Draagvlak creëren voor openstellen EPD

Draagvlak creëren voor openstellen EPD. Jolanda van Blaaderen - Productmanager patiëntenportaal Petra Eland - Clusterhoofd zorg, projectleider implementatie patiëntenportaal

Voorstellen •

2004

Agenda •

Draagvlak creëren bij de patiënt

•

Wat is het portaal

•

Cijfers in gebruik

•

Ambities patiëntenportaal

Draagvlak creëren bij de patiënt • Uitgangspunt: Het portaal moet zichzelf kunnen verkopen.

• Hoe ? – Door een volledig, eenduidig, toegankelijk, helder en overzichtelijk portaal te creëren zodat de patiënt wil kennismaken en terugkeert. – Door de patiënt te betrekken bij de ontwikkeling.

Hoe hebben we dit aangepakt • •

• •

Regiegroep Patiëntenportaal opgericht Visie omgezet in Plan: – Vorm: nieuwe vormgeving met heldere indeling ook geschikt voor mobiele devices. – Inhoud: realtime inzage, zo volledig mogelijke inzage, met daarbij e-consult en herhaalrecepten. – Toegang: alle patiënten automatisch toegang tot eenzelfde inhoud RvB Besluit  bekrachtigen visie inclusief “Open, Tenzij”. Kerngroep met mandaat stelde adviezen op per functioneel portaal onderdeel.

Uitslagen realtime – Patiënt heeft de regie Realtime tonen van uitslagen = geen vertraging gegevens Redenen voor deze keuze: – Optimale transparantie – Kunnen beschikken over dezelfde informatie – Gelijkwaardige gesprekspartners: patiënt en behandelaar – Patiënten hebben behoefte aan teruglezen van afspraken, gespreksonderdelen – Keuze is aan de patiënt om het dossier in te zien – Merendeel van de patiëntenpopulatie “blij” met snelle uitslag.

Wie is er blij met snelle uitslag?

Mogelijke oplossing bij individuele gevallen: portaal dichtzetten in overleg met de patiënt

Wat is het patiëntenportaal ‘Mijn UMC Utrecht’? Een beveiligde website waarmee alle patiënten, zonder vertraging, online toegang hebben tot hun medische dossier. Daarin o.a: • Realtime inzage in medisch en verpleegkundig dossier, inclusief uitslagen. • E-consult berichten sturen en ontvangen • Herhaalrecepten aanvragen

Toegang tot het portaal

•

Registratie van BSN en ID bewijs is nodig voor brede inzage in eigen dossier

•

Ouders, voogden, curatoren en mentoren kunnen binnenkort gemachtigd worden om zo met eigen DigiD in portaal kind of wilsonbekwame patiënt in te loggen

•

Voor het invullen van vragenlijsten is er de mogelijkheid om met een tijdelijk (24 uur) account in te loggen

Impressie

Impressie

Impressie

Wat vindt de patiënt – eerste indruk -

Uitslagen zonder vertraging zichtbaar, niet altijd bekend  Extra waarschuwing ingebouwd. Onduidelijkheid over inzage voor 1-1-2015.  Per onderdeel wordt nu aangegeven vanaf wanneer inzichtelijk. Openheid wordt gewaardeerd maar leidt (soms) ook tot onduidelijkheid en ongerustheid. Extra uitleg door arts is nodig en kost veel tijd.

Quote van een patiënt: Ik vind dat de juistheid van het dossier beter wordt als ik zelf mee kan lezen.

Cijfers Aantal unieke inlogs per maand: + / - 5000

Aantal e-consulten per maand: +/- 600 Aantal herhaalrecepten per maand: +/- 230

Ambities patiëntenportaal – Beeldmateriaal toevoegen. – Video consult integratie. – Leesbaarheid van het medische jargon in het portaal verhogen. – Registreren van thuismetingen middels portaal en/of in “app” vorm. – E-consult/herhaalmedicatie in “app” vorm. – Uitbreiden van persoonlijke patiëntinformatie zoals patiëntprofiel, behandelplan, behandelinformatie, patiëntfolders.

Agenda •

Draagvlak creëren bij de medewerkers

•

Implementatie

•

Eerste evaluaties

•

Borging patiëntenportaal

24 maart 2015 Persrelease Patiëntenportaal Persbericht breed opgepakt in media, o.a.:

RTV Utrecht

Radio 1 Interview kinderlongarts

RTL 4 – journaal: Interview internist en patiënt

22 september 2015 openstelling voor kinderen en ouders

Projectorganisatie patiëntenportaal UMC Utrecht Raad van Bestuur UMC Utrecht

Stuurgroep patiëntenportaal

Algemeen Projectleider

Technisch Projectleider

Deelproject 1 Technisch Ontsluiten Generieke Basis

Deelproject 2 Vormgeving en Navigatie

Deelproject 3 Communicatie en Implementatie

Implementatie - Uitgangspunten • • • •

Besluit van Raad van Bestuur Verantwoordelijkheid divisies: divisies geven uitvoering aan het besluit Centrale projectteam ondersteunt divisies Co-creatie: samenwerking met: • Afvaardiging van zorgprofessionals, • UMC breed patiëntenpanel • Beheerorganisatie ICT • Marketing en communicatie

Beoogde resultaten van de implementatie  Patiënten en zorgverleners zijn op de hoogte van het feit dat patiënten toegang hebben tot hun medisch dossier via het patiëntenportaal en de mogelijkheid hebben tot e-consult en aanvragen herhaalrecepten.  Zorgverleners zijn opgeleid in gebruik van het portaal en e-consult / herhaalrecepten.  Patiënten en zorgverleners werken samen aan de beste zorg en zetten hier het patiëntenportaal waar mogelijk bij in.

Implementatie - Voorbereiding •

Divisieleiding alle divisies Standaardpresentatie, demonstratie portaal, analyse huidig portaalgebruik

•

UMC Utrecht-brede gremia Regiegroepen, conventen, commissies, overleggen

•

Context-analyse met stakeholders

Redenen voor het patiëntenportaal – unieke patiënt 1. Transparantie door inzage in dossier 2. Shared decision making Positief effect op empowerment 3. Toegankelijkheid en bereikbaarheid van zorg vergroten 4. Kwaliteit en veiligheid van zorg verhogen

Redenen voor het patiëntenportaal – zorgverlener 1. Efficiëntere organisatie • Efficiënter benutten consult door betere voorbereiding • Mailwisseling in beveiligde omgeving • Eenvoudig verzamelen van data voor onderzoek, minder invoerwerk

2. Effectievere zorg • Verhoogde therapietrouw • Actueel en volledig overzicht van patiëntgegevens 3. Makkelijk en snel online contact met de patiënt • E-consult op tijdstip dat arts past • E-consult gegevens automatisch onderdeel van dossier

Redenen voor het patiëntenportaal – beleid VWS “Binnen 5 jaar heeft 80% van de chronisch zieken direct toegang tot bepaalde medische gegevens, waaronder medicatie-informatie, vitale functies en testuitslagen, en kan deze desgewenst gebruiken in mobiele apps of internetapplicaties”. Kamerbrief e-health en zorgverbetering juli 2014 Minister van Volksgezondheid Staatssecretaris van Welzijn en Sport

Implementatie - Uitrol •

Plan en projectgroep per divisie Verantwoordelijk voor planning en uitvoering van training, inrichting, voorbereiding en instructie, vastleggen werkafspraken, ondersteuning, nazorg

•

Procesworkshops: Werkafspraken over inzet patiëntenportaal als resultaat

•

EZIS training volgens train-de-trainer principe • Basistraining alle medewerkers • Aanvullende training patiëntenportaal • Werkinstructies online incl. filmpjes

•

Presentaties, gesprekken met vakgroepen • Inzet ambassadeurs; collegezaalbijeenkomsten

Ervaringen medewerkers en patiënt

“Als patiënten in hun dossier kunnen kijken, hun uitslagen kunnen zien, laat je zien dat je maximale transparantie hebt”

https://vimeo.com/114962713 (wachtwoord: umc)

Implementatie uitrol - Procesworkshop Doel: Werkafspraken vaststellen over inzet patiëntenportaal per divisie

Aanpak: 1. Voorbespreking met leidinggevende 2. In kaart brengen huidige werkwijze, met selecte groep 3. Procesworkshop met alle betrokken rollen (2 uur) 4. Terugkomsessie met alle betrokken rollen (0,5 - 1 uur) Deelnemers: Afvaardiging per specialisme, met mandaat Workshop: 1-3 afgevaardigden per rol: artsen, verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen, medisch secretaresses, teamleider, etc.

Implementatie uitrol – Communicatie per doelgroep Intern JCItem nieuwsbrief Yammer Blog-posts intranet door arts en voorzitter regiegroep

• ……….

Patiënten Corporate website (UMC Utrecht / WKZ) Uitleg in patiëntenportaal Patiëntenfolder UMC Utrecht en WKZ

Nieuws op intranet

Flyer/ansichtkaarten bij go-live

UMC&Zo medewerkersblad Film ervaringen medewerkers Promotiemateriaal Protocollen en werkinstructies

Narrowcasting wachtruimtes Instructiefilms Animatie-filmpje

Kennisclips EZIS Informatiebijeenkomsten en presentaties op de afdelingen (alle divisies) Flyer met cartoon Flyer procesworkshop

Extern Huisartsen-nieuwsbrief Mailing patiënten-verenigingen Externe blog HoeGaatHet? Inlay in h-a-h-blad Utrecht Social Media Corporate website Mailing verzekeraars Persbericht Artsen-ambassadeurs optredens in de media

Filmpjes voor verschillende momenten Informeren van medewerkers Ervaringsdeskundigen over het patiëntenportaal: klik hier (wachtwoord ‘umc’) Hoe werkt het? Demo-filmpjes (intern en extern) Inloggen en functies patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht: klik hier Hoe werkt het machtigen? Animatie filmpjes Machtiging aanvragen en inloggen als gemachtigde Marketingcampagne (o.a. via social media) Animatie activering gebruik patiëntenportaal: klik hier

Gesprekstips voor behandelaren

Procesworkshops voor afdelingen Help de afdelingen met concrete middelen zoals flyers, workshops.

Geef voorbeelden van collega’s uit dezelfde beroepsgroep

Quotes van ervaren en bevlogen artsen:

Opmerking bij deze quote: Ook benoemen wat onzeker is, met respect voor de behandelaren. Erkennen dat je met zijn allen nieuw en onbekend terrein betreedt

Patiëntencommunicatie: print en online

Implementatie – Nazorg Dagen na de livegang van het patiëntenportaal: • ICT-medewerkers bezoeken poliklinieken • Dagelijks evaluatiemoment met implementatieteam • UMC Utrecht-breed overleg met functioneel beheerders • Technische issues direct oppakken via scrum methodiek Overgang van project- naar beheerorganisatie

Implementatie – Stuurinformatie Stuurinformatie beschikbaar vanaf Go Live: • Inzage in aantal patiënten dat gebruikt maakt van het portaal per afdeling – Aantal logins – Aantal patiënten voor wie portaal wordt uitgezet

•

Aantal e-consulten: – E-consulten – Herhaalrecepten – Snelheid van beantwoorden e-consulten – Registratie van e-consulten als verrichting

Reacties pers: voorbeelden print en online Financieel Dagblad

Nursing

Zorgvisie

Volkskrant

Reacties van patiënten via de helpdesk patië[email protected]

‘’Ik heb begrepen, dat het portaal nog maar kort geleden geïntroduceerd is. Het ziet er fantastisch uit, het menu is heel overzichtelijk. Mijn complimenten voor de ontwikkelaars’’. ‘’Heel erg blij met nieuwe portaal. Erg duidelijk en overzichtelijk. Ook ten opzichte van oude portaal waar ik hiervoor al gebruik van maakte’’. ‘’Complimenten voor het nieuwe Patiëntenportaal. Erg fijn dat ik vanuit huis alle informatie en afspraken nog eens rustig kan nalezen’’.

‘’Naar aanleiding van een bericht in de Telegraaf ben ik heel erg benieuwd naar het Patiëntenportaal. Werd direct enthousiast en het lijkt mij geweldig om alle persoonlijke, medische en afspraak gegevens rustig in het portaal te kunnen nalezen. Kunt u mij algemene informatie toesturen’’? ‘’Ben dan ook al gewend om het oude portal te gebruiken en heb zojuist het nieuwe uitgeprobeerd. Complimenten voor het nemen van deze grote stap. Duidelijk, overzichtelijk, transparant. Precies zoals je volgens mij als modern ziekenhuis hoort te zijn richting patiënt. Ik heb geluk dat mijn hematoloog, dr Raijmakers, ook een groot voorstander van deze werkwijze is. Tenslotte nog een compliment voor uw Raad van Bestuur die de visie heeft om de kwaliteit en efficiency verder te verbeteren door te investeren in ICT’’.

Belangrijke graadmeter: reacties in social media

Evaluatie medewerkers • •

•

Juni 2015, evaluatie online en focusgroepbijeenkomst Een vragenlijst voor alle betrokkenen: – behandelaren – verpleegkundigen – medisch secretariaten Vragen m.b.t. – ervaring gebruik tot nu toe (acceptance) – techniek – implementatie – aandachtspunten

Resultaten 1e evaluatie medewerkers •

400 respondenten

• • •

Portaal is bekend, maar wordt nog weinig gebruikt Zorgverleners hebben weinig ervaring, bv met e-consulten Onbekendheid over werkinstructies en gevolgen van het portaal voor contact met patiënten en organisatie van werk Zorgverleners promoten het portaal nauwelijks onder patiënten Zorg om verwarring bij tonen realtime verslagen

• •

Aanbevelingen na 1e evaluatie medewerkers •

Zorgverleners aanmoedigen om het portaal te integreren in de klinische praktijk – patiënten informeren dat en wanneer uitslagen bekend worden – consult vervangen door e-consult – afspraken over informatie aan patiënten

• • • • •

Best-practices identificeren, delen en collega’s inspireren Aanpassen radiologie en pathologie verslagen Bespreken van werkafspraken per afdeling voor het gebruik van econsulten, triage, afhandeling en indeling van postbussen Evaluatie na een half jaar herhalen Evaluatie bij patiënten

Evaluatie patiënten • Augustus 2015: – – – –

3 dagen studenten op polikliniek via social media: facebook en twitter link naar vragenlijst op de website patiëntenpanel UMC Utrecht

• Patiënten die het portaal gebruiken (n=190) • Patiënten die het portaal niet gebruiken (n=141) • Patiënten die het portaal niet kennen (n=256)

Voorlopige resultaten • Patiënten die het portaal al gebruikten zijn blij met verandering en vinden het portaal belangrijk • Patiënten gebruiken behandelverslagen, uitslagen en agenda het meest • Inloggen wordt niet als een probleem gezien door gebruikers • Het portaal is eenvoudig en patiënten kunnen vinden wat ze zoeken • Zorgverleners stimuleren gebruik wisselend • Patiënten die portaal niet kennen zijn nieuwsgierig

Voorlopige resultaten ‘Super veilig en simpel, zou ieder ziekenhuis moeten hebben’ ‘Ik wil graag dossier raadplegen en zonodig arts vraag stellen’ ‘Niet iedereen kan met de computer veel te ingewikkeld’ ‘Ik doe dat soort dingen niet, de arts is voldoende’

overweg,

Borging en stimuleren gebruik •

Kernteam (manager zorg en ICT), plan voor delen best practices

•

Centraal en decentraal beheer Patiëntenportaal (oa instructies en werkafspraken)

•

Marketing en communicatie

•

Stuurinformatie, kwartaalrapportages RvB : verantwoordelijkheid divisies

Meer informatie over Mijn UMC Utrecht

www.umcutrecht.nl/nl/Ziekenhuis/Mijn-UMC-Utrecht

Links • • •

•

Demo-video’s van het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht: klik hier KNMG-richtlijn Online arts-patiënt contact (2007): klik hier De V&VN-richtlijn verpleegkundige en verzorgende verslaglegging (2011): klik hier De KNMG-publicatie van wet naar praktijk: implementatie van de WGBO deel 2, informatie en toestemming (2004): klik hier

Reserve

Het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht Sinds 2004 biedt het UMC Utrecht, op initiatief van de afdelingen, groepen patiënten een patiëntenportaal aan. Bijv. het HIV-portaal vanuit Interne Geneeskunde & Dermatologie. In februari 2015 is dit portaal vernieuwd, uitgebreid (volledig dossier, realtime) en voor alle patiënten van het UMC Utrecht, vanaf 16 jaar, beschikbaar. Oude versie patiëntenportaal UMC Utrecht

Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (1/3) •

Verslagen Consultverslagen (medisch en verpleegkundig) Opname en OK-verslagen

•

Uitslagen Laboratorium, Virologie, Medicijnspiegel, Bacteriologie, Endoscopie, Pathologie, Radiologie

•

Metingen Hartslag, bloeddruk, ademfrequentie, zuurstof, temperatuur, lengte, gewicht, BMI, pijnscore (in rust))

Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (2/3) •

Medicatie Overzicht actuele en historische medicatie

•

Patiëntbrieven O.a. poliklinische brieven, ontslagbrieven

•

Berichten E-consulten Herhaalrecepten

•

Vragenlijsten Inzien en invullen van vragenlijsten voor zorg en onderzoek

Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (3/3) •

Patiëntgegevens Inzien en updaten van persoonlijke informatie Notitiepagina “Eigen aantekeningen”

•

Afspraken Overzicht van historische en toekomstige afspraken Afspraken maken*

•

Informatiefolders Patiëntspecifieke informatie Verwijzing naar corporate website