Standar Operasional Prosedur Keuangan IKATAN MAHASISWA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TERPADU NURUL FIKRI ( IM STT NF) 2015/2016
SOP KEUANGAN im stt nf Kampus B STTT Nurul Fikri Jl. Lenteng Agung Raya 20 Telp. (021) 78883828 – Jakarta Selatan 12640
STANDAR OPERASIONAL PROSEDURAL KEUANGAN LEMBAGA FORMAL KAMPUS IKATAN MAHASISWA STT NURUL FIKRI PERIODE 2014-2015 I. Singkatan dan istilah a) LFK IM STT NF adalah Lembaga Forum Kampus Ikatan Mahasiswa STT Nurul Fikri. b) DPM IM STT NF adalah Dewan Perwakilan Mahasiswa Ikatan Mahasiswa STT Nurul Fikri. c) PUKET III STT NF adalah Pemantu Ketua III STT Nurul Fikri d) DK adalah Dana Kemahasiswaan. e) Dana Non-DK adalah Dana Non-Kemahasiswaan. II. Ketentuan umum a) Keuangan LFK IM STT NF merupakan dana kegiatan yang digunakan untuk menjalankan program kerja LFK IM STT NF. b) Dana kemahasiswaan yang selanjutnya disebut DK adalah dana dari Akademik yang disalurkan kepada DPM IM STT NF yang mekanismenya diatur dalam hasil lokakarya kemahasiswaan dan/atau kesepakatan lainnya. c) Dana Non- Kemahasiswaan yang selanjutnya disebut Dana Non-DK adalah dana LFK IM STT NF yang di peroleh dari sumber-sumber lain yang halal dan sah serta tidak bertentangan dengan AD/ART LFK IM STT NF. III. DANA KEGIATAN a) Dana kegiatan adalah Dana DK dan Dana Non DK yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan LFK yang telah diajukan pada awal kepengurusan. b) Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan, rutin, dan insidental. c) Dana kegiatan dikoordinir oleh Bendahara DPM dengan persetujuan Ketua DPM IM STT NF. IV. SUMBER DANA KEGIATAN a)
Dana kegiatan LFK yang mempunyai mandat atau fungsi legislasi (DPM) bersumber dari dana kemahasiswaa dan dana kas pribadi yang tidak bertentangan dengan AD/ART LFK IM STT NF. b) BEM, BO dan BSO menggunakan dana kegiatan yang bersumber dari SOP KEUANGAN IM STT NF
1
Dana Kemahasiswaan serta sumber lain yang tidak bertentangan dengan AD/ART LFK IM STT NF. V. Mekanisme pengajuan kemahasiswaan
dana
kegiatan
yang
bersumber
dari
dana
a) Nominal dana kemahasiswaan yang diajukan disesuaikan dengan rencana kegiatan anggaran tahunan lembaga yang telah diajukan pada awal kepengurusan. b) Dana kemahasiswaan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan yang telah di setujui oleh DPM. c) Pengajuan dana kemahasiswaan untuk LFK pada lingkup Pusat diajukan oleh bendahara kegiatan/ketua kegiatan/ bendahara LFK kepada DPM dengan menyertakan surat permohonan dana. d) Dana kemahasiswaan pada lingkup Pusat (DPM, BEM, BO dan BSO) dapat dicairkan kepada LFK yang bersangkutan jika LFK tersebut telah memberikan proposal ke DPM dan mendapatkan disposisi alokasi penggunaan dana dari DPM. Setelah mendapatkan disposisi alokasi penggunaan dana dari DPM, proposal tersebut diserahkan kepada PUKET III STT NF untuk diperiksa kembali. VI. Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan a) LPJ kegiatan diserahkan paling lambat 2 Minggu setelah kegiatan berlangsung, dengan disertai bukti transaksi asli (format penulisan nota terlampir), dibuat 3rangkap dalam bentuk hardcopy yaitu untuk arsip LFK, dan untuk PUKET III STT NF serta dalam bentuk soft file kepada DPM (Format laporan keuangan terlampir). b) Laporan Pertanggungjawaban harus disertai bukti pengeluaran/kwitansi/nota yang tidak boleh ditempel menggunakan lem kertas melainkan di streples. c) Perhitungan pengeluaran sesuai bukti pengeluaran akan diperiksa selambat-lambatnya 2 hari setelah penyerahkan LPJ kepada DPM. Jika tidak sesuai, maka LPJ akan dikembalikan dan diperbaiki oleh LFK. Setelah perbaikan LPJ tersebut, maka LPJ segera diserahkan kepada PUKET III STT NF maksimal 3 Hari setelah kegiatan. d) Jika terdapat satu program kerja yang belum meyerahkan LPJ ke DPM, maka penurunan dana untuk program kerja selanjutnya akan terhambat. d) Untuk kegiatan rutin yang berkelanjutan pelaksanaannya, penyelenggara harus membuat laporan keuangan setiap bulannya yang diserahkan kepada DPM dalam bentuk softkopi dan PUKET III STT NF dalam bentuk hardkopi. e) Kegiatan yang bersifat rangkaian harus membuat progress report setiap SOP KEUANGAN IM STT NF
2
f)
g)
h)
i)
selesai rangkaian kegiatan yang diserahkan kepada DPM dan PUKET III STT NF. Kegiatan yang diundur/ dipindah waktunya/digagalkan, ketua LFK harus memberikan laporan secara tertulis kepada DPM dan laporan tulisan serta laporan lisan kepada PUKET III STT NF paling lambat 1 minggu dari kegiatan yang ingin dilaksanakan. Kegiatan yang diundur/ditunda atau bahkan digagalkan karena suatu sebab padahal DK sudah diambil, maka PenanggungJawab (PJ) kegiatan WAJIB memberikan laporan secara tertulis kepada DPM dan laporan lisan serta tertulis kepada PUKET III STT NF setelah mendapat persetujuan Ketua lembaga yang bersangkutan paling lambat 1 minggu dari kegiatan yang ingin dilaksanakan. Kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan atau digagalkan karena suatu sebab sedangkan dana DK belum diambil maka dana DK tersebut akan di alihkan kepada LFK lain pada lingkup pusat. DK yang sudah di ambil sedangkan kegiatan digagalkan dan sudah berjalan dengan sebab yang dapat dipertanggungjawabkan maka DK tersebut akan diberikan sebesar pembelanjaan yang di lakukan dari DK yang diajukan serta sisanya dialihkan kepada LFK lain.
VII. Mekanisme pengalihan dana a) Pengalihan Dana Kemahasiswaan dapat dilakukan sesuai dengan termin penurunan dana. b) Pengalihan dana dikoordinir oleh Bendahara DPM. c) DPM memfasilitasi forum seluruh LFK untuk pengalokasian dana kegiatan. Pengambilan keputusan dalam pengalihan dana dilakukan secara musyawarah dan mufakat. d) LFK yang berhak menerima pengalihan dana wajib menandatangi Surat yang dierikan oleh DPM bahwa LFK tersebut akan mempertanggungjawabkan dana yang sudah dialihkan. e) Mekanisme pertanggungjawaban dana kegiatan yang dialihkan sama dengan mekanisme pelaporan dana kegiatan. VIII. SALDO DANA KEGIATAN a) Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/défisit). b) Bila terdapat saldo surplus kegiatan seluruhnya menggunakan dana kemahasiswaan maka saldo tersebut diserahkan kepada LFK yang bersangkutan dan dialokasikan untuk kas LFK. c) Bila terdapat saldo surplus kegiatan yang dananya berasal dari DK dan Non DK diakhir kegiatan maka dilakukan pembagian saldo sesuai SOP KEUANGAN IM STT NF
3
dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (50% dari saldo dialokasikan untuk kas kelembagaan dan 50% untuk panitia penyelenggara kegiatan). d) Bila terjadi défisit anggaran baik kegiatan yang menggunakan DK seluruhnya atau DK dan Non DK pada suatu kegiatan maka untuk menutupi défisit tersebut sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (50% dari dana défisit ditutupi oleh lembaga dan 50% dari panitia penyelenggara kegiatan). Format rancangan anggaran pada proposal RANCANGAN ANGGARAN NAMA KEGIATAN NAMA LFK TGL BULAN PELAKSANAAN Pemasukan a. Dana kemahasiswaan b. Dana Non-DK 1 . Sponsorship 2 . Dll Total Pemasukan PerkiraanPengeluaran Total perkiraan pengeluaran
No. Perkiraan 1 Keseketariatan
Sub total 2 Div. Acara Sub total 3 Div. PDD ………………… …………………. Total
SOP KEUANGAN IM STT NF
Rp.
Rp. Rp. Rp.
Rp.
Transaksi Pembuatan proposal Kertas ……………….. Pengadaan medali ………………….
Jumlah (Rp.) Rp. 15.000,Rp. 60.000,………….. Rp………. 3 buah Rp. 25.000,- Rp. 75.000,………………. ………….. ………… …………. Unit 3 rangkap 2 rim ……………….
Satuan (Rp.) Rp. 5.000,Rp. 30.000,……………
Rp.
4
Format laporan keuangan pada LPJ LAPORAN KEGIATAN NAMA KEGIATAN NAMA LFK TGL BULAN PELAKSANAAN
pemasukan a. Dana kemahasiswaan b. Dana NonDK Sponso 1. rship 2. Dll Total Pemasukan
Rp.
Pengeluaran Total pengeluaran
Rp.
No. Nota Tanggal A. Keseketariatan 001/A/2012 9 Februari ………………. Sub total B. Acara 001/B/2012
Rp.
Rp. Rp.
Transaksi
Unit
Satuan(Rp.)
Jumlah(Rp.)
Pembuatan proposal
Rp. 5.000,-
Rp. 15.000,-
…………….. ………………….
3 rangkap …………… …
…………….
…………..
10 Februari
300 lembar
Rp. 100,-
Rp. 30.000,-
Fotokopi materi seminar
Sub total Total pengeluaran Saldo
Format penulisan No. Nota (bukti transaksi) 1. Nota didasarkan pada tanggal pembelanjaan dan diurutkan berdasarkan divisi. 2. Penulisan nota 00a/A/th 001 : No urut nota disesuaikan dengan tanggal pembelanjaan A : divisi yang melakukan pembelanjaan th : tahun pembelanjaan. 3. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per kebutuhan/divisi.
SOP KEUANGAN IM STT NF
5
