Product- en Change Management: Drie Uitdagingen, Vijf Fixes

Product- en Change Management: Drie Uitdagingen, Vijf Fixes

Vaak moeten kleine tot middelgrote bedrijven het doen met de tools die ze hebben om hun productdata te beheren. Papier, spreadsheets en e-mail worden vaak gebruikt in productontwikkeling- en engineering change management processen. Deze tools zijn suboptimaal voor (data)management van een productlijn en kunnen ook schade aanrichten wanneer product informatie wordt vrijgegeven in productie.

Maar er is geen noodzaak voor inefficiënt en frustrerend product en change management. Er zijn nog andere opties om controle te genereren over productinformatie, wijzigingen te delen in de organisatie en de supply-chain juist te stimuleren! Deze white paper schetst drie product management realiteiten die je kunnen tegenhouden en vijf oplossingen om veranderingsprocessen tot een succes te maken. Download deze white paper en leer hoe je een ECO kunt versnellen met 80 procent.

Drie product change management uitdagingen die je tegenhouden 1) Verandering gemanaged met een papieren proces, of mail, Excel en share’s Een change management systeem is een communicatievorm die tijd en moeite toevoegt aan het veranderingsproces. •

•

Papier is omslachtig. Een map (soms met prints) is niet een veilige en efficiënte manier om gegevens te communiceren. Wat gebeurt er als een pagina of de map verloren gaat? Wat als een reviewer een vraag heeft of een idee? En wat er zou gebeuren als de map in de verkeerde handen valt? Het aansluiten van papieren- of verschillende gegevensbronnen is tijdrovend en foutgevoelig. Het potentieel voor conflicten tussen verschillende bronnen is hoog, zoals tevens de kosten van het managen van een proces dat omgaat met deze tegenstrijdige informatie en kosten van voorkomende correcties.

2) Realtime zichtbaarheid op changes informatie heeft niet de hoogste prioriteit Real-time inzicht in alle fases van een changeproces bespaart medewerkers kostbare tijd en verkort ontwikkeltijd. •

•

Ga er niet vanuit dat de zichtbaarheid gelijk staat aan kwetsbaarheid. Medewerkers toegang geven tot informatie is niet hetzelfde als medewerkers de mogelijkheid geven om gegevens te wijzigen. Zichtbaarheid in de hele organisatie. Een change management systeem geeft inzicht en overzicht voor alle betrokkenen bij het productontwikkelingsproces en de mogelijkheid een optimale bijdrage te leveren en te stimuleren, van technici tot managers en leidinggevenden, evenals gewenste snelheid.

3) De supply chain is niet geïntegreerd in het veranderingsproces. Het opnemen van leveranciers en uitbesteed werk partners in het veranderingsproces bespaart tijd en geld (optioneel, fase). • •

Supply chain fouten zijn duur. Afkeur/schroot is kostbaar en herhaalde fouten in bestellingen kunnen schade toebrengen aan uw relatie met een leverancier. Verspil geen leverancier expertise. Het is in het belang van uw leveranciers. om u te helpen profiteren van mogelijke verbeteringen. Door een leverancier (optioneel) toegang te geven tot uw systeem is het mogelijk hen te betrekken bij beslissingen omtrent bepaalde changes die effect hebben op door hen geleverde onderdelen, er wordt dan altijd on the same page gewerkt en met dezelfde versie.

Vijf fixes die product change management voor je laten werken 1) Ga electronisch. Er zijn beperkingen bij op papier of op mail en Excel gebaseerde product documentatie, ga weg van de beperkingen die dit veroorzaakt . •

•

•

•

•

Importeer de producten, leveranciers en potentiele leveranciers in Arena met product- en productlijnspecificaties. Creëer electronische change orders (ECO's).Uitgebreide documentatie van product changes is ook benodigd bij ISO-9001 (re)certificering /compliance. Een goed georganiseerd ECO system is ook het fundament voor stimulering van samenwerking. Log de complete change historie. Met elektronisch change management kunnen historische changes eenvoudig worden opgezocht. Het is niet nodig files of soms kasten met orders door te lopen, om daar de vastleggingen van changes op te zoeken. Manage automatisch toegang. Stel gebruiker permissies in zodat de juiste medewerkers de juiste ECO’s kunnen goedkeuren. Wanneer de administratieve overhead van change processen wordt verlaagd, komen resources vrij om te richten op core competenties. Koppel changes voor meerdere onderdelen en assemblies in één ECO, niet onderdeel voor onderdeel. Analyseer de belangrijke issues. Uw management zal u dankbaar zijn wanneer zij de big picture kunnen zien, zonder door verschillende ECO’s te gaan. Neem change informatie automatisch op in de product definitie in plaats van gebaseerd op handmatig versiebeheer, voer changes in de product specificatie zo spoedig mogelijk door nadat deze zijn geaccordeerd.

2) Kom eenvoudig op snelheid Hoe meer tijd reviewers besteden aan het proberen te begrijpen van een ECO, hoe langer het proces duurt. • • •

Voeg alleen de change informatie toe in de ECO. Bij een eenvoudige sourcing change, is het niet nodig de volledige productspecificaties bij te voegen in een ECO. Extra maar onveranderde informatie vertraagd alleen het review proces. Voeg een “”redline BOM“ toe. Een redline BOM met duidelijke specificaties van wijzigingen in aantallen, onderdeel nummers, reference designators / plaatsingsweergave ’s en dergelijke, bespaard veel tijd van reviewers. Voeg documenten toe aan de ECO zelf. Voeg voorraadrapportages toe aan een ECO zodat een reviewer geen vragen hoef te stellen.

3) Electronische ECO route’s voor iedereen in de organisatie of supply chain. Zodra het veranderingsproces papier-vrij is, wordt er enorm gewonnen op het gebied van hoe die informatie zich beweegt door de organisatie. •

Medewerkers zijn automatisch op de hoogte wanneer hun beslissing nodig is: zij ontvangen een e- mail bericht met een link direct naar de ECO. Dit bericht wordt automatisch verstuurd naar iedere reviewer met gegevens omtrent de onderdelen en van eerdere reviews / vergaderingen.

•

Beperk het zicht niet tot alleen de change board. De change boards zijn niet de enige medewerkers die behoefte hebben aan het zien van ECO’s. Laat andere medewerkers zich abonneren op ECO, zodat ze een melding krijgen wanneer de ECO is ingediend, gewijzigd, geweigerd of goedgekeurd.

•

Online beslissingen en commentaren. Stel medewerkers in staat ECO voorstellen onmiddellijk goed te keuren of onmiddellijk af te wijzen en laat anderen hun beslissingen zien.

•

Voeg extra reviewers toe on the fly. Change boards voegen structuur toe aan het veranderingsproces, maar de zakelijke realiteit vereist soms dat andere medewerkers worden opgenomen in het proces. Maak het gemakkelijk om extra reviewers / specialisten toe te voegen tot een ECO, zonder het bestaande proces te wijzigen.

4) Routeer specifieke soorten ideeën en wijzigingen naar bepaalde personen in specifieke fasen van het proces. Productontwikkeling is een dynamisch proces: het veranderingsproces moet flexibel zijn. 

Stel change management in per fase van ontwikkeling. Stel lichtgewicht versie controle in tijdens de ontwerpfase, zodat technici wijzigingen kunnen aanbrengen op een part-voor-part basis. Gebruik ECO’s en reviewboards om het changeproces richting productie te formaliseren. Afhankelijk van uw veranderstrategie kan er begonnen worden met eenvoudige routering (tot: alle users) en kunnen daarna opvolgende fasen van ontwikkeling in het systeem worden ingesteld.Routeer diverse soorten mutaties naar bepaalde personen. Gebruik aparte veranderingsboards voor elke categorie van informatie /documentatie, kostprijsberekening, inkoop, productspecificaties en dergelijke. Hierdoor wordt er voor gezorgd dat de juiste medewerkers beslissingen nemen binnen hun expertise en mate van invloed.

5) Realtime toegang online tot ECO’s in het systeem ECO’s bevatten belangrijke informatie over uw producten en processen, deze kunnen in de organisatie worden gedeeld. • • •

•

Bewaar uw ECO op een centrale locatie, zodat het hele team toegang heeft. Met ECO’s online beschikbaar kan het complete product-team-van technici tot leveranciers bijdragen aan het veranderingsproces. Wanneer zichtbaar is wie een ECO beoordeeld heeft en wie dat nog moet doen, zullen mensen gevoeliger voor het proces. Herinneringen kunnen worden verzonden naar reviewers over beslissingen die nog moeten worden genomen. Medewerkers zijn altijd druk bezig, een emailherinnering met een link naar de ECO zorgt er voor dat ze weten dat hun aandacht nodig is. Een overzicht van ECO’s, van creatie tot goedkeuring en daarbuiten. Uw ECO geschiedenis is uw product geschiedenis, zo maakt u het gemakkelijk voor medewerkers om een voltooide ECO te beoordelen.

Klinkt Onmogelijk? Het vindt nu plaats in Arena. Een product informatie systeem met geïntegreerd elektronisch change management systeem kan de efficiency en effectiviteit van productontwikkeling sterk doen verbeteren. Arena helpt innovatieve producenten betere producten sneller naar de markt te brengen met een Cloud PLM system dat prototyping versneld, fouten reduceert en producenten helpt om wereldwijd samen te werken op het gebied van product changes met strategische partners. Arena BOMControl, een cloud gebaseerde oplossing voor bill’s of material (BOM’s) and change management, biedt een gecontroleerde en gecentraliseerde oplossing voor het managen van ideeën en changes ten opzichte van product gegevens. Eenvoudig te gebruiken met iedereen binnen de organisatie en de gehele supply chain op “the same page”. Arena BOM Control biedt wat nodig is in één systeem: •

Product definitie Voor het organiseren en delen van de complete product informatie( tot 250 attributen per productcategorie), inclusief BOM’s en op product en onderdeel niveau optioneel: CAD files, versie informatie, sourcing, kosten, documentatie, compliance gegevens - door de gehele product life cycle.

Optioneel en gefaseerd:

• • • • •

Sourcing voor het vastleggen van de huidige en potentiele leveranciers, kosten, levertijden en onderdeel specificaties. Aansluiting op Partslist gevoed door electronische componentencatalogus van OctoPart. Product change management Opname van versies en wijzigingen, optioneel per categorie in een workflow met automatische notificaties. Collaboration voor het integreren van het de complete design keten in het ontwikkelingsproces. Met een supplier acces licentie toegang tot het geleverde onderdeel en requests en changes. Product analytics voor het beoordelen van kosten, project statussen en meer. Import en export / integraties. Import eenvoudigweg de bestaande Excel product sheets in Arena, waarna Arena na bewerking de productdata exporteert. Eenvoudig naar exportbestanden of met een volledig geautomatiseerde integratie op basis van webservices, soap, XML of PDXviewer , zoals gerealiseerd met Navision, Exapta, SAP, MFG/Pro e.v.a. ERP’s, web content management systemen, CRM’s en brand/marketingapplicaties.

Arena maakt deze toepassing bereikbaar door: • • • • •

Instant on: Account activatie en & data import in dagen Easy to use: Zero IT overhead: Volledig gehoste oplossing, geen beslaglegging op kostbare IT recources Lage cost of ownership: Volledige oplossing tegen fractie kosten traditionele PLM systemen. Data ook lokaal opslaan met hyperlink, export, XLS, SOAP, PDXViewer.

Bezoek de www.arenasolutions.com voor meer informatie over de suite van Arena Cloud PLM producten, inclusief white papers en instructiefilms. Additionele informatie 1.866.937.1438 of [email protected]. Support 24 * 7 uur.

Arena biedt krachtig en kosteneffectief PLM platform in the Cloud 2012 - Febr. 2013. Naast ruim 500 organisatie wereldwijd is Producttream.nl op dit moment betrokken bij diverse implementaties van Arena in Nederland. Een beschrijving van de succesvolle livegang en ingebruikname binnen Argus Imaging te Heerlen (voorheen Philips Healthcare) vind u op www.productstream.eu/projecten/argus-imaging. Productinformatie is nu voor alle medewerkers beschikbaar, dit bespaart tijd en stimuleert de productlijn ontwikkeling. Productstream.nl kunt u bereiken op 030-2741879, Utrecht, [email protected].

o o o o o o

Besparing tijd Engineers Multi-user toegang, toegankelijkheid instellaar Besparing overhead, overzicht Voorkomen fouten Stimuleren samenwerken en hergebruik onderdelen Vastleggen ideen, changes en compliance informatie, ook op componentniveau o Kortere Time to Market, meer producten en varianten, betere kwaliteit o Alternatieve leveranciers, lagere productkosten en betere beschikbaarheid