DRAAIBOEK BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Postbus 357 4600 AJ Bergen op Zoom

DRAAIBOEK BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL

Woensdag 27 oktober 2004

Contactpersoon stichting BEC Wilfred Landa Heiningen 775 4623 TV Bergen op Zoom ℡ 0164-239942 ª 06-14358269 @ [email protected]


INHOUD: 1. Voorwoord 2. Algemene gegevens 3. Beschrijving van de activiteiten 3.1. Opbouw van de faciliteiten 3.2. Programma 3.2.1. Middagprogramma 3.2.2. Afbouw van de faciliteiten Middagprogramma 3.2.3. Avondprogramma 3.2.4. Band routing 3.2.5. Programma buiten terrein 3.3. Afbouw van de faciliteiten 4. Veiligheid, Arbo en Milieu 5. Calamiteitenplan


1. Voorwoord: Op woensdag 27 oktober a.s. zal de stichting Bergse Evenementen en Cultuur (BEC) zich voor het eerst publiekelijk presenteren aan de Bergse bevolking middels een groot evenement georganiseerd vanwege de 60 jarige bevrijding van de Gemeente Bergen op Zoom. De organisatie van het evenement is op verzoek van het comité 60 jarige bevrijding opgericht door de gemeente Bergen op Zoom. Op deze dag die gehouden wordt op het grasveld van het Wilhelminaveld te Bergen op Zoom zal een breed cultureel programma aan de mensen worden gepresenteerd. Deze activiteiten zullen naast de activiteiten van het comité “Viering 60 jarige bevrijding” staan en het zal de naam “Bergs Bevrijdingsfestival” dragen. Het festival voert het thema “Vrienden Maken”. Overzichtstekening van de locatie

Het Bergs Bevrijdingsfestival wordt georganiseerd door de stichting Bergse Evenementen & Cultuur. De stichting is opgericht op 25 maart 2004 en staat in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 20114514. De algemene gegevens van stichting Bergse Evenementen & Cultuur zijn: Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Postbus 357 4600 AJ te Bergen op Zoom. ℡ +31 (0)164-252226 ª +31 (0)6-22557273 +31 (0)84-7200516. @ [email protected]


2. Algemene gegevens: Om snel een beeld te geven hoe deze dag er uit komt te zien, volgt hier allereerst een opsomming van gegevens / faciliteiten die avond: • •

•

•

•

•

Het Bergs Bevrijdingsfestival zal gehouden worden op het grasveld van het Wilhelminaveld, in de wijk “Havenkwartier” te Bergen op Zoom. Het Bergs Bevrijdingsfestival zal gehouden worden op woensdag 27 oktober 2004 en het programma zal aanvangen om 13:00 uur en eindig om uiterlijk 23:00 uur van diezelfde avond. Het Bergs Bevrijdingsfestival heeft een brede programmering en is voor iedereen vrij toegankelijk. In de middag wordt een programma aangeboden aan kinderen in de leeftijd van 3 tot 12 jaar. Vanaf 16:00 uur begint het muziekprogramma welke meer gericht is op jongeren vanaf 12 jaar. Op het terrein zullen verschillende faciliteiten geplaatst en gebruikt gaan worden. Dit zullen zijn: 1 maal een tent met de afmeting 20 x 40 meter met daar achter een “backstage terrein” afgeschermd door bouwhekken; een podium van 10 x 5 meter in de tent met aan beide zijden een side-wing ten behoeve van het plaatsen van de geluidsinstallatie en een voorpodium ten behoeve van een danspresentatie; een geluidsinstallatie geplaatst door Matrix Sound & Light in de tent; een lichtinstallatie geplaatst door T.O.B in de tent; een bar van 15 meter met 4 tappunten (Arnhems buffet) geplaatst door Heineken in de tent; een daarvoor bestemde koelwagen geplaatst door Heineken op de weg tussen het grasveld van het Wilhelminaveld en de parkeerplaatsen voor de Blokstallen; een aggregaat voor stroomvoorziening geplaatst door Luyks van Lammeren op de weg tussen het grasveld van het Wilhelminaveld en de parkeerplaatsen voor de Blokstallen; een salonwagen voor muntverkoop bij de grootste ingang van de tent, een salonwagen als “festivaloffice” op het “backstage terrein”; een salonwagen als EHBO-post op het vrij toegankelijke gedeelte van het festivalterreinterrein; deugdelijke terreinverlichting geplaatst door T.O.B.; een springkussen in de tent tussen 13:00 uur en 16:00 uur; een draaimolen op het buitenterrein; een legerkampement door stichting “het Arsenaal” op het buitenterrein; een eethoek met in de middag een suikerspin / popcornkraam, een poffertjeskraam, een hamburgerkraam etc.; een aantal stands met daarin enkele ideële stichtingen. Het terrein zal beveiligd worden op de dagen 26, 27 en 28 oktober door het beveiligingsbedrijf: Interall Security, Postbus 136, 4660 AC Halsteren. Bereikbaar onder telefoonnummer +31 (0)6-51637318 Naast de faciliteiten van het terrein zal in Blokstallen 3 waar C.K.B.-underground gevestigd zit een kleedruimte gebruikt worden waar artiesten worden ontvangen door de organisatie en zich daar kunnen omkleden voor het optreden.


3. Beschrijving van de activiteiten Om inzicht te geven van de activiteiten die omtrent dit evenement uitgevoerd zullen gaan worden is hieronder een beschrijving te vinden van de activiteiten en de wijze waarop deze uitgevoerd gaan worden. Bij sommige van de activiteiten zijn bepaalde maatregelen en voorzieningen nodig die hier uitgebreid omschreven zullen worden. 3.1 Opbouw van de faciliteiten • Op dinsdag 26 oktober zal gestart worden met het inrichten van het terrein. De werkzaamheden die verricht gaan worden zijn: het plaatsen van de faciliteiten die deze vroege plaatsing wensen en faciliteiten die lange opbouwtijd vergen. Om ca. 9:00 uur zal Luyks van Lammeren / the Powershop een aggregaat plaatsen voor de benodigde stroomvoorziening die dag en op woensdag 27 oktober. Ook Heineken zal rond dit tijdstip een koelwagen plaatsen die, tegelijk met de aggregaat, meteen in werking wordt gesteld. In de ochtend zal ook een tentverhuurbedrijf starten met de opbouw van een tent met een afmeting van 20 x 40 meter. Als de tent staat worden een podium, een bar en overige faciliteiten als bouwhekken, dranghekken en publieksbarriërs in en om de tent geplaatst. Vanaf de aanvang van deze werkzaamheden zal beveiligingspersoneel aanwezig zijn en blijven om de veiligheid van de werkzaamheden op het terrein te waarborgen tijdens de uitvoering hiervan en object beveiliging tijdens de avond en de nacht bij een verlaten terrein. • Op woensdag 27 oktober zal in de ochtend gestart worden door het geluidsbedrijf Matrix Sound & Light, van Schootenstraat 23a, 4835 CJ te Breda, 076-5640039 (contactpersoon Dhr. L. Evers) met het opbouwen en aansluiten van de geluidsinstallatie. De installatie zal bestaan uit 2 sets geluidsboxen aan weerszijden van het podium inclusief versterkers, een 10 groeps monitorsysteem ten behoeve van het geluid op het podium voor de muzikanten, de zaal mixapparatuur (F.O.H.) ten behoeve van het instellen van het geluid in het publieksgedeelte van de tent. Tegelijkertijd zal door T.O.B., Glymesstraat 5, 4611 KL te Bergen op Zoom (contactpersoon Dhr. W. Kuipers) een lichtinstallatie worden aangebracht in de tent. Er komt showverlichting boven het podium welke is bedoeld voor het artiestengedeelte. De zaal zal voorzien worden van deugdelijke zaalverlichting (Hiermee wordt niet de noodverlichting bedoeld in de tent. Deze wordt door de leverancier van de tent geleverd en aangebracht). Ook zal T.O.B. de benodigde terreinverlichting plaatsen zowel backstage als op het publiekelijk toegankelijke terrein. • Op woensdag 27 oktober zal op het grasveld door stichting “Het Arsenaal” een soldatenkamp worden opgericht met een tent, rekwisieten etc. waar allerlei militaire activiteiten gespeeld zullen gaan worden. Dit houdt in: schoonmaken van wapens, slapende soldaten etc. Het zal mogelijk een interactief element worden waar de gasten in betrokken kunnen gaan worden.


•

•

Op 27 oktober zullen in de tent verschillende kramen worden opgebouwd ten behoeve van de ideële stichtingen en eetgelegenheden die daar geplaatst gaan worden. Deze faciliteiten zullen, indien dit noodzakelijk is, voorzien worden van stroom welke zal worden geleverd door T.O.B. Tevens wordt er deugdelijke verlichting bij geplaatst indien dit noodzakelijk blijkt te zijn. Op het terrein komen ten behoeve van de aankleding ervan 2 stuks “dancing tubes”te staan en 1 grote opblaasbare clown. Hiervoor is stroom noodzakelijk en dit zal door T.O.B. worden aangebracht.

3.2 Het programma Het programma van het Bergs Bevrijdingsfestival valt onder te verdelen in 2 gedeelten te weten een middag en een avondprogramma. Het middagprogramma is bestemd voor kinderen in de leeftijdscategorie 3 tot 12 jaar en zal aanvangen om 13:00 uur en doorlopen tot 16:00 uur. Dit programma zal bol staan van activiteiten om de kinderen de vrijheid te laten ervaren op een creatieve manier. De organisatie heeft hier voor gekozen omdat zij er van bewust zijn dat deze kinderen in feite ver van de daadwerkelijke bevrijding afstaan. Zij zijn de generatie die de viering van de vrijheid in de toekomst over moeten gaan nemen. Het avondprogramma begint om 16:00 uur en dat zal een muziekprogramma zijn. Dit programma is bestemd voor de leeftijdscategorie vanaf 12 jaar en er zullen een 5-tal band de revue passeren en zal duren tot uiterlijk 23:00 uur. 3.2.1 Het middag programma 13:00 u. – 14:00 u. Ontvangst kinderen, inleveren kleurplaten & tekeningen, schmink, springkussen, aanvang maken kunstwand. De kinderen die vanaf 13:00 aanwezig zullen zijn, zijn kinderen die via hun basisschool een brief hebben ontvangen met een kleurplaat of de opdracht een tekening te maken met het thema “Vrienden Maken”. De kinderen komen de kleurplaten en tekeningen op dit tijdstip inleveren bij de organisatie. De organisatie verwelkomt de kinderen met een springkussen, draaimolen, schmink en een troubadour (muzikant). Ook zal in de tent een wand staan opgesteld waar in groepsverband onder leiding van een kunstenaar/begeleider een aanvang zal worden gemaakt met het vervaardigen van een kunstwerk met het thema “Vrienden Maken”. 14:00 u. – 15:00 u. Magic Martin van Mars. De van Yor Kidding bekende choogelaar Magic Martin van Mars begint om 14 :00 uur met zijn voorstelling bestemd voor kinderen van 3 tot 12 jaar. De show duurt ongeveer 55 minuten en de artiest zal diverse choogeltrucs laten zien. Ook zal de artiest met ballonnen figuren maken en zelfs een ballon van 1 meter inslikken. De artiest vormt de hoofdact van de middag. Voor meer informatie zie www.magicmartin.nl.


15:30 u. – 16:00 u. Prijsuitreiking kleur en tekenwedstrijd. De tussen 13:00 uur en 14:00 uur ingeleverde tekeningen en kleurplaten zijn in de tijd tussen 14:00 uur en 15:30 uur door een vakkundige jury beoordeeld en zij hebben enkele winnaars uitgekozen. De winnaars worden tussen 15:30 uur en 16:00 uur bekend gemaakt en de prijzen worden indien ze nog aanwezig zijn door de organisatie aan hun uitgereikt. De activiteiten voor kinderen worden rond 16:00 uur door de organisatie afgerond. Dit houdt in dat het springkussen gaat verdwijnen uit de tent en dat de kunstwand af moet zijn. Alle buitenactiviteiten gaan gewoon verder tot 18:00 uur. Het springkussen zou als het weer het toelaat buiten kunnen worden opgesteld. 13:00 u. – 18:00 u. Diverse ideële organisaties Gedurende de middag zullen in kramen, opgesteld in de tent, diverse ideële organisaties aanwezig zijn welke verband houden met bevrijding, mensenrechten en oorlogsslachtoffers. Er is gekozen deze organisaties in de tent te plaatsen in verband met de weersgesteldheid welke verwacht kan worden in oktober. Ook gezien de opvulling van de tent lijkt ons dit de beste plek. Iedere organisatie zal zijn eigen kraam hebben en daar informatie aanbieden aan de geïnteresseerde. Het bestuur geeft toestemming aan de ideële organisaties om donateurs te werven. 13:00 u. – 18:00 u. Draaimolen en springkussen. In de tent zal een hoek ingericht worden met een springkussen van 3 bij 3 meter en een kleine draaimolen met een doorsnede van ongeveer 4 meter welke buiten de tent zal komen te staan. Deze attracties staan er voor de duur van de hele middag. De kinderen kunnen vrijblijvend gebruik maken van het springkussen en voor de draaimolen wordt door de exploitant een ritprijs gerekend. Gebruik van deze middelen zal onder toezicht van de exploitanten en de ouders van de kinderen gebeuren.


3.2.2

Afbouw van de faciliteiten van het Middagprogramma Als het middagprogramma bestemd voor de kinderen eindigt zullen enkele faciliteiten bedoeld voor deze doelgroep worden verwijderd. Dit betekend dat de draaimolen afgebouwd moet zijn om 18:00 uur. Ook zal het springkussen op dat tijdstip verwijderd moeten zijn. De materialen zullen door de exploitanten zelf worden afgebroken, verwijderd en afgevoerd. Indien nodig kan de stichting vrijwilligers ter beschikking stellen om de nodige hand en spandiensten te verrichten. Als het middagprogramma eindigt, zullen de kramen met de ideële organisaties ook worden verwijderd. De organisaties verwijderen zelf hun materialen uit de kramen waarna de vrijwilligers van de organisatie de kramen zullen verwijderen. Deze zullen worden opgeslagen op het backstage terrein achter de tent. Het legerkampement van Stichting het Arsenaal zal rond 18:00 uur door de mensen van deze stichting zelf worden afgebouwd, opgeruimd en afgevoerd


3.2.3

Het avond programma Het muziekprogramma bestaat uit een 5 tal optredens van bands die allen circa 1 uur zullen spelen. De bands krijgen 30 minuten de tijd om op te stellen en te soundchecken en zullen daarna aan hun optreden beginnen. De soundcheck zal een linecheck zijn die uitgevoerd wordt door het personeel van Matrix Sound & Light. De fijne afstelling zal tijdens de eerste nummers van het optreden geschieden. Het personeel is vaardig in deze werkwijze waardoor kwaliteit gegarandeerd is en het programma een vlotte afwikkeling krijgt. Hieronder vindt u een overzicht van de spelende bands: 16:00 u. – 17:00 u. 17:30 u. – 18:30 u. 18:30 u. – 19:00 u. 19:00 u. – 20:00 u. 20:00 u. – 20:30 u. 20:30 u. – 21:30 u. 21:30 u. – 22:00 u. 22:00 u. – 23:00 u.

3.2.2

The Crab town Three (podium) Swing and Jive Brothers (podium) Break-dance demonstratie (voor-podium) Marky Mark and the Necks (podium) Ohno Jazz band (zaal) Tapharheejl (podium) Ohno Jazz band (zaal) Kitsch (podium)

Routing Bands Alle bands volgen een vastgestelde route wat gezien kan worden als een afhandelingproces. Deze route is vastgesteld om zo weinig mogelijk oponthoud in het programma te veroorzaken en het overzicht voor de bands en de organisatie te behouden. Op de volgende pagina vindt u de beschrijving van deze route:


-

-

-

-

-

Beschrijving routing bands De artiesten arriveren 90 minuten voor aanvang van hun optreden. De bands parkeren hun auto’s op de speciaal daarvoor gereserveerde plaatsen. De artiesten melden zich in het C.K.B.-café waar zij worden opgevangen door de organisatie en een vaste begeleider (VB) toegewezen krijgen. Bij dit ontvangst wordt duidelijk de route uitgelegd aan de artiesten. Hiermee kan een hoop onduidelijkheid voorkomen worden. De VB die met de band meegaat, moet goed op de hoogte zijn van het hele traject, zodat hij/zij accuraat aansturing kan geven Ongeveer 45 minuten na aankomst begeleidt de VB de artiesten naar de backstage area. Artiesten die spullen moeten lossen kunnen het backstage terrein betreden met de auto om daar te lossen bij de “Stage IN” zijde van de tent. (De auto kan mogelijk blijven staan tot direct na het optreden). Bij de “Stage IN” staat crew 1 van stagehands (SH1) gereed om de artiesten te helpen lossen en eventueel opbouwen. SH1 draagt de verantwoordelijkheid voor het gereedzetten van de apparatuur naast het podium. Tevens plaatst SH1 de apparatuur op het podium op de door de artiest gewenste plaats (zie technische riders van de bands). SH1 waakt daarnaast over alle aanwezige materiaal en materieel om schade en diefstal te voorkomen. De VB biedt voor de artiesten het podium opgaan de gelegenheid waardevolle spullen in bewaring te geven. De VB brengt deze spullen naar de FESTIVAL OFFICE waar de artiesten de spullen terugkrijgen na het optreden. Op het podium is een technisch team (T) aanwezig die de audio techniek voor zijn rekening nemen. Dit houdt in dat dit team de microfoons plaatst en aansluit en de monitoring verzorgd voor de artiesten die spelen. De VB gaat met de artiesten het podium op tijdens het opbouwen om T voor te stellen aan de artiesten. Het contact tussen de VB en T moet goed zijn. De VB communiceert tijdens het inregelen van de monitor voor de artiest(en). Als de artiesten beginnen gaat de VB naar de over zijde van het podium waar de “Stage OFF” zijde is. Als de artiesten het optreden beginnen, verplaatst SH1 de spullen van de artiesten die achtergebleven zijn naar de “Stage OFF” zijde. De crew blijft daar wachten op de artiesten tot zij gereed zijn met hun optreden. In de “Stage IN” – tent kan nu SH2 de volgende groep artiesten ontvangen. SH2 volgt dezelfde procedure als SH1. Als het optreden afgelopen is worden de artiesten opgevangen door de VB en naar de FESTIVAL OFFICE geleid. Daar krijgen de artiesten hun waardevolle spullen terug en kunnen ze bijkomen van het optreden. T verwijdert ondertussen de microfoons van de instrumenten. SH1 volgt met het verwijderen van de instrumenten. Deze instrumenten worden naar de “Stage OFF” zijde gebracht en daar afgebroken en in de auto’s geladen. Circa 30 à 40 minuten na het optreden begeleidt de VB de artiesten het backstage terrein af. De VB gaat terug naar het C.K.B. om de volgende band op te vangen en te begeleiden. Einde route.


3.2.3

Programma buiten terrein

13:00 u. – 18:00 u. Stichting het Arsenaal Stichting het arsenaal zal op het buitenterrein een legerkampement opstellen wat dateert uit de tijd van de bevrijding. De mensen van stichting het Arsenaal zijn zeer bekwaam in het opstellen van een dergelijke situatie. Zij maken gebruik van tenten en strobalen en zullen op een afgeschermd terrein allerlei oude wapens tentoonstellen. Deze wapens zijn vakkundig onklaar gemaakt en zijn niet operationeel. De mensen van stichting het Arsenaal zijn gekleed in kleding van het Nederlandse leger uit de tijd van de bevrijding 1944. Zij zullen voor extra kleding zorgen welke de aanwezige kinderen kunnen aantrekken. Met dit kampement probeert de organisatie een sfeerbeeld te geven aan de kinderen hoe het er in de oorlogsjaren heeft uitgezien. Ook wil de organisatie de kinderen het besef geven dat er soms gevochten moet worden om vrij te zijn. 16:00 u. – 18:00 u. Keep them Rolling Van de stoet oude legervoertuigen, welke in parade door de regio zullen rijden op 27 oktober ten bate van de bevrijding van deze regio, zullen enkele voertuigen na het beëindigen van deze rondrit opgesteld worden op het buitenterrein voor de tent. In combinatie met het legerkampement moet dit een fraaie aanblik gaan vormen. De kinderen moeten deze voertuigen goed kunnen bekijken en er zelfs in plaats kunnen nemen. Ook hiermee probeert de organisatie een realistisch beeld weer te geven voor de kinderen en ze de sfeer te laten proeven van de ervaring van de bevolking tijdens en net na de bevrijding van Bergen op Zoom op 27 oktober 1944. 13:00 u. – 18:00 u. Popcorn / Suikerspin kraam / Nougatkraam Voor de bezoekers zal een eethoek gecreëerd worden waar diverse exploitanten de gelegenheid krijgen hun eetwaren te verkopen. De exploitanten hebben zelf zorg te dragen over de naleving van de warenwet en H.A.C.C.P. De organisatie biedt de exploitanten indien nodig de voorzieningen zoals elektriciteit en stromend water. Speciaal voor de kinderen zijn exploitanten gekozen die waren aanbieden voor die leeftijdscategorie.


13:00 u. – 23:00 u. Hamburgerkraam / Poffertjeskraam Voor de bezoekers zal een eethoek gecreëerd worden waar diverse exploitanten de gelegenheid krijgen hun eetwaren te verkopen. De exploitanten hebben zelf zorg te dragen over de naleving van de warenwet en H.A.C.C.P. De organisatie biedt de exploitanten indien nodig de voorzieningen zoals elektriciteit en stromend water.

3.3.

Afbouw van de faciliteiten Na het beëindigen van het avondprogramma, wat stipt om 23:00 uur zal zijn, zal de tent ontruimd worden. Dit betekend dat de bezoekers vertrekken en er begonnen kan worden met de opruimwerkzaamheden. 27 oktober - 23:00 uur In de tent zal de PA-ploeg van Matrix Sound & Light direct beginnen met het afbouwen en verwijderen van hun materialen (23:00 uur). Dit zal enkele uren in beslag nemen. Deze materialen worden dus per direct afgevoerd. Er is werkverlichting noodzakelijk om deze werkzaamheden te kunnen verrichten. Matrix verwacht om ca. 02:00 uur gereed te zijn met de werkzaamheden. Ook de lichtinstallatie die in de tent aanwezig is zal door T.O.B. verwijderd worden. Het betreft hier in eerste instantie de showverlichting boven het podium. Deze werkzaamheden zullen ook om 23:00 uur aanvangen. Ook T.O.B. zal direct deze materialen afvoeren. Ook zij hebben hiervoor werkverlichting nodig. T.O.B. zal hier zelf in voorzien. De tent en het terrein rondom de tent zullen door de mensen van de organisatie opgeruimd worden. Zwerfvuil in de vorm van plastic bekers en folder / flyer materiaal zullen worden verzameld en afgevoerd. Het barpersoneel ruimt de bar op en zorgt dat deze op donderdag 28 oktober kan worden verwijderd door personeel van Heineken. 28 oktober – 08:00 uur Op donderdag zullen de volgende werkzaamheden worden verricht: • Heineken zal de bar afbouwen en verwijderen. • De aggregaat zal worden afgevoerd. • De tent wordt afgebouwd en verwijderd. • Dranghekken en bouwhekken zullen worden verwijderd. • Het terrein wordt nog één maal nagelopen om zwerfvuil te verwijderen.


4.

Veiligheid, Arbo en Milieu Risicoanalyse Om voortijdig een inzicht te verkrijgen over de veiligheid van het terrein en inschatting van de arbo en milieu risico’s van de uit te voeren werkzaamheden, heeft de organisatie een risicoanalyse uitgevoerd ten bate van dit festival. Met deze analyse worden vooraf maatregelen bepaald om deze risicofactoren te elimineren. De organisatie hanteert een handreiking opgesteld door het NIBRA specifiek bedoeld voor publieksevenementen. De risicoanalyse en de handreiking van het NIBRA zijn aan dit draaiboek toegevoegd. Arbeidsrisico’s Op het gebied van arbeidsrisico’s hanteert de organisatie en een arbo analyse opgesteld door het TNO in samenwerking met het ministerie van Sociale zaken en Welzijn (SZW). Hierin staan maatregelen vermeld betreffende arbeidsrisico’s bij de uitvoering van publieksevenementen. De inventarisatie van de arbeidsrisico’s door het TNO is aan dit draaiboek toegevoegd. Milieu De milieurisico’s die bij dit evenement aan de orde zijn, hebben te maken met geluidsoverlast en gehoorsbeschadiging van medewerkers en publiek. Gezien de opgelegde normeringen in de vergunning, zal de organisatie hier alert in moeten handelen. Uitvoering van metingen gedurende de gehele dag moeten er voor zorgen dat de risico’s en overschrijding van normeringen betreffende geluid en geluidsoverlast niet voor zullen komen. Het geluidsverhuurbedrijf is verzocht deze metingen tijdens het evenement zelf uit te voeren. De organisatie zal zelf ook metingen verrichten om deze normen te bewaken. De organisatie heeft een telefoonnummer vrijgegeven aan de omwonende van het Wilhelminaveld om in geval van overlast, de organisatie hiervan op de hoogte te stellen. De organisatie gaat direct ter plaatse metingen verrichten om daarna doelgerichte maatregelen te treffen. In geval van overschrijding van de normen zal door de organisatie een rapport worden opgesteld met de aard van de overschrijding en vermelding van de getroffen maatregel. Tijdens de geluidstest die voor aanvang van het evenement uitgevoerd zal worden, zal een limiter ingesteld worden die in de eindversterking van de geluidsapparatuur is aangebracht. Deze limiter zal ingesteld worden op de bovengrenswaarde van de in de vergunning opgelegde maximum dB-waarde. Dit is een preventieve maatregel om menselijke fouten te voorkomen.


5. Calamiteitenplan Aan de hand van de risicoanalyses en de handreikingen is door de organisatie een calamiteitenplan opgesteld waarin beschreven staat hoe er gehandeld gaat worden in geval van een calamiteit ter plaatse van het evenement. Dit calamiteitenplan wordt voor aanvang van het evenement kenbaar gemaakt aan alle medewerkers in een briefing. De medewerkers ontvangen tijdens deze briefing een schriftelijke versie hiervan.

RISICOANALYSE BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL



RISICO-ANALYSE Inleiding Ten behoeve van het te houden Bergs Bevrijdingsfestival op 27 oktober 2004 is er een risicoanalyse ten bate van de planvorming voor de uitvoering van het evenement uitgevoerd. In deze risicoanalyse worden vooraf stelmatig de risico’s van het uitvoeren van dit evenement uitgelicht, met de mogelijke gevolgen daarvan. Door het inzicht van de risico’s en zijn gevolgen, kunnen uit voorzorg maatregelen genomen worden, die tijdens de uitvoering van het evenement toegepast kunnen worden om deze risico’s en gevolgen uit te sluiten. Deze maatregelen worden in het bestuur besproken en in de risicoanalyse verwerkt als leidraad voor de definitieve planvorming. Alvorens over te gaan naar de risicoanalyse volgen eerst enkele gegevens die zijn voortgevloeid uit de eerste bespreking over het uiterlijk en de invulling van het evenement. Hierbij gaat het alleen om de dag van uitvoering op 27 oktober 2004. De feitelijke invulling van de dag zal tijdens de gedetailleerde beschrijving van het plan zijn vorm gaan krijgen. Dit gedetailleerde plan zal gemaakt worden na het opstellen, bespreken en eventueel aanpassen van de analyse.

Plaats Voor het te houden Bergs Bevrijdingsfestival 2004 is door het bestuur van stichting Bergse Evenementen & Cultuur gekozen voor de locatie Wilhelminaveld in de wijk Havenkwartier te Bergen op Zoom. Tijdsplanning Het evenement is gepland op woensdag 27 oktober 2004 en zal aanvangen om 13.00 uur. Het programma zal doorlopen tot in de avond en zal uiterlijk worden afgerond om 23.00 uur dezelfde dag. Situatie Het evenement zal worden gehouden in een tent met een voorterrein waarop verschillende activiteiten zijn gepland. In de tent zal door verschillende bands een muzikaal programma worden gepresenteerd welke een brede programmering zal hebben (overdag voor kinderen en in de avond een pop georiënteerde invulling). Op het voor- en zijterrein zal naar alle waarschijnlijkheid een eethoek worden ingericht. Er komt een kinderhoek met (optioneel) onder andere een springkussen, een draaimolen en hoek met kleine creatieve activiteiten (overdag). Verder zijn op dit terrein een muntverkooppunt toiletten en een EHBO-post gepland. Achter de tent zal een backstage terrein met artiesteningang en het festival office worden gecreëerd. Maatvoering van de tent en zijn faciliteiten Tentformaat (gesteld) 20 m. x 40 m. ( Opp. totaal 800 m²) Podiumgrootte (gesteld) 10 m x 5 m. x 1 m. b x d x h (Opp totaal 50 m²) Sidewing aan weerszijde 2 m. x 2m. x 1m. d x d x h (Opp totaal 8m²) Voorpodium 4 m. x 2 m. x 1 m. d x b x h (Opp totaal 8 m²) Het oppervlakte podium wat van de zaal af gaat is 50 + 8 + 8 = 66 m²). Voor het podium wordt een vrije ruimte van 1 meter aangebracht. Oppervlakte van het podium wat van de zaalcapaciteit af gaat is: 14 m. x 7 m. = 98 m²) Bar 17 m. x 3,90 m. b x d (Opp. totaal 66 m²) FOH 4 m. x 4 m. x 0.60 m. b x d x h (Opp. totaal 16 m²)

Berekening maximaal bezoekersaantal 800 m² -98 m² (podium) - 66 m² (bar) - 16 m² (F.O.H.) = 620 m² Effectieve ruimte voor publiek 620m² Aantal personen dat maximaal toegelaten kan worden, waarbij 4 personen per m² als rekenfactor is gesteld, is dan 620 m² x 4 personen = 2480 personen.

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Risico analyse Evenement Risico

Gevolg

De locatie is niet op tijd gereed.

Het programma kan niet op tijd beginnen.

De locatie is slecht bereikbaar

1) Hulpdiensten kunnen de locatie niet bereiken. 2) Artiesten kunnen de locatie niet bereiken. 3) Het publiek kan de locatie niet bereiken.

Artiesten weten de weg niet op het festivalterrein.

Het festival loopt vertragingen op in het algemene tijdschema

pagina 2

Maatregel 1) Uitgebreide tijdsplanning maken voor het opbouwen van de verschillende faciliteiten met daarin ruime marges opgenomen. 2) Stoppunt instellen waarop bepaalde faciliteiten op gezette tijdstippen klaar moeten zijn om bijvoorbeeld een test uit te kunnen voeren of de volgende handeling te starten. 1) Alle hulpdiensten vooraf schriftelijk een aanrijdroute adviseren en op de hoogte stellen van de situatie. 2) Artiesten vooraf een duidelijke routebeschrijving aanbieden. 3) Bewegwijzeringsborden vanaf de verschillende invalswegen in de stad plaatsen tot aan de locatie. 4) Parkeerruimte reserveren voor artiesten. 1) Artiesten krijgen een vaste begeleider mee die de hele route bij hen blijft en deze route kent. 2) Artiesten krijgen vooraf voldoende duidelijke schriftelijke informatie en een briefing bij aankomst.

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Risico analyse Risico

Gevolg

Maatregel

Het programma loopt niet op schema

1) Uitloop van het programma buiten het vergunningsgebied. 2) Het publiek verliest de aandacht en gaat weg. 3) Artiesten hebben last van het veranderde tijdschema en raken de weg kwijt in het proces. 4) Medewerkers krijgen te maken met situaties die van het proces afwijken en raken de weg kwijt in hun eigen proces.

Er is te veel publiek in de zaal

1) De veiligheid van het publiek komt in het gedrang. 2) Veiligheidsvoorschriften (van ondermeer de brandweer) worden overschreden. 3) Horeca faciliteiten zijn minder goed bereikbaar waardoor de omzet daalt. 4) Nooduitgangen zijn slecht bereikbaar. 1) Overlast voor buurtbewoners en bezoekers van het festival. 2) Klachten over organisatie. 3) Overschrijding van de voorgeschreven limiet op de vergunning met mogelijk juridische gevolgen.

1) Goede bandrouting opstellen. 2) Artiesten op tijd aanwezig laten zijn. 3) Duidelijke afspraken maken met bands vooraf (via informatie en contract). 4) Altijd een marge inplannen. (Eerder te vroeg klaar dan te laat gestopt). 5) Vooraf afspraken maken over handelingen die afwijken van de normale proceshandelingen (plan B). 6) Duidelijke communicatie via vaste afspraken die vooraf zijn gemaakt en vastgelegd. 1) Het publiek continu blijven tellen bij binnenkomst en vertrek. 2) (Nood)uitgangen moeten ten aller tijden vrij zijn van obstakels.

Geluidsoverlast.

pagina 3

1) Voortdurend geluidsgrenzen bewaken tijdens het proces door continu metingen te verrichten op verschillende plaatsen op en rond het terrein. 2) Telefoonnummer bekend maken waar klachten omtrent geluidsoverlast gemeld kunnen worden, zodat ter plaatse metingen verricht kunnen worden en accuraat op het probleem kan worden ingesprongen.

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Risico analyse

Risico

Gevolg

Parkeeroverlast rondom het festivalterrein door bezoekers van het festival.

1) Bewoners rondom festivalterrein raken ontstemd over het evenement en de organisatie. 2) Verkeersproblemen rondom het festivalterrein. 3) Het festival terrein is onbereikbaar voor minder validen door geparkeerde auto’s.

Het festivalterrein is te donker.

1) Het publiek kan de route naar de tent niet zien / vinden. 2) Mensen voelen zich onveilig op het terrein. 3) Medewerkers kunnen hun werk niet goed verrichten. 1) Mensen voelen zich onveilig 2) Vernieling van aanwezige faciliteiten die nodig zijn bij de uitvoering van het evenement. 3) Diefstal van eigendommen van publiek en/of organisatie. 4) Verwonding van publiek en/of medewerkers van de eigen organisatie. 5) Brandstichting. 1) Vernieling of diefstal van spullen. 2) Onduidelijkheid wie de persoon is bij de medewerkers (kunnen als bandlid worden aangezien) 3) Verstoring van het werkproces.

Overlast van beschonken, agressief, baldadig of zelfs misdadig publiek.

Publiek begeeft zich op plaatsen waar ze niet mogen komen (bar, podium, back-stage area etc.)

pagina 4

Maatregel 1)

Parkeerwachters rondom het terrein die het eigen terrein beschermen tegen wild parkeren. 2) Buurt vooraf informeren over de activiteiten en de mogelijke parkeeroverlast. 3) Verantwoordelijkheid bij de automobilist laten. 4) Eventueel gemeentepolitie inlichten als het uit de hand loopt en verzoeken om assistentie en controle als de verwachting is dat deze problemen gaan komen. Goede terreinverlichting plaatsen

1) Voldoende gecertificeerde beveiligingspersoneel inhuren om de veiligheid te handhaven. 2) Een EHBO-post inrichten op het terrein. 3) Brandwachten op het terrein. 4) Portiers die de in/uitgangen continu controleren. 5) Surveillanten die algemene veiligheid op het gehele terrein controleren. 1) Bewaking van dit terrein door wachten en/of beveiligingspersoneel. 2) Duidelijke kenmerken aan bevoegde personen verstrekken (zoals backstage-pas of herkenbare kleding).

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Risico analyse Risico

Gevolg

Medewerkers weten niet wat ze moeten doen.

Brand, vechtpartij, onwel wording of (bedrijfs-) ongeval

Eerste bespreking door : Datum eerste bespreking : Locatie bespreking : Opgesteld door : Datum :

1) Handelingen die het proces verstoren en/of vertragen. 2) Onnodige onduidelijkheid. 3) Een onrustig werkproces. Noodsituatie / calamiteit

Wilfred Landa (stichting BEC) en Fred van Tiel (Interall-security) dinsdag 17 februari 2004. C.K.B.-underground Wilfred Landa (stichting BEC) zondag 25 april 2004

pagina 5

Maatregel 1) Medewerkers vooraf goed instrueren. 2) Duidelijke taakverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden. 3) Ervaren medewerkers inzetten. Een calamiteitenplan opstellen.

Datum bespreking binnen bestuur : Blokstallen 3 te Bergen op Zoom

donderdag 22 april 2004.

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur Risico analyse FACILITEITEN Risico Verwonding door glaswerk. (nadruk op: BAR en Publieksgedeelte)

Gevolg 1. 2. 3.

Uitval van personeel door verwonding. Verwonding van publiek door glasscherven. Hoge druk op EHBO personeel.

Maatregel 1. 2. 3. 4.

Plaatsen van zwaar materiaal (nadruk op: Opbouw van alle faciliteiten)

Mensen worden ziek door verkochte eetwaren. (nadruk op: exploitanten van eetgelegenheden)

Onveilige faciliteiten (nadruk op: draaimolen + springkussen)

1. 2. 3.

Personeel valt uit door overbelasting. Opbouw loopt vertraging op. Ondeugdelijke constructies bezwijken.

1.

1.

1.

2.

Sancties door de Keuringsdienst van Waren. Klachten over de organisatie.

1. 2.

Verwonding door gebruik van faciliteiten. Uitval van de faciliteit.

2. 3.

2. 3. 1. 2.

Uitval van materieel (aggregaat, verlichting, geluidsinstallatie, bar/tapinstallatie)

1. 2.

3.

Onderbreking van het programma. Ontstaan van een onvoorziene situatie, zoals: paniek in het publiek, werknemers kunnen hun werk niet goed verrichten. Verlies van overzicht

pagina 6

1. 2. 3. 4.

Geen glas maar plastic gebruiken. Indien er glaswerk is, scherven direct (laten) verwijderen. Geen glaswerk door het publiek mee laten nemen het evenementen terrein op. Voldoende reservepersoneel achter de hand hebben. Gebruik maken van voldoende personeel of hef/til machines Ruime tijd inplannen voor opbouw. Constructie vooraf bekijken op deugdelijkheid. Controle op naleving van de bepalingen in de warenwet. Controle op H.A.C.C.P. Voorzieningen treffen t.b.v. hygiëne. Alleen veilige en goedgekeurde (kermis) attracties plaatsen. EHBO personeel wijzen op de risico’s die behoren bij de aanwezige attracties. Reserve materieel aanwezig. Storingsmonteur bellen (gegevens aanwezig van storingsdienst) Testen van apparatuur voor gebruik. Noodvoorzieningen zoals zaklampen, noodaggregaat etc. aanwezig.

Naar een handreiking Publieksevenementen

1

2

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1

Achtergrond en Doelstelling

5

Hoofdstuk 2

Wettelijk kader

7

Hoofdstuk 3

Risico-analyse publieksevenementen

13

Hoofdstuk 4

Vergunningverlening

19

Hoofdstuk 5

Check-list pro-actieve maatregelen

23

Hoofdstuk 6

Check-list preventieve maatregelen

25

Hoofdstuk 7

Check-list preparatieve maatregelen

27

3

4

ACHTERGROND EN DOELSTELLING

HOOFDSTUK 1 Achtergrond en Doelstelling Inleiding Een deelopdracht van de gemeente Velsen in het kader van de evaluatie van de gebeurtenissen rondom het Dance Valley festival van 4 augustus 2001 is het geven van een aantal aanbevelingen en richtlijnen ten behoeve van de voorbereiding op toekomstige soortgelijke muziekfestivals. In dit tweede deel van de rapportage wordt invulling gegeven aan een ‘Handreiking Publieksevenementen’. Grootschalige publieksevenementen nemen toe in aantal. Te denken valt aan bijvoorbeeld eendaagse internationale voetbalwedstrijden, grootschalige sportevenementen (de elfstedentocht, de wandelvierdaagse) of meerdaagse muziekevenementen (waarvan Pinkpop binnen Nederland als trendsetter kan worden beschouwd). Betrokkenen onderschrijven in principe de gedachte dat een ‘Handleiding Publieksevenementen’ zinvol kan zijn, mede met het oog op het voorkomen van incidenten. De onderhavige ‘Handreiking Publieksevenementen’ dient vooral ter ondersteuning van het lokale voorbereidingsproces op publieksevenementen. De handreiking is daarmee primair bedoeld voor de volgende drie doelgroepen: • De eerste doelgroep is die groep van de gemeentelijk verantwoordelijken voor de vergunningverlening. • De tweede doelgroep betreft de leidinggevenden van de operationele hulpverleningsdiensten die adviseren bij de vergunningverlening en (mogelijk) betrokken zullen zijn bij de bestrijding van (grootschalige) incidenten. Het gaat hier met name om de leidinggevenden van politie, brandweer en geneeskundige hulpverleningsdiensten. • De derde doelgroep betreft de organisatoren van publieksevenementen. Tijdens een klankbordbijeenkomst met vertegenwoordigers van de drie doelgroepen bleek in de eerste plaats dat er een veelheid van vergunningverleningsprocedures, voorbereidingsmethodieken en organisatiewijzen bestaat. Alle partijen onderstreepten enerzijds het nut van een uniforme regeling, maar waren anderzijds evenzeer beducht voor het creëren van een ‘keurslijf’. De opzet van dit deel is dan ook het geven van richtinggevende attentiepunten, maar niet het tot in detail voorschrijven van allerhande voorzorgsmaatregelen. Dit betekent dat gekozen is voor korte hoofdstukken die een check-list-achtig karakter hebben. Een tweede reden om niet op een al te gedetailleerd niveau richtlijnen te beschrijven, is de beschikbaarheid van buitenlandse brondocumenten die juist op detailniveau een groot aantal praktische richtlijnen bieden. Op deze plaats wordt alleen verwezen naar twee recent verschenen documenten van de Engelse Health en Safety Executive: ‘The event safety guide’ en ‘Managing crowds safely’. Een soepel lopend en toch gedegen vergunningverleningsproces kan beschouwd worden als een voorwaarde voor het realiseren van een geslaagd festival. In dit vergunningverleningsproces is het van belang dat alle betrokken partijen een kwalitatieve en op elkaar afgestemde inbreng leveren en kunnen leveren. De uiteindelijke

5

HOOFDSTUK 1

verantwoordelijkheid ligt echter bij de gemeentelijke overheid. De overheid is tevens verantwoordelijk voor een inhoudelijke toets op de vergunningverlening. In hoofdstuk 2 ‘Wettelijk kader’ wordt op de ‘formele’ aspecten van het vergunningverleningsproces ingegaan. Vanwege de informatie-asymmetrie, die er vaak bestaat tussen gemeente en vergunningsaanvrager op het gebied van publieksevenementen, zal door de overheid met extra grote zorgvuldigheid het vergunningverleningsproces tegemoet getreden moeten worden. In hoofdstuk 4 ‘Vergunningverlening’ wordt hier nader op ingegaan. In de voorbereidingsfase is het voor alle direct betrokkenen belangrijk inzicht te verkrijgen in aard en omvang van redelijkerwijs te verwachten belemmeringen en (grootschalige) incidenten. Vervolgens kunnen op basis daarvan de vereiste maatregelen worden benoemd en genomen.. De vereiste maatregelen kunnen dan in de vergunning worden beschreven. ‘Risico-analyse publieksevenementen komt in hoofdstuk 3 aan bod, voorafgaande aan het hoofdstuk over vergunningverlening. De bekende veiligheidsketen kent de schakels pro-actie – preventie - preparatie – incidentbestrijding – nazorg. In dit deelrapport staat de ‘linkerkant’ van de veiligheidsketen centraal: A. pro-actie wordt meestal gedefinieerd als het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid B. preventie zijn al die maatregelen die, in een gegeven situatie, incidenten moeten voorkomen en de kans op uitbreiding ervan moeten beperken C. preparatie heeft betrekking op het geheel aan voorbereidingen dat getroffen wordt om incidenten effectief te kunnen bestrijden. Pro-actieve maatregelen hebben in dit verband betrekking op tijd en locatie van het evenement. In het hoofdstuk over de vergunningverlening wordt hier aandacht aan besteed, maar ook worden in hoofdstuk 5 hieromtrent nadere attentiepunten gegeven. Preventieve maatregelen op de terreinen van brandveiligheid, volksgezondheid en openbare orde worden in hoofdstuk 6 behandeld in de vorm van enkele attentiepunten. Preparatieve maatregelen ter bestrijding van incidenten worden in hoofdstuk 7 behandeld in de vorm van enerzijds een bespreking van verantwoordelijkheden. Daarnaast worden ook hier enkele attentiepunten gegeven.

6

WETTELIJK KADER

HOOFDSTUK 2 Wettelijk kader 1. Inleiding Dit hoofdstuk geeft een korte beschrijving van het wettelijke kader van de vergunningverlening inzake de organisatie van evenementen. De inhoud van dit hoofdstuk is gebaseerd op het model APV van de VNG (zie hieronder). In Nederland heeft de gemeente een grote mate van autonomie waar het gaat om het vaststellen van de regelgeving omtrent de (vergunningverlening bij de) organisatie van evenementen. In principe maakt dit het zeer moeilijk om een algemene landelijke beschrijving van de van toepassing zijnde regelingen op te stellen. In de praktijk maken de meeste gemeenten echter gebruik van de modelregelingen van de VNG, die weer binnen het kader van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) vallen. Er bestaat daardoor toch een relatief grote mate van uniformiteit. 2. Het kader van het model APV van de VNG Zoals hierboven al gesteld is, beschikken gemeentebesturen over een grote mate van vrijheid om de gang van zaken binnen de gemeente – in juridische termen de gemeentelijke huishouding – te regelen. De gemeenteraad heeft in dit kader de bevoegdheid om op allerlei gebieden, binnen de grenzen van de wet, gemeentelijke regelingen, in de vorm van verordeningen, vast te stellen. Zo kennen gemeenten onder andere, Brandveiligheidverordeningen, Drank- en Horecaverordeningen en dergelijke. De gemeenten maken bij het opstellen van deze verordeningen gebruik van de diensten van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De dienstverlening van de VNG bestaat onder andere uit algemene advisering bij het opstellen van verordeningen en het verstrekken van zogeheten modelverordeningen aan gemeenten. Deze modelverordeningen bevatten zelf geen bindende regels, maar basisteksten die kunnen worden omgezet in plaatselijke regels. Gemeenten maken relatief vaak gebruik van deze modelverordeningen. Daardoor vertonen de verordeningen, die de verschillende gemeenten gebruiken, veel gelijkenis. De Algemene Plaatselijke Verordening Tot de bekendste verordening behoort de Algemene Plaatselijke/ Politie Verordening (APV). De model-APV bevat bepalingen met betrekking tot de handhaving van de openbare orde binnen de gemeente. De model-APV bestaat voor een belangrijk deel uit gemeentelijk strafrecht. De model-APV bevat een drietal bepalingen met betrekking tot de organisatie van evenementen. Naast de APV zijn er diverse andere gemeentelijke verordeningen die van toepassing kunnen zijn op de organisatie van evenementen. Te denken valt aan de gemeentelijke brandveiligheidverordening. Zoals gezegd is de regelgeving omtrent evenementen per gemeente verschillend. Elke gemeente zal echter in de APV een specifieke regeling hebben opgenomen. Onderhavig hoofdstuk richt zich met name op de APV. Andere van toepassing zijnde verordeningen komen ten dele in de overige hoofdstukken van dit deelrapport aan de orde. Hetgeen ten aanzien van de APV in de

7

HOOFDSTUK 2

paragrafen 1.4 tot en met 1.8 wordt opgemerkt, is eveneens van toepassing op de andere relevante verordeningen. Bepalingen in de AVP met betrekking tot de organisatie van evenementen In de model-APV wordt een evenement omschreven als een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.1 Onder een evenement wordt overigens mede verstaan een herdenkingsplechtigheid. De model-APV bevat een verbod om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Hieruit blijkt dat de burgemeester op basis van de APV de bevoegdheid en de taak heeft toezicht te houden op evenementen binnen zijn gemeente. Deze bevoegdheid van de burgemeester vloeit voort uit de Gemeentewet. De burgemeester is op basis van Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde binnen zijn gemeente. In dit kader heeft de burgemeester in de Gemeentewet expliciet de taak gekregen toezicht te houden op openbare bijeenkomsten die plaatsvinden binnen zijn gemeente. De burgemeester is volgens de Gemeentewet bij de verrichting van zijn toezichthoudende taak belast met de uitvoering van de bepalingen uit de verordeningen, waaronder de APV, die betrekking hebben op het houden van openbare bijeenkomsten binnen de gemeente. Het begrip ‘toezicht’ is in dit kader ruimer dan alleen de algemene handhaving van de openbare orde. Het gaat hier immers ook om de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de burger die in een evenement participeert?. De toezichthoudende taak van de burgemeester omvat onder meer de bevoegdheid om op basis van de APV al dan niet toestemming – in de vorm van de afgifte van een vergunning – te geven voor het laten plaatsvinden van een evenement. In bestuursrechterlijke termen wordt de burgemeester aangemerkt als bestuursorgaan, zijnde een orgaan van een krachtens publiekrecht ingestelde instantie – in dit geval de gemeente –, dat onder meer over de bevoegdheid beschikt vergunningen af te geven. Indien de burgemeester de uitvoering van zijn toezichthoudende taak wil overlaten aan ambtenaren dan kunnen deze bevoegdheden worden gemandateerd. Dit houdt in dat de ambtenaren de bevoegdheden van de burgemeester onder diens verantwoordelijkheid uitvoeren. Het kader van de Algemene wet bestuursrecht Indien een organisator een evenement wil laten plaatsvinden, zal hij, zoals hiervoor aangegeven is, toestemming moeten vragen aan de burgemeester en/of een andere gemeentelijke instantie die op basis van de gemeentelijke verordeningen de bevoegdheid heeft hieromtrent beslissingen te nemen – zoals bijvoorbeeld de brandweer in het kader van een brandveiligheidverordening. De organisator dient hiertoe schriftelijk een verzoek in te dienen. Ten aanzien van dat verzoek en de beslissing daarop, , dienen de regels uit het procedurele bestuursrecht in acht te worden genomen. Dit betekent dat ten aanzien van de besluitvorming door een bestuursorgaan omtrent het verzoek van een organisator tot het verlenen van toestemming voor de organisatie van een evenement, de regelgeving die is opgenomen in de Awb van toepassing is. 1 Met uitzondering van bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen; markten als bedoeld in artikel 151 Gemeentewet; kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet op de openbare manifestaties en een aantal in de overige bepalingen van de APV genoemde activiteiten.

8

WETTELIJK KADER

De Awb bevat een groot aantal bepalingen met betrekking tot de wijze waarop een verzoek dient te worden ingediend en beslissingen van bestuursorganen dienen te worden voorbereid. De wet bevat een algemeen kader. In een gemeentelijke verordening kan van bepaalde bepalingen in de Awb worden afgeweken of kunnen hierop aanvullingen worden gemaakt. Het verzoek aan het bestuursorgaan wordt in het kader van de Awb aangemerkt als een aanvraag, en de beslissing van het bestuursorgaan op die aanvraag als een besluit. Aangezien het besluit slechts gevolgen heeft voor de aanvrager en dus niet van algemene strekking is, valt het besluit onder de categorie beschikkingen, of ook wel vergunningen. De aanvraag De Awb bevat een apart hoofdstuk waarin specifieke bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van de totstandkoming van beschikkingen. Zorgvuldige voorbereiding van de beschikking Nadat de aanvraag door het bestuursorgaan is ontvangen zal het bestuursorgaan zich gaan beraden over het te nemen besluit. Het bestuursorgaan dient het besluit zorgvuldig voor te bereiden door de nodige kennis over relevante feiten en belangen te vergaren. Uit de aard van de aanvraag vloeit voort in hoeverre het bestuursorgaan advies moet inwinnen bij deskundigen of een inspraakprocedure voor betrokkenen moet organiseren. In de Awb zijn twee algemene procedures opgenomen met betrekking tot de voorbereiding van besluiten – de openbare en de uitgebreide voorbereidingsprocedure – en één bijzondere procedure met betrekking tot de voorbereiding van beschikkingen. Deze voorbereidingsprocedures omvatten een nadere invulling van de verplichting van een bestuursorgaan een besluit zorgvuldig voor te bereiden. Hier beperken we ons tot een korte opmerking: indien het bestuursorgaan naar aanleiding van een aanvraag een beschikking wil afgeven, dienen andere belanghebbenden dan de aanvrager, die mogelijk bezwaar zullen maken tegen de te verlenen beschikking, in de gelegenheid te worden gesteld hun zienswijze naar voren te brengen. In de toelichting bij de model-APV benadrukt de VNG dat zeker bij grootschalige evenementen het van groot belang is dat de belangen van derden meegewogen worden in de besluitvorming. Advisering In de Awb is een aantal bepalingen opgenomen met betrekking tot de advisering door een persoon of college, dat bij of krachtens een wettelijk voorschrift belast is met de advisering inzake een te nemen besluit en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan dat het besluit gaat nemen. Indien het bestuursorgaan het uitgebrachte advies overneemt in zijn beschikking, dan is het ook verantwoordelijk voor de juistheid van die advisering. Het is dus aan het bestuursorgaan om zich ervan te vergewissen dat het advies op de juiste wijze tot stand is gekomen. Van het bestuursorgaan kan in die zin verwacht worden dat zij het advies globaal – in bestuursrechtelijke termen marginaal – controleert op juistheid.

9

HOOFDSTUK 2

De inhoud van de beschikking Na een uitvoerige voorbereiding zal het bestuursorgaan uiteindelijk altijd een beslissing nemen op een aanvraag. Zowel in de Awb als in de model-APV zijn ten aanzien van de inhoud van de beschikking (en de eventuele latere wijziging daarop) bepalingen opgenomen. Een positieve beschikking kan slechts onder bepaalde omstandigheden weer worden ingetrokken of gewijzigd. In de model-APV is bepaald dat een vergunning onder andere ingetrokken of gewijzigd kan worden indien: • op grond van een verandering van omstandigheden of inzichten, opgetreden na het verlenen van de vergunning, moet worden aangenomen dat intrekking of wijziging wordt gevorderd door het belang of de belangen ter bescherming waarvan de vergunning is vereist • de aan de vergunning verbonden voorschriften en beperkingen niet zijn of worden nagekomen. Voorschriften verbonden aan de beschikking Een beschikking kan ondanks zijn begunstigende karakter belastende elementen bevatten. Deze belastende elementen zijn terug te vinden in de aan de beschikking verbonden voorschriften. Deze voorschriften worden in de beschikking opgenomen met het oog op de naleving van bepaalde bepalingen uit verschillende gemeentelijke verordeningen. In hoeverre het bestuursorgaan bevoegd is om voorschriften aan de beschikking te verbinden, moet blijken uit de inhoud van de verordeningen op basis waarvan de vergunning is verleend. In de model-APV is bepaald dat aan de krachtens de APV verleende vergunning of ontheffing voorschriften en beperkingen kunnen worden verbonden. Dit houdt in dat het bestuursorgaan bij vergunningverlening in het kader van de APV de vrijheid heeft om voorschriften in de vergunning op te nemen. De vrijheid van het bestuursorgaan is echter wel beperkt in die zin dat de voorschriften en beperkingen slechts mogen strekken tot bescherming van het belang of de belangen in verband waarmee de vergunning is vereist, in dit geval het voorkomen van aantasting van de openbare orde, veiligheid, zedelijkheid of gezondheid. Daarnaast geldt dat de voorschriften niet in strijd mogen zijn met enig wettelijke regeling. Tenslotte dienen de voorschriften in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur. Controle op de naleving van de voorschriften opgenomen in de beschikking Nadat de vergunning is verleend, dient het bestuursorgaan te controleren of de aanvrager de vergunning naleeft. Op basis van een wettelijk voorschrift kunnen toezichthouders zijn aangesteld die de feitelijke controle verrichten. Het bestuursorgaan, in geval van de evenementenvergunning op basis van de APV is dat de burgemeester, blijft echter altijd zelf eindverantwoordelijke voor de daadwerkelijke nakoming van de vergunningvoorschriften door de aanvrager. Legesregeling Hoewel het woord leges nog steeds fungeert in het spraakgebruik komt het vanaf 1 januari 1995 als begrip niet meer voor in de Gemeentewet. Vanaf die datum worden de leges geheven op basis van artikel 229 lid 1sub b Gemeentewet: gemeenten kunnen rechten heffen ter zake van het genot van door of vanwege het gemeentebestuur verstrekte diensten.

10

WETTELIJK KADER

Leges kunnen uitsluitend worden geheven indien het gemeentebestuur een dienst heeft verstrekt. Het begrip ‘dienst’ is echter geen vaststaand begrip in de wet.. Arresten van de Hoge Raad hebben echter wel richtinggevende invulling gegeven aan het begrip ‘dienst’: • De leges kunnen betrekking hebben op aanvragen van vergunningen, op de behandeling en de verlening daarvan en daarnaast op de kosten die de activiteit, waarvoor met de vergunning toestemming wordt verleend, voor de gemeente met zich meebrengt.2 • Legesheffing is slechts mogelijk indien er sprake is van een activiteit van de gemeente welke is gericht op de bevordering van het individuele belang van de aanvrager.3 Een individueel belang is in principe aanwezig indien de dienstverlening wordt gevraagd. Toch blijft de grens tussen een individueel belang van de aanvrager en een algemeen belang vaak moeilijk te trekken. Indien het algemene belang groter is dan het individuele belang van de aanvrager (dan wel van degeen te wiens behoeve de dienst wordt verleend), is er naar het oordeel van de wetgever normaal gesproken geen sprake van een dienst. In diverse arresten heeft de Hoge Raad namelijk geoordeeld dat kosten gemaakt voor voorbereiding of uitvoering van de kerntaken van de overheid op het gebied van ordehandhaving en fysieke veiligheid in principe niet verhaalbaar zijn4.

2 HR 4 december 1963, BNB 1964/ 45. 3 HR 9 december 1987, BNB 1988/117. 4 De Hoge Raad oordeelde bijvoorbeeld in een arrest over de vraag of de kosten, gemaakt in het kader van het opstellen van een aanvalsplan, door de politie op de belanghebbende verhaald kan worden. De Hoge Raad was van oordeel van niet, omdat het maken van een aanvalsplan voornamelijk dient om een efficiënt politieoptreden ter handhaving van de rechtsorde mogelijk te maken en de veiligheid van de betrokken politieagenten te verhogen. Dit is een algemeen belang (HR 13 april 1994).

11

HOOFDSTUK 2

12

RISICO-ANALYSE PUBLIEKSEVENEMENTEN

HOOFDSTUK 3 Risico-analyse publieksevenementen 1. Inleiding Dit hoofdstuk volgt twee sporen. In de eerste plaats geeft het een korte beschrijving van bekende risico’s bij publieksevenementen. In de tweede plaats wordt door middel van een voorbeeld aangegeven hoe een op een specifiek evenement gerichte risico-analyse kan worden opgezet. 2. Risico’s bij publieksevenementen Er zijn verschillende wijzen om naar de risico’s te kijken die samenhangen met publieksevenementen. Er kan worden gekeken vanuit het oogpunt van het effect van een risico, of er kan worden gekeken vanuit het oogpunt van het ontstaan van een risico. het oogpunt van het effect van een risico Vanuit het oogpunt van het effect kunnen de risico’s die bij publieksevenementen optreden globaal in drie categorieën worden onderverdeeld: • Openbare orde • Volksgezondheid • Incidenten. Met risico’s voor de openbare orde wordt hier gedoeld op normafwijkend gedrag van menigten of individuen. Waar het gaat om individueel gedrag kan gedacht worden aan crimineel gedrag dat dan mogelijk samenhangt met het gebruik of de handel in alcohol en/of verdovende middelen. Een bekend voorbeeld is het veelvuldig gebruik van ‘pillen’ op housefeesten. Speciaal beleid is hiervoor noodzakelijk. Waar het gaat om het gedrag van menigten kan gedacht worden aan het effect van groepsvorming waardoor individueel normafwijkend gedrag versterkt kan worden. Een bekend voorbeeld is het betreden door grotere groepen van (snel)wegen en spoorbanen wanneer hierdoor een snellere route mogelijk lijkt. Optreden tegen individuen kan onder de bepaalde omstandigheden ook tot massaal normafwijkend gedrag leiden. Overigens wordt in dit verband niet gedoeld op het ontstaan van paniek in menigten door wat voor een oorzaak ook. Met risico’s voor de volksgezondheid wordt hier gedoeld op de bedreigingen van de gezondheid van de aanwezigen door een reeks van elkaar soms versterkende oorzaken: gebruik van verdovende of stimulerende middelen, de kwaliteit van voedsel, gebrek aan water, hitte of kou, etc. Met risico’s op incidenten wordt hier gedoeld op de schadelijke effecten van de vele mogelijke incidenten bij publieksevenementen. Ook niet evenement-specifieke incidenten kunnen zich voordoen. Te denken valt aan brand, verkeersongevallen, extreem weer, explosies, etc. Van belang bij publieksevenementen is dat er vervolgens (massale) paniekreacties kunnen ontstaan die de effecten van een incident verergeren.

13

HOOFDSTUK 3

Vanuit het oogpunt van het ontstaan van risico’s kan tot de volgende veel gebruikte indeling worden gekomen: • Risico’s die samenhangen met het transport van het publiek • Risico’s die samenhangen met het evenement • Risico’s die samenhangen met de aanwezigheid van publiek • Risico’s die samenhangen met de lokatie • Risico’s die samenhangen met externe factoren. De voorbeelden hieronder laten zien dat deze indeling soms een overlap kent. Doel is echter niet om tot een perfecte indeling te komen, maar tot een handreiking bij de risico-analyse voor een evenement. Onder ‘risico’s die samenhangen met transport van het publiek’ valt zowel het risico dat er een ongeval gebeurd met een van de transportmiddelen als het risico dat (bijvoorbeeld door een ongeval) het transport van het publiek stokt waardoor een aanzienlijk deel van het publiek vertraging oploopt. Dit soort vertragingen leidt in de praktijk veelal tot verstoringen van de openbare orde of tot vervolgincidenten. Onder ‘risico’s die samenhangen met het evenement’ vallen die risico’s die specifiek veroorzaakt worden door activiteiten tijdens het publieksevenement. Voor de hand liggend voorbeelden zijn het (brand)risico dat het gebruik van evenementenvuurwerk en ‘special effects’ met zich meebrengt, het gebruik van massaal gebruik van stimulerende middelen of het risico op ongevallen bij motorwedstrijden. Onder ‘risico’s die samenhangen met de aanwezigheid van publiek’ vallen die risico’s die de aanwezigheid van grote menigten met zich meebrengen. Voorbeelden zijn het ontstaan van paniek, en van bedreigingen van de volksgezondheid. Onder ‘risico’s die samenhangen met de locatie’ vallen zaken als de bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten. Onder ‘risico’s die samenhangen met externe factoren’ vallen bijvoorbeeld extreem weer, ‘domino’-effecten van ongevallen die op zich niet met het evenement te maken hebben. Ook dreiging van terrorisme valt hieronder. 3. Risicoanalyse publieksevenementen Vanuit het oogpunt van zorgvuldige vergunningverlening is voor de vergunningverlener noodzakelijk om tot een vorm van risico-analyse te komen. Anderzijds is het volgens de Arbowet verplicht om als werkgever ( in het algemeen is dat de vergunningaanvrager) een risicoanalyse te (laten) verrichten naar de risico’s die samenhangen met de te verrichten werkzaamheden. Hierbij moet ook aandacht worden besteed aan op het bedrijfsterrein aanwezige derden. Een gangbare methode voor het verrichten van een risico-analyse gaat uit van de volgende vijf stappen: • Identificeer de gevaren die samenhangen met de activiteit • Identificeer de personen die gevaar lopen • Identificeer de genomen voorzorgsmaatregelen • Analyseer op basis van de voorgaande drie stappen de risico’s • Besluit wat voor nadere maatregelen noodzakelijk zijn. De resultaten van de risico-analyse zullen schriftelijk moeten worden vastgelegd. Het is belangrijk om rekening te houden met de mogelijkheid dat risico’s elkaar beïnvloeden. Dit kan op drie niveau’s gebeuren: wederzijdse beïnvloeding van de

14


kans op een bepaald risico (interferentie), een ongeval kan bijdragen aan de vergroting van de kans op een ander risico (domino-effect) en de negatieve versterking van effecten bij gelijktijdig optredende incidenten. Hieronder volgt een korte check-list van aandachtspunten voor de risico-analyse: • Het type publieksevenement, het soort optreden, het tijdstip en de duur van het publieksevenement • Publieksprofiel (zoals leeftijd), bekend of bepaald gedrag te verwachten is, zijn er speciale vereisten voor dit publiek? • Zitplaatsen of staanplaatsen • Locatie (ook in relatie tot transport) • Brand en/of explosie • Dreiging met terrorisme • Instortingsgevaar van constructies • Massabeweging van het publiek • Bedreiging van de openbare orde • Uitval van licht, water of elektriciteit • Extreem weer • Externe risico’s • Uitval van veiligheidsvoorzieningen zoals verbindingen of het omroepsysteem • Vertraagde start, afgelasting of juist uitloop van het publieksevenement

pre-accident

interfentie

pre-accident

domino effect

bijschrift

post-accident

negatieve versterking

post-accident

onderschrift

Eén van de potentieel ernstigste bedreigingen voor publieksevenementen is dat geïsoleerde incidenten waarschijnlijk wel bestreden kunnen worden, maar dat een opeenvolging van incidenten zowel de organisatie als de hulpverleningsdiensten ernstig in de problemen kan brengen. Juist zo’n opeenvolging van incidenten is tijdens publieksevenementen niet denkbeeldig. Het is daarom van belang in de risicoanalyse een beeld te krijgen van de samenhang tussen de risico’s. Al eerder is het voorbeeld genoemd van al dan niet publieksevenement-gerelateerde verkeersincidenten die de gehele festivalstroom kunnen blokkeren en daarmee de openbare veiligheid ernstig kunnen bedreigen. De risico-analyse identificeert de objecten/momenten waarvoor geldt dat er een verhoogd risico bestaat op het optreden van incidenten tijdens publieksevenementen. Voor sommige van deze risico’s geldt dat zij een aantal eigenschappen bezitten die bepalend kunnen zijn voor het beleid met betrekking tot de bestrijding van incidenten. Deze karakteristieken zijn onder meer de volgende:

15

HOOFDSTUK 3

• • • • •

context intensiteit waarschijnlijkheid tijdsinterval verwachte duur.

Een uitleg van deze karakteristieken volgt na de tabel. Ter illustratie is in de onderstaande tabel voor vier mogelijke risico’s een fictieve uitwerking gegeven. Uitgegaan is van een (een- of meerdaags) evenement met een camping waar veel bezoekers gebruik van maken. Andere bezoekers worden vanaf een lokaal (klein) station gebracht of komen met eigen vervoer. Het beeld wordt geschetst uitgaande van een (dagelijkse) start om 14.00 uur en een einde van 24.00 uur. Voor elk risico zijn twee incidentscenario’s beschouwd. Risico /incident

Context

Kans

Tijdsinterval

Duur

Camping/ brand en (middel) zwaargewonde slachtoffers

negatief

aannemelijk

9.00-12.00 24.00-02.00

lang

lichte ordeverstoring, met ‘slechts’ lichtgewonden

negatief

groot

24.00-02.00

lang

Evenemententerrein/paniek in menigte en (middel)zwaargewonde slachtoffers

gunstig

aannemelijk

14.00-24.00

lang

lichte ordeverstoring met ‘slechts’ lichtgewonden

gunstig

groot

14.00-24.00

lang

Treinstation/zware ordeverstoring en (middel)zwaargewonde slachtoffers

negatief

aannemelijk

24.00-02.00

lang

lichte ordeverstoring met ‘slechts’ lichtgewonden

neutraal

groot

12.00-14.00 24.00-02.00

kort

Verkeersongeval op aanvoerroute/ zwaar verkeersongeval met (middel)zwaargewonde slachtoffers en langdurige stremming

neutraal

aannemelijk

12.00-14.00 24.00-02.00

lang

licht verkeersongeval met ‘slechts’ licht gewonden

neutraal

groot

12.00-14.00 24.00-02.00

kort

tabel Uitwerking van een aantal mogelijke incidenten tijdens een evenement.

Context Elk incident vindt plaats in een bepaalde context. Deze context kan gunstig, neutraal of negatief zijn. De context hangt af van een aantal factoren. Zo heeft elk geanalyseerd risico een bepaalde locatie en een bepaald verwacht tijdstip. Soms is zo’n locatie relatief eenvoudig (gunstig) te bereiken en soms minder eenvoudig. Het tijdstip bepaalt eveneens de mogelijkheid voor het snel laten opkomen van versterking. De inzet op een incident met een dergelijke context moet dan in één keer goed zijn. Tenslotte is er het escalatiegevaar van het incident. Bij sommige ordeverstoringen bestaat er een gevaar dat omstanders zich met de ordeverstoring zullen gaan bemoeien, waardoor het incident zal escaleren.

16


Al deze factoren zullen meebepalen wat de context van het incident is en daarmee wat de minimaal benodigde capaciteit voor de bestrijding van een bepaald type incident zal zijn. Waarschijnlijkheid Voor elk type incident geldt dat er een bepaalde kans is dat zo’n incident ook daadwerkelijk plaats zal vinden tijdens het evenement. Deze mate van waarschijnlijkheid is cruciaal, omdat deze samen met de intensiteit (effect) van een incident bepaalt in hoeverre het wenselijk is dat de hulpverleningsdiensten in de regio zich voorbereiden op mogelijke incidenten.. Tijdsinterval Elk risico kent een tijdsinterval waarbinnen een maximale kans op een incident bestaat. Voor belangrijke verkeersknooppunten in de buurt van het evenemententerrein zal bijvoorbeeld gelden dat de kans op een kettingbotsing het grootst zal zijn tussen anderhalf en een half uur voor aanvang van het evenement, en tussen een half en anderhalf uur na afloop daarvan. Vanzelfsprekend bestaat hier een belangrijke relatie met normale ‘spits’tijden van het verkeer. De duur van een incident Een incident vindt niet alleen op een bepaald tijdstip plaats, maar heeft ook een bepaalde tijdsduur. De duur van een incident bepaalt mede hoe snel men de beschikking herkrijgt over de ingezette hulpverleningscapaciteit. Op grond van de risico-analyse kan van te voren de benodigde hulpverleningscapaciteit worden bepaald en de wijze waarop zij wordt ingezet. Deze minimaal benodigde capaciteit is noch de optelsom van de bij alle incidentscenario’s gegeven minimaal vereiste capaciteit, noch gelijk aan de vereiste capaciteit van enkel het zwaarste incident. Met behulp van tijd-ruimte schema’s (zie de tabel), zoals hierboven geschetst, kan op voorhand worden nagedacht over de reactie op een bepaald type incident rekening houdend met het gehele risicobeeld.

17

HOOFDSTUK 3

18

VERGUNNINGVERLENING

HOOFDSTUK 4 Vergunningverlening 1. Inleiding Dit hoofdstuk geeft een aantal attentiepunten met betrekking tot het vergunningverleningsproces bij publieksevenementen. 2. Uitgangspunten In deze rapportage is het primaire uitgangpunt dat de organisator van een publieksevenement organiseert en de vergunningverlener de organisator controleert zowel in de planningsfase als tijdens de uitvoeringfase. Hoewel het bovenstaande voor de hand liggend klinkt, blijkt de praktijk al snel weerbarstiger: soms is de organisator dezelfde instantie als de vergunningverlener. Veelal ook wordt een beroep gedaan op overheidsdiensten voor delen van de organisatie van een publieksevenement. Voor dit laatste is de inzet van politiediensten een standaardvoorbeeld. Door het scherp houden van het primaire uitgangspunt kan echter het vergunningverleningsproces helderder worden ingericht. Ook de verantwoordelijkheden voor (delen van) de organisatie kunnen dan helder blijven. Bekende voorbeelden in dit kader zijn de verantwoordelijkheid voor het handhaven van de openbare orde op evenemententerreinen of de verantwoordelijkheid voor het geleiden van de publiekstroom van en naar het evenemententerrein. In beide gevallen is het de organisator die primair adequate voorzieningen en maatregelen moet treffen, de overheid heeft hier in principe ‘slechts’ een taak bij incidenten. 3. Vergunningverlening als proces In de praktijk kan het gemeentelijk proces voor de vergunningverlening bij publieksevenementen op verschillende wijzen vorm krijgen: • De vergunningaanvraag kan binnen de staande organisatie worden behandeld zonder dat daar bijzondere aandacht voor is • Ten behoeve van de vergunningaanvraag kan een coördinator of projectleider worden aangewezen • Ten behoeve van de vergunningaanvraag kan een aparte projectorganisatie worden ingericht. Globaal kan worden gesteld dat naar mate het publieksevenement groter en complexer is en/of de betrokkenheid van de gemeentelijke overheid bij de organisatie van het evenement groter is meer richting de projectorganisatie zal worden bewogen. Een valkuil bij de vergunningverlening rondom jaarlijks terugkerende en groeiende evenementen is dat de vergunningverlener niet meer overweegt op welke wijze het vergunningverleningsproces optimaal kan worden ingericht. Wanneer er bijvoorbeeld beduidend meer bezoekers verwacht mogen worden, kan niet zonder meer volstaan worden met het volgen van de procedure die eerder leek te voldoen. 19

HOOFDSTUK 4

Een bijzondere complicatie bij het vergunningverleningproces bij publieksevenementen (maar niet alleen daar) is de informatie-asymmetrie die optreedt doordat in het algemeen de vergunningaanvrager een grotere deskundigheid en ervaring heeft met de organisatie van publieksevenementen dan de vergunningverlener. Vaak is immers sprake van evenementenorganisaties die een grote mate van ervaring hebben terwijl de gemeentelijk vergunningverlener een enkele maal per jaar hiermee te maken krijgt. Vanuit de onderkenning dat een dergelijke informatie-asymmetrie de mogelijkheden voor de gemeentelijke overheid beperkt om tot de vereiste inhoudelijke toetsing te komen, zal gekozen moeten worden voor een vorm van externe ondersteuning. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden denkbaar: • Steun vanuit een ‘collega’ overheid. Te denken valt aan een (grotere) gemeente met meer ervaring of eventueel de provinciale overheid. • Inschakeling van derden door de vergunningverlenende overheid ter toetsing van de planvorming behorende bij de vergunningaanvraag. • Certificering van (delen van) de planvorming behorende bij de vergunningaanvraag door een derde certificerende instantie. Voor alle opties is het relevant dat de directe kosten verbonden aan de vergunningverlening ten behoeve van een specifiek evenement bij de vergunningaanvrager in rekening kunnen worden gebracht. 4. Stappen in het vergunningverleningsproces Na indiening van de eerste aanvraag door een organisator dient de gemeente in eerste instantie te overwegen op welke wijze het vergunningverleningsproces vorm dient te krijgen. Bij complexere evenementen in termen van risico’s is het noodzakelijk om speciale aandacht aan het vergunningverleningsproces te schenken door tenminste het aanwijzen van een gemeentelijke coördinator voor het proces. Evenementen waarbij sprake is van meer dan 10.000 te verwachten bezoekers lijken een dergelijke keuze te rechtvaardigen. Wanneer er gekozen wordt voor een gecoördineerd proces van vergunningverlening dienen zowel de stappen in het proces als de aanspreekpunten binnen de diverse betrokken organisaties te worden vastgelegd. Er zijn verschillende ijkmomenten binnen een vergunningverleningsproces te onderscheiden. De belangrijkste zijn: • Het moment dat gewenste locatie, gewenste datum en omvang bekend zijn. Op dit moment kan al worden gechecked met behulp van een regionale evenementenkalender of de aanvraag überhaupt in principe positief tegemoet kan worden getreden. • Het moment dat een conceptplan van de organisator aanwezig is. Op dit moment kan in samenspraak met de vertegenwoordigers van de diverse diensten besloten worden op welke wijze het vergunningverleningsproces wordt ingericht. Is de complexiteit van het evenement bijvoorbeeld zodanig dat extern advies noodzakelijk is. Hoeveel bijeenkomsten lijken noodzakelijk ter afstemming van de verschillende deelplannen. Is er noodzaak voor een apart publiek-privaat contract voor het gebruik van publieke middelen. Op basis van deze overwegingen kan ook worden besloten over de grootte van de leges. • Het moment dat er een door alle partijen geaccordeerde risico-analyse is.

20

VERGUNNINGVERLENING

•

•

Het vooraf vastgelegde moment dat er volledige overeenstemming over de geplande uitvoering van het evenement dient te zijn (inclusief voorbereiding op evenementen), waarna de vergunningaanvraag met positief advies van de gemeentelijk coördinator kan worden voorgelegd aan de burgemeester. Controle op naleving van de eisen die aan de vergunning zijn gesteld (inclusief oefening).

21

HOOFDSTUK 4

22

CHECK-LIST PRO-ACTIEVE MAATREGELEN

HOOFDSTUK 5 Check-list pro-actieve maatregelen 1. Inleiding Dit hoofdstuk geeft een aantal attentiepunten met betrekking tot preventieve maatregelen bij publieksevenementen. Deze attentiepunten zullen worden gegroepeerd rondom de in de vorige hoofdstukken onderscheiden hoofdcategorieën van risico’s. Wanneer het gaat om ‘het op structurele wijze voorkomen van risico’s’ is de meest voor de hand liggende maatregel het niet toestaan van een evenement. De proactieve attentiepunten kunnen derhalve worden gezien als minimale randvoorwaarden zonder welke op voorhand geen publieksevenement kan worden georganiseerd. De praktijk in Nederland laat overigens zien dat de gemeentelijke overheid zelden tot een dergelijke stap overgaat. 2. Attentiepunten In deze paragraaf wordt de indeling naar het ontstaan van risico’s uit hoofdstuk 3 gevolgd. Risico’s die samenhangen met het transport van het publiek Om een evenement succesvol te laten zijn, is het noodzakelijk dat de bezoekers naar het evenemententerrein kunnen komen. Tienduizenden bezoekers zijn even zovelen die op een of andere wijze getransporteerd moeten worden. Hoe voor de hand liggend dit ook lijkt, jaarlijks vinden in Nederland vele evenementen plaats die tot een massale verstoring van met name het spitsverkeer rondom de grote steden leiden. Belangrijke voetbalwedstrijden of popconcerten op dagen door de week leiden tot een significante toename van zowel de lengte van de files als het aantal ongelukken op de randwegen rondom de betreffende stad. In het eerste stadium van vergunningverlening kan al overwogen worden of gewenst tijdstip en gewenste locatie wel een dergelijke grote bezoekersstroom toelaten. Ook kan in dit stadium al overwogen worden of de beschikbare infrastructuur wel redelijkerwijs voldoende capaciteit biedt om de bezoekers te laten komen. In een redelijke omgeving van het evenement kan dan naar potentiële knelpunten als tunnels, bruggen, routes door de bebouwde kom, etc worden gekeken. Risico’s die samenhangen met het evenement Elk type incident kent specifieke redelijkerwijs te verwachten risico’s voor de openbare orde en de fysieke veiligheid. Wanneer op voorhand al zeker is dat deze risico’s samenhangen met het evenement, maar in redelijkheid niet door de organisator kunnen worden afgedekt, kan de gemeentelijke overheid op dat moment al besluiten geen vergunning te verlenen. Relevante voorbeelden zijn evenementen waarbij naar verwachting een deel van het publiek zodanig onder invloed raakt van verdovende of stimulerende middelen dat zij na afloop een bedreiging van de openbare orde vormen.

23

HOOFDSTUK 5

Risico’s die samenhangen met de aanwezigheid van publiek Grote publieksevenementen trekken veel publiek. Zelfs zonder verdere (externe) invloeden brengen grote mensenmassa’s een risico met zich mee. Ervaringsdeskundigen spreken (bijvoorbeeld op de bijeenkomst in het kader van dit onderzoek) over een in hun opinie kritische grens van rond de 60.000 bezoekers voor muziekevenementen op afgesloten terreinen. Boven die grens blijkt het noodzakelijke management van publieksstromen steeds moeilijker te worden. Risico’s die samenhangen met de locatie De locatie van het evenement bepaalt in de eerste plaats al direct een deel van de transportmogelijkheden en van de mogelijkheden ter plaatste een grote hoeveelheid publiek te accommoderen. De locatie van het evenement bepaalt echter eveneens de mogelijkheden voor (snelle) hulpverlening als er zich een groter incident voordoet. Op locaties waar geen snelle toevoer van hulpverleners kan worden gegarandeerd is het niet verstandig een evenement te organiseren. Van belang zijn verder een aantal punten die hier niet in detail worden behandeld: wat is de invloed van een evenement op de locatie op andere objecten en personen in de omgeving en wat is de precieze geografie van de locatie in temen van grondcondities, ruimte voor massabewegingen en de aanwezigheid van nutsvoorzieningen. Risico’s die samenhangen met externe factoren Belangrijk is het te kijken naar risico’s die niet direct met het publieksevenement zelf lijken samen te hangen. In de eerste plaats is dan van belang de bekendheid met andere evenementen die op dezelfde dag georganiseerd worden en daarmee een beroep kunnen doen op bijvoorbeeld dezelfde noodzakelijke reserve in noodsituaties, maar bijvoorbeeld ook op dezelfde transportinfrastructuur. Het nut van een regionale of zelfs provinciale evenementenkalender is daarmee evident. In de tweede plaats is er een aantal externe factoren waarmee redelijkerwijs rekening moet worden gehouden. Met name de invloed van extreem weer zowel op transport als op mensenmassa’s in de open lucht is van belang. Een evenement dat op voorhand al zeer kwetsbaar is voor de gevolgen van bijvoorbeeld plotselinge stortbuien verdient een nadere beschouwing. Echter ook transportongevallen zijn redelijkerwijs te verwachten incidenten: wanneer door een enkel transportongeval het transportsysteem ten behoeve van het evenement zo ontregeld kan worden dat de openbare orde ernstig bedreigd lijkt te worden, verdient dit evenement nadere beschouwing.

24

CHECK-LIST PREVENTIEVE MAATREGELEN

HOOFDSTUK 6 Check-list preventieve maatregelen 1. Inleiding Dit hoofdstuk geeft een aantal attentiepunten met betrekking tot preventieve maatregelen bij publieksevenementen. Deze attentiepunten zullen worden gegroepeerd rondom de in de vorige hoofdstukken onderscheiden hoofdcategorieën van risico’s. Dit hoofdstuk heeft niet de pretentie een volledige opsomming te geven. In de met name Engelstalige literatuur bestaan hier uitgebreide bronteksten voor. Doel van dit hoofdstuk is vooral om de groep van betrokkenen, elk met een eigen specifieke belang of expertise, een beeld te bieden van het scala van te nemen preventieve voorzieningen. 2. Attentiepunten Ook in deze paragraaf zal de indeling uit hoofdstuk 3, die uitgaat van de oorzaak van risico’s, worden gehanteerd. Risico’s die samenhangen met het transport van het publiek Is er voldoende mogelijkheid voor het publiek om zonder lange wachttijden het terrein te bereiken. Zijn er voorzieningen om het publiek tijdelijk op te vangen of bezig te houden wanneer er toch vertraging in het transportsysteem optreedt? Is er voldoende mogelijkheid voor gescheiden vervoersstromen voor bijvoorbeeld gasten en regulier publiek dat met diverse vervoersmiddelen zal arriveren? Is de scheiding van die vervoersstromen ook duidelijk aangegeven? Risico’s die samenhangen met het evenement Is er voldoende nagedacht over het publieksprofiel in relatie tot de voorzieningen en veiligheidsmaatregelen? Te denken valt hier aan bijvoorbeeld aan aspecten als voldoende water, testfaciliteiten voor stimulerende middelen en een alcoholbeleid, maar ook voldoende informatie over de lokatie, programma en vervoersmogelijkheden. Op het terrein zelf zullen verschillende objecten staan. Is er voldoende nagedacht over de kwetsbaarheid daarvan?. Zo brengen elektriciteitsvoorzieningen, generatoren, e.d. een brandrisico met zich mee. Tijdelijke constructies moeten bestand zijn tegen grote publieksstromen. Zijn er voldoende voorzieningen om brandgevaar te beperken? Is personeel voldoende opgeleid om bij een kleine brand de eerste bestrijding aan te kunnen vatten? Risico’s die samenhangen met de aanwezigheid van publiek Zijn er voldoende nooduitgangen uitgaande van de eisen die hieraan worden gesteld in de gemeentelijke brandveiligheidverordening en is er voldoende personeel om deze te openen en een eventuele ontruiming te begeleiden?

25

HOOFDSTUK 6

Is er voldoende nagedacht over de publiekstromen op het terrein zelf?. Hebben bezoekers bijvoorbeeld op voldoende plaatsen goed zicht op de podia, zodat er geen stuwing ontstaat, en is er andersom niet een te goed zicht op de podia vanaf plaatsen die bedoeld zijn als doorgangsroute? Denk ook aan het effect van hellingen op het terrein of van rijen voor cateringpunten. Is er in het bijzonder voor de podia zelf voldoende plaats en personeel om publiek af te kunnen voeren? Zijn er voldoende voorzieningen om publiekstuwing op die plaatsen te voorkomen? Is er voldoende overzicht op de publieksstromen en is er voldoende mogelijkheid deze eventueel bij te sturen? Kan het publiek geïnformeerd worden door adequate luidsprekersystemen en is er nagedacht over back-up wanneer deze uitvallen? Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen om de publieke hygiëne te waarborgen? Zijn er ook voldoende cateringpunten waar tenminste voldoende drinkwater (om niet) beschikbaar is? Risico’s die samenhangen met de lokatie Zijn er voldoende toegangsroutes voor hulpverleningsdiensten, ook op het evenemententerrein zelf? Zijn er voldoende voorzieningen om de hinder voor de omgeving te beperken zowel tijdens het evenement als daarna (waar het bijvoorbeeld afval betreft)? Risico’s die samenhangen met externe factoren. Is er een externe risico-analyse gemaakt en zijn er corresponderende maatregelen genomen? Welke maatregelen zijn bijvoorbeeld genomen om de effecten van extreem weer te beperken of de effecten van een externe verstoring in de publieksstromen?

26

CHECK-LIST PREPARATIEVE MAATREGELEN

HOOFDSTUK 7 Check-list preparatieve maatregelen 1. Inleiding Dit hoofdstuk geeft een aantal attentiepunten met betrekking tot preparatieve maatregelen bij publieksevenementen. Deze attentiepunten zullen worden gegroepeerd rondom de in de vorige hoofdstukken onderscheiden hoofdcategorieën van risico’s. Dit hoofdstuk heeft niet de pretentie een volledige opsomming te geven. In de hierboven genoemde literatuur wordt dat wel gedaan. Doel van dit hoofdstuk is vooral om direct betrokkenen, elk met een eigen specifieke expertise, een beeld te geven van het scala aan te nemen preparatieve voorzieningen. In de eerste plaats zal echter in paragraaf 2 een kort overzicht gegeven worden van de taken en verantwoordelijkheden van de diverse betrokkenen als het gaat om de voorbereiding op en uitvoering van de taken bij de bestrijding van (kleine en grotere) incidenten die kunnen optreden bij publieksevenementen. 2. Taken en verantwoordelijkheden Waar het de voorbereiding op de bestrijding van (grootschalige) incidenten betreft, zijn publieksevenementen eigenlijk niets bijzonders. Publieksevenement gerelateerde incidenten onderscheiden zich namelijk niet principieel van andere mogelijk voorzienbare ongevallen die samenhangen met bedrijfsactiviteiten. In zijn algemeenheid geldt dat zowel de ‘exploitant’ als de overheid een verantwoordelijkheid heeft voor de voorbereiding op de bestrijding van ongevallen. De verantwoordelijkheid van de exploitant is vastgelegd in de Arbowet, die van de overheid in diverse wetgeving zoals de Gemeentewet en de Wet rampen en zware ongevallen. Hieronder wordt op beide nader ingegaan. Belangrijk is de grens tussen de verantwoordelijkheid van de overheid en die van de exploitant. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de verantwoordelijk voor de (eerste) bestrijding van voorzienbare incidenten op het terrein van de exploitant voor diens verantwoordelijkheid is. Het is met name een taak van de overheid om zich voor te bereiden op de grotere en daarmee minder waarschijnlijke ongevallen. In het proces van vergunningverlening is door diezelfde overheid vastgelegd wat de preventieve en preparatieve eisen zijn die aan de exploitant worden gesteld. Gemeentelijk verantwoordelijken Ook voor de voorbereiding op publieksevenementen geldt dat het College van Burgemeester en Wethouders de eindverantwoording heeft voor de algemene voorbereiding op de bestrijding van incidenten. Dit impliceert onder meer dat elke gemeente een (functionerend) rampenplan moet hebben, met enige regelmaat (bestuurlijk) dient te oefenen, etc.

27

HOOFDSTUK 7

In het bijzonder dient elke gemeente volgens de Wet rampen en zware ongevallen een inventarisatie te maken van de risico’s op haar grondgebied. Voor onderkende risico’s is dan specifieke preparatie noodzakelijk. Deze voorbereiding is een verantwoordelijkheid van de burgemeester. Voor zware risico’s dient de burgemeester dan bijvoorbeeld ook een rampbestrijdingsplan vast te stellen. Wanneer een incident daadwerkelijk plaatsvindt heeft de burgemeester het opperbevel. Dat betekent in de praktijk dat hij/zij het gezicht van de incidentbestrijdingsorganisatie is. Voor het operationele ordeherstel en de levensreddende hulpverlening zoals die in de eerste uren moet geschieden, heeft dit opperbevel nauwelijks betekenis. Alleen al de onvermijdelijke communicatieproblemen maken dat het vanaf bestuurlijk coördinerend niveau niet mogelijk is operationeel in te grijpen. De ‘boegbeeld’ functie van het lokaal bestuur is daarentegen van belang in de communicatie met de bevolking en bepaalt daarmee voor een groot gedeelte de reactie van (de media en) de bevolking op het incident. De kwaliteit van het operationeel optreden bij incidenten wordt daarmee voornamelijk bepaald door de kwaliteit van de voorbereiding van de verschillende betrokken (gemeentelijke) diensten en functionarissen. Van groot belang is verder assertief bestuurlijk optreden in de traditioneel onderschatte fase van ‘de ramp na de ramp’. Na enkele uren zal, vanuit operationeel oogpunt gezien, het incident gestabiliseerd zijn. Het is echter ook de fase na een grootschalig incident (de nazorg of herstelfase) die aandacht behoeft. Recente ongevallen en rampen tonen keer op keer aan dat er na incidenten nog enorm veel problemen op juist het gemeentebestuur afkomen (organiseren nazorg, financiële en juridische nasleep, etc.). Operationele en gemeentelijke diensten Op grond van diverse wetgeving hebben de operationele diensten politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening een verantwoordelijkheid waar het de voorbereiding op en de taakuitvoering bij (zware) ongevallen betreft. Op grond van afspraken in het gemeentelijk rampenplan hebben ook diverse gemeentelijke diensten een dergelijke verantwoordelijkheid voor aspecten als bijvoorbeeld opvang en verzorging, voorlichting of registratie. Organisatoren Voor elk publieksevenement moet een bedrijfshulpverlenings-organisatie opgezet zijn die naar behoren ‘bijstand’ kan verlenen bij een incident. Onder het verlenen van ‘bijstand’ valt: • het verlenen van eerste hulp bij ongevallen • het beperken en bestrijden van brand en het voorkomen en beperken van ongevallen • het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen • het alarmeren van en samenwerken met hulpverleningsorganisaties waar het bovenstaande “bijstand” betreft. Opgemerkt moet worden dat de inhoud van de wettelijke term ‘bijstand’ afwijkt van dat wat binnen de hulpverleningsdiensten gebruikelijk is. ‘Bijstand’ in de zin van de Arbowet duidt op eerste hulpverlening voordat de overheidshulpdiensten ter plaatse kunnen zijn en assistentie als zij ter plaatse zijn. 28


In het geval van publieksevenementen wordt een bedrijfshulpverlenings-organisatie meestal een steward-organisatie genoemd. Onderscheid wordt dan veelal gemaakt tussen medische stewards en stewards met als taak het bewaken van de openbare orde en veiligheid en met derhalve bijvoorbeeld een taak bij de beheersing van publiekstromen. 3. Attentiepunten In deze paragraaf wordt een aantal gegroepeerde attentiepunten gegeven die relevant zijn voor de voorbereiding op incidenten. Organisatie In het volgens de Arbowet vereiste bedrijfsnoodplan wordt de bedrijfshulpverleningsorganisatie en de wijze waarop zij hulp verleent, beschreven. Het bedrijfsnoodplan moet onder meer voldoen aan de volgende vereisten. Ten eerste moeten alle bouwkundige voorzieningen (o.a. vluchtwegen en toegangen), technische voorzieningen (o.a. omroep- en ontruimingsinstallatie en verlichting) en brandblusvoorzieningen op het terrein in termen van functie, locatie, en capaciteit beschreven staan. Verder moet uit het noodplan blijken wat de capaciteit en organisatiestructuur van de bedrijfshulpverlening zal zijn bij (risicovolle) publieksevenementen. Daarnaast moet het bedrijfsnoodplan een calamiteitenplan (dat wil zeggen een draaiboek voor noodsituaties) bevatten. Essentieel onderdeel van dit calamiteitenplan is een alarmeringsschema. Het is van belang dat het calamiteitenplan in samenspraak met de overheid is opgesteld en beoefend. In het bijzonder moet het calamiteitenplan aansluiten op het gemeentelijk rampenplan. De bovenstaande combinatie van maatregelen moet een compleet draaiboek vormen voor het bestrijden van een ongeval op het evenemententerrein. Als kentallen waarop de dimensie van de steward-organisatie kan worden gebaseerd, gelden de volgens de richtlijnen van de Arbeidsinspectie volgende vuistregels: • De steward-organisatie belast met het toezicht op de openbare orde en veiligheid zal in grootte ongeveer 1% van het aanwezige publiek dienen te bedragen. • De medische steward-organisatie zal in staat moeten zijn om 0,1% van het aanwezige publiek te behandelen als T3-slachtoffer en 0,01% van de aanwezigen te behandelen als T1/T2-slachtoffer. Voor behandeling van de T1/T2-slachtoffers zal derhalve in de praktijk een regeling moeten worden getroffen met de geneeskundige hulpverleningsorganisatie. Vanzelfsprekend is de precies vereiste omvang afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden en de eisen die de vergunningverlener stelt. Zo zullen complexere publiekstromen al snel tot meer benodigde stewards leiden. Politie De kerntaak van de politie tijdens publieksevenementen betreft de controle op het handhaven van de openbare orde tijdens de festiviteiten, maar ook tijdens het transport van bezoekers. Het overgrote deel van het beschikbare potentieel zal hiervoor nodig zijn. Om een niet bijzonder risicovol evenement in goede banen te leiden, geven analyses van ervaringscijfers aan dat uitgegaan moet worden van de benodigde capaciteit aan basis politiezorg (BPZ) die 0,1% van het totale aantal bezoekers bedraagt. Voor een

29

HOOFDSTUK 7

‘gewoon’ publieksevenement waarbij 50.000 bezoekers aanwezig zijn, moet dus uitgegaan worden van een benodigde extra capaciteit van 50 politiefunctionarissen. Vanzelfsprekend zijn de lokale omstandigheden uiteindelijk bepalend voor de omvang van de nodige politiebijstand. Over de organisatievorm van deze extra inzet is veel te zeggen. Hier wordt slechts opgemerkt dat het van belang is om ‘mankracht’ aan ‘lokale kennis’ te koppelen. Dit kan gebeuren door lokale politiemensen te laten assisteren door externe bijstand (dit wordt soms omschreven als ‘evenemententeams’). Anderzijds lijkt het wenselijk om politiecapaciteit beschikbaar te hebben voor het herstel van de openbare orde in bijzondere omstandigheden die qua organisatievorm en omvang ligt tussen de reguliere surveillance-eenheden en een volledige ME-groep. ‘Flex ME’ of ‘flying squads’ bestaan uit kleine groepen tot ME opgeleide politiemensen. Hoewel deze politiemensen als ‘gewone politiemensen’ zijn uitgerust, kunnen zij vanwege hun training een team met meer slagkracht vormen. Verkeersregulatie Zowel ten behoeve van de basiszorg als in geval van een incident zal aanzienlijke capaciteit noodzakelijk zijn voor verkeersregulatie. De stromen van evenementgangers naar en van het evenemententerrein behoeven sturing al was het alleen maar om de overlast voor de omgeving te beperken. De effectiviteit van de verkeersregulatie bepaalt al voor een deel de stemming aan het begin van het publieksevenement. Rekening moet worden gehouden met het effect dat al dan niet publieksevenement-gerelateerde incidenten op de verkeersdoorstroming kunnen hebben. Een simpel verkeersongeval dat bijvoorbeeld één van de toevoerroutes of (eventueel) transferpunten gedurende een half uur blokkeert, kan een kettingreactie van verkeersopstoppingen teweeg brengen. Deze opstoppingen kunnen het grote groepen evenementgangers beletten om op tijd het terrein te bereiken of te verlaten, met alle gevolgen van dien. Uitgangspunt in dit deel is dat het effectief organiseren van een verkeerscirculatieplan van met name het door hem georganiseerde vervoer een verantwoordelijkheid van de organisator is. Hieronder vallen zaken als het afzetten van routes en het eventueel plaatselijk regelen van het verkeer (door adequaat opgeleid personeel). Adequate politiebijstand zal echter beschikbaar moeten zijn vanwege de beperkte bevoegdheden van door de organisator ingezet personeel. Brandweer Naar verwachting zal de toestroom van evenementgangers sec voor de brandweer geen extra belasting opleveren. Echter preventieve maatregelen die tot doel hebben de stad en/of het evenemententerrein te compartimenteren - in het belang van het handhaven van de openbare orde of de verkeersregulatie - zullen veelal leiden tot een verslechterde brandweerzorg: de bereikbaarheid van delen van een stad en/of het evenemententerrein kan zeer sterk afnemen. Hierdoor kan het noodzakelijk blijken om maatregelen te nemen om de brandweerzorg toch te kunnen garanderen. Zo kan bijvoorbeeld al preventief een brandweereenheid binnen een ‘ring’ worden opgesteld of kunnen brandweereenheden preventief op bepaalde slecht bereikbare plaatsen in de stad worden gezet. Daarnaast heeft de regionale brandweer een wettelijke taak in de voorbereiding van de coördinatie van de rampenbestrijding. Dat bij veel van de redelijkerwijs te ver-

30


wachten incidenten tijdens publieksevenementen de grootste operationele inzet door de politie zal worden geleverd doet niets af aan deze verantwoordelijkheid. Geneeskundige hulpverlening Bij publieksevenementen zonder specifieke risico’s wordt er in Nibra-rapportages op grond van ervaringscijfers van uitgegaan dat 0,1% van het aantal aanwezigen geneeskundige zorg behoeft. De aard van de verwondingen zal meestal licht zijn, maar ook fracturen, hartaanvallen en hoofdletsel komen voor. Het aantal gewonden in deze laatste categorie (T1/T2-slachtoffers) wordt bij benadering gesteld op 0,01% van het aantal aanwezigen. Afhankelijk van het publieksaantal en de grootte van het evenemententerrein zal er daarom sprake zijn van één of meerdere eerste hulpposten en één of meerdere parate ambulances. Voor een evenement met 40.000 bezoekers kan dan met het bovenstaande worden uitgegaan van 40 te behandelen bezoekers waarvan 4 ernstiger gewond zijn. Een andere benadering komt uit Duitsland. Daar wordt door de zogeheten ‘Arbeiter-Samariter-Bund’ gebruik gemaakt van een rekenmodel waaruit het aantal ‘geneeskundigen’ volgt bij incidenten van een bepaalde omvang, aard, aard publiek en plaats. Voor een evenement met een ‘gemiddeld’ risico geeft deze formule 1 medische (bedrijfs)hulpverlener per 750 bezoekers en 1 ambulance per 15.000 bezoekers. Voor een evenement met 40.000 bezoekers komt dit neer op zo’n 50 medische hulpverleners (variërend in deskundigheidsniveau van EHBO-er tot arts) en 3-4 ambulances. Door preventieve maatregelen die tot doel hebben de stad en/of het evenemententerrein te compartimenteren in het belang van het handhaven van de openbare orde of de verkeersregulatie, kan er een verminderde bereikbaarheid ontstaan. Om de ambulancezorg te kunnen garanderen, zullen maatregelen als preventieve stationering op slecht bereikbare plaatsen moeten worden overwogen. Coördinatie Tijdens de bestrijding van incidenten van wat voor omvang ook tijdens publieksevenementen zal coördinatie van de hulpverlening op verschillende niveaus noodzakelijk zijn. Bijzonder voor publieksevenementen is dat altijd nagedacht moet worden over de invloed van (de reactie op) incidenten op de publiekstromen. Onderscheid kan worden gemaakt tussen verschillende typen of niveaus van coördinatie. In de eerste plaats is er de monodisciplinaire coördinatie van de voornamelijk de organisatiestaf en de hulpverleningseenheden ter plaatse door een leidinggevende. Voor deze coördinatie worden alle betrokkene geacht een eigen verbindingsstructuur te hebben voorbereid. In de tweede plaats moeten de operationeel leidinggevenden ter plaatse van organisatie en hulpverleningsdiensten de inzet van eigen personeel multidisciplinair kunnen afstemmen. Het is daarom noodzakelijk op een locatie op het evenemententerrein een coördinatiecenrum in te richten van waaruit overzicht bestaat op (de publieksstromen op) het evenemententerrein. Enigszins afhankelijk van de omvang van het evenement is een dergelijke locatie constant bezet, voorzien van verbindingsmiddelen en met onmiddellijke mogelijkheden tot beïnvloeding van de gang van zaken op het terrein.

31

HOOFDSTUK 7

In de derde plaats wordt bij grootschalige incidenten de operationele leiding op afstand gegeven door een algemeen commandant (politie), commandant van dienst (brandweer) of een hoofd sectie geneeskundige aangelegenheden of commandant van dienst geneeskundig (geneeskundige organisatie). Elk van deze functionarissen heeft een eigen staf tot zijn beschikking waarnaar hij operationele, logistieke of informatiezaken naar kan delegeren. Een dilemma bij publieksevenementen kan zijn dat er traditioneel een verschillende coördinerende structuur bestaat voor incidenten met of zonder een grote verstoring van de openbare orde. Bij grote incidenten (die niet door een verstoring van de openbare orde ontstaan zijn) opereren de leidinggevenden op dit niveau in het algemeen onder het operationeel commando van de brandweer. Dit commando wordt gevoerd vanuit een door de brandweer voorbereide ‘regionaal operationeel centrum’. De regionale brandweer heeft een expliciete wettelijke taak ‘in de voorbereiding van de coördinatie van de hulpverlening’. Bij grootschalige ordeverstoringen heeft de politie in het algemeen het operationeel commando en voert dat in essentie monodisciplinair volgens de zogeheten ‘grootschalig en bijzonder optreden’ structuur (GBO-structuur). Voor complexe publieksevenementen met een divers risicobeeld is multidisciplinaire coördinatie vereist. Veelal zal er (in eerste instantie) sprake zijn van een vanzelfsprekend operationeel primaat van de politie, maar als de ontwikkeling van het incident daar aanleiding toe geeft, moet de multidisciplinaire coördinatie van de hulpverleningsinzet ogenblikkelijk ingezet worden. Preparatief zal hiervoor derhalve een procedure/regeling voor moeten worden opgesteld. Als laatste coördinatie-niveau zal de vorming van een ‘veiligheidsstaf’ rond de burgemeester noodzakelijk zijn om de bestuurlijke coördinatie te kunnen waarborgen. In de context van deze staf kan de burgemeester overleggen met de diensthoofden van de operationele hulpverleningsdiensten, de hoofdofficier van justitie, maar eventueel ook met andere bestuurlijk verantwoordelijken zoals de regionaal korpsbeheerder. De laatste twee niveau’s van coördinatie zullen vanzelfsprekend bij een regulier verloop van het evenement niet nodig zijn. Maar men zal op deze niveau’s wel voorbereid moeten zijn. Oefening Tenslotte is het van groot belang dat de gedachte en geplande maatregelen bij incidenten voldoende geoefend zijn. Oefening is daarmee op twee niveau’s vooral van belang. In de eerste plaats dient het uitvoerend personeel van de organisator, dat in de praktijk voor een groot deel slechts zelden bij dergelijke evenementen wordt ingezet, voldoende geïnstrueerd te zijn. In de tweede plaats is het voor de operationeel leidinggevenden van zowel de organisator als de betrokken operationele diensten van belang om voor het evenement tenminste de mogelijke incidentscenario’s en de reactie daarop te hebben doorgesproken. Elk der leidinggevenden dient inzicht te hebben in de mogelijkheden van de andere betrokkenen.

32


Uitgegaan wordt verder van voldoende reguliere oefening van personeel van de operationele diensten die daarmee geen bijzondere oefening, maar vanzelfsprekend wel aanvullende instructie voor het specifieke evenement nodig hebben.

33

HOOFDSTUK 7

34

Arbeidsrisico’s Bergs Bevrijdingsfestival Bron van informatie: TNO Arbeid Hoofddorp Opgesteld op datum: juni 2002 Toegepast op de situatie ten behoeve van het Bergs Bevrijdingsfestival door J.A.W.M. Landa op dinsdag 31 augustus 2004. Daar waar nodig blijkt te zijn is de tekst aangepast. Verder zal de tekst opgesteld door het TNO gehandhaafd blijven. Gebruikte informatiebronnen door TNO:

Nationaal: TNO Arbeid catalogus en de catalogus van het Ministerie van SZW Eerst wordt de classificatiecode genoemd en daarachter tussen haakjes de omschrijving. SBI code = 927 en 923 UDC Code = 331-057.16 (personeel, werknemers) UDC Code = 331.82* (arbeidsomstandigheden, werkomstandigheden, werkomgeving) UDC Code = 351.78 (openbare veiligheid) UDC Code = 379.84 (openluchtrecreatie) UDC Code = 796/799 (sportbeoefening) en samenvatting evenement* UDC Code = 331 (arbeid) UDC Code = 614.8-02 (bedrijfsongevallen)

Internationaal: Medline en OSH databestanden. De OSH bestanden bestaan o.a. uit de database van de International Labour Organisation (ILO), Niosh, Health Safety Exective (HSE)

Inleiding De evenementensector houdt zich bezig met een grote verscheidenheid aan vermaak. Daardoor zijn ook de bedrijven die bij de uitvoering betrokken zijn zeer verschillend. De snelle groei van vooral de dance- en muziekfestivals, zowel in aantal als in omvang, maken de arbeidsomstandigheden in de sector tot een groeiend probleem. Daarnaast wordt het werk steeds complexer en daarmee gevaarlijker. Valgevaar en gehoorbeschadiging zijn de twee belangrijkste arbeidsrisico’s in de sector. Door de grote variatie van vele kleine ondernemingen en het ontbreken van een overkoepelende brancheorganisatie is het lastig om in de evenementensector tot een structurele arbozorg te komen. Het is van groot belang om vóór de organisatie van een groot evenement de locatie uitgebreid te verkennen en daarop gepaste maatregelen te nemen en (hulp)middelen in te zetten. Als deze kennis en maatregelen ontbreken, kan dat bij eventuele ongevallen of rampen grote gevolgen hebben voor publiek en medewerkers. Medewerkers bij concerten en muziekfestivals worden regelmatig blootgesteld aan een te hoge geluidsbelasting en bij evenementen die in een hal of ander (groot) gebouw worden georganiseerd kunnen medewerkers afhankelijk van de omstandigheden hinder ondervinden van koude, warmte, luchtvochtigheid en tocht. In de evenementensector gebruiken “riggers” oftewel klimmers hoogwerkers voor het bevestigen van materiaal. Door het werken op (grote) hoogte bestaat het risico op valgevaar. Medewerkers die belast zijn met de open afbouw van podia, tribunes, afrastering, licht- en geluidsinstallaties kunnen risico’s lopen op fysieke belasting, op ongevallen (valgevaar) en op schadelijke blootstelling aan zonnestralen. Voor veel medewerkers in de sector is overwerken zelden een bezwaar. Bovendien hebben deze medewerkers vaak meer dan één baan. Technici bijvoorbeeld maken in het theaterseizoen al veel overuren. In de zomer draaien ze ook nog eens mee bij andere evenementen. In 1998 en 1999 heeft de Arbeidsinspectie onderzoek verricht bij diverse festivals. Hieruit kwam naar voren dat bij evenementen arbozorg niet voldoende aandacht krijgt. In de zomer van 2002 organiseert de Arbeidsinspectie een speciaal project gericht op evenementen. In de gemeente Eindhoven is een veiligheidsmatrix ontwikkeld waarmee beoordeeld kan worden of een evenement verantwoord kan plaatsvinden. Bij grote evenementen formeert de gemeente Eindhoven een projectteam waarin naast de gemeentelijke diensten ook de organisator zitting heeft. Naar aanleiding van de gebeurtenissen bij Dance Valley in augustus 2001 in Spaarnwoude heeft het NIBRA een Handreiking Publieksevenementen opgesteld die als uitgangspunt en checklist kan dienen voor de veiligheid bij evenementen.

1) Arbozorg en arbeidsorganisatie Risicogroepen en effecten: Evenementen zijn een winstgevende markt. Mensen willen in toenemende mate worden vermaakt tijdens weekenden en vakanties, waarbij ze bereid zijn veel geld uit te geven. Het aantal organisatiebureaus van evenementen groeit. Achter grote, bekende muziekfestivals staan zeer professionele organisaties, maar bij kleinere evenementen ontbreekt het vaak aan voldoende kennis en geld om de veiligheid te garanderen. En dan is er nog een duidelijk onderscheid tussen algemene veiligheid voor publiek en medewerkers, waar wellicht goed is over nagedacht, en een structureel arbo- en veiligheidsbeleid specifiek gericht op de medewerkers van evenementen, waar het vaak aan ontbreekt. De evenementensector houdt zich bezig met een grote verscheidenheid aan vermaak: van megadansfestivals tot lokale sporttoernooien en plaatselijke theaterfestivals. Door deze verscheidenheid zijn ook de bedrijven die bij de uitvoering betrokken zijn zeer verschillend. De snelle groei van vooral de dance- en muziekfestivals, zowel in aantal als in omvang, maken de arbeidsomstandigheden in de sector tot een groeiend probleem. Veel medewerkers maken teveel uren, gelokt door de goede verdiensten van het festivalwerk. Daarnaast wordt het werk steeds complexer en daarmee gevaarlijker. Er zijn meer motoren, meer lampen en de afstemming van diverse componenten van de licht- en geluidssystemen stelt hogere eisen. Beveiliging op elektrotechnisch gebied vergt meer aandacht, maar technici en andere medewerkers moeten ook meer klimmen om lampen of boxen op te hangen of apparatuur tijdens concerten bij te regelen. Hierdoor is het risico op vallen groter. Ook staan medewerkers vaker bloot aan een te hoge geluidsbelasting. Valgevaar en gehoorbeschadiging zijn daardoor de twee belangrijkste arborisico’s in deze sector. Door de grote variatie van vele kleine ondernemingen en het ontbreken van een overkoepelende brancheorganisatie is het lastig om in de evenementensector tot een structurele arbozorg te komen. De sector kent meerdere koepelorganisaties waarin evenementenbureaus zich verenigen. Zo zijn er onder meer de Vereniging van Buitensport Ondernemingen Nederland (www.Vebon.nl) een brancheorganisatie voor bedrijven die in binnen- en/of buitenland buitensportevenementen organiseren, de VECTA (www.vecta.nl) staat voor Vereniging van organisatoren van evenementen, concerten en theateractiviteiten en de Vereniging van exploitanten van tentoonstellings- en evenementenaccommodaties (www.veta.nl), een samenwerkingsverband van vooraanstaande tentoonstellings- en evenementenaccommodaties in Nederland. Een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) ontbreekt veelal in de sector. Eén van de argumenten van de sector daarvoor is dat er geen arboregels zijn die rekening houden met de specifieke kenmerken van het werk.

Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Ontbreken van een RI&E

Preventiemaatregelen Met het arborisico valgevaar als uitgangspunt opstellen van risico’s met bijvoorbeeld gebruikmaking van de regels die in de steigerbouw gelden en van artikel 3.16 van het Arbobesluit: bij valgevaar moeten medewerkers (…) doelmatige veiligheidsgordels dragen met vanglijnen van voldoende sterkte, of moeten andere technische middelen worden toegepast. Verder is het inschakelen van een arboadviesbureau dat zich specifiek richt op de evenementensector een mogelijkheid (zie ook Hoofdstuk 12). Opstellen en toepassen van een risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E) in 5 stappen: 1. Vaststellen van de mogelijke risico’s op grond van: eigen en andermans ervaringen; informatie van brancheorganisaties; adviezen van onderzoeksbureaus, brandweer en andere relevante organisaties; technische informatie van ontwerpers; normen; wetgeving; eigen richtlijnen; 2. Vaststellen wie kans loopt op een ongeval en waardoor; 3. In details uitwerken hoe ernstig elk risico is en of er voldoende voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. Zo nodig nemen van meer maatregelen. Hoe groter het risico, hoe intensiever maatregelen en controle; 4. Alle bevindingen, maatregelen, controles en gebeurtenissen vastleggen in een soort logboek; 5.Regelmatige evaluatie van de RI&E. Zo nodig wijzigen of aanpassen van de RI&E n.a.v. een gebeurtenis/ongeval, renovatie, wijziging van apparatuur/installaties enz.

Ontbreken van een gestructureerde arbo en / Of veiligheidszorg

• Arbozorg tot onderdeel van de totale organisatie van het evenement maken; • Bij planning en management van een evenement een gezondheidsen veiligheidsplan en/of een RI&E opstellen; • Als organisator van het festival ook eisen stellen op arbo- en veiligheidsgebied aan de bedrijven die aan het festival meewerken; • Inzetten van beveiligingsmedewerkers, hekken, brandblussers, EHBO’ers en duidelijke organisatie en communicatiestructuren (“wie belt wie en wie beslist waarover”); • Opstellen van een mobiliteits- en rampenplan; • Alle medewerkers (van het organiserend bedrijf zelf als van andere bedrijven) voldoende informeren over veiligheid en gezondheid op het werk gedurende het evenement.

2) Inrichting arbeidsplaatsen (o.a. vluchtwegen, kleedruimtes en bouwkundige voorzieningen) Risicogroepen en effecten: Het is van groot belang om vóór de organisatie van een groot evenement de locatie uitgebreid te verkennen en daarop gepaste maatregelen te nemen en (hulp)middelen in te zetten. Als deze kennis en maatregelen ontbreken, kan dat bij eventuele ongevallen of rampen grote gevolgen hebben voor publiek en medewerkers. In de evenementensector gebruiken “riggers” oftewel klimmers hoogwerkers voor het bevestigen van materiaal. Door het werken op (grote) hoogte bestaat het risico op valgevaar. Ook bij het werken of bevestigen aan de “truss”, de horizontale stellage waaraan lichtbakken en geluidsspeakers hangen bestaat het risico van vallen. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Preventiemaatregelen Onvoldoende kennis van locatie en • Openluchtevenementen laten plaatsvinden op een daartoe geschikt terrein, d.w.z. niet onvoldoende daarop toegesneden middelen drassig, vlak en berekend op het draagvlak en maatregelen van de op te bouwen installaties en op het te verwachten aantal toeschouwers; • Nagaan of de infrastructuur (wegen, bruggen, dijken, transportmiddelen, parkeermogelijkheden) geschikt is om de toeschouwers op de locatie te ontvangen, maar ook om ze in noodsituaties snel te kunnen (laten) evacueren; • Opstellen van een mobiliteits- en rampenplan; • Aanwezigheid van voldoende nooduitgangen die ook duidelijk gemarkeerd (verlicht) en herkenbaar zijn; • Nagaan of er voldoende ambulance- en hulpdiensten in de directe nabijheid van het evenement beschikbaar zijn; • Zorgen voor voldoende voorzieningen op de locatie, zoals toiletten, drinkwater, elektriciteit, rookmelders, blusmiddelen, communicatie- en informatiemiddelen; • Beveiliging en afscherming van elektrische en mechanische installaties; • Medewerkers instrueren over de juiste handelwijze in noodsituaties.

Werken op hoogte

•

Gebruik maken van deugdelijke en goedgekeurde klimmaterialen en een harnasgordel; • Zowel gebruik maken van verticale lijnen, waaraan een medewerker bij een val blijft hangen, als van horizontale lijnen, om bijvoorbeeld bij het werk aan de “truss” veiliger van de ene naar de andere kant van een opbouw te lopen; • Evenementen laten plaatsvinden op locaties met vaste installaties (bijv. evenementenhallen) waar riggers zich tijdens de opbouw beter aan kunnen vastmaken.

3) Gevaarlijke stoffen Risicogroepen en effecten: Er is geen informatie aangetroffen met betrekking tot risico’s met gevaarlijke stoffen in deze branche. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren -

Preventiemaatregelen -

4) Biologische agentia Risicogroepen en effecten: Er is geen informatie aangetroffen met betrekking tot risico’s met biologische agentia in deze branche. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren -


5) Fysieke belasting Risicogroepen en effecten: Er is geen informatie aangetroffen met betrekking tot risico’s met fysieke belasting in deze branche. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren -


6) Fysische factoren (o.a. geluid, trillingen, straling, klimaat, verlichting en uitzicht) Risicogroepen en effecten: Medewerkers bij concerten en muziekfestivals worden regelmatig blootgesteld aan een te hoge geluidsbelasting. Een probleem is dat veel medewerkers die muziek als iets positiefs ervaren en daartegen helemaal niet beschermd willen worden. De muziek is zelfs een reden om medewerker bij een dergelijk evenement te worden. Bij evenementen die in een hal of ander (groot) gebouw worden georganiseerd kunnen medewerkers (en toeschouwers) afhankelijk van de omstandigheden hinder ondervinden van koude, warmte, luchtvochtigheid en tocht. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Hoge geluidsbelasting bij concerten en muziekfestivals

Onaangename temperaturen, tocht en/of luchtvochtigheid in gesloten ruimten

Preventiemaatregelen Medewerkers otoplastieken laten dragen. Deze worden op maat gemaakt en dempen slechts een deel van het geluid. Hierdoor is het mogelijk om met elkaar te praten en ook voldoende van de muziek te horen. Verder is het aan te bevelen medewerkers over gehoorschade te informeren en ze bijvoorbeeld regelmatig werk op een andere plaats te laten uitvoeren op geruime afstand van de geluidsbron. Indien mogelijk; de uitvoerende artiest(en) verzoeken om de geluidsbelasting te beperken. Zich op de hoogte stellen van het binnenklimaat van een gebouw bij de organisatie van een evenement. De voorkeur heeft een gebouw met airconditioning. Anders is het van belang om goede klimatologische omstandigheden, middels ventilatie-, en warmtevoorzieningen, tot stand te brengen.

7) Arbeidsmiddelen (o.a. gereedschappen, machines) Risicogroepen en effecten: In de evenementensector gebruiken “riggers” oftewel klimmers hoogwerkers voor het bevestigen van materiaal. Door het werken op (grote) hoogte bestaat het risico op valgevaar. Elektrische en/of mechanische apparatuur kan een veiligheidsrisico vormen voor zowel publiek als medewerkers van evenementen. Een ander risico vormt de diversiteit van de apparatuur. Bij elk nieuw evenement kan weer van geheel andere (elektrische) apparatuur gebruik gemaakt worden, waarmee dezelfde medewerkers ook moeten werken. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Met behulp van hoogwerkers bevestigen van materiaal op (grote) hoogte Gebruik van (diverse) elektrische en mechanische apparatuur

Preventiemaatregelen Gebruik maken van deugdelijke en goedgekeurde klimmaterialen en een harnasgordel. • Checklist gebruiken en toepassen voor werking, onderhoud en veiligheid van de apparatuur; • Goede gedragscode, instructies en procedures voor personeel; • Juiste afstemming tussen de beveiligingen van apparatuur en de uit te voeren veiligheidsacties van de medewerkers bij die apparatuur. • Een algemene veiligheidsinstructie en – procedure voor medewerkers en een instructie en procedure per apparaat opstellen.

8) Specifieke werkzaamheden (zoals laden, lossen, onderhoud, asbestsloop e.d.) Risicogroepen en effecten: Medewerkers die belast zijn met de open afbouw van podia, tribunes, afrastering, licht- en geluidsinstallaties en andere accommodaties zijn vooral te vinden op openluchtlocaties waar een eenmalig (één- of meerdaags) evenement plaatsvindt. Deze medewerkers lopen door de specifieke en uiteenlopende aard van hun werkzaamheden een verhoogde risicokans: fysieke belasting kan ontstaan door onnodig en zwaar tillen en verplaatsen; kans op ongevallen (valgevaar) is groter bij het niet of onvoldoende rekening houden met veiligheidsaspecten; langdurige blootstelling aan zonnestralen kan tot huidklachten leiden. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Op- en afbouwwerkzaamheden bij (buiten)evenementen

Preventiemaatregelen • Bij de werkzaamheden til- en transportmiddelen gebruiken om fysieke belasting van medewerkers maximaal te beperken; • Bij de werkzaamheden het transporteren van materialen en de op- of afbouw ervan zo veel mogelijk van elkaar gescheiden laten plaatsvinden; • Vermijden van langdurige blootstelling aan de (zomer)zon en/of beschermende kleding dragen; • Medewerkers aanmoedigen om onveilige werksituaties te melden; • Een nieuw geconstateerde onveilige werksituatie direct in een veiligheidsprocedure verwerken; • Een veiligheidsbeleid en een werknemerstraining ontwikkelen waarin een duidelijke link bestaat tussen onveilig gedrag en het risico op ongelukken of rampen.

9) Persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheids- en gezondheidssignalering Risicogroepen en effecten: Riggers (klimmers) die bij het bevestigen van materiaal op (grote) hoogte een enkele gordel rond borst of heupen dragen hebben een verhoogde kans op een ongeval, omdat ze bij een eventuele val uit deze gordel kunnen schieten. Medewerkers en uitvoerende artiesten op het evenement zijn een risicogroep als zij niet of onvoldoende op de hoogte zijn van de veiligheids- en gezondheidssituatie op of rond de organisatie van het evenement. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Het dragen van een enkele gordel rond borst Of heupen Onvoldoende veiligheids- en gezondheidsvoorlichting op of rond het evenement

Preventiemaatregelen Uitsluitend dragen van full-body harnas oftewel harnasgordels. • Aanwezigheid van voldoende nooduitgangen die ook duidelijk gemarkeerd (verlicht) en herkenbaar zijn; • Medewerkers instrueren over de juiste handelwijze in noodsituaties; • Uitreiken van een plattegrond van de locatie waar het evenement plaatsvindt met daarop artiesteningang, podia, nooduitgangen en andere voorzieningen; • Vervaardigen van een “draaiboek” waarin niet alleen het programma van het evenement staat vermeld, maar ook gezondheidsen veiligheidsrichtlijnen. Verder is instructie/voorlichting aan alle medewerkers van groot belang, met name voor wat betreft: • Nieuwe maatregelen/procedures; • Informatie en instructie/opleiding over bedrijfsveiligheid en gezondheid; • Nieuwe technologieën; • Nieuwe weten regelgeving; • Adviezen van deskundigen.

10) Werktijden, overwerk en werkdruk Risicogroepen en effecten: Veel technici en andere medewerkers in de evenementensector hebben van hun hobby hun beroep gemaakt. Overwerken is bij hen zelden een bezwaar. Bovendien hebben veel medewerkers meer dan één baan. Vaak maken technici in het theaterseizoen al veel overuren. In de zomer draaien ze ook nog eens mee bij andere evenementen. Veel overwerk kan leiden tot oververmoeidheid, waardoor het concentratievermogen afneemt en het risico op ongevallen toeneemt. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren Het maken van (veel) overuren

Preventiemaatregelen • Hanteren van een werken rustschema en van een rouleerschema. • Medewerkers wijzen op de risico’s van oververmoeidheid.

11) Agressie en geweld, seksuele intimidatie Risicogroepen en effecten: Er is geen informatie aangetroffen met betrekking tot risico’s met fysieke belasting in deze branche. Risicofactoren en preventiemaatregelen: Risicofactoren -


12) Overige: activiteiten ter verbetering in en door de branche Risicogroepen en effecten: In 1998 heeft de Arbeidsinspectie naar aanleiding van klachten onderzoek verricht bij diverse festivals. In 1999 zijn wederom inspecties uitgevoerd bij vier landelijke festivals, verzorgt door verschillende organisatoren. Hieruit kwam naar voren dat bij evenementen arbozorg niet voldoende aandacht krijgt. Toch beseffen organisatoren van grote evenementen als Lowlands dat zorg voor goede arbeidsomstandigheden er gewoon bij hoort en stellen zij ook eisen aan bedrijven die meewerken aan het festival. Daarnaast is er overleg over het oprichten van een brancheorganisatie en zijn er inmiddels arboadviesbureau's op de markt die zich specifiek richten op de evenementensector. In de zomer van 2002 organiseert de Arbeidsinspectie een speciaal project gericht op evenementen. Tijdens het congres Festivak op 4 februari 2002 in Rotterdam was de centrale stelling van Landelijk Coördinator Stefan Segboer: “publieksveiligheid is onmogelijk zonder goede arbozorg” Segboer legde tijdens het congres uit dat de Arbowet óók geldt voor evenementen en dat er dus voor een evenement, hoe klein het in principe ook is, een RI&E gemaakt moet worden. Verder moeten er afspraken bestaan tussen samenwerkende werkgevers en moet er bij grote evenementen toezicht zijn op naleving van de arbowet. Directe aanleiding voor zijn betoog was het feit dat er een landelijk inspectieproject op komst is waarbij zowel indoor als outdoor evenementen zoals popfestivals bezocht zullen worden. De inspectie gaat daarbij vooral letten op twee dingen: 1) is er een risico-inventarisatie, en 2) risico's tijdens de opbouw en afbouw. Publieksveiligheid en arbeidsveiligheid hebben veel raakvlakken. Dat maakte hij duidelijk met voorbeelden zoals de veiligheid van elektrotechnische installaties, de installaties die boven mensen gehesen worden, het werken met vuurwerk, enzovoort. Arbo zal in de toekomst volgens Segboer integraal onderdeel moeten zijn van elk evenementendraaiboek. Gemeenten en organisatoren doen er dan ook goed aan zich ervan te vergewissen dat hun leveranciers 'arboproof' werken. Nadeel is dat de kennis op het gebied van evenementen en veiligheid binnen gemeenten nogal wisselend is. In de gemeente Eindhoven is een veiligheidsmatrix ontwikkeld waarmee beoordeeld kan worden of een evenement verantwoord kan plaatsvinden. In een vroeg stadium kan bijvoorbeeld worden vastgesteld of tijd en plaats geschikt zijn, of de organisator voldoende competent is. Bij grote evenementen formeert de gemeente Eindhoven een projectteam waarin naast de gemeentelijke diensten ook de organisator zitting heeft. Voor een groot publieksevenement moet het volgende op tafel liggen: een mobiliteitsplan, een veiligheidsplan, een gezondheidsplan, een milieuplan, en een restplan (arbo, Keuringsdienst van Waren, verzekeringen).

De hoofdconclusie van een rapport van het Nederlands Instituut voor Brandweer en Rampenbestrijding (NIBRA) over de fouten die bij de organisatie van het evenement Dance Valley in augustus 2001 in Spaarnwoude zijn gemaakt is dat er sprake is geweest van onderschatting en gebrek aan regie. Opvallend is dat er volgens het NIBRA te veel is gewerkt op basis van vertrouwen. De organisatie, de gemeente en de politie kenden elkaar van voorgaande jaren en iedereen ging er van uit dat alles wel goed zou komen. Daardoor vond bijvoorbeeld geen toetsing plaats van het vervoersplan - het werd niet expliciet besproken, laat staan doorgerekend door een gespecialiseerd instituut. Ook bleken door verschillende betrokkenen verschillende draaiboeken gehanteerd te worden, was er vooraf geen risicoanalyse gemaakt, en lag er slechts een mager rampenplan klaar. Vanuit het specifieke geval Dance Valley heeft het NIBRA een Handreiking Publieksevenementen opgesteld die als uitgangspunt en checklist kan dienen voor de veiligheid bij evenementen.

Risicofactoren Preventiemaatregelen Bronnen: 1 Arbozorg en arbeidsorganisatie * Health and safety executive The event safety guide: a guide to health, safety and welfare at music and similar events Norwich : HSE Books, 1999 (2nd ed.) (HSG 195) * Fairgrounds and amusementparks : guidance on safe practice Norwich : HSE Books, 2000 * Steentjes, A. Aandacht voor arbo in evenementenbouw : specifieke regelgeving ontbreekt nog. In: Arbeidsomstandigheden 77(2001) no. 10, p. 6-9 * Husslage, B. Ervaring Dance Valley dwingt tot verbetering veiligheid evenementen. In: Alert 18(2001) no. 10, p. 6-8 * Internetbron: www.highprofile.nl : portaalsite voor de evenementenbranche 2 Inrichting arbeidsplaatsen * Health and safety executive The event safety guide : a guide to health, safety and welfare at music and similar events Norwich : HSE Books, 1999 (2nd ed.) (HSG 195) * Steentjes, A. Aandacht voor arbo in evenementenbouw : specifieke regelgeving ontbreekt nog. In: Arbeidsomstandigheden 77(2001) no. 10, p. 6-9 * Husslage, B. Ervaring Dance Valley dwingt tot verbetering veiligheid evenementen. In: Alert 18(2001) no. 10, p. 6-8 3 Gevaarlijke stoffen 4 Biologische agentia 5 Fysieke belasting

6 Fysische factoren * Health and safety executive The event safety guide : a guide to health, safety and welfare at music and similar events Norwich : HSE Books, 1999 (2nd ed.) (HSG 195) 7 Arbeidsmiddelen * Health and safety executive The event safety guide : a guide to health, safety and welfare at music and similar events Norwich : HSE Books, 1999 (2nd ed.) (HSG 195) * Fairgrounds and amusementparks : guidance on safe practice Norwich : HSE Books, 2000 * Steentjes, A. Aandacht voor arbo in evenementenbouw : specifieke regelgeving ontbreekt nog. In: Arbeidsomstandigheden 77(2001) no. 10, p. 6-9 8 Specifieke werkzaamheden * Health and safety executive The event safety guide : a guide to health, safety and welfare at music and similar events Norwich : HSE Books, 1999 (2nd ed.) (HSG 195) * Fairgrounds and amusementparks : guidance on safe practice Norwich : HSE Books, 2000 9 Persoonlijke beschermingsmiddelen en veiligheids- en gezondheidssignalering * Health and safety executive The event safety guide : a guide to health, safety and welfare at music and similar events Norwich : HSE Books, 1999 (2nd ed.) (HSG 195) * Fairgrounds and amusementparks : guidance on safe practice Norwich : HSE Books, 2000 * Steentjes, A. Aandacht voor arbo in evenementenbouw : specifieke regelgeving ontbreekt nog. In: Arbeidsomstandigheden 77(2001) no. 10, p. 6-9

10 Werktijden, overwerk en werkdruk * Steentjes, A. Aandacht voor arbo in evenementenbouw : specifieke regelgeving ontbreekt nog. In: Arbeidsomstandigheden 77(2001) no. 10, p. 6-9 11 Agressie en geweld, sexuele intimidatie 12 Overige: activiteiten ter verbetering in en door de branche * Steentjes, A. Aandacht voor arbo in evenementenbouw : specifieke regelgeving ontbreekt nog. In: Arbeidsomstandigheden 77(2001) no. 10, p. 6-9 * Husslage, B. Ervaring Dance Valley dwingt tot verbetering veiligheid evenementen. In: Alert 18(2001) no. 10, p. 6-8 * Internetbron: www.zichtlijnen.nl Nieuwsbrief Arbonieuws – zaterdag 9 februari 2002 Literatuur verwerkt t/m april 2002


CALAMITEITENPLAN BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL




Ten behoeve van eventuele calamiteiten tijdens het Bergs Bevrijdingsfestival van stichting Bergse Evenementen & Cultuur is dit calamiteitenplan samengesteld. Hierin staan handelswijzen en belangrijke telefoonnummers vermeld die in geval van nood gebeld kunnen worden. De locatie van het evenement is: Evenementen tent Grasveld Wilhelminaveld in de wijk “Havenkwartier” Bergen op Zoom Op het terrein is één persoon als coördinator van beveiliging aanwezig. In geval van calamiteiten dient deze persoon direct op de hoogte gesteld te worden van de calamiteit en ter plaatste te gaan kijken waarna hij zal beoordelen welke handelingen er verricht moeten gaan worden. Deze persoon treft eventueel waar nodig maatregelen en is de persoon die eventueel hulpdiensten aanroept. Gegevens coördinator van beveiliging: Interall Security Dhr. Fred van Tiel Postbus 136 4660 AC Halsteren + 31 (0)6 – 51 63 73 18 [email protected] In geval calamiteiten waarbij geen spoed vereist is maar wel de aanwezigheid van Politie wenselijk is (bijvoorbeeld ontstaan van parkeerproblemen rondom het evenemententerrein) moet het onderstaande telefoonnummer gedraaid worden. Vraag aan de telefoniste gemeentepolitie bureau Bergen op aan de Jacob Obrechtlaan

Geen spoed … wel politie

0900-8844

In geval van ernstige calamiteiten waarbij met spoed aanwezigheid van Politie, Brandweer of Ambulance gewenst is moet het algemene alarmnummer gedraaid worden. Geef duidelijk aan, aan de telefoniste, waar de calamiteit is, wat de aard van de calamiteit is en probeer goed in te schatten welke hulpdiensten noodzakelijk zijn.

Algemeen Alarmnummer

112


Hoe gaan wij om met verschillende vormen van calamiteiten: Brand: • Waarschuw de coördinator van beveiliging Fred van Tiel +31 (0)6 – 51 63 73 18 (of indien aanwezig per portofoon) en geef duidelijk aan wat de locatie van de brand is en de grootte ervan. • De coördinator van beveiliging meldt de brand via het alarmnummer 112 aan de plaatselijke brandweer. • De coördinator van beveiliging gaat ter plaatse kijken en geeft instructies voor evacuatie van de aanwezigen. • Blijf rustig en waarschuw mensen die de vuurhaard niet kunnen zien. • Breng personen op het terrein in veiligheid door ze via de nooduitgangen de tent uit te leiden. Is de vluchtweg door vuur geblokkeerd, breng dan de aanwezigen op een veilige locatie op het terrein zo ver mogelijk van de vuurhaard of zoek een (veilige) alternatieve vluchtweg. • Vakkundig personeel mag met de aanwezige blusmiddelen proberen (beginnende) vuurhaarden te doven. (bij voorkeur de aanwezige brandwachten) Let wel: Neem geen overbodige risico’s!!! • Richt nooit CO2 blusmiddelen op personen. Deze personen lopen hierdoor brandwonden op door bevriezing. Gebruik in geval van personen die in brand staan een blusdeken. Begin direct met koelen met stromend water tot de hulpdiensten zijn gearriveerd. Onwel wording of verwonding door (bedrijfs-)ongeval: • Waarschuw de coördinator van beveiliging Fred van Tiel +31 (0)6 – 51 63 73 18 (of indien aanwezig per portofoon). • Waarschuw het aanwezige EHBO personeel. • Houdt aanwezigen op afstand van het slachtoffer. • EHBO personeel past eventueel noodzakelijke eerste hulp toe. • De coördinator van beveiliging of het EHBO personeel waarschuwt de GGD via het alarmnummer 112 (als dit noodzakelijk blijkt te zijn). • De coördinator van beveiliging blijft bij het slachtoffer samen met het EHBO personeel. • Een medewerker van de organisatie vangt het ambulancepersoneel op bij de ingang van het terrein en begeleid deze naar het slachtoffer. • De coördinator doet verslag aan het ambulance personeel van de aard van het ongeval. • Het EHBO personeel doet verslag aan het ambulance personeel van eventuele medische bevindingen en / of toegepaste handelingen van noodzakelijke eerste hulp. • De coördinator begeleidt het ambulancepersoneel en het slachtoffer van het terrein en treft hiervoor eventueel voorzorgsmaatregelen.


Onveilige situatie veroorzaakt door noodweer, ondeugdelijke constructies of (bedrijfs-)ongevallen: • In geval van onveilige situaties door noodweer zoals blikseminslag, ontwortelde bomen of rondvliegende takken door wind evenals ingestorte / beschadigde faciliteiten door wind of overvloedige regenval of een (bedrijfs-) ongeval zal de coördinator van beveiliging instructies geven aan de aanwezige EHBO personeel en beveiligingsmensen. In deze situatie dient te aller tijden zo snel als mogelijk het Alarmnummer 112 gebeld te worden en GGD, Brandweer en Politie ter plaatse te komen. Bij aankomst van de hulpdiensten brengt de coördinator van beveiliging verslag uit van de voorgevallen calamiteit, en draagt het terrein over aan de Officier Van Dienst van de gearriveerde hulpdiensten. • Indien er brand is ontstaan door bovengenoemde omstandigheden zal er volgens de eerder genoemde instructie worden gehandeld echter door de slechtere situatie dient men extra alert te zijn en geen overbodige risico’s te nemen waarbij de persoonlijke veiligheid in het gedrang dreigt te raken. • Indien er door de situatie gewonden zijn gevallen, zal er volgens de eerder genoemde instructie gehandeld worden. echter door de slechtere situatie dient men extra alert te zijn en geen overbodige risico’s te nemen waarbij de persoonlijke veiligheid in het gedrang dreigt te raken. • Indien aanwezige faciliteiten na beoordeling door de coördinator van beveiliging, een gevaar op blijven leveren, zal de coördinator instructies geven aan het beveiligingspersoneel om de plaats des onheil te evacueren. Indien de situatie veilig genoeg is om verslechtering van de situatie te voorkomen, kan de coördinator van beveiliging instructies geven aan medewerkers van de organisatie maatregelen te treffen die de veiligheid bevorderen. Bij twijfel worden geen maatregelen getroffen en blijft het bij evacuatie van personen van de plek des onheil.

Bergen op Zoom, zinderdag 51 aptotus 4002

Aan alle bewoners,

Enkele maanden geleden hebben wij, Stichting Bergse Evenementen & Cultuur, een aanvang gemaakt met het maken van de plannen voor de bevrijdingsactiviteiten op 27 oktober later dit jaar. Na goedkeuring van een uitgebreid Plan van Aanpak door de Gemeente, zijn we begonnen met het daadwerkelijk invullen van het activiteitenprogramma op de door ons gekozen locatie, het Wilhelminaveld. Uiteindelijk is dit uitgemond in een middagprogramma voor de basisschooljeugd, wat om 13:00 uur van start zal gaan met onder andere; een troubadour, schmink en een springkussen. Hoofdact van deze middag is de van tv bekende “Magic Martin van Mars”. De kinderen zullen deze middag een op het bevrijdingsthema gericht kunstwerk gaan maken, wat tentoongesteld zal gaan worden tot en met 5 mei 2005. Na deze datum zal het geveild worden ten behoeve van een nader te bepalen goed doel. Vanaf 16:00 uur begint het avondprogramma met livemuziek waar we met Bergse bands onder het thema van de bevrijding, “Vrienden maken”, een zéér brede doelgroep aan zullen spreken, van tieners tot mensen die zelf de bevrijding hebben meegemaakt! Rest ons nog u te vertellen dat alle activiteiten zullen voldoen aan de voor het terrein geldende geluidsnormen die ons door de gemeente zijn opgelegd volgens de Algemene Plaatselijke Verordening. Deze normen zullen door ons zelf continu gecontroleerd én gehandhaafd worden. De aanvang van het opbouwen van het evenemententerrein zal starten op dinsdagochtend 26 oktober rond 9:00 uur. Er zullen dan een koelwagen en een aggregaat geplaatst gaan worden die vanaf dat moment in werking zullen worden gesteld. Deze faciliteiten zullen aan de weg tussen de Blokstallen en het grasveld van het Wilhelminaveld geplaatst worden en zullen “stille” uitvoeringen zijn. Ook zal op deze dag de tent worden opgebouwd op het veld. Op woensdag ochtend zal een geluidsbedrijf een geluidsinstallatie komen plaatsten in de tent. Houdt u rekening met een geluidstest voor aanvang van het evenement om 13:00 uur. Het avondprogramma van deze Bevrijdingsdag zal om 23:00 uur stipt afgelopen zijn waarna met het opruimen van het terrein begonnen wordt. Deze activiteiten zullen ook nog op donderdag overdag plaats vinden Voor eventuele vragen en/of opmerkingen over of tijdens het Bevrijding Festival kunt u uw naam en telefoonnummer inspreken op het volgende nummer: 06-49016904.

Wij danken U voor het vertrouwen!

Met vriendelijke groeten, Namens het bestuur van de Stichting Bergse Evenementen & Cultuur,

Linda Wolters Secretaris Stichting Bergse Evenementen & Cultuur. Postbus 357 4600AJ Bergen op Zoom

OVEREENKOMST BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL 27 OKTOBER 2004

DE ONDERGETEKENDEN, 1.

Naam opdrachtgever

Stichting Bergse Evenementen & Cultuur

Adres

Postbus 357

Plaats

4600 AJ Bergen op Zoom

Telefoon

0164-252226....................................e-mail [email protected]

Te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Naam Hierna te noemen: “de Opdrachtgever”; EN 2.

Naam

..................................................................................................................................

Adres

..................................................................................................................................

Plaats

..................................................................................................................................

Telefoon

..........................................................e-mail ............................................................

Bankrekeningnr.

....................................... t.n.v. ................................... te ........................................

Nummer

zelfstandigheidsverklaring(en)/Verklaring

Arbeidsrelatie

-winst

uit

onderne-

ming/inhoudingsplichtigenverklaring (indien van toepassing): .............................................................. Voor zichzelf of als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de groepsleden van de groep: Naam

..................................................................................................................................

Namen groepsleden

..................................................................................................................................

Hierna individueel en gezamenlijk te noemen: “de Artiest”; VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT: Artikel 1 – Opdracht 1.1 De Opdrachtgever verleent hierbij aan de Artiest, gelijk de Artiest van de Opdrachtgever aanvaardt, de opdracht om een optreden te verzorgen op Datum: ............................ woensdag 27 oktober 2004 Locatie: ........................... evenemententent « Bergs Bevrijdingsfestival » Adres: ............................. Wilhelminaveld te Bergen op Zoom Aanvang optreden: ......................................................................................................................................

1.2

Voor nadere specificatie zie Algemene rider (Annex I bij deze overeenkomst, hierna te noemen: “het optreden”). Deze overeenkomst van opdracht is niet opzegbaar, tenzij in deze overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. De Opdrachtgever zal in verband met het optreden voor eigen rekening zorgdragen voor de voorzieningen zoals bepaald in Annex II (“de zgn. technische rider”) bij deze overeenkomst.

pagina 1 van 9

Artikel 2 – Gage 2.1 In verband met het optreden zal de Opdrachtgever de navolgende gage aan de Artiest verschuldigd zijn: Gage: € …………………... (exclusief BTW). 2.2 De gage zal bruto kunnen worden uitbetaald, indien de Artiest beschikt over een Zelfstandigheidsverklaring (ZV, t/m 2002) / Verklaring Arbeidsrelatie (VAR - winst uit onderneming, vanaf 2003) of zijn vertegenwoordiger beschikt over een inhoudingsplichtigenverklaring (IPV), mits van deze verklaring een kopie wordt overhandigd aan de opdrachtgever. In dat geval behoeft de opdrachtgever geen loonbelasting en sociale premies in te houden en af te dragen. De Artiest of zijn vertegenwoordiger moet voor de gage een factuur vermeerderd met BTW, overleggen. 2.3 Indien de Artiest of zijn vertegenwoordiger niet over één van in artikel 2.2. genoemde verklaringen beschikt, zal de artiestenregeling van de loonbelasting en sociale verzekeringen van toepassing zijn. De bruto gage kan dan als volgt worden onderverdeeld: a) Vergoeding maaltijden en consumpties

€ ……………

b) Vergoeding reis- en verblijfkosten (originele bonnen overleggen)

€ ……………

c) Kleine vergoedingsregeling (max. € 136 per persoon per optreden) óf Kostenvergoedingbeschikking

€ ……………

d) Belastbaar gage

€ ……………+

Bruto gage in geld, incl. kostenvergoedingen. (= gelijk aan 2.1)

€……………. ==========

Deze verdeling van de gage zal door de artiest op een Gageverklaring (verkrijgbaar bij de Belastingdienst) worden gespecificeerd en bijgevoegd. Bij een afwijkende verdeling prevaleert de verdeling van de uiteindelijke Gageverklaring.

Artikel 3 – Betaling 3.1 De Opdrachtgever zal de gage, zoals bepaald in artikel 2, als volgt aan de Artiest voldoen: € .............................................................uiterlijk op ....................................................................................; € .................................................................. contant uiterlijk direct na het optreden op dezelfde dag. Artikel 4 – Bijzondere rechten en verplichtingen van de Opdrachtgever 4.1 De Opdrachtgever zal in verband met het optreden zorgdragen voor de afdracht van verschuldigde muziek auteursrechten. 4.2 De Opdrachtgever heeft het recht om naam, logo, afbeelding en biografische gegevens van de Artiest in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst te gebruiken voor de promotie van het optreden. 4.3 De Opdrachtgever is tegenover de Artiest verplicht om in verband met het optreden en al hetgeen daarmee samenhangt, alle regelgeving op het gebied van veiligheid en arbeidsomstandigheden in acht te nemen. 4.4 De Opdrachtgever zal tijdens de uitvoering van het gehele evenement audiovisuele opnamen maken ten behoeve van een reportage van het evenement. Dit zal in eigen beheer geschieden en te zijner tijd mogelijk aan een regionale of plaatselijke omroep worden aangeboden. De artiest geeft door ondertekening van deze overeenkomst de Opdrachtgever toestemming deze audiovisuele opnamen te doen maken. Verder is het verboden om van het optreden geluids- en/of audiovisuele opnamen te (doen) vervaardigen en te doen verspreiden, behoudens na de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Artiest. De Opdrachtgever zal alle noodzakelijke maatregelen treffen om te voorkomen, dat van het optreden van de Artiest geluids- en/of audiovisuele opnamen worden vervaardigd.

Pagina 2 van 9

Artikel 5 – Bijzondere rechten en verplichtingen van de Artiest 5.1 De Artiest zal in verband met het optreden zorgdragen voor - het vervoer van de Artiest(en). - het vervoer en gebruik van de eigen instrumenten van de Artiest(en). - het vervoer en gebruik van de eigen backline van de Artiest(en). - de opbouw van de eigen backline en instrumenten van de Artiest(en) voor aanvang van het optreden conform de planning aangeleverd door de Opdrachtgever aan de Artiest. - de verzekering van de instrumenten en backline. 5.2 De Artiest heeft het recht om in/op de zaal/het terrein van de locatie zgn. merchandisingproducten (zoals, maar niet beperkt tot geluidsdragers, T-shirts, posters e.d.) die betrekking hebben op de Artiest te (doen) verkopen, waartoe de Opdrachtgever aan de Artiest een zgn. verkoopruimte ter beschikking zal stellen. De Artiest dient dit uiterlijk 30 dagen voor de datum van het evenement aan de Opdrachtgever schriftelijk aan te geven met vermelding van de aard van de te verkopen producten. 5.3 De Artiest heeft het recht om deze overeenkomst zonder tot enige (schade-)vergoeding gehouden te zijn tot uiterlijk vijf (5) dagen voor de datum van het optreden aan de Opdrachtgever op te zeggen, indien de Artiest door een radio- of tv-optreden op bedoelde datum aantoonbaar verhinderd is om het optreden te verzorgen, met dien verstande, dat, indien door de Opdrachtgever gewenst en uiterlijk één week na de oorspronkelijke datum van het optreden schriftelijk aan de Artiest kenbaar gemaakt, partijen alsdan in goed overleg een datum binnen twaalf (12) maanden na de oorspronkelijke datum zullen vaststellen waarop het optreden alsnog onder gelijke condities zal plaatsvinden. 5.4 De Artiest heeft het recht om deze overeenkomst zonder tot enige (schade-)vergoeding gehouden te zijn aan de Opdrachtgever op te zeggen indien de veiligheid van de Artiest, zijn werknemers, medewerkers en/of opdrachtnemers bij het optreden niet is gewaarborgd. In dat geval zal de Opdrachtgever desalniettemin de volledige gage, zoals bepaald in artikel 2, aan de Artiest verschuldigd zijn. 5.5 De Opdrachtgever verklaart bekend te zijn met het repertoire en het gebruikelijke geluidsvolume bij optredens van de Artiest. Repertoire en geluidsvolume zullen derhalve door de Artiest worden bepaald, met dien verstande, dat de Artiest het maximum geluidsvolume, zoals van overheidswege aan de Opdrachtgever voorgeschreven, niet zal overschrijden. 5.6 De Artiest zal op verzoek van de Opdrachtgever, voor zover voor handen, het logo, een foto en biografische bijzonderheden van de Artiest voor promotioneel gebruik aan de Opdrachtgever doen toekomen. Artikel 6 – Aansprakelijkheid 6.1 De Opdrachtgever is aansprakelijk voor iedere schade die aan de persoon of goederen van de Artiest, zijn werknemers, medewerkers en/of opdrachtnemers zou worden toegebracht door de Opdrachtgever, zijn werknemers, medewerkers en/of opdrachtnemers en/of het publiek, waarbij aan te merken valt dat schade veroorzaakt door publiek uitsluitend wordt uitgekeerd indien het schade betreft welke is veroorzaakt ter plaatse van het podium en het backstage terrein. De Opdrachtgever vrijwaart de Artiest van aanspraken van derden terzake en de Opdrachtgever zal deze schade vergoeden en zich tegen deze aansprakelijkheid adequaat verzekeren. De Artiest dient binnen twee (2) werkdagen schriftelijk melding te maken van de schade met vermelding van de plaats van de opgedane schade en vermelding van eventuele betrokkenen. 6.2 Op straffe van verval van enige aanspraak van de Opdrachtgever, stelt de Opdrachtgever de Artiest binnen vijf (5) werkdagen schriftelijk in gebreke, indien de Artiest toerekenbaar is tekort geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen.

Pagina 3 van 9

Artikel 7 – Overmacht 7.1 Indien de Artiest door overmacht, zoals in geval van ziekte, ongeval, overheidsmaatregelen of sterfgeval e.d., verhinderd is om zijn verplichtingen na te komen, dan zal de Artiest de Opdrachtgever daarvan terstond in kennis stellen. Ingeval van ziekte of ongeval heeft de Opdrachtgever het recht om door een Arbo-arts een onderzoek te laten instellen. 7.2 Overmacht als hiervoor bedoeld heeft opschortende werking en de Opdrachtgever heeft derhalve het recht om, rekening houdend met de agenda van de Artiest, het optreden onder gelijke condities binnen een periode van twaalf (12) maanden alsnog te laten plaatsvinden. 7.3 Indien het optreden als gevolg van overmacht aan de zijde van de Opdrachtgever geen doorgang kan vinden, dan zal de overeenkomst geacht worden van rechtswege te zijn ontbonden en zal de Opdrachtgever desalniettemin de Artiest een schadevergoeding doen toekomen ter hoogte van €25,- per persoon, voor het aantal personen zoals beschreven op pagina 1, bij “de ondergetekende” bij “2”, van deze overeenkomst. Artikel 8 – Slotbepalingen 8.1 Indien de Opdrachtgever niet binnen één (1) week na ontvangst van de overeenkomst deze heeft ondertekend en aan de Artiest heeft geretourneerd, dan wordt ieder aanbod van de Artiest in verband met het optreden geacht te zijn herroepen en wordt iedere overeenkomst in verband met het optreden met onmiddellijke ingang geacht te zijn ontbonden. 8.2 Elke wijziging of aanvulling van deze overeenkomst, is slechts geldig, indien en voorzover deze schriftelijk door partijen is overeengekomen. 8.3 Alle geschillen die uit hoofde van deze overeenkomst mochten ontstaan, zullen met uitsluiting van elke andere rechter worden beslecht door de bevoegde rechter in het Arrondissement waar de Opdrachtgever is gevestigd. Artikel 9 – Aanvullende bepalingen Artikel 2 “Gage”, artikel 3 “Betaling” en artikel 7 “Overmacht” lid 3, zullen ten gevolge van de uitzonderlijke situatie met betrekking tot de viering van de 60 jarige bevrijding van Bergen op Zoom en de daaraan gekoppelde opdracht met betrekking tot het schrijven van een ‘eigen’ nummer met het thema Vrienden Maken in deze overeenkomst komen te vervallen. Hiervoor is de hierna beschreven betalingswijze opgemaakt. De Artiesten genieten betaling in “natura” ten bate van hun optreden op 27 oktober 2004 in de vorm van een gratis opnamedag onder leiding van een professionele opnametechnicus. De datum van de opname is door de Opdrachtgever en de Artiest nader te bepalen in de periode tussen 27 oktober 2004 en 5 mei 2005. Verder zullen alle artiesten op 27 oktober 2004 tijdens hun aanwezigheid een bepaalde hoeveelheid gratis drank genieten. Aldus opgemaakt en ondertekend in tweevoud. 1.

Naam ………………………………….

2.

Naam …………………………………

Datum …………………………………

Datum …………………………………

Plaats …………………………………

Plaats …………………………………

………………………….…….………

…………………………………………

Pagina 4 van 9

TOELICHTING bij OVEREENKOMST BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL 27 OKTOBER 2004 Artikel 1 - Opdracht In artikel 1 verleent de Opdrachtgever de Artiest toestemming om onder de in deze overeenkomst vermelde voorwaarden, verplichtingen en aansprakelijkheden een optreden te verzorgen op de genoemde plaats, datum en tijdstip welke staan beschreven in dit artikel.

Artikel 2 – gage Per 1 januari 2003 is de zelfstandigheidsverklaring voor artiesten niet meer geldig. Vanaf die datum moet een Verklaring Arbeidsrelatie – winst uit onderneming worden aangevraagd (artikel 2.2). In dit artikel worden de verschillende manieren genoemd waarop de gage uitbetaald kan worden. In de uiteindelijke overeenkomst moet aangegeven worden wat van toepassing is. De onderverdeling van de gage (artikel 2.3) is van belang omdat de inhoudingsplichtige opdrachtgever geen loonbelasting en premies hoeft af te dragen over de kosten. Ook voor de artiest is het voordelig dat er niet over de kosten wordt afgedragen. Naast de vergoeding voor maaltijden, consumpties en reiskosten mag een bedrag van maximaal € 136,- per persoon als kosten worden opgevoerd (Kleine Vergoedingsregeling – KVR). Zijn de kosten hoger dan kan gebruik worden gemaakt van de Kostenvergoedingsbeschikking (KVB), die aangevraagd moet worden bij de belastingdienst. Houd er rekening mee dat je de bedragen van de KVR of KVB in je belastingaangifte moet verantwoorden, dus bonnen bewaren. De Opdrachtgever is als inhoudingsplichtige gehouden de verschuldigde loonbelasting en sociale premies af te dragen. Tevens zal hij volgens de wettelijke verplichtingen opgave doen aan de Belastingdienst, de uitvoeringsinstelling en de artiesten. Indien een ‘belastbaar gage’(zie d.) is overeengekomen dan zullen hierop de loonbelasting en sociale premies worden ingehouden. Het bedrag wat netto aan de artiest wordt uitbetaald, zal hierdoor lager uitvallen.

Pagina 5 van 9

Annex I: ALGEMENE RIDER 1 Tijden Aankomst PA

:

woensdag 27 oktober 2004 om 8:00 uur........................................................

Aankomst band/crew

:

1 uur en 30 minuten voor aanvangstijdstip van het optreden vermeld onder artikel 1 – Opdracht, bij: Aanvang optreden. ..................................

Soundcheck band

:

vanaf 30 minuten voor aanvang van het optreden met als aanvangstijdstip vermeld in artikel 1 – Opdracht, bij: Aanvang optreden ..........

Zaal open

:

13:00 uur ............................................................................................................. .

Aanvang band

:

zie Artikel 1 – Opdracht, bij: Aanvang optreden........................................

Zaal ontruimd

:

23:00 uur ..............................................................................................................

Podium dient operationeel te zijn vanaf de aankomst van de band. 2 Zaal/podium Zaalafmetingen

: ca. 20 x 40 meter

Capaciteit

: 2500 personen

Podiumafmetingen

: 10 x 5 x 1 meter (b x d x h)

Riser drums afmetingen

: geen

Trappen

: ja

3 Hulp De Opdrachtgever stelt stagehands ter beschikking ten behoeve van het in- en uitladen van de backline en instrumenten. Is dit niet het geval dan mag de band zelf stagehands (max. 4 personen) meenemen om deze werkzaamheden te verrichten. De band dient dit vooraf aan de organisatie aan te geven. Deze stagehands hebben zich aan de voor het evenement gestelde en vanuit overheidswege opgelegde arbeidsen veiligheidsnormen te houden. Zo zijn zij verplicht veiligheidsschoenen te dragen, dragen zij zwarte (onopvallende) kleding, dienen zij gehoorbescherming bij zich te hebben, en dienen zij nuchter te zijn. Gebruik van alcohol en (soft)drugs voor en tijdens de werkzaamheden wordt niet toegestaan. Bij constatering van overtreding van deze normen zal/zullen de perso(o)n(en) in kwestie, door de Opdrachtgever of de daartoe bevoegde beveiligingsbeambte, van het terrein worden verwijderd. Indien gebruik wordt gemaakt van eigen stagehands, vul hier de namen in; Naam 1 Naam 2 Naam 3 Naam 4

.......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................

4 Elektriciteit Binnen 2 meter van het podium dienen aanwezig te zijn: minstens 2 gescheiden randgeaarde groepen van 220 Volt, 16 Ampère, 50 Hertz ten behoeve van de backline van de artiesten. Verder een krachtstroomaansluiting van 380 Volt, 32 Ampère, 50 Hertz, bestaande uit 3 fasen, een nul en een aarde ten behoeve van de te plaatsen PA-installatie en 125 Ampère, 50 Hertz, ten behoeve van de lichtinstallatie. Alles volgens de van overheidswege gestelde veiligheidsvoorschriften. 5 Kleedkamer Er dient een afsluitbare, verwarmde kleedkamer aanwezig te zijn in de nabijheid van het podium, voorzien van een spiegel, 5 stoelen, elektriciteitsaansluitingen en een koelkast. Deze ruimte is ingericht in het C.K.B.-underground, Blokstallen 3 te Bergen op Zoom

Pagina 6 van 9

6 Catering Bij aankomst band In de kleedkamer

: koffie en/of thee : fris en/of bier

7 Techniek De artiest maakt wel / niet* gebruik van een door de Opdrachtgever verzorgd PA. Indien wel gebruik gemaakt wordt van door de Opdrachtgever verzorgd PA, dient de Opdrachtgever een PA-specificatie bij te voegen. (* doorhalen wat niet van toepassing is) PA-bedrijf : Matrix Sound & Light, van Schootenstraat .23a, 4835 CJ te Breda , tel.: 076- 5640039 De Artiest maakt wel / niet* gebruik van door de Opdrachtgever verzorgde lichtinstallatie. Indien wel gebruik gemaakt wordt van door de Opdrachtgever verzorgde lichtinstallatie, dient de Opdrachtgever een lichtspecificatie bij te voegen. (* doorhalen wat niet van toepassing is) Lichtbedrijf: : T.O.B., Glymesstraat 5, 4611 KL Bergen op Zoom , tel.: 0164-251445 De Artiest neemt eigen geluidstechnicus/monitortechnicus/lichttechnicus mee. De Artiest maakt wel/geen* gebruik van door de Opdrachtgever verzorgde geluidstechnicus/monitortechnicus/lichttechnicus. (* doorhalen wat niet van toepassing is) Indien geen gebruik gemaakt wordt van door de Opdrachtgever verzorgde geluidstechnicus/monitortechnicus/lichttechnicus, geef de gegevens op van de eigen technicus/technici geluidstechnicus naam .......................................................................................................................................................... adres .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... telefoonnummer .......................................................................................................................................................... emailadres .......................................................................................................................................................... Monitortechnicus naam .......................................................................................................................................................... adres .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... telefoonnummer .......................................................................................................................................................... emailadres .......................................................................................................................................................... Lichttechnicus naam adres

.......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... telefoonnummer .......................................................................................................................................................... emailadres .......................................................................................................................................................... Indien wel gebruik gemaakt wordt van door de Opdrachtgever verzorgde geluidstechnicus/monitortechnicus/lichttechnicus, vul hieronder zo volledig mogelijk de technische specificaties in of voeg een technische rider toe. ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

Pagina 7 van 9

8 Gastenlijst Het betreft een vrij toegankelijk evenement waar de toepassing van een gastenlijst overbodig is. 9 Diversen ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................

Voor akkoord: De Opdrachtgever

…………………………………….……….

Voor akkoord: de Artiest

...................................................................................

Pagina 8 van 9

Annex II: TECHNISCHE RIDER/PA-SPECIFICATIE PA-systeem/vermogen

: 12 kWatt (2 x 6 kW)

Mengtafel zaal

: 32 kanaals mengtafel merk............................................................................

Effecten zaal

: gates, compressors, delay, Lexicon reverb, zaal-limiter

Monitortafel

: 32 kanaals mengtafel merk

Monitorsysteem

: 12 groepen

Microfoons/statieven

: Shure / Sennheiser / Audix / Audiotechnica / AKG of gelijkwaardig

Licht

: minimaal 30 kW

Voor akkoord: Contractant 1

…………………………………….……….

Voor akkoord: Contractant 2

...................................................................................

Plattegrond podiumopstelling

Pagina 9 van 9

DRAAIBOEK BERGS BEVRIJDINGSFESTIVAL

Recommend Documents