1
AANBESTEDINGSBELEID
Sprengenland Wonen
Versie Ingangsdatum Vastgesteld door het bestuur Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen
Sprengenland Wonen
: : : :
2013-001 1 december 2013 7 november 2013 25 november 2013
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
2 INHOUDSOPGAVE 0 - Inleiding en uitgangspunten 0.1 - Inleiding 0.2 - Uitgangspunten 1 - Vormen van aanbesteding en bouworganisaties 1.1 - Aanbestedingsreglement Werken 1.2 - Nadere definities van de verschillende aanbestedingsvormen 1.3 - Bouworganisatievormen 1.4 - Nadere beschrijving van de verschillende bouworganisatievormen 2 - Proces 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8
-
Inleiding en aanleiding Integriteit Informatieverstrekking Datum uitbrengen offerte Preferente partners Contractering Uitsluitingsgronden Strijdigheid
3 - Aanbestedingsbeleid 3.1 - Nieuwbouw 3.2 - Planmatig onderhoud 3.3 - Niet-planmatig onderhoud 4 - Derdenlijst 4.1 - Reden van voorselectie 4.2 - Selectiecriteria 4.3 - Procedure 5 - Procedures 5.1 - Aanbestedingsplan
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
3 0 - INLEIDING EN UITGANGSPUNTEN 0.1 - Inleiding Aanbesteding is het proces waarbij Sprengenland Wonen tracht om op basis van een economisch meest voordelige inschrijving of op basis van een zo voordelig mogelijke prijs in te kopen, zonder dat dit ten koste gaat van de gewenste kwaliteit. De grootste uitgaven worden gedaan op technisch gebied. Het betreft de inkoop van projecten (zoals nieuwbouw en planmatig onderhoud) en het dagelijks onderhoud (reparatieverzoeken en mutaties). Maar ook andere projecten, denk bijvoorbeeld aan automatiseringsprojecten, kunnen met forse investeringen of kosten gepaard gaan. Sprengenland Wonen hanteert de volgende kernwaarden als basis voor het aanbestedingsbeleid : * integriteit * transparantie * gelijkheid * meer-ogen-principe * schriftelijk vastleggen * regionale ondernemers * maatschappelijk verantwoorde ondernemers. De reikwijdte van het aanbestedingsbeleid betreft zowel het technische als het niet-technische deel van de in te kopen goederen, diensten en werken. Het gaat dan om goederen, diensten en werken op het gebied van : * dagelijks onderhoud * mutatieonderhoud * planmatig onderhoud * nieuwbouw * diensten en adviezen * alle overige inkopen * alle overige diensten.
0.2 - Uitgangspunten Als uitgangspunten voor de ontwikkeling van het aanbestedingsbeleid geldt dat de aanbesteding op een integere wijze moet plaatsvinden en dat er garanties geschapen worden dat de beoogde kwaliteit bereikt wordt. Immers : niet iedere aannemer kan een moeilijk project aan. Of : vereist dit werk geen specialisme ? Welke aannemer is geschikt om te werken in bewoonde woningen ? Daartoe zijn een aantal criteria geformuleerd : - de aanbesteding moet transparant en daarmee controleerbaar zijn - de besluitvorming is van te voren vastgelegd evenals de verantwoordelijkheden van de betrokkenen in het proces - de voorwaarden om tot de juiste prijsvorming te komen (aanbestedingsmethodiek) zijn helder en eenduidig - er worden garanties geschapen om de juiste opdrachtnemer voor het werk te contracteren (klantgerichtheid, grootte, ervaring, specialisatie, betrouwbaarheid, enz.).
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
4 1 - VORMEN VAN AANBESTEDING EN BOUWORGANISATIES 1.1 - Aanbestedingsreglement Werken Het Aanbestedingsreglement Werken onderscheidt de volgende nationale aanbestedingsvormen : - 1. volgens de openbare procedure - 2. volgens de niet-openbare procedure - 3. volgens de concurrentiegerichte dialoog - 4. volgens de onderhandelingsprocedure met aankondiging - 5. volgens de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging - 6. volgens de meervoudig onderhandse procedure - 7. volgens de procedure voor een concessieovereenkomst - 8. volgens de procedure voor een raamovereenkomst met een enkele ondernemer - 9. volgens de procedure voor een raamovereenkomst met meerdere ondernemers - 10. volgens de prijsvraag voor ontwerpen - 11. volgens het ontwerp en de bouw van een complex sociale woningen. Naast de meervoudig onderhandse procedure bestaat ook : - 12. volgens de enkelvoudige onderhandse procedure (‘gunning uit de hand’).
1.2 - Nadere definities van de verschillende aanbestedingsvormen 1 - de aanbesteding volgens de openbare procedure Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedere geïnteresseerde ondernemer kan inschrijven. 2 - de aanbesteding volgens de niet-openbare procedure De aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de aanbesteder aangezochte bedrijven mogen inschrijven. 3 - de aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog De aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbesteder een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, teneinde één of meer oplossingen te zoeken die aan de behoefte van de aanbesteder beantwoorden en op grond van de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven. 4 - de aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met aankondiging De aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, waarna de aanbesteder met door hem gekozen ondernemers overleg pleegt en met onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt. 5 - de aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging De aanbesteding waarbij de aanbesteder met door hem gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt. 6 - de aanbesteding volgens de meervoudig onderhandse procedure De aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie ondernemers tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan vijf. 7 - de aanbesteding volgens de procedure voor een concessieovereenkomst De aanbesteding van een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor werken, waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken in ieder geval bestaat uit het recht op het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een prijs.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
5 8 - de aanbesteding volgens de procedure voor een raamovereenkomst met een enkele ondernemer De aanbesteding van opdrachten op basis van een overeenkomst tussen de aanbesteder met één ondernemer met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen. 9 - de aanbesteding volgens de procedure voor een raamovereenkomst met meerdere ondernemers De aanbesteding van opdrachten op basis van een overeenkomst tussen de aanbesteder met meerdere ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen. 10 - de aanbesteding volgens de prijsvraag voor ontwerpen De aanbesteding, in het bijzonder op het gebied van ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur en weg- en waterbouw of op het gebied van automatische gegevensverwerking, waarbij een plan of ontwerp op basis van mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen en/of opdrachten aan de winnaar(s) van de prijsvraag. 11 - de aanbesteding volgens het ontwerp en de bouw van een complex sociale woningen De aanbesteding voor opdrachten voor het ontwerp en de bouw van een complex sociale woningen, specifiek bedoeld om een aannemer te kiezen voor een team bestaande uit afgevaardigden van de aanbesteder, deskundigen en de aannemer die met de uitvoering van de werken wordt belast. Naast de bovengenoemde 11 aanbestedingsvormen uit het Aanbestedingsreglement Werken kan ook onderstaande aanbesteding worden toegepast : 12 - de aanbesteding volgens de enkelvoudig onderhandse procedure (‘de gunning uit de hand’) De aanbesteding vindt plaats volgens de procedure waarbij slechts één ondernemer om een aanbieding wordt verzocht en waarbij er derhalve geen sprake is van concurrentie. Het toepassen van de enkelvoudig onderhandse procedure is uitsluitend als nationale procedure toegestaan.
1.3 - Bouworganisatievormen Naast de verschillende aanbestedingsvormen zijn er ook verschillende bouworganisatievormen. Onderstaand worden de bouworganisatievormen ‘bouwteam’, ‘turnkey’ en ‘co-makership’ beschreven. Hieruit blijkt dat de wijze van aanbesteden mede afhankelijk is van de gekozen bouworganisatievorm.
1.4 - Nadere beschrijving van de verschillende bouworganisatievormen Bouwteam Het kan zinvol zijn om een aannemer in een vroeg stadium bij de ontwikkeling van het project te betrekken. Redenen voor het ontwikkelen in bouwteam zijn : de specifieke bouwwijze van het gebouw, de moeilijke locatie of het beperkte aantal partijen dat beschikbaar is op de markt. Het bouwteam wordt samengesteld door de opdrachtgever die met iedere deelnemer afzonderlijk een contract sluit. Veelal wordt de aannemer in de fase van een voorlopig of een definitief ontwerp bij de planvorming betrokken. De aannemer wordt in het algemeen gevraagd een afstandsverklaring te ondertekenen, waardoor de opdrachtgever de mogelijkheid heeft om de uitvoering niet aan hem uit te besteden. De rol van de aannemer is slechts adviserend. Het staat geenszins vast of hij het werk daadwerkelijk zal uitvoeren. De bouwteam-aannemer en de uiteindelijke uitvoerder van het project zijn niet noodzakelijkerwijs dezelfde persoon. Dit is vaak afhankelijk van de vraag of er overeenstemming kan worden bereikt over de bouwsom. In de praktijk komt het weinig of niet voor dat een ander dan de bouwteam-aannemer het werk krijgt opgedragen. De bouwteam-aannemer wordt doorgaans in het vooruitzicht gesteld dat hij na voltooiing van het ontwerp als eerste en vooralsnog enige gegadigde een prijsaanbieding zal mogen doen.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
6 In deze context wordt het bouwteam ook wel aangemerkt als een vorm van aanbesteden en wel als een variant van de enkelvoudige uitnodiging. Het bijzondere van de bouwteammethode ten opzichte van de enkelvoudige methode is dat de gegadigde reeds als adviseur en mede-beslisser bij de ontwikkeling van het ontwerp betrokken is geweest. Turnkey Deze organisatievorm houdt, in zijn meest zuivere vorm, in dat de initiatiefnemer na de fase van het Programma van Eisen niet meer betrokken is bij het voorbereiden en het uitvoeren van het bouwproject, maar na oplevering het bouwproject krijgt overgedragen. De opdrachtgever gaat met één partij een overeenkomst aan voor het ontwerpen en uitvoeren van het bouwproject. Dat kan een ontwikkelaar of een bouwer zijn. In de turnkey-overeenkomst tussen opdrachtgever en projectontwikkelaar wordt niets geregeld over de wijze van aanbesteding. De ontwikkelaar draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. De selectie van de turnkeybouwer is vrij. Co-makership Deze organisatievorm houdt in dat in de ontwerpfase van een project meerdere externe partijen (aannemers, constructeurs, enz.) worden betrokken, zonder dat er sprake is van hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende partijen. Een fase van co-makership kan worden gevolgd door een turnkey-fase.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
7 2 - PROCES 2.1 - Inleiding en aanleiding Een vaak gehanteerde vorm van aanbesteden is die van de offerte. In de procuratieregeling staat onder meer dat voor opdrachten boven een bepaald bedrag het aanvragen van één of meerdere offerte(s) noodzakelijk is. Onderstaand worden richtlijnen vastgesteld ten aanzien van het aanvragen en het beoordelen van offertes.
2.2 - Integriteit In het integriteitsbeleid zijn richtlijnen opgenomen betreffende het vastleggen van afspraken met leveranciers. De medewerkers van Sprengenland Wonen dienen bij het afsluiten van contracten objectieve en zakelijke afwegingen te maken. Het is essentieel dat er een transparant aanbestedingsbeleid wordt gevoerd.
2.3 - Informatieverstrekking Bij het aanvragen van een offerte kan het gaan om diensten en goederen. Voor een objectieve beoordeling van de offertes is het van groot belang dat de vraag aan de bedrijven die offerte uitbrengen eenduidig is gesteld. Dat vraagt om een goed doordacht en helder omschreven Programma van Eisen. De offrerende partijen moeten over gelijkluidende informatie beschikken over de te leveren goederen of diensten. Dat betekent dat bedrijven schriftelijk van het Programma van Eisen op de hoogte worden gesteld. De reactie op eventueel aanvullende vragen zal aan alle bedrijven die offerte mogen doen worden gecommuniceerd. Verder zullen de offrerende partijen in kennis worden gesteld van de algemene inkoopvoorwaarden, zoals die door Sprengenland Wonen worden gehanteerd.
2.4 - Datum uitbrengen offerte Aan de bedrijven die offerte mogen uitbrengen wordt een uiterste datum van aanlevering van de offerte opgegeven. Bij aanbestedingen die, naar verwachting, de hierna vermelde grens te boven gaan (€ 250.000 voor bouwkundige zaken en € 50.000 voor overige zaken ; bedragen exclusief BTW) worden op een vooraf bepaalde datum en tijd de uitgebrachte offertes gelijktijdig geopend. Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat partijen bij de prijsvorming beïnvloed (kunnen) worden door eerder afgegeven prijzen.
2.5 - Preferente partners Sprengenland Wonen heeft als beleid om zoveel mogelijk te werken met regionale leveranciers. Enerzijds omdat Sprengenland Wonen een prominente plaats inneemt in de regionale economie en deze economie wil steunen. Anderzijds omdat regionale bedrijven eveneens zijn verankerd in de gemeenschap waardoor zij beter als visitekaartje van Sprengenland Wonen kunnen fungeren. Op de zogenaamde derdenlijst (zie hoofdstuk 4) staan bedrijven waar Sprengenland Wonen graag zaken mee doet en bedrijven waarmee in principe geen zaken worden gedaan. Deze derdenlijst wordt jaarlijks bijgewerkt aan de hand van opgedane ervaringen en berichten van anderen, waarbij vooral wordt gekeken naar de geleverde kwaliteit. Andere zaken die betrokken kunnen worden in de beoordeling van de geleverde goederen of diensten zijn, voor zover van toepassing, het contact met de huurders, de al dan niet geleverde service en de nazorg. Tenslotte worden (potentiële) leveranciers ‘nagetrokken’ bij instanties als de Kamer van Koophandel.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
8 2.6 - Contractering Op basis van de inschrijving en de vastgestelde selectie- en gunningscriteria wordt tot gunning overgegaan. Het is daarbij van belang, tenzij er sprake is van gunning uit de hand, aan de gegunde partij aan te geven dat er een opschortende voorwaarde is van 15 kalenderdagen in verband met de bezwaartermijn voor de nietgegunde inschrijvers. Niet-gegunde inschrijvers krijgen gemotiveerd bericht met de mogelijkheid eventueel binnen 15 kalenderdagen bezwaar aan te tekenen tegen de negatieve beslissing. Dit op straffe van verval van ieder recht. Eén en ander dient reeds in de uitnodiging tot het doen van offerte te worden opgenomen. Als de opschortende voorwaarde is komen te vervallen, kan de overeenkomst definitief tot stand komen.
2.7 - Uitsluitingsgronden Sprengenland Wonen kan een ondernemer van verdere deelname in de procedure uitsluiten indien zich één van de genoemde situaties voordoet : de ondernemer verkeert in staat van faillissement er is faillissement, liquidatie of surseance van betaling aangevraagd tegen de ondernemer is een uitspraak gedaan met betrekking tot gedragsberoepsregels de ondernemer heeft een ernstige fout begaan, die door Sprengenland Wonen aannemelijk kan worden gemaakt de ondernemer heeft niet voldaan aan de verplichting tot betaling van sociale verzekeringspremies de ondernemer heeft niet voldaan aan de verplichting tot belastingbetaling de ondernemer heeft zich schuldig gemaakt aan valse verklaringen, schending van integriteit en dergelijke.
2.8 - Strijdigheid Sprengenland Wonen hanteert bij de aanbesteding de ARW. In geval van afwijking, strijdigheid en/of onduidelijkheid met dit aanbestedingsbeleid en/of de algemene inkoopvoorwaarden van Sprengenland Wonen prevaleert bij iedere inschrijving de ARW.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
9 3 - AANBESTEDINGSBELEID Belangrijk bij het maken van een keuze is de aard van het project. De voorkeur voor een wijze van aanbesteden is afhankelijk van de aard van het project.
3.1 - Nieuwbouw De nieuwbouwprojecten, zowel die op eigen initiatief als die met een partner, kennen in het algemeen : een beperkte woningomvang per project geringe complexiteit (moeilijkheid van het werk) Sprengenland Wonen als initiatiefnemer (vooral bepaald door grondposities waarover projectpartijen beschikken). Sprengenland Wonen besteedt nieuwbouwprojecten aan conform : de aanbesteding volgens de meervoudige onderhandse procedure het bouwteam turnkey co-makership. Het heeft de voorkeur om meerdere partijen te laten offreren (de aanbesteding volgens de meervoudige onderhandse procedure). In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld bij een overspannen markt of een technisch complex project) heeft het bouwteam of het co-makership de voorkeur (de enkelvoudige procedure). Bij projecten waarin in de eindsituatie sprake is van meerdere eigenaren heeft turnkey de voorkeur. Afhankelijk van de omvang van een project kan een externe financiële toetsing als contractbepaling worden opgenomen. Bij sommige projecten zijn er meerdere partners betrokken of is het soort vastgoed breder, bijvoorbeeld niet alleen woningen, maar ook vastgoed voor zorginstellingen en maatschappelijk vastgoed. Hierbij stijgt de kans dat deze projecten ‘Europese aanbesteed’ moeten worden. Bij deze projecten wordt juridisch advies ingewonnen met betrekking tot de aanbestedingsvorm en de te volgen procedures.
3.2 - Planmatig onderhoud Planmatig onderhoud is periodiek onderhoud aan een woning waarbij ‘instandhouding’ de doelstelling is. Voorbeelden van planmatig onderhoud zijn het buitenschilderwerk, het vervangen van de dakbedekking en het vervangen van de goten. Tot het planmatig onderhoud behoren ook groot onderhoud, renovatie en preventief onderhoud. Groot onderhoud is de integrale aanpak van onderhoudswerkzaamheden aan woningen rondom het 25e levensjaar, waarbij de woningen zo veel mogelijk in de thans geldende kwaliteit worden gebracht met de intentie om gedurende een langere periode vrij te zijn van (groot) onderhoud. Renovatie is een uitgebreide vorm van groot onderhoud inclusief het aanbrengen van verbeteringen om de kwaliteit van de woning te vergroten (bijvoorbeeld isolatie, vergroten badkamer, verwijderen inpandige kasten, enz.). Verbeteringen kunnen worden doorberekend in de huurprijs van de woning. Preventief onderhoud is gericht op het goed functioneren van bepaalde onderdelen van een woning of een woongebouw (bijvoorbeeld lift, CV, riolering, enz.). Gelet op het continue karakter van preventief onderhoud worden deze werkzaamheden niet telkens afzonderlijk aanbesteed, maar eens per 2 of per 3 jaar. Planmatig onderhoud wordt aanbesteed conform : de aanbesteding volgens de meervoudige onderhandse procedure de aanbesteding volgens de enkelvoudige onderhandse procedure (gunning uit de hand). In de procuratieregeling is het aanvragen van offertes beschreven.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
10 Planmatig onderhoud kan op basis van een meerjarig contract worden uitbesteed (prestatiecontract). Bij groot onderhoud kan eventueel het bouwteam worden toegepast als het om een project gaat waarbij specifieke deskundigheid is vereist (zoals fundatieherstel, restauratie monument, aard bewonersgroep, enz.).
3.3 - Niet-planmatig onderhoud Het niet-planmatig onderhoud (het zogenaamde dagelijks onderhoud bestaande uit reparatieverzoeken en mutatie-onderhoud) kenmerkt zich door een korte doorlooptijd. De klant wil dat het gebrek snel wordt verholpen of dat de aangeboden woning snel is te betrekken. Dit vraagt om goede afspraken met opdrachtnemers. Reparatieverzoeken worden aanbesteed conform : de aanbesteding volgens de enkelvoudige onderhandse procedure (gunning uit de hand). Mutatie-onderhoud wordt, afhankelijk van de (verwachte) kosten aanbesteed conform : de aanbesteding volgens de meervoudige onderhandse procedure de aanbesteding volgens de enkelvoudige onderhandse procedure (gunning uit de hand). In de procuratieregeling is vastgelegd wanneer en hoeveel offertes aangevraagd moeten worden. Sprengenland Wonen werkt voor de uitvoering van het niet-planmatig onderhoud samen met een vast team van uitvoerende partijen (aannemer, elektricien, loodgieter, enz.). Dit systeem werkt naar behoren maar vraagt periodiek om toetsing : wordt de juiste prijs betaald, is onze klant echt tevreden, worden onze administratieve procedures gevolgd ? Met de uitvoerende aannemers worden jaarlijks de resultaten besproken en noodzakelijke verbeteringen vastgesteld. Er zijn situaties voor te stellen dat afscheid genomen wordt van één van onze uitvoerende partijen. In deze situaties worden werksoorten binnen het niet-planmatig onderhoud aanbesteed conform : de enkelvoudig onderhandse procedure (gunning uit de hand). De aannemers dienen te zijn getoetst voordat zij worden uitgenodigd om aan de aanbesteding deel te nemen.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
11 4 - DERDENLIJST 4.1 - Reden van voorselectie Een interne voorselectie van bedrijven kan het proces van het aanbesteden van een werk bespoedigen en verbeteren. Door vooraf eenduidig vast te leggen welke bedrijven in welke gevallen mogen inschrijven wordt de transparantie in het proces vergroot en wordt de procedure van aanbesteden versneld. Er wordt voorkomen dat kwalitatief slechte bedrijven aanspraak kunnen maken op gunning van het werk. Sprengenland Wonen heeft hiervoor een overzicht van alle bedrijven samengesteld (derdenlijst) waaruit per soort werk bedrijven gekozen kunnen worden.
4.2 - Selectiecriteria Voor elk soort project geldt een aantal standaard-voorselectiecriteria (onder andere de grootte van het bedrijf en de financiële situatie). Daarnaast wordt een aantal specifieke voorselectiecriteria opgesteld, namelijk projectsoort-afhankelijke criteria (onder andere ervaring). Bedrijven worden beoordeeld aan de hand van deze criteria. Bij een positieve beoordeling worden zij op de derdenlijst geplaatst. Alle bedrijven dienen zich te houden aan de eisen van het Bouwbesluit, de gestelde milieueisen en de veiligheidseisen. De volgende criteria kunnen deel uitmaken van de voorselectie : financiële/economische situatie (verklaring accountant, omzetgegevens) afhankelijkheid van opdrachten van Sprengenland Wonen (maximaal 35%) voldaan aan verplichtingen (Belastingdienst, sociale lasten) omvang, welke disciplines in eigen dienst, welke onderaannemers bereikbaarheid, betrouwbaarheid, stiptheid, service en nazorg duurzaamheid ervaring met voorgaande projecten, referentieprojecten kwaliteit, kwaliteitswaarborg (ISO-certificering en dergelijke) prijsstelling. Deze criteria staan in willekeurige volgorde en hebben een ongelijk gewicht ten opzichte van elkaar. Bij de evaluatie van een project wordt het bedrijf wederom getoetst aan de voorselectiecriteria. Beoordelingen ten aanzien van ervaring, kwaliteit en stiptheid kunnen immers veranderen gedurende een project. Hierdoor worden de gegevens up-to-date gehouden. Jaarlijks worden alle bedrijven op de derdenlijst beoordeeld om te bezien of ze terecht hierop staan. Alle bedrijven op de derdenlijst maken in beginsel evenveel kans op een project. De directeur-bestuurder stelt, na overleg met het managementteam en de controller, de derdenlijst vast. De derdenlijst bestaat uit een overzicht van bedrijven met naam-, adres- en woonplaatsgegevens en een overzicht van de beoordelingscriteria. Het beheer van de derdenlijst ligt bij de controller, waarbij de gegevens vanuit de afdelingen worden aangeleverd.
4.3 - Procedure Voor de selectie van een aantal bedrijven van de derdenlijst wordt de volgende procedure gevolgd : de werkvoorbereider of projectleider toetst de bedrijven op de derdenlijst en draagt de keuze en het resultaat van de selectie van de bedrijven aan de direct leidinggevende voor ; de manager accordeert de selectie of past deze eventueel aan de werkvoorbereider/projectleider start de aanbesteding met de bedrijven die zijn geselecteerd.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
12 5 - PROCEDURES 5.1 - Aanbestedingsplan Voor de aanbesteding van nieuwbouw- en herstructureringsprojecten, alsmede voor de aanbesteding van (grote) renovatieprojecten geldt dat het gehele aanbestedingsproces vooraf in een aanbestedingsplan wordt vastgelegd. In dit plan wordt het gehele proces beschreven. Dit plan behoeft de goedkeuring van de directeur-bestuurder middels de vaststelling van het fase-georiënteerde bestuursbesluit. Het aanbestedingsplan kent minimaal de volgende onderwerpen : korte omschrijving van het project (omvang, locatie, typering, huur en koop, doelgroep, enz.) de financiële kaders van het project (kosten, huurstelling, verkoopprijzen, rendement, enz.) beargumenteerde keuze voor de aanbestedingsvorm beargumenteerde uitkomst van de voorselectie van aannemers beoordelingscriteria die bij de beoordeling van de aanbesteding in dit project toegepast worden. De te nemen stappen in het aanbestedingsproces zijn beschreven in de proces- en procedurebeschrijvingen.
Sprengenland Wonen
versie 2013-001 (1 december 2013)
Aanbestedingsbeleid
