Project tot ondersteuning van maatschappelijk verantwoordelijke organisaties Begeleidende nota bij de projectoproep
1. INLEIDING Het opnemen van een maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt steeds meer een essentieel onderdeel van de manier waarop organisaties in de maatschappij staan. Daar waar oorspronkelijk vooral bedrijven werden aangesproken, wat zich vertaalde in het concept van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo), breidt dit zich uit naar organisaties in het algemeen. Nieuwe ontwikkelingen zoals ISO 26000 zijn daar niet vreemd aan. Zowel ondernemingen, ngo’s, vakbonden en zelfs overheidsorganisaties worden aangesproken. Voor organisaties is echter niet altijd evident om een beeld te krijgen van de inhoud van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid of hoe deze op een gestructureerde en kwaliteitsvolle manier invulling te geven. Dit is zeker het geval voor vele kmo’s, ondernemingen uit de sociale economie, vakbonden en niet-gouvernementele organisaties. Zij zijn niet altijd vertrouwd met de verschillende bestaande instrumenten en beschikken niet altijd over de nodige middelen om beroep te doen op externe expertise, laat staan hiervoor iemand aan te werven. Dit project heeft tot doel organisaties die op een gestructureerde manier aan de slag willen gaan met een aantal instrumenten, teneinde invulling te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid, hen hiertoe de kans te bieden. Aangezien de middelen beperkt zijn en niet op structurele wijze kunnen ingezet worden, worden een aantal criteria vooropgesteld om een beroep te kunnen doen op deze ondersteuning. Dit moet toelaten om vooral die organisaties te bereiken die enerzijds een duidelijke wil hebben om invulling te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en anderzijds nood hebben aan externe expertise hiervoor. 2. WELKE INSTRUMENTEN KOMEN IN AANMERKING. In het kader van dit project kan een toelage aangevraagd worden voor het gebruik van verschillende instrumenten. Er bestaan meerdere instrumenten, maar de overheid heeft er uitdrukkelijk voor gekozen slecht een aantal naar voor te schuiven. Deze instrumenten hebben het voordeel dat ze eventueel met elkaar gecombineerd kunnen worden, een internationaal karakter hebben, samen met stakeholders werden ontwikkeld, reeds hun meerwaarde hebben bewezen en een vrij lage instapdrempel hebben. Deze instrumenten kunnen ook door elke organisatie worden aangewend, ongeacht hun grootte, hun locatie, hun juridisch statuut of hun finaliteit.
2.1.
ISO 26000
Een eerste instrument dat in aanmerking komt in het kader van dit project is het gebruik van de nieuwe richtlijnen aangaan maatschappelijke verantwoordelijkheid die werden uitgebracht door de Internationale Standaardisatie Organisatie (ISO). Dit zijn de zogenaamde ISO 26000 richtlijnen. Deze hebben tot doel organisaties (ongeacht hun grootte, ongeacht waar zij zich bevinden en ongeacht de sector waarin zij actief zijn) bij te staan in het opnemen van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. De richtlijnen zijn tot stand gekomen in een wereldwijd proces waar alle belangrijke stakeholdergroepen hebben deelgenomen en zijn gebaseerd op zowel internationale normen als toonaangevende internationale initiatieven. Zij geven een goed inzicht op wat maatschappelijke verantwoordelijkheid inhoud en hoe hier op een gestructureerde manier mee om te gaan. Zowel organisaties die nog niet echt vertrouwd zijn met het concept als organisaties die hier al verder in staan kunnen de richtlijnen op nuttige manier gebruiken. De inhoud van de richtlijnen wordt hieronder schematisch weergegeven.
Met de toelage voorzien in het kader van dit project kunnen organisaties de ISOrichtlijnen gebruiken en toepassen op de eigen organisatie. In overeenstemming met de richtlijnen zelf moeten alle ‘core subjects’ worden meegenomen om daaruit de relevante ‘issues’ voor de organisatie te bepalen, alsook de significatie ervan. 2.2.
Duurzaam ketenbeheer
Rond duurzaam ketenbeheer bestaan momenteel niet echt instrumenten. Toch is het in kaart brengen van de productieketens (of bij uitbreiding zelfs de levenscyclusketens) en het beheren ervan één van de belangrijke vereisten om daadwerkelijk op een
geloofwaardige manier invulling te geven aan maatschappelijke verantwoordelijkheid. Heel wat organisaties hebben geen volledig zich op de ketens. Meestal hebben zij nog wel zicht op hun directe toeleveranciers en dienstverleners, maar verder gaat die kennis veelal niet. Bovendien worden die ook niet beheerd vanuit het standpunt van duurzame ontwikkeling. Het in kaart brengen van de ketens, het bepalen van de mogelijke risico’s en opportuniteiten op vlak van duurzame ontwikkeling (zowel sociale, milieu als economische aspecten), het bepalen van de invloedsfeer van de organisatie alsook het daadwerkelijk beheer van de keten binnen de invloedsfeer staat nog in de kinderschoenen. Deze oproep wil dan ook de mogelijkheid bieden aan organisaties om een aanvang te maken met duurzaam ketenbeheer en/of dit verder uit te bouwen. Organisaties die reeds de eerste stappen hebben gezet met betrekking van duurzaam ketenbeheer, dienen aan te tonen dat met de toelage de omvang of reikwijdte ervan aanzienlijk wordt verhoogd. 2.3.
Duurzaamheidsverslaggeving
Communicatie over de engagementen en prestaties van een organisatie is van groot belang, ook als het haar maatschappelijke verantwoordelijkheid betreft. Het bevordert de transparantie, draagt bij tot de geloofwaardigheid en kan een handig middel zijn om een interactief proces op te zetten met de stakeholders. Eén van de belangrijkste initiatieven aangaande duurzaamheidsverslaggeving is het Global Reporting Initiative (GRI). Het GRI bestaat reeds sinds 1997 en is ondertussen uitgegroeid tot de internationale standaard voor publicatie van economische, sociale en milieuinformatie. Bovendien is de standaard ontwikkeld vanuit een samenwerking tussen verschillende stakeholders (ondernemingen, ngo’s en universiteiten). Het GRI-kader kan gebruikt worden door elke organisatie, ongeacht haar omvang, sector of locatie. Het kader omvat: 1. De richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving waarin de principes voor het bepalen van de inhoud en voor het waarborgen van de kwaliteit van de informatie in het verslag worden weergegeven. Ook worden in de richtlijnen de basisonderdelen voor een GRI-verslag opgenomen, met daarbij ondermeer de prestatie-indicatoren. De richtlijnen kenden reeds een lange ontwikkeling en de huidige richtlijnen zijn reeds de derde generatie, de zogenaamde G3richtlijnen. 2. De indicatorprotocollen. Deze bevatten de definities, richtlijnen voor de samenstelling en andere informatie voor alle prestatie-indicatoren. Het gebruik van deze protocollen is een waarborg voor de consistente interpretatie van de prestatie-indicatoren. 3. Aanvullende sectorspecifieke richtlijnen. Naast de algemene richtlijnen, zijn er voor diverse sectoren complementerende richtlijnen ontwikkeld, die toelichting verschaffen voor het toepassen van de richtlijnen voor een bepaalde sector en ook sectorspecifieke prestatie-indicatoren omvatten. 4. De technische protocollen, die aanwijzingen bieden wanneer er problemen zijn bij de verslaggeving zoals m.b.t. het bepalen van de scope van het verslag.
Het GRI-verslaggevingsraamwerk laat toe om stapsgewijs te werk te gaan en in de verslaggeving te beginnen met de meeste haalbare en praktische onderwerpen, om pas op termijn over te gaan op het volledige kader. Daarom is het van belang dat organisaties de reikwijdte van hun verslaggeving beschrijven en aangeven wat hun plannen zijn voor een latere uitbreiding van de verslaggeving. Bij het afronden van het verslag dient de organisatie aan de hand van het systeem “GRItoepassingsniveaus” een verklaring af te leggen over de mate waarin het GRIverslaggevingskader werd toegepast. Er kan hiervoor gekozen worden tussen 3 niveaus: C, B en A, waarbij voor elk niveau de verslaggevingscriteria werden bepaald. De inhoud van de niveaus wordt hieronder op schematische wijze weergegeven. Zoals uit het schema kan afgeleid worden kan een organisatie zich voor elk niveau een “+” toekennen indien zij dit extern laten verifiëren.
Meer informatie over het global Reporting Initiative kan worden teruggevonden op volgende website: www.globalreporting.org Via deze oproep kan een organisatie zowel een toelage krijgen om een duurzaamheidsverslag uit te brengen gebaseerd op de GRI-richtlijnen, alsook een externe verificatie uit te voeren op haar verslag. Elke organisatie die gebruik maakt van deze toelage in het kader van duurzaamheidsverslaggeving gebaseerd op GRI, of delen ervan, zal dit dienen te melden aan het GRI. Dit kan op drie manieren: Een eenvoudige kennisgeving over het verslag, met daarbij het overmaken van een exemplaar (gedrukt en/of digitaal) Een registratie van het verslag in de online database van GRI Een verzoek aan GRI om de zelfstandige verklaring van het toepassingsniveau te toetsen. Organisaties die reeds een op het GRI-gebaseerd verslag hebben gepubliceerd in het verleden kunnen de toelage enkel gebruiken om tot een hoger toepassingsniveau van de GRI-richtlijnen te komen en/of voor externe verificatie (van het huidige of hogere toepassingsniveau). Eventueel kan de toelage, mits er een externe verificatie is gebeurd van het verslag, ook worden aangewend om het verslag te laten vertalen naar
het Engels zodat het verslag ook op internationaal niveau kan gebruikt worden in het kader van de kennisgeving van het verslag aan de GRI. 2.4.
Opzetten van een kwaliteitsvolle stakeholderdialoog
Een laatste instrument tenslotte waarvoor een toelage kan gevraagd worden in het kader van dit project is het opzetten van een stakeholderdialoog. Stakeholders kunnen op diverse manieren bij de organisatie worden betrokken. Het kan zowel op formele als informele manier gebeuren en verschillende formats kunnen worden aangewend. De reden waarom stakeholders betrokken worden in de organisatie kunnen heel divers zijn. Het is echter van groot belang de geloofwaardigheid en de effectiviteit van het betrekken van stakeholders te bewaken. Door de grote discrepantie in kwaliteit van praktijken en in resultaten van stakeholderprocessen kan de geloofwaardigheid ervan op de helling komen te staan. Om dit te vermijden heeft het Institute of Social and Ethical Accountability (ISEA) een, niet-certifieerbare, kwaliteitsstandaard ontwikkeld voor stakeholderprocessen. ISEA lanceerde in 1999 het AA1000 framework. Dit kader had tot doel een organisatie te ondersteunen in haar leren, haar presteren en haar vooruitgang met betrekking tot duurzame ontwikkeling. En dit door het verbeteren van de kwaliteit van hun maatschappelijke en ethische accounting, auditing en rapportering. Binnen dit kader werden drie standaarden ontwikkeld, die in tegenstelling tot veel andere standaarden niet certificeerbaar zijn, maar eerder processtandaarden. De methodiek bevat geen inhoudelijke criteria waar het proces van sociale en ethische verantwoording aan moet voldoen, maar omvat louter procescriteria, zoals volledigheid van de informatie, regelmaat van informatieverzameling, kwaliteit van de informatie, toegankelijkheid van de informatie en continue verbetering. Drie standaarden werden in het framework uitgewerkt. Zo is er de AA1000 Assurance Standard (AA1000 AS) en AA1000 Accountability Principles Standard (AA 1000 APS). Belangrijk in dit kader is evenwel de AA1000 Stakeholder Engagement Standard (AA1000 SES). In deze worden een aantal kwaliteitsvoorwaarden gedefinieerd (die ook voor de andere AA 1000 – standaarden van toepassing zijn). In de eerste plaats moet er een engagement tot ‘inclusiviteit’ zijn. Dit inhoudt in dat stakeholders als het ware het recht moeten krijgen om gehoord te worden en de organisatie daarbij aanvaardt dat zij een verplichting heeft om rekening met hen te houden. Inclusiviteit wordt verder geoperationaliseerd vanuit drie principes: ‘materialiteit’, ‘volledigheid’ en ‘responsiviteit’. Het proces tot het betrekken van stakeholders verloopt via een aantal stappen die in 3 fasen kunnen worden ingedeeld: de “thinking & planning”, de “preparing & engaging” en de “responding & measuring” fase. In de eerste fase, de “thinking & planning” worden 1. de stakeholders geïdentificeerd aan de hand van 6 parameters: verantwoordelijkheid, invloed, nabijheid, afhankelijkheid, vertegenwoordiging en de beleids- en strategische bedoelingen; 2. is er de initiële identificatie van de belangrijke onderwerpen;
3. worden de doelstellingen en de scope bepaald en omschreven; en 4. wordt een plan van aanpak en een tijdschema opgesteld. In de tweede fase worden: 5. de methodes om stakeholders te betrekken bepaald en omschreven; 6. wordt de capaciteit opgebouwd en versterkt; en 7. dienen de belangrijke onderwerpen te worden begrepen en worden de opportuniteiten en risico’s geïdentificeerd. In de laatste fase tenslotte vindt 8. de operationalisering en het intern leerproces; 9. het meten, monitoren en beoordelen van de prestaties; en 10. het beoordelen, herdefiniëren en het herplannen plaats.
De AA1000 SES kan worden gebruikt als een alleenstaand instrument, maar is ook complementair om te gebruiken bij andere instrumenten zoals het Global Reporting Initiative, ISO 26000, e.a. Meer informatie over deze standaard (alsook de standaard) zelf kan worden gevonden op http://www.accountability.org/aa1000ses. Sinds oktober 2009 werd een proces tot herziening opgestart om de gebruiksvriendelijkheid van de standaard te verhogen. De herziening moet ook de bruikbaarheid op het strategische niveau verhogen. De tweede versie van deze herziening is terug te vinden op volgende website: http://accountabilityaa1000wiki.net/wiki/thestandard/Special:Titles . Organisaties kunnen in het kader van dit project een toelage krijgen voor het opzetten van een stakeholderproces indien dit aan de in de AA1000 SES gestelde kwaliteitsvoorwaarden voldoet. 3. WELKE ORGANISATIES KOMEN IN AANMERKING VOOR DE TOELAGE Dit project richt zich tot organisaties die omwille van hun grootte, hun doelstellingen of hun winstoogmerk niet voldoende middelen en/of voldoende kennis hebben om maatschappelijke verantwoordelijkheid op een gestructureerde en kwaliteitsvolle manier in te brengen in hun organisatie. Enkel volgende organisatietypes komen dan ook in aanmerking voor betoelaging in het kader van dit project: a. Kmo’s Overeenkomstig de Europese definitie1 wordt met kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) hier bedoeld die ondernemingen waar minder dan 250 personen werkzaam zijn en waarvan de jaaromzet 50 miljoen EUR en/of het jaarlijks balanstotaal 43 miljoen EUR niet overschrijdt. Met onderneming wordt iedere eenheid beschouwd, ongeacht haar rechtsvorm, die een economische activiteit uitoefent. b. Ondernemingen uit de sociale economie 1
Bijlage 1 van Verordening (EG) Nr. 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard (“de algemene groepsvrijstellingverordening”)
Overeenkomstig het samenwerkingsakkoord Meerwaardeneconomie2 zijn dit ondernemingen die goederen produceren of diensten leveren die op de markt worden aangeboden, waarvoor een prijs wordt betaald en waarvoor een behoefte en cliënteel bestaat. Zij beogen continuïteit, rentabiliteit en duurzame ontwikkeling. Deze initiatieven en bedrijven eerbiedigen de volgende basisprincipes: voorrang van arbeid op kapitaal, beheersautonomie, dienstverlening aan de leden, aan de gemeenschap en aan de stakeholders, democratische besluitvorming, duurzame ontwikkeling met respect voor het leefmilieu. Deze ondernemingen komen in aanmerking voor een toelage in het kader van dit project, voor zover zij ook beantwoorden aan de definitie van een kmo. c. Niet-gouvernementele organisaties3 Dit zijn organisaties die onafhankelijk is van de overheid, die geen winstoogmerk hebben (non-profit) en een maatschappelijk belang nastreven. Dit algemeen belang dient zich te situeren op het vlak van duurzame ontwikkeling, milieubescherming en/of –ontwikkeling, noord-zuid relaties, de strijd tegen armoede en uitsluiting, vrede en veiligheid, arbeidsomstandigheden, mensenrechten, culturele rechten, culturele ontwikkeling, gezondheid, consumentenzaken, dierenrechten, e.a.4 d. De organisaties die deel uit maken van de nationale Arbeidsraad of de Centrale raad voor het bedrijfsleven. Zowel de organisaties die deel uitmaken van één van beide raden, alsook hun sectorale organisaties kunnen in aanmerking komen voor een toelage in het kader van dit project. Dit voor zover zij geen winstoogmerk5 nastreven of commerciële activiteiten op de markt ontplooien. Van de in aanmerking komende organisaties wordt ook een reële betrokkenheid vereist met betrekking tot het opnemen van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Daarom komen enkel organisaties in aanmerking voor zover zij een aantoonbaar engagement hebben. Dit kan op diverse manieren zoals bijvoorbeeld door een lidmaatschap van een mvo-netwerk; het reeds uitgebracht hebben van een duurzaamheidsverslag; een verwijzing in de statuten, het mission statement, het managementplan, e.a. van de organisatie; enz. …
2
Samenwerkingsakkoord van 1 januari 2005 tussen de Federale Staat, het Vlaams, het Waals en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige gemeenschap betreffende de meerwaardeneconomie, art. 1§2,1° 3 Een algemeen aanvaarde definitie voor een niet-gouvernementele organisatie bestaat niet. De definitie uit deze nota is samengesteld uit wat in verschillende definities naar voor wordt gebracht en is enkel bedoeld voor dit project. 4 Deze lijst in niet-exhaustief. 5 Het niet nastreven van een winstoogmerk hoeft zich niet per definitie te vertalen in het statuut van een vereniging zonder winstoogmerk (vzw)
4. DE TOELAGE 4.1.
hoogte van de toelage
Voor de hoogte van de toelage te kennen wordt een onderscheid gemaakt tussen organisaties met een winstoogmerk (de kmo’s) en organisaties zonder winstoogmerk6. a. Voor de kleine en middelgrote ondernemingen bedraagt de toelage 40% van de externe adviserings- of verificatiekosten voor, met een maximale tussenkomst van 8.000 EUR. b. Voor ondernemingen uit de sociale economie, ngo’s en organisaties die deel uitmaken van de NAR of CRB bedraagt de toelage 50% van de externe adviserings-of verificatiekosten met een maximum tussenkomst van 8.000 EUR. 4.2.
Specifieke bepalingen voor kmo’s (met inbegrip van Sociale economie ondernemingen)
Wat betreft de toelage voor ondernemingen (zowel kmo’s uit de reguliere sector als ondernemingen uit de sociale economie) wordt deze toelage gezien in het kader van de “steun voor advisering ten gunste van kmo’s”, artikel 26 van de “algemene groepsvrijstellingsverordering”7. De in dit project gestelde voorwaarden en de hoogte van de bedragen van de maximale toelage in het kader van dit project voldoen aan de in de verordening gestelde vereisten om verenigbaar te zijn met de artikelen 87 en 88 van het Verdrag betreffende de gemeenschappelijke markt. Er dient opgemerkt te worden dat dit wel tot gevolg heeft dat de organisatie geen andere toelagen van een overheid, ongeacht of deze van lokale, regionale, nationale of communautaire aard is, mag ontvangen die ervoor zorgen dat het gecumuleerde bedrag van de toelagen hoger wordt dan 50% van de totale externe adviseringskosten bedragen van het betoelaagde project. 4.3.
Meerdere projecten voor één organisatie?
Eén organisatie kan voor verschillende projecten een toelage aanvragen. Het maximum aantal onderscheiden projecten per organisatie is echter beperkt tot 3. Zo kan een toelage worden aangevraagd in het kader van het opzetten van een ISO 26000 proces, het uitbrengen van een op het GRI gebaseerd duurzaamheidsverslag en het opzetten van een kwaliteitsvol stakeholderproces. Er dienen in dat geval evenwel drie aanvraagformulieren te worden ingediend.
6
Zie voetnoot 5 Verordening (EG) Nr. 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag met de gemeenschappelijke markt verenigbaar worden verklaard (PB L 214 van 9 augustus 2008) 7
4.4.
Uitbetaling van de toelage
Na toekenning van de toelage zal een eerste schijf van 50% van het totaal toegekende bedrag worden overgemaakt op de rekening van de organisatie. Pas na indiening van de bewijsstukken (de factuur van de externe consultant of verificator) en een kort verslag waarin wordt aangegeven dat de vooropgestelde doelstellingen werden bereikt, kan de tweede schijf van 50% worden overgemaakt. Dit zal ook in het toelagebesluit worden opgenomen. 4.5.
periode van gebruik van de toelage
De toelage kan worden aangewend vanaf de datum van ontvangst van de bestelbon en het ondertekend toelagebesluit tot ten laatste 20 november 2011. Op 20 november is de einddatum voor ontvangst van de bewijsstukken door de POD Duurzame Ontwikkeling, op basis waarvan de laatste schijf van de toelage kan uitbetaald worden. 5. DE KEUZE VOOR EXTERNE EXPERTISE Dit project wil net die organisaties ondersteunen die niet of niet voldoende middelen een beroep te doen op extern advies. Vaak zijn ze ook te klein om iemand aan te werven om het beleid aangaande maatschappelijke verantwoordelijkheid mee vorm te geven en/of te structureren. Vandaar de keuze om de toelage te richten op de kosten voor het inhuren van externe expertise. De organisatie is vrij in haar keuze van de externe in te huren consultancy, maar wordt wel gevraagd enkel te kiezen voor consultancybedrijven die reeds ervaring hebben met mv(o)-gerelateerde begeleiding. Daarom wordt in het aanvraagformulier voor toelage gevraagd naar de naam en de ervaring van de in te huren organisatie. 6.
INDIENEN VAN PROJECTEN
Organisaties die een beroep willen doen op de toelage voorzien in het kader van dit project dienen hiervoor een aanvraagformulier8 in te vullen. Dit vervolgens kan per post of digitaal worden opgestuurd naar volgend adres: POD Duurzame Ontwikkeling t.a.v. Dieter Vander Beke Kruidtuinlaan 50, bus 8 1000 Brussel Tel.: 02/524.88.57 Email:
[email protected]
8
Zie bijlage 1
7.
TIMING
1) De POD Duurzame Ontwikkeling dient de ingevulde aanvraagformulieren ten laatste op maandag 15 november 2010 te ontvangen 2) Het dossier worden door een externe jury beoordeeld 3) Een toelagebesluit wordt opgemaakt en voorgelegd aan de Inspecteur van Financiën 4) Het toelagebesluit wordt voor ondertekening voorgelegd aan de Minister bevoegd voor duurzame ontwikkeling en vervolgens aan de Koning 5) Een bestelbon wordt opgemaakt en toegestuurd aan de organisatie, samen met een kopie van het onderkende toelagebesluit. (december 2010)
