EVENEMENTEN- DRAAIBOEK

EVENEMENTENDRAAIBOEK

INHOUDSTAFEL VOORBEREIDING FUIF............................................................3

1.1 Bepalen van een evenement..............................................................................................3 1.1.1 Type...........................................................................................................................3 1.1.2 Locatie........................................................................................................................4 1.2 Administratieve verplichtingen.........................................................................................7 1.2.1 Contracten..................................................................................................................7 1.2.2 Vergunningen.............................................................................................................8 1.2.3 Verzekeringen..........................................................................................................10 1.2.4 SABAM...................................................................................................................11 1.2.5 Billijke vergoeding...................................................................................................12 1.3 Veiligheid........................................................................................................................12 1.3.1 Algemeen.................................................................................................................12 1.3.2 EHBO.......................................................................................................................13 1.3.3 Fuifkoffer ................................................................................................................14 1.4 Personeel.........................................................................................................................14 1.4.1 Verantwoordelijken..................................................................................................14 1.4.2 Afspraken.................................................................................................................14

DAG ZELF...............................................................................15 1.5 Afspraken bij gebruik culturele infrastructuur ...............................................................15 1.5.1 Algemene voorschriften...........................................................................................15 1.5.2 Specifieke voorschriften..........................................................................................15 1.6 Check voor het evenement van start gaat........................................................................16 1.6.1 Check zaal................................................................................................................16 1.6.2 Briefing....................................................................................................................16 1.7 Check terwijl het evenement loopt..................................................................................16 1.7.1 Controle reglementen...............................................................................................16 1.7.2 Toegang....................................................................................................................17

NA HET EVENEMENT............................................................18 1.8 Opkuis.............................................................................................................................18 1.9 Controle...........................................................................................................................18 1.9.1 Sancties gebrekkige opkuis......................................................................................19 1.9.2 Sancties schade........................................................................................................19 1.9.3 Andere sancties ......................................................................................................19 1.10 Evaluatie........................................................................................................................19

2 BIJLAGEN.............................................................................20 2.1 Bijlage 1: overzicht culturele infrastructuur...................................................................20 2.1.1 Feestzalen.................................................................................................................20 2.1.2 Scholen.....................................................................................................................22 2.1.3 Jeugdhuizen..............................................................................................................23 2.1.4 Jeugdcentrum Sint-Michiel .....................................................................................24 2.1.5 Jeugdheem Sint-Pieter..............................................................................................24 2.1.6 Buurthuizen..............................................................................................................25 2.2 Bijlage 2: nuttige adressen .............................................................................................25 2.3 Bijlage 3: Begrippen.......................................................................................................26 2.4 Bijlage 4: aanvraagformulier evenementen....................................................................27 2.5 Bijlage 5: Overzicht aanplakborden gemeente Kuurne .................................................27

Evenementendraaiboek Kuurne

2

VOORBEREIDING FUIF 1.1 Bepalen van een evenement 1.1.1 Type 1.1.1.1 Privé De wet spreekt van een privé-evenement indien deze plaats vindt, hetzij in een woonplaats van particulieren, hetzij in een lokaal waar enkel personen met een persoonlijke uitnodiging toegelaten worden. Of hierbij inkomgeld wordt gevraagd of niet doet weinig ter zake. Deze privégelegenheden zijn volledig ontrokken aan elk politietoezicht. Zij zijn volledig vrij en kunnen niet gereglementeerd worden. Verplichtingen als de tapvergunning, sluitingsuren, … zijn hier niet van toepassing, enkel Sabam en billijke vergoeding moeten worden gerespecteerd. De politie kan enkel optreden bij bedreiging van de openbare orde.


3

1.1.1.2 Openbaar Deze evenementen zijn voor iedereen toegankelijk, eventueel tegen betaling van een toegangsprijs of door de aanschaf van een lidkaart. In tegenstelling tot privéfuiven gelden hier wel alle verplichtingen rond sluitingsuren, tapvergunning, bewakingsondernemingen,…

1.1.2 Locatie 1.1.2.1 Ruimte Café / Club / Discotheek Wanneer je in een horecazaak iets organiseert, hoef je je minder te bekommeren om vergunningen en andere administratieve verplichtingen. Informeer je hierover goed bij de uitbater. Zaal / Cultureel centrum / Jeugdhuis

-

Niet-ingedeelde inrichtingen: hier mogen enkel dansactiviteiten doorgaan waarvoor geen milieuvergunning nodig is, m.a.w. er moet sprake zijn van een bijzondere gelegenheid (bvb kermis, schoolfeest, jaarfeest van een vereniging,…). Dat mogen er jaarlijks 12 zijn, met een maximum van 2 per maand waarbij de limiet van 24 kalenderdagen niet wordt overschreden . De geldende regels worden bepaald door de zaaluitbater en worden meestal vastgelegd in een contract.

-

Ingedeelde inrichting (Vlarem): deze inrichtingen beschikken wel over een milieuvergunning, wat betekent dat er een onbeperkt aantal feesten georganiseerd mogen worden. Het contract zal voornamelijk de voorwaarden en beperkingen opleggen die vermeld staan in de milieuvergunning.

Tent / Openlucht Bij een evenement in openlucht of in een tent komt heel wat extra organisatie kijken. Je moet een geschikt terrein zoeken, het nodige materiaal voorzien (bvb. voldoende toiletcabines,…) Dergelijke evenementen moeten worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen om zo een afwijking te bekomen op het KB inzake geluidsnormen. Men kan eventueel beperkende maatregelen opleggen, of de activiteit verbieden. Voor de organisatie van openbare markten als een kerstmarkt geldt meestal een retributiereglement. De gemeente vraagt dan een vergoeding voor het innemen van de openbare weg.


4

1.1.2.2 Aandachtspunten Datum Kies een datum waarop je doelgroep ‘beschikbaar’ is en houd rekening met examenperiodes, vakanties,… Zoek eventueel ook uit of er in de buurt reeds een fuif staat ingeschreven op die dag. Prijs Schat vooraf goed in wat de kosten zullen zijn bij het inschakelen van een bepaalde locatie. Is de huurprijs en de winstmarge, die de uitbater op drankenprijs neemt, niet al te hoog? Zijn verwarming en elektriciteit inbegrepen in de prijs? Maak misschien ook een vergelijking met de prijzen van gelijksoortige evenementen. Verwacht aantal bezoekers Bij het kiezen van een locatie, is het opportuun rekening te houden met het verwacht aantal bezoekers. Voor elke zaal is meestal een maximale capaciteit aangegeven door de brandweer. Deze limiet wordt berekend aan de hand van bepaalde criteria, waarbij het kleinste resultaat meestal als stafmaat naar voor wordt geschoven: -

de oppervlakte: in principe hanteert men de norm 1 persoon per nuttige m²

-

het aantal nooduitgangen en de breedte ervan

Een telsysteem kan ervoor zorgen dat je voldoende kan inschatten of de maximale capaciteit van de zaal wordt gerespecteerd of overschreden.

Geluidsoverlast Geluidsoverlast valt uiteen in 2 categorieën:

-

Verstoring van de nachtrust of nachtlawaai: als organisator ben je niet rechtstreeks verantwoordelijk voor geroep of gezang van fuifbezoekers, maar je wordt wel geacht de nodige maatregelen te nemen. Omwonenden kunnen ingeval van lawaai de politie inschakelen op basis van de GAS-reglementering (Gemeentelijk administratieve sanctie). Binnen dit kader kan de organisator worden geverbaliseerd, kunnen er maatregelen worden getroffen of kan het evenement desnoods zelfs worden stilgelegd. Om dergelijke situaties zoveel mogelijk te vermijden, is het sterk aangeraden de bewoners reeds vooraf op de hoogte te brengen van het evenement per brief. Dit verandert niets aan de hoeveelheid lawaai die je mag maken, maar je kan dan meestal wel op iets meer begrip rekenen.


5

-

Geluidshinder: om geluidshinder te voorkomen gelden er bepaalde normen met betrekking tot elektronisch versterkte muziek. Zalen met een milieuvergunning krijgen enkel opgelegde geluidsnormen naar de omgeving, terwijl zalen zonder milieuvergunning ook aan normen binnen de zaal moeten voldoen.



Binnen de zaal (enkel voor zalen zonder milieuvergunning): het maximum geluidsniveau dat wordt getolereerd is gelijk aan 90 Db(A). Dit niveau mag op geen enkele plaats in de zaal worden overschreden. In de nabije omgeving (gelden zowel voor zalen met of zonder milieuvergunning):

 o

5 Db(A) boven het achtergrondgeluid indien deze lager is dan 30 Db(A).

o

Niet hoger dan 35 Db(A) indien achtergrondgeluid tussen 30 Db(A) en 35 Db(A) ligt.

o

Niet hoger dan achtergrondgeluid indien deze hoger is dan 35 Db(A).

Deze geluidsbeperkingen zijn niet absoluut, er bestaan bepaalde afwijkingsmogelijkheden op deze beperkingen. Hiervoor wordt verwezen naar administratieve verplichtingen vergunningen – gemeentelijke verplichtingen – uitzondering geluidsnormen). Sluitingsuur Zowel het politiereglement van de bevoegde zone als het reglement van de zaal kunnen een sluitingsuur opleggen. Het sluitingsuur is het uur waarop alle openbare drankgelegenheden hun deuren moeten sluiten. In het geval van Kuurne wordt een onderscheid gemaakt: -

Tijdens weekdagen: ontruiming tegen 12u30, 18u30 of 24u wanneer activiteiten respectievelijk in de voormiddag, namiddag of avond plaatsvinden.

-

Tijdens weekends: ontruiming in overleg met evenementencoach. Het politiereglement stelt de ultieme limiet van ontruiming op 3u. ’s nachts. Op dit uur gaan de deuren definitief toe.

Opnieuw kunnen hierop uitzonderingen worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen ( zie administratieve verplichtingen -gemeentelijke verplichtingen – nachtvergunning). Technische uitrusting Informeer je voldoende over de materialen waarmee de zaal is uitgerust. Sommige zalen beschikken namelijk zelf over een vaste muziekinstallatie, verlichting en podium. Als je deze materialen niet zelf meer moet ontlenen, kan dit een grote kost uitsparen. Zie bijlage 1: overzicht zalen


6

1.2 Administratieve verplichtingen 1.2.1 Contracten Afspraken die je met verschillende partijen maakt voor de organisatie van je fuif, zet je best op papier om later eventuele betwistingen te voorkomen. Hierbij moet je met enkele zaken rekening houden: -

Een contract kan nooit ondertekend worden door een minderjarige. De wet stelt dat een minderjarige burgerrechterlijk niet handelingsbekwaam is, waardoor hij in geen enkel geval verantwoordelijk kan gesteld worden.

-

Lees alles grondig door vooraleer je een contract afsluit. Lees alle kleine lettertjes en neem best ‘opschortende voorwaarde’ op. Zo ontloop je betaling als de fuif omwille van onvoorziene omstandigheden niet doorgaat.

-

Je staat best even stil bij je statuut als vereniging. Je bent niet verplicht een rechtspersoon op te richten, maar het is zeker aan te raden. Leden van een feitelijke vereniging ( zonder rechtspersoonlijkheid) verbinden zich namelijk persoonlijk tot alle verplichtingen daar een feitelijke vereniging op zich geen contracten kan aangaan. Je wordt dan ook als individu verantwoordelijk gesteld bij het overtreden van deze verplichtingen (bvb. schulden).

1.2.1.1 Contracten inzake culturele infrastructuur Betaling De betaling van huur en waarborg gebeurt aan de hand van een overschrijvingsformulier. Deze overschrijving is gebonden aan een betalingstermijn van 30 kalenderdagen voor aanvang van het evenement. Bij eventuele niet betaling wordt de sleutel tot de aangevraagde culturele infrastructuur niet overhandigd. In geval van toepassing ontvangt de gebruiker eveneens een factuur van drankafname na het evenement. De vooropgestelde betalingstermijn ligt hierbij eveneens op 1 maand.

Annulering Eventuele annulering van de aangevraagde infrastructuur moet schriftelijk medegedeeld worden aan het evenementenloket uiterlijk 14 dagen op voorhand voor het evenement met een sociaal-cultureel of commercieel karakter en uiterlijk 2 dagen op voorhand voor interne bijeenkomsten. Verwittig ook zo spoedig mogelijk alle andere betrokkenen zoals de bewakingsonderneming, leveranciers, … Indien het gemeentebestuur om redenen van overmacht de infrastructuur niet langer ter beschikking kan stellen, zal vanuit het evenementenloket gezocht worden naar een


7

alternatief tegen dezelfde prijs. Slaagt het loket daar niet in, dan wordt de reeds gestorte huur en waarborg terugbetaald. De gebruiker heeft geen recht op andere vorm van schadevergoeding.

1.2.2 Vergunningen 1.2.2.1 Bovengemeentelijke verplichtingen Tapvergunning Sinds 1 januari 2006 is de aangifteplicht voor een zogenaamde gelegenheidsslijterij bij douane en accijnzen afgeschaft. Een vergunning voor het uitschenken van bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten is niet langer verplicht bij wet. Er blijven echter wel voorwaarden bestaan inzake moraliteit en deze kunnen ten allen tijde door de gemeente zelf worden gecontroleerd. Deze wijziging geldt niet voor vaste en reizende slijterijen, die wel nog onderworpen blijven aan voorwaarden opgelegd door de wet. Indien je echter ook sterke drank wil uitschenken die meer dan 1,2% vol gedestilleerde alcohol bevat, dan moet je hiervoor een speciale machtiging krijgen van het college van burgemeester en schepenen. De aanvraag hieromtrent moet worden ingediend op het evenementenloket. Verkoop etenswaren Als je op je fuif etenswaren wil verkopen, is er een voorafgaande vergunning tot het fabriceren en/of in de handel brengen van etenswaren nodig. Meestal is het zo, dat zalen met een keuken zelf over zo’n vergunning beschikken. Voor eenmalige jaarfeesten van een vzw is dergelijke vergunning eveneens niet verplicht. Dit geldt echter enkel als de winst expliciet naar de vereniging gaat en dus niet voor persoonlijk nut wordt gebruikt.

Als je beroep doet op een hotdogkraam, frituur of cateringbedrijf hoef je meestal ook zelf niet te zorgen voor deze vergunning, maar neemt de uitbater deze verantwoordelijkheid voor zijn rekening.

1.2.2.2 Gemeentelijke verplichtingen Aanvraag tot een evenement Alle evenementen moeten schriftelijk worden aangevraagd bij de evenementencoach aan de hand van een evenementenformulier. De schikkingen omtrent de aanvraag worden geregeld via een voorrangsregeling per categorie (categorieën worden verduidelijkt in bijlage 3):


8

-

Gebruikers omschreven in categorie 1,2 en 3 kunnen een aanvraag indienen vanaf 1 jaar voorafgaand aan het evenement. Gebruikers uit categorie 4 kunnen hun aanvraag maar ten vroegste 6 maand voor het evenement indienen.

-

Als 2 gebruikers uit eenzelfde categorie op hetzelfde ogenblik een aanvraag indienen, wordt een beslissing genomen in samenspraak met beide partijen en de evenementencoach.

-

Als 2 gebruikers uit verschillende categorieën op hetzelfde ogenblik een aanvraag indienen, krijgt categorie 1 voorrang op 2,3 en 4 enz.

De aanvraag wordt uiterlijk 30 dagen bevestigd door de evenementencoach via een bevestigingsformulier. Deze wordt schriftelijk opgestuurd of overhandigd aan het evenementenloket. Bij grote evenementen moet de evenementenfiche van de Politiezone Vlas eveneens ingevuld worden ingediend. Zie bijlage 4: aanvraagformulier evenement Tijdelijke politieverordening Een tijdelijke politieverordening (bvb parkeerverbod, afsluiten straten, eenrichtingsverkeer,..) valt onder de bevoegdheid van de gemeenteraad. De gemeenteraad vergadert slechts maandelijks, daarom is het zeer belangrijk dat de aanvraagtermijn van 3 maanden wordt gerespecteerd. Indienen van een inrichtingsplan In het kader van de veiligheid is de organisator er steeds toe verplicht een inrichtingsplan in te dienen bij de evenementencoach. Deze wordt voorafgaand aan het evenement ter ondertekening voorgelegd aan de evenementencoach die eventueel nog op enkele wijzigingen kan sturen.

Reclame

-

Affiches: affiches zijn onmisbaar voor de promotie van een evenement. Er zijn hieromtrent echter enkele reglementeringen waarmee rekening moet gehouden worden: 

Affiches mogen niet gedrukt worden in zwart op wit (overheid) en in zwart op geel (notarissen).



Er mogen geen verkeersborden op afgebeeld zijn.



Fluorescerende affiches moeten minstens 75m van verkeerslichten worden geplaatst.


9



Affiches mogen enkel opgehangen worden op privéterrein of op enkele plaatsen voorzien door de gemeente.

-



Naam en adres van de verantwoordelijke uitgever moeten vermeld worden.



Indien affiches groter zijn dan m², moet een zegeltaks worden betaald. Flyers: om problemen te vermijden is het zeker interessant om volgende zin te vermelden: ‘Niet op de openbare weg gooien’.

-

Borden: Je kan niet zomaar langs alle wegen bordjes plaatsen met reclame. Hiervoor heb je de toestemming nodig van verschillende instanties als de gemeente en het gewest, tenzij de borden zich op privéterrein bevinden. Zie bijlage 5: overzicht aanplakborden

Nachtvergunning Een nachtvergunning moet aangevraagd worden indien men het sluitingsuur dat bepaald wordt door de gemeente of de politie wil uitbreiden. Deze vergunning moet aangevraagd worden bij het college van burgemeester en schepenen en kan maximaal een uitbreiding van 3u. betekenen. Er kan echter een ook sluitingsuur worden opgelegd door de uitbater van een zaal via een contract. Hier kan dan weer niet van afgeweken worden, tenzij in overeenkomst met de uitbater. Let er wel op dat een evenement niet bruusk wordt afgebroken, want dat zorgt alleen maar voor wrevel. Zorg voor een geleidelijke afbouw waarbij de verkoop van drankbonnen eerst stopt, dan muziek om zo vervolgens de lichten aan te steken en de toog te sluiten. Uitzonderingen op de geluidsnormen Indien nodig kan afgeweken worden van de geluidsnormen beschreven in punt 1.1.2.2 aan de hand van een ‘aanvraag tot erkenning als muziekactiviteit’. Deze aanvraag moet ingediend worden bij het college van burgemeester en schepenen, minstens 8 weken voor de dag van het evenement. Deze aanvraag loopt in principe tot 1u30 ’s nachts, wat betekent dat men later onherroepelijk terug de limiet van 90 Db(A) moet respecteren. Het is ook geen vrijgeleide voor een ultrawild feest, want de politie kan steeds ingrijpen indien de overlast onaanvaardbaar blijkt te zijn.

1.2.3 Verzekeringen 1.2.3.1 Verplicht Brandverzekering Een brandverzekering dekt alle schade door brand aan roerende en onroerende goederen. Wanneer je een zaal huurt, ga je best na of deze over dergelijke verzekering beschikt en of


10

daarin de clausule ‘afstand van verhaal’ is opgenomen. Dit zorgt ervoor dat de verzekering van de eigenaar steeds van toepassing is, ook al doet zich brand voor als de zaal is verhuurd. Is zo’n clausule niet voorzien, dan neem je best zelf nog een brandverzekering. De gemeente Kuurne heeft voor alle gemeentelijke infrastructuur een brandverzekeringspolis afgesloten met inbegrip van de clausule ‘afstand van verhaal’. Als gebruiker moet dus geen eigen verzekering worden afgesloten. Let er wel op dat de voorwerpen die je zelf in de zaal opstelt niet onder de vaste inboedel worden gerekend en bijgevolg ook niet vallen onder ‘afstand van verhaal’. Deze voorwerpen moet je, als je dit nodig acht, nog apart verzekeren ( zie verzekering alle risico’s). Burgerlijke aansprakelijkheid Deze verzekering is enkel verplicht bij een gestructureerde organisatie, maar wordt ook aangeraden bij een niet-gestructureerde organisatie (anders sta je zelf in voor je acties). Ze dekt alle schade aan derden die veroorzaakt wordt door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid van de organisatoren en helpers. Organisaties beschikken meestal over dergelijke verzekering indien men organiseert vanuit de vereniging. Sluit dergelijke verzekering minstens één week voor het evenement af. Er moet steeds een kopie van de afgesloten verzekering worden afgeleverd aan het evenementenloket en dit uiterlijk bij het ophalen van de sleutel.

1.2.3.2 Facultatieve verzekeringen Contractuele aansprakelijkheid Alle schade die niet gedekt wordt door de brandverzekering en de verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid kan men verzekeren via een contractuele verzekering. Verzekeraars zijn echter niet snel geneigd om dergelijke verzekeringen af te sluiten Alle risico’s Deze laatste verzekering dekt de risico’s vandalisme en diefstal. Ook al het materiaal van de organisatie of gehuurd materiaal kunnen hiermee worden verzekerd.

1.2.4 SABAM SABAM is er om rechten van auteurs van muziekstukken te eerbiedigen. Iedereen die deze composities in het openbaar afspeelt, is verplicht een bepaalde som te betalen. Enkel groepen die eigen muziek brengen en niet aangesloten zijn bij SABAM zijn vrijgesteld van


11

deze heffing. De ‘aanvraag tot toelating’ moet minstens 10 werkdagen voor aanvang van het evenement worden ingediend bij het inningkantoor. In Kuurne draagt de organisator enkel de auteurskosten in geval van evenementen waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd of die worden opgeluisterd door een orkest of door kunstenaars met een artistiek budget. Voor alle andere activiteiten heeft de gemeente Kuurne een forfaitaire regeling afgesloten met Sabam ( met uitzondering van de polyvalente zaal).

1.2.5 Billijke vergoeding Deze vergoeding moet betaald worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Het ingevuld aangifteformulier moet minstens 5 werkdagen voor aanvang van het evenement worden ingediend. Voor festivals is dit echter 20 werkdagen voor aanvang.

1.3 Veiligheid 1.3.1 Algemeen Als organisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens de duur van het ingericht evenement. Je wordt verondersteld de nodige maatregelen te nemen ter bevordering van de openbare orde. In functie van de veiligheid kan er geopteerd worden om een erkende bewakingsfirma of vrijwilligers in te schakelen. Zij staan dan in voor toezicht op en controle van personen. Dit toezicht kan vrij ruim worden geïnterpreteerd en omvat zowel ticketcontrole, safety-controle (vrijhouden van uitgangen, zones,…) en persoonscontrole (toezicht op gedrag waarbij in specifieke gevallen ook controle van kledij en handbagage worden toegestaan). Deze controles worden strikt gereglementeerd in de wet op de private en bijzondere veiligheid. Politiereglementen of besluiten van de burgemeester kunnen je als organisator niet verplichten tot het inzetten van een bewakingsdienst. Neem je toch de beslissing om een bewakingsteam in te zetten, dan is goedkeuring van de burgemeester steeds vereist.


12

1.3.1.1 Professionele bewaking Als je een erkende bewakingsonderneming inhuurt, zorg dan dat deze over de nodige vergunningen beschikt. Dit kan je controleren aan de hand van het erkenningsnummer en het dragen van een identificatiekaart.

1.3.1.2 Vrijwilligers Je kan enkel beroep doen op het vrijwilligersregime als je evenement een sporadisch karakter kent. Hierbij ga je eigen leden inschakelen om een oogje in het zeil te houden. Om dergelijke functie te kunnen uitvoeren, moet wel aan enkele voorwaarden worden voldaan: -

moraliteitsvoorwaarde: ontbreken van bepaalde veroordelingen

-

bepaalde beroepen niet uitoefenen

-

sinds 5 jaar geen lid zijn geweest van een politiedienst of informatiedienst

-

toezicht moet onbezoldigd gebeuren (gratis)

-

men mag geen beroep doen op derden, er moet een duidelijk aanwijsbare band zijn

-

ze moeten duidelijk herkenbaar zijn => opvallende kledij en badge

1.3.1.3 Uitzonderlijke regeling Kuurne De gemeente stelt vrijwillige stewards ter beschikking voor alle Kuurnse verenigingen zonder commercieel doel. Op basis van een risicoanalyse en het advies van de veiligheidscel worden 4,6,8 of 12 stewards ter beschikking gesteld. Als organisator kan de inzet van deze stewards niet worden geweigerd. Het gemeentebestuur staat steeds in voor alle kosten. Alle andere evenementen worden door de gemeente verplicht ofwel beroep te doen op een vrijwilligersteam of een erkende bewakingsfirma voor de veiligheid. Indien evenementen niet georganiseerd worden door een Kuurnse vereniging of er is een commercieel doel, dan kunnen geen stewards worden ingezet. Dergelijke verenigingen staan dan ook zelf in voor de security via ofwel erkende bewakingsfirma’s ofwel vrijwilligers.

1.3.2 EHBO Op alle evenementen moet minstens een EHBO-koffer aanwezig zijn en moeten de medewerkers ook weten waar die zich bevind. Het is eveneens wenselijk dat er onder de aanwezige medewerkers een gebrevetteerde hulpverlener aanwezig is. Bij grotere evenementen is het aangeraden een EHBO-post te installeren. Hiervoor kan je beroep doen op de diensten van het Rode Kruis/Vlaamse Kruis. De aanwezigheid van deze vrijwilligers is in principe gratis.


13

1.3.3 Fuifkoffer …

1.4 Personeel 1.4.1 Verantwoordelijken De organisatie van een evenement wordt best geleid door een kleine kerngroep van verantwoordelijke personen. Om de communicatie met bovenliggende diensten te bevorderen, wordt het aanduiden van volgende verantwoordelijken verplicht: - Algemeen verantwoordelijke: het is belangrijk een meerderjarig lid aan te duiden als organisator. Hij wordt verantwoordelijk gesteld voor de algehele coördinatie van het evenement. Hij fungeert als aanspreekpunt en moet ten allen tijd beschikbaar zijn.

-

Veiligheidsverantwoordelijke: deze persoon wordt aangesteld door de organisator. Hij is de spilfiguur in de samenwerking met politie, organisatie en security in functie van de veiligheid.

Beide personen worden geacht steeds aanwezig te zijn op alle besprekingen met de evenementencoach, de politie en/of brandweer. De dag van het evenement moeten ze ook ten allen tijde bereikbaar zijn voor zowel alle interne als externe diensten. Naast de verplichte aanduiding van bovenstaande verantwoordelijken, kunnen ook nog andere functies worden verdeeld:

-

Muziekverantwoordelijke: Hij moet er op toezien dat de vooropgestelde geluidsnormen zoals beschreven in titel 1.1.2.2 niet worden overschreden. Hierbij worden best goede en duidelijke afspraken gemaakt met de DJ.

-

Financieel verantwoordelijke: deze persoon neemt logischerwijs alle geldzaken op zich. Hij int het geld uit sponsoring, betaalt alle rekeningen, maakt een balans op,…

-

Publiciteitsverantwoordelijke: hij staat in voor de totale publiciteitscampagne. Hiertoe stelt hij alle drukwerk op tijd op en brengt hij deze binnen bij de drukker. Vervolgens zorgt hij voor een goede en effectieve verspreiding van alle drukwerk.

-

Administratief verantwoordelijke: deze persoon zorgt ervoor dat alle nodige vergunningen en verzekeringen in orde worden gebracht.

1.4.2 Afspraken Het is ten zeerste aan te raden op voorhand een taakverdeling met duidelijke afspraken te maken. Er zijn heel wat taken die moeten verdeeld worden: barbeheer, bonnenverkoop, controle aan ingang, fuifbegeleiders, vestiare,… Geef duidelijke instructies zodat iedereen goed weet wat van hem verwacht wordt. Goede afspraken maken goede vrienden.


14

DAG ZELF 1.5 Afspraken bij gebruik culturele infrastructuur 1.5.1 Algemene voorschriften -

Beheer en gebruik de ter beschikking gestelde culturele infrastructuur als een goede ‘huisvader’

-

Verhuur de ter beschikking gestelde culturele infrastructuur niet verder. Onderverhuring kan aanleiding geven tot vernietiging van het contract.

-

De infrastructuur kan enkel in gereedheid gebracht worden op de dagen die volgens het bevestigingsformulier zijn toegestaan.

-

De sleutel kan opgehaald worden aan het evenementenloket en dit ten vroegste de dag voor de activiteit. De sleutel wordt teruggebracht op het afgesproken tijdstip.

-

De culturele infrastructuur kan niet worden ingezet voor private doeleinden.

-

Inzet van leurders kan enkel na aanvraag bij het gemeentebestuur en mits toestemming van de organisator.

1.5.2 Specifieke voorschriften Brandveiligheid -

De noodverlichting mag nooit worden uitgeschakeld

-

Nooduitgangen, toegangswegen en blusapparaten moeten ten allen tijde vrij blijven

-

Gebruik van,gasflessen en andere ontvlambare of ontplofbare producten is verboden

-

Er mag geen materiaal worden geplaatst onder de schuifwanden in de polyvalente zaal

-

Inrichting: brandbare materialen mogen nooit als versiering worden aangewend. De gebruikte doeken mogen ook nooit horizontaal worden bevestigd.

Inzet materiaal -

Er mogen geen producten gebruikt worden die de veiligheid van de bezoekers in gevaar kunnen brengen of schade kunnen toebrengen aan de infrastructuur.

-

Gebruik van recycleerbare bekers is verplicht

-

Ramen, deuren, muren, panelen en vloeren mogen niet worden benageld, beplakt of beschreven. Publiciteitsaffiches kunnen enkel worden opgehangen op de daartoe voorziene mogelijkheden.

-

Er mag geen bijkomende bewegwijzering worden opgehangen.


15

-

Het aanwezige meubilair mag enkel worden ingezet in de daarvoor bestemde infrastructuur.

1.6 Check voor het evenement van start gaat 1.6.1 Check zaal Controleer als organisator samen met de evenementencoach of een lid van het beheersorgaan de toestand van schade in de culturele infrastructuur vooraleer het evenement van start gaat. Op basis van deze controleronde wordt een document ‘schadestaat’ opgesteld, die dan ter bevestiging moet ondertekend worden door zowel de gebruiker als de evenementencoach. De gebruiker is er eveneens toe gehouden 2 personen van het gemeentebestuur ten allen tijde toegang te verlenen tot de culturele infrastructuur. Voorafgaand aan het evenement zal steeds een inspectie doorgaan inzake de vooropgestelde afspraken. Aan de hand van een controlefiche worden alle voorwaarden gecheckt en kunnen aanpassingen worden geëist in het kader van veiligheid.

1.6.2 Briefing Vooraleer de fuif van start gaat is het zeer belangrijk dat er een briefing gehouden wordt met zowel de interne als externe medewerkers. Je komt best eerst samen met alle verantwoordelijken, ook met deze van de externe diensten. Maak goede en duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en communicatie. Zo kan het belangrijk zijn af te spreken hoeveel drankbonnetjes worden verdeeld en de mate waarin alcohol mag worden geconsumeerd. Leg nog kort eens de taakverdeling voor, zodat iedereen perfect weet wat van hem verwacht wordt. Let er ook op dat je alle medewerkers voldoende enthousiasmeert.

1.7 Check terwijl het evenement loopt 1.7.1 Controle reglementen 1.7.1.1 Roken Op januari 2006 werd een nieuw Koninklijk Besluit over roken in openbare plaatsen ingevoerd. Het algemene uitgangspunt van dit KB luidt dat roken vanaf dan verboden wordt in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Onder bepaalde voorwaarden mag er echter wel worden gerookt. Om zeker te zijn informeer je best eens bij de zaalverantwoordelijke.


16

Indien een rookverbod geldt moet je er als organisator alles aan doen om de rokers te overtuigen niet binnen te roken. Het is onmogelijk iedereen persoonlijk te wijzen op het verbod, maar je kan wel voldoende maatregelen nemen. Zo kan je buiten een ruimte voorzien om te roken, af en toe laten omroepen in de zaal,…

1.7.1.2 Alcohol Op de meeste evenementen worden alcoholische dranken uitgeschonken. Hierbij moet je als organisator toch rekening houden met enkele wettelijke bepalingen. De wet stelt namelijk dat je geen dronkenmakende dranken mag schenken aan -16jarigen en geen sterke drank aan -18jarigen. Verder is niet enkel openbare dronkenschap strafbaar, maar ook alcohol schenken aan personen die klaarblijkelijk dronken zijn is verboden.

1.7.1.3 Huisreglement Maak best een beknopt huishoudelijk reglement en hang het duidelijk en zichtbaar uit aan de ingang, aan de bar, in de zaal,… In dit reglement kan je aangeven wat wel en niet toegelaten wordt op het evenement.

1.7.2 Toegang 1.7.2.1 -16jarigen Een -16jarige is in principe (zonder begeleiding) niet toegelaten op een fuif. Hierop wordt een uitzondering gemaakt indien het evenement werd opgericht door een vzw of jeugdvereniging zonder handelsgeest. Als je twijfelt of iemand al dan niet 16 is, mag je aan deze persoon vragen zijn identiteit voor te leggen. Men kan daar echter niet toe verplicht worden, maar dan kan men wel de toegang ontzegd worden. Indien een -16jarige toch betrapt wordt, kan hij voor een jeugdrechter gedaagd worden.

1.7.2.2 Drugs Druggebruik is in België nog steeds illegaal en dus ook verboden op evenementen. Het toelaten van druggebruik is zelfs strafbaar, wat de organisator aanzet tot het nemen van maatregelen. Om een veroordeling als organisator te voorkomen kan je sensibiliseren, dealers weigeren,…

1.7.2.3 Discriminatie Je mag niemand weigeren op basis van geslacht, huidskleur, ras, seksuele geaardheid,…


17

1.7.2.4 Glas en blik Glas en blik laat je beter niet toe op fuiven. Je kan glas en blik echter alleen tegenhouden aan de deur indien dit duidelijk vermeld staat in het huishoudelijk reglement.

NA HET EVENEMENT 1.8 Opkuis Ruim best op onmiddellijk na het evenement, want dan zijn alle medewerkers nog aanwezig. Zorg ervoor dat zowel de zaal als de onmiddellijke omgeving in een nette toestand wordt achtergelaten. Hiermee wordt bedoeld: -

alle eigen en extern gehuurd materiaal moet uit de ruimte verwijderd worden.

-

glazen, borden, tafels,stoelen en bar moeten afgewassen en afgedroogd worden.

-

koelkasten moeten geledigd worden.

-

lege flessen moeten worden gesorteerd en geplaatst in de daartoe bestemde bakken.

-

Alle vuilbakken, drank, meubilair moet verzameld worden op de voorziene stallingsplaats.

-

De sorteerregels moeten worden gerespecteerd (de nodige recipiënten hiertoe moeten zelf voorzien worden).

-

De infrastructuur moet worden gepoetst. Hierbij is er de keuze:

o Gebruiker veegt, dweilt en schuurt (indien nodig) zelf de ganse infrastructuur. Daartoe is voldoende en aangepast kuismateriaal voorzien. o

Er wordt een professionele poetsfirma ingeschakeld. Indien hiervoor wordt geopteerd, moet het contract met de firma worden voorgelegd aan het evenementenloket. Dit gebeurt uiterlijk bij het ophalen van de sleutel. Het inhuren van een professionele poetsfirma is verplicht bij fuiven, grote evenementen en bij beslissing van het beheersorgaan.

1.9 Controle De controle van de opkuis en de opname van de schadestaat gebeurt door een medewerker van het evenementloket of een aangestelde persoon van het beheersorgaan in aanwezigheid van de gebruiker. De vastgestelde gebreken worden verhaald op de betaalde waarborg. De evenementencoach bepaalt het uiteindelijke bedrag van de al dan niet terug te storten waarborg. De waarborg wordt ten laatste 30 kalenderdagen na het evenement teruggestort.


18

1.9.1 Sancties gebrekkige opkuis Wanneer een gebruiker de opkuisregels niet naleeft en het evenementenloket gemeentepersoneel of een poetsfirma moet inschakelen, dan wordt de kost hiervan rechtstreeks gefactureerd aan de gebruiker.

1.9.2 Sancties schade Wanneer schade wordt vastgesteld met oorzakelijk verband tussen de activiteit en de schade, wordt de herstellingskost volledig aangerekend aan de gebruiker. Wanneer die schade vastgesteld wordt aan het sanitair blok, wordt daarbovenop nog een oplage van 50 euro per toilet meegerekend.

1.9.3 Andere sancties -

Wanneer de lichten niet werden gedoofd of de verwarming niet op het minimum werd gezet, wordt een sanctie van 30 euro aangerekend.

-

Wanneer de infrastructuur werd onderverhuurd of gebruikt werd voor andere doeleinden dan omschreven, wordt aan de gebruiker het huurtarief per dag voor de gebruikers van categorie 4 aangerekend en dit bovenop de reeds vastgestelde huurprijs. Het gebruik van de infrastructuur wordt eveneens voor een jaar ontzegd.

-

Wanneer de infrastructuur werd ingezet voor privaatgebruik, wordt aan de gebruiker een sanctie van 250 euro aangerekend en wordt elk verder gebruik in de toekomst ontzegd.

1.10 Evaluatie Vergeet zeker niet alle fasen van het evenement te evalueren als het ganse evenement erop zit. Zo kan je leren uit je fouten bij een eventueel volgend evenement. Het is ook het moment bij uitstek om alle medewerkers te bedanken voor al hun inspanningen.


19

2 BIJLAGEN 2.1 Bijlage 1: overzicht culturele infrastructuur 2.1.1 Feestzalen 2.1.1.1 Polyvalente Zaal ADRES

OPPERVLAKTE

Kattestraat 19 8520 Kuurne Volledige zaal: Grote zaal: Foyer: Volledige zaal: 1010 personen

CAPACITEIT

Grote zaal: 800 personen Foyer: 400 personen

TARIEVEN

Volledig Grote zaal Foyer

Cat. 1 0€ 0€ 0€

Cat.2 170€ 130€ 40€

Cat.3 330€ 250€ 80€

Cat. 4 850€ 650€ 200€

Volledige zaal: 500€ WAARBORG

DRANK OPMERKINGEN

Grote zaal: 350€ Foyer: 150€ Via evenementenloket (uitzondering voor renbaanactiviteiten in kleine zaal) Geschikt voor alle gelegenheden, ook fuiven en optredens.

2.1.1.2 Sint-Pieterszaal ADRES OPPERVLAKTE

Brugsesteenweg 311 8520 Kuurne Volledige zaal:


20

Benedenverdieping: Bovenverdieping: Volledige zaal: CAPACITEIT

TARIEVEN

Benedenverdieping: Bovenverdieping: Volledig Beneden Boven

Cat.1 0€ 0€ 0€

Cat. 2 45€ 40€ 15€

Cat. 3 115€ 80€ 35€

Cat. 4 285€ 200€ 85€

Volledige zaal: 200€ WAARBORG

Benedenverdieping: 150€ Bovenverdieping: 50€

DRANK OPMERKINGEN

Geschikt voor alle gelegenheden, ook fuiven en optredens.

2.1.1.3 Hoeve Vandewalle ADRES

Boomgaardstraat 168 8520 Kuurne Volledige infrastructuur: Schuur:

OPPERVLAKTE

Stallingen: Wagenhuis: Vertelzolder: Woonhuis: Volledige infrastructuur: Schuur:

CAPACITEIT

Stallingen: Wagenhuis: Vertelzolder: Woonhuis:

TARIEVEN

Volledig Schuur Stallingen Wagenhuis Vertelzolder Woonhuis

Cat. 1 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€

Cat. 2 49€ 25€ 12,50€ 5€ 4€ 2,50€


Cat. 3 98€ 50€ 25€ 10€ 8€ 5€

Cat. 4 218,50€ 100€ 60€ 26€ 20€ 12,50

21

Volledige infrastructuur: 350€ Schuur: 150€ WAARBORG

Stallingen: 50€ Wagenhuis: 50€ Vertelzolder: 50€ Woonhuis: 50€

DRANK OPMERKINGEN

Fuiven zijn niet toegelaten, optredens wel. Privaatgebruik wordt enkel toegestaan in de maanden juli en augustus.

2.1.2 Scholen 2.1.2.1 Centrumschool ADRES

OPPERVLAKTE

Gasthuisstraat 30 8520 Kuurne Volledige infrastructuur: Turnzaal: Eetzaal: Volledige infrastructuur:

CAPACITEIT

Turnzaal: Eetzaal:

TARIEVEN

Volledig Turnzaal Eetzaal

Cat. 1 0€ 0€ 0€

Cat. 2 15€ 12,50€ 2,50€

Cat. 3 30€ 25€ 5€

Cat. 4 75€ 62,50€ 12,50€

Volledige infrastructuur: 150€ WAARBORG

OPMERKINGEN

Turnzaal: 100€ Eetzaal: 50€ Beschikbaarheid in samenspraak met directeur, want schoolactiviteiten krijgen steeds voorrang

2.1.2.2 Boudewijnschool ADRES

Koning Boudewijnstraat 52


22

OPPERVLAKTE CAPACITEIT TARIEVEN WAARBORG OPMERKINGEN

8520 Kuurne Turnzaal: Turnzaal: Turnzaal

Cat. 1 0€

Cat. 2 8,50€

Cat. 3 17€

Cat. 4 42,50€

Turnzaal: 100€ Beschikbaarheid in samenspraak met directeur, want schoolactiviteiten krijgen steeds voorrang

2.1.2.3 Pienter ADRES OPPERVLAKTE CAPACITEIT TARIEVEN WAARBORG OPMERKINGEN

Sint-Pietersstraat 20 8520 Kuurne Turnzaal: Turnzaal: Turnzaal

Cat. 1 0€

Cat. 2 10€

Cat. 3 20€

Cat. 4 50€

Turnzaal: 100€ Beschikbaarheid in samenspraak met directeur, want schoolactiviteiten krijgen steeds voorrang

2.1.3 Jeugdhuizen 2.1.3.1 Den Tap ADRES

Marktplein 10 8520 Kuurne

OPPERVLAKTE CAPACITEIT

TARIEVEN

WAARBORG OPMERKINGEN

Jeugdhuis

Cat. 1 0€

Cat. 2 40€

Cat. 3 80€

Cat. 4 200€

Jeugdhuis: 200€

2.1.3.2 ’t Molentje ADRES

Leiestraat 1 8520 Kuurne

OPPERVLAKTE CAPACITEIT TARIEVEN WAARBORG OPMERKINGEN


23

2.1.4 Jeugdcentrum Sint-Michiel ADRES

OPPERVLAKTE

Boomgaardstraat 134 8520 Kuurne Volledige infrastructuur: Centrale ruimte: L21: Keuken: Volledige infrastructuur:

CAPACITEIT

Centrale ruimte: L21: Keuken:

TARIEVEN

Volledig Centrale r L21 Keuken

Cat. 1 0€ 0€ 0€ 0€

Cat. 2 28,5€ 17,50€ 8,50€ 2,50€

Cat. 3 57€ 35€ 17€ 5€

Cat. 4 142,5€ 87,50€ 42,50€ 12,50€

Cat. 2 5€

Cat. 3 10€

Cat. 4 25€

Volledige infrastructuur: 200€ WAARBORG

Centrale ruimte: 100€ L21: 50€ Keuken: 50€

OPMERKINGEN

2.1.5 Jeugdheem Sint-Pieter ADRES OPPERVLAKTE CAPACITEIT TARIEVEN WAARBORG OPMERKINGEN

Jeugdheem

Cat. 1 0€

Jeugdheem: 50€


24

2.1.6 Buurthuizen 2.1.6.1 De krekel ADRES OPPERVLAKTE CAPACITEIT

TARIEVEN

WAARBORG OPMERKINGEN

Steenovenstraat 8520 Kuurne De Krekel: 50 personen De Krekel

Cat. 1 0€

Cat. 2 10€

Cat. 3 20€

Cat. 4 50€

De Krekel: 100€ Enkel te gebruiken voor kleine activiteiten als bestuursvergaderingen, kaartingen,…

2.1.6.2 De Wulge ADRES OPPERVLAKTE CAPACITEIT TARIEVEN WAARBORG OPMERKINGEN

Koning boudewijnstraat 52 8520 Kuurne De Wulge: 50 personen De Krekel

Cat. 1 0€

Cat. 2 10€

Cat. 3 20€

Cat. 4 50€

De wulge: 100€ Enkel te gebruiken voor kleine activiteiten als bestuursvergaderingen, kaartingen,…

2.1.6.3 De raadskelder ADRES OPPERVLAKTE CAPACITEIT TARIEVEN WAARBORG OPMERKINGEN

Marktplein 9 8520 Kuurne De raadskelder: 50 personen Raadskelder

Cat. 1 0€

Cat. 2 10€

Cat. 3 20€

Cat. 4 50€

De raadskelder: 100€ Enkel te gebruiken voor kleine activiteiten als bestuursvergaderingen, kaartingen,…

2.2 Bijlage 2: nuttige adressen Cultuurbeleidscoördinator Saraï Sabbe

Brandweer Kuurne


25

Boomgaardstraat 134

Weggevoerdenplein 8

8520 Kuurne

8520 Kuurne

056/37.27.79

056/71.48.49

[email protected]

[email protected]

Jeugddienst

Evenementencoach Stijn Verstraete

Boomgaardstraat 134

Boomgaardstraat 134

8520 Kuurne

8520 Kuurne

056/37.21.94

056/37.27.79

[email protected]

[email protected]

Lokale politiepost Kuurne

huisarts met wacht: 056/72 92 93

Weggevoerdenplein 1 bus 1

wachtdienst ziekenhuis: 056/24 11 11

8520 Kuurne

spoedopname Campus Maria’s

056/36.58.61

voorzienigheid: 056/24.21.12

[email protected]

2.3 Bijlage 3: Begrippen Gemeentebestuur Kuurnse gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen. Beheersorgaan Het orgaan dat als opdracht heeft het gemeentebestuur bij te staan bij het beheer van de culturele infrastructuur, volgens de regels vastgelegd in het organiek reglement, goedgekeurd in de gemeenteraad van 7 mei 2007. Culturele infrastructuur Gemeentelijke zalen en gebouwen die aan het socio-culturele verenigingsleven, individuele burgers of aan bedrijven ter beschikking wordt gesteld voor het inrichten van allerlei activiteiten en evenementen. Evenementencoach Het gemeentelijk personeelslid dat belast is met het beheer en de promotie van de culturele infrastructuur, en de begeleiding van het feestgebeuren in Kuurne in het algemeen en de organisatoren in het bijzonder.


26

Individuele gebruiker Iedere burger of kleine groepjes van burgers (zoals een niet-georganiseerde vriendenkring, familie,…) die niet gebonden is/zijn aan een vereniging of bedrijf. Bedrijf Inrichting voor de uitoefening van een bepaalde tak van industrie, handel,… met het oog op expliciet winstbejag. Commerciële activiteit Activiteit waarvan de opbrengst niet integraal bestemd wordt voor de financiering van de doelstellingen (andere dan winst) of de dagelijkse werking van de gebruiker of een activiteit waarbij gestreefd wordt naar materiële winst voor de leden. Privaatgebruik Activiteit die niet openstaat voor het brede publiek, maar zich eerder in de familiale sfeer bevindt ( doopfeest, communiefeest, verjaardag,…). Klassering van mogelijke gebruikers

-

categorie 1: gemeentebestuur, met inbegrip van de openbare bibliotheek Kuurne.

-

categorie 2: alle gemeentelijke adviesraden en hun werkgroepen, alle gemeentelijke comités, de inrichtende machten van Kuurnse scholen en gemeentelijke vriendenkringen.

-

categorie 3: Kuurnse verenigingen, Kuurnse individuele gebruikers die een socioculturele activiteit met openbaar karakter opzetten.

-

categorie 4: Kuurnse individuele gebruikers die andere dan socio-culturele activiteiten opzetten, bedrijven en alle niet-Kuurnse organisatoren.

2.4 Bijlage 4: aanvraagformulier evenementen 2.5 Bijlage 5: Overzicht aanplakborden gemeente Kuurne


27

EVENEMENTEN- DRAAIBOEK

Recommend Documents