Raadsvoorstel
Agendanummer: Datum raadsvergadering: Registratienummer:
Onderwerp:
Besluitvorming Huisvestingsfinanciën herontwikkeling raadhuis.
Gevraagde Beslissing:
Te besluiten om: De reserve raadhuis aan te wenden voor dekking van de boekwaarden, de negatieve stand van de voorzieningen en de eenmalige kosten van de tijdelijke huisvesting cfm. bijgaand voorstel
Aan de gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel Krimpen aan den IJssel, Inleiding Het college B&W vraagt een besluit aan de Raad omtrent de huisvestingsfinanciën voor de herontwikkeling van het raadhuis inclusief de aanloop daar naartoe middels tijdelijke huisvesting en incidentele kosten. Bij de behandeling van het voorstel voor herontwikkeling Raadhuis op 27 maart j.l. hebben wij u toegezegd om voor de zomer inzicht te geven in de financiële consequenties van het dossier Herontwikkeling Raadhuis. Dit raadsvoorstel beoogd naast de gewenste besluitvorming, deze toezegging gestand te doen. Met de Raadsinformatiebrief van 13 mei 2013 bent u geïnformeerd over de definitieve planning van het aanbestedingsproces. Zoals uit de planning blijkt is het voornemen om de raad op 3 oktober 2013 een go beslissing te vragen in de vorm van het voteren van het krediet van € 6.248.200 exclusief BTW. Omdat niet alle BTW kan worden verrekend en de Rabobank via een huuropslag de BTW gaat vergoeden wordt de totale omvang van het krediet € 7,1 miljoen. Om de realisatie van het project mogelijk te maken is het nodig om de organisatie tijdelijk uit het huidige raadhuis te plaatsen. Hiervoor dienen verplichtingen in de vorm van huurcontracten te worden aangegaan en dient de ingebruikname en verhuizing te worden voorbereid.
Beoogd effect De gemeente Krimpen aan den IJssel gaat in lijn met het vastgestelde huisvestingsproces op korte termijn verplichtingen aan voor zowel tijdelijke huisvesting als de voorbereiding en realisatie van de herontwikkeling van het huidige raadhuis. Argumenten In de achterliggende maanden zijn belangrijke beslissingen genomen over de toekomstige huisvesting van het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. Op deze plaats wordt ingegaan op de financiële aspecten van dit dossier. Deze vallen uiteen in drie delen: 1. De structurele jaarlasten van de huisvesting in de toekomst; 2. De tijdelijke lasten van huisvesting totdat de nieuwbouw in gebruik kan worden genomen; 3. De eenmalig te dekken incidentele kosten. 1. Structurele jaarlasten Wat betreft de structurele lasten is het belangrijkste financiële kader dat de toekomstige integrale jaarlasten van de huisvesting niet groter zijn dan het huidige volume. Daarin worden ook de kapitaallasten van de investering begrepen. In de haalbaarheidsstudie van maart is via een zogenaamde kloofanalyse bevestigd dat het kader reëel is en onlangs is bij het advies over de aanbestedingssom nogmaals aangegeven dat het past. Op dinsdag 28 mei heeft het college in het kader van het starten van de dialoogfase van de aanbesteding, ingestemd met een bouwsom voor het casco van € 6,2 miljoen (incl. advieskosten) en een onderhoudscomponent van € 50 per vierkante meter. Het volgende overzicht geeft de actuele berekeningen weer, die bij dit advies zijn gebruikt als onderbouwing voor de dekking. Bedragen moeten x € 1.000 worden gelezen.
2
HUISVESTING - JAARBUDGETTEN per 30 -5-13 Bouw kosten
jaarlast
rente %
rente
Casco gemeente
1. 721
25
69
2,80%
48
Casco rabo Inst allaties gemeente
2. 402 887
25 25
96 35
2,80% 2,80%
67 25
1. 238
Inst allaties rabo Totale bouwkosten excl BTW BTW Rabodeel BTW (21% x 8%)
TOTAAL invest ering af schrijven
Investeringen
Gemeent edeel
Totale bouwkosten incl BTW
25
50
2,80%
35
6.248 764
10
250 76
2,65%
175 20
44
15
3
2,65%
7. 056
329
1 196
526
Overige investeringen ni euwbouw Inbouw
gemeente
746
15
50
2,65%
20
Aanvullende inricht ing BTW (21% x 8%)
gemeente
75 14
15 15
5 1
2,65% 2,65%
2 0
Totaal overige i nvesteringen nieuw bouw
835
56
Onderhoud/maintenance Uitvraag 50 pm²
jaarlast 223 inclusief vervanging inst allaties
Huurinkom sten Huur RABO
jaarlast 2260 m² a € 125 opslag BTW in 10 jaar servic ekos ten
Huurlocaties structureel Investeringen divers e aanpas singen Huur bedrijfsvoering (incl Sociale Dienst en ICT) Diverse lasten gelijk aan hui dige situatie Eigenaarslasten Facilitair management energie etc. Facilitair onderhoud incl schoonmaak
22
78
223
-283
-283
-97 kostenneut raal met BTW bouwkosten RABO -57 25 pm VVO jaarlast investering afschrijven 10 100 10
-97 -57
10 212
212 gelijk aan huidige huur dependance jaarlast
26
26 109 incl 25% voordeel op energie 192
109 192 Totaal nodig Beschikbaar
941 976
Verschil
35
Onderaan is zichtbaar dat het beschikbare netto bedrag voor de huisvesting van het bestuurlijk en ambtelijk apparaat vanaf 2014 € 976.000 bedraagt. Volgens deze berekening is € 941.000 nodig. Voor de structurele huisvestingslasten is de conclusie dat deze ook in de toekomst passen binnen de beschikbare jaarbudgetten.
3
2. Tijdelijke huisvestingslasten tot in gebruikname nieuwbouw Begin 2014 start de sloop en nieuwbouw. Vanaf dat moment verandert de samenstelling van de lasten voor huisvesting. Een voorlopige berekening van benodigde lasten laat zien dat in de tijdelijke situatie op jaarbasis een bedrag van circa € 750.000 nodig is. Gedurende deze tijdelijke situatie zijn dit alle kosten die worden gemaakt voor huisvesting. Dit past ruim binnen het in 2014 beschikbare budget van € 976.000. Er moet echter aan het begin en einde van de periode rekening worden gehouden met dubbele lasten. De budgettaire ruimte die nu aanwezig lijkt kan daarvoor worden ingezet. 3. Incidenteel te dekken lasten In het kader van de huisvesting worden veel incidentele lasten gemaakt. Dekking hiervoor werd steeds gezocht in de reserve raadhuis. Tot nu toe is tweemaal een krediet ten laste van de reserve raadhuis beschikbaar gesteld. Het nog beschikbare restant van de reserve bedraagt momenteel € 744.000. In de volgende tabel wordt de benutting van dit bedrag getoond. Daarna volgt een toelichting.
Reserve Raadhuis TOTAAL BESCHIKBAAR RESERVE Nog te besteden: Restant boekwaarden per 1-1-2014 Aanvullen tekort voorziening 1-1-14 Eenmalige kosten tijdelijke huisvesting TOTAAL VRIJ BESCHIKBAAR RESERVE
• •
•
per 1-6-13
744.000 -186.867 -130.529 -258.960 167.644
De restant boekwaarden betreffen het huidige raadhuis. Deze boekwaarden dienen na buiten gebruikstelling van het raadhuis te worden afgeboekt. De voorziening voor het (calamiteiten)onderhoud van het raadhuis kan worden opgeheven. Door uitgaven in de afgelopen jaren in verband met Het Nieuwe Werken en de publiekshal vertoont de voorziening een tekort dat moet worden gedekt. Aan de tijdelijke huisvesting zijn ook incidentele kosten verbonden:
Tijdelijke huisvesting, eenmalige kosten Raadhuis Waardhuis Dependance Overig ICT en HNW
Leeghalen, afkoppelen, verhuizen etc inrichten, gebruiksklaar maken inrichten, gebruiksklaar maken extra huur vergaderruimte etc. voorlopig ICT 63.000 / HNW ntb
raming 23.160 66.000 24.800 45.000 100.000 258.960
In de reeds beschikbaar gestelde bedragen ging het met name om de dekking van kosten voor onderzoek, advies en begeleiding. Binnen het te voteren bouwkrediet is rekening gehouden met die kosten voor het vervolg, waardoor het niet nodig is hier de reserve nog
4
verder voor aan te spreken. Het restant van de reserve raadhuis (€ 167.644) kan worden ingezet om de kosten van eventuele asbestsanering te dekken en voor eventuele tegenvallers. Communicatie n.v.t. Uitvoering De voorbereidingen om het project uit te voeren zijn in volle gang: • De dialoogfase met de drie geselecteerde consortia loopt volgens plan en planning. • De huuronderhandelingen voor het Waardhuis en de Krimpenhof lopen. • De voorbereiding van de ingebruikname van de tijdelijke huisvesting en de verhuizing zijn inmiddels opgestart. Bijlagen geen. In de vergadering van de besluitvoorbereidende commissie van ……… is dit voorstel aan de orde geweest. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, Mr. A. Boele secretaris
5
L.M. Huizer burgemeester
Ontwerp-besluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. besluit:
1. De reserve raadhuis aan te wenden voor dekking van de boekwaarden, de negatieve stand van de voorzieningen en de eenmalige kosten van de tijdelijke huisvesting;
Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van De griffier, De voorzitter,
6
