Transparant aanbestedingsbeleid. Rekenkameronderzoek naar aanbestedingsbeleid van de gemeente Boxtel

Transparant aanbestedingsbeleid Rekenkameronderzoek naar aanbestedingsbeleid van de gemeente Boxtel

Onderzoek van de rekenkamercommissie Boxtel in samenwerking met de rekenkamercommissies van Sint-Oedenrode en Schijndel Onderzoek uitgevoerd door PricewaterhouseCoopers

Amsterdam, maart 2009

dr L.Th. van den Dool Mr. Drs. N. Folkers

ΠωΧ 1

Inhoud 1

Inleiding en aanleiding................................................................................................................ 3 1.1 1.2

2

3

Waarom onderzoek naar het aanbestedingsbeleid?........................................................ 3 Doel van dit rekenkameronderzoek is om van te leren .................................................... 3

1.3 Leeswijzer......................................................................................................................... 4 Doel van het onderzoek ............................................................................................................. 5 2.1

Onderzoeksvragen ........................................................................................................... 5

2.2 2.3

Normenkader .................................................................................................................... 6 Onderzoeksmethode ...................................................................................................... 10

Bevindingen van het onderzoek ............................................................................................... 11 3.1 Inleidend kader ............................................................................................................... 11 3.2 3.3

Regels en procedures .................................................................................................... 11 Naleving regels en procedures....................................................................................... 16

4

Vergelijking Boxtel, Sint-Oedenrode en Schijndel.................................................................... 23

5

Conclusies en aanbevelingen .................................................................................................. 26 5.1 Conclusies ...................................................................................................................... 26 5.2 5.3

Aanbevelingen (vraag 13 en 14 uit het normenkader) ................................................... 27 Nawoord ......................................................................................................................... 29

A B

Relevante weten regelgeving................................................................................................. 30 Overzicht interviews ................................................................................................................. 31

C

Geraadpleegde literatuur en websites ..................................................................................... 33 C.1 C.2

Literatuur/documenten gemeente Boxtel (alfabetische volgorde).................................. 33 Literatuur/documenten gemeente Schijndel (alfabetische volgorde) ............................. 33

C.3 C.4

Literatuur/documenten gemeente Sint Oedenrode (alfabetische volgorde) .................. 33 Literatuur/documenten overig (alfabetische volgorde) ................................................... 34

D

C.5 Websites ......................................................................................................................... 34 Resultaten vragenlijst aan de gemeenteraad van Boxtel......................................................... 35

E

Elementen nota aanbestedingsbeleid ...................................................................................... 39

F G

Inkoopfasen en activiteiten....................................................................................................... 40 Voorbeeld Richtlijnen inhoud aanbestedingsdossier ............................................................... 41

H I

Aanbestedingen en Sociale werkplaatsen ............................................................................... 43 Dossierstudie............................................................................................................................ 44

J

Reactie College ........................................................................................................................ 46

2

1 Inleiding en aanleiding 1.1 Waarom onderzoek naar het aanbestedingsbeleid? De Rekenkamercommissies van Schijndel, Boxtel en Sint-Oedenrode (hierna kortweg: de rekenkamercommissies) hebben aangegeven een onderzoek te willen doen naar het aanbestedingsbeleid van de gemeenten. De relevantie van het onderzoek naar aanbestedingsbeleid ligt in het grote (financiële en juridische) belang van aanbestedingen voor de gemeenten, de mogelijkheden om besparingen te realiseren en de rechtmatigheids- en integriteitrisico's die aan het onderwerp verbonden zijn. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een landelijk regelmatig terugkerend thema. Bij elke overheidsorganisatie of –orgaan wordt geregeld de vraag gesteld of de inkoop slim is georganiseerd, of er kostenbesparing op inkoop- en aanbesteding mogelijk is en of er geen nationale of Europese regels worden overtreden. Recent zijn de aanbestedingsregels bij de overheid in het nieuws gekomen doordat de minister van Economische Zaken een nieuwe aanbestedingswet aan heeft geboden aan het Parlement en de Eerste Kamer. De Eerste Kamer heeft deze wet niet goedgekeurd, mede naar aanleiding van het vele protest dat inkopers van een groot aantal overheidsorganisaties lieten horen in een grote landelijke advertentie. Kern van het protest was het enorme aantal regels dat goed inspelen op de vraag en de markt niet meer mogelijk zou maken.

1.2 Doel van dit rekenkameronderzoek is om van te leren Rekenkameronderzoek dient middels een aantal concrete aanbevelingen een goede basis te leveren voor het beter functioneren (doelmatiger, doeltreffender, rechtmatiger) van de gemeentelijke organisatie in de (nabije) toekomst. In andere woorden: rekenkameronderzoek is om van te leren en te verbeteren. Met de onderzoeken willen de rekenkamercommissies niet alleen laten zien wat fout gaat, maar geven zij ook adviezen hoe het beter kan. De aanbevelingen van de rekenkamercommissies richten zich zowel op de ambtelijke organisatie, het College van Burgemeester en Wethouders als ook op de gemeenteraad. Rekenkameronderzoek speelt daarnaast via de Raad een belangrijke rol bij de externe verantwoording van het gemeentelijk functioneren aan de maatschappelijke organisaties en inwoners van de gemeenten. Overigens is aanbestedingen een onderwerp dat ook de rekenkamercommissie direct raakt, ook de rekenkamercommissie kan immers aanbesteden. Een belangrijke extra kans om te leren wordt benut doordat dit onderzoek in drie gemeenten is uitgevoerd, de gemeenten Boxtel, Schijndel en Sint-Oedenrode. De onderzoeksvragen en de onderzoeksmethode zijn in alle drie de gemeenten gelijk, zodat de resultaten goed vergeleken

3

kunnen worden. Doel is om zo van de ervaringen in de drie gemeenten te leren.

1.3 Leeswijzer Dit rapport volgt voor een belangrijk deel de structuur van de onderzoeksvragen, zoals deze in het volgende hoofdstuk worden geformuleerd. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op het doel van het onderzoek, alsmede op de reikwijdte ervan. Vervolgens worden in hoofdstuk 3 de bevindingen gepresenteerd. In hoofdstuk vier worden de gemeenten Boxtel, Schijndel en Sint-Oedenrode met elkaar vergeleken en worden daaruit leerpunten gedestilleerd. Ten slotte worden in het vijfde en afsluitende hoofdstuk conclusies en aanbevelingen geformuleerd.

4

2 Doel van het onderzoek 2.1 Onderzoeksvragen De Rekenkamercommissies formuleren als doel van dit onderzoek het bieden van inzicht aan de gemeenteraden in procesmatige, organisatorische en financiële uitvoering van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid ten behoeve van diensten en werken. De Rekenkamercommissies hebben de onderzoeksopdracht opgesplitst in drie deelonderwerpen: a

Regels en procedures

b c

Naleving van regels en procedures Leervragen

Voor deze drie deelonderwerpen zijn een aantal aandachtspunten geformuleerd, die hieronder kort zijn vermeld. Wat betreft de regels en procedures: a

Wat is het beleid en hoe actueel is het?

b c

Welke doelen zijn door de Raad ten aanzien van het aanbestedingsbeleid gesteld? Welke regels en procedures zijn door de Raad, het College of leidinggevenden ten aanzien

d

van aanbesteden gesteld en welke regels worden feitelijk gehanteerd? Hoe is de uitvoering georganiseerd?

e

Hoe worden besluiten over gunning van diensten en werken voorbereid?

f

Hoe is de naleving/controle op de gemaakte afspraken/kwaliteit van de aanbestedingen georganiseerd?

Wat betreft de naleving van de regels en procedures: a

Worden de regels feitelijk gehanteerd (aanpak via een beperkt aantal te bestuderen dossiers)?

b

Welke motivatie wordt gegeven voor de eventuele afwijkingen van de toe te passen criteria en regels? Met andere woorden: Zijn de uitvoering van het beleid en de gestelde regels transparant en controleerbaar?

c d

Zijn gemaakte afspraken, bijvoorbeeld ten aanzien van leveringstermijnen, afdwingbaar? Hoe vindt terugkoppeling/verantwoording naar de gemeenteraad plaats over de praktische toepassing van het aanbestedingsbeleid?

Wat betreft de leervragen: a

Leidt het beleid en de wijze waarop de gemeentelijke diensten hieraan uitvoering geven tot de gewenste resultaten? Wordt daarbij voldaan aan de eisen die vanuit het politiek/maatschappelijk belang aan het beleid worden gesteld (transparantie,

5

b

doelmatigheid, integriteit, controleerbaarheid, sociale verantwoordelijkheid)? Wat zijn de sterke en zwakke punten van het beleid en de regels en wat valt daaruit te

c

leren? Welke leermomenten zijn er te vinden in een benchmark met gelijksoortige onderzoeken in de gemeenten Schijndel, Boxtel en Sint-Oedenrode?

d

Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan voor verbetering van aanbesteden van diensten en werken door gemeentelijke diensten?

2.2 Normenkader Dit onderzoek toetst de onderzoeksvragen aan de hand van een aantal normen. Deze normen geven richting aan de documentenstudie, de interviews en de enquête. In deze paragraaf zijn de normen per onderzoeksvraag aangegeven. De normen zijn gebaseerd op ervaringen van andere gemeenten op het gebied van inkoop en aanbesteding. Deze ervaringen zijn terug te vinden in specifieke inkoopnota’s van gemeenten, maar ook in algemene documenten zoals een Handreiking Inkoopbeleid van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Onderstaand normenkader is dan ook gebaseerd op: a

VNG Handreiking Verdien aan aanbesteden; Naar een beleid voor efficiënt inkopen en aanbesteden voor lokale overheden

b

Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI): netwerk van en voor inkoopprofessionals

c

Recente inkoopnota’s van enkele gemeenten (Amersfoort, Roosendaal, Stadskanaal,

Enschede en Ridderkerk) (hierna: referentiegroep). Dit betekent dat een aantal normen formeel is vastgesteld door de wetgever, de Europese Commissie of door de gemeenteraad. Daarnaast is een aantal normen niet formeel vastgesteld voor de onderzochte gemeente, maar gebaseerd op ervaringen elders of op overheidsbeleid zonder verplichtende werking naar gemeenten.

6

Onderzoeksvraag

Normen

A. Regels en procedures 1. Wat is het (aanbestedings)beleid en hoe actueel is het?

Beschrijvende vraag: geen normen

2. Welke doelen zijn door de Raad ten


aanzien van het aanbestedingsbeleid gesteld? 3. Welke regels en procedures zijn door


de Raad, het College of leidinggevenden ten aanzien van aanbesteden gesteld? 4. Hoe is de uitvoering georganiseerd?


5. Hoe worden besluiten over gunning


van diensten en werken voorbereid? 6. Hoe is de naleving/controle op de gemaakte afspraken/kwaliteit van de


aanbestedingen georganiseerd? B. Naleving regels en procedures 7. Worden de regels feitelijk

−

gehanteerd?

De wijze waarop de uitvoering van aanbestedingen is georganiseerd is bekend bij de betrokkenen (ambtenaren en bestuurders).

−

Voor de uitvoering van aanbestedingsbeleid is aandacht voor borging (werkinstructies, checklist, interne toets en dergelijke).

−

Dossiers laten zien dat in de voorbereiding en uitvoering van besluiten over de gunning van leveringen, diensten en werken worden de regels, procedures en inhoudelijke vereisten van het

−

aanbestedingsbeleid worden uitgevoerd. Er vindt controle plaats op de naleving van de gemaakte afspraken en de kwaliteit van deze naleving (blijkt tevens uit dossiers).

7

Onderzoeksvraag

Normen

8. Welke motivatie wordt gegeven voor

−

de eventuele afwijkingen van de toe te passen criteria en regels? M.a.w.: Zijn de uitvoering van het beleid en de

Het is achteraf na te gaan om welke redenen in een bepaald geval afgeweken is van de regels.

−

De wijze waarop de motivatie is geformuleerd maakt een goede afweging mogelijk.

9. Zijn gemaakte afspraken, bijvoorbeeld

−

Inventariserende vraag: geen harde normen

ten aanzien van leveringstermijnen, afdwingbaar?

−

Let op: verschil tussen juridische en praktische afdwingbaarheid, tevens verschil in noodzaak van

gestelde regels transparant en controleerbaar?

−

afdwingbaarheid. Uit de dossiers en interviews blijkt of en zo ja, op welke wijze, met niet nagekomen afspraken omgegaan wordt (bv. gebruikmaking boeteclausules).

10. Hoe vindt terugkoppeling/verantwoording naar de

De vastgestelde doelen maken kaderstelling en controle door de Raad mogelijk. De terugkoppeling

gemeenteraad plaats over de praktische

aan de Raad over de praktische toepassing van het

toepassing van het aanbestedingsbeleid?

aanbestedingsbeleid vindt zodanig plaats dat raadsleden de vastgestelde kaders kunnen controleren en in staat zijn van de ervaringen te leren. Raadsleden zijn tevreden over de wijze van terugkoppeling/ verantwoording. (

C. Leervragen 11. Leidt het beleid en de wijze waarop

−

de gemeentelijke diensten hieraan uitvoering geven tot de gewenste resultaten? Wordt daarbij voldaan aan

aanbestedingen en voor aanbestedingsgerelateerde zaken. −

de eisen die vanuit het politiek/maatschappelijk belang aan het beleid worden gesteld (transparantie, doelmatigheid, integriteit, controleerbaarheid, sociale verantwoordelijkheid)?

Het vastgestelde beleid kent duidelijke doelen voor

Alle relevante elementen van het aanbestedingsbeleid zijn vertaald naar regels en procedures.

−

Over de doelen wordt gerapporteerd. Uit deze rapportages blijkt dat de doelen tot de

−

gewenste resultaten leiden. Er is sprake van een leercyclus met betrekking tot

−

aanbestedingen.

8

Onderzoeksvraag

Normen

12. Wat zijn de sterke en zwakke punten

−

Check op hoofdlijnen op volgende punten:

van het beleid en de regels en wat valt

−

In de inkoop- en aanbestedingsnota zijn de

daaruit te leren?

volgende elementen opgenomen: - Aanleiding en doelstelling van het inkoop- en -

aanbestedingsbeleid Begripsbepaling inkoop en aanbesteding en

-

inkoopfunctie Juridische uitgangspunten passend in weten regelgeving

-

Afweging over de wenselijkheid van inkoopgerelateerde aspecten als duurzaam inkopen, maatschappelijke eisen aan leveranciers en integriteitseisen bestuurders en ambtenaren

-

Heldere en hanteerbare aanbestedingsprocedures inclusief aanbestedingsvormen, drempelbedragen, richtlijnen voor aanvragen offertes, contractdocumenten, selectie- en gunningscriteria, leveranciersbeleid en afwijkingen van beleidsregels

-

Heldere organisatorische uitgangspunten en spelregels voor inkoop- en aanbesteding (centraal/decentraal, samenwerking, standaard werkwijzen, taken, rollen,

-

bevoegdheden) Proces van evaluatie en verbetering

(Gebaseerd op Handreiking Europaproof Gemeenten (febr. 2006) en de VNG handreiking) 13. Welke leermomenten zijn er te

−

Geen normen.

vinden in een benchmark met gelijksoortige onderzoeken in de

−

Analyse, bovenstaande punten en globale vergelijking met andere gemeenten

gemeenten Schijndel/Boxtel/SintOedenrode? 14. Welke aanbevelingen kunnen

Aanbevelingen worden geformuleerd op basis van

worden gedaan voor verbetering van aanbesteden van diensten en werken

onderzoeksresultaten.

door gemeentelijke diensten?

9

2.3 Onderzoeksmethode De gehanteerde onderzoeksmethode kent de volgende vier stappen: 1. Voorbereiding onderzoek; 2. Inventariseren van het aanbestedingsbeleid van de drie gemeenten en opstellen normenkader; 3. Verzamelen van de feiten; 4. Wederhoor op de feiten en eindrapportage. Met de eerste stap, het voorbereiden van het onderzoek, worden de doelstellingen, de reikwijdte, planning en andere relevante aspecten zoals communicatie over het onderzoek vastgelegd. De tweede stap behelst enkele activiteiten die ten doel hebben een helder normenkader vast te kunnen leggen: a

Eerste documentenstudie (o.a. inkoopplannen, inkoop- en aanbestedingsbeleid, inkoopevaluaties en gemeentelijke besluitvorming hierover);

b

Oriënterende interviews;

c d

Interpretatie en analyse; Opstellen normenkader en tussenrapportage;

e

Overleg met de Rekenkamercommissies gemeenten Boxtel, Schijndel en Sint-Oedenrode.

In de derde stap vindt een analyse plaats van dossiers en documenten (inclusief vergelijking/spiegeling aan nota’s van andere gemeenten), vinden aanvullende interviews en groepsinterviews plaats en wordt een vragenlijst onder raadsleden uitgezet c.q. de antwoorden verwerkt. In de bijlage is aangegeven hoe de dossierstudie heeft plaatsgevonden en op welke punten bij deze dossierstudie is gelet. In de bijlage is verder aangegeven welke personen zijn geïnterviewd en welke documenten bestudeerd zijn. Ook de vragenlijst aan de raad is opgenomen in de bijlagen. Ten slotte leiden al deze stappen tot een conceptrapport, dat tussentijds ter toetsing is voorgelegd aan de Rekenkamercommissies. Na ambtelijk en bestuurlijk wederhoor wordt het definitieve rapport met aanbevelingen aan de opdrachtgever en vervolgens de gemeenteraad aangeboden. Dit onderzoek is in opdracht van de rekenkamercommissie van de gemeenten Boxtel, SintOedenrode en Schijndel uitgevoerd door de Adviesgroep Binnenlands Bestuur, PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. Het onderzoeksteam bestond uit: dr Leon van den Dool en mr. drs. Nicolette Folkers.

10

3 Bevindingen van het onderzoek In dit hoofdstuk wordt per element van de onderzoeksvraag, zoals deze in het voorgaande hoofdstuk is geformuleerd, ingegaan op de resultaten van het onderzoek. Per element worden bevindingen uit de documentenstudie, interviews en vragenlijsten nadrukkelijk belicht. Uitgaande van de normen zoals beschreven in hoofdstuk 2 wordt gekeken naar de feitelijke situatie met betrekking tot het aanbestedingsbeleid per gemeente. Per norm volgt telkens eerst een korte uitleg of uitwerking van de norm. Daarbij is gebruik gemaakt van de ervaringen in andere gemeenten, handleidingen en weten regelgeving. Vervolgens wordt per norm de feitelijke situatie weergegeven op basis van de documentenstudie en de interviews en vragenlijsten met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

3.1 Inleidend kader De gemeente Boxtel heeft een inkoop handleiding opgesteld, waarin onder meer het inkoopbeleidsplan 2006 is opgenomen. In de nota inkoopbeleid is het inkoopbeleid van de gemeente vastgelegd. De gemeente Boxtel maakt gebruik van een brede definitie van het woord inkoop en gebruikt het woord aanbesteden slechts voor de Europese aanbestedingen. Waar in deze rapportage het begrip inkoop wordt gebruikt, gaat het dus tevens over het aanbestedingbeleid. De grootste uitgaven worden verricht inzake fysieke projecten in het kader van ruimtelijke ontwikkeling en reconstructies (zoals aanbestedingen van wegen en riolering). De verantwoordelijkheid voor inkopen is belegd bij de decentrale budgethouders op afdelingsniveau. Zij kunnen deelbudgethouders mandateren om in te kopen. Boxtel kent 6 afdelingen met 6 budgethouders, de afdelingshoofden. Voor veel budgetten zijn binnen de afdeling medewerkers gemandateerd. Dat betekent dat deze budgethouders voor hun budget in eerste instantie verantwoordelijk zijn voor de inkoop en aanbesteding. Bij de afdeling burgerzaken en welzijn geldt dit bijvoorbeeld voor 11 medewerkers. Daarnaast heeft Boxtel een centrale inkoopcoördinator, die als aanspreek- en coördinatiepunt voor inkoop en aanbesteding een ondersteunende en adviserende rol speelt. De geïnterviewden geven aan dat over aanbestedingen eerst binnen de afdeling wordt overlegd. In voorkomende gevallen wordt de inkoopcoördinator gemakkelijk om advies gevraagd, men ervaart een lage drempel.

3.2 Regels en procedures Om een beeld te krijgen van het aanbestedingsbeleid wordt in deze paragraaf een overzicht gegeven van de regels en procedures in de gemeente Boxtel ten aanzien van

11

aanbestedingsbeleid. Deelvraag 1: Aanbestedingsbeleid: Acutaliteit inkoopbeleidsplan gemeente Boxtel Het aanbestedingsbeleid is bij de gemeente Boxtel vastgelegd in het inkoopbeleidsplan gemeente Boxtel (2006). Het beleid is vastgesteld door het College van B&W. In het beleid is onder meer bepaald welke procedures de gemeente Boxtel hanteert bij inkopen en aanbesteden, welke stappen in het inkoopproces gevolgd moeten worden, hoe zij de inkoopfunctie organisatorisch vormgeeft (verantwoordelijkheden en beleidregels) en in het beleid is een code opgenomen voor personen die de inkoopfunctie geheel of gedeeltelijk uitvoeren. In het inkoopbeleid zijn de volgende beleidsuitgangspunten opgenomen die de gemeente nastreeft: •

De inkoop dient concurrerend te geschieden ter realisering van een voor de gemeente meest gunstige prijs -kwaliteit verhouding. De inkoop dient er mede op gericht te zijn om het aantal leveranciers en het aantal te ontvangen facturen zoveel mogelijk te beperken zodat de be- en verwerkingskosten zo laag mogelijk zijn.

•

Het inkoopproces dient transparant en objectief te zijn en integer te worden uitgevoerd volgens de van toepassing zijnde Nationale regelgeving Europese aanbestedingen.

Ook in de code voor personen die de inkoopfunctie (deels) uitvoeren zijn enkele uitgangspunten opgenomen: •

Loyaliteit ten opzichte van de gemeente: Bij de inkoopfunctie is het uitgangspunt het gemeentebelang in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens. Hiermee wordt tevens het belang van de afnemers van de diensten en producten van de gemeente gediend.

•

Aanbieder en opdrachtnemer rechtvaardig behandelen: Vanuit de inkoopfunctie dient een positieve relatie met de aanbieder / opdrachtnemer te worden onderhouden waarbij ook de belangen van hen in het oog gehouden moeten worden.

•

Eerlijke concurrentie ondersteunen: Relevante aanbieders moet binnen de beleidsregels een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten.

•

Reputatie van de inkoopfunctie hoog houden: Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoopfunctie.

De wijze van aanbesteding is afhankelijk van het te besteden bedrag. Hiervoor gelden de volgende normen. Voor uitgaven boven de € 5.000 moet er een eindverslag worden gemaakt door de budgethouder. Bij uitgaven tussen de € 5.000 en € 50.000 zijn er minimaal 2 offertes nodig. Bij bedragen tussen € 50.000 en € 211.000 zijn er 3 offertes nodig en een programma van eisen. Boven € 211.000 (c.q. de geldende drempelwaarde) is een Europese aanbesteding vereist. De regels voor werken wijken hier voor een deel van af. “Bij verwezenlijking van een werk van € 250.000 tot het bedrag waarop het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten van toepassing is (€ 5.278.000 in 2006 en 2007) wordt het AanbestedingsReglement Werken 2005 van toepassing verklaard en overeenkomstig de daarin vervatte nationale regels aanbesteed. Daarbij mag worden afgezien van het houden van een openbare of niet openbare procedure en gekozen

12

worden voor de onderhandse procedure conform het ARW-2005 of offerteprocedure indien: a. het een werk betreft tot een bedrag van € 1.500.000 of; b. aan het werk te stellen bijzondere eisen bij een aanbesteding volgens de openbare of niet openbare procedure niet tot hun recht zouden kunnen komen of; c.

het werk van zodanige aard is dat toezicht tijdens een keuring na het gereedkomen geen afdoende waarborg van deugdelijkheid verschaft.

Bij de uitzonderingsgevallen b en c is de instemming van het college vereist.”

Actualiteit beleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Boxtel is in juni 2006 vastgesteld door het College. Bij de vaststelling van het inkoopbeleid 2006 is tegelijkertijd het inkoopbeleid 2003 ingetrokken. In 1997 is het inkoopbeleid van de gemeente Boxtel opgesteld met als doel om het inkoop- en aanbestedingproces te structureren en zodoende op de uitgaven te bezuinigen. In 2003 is met het oog op ontwikkelingen zoals de invoering van de Euro en het dualisme, de wijzigingen in het budgetsysteem en de opgedane ervaringen en veranderende inzichten het beleid bijgesteld (9 december 2003). Na enkele jaren maakten nieuwe ontwikkelingen, zoals de gewijzigde (Europese) wettelijke regels m.b.t. inkoop van overheidsopdrachten (per 1-12-2005), een nieuw Reglement Aanbesteding Werken (ARW-2005) en het verzoek van de gemeenteraad om de sociale werkvoorziening (de WSD) nadrukkelijk uit te nodigen om deel te nemen aan de gunningprocedure c.q. werk aan haar voor te behouden, het noodzakelijk het beleid wederom aan te passen. Bij de interimcontrole 2004 heeft de accountant geadviseerd (met prioriteit urgent) de aanbestedingen op centraal niveau aan te sturen. In het Inkoopbeleidsplan is daartoe het volgende opgenomen: “De inkoopcoördinator is de door het college als zodanig benoemde persoon die op het gebied van de inkoopfunctie de inkoper desgevraagd adviseert, coördinatie teweeg kan brengen tussen de inkopers van verschillende afdelingen en gevraagd en ongevraagd advies uitbrengt met betrekking tot inkopen aan budgethouders, inkopers, gemeentesecretaris en het college.” Eind 2005 is in het kader van onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid (in gevolge de verordening ex. artikel 213a van de Gemeentewet) een rapportage opgesteld over de evaluatie van aanbestedingen van werken boven €500.000 in de periode 2002 t/m 2004. In januari 2007 zijn de schoolbesturen in Boxtel verplicht, via de huisvestingsverordening, om het gemeentelijk inkoopbeleid te volgen als het schoolbestuur optreedt als bouwheer. Wijzigingen in het aanbestedingsbeleid, bijvoorbeeld als gevolg van veranderingen in wettelijke regels, worden vermeld op intranet maar niet vermeld in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting of rekening. De gemeente is daardoor niet periodiek gedwongen na te gaan of er nog

13

relevante wijzigingen zijn opgetreden.

Vraag 2: Doelen Raad ten aanzien van aanbestedingsbeleid De Raad heeft geen aanvullende doelen ten aanzien van aanbestedingsbeleid 2006 vastgesteld. Het inkoopbeleid is in eerste instantie vastgesteld met als doel om het inkoop- en aanbestedingproces te structureren en zodoende op de uitgaven te bezuinigen. Respondenten geven aan dat de raad zich voornamelijk richt op een zo laag mogelijke prijs. De raad heeft verder verzocht om de sociale werkvoorziening en met name de WSD nadrukkelijk uit te nodigen om deel te nemen aan de gunningprocedure c.q. werk aan haar voor te behouden. Tijdens dit onderzoek werd ambtelijk een voorstel voorbereid aan College en Raad over duurzaamheid. Daarin wordt een groot aantal actiepunten geformuleerd op dit terrein. Een aantal geïnterviewden ziet hierin een nadrukkelijke link met het aanbestedingsbeleid.

Vraag 3: Regels en procedures gesteld door Raad, College of leidinggevenden ten aanzien van aanbesteden Het College is voorstander van verregaande vereenvoudiging waarbij de speelruimte maximaal benut wordt. Het inkoopbeleid 2006 en de uitwerking daarvan in het inkoopproces zijn samengevoegd in de Inkoop Handleiding van de gemeente Boxtel. In deze handleiding zijn tevens de uitwerking van de regels in procedures en processen opgenomen, die beschreven zijn in de vorm van stroomdiagrammen. In de handleiding zijn de inkoopprocedures en het inkoopproces stapsgewijs opgenomen en in protos beschreven. Als hulpmiddel bij de procedures zijn checklijsten opgenomen en beoordelingsmatrices. Tevens zijn in de handleiding standaardformulieren terug te vinden alsmede een standaardbrief (model) voor een offerte aanvraag. Om uniformiteit te bevorderen begint de handleiding met een definitiehoofdstuk inzake inkoop. In het inkoopbeleid wordt het wettelijke kader beschreven, als ook de Europese richtlijnen en de drempelbedragen en de daarbij horende verschillende aanbestedingsvormen. Daarnaast kent Boxtel een leidraad projectmatig werken (2002), waarin een onderscheid wordt gemaakt in A, B en C projecten. De A-projecten kennen een aantal criteria, waaronder een bedrag van meer dan € 500.000. Bij A-projecten dient vooraf de wijze van bestuurlijke terugkoppeling door B&W en Raad vastgesteld te worden. In het protocol bestuurlijke terugkoppeling (2003) wordt de wijze van terugkoppeling nog verder uitgewerkt. Daarin is aangegeven dat de projectopzet van een A-project ter kennisname aan de raadscommissie wordt voorgelegd na vaststelling door het College. Meer- en minderwerk komt aan de orde in het overleg tussen projectleider en portefeuillehouder. Bij dreigende budgetoverschrijdingen wordt door de projectleider gerapporteerd aan het College. In bestuursrapportages wordt in beeld gebracht hoe projecten lopen en wordt over afwijkingen gerapporteerd (in geld of in tijd) en worden andere knelpunten genoemd. De

14

verantwoording over A-projecten wordt gericht aan het College en ter kennisname voorgelegd aan de raadscommissie. Vraag 4: Organisatie van de uitvoering In de gemeente Boxtel zijn de afdelingshoofden integraal verantwoordelijk en budgethouder. De afdelingshoofden zijn daarmee verantwoordelijk voor de inkoop en aanbestedingen van de eigen afdeling, vanzelfsprekend binnen de regels van het aanbestedingsbeleid. De budgethouder bepaalt wanneer het inkoopproces start en welke inkoper het proces uitvoert. Het is ook de budgethouder die verantwoordelijk is voor de gunning en de contracten (budgethoudersregeling versie 1.0 en mandaatbesluit 2006). Alvorens verder te kunnen met het inkoopproces zal de budgethouder dan ook zijn fiat moeten geven voor de te stellen selectie- en gunningcriteria en de latere gunning. De budgethouder, deelbudgethouder of anderszins gemandateerde, is dus verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces van specificatie tot en met de nazorg. De inkoper dient er dan ook voor te 1

zorgen dat beslissingen vastgelegd worden. De inkoopcoördinator vervult een (gevraagd en ongevraagd) adviserende en ondersteunende rol bij aanbestedingen en heeft tot taak het overzicht over de aanbestedingen door de gemeente te behouden. Gemeente Boxtel neemt deel aan het regionaal inkoopplatform, een samenwerkingsverband tussen een 20-tal gemeenten uit de regio Noordoost-Brabant waaraan ook de Provincie NoordBrabant deelneemt. De gemeenten hebben in 2007 gezamenlijk een inkoopscan uitgevoerd en op basis van de gegevens en conclusies uit deze scan wordt besloten of en hoe de regionale inkoopsamenwerking wordt uitgebreid. De scan dient duidelijk te maken of er door regionale samenwerking voordelen te behalen zijn. De meningen van respondenten over het inkoopplatform zijn verdeeld. Enerzijds lijkt de regionale samenwerking traag van de grond te komen en lijken gemeenten ‘koudwatervrees te hebben’ als het er op aankomt. Anderzijds zijn er in Boxtel goede ervaringen met regionale inkooptrajecten en wordt er nu meegedaan aan een regionale inkoop van kantoorartikelen. Geïnterviewden geven aan dat er behoefte is aan meer regionale samenwerking, maar dat dit wel afhankelijk is van het onderwerp. Vraag 5: Voorbereiding besluiten over gunning van leveringen, diensten en werken In het inkoopbeleid is vastgelegd dat een gunning van een levering, dienst of werk door de budgethouder geschiedt op basis van de economisch meest voordelige aanbieding voor de gemeente Boxtel. De hierbij behorende gunning criteria dienen steeds vooraf bekend gemaakt te worden aan de aanbieder. Tevens is vastgesteld dat gunning alleen op basis van de laagste prijs slechts is toegestaan indien het Programma van Eisen c.q. het bestek zodanig gedetailleerd is dat het kwaliteitsniveau, de materiaalkeuze en constructie geen ruimte voor afwijking laten en de prijs derhalve alleen bepalend is. In de Inkoop Handleiding zijn checklists inzake ‘Specificeren’ en ‘Selecteren’ opgenomen waarin onder meer een opsomming wordt gegeven van de primaire en secundaire eisen die in het Pakket van Eisen opgenomen kunnen worden (afhankelijk van hetgeen ingekocht wordt), als ook de leverancierseisen, leverancier beoordelingscriteria en de offerte beoordelingscriteria c.q.

1

Handleiding inkoop gemeente Boxtel 15

gunningscriteria zijn beschreven. Denk hierbij aan functionele eisen, technische eisen en milieuaspecten, comfort eisen, logistieke eisen, onderhoudeisen, keurings- en testeisen, in gebruikname eisen en commerciële eisen. Tevens wordt een opsomming gegeven van elementen waarop een offerte aanvraag beoordeeld kan worden. De prijs en de uitslag van de beoordeling van de eisen (die gewogen worden met waarderingscijfers en met behulp van matrixes) bepalen de uiteindelijke gunning. In de handleiding is een model offertebeoordeling opgenomen, bestaande uit een algemeen deel met lijst ontvangen offertes en diverse matrices (bijvoorbeeld matrix leveranciersbeoordeling, matrix beoordeling primaire en secundaire eisen en matrix beoordeling prijzen en kosten). Vraag 6: Naleving/ controle op gemaakte afspraken/kwaliteit van de aanbestedingen In de Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Boxtel is opgenomen dat de gemeente gerechtigd is de betaling op te schorten indien een tekortkoming in de zaken en de eventuele installatie/ montage daarvan constateert. Tevens is vastgelegd dat in het geval van een toerekenbare tekortkoming opdrachtgever gerechtigd is tot het innen van een onmiddellijk opeisbare boete van 1 % per dag vanaf de dag van het verzuim, met een maximum van 10 % van het door opdrachtgever 2 in verband met de levering te betalen bedrag.

3.3 Naleving regels en procedures De Rekenkamercommissies vragen zich af in hoeverre de in paragraaf 3.2 beschreven regels en procedures feitelijk gehanteerd worden (vraag 7). In deze paragraaf wordt beschreven hoe de medewerkers van de gemeente in de praktijk omgaan met het aanbestedingsbeleid. Algemeen Norm: De wijze waarop de uitvoering van aanbestedingen is georganiseerd is bekend bij de betrokkenen (ambtenaren en bestuurders). De ambtelijke respondenten in Boxtel zijn allen bekend met het bestaan van het inkoopbeleid van de gemeente en de handleiding inkoop. De handleiding/ het beleid wordt door de budgethouders in de praktijk meestal gebruikt als naslagwerk, waarbij met name de drempelbedragen en de daarbij horende aanbestedingsvorm worden opgezocht. Het inkoopbeleidsplan is beschikbaar op intranet. De relatief hoge drempelwaarden die Boxtel hanteert leiden ertoe dat de inkopers veel vrijheid hebben in het inkoopproces. Afhankelijk van de hoeveelheid aanbestedingservaring van respondenten maken zij gebruik van de procedures en checklists. De respondenten zijn in wisselende mate bekend met de overige beleidsuitgangspunten die zijn vastgelegd in de nota. Bij de uitvoering van het aanbestedingsbeleid winnen de (subgemandateerde) budgethouders op de afdelingen eerst informatie en advies in binnen de eigen afdeling. Pas daarna wordt, als men dit nodig acht, advies ingewonnen bij de inkoopcoördinator. Bij complexe aanbestedingen wordt gebruik gemaakt van externe bureaus. Er is geen gestructureerd overleg tussen budgethouders van verschillende afdelingen die

2

Artikel 6b en 9b Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Boxtel 16

regelmatig met aanbestedingen werken. Respondenten zijn weliswaar bekend met het streven van de gemeente om duurzaam in te kopen, maar geven aan dat zij het een ambitieus streven vinden om 75% van de aanbestedingen in 2010 duurzaam aan te besteden. Respondenten zijn zich bewust van het streven, maar handelen hier nog niet altijd overeenkomstig en wisselend naar. De afdeling Groen is al sterk gericht op duurzaamheid en is zelfs een voorloper in gemeenteland met gebruikmaking van biologisch geteeld groen. Bij Wegen is het echter complexer en onduidelijker wat nu precies duurzaam is. Ook bij Facilitaire Zaken wordt gebruik gemaakt van duurzame catering, kringlooppapier en bij het (regionaal) inkopen van kantoorartikelen wordt marktonderzoek gebruikt om te bepalen wat duurzame kantoorartikelen zijn. Er zijn geen rapportages aangetroffen van de mate waarin op dit moment duurzaam wordt aanbesteed. Respondenten geven aan dat in de praktijk regelmatig gebruik gemaakt wordt van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de andere partij, in plaats van de Voorwaarden van de gemeente, omdat de inkoper vergeet de Algemene Voorwaarden in het eerste contact naar voren te brengen. Als dat vergeten wordt, maakt de leverancier daar vaak gebruik van door zijn algemene voorwaarden naar voren te schuiven. Innovatief aanbesteden leeft wisselend bij respondenten. Zij staan er wel voor open, maar maken in de praktijk geen gebruik van innovatieve aanbestedingsmethoden en houden zich hier ook niet actief mee bezig. Dit is niet altijd onwil, maar wordt mede veroorzaakt door onduidelijkheid over de vraag hoe je nu goed innovatief kan aanbesteden. Bij Infrastructuur wordt bijvoorbeeld voornamelijk gebruik gemaakt van traditionele aanbestedingsmethoden en zelden van design & construct of turn key. Zij geven aan ‘zoekende te zijn’ hoe je innovatief aanbesteden nu op kan zetten. De vragenlijst aan raadsleden heeft reacties opgeleverd vanuit 4 van de 9 fracties van de Raad van Boxtel. Alle respondenten geven aan bekend te zijn met het beleid van de gemeente op het terrein van inkoop en aanbesteding. Norm: Voor de uitvoering van aanbestedingsbeleid is aandacht voor borging (werkinstructies, checklist, interne toets en dergelijke). Respondenten geven aan dat voor de feitelijke uitvoering van het beleid aandacht bestaat voor borging. Werkinstructies, formats en checklists zijn opgesteld en gebundeld in de handleiding inkoop. Er wordt echter geen gebruik gemaakt van een aanbestedingsregister en een contractendatabase. De verantwoordelijkheid van de budgethouder heeft tot gevolg dat het afdelingshoofd de wijze van inkoop en de uiteindelijke gunning toetst voordat gegund wordt. In het uitgevoerde onderzoek naar aanbestedingen van 2005 (art. 213a onderzoek) wordt aangegeven dat de inkoopcoördinator niet beschikt voer een lijst van alle aanbestedingen boven een bepaald bedrag. Het rapport geeft aan dat in het kader van de rechtmatigheidstoets de accountant jaarlijks een opgave van de aanbestedingen verlangt. Verder vermeldt het rapport dat de belastingdienst een opgave van aanbestedingen wil.

17

Uit ons onderzoek is gebleken dat dit overzicht nog niet aanwezig is. Vanwege de gedecentraliseerde systematiek bij aanbestedingen, bleek het moeilijk om tot een goed overzicht te komen. De inkoopcoördinator weet hierdoor niet vooraf welke aanbestedingen er te verwachten zijn, of er risicovolle aanbestedingen te verwachten zijn en of er kansen voor samenwerking zijn tussen afdelingen of regionaal. Wel blijkt uit onze interviews dat medewerkers in toenemende mate zich ervan bewust zijn dat aanbestedingen vaak specialistische kennis vereisen. Zij zijn tevreden over de toegankelijkheid en kennis die hiervoor centraal beschikbaar is. Er wordt door alle afdelingen gewerkt met een afdelingswerkplan. De aanbestedingen worden hierin niet expliciet vermeld. Wel kan een belangrijk deel van de aanbestedingen voor het komende jaar afgeleid worden uit de projectbeschrijvingen in de afdelingswerkplannen.

Norm: Dossiers laten zien dat in de voorbereiding en uitvoering van besluiten over de gunning van diensten en werken de regels, procedures en inhoudelijke vereisten van het aanbestedingsbeleid worden uitgevoerd. De dossiers laten zien dat in de voorbereiding en uitvoering van besluiten regels, procedures en inhoudelijke vereisten van het aanbestedingsbeleid grotendeels gevolgd worden. Dit gebeurt echter niet op gestructureerde wijze. Medewerkers maken niet altijd gebruik van de aanwezige procesbeschrijvingen of procedures, maar lopen binnen bij collega’s die meer ervaring hebben met aanbesteden. Uit de dossiers blijkt dat de gekozen aanbestedingsvorm vrijwel altijd conform beleid is. Er zijn echter uitzonderingen, waarbij afgeweken wordt van het minimale aantal aan te vragen offertes. In die gevallen worden minder offertes aangevraagd, dan de regels voorschrijven. Een voorbeeld hiervan is de aanbesteding groenonderhoud meerjarig bestek. De aanbesteding is enkelvoudig onderhands aanbesteed, terwijl met de aanbesteding bedragen boven de Europese aanbestedingsgrens gemoeid zijn. Daarbij heeft de gemeente artikel 17 UAR 2001 buiten beschouwing geplaatst en besloten dat alternatieve aanbiedingen niet in beschouwing worden genomen. In een Collegebesluit (0710481) heeft het College echter bepaald dat gesubsidieerd werk in het kader van de Wet Werk en Bijstand voor het groenproject ingekocht kan worden bij de WSD. Deze aanbesteding is verlengd door de Hoofden openbare werken en sociale zaken. Zij hebben het College van deze verlenging op de hoogte gesteld. In de praktijk wordt veelvuldig gebruik gemaakt van selectiecriteria, zoals voorgeschreven in het beleid. De selectiecriteria worden in diverse vormen gebruikt en zijn niet altijd zo uitgebreid beschreven zoals in het Inkoophandboek. Uit de dossiers valt lastig op te maken in hoeverre de inhoudelijke eisen van het aanbestedingsbeleid worden nagekomen. Duurzaamheidseisen worden bijvoorbeeld zelden aangetroffen in de gunningscriteria. Bij Wegen is het nog niet duidelijk op welke wijze duurzaamheid geïncorporeerd kan worden in de aanbestedingen. Groen echter geeft aan al sterk gericht te zijn op duurzaamheid en is bijvoorbeeld naar eigen zeggen voorloper in gemeenteland

18

met biologisch geteeld groen. Ook Facilitaire Zaken houdt zich gericht bezig met duurzaam inkopen, zoals het gebruik maken van kringlooppapier en duurzame kantoorartikelen. Het inkoopbeleid verplicht de medewerkers een eindverslag op te nemen in het inkoopdossier. Dergelijke eindverslagen heeft de onderzoeker niet aangetroffen in de dossiers. Wel worden Proces Verbalen opgesteld, waarin de resultaten van de weging van de selectiecriteria zijn opgenomen en daarmee de keuze voor een bepaalde offreerder wordt bepaald. Bij de dossierstudie zijn geen gestandaardiseerde voorschriften om de dossiervorming te structuren aangetroffen. Tot slot schrijft het beleid voor dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Boxtel leidend moeten zijn. Uit de dossiers en gesprekken blijkt dat de Algemene Inkoopvoorwaarden niet altijd aan het begin van het proces bindend verklaard worden. Norm: Er vindt controle plaats op de naleving van de gemaakte afspraken en de kwaliteit van deze naleving (blijkt tevens uit dossiers). Controle op naleving van gemaakte afspraken inzake aanbestedingsbeleid en de kwaliteit van deze naleving tijdens het aanbestedingsproces vindt op informele wijze plaats en is volgens respondenten afhankelijk van de oplettendheid van de budgetverantwoordelijke en de medewerkers. Het afdelingshoofd (en soms tevens de afdelingscontroller) parafeert en controleert de gunningsvoorstellen voordat zij naar het College gaan en wordt vooraf voornamelijk betrokken in bijzondere gevallen of bij ongeregeldheden. De inkoopcoördinator heeft geen controlerende rol en wordt slechts betrokken als de complexiteit van een aanbesteding een ondersteunende en adviserende rol vraagt. Daarnaast heeft concerncontrol in 2005 een onderzoek naar aanbestedingen uitgevoerd. In het kader van de accountantscontrole worden ook enkele aanbestedingen gecontroleerd.

Vraag 8: Afwijking beleid Specifieke omstandigheden kunnen leiden tot de wens om af te mogen wijken van de gemeentelijke drempelbedragen en de daarbij behorende aanbestedingsvormen. In het beleid is vastgelegd dat afwijken van de opgenomen regels alleen mogelijk is op grond van een gemotiveerd besluit van het college. Een verzoek tot afwijking dient vooraf aan het college van B&W ter goedkeuring te worden voorgelegd. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk en adequaat gemotiveerd te zijn. Boxtel heeft 2 uitzonderingen opgenomen waarbij afgeweken mag worden van het beleid zonder een collegebesluit: a

Bij specifiek onderhoud van technische installaties

b

Bij specifieke juridische ondersteuning & advisering

Respondenten geven aan daarbuiten ook wel eens af te willen wijken van het geformuleerde beleid. Dit komt echter niet vaak voor. Zij stellen daartoe een notitie op, waarin ze gemotiveerd

19

aangeven waarom ze af willen wijken, en leggen deze notitie voor aan het College van B&W. Respondenten geven aan dat het College vrij soepel omgaat met de verzoeken tot afwijking en deze tot nu toe altijd heeft gehonoreerd. Het College vraagt wel vaak om aanvullende informatie. De verzoeken om afwijking worden allemaal vastgelegd als collegebesluiten. Respondenten geven aan dat er ook wel eens wordt afgeweken van het beleid zonder dit voor te leggen aan het College. Dit gaat dan met name om spoedklussen waarbij de budgethouder een belangenafweging maakt en direct aanbesteed. Ook achteraf wordt het College niet standaard op de hoogte gebracht van de afwijking.

Norm: Het is achteraf na te gaan om welke redenen in een bepaald geval afgeweken is van de regels. De wijze waarop de motivatie is geformuleerd maakt een goede afweging mogelijk. Indien medewerkers af willen wijken van de regels/ het beleid stellen zij een notitie op, waarin ze gemotiveerd aangeven waarom ze af willen wijken, en leggen ze deze notitie voor aan het College van B&W. Deze notities zijn terug te vinden in de dossiers in de vorm van Collegebesluiten. In de notities wordt op verschillende wijzen aangegeven waarom afwijking van de regels wenselijk is. De wijze waarop de motivatie is geformuleerd varieert van uitgebreid tot beknopt. Het is echter merendeels goed te achterhalen om welke redenen is afgeweken van de regels en de wijze waarop de motivatie is geformuleerd maakt in de meeste gevallen een goede afweging mogelijk. Het College is overigens met alle verzoeken tot afwijken die de onderzoekers gezien hebben akkoord gegaan.

Vraag 9: Afdwingbaarheid afspraken De afspraken tussen de gemeente en de andere partij zijn vastgelegd in de bestekken en opdrachtovereenkomsten. Juridisch gezien zijn de afspraken dus afdwingbaar. In de praktijk vindt regelmatig overleg plaats met de leverende partij en als deze zijn afspraken niet nakomt wordt hij daarop volgens de respondenten aangesproken. Soms wordt gedreigd met het opschorten van betalingen, maar zover is het nog niet gekomen. Als een partij in bijvoorbeeld een reintegratietraject niet goed presteert, kan het nakomen van afspraken bedongen worden door te benadrukken dat de partij in de toekomst geen werk meer mag uitvoeren voor de gemeente als de partij nu zijn afspraken niet nakomt. Ook uit de dossiers blijkt dat niet goed presterende partijen aangesproken worden op hun tekortkomingen door de gemeente. Met name bij de grote opdrachten bij openbare werken neemt de gemeente standaard een boeteclausule op in het bestek om de afdwingbaarheid van de afspraken te vergroten. Dit is tevens opgenomen in de Algemene Voorwaarden. Bovendien houdt een opzichter (van of in opdracht van de gemeente) voortdurend toezicht op de uitvoering van grote werken en rapporteert wekelijks aan zijn leidinggevende over de voortgang. De afdeling burgerzaken en welzijn is bij de laatste twee aanbestedingen overgegaan tot het opnemen van dwangsombepalingen bij bouwwerken.

20

Om ervoor zorg te dragen dat de partij haar afspraken nakomt betaalt de gemeente pas de factuur ná de levering.

Vraag 10: Terugkoppeling/ verantwoording naar de gemeenteraad Norm: De vastgestelde doelen maken kaderstelling en controle door de Raad mogelijk. De terugkoppeling aan de Raad over de praktische toepassing van het aanbestedingsbeleid vindt zodanig plaats dat raadsleden de vastgestelde kaders kunnen controleren en in staat zijn van de ervaringen te leren. Raadsleden zijn tevreden over de wijze van terugkoppeling/verantwoording. Het inkoopbeleid is ter kennisname aan de Raad aangeboden en door het College vastgesteld. De gemeente heeft verder geen Raadsbetrokkenheid inzake aanbestedingen georganiseerd. Op dit moment wordt over aanbesteding weinig gerapporteerd in de begroting en jaarrekening. In het jaarverslag wordt niet specifiek gerapporteerd over de realisatie van de doelen van het aanbestedingsbeleid, alleen de financiële gegevens worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Er wordt geen strategisch inkoopplan voorgelegd aan de Raad. Uit het eigen onderzoek van Boxtel uit 2005 (art. 213a onderzoek) blijkt dat de terugkoppeling naar de Raad en/of Commissie wisselend plaatsvindt. Zo worden aanbestedingsvoordelen of nadelen in een aantal gevallen wel en in andere gevallen niet aan de commissie gemeld. In de eerstvolgende reguliere financiële rapportage wordt hierover nooit iets gemeld. Het rapport beveelt aan om de regelgeving op dit punt aan te passen en bestuurlijke terugkoppeling over aanbestedingen te beperken tot de eerstvolgende reguliere rapportage, tenzij de Raad iets anders aangeeft. Uit ons onderzoek blijkt dat in de praktijk de wijze van rapporteren verschilt per afdeling. Voor de grotere aanbestedingen wordt aan de Raad een krediet gevraagd of is het budget al via de begroting beschikbaar gesteld. Meestal is de aanbestedingsvorm daarbij nog niet aangegeven. Dit wordt in een apart voorstel aan B&W voorgelegd. Sommige afdelingen brengen het afrekentraject ter kennisname inde Raadscommissie, andere afdelingen rapporteren hierover aan de Raad. De gemeentelijke richtlijnen op dit punt zijn te vinden in het protocol bestuurlijke terugkoppeling van 2003, de leidraad projectmatig werken uit 2002, het mandaatbesluit en het inkoopbeleid. Verder is in de commissie Maatschappelijke Zaken op 5 juli 2004 in het kader van de actieve informatieplicht afgesproken dat de raadscommissie op de hoogte wordt gesteld wanneer een aanbesteding 10% of meer afwijkt van de raming. De regels spreken elkaar niet tegen. In de praktijk bestaat bij de geïnterviewde wel enige verwarring over de formele eisen die voor de terugkoppeling gelden. De praktijk op de eigen afdeling wordt daardoor al snel als voorbeeld gebruikt. De Raad toont in specifieke gevallen interesse door vragen te stellen over bepaalde aanbestedingen. Soms gaat de raad in op details van aanbestedingen, omdat de raad ‘wat gehoord heeft’ in de wandelgangen. In dat geval worden raadsvragen gesteld. Dit speelt met name op het terrein van projectontwikkeling. Om meer te weten te komen over de rol van de Raad is in het kader van dit onderzoek een vragenlijst uitgezet onder de raadsleden. Daarop is respons terug gekomen vanuit 4 van de fracties

21

(in totaal heeft Boxtel 9 fracties). Op het gebied van de kaderstelling levert dit het volgende beeld op over de mate waarin verschillende aspecten belangrijk worden gevonden: Zeer

Zeer

belangrijk

Belangrijk

Ethisch ideëel (bijvoorbeeld duurzaam inkopen, maatschappelijke eisen aan leveranciers, integriteiteisen)

1

3

Economisch (bijvoorbeeld innovatief aanbesteden, mate waarin concurrentie

3

1

Organisatorisch (bijvoorbeeld inkoopmodel, processen en procedures, communicatie)

1

3

Jaarlijkse rapportages t.a.v. resultaten etc.

1

2

Onbelangrijk

onbelangrijk

wordt gezocht, prijs - kwaliteit verhouding, leveranciersbeleid)

1

Verder is aan raadsleden gevraagd op welke gebieden een raadsvisie op inkoop- en aanbesteding gewenst is. Hierbij valt op dat alle respondenten een visie willen op regionale samenwerking, dat er een accent dient te liggen op duurzaam inkopen en dat er bijzondere aandacht nodig is voor de aanbesteding aan de sociale werkvoorziening. Wat betreft de controlerende rol van de Raad wensen allevier de respondenten specifieke aandacht voor de resultaten van inkoop- en aanbesteding. Eén respondent ziet daarbij een paragraaf in het jaarverslag als beste optie, de andere drie respondenten wensen een aparte rapportage. In die rapportage wil men vooral geïnformeerd worden over strategische inkooptrajecten en over een aantal kernprestaties/kengetallen. Verder wil men graag gerapporteerd worden over de intergemeentelijke samenwerking op het gebied van inkoop- en aanbesteding. De ambtelijke organisatie ziet inkoop voor een deel als bedrijfsvoering, waarbij de rol van de Raad kaderstellend (en controlerend) zou kunnen zijn op elementen innovatief en duurzaam aanbesteden, zonder dat dit en detail wordt. Het ‘hoe’ moet het College vervolgens invullen, waarbij de Raad periodiek geïnformeerd wordt.

22

4 Vergelijking Boxtel, Sint-Oedenrode en Schijndel3 Het onderzoek naar het aanbestedingsbeleid en de uitvoering daarvan laat zien dat er verschillen zijn tussen de gemeenten Boxtel, Sint-Oedenrode en Schijndel, vooral in de mate waarin de inkoopfunctie zich in de laatste jaren binnen de gemeentelijke organisatie heeft ontwikkeld. Daarnaast zijn er ook opvallende overeenkomsten, onder andere de gedecentraliseerde uitvoering van aanbestedingen komt overeen. De vergelijking van de drie gemeenten levert hierdoor een aantal leerpunten op die we hieronder benoemen. Actuele nota aanbestedingsbeleid Als de gemeente Sint-Oedenrode het inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat integreren in 1 document kan daarbij goed gebruik gemaakt worden van de nota’s en ervaringen op dit terrein van (Boxtel en) Schijndel. De verdere vertaalslag van Boxtel in praktische documenten als standaardbrieven, beoordelingsmatrices, werkprocesbeschrijvingen en procedures kunnen daarbij ook waardevol zijn. Deze documenten kunnen eveneens waardevol zijn voor Schijndel. Leercyclus voor aanbestedingsbeleid In de gemeente Schijndel is er naast de actualisering van de nota ook nagedacht over een proces van formuleren van doelen en een twee-jaarlijkse evaluatie van de mate waarin de doelen zijn gerealiseerd. Ambtelijke organisatie, College en Raad hebben een rol in dit proces. Het is nog te vroeg om de ervaring daarmee uit te wisselen. Deze ervaringen kunnen overigens wel bij andere gemeenten worden ingewonnen, bijvoorbeeld bij de gemeenten die aangesloten zijn bij het inkoopbureau West-Brabant. Interessante leerervaringen die bekeken kunnen worden is de wijze waarop het aantal facturen voor inkoop verminderd kan worden, waardoor efficiencywinst wordt behaald. Ook het werken met raamcontracten voor bepaalde artikelengroepen, zoals het Wmo contract in Sint-Oedenrode, voor meerdere gemeenten is een methode die inkoopvoordeel kan opleveren. Uitzonderingspositie Sociale Werkvoorziening Alledrie de gemeenten hebben behoefte werk uit te besteden aan de Sociale Werkvoorziening. Zowel sociale motieven als ook zakelijke motieven spelen daarbij een rol. Immers, gemeenten hebben als mede-eigenaar ook belang bij een financieel gezonde sociale werkvoorziening. SintOedenrode heeft hierover een formeel besluit door het College laten nemen en de Raad hierover schriftelijk geïnformeerd. In Boxtel heeft de Raad verzocht om de sociale werkvoorziening nadrukkelijk uit te nodigen om deel te nemen aan de gunningprocedure c.q. werk aan haar voor te behouden. Dit is niet opgenomen in de beleidsnota, in de praktijk heeft de WSD wel een voorkeurspositie. De gemeente Schijndel voert de discussie over de voorkeurspositie en het alleenrecht verlenen aan de WSD. Een voorbeeld van de gemeente Hilversum is opgenomen in de bijlagen.

3

Vraag 11 en 12 uit het normenkader. 23

Duurzaam aanbesteden De drie gemeenten hebben enkele ervaringen met duurzaam aanbesteden, maar vragen zich af op welke wijze er nog winst valt te boeken. Het uitwisselen van de goede ervaringen op dit punt, kan per gemeente winst opleveren. Omgaan met wanprestatie Dit onderzoek laat zien dat alledrie de gemeenten worstelen met de vraag hoe om te gaan met wanprestaties. Vooral de notie dat deze aanbieders bij openbare aanbesteding opnieuw kunnen inschrijven en een opdracht winnen, wil men voorkomen. De mogelijkheid van een zwarte lijst is in alledrie de gemeenten ter sprake gekomen. Overigens komt het in de praktijk in deze gemeenten niet voor dat een niet presterend bedrijf telkens weer opdrachten wint. Het inkoopbeleid van de gemeente Schijndel biedt hier wel de meeste mogelijkheden, omdat daar ook expliciet diverse kwaliteitscriteria met een vooraf aangegeven weging in de beoordeling kunnen worden meegenomen. Bouwen voor Welzijn, Sport, Zorg en Onderwijs De afdelingen voor welzijn, sport, zorg en onderwijs worden slechts enkele malen per jaar geconfronteerd met een aanbesteding voor een gebouw. Het gaat dan echter wel vaak om bijzondere projecten, waarvan de aanbesteding niet altijd eenvoudig is. Het werkproces dat de afdeling Welzijn, Zorg, Sport en Onderwijs in Schijndel heeft geschreven vormt een goed uitgangspunt voor het uitwisselen van ervaringen op dit terrein. Ook in de andere gemeenten zijn recent belangrijke ervaringen opgedaan. Gedecentraliseerde uitvoering en centrale inkoopcoördinatie De drie gemeenten hebben de uitvoering van de aanbestedingen gedecentraliseerd en tevens centraal een inkoopcoördinator aangesteld. De gemeente Sint-Oedenrode heeft nog beperkte ervaring met een centrale inkoopcoördinator. Bij de gemeenten Schijndel en Boxtel is er meer ervaring en komen gelijksoortige knelpunten naar voren. Dit model heeft een aantal belangrijke voordelen. Onder andere het voordeel dat de inhoudelijke kennis (die zich meestal decentraal in de organisatie bevindt) optimaal bij de aanbesteding betrokken kan worden. Het model heeft ook nadelen die zo goed mogelijk ondervangen moeten worden. Eén nadeel is dat de inkoopcoördinator geen overzicht heeft van de aanbestedingen die in het komende jaar worden uitgevoerd. Dat maakt het onmogelijk om van de aanbestedingen de risico’s in te schatten en kansen voor samenwerking te identificeren. In Schijndel wordt dit nu opgelost met het jaarlijks opstellen van een inkoopactieplan en het plan om te komen tot een aanbestedingsregister. Voor Boxtel stellen wij eenzelfde oplossingsrichting voor. In onderling overleg zouden de inkopers kunnen bepalen op welke terreinen zich risico’s voordoen met aanbesteding en hoe in andere gemeenten kansen voor gezamenlijk aanbesteden worden benut. Een ander nadeel is dat er geen uitwisseling van kennis en ervaring tussen de afdelingen plaatsvindt op het terrein van aanbesteding. Tegelijk wordt het aanbestedingsbeleid complexer. De

24

inkoopcoördinator kan een dergelijk overleg initiëren. De ervaringen uit andere gemeenten kunnen daarbij inspirerend werken.

25

5 Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden bevindingen van de documentenstudie en de interviews/vragenlijsten gespiegeld aan elkaar in relatie tot de onderzoeksvragen en het normenkader dat daarop gebaseerd is.

5.1 Conclusies Regels en procedures (vraag 1 t/m 6 uit het normenkader) De gemeente Boxtel kent een goed en actueel aanbestedingsbeleid dat aansluit op Europese en nationale richtlijnen. Dit beleid is vastgesteld door het College en ter kennisname aan de Raad voorgelegd. De Raad heeft geen expliciete doelen of kaders voor het aanbestedingsbeleid vastgesteld. Het beleid is vertaald in checklists, stroomdiagrammen van het werkproces, procedures, beoordelingsmatrices en standaardformulieren en brieven. Op centraal niveau is er een inkoopcoördinator, de uitvoering van de aanbesteding is gedecentraliseerd naar de afdelingen en budgethouders. De controle op de naleving van het aanbestedingsbeleid is een taak van de afdelingen. Er wordt onderzocht of binnen de regio een intensievere vorm van samenwerking voordeel kan opleveren voor de gemeenten. Naleving regels en procedures (vraag 7 t/m 10 uit het normenkader) In de praktijk zijn de medewerkers redelijk tot goed op de hoogte van het aanbestedingsbeleid. Er is geen gestructureerd overleg tussen de afdelingen om kennis en ervaringen uit te wisselen. De inkoopcoördinator levert desgevraagd advies, maar heeft geen toetsende of controlerende rol. Een overzicht van aanbestedingen ontbreekt. Medewerkers zijn zich in toenemende mate bewust van de vereiste specialistische kennis van aanbestedingen. De huidige aanbestedingsregels en procedures worden al jaren gebruikt in Boxtel en de medewerkers leven deze regels en procedures in principe na. Daarbij worden de beschreven processen en procedures echter niet altijd benut, maar vraagt men raad bij een ervaren collega. De verregaande vereenvoudiging van regels en procedures waarbij de speelruimte maximaal benut waar het College voorstander maakt het relatief eenvoudig om binnen de regels te opereren. Enkele medewerkers worstelen met de selectie- en gunningcriteria. Zij voelen zich door de objectieve criteria beperkt in hun keuze van leveranciers, omdat zij ervaringen niet mee kunnen nemen in het afwegingsproces en gedwongen zijn om te kiezen voor de partij die de laagste prijs biedt. De vastlegging van de aanbestedingsdossiers gebeurt niet op gestructureerde wijze. Dit maakt het lastig om achteraf aan te tonen in hoeverre het aanbestedingsproces transparant is verlopen en of de regels en procedures gevolgd zijn. Enkele malen per jaar wordt afgeweken van het beleid, dit gebeurt meestal op de formele wijze

26

door het College om toestemming te vragen. Het komt echter ook sporadisch voor dat de budgetverantwoordelijke zonder toestemming van het College afwijkt van het beleid. Hierover wordt niet gerapporteerd aan de raad. De medewerkers zorgen dat partijen hun afspraken nakomen primair door met de partijen in overleg te treden. Daarnaast worden in sommige gevallen boeteclausules opgenomen of wordt gedreigd met het opschorten van betaling. Bestuurlijke terugkoppeling vindt wel telkens plaats bij aanbestedingen, maar verschilt per aanbesteding. De regels kunnen in dit opzicht verwarrend werken. In jaarlijkse reguliere rapportages wordt niet gerapporteerd over het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Alhoewel niet alle fracties hebben gereageerd op de vragenlijst, valt uit de binnengekomen reactie af te leiden dat de Raad intensiever betrokken wil worden bij vaststelling van het kader van inkoop- en aanbestedingsbeleid en bij de controle daarop. Daarnaast wordt men graag beter geïnformeerd over de resultaten van grote aanbestedingen. Een belangrijk voordeel van de gedecentraliseerde uitvoering van het aanbestedingsbeleid is dat de specifieke kennis van de materie goed kan worden meegenomen in de aanbestedingen. Verder noodzaakt dit de gemeente om de eigen regels en procedures niet nodeloos ingewikkeld te maken. Nadeel van de huidige uitvoering is echter dat er moeilijk tot leren en verbeteren gekomen kan worden. Lessen worden niet gestructureerd gedeeld en het is moeilijk om op het terrein van aanbestedingen tot een samenhangende inzet te komen om gezamenlijke doelen te bereiken.

5.2 Aanbevelingen (vraag 13 en 14 uit het normenkader) Aanbevolen wordt te komen tot een leer- en verbetercyclus voor aanbestedingen, die in de onderstaande aanbevelingen wordt uitgewerkt en hieronder schematisch is weergegeven.

27

1. Doelen inkoop- en aanbesteding 5. leer-en verbeterpunten, nieuw inkoopplan

4. Uitvoering en evaluatie

2. Jaarlijks inkoopplan

3. College stelt vast, Raad toetst kaders

1. De gemeenteraad stelt op hoofdlijnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast, waarbij vooral de aan inkoop en aanbesteding gerelateerde aspecten aandacht krijgen. 2. De ambtelijke organisatie zorgt voor een overzicht van aanbestedingen voor het komende jaar. De afdelingswerkplannen kunnen na een zeer geringe aanpassing hiervoor als basis dienen. Naast toelevering van dit overzicht aan accountant en belastingdienst, wordt aanbevolen dat de inkoopcoördinator dit overzicht gebruikt voor een structureel gezamenlijk inkoopoverleg met budgethouders van de verschillende afdelingen. 3. De inkoopcoördinator stelt jaarlijks een (kort) inkoopplan op waarin hij onder andere ingaat op de realisatie van de doelen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de belangrijkste aanbestedingstrajecten en aanbestedingstrajecten met andere gemeenten. Het overzicht aanbestedingen en het overleg met de budgethouders van de afdelingen dient als basis voor dit inkoopplan. 4. Het College stelt het inkoopplan vast en de Raad toetst het inkoopplan aan de vastgestelde kaders. 5. De uitvoering van het inkoopplan wordt ambtelijk in het inkoopoverleg gevolgd en geëvalueerd. 6. Over de uitvoering van het inkoopplan wordt gerapporteerd aan College tegelijk met de aanbieding van het inkoopplan voor het volgende jaar. De leer- en verbeterpunten worden in deze rapportage specifiek genoemd en dienen mede als basis voor het inkoopplan voor het volgende jaar. Om de uitvoering van het aanbestedingsbeleid te versterken formuleren wij verder nog de

28

volgende aanbevelingen: 7. De inkoopcoördinator krijgt van alle afdelingen tijdig voorafgaand aan het nieuwe jaar een overzicht van aanbestedingen en gebruikt dit overzicht om nadere afspraken te maken over aanbestedingen die hij risicovol acht en kansen voor samenwerking te identificeren tussen afdelingen of in regionaal verband. 8. De vereiste bestuurlijke rapportage aan College en Raad per aanbesteding wordt vastgelegd in één richtlijn passend binnen in het protocol bestuurlijke terugkoppeling van 2003, de leidraad projectmatig werken uit 2002, het mandaatbesluit, het inkoopbeleid en verdere afspraken op dit punt. In de bestuurlijke rapportage wordt tevens een overzicht opgenomen van de aanbestedingen waarbij afgeweken is van het beleid, inclusief een motivering voor de afwijking, 9. Om de dossiervorming te structureren en professionaliseren worden dossiervoorschriften opgesteld, over de wijze waarop het dossier opgebouwd moet worden en welke documenten in ieder geval in het dossier opgenomen moeten worden.

5.3. Nawoord De rekenkamercommissie heeft met instemming kennis genomen van de positieve reactie van het College van B&W op de bevindingen en conclusies van ons onderzoek. Terecht geeft het College aan dat deze in grote lijnen positief zijn. Het College stemt niet in met de aanbevelingen die de leer- en verbetercyclus rond dit onderwerp meer expliciet kunnen maken (aanbeveling 2 t/m 7). Daarbij geeft het college aan dat juist expliciet met de raad is gekozen voor de huidige rolverdeling en werkwijze. Niettemin hebben wij, gezien de al goed ingerichte werkwijze en processen, de indruk dat een betrekkelijke kleine extra inspanning tot een verbeterde leercyclus kan leiden, waarbij de Raad en het College in hun juiste rol en functie betrokken kunnen worden. Vanzelfsprekend is het aan raad en college om onderling afspraken te maken over de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over de uitvoering van het vastgeste;de inkoopbeleid. Het organisatiebrede interne overleg dat wij voorstellen, levert naar onze overtuiging een belangrijke bijdrage aan het continue proces van leren en verbeteren.

Tenslotte danken wij alle betrokkenen voor de constructieve medewerking aan dit onderzoek.

De rekenkamercommissie van Boxtel

29

A Relevante weten regelgeving De specifiek weten regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden is:

Richtlijn 2004/18/EG geldt voor werken, leveringen en diensten voor nationale, regionale en lokale overheden.

De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen en het Besluit Overheidsaanbestedingen verplichten Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijnen toe te passen. Met ingang van 1/12/2005 heeft de implementatie van de Richtlijn 2004/18/EG vorm gekregen in de BAO (Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten).

Voor de aanbesteding van werken heeft de rijksoverheid het ARW 2005 vastgesteld. Het ARW 2005 is niet verplicht van toepassing voor lokale overheden. De rijksoverheid heeft zichzelf verplicht deze reglementen toe te passen. Lokale overheden zijn vrij in het toepassen van deze reglementen in het uitvoeren van aanbestedingen. Voor leveringen en diensten zijn geen standaardreglementen vastgesteld.

De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten. Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte weten regelgeving zijn nog andere wetten

relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper: De Algemene Wet Bestuursrecht, de Awb, waarin de algemene regels van bestuursrecht zijn opgenomen zoals de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer zorgvuldigheids-, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel);

De Gemeente-, Provincie- en Waterschapswet als wettelijk kader voor het handelen van

gemeenten, provincies en waterschappen; Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-Verdrag inzake de interne markt;

Het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het contractenrecht.

30

B Overzicht interviews Gemeente Boxtel Geïnterviewde

Functie (1)

Gerard Schönfeld

Hoofd afdeling

Organisatieonderdeel

Datum

Afdeling Sociale Zaken

Sociale Zaken Huub Penders

(1)

Johan Michielsen

22 juli 2008 Beleidsmedewerker Sociale Zaken

Afdeling Sociale Zaken

Hoofd Facilitaire

Afdeling Facilitaire Zaken

22 juli 2008

Afdeling Facilitaire Zaken

7 juli 2008

Zaken Henk van Houten

Inkoopcoördinator

Jan Fraanje

Gemeentesecretaris

Frits Fastenau

Hoofd afdeling Openbare Werken

Afdeling Openbare Werken

18 augustus 2008

Marianne Willems

Hoofd afdeling BW

Afdeling Burgerzaken en

28 augustus 2008

7 juli 2008

Welzijn Nico van de Wiel

Jeanne Rozijn (1)

Coördinator sociaal

Afdeling Burgerzaken en

ruimtelijk cluster

Welzijn

Concern controller

Afdeling Financiën

28 augustus 2008

28 augustus 2008

: In gezamenlijk gesprek

Gemeente Schijndel Geïnterviewde

Functie

Bert Slits


Inkoopcoördinator

Gertjan Boeijen

(1)

Hoofd afdeling Bedrijfseconomische

Datum 5 juni 2008

Afdeling Bedrijfseconomische zaken (BEZ) 3 juli 2008

zaken (BEZ) (1)

Sjef Mordang Jan Jans

Hoofd afdeling Weg-

Afdeling Weg- en Waterbouw

en Waterbouw

(WBB)

3 juli 2008

(WBB)

31

Geïnterviewde

Functie

Mari Rovers

Hoofd afdeling Welzijn Sport Zorg

Organisatieonderdeel Afdeling Welzijn Sport Zorg en Onderwijs (WSZO)

Datum 16 juli 2008

en Onderwijs (WSZO) (1)


Gemeente Sint-Oedenrode Geïnterviewde

Functie


Bert Slits

Inkoopcoördinator

Ton van Drunen

Hoofd afdeling

Afdeling ondersteuning

ondersteuning

(Juridische Zaken, Personeels

Datum 5 juni 2008 8 juli 2008

Zaken, Financiën, Automatisering, Facilitaire Zaken) Caroline de Laat

Beleidsmedewerker Publiekszaken

Afdeling Publiekszaken (sociale zaken, werk inkomen

29 juli 2008

en zorg) (1)

Leon van Mare

Infrastructuur en Groen / Werken

Harm Muselaers

(1)

Albert Notenboom (1)

29 juli 2008

(1)


32

C Geraadpleegde literatuur en websites C.1

Literatuur/documenten gemeente Boxtel (alfabetische volgorde)

Advies B&W inkoopbeleid 2006 vaststellen en inkoopbeleid 2003 intrekken, 0610209 HHO BW besluit 06

Budgethoudersregeling, versie 1.0

Evaluatie aanbestedingen van werken boven € 500.000 in de periode 2002 t/m 2004 (art. 213a onderzoek)

Handboek inkoop digi 1006 Leidraad Projectmatig Werken, 2002

Mandaatbesluit 2006 Inkoopbeleid juli 2003

Processtructuur offerte

Processtructuur protos bijzonder werk Processtructuur protos calamiteit

Processtructuur protos niet openbare Processtructuur protos openbare

Processtructuur protos werken Processtructuur protos

Processtructuur protos eeg

Protocol bestuurlijke terugkoppeling 2003 Schematische weergave te volgen procedures

C.2

Literatuur/documenten gemeente Schijndel (alfabetische volgorde)

Financiële verordening gemeente Schijndel 2007 Inkoopactieplan 2008 Gemeente Schijndel

Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Schijndel versie 1.1

Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid 2007 art. 213a Concept evaluatie aanbestedingsbeleid 2008

C.3

Literatuur/documenten gemeente Sint Oedenrode (alfabetische volgorde)

Aanvullend advies college mbt aan WSD voorbehouden werk Advies college 28-8-07 evaluatie aanbestedingsbeleid

Brief raad 3-10-2007

Financiële verordening Inkoopnotitie

Nota inkoopbeleid 2000 Sint-Oedenrode Toelichting bij voorstel doorlichting en actualisatie gemeentelijk inkoop raad

33

C.4

Literatuur/documenten overig (alfabetische volgorde) Handreikingen en informatiewijzer Europese regelgeving (handreiking voor een Collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding, september 2004 en handreiking Europaproof Gemeenten, februari 2006) 01-01-2004 tot 31-12-2006

Inkoopbeleid Gemeente Roosendaal, januari 2007

Inkoopbeleid 2007 Stadskanaal, juni 2007 Inkoopbeleid gemeente Amersfoort

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Enschede 2006, februari 2006 Nota Inkoopbeleid gemeente Ridderkerk, afdeling Informatiebeleid en Facilitaire Zaken, 1

augustus 2006 VNG Handreiking Verdien aan aanbesteden; Naar een beleid voor efficiënt inkopen en

aanbesteden voor lokale overheden, VNG Uitgeverij, Den Haag C.5

Websites Intranet gemeente Boxtel (uitdraai van belangrijkste pagina’s/ procesbeschrijvingen) www.schijndel.nl

www.sint-oedenrode.nl www.boxtel.nl

www.amersfoort.nl

www.haarlemmermeer.nl www.roosendaal.nl

www.stadskanaal.nl www.senternovum.nl

www.nevi.nl

34

D Resultaten vragenlijst aan de gemeenteraad van Boxtel Blok 1: Het gemeentelijke aanbestedingsbeleid: In dit blok worden vragen gesteld over het huidige aanbestedingsbeleid. 1. Bent u bekend met (de inhoud van) de Nota inkoopbeleid gemeente Boxtel? Ja, 4 Nee, 0 Eventuele toelichting: Weet wel dat dit ooit op hoofdlijnen is vastgesteld. 2. Biedt de nota naar uw mening voldoende garanties voor een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige uitvoering van de aanbestedingsfunctie? Ja, 1 Nee, 1 Weet niet 2 3. Ontbreken er volgens u zaken in de nota? Weet niet (2X) , ja zie verderop in vragenlijst 4. Op welk gebied vindt u als raadslid kaderstelling belangrijk? Geef in onderstaande tabel per onderwerp aan hoe belangrijk u kaderstelling door de raad vindt.

Zeer belangrijk

Belangrijk

1

3

Economisch (bijvoorbeeld innovatief aanbesteden, mate waarin concurrentie wordt gezocht, prijs - kwaliteit verhouding, leveranciersbeleid)

3

1

Organisatorisch (bijvoorbeeld inkoopmodel,

1

3

1

2

Ethisch ideëel (bijvoorbeeld duurzaam inkopen, maatschappelijke eisen aan

Onbelangrijk

Zeer onbelangrijk

leveranciers, integriteiteisen)

processen en procedures, communicatie) Jaarlijkse rapportages t.a.v. resultaten etc.

1

35

5. Over welke onderwerpen vindt u dat een raadsvisie op aanbestedingsbeleid zou moeten gaan? a. De ambitie van de gemeente op gebied van innovatie in aanbesteden: Bijvoorbeeld op gebied van innovatieve aanbestedingsvormen zoals elektronische aanbesteding. Ja, 2 Nee, dit is des colleges, 2 b. De ambitie van de gemeente op gebied van samenwerking: Bijvoorbeeld de mate waarin de gemeente initiatieven zou moeten ontplooien om samen te werken met andere (al dan niet regionale) gemeenten, provincie(s) of overheidsinstellingen). Ja, 4 Nee, dit is des colleges, 0 c. De ambitie van de gemeente op gebied van duurzaam inkopen: Wil de raad conform afspraken invulling geven aan de (met het rijk en provincies overeengekomen) doelstelling in 2010 bij 75% van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen of wil de raad verder gaan, bijvoorbeeld Amersfoort 100% in 2011? Ja, de raad heeft verdergaande ambities dan 75% , 3 Nee, de raad volgt ‘gewoon’ de landelijke afspraken (75% in 2010), 1 d. De invulling van de gemeente aan duurzaam inkopen: Wil de raad accenten leggen in duurzaam inkopen (bijvoorbeeld bij milieuaspecten of bij sociale aspecten of even zwaarwegend)? Ja, 4 Nee, het is aan het college hoe verder vorm te geven aan de landelijke afspraken over duurzaam inkopen, 0 e. De invulling van de gemeente aan sociaal werkgeverschap: Wil de raad dat sociaal werkgeverschap van de gemeente wordt doorvertaald naar leveranciers (bijvoorbeeld preferentie voor een aandeel sociale werkvoorziening binnen de leverancier zoals nu in Boxtel het geval is)? Ja, 4 Nee, het is aan het college hoe verder vorm te geven aan de landelijke afspraken over duurzaam inkopen, 0 f. De mate van betrokkenheid en verantwoording die de raad wenst over de inhuur van derden.

36

Ja, 1 Nee, inhuur van derden betreft een personeels- (en dus college-)aangelegenheid, 3 g. Integriteitsbeleid specifiek ten aanzien van aanbesteden Ja, 1 Nee, integriteitsbeleid gemeentebreed volstaat, 2 Blanco, 1

We onderzoeken de kaderstellende betrokkenheid van de raad bij het aanbestedingsbeleid. Er is geen wettelijke basis over de bevoegdheidsverdeling tussen raad en college over het aanbestedingsbeleid. Er zijn globaal vier varianten: e

1

Het college stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast en biedt dit ter kennisname aan

de raad aan; e

De raad stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast Naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid, krijgt de raad ook nog jaarlijks een inkoopplan ter kennisname waarin inkoopdoelen voor het komende jaar worden vastgesteld

e

De raad stelt naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid, ook nog jaarlijks een inkoopplan

2 e 3 4

vast waarin inkoopdoelen voor het komende jaar worden vastgesteld. 6. Welke variant heeft uw voorkeur? Variant 1 , 0 Variant 2 , 2 Variant 3 , 1 Variant 4 , 1 Blok2: De wenselijkheid van een controlerende rol op aanbestedingsbeleid: In dit blok worden vragen gesteld over de controlerende betrokkenheid (verantwoording en terugkoppeling) van de raad bij het aanbestedingsbeleid. 7. Op welke wijze zou u specifiek over aanbestedingsbeleid geïnformeerd willen worden (over de praktische toepassing van het aanbestedingsbeleid) en waarom? Reguliere gemeentelijke jaarrekening en jaarverslag (normale begrotingscyclus). 1 (opm. maar met aparte paragraaf over inkoop en aanbesteding) Jaarlijkse rapportage specifiek over aanbestedingen, 3

8. Indien u bij vraag 7 een jaarlijkse rapportage hebt genoemd specifiek over aanbestedingen, over welke onderwerpen vindt u dat deze zou moeten gaan?

37

Kengetallen (aantal leveranciers/facturen/raamovereenkomsten, gemiddelde factuurwaarde, % inkoopvolume duurzaam ingekocht etc.), 1 Accenten van de raad, de kernprestaties, 2 Stand van zaken m.b.t. strategische inkoop (groot (financieel) belang en grote inkooprisico’s), 3 Volwassenheid van de aanbestedingsfunctie van de gemeente,1 Overige zaken, zoals … , 0 9. Welke verbeteringen inzake de raadsbetrokkenheid bij aanbestedingen (kaderstelling, informatievoorziening en controle) vindt u wenselijk in de duale situatie? Verbeterpunten: Vooraf en achteraf informatie bij grote projecten ontvangen (2x), meer sturen en informatie over intergemeentelijke samenwerking.

Blok3: Sterke punten en verbeterpunten: 10. Welke sterke punten ziet u momenteel in het aanbestedingenbeleid? Sterke punten: aanwezigheid van aanbestedingsnotitie, vragen van meerdere partijen, Kaderstelling en duurzaam inkopen goed geborgd 11. Welke verbeterpunten ziet u momenteel in het aanbestedingenbeleid? Verbeterpunten: concreter maken Blok4: Overige punten: 12. Zijn er nog andere overwegingen, vraagpunten of stellingen die u ons in het kader van dit onderzoek wilt meegeven? Neen

38

E Elementen nota aanbestedingsbeleid Bij het opstellen/ beoordelen van een nota aanbestedingsbeleid kan gedacht worden aan de volgende elementen: -

Aanleiding en doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Begripsbepaling inkoop en aanbesteding en inkoopfunctie

-

Juridische uitgangspunten passend in weten regelgeving Afweging over de wenselijkheid van inkoopgerelateerde aspecten als duurzaam inkopen, maatschappelijke eisen aan leveranciers en integriteitseisen bestuurders en ambtenaren

-

Heldere en hanteerbare aanbestedingsprocedures inclusief aanbestedingsvormen, drempelbedragen, richtlijnen voor aanvragen offertes, contractdocumenten, selectie- en

-

gunningscriteria, leveranciersbeleid en afwijkingen van beleidsregels Heldere organisatorische uitgangspunten en spelregels voor inkoop- en aanbesteding

-

(centraal/decentraal, samenwerking, standaard werkwijzen, taken, rollen, bevoegdheden) Proces van evaluatie en verbetering

39

F Inkoopfasen en activiteiten Het inkoopproces wordt veelal weergegeven in zeven fasen. In onderstaande tabel is per fase een aantal activiteiten benoemd die in een beschrijving van de administratieve organisatie (verder: AO) kunnen worden vastgelegd. Fasen

Activiteiten

AO - Jaarlijkse voorbereiding

1. Inventariseren

Bepalen behoefte binnen de gemeente en aanbod in de markt Eventueel inkoopsamenwerking zoeken met andere, vergelijkbare organisaties

- Identificeren van de aanbesteding

2. Specificeren (en kosten ramen): het wat?

3. Selecteren: het wie?

Leveranciers selecteren Offertes aanvragen Offertes beoordelen

4. Contracteren: het hoe?

Onderhandelen (Mantel)contracten afsluiten

5. Bestellen

Order plaatsen

6. Bewaken

Contract bewaken Individuele bestelling bewaken Facturering verifiëren

7. Nazorg (inclusief evaluatie)

Marktonderzoek uitvoeren Programma van eisen opstellen Inkoopstromen analyseren Acties initiëren Keuze aanbestedingsprocedure

Claims afhandelen Meer/minder werk afhandelen Evaluatie uitvoering opdracht Contract herziening opstarten

Aanbestedingsvarianten, zoals: - Aanbesteden van werken - Enkelvoudige uitnodiging van werken - Aanbesteden van leveringen en diensten - Europese aanbesteding L&D openbare procedure - Idem L&D niet-openbare procedure - Nationale aanbesteding L&D openbare procedure - Idem L&D niet-openbare procedure - Idem L&D onderhandse procedure - Idem L&D: enkelvoudige uitnodiging - Nazorg

Tabel 1: Inkoopfasen en activiteiten

40

G Voorbeeld Richtlijnen inhoud aanbestedingsdossier Van iedere aanbesteding wordt een deugdelijk aanbestedingsdossier bijgehouden om: in geval van een rechtszaak het proces van aanbesteding aan te tonen; te worden gebruikt voor het opstellen van notities en voorstellen aan het College van B&W en de Raad; - als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. FASE DOCUMENT Openbare Onderhandse aanbesteding aanbesteding -

Europees Specificeren

Nationaal

Programma van eisen Technische omschrijving Begroting Globale raming Bestek Marktconsultatie Marktanalyse Voorstel en raadsbesluit m.b.t. het afwijken van het beleid Risicoanalyse (Concept-)planning

Selecteren

Selectiecriteria / PV van selectie Gunningcriteria en -advies Aankondiging in Publicatieblad EG

nvt

nvt

nvt

nvt

Aankondiging / advertentie nationaal Besprekingsverslagen Nota van inlichtingen Proces-verbaal van aanwijzing Proces-verbaal van aanbesteding Inschrijfbiljet laagste inschrijving / offerte of economisch meest voordelige aanbieding Contracteren

Gespreksverslagen van contractbesprekingen Gunningsbrief Afwijzingsbrief Publicatie gunningsresultaat PbEG Definitief contract Evaluatie aanbesteding

41

rood

= verplicht opstellen en opnemen in het dossier

groen

= verplicht opnemen in het dossier indien ze zijn opgesteld

geel

= facultatief opnemen in het dossier

42

H Aanbestedingen en Sociale werkplaatsen De gemeente Hilversum heeft in de nota inkoopbeleid een korte en heldere uitleg gegeven over wijze waarop met aanbestedingen en sociale werkplaatsen omgegaan kan worden, binnen de wettelijke regels en bepalingen. Gezien de discussie over de wijze waarop hier mee moet worden omgegaan nemen we als voorbeeld hier deze tekst over: Europese aanbestelingen Het BAO (Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten) biedt voor het toepassen van sociaal beleid een mogelijkheid in artikel 19. De aanbestedende dienst kan bij het gunnen van overheidsopdrachten voorkeur verlenen aan sociale werkplaatsen indien de meerderheid van de betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn. Dit betekent niet dat de gemeente vooraf mag onderhandelen met één sociale werkplaats. De opdracht zal binnen de specifieke doelgroep van sociale werkplaatsen in concurrentie moeten worden aanbesteed. De gemeente Hilversum zal, wanneer dit mogelijk is, per aanbesteding gemotiveerd kiezen of van de mogelijkheid van artikel 19 BAO gebruik wordt gemaakt. Niet-Europese aanbestedingen Bij opdrachten die niet onder de EU aanbestedingsrichtlijnen vallen, zijn de mogelijkheden voor toepassing van het werkgelegenheidsaspect iets ruimer. Aanbestedende diensten zijn binnen de grenzen van het Gemeenschapsrecht vrij om te beslissen, of zij bij de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten andere doelen dan de beste prijs/kwaliteitsverhouding wensen na te streven en zodoende sociale selectie - en gunningscriteria wensen te hanteren. Hierbij dient echter wel het gelijkheids en transparantiebeginsel in acht te worden genomen en mag er geen sprake zijn van strijdigheid met de mededingingswetgeving. Een preferentie voor bijvoorbeeld gehandicapten (sociale werkplaatsen) bij de gunning van opdrachten is dan mogelijk, maar alleen indien deze inhoudt dat de aanbestedingsprocedures ook open staan voor sociale werkplaatsen van andere lidstaten. Concreet betekent dit, dat de gemeente in de selectie - en gunningscriteria een preferentie kan opnemen ten behoeve van een sociale werkplaats. De gemeente kan daarbij bij een strikte toepassing van de Europese regelgeving echter niet opnemen, dat dit een sociale werkplaats gevestigd in Hilversum of in de directe omgeving van de gemeente dient te zijn. Sociale selectie - en gunningscriteria (zoals een preferentie voor een sociale werkplaats) kunnen daarbij wel worden toegepast, mits hierbij de eerder genoemde algemene beginselen van het EG-Verdrag in acht worden genomen. De gemeente dient daarbij te voorkomen, dat bij aanbestedingen aan inschrijvers voorwaarden worden opgelegd die het bevoordelen van het lokale bedrijfsleven beogen.

43

I Dossierstudie De volgende dossiers zijn onderzocht: Boxtel Exploitatie zwembad

Schijndel Uitbreiding museum 2007

1 Wijkvoorzieningen-centrum Selissenwal Omleiding Eerdse Baan 2 2006 Aanbesteding verstrekking hulpmiddelen Herinrichting Markt Schijndel 2007 3 WVG 2006 4 Aanbesteding re-integratie 2007 2007 Gemaal J. Groenewaltstraat Aanbesteding Reconstructie Clarissenstraat-2007 Onderhoud groen Hulzebraak WSD 5 Molenpad: 2006/2006 Aanbesteding Deelproject 2006 Beheer en onderhoud watergangen 6 landschapsontwikkelingsplan Aanbesteding groenonderhoud meerjarig Aanbesteding koffie-automaten 7 beeldbestek Fietspad Oirschot Oude Grindweg 2007 Aanbesteding hulp bij huishouden 2006 8 Aanbesteding tractie veegmachine en Vervanging PC's 2007 9 kraanwagen 2006 Aanbesteding schoonmaak gemeentehuis/ Calculatie schoonmaak en glasbewassing gemeente werf + brandweerkazernes 2006 2006 10 11 Aanschaf sjablooncreatietool 2007

Sint-Oedenrode Aanbesteding 2007 WMO, huishoudelijke hulp Onderhoud openbaar groen 2001 Afvalinzameling 2006 Vervanging databaseserver 2007 Vervanging serversystemen Herinrichting Deken van Erpstraat 2007 Herinrichting Heuvel en Kerkplein en Markt Inrichting omgeving Mariëndael/ Herinrichting Eerschotsestraat 2004 Woonrijp maken Langesteeg West 2007 Herinrichting Grote Doelenlaan, Heistraat 2005

44

De dossierstudie heeft plaatsgevonden aan de hand van het volgende format: Legenda Voldoet aan norm Voldoet gedeeltelijk aan norm Voldoet niet aan norm

Nr. Naam dossier

Aanbesteding conform beleid, vier aandachtspunten: Gebruik Afwijking AanbestedingsAantal Transparante Aanbestedingsselectie- gemotiveerd proces offertes vorm conform criteria conform beleid afweging gecontroleerd conform beleid conform (zie tevens beleid beleid collegebesluit)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

45

Niet-nagekomen afspraken? Zo ja, Opmerkingen zichtbaar in dossier?

J Reactie College

Aan de rekenkamercommissie van de gemeente Boxtel t.a.v. de heer drs. R.E. van Unen

Uw Burger Service Nummer : Uw brief/nr.

:

Datum

:

Ons nummer

:

Onderwerp

:

januari 2009 29 januari 2009 -

Ons kenmerk

:

Doorkiesnr.

:

Bijl./verz.dat.

:

ir. F.A. Fastenau 0411-655236 1

Transparant aanbestedingsbeleid

Geachte commissie,

Graag danken wij u voor de toezending van het concept-rapport van het onderzoek Transparant aanbestedingsbeleid en de aan ons geboden mogelijkheid voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Wij complimenteren u met dit helder leesbare rapport en het overzichtelijk presenteren van de resultaten van uw bevindingen over het aanbestedingsbeleid in de drie gemeenten Sint-Oedenrode, Schijndel en Boxtel in het bijzonder. Wij denken dat het rapport kan bijdragen aan het vertrouwen in een transparante werkwijze bij onze inkopen, in brede zin, en het op enkele punten mogelijk verder optimaliseren hiervan. Uit de conclusies van het rapport maken wij op dat het inkoopbeleid in de gemeente Boxtel in principe goed in de steigers staat, zowel met haar goede en actuele Inkoopbeleidsnota van 2006 als de aanwezigheid van vele praktische standaardsjablonen, hulpmiddelen en organisatie van processen. Ook de naleving van de beleidsvoorschriften wordt overwegend goed uitgevoerd, maar hier en daar zouden nog de puntjes op de i gezet kunnen worden. Bij afwijking van de standaard beleidsvoorschriften gebeurt dat nagenoeg altijd in overleg en met instemming van ons college, overeenkomstig het vastgestelde Inkoopbeleid. In het licht van het duale stelsel is er in 2006 bewust voor gekozen het inkoopbeleid te laten vaststellen door ons college, als onderdeel van de “hoe”-vraag binnen door de raad vastgestelde budgetten. Inkoop is daarbij te zien als uitvoering van het door de raad vastgestelde beleid, de “wat”vraag. De raad heeft in haar duale kaderstellende en toetsende rol toen met instemming kennis

46

genomen van de inkoopbeleidsregels. Het college is daarmee bevoegd volgens die regels de gemeentelijke inkoop uit te voeren. Het college rapporteert via de gebruikelijke financiële instrumenten de raad over bereikte resultaten en bijzondere afwijkingen. Zo lang binnen die condities wordt gewerkt, en de huidige instrumenten voldoende inzicht geven in de resultaten, zien wij geen aanleiding voor extra rapportage aan de raad. Als de raad daar in specifieke gevallen om zou verzoeken, dan verschaffen we uiteraard graag inzicht in die bepaalde aanbesteding. Binnen het duale bestel houden we deze verdeling van taken en bevoegdheden graag duidelijk en transparant. In dat opzicht staan wij positief kritisch tegenover conclusies en aanbevelingen die aan die verdeling zouden tornen. Dat houdt in dat wij graag voldoen aan onze informatieplicht om ons werk toetsbaar te maken voor de raad, maar dat anderszins ons college ook binnen de beleidskaders een eigen ruimte en vertrouwen moet hebben voor de uitvoering. Wij denken dat dit thans voldoende plaats vindt, en achten in dat opzicht diverse van uw aanbevelingen een stap te ver. Die aanbevelingen – met name die onder aanbeveling 2 t/m 7 - vragen veel extra werk, tegen slechts een zeer beperkte meerwaarde zowel in efficiëntie als in transparantie of verantwoording. Voor aanbeveling 1 is in 2006 juist bewust niet gekozen, onder motivatie van het duale bestel. Met aanbeveling 8 en 9 kunnen wij grotendeels instemmen. Wij zullen derhalve de raad graag het advies meegeven dat wij - gelet op de positieve conclusies ten aanzien van opzet en uitvoering van het vastgestelde beleid – weinig aanleiding zien voor ingrijpende aanpassing van het inkoopbeleid en werkwijze. Voorts is nieuwe wetgeving op het gebied van aanbesteden in de maak. Wij achten het ook daarom raadzaam eerst de nieuwe Aanbestedingswet af te wachten, voordat we ons inkoopbeleid herzien. Wel zien wij op enkele onderdelen nu al mogelijkheden om tot verdere verbetering te komen, met name wat betreft aanbeveling 9. In de bijlage maken wij paginagewijs nadere open aanmerkingen ten aanzien van het rapport. Wij vertrouwen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BOXTEL, De Secretaris,

De Burgemeester,

47

Bijlage: Op- en aanmerkingen concept-rapport Transparant aanbestedingsbeleid e

Pag.15, vraag 4, 2 alinea: De Provincie neemt in praktijk (nog) niet deel aan het inkoopplatform. e

Pag.18, 4 alinea: De verlenging van de opdracht voor het groenproject WSD heeft plaatsgevonden ná overleg van de afdelingshoofden met ons college en met onze instemming. Voor Europese aanbesteding valt groenonderhoud overigens onder een IIB-dienst, waarbij een verkorte procedure geldt met enkel een melding achteraf aan het europees bureau. Pag.18, laatste alinea: De conclusies ten aanzien van duurzame inkoop worden ons inziens te negatief door de onderzoekers geschetst. Nationaal geldt voor gemeenten per 1-1-2010 de norm van 50% duurzame inkoop. Boxtel heeft die lat zelfs op 75% gelegd. De bevindingen in 2008 gaan dus vooraf aan die maatstaf. Hieruit kan men eerder positief constateren dat Boxtel zich al vóór de verplichting goed inspant door duurzame inkoop op diverse fronten. Voor een aantal producten, zoals wegen en riolen, zijn we nog in afwachting van landelijke aanbevelingen vanuit Senter Novem en CROW die dit jaar zullen komen. e

Pag.19, 1 volle alinea: Naar ons inziens is het Proces Verbaal van de aanbesteding het eindverslag van de aanbesteding. Samen met de uitnodigingsbrieven, bekendmakingen, bestekken of werkomschrijvingen, nota van inlichtingen, gunningsbrief en afwijzingsbrieven, in het dossier geeft dit een voldoende compleet beeld van de aanbesteding. Wij onderschrijven de aanbeveling om meer structuur in het dossier aan te brengen, overeenkomstig de archiveringsvoorschriften. e

Pag.20, 2 alinea: Het aantal afwijkingen van het beleid waarvan ons college op enig moment niet van op de hoogte wordt gebracht, is naar onze mening zeer incidenteel, en gaat het om geringe bedragen binnen de budgetten. Wij hebben de indruk dat hierbij door de budgethouder toch integer wordt gehandeld, en onze zorg is dienaangaande gering. Dit lijkt ons – tussen de regels door gelezen - ook de indruk van de onderzoekers. Pag.20, vraag 9: De onderzoekers wekken onterecht de indruk dat gemeente slechts dreigt met maatregelen als opschorten betalingen, maar die maatregelen niet uitvoert. Diverse malen is wél gebruik gemaakt van die mogelijkheid en worden facturen aangehouden totdat de werkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd. Ook benutting van boeteclausules wordt uitgevoerd. Overigens rapporteert de opzichter niet aan de leidinggevende, maar aan de projectleider. Pag.21, vraag 10: De enquêterespons door 4 van de 9 fracties biedt ons onvoldoende houvast voor concrete aanpassingen, en deze resultaten zien we daarom niet meer dan informatief. Raadsbreed zou er een andere opvatting kunnen zijn. Pag.23, Uitzonderingspositie Sociale Werkvoorziening: Onder normale aanbestedingsomstandigheden, wordt de WSD – zo dit binnen haar dienstenpakket past – mede uitgenodigd offerte in te dienen, maar geniet ze bij de gunning geen voorkeurspositie. Het gunningsbesluit geschiedt onder gelijke behandeling van alle aanbieders. Wel kan specifiek werk worden voorbehouden aan de WSD, onder voorwaarden genoemd in de inkoopbeleidsnota. Pag.24: Omgaan met wanprestatie: Wij hebben niet het gevoel te worstelen met het omgaan met wanprestaties. Wij kennen ook veel mogelijkheden om via de voorselectie of via meervoudig onderhandse aanbesteding ongewenste partijen uit te sluiten, zodat die situatie in praktijk niet of zelden optreedt.

48

e

Pag.26, 5 alinea: De zin “De verregaande vereenvoudiging ……te opereren.” is niet leesbaar. e

Pag.27, 2 alinea: Er wordt niet alleen gedreigd met sancties als boeteclausule en opschorten van betaling. Dit wordt ook uitgevoerd. e

Pag.27, 3 alinea: Terecht is opgemerkt dat niet alle fracties hebben gereageerd, dus is er enige voorzichtigheid gewenst de ontvangen reacties als mening van de raad te ventileren. Wij zouden hierbij graag aantekenen dat de resultaten van aanbestedingen op zichzelf weinig zeggen. Wij prefereren eindresultaten van projecten te bekijken, inclusief verrekenposten meer- en minderwerk. De goedkope aanbesteder kan hierdoor achteraf toch duur blijken. Bij grote projecten wordt de raad al geïnformeerd over het projectresultaat, conform de leidraad Projectmatig werken. Pag.28, aanbeveling 1: In 2006 is onder motivatie van het duale stelsel juist gekozen het inkoopbeleid te laten vaststellen door het college, als uitvoering (“hoe”) van het beleid (“wat”). Als de raad het inkoopbeleid vast zou stellen, heeft dat consequenties voor de rechtmatigheid (inkoop en aanbesteding zit nu niet in het normenkader). Pag.28, aanbeveling 2: Het is onjuist te veronderstellen dat de afdelingswerkplannen eenvoudig zijn aan te passen met een overzicht van aanbestedingen. Wij vermoeden dat onderzoekers zich hierbij baseren op de grotere projecten in de afdelingswerkplannen, en niet op het vele reguliere regiewerk dat niet specifiek in het afdelingswerkplan wordt genoemd, maar wel tot veel inkoop leidt. Het is ons voorts onduidelijk wat onderzoekers verstaan onder het gezamenlijke inkoopoverleg met budgethouders. Afdelingshoofden zijn budgethouders, maar de feitelijke inkopers zijn algemeen de deelbudgethouders of door hen gemandateerden voor inkoop. Gezamenlijk overleg met alle inkopers lijkt ons niet uitvoerbaar, en de budgethouders staan er wellicht te ver van af. De aanbeveling kost veel extra werk, met amper meerwaarde, zodat we hierop negatief adviseren. Pag.28, aanbeveling 3: Deze rol is de inkoopcoördinator nooit toegedacht, omdat bewust is gekozen voor integrale verantwoordelijkheid bij de afdelingshoofden. Dat geldt ook de financiële verantwoordelijkheid voor budgetten en inkoop van de afdeling. De rol van de inkoopcoördinator is slechts ondersteunend en adviserend. Wij hebben de indruk dat de afdelingshoofden hun verantwoordelijkheid voldoende oppakken en adviseren negatief op deze aanbeveling. Pag.28, aanbeveling 4 t/m 6: Wij zien geen meerwaarde in een afzonderlijk inkoopplan, en hebben de indruk dat de inkoop algemeen voldoende doelmatig wordt uitgevoerd via de integrale verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden. Wij adviseren negatief op deze aanbeveling. Pag.29, aanbeveling 7: Zie onze opmerking ten aanzien van aanbeveling 3. Dit past niet binnen de huidige rol en het takenpakket van de inkoopcoördinator. Voor deze extra inzet zien wij onvoldoende meerwaarde ten opzichte van de huidige situatie, en adviseren negatief.

49

Pag.41, bijlage G: II-B diensten (zoals groenonderhoud) volgen Europees een verkorte procedure, met enkel melding achteraf.

50

51

Transparant aanbestedingsbeleid. Rekenkameronderzoek naar aanbestedingsbeleid van de gemeente Boxtel

Recommend Documents