Procuratieregeling Opdrachtverstrekking Stichting 3B Wonen
Goedgekeurd Managementteam d.d. 28 maart 2012
Inhoudsopgave 1
De procuratieregeling
pagina 3
2
Toelichting mandatering opdrachtverstrekking
pagina 5
Aanhangsels bij eerste goedkeuring die muteren bij in- en uitdiensttreding van personeel of door een wijziging van de procuratieregeling of op separaat verzoek van de directeur-bestuurder. Aanhangsel 1. “Overzicht van personen die per 1 januari 2012 bevoegdheid hebben namens 3B Wonen opdrachten aan derden te verstrekken”
pagina 8
Aanhangsel 2. “Persoonsbevoegde procuratie per functionaris”
pagina 9
2 Versie goedgekeurd MT 28 maart 2012
1. De procuratieregeling In de procuratieregeling is geregeld welke aangewezen personen/functionarissen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens 3B Wonen. De bevoegdheid tot goedkeuring van facturen op de prijs (opdracht) en de prestatie is hierin ook opgenomen. Een apart aanhangsel “Overzicht bevoegde personen” behorende bij deze regeling bevat een overzicht van personen, hun functie en het type procuratie waartoe zij bevoegd zijn. Daarnaast is een aanhangsel “Procuratie per functionaris” van toepassing waarin de persoonsbevoegde procuratie is uitgewerkt, tot het verstrekken van opdrachten, het controleren van de geleverde prestatie en het goedkeuren van de factuur, die door de genoemde functionaris is ondertekend en geparafeerd. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Aanhangsels muteren bij in- en uitdiensttreding van personeel of door een wijziging van de procuratieregeling of op separaat verzoek van de directeur-bestuurder. De procuratieregeling ligt ter inzage op de afdeling Organisatie & Communicatie van 3B Wonen en de publicatieversie is tevens vermeld op de website: www.3bwonen.nl. De procuratieregeling en aanhangsels worden beheerd door de controller. De directeur-bestuurder van 3B Wonen is conform artikelen 4 en 8 van de statuten en het hiervan afgeleide directiestatuut bevoegd de stichting 3B Wonen te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na goedkeuring door de raad van toezicht, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen. De directeur-bestuurder treedt, in geval van plaatsvervanging wegens ontstentenis van een manager, in de bevoegdheid van de manager. De manager treedt, in geval van plaatsvervanging wegens ontstentenis van een teamleider, in de bevoegdheid van de teamleider. De directeur-bestuurder verleent volmacht uitsluitend aan onderstaande toegewezen procuratiehouders. A. de manager Vastgoed – procuratiehouder A B. de manager Financiën & Informatisering – procuratiehouder B C. de manager Wonen – procuratiehouder C D. de manager Organisatie & Communicatie – procuratiehouder D E. de teamleider Planmatig onderhoud – procuratiehouder E F. de teamleider Dagelijks onderhoud –procuratiehouder F G. de teamleider Woonbeheer – procuratiehouder G H. de teamleider Wijkbeheer – procuratiehouder H Met inachtneming van onderstaande voorwaarden, voor zover van toepassing: Procuratiehouder A – manager Vastgoed: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van overeenkomsten ten behoeve van de door 3B Wonen te kopen of verkopen onroerende zaken, vastgoedbeleid en vastgoedmanagement tot een bedrag van maximaal vijfhonderduizend euro (€ 500.000,-) per overeenkomst. - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie. - Treedt, in geval van plaatsvervanging wegens ontstentenis van de bestuurder en/of na aanwijzing daarvoor door de raad van toezicht, in de bevoegdheid van de bestuurder. - Is tevens bevoegd als procuratiehouder E.
3 Versie goedgekeurd MT 28 maart 2012
Procuratiehouder B – manager Financiën & Informatisering: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,-) ten behoeve van financiële en fiscale aangelegenheden, planning en control, informatisering, bedrijfsondersteuning en ICT. Procuratiehouder C - manager Wonen: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal éénhonderdduizend euro (€ 100.000,-) ten behoeve van leefbaarheid, wonen en zorg. - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie. - Is tevens bevoegd als procuratiehouder F, G en H. Procuratiehouder D - manager Organisatie & Communicatie: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal vijfentwintigduizend euro (€ 25.000,-) ten behoeve van inhuur van tijdelijk personeel, communicatie, klantonderzoek, opleidingen en facilitaire zaken. - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie. Procuratiehouder E - teamleider Planmatig onderhoud: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal éénhonderdduizend euro (€ 100.000,-) ten behoeve van plan- of projectmatig onderhoud en woningverbetering. - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie. Procuratiehouder F - teamleider Dagelijks onderhoud: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal dertigduizend euro (€ 30.000,-) ten behoeve van woningverbetering in het kader van een zogenaamde 25 jaar en ouder beurt. - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal vijfduizend euro (€ 5.000,-) ten behoeve van opdrachten in het kader van dagelijks onderhoud (reparatieaanvragen en mutatieonderhoud). - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie. Procuratiehouder G - teamleider Woonbeheer : - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal vijfduizend euro (€ 5.000,-) ten behoeve van werkzaamheden in het kader van woonbeheer. - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie.
4 Versie goedgekeurd MT 28 maart 2012
Procuratiehouder H - teamleider Wijkbeheer: - Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal vijfduizend euro (€ 5.000,-) ten behoeve van werkzaamheden in het kader van wijkbeheer. - Is bevoegd facturen goed te keuren op zowel prijs (opdracht) als prestatie en ziet er op toe dat de facturen vooraf door een medewerker zijn goedgekeurd op prestatie. 2.
Toelichting mandatering opdrachtverstrekking
Mandatering opdrachtverstrekking Vanuit 3B Wonen worden opdrachten aan derden verstrekt in het kader van: - nieuw- en vernieuwbouwprojecten; - planmatig onderhoud; - dagelijks onderhoud (onder te verdelen in reparatieaanvragen, woningverbetering bij mutatie en regulier mutatieonderhoud); - investeringen ten dienste van de exploitatie; - woon- en wijkbeheer; - opdrachten in het kader van ‘overige bedrijfskosten’ en ‘overige verplichtingen’. Goedkeuren facturen op prijs (opdracht) en prestatie Voor het goedkeuren van facturen is functiescheiding aangebracht tussen prijs (opdracht) en de geleverde prestatie. Een medewerker, die verantwoordelijk is voor de geleverde prestatie, controleert en ondertekent de factuur. De factuur dient, met uitzondering van voorschotten, te zijn voorzien van een bewijsstuk (opdrachtbon- of leveringsbon of urenverantwoordingsformulier) of verwijzing hiernaar afhankelijk van de soort prestatie. De procuratiehouder controleert en tekent de factuur op de prijs (opdracht) en of de geleverde prestatie is voorzien van goedkeuring van de medewerker. Facturen onderhoud van kleine reparatieverzoeken tot € 500,- worden, voor zover zij niet op geleverde prestatie door de opzichter worden getekend, getekend door de teamleider Woonbeheer. Nieuw- en vernieuwbouwprojecten In de procesbeschrijving en in het toetsingskader ‘Vastgoed- en financiële sturing’ is opgenomen dat het managementteam het investeringsvoorstel c.q. fasesbeslisdocument vaststelt. De directeurbestuurder neemt hierop een voorgenomen besluit en legt dit ter goedkeuring voor aan de raad van toezicht. De manager Wonen neemt het initiatief ter besluitvorming van een projectplan en/of fasebeslisdocument op basis van het jaar- en meerjarenplan. Het projectplan en/of fasebeslisdocument wordt opgesteld door de manager Vastgoed en financieel/bedrijfseconomisch beoordeeld door de manager Financiën & Informatisering. Het toetsingskader en de bijbehorende beoordelingscriteria dienen hierbij als leidraad. De controller beoordeelt aan de hand van het toetsingskader en bijbehorende beoordelingscriteria het investeringsvoorstel c.q. fasebeslisdocument en stelt ten behoeve van de besluitvorming een controlememorandum op. De raad van toezicht beoordeelt het investeringsvoorstel c.q. fasebeslisdocument aan de hand van het voorgenomen besluit, de ingevulde beoordelingstool en het afgegeven controlememorandum en neemt een definitief besluit. Opdrachten aan derden in het kader van nieuw- en vernieuwbouwprojecten meer dan € 500.000,per opdracht worden getekend door de directeur-bestuurder.
5 Versie goedgekeurd MT 28 maart 2012
De manager Vastgoed is bevoegd in het kader van nieuw- en vernieuwbouwprojecten binnen het vastgestelde bedrijfsproces verplichtingen aan te gaan tot een maximum van € 500.000,- per opdracht. De projectontwikkelaar is bevoegd om binnen het kader van goedgekeurde projecten en binnen de voor het project goedgekeurde begroting tot een totaalbedrag van maximaal € 25.000,- aan opdrachten te verstrekken. Hij draagt hierover direct verantwoording af aan de manager Vastgoed, die de opdrachten achteraf schriftelijk goedkeurt. De manager Vastgoed is direct verantwoordelijk voor de opdracht. De projectleider Nieuwbouw is bevoegd om binnen het kader van goedgekeurde projecten en binnen de voor dit project goedgekeurde begroting tot een totaalbedrag van maximaal € 25.000,- aan opdrachten meer- en minderwerk te verstrekken. Hij draagt hierover direct verantwoording af aan de manager Vastgoed, die de opdrachten achteraf schriftelijk goedkeurt. De manager Vastgoed is direct verantwoordelijk voor de opdracht. Planmatig onderhoud Opdrachtverstrekking binnen de vastgestelde begroting planmatig onderhoud en binnen het vastgestelde bedrijfsproces geschiedt tot een bedrag van maximaal € 500.000,- per opdracht door de manager Vastgoed. Opdrachten boven € 500.000,- worden mede ondertekend door de directeurbestuurder. De teamleider Planmatig onderhoud is bevoegd binnen de vastgestelde begroting planmatig onderhoud en het vastgestelde bedrijfsproces opdrachten aan derden te verstrekken tot een bedrag van maximaal € 100.000,- per opdracht. De projectleider Planmatig onderhoud is NIET bevoegd binnen de vastgestelde begroting planmatig onderhoud en binnen het vastgestelde bedrijfsproces opdrachten aan derden te verstrekken In de begroting voor planmatig onderhoud is een bedrag onvoorzien opgenomen ter grootte van 5% van het begrote bedrag. Overschrijding door aanbesteding van een begrotingspost planmatig onderhoud, die kan bestaan uit geclusterde begrotingsposten per aannemer, met meer dan 5% van en tot een bedrag van maximaal € 100.000,- heeft de schriftelijke goedkeuring nodig van de teamleider Planmatig onderhoud. Overschrijding met meer dan € 100.000,- heeft ook de schriftelijke goedkeuring nodig van de manager Vastgoed. Dagelijks onderhoud Dagelijks onderhoud is te onderscheiden in reparatieaanvragen, onderhoud als gevolg van woningmutatie en woningrenovatie als gevolg van een 25 jaar of ouder beurt. Opdrachtverstrekking binnen de vastgestelde begroting voor reparatieaanvragen en mutatieonderhoud en binnen het vastgestelde bedrijfsproces geschiedt tot een bedrag van maximaal € 5.000,- per opdracht/mutatie door de teamleider Dagelijks onderhoud. Opdrachtverstrekking binnen de vastgestelde begroting voor werkzaamheden als gevolg van 25 jaar en ouder beurten en binnen het vastgestelde bedrijfsproces geschiedt tot een bedrag van maximaal € 30.000,- per woning door de teamleider Dagelijks onderhoud. Aan te gane verplichtingen boven dit bedrag hebben de schriftelijke goedkeuring nodig van de manager Wonen. Investeringen ten dienste van de exploitatie Verplichtingen binnen de vastgestelde begroting, zoals inventaris, computers, bedrijfsauto’s en dergelijke worden tot een bedrag van maximaal € 25.000,- per opdracht aangegaan door de manager Financiën & Informatisering. Verplichtingen boven dit bedrag worden aangegaan door de directeur-bestuurder. 6 Versie goedgekeurd MT 28 maart 2012
Woon- en wijkbeheer Opdrachtverstrekking binnen de vastgestelde activiteitenbegroting voor woon- en wijkbeheer vindt plaats door de manager Wonen. Voor verplichtingen buiten de vastgestelde begroting vindt besluitvorming binnen het managementteam plaats. De manager Wonen Is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal € 100.000,- per opdracht ten behoeve van woon- en wijkbeheer. De wijkconsulent en wijkbeheerder zijn bevoegd tot een bedrag van maximaal € 1.000,- per opdracht verplichtingen aan te gaan op het gebied van het wijkbeheer. Zij dragen hierover direct verantwoording af aan de teamleider Wijkbeheer, die de opdrachten achteraf schriftelijk goedkeurt. De teamleider Wijkbeheer is direct verantwoordelijk voor de opdracht.
Overige bedrijfskosten De manager Organisatie & Communicatie is bevoegd 3B Wonen te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot een bedrag van maximaal € 25.000,- per opdracht ten behoeve van inhuur van tijdelijk personeel, opleidingen en facilitaire zaken. Medewerkers van de afdeling Organisatie & Communicatie kunnen verplichtingen in het kader van bijvoorbeeld drukwerk en kantoorbenodigdheden, kantinekosten, goedgekeurde opleidingen, overige personeelskosten en dergelijke, mits vallende binnen de vastgestelde begroting, aangaan tot een bedrag van maximaal € 1.000,- per opdracht. Zij dragen hierover direct verantwoording af aan de manager Organisatie & Communicatie, die de opdrachten achteraf schriftelijk goedkeurt. De manager Organisatie & Communicatie is direct verantwoordelijk voor de opdracht. De communicatieadviseur kan adviesopdrachten tot een bedrag van maximaal € 5.000,- per opdracht aangaan. Regel is dat de verplichting past in de begrotingspost die in de bedrijfskostenbegroting voor het betreffende onderdeel is opgenomen. De communicatieadviseur draagt hierover direct verantwoording af aan de manager Organisatie & Communicatie, die de opdrachten achteraf schriftelijk goedkeurt. De manager Organisatie & Communicatie is direct verantwoordelijk voor de opdracht. Overige verplichtingen Elke medewerker kan, binnen het door de betreffende leidinggevende vastgestelde kader en verantwoordelijkheidsgebied, niet elders geregelde toezeggingen en vergoedingen aan woonconsumenten tot een bedrag van maximaal € 1.000,- per toezegging/vergoeding verstrekken. De medewerker draagt hierover direct verantwoording af aan zijn of haar leidinggevende, die de opdrachten achteraf schriftelijk goedkeurt. De leidinggevende is direct verantwoordelijk voor de opdracht.
7 Versie goedgekeurd MT 28 maart 2012
