Enabling Change!
MPUG: Randvoorwaarden voor een succesvolle EPM implementatie vanuit change management en organisatie perspectief.
Agenda Voorstelronde (13.00) Plenaire presentatie (13.15)
Waarom veranderen? Wat veranderen? Hoe veranderen? Wie veranderen? Het EPM Groeimodel Een Proof of Concept Betrek het PMO
Workshops (14.30) Groepspresentaties (15.30) Borrel en netwerken (16.00)
Enabler Enabler levert organisatieadvies in Nederland en Vlaanderen, rond het Microsoft product EPM. Onze benadering: scherp, direct en effectief. Altijd met humor en altijd pragmatisch. Wij willen een verandering teweeg brengen, zaken activeren, mensen enthousiast krijgen voor een nieuwe manier van projecten managen en plannen! Samen met u willen wij eeuwig in beweging blijven en de kansen van uw project management organisatie als ROI machine blijven ‘enablen’!
Partner: Didacticum Groep Al meer dan 13 jaar is Didacticum ICT-partner op de Nederlandse zakelijke markt in diverse branches, zoals bank- en verzekeringswezen, overheid, onderwijs en zorg.
ICT Opleidingen (klassikaal en flex/e-learning) Company Class ICT Specialisten Didacticum Solutions Didacticum Offshore (i.s.m. Didacticum Suriname)
De vraag die we vandaag niet gaan beantwoorden…
WAT IS EPM?
Vandaag geen productdemo’s…
Hier zijn andere sessies voor… Deze sessie is platform onafhankelijk
Sorry, ik kan het toch niet laten…
Top 5: Welk leuks komt eraan? 1. 2. 3. 4. 5.
Project Online Desktop Reporting Odata Ideation Task path
#1. Project Online In Office365 Online identiek aan onpremise Geen infrastructuur kosten Gegarandeerde uptime Binnen 5 minuten aan de slag
#2. Desktop Reporting Excel grafieken, tabellen en vormen in Project 20+ reports meegeleverd Real-time gekoppeld aan projectdata Perfect voor autoproject highlight
#3. Odata PWA link + tabelnaam Plakken in Excel Voilá: een draaitabel met project data!
#4. Ideation SharePoint list items promoveren tot project Selecteren uit projecttypen Al verzamelde SharePoint velden matchen aan Project velden
#5. Task Path Highlight het taakpad; predecessors en successors lichten op in een andere kleur!
Try me at home! Leer ‘the “the new new project project online’ online” kennen in een eigen in eenomgeving eigen die wij (kosteloos) omgeving die wij voor (kosteloos) u klaar zetten voor u klaar zetten PWA, MSP en SharePoint uitproberen Online helpdesk, vraag en antwoord via
[email protected] Geef ons een seintje en u bent binnen een week online
Terug naar vandaag
Wat is EPM?
Wat is EPM?
Wat is EPM?
Wat is EPM?
Wat is het nieuwe Project werken volgens Enabler?
Een andere manier van projectmatig werken en projectmatig samenwerken De mens staat centraal Ondersteund door de laatste technologie De operationele wens bepaalt de implementatiestappen
Welke aanleiding is er om te veranderen?
WAAROM VERANDEREN?
Is verandering altijd goed?
Nope! Wanneer wel/niet? X
Leuke tool, zat nog in ons Microsoft abonnement!
Door betere informatie kunnen we sneller inspelen op opportunities.
Bijvoorbeeld Huidige situatie:
Peter, ik zou heel graag willen ingaan op deze RFP voor Contoso. Hoe snel zouden we dit project kunnen doen met Ewoud’s team van 5 ontwikkelaars?
Eens zien… 5 ontwikkelaars, full-time, vlugge schatting: 1200 manuren voor het project…
Nathalie, het team van Ewoud moet dat in – pak ‘m beet – 6 weken moeten kunnen doen! Neem de opdracht maar aan!
Voorbeeld De gewenste situatie:
Peter, ik zou heel graag willen ingaan op deze RFP voor Contoso. Hoe snel zouden we dit project kunnen doen met Ewoud’s team van 5 ontwikkelaars?
Dat is een mooi project, Nathalie! Mag ik over een uur bij jou terugkomen met mijn analyse?
Natuurlijk, Peter!
Eens kijken… Ik heb de requirements uit de RFP goed bestudeerd, nu moet ik de huidige toewijzingen en vaardigheden van Ewoud’s team bestuderen, en…
Een uur later…
…goede analyse kunnen doen van de exacte requirements van Contoso en de hoeveelheid werk wij hiervoor moeten uitvoeren… Geen noemenswaardige risico’s. Het team van Ewoud is momenteel bezig met een intern project, maar ik heb gesproken met Lennard en hij wil daar wel in schuiven. Ewoud’s 5e man Vincent is er pas net en moet nog ingewerkt worden en Chantalle gaat volgende maand met zwangerschapsverlof en….
Super mensen, goed gedaan! We hebben het project gekregen. Door jullie uitstekende analyse kunnen we een vijfde order verwerken dit kwartaal. En hier zit nu precies onze winst!
Welke aanleiding is er om te veranderen?
WAT VERANDEREN?
EPM biedt veel!
Maar wat heeft u echt nodig? Q:
Een menukaart aangereikt krijgen om zelf uit te kiezen?
A:
Beter, maar nog niet helemaal…
Menu suggesties!!! Advies!!! Wat lost mijn probleem op? Hoe gaat EPM daarbij ondersteunen? Implementatiestappen moeten matchen met volwassenheids-niveau!
Meerdere problemen oplossen met EPM? Prima, maar doseer! Er is altijd 1 probleem het grootst Als dit is opgelost, is een volgend probleem het grootst
Succesvol Project Management
Q: Gaat technologie de project management problemen oplossen?
A: Nee, maar het biedt wel inzichtelijkheid en informatie om het gesprek mee aan te gaan!
EPM is meer dan een Tool
Definieren hoe je de technologie gaat inzetten, gaat het succes bepalen!
Welke processen kun je ondersteunen?
Herinnert u zich deze nog?
Uw proces = uw succes
EPM zal uw PM’s ondersteunen bij het managen van uw projecten, binnen uw organisatie met uw processen, uw standaarden en uw tools!
Verwacht niet van EPM: Plug and Play Alle gebruikers volledig functioneel de volgende dag Uw PM problemen opgelost Projecten managen nu vanzelf
EPM zal wel:
Meer en betere informatie geven om betere beslissingen te kunnen nemen!
EPM Implementeren is ook een project
Dus benader het ook als een project!
Niet als een installatie die IT even moet doorlopen!
EPM implementeren is net als een schaakspel
Is het genoeg om te weten hoe de stukken mogen bewegen?
EPM DOELEN STELLEN
Sleutel tot succes
Antwoord bieden op business vragen Voortgang in baby-stapjes
Start klein - Proof of concept
Output bepalen Welke informatie is belangrijk Welk detailniveau is genoeg? Wie moet wat kunnen zien, wanneer en hoe?
Welke skills zijn nodig?
Welke vaardigheden zijn nodig om deze output te verkrijgen?
Selecteer de juiste EPM tools!
Less Is More
+
Mappen van de toolset op de organisatie 1. EPM bevat heel veel functies 2. Iedere functie heeft een eigen leercurve 3. Doe niet teveel tegelijk
De spelers
WIE VERANDEREN?
Change Management Een succesvolle EPM implementatie is meer dan technologie! Een tool is maar een tool! Mensen en processen eerst!
•Wij! •Ambassadeurs •Betrekken in Pilot •Lopen voor in kennis
Hoofdgroep •Kijken de kat uit de boom •Volgen de ontwikkelingen •Zijn niet per se tegen
20%
Enthousiastelingen
60%
20%
Welke mensen?
Change-aversen •Moeten mee als 80% over is •Hebben meerdere change initiatieven mis zien gaan •Veel ervaring, dus leveren zeer bruikbare kritiek
Is de cultuur beperkend? Hoe worden projecten nu gemanaged? Wil men de projectgegevens wel transparant maken? Hoe verkrijg je draagvlak? Respecteer de leercurve!
Culturele uitdagingen
Verandering is leuk!
Culturele uitdagingen Verandermanagement Attitude van gebruikers – blijven managen Draagvlak MT – uitdragen mandaat, visie en enthousiasme Blijf de eindgebruiker op de wenken bedienen! Wees praktisch, flexibel, zichtbaar en benaderbaar Onthoudt – je werkt met mensen Blijf hoffelijk en tactvol
Consultancy EPM implementatie is een project – manage het ook zo!
Definieer scope, planning, en budget Change requests - business case voor elk Transition plan - project ingebruikname Onderhoud en support overeenkomst
SharePoint kennis – Project Server is een SharePoint applicatie! Escaleer bugs naar Microsoft Gebruik Project Server om business processen te ondersteunen Certificeringen PMP Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS) Microsoft Partner, Project and Portfolio Management
Vaardigheden/Training Eind gebruikers Formele training vs. 1 op 1 coaching
Project schedulers/Planners, data entry Begrijpen project management Begrijpen data model – projecten, taken, resources, assignments Ken de tool
Change Management en Toewijding
Hoe krijg je “toewijding”? Comfort level voor gebruikers
Training Definiëren en delen van succes factoren Proces voorverkrijgen van succes Taal (duur) “What is in this for me”? Belang van vooruitgang Tijd omte leren en aan te passen
Succesfactoren zijn:
Gebruikers begrijpen PM-concepten Implementatie is gepland Implementeer in fases Train de gebruikers ALLEEN in die delen van EPM die ze gaan gebruiken Laat gebruikers weten wat van hen verwacht word Train en coach gebruikers Zet stappen vooruit als de cultuur stappen vooruit maakt Governance processen (quality checks) Communiceer (dus niet alleen per mail)
Processen en training
Ontwikkel je processen
Verwijdere lokale optima Rollenen verantwoordelijkheden (TBV) Wat verwachtje van iedere gebruikersgroep Communiceer
Train je gebruikers!!!!!
Project Management MS Project – software gebruik Gebruik van EPM – Project Web Access
De tool mag niets opleggen
Motivation Locks Concept Dwingt project members om bepaalde processen te volgen en bepaalde regels te gebruiken Zorgt ervoor dat PM processen en tooling worden gebruikt op de manier zoals jij ze hebt ontwikkeld om gebruikt te worden
Praat met de mensen Hoe zal hun dagelijkse praktijk geraakt worden Hoe worden gebruikers beoordeeld (vb tijdschrijven) Evt beloning mbt voortrekkersrol Wat is de consequentie van noncompliancy Maak geen beloften die je (nog) niet kunt nakomen
Support ook het Management bij:
Focus op succes factoren Zorg voor input van de gebruikers Bijwonen status meetings Wees bij het hele proces betrokken Steun het implementatie team Laat leiderschap zien Vier en deel successen
Begrijp het management Het management vraagt veel van de mensen Het management introduceert veel veranderingen Onvermijdelijk verbindt het management zijn of haar lot aan het succes van de EPM implementatie
Wat te doen: Creëer een cultuur van project management Formuleer haalbare doelen voor EPM Configureer de EPM server om de doelen te ondersteunen Faseer je implementatie Train en ondersteun de gebruikers Deel en vier je successen En geef je gebruikers de tijd om te wennen aan de vooruitgang die jij verwacht Zoek hulp
Wat potentiële klanten hebben gezegd Installeer EPM en zorg dat alle features volledig werken binnen een week. We dachten dat met EPM onze PM problemen zouden zijn opgelost. We willen dat 3500 medewerkers hun tijd correct schrijven binnen een maand Onze mensen zijn experts in MS Project, zorg ervoor dat we op de server werken – Wij hebben geen training nodig. Wij plannen nu onze projecten met Post-it’s en Excel – wij leren snel dus we moeten binnen een paar dagen up and running zijn – geen training nodig. Geef ons een basis training – zelf zoeken we de rest wel uit.
Welke aanleiding is er om te veranderen?
HOE VERANDEREN?
Stel je voor – je 18e verjaardag…
Of
“Het merk maakt voor dit voorbeeld niet uit!”
Ongeacht het merk… Wel verstandig:
Niet verstandig:
Een rijbewijs Eerst goed kijken hoe het werkt Rustig wegrijden Race licentie Slipcursus
x Zonder rijbewijs x 200 rijden in een woonwijk x Knoppen uit je hoofd leren zonder rijervaring
Waar te beginnen? - Wat wil je ermee…
1 2 3 4
• Koplampen gebruiken als tuinverlichting? • Kleine ritjes van A naar B? • Volwaardige gezinsauto ook voor vakanties met caravan? • Racen op het circuit
Mogelijkheden voor de business
Inzicht in de ‘health’ van het project Resource planning Leveranciersvertragingen managen Facturatie Mijlpaal tracking Klantcommunicatie Centrale portal Issue tracking Verbetering teamprestaties
Project Management Maturity Capability EPM Verwachting PM Capability
Risico
5 4
3 1
2 Process Complexity
Ad Hoc (Initial)
Planned (Repeatable)
Organized (Defined)
Integrated (Managed)
Optimized (Sustained)
De geautomatiseerde projectorganisatie
HET EPM GROEIMODEL
De Geautomatiseerde (Project) Organisatie…
Verschillende volwassenheidsniveaus… Volwassenheid L8: Leverende organisatie L7: Resources en projecten afgestemd op portfolio L6: On schedule delivery
L5: Community Buy-in L4: Portfolio management L3: Zoeken naar toegevoegde waarde L2: Starten met organiseren
L1: Ad hoc
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Integratie L8 : PM excellence is geintegreerd met alle andere bedrijfsprocessen en wordt continu herzien en verbeterd L7: Projectselectie is een formeel proces, omarmd en gerespecteerd door het gehele functionele management. De PM board verwacht en ondersteund PM methodieken van iedereen
Portfolio management met EPM
Werkenmet Baselines
Mijlpalenplanning in EPM
L6: In het planningsproces worden scope, schedule en resources altijd gebalanceerd
L5: Aantal professionele PM's is toegenomen. EPM wordt integraal toegepast in de projectcyclus
L4: Procedures voor het managen van changes worden ontwikkeld, werkelijke voortgang wordt vergeleken met de planning, er wordt op alle projecten in het portfolio gerapporteerd L3: Standaarden worden toegepast tijdens groepsmeetings om kansen en bedreigingen voor projectoplevering te vinden
L2: Projecten worden geleid o.b.v. mijlpaalrapportage
L1: Er worden geen planningen, documentatie of methodieken gebruikt.
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Scope L8: Alle strategische doelen van de organisatie worden bereikt
L7: Bij het bereiken van eigen scope requirements, gebruiken project teams hen kennis van scope afhankelijkheden tussen projecten
Deliverables en voortgangin EPM rapportage
Afhankelijkhedentussenprojecten
100% van werken kostenPID wordt geplanden gebaselined
L6: Projecten eindigen in de meeste gevallen binnen scope
L5: Betrokkenheid vanuit management en PM gemeenschap aanwezig voor de gezamenlijke scope van alle projecten
L4: Scope afhankelijkheden tussen projecten worden begrepen
L3: Functionele requirements worden beter gedefinieerd, wat in en uit scope is, is geidentificeerd, oorzaken van rework worden gedocumenteerd. De gehele scope is ingepland L2: Scope wordt geformuleerd, bv door de leverende PM, scope heeft veelal een nadruk op IT, functionele requirements zijn beperkt
L1: Slecht of nauwelijks gedefinieerd wat in en wat uit scope is.
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Tijd L8 : Meer dan 95% van de projecten zijn op tijd gereed. 10% is eerder gereed dan gepland
L7: Iedereen begrijpt zijn of haar werkzaamheden en hoe deze relateren aan de prioriteiten van het project. Strategische recources zorgen niet meer voor project vertraging
L6: Sommige projecten zijn eerder klaar dan gepland
Portfolio management met EPM
SharePoint risk en issue logs
Portfolio drivers en strategischeimpact van projecten
L5: Een governance board is operationeel en verantwoordelijk voor de oplevering van de projecten in het portfolio. Sommige projecten worden gestopt L4: Alle belangrijke projecten worden gevolgd. Verwachte planningsvertragingen worden geidentificeerd
L3: Kansen en bedreigingen worden centraal gedocumenteerd en geraadpleegt
L2: PM's begrijpen de positie van hen project tussen alle strategische projecten. Een prioriiteitenlijst is aanwezig
L1: Project teams zijn afgezonderd. Niet bewust van team inzetcijfers
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Kosten L8 : De governance board is actief in het heralloceren van overtollig project budget naar andere projecten L7: De governance board balanceert de portfeuille en investeert ook strategisch in marketing en productiemiddelen
Portfolio management met EPM, cost constraint
Tarievenen kostenkoppelenaan resources
(Evttotalebudget alsproject custom field)
L6: Project teams managen projecten binnen 10% van het geplande budget L5: Partners, teamleden en management begrijpen hen impact op de financiele doelen van het project L4: PM's begrijpen hoe project versnelling of vertraging impact hebben op het budget en nemen hier verantwoordelijkheid voor L3: Project financieen (gepland vs werkelijk) worden maandelijks bijgehouden. De totale kosten van het projectenportfolio zijn beschikbaar. L2: Er is een jaarlijks project portfolio budget vastgesteld L1: Kosten worden niet geschat en bijgehouden. De PM ontvangt ook geen rapportage
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Kwaliteit L8 : Een proces van voortdurende verbetering is in plaats met statistische controlemechanismen (bv BI) en identificatie van de grootste succesfactoren voor verbeterde kwaliteit L7: Metrics, procedures en training worden ingezet om kansen te vergroten en bedreigingen te verminderen
L6: Kwaliteitsissues die tijdige levering in de weg staan, worden gedocumenteerd en aangepakt
Issue log, issues koppelenaan projecttaken
Requirements centraaldocumenteren op SharePoint
L5: Metrics worden ingesteld om kwaliteitsdoelen te halen. Grenzen tussen functionele afdelingen verdwijnen
L4: PM's kennen de impact van hen project op de eindgebruiker èn de markt
L3: Projectleden zijn gefocust op het zekerstellen van die klantbehoeften, die een impact zouden kunnen hebben op de doelen van de eigen organisatie
L2: PM's worden bijgestaan door consultants om de behoeften van de klant te bepalen
L1: De behoeften van de klant worden niet juist begrepen door de project teams
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Resources L8 : Inzetcijfers zijn stabiel. Organisatie kan meer projecten doen met dezelfde resources
L7: Een team-based prestatie proces is geimplementeerd. Alle resources proberen mbt levering kansen te vergroten en bedreigingen te verminderen L6: Resource toewijzingen worden in lijn met het resource portfolio gedaan, zonder grote pieken of dalen in de inzet
Port Mngtmet Resource Constraint, project startdataverschuiven
Tijdschrijvenkoppelenaanplannen
Centrale(enterprise) resource pool
L5: Projecten worden gefaseerd gestart op basis van de beschikbaarheid van de strategische resource. Iedereen weet wie dit is en respecteert de beperkte tijd van hem of haar L4: Resource portfolio wordt gebruikt om project opleverdata te plannen. Werkelijke besteedde tijd wordt ingevoerd door resource zelf L3: Geplande, resterende en werkelijke inzetcijfers zijn bekend voor 80% van de resources. Strategische resource is geidentificeerd
L2: Een resource portfolio wordt ingericht
L1: Resources worden gezocht zodra de taken beginnen. Projecten starten en eindigen te laat. Projecten lijnmanagers hebben voortdurend discussie over resources
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Communicatie L8: Iedereen begrijpt de samenhang tussen bedrijfsdoelen, projecten, resources en middelen. Suggesties voor verbetering en een betere projectmix zijn beschikbaar zonder verzoek L7: Resource inzetcijfers verbeteren en zijn in lijn met het resource portfolio. Slecht multi-tasken is zichtbaar verminderd
Portfolio management met EPM, inzichtin prioriteiten
Goederapportagesover projecten
Status reports in EPM
L6: Alle PM's en teamleden hebben tijdig informatie om bedreigingen voor te zijn of om op kansen voor het project in te springen L5: De governance board, project teams, lijnmanagement en andere belanghebbenden hebben alle correcte, relevante informatie tot hen beschikking L4: PM's kennen de status van andere projecten en hoe deze relateren aan het eigen project. Informatie is beschikbaar online L3: Periodieke bijeenkomsten voor de interne PM gemeenschap om zichtbaarheid van de projecten te vergroten
L2: Periodieke status overleggen, rapportages alleen op verzoek van management
L1: Er is geen standaard rapportageproces aanwezig
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Risico L8: De project portfolio is zo gebalanceerd dat zelfs meerdere rampscenario's niet van invloed zijn op de ondernemingsdoelen L7: Portfolio's zijn zo geintegreerd dat veranderingen in het ene project mogelijk zijn als deze een ander project veiliger stellen
Actief gebruikvan prioriteitenlijst, en resource inzetcijfers
Risk Log intensiefgebruik
Risk Log op SharePoint
L6: Project teams zijn zelf actief risicomijdend
L5: Risicorapportage is standaard bij statusrapportage. Voorkomen of verzachten van risicoscenario's wordt ondersteund door de governance board, sponsors en lijnmanagement
L4: Uitvalsplannnen (contingency) zijn ontwikkeld voor risicoscenario's die voorkomen kunnen worden
L3: De belangrijkste kansen en bedreigingen voor projectoplevering zijn bekend
L2: De top risico's voor de belangrijkste projecten zijn benoemd
L1: Risico's worden niet beschouwd (buiten het hoofd van de PM)
Hoe kan EPM ondersteunen bij: Inkoop L8 : Onderaannemers en partners kunnen niet worden onderscheiden van eigen personeel L7: Onderaannemers en partners zijn geintegreerd in de project planning en hanteren dezelfde procedures en methodologie
Portfolio management met EPM
Werkenmet Baselines
Mijlpalenplanning in EPM
L6: Onderaannemers en partners maken gebruik van hetzelfde systeem als het bedrijf L5: Onderaannemers en partners krijgen beloningen als ze zoeken naar versnelling bij leveringen op het kritieke pad L4: Probleemgevende onderaannemers en partners op meerdere projecten zijn geidentificeerd L3: Onderaannemers en partners rapporteren periodiek hen voortgang. Eerdere opleverdata worden nagestreefd voor leveringen op het kritieke pad L2: Onderaannemers en partners worden alleen gestuurd op opleverdata L1: Onderaannemers en partners worden niet als onderdeel van het project beschouwd
De eerste klap is een daalder waard
EEN PROOF OF CONCEPT
Een succesvolle Proof of Concept Een succesvolle POC zal: De business value van het concept (voor de sponsor) valideren Bewijzen dat het kan werken binnen de organisatie Verborgen issues blootleggen en suggesties aandragen om deze op te lossen, vóór livegang Verbeteringen voor processen aandragen Iedereen erg enthousiast achter laten
We gebruiken een metafoor: Een feestje plannen! Wat je wilt: Dat iedereen zich welkom en thuis voelt Het feest van begin tot einde boeiend houden Dat de mensen de afterparty’s gaan opzoeken (meer willen en zich ambassadeur voelen) De mensen zich al verheugen op je volgende feestje
We trekken de metafoor verder… Jij (als de PM) bent de Party Planner! Zoek en identificeer de sponsor(en) Bepaal de visie omtrent het soort feest en wanneer je kan spreken van een ‘geslaagd feestje’ Kies het thema en de locatie zorgvuldig Bepaal zorgvuldig de mensen die jij wilt uitnodigen Blijf de lijst van genodigden zorgvuldig reviewen terwijl je het feest verder plant
Bepaal het juiste moment en tot hoelang het moet duren Kies de juiste omgeving voor het feest
Thema en Locatie Het thema zet de verdere toon, dus zorg dat het: Interessant is We willen vooruit, laat de ‘creativiteit’ er van af stralen Leuk is Zet niet een al te serieuze toon Wellicht krijg je nog met culturele uitdagingen te maken Zoek nog niet voor dat idee dat het hele bedrijf gaat verbeteren
De locatie moet: Makkelijk te vinden zijn Comfortabel zijn (overeenkomen met het thema/dresscode)
De mensen Kies de juiste mensen bij elkaar Interessant dialogen krijg je door mensen uit te nodigen met verschillende rollen/achtergronden (voor the POC) zoek mensen met: Motivatie voor succes Enthousiasme voor het concept
NB: Wellicht is je keuze hierin beperkt! Dan is het extra belangrijk om te denken over hoe je mensen een leuke tijd kunt garanderen. Het blijft wel jouw feestje!
De aanloop naar het feest… Verstuur de uitnodigingen Communiceer het thema Communiceer het soort feestje en de verwachtingen (strak in het pak of casual) Geef mensen een routebeschrijving Communiceer de tijd van aanvang en wanneer je van plan bent het feest te eindigen
Tijdens het feest: Het ritme! Verwelkom iedereen Introduceer iedereen (naam, interesses en achtergrond) Voedt de conversaties en zorg dat iedereen op zijn gemak is Stuur conversaties indien nodig bij Wees een goede gastheer/gastvrouw: Introducties Diepere serieuze gesprekken over de catering en de muziek Erken ieders bijdrage aan het succes van het feest Afsluiting, dankwoorden en ‘wrap-up’
De zaal weer opruimen Communiceer wat is opgebracht voor het goede doel Review het feest op: Onderbrekingen in het feestritme Zijn er mensen die niet participeerden? Waarom? Waren de gesprekken oppervlakkig of waren ze grondig en van grote betekenis? Waren het thema en de locatie juist gekozen? Heeft het gewerkt? Zouden er volgende keer dingen anders moeten?
Was het een succes? Willen de mensen volgende keer weer van de partij zijn? Overweeg om nog een POC te doen, maar dan binnen een andere afdeling…
De coaches, agenten en ambassadeurs
BETREK HET PMO!
5 zaken die de EPM implementatie beïnvloeden
EPM =
De rol van het PMO PMO taken
pré
Tijdens implementatie
Post
Ontwerpen en onderhouden PM processen
POC
Borging
Feedback verwerken
Control op PM processen /Governance
Opschonen en review processen
Inrichting en requirements
Tijdschrijven, Reporting
Reguliere Project en Portfolio rapportages
Verzamelen en herzien van benodigde rapportages, focus op output
Definiëren rapporten en dashboards, automatiseren rapportagecyclus
Communiceren en verspreiden rapportages
Voorbereiden, trainen en coachen PM’s
Trainen POC groep
Voorbereiden cursussen, afstemmen op inrichtingskeuzes
Kennis en ervaringsdoelen PM community vaststellen en nastreven
Project administratie
Opschonen data
Inrichten en requirements
Centrale invoer
Resource/budget coördinatie
Spelregels in kaart brengen
Spelregels afstemmen op inrichtingskeuzes
Spelregels naleven en communiceren
Rol hangt ook af van volwassenheid PMO in uw organisatie
PMO Rol
Belangrijkste taken
• Coordinatie
Center of responsibility voor lopende projecten
Profit center
•
Verantwoordelijk voor
Control op PM • processen Verzorgen van • reguliere projectrapportages
Status of PMO manager
Org. Positie
Accurate en tijdige rapportage Actuele en juiste projectdata
• • •
Back-office Ondersteunend Secretarieel
• •
Team lead Afdelingsmanager
•
Functionele afdeling
• •
Afdelingshoofd Rapporterteert direct aan hoger MT of CEO
SMU
• •
MT-lid Board Member
•
Project management
•
Kwaliteit van PM: • Tijd • Budget • Scope
•
Portfolio management
•
Winst op investeringen, ROI • van het projectenportfolio
Evt. PMO verantwoordelijkheden post-impl.
Vaststellen en vormgeven van de resource pool Periodieke controle en updates van resource pool (in/uit dienst/tarieven, etc) Tijdschrijfprocedures Audit op projecten en PM’s mbt PM methodologie Verzamelen van de lessons learned Updaten van de PM/PPM methodologie
Op naar de afronding…
NEXT STEPS
Next Steps: Plan EPM Implementatie 1. 2. 3.
4.
5.
Waar liggen de grootste kansen binnen uw PM organisatie, waar zou EPM op moeten focussen? Welke processen heeft de organisatie al/nodig? Bepaal de roadmap voor continue procesverbetering! Wat voor PMO heb je nu/nodig? Bepaal de roadmap voor continue PMO ontwikkeling! Tip: http://www.amazon.com/dp/1932159029/ref=rdr_ext_tmb Heb je de ‘motivation locks’ om de PM processen goed te kunnen handhaven? Zijn er nieuwe ‘locks’ te bedenken? Selecteer Microsoft EPM features op basis van het EPM groeimodel. Probeer niet alles tegelijk te gebruiken en zet niet te grote stappen!
Meer tips… Denk altijd aan het beoogde eindresultaat Welke informatie wil je in rapporten Welke informatie heb je ECHT nodig
Training Quick Reference Guide (zie hand-out) Beperk de training tot die 20 knoppen die voor nu belangrijk zijn, doe geen ‘knoppentraining’ Denk ook aan een geavanceerde training voor Power Users
Communicatie is key Verwacht niet dat gebruikers emails lezen – dat doen we zelf ook niet!!! Gebruik Jip en Janneke taal. Ik heb EPM uitgelegd aan mijn zoontje van vier!!!
Samenvatting EPM is een manier om samen te werken aan projecten. EPM lost geen bestaande problemen op EPM biedt wel inzicht om problemen beter te kunnen adresseren Onderschat de ‘zachte’ kant van de implementatie niet! Faseer de implementatie
WORKSHOP
Workshop We gaan uiteen in groepen van 6 Een van de groepsleden draagt een ervaring of een uitdaging aan uit de eigen praktijk Vanaf 15:30 korte presentatie van de groep:
Introduceer je achtergrond en de gekozen situatie Wat is de IST in het groeimodel? Wat is de SOLL? Beschrijf de route er naar toe en de te verwachten uitdagingen Welke mitigerende maatregelen heeft de groep bedacht? Q en A met overige deelnemers
