MANAJEMEN SURAT MASUK STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA
Dedy Ardiansyah,S.Sos Program Studi Manajemen Informatika STMIK EL RAHMA Jl. Sisingamangaraja No.76. Yogyakarta
Abstract Document manajement is essential in the management of college information. Among the important documents are the incoming and outgoing mail. The process of acceptance, delivery and control of the letter is a core process rather than the management letter. With a standarized letter management, information flows to support the improvement of the quality of organizational management Keyword : management incoming mail
Intisari Kualitas merupakan kata kunci bagi perguruan tinggi untuk dapat bersaing. Pengelolaan informasi yang efisien menjadi hal penting dalam peningkatan kualitas pengelolaan perguruan tinggi. Diantara hal yang penting dalam pengelolaan informasi tersebut adalah manajemen surat masuk. Manajemen surat masuk yang dimaksudkan adalah prosedur penerimaan, penyampaian dan pengendalian surat masuk. Kata kunci : Manajemen surat masuk
A. Pendahuluan Dasar Pemikiran Pengelolaan Surat Perguruan Tinggi Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam sebuah perguruan tinggi, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan Perguruan tinggi. Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna mencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat merupakan bagian dari dokumen yang akan diarsipkan. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi promosi Dalam suatu lembaga perguruan tinggi dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman /
ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30). Sebagaimana instansi yang lain, STMIK El Rahma sangat berkepentingan terhadap pengelolaan surat menyurat yang baik karena surat berfungsi sebagai sumber data, alat komunikasi dan upaya mencapai tujuan. Maka dari itu manajemen yang baik akan membawa dampak positif terhadap kualitas penyelenggaraan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena masih terdapat kekurangan dalam pengelolaannya, maka kami tertarik untuk mengkaji “Manajemen surat masuk di STMIK EL Rahma Yogyakarta” B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang diajukan dalam jurnal ini adalah: “Bagaimanakah Manajemen surat masuk di STMIK El Rahma Yogyakarta?” C. TINJAUAN TEORITIS Pengertian Surat Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepada orang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalah helai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi “. Surat menurut Wirladihardja (1991 : 66) adalah setiap tulisan berisiskan pernyatan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah
pemberitahuan. Macam-macam surat menurut Barthos (1989 : 37-39) antara lain : 1. Macam-macam surat dibedakan menurut wujudnya antara lain : a. Kartu pos b. Warkat pos c. Surat bersampul d. Memorandum dan Nota e. Telegram f. Surat pengantar 2. Macam-macam surat dibedakan berdasarkan tujuannya antara lain : a. Surat pemberitahuan b. Surat perintah c. Surat permintaan d. Surat peringatan e. Surat panggilan f. Surat susulan g. Surat keputusan h. Surat laporan i. Surat perjanjian j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain. 3. Macam-macam surat menurut sifat isi dan asalnya dibedakan sebagai berikut : a. Surat dinas b. Surat niaga. c. Surat pribadi. d. Surat yang isinya masalah sosial. 4. Macam-macam surat menurut jumlah penerimanya dibedakan sebagai berikut : a. Surat biasa, surat ini untuk satu orang (pejabat/ organisasi). b. Surat edaran, untuk beberapa orang/ pejabat/ organisasi. c. Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat. 5. Macam-macam surat menurut keamanan isinya dibedakan sebagai berikut : a. Surat sangat rahasia. b. Surat rahasia. c. Surat biasa. 6. Macam-macam surat menurut urgensi penyelesaiannya dibedakan sebagai berikut : a. Surat sangat rahasia. b. Surat segera. c. Surat biasa. 7. Surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi beberapa macam yaitu : a. Surat masuk b. Surat keluar
8. Surat menurut jangkauannya dibedakan menjadi beberapa macam antara lain a. Surat Intern b. Surat Ekstern Prosedur Pengelolaan Surat Prosedur Surat masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu : a. Penerimaan surat Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi: 1. Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan. 2. Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan b. Penyortiran surat Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam : 1. Surat pribadi
2. Surat dinas 3. Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. c. Pembukaan surat Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). 2. Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. 3. Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. 4. Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan. 5. Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran d. Pencatatan surat Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar e. Pengarahan surat Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam: 1) Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah surat. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolomkolom tersebut sudah benar. d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada, dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut. e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap
berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan, sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). 2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. 3) Pengarahan surat masuk rahasia. Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah. b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangsan dan nama terang . c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.
Gambar 1. Arus Penanganan Surat Masuk D. Pembahasan Pengelolaan surat masuk di lingkungan STMIK El Rahma dilakukan secara manual dan menggunakan sistem informasi ( sebagai pengganti kartu kendali ). Oleh karena itu semua proses dari penerimaan surat, pencatatan, pengarahan surat serta pengarsipan surat dilakukan oleh unit administrasi yang memiliki 2 orang petugas, yaitu pencatat surat dan pengolah arsip. Penanganan surat masuk: Beberapa pengertian 1. Surat yang masuk dibedakan menjadi surat dinas dan pribadi. Surat dinas dibagi menjadi surat dinas biasa, penting dan rahasia. 2. Surat dinas biasa adalah surat yang tidak langsung berhubungan dengan operasional perguruan tinggi. Surat ini dicatat pada sistem pada pokok masalah E ( lain lain ). Surat biasa disampaikan kepada bagian humas. 3. Surat dinas penting adalah surat yang berkaitan langsung terhadap operasional perguruan tinggi, dicatat dalam sistem sesuai kategori pokok masalahnya, yaitu A ( Akademik ), B ( Kepegawaian ), C (
Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ). Disampaikan sesuai dengan tujuan surat dan di tindak lanjuti sesuai dengan kategori : sangat segera dan segera. Untuk kategori sangat segera, pada hari tersebut, surat harus sudah tersampaikan pada pihak yang dituju. Untuk kategori segera, surat disampaikan maksimal 1 hari setelah surat di terima pencatat surat. 4. Surat Rahasia adalah surat yang ditujukan kepada pribadi tertentu. Surat ini tidak dibuka oleh pencatat surat. Pencatat surat hanya mencatat dalam sistem dalam pokok masalah E ( lain lain ) dengan memberikan keterangan surat rahasia yang ditujukan kepada pribadi tertentu. 5. Pencatat surat, bertugas : a. Menerima surat yang berasal dari instansi atau perusahaan di luar STMIK El Rahma baik yang melalui jasa pos maupun pengiriman melalui kurir b. Mencatat surat masuk ke dalam sistem informasi surat masuk dengan ketentuan sebagai berikut : c. Setelah selesai pencatatan, petugas mengisi lembar pengantar surat 2 rangkap. Lembar pertama disimpan dan lembar kedua beserta surat diserahkan kepada penata arsip d. Pencatat surat menyimpan lembar pengantar surat yang pertama untuk diarsip sesuai kronologi 6. Penata arsip a. Menerima surat beserta lembar pengantar dari unit pencatat surat. b. Menyerahkan surat kepada yang dituju dalam surat c. Meminta tanda tangan bukti penerimaan surat dari penerima surat pada lembar pengantar surat d. Meminta surat kepada yang telah dimanfaatkan setelah 1 minggu untuk dijadikan arsip dinamis aktif. e. Menyimpan arsip aktif sesuai kategori pokok masalah ( A,B,C,D,dan E ) di lemari arsip dinamis aktif f. Mengisi pada lembar pengantar surat bahwa surat sudah dijadikan arsip dinamis aktif. g. Menyimpan lembar pengantar surat sesuai kronologi. Prosedur penanganan surat masuk : a. Penerimaan : 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk, 2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat, lampiran , tanggal surat 3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian, 4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,penting dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. c. Pencatatan Setelah surat diperiksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Pencatatan dilakuka dengan mengisi formulir yang telah tersedia pada sistem informasi surat masuk dan keluar ( SIMSKAR ). Pencatatan dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Tampilan awal adalah tampilan selamat datang di SIMSKAR ERA dan terdapat 3 tombol yaitu surat masuk, surat keluar dan kearsipan 2. Ketika surat masuk di klik maka akan masuk pada tampilan pencatatan surat masuk yang terdapat tombol pokok masalah dengan kode A ( akademik ), B ( kepegawaian, C ( Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ) 3. Ketika tombol A di klik maka akan muncul tampilan tabel surat masuk akademik, yang berisi kolom kolom sebagai berikut : no urut masuk harian, tgl masuk, pengirim, departemen yang dituju, isi ringkas, kode surat* ( diisi dengan penomoran menurut ketentuan yang berlaku ), catatan ( misal : lampiran 1 tidak ada ), posisi surat ( departemen tujuan / bagian kearsipan ). * sebagai sumber informasi tombol kearsipan 4. Ketika di klik tombol B ( kepegawaian ),C ( kemahasiswaan ) atau D ( keuangan ), maka akan muncul tabel sebagaimana penjelasan poin 3 di atas. Adapun rincian masing masing pokok masalah A, B, C, D adalah sebagai berikut : Kode A a. Mengajar : AJAR b. Dosen Pembimbing Akademik : DPA c. Dosen Pembimbing KP / Skripsi / Tugas Akhir : DP KP / DP SKR / DP TA d. Dosen Penguji Skripsi / Tugas Akhir : PUJI SKR / PUJI TA e. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat : P2M f. Kepanitiaan reguler ( ujian, wisuda ) : PAN g. Kepanitiaan kegiatan khusus ( akreditasi , hibah ) : PANSUS Kode B a. Dosen / Pegawai tetap Yayasan : DOSY / PEGY b. Dosen / Pegawai tetap STMIK : DOST / PEGT c. Peningkatan kesejahteraan ( fasilitas ) : KS d. Kepanitiaan : PAN e. Peningkatan kinerja : KJ
f. Peringatan : SP g. Pemutusan Hubungan Kerja : PHK Kode C b. Kegiatan akademik / kreativitas kemahasiswaan : MAK c. Pembentukan / Pembubaran lembaga kemahasiswaan : LM d. Kegiatan ekstra kurikuler : MEK e. Kegiatan penyiapan masuk dunia kerja dan kewirausahaan : MKW Kode D a. Biaya kuliah tahun berjalan ( SPP,SPA,DPP ) : BOP b. Anggaran tahun berjalan : AGR c. Revisi anggaran tahun berjalan : REV-AGR d. Pengadaan sarana ( inventaris ) / prasarana : ADAS / ADAP e. Pemeliharaan / perbaikan sarana ( inventaris ) / prasarana : BAIS / BAIP f. Penjualan sarana ( inventaris ) / prasarana : JUAS / JUAP g. Ketentuan kompensasi / penggajian : KGJ h. Ketentuan biaya peminjaman sarana / prasarana : KPS / KPP i. Ketentuan biaya teknis : KBT j. Kerjasama / investasi : INVS Setelah masuk pada pokok masalah, maka pencatat surat memasukkan kode surat masuk tersebut. Adapun ketentuan pencatatan kode surat adalah sebagai berikut : Format Pencatatan Nomor Surat a. Nomor surat : Nomor urut ( ditulis berurutan setelah nomor terakhir ) / Departemen / Pokok Masalah / Bulan dalam angka Romawi / Tahun dengan singkatan 2 digit terakhir. b. Kode Departemen : ( ditulis Kode Departemen – Jenis Surat ) Kode Departemen adalah sebagai berikut : 1. Yayasan, kode : Y 2. Ketua, kode : KET 3. Pembantu Ketua, kode : PK 1 / PK 2 /PK 3
4. Ketua Program Studi: a. Teknik Informatika, kode b. Sistem Informasi, kode c. Manajemen Informatika, kode d. Komputerisasi Akuntansi, kode e. Teknik Komputer, kode
: PS-1 : PS-2 : PS-3 : PS-4 : PS-5
5. Ketua Lembaga : b. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, kode : LP2M c. Lembaga Penjaminan Mutu, kode : LPM d. Lembaga Pendidikan dan Pengamalan Islam, kode : LEPPI e. Pusat Komputer, kode : PUSKOM f. Perpustakaan , kode : PERPUS g. Hubungan Masyarakat, kode : HUMAS h. Sistem Informasi, kode : SIM i. Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Entrepreneur , kode :LPPE Kode jenis surat adalah sebagai berikut : 1. Nota Dinas; kode : ND Adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas 2. Memo; kode : MEMO adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. 3. Surat Pengantar; kode : SPg adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan. 4. Surat Keputusan; kode : SK adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. 5. Surat Edaran; kode : SE adalah surat yang berisi penjelasan/ petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada. 6. Surat Undangan; kode : UND adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan. 7. Surat Tugas; kode : TGS adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
8. Surat Kuasa; kode : KUAS adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa 9. Surat Pengumuman; kode : PENG adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum 10. Surat Pernyataan; kode : PERNYT Adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut. 11. Surat Keterangan; kode : KETR adalah surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. 12. Berita Acara, kode : BAP adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/ atau peristiwa tersebut. 13. Surat Kerjasama, kode : KJSM Adalah surat yang berisi penawaran kerjasama baik dari instansi / perorangan dari luar kepada STMIK El Rahma atau dari STMIK El Rahma kepada instansi / perorangan dari luar Sebagai contoh surat keputusan dari yayasan maka penulisannya adalah : … / Y-SK/ …/…/… d. Pengarahan surat Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan kepada pejabat yang berhak mengolahnya yaitu penata arsip e. Penyampaian surat Penyampaian surat dilakukan oleh petugas penata arsip yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut: 1. Surat yang sudah diterima dari bagian pencatatan terlebih dahulu di cek kesesuaian surat beserta lembar pengantarnya. 2. Menyampaikan surat kepada pejabat yang bersangkutan dan meminta tanda tangan pada lembar pengantar surat. 3. Petugas menyimpan lembar pengantar surat secara kronologi. 4. Petugas mengambil surat kepada pejabat yang bersangkutan maksimal 7 hari setelah surat diserahterimakan. 5. Petugas menyimpan surat ke dalam lemari arsip dinamis aktif sesuai dengan kategori pokok masalah A,B,C,D atau E
E. Kesimpulan
Sistem pengelolaan surat masuk merupakan upaya untuk mengelola informasi formal agar efisien dan dapat mendukung peningkatan kualitas pencapaian tujuan perguruan tinggi. STMIK El Rahma yang memiliki komitmen tinggi untuk pencapaian standar mutu sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan telah sadar bahwa surat merupakan bagian informasi yang sangat penting untuk mendukung peningkatan mutu tersebut. Oleh karena itu pengelolaan surat masuk menjadi bagian yang penting dalam mengelola informasi secara bermutu Referensi Arikunto, Suharsimi. 1997.Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius Widjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali Moekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta : Balai Pustaka Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Biodata Penulis Nama
: Dedy Ardiansyah,S.Sos
Tempat tanggal lahir
: Yogyakarta, 6 April 1975
Tahun Lulus
: 1998
Bidang ilmu
: Sarjana Administrasi Bisnis
Jabatan Akademik
: Asisten Ahli 100
Minat Keilmuan
: Manajemen Sistem Informasi
