Reglement Raad van Commissarissen
Sprengenland Wonen
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
0
Inhoudsopgave Artikel 1
Doel en reikwijdte reglement
Artikel 2
Samenstelling Raad van Commissarissen
Artikel 3
Taken Raad van Commissarissen
Artikel 4
Commissies
Artikel 5
Voorzitter en vicevoorzitter
Artikel 6
Secretariaat
Artikel 7
Vergaderingen Raad van Commissarissen
Artikel 8
Besluitvorming binnen de Raad van Commissarissen
Artikel 9
Bezoldiging leden Raad van Commissarissen
Artikel 10
Informatie en vertrouwelijkheid
Artikel 11
Andere functies
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
1
Artikel 1 1.
2. 3. 4.
Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen (hierna te noemen: RvC) van Stichting Sprengenland Wonen (hierna te noemen: Sprengenland Wonen) d.d. 24 november 2015 en gaat onmiddellijk na vaststelling in. Dit reglement is een aanvulling op de bepalingen over de RvC en zijn leden zoals vervat in toepasselijke wet- en regelgeving en de statuten van Sprengenland Wonen. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal ieder lid van de RvC voor zijn functioneren de Governancecode Woningcorporaties als uitgangspunt hanteren. Dit reglement kan bij besluit van de RvC worden gewijzigd. De RvC wint hiervoor advies in bij het bestuur. Daarnaast wordt dit reglement door de RvC en het bestuur jaarlijks geëvalueerd. Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC in het jaarverslag en op de website van Sprengenland Wonen.
Artikel 2 1. 2.
3.
Doel en reikwijdte reglement
Samenstelling Raad van Commissarissen
De RvC bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden, conform de statuten. In geval van vacatures in de RvC wordt op basis van een door de RvC op te stellen profielschets vastgesteld aan welk profiel het nieuwe lid van de RvC dient te voldoen, waarbij: a. het totale profiel bestaat uit een algemeen profiel dat geldt voor ieder lid van de RvC heeft vastgesteld als uitgangspunt wordt gehanteerd en aangevuld met een specifiek profiel dat gericht is op de voor de vervulling van de vacature nodig geachte ervaringen en deskundigheden b. de bekendmaking geschiedt via diverse media, waaronder de website van Sprengenland Wonen, onder vermelding van het profiel en de te volgen selectieprocedure c. na toetsing van de kandidaten een shortlist van circa 3 tot 5 kandidaten per vacature wordt opgesteld d. de selectiecommissie bestaat uit de Remuneratiecommissie aangevuld met het bestuur als adviseur. Indien de vacature de voorzitter betreft en de huidige voorzitter maakt deel uit van de Remuneratiecommissie, dan neemt de vicevoorzitter dan wel een ander lid van de RvC zijn plaats in de selectiecommissie in. De profielschets wordt op de website van Sprengenland Wonen geplaatst. Conform de statuten hebben de huurders van de woningen van Sprengenland Wonen en de in het belang van die huurders werkzame organisaties het recht om voor twee zetels binnen de RvC een persoon voor te dragen. Bij het vrijkomen van een zetel bestemd voor een persoon zoals bedoeld in artikel 8.4 van de statuten, dient de voordracht binnen drie maanden na dagtekening te worden gedaan. Op schriftelijk verzoek van de in het artikel benoemde groep kan deze termijn met ten hoogte twee maanden worden verlengd. De voordracht is bindend en doorgaat de volgende procedure: a. de voordracht wordt in beginsel gedaan door de huurdersorganisatie(s) b. indien deze achterwege blijft, wordt een voordracht opgesteld door de huurders van woningen van Sprengenland Wonen. Hiervoor is de instemming van ten minste 20 huurders vereist. De RvC maakt een keuze uit de voorgedragen personen.
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
2
c.
4.
5.
6.
7.
bij het ontbreken van een voordracht zoals benoemd in artikel 3.a en 3.b is de RvC bevoegd zelf in deze vacature te voorzien waarbij de in artikel 2.2 beschreven procedure wordt gevolgd. Ieder lid van de RvC is geschikt om de hoofdlijnen van het totale beleid van Sprengenland Wonen te beoordelen. Ieder lid van de RvC beschikt daarnaast over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn of haar taak, binnen zijn of haar rol in het kader van de profielschets. De leden van de RvC hebben daarnaast de verplichting om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten. Alle leden van de RvC zijn onafhankelijk en kennen geen onverenigbaarheden zoals benoemd in de statuten en de Governancecode Woningcorporaties. Conform de Governancecode Woningcorporaties meldt elk lid van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor Sprengenland Wonen en/of voor het betreffende lid direct aan de voorzitter van de RvC en verschaft daarover alle relevante informatie. Indien de voorzitter van de RvC een (potentieel) tegenstrijdig belang heeft dat van materiële betekenis is voor Sprengenland Wonen en/of voor zichzelf, meldt hij dit direct aan de RvC en verschaft daarover alle relevante informatie. Aan de beoordeling van de RvC of sprake is van een tegenstrijdig belang, neemt het betreffende lid van de RvC niet deel. Een lid van de RvC neemt tevens niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij dit lid een tegenstrijdig belang heeft. Dit artikel is ook van toepassing op (mogelijk) tegenstrijdige belangen bij het bestuur en/of de externe accountant. De RvC doet waar nodig navraag en bepaalt vervolgens, zonder aanwezigheid van het bestuur en/of de externe accountant, of er sprake is van een tegenstrijdig belang en besluit, indien dit het geval is, hoe dit tegenstrijdige belang wordt beëindigd. Conform de Governancecode Woningcorporaties stelt de RvC een rooster van aftreden vast waarin de leden van de RvC uiterlijk vier jaar na hun benoeming aftreden. Het rooster van aftreden wordt op de website geplaatst. Herbenoeming is eenmaal mogelijk, waarbij benoemingen en herbenoemingen worden voorbereid door het bestuur in overleg met de voorzitter van de RvC. Het oordeel van de RvC over het functioneren van het lid in de afgelopen periode, de kwaliteit van zijn of haar bijdrage en de profielschets van de RvC worden betrokken bij de overwegingen of tot herbenoeming wordt overgegaan. Een lid treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar zijn oordeel of het oordeel van de RvC geboden is.
Artikel 3
Taken Raad van Commissarissen
Algemeen 1. 2.
Leden van de RvC vervullen hun taak zonder last of ruggespraak en onafhankelijk van de bij Sprengenland Wonen betrokken deelbelangen. De RvC en zijn individuele leden hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de RvC behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Indien de RvC dit nodig acht kan hij functionarissen, de controller en externe adviseurs verzoeken om bij vergaderingen aanwezig te zijn. Desgewenst kan de RvC ook buiten de vergaderingen om worden geïnformeerd door de controller.
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
3
3.
4.
5. 6.
7. 8.
9.
10.
11.
De RvC kan zich desgewenst bij de uitoefening van zijn taak doen bijstaan of voorlichten door één of meer door hem aan te stellen deskundigen tegen een met de RvC overeen te komen vergoeding, die ten laste van Sprengenland Wonen komt. De RvC is verantwoordelijk voor het benoemen van een voorzitter en een vicevoorzitter, het instellen van commissies en het vaststellen van hun rol. De RvC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren en voert minimaal één keer per jaar een zelfevaluatie uit, waarin zowel het functioneren van de commissies als van de individuele leden wordt meegenomen. De RvC vraagt hiertoe uitdrukkelijk de visie van het bestuur en betrekt deze in de bespreking. Eens per twee jaar vindt deze zelfevaluatie plaats onder een onafhankelijke externe begeleiding. Voor de (her)benoeming van leden van de RvC is voorafgaande instemming van de minister noodzakelijk. De leden van de RvC nemen naar buiten toe overeenstemmende standpunten in met betrekking tot belangrijke zaken, principekwesties en zaken van algemeen belang, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de individuele leden van de RvC. Majeure besluiten worden, conform het hierover bepaalde in de Procuratieregeling, tijdig en onderbouwd door het bestuur aan de RvC voorgelegd. Goedkeuring door de RvC van besluiten van het bestuur, waarvoor op grond van artikel 8.4 van de statuten goedkeuring is vereist, dient schriftelijk te worden verstrekt, waaronder vastlegging in de notulen tevens is begrepen. Het bestuur kan ervoor kiezen de goedkeuring van de RvC over de in dit artikel bedoelde besluiten, tevens op te vatten als een besluit van het bestuur en af te zien van afzonderlijke verslaglegging, waarbij het inbrengen van het voorstel wordt gezien als de eigen besluitvorming. Majeure besluiten door de directie van de door Sprengenland Wonen opgerichte dochterondernemingen behoeven altijd de goedkeuring van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (hierna te noemen: AVA) van de desbetreffende dochteronderneming en mogen deze nimmer te buiten gaan. Het bestuur van deze dochterondernemingen mag geen besluiten nemen die schade kunnen berokkenen of buiten het goedgekeurde beleid treden van de AVA. De AVA wordt gevormd door Sprengenland Wonen, die daarbij wordt vertegenwoordigd door de statutaire bestuurder, welke immer goedkeuring behoeft van de RvC van Sprengenland Wonen voor haar te voeren beleid en voor het uitoefenen van stemrecht op aandelen van een dochteronderneming. Besluiten van het bestuur waarvoor goedkeuring van de RvC is vereist en ter zake waarvan de ondernemingsraad adviesrecht heeft, dienen eerst door de RvC te worden goedgekeurd, welke goedkeuring (indien verleend) zal worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de ondernemingsraad. De RvC stelt een verslag op van zijn werkzaamheden in het desbetreffende boekjaar, waarin de benoemde punten in de Governancecode Woningcorporaties als wel de benoemde punten in artikel 3.11 van dit reglement zijn opgenomen. Het verslag maakt deel uit van de jaarstukken van Sprengenland Wonen.
De Raad van Commissarissen als toezichthouder 12.
Bij zijn toezicht, als bedoeld in de statuten, hanteert de RvC als uitgangspunt de vraag, of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord maatschappelijk ondernemerschap. Daarvoor ziet de RvC erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Sprengenland Wonen gewaarborgd is. De RvC vergewist zich dat de door het
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
4
13.
bestuur genomen/te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Het toezicht van de RvC omvat conform de Governancecode Woningcorporaties in ieder geval: a. de realisatie van de volkshuisvestelijke doelstellingen b. de strategie en risico's verbonden aan de activiteiten c. de opzet en werking van interne risicobeheersings- en controlesystemen d. het kwaliteitsbeleid e. de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording zoals omschreven in de Governancecode Woningcorporaties f. het financieel verslaggeving-proces en g. de naleving van wet- en regelgeving. De RvC vormt zich gedurende een kalenderjaar een beeld van het gevoerde beleid, de bereikte resultaten, de relevante (markt)ontwikkelingen en de wijze waarop het bestuur daarop heeft gereageerd. Dit beeld wordt mede gevoed door: a. informatie van de bestuurder: de agendering en bespreking van het jaarplan, perioderapportages, de planning- en controlcyclus, investeringsbesluiten en het risicomanagement en beheerssysteem; over de informatievoorziening worden aparte afspraken met de bestuurder gemaakt b. informatie van de accountant: de rapportages van de accountant, waaronder de managementletter betreffende de werking van de organisatie en de interne controle (AO/IC), worden geagendeerd en besproken in de RvC; de RvC geeft elk jaar van te voren aan op welke thema’s specifieke aandacht is vereist c. informatie van de controller: over de AO/IC d. informatie van de Autoriteit woningcorporaties, het WSW en de minister: deze rapportages worden geagendeerd en besproken in de RvC e. belanghouders: de RvC voert jaarlijks overleg met de huurdersbelangenorganisatie, ziet erop toe dat periodiek overleg wordt gevoerd met de belanghouders (conform de Governancecode Woningcorporaties) en is derhalve minimaal één keer per jaar vertegenwoordigd op belanghoudersbijeenkomsten f. de ondernemingsraad: jaarlijks voert de RvC een gesprek met (een delegatie van) de ondernemingsraad over het bestuur en het management van de organisatie g. eigen initiatieven ten aanzien van relevante ontwikkelingen in de sector, zoals het volgen van cursussen en scholing.
De Raad van Commissarissen als werkgever 14.
De taken van de RvC betreffende het functioneren van het bestuur houden met name in: a. het werven, selecteren, benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur; voor de (her)benoeming is voorafgaande instemming van de minister noodzakelijk b. het vaststellen van het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van het bestuur c. het opstellen van een schriftelijk profiel ten behoeve van het selecteren van een kandidaat in geval van een vacature; de RvC pleegt daarbij overleg met het zittende bestuur en vraagt advies aan de ondernemingsraad d. het zorgdragen voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving voor het bestuur e. het goedkeuren van nevenfuncties van het bestuur f. het behandelen van gevallen waarin sprake is van tegenstrijdige belangen tussen Sprengenland Wonen en het bestuur
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
5
15.
16.
17.
18.
g. inwinnen van informatie op de vastgestelde beoordelingscriteria over het functioneren van het bestuur zoals is bedoeld in het Reglement bestuur. Het bestuur mag in de drie jaar voorafgaand aan de benoeming tot bestuurder geen lid zijn geweest van de RvC van Sprengenland Wonen. Een uitzondering hierop vormt het tijdelijk voorzien in het bestuur door een lid van de RvC bij belet en ontstentenis van het bestuur. De RvC beoordeelt jaarlijks het functioneren van het bestuur, beoordeelt de realisatie van de vooraf, in het kader van de beloning van het bestuur, overeengekomen doelstellingen. De voorzitter en de vicevoorzitter houden hiervoor een functioneringsgesprek met het bestuur. Wanneer de RvC het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van het bestuur, wordt het besluit tot schorsing of ontslag niet genomen dan nadat het bestuur over wiens schorsing of ontslag wordt besloten vooraf de gelegenheid is geboden om te worden gehoord, door één of meer leden van de RvC tenzij zulks, naar het oordeel van de RvC in verband met onverwijlde spoed, niet mogelijk is. Indien het besluit tot schorsing of ontslag mocht volgen, wordt zulks met vermelding van de gronden onmiddellijk aan het bestuur schriftelijk bevestigd. In geval van ontstentenis of belet van het bestuur draagt de RvC zorg of verantwoordelijkheid voor continuering van het bestuur.
De Raad van Commissarissen als adviseur 19.
De RvC heeft een adviserende rol ten aanzien van het bestuur en staat vanuit deze rol het bestuur met kennis en kunde ter zijde.
Artikel 4 1.
2. 3. 4. 5.
Commissies
De RvC kan uit zijn midden vaste en/of ad-hoc commissies benoemen en deze belasten met nader door de RvC omschreven taken. De samenstelling van een commissie wordt bepaald door de RvC. De RvC blijft wel zijn verantwoordelijkheid behouden. De RvC zal in ieder geval een Remuneratiecommissie samenstellen. Tot de leden van de Remuneratiecommissie behoort in ieder geval de voorzitter of de vicevoorzitter van de RvC. Elke commissie dient de RvC duidelijk en tijdig te informeren omtrent belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder zijn verantwoordelijkheid. De RvC ontvangt van elke commissie een schriftelijk verslag van de bevindingen, binnen de termijn opgenomen bij de omschreven taken. De samenstelling van de permanente commissies wordt op de website van Sprengenland Wonen geplaatst.
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
6
Artikel 5 1.
2.
3.
4.
Voorzitter en vicevoorzitter
De voorzitter van de RvC is primair verantwoordelijk voor het functioneren van de RvC en zijn eventuele commissies. De RvC stelt een schriftelijk profiel op van de voorzitter, waarin de voor het voorzitterschap benodigde specifieke deskundigheden en ervaringen zijn opgenomen. De benoeming van de voorzitter dient te geschieden aan de hand van dit profiel. De voorzitter treedt op als woordvoerder van de RvC. De voorzitter voert op gezette momenten overleg met het bestuur waarbij de algemene gang van zaken wordt besproken en de vergadering van de RvC wordt voorbereid. Van eventuele (voorgenomen) behandeling van inhoudelijke zaken zal melding worden gemaakt aan de overige leden van de RvC. Dit geldt ook ingeval andere leden van de RvC het voornemen hebben om met het bestuur te spreken over inhoudelijke zaken die Sprengenland Wonen betreffen. Onverminderd de algemene strekking van voornoemd lid voorziet de voorzitter in de uitwerking, zoals opgenomen in de Governancecode Woningcorporaties. Dit betreft: a. dat de vergaderingen efficiënt, effectief en in een open sfeer plaatsvinden, waarin alle leden gelijkwaardig kunnen participeren en tijdig de informatie ontvangen die nodig is voor de goede uitoefening van hun taak b. dat de RvC als team goed kan functioneren; alle leden van de RvC zijn hiervoor verantwoordelijk, maar de voorzitter draagt hiervoor een specifieke verantwoordelijkheid c. dat er voldoende tijd bestaat voor beraadslaging en besluitvorming door de RvC d. het naar behoren functioneren van de eventuele commissies e. de jaarlijkse beoordeling van het bestuur en de leden van de RvC op hun functioneren f. het naar behoren verlopen van de contacten van de RvC met het bestuur, de ondernemingsraad en, incidenteel, (vertegenwoordigers van) bewoners en andere belanghouders g. dat leden van de RvC na hun eerste benoeming een introductieprogramma en, naar behoefte, een opleidings- of trainingsprogramma volgen h. het zorgdragen voor de juiste vervulling van de taken van de RvC, conform de profielen van de individuele leden i. het, in samenspraak met het bestuur, vaststellen van de agenda voor vergaderingen van de RvC en het voorzitten van dergelijke vergaderingen j. het voeren van overleg met door de RvC benoemde externe adviseurs k. het oplossen van problemen betreffende het functioneren van individuele leden van de RvC l. het afhandelen van interne geschillen en situaties waarbij sprake is van tegenstrijdige belangen met betrekking tot individuele leden van de RvC en eventueel een daaruit voortvloeiend aftreden van leden van de RvC. Bij ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door de vicevoorzitter.
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
7
Artikel 6 1. 2. 3.
De RvC wordt bijgestaan en ondersteund door een secretariaat vanuit de organisatie van Sprengenland Wonen. Alle leden van de RvC hebben toegang tot het archief van en dienstverlening door het in lid 1 genoemd secretariaat. Het secretariaat van Sprengenland Wonen assisteert in samenwerking en overleg met het bestuur de voorzitter van de RvC bij de organisatie van zaken betreffende de RvC.
Artikel 7 1.
2.
3.
4.
5.
6. 7. 8.
Secretariaat
Vergaderingen Raad van Commissarissen
De RvC vergadert ten minste vier maal per jaar en de vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de RvC. De vergadering waarin het functioneren van de RvC aan de orde komt, wordt gehouden zonder aanwezigheid van het bestuur. De vergaderingen worden jaarlijks van tevoren vastgelegd. De vergaderingen van de RvC worden bijeengeroepen door middel van een schriftelijke mededeling aan alle leden van de RvC en het bestuur. Dit geschiedt met inachtneming van een termijn van ten minste 10 dagen tenzij -volgens het oordeel van de voorzitter- het spoedeisend karakter van de te behandelen onderwerpen een snellere bijeenroeping noodzakelijk maakt. In de oproeping wordt in ieder geval vermeld: a. dag, datum, tijd en plaats van bijeenkomst b. de op de agenda geplaatste onderwerpen c. de in geval van benoeming van leden van de RvC de op een voordracht geplaatste personen. Het bestuur woont de vergaderingen van de RvC bij, tenzij de RvC te kennen geeft zonder het bestuur te willen vergaderen. Over het toelaten tot vergaderingen van andere personen dan leden van de RvC, het secretariaat en het bestuur, beslissen de in de vergadering aanwezige leden van de RvC. De voorzitter van de RvC pleegt overleg over de agenda met het bestuur voordat de vergadering wordt bijeengeroepen. Ten aanzien van elk agendapunt wordt door het bestuur zo veel mogelijk schriftelijk uitleg verschaft en relevante stukken bijgevoegd. Ieder lid van de RvC of het bestuur heeft het recht te verlangen dat een onderwerp op de agenda van een vergadering van de RvC wordt geplaatst. Indien een lid van de RvC regelmatig niet aanwezig is bij vergaderingen, wordt hij daartoe ter verantwoording geroepen door de voorzitter van de RvC. Van het verhandelde in een vergadering van de RvC wordt een verslag opgemaakt door het secretariaat of een andere daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon. Het verslag verschaft inzicht in de besluitvorming. Het verslag wordt vastgesteld door de RvC in de eerstvolgende vergadering en ondertekend door de voorzitter en de vicevoorzitter van de RvC.
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
8
Artikel 8
1.
2.
3.
4.
De leden van de RvC bevorderen zo veel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. Ieder lid van de RvC heeft één stem. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten of dit reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de RvC genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staken van de stemmen dient het besluit in een volgende vergadering opnieuw te worden ingebracht ter stemming. Besluiten van de RvC worden in beginsel genomen in een vergadering van de RvC. Besluiten kunnen ook schriftelijk worden genomen, bijvoorbeeld via e-mail, mits het desbetreffende voorstel aan alle in functie zijnde leden van de RvC is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Het secretariaat stelt in overleg met de voorzitter van de RvC en het bestuur een verslag op van aldus genomen besluiten, dat bij de stukken voor de volgende vergadering van de RvC wordt gevoegd. Contacten met publiciteitsorganen over besluiten van de RvC lopen via het bestuur, tenzij de RvC bij de besluitvorming nadrukkelijk bepaalt dat de voorzitter van de RvC de eerst aangewezene is voor dit contact.
Artikel 9 1.
2.
3.
Besluitvorming binnen de Raad van Commissarissen
Bezoldiging leden Raad van Commissarissen
De bezoldiging van de leden van de RvC wordt door de RvC vastgesteld op voorstel van de Remuneratiecommissie, na advisering door het bestuur, binnen de kaders van wet- en regelgeving alsmede de geldende sectorcodes. Indien een lid van de RvC gehouden is ter zake van het honorarium btw in rekening te brengen, komt deze voor rekening van Sprengenland Wonen. De bezoldiging dekt alle redelijke kosten van leden van de RvC die zijn gemaakt in verband met hun aanwezigheid bij vergaderingen. Opleidingskosten in het kader van professionalisering van de commissarissen kunnen worden vergoed uit het vastgestelde budget dat in de begroting van Sprengenland Wonen is opgenomen. Sprengenland Wonen en haar dochterondernemingen verstrekken aan leden van de RvC geen persoonlijke leningen, financiële garanties en of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Leden van de RvC kunnen geen aanspraak maken op voorrang bij toewijzing van woonruimte van Sprengenland Wonen. Leden van de RvC mogen geen activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met Sprengenland Wonen, schenkingen aannemen van Sprengenland Wonen en haar relaties, of derden, op kosten van Sprengenland Wonen voordelen verschaffen. Leden van de RvC verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor Sprengenland Wonen. In de integriteitscode zijn normen hieromtrent opgenomen.
Versie 24 november 2015
Reglement RvC
9
Artikel 10 Informatie en vertrouwelijkheid 1.
2.
3.
Het bestuur voorziet de RvC steeds tijdig van de volgende informatie en rapportages om zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen: a. voor elke reguliere vergadering van de RvC informatie over, onder andere, samenwerking met anderen, (substantiële) nieuwbouw- en onderhoudsinvesteringen, belangrijke organisatorische zaken, relevante ontwikkelingen op het gebied van regelgeving, ontwikkelingen in de huur- en koopwoningmarkt, politiek-maatschappelijke en brancheontwikkelingen en overige van belang zijnde zaken, voor zover deze de activiteiten van Sprengenland Wonen kunnen beïnvloeden en voor zover deze van belang zijn voor de specifieke toezichthoudende taak van de RvC b. minimaal drie maal per jaar een rapportage met gedetailleerde informatie over de financiële situatie en ontwikkelingen van Sprengenland Wonen, haar dochterondernemingen en deelnemingen. c. De RvC is bevoegd met het bestuur nadere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie. Ieder lid van de RvC die uit andere bron dan het bestuur of RvC informatie of signalen ontvangt die in het kader van het toezicht van belang zijn, brengt deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens zo nodig en gewenst de RvC en het bestuur op de hoogte zal stellen. Ieder lid van de RvC zal alle informatie en documentatie, die hij in het kader van zijn lidmaatschap verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de RvC en het bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden tenzij dat bij wet verplicht is.
Artikel 11 Andere functies 1. 2.
Leden van de RvC beperken het aantal en de aard van hun andere functies zodanig dat een goede taakvervulling is gewaarborgd. Leden van de RvC dienen de voorzitter van de RvC te informeren over hun andere functies die van belang kunnen zijn voor Sprengenland Wonen of de uitvoering van hun taken voordat dergelijke andere functies worden aanvaard. De voorzitter dient in dit geval de vicevoorzitter in te lichten. Indien de voorzitter of vicevoorzitter van de RvC van mening is dat er een risico bestaat op tegenstrijdige belangen, wordt dit besproken door de RvC.
Aldus besproken en vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen van stichting Sprengenland Wonen op 24 november 2015,
F. Sterk, voorzitter
Versie 24 november 2015
J. van Leeuwen, vicevoorzitter
Reglement RvC
10
