PELAYANAN SURAT MASUK Staf Kependidikan Bagian Persuratan
Kepala Tata Usaha (KTU)
Dekan / Wakil Dekan
Mulai 1
Menerima, memeriksa, mencatat memberi lembar disposisi
2
3
Menerima, memeriksa, menyampaikan ke Dekan/ Wakil Dekan
Menerima, mempelajari dan memberi disposisi, disampaikan ke KTU
Lembar disposisi
5
4
Mencatat, mennggandakan, mendistribusikan ke penerima surat dan mengarsipkan
Memeriksa kembali disposisi surat, disampaikan ke Staf Kependidikan Bagian Persuratan
Selesai
PELAYANAN SURAT MASUK DILUAR PIMPINAN Staf Kependidikan Bagian Persuratan
Kepala Tata Usaha
Penerima Surat Departemen
Mulai
Menerima, mengecek, mengelompokkan, dan mendata surat pada agenda surat masuk
Mendata kedalam buku ekspedisi dan mendistribusikan
Memeriksa kebenaran tujuan dan jumlah surat masuk
Menerima surat, dan memberikan paraf penerima
Selesai
PELAYANAN SURAT KELUAR Staf Kependidikan Bagian Persuratan
Kepala Tata Usaha
Dekan / Wakil Dekan
Mulai
Membuat konsep surat dan menyerahkan ke Dekan/ Wakil Dekan
Mengoreksi konsep surat
Perbaikan Benar
Menomori, menggagendakan, menggandakan dan mendistribusikan
Selesai
Mengecek kelengkapan lampiran surat
Menandatangani surat
PELAYANAN PENGELOLAAN WEBSITE Dekan/Wakil Dekan
Staf Kependidikan Bagian I T
Kepala Tata Usaha
Mulai 1
Memberikan tugas kepada Staf Kependidikan bagian IT
2
Mengupdate, informasi, mencari informasi, dan membuat laporan secara periodik
4
Menerima informasi dan laporan update berkala dan saransaran perbaikan
3
Menerima laporan dan memberikan saran-saran untuk perbaikan 5
Melaksanakan tugas atau saran-saran perbaikan yang di berikan oleh Dekan/ Wakil Dekan
Selesai
PELAYANAN PEMBUATAN KARPEG, KARIS/KARSU, TASPEN DAN ASKES Staf Kependidikan Bagian Persuratan
Unit Kerja
Staf Kependidikan Bagian Kepegawaian
Dekan/ Wakil Dekan
KTU
MULAI
1
3
Mengirim surat dan berkas pembuatan Karpeg, Karis/ Karsu, Taspen, Askes utk diproses di Fakultas
Membaca surat usulan dan memeriksa dokumen kelengkapan, dan mendisposisikan kepada bag. Kepegawaian Fakultas utk diproses lebih lanjut
2 Menerima surat dan berkas dan meneruskan ke KTU disertai lembar diposisi
7 Menulis di buku agenda, memberi nomor surat keluar, memberi stempel/ cap, dan mengirmkan berkas ke Dit. SDM IPB
SELESAI
4 Melengkapi berkas serta dokumen dan membuat surat pengantar
DISPOSISI
5 Melakukan Verifikasi dokumen dan membubuhkan paraf pada surat pengantar
6 Menandatangani surat usulan tersebut
PELAYANAN PEMBUATAN DP3 Staf Pendidik/ Staf Kependidikan
Staf Bag. Kepegawaian
Pejabat Penilai
Atasan Pejabat Penilai
MULAI
1 Membuat penilaian kepada pegawai/ Dosen dengan dasar nilai yang telah di buat oleh Pejabat Penilai dan menyerahkan kepada ybs. untuk diketahui keberatan
3 Menerima berkas penilaian, apabila terdapat tanggapan keberatan atas hasil penilaian memberikan tanggapan dan keputusan terhadap hal tersebut dan menandatangani pada kolom yg tersedia
4 Memeriksa hasil penilaian dan menandatangani pada kolom yg tersedia
2 Membaca hasil penilaian, jika keberatan menuliskan pada kolom yang tersedia, jika setuju menandatangani pada kolom yg. tersedia
setuju
5 Menerima berkas penilaian DP3 dan mengarsipkan
SELESAI
PELAYANAN KENAIKAN PANGKAT Administrasi Persuratan Fakultas
Unit Kerja
Staf Kependidikan Bagian Kepegawaian
Dekan/ Wakil Dekan
KTU Fakultas
MULAI
4 1
Surat pengantar dari unit kerja tentang kenaikan pangkat
2
3
Menerima, memeriksa dan mendisposisikan ke KTU Fakultas
Memeriksa surat dan menyampaikan ke Dekan/ Wakil Dekan
Menerima surat dan berkas/ dokumen kelengkapan dan menyampaikan ke KTU Fakultas
5
6 Melengkapi dokumen dan membuat surat pengantar
Meneruskan ke staf Bag. Kepegawaian untuk melengkapi persyaratan dan membuat surat pengantar
7 Memeriksa kelengkapan dokumen dan membubuhkan paraf pada surat pengantar
9 Mengirimkan surat kenaikan pangkat beserta dokumen/ berkas kelengkapan dan mengarsipkan di folder surat keluar
SELESAI
8 Memeriksa dokumen dan menandatangani surat pengantar
PELAYANAN CUTI PEGAWAI
KTU Departemen
Ka.Dep/ Sek.Dep
Petugas Bagian Persuratan
KTU Fakultas
Staf Kependidikan Bagian Kepegawaian
Dekan/ Wakil Dekan
MULAI
Menerima surat permohonan cuti memeriksa kelengkapan berkas dan membuat surat pengantar dan diteruskan ke Ka.Dep/ Sek.Dep.
Memeriksa kelengkapan dan menyampaikan ke Dekan/ Wakil Dekan
Menerima, meneliti dan menandatangani surat pengantar
Menerima surat permohonan cuti beserta kelengkapannya dan disampaikan ke Ka. TU Fakultas disertai lembar disposisi
Memeriksa, mempelajari dan mendisposisikan ke Ka. TU Fakultas untuk ditindaklanjuti
Menerima disposisi dan meneruskan ke Bag. Kepegawaian Fakultas untuk membuat surat dan melengkapi dokumen Melengkapi berkas dan membuat surat cuti dan diserahkan kembali ke Ka. TU Fakultas
Mencatat pada buku cuti dan menyampaikan ke Fakultas (Dekan/ Wakil Dekan)
Memberi nomor surat, membubuhkan stempel/ cap, menggandakan dan menyerahkan kepada pegawai ybs. SELESAI
Memeriksa surat beserta kelengkapannya dan membubuhkan paraf pada surat tersebut dan diserahkan ke Dekan/ Wakil Dekan untuk ditandatangani
Menandatangani surat permohonan tersebut dan diserahkan ke Bag. Administrasi persuratan
PELAYANAN SURAT USUL PENSIUN KTU Fakultas
Dekan/Wakil Dekan
Petugas Kepegawaian
Petugas Sekretariat
Pegawai Pensiun
Mulai
2
1 3
Merujuk DUK, menyusun surat pemberitahuan pensiun dan kelengkapan data
Memverifikasi kelengkapan, mengoreksi surat dan memaraf
Berkas lengkap dan benar diteruskan
5
Menerima, mempelajari,menandatangani, melengkapi berkas
4 Memproses, membuat surat usul pensiun dan melengkapi dokumen kelengkapan
Menerima, mempelajari dan menandatangani surat usul
6 Menomori surat, mengecap, menggandakan, mendokumentasikan dan mengirimkan ke dir SDM
Selesai
PELAYANAN DIKLAT TENAGA KEPENDIDIKAN Penyelenggara Diklat
Petugas Bagian Persuratan
KTU
Dekan/ Wakil Dekan
Peserta Pelatihan
Mulai Surat permintaan diklat
Menerima, mengagendakan, memberi lembar disposisi
Menerima, meneliti dan mengecek kelengkapan surat
Menerima, mempelajari, memberikan disposisi
Menyatakan bersedia, mengisi form kesediaan dan biodata
Menunjuk, dan mengkonfirmasi calon peserta
Formulir, biodata Membuat Konsep surat calon peserta yang ditanda tangani Wakil Dekan Menomori, mengecap, mengagendakan, mengirimkan ke penyelenggara diklat
Selesai
Menerima, meneliti dan menandatangani surat usulan
PELAYANAN KEBERSIHAN SARANA UMUM DI FEM IPB Bagian Sarana
KTU Fakultas
Petugas Kebersihan
Mulai Membuat jadwal kerja pengelolaan kebersihan yang ditandatangani oleh petugas kebersihan, Staf bagian sarana prasarana dan KTU FEM
Mengoreksi dan Menverifikasi jadwal dan menyampaikan ke petugas kebersihan
Melakukan kontrol kegiatan, dan memaraf form ceklist kegiatan, dan melaporkan ke KTU Fakultas
Menerima jadwal kerja bulanan, menandatangani form sebagai pedoman pelaksanaan kebersihan
Melakukan kebersihan sesuai jadwal, dan frekuensi kegiatan Menerima laporan dan memberikan paraf pelaksanaan kegiatan dan mengevaluasi kegiatan
Selesai
PEMELIHARAAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN KANTOR Staf Kependidikan Bagian Sarana Prasarana
KTU
Jasa Service
MULAI 1
Menyusun daftar inventaris per jenis alat dan membuat jadwal pemeliharaan per jenis alat
2
Menindaklanjuti jadwal pemeliharaan dan menginstruksikan kepada staf bagian sarana prasarana untuk melakukan service secara berkala
3
Mengidentifikasi daftar inventaris untuk dilakukan service berkala dan menghubungi jasa service untuk melaksanakan service
4
5
6
KTU menindaklanjuti laporan dan menginstruksikan perbaikan lebih lanjut untuk mengembalikan kondisi yang rusak bisa berfungsi kembali dengan baik
Melakukan kontrol/ mensupervisi pelaksanaan service dan melaporkan kepada KTU bilamana ditemukan peralatan yang rusak
Melaksanakan service sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan
7
Perbaikan kerusakan peralatan supaya kembali berfungsi dengan baik 8
Mengisi/ check list kartu pemeliharaan alat
9
Membuat laporan bahwa pekerjaan telah di laksanakan dengan baik
SELESAI
Penanganan Bencana Petugas
Penghuni gedung
MULAI
Menerima laporan adanya bencana (kebakaran) dan melakukan pengecekan ke TKP tentang kebenaran laporan tersebut
Mengumumkan adanya bencana (kebakaran) dan menginstuksikan kepada seluruh penghuni untuk mengosongkan gedung dan melakukan evakuasi
Memandu jalur evakuasi dan memerintahkan kepada penghuni untuk cepat-cepat (tetapi tidak panik) untuk keluar gedung dan berkumpul di tempat perlindungan.
SELESAI
Mengamankan data dan membantu dalam pelaksanaan evakuasi, jangan berteriak histeris yang dapat mengganggu jalannya evakuasi
