UPT DEPARTEMEN PERTANIAN: Suatu Pendekatan Manajemen dan Organisasi

PERPUSTAKAAN MODEL UK/UPT DEPARTEMEN PERTANIAN: Suatu Pendekatan Manajemen dan Organisasi

Maksum dan Mei Rochjat Darmawiredja Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Jalan Ir. H. Juanda No. 20, Bogor 16122

ABSTRAK Perkembangan dan kemajuan sistem informasi telah mengubah sikap dan perilaku pengguna dalam mencari data atau informasi, sehingga penyelenggaraan perpustakaan pun terdorong untuk berubah dari sistem konvensional ke sistem otomasi atau digital. Dalam rangka mengantisipasi tuntutan kemajuan tersebut sekaligus meningkatkan pelayanan perpustakaan bagi seluruh perpustakaan unit kerja/unit pelaksana teknis (UK/UPT) Departemen Pertanian telah dirancang konsep Perpustakaan Model, suatu sistem pendekatan manajemen dan organisasi dalam upaya peningkatan efektivitas dan efisiensi pemanfaatan bersama sumber daya informasi ilmu pengetahuan dan teknologi bidang pertanian dan bidang terkait lain. Strategi pengembangan Perpustakaan Model dilakukan melalui tahap penyusunan pedoman perpustakaan model, tahap sosialisasi pedoman, dan tahap percontohan model yang pada tahun anggaran 2006 telah dibangun di Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun anggaran 2007 dikembangkan di BPTP Sumatera Barat, Sumatera Utara, Jawa Timur, Sulawesi Selatan, dan Kalimantan Selatan. Pada tahun anggaran 2008, Perpustakaan Model akan dikembangkan di 56 UK/UPT lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.

ABSTRACT Agricultural Library Model: An Approach on Management and Organization Development of information system has affected users attitude and behavior in data and information searching, so that the library operation system had to be shifted from conventional to automation or digital system. To anticipate this demand and to develop the library services of all agricultural libraries within the Ministry of Agriculture (MOA), a model of library was developed based on managerial and organizational approach. The library model was intended to enhance the effectivity of agricultural information resources sharing. The model was implemented in the year of 2006 at the Assessment Institute for Agricultural Technology (AIAT) of Central Java and Bureau for Law and Legal and Public Relation of The Secretary General of MOA. In the year of 2007, library model was implemented at the AIAT of West Sumatra, North Sumatra, East Java, South Sulawesi and

Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2, 2007

South Kalimantan, finally in 2008 will be implemented at 56 institutions within the Indonesian Agency for Agricultural Research and Development. Keywords: Agricultural library, digital library, library development, digital network, information services, resource sharing

PENDAHULUAN Dampak nyata pemanfaatan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang semakin cepat terhadap masyarakat pengguna, yang dirasakan oleh pengelola jasa informasi termasuk perpustakaan, adalah perubahan sikap dan perilaku masyarakat pengguna informasi dalam pencarian informasi. Kecepatan dan ketepatan mendapatkan informasi merupakan tuntutan kebutuhan dan kepuasan. Hal ini terlihat dari intensitas pengguna informasi melakukan penelusuran lewat komputer, baik melalui jalur online maupun offline, sehingga pemanfaatan informasi dari sumber-sumber manual seperti katalog tercetak, bibliografi, indeks dan sejenisnya cenderung semakin menurun. Data statistik Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) untuk kurun waktu lima tahun terakhir membuktikan, intensitas pengguna perpustakaan yang datang langsung cenderung menurun, sebaliknya pengguna yang mencari informasi melalui sumber-sumber elektronis seperti katalog online (OPAC) dan CD-ROM meningkat (Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian 2000-2002a; 2003-2005a; 2006a). Keadaan tersebut merupakan peluang sekaligus ancaman bagi penyelenggara jasa informasi atau perpustakaan. Secara ekonomis penyediaan informasi dalam bentuk digital lebih menguntungkan dibanding dalam bentuk tercetak. Demikian pula perpustakaan berbasis TIK dibanding perpustakaan manual, antara lain dalam hal: (1) penyediaan informasi elektronis lebih murah dan mudah dibanding dalam bentuk tercetak; (2) informasi elektronis dapat

35

dimanfaatkan beberapa orang pengguna dalam waktu yang bersamaan, sedangkan informasi tercetak baru dapat digunakan secara bersamaan setelah dibuatkan beberapa salinan (copy); (3) pengolahan data elektronis lebih mudah, konsisten, cepat dan terintegrasi dalam suatu sistem; (4) penyimpanannya tidak memerlukan ruangan yang luas; (5) dimungkinkan pemanfaatan sumber daya informasi secara bersama antarperpustakaan melalui kerja sama jaringan perpustakaan digital. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin cepat serta tuntutan sistem layanan informasi modern yang semakin kuat, PUSTAKA perlu menjawab tantangan tersebut untuk mendukung visi, misi, dan program pembangunan pertanian. Hal tersebut dikemukakan Seminar (2004) bahwa perpustakaan perlu menjawab tantangan global yang bertumpu pada keunggulan manajemen dan layanan modern untuk mendukung visi, misi, dan program pembangunan. Untuk itu, peran perpustakaan unit kerja/unit pelaksana teknis (UK/UPT) harus ditingkatkan dalam upaya mendukung visi, misi dan program UK/UPT masing-masing maupun Departemen Pertanian (Deptan). Hasil pengkajian yang dilakukan PUSTAKA pada tahun 2005 mengungkapkan bahwa keadaan perpustakaan UK/UPT Deptan masih perlu ditingkatkan, terutama dalam hal: (1) lokasi atau letak perpustakaan, masih banyak perpustakaan yang tidak memenuhi persyaratan, dilihat dari faktor kemudahan akses bagi para pengguna; (2) ruang perpustakaan belum ergonomik dilihat dari keindahan, kenyamanan dan keamanan; (3) koleksi perpustakaan dalam berbagai bentuk, jenis dan subjek yang dibutuhkan untuk mendukung visi dan misi serta program UK/UPT masing-masing belum memadai baik kualitas maupun kuantitas; (4) infrastruktur TIK sebagai fasilitas untuk pengolahan dan layanan informasi masih sangat terbatas; (5) para pengelola perpustakaan umumnya masih lemah dalam pengelolaan informasi dan penguasaan TIK; (6) penyediaan anggaran perpustakaan terbatas dan lebih terfokus pada pengadaan koleksi; dan (7) kerja sama antarperpustakaan UK/ UPT belum dimanfaatkan dengan baik (Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian 2005b; 2005c). Berdasarkan hasil kajian tersebut, PUSTAKA yang mempunyai tugas dan fungsi pembinaan pengelolaan perpustakaan UK/UPT lingkup Deptan telah menyelenggarakan berbagai pertemuan seperti seminar, lokakarya, temu tugas, serta sosialisasi pedoman dan peraturan yang berkenaan dengan pengelolaan perpustakaan

36

maupun pengembangan jabatan fungsional pustakawan. Pengkajian secara ilmiah juga dilakukan dalam upaya meningkatkan peran perpustakaan UK/UPT Deptan sebagai sumber ilmu pengetahuan dan teknologi yang mendukung kegiatan penelitian dan pengembangan pertanian (SK Mentan No 229 tahun 2005). Seminar Nasional Grand Design Perpustakaan Digital PUSTAKA 20072010 yang diselenggarakan PUSTAKA pada bulan Juni 2006, menyimpulkan bahwa di samping pembangunan perpustakaan digital di PUSTAKA, keberadaan perpustakaan UK/UPT lingkup Deptan juga perlu dibangun, agar sumber daya informasi yang dimiliki dapat dimanfaatkan bersama secara efektif dan efisien. Di samping itu juga dilakukan upaya pemanfaatan bersama sumber informasi digital yang dimiliki dan dilanggan PUSTAKA untuk memenuhi kebutuhan informasi para peneliti, penyuluh, perekayasa, teknisi maupun staf lainnya di seluruh UK/UPT Deptan (Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian 2006b). Untuk membangun sebuah perpustakaan digital, menurut Purbo (1999) diperlukan infrastruktur, SDM yang memadai dan mandiri, pengetahuan dan manajemen, muatan lokal, jaringan kerja, dan pemanfaatan sumber daya secara bersama. Kajian PUSTAKA mengenai sumber daya perpustakaan menyimpulkan bahwa dari 50 perpustakaan UK/UPT Deptan, sebagian besar (90%) masih menggunakan sistem konvensional dan hanya 10% yang sudah otomasi. Dari hasil kajian tersebut juga telah berhasil disusun klasifikasi perpustakaan Deptan menjadi Kelas A, B, dan C. Kelas A adalah perpustakaan yang telah melakukan otomasi, Kelas B adalah perpustakaan yang masih menggunakan sistem pengelolaan konvensional namun sudah terkelola dengan baik, dan Kelas C masih tergolong tradisional. Dasar pengklasifikasian tersebut adalah: (1) kuantitas dan kualitas petugas perpustakaan, (2) ketersediaan sumber-sumber informasi yang dimiliki, (3) ketersediaan fasilitas TIK berupa komponen input, proses dan output, (4) aplikasi hasil pelatihan, magang, bimbingan dan sejenisnya, (5) sistem pengelolaan informasi, (6) sistem layanan, (7) lokasi serta tata letak ruang perpustakaan, (8) ketersediaan anggaran, dan (9) jumlah pengguna yang memanfaatkan jasa perpustakaan menurut status dan subjek. Hasil studi, diskusi terfokus, kajian, dan pengamatan di lapangan mengungkapkan bahwa terdapat sejumlah faktor yang menghambat perkembangan perpustakaan UK/UPT dalam melakukan perubahan sistem pengelolaan dari tradisonal dan konvensional ke sistem digital,


yaitu: (1) ketersediaan tenaga perpustakaan belum memenuhi kebutuhan minimal baik dari segi kemampuan maupun kuantitas, (2) keahlian dan keterampilan petugas dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi masih rendah, (3) infrastruktur yang dibutuhkan untuk pencarian dan pengolahan data serta layanan online dan offline masih terbatas, (4) minat pengguna intern dan ekstern dalam menggunakan perpustakaan dan memanfaatkan sumber daya informasi yang dimiliki masih rendah, (5) masih banyak pengguna yang memiliki persepsi bahwa perpustakaan UK/UPT sebagai unit pengadaan koleksi untuk menunjang tugas dan fungsi instansi induknya, dan (6) alokasi anggaran untuk pengelolaan perpustakaan dan pengembangan sumber daya belum memadai. Berdasarkan hal tersebut dapat dirumuskan bahwa koordinasi dan kerja sama pemanfaatan sumber daya informasi iptek bidang pertanian dan bidang terkait lainnya antarperpustakaan UK/UPT lingkup Deptan belum efektif dan efisien.

PEMECAHAN MASALAH Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan suatu konsep atau model percepatan pengembangan perpustakaan digital dengan memanfaatkan potensi dan peluang yang dimiliki perpustakaan UK/UPT Deptan. Konsep atau model tersebut dinamakan Perpustakaan MODEL (Management, Organization, Development, Electronic, Library), yaitu sistem pengelolaan perpustakaan semidigital yang dirancang berdasarkan pendekatan manajemen dan organisasi berorientasi pengguna (user oriented) dengan mensinergikan pengembangan sumber daya manusia, infrastruktur, sumber daya informasi, anggaran, dan sistem layanan. Perpustakaan Model dirancang untuk meningkatkan koordinasi dan kerja sama antarperpustakaan dalam memanfaatkan secara efektif dan efisien sumber-sumber informasi iptek bidang pertanian dan bidang terkait lainnya yang tersedia di unit kerja masing-masing dan di tingkat nasional maupun global.

DESAIN PERPUSTAKAAN MODEL Alasan utama penggunaan pendekatan faktor manajemen dan organisasi adalah kuatnya pengaruh manajemen dan organisasi terhadap pengelolaan informasi atau perpustakaan. Pengaruh manajemen terhadap sistem pengelolaan informasi terutama dalam hal pengambilan keputusan yang berhubungan dengan penciptaan informasi, peng-


gunaan media atau saluran, penerimaan dan penyebaran, serta pengguna informasi dan evaluasi. Pengaruh organisasi terhadap sistem informasi dan pengelolaan perpustakaan adalah terjadinya perubahan paradigma yang berdampak terhadap komponen sistem informasi, yaitu manusia (brainware), perangkat keras (hardware), jaringan (netware), dan data (dataware). Pendekatan Manajemen Kegiatan manajemen dapat dilakukan secara tertulis, yaitu dengan menggunakan pedoman, petunjuk teknis, buku panduan bahkan lukisan, maupun dengan cara berkomunikasi langsung seperti dialog, diskusi, sosialisasi, dan seminar (Effendy 1989). Manajemen memiliki sifat universal dan sistematis, yang mencakup kaidah, prinsip dan konsepsi yang mengacu pada landasan teoritis dalam melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan penilaian atau evaluasi untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya (Ruslan 1998). Desain Perpustakaan Model menggunakan pendekatan manajemen terkait dengan mekanisme sistem atau kinerja suatu sistem, di antaranya kinerja input, proses, dan output. Untuk menghasilkan kinerja input diperlukan tahapan penentuan masalah dan peluang sebagai alternatif pemecahan, kemudian studi kelayakan terhadap pemecahan masalah dan pengembangan rencana pelaksanaan (project plan). Untuk menentukan kinerja proses dibutuhkan tahapan analisis dan desain. Pada tahap analisis diperlukan identifikasi kebutuhan pengguna mengenai jasa dan informasi, kondisi lingkungan, sistem yang telah digunakan, struktur dan birokrasi organisasi yang akan menerapkan serta pengembangannya. Pada tahap desain diperlukan spesifikasi SDM, infrastruktur TIK, dan jaringan yang akan dibangun. Untuk menentukan kinerja output diperlukan tahapan implementasi berupa sosialisasi program, pelatihan, penyediaan infrastruktur TIK, instalasi, dan transformasi data ke dalam sistem baru. Untuk dapat memberikan gambaran yang jelas sehingga dapat menumbuhkan keyakinan, diperlukan prototipe atau percontohan perpustakaan digital yang akan dikembangkan. Hasil kinerja input dalam Perpustakaan Model adalah Pedoman Perpustakaan Model yang berisi petunjuk teknis pelaksanaan yang kemudian dikomunikasikan dalam kinerja proses untuk mempengaruhi dan mengontrol pihak terkait melalui sosialisasi dan diskusi agar pihak

37

tersebut mengetahui, mengerti, dan memahami petunjuk teknis yang dibuat. Hasil kinerja output adalah prototipe, percontohan di beberapa perpustakaan tertentu dan pengembangannya di seluruh perpustakaan UK/UPT Deptan yang dilakukan secara bertahap mulai tahun 2006 sampai 2010. Pendekatan Organisasi Dikemukakan oleh Siagian (1980), jika teknologi informasi yang digunakan dalam organisasi belum maju, berlaku paradigma ingatan (memori). Sebaliknya jika telah mempergunakan teknologi informasi modern maka yang digunakan adalah paradigma kemampuan untuk bergabung secara kreatif. Lebih jauh Siagian menjelaskan diperlukan pengetahuan dan kemampuan untuk menyeleksi setiap informasi yang akan digunakan untuk memecahkan permasalahan yang spesifik. Organisasi dibutuhkan dalam proses perubahan pengetahuan, perubahan informasi menurut jumlah, tingkat penambahan, seleksi, kecepatan akses, ruang lingkup, verifikasi, dan pengamanan. Dalam bidang pertanian dan bidang terkait lainnya, dibutuhkan pengorganisasian menurut subjek dan derajat ilmiah, seperti informasi ilmiah, semi-ilmiah, dan teknis. SUMBER DAYA PERPUSTAKAAN Pengembangan SDM Pengelolaan Perpustakaan Model memerlukan SDM yang memiliki keahlian di bidang manajemen informasi dan dalam pengelolaan TIK. Jumlah tenaga perpustakaan yang dibutuhkan untuk satu Perpustakaan Model minimum empat orang yang akan bertugas sebagai kepala (penanggung jawab), pelaksana teknis dan pelaksana layanan perpustakaan. Pendidikan formal yang diperlukan adalah bidang perpustakaan minimum D3, dan untuk tingkat keahlian S1. Untuk spesialisasi lain diperlukan pengalaman mengelola perpustakaan minimum lima tahun. Untuk peningkatan kemampuan tenaga pengelola, diperlukan program pelatihan dengan materi sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

38

Membangun Metadata dan Pangkalan Data. Digitasi Dokumen. Pengelolaan Jaringan. Instalasi dan Konfigurasi Perangkat Lunak. Sistem Perangkat Lunak.

6. Pengenalan dan Perawatan Perangkat Keras. 7. Membangun dan Mengelola Web. 8. Multimedia. Pengembangan Sarana dan Prasarana Sesuai dengan definisi Perpustakaan Model, kedua sistem, baik manual maupun digital memerlukan sarana dan prasarana berupa lokasi dan bangunan serta sarana perpustakaan, antara lain infrastruktur TIK, koleksi, dan mebelair. Tata Letak Lokasi bangunan perpustakaan harus mudah diakses (ditemukan dan dijangkau) oleh pengguna dari dalam UK/ UPT maupun pengguna umum. Bangunan perpustakaan minimum memiliki empat ruangan, yaitu ruang layanan elektronis, ruang baca koleksi tercetak dan pameran, ruang pengolahan, dan ruang penyimpanan koleksi (stack). Luas setiap ruangan 36 m2, kecuali stack bergantung pada banyaknya koleksi yang dimiliki. Peralatan Perpustakaan Peralatan perpustakaan yang dimaksud adalah satuan alat yang diperlukan untuk penyimpanan koleksi, pameran, dan pengolahan serta peralatan lain untuk kelengkapan ruang baca, ruang pameran, ruang pengolahan dan stack. Peralatan tersebut meliputi meja sirkulasi, meja baca, study carrel, rak buku, rak majalah, display koran, rak brosur, tempat koleksi CD-ROM dan video/audio kaset, serta meja televisi. Jumlah peralatan disesuaikan dengan keadaan ruangan. Koleksi Perpustakaan Koleksi perpustakaan diutamakan dalam format digital (offline dan online), sedangkan koleksi tercetak lebih diutamakan buku-buku tentang formula (standar) dan rujukan. Pengadaan koleksi disesuaikan dengan mandat UK/UPT masing-masing. Koleksi lain yang tidak dimiliki tetapi banyak dibutuhkan pengguna, diusahakan diperoleh dari sumber lain dengan prinsip pemanfaatan bersama. Keberadaan perpustakaan di setiap UK/UPT dimaksudkan untuk menjawab kebutuhan informasi pengguna, terutama melalui sistem silang layan dengan cara saling memanfaatkan koleksi informasi masingmasing. Informasi dalam bentuk jurnal ilmiah sedapat mungkin disediakan oleh PUSTAKA selaku perpustakaan induk.


Perangkat Keras Komponen perangkat keras berbasis teknologi informasi (computer based information system) yang diperlukan adalah: (1) komponen input, yaitu perangkat keras yang digunakan untuk entri data informasi; (2) komponen output, adalah perangkat keras yang diperlukan untuk menampilkan data informasi melalui intranet dan internet; (3) komponen pengolah untuk melakukan pengolahan data dan eksekusi instruksi (program); (4) komponen memori untuk menyimpan data dan instruksi dalam bentuk elektronik digital. Perangkat keras lainnya yang diperlukan adalah perangkat untuk membangun jaringan intranet dan internet, yaitu perangkat untuk akses katalog, akses online, serta server.

Perangkat Lunak Software atau perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi (operating system). Software yang diperlukan adalah yang lazim dipakai dan mudah pemakaiannya (user friendly) juga yang spesifik, yaitu software WINISIS, aplikasi bibliotheca, adobe destiller, dan adobe acrobat reader.

Pengumpulan Data Data dalam berbagai bentuk dikumpulkan dari berbagai sumber, kemudian distrukturisasi dan dikodifikasi hingga dientri ke dalam pangkalan data dengan berbagai cara. Khusus untuk koleksi informasi online digunakan cara sharing di antara semua perpustakaan UK/UPT Deptan melalui sistem online dengan memanfaatkan jurnal elektronis yang dilanggan PUSTAKA seperti ProQuest, ScienceDirect, CAB Abstracts, dan TEEAL. Untuk informasi yang terintegrasi dalam pangkalan data, aktivitas yang digunakan berupa pencarian atau pengumpulan dan penyebaran sesuai permintaan pengguna. Akses ke ProQuest dan ScienceDirect dilakukan oleh petugas perpustakaan UK/UPT atau peneliti menggunakan kata pengenal (password) yang setiap bulan diatur dan dimonitor oleh PUSTAKA. Pengolahan Data Kegiatan pengolahan data meliputi komputasi dan analisis, komparasi, pengurutan (data sorting), konversi, peringkasan (data summarizing), klasifikasi dan organisasi, validasi dan verifikasi, pembaharuan (updating) dan penghapusan, serta pelacakan data (data search). Penyimpanan Data

Jaringan Perpustakaan semidigital banyak memanfaatkan perangkat keras dan lunak teknologi informasi (komputer) untuk sistem jaringan terkoneksi. Jaringan (netware) merupakan unit telekomunikasi yang terdiri atas media, aliran data (data flow), topologi dan aturan, keamanan serta zona telekomunikasi yang diperlukan untuk mengakses informasi yang tersimpan dalam server untuk mempermudah dan mempercepat para pengguna di UK/UPT maupun pengguna lain memperoleh informasi. Jaringan yang dibangun terdiri atas jaringan intranet untuk kepentingan intern UK/UPT dan internet. Pola pengembangannya meliputi aktivitas input, proses, dan output (Gambar 1).

PENGELOLAAN INFORMASI Pengembangan sistem informasi disebut juga aktivitas sistem informasi, yaitu aktivitas pengelola perpustakaan dalam mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan data. Sistem yang dikembangkan dalam model diuraikan berikut ini.


Penyimpanan data berarti pengorganisasian (strukturisasi, kodifikasi, pengindeksan) dan penempatan data dalam media penyimpanan komputer agar dapat dengan mudah dan cepat diakses dalam rangka aktivitas keseluruhan sistem informasi. Penyebaran Informasi Kegiatan penyebaran teknologi dimulai dari produksi informasi, penyajian, pembuatan laporan, pencetakan, klasifikasi, serta penyampaian informasi ke pengguna yang memerlukan. Penyampaian informasi dilakukan melalui internet, dengan demikian akses ke pangkalan data perpustakaan menjadi tidak terbatas, baik ruang maupun waktu. Kontrol Terhadap Sistem Aktivitas ini meliputi evaluasi dan pemantauan terhadap komponen, aktivitas, dan kinerja sistem informasi (auditing), pengamanan (security) sistem, pengaturan

39

Internet

Hubungan ke pangkalan data PUSTAKA melalui FTP Router perangkat ADSL BPTP Jalur sewa ISP/Indosat VSAT/ Telkom ADSL

24 terminal switch BPTP 16 terminal switch perpustakaan

Komputer OPAC

Buku tamu elektronik

ADMINISTRATOR JARINGAN Sarana akses internet dan CD-ROM

Pengolahan Sarana akses internet dan CD-ROM Pengolahan

ADF scanner

LAYANAN ADF ADSL CD-ROM FTP ISP OPAC VSAT

= = = = = = =

automatic document feeder asymetric digital subsriber line compact disc-read only memory file transfer protocol internet service provider online public access catalogue very small aperture terminal

Pangkalan data server OPAC ADF scanner

PENGOLAHAN

Gambar 1. Diagram Jaringan Perpustakaan Model.

pemakaian sistem, pemantauan kesesuaian informasi dengan kebutuhan pengguna, pengaturan hak dan wewenang, pengorganisasian dan peningkatan kemampuan tim pengelola, serta pelaksanaan sistem. STRATEGI PENGEMBANGAN Pembangunan Perpustakaan Model di setiap UK/UPT Deptan memerlukan strategi yang tepat, karena pada setiap tahapan melibatkan banyak pihak, baik yang mempengaruhi atau mengontrol maupun pihak yang dipengaruhi atau dikontrol. Esposito (2003) menyatakan bahwa pada setiap proses yang melibatkan klien akan

40

selalu menghadapi klien yang berperilaku buruk dan menghambat pencapaian tujuan. Hal itu dapat diatasi dengan cara menerapkan strategi komunikasi yang efektif guna mempengaruhi sikap dan perilaku orang lain dengan menggunakan lambang-lambang verbal dan visual (Devito 1997). Empat isu strategis berkaitan dengan upaya pengembangan perpustakaan digital UK/UPT Deptan adalah: Pertama, penyediaan sarana layanan akses internet yang mendorong peningkatan pemanfaatan informasi yang akurat untuk peningkatan kualitas dan produktivitas pelaku yang terlibat dalam pembangunan pertanian, antara lain peneliti dan staf lainnya. Kedua,


pengembangan perpustakaan digital untuk mendorong peningkatan kualitas karya (informasi) yang dihasilkan oleh para peneliti maupun staf lainnya, peningkatan pemanfaatan informasi oleh masyarakat luas, dan peningkatan fungsi koordinasi dan kolaborasi pemanfaatan berbagai sumber daya. Ketiga, penyediaan infrastruktur internet di masing-masing UK/UPT untuk meningkatkan efisiensi penyediaan layanan akses dan sumber informasi elektronik di samping fungsi komunikasi dan sistem informasi manajemen. Keempat, kerja sama antara PUSTAKA dan perpustakaan UK/UPT sesuai dengan fungsinya masing-masing untuk mengembangkan sistem layanan informasi berbasis web sebagaimana diharapkan pengguna. Agar penerapan konsep Perpustakaan Model dapat terealisasi di setiap UK/UPT Deptan maka disusun Pedoman Perpustakaan Model sebagai acuan standar yang kemudian disosialisasikan dan diimplementasikan. Dalam pedoman tersebut ditetapkan empat acuan utama, meliputi pengembangan SDM perpustakaan, penyediaan infrastruktur TIK, pengembangan sistem informasi, dan pengembangan sistem layanan. Sosialisasi dilakukan melalui penyebaran pedoman, seminar, diskusi, pameran, pembuatan prototipe, siaran interaktif melalui radio, pembuatan poster, dan apresiasi. Tahap implementasi dilakukan dengan membuat percontohan di dua perpustakaan pada tahun 2006, yaitu perpustakaan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat Jenderal Deptan dan perpustakaan BPTP Jawa Tengah.

REALISASI PENGEMBANGAN Menyusul dua perpustakaan percontohan yang dikembangkan tahun 2006, pada tahun anggaran 2007 telah dikembangkan lima perpustakaan UK/UPT masingmasing di Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Sumatera Barat, BPTP Sumatera Utara, BPTP Sulawesi Selatan, BPTP Kalimantan Selatan, dan BPTP Jawa Timur, dan pada tahun anggaran 2008, direncanakan akan dikembangkan di 56 perpustakaan UK/UPT lainnya. Untuk memudahkan perencanaan dan pelaksanaannya, pengembangan Perpustakaan Model dibagi dalam tiga pola (Tabel Lampiran 1), yaitu: (1) pola I adalah perpustakaan UK/UPT yang sudah terkoneksi jaringan ke provider tertentu, (2) pola II adalah perpustakaan UK/ UPT yang belum terkoneksi jaringan ke provider, tetapi dialokasikan untuk memasang internet dengan teknologi VSAT (Very Small Aperture Terminal), (3) pola III adalah UK/UPT yang tergabung dalam Cimanggu Cyber.


KESIMPULAN 1. Konsep Perpustakaan Model disusun menggunakan pendekatan manajemen dan organisasi dalam upaya memecahkan berbagai permasalahan perpustakaan UK/UPT lingkup Deptan dalam hal pengembangan sumber daya meliputi SDM, infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi, dan sistem layanan. 2. Empat isu strategis pengembangan perpustakaan Model meliputi penyediaan akses internet untuk mendorong peningkatan kualitas dan produktivitas kegiatan di setiap UK/UPT, peningkatan penyediaan sumber daya informasi untuk mendorong peningkatan kualitas karya (informasi) yang dihasilkan peneliti maupun staf lainnya, peningkatan pemanfaatan informasi tersebut oleh masyarakat luas, dan pemanfaatan bersama sumber daya informasi. Selanjutnya penyediaan infrastruktur TIK di masingmasing UK/UPT guna meningkatkan efisiensi penyediaan layanan akses dan sumber informasi elektronik disamping fungsi komunikasi dan sistem informasi manajemen. Untuk mendukung kegiatan di perpustakaan UK/UPT, dikembangkan sistem layanan informasi berbasis web yang sesuai dengan harapan pengguna melalui kerja sama dengan PUSTAKA. 3. Implementasi pengembangan perpustakaan model dilakukan melalui tahapan penyusunan pedoman, sosialisasi dan pembuatan percontohan, serta realisasi pengembangannya di seluruh UK/UPT Deptan secara terencana berdasarkan kriteria dan pola yang telah ditetapkan. DAFTAR PUSTAKA Devito, J.A. 1997. Komunikasi Antar Manusia. Hunter College of the City University of New York. Alih Bahasa oleh Agus Maulana. Jakarta: Profesional Books. Effendy, O.U. 1989. Human Relations dan Public Relations dalam Management. Bandung: Mandar Maju. Esposito, J.E. 2003. Confidence Person. How To Talk With Confidence in Every Situation. New York: Hillbooks. Purbo, O. 1999. Petunjuk Praktis IT Perpustakaan. http:/ /onno.vlsm.org/v09/onno-ind-1/application/education/ ppt-petunjuk-praktis-it-perpustakaan-11-1999.ppt. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2001. Laporan Tahunan 2000. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2002a. Laporan Tahunan 2001. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2002b. Pedoman Teknis Pengelolaan Perpustakaan

41

Pertanian. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2003. Laporan Tahunan 2002. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2004. Laporan Tahunan 2003. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2005a. Laporan Tahunan 2004. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2005b. Pedoman Perpustakan MODEL Unit Kerja Departemen Pertanian. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2005c. Rencana Strategis Pusat Perpustakan dan

42

Penyebaran Teknologi Pertanian 2005-2009. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2006a. Laporan Tahunan 2005. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. 2006b. Grand Design Perpustakaan Digital Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Ruslan, R. 1998. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi). Jakarta: Raja Grafindo Persada. Seminar, K.B. 2004. Kebijakan Pengembangan Perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Bogor: IPB. Siagian, S.P. 1980. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan. Cetakan ke 5. Jakarta: Gunung Agung.


Tabel Lampiran 1. Pola Pengembangan Perpustakaan Model. Pola

Nama UK/UPT

I (19 UK/UPT)

Pusat Penelitian dan Pengembangan Hortikultura Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Sub Tropika Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat Balai Penelitian Kacang-kacangan dan Umbi-umbian Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa Balai Penelitian Tanaman Serealia Balai Penelitian Tanaman Sayuran Loka Penelitian Sapi Potong BPTP DKI Jakarta BPTP Jawa Barat BPTP Sumatera Selatan BPTP Nanggroe Aceh Darussalam BPTP Lampung BPTP Banten BPTP Yogyakarta BPTP Riau BPTP Jambi BPTP Bali BPTP Kalimantan Timur

Jakarta Malang, Jawa Timur Malang, Jawa Timur Malang, Jawa Timur Banjarbaru, Kalimantan Selatan Maros, Sulawesi Selatan Lembang, Jawa Barat Grati, Jawa Timur Jakarta Bandung Palembang Banda Aceh Tanjung Karang Banten Yogyakarta Pekanbaru Jambi Denpasar Samarinda

II (23 UK/UPT)

Balai Besar Pengembangan Mekanisasi Pertanian Balai Besar Penelitian Tanaman Padi Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri Balai Penelitian Lingkungan Pertanian Balai Penelitian Kelapa dan Palma Lain Balai Penelitian Tanaman Buah Tropika Balai Penelitian Tanaman Hias Loka Penelitian Tungro Loka Penelitian Kambing Potong BPTP Nusa Tenggara Barat BPTP Nusa Tenggara Timur BPTP Kalimantan Barat BPTP Kalimantan Tengah BPTP Bangka Belitung BPTP Sulawesi Utara BPTP Gorontalo BPTP Sulawesi Tengah BPTP Sulawesi Tenggara BPTP Maluku BPTP Maluku Utara BPTP Papua BPTP Irian Jaya Barat BPTP Bengkulu

Serpong, Banten Sukamandi, Jawa Barat Pakuwon, Sukabumi, Jawa Barat Jakenan, Jawa Tengah Manado, Sulawesi Utara Solok, Sumatera Barat Segunung, Cipanas, Cianjur Maros, Sulawesi Selatan Sungei Putih, Sumatera Utara Mataram Kupang Pontianak Palangkaraya Pangkal Pinang Manado Gorontalo Palu Kendari Ambon Ternate Jayapura Manokwari Bengkulu

III (14 UK/UPT)

Pusat Penelitian dan Pengembangan Tanaman Pangan Pusat Penelitian dan Pengembangan Perkebunan Pusat Penelitian dan Pengembangan Peternakan Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian Lembaga Riset Perkebunan Indonesia Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan Pertanian Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pascapanen Pertanian Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Sumberdaya Genetik Pertanian Balai Besar Penelitian Veteriner Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik Balai Penelitian Tanah Balai Penelitian Ternak Balai Penelitian Agroklimat dan Hidrologi

Bogor, Jawa Barat Bogor, Jawa Barat Bogor, Jawa Barat


Lokasi

Bogor, Jawa Barat Bogor, Jawa Barat Bogor, Jawa Barat Bogor, Jawa Barat Bogor, Jawa Barat Bogor, Bogor, Bogor, Bogor, Bogor, Bogor,

Jawa Jawa Jawa Jawa Jawa Jawa

Barat Barat Barat Barat Barat Barat

43

UPT DEPARTEMEN PERTANIAN: Suatu Pendekatan Manajemen dan Organisasi

Recommend Documents