CHANGE & CONFIGURATION MANAGEMENT UITDAGINGEN & OPLOSSINGEN

CHANGE & CONFIGURATION MANAGEMENT UITDAGINGEN & OPLOSSINGEN

“I can’t understand why people are frightened of new ideas. I’m frightened of the old ones.” John Cage

2

Executive Summary Breng het onderwerp Change en Configuration Management ter sprake bij de meest voortvarende

productiemanagers, en ze zullen je vertellen dat dit een serieuze en ingewikkelde kwestie is waar vaak over

gestruikeld wordt. In veel gevallen hopen bedrijven dat Change en Configuration Management makkelijk kan worden aangepakt met een reeks afzonderlijke oplossingen.

Met het huidige niveau van de mondiale concurrentie kan een modern bedrijf het zich niet veroorloven om Change en Configuration Management links te laten liggen. Progressieve bedrijven die Change en Configuration Management succesvol aangepakt hebben zijn nu in staat om meer innovatieve producten van hoge kwaliteit te ontwikkelen dan hun concurrenten. Daarnaast verhogen zij aanmerkelijk hun productiviteit en rendement. Waarom is het Change en Configuration Management proces zo moeilijk en ingewikkeld geworden in de laatste tien jaar? Wat zijn de gevolgen voor bedrijven die niet slim met deze kwestie omgaan? Welke werkwijze hebben topbedrijven om het Change en Configuration Management vraagstuk op te lossen? Gelukkig is er met de geavanceerde Product Lifecycle Management (PLM) technologie een duidelijke en volledige oplossing voor de Change en Configuration Management-kwestie. In dit document lees je: •

De vijf lastigste Change en Configuration Management uitdagingen die fabrikanten tegenkomen

•

Waarom en hoe vooraanstaande organisaties het Change en Configuration Management proces tackelen

•

‘Best practices’ met uitgebreide uitleg

Met deze informatie is je team goed voorbereid om het Change en Configuration Management -probleem voor eens en voor altijd aan te pakken.

3

4

Het is voor fabrikanten tegenwoordig cruciaal om snel aanpassingen door te kunnen voeren. Ze moeten snel nieuwe producten op de markt kunnen brengen, bestaande producten kunnen updaten, de kosten kunnen terugbrengen en de kwaliteit zien te verhogen als ze een plek willen veroveren binnen de markt. Het vernieuwen van producten is de manier om de vraag vanuit de markt te vervullen, maar dit kan ongewenste druk leggen op productontwikkelaars, leveranciers en fabrikanten. Het huidige klimaat op de internationale markt vraagt om een snel aanpassingsvermogen, maar bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om de controle te verliezen. Organisaties die effectief op veranderingen kunnen inspelen door een goed Change en Configuration Managementproces kunnen snel voldoen aan de onvoorspelbare eisen vanuit de markt. Deze twee cruciale en geïntegreerde processen staan nu aan de basis van toonaangevende producten van fabrikanten. •

•

Configuration Management is een proces om de omschrijving en inhoud van een product te reguleren, zodat alle betrokken partijen hetzelfde idee hebben van wat er precies ontworpen, geproduceerd en verkocht wordt. Change management is een aanvullend, geïntegreerd proces om aanpassingen aan het ontwerp te begeleiden en te analyseren welke ontwikkelingen er zijn geweest in de productlevenscyclus.

Deze processen zijn essentieel voor een efficiënte productie en ondersteuning van de levenscyclus van hoogwaardige producten. De huidige markt is voortdurend in beweging en bedrijven redden het niet langer met Change en Configuration management die “goed genoeg” is. Fabrikanten moeten de ‘best practice’ voor deze processen navolgen om te kunnen blijven concurreren. Anders zullen zij inefficiënt worden, op hoge kosten stuiten, geen kwaliteit kunnen leveren of het product te laat op de markt brengen. Tegenwoordig hebben bedrijven niet alleen een sterk Configuration Management proces nodig, maar ook flexibele controle, coördinatie en communicatie om hun Change Management te ondersteunen. Efficiënte, goed gestructureerde Change en Configuration Management processen hebben een positief effect op de onderlinge competitie tussen fabrikanten, leveranciers en hun klanten. De voordelen reiken van het productontwerp tot de ondersteuning na verkoop. Bedrijven zullen beter in staat zijn om:

• • • • • •

De productkwaliteit en veiligheid te verbeteren Kostbare fouten te voorkomen Uitval en herstelwerk te verminderen Onduidelijkheid tijdens het productieproces te voorkomen De informatie voor de klant aan te laten sluiten op de meest recente productaanpassingen Een goede rapportage te verzorgen en besluiten over het design na te gaan.

Hoe herken je effectieve Change Management processen? Voor een soepel verloop van Change en Configuration Management processen heb je een team nodig dat goed op elkaar is ingespeeld, en een helder overzicht van welke stap er nodig is op elk punt binnen de levenscyclus van een product. De steeds complexere producten van deze eeuw gaan niet meer samen met handmatige processen en papierwerk. Daarnaast kan het niet meer zo zijn dat alle informatie binnen het bedrijf blijft, en dat ondernemingen compleet losstaan van elkaar. Dat zou vandaag de dat gegarandeerd leiden tot productievertragingen, een slechtere productkwaliteit en hoge ontwikkelingskosten, wat uiteraard een negatief effect heeft op de opbrengst en de winstgevendheid van een bedrijf. Het tempo en de werking van de moderne handel vraagt om slim gebruik van geavanceerde technologie om deze processen te stroomlijnen, waardoor bedrijven de controle krijgen die zij nodig hebben om innovatieve producten van hoge kwaliteit te kunnen leveren en de concurrentie voor te zijn. Product Lifecycle Management (PLM) software is ontwikkeld om ingewikkelde productieprocessen te begeleiden en een platform te bieden om productinformatie te beheren, te delen en te bewerken. Zo wordt het ontwikkelen, produceren en ondersteunen van hoogwaardige producten mogelijk gemaakt. Drijfveren van Change en Configuration Management Moderne bedrijven steunen in nog grotere mate op Change en Configuration Management door de toegenomen druk op productontwikkelaars, leveranciers en fabrikanten om nog sneller een nieuw product te kunnen leveren. Deze tendens wordt veroorzaakt door een aantal factoren: Gepersonaliseerde producten De vraag naar producten die op de klant zijn aangepast verhoogt het aantal productversies dat geproduceerd moet worden, wat aanpassingen aan het ontwerp moeilijk maakt. Het aanbieden van meerdere varianten van een product op 5

basis van een modulair ontwerp kan cuncurrentievoordeel opleveren, maar zorgt wel voor een ingewikkelder productieproces. Mondialisering en mondiale concurrentie Door de toename van mondiale concurrentie is er nu behoefte aan kortere ontwikkelingscycli, kostenefficiëntie en snelle innovatie. Mondialisering en het uitbesteden van de ontwikkeling en productie vraagt om grotere controle en betere communicatie, zodat er niet bijvoorbeeld per ongeluk de verkeerde versie van een product wordt gemaakt. Geavanceerde producten De huidige producten zijn complexer omdat ze kleiner en slimmer zijn geworden. Veel moderne producten bevatten mechanische en elektrische onderdelen, met daarnaast firmware en software die gesynchroniseerd moet worden. Toezicht en regelgeving Een toename in regelgeving (inclusief vergunningen en eisen) houdt in dat betrokken werknemers een goed beeld moeten hebben van de inhoud van een product. Directe toegang tot de relevante informatie is hiervoor noodzakelijk. In bepaalde industrieën is Configuration Management en het vastleggen van het ontwikkeltraject een vereiste, zoals het opstellen van een Device Master Record voor medische hulpmiddelen.

Deze markttrends leiden tot een behoefte aan meer controle over aanpassingen en de productie. Ook al is Change en Configuration Management niet wettelijk vereist, betrouwbare productieprocessen behoren tot de belangrijkste kennis binnen bedrijven en zijn cruciaal voor de ondersteuning van processen als productieplanning, het analyseren van aanpassingsgevolgen, het voldoen aan milieuwetten, uitbesteden en kostencalculatie. Een ‘best practice’ aanpak van Change en Configuration Management Change en Configuration Management lijkt een simpel concept te zijn, maar in de praktijk is dit vrij gecompliceerd door de ingewikkelde producten en het belang van verschillende variaties. Productinformatie beheren vanaf het design via sourcing en productie naar service is moeilijk. Verschillende betrokkenen hebben behoefte aan verschillende informatie, en deze informatie moet op elkaar worden afgestemd. Een goede controle vraagt om een weldoordacht, gedisciplineerd proces dat efficiënt is zonder daarmee een last te zijn voor productontwikkelaars. 6

Oplossingen voor de vijf uitdagingen van Change en Configuration Management Er zijn vijf grote uitdagingen als het op het implementeren van Change en Configuration Management aankomt, maar gelukkig zijn er ook oplossingen. Het aanpakken van struikelblokken heeft direct invloed op de productiviteit, kosten en kwaliteit, en stelt bedrijven in staat sneller producten op de markt te brengen. 1. HET PRODUCTIEPROCES De uitdaging: het niet kunnen creëren, begrijpen en nagaan van productieprocessen en de ontwerpgeschiedenis. Binnen het hele bedrijf heeft men dezelfde “bron van waarheid” nodig als men bezig is met productinformatie. Er moet tijdens alle ontwerpfasen in een productlevenscyclus een kloppende, up-to-date omschrijving zijn van het product en gerelateerde informatie. Het is moeilijk om deze informatie goed bij te werken door de complexiteit van moderne producten en de verschillende informatiebehoefte van ontwerpers, leveranciers, inkopers, fabrikanten, onderhoudstechnici en andere betrokkenen. Verschillende versies van de productinformatie en de ontwerpgeschiedenis moeten direct toegankelijk zijn om de traceerbaarheid te bevorderen en te zorgen dat ontwerpen niet verkeerd geïnterpreteerd worden. De oplossing: Zorgen dat het bedrijf productieprocessen kan creëren, begrijpen en nagaan. Verzorg een gedeelde kennis van het complete product in het hele bedrijf om de kwaliteit te kunnen garanderen, en om kostbare fouten te voorkomen. Deze insteek met informatie uit één bron zorgt ervoor dat mensen op elk moment in het productieproces snel en met zekerheid juiste informatie kunnen achterhalen en delen. Je Configuration Management proces moet de beste ontwikkelingen binnen jouw bedrijf ondersteunen, zoals bijvoorbeeld het maken van basisontwerpen en modulaire productontwerpen zodat de designs hergebruikt kunnen worden, aanpassingen in banen geleid kunnen worden en er snel verschillende versies van hetzelfde product kunnen worden uitgebracht.

Best practice A. Het beheren van een productontwerp Creëer, begrijp en volg het ontwerp van een product en gerelateerde aanpassingen in één systeem. Het werkt het beste als iedereen die op zoek is naar productinformatie vanuit dezelfde bron betrouwbare informatie put: één versie van de waarheid. Deze productomschrijving zou ook de toekomstvisie moeten bevatten en aanpassingen die nog op de planning staan, naast een gedetailleerd verslag van de voorgaande aanpassingen en de bijbehorende ontwerpen. Door de productontwerpen bij te houden tijdens de hele levenscyclus van een product kun je: • • • •

Makkelijk producten opzoeken aan de hand van de uitgebrachte versie, basisontwerp en effectiviteit Snel verschillende varianten creëren terwijl data opnieuw gebruikt wordt Makkelijk verschillende opties aanbieden voor producten Beter visualiseren hoe de verschillende combinaties van opties eruit komen te zien

B. Het definiëren van het modulaire productontwerp Benader het organiseren van producten in inwisselbare modules systematisch. Formaliseer de interfaces van productmodules om de overdracht en re-integratie van ontwerpinformatie te bevorderen en tegelijkertijd de integriteit te behouden. Dit maakt het mogelijk dat er apart en onafhankelijk ontworpen kan worden in een omgeving die constant up-to-date is. Het implementeren van een modulair productontwerp doe je door: • • • •

Het organiseren en analyseren van de basis- en variantvereisten Het vertalen van deze vereisten in vereiste functies Het organiseren van deze informatie in een logische set modules Het kiezen van passende interfaces.

C. Het creëren van een basisontwerp Bewaar en beheer een modulair productontwerp en het bijbehorende gedetailleerde basisontwerp terwijl deze worden ontwikkeld. Door de modulaire productstructuur, ondersteunende interfaces en de modulaire ontwerpen op elkaar af te stemmen heeft het team hetzelfde voor ogen, waardoor er minder kans is op verrassingen.

Het volgende is nodig om een basisontwerp te creëren: • • •

Het beheren van een goed ontwikkeld plan voor de basis en de modulaire ontwerpen Het definiëren van de interfaces voor de modules, en controle houden over aanpassingen Met CAD ontwerpen op een gecoördineerde manier gedetailleerde productstructuren ontwikkelen.

2. HET STRUCTUREREN VAN EEN FLEXIBEL, BETROUWBAAR AANPASSINGSPROCES De uitdaging: Het moeilijk kunnen structureren van een betrouwbaar, flexibel aanpassingsproces dat snelle en precieze ontwerpaanpassingen ondersteunt. Productontwikkelaars en medewerkers verderop in het proces, zoals fabrikanten en serviceverleners, zouden betrokken moeten zijn bij het evalueren, goedkeuren en implementeren van aanpassingen. Dit is vooral een uitdaging bij productaanpassingen die invloed hebben op meerdere ontwerpen of verschillende varianten. De oplossing: Implementeer een flexibel, geautomatiseerd proces dat altijd de juiste, praktische informatie oplevert. Zorg voor een helder, voorspelbaar en herhaalbaar proces dat flexibel genoeg is om het hele spectrum van aanpassingen te dekken, van het vrijgeven van een nieuw product tot de service updates. Een effectief proces levert de juiste context aan leidinggevenden, zodat zij begrijpen wat de implicaties zijn van een mogelijke aanpassing. Ook is het proces efficiënt, zodat de deelnemers zich kunnen focussen op innovatie en niet op de administratie. Dit geautomatiseerde proces verkleint de tijd die een aanpassingscyclus in beslag neemt, en leidt tot minder problemen verderop in het proces (die meestal leiden tot uitval en herstelwerk). Best practice Gebruik een geïntegreerd besluitvormingsproces dat gecontroleerde aanpassingen ondersteunt binnen één systeem, dat verbonden is met de productgegevens. Hierdoor snappen alle betrokkenen meteen welke aanpassingen er mogelijk zijn en kunnen zij direct de relevante productgegevens vinden om betere beslissingen te maken.

7

Een gedetailleerd, geautomatiseerd en gestandaardiseerd aanpassingsproces maakt het volgende mogelijk: • • • • • •

Het synchroniseren van aanpassingen met productinformatie in één integraal systeem Het beheren van probleemrapportages, aanpassingsverzoeken, mededelingen en activiteiten Het toepassen van vooraf vastgestelde en aanpasbare workflows, activiteiten en procesrollen Het automatiseren van de werkvolgorde voor de aanpassingen en taakomschrijvingen Flexibele steun bieden voor zowel simpele als complexe aanpassingen Het zichtbaar maken van de plannen die in behandeling zijn of al zijn goedgekeurd, gedurende de levenscyclus van een product.

3. CHANGE EN CONFIGURATION MANAGEMENT BINNEN VERSCHILLENDE DISCIPLINES De uitdaging: ineffectieve en inefficiënte aanpassingsprocessen en moeilijkheden bij het synchroniseren van ontwerpaanpassingen, zodat ze binnen het hele bedrijf gebruikt kunnen worden. Moderne producten hebben steeds complexere ontwerpen. De integratie van het mechanische en het elektrische ontwerp, de software, firmware en de eisen die aan het product gesteld worden zorgt er voor dat de gebruiker het product en gerelateerde informatie steeds beter moet begrijpen. Aanpassingen kunnen verstrekkende gevolgen hebben binnen de levenscyclus van het product. Overzicht op de impact voor het hele product is een uitdaging, maar dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat aanpassingen goed begrepen worden en juist geïmplementeerd worden binnen alle disciplines. De oplossing: Zorg dat het hele bedrijf met dezelfde integrale productinformatie werkt, zodat aanpassingen snel en juist gesynchroniseerd kunnen worden binnen disciplines. Verbind data vanuit verschillende afdelingen aan de juiste producten, zodat de complete productinformatie wordt bijgewerkt als er aanpassingen zijn. Gebruik een geïntegreerd Change Management proces om ontwerpen, specificaties, kwaliteitsplannen, productieprocessen, functionele data, documentatie en andere productinformatie met elkaar te synchroniseren. Door aanpassingen op een integrale manier te organiseren wordt de kans op fouten verkleind en zal er minder herstelwerk hoeven plaatsvinden, dat vaak veroorzaakt wordt door een niet volledig of incorrect uitgevoerde aanpassing. 8

Best practice Geïntegreerd Change Management binnen verschillende disciplines. Implementeer snelle, nauwkeurige aanpassingen binnen verschillende disciplines met één enkel proces om de hele productdefinitie te updaten. Een geïntegreerd Change Management proces dat verschillende disciplines ondersteunt bevat: • •

• • • •

Eén bron voor productinformatie Eén stuklijst die alle productinformatie bevat, inclusief verschillende MCAD, ECAD, software, documenten, eisen en visualisaties. Een goede traceerbaarheid van het ontwerp Productdata die integraal verbonden is met aanpassingsinformatie via een sterk, flexibel PLM toolset Zichtbaarheid binnen alle afdelingen over de hele wereld Zicht op de impact van een aanpassing en analyses

4. PARTNERS INTEGREREN IN HET AANPASSINGSPROCES De uitdaging: hoe integreer je partners in het aanpassingsproces terwijl je waardevol intellectueel eigendom probeert te beschermen? Fabrikanten moeten een balans vinden tussen het toestaan van transparante toegang tot aanpassingsinformatie voor de betrokkenen en het beschermen van gepatenteerde productkennis. De oplossing: zorg dat externe partijen makkelijk en kunnen werken met productontwerpen en aanpassingen tijdens het ontwikkelproces van het product. Derden zijn steeds belangrijker voor het snel ontwikkelen en afleveren van hoogwaardige producten. Door deze partijen goed te informeren en ze te betrekken bij belangrijke beslissingen worden de productontwerpen beter en verloopt het proces zonder verrassingen. Door dit op een gecontroleerde manier te doen verbeteren fabrikanten de kwaliteit van de producten en verminderen ze verspilling, doordat partners toegang hebben tot up-to-date informatie zonder hun intellectueel eigendom in gevaar te brengen.

Best practice

Best practice

Partners integreren bij een aanpassing. Automatiseer processen, zodat informatie snel en efficiënt bij de juiste persoon terechtkomt. Bewaar digitale informatie in een veilige omgeving, zodat je het kan beheren en delen bij een aanpassing gedurende de levenscyclus van een product.

Ontwikkelaarsdata (eBOMs) en fabrikantendata (mBOMs) met elkaar verbinden. Vertaal ontwikkelaarsdata naar fabrikantendata en behoud tegelijkertijd beide perspectieven en de verbindingen tussen deze visies op het product. Verbind de twee vormen van data om aanpassingen beter door te voeren in fabrieken terwijl de ontwerpen veranderen. Het verbinden van eBOMs en mBOMs binnen één Change Management proces doe je door:

Een gecontroleerd proces geeft derden een passende toegankelijkheid, van weinig betrokken partijen als leveranciers tot betrouwbare zakenpartners. Het succesvol integreren van partners in een aanpassingsproces wordt mogelijk door: •

• • • •

Het delen van aanpassings- en productinformatie op een gecontroleerde manier die past bij de relatie met een partner Het betrekken van partners bij aanpassingsbeoordelingen, goedkeuringen en implementatieactiviteiten Het offline uitwisselen van ontwerp- en aanpassingsinformatie Uitgebreide visualisaties hanteren om de samenwerking te bevorderen, bijvoorbeeld bij ontwerpbeoordelingen Het traceren van wat er op welk moment gestuurd is aan een partner

5. HET COÖRDINEREN VAN AANPASSINGEN TUSSEN ONTWIKKELAARS EN FABRIKANTEN De uitdaging: Het verbinden van ontwikkelaars en fabrikanten om een soepel aanpassingsproces te vormen. Eén van de belangrijkste connecties binnen Change en Configuration Manageent is tussen ontwikkelaars en fabrikanten. Een nauwkeurige en snelle communicatie tussen de mensen die het product ontwerpen en de mensen die het product maken is cruciaal voor de kwaliteit, kosten en leveringstijd. De fabrikant wil de productdetails in een ander format dan ontwikkelaars, dus een precieze overzetting van informatie is nodig voor een effectieve communicatie. De uitdaging is het gelijkhouden van deze twee verschillende perspectieven op dezelfde informatie, terwijl je aan beide partijen op de gewenste manier informatie verstrekt. De oplossing: Stem fabricatieprocessen en ontwikkelprocessen op elkaar af door fabrikanten en ontwikkelaars bij hetzelfde Change Management proces te betrekken. Geef fabrikanten zicht op de data van ontwikkelaars om aanpassingen snel te plannen en uit te voeren. Voorkom miscommunicatie die kan leiden tot meer opslag en langzamere cyclustijden.

• • • • •

•

Gelijktijdige ontwikkeling van eBOM en mBOM mogelijk te maken Een gezamenlijk aanpassingsproces te implementeren voor ontwikkelaars en fabrikanten Procesdata van fabrikanten verbinden aan de aanpassingsgeschiedenis Makkelijk afstemmen van eBOM en mBOM aanpassingen in de samenstelling van een product Beheren van variatiebeslissingen en afwijkingen opslaan binnen hetzelfde proces voor zowel ontwikkelaars als fabrikanten Het verzorgen van een volledig traceerbare aanpassingsgeschiedenis

Conclusie Neem de volgende stap naar een uitmuntende Change en Configuration Management Change en Configuration Management in productontwikkeling is cruciaal met het huidige concurrentieniveau op de internationale markt. Een aanpak die gewoon “goed genoeg” is helpt bedrijven niet om te groeien en een rol te spelen binnen nieuwe en opkomende markten. Het leren van ‘best practice’ is nu onmisbaar, met positieve effecten op de kwaliteit van het product, de introductietijd en de productiekosten. Deze verhogen op hun beurt weer de omzet, marktaandeel en winstgevendheid van het bedrijf. Naarmate producten steeds complexer worden en er meer verschillende partijen betrokken zijn bij de productie groeit het belang van een snel, betrouwbaar, geautomatiseerd aanpassingsproces dat ondersteund wordt door PLM technologie. Dit is de enige manier om te kunnen voldoen aan de vraag vanuit de markt om persoonlijke, aangepaste producten die aansluiten bij de wensen van de klant.

9

Change en Configuration Management-uitdagingen worden nog groter als complexe producten wereldwijd ontwikkeld worden met een wijd verspreid netwerk van interne en externe ontwerppartners, leveranciers en fabrikanten. Het is cruciaal om deelnemers goed te informeren met gedeelde data en geïntegreerde processen. Dit is van groot belang voor het verhogen van de productie, het verlagen van de kosten, het verbeteren van de kwaliteit en het versnellen van de introductietijd van een product. De Change en Configuration Management processen moeten ijzersterk zijn binnen het hele bedrijf, bij de samenwerking met zowel partners en betrokkenen verderop in het productieproces als met de serviceverleners na de verkoop. Creëer één ‘bron van waarheid’ door alle informatie rondom een aanpassing te synchroniseren met de productdetails binnen één integraal systeem. Dit maakt een gecoördineerd Change en Configuration proces mogelijk en vergemakkelijkt het de samenwerking tussen teams. Change en Configuration Management is een ingewikkeld probleem, maar het leren van best practices kan het al een stuk simpeler maken. Door de processen te stroomlijnen kun je producten sneller vanaf het eerste ontwerp op de markt brengen terwijl je tegelijk de controle en zekerheid behoudt.

10

11

HOOFDKANTOREN AD ULTIMA GROUP BELGIË Beneluxpark 7 B-8500 Kortrijk T. +32 56 740 740 AD ULTIMA GROUP FRANKRIJK 12 Place Saint-Hubert F-59000 Lille T. +33 3 59 56 06 72 AD ULTIMA GROUP NEDERLAND Rubensstraat 215 NL-6717 VE Ede T. +31 317 419 164 [email protected]

WWW.ADULTIMAGROUP.COM