal 3 hari sebelum acara. Adanya Kepanitiaan serta evaluasi. Peserta mengerti mengenai tahapan yang akan dijalani. (melalui kuesioner) Semua anggota tahapan berkarya hadir dalam LKO & LPKKSP Penilaian Keberhasilan Tidak Berhasil Anggaran / Biaya Rp 2000.000, 00 Kendala Pemateri LPKKSP yang membatalkan untuk mengisi acara H-1 Peserta datang terlambat pada hari pertama (setengah jam untuk LPKKSP & 1 jam untuk LKO) Peserta datang terlambat pada hari kedua ( 45 menit) Peserta LKO sedikit pada hari pertama Solusi Segera dicarikan pemateri yang bisa untuk mengisi acara LPKKSP pada H-1 Acara diundur hingga peserta ramai, dan memakai plan untuk kondisi peserta terlambat. Pengejaran materi untuk anggota yang tidak hadir. Saran LKO & LPKKSP merupakan acara yang penting sebagai persiapan dalam tahap berkarya bagi 2012 dan persiapan untuk tahapan memimpin bagi 2011, sehingga untuk kedepannya anggota perlu datang tepat waktu dan ramai. 41
DEPARTEMEN KADERISASI AWAL Oleh Muhammad Nabil 12010014 Arahan Terlaksana dan terkontrolnya kaderisasi inisiasi bagi anggota muda HMTG GEA ITB Fungsi Kerja : 1. Merumuskan, melaksanakan, dan mengontrol rangkaian kaderisasi inisiasi bagi anggota muda HMTG “GEA” ITB. Selama 1 masa kepengurusan, departemen kaderisasi awal menjawab fungsi kerja diatas dengan program kerja kaderisasi inisiasi. Perumusan program kerja ini dimulai dari bulan februari sampai bulan agustus oleh tim kaderisasi awal yang terdiri dari 15 orang tahap memimpin sebagai tim perumus tetap. Kemudian program kerja ini dilaksanakan pada bulan agusus hingga November. Proses pengontrolan dilakukan dengan mekanisme pengawasan pada saat acara dan mekanisme evaluasi setelah acara. Namun dalam keberjalanannya masih terdapat kekurangan dalam penurunan nilai dari tahap kaderisasi memimpin ke berkarya. Tahap berkarya dirasa masih kurang dalam keikutsertaan dalam pengonsepan acara, hal ini diakibatkan oleh kurangnya sistem dalam pengonsepan yang dapat melipatkan semua anggota. Adapun saran untuk kepengurusan selanjutnya, sistem dalam pengonsepan acara harus diperbaiki agar dalam pengonsepan acara dapat melibatkan seluruh anggota. 2. Mempersiapkan anggota biasa untuk menjadi pengader anggota muda HMTG GEA ITB. Untuk mendidik anggota muda baru agar dapa t menjadi anggota biasa, diperlukan pendidik-pendidik yang paham peran dan posisi pengader sehingga siap untuk menjadi pengader. Selama 1 masa kepengurusan,dilaksanakan diklat-diklat untuk mempersiapkan anggota biasa menjadi pengader. Diklat telah dilakukan dari sebelum acara dimulai yaitu pada bulan mei hingga agustus berupa diklat terpusat dan bersamaan dengan berjalannya kegiatan berupa diklat divisi dan diklat materi. Selain itu, selama keberjalanan kaderisasi awal, anggota sebagai pengader dituntut untuk bertindak layaknya seorang pendidik yaitu dengan memberikan teladan dan mengutamakan keselamatan peserta. Dalam keberjalannya persiapan anggota biasa GEA untuk menjadi pengader dirasa masih kurang maksimal. Waktu yang singkat dari akhir bulan Mei sampai akhir bulan Agusutus untuk mempersiapkan anggota dirasa kurang karena terpotong oleh hari libur dan flow anggota yang masih rendah pada saat dimulainya acara akibat acara dimulai seminggu setelah libur akademik tengah semester. Namun seharusnya hal tersebut bukanlah masalah jika diklat dibuat lebih matang dalam segi materi maupun penempatan waktu diklat. Saran untuk pengurus kedepannya, waktu pelaksanaan diklat diperpanjang sehingga panitia menjadi lebih siap dan membuat strategi untuk tetap menyiapkan panitia di hari libur akademik. Susunan kepanitiaan : Ketua Pelaksana : Muhammad Nabil (12010014) Wakil Ketua 1 : Faza Dharmawan (12010038) Wakil Ketua 2 : Raufan Fikri (12010040) Ketua Acara akhir : Yepi Rohiman (12010013) Sekertaris : Diofanny Swandrina Putri (12010036) Bendahara : Nadila Novandaru (12010023) Ketua Divisi Pembimbing Regu : M. Aliyyus Herlambang (12010001) Ketua Divisi Medis: Rizkie Aditya Hartana (12010004) Ketua Divisi Ketertiban dan Keamanan: Arthur Sianipar (12010030) Ketua Divisi Logistik: Rudy Saputra (12010089) 42
Ketua Divisi Materi Acara: Tito Nugroho (12010026) Ketua Divisi Transportasi : Reza Rilo Pahlawan (12010019) Ketua Divisi Lapangan: Bayu Caesario (12010081) Ketua Divisi Setan : Idham Maulana (12010042) Program Kerja : 1. Kaderisasi Inisiasi HMTG “GEA” ITB (GBH BPH Tujuan 2, arahan b) Tujuan Memenuhi kebutuhan akan anggota biasa baru yang memenuhi kompetensi berupa kebersamaan, komitmen, daya juang, dan kebanggaan. Deskripsi Kegiatan Kegiatan kaderisasi yang ditujukan kepada anggota muda untuk menjadi anggota biasa yang memenuhi kompetensi berupa kebersamaan, komitmen, daya juang, dan kebanggaan. Sasaran Anggota muda HMTG “GEA” ITB Rencana waktu pelaksanaan Agustus – November 2013 Waktu pelaksanaan 30 Agustus – 3 November 2013 Parameter Terlantiknya semua mahasiswa Teknik Geologi 2012 (gagal) Tersampaikannya semua materi yang telah disusun kepada semua peserta (berhasil) Adanya kepanitiaan yang terstruktur (berhasil) Terlaksananya briefing dan evaluasi di setiap kegiatan (berhasil) Anggaran (Terlampir) Status Keberhasilan Gagal Kendala (kendala teknis dan konseptual per kegiatan telah terevaluasi dan terlampir di laporan kegiatan) Pada saat musyawarah kerja, inisiasi belum selesai dikonsep sehingga rab inisiasi belum dapat dibuat. Jumlah dana yang turun dari prodi berkurang dari tahun-tahun sebelumnya. Kegiatan pengonsepan terganggu akibat muker yang berlangsung lama sehingga timeline inisiasi terganggu Terkadang pemakaian tempat di kampus bermasalah dengan satpam dan bersamaan dengan kegiatan oranisasi lain. Pemahaman panitia sebagai pengkader masih kurang dan pemahaman panitia terhadap peran dan posisi sebagai anggota divisi. Solusi (Solusi teknis dan konseptual per kegiatan telah terevaluasi dan terlampir di laporan kegiatan) Dana memakai uang BPH dan beberapa panitia Penyusutan RAB Pengonsepan dilakukan di hari ketika tidak ada muker Bernegosiasi dengan satpam, penanggung jawab kegiatan lain, dan mencari tempat lain Saran
43
(saran teknis dan konseptual per kegiatan telah terevaluasi dan terlampir di laporan kegiatan) Untuk dana, sebaiknya dimasukkan didalam RAB BPH pada saat muker, sebagai modal awal dana inisiasi. Membuat banyak perencanaan dalam pembuatan timeline inisiasi Perizinan secepatnya diurus, sebaiknya 2 bulan sebelum kegiatan berlangsung Buat metode untuk membentuk mental pengader dan memberi pemahaman pada peran dan posisi panitia.
44
BIDANG INKUBATOR IDE DAN INOVASI Oleh Windi Anarta Draniswari 12010106
Arahan: Anggota termotivasi dan terfasilitasi untuk menyalurkan gagasan dan metodenya dalam cipta karya Fungsi kerja : 1. Mendorong anggota untuk tanggap, peduli dan selektif terhadap isu-isu yang sedang berkembang. Usaha untuk mendorong anggota agar tanggap, peduli dan selektif terhadap isu adalah dengan menyediakan spoiler atas isu sendiri. Isu yang diinternalisasikan dapat berupa masalah yang sedang berkembang maupun hasil karya pihak lain yang dapat memotivasi anggota untuk bisa menciptakan karyanya sendiri. Dalam pelaksanaannya kegiatan diskusi informal dan memanfaatkanw aktu berkumpul di himpunan adalah salah metode yang Inkubator Ide dan Inovasi lakukan untuk memotivasi anggota. Secara formal fungsi ini dilaksanakan sebagai program kerja Bincang Inovasi. Dalam hal inovasi yang terkait penyelenggaraan acara, isu diberikna sebagai spoiler ketika masa pengonsepan kegiatan ini dilakukan. Pada dasarnya mekanisme menjalankan fungsi ini adalah dengan internalisasi isu, alangkah lebih baik selanjutnya setiap kegiatan-kegitan internaslisasi isu melalui GIM dan juga senator (untuk topic-topik tertentu) juga di follow up oleh tim incubator ide dan dan inovasi. 2. Mendorong anggota untuk menyalurkan gagasan Setelah menemukan masalah yang ada, anggota didorong untuk menyalurkan gagasannya, fungsi ini dapat dilakukan secara informal, missal setelah rapat persiapan acara, setelah GIM maupun dengan cara memberi pancingan berupa kuesioner di akhir acara seperti Bincang Inovasi. Gagasan dari anggota dapat disalurkan baik kepada Inkubator Ide dan Inovasi maupun kepada bidang/departemen/divisi lain yang berkaitan dengan gagasannya. Dalam keberjalanannya sudah cukup banyak anggota yang menyampaikan gagasannya inovasinya. Mendorong anggota untuk menciptakan metode yang kreatif dan inovatif dalam menghasilkan ciptakarya. Setelah anggota dapat mengemukakan gagasannya, langkah selanjutnya adalah menentukan metode untuk merealisasikan gagasannya. Hal ini dilakukan dengan cara diskusi dan memberikan pertimbangan pada metode dan proses yang dilakukan. Selama ini pertimbangan ini lebih banyak diberikan pada anggota yang telah menuliskan dalam bentuk proposal karena dengan begitu diskusi penentuan metode akan terasa lebih real dibandingkan pada metode sebelumnya. 3. Memfasilitasi anggota untuk merealisasikan gagasan dalam bentuk cipta karya Fasilitas ini diberikan dalam bentuk bimbingan pengerjaan dan materi seperti uang untuk mendukung kegiatan penulisan maupun realisasi kegiatan/proyek. Dalam keberjalanannya, tidak sedikit proyek yang ternyata membutuhkan dana besar. Inkubator Ide dan Inovasi masih memiliki kekurangan yang besar terutama masalah pencarian dana ini. Sebaiknya hubungan kerjasama yang bersifat khusus dalam hal penyediaan fasilitas untuk berkarya seperti ini dibangun khususnya kepada pihak prodi maupun alumni.
45
Struktural :
INKUBATOR IDE DAN INOVASI
Inventarisasi Data
Pengawalan Proyek
Arahan & job description dari Kepala Bidang : Inventariasi data Melakukan pengelolaan data yang berkaitan dengan upaya untuk seleksi ide. Melakukan pemantauan kelayakan Melakukan pengawalan dalam hal pengumpulan data Admnistrasi Pengawalan Project Memantau keberjalanan project yang dikerjakan oleh tim Melakukan evaluasi mandiri berdasarkan timeline Berkoordinasi dengan inventarisasi data terkait kebutuhan di tengah proses pengerjaan project. Staff ahli dan anggota magang : 1. Wahyuningrum Angesti Lestari 2. Darmadi 3. Eka Nurmuzaki 4. Luthfi Ahmad Hanafi 5. Eliezer Baginta 6. M. Adi Prasojo 7. Wisnu Anugrah 8. Sukiato Kurniawan 9. Yosika Bedik 10. Nur Fatatik H 11. Agung Donurizki Program kerja : 1. PROYEK INKUBATOR IDE DAN INOVASI (GBHBPH Tujuan 2 Arahan c dan d) Tujuan Memfasilitasi anggota untuk merealisasikan ide dan inovasi sehingga menghasilkan cipta karya. Deskripsi Merupakan suatu bentuk realisasi dari rancangan kerja yang diajukan anggota.Kegiatan ini meliputi pemunculan ide, seleksi, kajian, pemaparan gagasan, eksekusi proyek dan evaluasi. Pada pelaksanaannya, kegiatan ini dimulai dari anggota menyampaikan gagsannya kepada Inkubator Ide dan Inovasi. Pada awalnya pengajuan ide ini dalam bentuk proposal namun karena hal ini dirasa kurang efektif maka pada keberjalanan selanjutnya anggota dapat 46
mengajukan ide gagasannya tanpa membuat proposal terlebih dahulu. Selanjutnya setelah ide anggota masuk, I3A akan membantu anggota menyusun metode yang tepat untuk merealisasikan idenya. Mulai dari memfasilitasi dalam diskusi dan penulisan proposal (jika perlu). Selanjutnya I3A memantau untuk pelaksanaannya. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB, masyarakat lingkungan sekitar Waktu Pelaksanaan Satu periode kepengurusan, terbagi dalam 4 periode inkubasi*) Parameter Terealisasikannya semua rancangan ide yang sudah memenuhi persyaratan Anggaran Kebutuhan Rincian N Jumlah Modal Proyek Rp 3.000.000/periode 4 Rp 12.000.000 inkubasi TOTAL Rp 12.000.000 Status keberhasilan GAGAL Kendala Hanya terlaksana 2 proyek dengan 1 proyek masih dalam proses pengerjaan Waktu kemunculan ide dari anggota tidak dapat diprediksi. Sistem dan SOP yang dirancang masih belum sesuai dengan kondisi massa GEA. Pensuasanaan id eke anggota selain pengusul ide masih kurang Solusi Proyek tidak terikat oleh waktu, anggota bebas mengusulkan proyek pada waktu yang ada. Saran Perbaikan sistem. Fungsi kerja lebih diutamakan daripada SOP. SOP PROYEK INKUBATOR IDE DAN INOVASI
Ide anggota disampaikan kepada tim inkubator ide dan inovasi dalam bentuk proposal gagasan tertulis. Format proposal gagasan tertulis mengikuti format baku proposal Program Kreativitas Mahasiswa. Pelaksana utama dari proyek adalah tim pengaju/pengusul proyek namun anggota GEA secara umum diperbolehkan dan disarankan untuk turut serta dalam pelaksanaan. Alur proses :
Ide anggota Gagasan Tertulis Evaluasi Feasibilitas Manajemen Proyek Produk Evaluasi Akhir 47
Penjelasan alur : Ide anggota Ide anggota berupa solusi atas permasalahan yang ada. Ide anggota yang akan diolah di incubator ide dan inovasi dikelompokkan dalam bidang-bidang berikut:
48
49
Gagasan Tertulis Berupa ide anggota yang telah dituangkan dalam bentuk gagasan tertulis dengan format baku merujuk pada format PKM-GT. Evaluasi Feasibilitas Tujuan : Menyeleksi ide anggota yang masuk ke inkubator ide dan inovasi. Seleksi dilakukan berdasarkan kriteria yang diatur pada tiap-tiap bidang. Pelaksana : Tim inkubator ide dan inovasi berkoordinasi dengan dosen, BPH, dan pihak-pihak yang bersangkutan. Manajemen Proyek Fungsi : Melakukan pengawalan proyek bagi proyek yang dinyatakan lolos untuk direalisasikan, fasilitator keberjalanan proyek, pengawas keberjalanan proyek. Melakukan evaluasi bagi proyek yang dinyatakan belum lolos untuk direalisasikan.Melakukan treatment lanjutan bagi proyek yang dinyatakan belum lolos untuk direalisasikan, misalnya melakukan bimbingan lanjutan dan mencarikan link pihak yang mampu mengakomodasi ide tersebut. Produk Definisi produk : hasil akhir dari proyek Evaluasi Akhir Waktu pelaksanaan diatur per-periode inkubasi seperti yang dijelaskan dalam timeline berikut:
2. BINCANG INOVASI (GBHBPH Tujuan 2 Arahan c) Tujuan Menumbuhkan semangat berinovasi bagi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Deskripsi Merupakan suatu seminar internal yang dikemas dalam bentuk diskusi antara mahasiswa dengan pihak luar HMTG GEA ITB yang memiliki pengalaman lebih dan prestasi dalam inovasi atau lembaga tertentu yang focus dalam menangani masalah tertentu dalam masyarakat. Bincang Inovasi 1 diselenggarakan pada awal kepengurusan dengan menghadirkan pembicara dari Bandung Berkebun, Desa Inovasi dan Mahasiswa KL 2010. Acara berupa diskusi informal yang terutama berkaitan dengan inovasi dalam masyarakat (pengabdian masyarakat). Dari diskusi yang berlangsung, respon anggota terlihat baik dan motivasi untuk berinovasi sudah mulai terlihat dari data kuesioner. Sebanyak 28 kuesioner yang kembali menunjukkan bahwa anggota berminat pada inovasi di bidang pengabdian masyarakat.
50
Bincang Inovasi 2.0 diselenggarakan pada bulan September dengan tema PKM. Acara diikuti oleh sekitar 20 orang. Anggota termotivasi untuk mengikuti PKM. Terlihat dari bertambahnya jumlah kelompok yang akan mengikuti PKM sejak diadakan kegiatan ini. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Februari, September Parameter Terlaksananya minimal 1 kali selama masa kepengurusan Tersampaikannya materi kepada anggota Ada publikasi minimal H-3 Terdapat dokumentasi kegiatan Terdapat kuesioner mimpi inovasi peserta Anggaran Rp. 1.900.000,00 Kebutuhan Rincian n Jumlah Fasilitas Tamu Rp 500.000 1 Rp 500.000 Undangan Konsumsi Rp 500.000 2 Rp 1000.000 Sarana Pendukung Rp 200.000 2 Rp 400.000 (Handout) TOTAL Rp 1.900.000 Status Keberhasilan Berhasil Kendala Perijinan tempat. Dua kali Bincang Inovasi diadakan, dua kali pula tempat pelaksaan tidak sesuai rencana karena tempat yang awalnya akan dipakai justru dipakai untuk keperluan akademik yang tidak mungkin diganggu. Tidak semua ide mimpi anggota dapat di follow up secara langsung. Solusi Peminjaman tempat secara mendadak dan menggunakan saung Saran Follow up perijinan harus dilakukan sejak H-1 3. KOMPETISI IDE (GBHBPH Tujuan 2 Arahan c dan d) Tujuan Menumbuhkan semangat berkompetisi bagi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Mendorong terbentuknya cipta karya dari anggota Memfasilitasi anggota untuk melahirkan gagasan dalam bentuk rancangan proyek Deskripsi Merupakan suatu kompetisi rancangan ide berupa solusi atas permasalahan yang diajukan yang nantinya akan dihasilkan 1 rancangan proyek yang selanjutnya akan direalisasikan melalui proker ‘proyek inkubator ide dan inovasi.’ Kompetisi ide ini dimulai dengan proses pengumpulan ide anggota. Total terkumpul sebanyak 3 ide yang meliputi 1 ide pengabdian masyarakat berbasis edukasi, 1 ide terkait kewirausahan dalam pariwisata dan 1 ide terkait edukasi geologi dan seni. Masa pengumpulan ide sempat diperpanjang selama 2 minggu karena anggota sedang menjalani Ujian Tengah Semester pada deadline yang seharusnya. Pada akhirnya setelah melalui seleksi, terpilih 1 ide yaitu ide
51
pengabdian masyarakat berupa edukasi mitigasi bencana yang selanjutnya menjadi proyek inovasi. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Bulan April - Juni Parameter Diikuti oleh minimal 3 tim Tersalurkannya rancangan ide terpilih ke proker ‘proyek inkubator ide dan inovasi’ Status Keberhasilan Berhasil. Kedua parameter terpenuhi. Kendala 1. Pelaksanaan kegiatan mundur dan lebih lama dari jadwal hingga 2 bulan. Solusi 1. Timeline paralel Saran Jika akan diadakan kompetisi serupa sebaiknya dilakukan sejak awal kepengurusan, tidak menjelang pertengahan semester dan sebaiknya tidak melebihi liburan semester genap (ketika angkatan memimpin Karsam). Anggaran Kebutuhan Rincian N Jumlah Ekskursi Rp 1.000.000 1 Rp 1.000.000 Hadiah Rp 500.000 1 Rp 500.000 Sarana Pendukung Rp 350.000 1 Rp 350.000 (cetak flyer spoiler lapangan, handout latihan menulis, dll) TOTAL Rp 1.850.000 4. PROJECTS DAY OUT (GBHBPH Tujuan 2 Arahan c) Tujuan Mengapresiasi hasil ciptakarya anggota. Memotivasi anggota HMTG GEA ITB dalam menghasilkan cipta karya selanjutnya. Deskripsi Dalam keberjalanannya, karya inovasi yang berhasil dihasilkan oleh anggota GEA tidak mencapai 10 karya dan masih terdapat ide anggota yang belum selesai pelaksanaannya (masih dalam tahap persiapam, belum eksekusi). Dengan alasan pertimbangan dana, timeline dan jumlah karya, kegiatan pameran dirasa kurang efektif dan efisien, maka kami Tim Inkubator Ide dan inovasi berusaha mencapai tujuan kegiatan ini dalam bentuk yang berbeda yaitu menyebarkan bulletin. Harapannya keberadaan bulletin ini dapat mengapresiasi anggota yang sudah berkarya dan dapat memotivasi anggota lain untuk menghasilkan cipta karya selanjutnya. Sasaran Massa kampus ITB Waktu pelaksanaan: Parameter Minimal 10 karya anggota dipamerkan Terdapat dokumentasi kegiatan yan terpublikasikan Anggaran Kebutuhan Rincian Peminjaman Tempat Rp 4.000.000
52
Sarana Pendukung (Papan Rp 500.000 Pajangan dll) Dekorasi Rp 300.000 TOTAL Rp 4.800.000 Status Keberhasilan Gagal. Kegiatan tidak terlaksana sesuai dengan bentuk acara yang diencanakan. Kendala Target untuk memamerkan 10 karya inovasi tidak tercapai. Tempat yang direncanakan untuk pameran (CC Barat, CC Timur dan Perpustakaan Lantai 1) semuanya tidak memungkikan untuk dipinjam karena sudah ada yang meminjam terlebih dahulu. Solusi Mengganti bentuk kegiatan Saran Menyelenggarakan kerjasama penyelenggaran pamera kepada pihak Prodi atau Fakultas seperti pada STEI Innovation Day
53
BIDANG INTERNAL Oleh Andhika Eka Satrya 12010066
Mukadimah Misi besar yang dibawa bidang internal yaitu meningkatkan kenyamanan anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dalam berhimpun dan menumbuhkan motivasi dan memfasilitasi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB untuk berprestasi. Kedua misi ini dijalankan dengan mendefinisikan kebutuhan meliputi mewadahi minat dan bakat anggota, kerohanian, kekeluargaan, akademik, dan keprofesian. Kebutuhan – kebutuhan ini dirangkum dalam departemen kesejahteraan anggota dan pengembangan keilmuan. Dalam keberjalanannya, upaya untuk mencapai misi ini dilakukan berbagaimacam kegiatan. Kegiatan tersebut meliputi latihan klub, responsi mata kuliah wajib, seminar, ekskursi, GIM, ngaji bareng, ta’lim, paskah, pelatihan software, GCC dan banyak lagi acara yang yang dilakukan untuk mencapai kenyamanan dan memotivasi anggota untuk berprestasi. Secara umum, kegiatan – kegiatan ini belum dapat meningkatkan kenyamanan anggota secara menyeluruh. Untuk mencapai kenyamanan yang menyeluruh, dilakukan kegiatan – kegiatan di bidang lain yang dapat mewadahi anggota sesuai dengan minatnya. Sedangkan dalam memotivasi anggota untuk berprestasi, terdapat prestasi – prestasi yang dapat menginspirasi seperti pada Olimpiade KM ITB, Kampoeng Bola, Kompetisi Geologi, dan pencapain individu anggota dalam bidang keprofesian. Terdapat pula prestasi – prestasi lain meliputi zero waste event pada acara wisuda dan pencapain anggota GEA di kemahasiswaan pusat. Walaupun usaha yang dilakukan untuk mencapai dua misi besar ini masih banyak kekurangan, namun usaha – usaha tersebut dirasa cukup untuk mencapai misi tersebut. Arahan Terkontrolnya semua fungsi dan program kerja departemen yang ada di bidang internal Fungsi Kerja 1. Mengontrol semua fungsi dan program kerja departemen yang ada di dalam bidang internal. 2. Berkoordinasi dengan kepala bidang eksternal, medkominfo, inkubator ide dan inovasi, PSDA, kesekjenan, dan ketua umum HMTG ‘GEA’ ITB
54
Struktural
Bidang Internal
Departemen Pengembangan Keilmuan
Divisi Akademik
Divisi Keprofesian
Departemen Kesejahteraan Anggota
Divisi PBPM
Divisi Kerohanian
Divisi Kekeluargaan
DEPARTEMEN KESEJAHTERAAN ANGGOTA Oleh Alfan Elfarisi 12010109 Arahan :
Terkontrolnya semua fungsi dan program kerja divisi di Departemen Kesejahteraan Anggota Terciptanya rasa nyaman dalam berhimpun Anggota termotivasi dan terfasilitasi untuk berprestasi Adanya internalisasi isu
Fungsi Kerja : 1. Mengontrol dan mensinegisasikan secara penuh kinerja dari divisi-divisi pada depatemen kesejahteraan anggota. Pengontrolan dilakukan dengan memastikan keberjalanan program kerja dan fungsi kerja divisi PBPM, Kerohanian, dan Kekeluargaan telah berjalan sebagaimana seperti yang telah direncanakan. Selain itu ketiga divisi ini juga saling bersinergi dalam melakukan pemenuhan kebutuhan spiritual dan material dari anggota. 2. Menyediakan sarana yang terkontrol bagi anggota untuk berpartisipasi dan berprestasi. Sarana yang disediakan dalam memenuhi kebutuhan anggota agar bisa berprestasi dan berpartisipasi berupa adanya latihan klub – klub olahraga ataupun dalam bidang seni yang dalam hal ini adalah MUSANG dan GPC, dalam pelaksanaannya kegiatan klub – klub olahraga dirasa beberapa ada yang belum maksimal yang dalam hal ini berarti klub – klub olahraga 55
tersebut hanya akan berlatih intensif ketika mendekati kompetisi. Program kerja GIM juga dilaksanakan untuk membantu memotivasi anggota untuk berprestasi dengan menghadirkan pembicara – pembicara yang telah mampu mencetak prestasi dalam kompetisi geologi. 3. Menyediakan fasilitas untuk menginternalisasi isu. Fasilitas yang disediakan untuk menginternalisasi isu melauli program kerja GIM, dalam pelaksanaannya isu – isu yang diberikan relative seimbang baik itu dari internal ataupun eksternal. Dari internal misalnya GIM tentang perjalanan beberapa anggota yang berhasil berprestasi dari tingkat nasional sampai internasional. Untuk isu – isu dari eksternal sendiri didapatkan dari kepala bidang eksternal yang kemudian berkoordinasi dengan kepala bidang internal untuk menentukan isu mana yang akan dijadikan topik GIM, diantaranya adalah kisruh saat permira, penetapan UKT 2013 yang bermasalah, dan lain lain. Selain melalui GIM internalisasi juga dilakukan pada saat keseharian, meskipun masih dirasa sangat kurang dalam penerapannya. 4. Mengusahakan terciptanya rasa nyaman dalama berhimpun. Suasana yang nyaman dalam berhimpun akan mendukung setiap kegiatan himpunan. Dalam pelaksanaannya, perwujudan suasana berhimpun yang nyaman dilakukan dengan pemenuhan kebutuhan kegutuhan dasar anggota yang dalam hal ini lebih mengarah ke acara yang bersifat refreshing, seperti latihan klub olahraga, taklim, ngaji bareng, GEA on Vocation, bantuan beasiswa kuliah lapangan, dan lain – lain. Selain itu adanya interaksi yang intensif pada saat pelaksanaan rangkaian program kerja dengan kepanitiaan juga merupakan salah satu usaha yang dilakukan.
Staf Ahli 1. Bahari Setiawan (12010052) 2. Zaenal Khairi (12010094) Program Kerja : 1. Wisuda HMTG “GEA” ITB (GBH BPH tujuan 1 arahan a) Tujuan Memberi apresiasi kepada wisudawan HMTG ’GEA’ ITB dan bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa Deskripsi Kegiatan Kegiatan berupa suatu rangkaian acara syukuran wisuda dan prosesi wisuda Sasaran Seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan wisudawan Parameter Adanya struktur kepanitiaan, minimal ketua, sekretaris, dan bendahara Adanya neraca keuangan yang jelas dengan data pemasukan dan pengeluaran yang sah. Adanya publikasi minimal tiga hari sebelum acara dimulai Adanya evaluasi Waktu Pelaksanaan Rencana: 5-6 April 2013, 12-13 Juli 2013, Oktober 2013
56
Realisasi: 5-6 April 2013, 12-13 Juli 2013, 18 -19 Oktober 2013 Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Terlampir Solusi Terlampir Saran Terlampir 2. Malam Jakun (GBH BPH tujuan 1 arahan a) Tujuan Memfasilitasi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang baru masuk dananggota HMTG ‘GEA’ ITB yang lain untuk saling mengenal satu sama lain. Deskripsi Kegiatan Kegiatan berupa acara syukuran dan gebot mencari jakunnya masing – masing sehingga terjadi interaksi antara anggota biasa baru HMTG ‘GEA’ ITB dan anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang lebih dulu masuk Sasaran Seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Parameter Adanya struktur kepanitiaan, minimal ketua, sekretaris, dan bendahara Adanya neraca keuangan yang jelas dengan data pemasukan dan pengeluaran yang sah. Adanya publikasi minimal tiga hari sebelum acara dimulai Adanya evaluasi Seluruh gebot hadir (kecuali dengan izin yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan) Waktu pelaksanaan Rencana: Akhir November 2013 Realisasi: 22 November 2013 Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Terlampir Solusi Terlampir Saran Terlampir 3. Dies Natalis Ke-58 HMTG ‘GEA’ ITB (GBH BPH tujuan 1 arahan a) Tujuan Memperingati hari ulang tahun HMTG ‘GEA’ ITB Deskripsi
57
Merupakan suatu rangkaian acara berupa syukuran. Sasaran Seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Parameter Adanya struktur kepanitiaan, minimal ketua, sekretaris, dan bendahara Adanya neraca keuangan yang jelas dengan data pemasukan dan pengeluaran yang sah. Adanya publikasi minimal tiga hari sebelum acara dimulai Adanya evaluasi Waktu pelaksanaan Rencana: Mei 2013 Realisasi: 1-4 Mei 2013 Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Terlampir Solusi Terlampir Saran Terlampir 4. Pemberian Informasi Beasiswa Karang Sambung ( GBH BPH tujuan 1 arahan a ) Tujuan Memfasilitasi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang membutuhkan bantuan biaya kuliah lapangan di Karangsambung Deskripsi Pendataan anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang membutuhkan bantuan biaya karsam, melakukan pencarian informasi sumber dana, dan menyalurkan informasi kepada anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang membutuhkan beasiswa Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Parameter Adanya beasiswa dan beasiswa tersalurkan Waktu pelaksanaan Rencana: Tentatif Realisasi: Maret sampai Mei 2013 Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Terlambat dalam melakukan pendataan dan pencarian dana Penseleksian penerima yang kurang ketat karena ada beberapa orang yang mengajukan beasiswa dirasa masih mampu untuk memenuhinya sendiri Solusi
58
Memaksimalkan waktu seoptimal mungkin Membuat prioritas utama kepada yang mengajukan bantuan beasiswa Saran Pendataan dan pencarian dana harusnya dimulai ketika masuk semester 6 Penseleksian penerima terlebih dahulu dilakukan dengan melihat data ekonomi yang ada sebelum diajukan kepada donatur 5. GEA Informal Meeting (GBH BPH tujuan 1 arahan b) Tujuan Sebagai sarana untuk internalisasi isu dan/atau untuk memotivasi anggota biasa HMTG GEA ITB agar berprestasi Deskripsi Berupa kegiatan diskusi informal antar anggota biasa HMTG GEA ITB Sasaran Seluruh anggota biasa HMTG GEA ITB Parameter Kegiatan terlaksana minimal 10 kali selama masa kepengurusan dan terpublikasikan minimal H-1 Waktu pelaksanaan Rencana: Tentatif Realisasi 5 Maret 2013 tentang Kemahasiswaan terpusat 1 April 2013 tentang kisruh permira KM ITB 10 Mei 2013 tentang prestasi Axel dan Darmadi 18 September 2013 tentang isu pemindahan himpunan 9 Oktober 2013 tentang kekacauan penetapan UKT 2013 Oktober 2013 tentang 19 November 2013 tentang juara 1 saat GOC Unsoed 21 November 2013 tentang pencarian Tobit 3 Desember 2013 tentang Fildtrip ke Mahakam Desember 2013 tentang Geomapping UGM Anggaran 500.000, (10 x 50.000) Status Keberhasilan Kendala Pemilihan waktu ketika ada yang kuliah atau praktikum, publikasi kurang gencar, pelaksanaannya terlambat dari waktu yang disepakati, Solusi Memaksimalkan anggota yang ada di himpunan, Saran Gunakan semua media publikasi, jika memungkinkan pilih waktu yang benar-benar tidak ada kegiatan akademik. Apabila tema GIM telah didapat jauh hari sebelum pelaksanaan, hendaknya segera dilakukan publikasinya
59
DIVISI PENGEMBANGAN BAKAT, POTENSI, DAN MINAT Oleh Ahmad Muayyid 12010095 Arahan 1. Terwadahi dan berkembangnya bakat, potensi, dan minat anggota dalam bidang seni dan olahraga. 2. Anggota termotivasi dan terfasilitasi untuk berprestasi di bidang seni dan olahraga. Fungsi Kerja : 1. Mewadahi dan mengontrol pengembangan potensi, bakat dan minta anggota dalam bidang seni dan olahraga. 2. Menfasilitasi dan memotivasi anggota untuk berprestasi dan mengembangkan potensi dalam bidang seni dan olahraga. Keberjalanan Divisi PBPM ini berdasarkan fungsi kerja nomor 1 berjalan kurang maksimal. Hal ini dikarenakan pada awal pengurusan (semester genap) tidak semua klub olahraga yang melakukan latihan rutin sesuai dengan target (1 bulan sekali). Khusus GNM diberikan arahan khusus dengan pertimbangan klub yang baru, yaitu tidak mengejar latihan 1 bulan sekali dengan format latihan, tapi dengan mengadakan kompetisi/liga catur GEA dengan tujuan memperkenalkan GNM dan menarik minat-minat anggota. Pada dasarnya latihan klub untuk klub dengan peminat yang relatif banyak dalam keberjalanan latihannya terbilang lancar, akan tetapi untuk klub dengan peminat yang relatif sedikit berjalan kurang baik. Sehingga pada semester ganjil, latihan klub untuk peminat yang sedikit lebih diintensifkan dan terbilang cukup berhasil, bahkan untuk Garang bisa melakukan latihan lebih dari sekali dalam sebulan (1-2 minggu sekali). Dalam bidang seni, untuk Musang keberjalannya terbilang lancar dari sisi latihan dan event, Untuk GPC kurang sesuai harapan karena hanya arahan pembuatan album yang tercapai sedangkan arahan mengikuti event tidak tercapai. Berdasarkan fungsi kerja nomor 2, untuk bidang olahraga dirasa cukup baik mengingat semua kompetisi olahraga yang dilakukan di ITB kita selalu mengirimkan perwakilan, dan bahkan beberapa kompetisi mendapatkan juara (3 besar), selain itu kita juga berhasil melaksanakan kompetisi internal. Untuk bidang seni masih dirasa kurang, mengingat tidak ada kompetisi yang bisa kita ikuti. Selain itu, berkaitan dengan memotivasi anggota, di akhir kepengurusan kita berhasil membuat sayembara yel-yel, dan akhirnya kita mendapatkan yel-yel baru untuk memotivasi anggota yang sedang bertanding yang nantinya yel-yel tersebut akan direkam dalam bentuk rekaman suara atau gambar agar bisa diakses secara lebih luas. Struktural Staff Ahli PJ Klub Olahraga : Oktavianus Hutasoit (12010100) PJ Klub Seni : Mochamad Iqbal (12010029) PJ Supporter : M. Ryan Adiputra (12010110) Staff Magang Ketua GFC : Widhiyaksa Saveedra (12011030) Ketua GBS : Adelia Kusuma Ayu (12011002) Ketua GBC : Rehan Aufa Fakhri (12011051) Ketua GTC : Egi Akbar Anagio (12011055) Ketua GTMC : Hilman Syahri Fathon (12011006) 60
Ketua GARANG : Gusti Putra Tulak (12011088) Ketua GNA : Deniswara Nur Faadilah Putra (12011022) Ketua GVC : Abdul Rahman Rifani (12011021) Ketua GNM : Isro Tri Pambudi (12011057) PJ Supporter : Abdullah Husna (12011027)
Program Kerja : 1. Latihan Rutin Klub Olahraga Tujuan Mewadahi dan mengontrol pengembangan potensi, bakat dan/atau minat anggota dalam bidang olahraga. Deskripsi Kegiatan Latihan bersama anggota GEA sesuai dengan bakat dan/atau minat masing-masing meliputi klub olahraga sebagai berikut: GFC (Klub Sepakbola & Futsal) GBS (Klub Badminton) GBC (Klub Basket) GTC (Klub Tenis Lapangan) GARANG (Klub Renang) GNA (Klub Billiard) GTMC (Klub Tenis Meja) GVC (Klub Voli) GNM (Klub Catur) Sasaran Anggota GEA yang memiliki bakat, potensi dan/atau minat dalam bidang olahraga tertentu. Parameter Kegiatan latihan klub minimal 1 bulan sekali selama masa perkuliahan aktif ITB (terhitung Februari 2013) Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan : Tentatif Pelaksanaan Kegiatan : GFC : 25-02-2013 ; 5-03-2013 ; 14-03-2013 ; 19-03-2013 ; 26-03-2013 ; 2-04-2013 ; 4-04-2013 ; 7-04-2013 ; 9-04-2013 ; 11-04-2013 ; 20-08-2013 ; 4-09-2013 ; 1809-2013 ; 6-10-2013 ; 16-10-2013 ; 17-10-2013 ; 10-11-2013; 11-11-2013 ; 24-11-2013 ; 30-11-2013 ; GBS : 10-02-2013 ; 15-02-2013 ; 10-03-2013 ; 29-03-2013 ; 28-04-2013 ; 14-05-2013; 29-10-2013 ; 8-11-2013 ; GTMC : 13-04-2013 ; 12-10-2013 ; 26-10-2013 ; GTC : 10-03-2013 GVC : 23-01-2013 ; 7-02-2013 ; 29-09-2013 ; 30-10-2013 ; 27-11-2013 ; 1-12-2013 ; 7-122013 GBC : 01-02-2013; 3-02-2013 ; 7-02-2013 ; 10-02-2013 ; 14-02-2013 ; 5-03-2013 ; 26-03-2013 ; 2-04-2013 ; 16-04-2013 ; 21-09-2013 ; 17-11-2013 ; 21-11-2013 ; Garang : 2-10-2013 ; 9-10-2013 ; 16-10-2013 ; 23-10-2013 ; 9-11-2013 61
GNM : 8-11-2013 ; 10-11-2013 GNA : 15-03-2013 ; 30-04-2013 ; 25-09-2013 ; 3-10-2013 ; 29-11-2013 Anggaran Rp 510.000/bulan (SOP Pengajuan dana latihan) Tingkat Keberhasilan Tidak berhasil (ada klub yang tidak memenuhi parameter) Kendala Bervariasi tiap2 klub, secara umum : masalah komitmen anggota, ketersediaan pelatih, penetapan jadwal latihan, Subsidi latihan kurang, Lokasi tempat latihan yang jauh, ketersediaan sarana (bola, raket, dll) Solusi Ajak personal, pelatih sementara, pendataan jadwal anggota (cari irisan), disubsidi oleh ketua atau sokongan, memaksimalkan transportasi anggota yang ada (nebeng2an), pengajuan dana latihan ke kesekjenan. Saran Subsidi ditingkatkan, khusus GTC dan GNM keberlanjutannya kedepan lebih dipertimbangkan, Penetapan jadwal latihan klub yang pasti, diadakannya liga internal. Evaluasi Umum GVC : 1. Terlaksana. 2. Subsidi biaya latihan masih kurang sehingga motivasi dan semangat anggota menjadi kurang. 3. Bayar masing2 atau subsidi dr ketua. 4. Subsidi dibanyakin GTC : 1. Tidak terlaksana. 2. Peminat tenis sebenarnya ada, tapi antusiasme ikut latihan sangat minim. 3. Lebih mengajak lagi dengan pendekatan personal. 4. Keberlanjutan GTC kedepannya lebih dipertimbangkan lagi. GTMC : 1. Tidak terlaksana. 2. Yang datang latihan sedikit (berbenturan dgn agenda lain, khususnya di weekend). 3. Dilaksakan di weekdays. 4. Penentuan jdwl latihan lebih dipertimbangakn lagi. GFC : 1. Terlaksana (bahkan 2 minggu sekali). 2. Gak punya jdwl rutin dan tempat latihan jauh. 3. Pendataan untuk anggota aktif gfc dan cari irisan, maksimalkan transportasi anggota (nebeng2an). 4. GEA harus punya jdwl rutin buat latihan klub yang gak boleh diganggu jdwl lain. Garang : 1. Tidak. 2. Penyesuain waktu dan komitmen yg udah konfirmasi kurang. 3. Setiap latihan yg tidak terlaksana dilakukan tiap minggu, walau hanya dikit yg ikut. 4. Latihan tetap jalan sesuai publikasi seberapa banyak pun anggota yg datang. GBC : 1. terlaksana. 2. Pelatih, bola, latihan indoormahal. 3. Pelatih sementara (jenggo), bola udah minta ke bph akhirnya dapat, latihan di outdoor, kalau ada yg traktir atau rame baru ke indoor. 4. Jersey disemipatenkan (biar gak beli2 terus), ada pelatih tetap. GBS : 1. Tidak terlaksana. 2. Susah cari jadwal yang feasible. 3. Latihan dengan publikasi ke anggota aktif saja. 4. Timeline GEA kedepannya lebih memperhitungkan mengenai jdwl latihan. GNM : 1. Tidak terlaksana. 2. Momentum terlambat dan anggota aktif belum ada (klub baru). 3. Maksimalkan pengenalan klub dan tujuan pembentukan klub pada HT. 4. Adanya liga catur GEA. GNA : 1. Tidak terksana. 2. 2 Tempat billiard terdekat yang sering dipake buat latihan pindah, penurunan semangat anggota dan ketua. 3. Ke tempat yang lebih jauh, mengajak lagi. 4. pengadaan Meja billiard di himpunan.
62
2. Kompetisi Internal Tujuan Menfasilitasi anggota untuk berprestasi dalam bidang seni dan/atau olahraga serta membentuk jiwa kompetitif anggota. Deskripsi Kegiatan Pertandingan antar anggota biasa HMTG “GEA” ITB dalam bidang seni dan/atau olahraga dan/atau lainnya yang memungkinkan untuk diadakan. Sasaran Seluruh anggota GEA Parameter Acara terselenggara dengan publikasi minimal H-7 Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan : Bulan Mei (dirangkaikan dengan Dies Natalis HMTG “GEA” ITB) Pelaksanaan kegiatan : Bulan 6-30 November Anggaran Rp 1.000.000,Tingkat Keberhasilan Berhasil Kendala Waktu pelaksanaan tidak sesuai dengan plotan awal Ada beberapa pendaftar yang tidak hadir pada waktu yang telah ditentukan. Solusi Dilaksanakan pada bulan november Memaksimalkan peserta yang hadir dan pendaftaran on the spot. Saran Penentuan waktu pelaksanaan harus lebih matang Penarikan biaya pendaftaran sebagai penarikan komitmen pendaftar. Evaluasi umum : 3. Musang Tujuan Menfasilitasi anggota untuk pengembangan bakat, potensi, dan/atau minat dalam bidang seni, khususnya seni musik. Deskripsi Kegiatan Latihan rutin musang dan tampil dalam suatu event tertentu. Sasaran Seluruh anggota biasa GEA Parameter Latihan minimal 1 bulan sekali dan tampil minimal 3 kali dalam suatu event tertentu Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan : Tentatif Pelaksanaan kegiatan : Latihan : 6-01-2013 ; 29-01-2013 ; 5-02-2013 ; 3-04-2013 ; 5-04-2013 ; 3-05-2013 ; 11-07-2013 ; Event :
63
09-02-2013 (penutupan olimpiade km itb 2013) ; 05-04-2013 (wisnite wisuda april) ; 21-042013 (geohumanism) ;22-04-2013 (kampus nite Rase fm) ; 4-05-2013 (dies HMTG GEA 58) ; 12-07-2013 (wisnite wisuda juli) Anggaran Tingkat Keberhasilan Berhasil Kendala Format event terkadang tidak pasti (fullband atau acoustic). Waktu latihan terhambat karena kepentingan pribadi personil yang tidak terelakkan. Solusi Menentukan jadwal latihan rutin yang sesuai dengan waktu luang personil. Latihan dipersiapkan untuk dua format sekaligus. Saran Membuat SOP untuk perform di suatu acara tertentu (misal: Musang hanya akan perform untuk event yang dikoordinasikan minimal 2 minggu). Menentukan jadwal latihan rutin untuk personil tiap bulannya Evaluasi Umum : Musang (fidhia) : 1. Terlaksana. 2. Latihan di studio sering gk full team. 3. Latihan di himpunan. 4. Lebih sering lagi cari event diluar GEA buat musang tampil, setidaknya dalam kampus dulu. 4. GPC (GEA Photography Club) Tujuan Menfasilitasi anggota untuk pengembangan bakat, potensi, dan/atau minat serta menfasilitasi untuk berprestasi dalam bidang seni, khususnya seni fotografi. Deskripsi Kegiatan Pelatihan Fotografi dan Melakukan pendokumentasian pada kegiatan-kegiatan GEA serta mengikuti suatu event perlombaan tertentu Sasaran Seluruh anggota biasa GEA Parameter Terbuatnya suatu album tahunan kegiatan GEA dan mengikuti suatu event tertentu minimal 1 kali Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan : Tentatif Pelaksanaan kegiatan : Latihan : setiap acara GEA Event/kompetisi : Turnamen Internal Pembuatan album : November-Desember Anggaran Rp 500.000,- (pembuatan album) Tingkat Keberhasilan Album tahunan insyaAllah berhasil Mengikuti event gagal Kendala Tidak adanya event fotografi yang ditemukan dan cocok dilihat dari kesiapan anggota 64
Mahalnya biaya untuk melakukan pelatihan dengan mendatangkan pelatih yang bagus. Solusi Mencari event lebih intens. Mencari kontak alumni yang memiliki kemampuan fotografi yang baik. Saran Latihan dilaksanakan lebih terorganisir. Mencari pelatih yang memiliki hubungan dekat dengan GEA (alumni atau dosen) GEA membuat event sendiri. Evaluasi Umum :
DIVISI KEKELUARGAAN Oleh Benny Arianto Harahap 12010090
Arahan Kerja : Terciptanya iklim berhimpun yang dinamis dan bersifat kekeluargaan. Fungsi Kerja : Mengupayakan terciptanya dinamisasi dalam berhimpun di HMTG 'GEA' ITB. Dalam mengusahakan dinamisasi dalam berhimpun tentu bukan hal yang mudah dan tidak dapat dilakukan hanya dengan ketiga proker ini saja. Upaya untuk membuat anggota tetap semangat dalam berhimpun ini terus dilakukan tiap harinya,mulai dari interaksi sosial sampai mengadakan kegiatan seperti pesta oleh-oleh,nonton film ,nonton bola bersama dll. Staff Ahli dan Anggota Magang : Dalam keberjalanan kepengurusan,kehadiran Staff Ahli dan Anggota Magang sangat membantu,dalam bentuk diskusi,saran dan pelaksanaan acara.
Staff Ahli : Ryanda A. (12010092) Rifqi A. R. (12010027) Anggota Magang : Lucy K. (12011078) Zulfahmi R. (12011079) Nugraha S. (12011066) Ari A. (12011054) Indra A. D. (12011028) Nadya O. (12011087) Program Kerja : 1. GCC,GEA Cooking Club (GBH BPH Tujuan 1 Arahan a ).
65
Tujuan Memfasilitasi anggota untuk mengakrabkan diri dan sarana refreshing anggota biasa HMTG ’GEA’ ITB serta mewadahi anggota biasa untuk masak memasak. Deskripsi Kegiatan Kegiatan masak memasak dan makan bersama ini merupakan salah satu program kerja favorit,terbukti dengan jumlah anggota yang hadir relative selalu ramai.Kegiatan ini dilakukan di depan himpunan dan baik jika dilakukan dengan tambahan mata acara lain seperti Musang,nonton bareng dan acara hiburan lainnya. Sasaran Anggota Biasa HMTG 'GEA' ITB Waktu pelaksanaan 22 Maret 2013 15 Mei 2013 Juli 2013 (Minggu 1) Juli 2013 (Minggu 2) Juli 2013 (Minggu 3) 26 Agustus 2013 1 Oktober 2013 5 November 2013 Parameter Terlaksana minimal 2 bulan sekali dan terpublikasikan Anggaran Rp.50000(Rp.10000 /acara) Status Keberhasilan Berhasil Kendala Tidak ada tempat yang cukup luas untuk menyimpan barang GCC Beberapa Alat GCC hilang dan rusak Solusi Menyimpan di tempat lain yang seharusnya bukan tempat barang GCC Membeli baru dan meminjam alat yang dibutuhkan Saran Tempat penyimpanan barang GCC ditambah 2. GEA On Vacation (GBH BPH Tujuan 1 Arahan a ). Tujuan Menciptakan sarana rekreasi bagi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Deskripsi Kegiatan GEA berlibur bersama ke Situ Patenggang,Ciwidey.Touring,makan-makan, berekreasi dll. ini berlangsung selama 2 hari. Sasaran Anggota Biasa HMTG 'GEA' ITB Waktu terlaksana 23-24 Februari 2013 Parameter Terlaksana minimal 2 kali dan terpublikasikan Anggaran 66
Rp. 100000 (Rp.50000/acara) Status Keberhasilan Tidak Berhasil (Hanya terlaksana 1 kali) Kendala Anggota GEA datang terlambat Beberapa peralatan logistik tertinggal di Bandung Kegiatan ini hanya sekali dapat dilakukan karena perencanaan untuk menentukan waktu pelaksanaan yang kurang baik. Solusi Waktu mulai acara diundur,dan pemberangkatan dibagi menjadi beberapa shift Meminjam barang warga dekat tempat pariwisata Saran Menyiapkan beberapa plan untuk mendatangkan anggota tepat waktu dan juga antisipasi jika anggota datang telat. Membuat sistem kepanitian untuk Gea On Vacation 3. GEA Ladies Time (GBH BPH Tujuan 1 Arahan a ). Program kerja ini merupakan program kerja yang sangat baik untuk meningkatkan interaksi dan keterikatan antar anggota. Tujuan Memfasilitasi anggota untuk mengakrabkan diri dan sarana refreshing anggota biasa wanita HMTG’GEA’ITB . Deskripsi Kegiatan Anggota biasa wanita HMTG 'GEA' ITB berkumpul,makan-makan bersama dan saling berkenalan.Kegiatan ini dilakukan di saung. Sasaran Anggota Biasa wanita HMTG 'GEA' ITB. Waktu terlaksana 7 November 2013 Parameter Terlaksana minimal 2 kali dan terpublikasikan Anggaran Rp.50000(Rp.25000/acara) Status Keberhasilan Tidak Berhasil (Hanya terlaksana 1 kali) Kendala Anggota GEA datang terlambat Kegiatan ini hanya sekali dapat dilakukan karena kesulitan dalam menentukan mata acara kegiatannya. Solusi Waktu mulai acara diundur Saran Menyiapkan beberapa plan untuk mendatangkan anggota tepat waktu dan juga antisipasi jika anggota datang telat. Baik untuk diadakan lebih sering lagi bahkan menjadi mata acara rutin jika dirasa perlu.
67
DIVISI KEROHANIAN Oleh Reza Fahmi 12010008
Arahan Terpenuhinya kebutuhan spiritual anggota Fungsi Kerja 1. Meningkatkan ilmu agama anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB 2. Memenuhi kebutuhan spiritual anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Divisi ini bertugas untuk memenuhi kebutuhan spiritual anggota, di antaranya dengan berusaha meningkatkan ilmu agama anggota biasa HMTG “GEA” ITB. Kegiatan pemenuhan kebutuhan spiritual anggota dilakukan terutama dengan melakukan kegiatan ngaji bareng setiap minggu serta ta’lim yang dilakukan sebanyak empat kali selama masa kepengurusan untuk anggota HMTG ‘GEA” ITB yang beragama islam. Selain untuk pria, disediakan juga wadah untuk wanita anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB untuk memenuhi kebutuhan spiritualnya dengan mengadakan ngaji bareng untuk wanita yang jadwalnya dua minggu sekali.Untuk anggota biasa HMTG ‘GEA” ITB yang beragama Kristen, dilakukan kegiatan-kegiatan berupa Persekutuan do’a dan Paskah. Ngaji bareng yang dilakukan tiap minggu dihiasi dengan adanya pemateri berupa ustadz yang berasal dari Salman. Jadi, setiap minggu diisi dengan materi yang dirasa dibutuhkan anggota. Selain hal tersebut, ngaji bareng juga memberikan materi sesuai permintaan anggota. Struktural
KETUA DIVISI KEROHANIAN
DEPUTI UNTUK MUSLIM
DEPUTI UNTUK KRISTEN
Staf Ahli: 1. Misbahudin (12010034) 2. M. Ardhyan Jannnatan (12010074) 3. Rusdi Toriq (1201049) 4.Arnold Sintong Oloan Tampubolon (12010104) Staf Magang: 1. Nerissa Varianti (12011046) 68
2. Rubhi Auli Tirta (12011068) 3. M. Najib (12011035) Deputi untuk muslim Membantu kadiv dalam memenuhi kebutuhan spiritual anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang muslim Deputi untuk kristen Membantu kadiv dalam memenuhi kebutuhan spiritual anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang non-muslim Program Kerja 1. Ngaji Bareng (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Memenuhi kebutuhan spiritual anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama Islam Deskripsi Ngaji Bareng ini di kepengurusan kali ini bernama ngaremi (ngaji bareng reza fahmi) dan dilawali dengan mengaji bergilir yang dilakukan bergantian oleh peserta. Setelah masingmasing mengaji kemudian dilanjutkaan dengan materi yang diisi oleh ustadz yang diundang dari salman. Ketika ustadz tidak ada, diusahakan dicari pengganti dari anggota. Sasaran Seluruh pria anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama islam Waktu Pelaksanaan Seminggu sekali Parameter Keberhasilan Acara telaksana sesuai jadwal Publikasi minimal H-1 Anggaran Biaya Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Koordinasi dengan publikasi tidak berjalan dengan baik sehingga publikasi seringkali ketika hari-H Solusi Selalu mengingatkan kepada tim publikasi Saran Publikasi harusnya 2 kali, yaitu beberapa hari sebelum dan hari-H untuk pengingat Dibuat kurikulum materi dan dipublikasikan minggu pelaksanaan materinya sehingga anggota bisa mempersiapkan untuk mengikuti acara jauh-jauh hari 2. Ngaji Bareng untuk wanita (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Memenuhi kebutuhan spiritual anggota biasa wanita HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama Islam Deskripsi Ngaji Bareng untuk wanita ini bernama ngejanda (ngaji bareng fajar amanda) dan dilawali dengan mengaji bergilir yang dilakukan bergantian oleh peserta. Setelah masing-masing mengaji kemudian dilanjutkan dengan materi yang diisi oleh ustadzah yang diundang dari salman ataupun dari penagnggung jawab acara. 69
Sasaran Seluruh wanita anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama islam Waktu Pelaksanaan 2 minggu sekali, ketika jum’atan Parameter Keberhasilan Acara telaksana sesuai jadwal Adanya publikasi minimal H-1 Anggaran Biaya Status Keberhasilan Gagal Kendala Bentrok dengan acara Gamais sehingga acaranya tidak rutin Solusi Waktu acara dimajukan menjadi pukul 11.00 Mulai semester ganjil dilakukan seminggu sekali untuk membayar banyaknya acara yang tidak terlaksana di semester ganjil Saran Waktu disesuaikan dengan visibilitas peserta, tidak dipatok ketika jum’atan 3. Persekutuan Do’a (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Memenuhi kebutuhan spiritual anggota HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama Kristen Deskripsi Merupakan acara membaca dan mengkaji al kitab disertai dengan puji-pujian Sasaran Seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ yang beragama Kristen Waktu Pelaksanaan 2 bulan sekali Parameter Keberhasilan Acara telaksana sesuai jadwal Adanya publikasi minimal H-1 Anggaran Biaya Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Pengoptimalan staf kurang berjalan dengan maksimal Pernah terjadi acara bentrok dengan acara voli Solusi Mengoptimalkan anggota lain untuk membantu acara Acara ditunda Di semester ganjil acaradilakukan sebanyak tiga kali untuk membayar kesalahan di semester genap Saran Kinerja staf harus dioptimalkan dari awal Staf ahli ditambah jadi dua agar bisa saling mengingatkan
70
4. Kajian Islam (Ta’lim) (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Menambah wawasan keislaman anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama Islam Deskripsi Acara ini merupakan acara kajian islam dengan pembahasan yang lebih mendalam daripada ngaremi dan ngejanda. Acara dilaksanakan selama dua jam dengan diawali dengan tilawah serta materi kemudian diakhiri dengan tanya jawab dan do’a kifaratul majlis. Sasaran Semua anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama Islam Waktu Pelaksanaan Dilaksanakan pada bulan Maret dan November 2013 Parameter Keberhasilan Minimal diadakan 2x selama masa kepengurusan Adanya publikasi minimal H-3 Adanya notulensi Anggaran Biaya Rp. 150.000,00 (untuk 2x Ta’lim) Status Keberhasilan Berhasil Kendala Acara terlambat dimulai karena peserta masih sedikit Solusi Mengoptimalkan anggota yang di himpunan. Saran Mengoptimalkan semua media publikasi agar lebih menarik peserta 5. Paskah (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Memperingati hari besar keagamaan bagi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang beragama Kristen Deskripsi Acara untuk memperingati kebangkitan Yesus Kristus yang dilaksanakan oleh semua himpunan timur jauh Sasaran Semua anggota biasa gea yang beragama Kristen Waktu Pelaksanaan Bulan April 2013 Parameter Keberhasilan Terlaksananya kegiatan Paskah Adanya struktur kepanitiaan, minimal ketua, sekretaris, dan bendahara Adanya neraca keuangan yang jelas dengan data pemasukan dan pengeluaran yang sah. Adanya publikasi minimal tiga hari sebelum acara dimulai Anggaran Biaya Status Keberhasilan Berhasil Kendala 71
Solusi Saran -
DEPARTEMEN PENGEMBANGAN KEILMUAN Oleh An Ikhrandi 12010107
Arahan :
Terkontrolnya semua fungsi dan program kerja divisi di Departemen Pengembangan Keilmuan Anggota termotivasi dan terfasilitasi untuk berprestasi Terjadinya sinergisasi antara divisi keprofesian dan akademik Fungsi Kerja : 1. Mengontrol dan mensinegisasikan kinerja dari divisi-divisi pada Depatemen Pengembangan Keilmuan Pengontrolan kinerja dari divisi akademik dan divisi keprofeisan pada dasarnya untuk memotivasi anggota untuk berprestasi. Selama kepengurusan, pengontrolan langsung kepada kepala-kepala divisi berjalan sukses. Mensinergisasikan kinerja dari divisi akademik dan keprofesian juga berjalan lancar. Mensinergisasikan diimplementasikan langsung dalam berbagai program kerja dari divisi-divisi tersebut, contohnya ketika akan diadakan ekskursi GEA diskusi untuk menetukan materi dan teknis terkait ekskursi tersebut. 2. Menyediakan media yang terkontrol bagi anggota untuk berprestasi. Prestasi merupakan suatu pencapaian dari sesuatu yang dikerjakan atau dilakukan. Prestasi dalam Departemen Pengembangan Kelimuan merupakan pencapapaian dalam keilmuan kita yaitu geologi, baik itu prestasi akademik, kompetisi geologi, pembuatan karya tulis (karya tulis ilmiah/paper, karya tulis populer, poster ilmiah), kemampuan geologi lapangan (orientasi dan observasi), penggunaan software untuk geologi, dll. Untuk kompetisi geologi langsung diurus oleh Departemen Pengembangan Keilmuan dan hal-hal lain diatas terdapat pada kinerja Divisi Akademik dan Divisi Keprofesian dan dikontrol oleh Departemen Pengembangan Kelimuan. GEA Road to Champion (GRC) merupakan implikasi langsung untuk menyediakan media bagi anggota untuk berprestasi dalam kompetisi geologi. GRC bertujuan untuk mengadakan pelatihan dan membentuk tim untuk mengikuti kompeisi geologi. Selama peridoe kepengurusan GEA mengikuti 3 kompetisi geologi yaitu GEOMODELING, GOC, dan GEOMAPPING. Pelatihan diperuntukkan bagi anggota yang berminat mewakili GEA pada kompetisi geologi, dengan latihan rutin setiap bulan. Kurikulum latihan disusun oleh Departemen Pengembangan Keilmuan dan staf ahli, dan pelatihan diberikan oleh anggota GEA yang telah memiliki pengalaman mengikuti kompetisi geologi serta dosen dan asisten Laboratorium terkait lomba. Latihan intensif dilakukan setelah ada undangan kompetisi geologi dengan waktu random (hampir setiap hari) bagi anggota yang telah terpilih mengikuti lomba. 72
Latihan intensif ini lebih dimaksimalkan mengenai taktik tim disamping persiapan konsep dan teknis tim ketika lomba yang dilakukan oleh dosen, asisten laboratorium, anggota GEA yang pernah ikut lomba dan juga berupa diskusi internal anggota tim. Dalam keberjalanannya, latihan rutin setiap bulan gagal dilakukan dikarenakan berbenturan dengan jadwal kuliah lapangan Karangasambung (Juni-Juli), liburan Idul Fitri (Agustus), serta padatnya latihan intensif pada bulan Oktober (terdapat 3 latihan intensif yaitu Geomodeling, GOC, dan Geomapping). Saran untuk kepengurusan kedepannya jika GRC masih diadakan, latihan rutin dijadwalkan di masa kuliah aktif ITB saja, dan pembagian waktu antara latihan rutin dan latihan intensif lebih dimaksimalkan agar keduanya berjalan selaras terutama pada semester ganjil yang biasanya banyak undangan lomba.
Program Kerja : 1. GEA ROAD TO CHAMPION (GRC) (GBH BPH Tujuan 2 arahan a dan arahan d) Tujuan Melatih dan membentuk tim untuk mengikuti kompetisi geologi Deskripsi Pelatihan persiapan lomba dalam bentuk belajar di kelas dan belajar di lapangan dan pemilihan tim untuk mengikuti kompetisi geologi Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Minimal 1 x sebulan di setiap bulan, dan latihan intensif maksimal 2 minggu sebelum lomba (latihan intensif tentatif). Parameter Latihan rutin (min 1 x sebulan ) Tim mengikuti kompetisi geologi Anggaran: Rp 3.800.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Latihan rutin tidak terlaksana setiap bulan karena adanya kuliah lapangan Karangsambung, libur Hari Raya Idul Fitri, dan padatnya latihan intensif (latihan intensif 3 lomba yaitu Geomodeling, GOC, dan Geomapping pada Oktober) Solusi Memapatkan materi yang tertinggal pada pelatihan rutin berikutnya Saran Jika GRC masih diadakan, latihan rutin dijadwalkan di masa kuliah aktif ITB saja, dan pembagian waktu antara latihan rutin dan latihan intensif lebih dimaksimalkan agar keduanya berjalan selaras terutama pada semester ganjil yang biasanya banyak undangan lomba.
73
BAGAN PENGIRIMAN TIM GEA
Pengumpulan Peserta
Latihan Rutin
Penselek sian
Ada Lomba
Peserta Terpilih
Latihan Intensif
Pengiriman Tim Belum Ada Lomba
Peserta Tidak Terpilih
74
DIVISI AKADEMIK Oleh Muhamad Aziz Nugraha 12010047 Arahan: Terpenuhinya kebutuhan akademik anggota Fungsi Kerja:
Mengupayakan peningkatan kemampuan akademik anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Membantu menyelesaikan kasus-kasus akademik anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB
Struktur:
Kepala Divisi Akademik
Statistik
Kasus Akademik
Responsi
Upgrading
Statistik
Mencari data IP/ IPK dalam bentuk statistik dan/ atau data hasil ujian anggota biasa HMTG “GEA” ITB untuk selanjutnya divisualisasikan ke dalam diagram/ grafik Berkoordinasi dengan Departeman Manajemen Sumber Daya Anggota Melakukan pendataan tugas kuliah anggota biasa HMTG “GEA” ITB setiap minggunya
Responsi
Memberikan responsi kepada anggota untuk semua mata kuliah wajib Teknik Geologi ITB yang diminta anggota biasa HMTG “GEA” ITB Mencari peresponsi dan fasilitas responsi lainnya
Kasus Akademik
Mencari data kasus-kasus akademik anggota biasa HMTG “GEA” ITB Membantu meringankan/ menyelesaikan kasus-kasus akademik anggota biasa HMTG “GEA” ITB
Upgrading
Melakukan pembaharuan bundel soal GEA Mengumpulkan slide mata kuliah wajib Teknik Geologi ITB
75
Anggota Divisi Staf Ahli Solihatun – 12010002 Satrio Dwijayanto – 12010010 Eko Pramudyo – 12010078 Yuanita Ayuning Rahayu – 12010085
Staf Magang Marisa Jasmine – 12011023 Arifin – 12011048 Nida Muthia Lamis – 12011052 Hario Purbaseno – 12011060 Fidiyanti Febrina – 12011062
Deskripsi Selama keberjalanan satu periode kepengurusan, divisi akademik telah menjalankan arahan dan fungsi kerja. Adapun pemenuhan kebutuhan akademik anggota biasa HMTG “GEA” ITB disesuaikan dengan permintaan dari setiap anggota, dimana terdapat beberapa metode, yaitu: Anggota meminta divisi akademik untuk konsultasi, pemenuhan tugas kuliah, praktikum, dan semacamnya secara personal maupun komunal Divisi akademik mem-follow up kebutuhan akademik seperti kasus akademik dan pengerjaan tugas kuliah. Dalam keberjalanannya, kadang terdapat beberapa kendala, seperti: Anggota divisi akademik yang tidak berada standby di area himpunan atau prodi Masih terdapat kecanggungan dari anggota biasa HMTG “GEA” ITB Program Kerja: 1. Responsi Akademik (Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Memfasilitasi anggota dalam memenuhi permintaan responsi Deskripsi Kegiatan Pemberian materi akademik dalam bentuk diskusi dua arah. Pada keberjalanannya, responsi akademik merupakan pemantapan sekaligus persiapan anggota biasa HMTG “GEA” ITB dalam menghadapi ujian. Adapun format yang berjalan selama satu kepengurusan adalah: Membahas soal ujian tahun-tahun sebelumnya, apabila terdapat pada bundle soal GEA. Dalam pembahasan soal, dibahas juga solusi untuk menjawab pertanyaan sejenis. Me-review materi kuliah dalam bentuk poin-poin, yang tiap poinnya dijabarkan secukupnya Diskusi antar peserta responsi, dan di bawah kontrol staf divisi akademik Responsi dilaksanakan di laboratorium-laboratorium Teknik Geologi ITB, seperti Laboratorium Petrologi, Laboratorium Paleontologi, Laboratorium Mikropaleontologi, Laboratorium Sedimentografi, serta beberapa kali dilaksanakan di area sekitar himpunan. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Rencana Pelaksanaan: Tentatif Realisasi Pelaksanaan: H -3 sampai H -1 ujian
76
Parameter Terlaksananya SOP Responsi Anggaran Status Keberjalanan Program Kerja Gagal Kendala Responsi berkala tidak berjalan dikarenakan sarana baik fasilitas maupun peresponsi tidak/ kurang memadai. Responsi by request tidak berjalan satu kali (mata kuliah Metoda Ekplorasi Geologi) dikarenakan peresponsi sakit dan divisi tidak menyediakan pengganti. Solusi Membantu semaksimal mungkin anggota biasa HMTG “GEA” ITB yang mengajukan responsi/ bimbingan pengerjaan tugas secara mandiri. Saran Komunikasi mengenai peminjaman ruangan responsi dilakukan kepada pihak prodi juga (Tata Usaha), jangan hanya mengandalkan asisten laboratorium. Disiapkan peresponsi pengganti sebagai antisipasi peresponsi utama mendadak berhalangan hadir. SOP RESPONSI Responsi diadakan secara berkala dan dengan ajuan (by request) anggota biasa HMTG “GEA” ITB Responsi berkala diadakan berdasarkan analisis kondisi dari kebutuhan anggota biasa HMTG “GEA” ITB oleh Divisi Akademik Pengajuan responsi by request diajukan sekurang-kurangnya tiga hari sebelum pelaksanaan response Responsi dilaksanakan pada waktu yang telah disepakati bersama dan pada tempat yang tersedia Mata kuliah yang difasilitasi dalam response hanya mata kuliah wajib Teknik Geologi ITB Peresponsi ditentukan oleh Divisi Akademik Fasilitas responsi lainnya menyesuaikan dengan kondisi pada saat responsi 2. Pembaruan Bundel Soal GEA dan Pengumpulan Slide Mata Kuliah Teknik Geologi ITB (Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Menambah variasi soal dan slide kuliah Teknik Geologi ITB Deskripsi Kegiatan Pengumpulan soal serta slide kuliah Teknik Geologi ITB yang terbaru yang kemudian diarsipkan. Soal yang sudah terkumpul diarsipkan dalam bentuk hardfile dan softfile untuk digunakan oleh anggota biasa HMTG “GEA” ITB. Soal didapat dari berbagai sumber, mulai dari bundle soal sebelumnya, angkatan-angkatan yang lebih tua, sampai soal ujian terbaru. Sedangkan untuk materi kuliah terbaru, hanya difasilitasi dalam bentuk digital yang disimpan di computer himpunan. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan 77
Rencana Pelaksanaa: Tentatif Realisasi Pelaksanaan: November-Desember 2013 Parameter Terbarukannya bundel soal dan kumpulan slide mata kuliah Teknik Geologi ITB Anggaran Rp 20.000/ bulan aktif kuliah (untuk print dan fotocopy) Status Keberhasilan (Berhasil) Kendala Beberapa dosen tidak memberikan file soal ujian maupun slide kuliah. Solusi Memberdayakan angkatan yang lebih tua untuk memberikan file soal ujian dan materi kuliah. Saran -
DIVISI KEPROFESIAN Oleh Adi Fantri Sandhi Nugroho 12010086
Arahan Terpenuhinya kebutuhan aplikasi dan sarana penunjang dari keilmuan geologi Meningkatnya skill keprofesian anggota Fungsi Kerja 1. Mengidentifikasi kebutuhan anggota dalam hal aplikasi maupun sarana penunjang dari keilmuan geologi 2. Memfasilitasi dan mengontrol sarana aplikasi maupun penunjang keilmuan geologi anggota yang bersistem Peran dari divisi keprofesian memfasilitasi keinginan dan kebutuhan anggota dalam hal aplikasi maupun sarana penunjang dari keilmuan geologi. Kegiatan keprofesian yang dilakukan dapat berasal dari hasil identifikasi ke anggota, keinginan anggota maupun penawaran dari alumni. Identifikasi kebutuhan anggota dilakukan dengan cara mengetahui kondisi keprofesian dari keilmuan geologi yang dimiliki anggota kemudian diwujudkan dalam salah satu kegiatan keprofesian, salah satunya yaitu IMPK. Selain dari hasil identifikasi, kegiatan keprofesian dapat berasal dari keinginan anggota yang dapat terwujud dengan melemparkan isu kegiatan ke kepala divisi keprofesian atau badan pengurus himpunan. Hal tersebut salah satunya dapat dilihat dari kegiatan G-Ex dan eskursi. Namun, sebelum terwujud dalam kegiatan keprofesian, keinginan anggota terlebih dahulu dikaji oleh divisi keprofesian dan badan pengurus. Selain berasal dari dua hal tersebut, kegiatan keprofesian juga berasal dari keinginan alumni untuk meningkatkan kebutuhan keprofesian anggota yang kemudian difasilitasi di dalam kegiatan divisi keprofesian. Keinginan dari alumni tersebut dapat disampaikan dari setiap anggota kemudian diwujudkan dalam kegiatan keprofesian. Kegiatan tersebut salah satunya terwujud dalam kegiatan seminar. 78
Dari setiap kegiatan yang berkaitan dengan keprofesian, divisi keprofesian bertanggung jawab untuk mengontrol keberjalanan dari masing-masing kegiatan. Hal tersebut terwujud dari penyesuaian agenda himpunan, kepanitian, dan sarana lain yang dilakukan oleh divisi keprofesian. Struktural KEPALA DIVISI
Lapangan Lapangan
Karya Tulis dan Software
Survival
Seminar Workshop
Staff ahli bidang lapangan berperan untuk membantu kadiv keprofesian dalam melaksanakan, mengonsep, dan mengontrol kebutuhan dalam memberikan sarana aplikasi keilmuan geologi lapangan anggota. Survival Staff ahli bidang survival berperan untuk membantu kadiv keprofesian dalam melaksanakan, mengonsep, dan mengontrol kebutuhan anggota dalam sarana penunjang keilmuan geologi khususnya dalam hal lapangan. Karya tulis dan Software Staf ahli ini memiliki peran untuk memberikan saran, konsep, dan kontrol ke kadiv keprofesian dalam setiap kegiatan karya tulis dan software.karya tulis dan software merupakan aplikasi dan sarana penunjang keilmuan geologi. Seminar dan Workshop Staf ahli ini memiliki peran untuk membantu kadiv keprofesian dalam hal konsep, kontrol, dan pelaksana kegiatan seminar atau workshop. Staf Ahli: 1. Elfarino Trizani (12010055) 2. Astin Nurdiana (12010064) 3. Teguh Winari (12010007) 4. Krisponda (12010012) Staf Magang: 1. Wahyu Rizki Azmi (12011018) 79
2. Edsel Ivander Hang (12011015) 3. Dhaneswara Mandrasa (12011044) 4. Fariz Kustama (12011003) 5. Ghalih Ichwan Al Rasyid (12011020) 6. Ghanniyu Muhammad (12011080) 7. Iqbal Alamsyah (12011033) 8. Muhammad Indra Nugraha (12011004) 9. Iwan Setiawan (12011070) 10. Irvan Febrianto (12011024) 11. Lika Olitya (12011076) 12. Naufal Abdulbari (12011071) 13. Nicholas Aulardo (12011061) 14. Okky Warman (12011034) 15. Riksan Herdiana (12011037) 16. Rosa Fitris Sundewi (12011067) 17. Sirka Nafisa (12011025) 18. Trisna Sunarta (12011012) 19. Vini Apriliani (12011013) Program Kerja : 1. Ilmu Medan Peta dan Kompas (IMPK) (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Melatih dan mengenalkan kemampuan dasar lapangan anggota berupa orientasi medan dengan menggunakan metode IMPK Deskripsi Kegiatan ini dilaksanakan dua hari, pada hari pertama berupa malam keakraban dan pada hari kedua berupa kegiatan lapangan di sekitaran G. Bende, Padalarang untuk melatih menggunakan peta, kompas, dan melihat morfologi sekitar untuk menentukan orientasi medan yang dibantu dengan peta topografi daerah tersebut Sasaran Seluruh mahasiswa teknik geologi 2011 Waktu 8-9 Maret 2013 Parameter Jumlah peserta yang hadir 100% kecuali dengan alasan yang jelas dan dapat dipertanggung jawabkan Anggaran Rp. 4.500.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Terlampir Solusi Terlampir Saran Terlampir
80
2. Ekskursi GEA (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Memberi wadah untuk meningkatkan skill anggota dalam observasi lapangan Deskripsi Kegiatan berupa pengenalan cara observasi objek geologi di lapangan yang dilakukan beberapa kali dengan pemilihan lapangan yang berbeda tiap kegiatan. Sebelum kegiatan ke lapangan, peserta akan diberikan kuliah yang dapat berisikan informasi geologi daerah yang dituju. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu 16 Juni 2013, 5 Juli 2013, Parameter Minimal dilakukan 5 kali dalam satu kepengurusan Anggaran Rp 500.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Publikasi kurang gencar, dana yang dibutuhkan kurang dari RAB yang telah direncanakan, tidak mengoptimalkan ekskursi di semester genap. Solusi Melakukan pemberian materi H-1 sebelum pelaksanaan untuk persiapan dan pensuasanaan, peserta diberi beban untuk membayar biaya transportasi menuju lokasi kegiatan, kegiatan eskursi di semester genap lebih di intensifkan. Saran Mengoptimalkan semua publikasi yang ada, optimalkan kegiatan ekskursi di semester genap. 3. Field Trip (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Memperluas pengetahuan keprofesian anggota Deskripsi Merupakan rangkaian kegiatan berupa perjalanan lapangan anggota di PT. Pertamina EP Asset Subang. Dalam kegiatan ini, peserta belajar tentang operasi pemboran yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Sasaran Anggota biasa HMTG 'GEA' ITB Waktu 14 November 2013 Parameter Fieldtrip terselenggara minimal 1 kali dalam satu kepengurusan Adanya resume perjalanan kegiatan yang dipublikasikan ke anggota biasa HMTG 'GEA' ITB Anggaran Rp. 1.000.000,Status Keberhasilan Berhasil Kendala
81
Adanya perubahan jadwal secara mendadak dari pihak yang akan dikunjungi mengakibatkan pembatalan secara mendadak ke pihak bis (sarpras ITB) dan ganti rugi materi (Terlampir) Solusi Mengganti kerugian materi dan langsung berkomunikasi dengan pihak sarpras ITB serta pihak Fakultas FITB (Terlampir) Saran Konfirmasi ulang ke pihak yang akan dikunjungi mengenai kepastian jadwal (Terlampir) 4. Pelatihan Penunjang Keprofesian (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Mengenalkan kemampuan penunjang keprofesian geologi anggota Deskripsi Kegiatan ini memperkenalkan anggota pada skill diluar keilmuan geologi yang berguna untuk kegiatan lapangan pada keprofesian geologi.Kegiatan ini dapat berupa kegiatan pelatihan ke lapangan atau kegiatan di sekitar lingkungan kampus. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Agustus 2013 Parameter Survival terselenggara minimal 1 kali dalam satu kepengurusan Anggaran Rp. 200.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Tidak mengoptimalkan kegiatan di semester genap. Solusi Saran 5. Gea Explorer (G-Ex) (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Memfasilitasi anggota dalam kegiatan jalan-jalan ke lapangan Deskripsi Kegiatan alam terbuka dapat berupa hiking, backpacking, lintas alam, dan camping yang dilakukan di pantai Sawarna, G. Cikuray. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu 23-25 Mei 2013, 7-9 Juni 2013 Parameter Adanya catatan perjalanan tiap selesai kegiatan G-Ex Anggaran Status Keberhasilan Berhasil 82
Kendala Jadwal kegiatan tidak ditentukan jauh hari akibatnya hanya bias direncanakan pada liburan semester Alat himpunan banyak yang hilang pada saat kegiatan akan dilaksanakan Solusi Melakukan pemberitahuan secepatnya sebelum liburan dimulai Menyewa sisa alat yang dibutuhkan ke tempat penyewaan peralatan gunung Saran Diberikan slot waktu yang kosong supaya peserta dapat merencanakan kegiatan jauh hari. Agar menyediakan anggaran untuk membeli peralatan dalam kegiatan G-ex 6. GEA Menulis (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Menumbuhkan minat anggota dalam hal menulis yang berkaitan dengan keprofesian geologi Mengembangkan dan merealisasikan ide anggota yang berkaitan dengan keprofesian geologi dalam bentuk karya tulis Deskripsi Merupakan rangkaian acara berupa pelatihan karya tulis-poster ilmiah, dan penulisan rancangan gagasan yang kemudian dihasilkan produk dalam bentuk karya tulis, poster ilmiah, atau proposal yang berkaitan dengan keprofesian geologi atau penunjang keilmuan. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu 27 Februari 2013, 19 September 2013 Parameter Terselenggaranya pelatihan minimal 3 kali dalam satu tahun kepengurusan Tercetaknya karya tulis dari semua peserta. Anggaran Rp. 600.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Acara terlambat, kesulitan mentrigger peserta untuk membuat karya tulis Solusi Menghubungi anggota yang terlambat mengikuti pelatihan, mengingatkan anggota ketika ada lomba karya tulis Saran Memaksimalkan anggota agar bisa hadir tepat waktu, lebih meningkatkan kesadaran anggota untuk pentingnya membuat karya tulis. 7. Proceeding (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d dan Tujuan 5 Arahan a dan b) Tujuan Mengarsipkan hasil karya tulis anggota yang berhasil lolos dalam kompetisi tingkat internal/nasional/internasional Deskripsi
83
Merupakan pengumpulan karya tulis anggota yang lolos dalam kompetisi internal GEA, nasional (IAGI, HAGI, IPA, dll) atau internasional (EAGE, Waset, dll) yang terdokumentasikan menjadi satu buku. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu November 2013 Parameter Terbentuknya 2 kali produk proceeding karya tulis Anggaran Rp. 200.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil (terlaksana 1 kali) Kendala Sulitnya koordinasi karena anggota yang submit karya tulis secara langsung tanpa pemberitahuan ke himpunan Solusi Mempublikasikan kepada anggota agar melapor ke BPH setelah submit karya tulis Saran Dibuat sistem agar sebelum submit karya tulis, terlebih dahulu melapor ke BPH 8. Coding GEA (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Memperkenalkan cara mengolah data geologi hingga menjadi sebuah produk geologi dengan menggunakan software. Deskripsi Salah satu kegiatan pengolahan grafis yang diberikan ke anggota sesuai dengan kebutuhan anggota. Dilakukan sekali dalam setiap kegiatan dengan menggunakan aplikasi Arc-Gis. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu 19 September 2013 Parameter Coding GEA terselenggara minimal 3 kali selama satu kepengurusan Anggaran Rp. 600.000,Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Ketika acara, banyak anggota belum melakukan instalasi software yang akan digunakan pada laptop masing-masing, Tidak mengoptimalkan kegiatan di semester genap. Solusi Menyediakan slot waktu instalasi 2 kali sebelum pelatihan Saran Dikejar langsung anggota yang belum melakukan instalasi software, optimalkan pelatihan di semester genap.
84
9. Seminar (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Memberikan pengetahuan anggota dalam hal keprofesian atau penunjang keprofesian geologi Deskripsi Kegiatan berupa kuliah di dalam kelas dengan tema berbeda tiap kegiatan sesuai kebutuhan anggota. Pemateri berasal dari luar kampus (professional) yang bekerja di salah satu perusahaan oil service multinasional Sasaran Anggota HMTG ‘GEA’ ITB Waktu 25 Oktober 2013 Parameter Minimal terselenggara 1 kali selama kepengurusan Anggaran Rp. 200.000,Status Keberhasilan Berhasil Kendala Adanya kegiatan ITB Career Days dan perkuliahan tambahan sehingga masa GEA banyak yang tertarik ke acara tersebut, Acara dimulai terlambat dari jadwal yang seharusnya Solusi Memaksimalkan panitia maupun anggota GEA yang ada disekitar lokasi Saran Pemilihan waktu harus tepat dan tidak bentrok dengan acara besar ITB.
10. Workshop (GBH BPH Tujuan 2 Arahan d) Tujuan Memberikan pengetahuan keprofesian geologi kepada anggota biasa HMTG 'GEA' ITB Deskripsi Berupa kegiatan pemberian materi di dalam kelas dan materi praktikum dengan menggunakan mikroskop. Narasumber berasal dari luar kampus yang bekerja disalah satu perusahaan multinasional yang bergerak di bidang geothermal Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu 11 Mei 2013 Parameter Minimal terselenggara 1 kali dalam satu kepengurusan Anggaran Rp. 400.000,Status Keberhasilan Berhasil Kendala Workshop yang telah dipersiapkan diakuisisi oleh pihak program studi Solusi Tetap membantu acara 85
Saran Sebisa mungkin dalam melaksanakan kegiatan dilakukan secara mandiri dengan anggota himpunan tidak dengan pihak ketiga
86
BIDANG MEDIA KOMUNIKASI DAN INFORMASI MUKADIMAH Bidang Media Komunikasi dan Informasi memiliki peran dalam hal penyampaian informasi.Bidang Media Komunikasi dan Informasi juga berperan dalam menciptakan media komunikasi yang efektif dan efisien antara pihak–pihak mana pun di HMTG ‘GEA’ ITB maupun di luar HMTG ‘GEA’ ITB. Efektif artinya informasi tersampaikan dengan baik secara proses sehingga perbedaan interpretasi pada penerima informasi dapat seminimal mungkin. Efisien artinya bagaimana pemilihan media penyampai informasi yang tepat sehingga dengan usaha minimal diraih hasil yang maksimal dalam segi kualitas. Dalam KBBI Daring Edisi III, diperoleh definisi: Media /me•dia/ /média/ n 1 alat; 2 alat (sarana) komunikasi spt koran, majalah, radio, televisi, film, poster, dan spanduk; 3 yg terletak di antara dua pihak (orang, golongan, dsb): wayang bisa dipakai sbg -- pendidikan; 4 perantara; penghubung Komunikasi /ko•mu•ni•ka•si/ n 1 pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yg dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; 2 perhubungan; Informasi /in•for•ma•si/ n 1 penerangan; 2 pemberitahuan; kabar atau berita tt sesuatu; 3 Ling keseluruhan makna yg menunjang amanat yg terlihat dl bagian-bagian amanat itu; Dari definisi tersebut, kami mendefinisikan Bidang Media Komunikasi dan Informasi merupakan media/perantara informasi dalam komunikasi organisasi di HMTG ‘GEA’ ITB. Perputaran, persebaran dan ketersampaian informasi menjadi fokus utama Bidang Media Komunikasi dan Informasi.Untuk mendukung hal tersebut, dibutuhkan media operasional yang efektif dan efisien guna tercipta sistem komunikasi dan informasi yang optimal di HMTG ‘GEA’ ITB. Untuk menciptakan sistem komunikasi dan informasi yang optimal dan sesuai dengan visi dan misi Ketua HMTG ‘GEA’ ITB 2013, Bidang Media Komunikasi dan Informasi memiliki visi “Media yang dinamis dan menginspirasi untuk peduli, berprestasi dan berinovasi dalam semangat kekeluargaan”. Visi tersebut dapat diraih melalui misi: menciptakan media yang komunikatif, atraktif & inspiratif; mengoptimalkan konten informasi di media operasional; serta menciptakan pemerataan informasi untuk seluruh anggota HMTG ‘GEA’ ITB. Arahan 1. Terciptanya sarana berkomunikasi dan bertukar informasi yang terkontrol dan sistematis 2. Terwadahinya kreativitas anggota dalam bentuk media Fungsi Kerja 1. Sebagai media/perantara informasi (dan pengontrol dalam beberapa kasus) dalam 87
komunikasi organisasi di HMTG “GEA” ITB. 2. Menciptakan pemerataan informasi untuk seluruh anggota HMTG “GEA” ITB. 3. Menciptakan media operasional untuk mewadahi kreativitas anggota. Struktural Jalur Komando
Rizky K.Wardana
Jalur Koordinasi
Kabid Medkominfo Adhi W. Prakoso
Satrio Wiavianto
Enzharani F. Siregar
Deputy Pengembangan Media Kreatif
Deputi Administrasi
Deputi Pengembangan Sumber Daya Manusia
Deputi Pengembangan Media Kreatif | Deputy of Creative Media Development Untuk menciptakan suatu media operasional yang efektif dan efisien, diperlukan suatu sistem untuk mengatur dan mengembangkan media.Deputi Pengembangan Media Kreatif hadir dalam memenuhi kebutuhan tersebut dan memiliki fungsi mengembangkan media-media GEA, baik secara konten maupun teknis untuk optimalisasi media informasi di HMTG ‘GEA’ ITB. Deputi Administrasi | Deputy of Administration Deputi ini memiliki fungsi untuk mengontrol administrasi di bidang Medkominfo meliputi proposal, surat, berita acara dan sebagainya. Deputi Pengembangan Sumber Daya Manusia | Deputy of Human Resource Development Dalam pengelolaan media operasional, dibutuhkan suatu sistem untuk mengatur sumber daya manusia yang berada di bidang Medkominfo.Sumber daya manusia di medkominfo terdiri dari Editor, Reporter, Copywriter dan Graphic Designer.Pengelolaan sumber daya manusia diatur oleh Deputi HRD ini dilakukan untuk optimalisasi media operasional.Deputi juga memiliki fungsi mengembangkan sumber daya manusia di medkominfo melalui pelatihan kemampuan penunjang seperti scriptwriting, reporting, designing, dan sebagainya. Sistem dan Alur Media Komunikasi Informasi Organisasi HMTG ‘GEA’ ITB Anggota Biasa HMTG ‘GEA’ ITB
Media Komunikasi dan Informasi Badan Pengurus Harian HMTG ‘GEA’ ITB
Eksternal HMTG ‘GEA’ ITB
Utusan HMTG ‘GEA’ ITB
88
Program Kerja 1. Bukom GEA (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Sebagai media komunikasi antar anggota HMTG “GEA” ITB. Mendukung dokumentasi keseharian anggota di HMTG ‘GEA’ ITB. Deskripsi Kegiatan Buku untuk memfasilitasi komunikasi antar anggota HMTG “GEA” ITB. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Ada informasi yang ditulis melalui Bukom oleh anggota HMTG ‘GEA’ ITB Dalam setiap bulannya, jumlah post minimal sejumlah hari aktif perkuliahan menurut kalender yang dikeluarkan oleh Direktorat Pendidikan ITB. Anggaran Biaya Produksi Rp50.000,00/bukom. Status Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Bukom tidak diletakan sesuai tempatnya, kurangnya kontrol terhadap staf, minat anggota dalam menulis bukom masih rendah ketika di awal kepengurusan Solusi Membuat tempat bukum baru dan selalu meletakan bukom di tempatnya, membuat postingan di bukom yang membuat menarik anggota untuk membaca dan menulis, membuat bukom yang lebih menarik setelah bukom sebelumnya habis. Saran Tampilan bukom harus menarik, ada penangggung jawab yang menertibkan SOP bukom, membuat postingan menarik. 2. Majalah Dinding (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Memfasilitasi setiap departemen untuk memberikan berita terbaru agar dapat diketahui anggota HMTG ‘GEA’ ITB. Menginspirasi anggota untuk peduli terhadap lingkungan sekitar, untuk berprestasi dan untuk berinovasi. Deskripsi Kegiatan Berupa media satu arah yang berisi informasi terkini dan pemaparan kegiatan/berita HMTG ‘GEA’ ITB yang ditempel di tempat tertentu di Himpunan.Selain kegiatan dan berita tentang HMTG ‘GEA’ ITB, majalah dinding ini juga berisi informasi yang berguna bagi kemaslahatan anggota. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan
89
Parameter Keberhasilan Adanya berita/informasi yang dikeluarkan oleh bidang/departemen yang tertempel di mading Adanya informasi yang menginspirasi anggota untuk peduli terhadap lingkungan sekitar, untuk berprestasi dan untuk berinovasi. Adanya Informasi di majalah dinding yang terbarukan minimal sekali setiap satu minggu aktif perkuliahan menurut kalender yang dikeluarkan oleh Direktorat Pendidikan ITB. Anggaran Biaya Pembuatan Rangka Mading Rp500.000,00 Biaya perawatan dan ATK Rp40.000,00/bulan Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Tidak optimal dalam pengontrolan staf Solusi Saran 3. Majalah SuaraGEA (GBH BPH tujuan 1, arahan b dan tujuan 2 arahan c) Tujuan Mewadahi kreativitas anggota dalam bentuk tulisan dan visual 2D lain yang ditampilkan dalam majalah. Memperluas wawasan masyarakat akan isu-isu geologi, sosial, dan menginformasikan kegiatan anggota HMTG GEA ITB sebagai bentuk pengabdian masyarakat HMTG ‘GEA’ ITB dalam bidang media Menjadi media silahturahmi antara HMTG GEA ITB dengan pihak eksternal. Deskripsi Kegiatan Majalah berisi tulisan dan karya visual 2D lain anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang diterbitkan sekali setahun dan untuk konsumsi publik. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masyarakat umum Waktu Pelaksanaan Terbit Oktober 2013 Parameter Keberhasilan Adanya tulisan/karya visual 2D yang mencakup isu geologi, sosial dan atau lainnya dan berasal dari anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Tedistribusikannya majalah SuaraGEA ke anggota biasa dan pihak eksternal HMTG ‘GEA’ ITB. Terbit 1 kali dalam setahun Anggaran Biaya Rp.12.000.000,-/produksi. No. Kebutuhan Anggaran 1. Cetak proposal Rp.500.000,2. Souvenir Rp.1.000.000,3. Distribusi Rp.500.000,90
4. Transportasi (Untuk Liputan dll) 5. Promosi 6. Cetak 1000 eksemplar TOTAL
Rp.300.000,Rp.200.000,Rp.9.500.000,Rp.12.000.000,-
Status Keberhasilan Berhasil Kendala Editing akhir tidak optimal sehingga masih terdapat kesalahan teknis yang tercetak di majalah, kurangnya koordinasi dengan bidang eksternal dalam mendistribusikan SuaraGEA Solusi Merevisi kesalahan pada edisi digital, membuat daftar distribusi majalah yang jelas kepada bidang eksternal untuk didistribusikan. Saran Editing akhir dilakukan beberapa kali dan oleh orang yang berbeda, pengoptimalan dalam koordinasi dengan bidang eksternal. 4. Brur! (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan 1. Memfasilitasi anggota biasa HMTG “GEA” ITB untuk memperoleh informasi internal maupun eksternal HMTG “GEA” ITB. 2. Memfasilitasi setiap bidang/departemen untuk memberikan berita terbaru agar dapat tersampaikan ke anggota biasa HMTG “GEA” ITB. 3. Menginspirasi anggota untuk peduli terhadap lingkungan sekitar, untuk berprestasi dan untuk berinovasi. Deskripsi Kegiatan Majalah digital yang berisi tentang berbagai artikel seputar HMTG “GEA” ITB, baik isu/event internal maupun eksternal.Artikel berupa tulisan dari departemen, liputan kegiatan, kalender kegiatan, maupun tulisan bebas. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Tentatif Parameter Keberhasilan Adanya informasi internal dan eksternal HMTG ‘GEA’ ITB di dalam setiap edisi Brur! Adanya informasi yang berasal dari bidang/departemen di dalam setiap edisi Brur! Adanya informasi yang menginspirasi untuk peduli terhadap lingkungan untuk berprestasi dan atau untuk berinovasi dalams etiap edisi Brur! Tersedianya Brur! di computer himpunan dan linknya di upload melalui facebook dan media-media lainnya. Terbit minimal 4 kali selama masa kepengurusan Anggaran Biaya Status Keberhasilan Belum Berhasil Kendala 91
Solusi Saran Inovasi jangan pernah mati
5. GEA JARKOM (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Memfasilitasi setiap bidang/departemen/divisi/anggota untuk memberikan informasi penting dan atau segera dengan tersistem dan terkontrol agar dapat tersampaikan ke anggota biasa HMTG “GEA” ITB Deskripsi Kegiatan Penyampaian informasi berupa SMS yang bersistem dan terpusat dari BPH HMTG “GEA” ITB dan/atau anggota biasa HMTG “GEA” ITB melalui penanggung jawab tiap angkatan. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Adanya informasi yang berasal dari bidang/departemen/divisi/anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang dikirim melalui media SMS. Terbentuk suatu sistem jaringan komunikasi anggota biasa HMTG “GEA” ITB melalui media SMS Terkirimnya SMS ke seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB (Catatan: No.HP yang mendapat jarkom adalah yang terdaftar pada Database Anggota Biasa HMTG “GEA” ITB, perubahan No. HP bisa selanjutnya diberitahukan ke BPH/PJ Jarkom) Anggaran Biaya Pulsa Jarkom Rp150.000,00/bulan Status Gagal No. Kebutuhan Anggaran 1. Pulsa Jarkom Rp.120.000,4 x Rp.30.000,2. Lain-lain Rp.30.000,SOPGEA JARKOM (GJ) 1. Penanggung jawab utama GJ adalah Hamdani Agusta, memiliki otoritas penuh atas sistem jarkom di HMTG-GEA ITB. 2. Penanggung jawab utama bertugas mengkoordinir penjarkoman kepada PJ GJ untuk tiap angkatan sebagai berikut: a. 2011 : Asri Oktavioni (081586123453) b. 2010 : Diofanny Swandrina Putri (087775830371) c. 2009 : Rizqi Valentra (083875454729) d. Lainnya : Hamdani Agusta (083822225093)
92
Perubahan PJ GJ Angkatan dan atau nomor PJ GJ akan diberitahukan selanjutnya melalui jarkom dan SOP GJ yang ditempel di himpunan. 3. Mekanisme adalah sebagai berikut: a. Jarkom untuk seluruh angkatan harus melalui PJ GJ, yaitu Hamdani Agusta. b. Jarkom satu angkatan langsung melalui PJ masing-masing angkatan. c. Jarkom akan disebarkan pada 3 shift waktu dalam satu hari, yaitu pada pukul 07.00, 13.00, dan 20.00. (diluar jarkom angkatan). d. Informasi yang akan disampaikan maksimal sepanjang 2 sms untuk satu kali jarkom (penulisan informasi singkat, padat, dan jelas). e. jarkom yang bersifat penting dan segera diluar shift yang disebutkan di atas dapat dikirimkan ke PJ GJ sebagai jarkom darurat. 4. Hal-hal yang dapat dijarkom melalui sistem GJ adalah sebagai berikut: a. Informasi kegiatan dari BPH yang membutuhkan keterlibatan anggota GEA b. Informasi akademik (khusus yang melibatkan anggota GEA secara massal, minimal 25 anggota GEA yang berbeda angkatan) c. Informasi penting yang membutuhkan keterlibatan anggota GEA 5. Anggota GEA yang tidak mematuhi SOP GJ ini tidak akan dilayani a. Informasi lebih lanjut, saran dan kritik dapat disampaikan kepada penanggung jawab utama GJ (Hamdani Agusta - 083822225093) atau kepada Kabid Medkominfo (Rizky Kurniawan Wardana - 083895166520). 6. SOP ini berlaku sejak tanggal disahkannya dalam musyawarah kerja HMTG GEA ITB. Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Gangguan provider, PJ jarkom lupa menjarkom, SOP tidak ditegakan, tidak adanya backup PJ jarkom ketika PJ utama berhalangan Solusi Mengingatkan PJ jarkom ketika jarkom belum dikirim. Saran Membuat sistem PJ jarkom ganda atau terdapat cadangannya 6. Closed Group Facebook SuaraGEA (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Sebagai media informasi dan silaturahmi antar anggota biasa dan alumni HMTG “GEA” ITB. Memfasilitasi setiap departemen untuk memberikan berita terbaru agar dapat dibaca oleh anggota HMTG “GEA” ITB. Menginspirasi anggota untuk peduli terhadap lingkungan sekitar, berprestasi dan berinovasi. Deskripsi Kegiatan Penyampaian informasi dan sebagai media silaturahmi antar anggota biasa HMTG “GEA” maupun alumni melalui Closed Group Facebook suaraGEA (http://facebook.com/groups/hmtg.gea). Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan 93
Selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Adanya informasi yang berasal dari bidang/departemen/ anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB di Closed Group Facebook SuaraGEA Adanya informasi untuk menginspirasi anggota untuk peduli terhadap lingkungan sekitar, berprestasi dan berinovasi Terbarukannya informasi minimal 1 minggu sekali. Dapat berupa informasi internal maupun eksternal HMTG “GEA” ITB. Anggaran Biaya Status Berhasil SOP Closed Group Facebook SuaraGEA (CGF SuaraGEA) 1. CGF SuaraGEA adalah sebuah grup facebook yang bersifat tertutup. Hanya orang-orang yang telah ditambahkan dan disetujui oleh admin saja yang dapat membaca, membuat dan mengikuti postingan-postingan yang dibuat oleh anggota grup. 2. CGF SuaraGEA merupakan media penyampaian informasi kepada anggota biasa dan alumni HMTG ‘GEA’ ITB yang telah mempunyai akun facebook. 3. Anggota yang dapat masuk ke dalam CGF SuaraGEA adalah anggota biasa dan alumni HMTG ‘GEA; ITB. 4. CGF SuaraGEA dibawah kendali seorang admin grup. 5. Admin grup bertugas untuk: a. Membuat posting informasi yang berkaitan dengan publikasi kegiatan BPH, rapat, beasiswa, isu-isu di dalam dan luar kampus. b. Memfilter postingan-postingan yang dibuat oleh anggota c. Menambahkan atau menghapus anggota grup. 6. Kriteria postingan yang dapat ditampilkan di CGF SuaraGEA adalah sebagai berikut: a. berupa tulisan, tulisan dengan gambar, atau photo hasil dokumentasi. b. Tidak mengandung unsur SARA dan /atau pornografi. c. Menggunakan kata-kata yang sopan dan tidak menyinggung pihakpihak tertentu. 7. Admin berhak menghapus keanggotaan seorang anggota di CGF Suara GEA apabila akun facebook tersebut tidak termasuk dalam poin no 3. 8. Admin berhak untuk menambahkan anggota dan alumni GEA ke dalam CGF SuaraGEA. 9. Admin berhak menghapus postingan yang tidak sesuai dengan ketentuan di atas. 10. Ketentuan publikasi di CGF SuaraGEA. a. Publikasi berupa oprek sebuah kegiatan diperbolehkan, tetapi untuk pendaftaran tidak diperkenankan dilakukan di CGF SuaraGEA. (pendaftaran suatu kegiatan disarankan dilakukan di BukomGEA). b. Publikasi merupakan kegiatan yang melibatkan keikutsertaan anggota GEA. c. Publikasi tidak melanggar kriteria posting seperti yang telah disebutkan di atas. 11. Saran, kritik, dan pertanyaan dapat diajukan ke admin website, Kabid Medkominfo (Rizky Kurniawan Wardana – 083895166520), atau melalui alamat email
[email protected] dengan subject: facebook_tanya_nama.
94
Status Keberhasilan Berhasil Kendala Belum optimal dalam menyajikan isu penting di facebook SuaraGEA. Solusi Saran Menjadikan isu yang disajikan di facebook SuaraGEA menjadi trigger bagi anggota untuk membahasnya lebih lanjut
7. Twitter @suaraGEA (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Memfasilitasi komunikasi HMTG “GEA” ITB dengan pihak-pihak lain maupun anggota HMTG “GEA” ITB melalui akun twitter @suaraGEA. Memberikan informasi seputar HMTG “GEA” ITB, keilmuan dan keprofesian geologi, serta kemahasiswaan. Deskripsi Kegiatan Sebagai salah satu media sosial HMTG “GEA” ITB berupa akun twitter @suaraGEA. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masyarakat umum. Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Adanya tweet sebagai media komunikasi HMTG “GEA” ITB dengan pihak-pihak lain maupun anggota HMTG “GEA” ITB melalui akun twitter @suaraGEA. Adanya tweet yang memberi informasi seputar HMTG ‘GEA’ ITB, keilmuan dan keprofesian geologi, serta kemahasiswaan. Terbarukannya informasi minimal 1 tweet/hari. Anggaran Biaya Status Berhasil SOP Twitter @suaraGEA 1. Twitter @suaraGEA adalah akun twitter dengan nama akun @suaraGEA yang merupakan akun twitter official dari HMTG ‘GEA’ ITB. 2. Twitter @suaragGEA merupakan media penyampaian informasi kepada anggota dan nonanggota HMTG ‘GEA’ ITB yang telah memiliki akun twitter. 3. Twitter @suaraGEA dibawah kendali seorang admin. 4. Akun twitter suaragea dapat difollow oleh anggota dan non-anggota HMTG ‘GEA’ ITB. 5. Kriteria postingan di akun twitter suaragea: a. Berupa tulisan, tulisan dengan gambar, atau photo hasil dokumentasi. b. Tidak mengandung unsur SARA dan /atau pornografi. c. Menggunakan kata-kata yang sopan dan tidak menyinggung pihak-pihak tertentu.
95
d. Berisi informasi tentang kegiatan-kegiatan GEA. Baik publikasi maupun laporan kegiatan yang telah selesai. 6. Admin berhak menghapus postingan yang tidak sesuai dengan ketentuan di atas. 7. Saran, kritik, dan pertanyaan dapat diajukan ke admin website, Kabid Medkominfo (Rizky Kurniawan Wardana – 083895166520) atau melalui alamat email
[email protected] dengan subject:twitter_tanya_nama. Status Keberhasilan Berhasil Kendala PJ twitter terkadang lupa untuk posting informasi di twitter setiap harinya. Solusi Kepala Bidang memposting sendiri ketika PJ twitter lupa dalam memposting Saran Tweet lebih variatif
8. Website gea.itb.ac.id (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Memfasilitasi karya anggota HMTG “GEA” ITB dalam bentuk tulisan, audio, visual maupun audiovisual. Memfasilitasi departemen untuk memberikan berita/informasi untuk disampaikan kepada anggota dan non-anggota (masyarakat umum). Menginspirasi anggota biasa HMTG “GEA” ITB pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk peduli, berprestasi dan berinovasi. Mendukung dokumentasi kegiatan HMTG “GEA” ITB Deskripsi Kegiatan Media informasi satu arah melalui situs beralamat gea.itb.ac.id Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masyarakat umum. Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Berita/informasi untuk disampaikan kepada anggota dan non-anggota (masyarakat umum). Adanya informasi berupa dokumentasi kegiatan HMTG ‘GEA’ ITB Terbarukannya informasi minimal 1 post dalam 2 minggu.. Anggaran Biaya SOP Website gea.itb.ac.id 1. Website gea.itb.ac.id beralamatkan di http://gea.itb.ac.id. Dengan cms wordpress. 2. Admin adalah orang yang berwenang untuk menambahkan dan menghapus konten yang ditampilkan di website gea.itb.ac.id. 3. Kontributor adalah orang yang memberikan tulisan dan /atau photo dokumentasi yang kemudian diserahkan kepada admin untuk selanjutnya ditampilkan di website gea.itb.ac.id. 4. Pengisian konten website di bawah wewenang admin website
96
5. Kontributor mencari dan /atau membuat konten yang akan ditampilkan di website gea.itb.ac.id. 6. Konten-konten yang akan ditampilkan oleh admin adalah konten-konten yang memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Konten berupa tulisan, tulisan dengan gambar, atau photo hasil dokumentasi. b. Konten yang akan ditampilkan bebas dari unsur SARA dan pornografi. c. Konten berupa photo maksimal berukuran 2 megapiksel untuk setiap photonya. d. Konten yang dapat didownload (misal file powerpoint, pdf, dll) memiliki ukuran kurang dari sama dengan 5 MB. 7. Untuk konten yang dapat didownload dengan ukuran file melebihi dari 5 MB, dapat diupload di website gea dengan persetujuan dari Kabid Medkominfo 8. Konten merupakan hasil karya original dari anggota HMTG GEA ITB dan bukan merupakan hasil jiplakan/ copy paste dari karya orang lain. 9. Admin website gea.itb.ac.id bertugas mengecek tampilan website minimal 3 hari sekali untuk memastikan tidak ada gangguan dengan website. 10. Apabila ada gangguan/error, admin diharuskan segera melapor ke kadep TI atau Kabid MEDKOMINFO. 11. Saran, kritik, dan pertanyaan dapat diajukan ke admin website, kabid MEDKOMINFO (Rizky Kurniawan Wardana - 083895166520), atau melalui alamat email
[email protected] subject: website_tanya_nama. 12. Untuk pengajuan konten agar dapat ditampilkan, kirimkan naskah artikel dan/atau photo ke alamat
[email protected] dengan subject: website_konten_nama. Status Keberhasilan Berhasil Kendala Kurang gencar dalam mempromosikan website Solusi Mempblikasikan alamat website di media GEA yang lainnya Saran Informasi di website leboih variatif 9. GEA On Air (GBH BPH tujuan 1, arahan b) Tujuan Memfasilitasi anggota biasa HMTG “GEA” ITB untuk mengkaji isu yang berkembang di masyarakat dari sudut pandang keilmuan geologi melalui media massa. Membina silaturahmi dengan kalangan professional baik dari geologi maupun non-geologi. Deskripsi Kegiatan Talkshow antara anggota HMTG ‘GEA’ ITB dengan pihak dari kalangan professional baik dari geologi maupun non-geologi di radio yang membahas isu yang berkembang di masyarakat melalui sudut pandang geologi. Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan masyarakat umum. Waktu Pelaksanaan Tentatif selama masa kepengurusan. Parameter Keberhasilan
97
Dalam setiap kegiatan GEA On Air, terdapat anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan kalangan professional baik dari geologi maupun non-geologi Terlaksana 4 kali selama massa kepengurusan Anggaran Biaya Akomodasi Rp100.000,- dan Rp20.000,- untuk sertifikat. Status Belum berhasil Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Pembatalan dari pihak radio, sulit mencocokan jadwal pembicara dan radio dengan jadwal kosong di GEA Solusi Menari alternative radio yang lain dan mencari alternative pembicara Saran Mencari media lain seperti surat kabar atau televisi
98
BIDANG KESEKJENAN Oleh Muhammad Yanyan Achdiansyah 12010077 Ketercapaian proker terhadap Visi-Misi Pada dasarnya bidang kesekjenan merupakan bidang fundamental yang menunjang semua bidang dalam segi administrasi, keuangan, fasilitas serta data anggota. Kesekjenan memiliki peran dalam mendukung dan memfasilitasi semua bidang untuk mencapai visi misi. Bidang ini berkoordinasi dengan semua bidang dalam kebutuhannya mengenai hal dasar dari setiap acara seperti keuangan, administrasi, fasilitas materil yang dimiliki oleh inventaris himpunan itu sendiri disertai mengenai kesibukan anggota. Bidang ini dalam visi misi memiliki peran pada semua misi berupa mendukung dan memfasilitasi dalam meningkatkan kenyamanan anggota dalam berhimpun, memfasilitasi anggota dalam menumbuhkan kepekaan dan inisiatif anggota terhadap kondisi lingkungan sekitar, mendorong untuk melahirkan gagasan dan metode dalam ciptakarya, menumbuhkan motivasi dan memfasilitasi untuk berprestasi serta memfasilitasi dalam mengontrol keberjalanan sistem pengembangan karakter anggota baik dari segi waktu, biaya dan kegiatannya (berupa surat penunjang acara). Kesekjenan memiliki control penuh terhadap semua administrasi sebagai fungsi dari manager admisnistrasi, control penuh pada semua keuangan sebagai fungsi dari manager keuangan serta control penuh terhadap semua fasilitas HMTG ‘GEA’ ITB yang digunakan yang berhubungan dengan HMTG ‘GEA’ ITB seperti pada acara-acara yang diselenggarakan yang membutuhkan administrasi, keuangan dan fasilitasnya. Kontrol penuh terhadap pendataan juga diawasi langsung oleh departemen Pusat Data dan Statistik Anggota sebagai pendukung mengenai keterlibatan anggoata dalam acara yang dilaksanakan. Kontrol yang kurang baik dalam perencanaan, pelaksanaan dan setelah pelaksanaan menjadi kendala tersendiri bagi bidang ini, baik dari segi administrasi, keuangan serta fasilitas HMTG ‘GEA’ ITB yang digunakan. Kendala ini menyebabkan keterlambatan untuk pengumpulan berkas administrasi, lembar keuangan masuk dan keluar, peminjaman fasilitas dan ketidakakuratan data untuk menyelenggarakan acara. Arahan
Terkontrolnya semua fungsi dan program kerja departemen yang ada di bidang kesekjenan Terciptanya rencana kerja himpunan yang tertib, transparan dan kondusif
Fungsi kerja 1. Mengontrol semua fungsi kerja dan program kerja departemen yang berada dibawah bidang Sekertaris Jendral. Mengontrol secara penuh mengenai kinerja dari setiap departemen dibawah kesekjenan berupa koordinasi dan komando yang terus berjalan dengan evaluasi di setiap rapat koordinasi. Kontrol tidak berupa hanya dalam rapat, melainkan melalui keseharian berupa komunikasi langsung ketika bertemu atau meluangkan waktu untuk bertemu dan komunikasi tidak langsung berupa melalui media sosial. 2. Mengontrol dan memfasilitasi rencana kerja himpunan yang sinergis sesuai prioritas. Mengontrol dan memfasilitasi rencana kerja himpunan baik berupa mengatur secara penuh mengenai waktu program kerja di setiap kegiatan himpunan yang direncanakan ketika rapat koordinasi dari setiap kepala departemen atau kepala bidang, serta dengan ajuan waktu untuk rencana kerja himpunan yang diajukan langsung, yang sinergis dan sesuai proritas dari segi waktu pengajuan dan tingkat urgensi dari setiap rencana kerja himpunan dengan adil. Setiap 99
rencana kerja himpunan diberitahukan kepada setiap anggota melalui papan rencana kerja himpunan di dalam himpunan disertai beberapa kali masuk ke kelas untuk penjelasan rencana kerja himpunan dengan koordinasi dengan bidang media komunikasi dan informasi untuk menyebarluaskan melalui media sosial. Program Kerja 1. Rapat Koordinasi Badan Pengurus Harian (GBH BPH Tujuan 2 Arahan a) Tujuan Melakukan evaluasi dan merencanakan rencana kerja himpunan melalui Badan Pengurus Harian himpunan sebulan kedepan dan mengevaluasi kerja himpunan. Deskripsi Kegiatan Evaluasi dan merencanakan rencana kerja himpunan dalam bentuk rapat yang diikuti oleh seluruh Badan Pengurus Harian yang membahas mengenai permasalahan, kinerja serta rencana setiap bidang dan departemen. Sasaran BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Waktu Pelaksanaan 1 kali selama sebulan, dilakukan minggu terakhir setiap bulan Parameter Terlaksananya rapat kerja himpunan setiap bulan Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala - Penempatan waktu rakor di awal kepengurusan tidak tepat, biasanya pukul 19.00 sehingga tidak memfasilitasi BPH yang solat Isya di awal waktu - Beberapa rakor mendadak dalam publikasinya Solusi - Menunggu BPH kumpul dulu dan mengganti waktu kumpu menjadi 19.30 pada rakor selnajutnya - Dihubungi secara personal dan selanjutnya minimal H-1 Saran - Langsung dipastikan tanggal rakor setiap bulannya (untuk yang rutin) - Kalau tetap ada rakor taktis yang sangat dibutuhkan, publikasi tetap H-1 2. Pengajuan Agenda Himpunan (GBH BPH Tujuan 5 Arahan c) Tujuan Membentuk rencana kerja himpunan yang sinergis yang terencana dan teratur Deskripsi Kegiatan Kegiatan berupa pengajuan agenda yang kemudian akan disinergiskan dengan agenda lain dengan sesuai prioritas dan saling disesuaikan Sasaran Waktu pelaksanaan Minggu terakhir setiap bulan Parameter Terlaksananya kegiatan pengajuan agenda setiap bulan Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Pengajuan agenda tidak selalu di akhir bulan 100
Solusi Memprioritaskan agenda yang sudah diajukan terlebih dahulu Saran Lebih ditegaskan bahwa pengajuan agenda harus sesuai dengan kesepakatan sebelumnya 3. Penyampaian Agenda Himpunan (GBH BPH Tujuan 5 Arahan c) Tujuan Menyampaikan agenda himpunan sebulan kedepan Deskripsi Kegiatan Penyampaian agenda himpunan yang telah diajukan kepada masa GEA baik dalam bentuk tertulis melalui papan tulis di himpunan dan lisan melalui penyampaian di kelas Sasaran Semua Anggota GEA Waktu Pelaksanaan Minggu pertama setiap Bulan Parameter Tersampaikannya agenda himpunan baik secara tertulis dan lisan Anggaran Status Keberhasilan Berhasil Kendala Penyampaian secara lisan membutuhkan waktu yang lama sehingga menganggu anggota dalam kegiatan selanjutnya seperti praktikum dll. Solusi Menyampaikan agenda yang urgensinya tinggi saja Saran Pilih waktu yang sesuai untuk penyampaian lisan, dan dipatenkan untuk harinya.
101
FLOWCHART PENGAJUAN AGENDA Pengajuan Agenda
Sekjen
Bentrok
Timelin e
Tidak Bentrok
Tingkat Urgensi Melihat Urgensi
MSDA
Melihat Urgensi
Tidak Urgen
Tolak
Urgent Mundur
Feasible
Visibilitas Anggota
Tidak Visible
Prioritas
Gantikan Tingkat Urgensi Tidak Urgen
Tolak Urgent
Jalankan
Ambil Resiko
Masukan Timeline
Keterangan : Tingkat Urgensi dilihat dari : Lingkup sasaran agenda tersebut Tujuan dari agenda tersebut Agenda dikatakan urgen ketika : Lingkup dari agenda tersebut sangat besar (Indonesia, ITB, seluruh masa GEA) 102
Mundur
Tujuan dari agenda mendesak (mendekati lomba), berguna (seminar) dan tujuan lain yang dapat dipertimbangkan ketika saat akan diambil keputusan Tingkat feasibilitas dilihat dari: Kegiatan rutin anggota (kuliah, praktikum, les) Kegiatan tidak rutin anggota (mendadak atau sesuai keadaan) (mengantar ibu, anggota keluarga meninggal) Dikatakan feasible ketika : Jumlah dari anggota yang bisa mengikuti acara sesuai dengan kebutuhan anggota yang harus mengikuti agenda tersebut. Kinerja Sistem Sistem dalam pengajuan agenda himpunan berjalan sesuai dengan flowchart yang dibuat dengan berbagai pertimbangan berdasarkan data dari PDSA, dimana PDSA memiliki data mengenai feasibilitas anggota baik dari segi acara rutin dan tidak rutin. Dengan pertimbangan dari PDSA sebagai menentukan pengajuan agenda dijalankan atau tidak agar setiap agenda dari himpunan ini dapat dirasakan setiap anggota GEA, system ini berjalan pada awalnya, namun pada akhir-akhir dari kepengurusan, system ini terlihat tidak berjalan di setiap kegiatannya, dikarenakan tingkat urgensi dan segi waktu yang sangat mendesak, sehingga pertimbangan utama hanya berupa pertimbangan dari segi acara rutin yang dilakukan oleh anggota seperti kuliah dan les sehingga beberapa terjadi kesalahan pada beberapa agenda himpunan yang tertunda dalam pelaksanaannya dikarenakan adanya control yang kurang dalam keberjalanan system. Saran Sistem Sistem telah baik hanya perlu control yang sepenuhnya mengenai berbagai pertimbangan baik dari departemen yang menjadi pertimbangan system disertai ada SOP tentang syarat pengajuan agenda dan pelaksanaan agenda disertai SOP mengenai waktu pencarian pertimbangan.
DEPARTEMEN ADMINISTRASI Oleh Vani Novita Alviani 12010053 Arahan : Terkontrolnya sistem administrasi di setiap kegiatan HMTG 'GEA' ITB Fungsi Kerja : 1. Membuat, mengelola dan mengontrol sistem administrasi di setiap kegiatan HMTG 'GEA' ITB Sistem administrasi dibuat dengan cara menempatkan administrasi di setiap bidang/departemen/kepanitiaan. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem administrasi bisa dikelola secara cepat dan mudah, serta membantu manajer administrasi melakukan fungsi kontrolnya. Dalam pengelolaan sistem administrasi di lingkup kesekjenan dilakukan langsung oleh manajer administrasi sementara itu pada lingkup bidang/departemen/kepanitiaan dilakukan oleh administrasi di bidang/departemen/kepanitiaan terkait, meliputi pengelolaan dalam hal surat, poster, berita acara, notulensi maupun proposal. Kelengkapan administrasi tersebut kemudian akan berakhir di manajer administrasi untuk selanjutnya diarsipkan sebagai arsip himpunan. Adapun setiap harinya manajer administrasi melakukan pengecekan untuk setiap informasi yang masuk ke himpunan baik dalam bentuk surat maupun poster masuk. Dalam hal penyampaian informasi yang masuk, manajer administrasi berkoordinasi 103
dengan Bidang Media Komunikasi dan Informasi agar informasi sampai pada tujuan surat/poster, selanjutnya surat/poster tersebut dicatat untuk pengelolaan admistrasi kemudian diarsipkan. Sebagai bukti keberjalanan acara kegiatan maupun rapat yang dilakukan, dibuat berita acara rapat/kegiatan oleh manajer administrasi dan adminisrasi bidang/departemen/kepanitiaan untuk kemudian dicatat dan diarsipkan oleh manajer administrasi, dilampirkan pula notulensi dari setiap acara maupun kegiatan yang berlangsung. Dalam hal pengelolaan surat keluar, setiap permintaan surat akan melalui manajer administrasi untuk diberikan nomor surat, namun pembuatan surat dilakukan oleh administrasi/manajer administrasi sesuai dengan lingkupnya. Selanjutnya setiap administrasi tersebut dicatat oleh manajer administrasi dan diarsipkan. Dalam keberjalanannya, pengeoloaan dan pengontrolan sistem administrasi berjala cukup lancer tetapi terdapat kendala di tengah kepengurusan terkait pengarsipan. Computer himpunan mengalami kerusakan beberapa bulan sehingga akses arsip untuk anggota tersendat selama masa itu. Tetapi setelah computer pulih, arsip langsung diupdate kembali. Selain itu, kendala lain berupa keterlambatan dalam penyerahan setiap arsip kepada manajer administrasi dari administrasi bidang/bidang/kepanitiaan. Sehingga perlu upaya kontrol yang lebih baik lagi untuk menghindari keterlambatan pengarsipan. 2. Mengkoordinasikan kegiatan setiap bidang/departemen/kepanitiaan melalui administrasi bidang/departemen/kepanitiaan dalam bidang administrasi. Pada mulanya manajer administrasi membawahi staf administrasi dan administrasi bidang/departemen/kepanitiaan. Staf administrasi dimaksudkan untuk membantu manajer administrasi dalam mengkoordinasikan kegiatan dalam lingkup kesekjenan. Sedangkan adminitrasi bidang/departemen/kepanitiaan bertanggungjawab mengelola sistem administrasi di dalam bidang/departemen/kepanitiaan dan erkoordinasi dengan manajer administrasi dalam pengelolaan dan pengarsipan administrasi. Namun pada keberjalanannya staf administrasi tidak ada karena dirasa bisa ditangani oleh manajer adminitrasi. Penempatan administrasi dalam setiap bidang/departemen/kepanitiaan ditujukan untuk agar sistem administrasi akan terkontrol dengan cepat dan mudah oleh manajer administrasi. Setiap administrasi yang telah ditunjuk pada setiap bidang/departemen/kepanitiaan akan menjalankan tugasnya seperti halnya manajer administrasi tetapi dalam lingkup bidang/departemen/kepanitiaan terkait. Oleh karena itu, manajer administrasi melalukan koordinasi dengan administrasi untuk pengarsipan atau pengelolaan administrasi tingkat akhir. Struktural :
MANAJER ADMINISTRASI
ADMINISTRASI BIDANG/DEPARTEMEN Adiministrasi bidang/departemen : 1. Bertanggungjawab mengelola sistem administrasi di dalam bidang/departemen. 2. Berkoordinasi dengan manajer administrasi dalam pengelolaan dan pengarsipan administrasi. 104
Staff administrasi : 1. Membantu manajer administrasi dalam mengkoordinasikan kegiatan dalam lingkup kesekjenan. Program Kerja : 1. Pengarsipan Notulensi ( GBH BPH Tujuan 5 Arahan a dan b) Tujuan a. Mendokumentasikan catatan keberjalan diskusi rapat dan kesimpulan yang dihasilkan. b. Mempermudah anggota biasa HMTG’GEA’ITB untuk mengakses hasil evaluasi suatu kegiatan. Deskripsi Kegiatan Pembuatan notulensi rapat BPH dan rapat acara GEA oleh manajer administrasi, staff administrasi, administrasi bidang/departemen/kepanitiaan yang bersangkutan, administrasi kepanitiaan acara, perwakilan BPH, atau anggota biasa GEA untuk kemudian diarsipkan oleh manajer administrasi. Sasaran Seluruh kegiatan rapat BPH dan rapat acara GEA. Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Waktu pelaksanaan kegiatan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Parameter Terarsipkannya seluruh notulensi rapat BPH dan rapat acara GEA dalam bentuk soft file dan/atau hard file. Anggaran Status keberhasilan Tidak berhasil Kendala Proses penyelesaian notulensi oleh pembuat notulensi seringkali melebihi tenggat waktu penyerahan maksimum (seminggu setelah acara berlangsung). Sedikitnya ruang yang cukup untuk menampung hardfile dari notulensi yang telah dibuat. Solusi Lebih berkoordinasi dan tegas dalam mengontrol dan mengelola notulensi agar penyerahan notulensi tepat pada waktunya. Menggunakan konsep paperless untuk beberapa file dengan backup data yang lebih banyak. Saran Untuk arsip data lebih baik dalam bentuk softfile untuk menyesuaikan dengan ruang yang ada, tentunya dengan back up data yang lebih baik. Perlu adanya sistem pengarsipan notulensi yang lebih inovatif untuk menghindari segala keterlambatan penyerahan arsip notulensi. Kesadaran yang lebih akan pentingnya notulensi sebagai akses informasi untuk anggota. SOP Pembuatan dan Pengarsipan Notulensi Setiap rapat, baik berupa rapat koordinasi, rapat anggota, rapat evaluasi, rapat progress, musyawarah kerja, dan bentuk rapat lainnya harus dibuat notulensinya oleh manajer administrasi, staff administrasi, administrasi bidang/departemen/kepanitiaan yang bersangkutan, administrasi kepanitiaan acara, perwakilan BPH, maupun anggota biasa GEA. Setelah suatu rangkaian acara selesai dilaksanakan, notulensi diserahkan dalam bentuk soft file yang sudah diketik sesuai dengan template yang sudah dibuat dan/atau disertakan
105
dengan hard filenya kepada manajer administrasi bersamaan dengan berita acara dan/atau proposal sebagai arsip himpunan. Notulensi dibuat dengan menuliskan poin-poin utama yang dibahas pada rapat, bukan berupa percakapan. Penyerahan notulensi kepada manajer administrasi maksimal seminggu setelah rapat selesai.
2. Pengelolaan dan Pengarsipan Surat Masuk, Surat Keluar serta Poster ( GBH BPH Tujuan 5 Arahan a dan b ) Tujuan Menyampaikan dan mengarsipkan informasi yang masuk ke dalam HMTG ‘GEA’ITB baik berupa surat masuk maupun poster masuk. Mengarsipkan surat maupun poster yang dikeluarkan oleh HMTG ‘GEA’ITB. Deskripsi Kegiatan Pengelolaan dan pengarsipan seluruh surat masuk untuk HMTG 'GEA' ITB dan memastikan ketersampaian informasi dalam surat masuk tersebut Pengelolaan dan pengarsipan seluruh surat yang dikeluarkan oleh HMTG 'GEA' ITB, poster masuk dan poster keluar. Sasaran Surat yang masuk untuk HMTG “GEA” ITB Surat yang dikeluarkan oleh HMTG ‘GEA’ ITB Poster baik poster masuk maupun keluar Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Waktu pelaksanaan kegiatan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Parameter Seluruh surat yang masuk untuk HMTG “GEA” ITB terdata dan terarsipkan Seluruh surat yang dikeluarkan HMTG ‘GEA’ ITB terdata dan terarsipkan Poster yang masuk maupun keluar terarsipkan Tersampaikannya informasi dalam surat masuk kepada pihak yang menjadi tujuan surat. Adanya Standard Operation Procedure (SOP) pengarsipan surat masuk dan surat keluar serta publikasi poster . Anggaran Rp. 100.000,00 (pembelian buku kendali surat) Status keberhasilan Tidak berhasil Kendala Informasi masuk tidak terkontrol dengan baik. Keterlambatan pengecekan surat masuk dan/atau poster masuk menyebabkan informasi sampai ke tujuan setelah habis masa berlaku informasi. Seringkali terjadi permintaan surat keluar secara mendadak. Solusi Pengecekan dilakukan paling tidak sekali dalam sehari untuk menjaga informasi sampai kepada tujuan. Adanya lembar kendali informasi yang merupakan rekapitulasi informasi masuk setiap harinya. Selalu menyiapkan file surat untuk mengantisipasi permintaan surat mendadak. Saran Memasang SOP penerimaan informasi surat dan poster masuk pada daerah yang bisa dengan mudah dilihat oleh anggota, agar informasi yang masuk bisa langsung
106
diinformasikan paling tidak kepada manajer administrasi untuk selanjutnya diteruskan kepada tujuan informasi. Terkecuali untuk kepentingan yang mendesak, permintaan surat harus jauh-jauh hari paling tidak H-3. Atau dengan membuat lembar kendali permintaan surat yang lebih terkontrol. Pengarsipan surat masuk, surat keluar serta poster masuk dan keluar harus disegerakan sebelum lupa dan menumpuk.
SOP Penerimaan dan Pengarsipan Surat Masuk Apabila anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB menerima surat dari luar HMTG ‘GEA’ ITB wajib meletakkan surat pada kotak surat. Surat yang masuk akan dicek setiap harinya dan akan dicatat oleh manajer administrasi atau staf manajer administrasi pada dokumen kendali. Surat masuk yang berkaitan dengan bidang atau departemen tertentu akan disampaikan kepada kabid/kadep dan akan langsung diarsipkan. Untuk surat yang dipinjam oleh bidang/departemen/kepanitiaan, maka surat tersebut harus dikembalikan kepada manajer administrasi paling lambat 3 hari setelah surat diterima. Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin dari manajer administrasi. Setiap surat masuk harus sampai ke tangan manajer administrasi dan seluruh informasi di dalamnya harus tersampaikan dengan baik kepada sasaran. SOP Pembuatan dan Pengarsipan Surat Keluar Surat keluar dibuat oleh manajer administrasi, administrasi bidang/departemen/kepanitiaan, atau administrasi dalam kepanitiaan atas dasar kebutuhan himpunan dengan menggunakan kop surat HMTG 'GEA' ITB. Pembuat surat harus menghubungi manajer administrasi minimal H-3 sebelum tanggal surat dibutuhkan. Manajer administrasi akan memberikan nomor surat berdasarkan penomoran surat yang telah dibuat. Sistem Penomoran Surat Keluar : NO : XXX/BIDANG/(DEPARTEMEN)/GEA/BULAN(ROMAWI)/ TAHUN Surat Keluar dalam kepanitian : NO : XXX/BIDANG/(DEPARTEMEN)/ NAMA KEPANITIAN /GEA/ BULAN (ROMAWI)/ TAHUN Sebelum surat tersebut dikeluarkan, dilakukan pencatatan pada lembar kendali. Untuk setiap surat keluar yang telah diberi nomor dan siap untuk dikeluarkan harus diberikan kepada manajer administrasi setelah seluruh rangkaian acara selesai sebagai arsip himpunan. Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk soft file. SOP PUBLIKASI POSTER Setiap poster yang masuk maupun keluar HMTG ‘GEA’ ITB wajib didata pada lembar kendali publikasi poster. Poster masuk dari luar HMTG ‘GEA’ ITB dan poster keluar dari HMTG ‘GEA’ ITB wajib dicap sebelum ditempel di dinding himpunan. Pendataan dan pengecapan dilakukan oleh sekjen, manajer administrasi atau staff administrasi. Mekanisme Publikasi Poster : A. Poster Masuk 1. Setelah dicap, pengirim/penerima/manajeradministrasi/sekjen menyerahkan poster ke tim medkominfo. 2. Selanjutnya tim medkominfo akan menempel poster pada mading. 3. Apabila mading penuh, poster terlama akan dicopot dan digantikan oleh poster baru. 107
4. Penempelan dan pencopotan poster hanya dapat dilakukan oleh tim medkominfo atau oleh BPH dengan sepengetahuan Kabid Medkominfo. 5. Poster yang telah habis masa eventnya dapat dicopot dari mading. 6. Setiap publikasi hanya dapat menempelkan dengan ukuran maksimal A2. B. Poster Keluar a. Sebelum dicap, poster keluar dilaporkan kepada Tim Medkominfo untuk proses pengontrolan. b. Setelah pengontrolan, tim medkominfo mencatat dalam lembar kendali. c. Manajer administrasi akan melakukan pengecapan poster setelah sebelumnya terdata. d. Poster keluar yang resmi adalah poster yang bercap HMTG ‘GEA’ ITB dan terdata pada lembar kendali. 3. Pengelolaan dan Pengarsipan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Acara HMTG “GEA” ITB ( GBH BPH Tujuan 5 Arahan a dan b) Tujuan Mengelola dan mengarsipkan proposal dan laporan pertanggungjawaban acara. Mempermudah anggota biasa HMTG’GEA’ITB mendapatkan arsip laporan pertanggungjawaban acara. Deskripsi Kegiatan Pengelolaan dan pengarsipan seluruh proposal dan laporan pertanggungjawaban acara setelah seluruh rangkaian acara selesai. Sasaran Proposal dan laporan pertanggungjawaban acara HMTG “GEA” ITB Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Waktu pelaksanaan kegiatan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Parameter Terarsipkannya seluruh proposal dan laporan pertanggungjawaban acara baik dalam bentuk soft file dan/atau hard file. Anggaran Status Keberhasilan Tidak berhasil Kendala Keterlambatan penyerahan proposal dan LPJ melebihi tenggat waktu penyerahan maksimum (seminggu setelah acara berlangsung). Sedikitnya ruang yang cukup untuk menampung hardfile dari proposal yang telah dibuat. Solusi Lebih berkoordinasi dan tegas dalam mengontrol dan mengelola notulensi agar penyerahan proposal tepat pada waktunya. Pengarsipan proposal hanya dibuat dalam bentuk softfile. Mengontrol pembuatan proposal dan LPJ kegiatan. Saran Untuk arsip data lebih baik dalam bentuk softfile untuk menyesuaikan dengan ruang yang ada, tentunya dengan back up data yang lebih baik. Dibuat sistem yang lebih baik agar pengumpulan proposal dan LPJ tepat waktu, misalnya dengan dealine.
108
SOP Pembuatan dan Pengarsipan Proposal Proposal kegiatan dibuat oleh administrasi kegiatan yang bersangkutan, dengan mengacu pada template yang telah ditentukan oleh manajer administrasi. Setelah rangkaian kegiatan selesai, proposal kegiatan diserahkan kepada manajer administrasi, berupa soft file beserta berita acara dan notulensi untuk arsip himpunan. 4. Pengelolaan dan Pengarsipan Berita Acara Kegiatan dan Berita Acara Rapat HMTG “GEA” ITB ( GBH BPH Tujuan 5 Arahan a dan b) Tujuan Mendokumentasikan bukti keberjalanan kegiatan dan konten rapat, baik rapat BPH maupun rapat acara GEA. Deskripsi Kegiatan Pengelolaan dan pengarsipan seluruh berita acara kegiatan HMTG’GEA’ITB. Pengelolaan dan pengarsipan seluruh berita acara rapat beserta notulensi lengkap yang dibuat oleh masing-masing departemen yang menyelenggarakan acara. Kemudian dilakukan penyerahan berita acara rapat langsung kepada manajer administrasi setelah acara berakhir untuk dimintai tanda tangan akan pengesahan acara tersebut. Sasaran Berita acara dari setiap kegiatan dan rapat yang dilaksanakan oleh HMTG ‘GEA’ITB. Waktu pelaksanaan Rencana pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Waktu pelaksanaan kegiatan Selama masa kepengurusan BPH HMTG ‘GEA’ ITB 2013 Parameter Terarsipkannya seluruh berita acara paling lambat seminggu setelah rangkaian acara berakhir Anggaran Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Keterlambatan penyerahan berita acara kegiatan/rapat melebih tenggat waktu penyerahan maksimum (seminggu setelah acara berlangsung). Sedikitnya ruang yang cukup untuk menampung hardfile dari berita acara kegiatan/rapat yang telah dibuat. Format berita acara tidak sederhana. Solusi Lebih berkoordinasi dan tegas dalam mengontrol dan mengelola notulensi agar penyerahan berita acara kegiatan/rapat tepat pada waktunya. Mengontrol untuk membuat berita acara langsung setelah acara berakhir dan segera diarsipkan. Saran Untuk arsip data lebih baik dalam bentuk softfile untuk menyesuaikan dengan ruang yang ada, tentunya dengan back up data yang lebih baik. Format berita acara dibuat lebih sederhana agar pengarsipan menjadi lebih mudah dan cepat. Sebaiknya diberikan deadline pengumpulan berita acara dan mengontrol pembuatan berita acara. SOP Pembuatan dan Pengarsipan Berita Acara Setiap kegiatan maupun rapat yang telah dilaksanakan harus dibuat berita acara rapat atau berita acara kegiatan. Berita acara dibuat dengan menggunakan template yang telah dibuat oleh manajer administrasi. 109
Berita acara yang telah ditandatangani oleh pemimpin rapat maupun penanggungjawab kegiatan diserahkan kepada manajer administrasi setelah seluruh rangkaian acara selesai, untuk selanjutnya akan dijadikan sebagai arsip himpunan. Penyerahan berita acara kepada manajer administrasi paling lambat seminggu setelah acara selesai.
5. Surel GEA ( GBH BPH Tujuan 5 Arahan a dan b) Tujuan Mengelola dan mengarsipkan surat elektronik yang masuk maupun yang di keluarkan HMTG ‘GEA’ ITB. Menyampaikan surat baik dari dalam maupun ke luar HMTG ‘GEA’ ITB melalui surel
[email protected]. Deskripsi Kegiatan Pengecekan surel masuk dan memastikan ketersampaian informasi surat kepada tujuan surat. Menyampaikan surat yang dikeluarkan HMTG ‘GEA’ ITB melalui media elektronik. Pengarsipan surel masuk dan keluar Sasaran Setiap surat elektronik yang masuk dan keluar Waktu Pelaksanaan Rencana pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG’GEA’ITB 2013 Waktu pelaksanaan kegiatan Selama masa kepengurusan BPH HMTG’GEA’ITB 2013 Parameter Keberhasilan Terarsipkannya surel masuk dan keluar serta tersampaikannya informasi kepada tujuan surat. Anggaran Biaya Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Tidak semua informasi yang masuk melalui surel tersampaikan pada tujuan surat. Solusi Pengecekan secara berkala. Saran Bekerjasama dengan bidang Medkominfo untuk saling berkoordinasi dalam surel GEA. SOP PENGARSIPAN SUREL MASUK DAN KELUAR 1. Manajer administrasi akan mengecek email
[email protected] setiap harinya. 2. Apabila terdapat surel masuk manajer administrasi akan menyampaikan informasi tersebut kepada pihak yang berkaitan. 3. Setelah informasi tersebut tersampaikan kepada pihak tujuan surel, selanjutnya akan didata dan diarsipkan oleh manajer administrasi berupa softfile. 4. Surat keluar yang akan dikirim melalui media elektronik dapat dibuat oleh manajer administrasi, administrasi departemen, maupun administrasi kepanitiaan dengan menggunakan template yang telah ada. 5. Pembuat surat harus meminta nomor surat kepada manajer administrasi. 6. Surat yang telah diberi nomor surat dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki kuasa diserahkan kepada manajer administrasi berupa soffile untuk dikirimkan kepada tujuan surat. 7. Manajer administrasi melakukan pendataan dan pengarsipan surat keluar.
110
SOP PEMINJAMAN ARSIP Untuk arsip data berupa hardfile, anggota yang meminta arsip harus menghubungi manajer/staff administrasi. Izin peminjaman hanya akan diberikan oleh manajer/staff administrasi atas persetujuan sekjen dan/atau kahim. Setelah mendapatkan izin manajer/staff administrasi, maka anggota akan diberikan arsip yang diminta dan melakukan kesepakatan untuk pengembalian arsip. Untuk arsip tidak boleh dipinjam keluar HMTG’GEA’ITB.
DEPARTEMEN KEUANGAN Oleh Yudith Yolanda Matindas 12010106 Arahan 1.Terkontrolnya pengaturan keuangan di setiap kegiatan HMTG 'GEA' ITB Fungsi Kerja 1. Membuat dan mengontrol system keuangan di setiap kegiatan HMTG ‘GEA’ ITB Dalam keberjalanan setahun kepengurusan, fungsi kerja ini sudah cukup dijalankan dengan baik walaupun masih banyak terdapat kekurangan antara lain belum optimalnya pengontrolan terhadap kepanitiaan-kepanitiaan yang ada selama kepengurusan, publikasi keuanganm dan uang kas anggota GEA. Setelah Departemen keuangan melakukan evaluasi, semakin mendekati akhir kepengurusan, pengontrolan terhadap keuangan kepanitiaan, publikasi, dan penagihan uang kas semakin ditingkatkan. Departemen keuangan melakukan penghitungan RAB pada awal kepengurusan. RAB ini dirancang untuk memperkirakan aliran dana yang akan keluar setiap bulannya selama setahun ke depan. Setiap bulannya departemen keuangan juga melakukan pencatatan setiap kegiatan keuangan yang terjadi dan evaluasi keuangan mengenai pengeluaran dan pemasukan yang kemudian disesuaikan kembali dengan RAB. Selain itu, departemen keuangan juga melakukan pengawasan terhadap kepanitian yang terbentuk selama masa kepengurusan khususnya bagian bendahara. Setiap laporan keuangan di kepanitian yang ada kemudian dilaporkan ke departemen keuangan. Pengumpulan iuran kas anggota GEA dilakukan sebagai salah satu usaha dalam memenuhi pemasukan kas GEA. Publikasi keuangan dilakukan untuk mentransparansikan transaksi keuangan yang ada di GEA selama setahun ini. 2. Berkoordinasi dengan Badan Usaha untuk mendapatkan pemasukan di HMTG ‘GEA’ ITB Departemen keuangan bekerjasama dengan Badan Usaha untuk memenuhi pemasukan GEA. Koordinasi dengan Badan Usaha dilakukan setelah RAB dirancang. Fungsi kerja ini sudah dilaksanakan dengan baik walaupun koordinasi yang dilakukan belum maksimal. Pemasukan dari Badan Usaha yang diserahkan ke departemen keuangan belum dapat menyeimbangkan pengeluaran yang terjadi selama masa kepengurusan. Oleh karena itu, dilakukan usaha lain dengan melakukan pencarian dana usaha melalui kepanitiaan yang ada. Program Kerja 1. Penyusunan Rancangan Anggaran Belanja (Rab) BPH HMTG ‘GEA’ ITB–GBH GEA Tujuan 5 Arahan d Tujuan Menciptakan sistem keuangan HMTG ‘GEA’ ITB yang terencana dengan baik. Deskripsi Penyusunan laporan keuangan dari seluruh departemen HMTG ‘GEA’ ITB dan diperbarui tiap bulannya. 111
Sasaran Seluruh departemen BPH HMTG ‘GEA’ ITB. Parameter Keberhasilan Tersusunnya RAB paling lambat pada minggu ke-4Januari Waktu Pelaksanaan Tentatif, sebelum minggu ke-4Januari Status Keberhasilan Berhasil Kendala Masih ada perubahan RAB dari beberapa departemen pada dekat deadline Solusi Meminta setiap departemen untuk menghitung dan menetapkan RAB secepatnya Saran Ditegaskan bahwa RAB dihitung dan ditetapkan di masing-masing bidang sebelum penyusunan RAB, sehingga tidak diganti-ganti lagi 2. Pencatatan Keuangan - GBH GEA Tujuan 5 Arahan d Tujuan Membukukan neraca keuangan HMTG ‘GEA’ ITB dengan baik. Deskripsi Pembukuan keluar dan masuknya dana pada sistem keuangan HMTG ‘GEA’ ITB dan adanya pelaporan kepada manajer keuangan setiap ada pemasukan melalui bank. Sasaran Neraca keuangan HMTG ‘GEA’ ITB. Parameter Keberhasilan Tercatatnya secara rinci seluruh keluar dan masuknya dana pada buku tabungan dan buku kas HMTG ‘GEA’ ITB. Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Status Keberhasilan Berhasil Kendala Beberapa update keuangan ada yang tidak langsung dikerjakan Solusi Segera melakukan pembukuan dana yang belum di update Saran Pengeluaran dan pemasukan sebaiknya langsung dikerjakan dan tidak ditunda-tunda 3. Evaluasi Keuangan- Tujuan 5 Arahan d Tujuan Menciptakan keseimbangan neraca keuangan Deskripsi Pengendalian dan pengevaluasian kondisi keuangan HMTG ‘GEA’ ITB secara periodik (setiap bulan) Sasaran Neraca keuangan HMTG ‘GEA’ ITB Parameter Keberhasilan Terciptanya neraca keuangan yang seimbang setiap bulannya Waktu Pelaksanaan Setiap akhir bulan Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Beberapa keuangan tidak sesuai dengan RAB dan adanya dana tidak terduga 112
Solusi Menganalisis keuangan dan mengevaluasi uang-uang apa saja yang telah keluar Saran Evaluasi keuangan harus dilakukan lebih teliti agar kegiatan keuangan yang berikutnya dapat diperhitungkan dengan baik Manajer keuangan mengeluarkan dana sesuai RAB saja, kalaupun harus keluar karena alasan yang benar-benar mendesak dan sudah direncanakan rencana pemasukan tambahannya 4. Pengawasan Kondisi Keuangan Kepanitiaan Yang Sedang Berjalan Di HMTG ‘GEA’ ITB – GBH GEA Tujuan 5 Arahan d Tujuan Mengetahui kondisi keuangan kepanitian Deskripsi Pengawasan terhadap kondisi keuangan kepanitiaan yang sedang berjalan melalui bendahara kepanitiaan. Sasaran Keuangan setiap kepanitiaan Parameter Keberhasilan Adanya laporan dari bendahara kepanitiaan kepada manajer keuangan BPH HMTG ‘GEA’ ITB. Waktu Pelaksanaan Setiap ada kepanitiaan Status Keberhasilan Berhasil Kendala Koordinasi dengan kepanitiaan masih kurang sehinggal laporan keuangan dari kepanitian tidak langsung ketika selesainya kepanitiaan Solusi Laporan diminta terus meskipun kepanitiaan sudah lama selesai Saran Koordinasi ditingkatkan dan laporan jangan sampai ada penundaan 5. Penarikan Iuran Anggota–GBH GEA Tujuan 5 Arahan d Tujuan Memenuhi kebutuhan dana melalui iuran anggota HMTG ‘GEA’ ITB Deskripsi Penarikan iuran anggota di setiap semester sebesar Rp12.000 per anggota. Sasaran Seluruh anggota GEA ParameterKeberhasilan Semester ganjil :Iuran anggota terkumpulkan 50% di akhir bulanApril Semester genap :Iuran anggota terkumpulkan 50% di akhir bulanOktober Seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB Seluruh iuran anggota terkumpulkan di akhir kepengurusan Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan Status Keberhasilan Tidak berhasil Kendala Kurang intensif dalam penarikan iuran anggota Solusi Penarikan iuran anggota melalui PJ angkatan Saran 113
Penarikan iuran anggota dilakukan juga ketika kegiatan GEA, contohnya rapat BPH dengan staf magang dan ahli 6. Publikasi Laporan Keuangan - GBH GEA Tujuan 5 Arahan d Tujuan Menciptakan sistem keuangan HMTG ‘GEA’ ITB yang transparan. Deskripsi Laporan keuangan HMTG ‘GEA’ ITB dipublikasikan dalam bentuk media cetak dan ditempelkan di dalam himpunan pada tanggal 30 di tiap bulannya. Sasaran Seluruh anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB. Parameter Keberhasilan Terdapatnya laporan keuangan yang dipublikasikan setiap bulan dalam bentuk media cetak, selama masa perkuliahan aktif dan tepat waktu. Waktu Pelaksanaan Setiap akhir bulan, selama masa perkuliahan aktif. Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Belum bisa mengumpulkan bukti keuangan di setiap akhir bulan sehingga laporan keuangan tidak tepat waktu Solusi Laporan keuangan yang belum dipublikasikan tetap dipublikasikan di tengah bulan atau digabung dengan publikasi bulan berikutnya Saran Setiap bukti keuangan langsup diarsipkan SOP : Bagi anggota biasa HMTG “GEA” ITB yang membutuhkan dana untuk acara kegiatan atau kepanitiaan dan kesekretariatan di luar Rancangan Anggaran Belanja : 1. Anggota biasa HMTG “GEA” ITB wajib menghubungi Manajer Keuangan sebelummengeluarkan dana 2. Barang/Uang ≤ Rp100.000,00 Manajer Keuangan menghubungi Sekjen Barang/Uang ≥ Rp100.000,00Manajer Keuangan menghubungi Sekjen dan Kahim 3. Jika Manajer Keuangan tidak dapat dihubungi, anggota biasa HMTG “GEA” ITB dapat menghubungi Sekjen Manajer Keuangan (Yudith) : 081214468892 Sekjen (Yan Yan ) : 087821699219 Perincian Pengeluaran Bulanan Majalah NGI + NGT : Rp50.000,00 Koran : Rp90.000,00 Galon air : Rp40.000,00 Internet : Rp12.500,00 ATK : Rp50.000,00 Kebersihan : Rp50.000,00 Pulsa jarkom : Rp120.000,00 GIM : Rp20.000,00 Total : Rp462.500,00 : 332 (anggota biasa HMTG “GEA” ITB) Iuran / bulan = Rp1.393,07 / anggota Iuran 1 Semester = Rp1.393,07 x 6= Rp8.358,43 Iuran anggota per semester = Rp12.000,00
114
DIAGRAM ALIR PROSES PEMINJAMAN UANG HMTG ‘GEA’ ITB Peminjam
Manajer keuangan
Jumlah uang
≤Rp 100.000,-
≥Rp 100.000,Sekjen dan Kahim
Sekjen
Manajer keuangan
Uang keluar
115
DIVISI BADAN USAHA Oleh Adriansyah Rendra Kusuma 12010096 Arahan 1. Terpenuhinya dana yang dibutuhkan HMTG 'GEA' ITB selama kepengurusan 2. Menumbuhnya jiwa kewirausahaan anggota Fungsi Kerja 1. Menyediakan dana yang dibutuhkan HMTG’GEA’ ITB dengan melakukan penjualan barang – barang yang akan memberikan pemasukan kas untuk HMTG ”GEA” ITB Sesuai dengan arahan yang diberikan kepada divisi ini, maka divisi badan usaha berusaha memenuhi dana yang dibutuhkan oleh HMTG’GEA’ITB selama kepengurusan. Untuk itu divisi badan usaha menjual barang dan jasa yang dapat memberikan pemasukan kas untuk HMTG’GEA’ITB. Beberapa barang yang sudah dijual berupa pakaian,aksesoris, makanan, peralatan lapangan dll.. Metode penjualan yang dilakukan dengan sistem pre-order, yaitu menyebarkan formulir yang berisikan desain barang yang akan dijual. Apabila barang – barang yang sudah diproduksi lebih, maka dilakukan penjualan barang ready stock secara langsung di himpunan. 2. Melibatkan anggota biasa HMTG’GEA’ITB untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan di Badan Usaha Untuk menumbuhkan jiwa kewirausahaan anggota cukup sulit, namun beberapa orang telah untuk berperan dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan di Badan Usaha, sehingga lebih memaksimalkan di anggota dan staf magang divisi Badan Usaha. Struktural
Kadiv Badan Usaha
Tim Desain
Tim Proposal
Tim Produksi
Tim Pemasaran
-
Tim Desain : Dalam membuat suatu produksi barang, dibutuhkan ide – ide desain kreatif yang nantinya akan dibuat ke dalam suatu produk Tim Desain memiliki tujuan : Membuat suatu desain yang akan dijadikan sebagai produk penjualan
Tim Proposal : 116
-
-
Untuk memenuhi kebutuhan dana kegiatan HMTG”GEA”ITB salah satu usaha yang dilakukan yaitu mengajukan suatu sponsorship. Tim Proposal memiliki tujuan : Mengkoordinasi proposal dalam hal pencarian dana kegiatan HMTG”GEA” ITB Tim Produksi : Setelah memiliki desain untuk suatu produk, produk tersebut kemudian akan dimasukkan ke tempat konveksi untuk diproduksi Tim Produksi memiliki tujuan : Memasukkan hasil desain untuk di produksi di tempat konveksi Mengecek dan mengambil barang yang sudah diproduksi di tempat konveksi Tim Pemasaran : Barang yang sudah diproduksi kemudian akan dijual. Tim Pemasaran memiliki tujuan : Memasarkan barang yang sudah diproduksi untuk dijual.
Staf Ahli dan Anggota Magang Staff Ahli: Yogi Pamadya (12010071) Aditya Setiabudi (12010067) Dhito Tri Wahyudi (12010068) ANggota Magang Regina Chrysant (12011019) Achmad Faisal Wibowo (12011038) Program Kerja 1. Penjualan Atribut HMTG’GEA’ITB (GBH GEA Tujuan 5 Arahan d) Tujuan Mengumpulkan dana untuk memberikan pemasukan bagi kas HMTG’GEA’ITB Deskripsi Melakukan penjualan atribut GEA kepada anggota biasa GEA dan Alumni GEA, atribut itu berupa jakun, kemeja, polo shirt, t-shirt, stiker dll Sasaran Anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB dan Alumni GEA Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG’GEA’ITB 2013 Parameter Keberhasilan Keuntungan yang di dapat minimal 20 % dari danaawal Anggaran Biaya Status Keberhasilan Berhasil Kendala Tim dari Badan Usaha kurang memaksa orang – orang untuk membayar sesuai dengan waktunya. Produksi barang – barang danus terkadang terhambat akibat orang orang yang memesan barang danus seringkali terlambat untuk membayar uang mukanya sehingga terhambat juga masuk ke vendor nya Solusi Meminjam uang dari BPH untuk membayar uang muka Saran Produksi hanya dilakukan bagi anggota yang sudah membayar 117
2. Penjualan Atribut bagi Mahasiswa Baru ITB (Maba 2013) (GBH GEA Tujuan 5 Arahan d) Tujuan Mengumpulkan dana untuk memberikan pemasukan bagi kas HMTG’GEA’ITB Deskripsi Melakukan penjualan atribut angkatan kepada mahasiswa baru ITB Sasaran Mahasiswa baru ITB tahun ajaran 2013-2014 Waktu Pelaksanaan Awal masuk semester ganjil tahun ajaran 2013-2014 Parameter Keberhasilan Keuntungan yang di dapat minimal 10 % dari danaawal Anggaran Biaya Status Keberhasilan Tidak Berhasil Kendala Tim Badan Usaha kurang cepat dalam mempromosikan barang – barang yang akan dijual. Mahasiswa baru yang memesan barang danus kurang dari jumlah minimal yang ditargetkan (24 buah), hal ini diakibatkan sudah banyaknya barang – barang danus yang dijual dari pihak lain Solusi Membatalkan penjualan barang karena keuntungan tidak akan didapatkan Saran Sebaiknya untuk menjual ke mahasiswa baru dilakukan secepat mungkin (Saat OSKM/PROKM/pendaftaran ulang) 3. Penjualan Perlengkapan Geologi (GBH GEA Tujuan 5 Arahan d) Tujuan Mengumpulkan dana untuk memberikan pemasukan bagi kas HMTG’GEA’ITB Deskripsi Melakukan penjualan perlengkapan geologi kepada Anggota Biasa GEA dan masyarakat Geologi pada umumnya Sasaran Anggota biasa GEA dan/atau masyarakat Geologi Indonesia Waktu Pelaksanaan Selama masa kepengurusan BPH HMTG’GEA’ITB 2013 Parameter Keberhasilan Keuntungan yang di dapat minimal 10 % dari danaawal Anggaran Biaya Status Keberhasilan Berhasil Kendala Tim dari Badan Usaha kurang memaksa orang – orang untuk membayar sesuai dengan waktunya. Pembelian barang – barang danus terhambat akibat orang orang yang memesan barang danus seringkali terlambat untuk membayar uang mukanya sehingga terhambat juga pemesanan ke tokonya Solusi Meminjam uang dari BPH untuk membayar uang muka Saran Bagi pembeli sebaiknya membayar uang muka sesegera mungkin agar tidak menghambat proses pemesanan barang atau : Produksi hanya dilakukan bagi anggota yang sudah membayar 118
DEPARTEMEN BIRO RUMAH TANGGA Oleh Windy Dwi Rahayu 12010005 Arahan 1. Terpenuhi dan terkontrolnya kebutuhan sarana dan prasarana HMTG 'GEA' ITB. 2. Terciptanya sekretariat HMTG 'GEA' ITB dan sekitarnya yang nyaman untuk menunjang kegiatan anggota. Fungsi Kerja 1. Menjaga kebersihan ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB dan sekitarnya, serta menginisiasi dan mengontrol anggota untuk ikut menjaga kebersihan. Kebersihan himpunan merupakan salah satu hal yang penting untuk menunjang segala kegiatan himpunan. Departemen Biro Tangga memiliki fungsi kerja untuk menjaga serta mengontrol kebersihan sekretariat HMTG “GEA” ITB. Dalam keberjalanannya, Departemen Biro Rumah Tangga membersihkan himpunan melalui Proker Bersih-Bersih Himpunan yang dilakukan minimal sekali dalam sebulan. Selain itu juga diberlakukan system piket di himpunan yang bertujuan untuk mengontrol kebersihan himpunan setiap harinya. 2. Menjaga kerapihan ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB dan sekitarnya, serta menginisiasi dan mengontrol anggota untuk ikut menjaga kerapihan. Sama halnya dengan menjaga kebersihan himpunan, Departemen Biro Rumah Tangga juga bertugas menjaga kerapihan himpunan. Efiesiensi ruang dilakukan dengan melakukan pengalihan barang-barang himpunan yang tidak dibutuhkan dalam waktu dekat. Peengelompokkan barang sesuai kategori penggunaan juga dilakukan agar ruang secretariat HMTG’GEA’ITB rapid an anggota mudah mengambil serta mengembalikan barang. 3. Menginisiasi dan mengontrol anggota untuk tertib selama berada di ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB dan sekitarnya. Tata tertib di himpunan akan berpengaruh bagi kebersihan dan kerapihan himpunan. Kebersihan dan kerapihan secretariat himpunan yang tercipta dijaga melaui control terhadap ketertiban anggota. Pengontrolan terhadap tata tertib anggota dilakukan dengan peraturanperaturan yang ditempel di secretariat himpunan yang wajib dipatuhi. Selain itu juga dilakukan control langsung setiap harinya dari Kepala Departemen dan Staf Biro Rumah Tangga kepada anggota. 4. Memfasilitasi kebutuhan sarana dan prasarana untuk kegiatan HMTG “GEA” ITB. Berdasarkan tahap pendefinisian kebutuhan, untuk menjawab misi HMTG”GEA” ITB maka dibutuhkan sistem yang memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dalam setiap kegiatan HMTG 'GEA' ITB. Pengadaan beberapa barang inventaris yang dibutuhkan anggota untuk kegiatan berhimpun menjadi tanggung jawab Departemen Biro Rumah Tangga. Selama keberjalanan, Departemen Biro Rumah Tangga telah membuat sistem pengadaan dan peminjaman barang inventaris dengan SOP yang dipahami dan mudah diakses anggota. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dilakukan memenuhi kebutuhan anggota dalam bidang akademik, minat dan bakat, olahraga, serta beberapa permainan yan digunakan dalam setiap kegiatan anggota. 5. Mengontrol penggunaan sarana dan prasarana HMTG “GEA” ITB Departemen Biro Rumah Tangga juga memiliki fungsi kerja untuk mengontrol penggunaan sarana dan prasarana HMTG ‘GEA’ ITB. Kontrol tersebut dilakukan dengan sebuah system pelabelan di setiap barang inventaris milik GEA. Pelabelan bertujuan agar setiap barang 119
yang dipinjam atau digunakan terdata dengan jelas dan dikategorikan sesuai jenis dan letak barang tersebut. Sistem peminjaman barang juga menggunakan lembar kendali untuk mengontrol penggunaanya. Kontrol juga dilakukan dengan inventarisasi setiap dua bulan sekali agar semua barang terdata dengan jelas. Struktural
BRT
PJ SAUNG
PJ KOMPUTER
PJ ELEKTRONIK
PJ PUSTAKA
PJ HIMPUNAN
PJ Komputer : Bertanggung Jawab untuk mengontrol penggunaan komputer HMTG ‘GEA’ ITB oleh anggota dan melakukan pemilahan file . Diisi oleh staf ahli Arlangga Vidi Baswara (12010035) PJ Pustaka : Bertanggung jawab untuk mengotrol buku dan melakukan pendataan buku Diisi oleh staf magang Niken Laras S. (12011041) PJ Elektronik : Bertanggung jawab untuk mengontrol penggunaan barang – barang elektronik Diisi oleh staf ahli Saad Abdurrahman (12010097) PJ Himpunan : Bertanggung jawab untuk mengontrol barang –barang non elektronik dan non pustaka di dalam himpunan Diisi oleh staf magang Neny R.A. (12011016) PJ Saung : Bertanggung Jawab untuk mengontrol saung Diisi oleh staf ahli Made Dedi A. (12010003)
Setiap penanggung jawab harus melapor kepada BRT jika ada kerusakan atau kehilangan barang. Program Kerja 1. Inventarisasi Barang- Barang Himpunan ( GBH BPH Tujuan 5 Arahan a dan b) Tujuan Menginvetarisasikan barang-barang HMTG “GEA” ITB. Deskripsi Kegiatan Melakukan pendataan terhadap barang-barang milik HMTG “GEA” ITB Sasaran Barang-barang HMTG “GEA” ITB Waktu Pelaksanaan Secara berkala tiap dua bulan sekali , dimulai pada bulan Januari Parameter Keberhasilan 1. Terdatanya seluruh barang-barang milik HMTG “GEA” ITB dengan metode pendataan yang jelas dan terformat 2. Terlaksananya SOP pengadaan, peminjaman dan pengembalian barang yang mudah diakses anggota 120
Anggaran Biaya Rp. 100.000,00 Status Berhasil Kendala Adanya barang inventaris yang hilang atau rusak Sistem peminjaman dan pengadaan kurang terkoordinir dengan ketua club Solusi Diganti dengan barang yang baru atau mencari barang dari anggota yang mau memberi Saran Koordinasi dengan ketua club lebih diperjelas dan dipertegas SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG HMTG “GEA” ITB 1. Setiap anggota biasa HMTG “GEA” ITB berhak menggunakan setiap barang-barang inventaris HMTG “GEA” ITB, dengan catatan untuk keperluan atau kegiatan yang membawa nama HMTG “GEA” ITB itu sendiri. 2. Penggunaan barang di dalam ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB dan sekitarnya (teras sekretariat dan saung) tidak perlu ditulis dalam daftar peminjaman barang dan WAJIB dikembalikan ke tempat semula. 3. Setiap anggota yang ingin meminjam barang-barang inventaris HMTG “GEA” ITB di luar ruang sekretariat WAJIB mengisi daftar peminjaman barang dan dianggap SAH bila telah mendapat izin dari BRT/Sekjen. 4. Untuk barang yang berada di bawah Divisi tertentu pada Badan Pengurus Harian (contoh : peralatan lapangan dibawah Divisi G-Ex, maka peminjam harus meminta izin dan mendapat persetujuan dari Penanggung Jawab barang Divisi tersebut 5. Setiap anggota biasa HMTG “GEA” ITB tidak diperbolehkan meminjam beberapa barang seperti GPS, palu geologi, kompas geologi, dan HT yang digunakan untuk keperluan pribadi. Misal : Meminjam palu geologi untuk Tugas Akhir. 6. Selain anggota biasa HMTG “GEA” ITB tidak diperbolehkan menggunakan barang-barang inventaris kecuali telah mendapat izin dari HMTG “GEA” ITB dan WAJIB mengisi daftar peminjaman barang, mengambil lembar kendali, dan membawa surat permohonan peminjaman dari lembaganya dan KTM yang bersangkutan akan ditahan sampai barang inventaris dikembalikan. 7. Untuk barang yang digunakan di dalam area Timur Jauh, dan dalam waktu kurang dari 24 jam, maka tidak diberlakukan syarat di atas. 8. Apabila terdapat 2 kegiatan atau 2 pihak yang berbenturan waktu untuk meminjam barang HMTG “GEA” ITB maka yang berhak adalah yang mendapat izin terlebih dahulu dengan pertimbangan skala kepentingan kegiatan tersebut. 9. Setiap barang yang telah dipinjam WAJIB dikembalikan TEPAT WAKTU sesuai yang tertera di daftar peminjaman barang dan setiap keterlamabatan akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp. 2.000,00 (per hari per barang) 10. Setiap barang yang telah dipinjam WAJIB dikembalikan ke tempat semula dan memberi keterangan “sudah dikembalikan” di daftar peminjaman barang serta WAJIB diketahui oleh BRT/Sekjen. 11. Peminjam bertanggung jawab penuh untuk mengganti atau memperbaiki atas setiap barang yang rusak atau hilang. 12. Setiap anggota biasa HMTG “GEA” ITB tanpa terkecuali WAJIB menjaga dan memelihara seluruh barang inventaris HMTG “GEA” ITB.
121
SOP PENGADAAN BARANG HMTG “GEA” ITB 1. Setiap anggota HMTG “GEA” ITB berhak mengajukan atau mengusulkan pengadaan barang melalui BRT atau Sekretaris Jenderal HMTG “GEA” ITB 2. Pengadaan barang harus mendapat persetujuan dari BRT/Sekjen dan merupakan barang yang DIBUTUHKAN untuk HMTG “GEA” ITB. 3. Untuk pengadaan barang yang cukup besar (cth : alat elektronik, furniture), maka Sekjen berkoordinasi dengan Ketua Himpuan dan HARUS mendapat persetujuan dari Ketua Himpuan. 4. Biaya pengadaan barang diajukan ke Manager Keuangan oleh BRT/Sekjen .
122
FLOWCHART
PEMINJAMAN
BARANG
Anggota Biasa dan Lembaga Luar GEA
BRT
SekJen
Barang Dipinjamkan
Ditolak
Mengisi Daftar Peminjaman
123
FLOWCHART
PENGADAAN
BARANG
anggota biasa
BRT
Ditolak
SekJen
KAHIM
Diterima
Ditolak
Diterima
Manajer Keuangan
PENGADAAN BARANG 2. Bersih – Bersih Himpunan (GBHBPH Tujuan 1 Arahan a) Tujuan Menciptakan ruang sekretariat HMTG ”GEA” ITB dan sekitarnya yang bersih, dan tertata dengan rapi. Deskripsi Kegiatan Membersihkan ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB dan sekitarnya serta mengatur tata letak barang 124
Sasaran Ruang sekretariat HMTG ”GEA” ITB dan sekitarnya Waktu Pelaksanaan Dilakukan minimal setiap bulan sekali selama masa kepengurusan. Parameter Keberhasilan Terlaksananya kegiatan bersih-bersih himpunan minimal setiap bulan sekali. Ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB yang bersih dan letak barang teratur Anggaran Biaya Rp.50.000,00 Status Berhasil Kendala Kurang bisa mengajak anggota setiap acara membersihkan himpunan Himpunan yang bersih dan letak barang yang teratur tidak bertahan lama Solusi Berkoordinasi dengan BPH disetiap bidang untuk mengawasi di keseharian (piket) Saran SOP harus lebih ditegakan dan dengan hukuman yang berat bagi pelanggar SOP 3. Pengalihan Barang-Barang Himpunan (GBHBPH Tujuan 5 Arahan a) Tujuan Efisiensi ruang sekretariat HMTG “GEA” ITB Deskripsi Kegiatan Mengalihkan barang HMTG ”GEA” ITB secara sementara kepada anggota disertai pengecekan pada saat inventarisasi. Sasaran Barang-barang HMTG ”GEA” ITB yang tidak dibutuhkan dalam waktu dekat. Waktu Pelaksanaan Tentatif selama masa kepengurusan. Parameter Keberhasilan Barang-barang yang tidak dibutuhkan dalam waktu dekat teralihkan. Terdatanya barang-barang HMTG “GEA” ITB yang dialihkan. Anggaran Biaya Status Berhasil Kendala Solusi Saran Jika memungkinkan, carilah tempat sebagai “gudang GEA” untuk menyimpan barang-barang sehingga ruang sekretariat himpunan bisa dimaksimalkan untuk kegiatan anggota. 4. GEA 60’ Earth Hour (GBHBPH Tujuan 4 Arahan a) Tujuan Menghemat penggunaan daya listrik HMTG “GEA” ITB Mendorong anggota untuk menerapkan gaya hidup hemat energi Deskripsi Kegiatan Kegiatan penghematan daya listrik HMTG “GEA” ITB dengan mematikan sambungan listrik dan lampu selama satu jam . Sasaran Ruang Sekretariat HMTG “GEA” ITB dan sekitarnya 125
Anggota biasa HMTG “GEA” ITB Waktu Pelaksanaan Setiap hari Jumat pada pukul 21.00-22.00 selama masa kepengurusan Parameter Keberhasilan Terlaksananya penghematan daya listrik HMTG “GEA” ITB minimal 2 kali dalam sebulan selama masa kepengurusan Anggaran Biaya Status Tidak Berhasil Kendala Pemilihan waktu masih belum tepat sehingga anggota masih berkegiatan di waktu yang telah ditentukan Sulitnya meningkatkan kesadaran anggota untuk hidup hemat energi Solusi Mematikan penggunaan listrik ketika tidak dibutuhkan Saran Dibuat PJ untuk setiap bulannya dan pemilihan waktu harus lebih dipertimbangkan
DEPARTEMEN SUMBER DAYA ANGGOTA DAN STATISTIK ANGGOTA Oleh Edwin Pradhana 12010080 Arahan Terbentuknya data anggota biasa aktif HMTG ‘GEA’ ITB yang lengkap dan berkesinambungan sebagai bahan pertimbangan pelaksanaan kegiatan HMTG ‘GEA’ ITB. Fungsi kerja 1. Mengumpulkan dan mengolah data kondisi dan kegiatan setiap anggota biasa aktif HMTG GEA ITB baik di dalam maupun diluar lingkup HMTG GEA ITB. Sesuai dengan arahan yang diberikan kepada divisi ini, maka yang dilakukan oleh bidang ini adalah mencari informasi sebanyak-banyaknya tentang keadaan atau kondisi anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB sekarang.Setiap harinya mencaritahu kondisi serta kegiatan yang dilakukan anggota HMTG ‘GEA’ ITB.Kegiatan adalah kesibukan anggota baik di dalam maupun di luar HMTG ‘GEA’ ITB. Dengan mengetahui setiap kegiatan anggota biasa, diharapkan setiap kegiatan GEA dapat mengetahui secara pasti orang yang akan mengetahui kegiatan tersebut, dan data ini menjadi bahan pertimbangan Sekjen untuk menjalankan suatu acara atau membuat timeline kedepannya. Data ini juga untuk mengefektifkan pendataan sebelum acara GEA. Pendataan dilakukan sebelum melakukan kegiatan sebagai prediksi jumlah anggota biasa yang datang dan dapat digunakan untuk menarik serta memegang anggota biasa oleh BPH. Metode yang digunakan adalah berinteraksi langsung dengan anggota biasa sehingga minimal mengetahui kegiatan serta kondisi. Kemudian dengan cara member kuesioner online ataupun kertas secara langsung terhadap anggota. Namun, kurangnya koordinasi dengan staff ahli dengan anggota magang untuk berinteraksi dengan orang yang jarang terlihat baik di himpunan ataupun kegiatan GEA lainnya. Adanya galat sekitar 15% dari pendataan sebelum acara sehingga mempersulit penimbangan acara serta susah memberi pertimbangan kepada sekjen jika data tersebut belum lengkap ataupun lengkap dengan jumlah anggota biasa yang sedikit.
126
Struktural
MSDA PJ angkatan 2011
PJ angkatan 2010
PJ angkatan 2009
PJ angkatan 2011 :Membantu MSDA untuk melakukan pendataan terhadap anggota biasa HMTG’GEA’ITB angkatan 2011 PJ angkatan 2010 : Membantu MSDA untuk melakukan pendataan terhadap anggota biasa HMTG’GEA’ITB angkatan 2010. PJangakatan 2009 : Membantu MSDA untuk melakukan pendataan terhadap anggota biasaangkatan 2009 dan angkatan di atasnya yang masih menjadi anggota aktif HMTG’GEA’ITB. Staf Ahli dan Anggota Magang Kusnandito febriono (12010043) Fajar Febriani Amanda (12010051) Achmad Raihan (12010105) Dantie Claudia (12011007) Bioter Ryanto Silalahi (12011026) Program kerja 1. Data Besar GEA (GBH BPH Tujuan 5 Arahan c) Tujuan Mengetahui biodata dan kegiatan anggota biasa aktif HMTG ‘GEA’ ITB sebagai bahan pertimbangan pelaksanaan kegiatan HMTG GEA ITB. Deskripsi Kegiatan Memperbarui data kegiatan dan biodata anggota biasa HMTG ‘GEA’ ITB yang nantinya dapat diakses di komputer HMTG ‘GEA’ ITB Sasaran Anggota biasa aktif HMTG ‘GEA’ ITB Waktu Pelaksanaan 2 bulan sekali minggu ke 3 Parameter Keberhasilan -Terkumpulnya data yang berupa kegiatan dan biodata tiap anggota biasa HMTG GEA ITB baik di dalam maupun di luar lingkup HMTG GEA ITB secara lengkap. -Tersimpannya data yang telah terkumpul di komputer HMTG ‘GEA’ ITB Anggaran Biaya Kuesioner : Rp 118.800,00 Daftar hadir dan daftar ijin : Rp 60.000,00 Status Berhasil Kendala Kesulitan dalam mendata anggota yang sedang melakukan Tugas Akhir di lapangan Salah memperhitungkan kebutuhan jumlah staf 127
Solusi Pendataan bagi anggota yang sedang Tugas Akhir di lapangan dibackup oleh data dari temannya Meminta bantuan dari PJ angkatan yang bukan staf Saran Jumlah staf harus sesuai dengan kebutuhan Perubahan dalam database harus segera dilaporkan kepada kepala departemen
128
