Verslag Algemene Ledenvergadering HVV’70 van 15 oktober 2014.
1. Opening en vaststellen van de notulen van de ALV van 04.11.2013 Dick Gijsman (voorzitter) heet iedereen om 20.00 uur van harte welkom. De ALV is dit keer op een trainingsavond. Het bestuur is heel verheugd dat zoveel leden, recreanten en ouders gehoor hebben gegeven aan het bijwonen van de ALV. Het bestuur kan zich niet heugen ooit zo’n grote opkomst te hebben gehad. Aanwezig: Dick Gijsman, Hennie Stavleu, Hans van der Ham, Renate van der Veer, Ed van Velden, Saskia van Egmond, Kim van Velden, Wil Smeets, Don Wubben, Joyce Devilee, Theo Bergman, Roger van de Zalm, Birgitte Bergman, Roland van der Zalm, Dorothy Laernoes, Eliane van de Berg, Jaap de Jong, Rutger Laumen, Erwin van Brummelen, Max van Smirren, Han van de Peet, Wilfred Molenkamp, Kees Hooijmans, Martijn van de Velden, Danny Hagg, Bianca Eerhard, Tina Pourjalili, Femke Berk, Kim van Velden, Simone Kuijt, Ghislaine Bolman, Fenna de Graaff, Sigrid Lepoeter, Irma Visser, Nick Klaver, Renske Lamboo, Lisette Visser, Pam Hajer, Lisa Keurentjes, Ferry van de Ham, Marcel Laernoes, Tim Hagg, Gijs de Jong, Maarten Versluijs, Bertina Lamboo, Henk Molenaar, Margreet Wubben, Aimée Visser, Sandra Kneijber, Jelmer Laernoes. Afwezig met afmelding: Fam. Vermeth, Fam. Den Oudenallen, Monica Lamboo. Notulen van 04-11-2013 Vraag Bertina Lamboo; Wat is er terecht gekomen van de actie van de Herensenioren? Hier is het nog niet van gekomen. Voorzitter licht toe dat het spelen van de heren in de Hoofdklasse HVV extra geld kost. Nl. hogere kosten inschrijving voor het team en aparte kosten scheidsrechters. Bij elkaar ca. EUR 1.700,= duurder dan overige klasse. Vraag staat nog steeds uit bij de Herensenioren. Vraag Bertina Lamboo; wat is er gebeurd met de vraag van de strippenkaart voor de kantine. Kantinecommissie heeft het hierover gehad en alternatief betalen met smartphone verkozen boven strippenkaart. Dit loopt nu goed. Vraag; actie teamfoto’s. Margreet Wubben is bereid deze teamfoto’s te maken. Actie oorspronkelijk bedoeld om geld mee op te halen (á la schoolfoto’s). Hierna zijn de notulen door de ALV goedgekeurd. 2. Actualiteiten Tennisvereniging In februari 2014 heeft er een brainstormsessie plaatsgevonden met een 10-tal leden en bestuur onder leiding van Cees Goudriaan, oud bestuurslid HVV. Tijdens deze sessie de voor- en nadelen op een rijtje gezet van samengaan met de tennis v.w.b. de accommodatie. Een aantal randvoorwaarden zijn toen geschetst. Het bestuur heeft inmiddels enkele gesprekken met de tennis er op zitten. De bouwplannen van het nieuwe clubgebouw van de Tennis zijn wat vertraagd. HVV stelt zich op het standpunt dat het samengaan met de Tennis ons geen geld moet kosten. Het verwijderen van ons huidige clubgebouw kost ca. EUR 20.000,=. Tijdelijk gebruik van clubhuis door de Tennis. HVV heeft toegezegd dat tijdens de bouw van de accommodatie van de Tennis de Tennisvereniging gebruik kunnen maken van onze clubgebouw. Dick Gijsman en Renate van der Veer hebben 3 weken geleden de nieuwe wethouder en de raadsleden samen met de tennis ontvangen en een toelichting gegeven op onze vereniging én de status rondom samenwerking accommodatie Tennis.
Verslag Algemene Ledenvergadering HVV’70
15 oktober 2014
Pagina 2
Vraag van Don Wubben; wordt HVV een huurder van de accommodatie van de tennis. Antwoord bestuur: Insteek van HVV is dat wij geen huur hoeven te betalen, maar dat wij wel barinkomsten missen. Deze vallen aan de tennis. Vraag van Martijn van de Velden ; is het niet verstandig om voorwerk te doen hoe de samenwerking met de tennis vorm te geven? Antwoord bestuur: het bestuur zal zich hier nu in gaan verdiepen. Vraag van Martijn van de Velden ; heeft het bestuur er al over nagedacht om een kosten/baten analyse te maken indien HVV wél de kosten van het verwijderen van de clubhuis zou betalen. Antwoord bestuur: het bestuur heeft zich hier wel globaal mee bezig gehouden. Maar zullen deze analyse gaan maken. Overigens zal het bestuur geen beslissing nemen zonder hierover met de leden afstemming te hebben middels een “Bijzondere” Algemene Ledenvergadering. Vraag van Do Laernoes; wanneer wil de Tennis ons clubhuis huren. Antwoord bestuur: dit is nog niet duidelijk. Maar de tennis zal met Do contact opnemen zodra dit gaat spelen. 3. Toekomst HVV’70 Het bestuur wil graag met de leden overleggen hoe verder met HVV’70. Wanneer wij naar het kader kijken van HVV’70 (bestuur, maar ook leden van diverse commissies) dan is het duidelijk dat de vereniging vooral wordt gedragen door leden op leeftijd. De vraag is dan ook hoe verder gezien de vergrijzing. Hoe kunnen wij de seniorleden en A-junioren meer betrekken bij de club. Hoe lossen wij het scheidsrechtertekort op. Daarnaast is er behoefte aan mensen die zich willen inzetten voor: a) Ledenwerving b) Sponsoring c) Public Relations En is er nog altijd een vacature voor de secretaris functie. Hierop volgt een levendige discussie. Voor een ieder is helder dat het persoonlijk benaderen van leden de beste respons oplevert. Daarnaast willen leden graag weten wat een functie inhoudt en hoeveel tijd zij hieraan kwijt zijn. Wilfred Molenkamp geeft aan dat hij mogelijk kandidaten heeft voor sponsoring. Het bestuur geeft aan dat zij vooral op zoek zijn naar leden die op een gestructureerde manier sponsors wil benaderen. Het antwoord op alle vragen “Hoe Verder” wordt tijdens deze ALV nog niet gevonden. Hier zal nog een vervolg op komen. Hans van der Ham licht nog toe dat met ingang van 2015 het voor leden en coaches verplicht wordt om een spelregeltest af te nemen. Dit geldt vanaf de A-jeugd. Hier volgt binnenkort meer informatie over. Annemiek Overboom geeft aan dat zij voor dit seizoen een tekort heeft aan scheidsrechters. Zij is blij dat zij al 2 scheidsrechters, Niek Ravensbergen en Karo Smeele als reserve heeft. Doet ook een beroep op leden om te gaan fluiten. Annemiek zal hier ook nog een vervolg aan geven. 4. Financieel verslag en begroting 2014-2015 Hennie Stavleu, penningmeester, geeft een toelichting a. Cijfers 2013-2014 De exploitatie 2013-2014 eindigde met negatief resultaat van € 559,=. Dit tekort wordt afgeboekt van de algemene reserve. Er was een hoger negatief resultaat begroot van EUR 1.500,= exclusief resultaat clubhuis. Dat het iets beter is uitgevallen is vooral te danken aan meer inkomsten uit contributie. Het clubhuis heeft een negatief resultaat van EUR 1.218,90. Hierbij moet niet worden vergeten dat alle kosten van het clubhuis op de exploitatie drukken. Het totale nettoverlies seizoen 2013-2014 bedroeg EUR 1.778,=.
Verslag Algemene Ledenvergadering HVV’70
15 oktober 2014
Pagina 3
b. De begroting 2014-2015 Ook dit seizoen begroot het bestuur een tekort van EUR 1.500,=, naast een verwacht negatief resultaat van het clubhuis van EUR 2.900,=. Totaal te verwachten tekort EUR 4.400,=. Het tekort wordt voor een groot deel veroorzaakt door: Sportfondsen heeft aangekondigd dat de huur per 01.01.2015 met 10% te verhogen. Het NHV verhoogt haar contributies met 5%. Er is nog geen rekening gehouden met een opbrengst uit een eventuele actie. Suggestie van Wilfred Molenkamp: neem eens contact op met de gemeente over het ophalen van bedrijfsafval. Wellicht kan dit goedkoper. Vraag van Wilfred Molenkamp: waar bestaan de kosten van EUR 769,= representatie kosten uit. Hennie licht toe : Representatie Bloemen en bedankjes
135,83
Kampioenen
241,20
Afscheid
25,00
Diversen
239,96
Themafeest
126,76
Totaal
768,75
Martijn van de Velden geeft aan dat hij bij de ouders van de jeugd eens zal informeren of deze bereid zijn HVV te helpen met o.a. sponsoring en/of andere activiteiten. c. Kascontrole De kascontrolecommissie, bestaande uit Eliane v/d Berg en Sylvia Hooijmans, verklaart dat zij de balans per 30-6-2014 en winst en verliesrekening 1-7-2013 / 30-6-2014 op 22 september 2014 heeft gecontroleerd en akkoord bevonden. DE ALV verleent het bestuur decharge. d. Contributie verhoging De penningmeester stelt de ALV voor om de contributie voor dit seizoen te verhogen met 5%. Deze verhoging is in de eerste incassoronde al meegenomen. Uiteraard moet de ALV hier nog wel akkoord gaan. De ALV stemt hiermee in. De Penningmeester doet een beroep op alle leden om mee te denken hoe we over 2014-2015 een positief financieel kunnen realiseren. De volgende zaken worden geopperd en zullen nog worden uitgewerkt: Deelnemen aan de Grote Clubactie. Leden geven aan dat het makkelijker is om 1 keer een extra bijdrage aan ouders/familie/kennissen te vragen dan een maandelijkse bijdrage van de Vriendenloterij. (Nagekomen bericht: Sigrid Lepoeter geeft aan dit te willen organiseren). Hans stelt voor om wederom een wijnproeverij te organiseren, wellicht een bedrag per verkochte fles t.g.v. de vereniging. De datum wordt direct vastgesteld, zaterdag 29 november 2014. Feest HVV’70 (Nagekomen bericht: Simone Kuijt is bereid om i.o.m. de kantinecommissie een feest te organiseren). Penningmeester verzoekt alle leden om aankopen via het internet toch vooral via WIWIDO te doen. Dit kost niets extra’s maar levert de vereniging wel geld op. Organiseren Veiling (Nagekomen bericht; Erwin geeft aan dat de Herensenioren dit willen oppakken).
Verslag Algemene Ledenvergadering HVV’70
15 oktober 2014
Pagina 4
5. Plannen komend seizoen Schoolhandbaltoernooi. Morgen 16 oktober vindt er een evaluatie plaats met de vakdocenten. HVV wil wederom een schoolhandbaltoernooi organiseren. Kunnen dit seizoen al 5 nieuwe jeugdleden verwelkomen welke te danken zijn aan het toernooi. Fenna de Graaf, Irma Visser, Eliane van de Berg, Henk Moolenaar zijn bereid dit te organiseren. Handbalcursus Voorschoten4Kids (vh Werkgroep Buitenschoolse Sport) dit jaar 8 deelnemers. Vorig jaar slechts 4 deelnemers. Deze zijn allemaal lid geworden plus daarnaast nog enkele ouders. Ledenwerving. HVV heeft zich opgegeven voor een workshop van 4 avonden “Meer Leden in Korte Tijd”. Hiervoor is deelname door 3 leden van HVV nodig, en daarnaast zal hier een echte actie aan gekoppeld worden. Werken aan de vorming van een sponsorcommissie en PR-commissie.
6. Bezetting en verkiezing bestuursleden. Voorzitter : Dick Gijsman Secretaris : Vacature Penningmeester : Hennie Stavleu Lid Algemene Zaken : Hans van de Ham (herkozen) Renate geeft aan dat zij zolang er geen opvolging is de taken van de secretaris blijft waarnemen. Zodra de functie van secretaris is vervuld wil Renate zeker andere taken voor de vereniging op zich nemen. 7. Bezetting contactpersonen commissies. Voor het komend seizoen ziet de samenstelling er als volgt uit: Jeugdcommissie Marjon van de Paverd Scheidsrechterscommissie Annemiek Overboom Wedstrijdsecretaris Hans van der Ham Ledenregistratie Nina van der Ham Technische commissie Max van Smirren Kantinecommissie Do Laernoes Kascontrole Sylvia Hooijmans (mag nog 1 keer) en Joyce Devilee stellen zich beschikbaar. Dankwoord Aimée Visser heeft aangegeven te stoppen met fluiten. Het bestuur dankt Aimée voor haar jarenlange bereidheid om te fluiten. Bij het NHV staat de vraag uit voor een zilveren fluit (ook al kunnen wij niet helemaal aantonen dat Aimée 25 jaar heeft gefloten). Van het bestuur ontvangt Aimée alvast een kunststof fluit met bijbehorende kadobon. Alle overige commissieleden die zijn gestopt zijn al aan het eind van het seizoen bedankt voor hun inzet. Dit betreft: - Technische commissie; Ed van Velden en Hans Berk - Jeugdcommissie; Erwin van Brummelen. 6. Rondvraag Reanimatie – vervolgcursus AED. Iedereen die de cursus AED heeft gevolgd moet binnenkort een vervolgcursus volgen. Wellicht handig om bij de trainers te inventariseren wie een EHBO diploma heeft of een AED cursus heeft gevolgd. Cees Goudriaan is bereid om een vervolg te geven aan de Public Relations. Zoekt hiervoor enkele jongelingen die weten hoe social media werkt. Tina Pourjalili, Fenna van de Graaff en Eliane van de Berg zijn bereid hier aan mee te werken. Cees Goudriaan wil ook graag verder brainstormen met enkele leden over de vraag “Hoe verder met HVV”. Hier zijn Danny Hagg, Joyce Devilee, Wilfred Molenkamp, Annemiek Overboom, Wil Smeets en Sandra Kneijber en Hans Kneijber toe bereid. De eerste meeting is al gepland. Vraag Margreet Wubben: Het bestuur is niet bij iedereen bekend. Is het een idee om de bestuurders met foto op de site te plaatsen. Antwoord Het bestuur vindt dit een goed idee en zal dit oppakken.
Verslag Algemene Ledenvergadering HVV’70
15 oktober 2014
Pagina 5
Vraag Wilfred Molenkamp: kan het bestuur ook eens bij een jeugdwedstrijd komen kijken. Antwoord Het bestuur zal zeker kijken wat hier mogelijk is, maar geeft wel aan dat tijd beperkt is door a) zelf coachen b) zelf spelen c) werken op zondag en d) mantelzorg. Vraag Don Wubben: Hoe staat het met onderhoud veld. Antwoord Dit heeft het bestuur reeds besproken met de gemeente. Er bestaat echter een sportnota waarin staat dat de grondlaag voor rekening van de vereniging komt. Wordt vervolgd. Vraag Danny Hagg; valt er nog iets te winnen met verhoging kantineprijzen. Antwoord HVV wil het ook betaalbaar houden voor de jeugd. Bestuur zal wel de tarieven met de Tennis opnemen. Vraag Jelmer Laernoes; Is het niet goedkoper om een ballonhal op het veld te plaatsen dan de Sporthal de Vliethorst te huren. Antwoord Het bestuur heeft hier in het verleden al eens naar gekeken. Een ballonhal past niet op het veld. Het bestuur zal nog eens nagaan of er alternatieven zijn.
7. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezig voor hun komst en bijdrage aan deze ALV. Het bestuur is verheugd dat diverse leden/recreanten/ouders bereid zijn hier een vervolg aan te geven. De voorzitter sluit om 22.00 uur de vergadering. Ook na de vergadering wordt er nog diverse hulp aangeboden. Met dank aan de kantinecommissie voor het regelen van de drankjes en de hapjes deze avond. -------------------------------------------
ACTIELIJST
Actie door/Initiafnemer
1. Uitwerken voortgang samengaan met Tennis, w.o. kosten/baten analye en vormgeving samenwerking 2. Actie werving gelden Herensenioren 3. Schoolhandbaltoernooi organiseren 4. Actie teamfoto’s 5. Werving scheidsrechters 6. Brainstormsessies “Hoe verder met HVV” 7. Opzet PR commissie – Social Media 8. Organiseren openingsfeest veld 9. Wijnproeverij organiseren, wordt zaterdag 29 november 10. Organiseren Deelname Grote Clubactie 11. Regelen nieuwe toplaag op het veld 12. Inventarisatie bij trainers wie EHBO diploma heeft 13. Behalen van spelregeltest
Bestuur
14. Foto’s bestuurders plaatsen op HVV site 15. Bespreken met de Tennis over de tarieven van kantine
Herensenioren Bertina Lamboo Margreet Wubben Annemiek Overboom Cees Goudriaan Cees Goudriaan Simone Kuijt Hans van der Ham Sigrid Lepoeter Bestuur Technische Commissie Allen vanaf A-jeugd en coaches. Bestuur Bestuur
