MANAJEMEN KEARSIPAN STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA
Dedy Ardiansyah,S.Sos Program Studi Manajemen Informatika STMIK EL RAHMA Jl. Sisingamangaraja No.76. Yogyakarta
Abstract Records management is essential in order to create the presentation and accuracy of document retrieval. Determination of the standard results of an activity, design forms, procedure implementation activities, the encoding and storage of documents is at the core of archival management. Information systems can be used as a tool to record the activity, the determination of code and proof document storage
Kata kunci : Manajemen Kearsipan
Intisari Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada system dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah
A. Pendahuluan Dasar Pemikiran Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi Berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan dan Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis, STMIK El Rahma sebagai salah satu instansi pemerintah yang mempunyai tugas sebagai pengemban Tridharma perguruan tinggi, berkewajiban memelihara arsip, dokumen Sekolah Tinggi sebagai bentuk akuntabilitas dan pertanggungjawaban organisasi terhadap pemerintah dan publik. Hal ini sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pendidikan Nasional RI tentang arsip Sekolah Tinggi dan telah ditindaklanjuti dengan kesepakatan bersama (MoU) antara Departemen Pendidikan dan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02/VI/KB/2006 dan Nomor HK.02/03/36/2006 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Depdiknas termasuk perguruan tinggi. Kemudian ditindaklanjuti lagi dengan Surat Hubungan Kerja Nomor 02/04/2007 tentang Pelaksanaan Kesepakatan Bersama antara Depdiknas dan ANRI, bahwa Departemen Pendidikan Nasional bermaksud untuk menyelenggarakan dan mendayagunakan arsip sebagai tulang punggung manajemen dan bahan akuntabilitas kinerja organisasi secara efisien dan efektif dalam menyelenggarakan tugas pemerintah di bidang pendidikan. STMIK El Rahma dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan kepada masyarakat, telah berkomitmen pula untuk meningkatkan kualitas pengelolaan informasi. Seluruh dokumen yang berpengaruh langsung terhadap penyelenggaraan Tri Dharma perguruan tinggi harus dikelola dengan sebaik baiknya. Oleh karena itu, desain manajemen arsip menjadi suatu hal yang amat penting untuk disusun. Dari sinilah kami melihat pentingnya menyusun “Manajemen Kearsipan di STMIK El Rahma Yogyakarta”
B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang diajukan dalam jurnal ini adalah: “Bagaimanakah Manajemen Kearsipan di STMIK El Rahma Yogyakarta?” C. TINJAUAN TEORITIS PENGERTIAN DAN PERANAN KEARSIPAN Pengertian Kearsipan Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebaginya. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun nonpemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Terlebih pada sebuah lembaga Perguruan tinggi, kearsipan menjadi tulang punggung dalam pelayanan Tri Dharma perguruan tinggi, sehingga sangatlah penting untuk dikelola sebaik-baiknya BEBERAPA ISTILAH DI DALAM KEARSIPAN Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas : a. Arsip aktif: adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah. b. Arsip Inaktif: adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. File File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi. Indeks Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya. Kartu kendali Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah. a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol. b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file pengolah. c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm. Kartu tunjuk silang Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
Kode Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip. Lembar Disposisi Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya. Lembar pengantar surat rutin Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah. Penerima surat Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos. Pencatat surat Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar. Pengarah surat Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan. Pengolah Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas : a. Pimpinan pengolah b. Tata usaha pengolah c. Pelaksana pengolah Penata arsip Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip. Pola klasifikasi arsip Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.
Surat penting Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan. Surat biasa Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah. Tata usaha pengolah Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah. Formulir peminjaman arsip Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip. Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman. Formulir penyalinan arsip Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin. Indeks relatif Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip. Jadwal retensi arsip Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional. Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip. Penyerahan arsip Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.
Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. Tujuan kearsipan : 1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan 2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan. Guna arsip : 1.Sebagai alat pengingat 2.Sebagai sumber informasi 3.Sebagai alat control/pengawasan/pengendalian. 4.Sebagai bukti pertanggungjawaban 5.Sebagai alat pengambilan keputusan 6.Sebagai alat pengukur/indicator keberhasilan suatu organisasi 7.Sebagai bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan bangsa Prosedur Pengelolaan Arsip Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut: a. Memeriksa Tanda Pelepas Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat yang berupa disposisi. b. Menetapkan Judul Surat Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption) c. Pemberian Kode Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip. d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang. e. Menyiapkan Map Follow Up Ship
Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler file. f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip) Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali. D. Pembahasan Tahap – tahap Kearsipan Dokumen Dokumen adalah berkas fisik yang menjadi bukti fisik rekam jejak suatu kejadian yang berpengaruh pada operasional lembaga. Di lingkungan STMIK El Rahma, dokumen yang akan diarsipkan terdiri dari : 1. Surat, baik surat masuk ataupun surat keluar yang penting atau rahasia 2. Buku pedoman, seperti Rencana Induk Strategis, Rencana Strategis, Buku Panduan Akademik, Buku Pedoman Penyusunan Program Kerja, Buku Pedoman Penilaian Kinerja Pegawai, dan lain lain. 3. Formulir / borang, seperti Berita Acara Perkuliahan, Hasil Penilaian Kinerja Dosen / Pegawai / Pejabat Struktural, dokumentasi kegiatan ( seperti foto, video kegiatan mahasiswa ) Penyimpanan Arsip Tahap ini merupakan prosedur atau langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat/ dokumen . dalam hal ini suatu surat atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan yang telah ditentukan. Adapun langkah-langkah atau prosedur adalah : 1) Pemeriksaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar warkat ataupun surat-surat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat ataupun surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Adapun kesiapan dokumen tersebut adalah bahwa dokumen telah ditetapkan sebagai arsip aktif inaktif, yaitu tidak secara langsung digunakan, yaitu yang telah menjadi arsip aktif selama 6 bulan 2) Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan. Pengindeks an dilakukan pada 3 jenis dokumen yaitu :
a. Surat. Sebagaimana dijelaskan di atas dilakukan berdasarkan surat masuk / keluar, pokok masalah dan bulan. b. Buku Pedoman. Di indeks sebagaimana pokok masalah A ( Akademik ), B ( Kepegawaian ), C ( Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ) c. Formulir . Di Indeks sebagaimana pokok masalah A ( Akademik ), B ( Kepegawaian ), C ( Kemahasiswaan ), D ( Keuangan ) Adapun rinciannya adalah sebagai berikut : Kode A a. b. c. d. e. f. g.
Mengajar : AJAR Dosen Pembimbing Akademik : DPA Dosen Pembimbing KP / Skripsi / Tugas Akhir : DP KP / DP SKR / DP TA Dosen Penguji Skripsi / Tugas Akhir : PUJI SKR / PUJI TA Penelitian dan Pengabdian Masyarakat : P2M Kepanitiaan reguler ( ujian, wisuda ) : PAN Kepanitiaan kegiatan khusus ( akreditasi , hibah ) : PANSUS
Kode B a. Dosen / Pegawai tetap Yayasan : DOSY / PEGY b. Dosen / Pegawai tetap STMIK : DOST / PEGT c. Peningkatan kesejahteraan ( fasilitas ) : KS d. Kepanitiaan : PAN e. Peningkatan kinerja : KJ f. Peringatan : SP g. Pemutusan Hubungan Kerja : PHK Kode C b. Kegiatan akademik / kreativitas kemahasiswaan : MAK c. Pembentukan / Pembubaran lembaga kemahasiswaan : LM d. Kegiatan ekstra kurikuler : MEK e. Kegiatan penyiapan masuk dunia kerja dan kewirausahaan : MKW Kode D a. Biaya kuliah tahun berjalan ( SPP,SPA,DPP ) : BOP b. Anggaran tahun berjalan : AGR c. Revisi anggaran tahun berjalan : REV-AGR d. Pengadaan sarana ( inventaris ) / prasarana : ADAS / ADAP e. Pemeliharaan / perbaikan sarana ( inventaris ) / prasarana : BAIS / BAIP f. Penjualan sarana ( inventaris ) / prasarana : JUAS / JUAP g. Ketentuan kompensasi / penggajian : KGJ h. Ketentuan biaya peminjaman sarana / prasarana : KPS / KPP i. Ketentuan biaya teknis : KBT j. Kerjasama / investasi : INVS
3) Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pelabelan, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda pada sampul dokumen dengan stempel yang di tulis dengan nomor indeks. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas: a. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis. Contoh:
a.2. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir. Contoh:
a.3. Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll Contoh:
a.4. Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:
a.5. Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan. Contoh:
a.6. Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh:
a.7. Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya. Contoh:
a.8. Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.
a.9. Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit. Contoh:
a.10. Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru Contoh:
b. c. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas : b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli. Contoh:
b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata. Contoh:
b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll. Contoh:
b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama Contoh:
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan a. Nama perusahaan pada umumnya Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya. Contoh :
b. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama. Contoh :
c. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
Contoh :
d. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan Contoh :
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah a. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi. Contoh :
b. Nama Instansi Negara Asing Diindeks unit politik negara yang bersangkutan. Contoh :
c. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan d. Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir. Contoh :
Merancang Daftar Klasifikasi Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu: 1. 2. 3. 4.
Nama Perorangan Nama Perusahaan Instansi Pemerintah Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya. Contoh : A, B, C,…………………………………Z Aa, Ab, Ac, ……………………………Az Aba, Abb, Abc, ………………………Abz Aca, Acb, Acc, …………………………Acz Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb : Aan,Jamaan Abas,Abdul Abbas,Yasir Abdul,Yadi
Baenulhaq Bainulhakim Badrianus Badri,Mutia
Carli Carlianis Channe Cherry,Retno
Dahrul Darman,Iskandar Dasman,Yusar Dirman,Asri
4) Menyimpan Menyimpan adalah menempatkan dokumen sesuai sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Dokumen disimpan pada lemari surat dibagi menjadi surat masuk dan surat keluar ( dengan pokok masalah A, B, C atau D ), lemari dokumen ( dengan pokok masalah A, B, C atau D ) dan lemari formulir ( dengan pokok masalah A, B, C atau D ). Pada masing masing lemari tersebut akan dibagi berdasarkan tahun dan bulan ( Januari hingga Desember ). Misalnya : lemari surat, didalamnya terdapat 2 ruangan besar yaitu masuk dan keluar, masing masing ruangan terdapat bagian A hingga D. Di masing masing bagian A-D, terdapat bulan dari Januari hingga Desember E. Kesimpulan Manajemen kearsipan merupakan upaya penyimpanan dan penemuan kembali dokumen. Yang berlaku di STMIK El Rahma adalah menggunakan dua cara, yaitu mencatat dalam SIMSKAR dan menyimpan dokumen secara manual. Dalam realitasnya akan senantiasa dikembangkan ke arah yang lebih baik, sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan yang efektif dalam rangka peningkatan kapasitas organisasi STMIK El Rahma Yogyakarta Referensi Arikunto, Suharsimi. 1997.Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta Wursanto, Ignatius. 1991, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius Widjaja, A. W. 1990, Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali Moekijat. 1982, Tata Laksana Kantor. Bandung : Alumni Wirladihardjo, H. Moeftie. 1991, Pedoman Administrasi Umum . Jakarta : Balai Pustaka Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
