RAPPORT VAN BEVINDINGEN Kalhorn VvE Beheer 3 september 2013

RAPPORT VAN BEVINDINGEN Kalhorn VvE Beheer 3 september 2013

Amsterdam kantoor postadres e-mail telefoon Haarlem kantoor

Displaystraat 23 1033 RZ Amsterdam Postbus 199 1000 AD Amsterdam [email protected] 020 208 99 11

e-mail telefoon

Leidsevaart 594 2014 HT Haarlem Postbus 199 1000 AD Amsterdam [email protected] 023 711 30 30

Algemeen www Rabobank IBAN BTW KvK

www.kalhorn.nl 11.33.82.278 NL76 RABO 0113 3822 78 NL 0015.78.06.972.B01 527.30.905

postadres

Rapport van Bevindingen

Kalhorn VVE Beheer Amsterdam|Haarlem

Inhoudsopgave: 1. 2. 3. 4. 5.

Opdrachtformulering Onderzoek . Bevindingen . Conclusie . Advies . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

2 3 6 7 8

1. Opdrachtformulering Aan Kalhorn VvE Beheer is gevraagd om bevindingen vastleggen in een schriftelijk verslag over het dossier met kenmerk 2058886 EA VERZ 13-644 aan de Rechtbank te Amsterdam, op basis van het verzoekschrift en het verweerschrift (inclusief de bijlagen van beide partijen). Het onderzoek naar de bevindingen is exclusief een cijfermatig onderzoek naar de onderbouwing van de vier (4) jaarrekeningen over de boekjaren 2009, 2010, 2011 en 2012.

2



2. Onderzoek 2.1 Een aparte bankrekening voor de Reserves 2.1.1. Verplichting Voor VVE’s bestaat de verplichting om hun reserves te plaatsen op aparte bankrekeningen. Ook voor de VvE Parkzicht geldt deze verplichting, zoals opgenomen in artikel 20:4 van de Splitsingsakte. De reden om een afzonderlijke bankrekening te hebben voor de Reserves van de VvE is: Door het opwerpen van barrières is het duidelijker welke gelden voor welk doel bestemd zijn. De rekening-courant voor lopende zaken gedurende het boekjaar en de afzonderlijke bankrekening voor voorzieningen groot onderhoud aan het appartementengebouw. Zodoende kan niet zo maar (of per ongeluk) geld wat is gereserveerd, worden uitgegeven aan: 1. lopende zaken of 2. tekorten op de exploitatie. (zie artikel 16:5 van de Splitsingsakte). Het moet het bestuur en/of de administrateur juist niet te makkelijk zijn om over deze gelden te beschikken. Een speciale procedure is daartoe noodzakelijk (zie artikel 20:5 van de Splitsingsakte). Wat schetst de verbazing van Kalhorn VvE Beheer? Op de ALV van 24 april 2013 wordt als reden voor het opheffen van de bankrekening bij Robeco gegeven: citaat uit de notulen: “Er wordt door het bestuur aangegeven dat het makkelijker zou zijn om het geld bij een bank onder te brengen die elektronisch bankieren aanbiedt. (…) Elektronisch bankieren maakt het voor het bestuur en voor VvE Beheer Amsterdam BV makkelijker om over het geld te beschikken.” Volgens de Splitsingsakte is het juist de bedoeling dat er alleen over de gelden op de afzonderlijke bankrekening mag worden beschikt door de voorzitter en een tweede lid met een speciale machtiging van de ALV. 2.1.2 Historie De splitsingsakte van deze VvE komt uit een tijd van vóór de modelreglementen. Ten tijde van de oprichting in 1956 werd er nog vanuit gegaan dat de reguliere kosten van de vereniging werden betaald vanaf de rekening courant van de administrateur. (zie artikel 16:2 en artikel 16.6 van de Splitsingsakte). Alleen voor de reserves werd een aparte op naam van de VvE staande bankrekening verplicht. Sinds de invoering van het modelreglement in 1973, bestaat de verplichting aan de administrateur om alle gelden van de VvE op een op naam gestelde rekening te plaatsen (modelreglement 1973 art. 42). Voor de VvE Parkzicht werd gedacht dat de administrateur de gelden vanaf zijn eigen rekening-courant zou betalen. Toen dit voor soortgelijke VvE’s van na 1973 veranderde, bleef ongewijzigd de verplichting bestaan om de reserves op een aparte (los van de reguliere) rekening te plaatsen. Dit is nog steeds de praktijk tot en met het laatste modelreglement uit 2006. Het plaatsen van gelden behorend tot de Reserves op aparte rekeningen was toen en is nu nog steeds verplicht en gebruikelijk. 2.1.3 Zekerheid Voor leden is het een zekerheid dat de gelden speciaal bestemd voor tegenvallers en voor het planmatig onderhoud op een andere bankrekening staan dan de reguliere rekening-courant. De primaire controle (en de meest makkelijke) is om te controleren of het saldo per 31 december precies met datgene is gestegen ten op zichte van het saldo van 1 januari als dat de dotaties voor groot-onderhoud groot zijn. In het geval bij deze VvE levert deze primaire controle op dat dit niet het geval is. Verdere controle van de stukken is dan nodig. Uit de vier jaarstukken blijkt dat er gedurende meerdere jaren geen geld – anders dan de jaarlijkse creditrente - meer is bijgeschreven. Daarnaast is er zelfs geld afgeschreven van die rekening bij Robeco zonder dat daartoe de benodigde machtiging van de ALV voor aanwezig was.

3



2.2 De verslagen van de Kascommissie Afschriften van de verslagen van de Kascommissie voor de in de opdracht vermelde boekjaren zijn opgenomen in het verzoekschrift onder Productie 7. Een Kascommissie van een VvE dient ter controle van het financieel gevoerde beleid. De ALV heeft als hoogste orgaan van de VvE geen zicht op de dagelijkse werkzaamheden van het bestuur. Daarnaast heeft het bestuur in onderhavige VvE de dagelijkse werkzaamheden gemandateerd aan een externe beheerder. Hierdoor staat de ALV op een nog grotere afstand van diegene die daadwerkelijk de geldstromen beheert en namens de VvE opdrachten geeft. De ALV moet een Kascommissie aanstellen conform BW 2 art 48. Dit is niet facultatief maar een verplichting. De wettelijke eisen zijn: 1. De Kascommissie bestaat uit 2 leden van de vereniging; 2. De Kascommissie controleert de balans en de Staat van baten en lasten; 3. De Kascommissie brengt naar aanleiding van haar onderzoek verslag uit aan de ALV; 4. Op voordracht van de Kascommissie kan de ALV decharge verlenen aan het voltallige bestuur. Kalhorn VVE Beheer heeft als deskundige een onderzoek gedaan naar de verslagen van de Kascommissie van de VvE Parkzicht en heeft daarnaast gekeken of de goedkeuring van de jaarrekeningen 2011 en 2012 zowel inhoudelijk als procedureel correct zijn uitgevoerd. Van de 4 hierboven staande punten zijn de eerste 3 punten volgens Kalhorn VVE Beheer respectievelijk onjuist, (eventueel) onvolledig en ten laatste tegenstrijdig. Ten aanzien van punt 4 heeft Kalhorn VVE Beheer geen opmerkingen. 2.2.1 De Kascommissie bestaat uit 2 leden van de vereniging Artikel 2:48 BW stelt dat de Kascommissie bestaat uit 2 leden. Een VvE kan bestuursleden hebben die geen lid zijn van de vereniging, een VvE kan een beheerder van buiten de vereniging benoemen, maar een VvE kan nooit een kascommissielid benoemen die geen lid is van de vereniging. De benoeming van de heer Wüst is geen onderwerp van deze casus. Kalhorn VVE Beheer wil wel graag opwerpen dat uit het dossier blijkt dat de Kascommissie reeds meerdere jaren is samengesteld strijdig met de wet. Besluiten van de ALV die strijdig zijn met de wet zijn nietig. Kalhorn VVE Beheer vraagt zich af waarom de nietigheid van de benoeming van de heer Wüst in de Kascommissie niet door eiser in samenhang met de vernietigbaarheid van de gewraakte besluiten is verzocht. Onder VVE Beheerders bestaat de algemene consensus dat de Kascommissie moet bestaan uit leden van de VVE. Het bevreemdt Kalhorn VVE Beheer dat de gecertificeerde VvE Beheerder ‘VVE Beheer Amsterdam BV’ een vergaderbesluit hieromtrent faciliteert en niet de ALV waarschuwt omtrent de nietigheid van dit besluit. 2.2.2. De Kascommissie controleert de balans en de Staat van baten en lasten Artikel 2:48 BW stelt dat de Kascommissie controleert de balans en de Staat van baten en lasten. Kalhorn VVE Beheer heeft van eiser afschriften van alle stukken uit het dossier ontvangen. Echter, uit de stukken is niet te constateren of de Kascommissie haar werk inhoudelijk wel of niet juist heeft uitgevoerd. Kalhorn VVE Beheer kan dus niet beoordelen over de juistheid van het werk van de Kascommissie, omdat de details van de administratie niet ter beschikking waren. Kalhorn VVE Beheer heeft dus niet alle stukken ontvangen die noodzakelijk zijn om dit te kunnen beoordelen. Volgens eiser zijn alle stukken welke voorafgaande aan de ALV op 24 april 2013 aan alle leden van de VvE zijn verstrekt, beschikbaar gesteld aan Kalhorn VVE Beheer. Elk lid van de VvE heeft recht op volledige inzage in de administratie volgens artikel 32 lid 5 van de Splitsingsakte van de VvE. Elk lid heeft het recht op dezelfde stukken als welke de Kascommissie behoort te ontvangen. Indien de Kascommissie dezelfde stukken heeft ontvangen als eiser, dan heeft de Kascommissie onvolledige controle uitgevoerd. Indien de 4


Kalhorn VVE Beheer Amsterdam|Haarlem Kascommissie meer stukken heeft gehad, dan kan het zijn dat de Kascommissie haar werk wel volledig heeft uitgevoerd, maar dan is de informatievoorziening van VVE Beheer Amsterdam BV naar eiser laakbaar, onvolledig en strijdig met de verplichting opgelegd door de Splitsingsakte in artikel 32 lid 5. 2.2.3. Cijfermatig niet te beoordelen Gezien de constateringen beschreven in 2.2.1. en 2.2.2 kan Kalhorn VVE Beheer niet cijfermatig beoordelen of de Kascommissie haar werk goed heeft gedaan. Wel ontstaat er onzekerheid of de controle wel goed gedaan is. In ieder geval ontstaat gerede twijfel als leden niet dezelfde informatie hebben ontvangen als de Kascommissie. 2.2.4. De Kascommissie brengt naar aanleiding van haar onderzoek verslag uit aan de ALV De Kascommissie dient naar aanleiding van haar onderzoek een verslag uit te brengen aan de ALV. De Kascommissie 2011 bestond uit 2 leden, benoemd tijdens de ALV op 17 mei 2011 (zie de notulen onder agendapunt 8). De beide leden hebben tijdens de ALV op 16 mei 2012 géén gezamenlijk standpunt uitgebracht. De enige juiste conclusie van de Kascommissie zou dan hebben moeten zijn geweest als orgaan van de VVE dat ze geen advies konden uitbrengen. Noch positief, noch negatief. De Kascommissie had haar opdracht moeten teruggeven aan de ALV. De heer Wüst heeft echter zijn eigen ‘Kascommissieverslag’ geschreven (zie verzoekschrift onder productie7 b). De heer Bosschieter heeft ook zijn eigen ‘Kascommissieverslag’ geschreven. (zie verzoekschrift onder productie 5 c). Beide verslagen hadden in formele zin niks van doen met een Kascommissieverslag omdat de Kascommissie uit 2 leden moet bestaan welke één verslag dient uit te brengen.

5



3. Bevindingen Kalhorn VVE Beheer komt tot de volgende 5 bevindingen. Deze zijn uitgebreid besproken in hoofdstuk 2. 1. De afgelopen jaren is te weinig geld bijgeschreven op de verplichte afzonderlijke bankrekening van de VvE ten behoeve van de Reserves. 2. De Kascommissie bestaat niet uit 2 leden van de VVE Parkzicht. De Kascommissie is daarmee niet conform BW2:48 samengesteld. 3. Er is niet te controleren of de Kascommissie een goede beoordeling van de jaarwerken heeft kunnen doen. Dit omdat of 1. niet dezelfde stukken naar de leden zijn gestuurd ofwel 2. wel de juiste stukken naar de Kascommissie zijn gestuurd, maar niet naar de leden. 4. De Kascommissie brengt een eensluidend advies uit aan de ALV. Over de jaarrekening 2011 zijn 2 verslagen gepresenteerd door de 2 afzonderlijke leden. 5. Bevindingen 1 en 3 gecombineerd geven nog een extra bevinding: Er ontstaat gerede twijfel over de toereikendheid van de Reserves.

6



4. Conclusie 3.1 Reserves Kalhorn VVE Beheer stelt zich op het standpunt dat er strijdig is gehandeld met de Splitsingsakte. Daarnaast stelt Kalhorn VVE Beheer vast dat er onrechtmatig gebruik is gemaakt van de reserves van de VVE. Het is niet duidelijk of er genoeg wordt gespaard voor toekomstig groot onderhoud voor het appartementengebouw en de daarbij behorende installaties. De oude MJOP resulteerde in een jaarlijkse dotatie van € 12.000. Zonder onderliggend stuk is dit op voordracht van VVE Beheer Amsterdam BV verlaagd naar het huidige bedrag. Er bestaat gerede twijfel over het jaarlijkse eindsaldo van het Reservefonds (zie hoofdstuk 2.2 bevinding 2) en of dit toereikend is voor het toekomstig groot onderhoud. 3.2 Kascommissie Kalhorn VVE Beheer is gezien bovenstaande bevindingen van mening dat de Kascommissie niet heeft gefunctioneerd zoals wettelijk voorgeschreven in BW 2:48. De ALV kan zich in haar besluiten over de juistheid van de jaarrekeningen dus niet beroepen op een correct wettelijk advies van de Kascommissie. 3.3 Conclusie samengevat Kalhorn VVE Beheer concludeert primair dat er gerede twijfel is over het jaarlijkse eindsaldo van het Reservefonds. Daarnaast concludeert Kalhorn VVE Beheer secundair dat de ALV procedureel en inhoudelijk geen besluit heeft kunnen nemen zoals wettelijk is voorgeschreven op basis van een advies van de Kascommissie. Er bestaat gerede twijfel aan de juistheid van de gedane werkzaamheden.

7



5. Advies 4.1. Kalhorn VVE Beheer adviseert de eiser om de kantonrechter te verzoeken de besluiten waarin de jaarwerken 2011 en 2012 werden goedgekeurd en de decharge aan het bestuur werd gegeven, te vernietigen (Er hoeft geen besluit in de plaats te worden gesteld door de Kantonrechter. Dit kan de VVE zelf.) 4.2. Kalhorn VVE Beheer adviseert VVE Parkzicht om een Kascommissie van 2 leden aan te stellen om de administratie van 2009 t/m 2012 (opnieuw) te controleren. 4.3 Kalhorn VVE Beheer adviseert het bestuur van VVE Parkzicht om een aparte bankrekening aan te houden voor de Reserves. 4.4. Kalhorn VVE Beheer adviseert VVE Beheer Amsterdam BV om in dit uitzonderlijke geval alle leden inzage te verschaffen in de volledige administratie door alle leden toegang te geven via de module ‘Digitale Kascommissie’ van het online softwarepakket van TWINQ.

Tenslotte Als laatste wil Kalhorn VVE Beheer opmerken dat de jaarverslagen 2011 en 2012 correct zouden kunnen zijn. Kalhorn VVE Beheer kent Amsterdam VVE Beheer als een grote VVE Beheerder die goed werk levert. De klachten die over VVE Beheer Amsterdam BV worden geuit, zijn bijna nooit over het beheer van gelden en de verslaglegging daarvan, maar hooguit over de grootte van de organisatie en daarmee de onpersoonlijke benadering van de klanten. Kalhorn VVE Beheer hecht waarde aan de vermelding dat Kalhorn VVE Beheer vindt dat VVE Beheer Amsterdam BV in principe goed werk levert.

Amsterdam, 4 september 2013

L.S.Kalhorn Kalhorn VvE Beheer

8

RAPPORT VAN BEVINDINGEN Kalhorn VvE Beheer 3 september 2013

Recommend Documents