Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.
Agenda
• • • •
• •
•
Medemblik in cijfers Medemblik heeft antwoord Uitdagingen Organisatorische verandering – Documentstromen – Implementatie van DMS – Procesinrichting – Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV) • Rollen • Taken • Verantwoordelijkheden – Vakafdelingen Informatiearchitectuur – EGEM NORA – Internetportaal Projectsturing – Projectorganisatie, opdrachtgever, projectgroep – Projectplanning – Rapportages Lessons learned
Gemeente Medemblik in cijfers
• Fusie in 2007 • Samenvoeging van drie gemeenten – – –
Noorderkoggenland Wognum Medemblik
•
13 kernen
•
26.550 inwoners
“Medemblik heeft antwoord” Vanaf begin september 2008 kunt u bij gemeente Medemblik een aantal producten digitaal aanvragen. Lekker makkelijk, vanuit huis of elders. Hiermee wil gemeente Medemblik de dienstverlening verbeteren. Dit gebeurt in het kader van het dienstverleningsprogramma Medemblik heeft Antwoord
Uitdagingen
•
Streven naar organisatiebreed informatiebeheer
•
Informatie is voor iedereen beschikbaar mits geautoriseerd
•
24h x 7 beschikbaarheid
•
Locatie onafhankelijk werken
•
Integratie met andere applicaties o.a. kantoorapplicaties, procesapplicaties
•
Grip op de diverse kanalen (multi channeling)
•
Wat digitaal is digitaal houden, wat nog niet digitaal is, omzetten naar digitaal
Vindbaar is het sleutelwoord
Transparante, goed besturende zich verantwoordende organisatie Klantgerichte dienstverlening Betere bedrijfsvoering
Glazen huis
Winkel op orde
Fabriek draaiende
Functionele architectuur eGemeente Medemblik Waar staat het DMS FrontOffice
Versie 2.0
MidOffice
BackOffice
Klant Contact Centrum Burgerzaken Overheids portaal
Gemeente portaal
Loket
Middelen
Zakenmagazijn Relatie Management
burger
Authenticatie
Onderwijs
Zaak afhandeling
Belasting & Kadaster
Proces management
Personalisatie
Vergunningen & Handhaven
Document management
Betaling
Werk & Inkomen & Zorg
Output management Formulieren
Routering
Synchronisatie
Management informatie
Digitale Kaart
bedrijf
Overig
bg ts geo
Vraaggeleiding
Kennis management
Gegevensmagazijn
Orkestratie
Adressen & Gebouwen
BPM
Landelijke basisregistraties Personen
Adressen
Gebouwen
Topografie
Kadaster
Bedrijven
WOZ
...
Organisatorische veranderingen
• • • •
Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV)
– – –
Rollen Taken Verantwoordelijkheden
Document- en informatiestromen Digitale aanvragen via website
Registratie in Decos
Documentrouting + Workflow management
Terugkoppeling status aan de Burger
Implementatie van het DMS
Procesinrichting
• • • •
Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV)
– – –
Rollen Taken Verantwoordelijkheden
Procesinrichting (vervolg)
Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
Functie Postregistratie
Functie Archief medew. DIV
Rol
Activiteit
Rol
Activiteit
Rol
Activiteit
Activiteit
Tijd
Tijd
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
Functie
De medewerker weet zijn Positie en verantwoorde -lijkheden in de organisatie
Rol
Activiteit
De medewerker weet wat hij moet doen, hierop wordt hij beoordeeld!
Tijd
De medewerker weet wat hij moet doen, bij elke rol, hij mag eisen stellen aan input en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de output
Wat is een project?
Een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalen op een vooraf afgesproken tijdstip gebruikmakend van vooraf gestelde middelen.
Essentiele onderdelen
• • • • •
Projectorganisatie Opdrachtgever Projectgroep Projectplanning Rapportages
Projectorganisatie
Opdrachtgever Projectgroep Matrixorganisatie Projectplanning Voortgangsrapportage
Prince 2 methodiek
Rapportages
Lessons learned
• Projectmatige aanpak is essentieel • Zorg voor samenhang tussen informatie-architectuur en informatiebeleid • Zorg dat organisatiebreed informatiebeheer op de agenda blijft staan, laat MT hieraan committen • Communiceer of je leven ervan afhangt • Zorg voor borging van projectresultaat in een bestaande beheersorganisatie • Organisatiebreed informatiebeheer is nog steeds mensenwerk en een DMS kan daarbij een handig hulpmiddel zijn.
Tips
• Stel een datum m.b.t. afschaffen fysieke documentstromen • Maak duidelijk wat niet tot het project behoort •
Strakke projectplanning en fasering is essentieel
•
Vier de successen in de en met de organisatie
•
Organiseer binnen de organisatie een Decos gebruikersgroep
