Procuratieregeling
Sprengenland Wonen inclusief alle verbindingen
Versie 1.6 (website) - augustus 2013
1. Kaders en definities Deze procuratieregeling is een nadere uitwerking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Definities en nadere toelichtingen Bedragen Alle in deze regeling opgenomen bedragen zijn inclusief BTW.
Jaarplan Een jaarplan wordt voorafgaand aan een kalenderjaar opgesteld en bevat de actiepunten voor het eerstkomende boekjaar, alsmede een integrale meerjarenbegroting. De vaststelling van een jaarplan is specifiek gericht op het voorgenomen beleid en de daaruit voortvloeiende activiteiten voor het eerstvolgende boekjaar en de daarbij behoren financiële consequenties.
MT (managementteam) Het MT bestaat uit de directeur-bestuurder, de manager bedrijfsvoering en de manager wonen.
PT (projectteam) Het PT bestaat uit de directeur-bestuurder, de manager bedrijfsvoering, de manager wonen, de beleidsmedewerker en de controller.
RvC (Raad van Commissarissen) Toezichthoudend orgaan met als taak om toezicht te houden op het beleid en de algemene gang van zaken in de onderneming.
Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013
pagina 1
2. Het aangaan van verplichtingen De directeur-bestuurder regelt middels deze procuratieregeling de delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan de manager bedrijfsvoering en de manager wonen, binnen de onderstaand aangegeven kaders. Vervolgens delegeert het MT middels deze procuratieregeling : directeur-bestuurder delegatie aan de stafmedewerkers (de medewerker bestuursondersteuning, de controller en de medewerker beleidsontwikkeling) manager bedrijfsvoering delegatie aan de medewerkers binnen de afdeling bedrijfsvoering (de financieel-economisch medewerker, de financieel-administratief medewerker en de projectcoördinator vastgoed) manager wonen delegatie aan de medewerkers binnen de afdeling wonen (de technisch woonconsulent en de woonconsulent). Functie
Maximumbevoegdheid
Directeur-bestuurder
De directeur-bestuurder is onvoorwaardelijk vertegenwoordigingsbevoegd. De in de statuten en deze procuratieregeling vermelde beperkingen van de bevoegdheid hebben uitsluitend interne werking.
(de heer D. de Man)
Voor opdrachten voor nieuwbouwprojecten is de directeur-bestuurder bevoegd. Functie
Maximumbevoegdheid
Medewerker bestuursondersteuning
Uitgaven op het gebied van pr en communicatie, sponsoring, representatie, advertenties, contributies, abonnementen, opleidingen en cursussen tot maximaal € 2.500 per verplichting.
Functie
Maximumbevoegdheid
Controller
(de heer F.W. Schimmel)
Uitgaven voor accountants en adviseurs in het kader van intern/extern toezicht, risicobeheersing, integriteit en dergelijke.
Functie
Maximumbevoegdheid
Medewerker beleidsontwikkeling
Uitgaven op het gebied van beleidsontwikkeling tot een maximum van € 10.000 per verplichting.
(mevrouw A. Voskamp)
(de heer G. van der Linde)
Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013
pagina 2
Functie
Maximumbevoegdheid
Manager bedrijfsvoering
Uitgaven op het gebied van de bedrijfsvoering (automatisering, huisvesting, porti, telefonie, drukwerk, inventaris, leasecontracten, adviezen e.d.) alsmede opdrachten die de bevoegdheid van de genoemde medewerkers van de afdeling ‘bedrijfsvoering’ te boven gaan tot een maximum van € 50.000 per verplichting.
Functie
Maximumbevoegdheid
Financieel-economisch medewerker
Uitgaven in het kader van bancair verkeer, inlichtingen bij de Kamer van Koophandel, bankgaranties en dergelijke tot een maximum van € 1.500 per verplichting.
Functie
Maximumbevoegdheid
Financieel-administratief medewerker
(mevrouw A. Martijnse-Wals)
Uitgaven ten behoeve van het innen van huurachterstanden tot een maximum van € 1.250 per keer.
Functie
Maximumbevoegdheid
Projectcoördinator vastgoed
Uitgaven in het kader van het oplossen van ingewikkelde technische problemen, het laten uitvoeren van onderzoek in verband met planmatig onderhoud, het geven van opdrachten voor de uitvoering van planmatig onderhoud tot een maximum van € 7.500 per verplichting.
(mevrouw A.G.M. Ermers-Mulder)
(mevrouw A.M.W. Stoer)
(de heer J.W. Borg) (de heer J.H. Klaasen)
Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013
pagina 3
Functie
Maximumbevoegdheid
Manager wonen
Uitgaven op het gebied van ‘wonen’ (in de ruime betekenis van deze omschrijving), waaronder begrepen kosten voor woonruimteverdeling, leefbaarheid, huurdersparticipatie, adviezen en verkoopkosten. Daarnaast uitgaven die de bevoegdheid van de genoemde medewerkers van de afdeling ‘wonen’ te boven gaan tot een maximum van € 50.000 per verplichting.
Functie
Maximumbevoegdheid
Technisch woonconsulent
Uitgaven voor het klachten- en mutatieonderhoud tot maximaal € 1.750 per aangegane verplichting.
Functie
Maximumbevoegdheid
Woonconsulent
Uitgaven in het kader van leefbaarheid, het inschakelen van preventieve woonbegeleiding en het belonen van bewoners, met een maximum van € 750 per verplichting.
(mevrouw T. Zeevaart)
(de heer G.H. Grootherder) (de heer H.A.T. Sloot)
(mevrouw H. Tetteroo-van de Sprenge) (de heer A. Wernicke)
Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013
pagina 4
3. De ondertekening van correspondentie Correspondentie, waaruit verplichtingen of aansprakelijkheden kunnen voortvloeien die uitgaan boven het mandaat van de medewerker wordt getoetst en ondertekend door de direct leidinggevende. Voor het ondertekenen van correspondentie geldt de volgende richtlijn : directeur
manager wonen
Brieven gemeente/overheid (bestuurlijk)
Brieven gemeente (ambtelijk ; op eigen vakgebied)
Klachten over de medewerkers
Correspondentie met bewoners en instanties over overlast en dergelijke
Correspondentie over juridische aangelegenheden Afsluiten of wijzigen van leningsovereenkomsten Bestuurlijke correspondentie WSW, CFV, Corpodata Afsluiten van verzekeringen Correspondentie/opdrachten automatisering Overige opdrachten (voor zover deze niet vallen onder de kaders als omschreven in hoofdstuk 2)
Aangaan van huurovereenkomsten voor woningen, garages en bedrijfsruimten Correspondentie en opdrachten in het kader van WMO-aanpassingen Correspondentie met betrekking tot verzekeringskwesties (schade-afhandeling) Adviesaanvragen bij huurdersbelangenorganisatie
Alle overige correspondentie manager bedrijfsvoering
projectcoördinator vastgoed
Brieven gemeente (ambtelijk ; op eigen vakgebied)
Offerte-aanvraag voor planmatig onderhoud
Correspondentie met bewoners en instanties over betalingsachterstanden, betalingsregelingen, uitzettingsprocedures en dergelijke
Opdrachten voor planmatig onderhoud (zie de kaders als omschreven in hoofdstuk 2)
Afrekening woningmutaties (huur en kosten) Offerte-aanvraag voor verzekeringen Opdrachten voor planmatig onderhoud medewerker beleidsontwikkeling
controller
Brieven gemeente (ambtelijk ; op eigen vakgebied)
Brieven gemeente (ambtelijk ; op eigen vakgebied) Brieven WSW, CFV, Corpodata (voor zover geen bestuurlijke ondertekening is vereist)
medewerker wooninformatie
financieel-administratief medewerker
Bevestiging van een huuropzegging
Afrekening servicekosten
Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013
pagina 5
4. Plaatsvervanging en waarneming Bij een afwezigheid van een medewerker van vijf werkdagen of langer neemt ‘plaatsvervanger 1’ de verantwoordelijkheden over voor de acties die geen langer uitstel dulden. Is ook ‘plaatsvervanger 1’ vijf dagen of langer afwezig dan treedt ‘plaatsvervanger 2’ in diens plaats. In onderstaand schema is deze vervangingsregeling vormgegeven. Afwezig (en niet bereikbaar)
Plaatsvervanger 1
Plaatsvervanger 2
Directeur (inzake bedrijfsvoering)
Manager bedrijfsvoering
Manager wonen
Directeur (inzake wonen)
Manager wonen
Manager bedrijfsvoering
Directeur (betalingen)
Manager bedrijfsvoering
Controller
Directeur (WSW, CFV, Corpodata)
Controller
Manager bedrijfsvoering
Directeur (bestuurlijke zaken)
Manager bedrijfsvoering, met een verplichte consultatie van de manager wonen. Bij ontbreken van overeenstemming verplicht contact met de directeur of (indien niet bereikbaar) met de voorzitter RvC
Voorzitter RvC
Directeur (werkgeverszaken)
Zie directeur (bestuurlijke zaken)
Voorzitter RvC
Manager bedrijfsvoering
Directeur
Manager wonen
Manager wonen
Directeur
Manager bedrijfsvoering
Controller
Directeur
Zie directeur (bestuurlijke zaken) onder plaatsvervanger 1
Medewerker bestuursondersteuning
Directeur
Manager bedrijfsvoering
Medewerker beleidsontwikkeling
Directeur
Zie directeur (bestuurlijke zaken) onder plaatsvervanger 1
5. Versie en vaststelling Versie 1.6 vaststelling door de directeur-bestuurder : 26-08-2013 voorafgaande instemming van de RvC : 26-08-2013 voorafgaande afstemming in de Auditcommissie : 23-04-2013 Ingangsdatum van deze regeling
: 01-09-2013
Procuratieregeling (publicatie op de website), versie 1.6, augustus 2013
pagina 6
