Procuratieregeling Concern Mondriaan (inclusief de dochterondernemingen)
De procuratieregeling houdt in dat aangewezen personen volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Mondriaan of een nader te noemen BV, met inachtneming van in deze regeling genoemde voorwaarden. De aangegane verplichtingen moeten passen binnen de vastgestelde begroting en activiteitenplan. Bijlage A bevat per organisatie eenheid een overzicht van functie, de namen van personen die deze functies bezetten en het type procuratie. Uitsluitend personen vermeld in de bijlagen B t/m E hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. De procuratieregeling, inclusief bijlagen ligt ter inzage ten kantore van Mondriaan en staat tevens op haar website, www.mondriaan.eu
Het Bestuur van de Stichting Mondriaan, en de aan de stichting gelieerde vennootschappen, verleent per 1 januari 2015 procuratie uitsluitend aan: Procuratiehouder A: De leden van de Raad van Bestuur c.q. de statutaire bestuurders; Procuratiehouder B: De concerndirecteuren; Procuratiehouder C: Managers Bedrijfsvoering / Clustermanagers; Met inachtneming van onderstaande voorwaarden, voor zover van toepassing. Procuratiehouder A: Is binnen de taakstellende begroting onbeperkt bevoegd de Stichting of de BV te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de Stichting of de BV, met inachtneming van hetgeen in de Statuten is bepaald; Is tevens bevoegd als procuratiehouder B en C; Is bevoegd de Stichting of de BV te binden via convenanten, samenwerkingsovereenkomst en dergelijke. In voorkomend geval is procuratiehouder A bevoegd ten behoeve van het aangaan van een samenwerkingsovereenkomst een specifieke volmacht te geven aan procuratiehouder B. Procuratiehouder B: Is binnen de taakstellende begroting bevoegd de Stichting of de BV te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de Stichting of de BV tot een maximumbedrag van € 150.000; Is samen met een procuratiehouder A bevoegd de Stichting of de BV te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de Stichting of de BV tot een maximumbedrag van € 1.000.000; Is tevens bevoegd als procuratiehouder C; Is bevoegd tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten;
Procuratiehouder C: Is binnen de taakstellende begroting bevoegd de Stichting of de BV te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens de Stichting of de BV tot een maximumbedrag van € 20.000; Is samen met een procuratiehouder A of B bevoegd de Stichting of de BV te binden betreffende het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Stichting of de BV tot een maximumbedrag van € 150.000. Vervanging bij afwezigheid De procuratiehouders A zijn als leden van de Raad van Bestuur op basis van de statuten van Stichting Mondriaan bevoegd alleen/zelfstandig de instelling te vertegenwoordigen. In die zin is vervanging onderling geregeld. Bij afwezigheid van beiden worden zij vervangen via volmacht door één van de procuratiehouders B. De procuratiehouders B kunnen elkaar vervangen of worden vervangen door procuratiehouder A. De procuratiehouders C kunnen worden vervangen door hun leidinggevende procuratiehouder B, door procuratiehouder A, ofwel binnen de concernbedrijf door een andere procuratiehouder C. Machtiging via eHerkenning De Raad van Bestuur, de heer H.H.W de Veen, en de concerndirecteur Mondriaan Services, mevrouw P.E. Smeets, kunnen toestemming verlenen voor het aanvragen van een eHerkenningsmiddel, waarmee de desbetreffende gemachtigd is stichting Mondriaan te vertegenwoordigen. De aanvragen moeten schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend. Uitgangspunt is dat medewerkers die voorkomen op de lijst van bijlage B gemachtigd kunnen worden voor het aanvragen van een eHerkenningsmiddel. De secretaris Raad van Bestuur draagt zorg voor een machtigingsregister.
Bijlage A Vertegenwoordiging Vertegenwoordiging heeft betrekking op de bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten. Rechtshandelingen zijn gericht op een rechtsgevolg, bv. het kopen, verkopen of verhuren van zaken; het in dienst nemen van werknemers; een contract tekenen voor de levering van energie enz. Een bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten houdt meestal in de bevoegdheid om overeenkomsten te ondertekenen. Mondriaan is een stichting en heeft in haar statuten geregeld wie de instelling mag vertegenwoordigen. In de statuten staat vermeld: “De stichting wordt vertegenwoordigd door de Raad van bestuur in haar geheel. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de stichting wordt bovendien toegekend aan elk lid van de Raad van Bestuur afzonderlijk”. In geval van een BV is de bestuurder/statutair directeur degene die bevoegd is de vennootschap te vertegenwoordigen. Een en ander betekent dat enkel de Raad van Bestuur, dan wel haar afzonderlijke leden c.q. de bestuurders/ statutair directeur bevoegd is om overeenkomsten te tekenen. In de praktijk is dit niet werkbaar en daarom worden procuratiehouders benoemd. Een procuratiehouder - of ook genoemd een gevolmachtigde - is degene in de instelling die bevoegd is de instelling te vertegenwoordigen en dus gemachtigd is om contracten en/of overeenkomsten te ondertekenen. Om derden en ook de instelling zelf te beschermen tegen het ondertekenen van onbevoegden, is het mogelijk om in het handelsregister de procuratieregeling te publiceren. Dit is voor ieder toegankelijk en kan worden geraadpleegd om na te gaan of degene die het contract tekent bevoegd is dit te doen. Gekozen is voor een zo eenvoudig mogelijke regeling waarbij bevoegdheden in eerste instantie zijn toegekend aan functies. Vervolgens worden de namen van de personen die deze functies uitoefenen hieraan gekoppeld. Aangezien deze overzichten intern en extern (intranet, website en eventueel handelsregister) worden gepubliceerd is het zeer wenselijk dat deze overzichten structureel worden gecontroleerd op actualiteit en indien nodig gewijzigd.
Bijlage B Procuratiehouders Stichting Mondriaan Procuratiehouder: Raad van Bestuur De Veen, H.H.W. Directeuren (Zorgbedrijven en Services) Engelen, G.J.J.A. Molema, J.P.G. Smeets, P.E. Havermans, I.M. de Bruijn, R.G.M Services Beuken, J.I.L. Bisschops, C.A.A.G. Soogelee, B.P.M IJzerman, D.C Baltus, P.W.J. Zorgbedrijf Volwassenen Deckers, H.J.F. Deckers, B.F.M. Stotijn, J.M. Steegmans, Y.L.G. Gillessen, S.R.M.A Deckers, E.J. Zwingmann, E.V. Richartz, B.J. Jacobs, J.H.J.J. Martens, Y. A.E. Sommers, A.G.H. Dupont, J.B.H.M. van Tits, I.J.M.H. Hajji, S.M.H Zorgbedrijf Kinderen en Jeugdigen Vanwingh, M.G.M. Keulen, F.J. Wilbers, G.H.A. Zorgbedrijf Ouderen Bakker, T.P.I Boschker, J.J.M Vanderschuren, B.J.M.J. Brans, M.A.H Rutten, J.R.M.
A B C X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Bijlage C Procuratiehouders Mondriaan Holding BV
Procuratiehouder: De Veen, H.H.W.
A X
B
C
Bijlage D Procuratiehouder PsyQ Zuid Oost Nederland BV Procuratiehouder: Bestuurders Bomhof, J De Veen, H.H.W.
A X X
B
C
Bijlage E Procuratiehouders Mondriaan Schoon BV Procuratiehouder: Bestuurder/gevolmachtigde De Veen, H.H.W. Mevrouw P.E. Smeets
A X X
B
C
