ISSN 2085 - 2215 PENGELOLAAN ANGGARAN HUMAS oleh Wahjoe Mawardiningsih Staff Pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik - Universitas Surakarta
A. Pengertian Humas Kata “humas’ yang merupakan singkatan dari kata-kata hubungan masyarakat, sudah tidak asing lagi bagi kita. Seperti asal katanya, maka pekerjaan humas banyak berhubungan dengan “masyarakat”. Pengertian “masyarakat” dalam hubungan masyarakat, bisa merupakan masyarakat kecil ataupun masyarakat luas dalam arti jumlah maupun jarak.
B. Penggolongan Humas Pekerjaan kehumasan sangat penting bagi suatu organisasi, baik itu organisasi yang mencari keuntungan ataupun tidak; bagi
organisasi yang masih baru ataupun lama;
organisasi yang baru muncul, sedang berkembang ataupun sudah mapan dalam pertumbuhannya.. Terlebih bagi organisasi yang memang bergerak untuk mendapatkan laba dari hasil operasional sehari-harinya, maka pekerjaan-pekerjaan yang berbau humas dirasa sangat penting. Kategori humas bisa dikelompokkan menjadi dua menurut posisi humas itu berada, yaitu: a. Humas internal: Para petugas humas yang bekerja pada suatu organisasi/perusahaan/instansi, yang mana humas di sini merupakan suatu bagian dalam struktur organisasi/perusahaan/instansi tersebut. Jadi di samping terdapat bagian humas dalam organisasi itu, juga terdapat bagian-bagian lain yang juga berkompeten dengan baik. Untuk istilah, ada yang
57
ISSN 2085 - 2215 menyebutnya bagian humas, departemen humas bahkan ada juga yang menyebut divisi humas. Apapun istilahnya, pada dasarnya pekerjaan bagian humas sama, hanya variasi kegiatan kehumasan akan berbeda tergantung kebijaksanaan pimpinan organisasi dan pimpinan bagian humas itu sendiri.
b. Humas eksternal: Para petugas humas yang bekerja pada suatu organisasi/perusahaan yang bergerak di bidang jasa kehumasan dengan bertujuan salah satunya, yaitu mendapatkan laba selain memberikan jasa pelayanan kehumasaan kepada para pelanggannya yang sering mereka sebut sebagai klien..
C. Cakupan Pekerjaan Humas Pekerjaan-pekerjaan humas yang dihadapi para petugasnya baik pimpinan humas ataupun bukan, sesungguhnya ada banyak. Keragaman pekerjaan yang mereka tangani, tergantung pula dari kebijakan pimpinan organisasi/perusahaan/instansi dimana mereka bekerja, baik humas internal ataupun humas eksternal. 1. Humas internal Pekerjaan-pekerjaan di bidang kehumasan, bagi humas internal bila dijabarkan antara lain: 1. membina hubungan yang baik/harmonis dengan pihak-pihak di dalam organisasi. pihak-pihak ini antara lain: a) para pemilik organisasi/perusahaan b) para karyawan dan keluarganya 2. membina hubungan yang baik/harmonis dengan pihak-pihak di luar organisasi, yaitu: a) pemerintah (setempat/daerah/pusat)
58
ISSN 2085 - 2215 b) masyarakat sekitar organisasi c) para relasi d) calon konsumen/calon klien e) para konsumen/para klien Pada
intinya,
pekerjaan
para
petugas
humas
adalah
membuat
citra
organisasi/perusahaan untuk selalu positif.: - Bila dikategorikan bercitra negative, maka hal itu menjadi tugas pimpinan organisasi dan bagian humas agar bisa merubah citra organisasi menjadi positif. - Bila dikategorikan bercitra positif, tugas pimpinan dan bagian humas membuat citra organisasi menjadi lebih positif, minimal tetap dalam posisi positif jangan sampai turun menjadi negative. Menurut paparan di atas, tertangkap dalam benak kita, seakan-akan pekerjaan di bidang kehumasan sangat sederhana dan mudah. Pendapat ini tidak 100% salah. Jika organisasi memang sudah dalam posisi mapan dalam segalanya, termasuk citra dan keuangan; maka hal itu tidak terlalu merepotkan bagian humas untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya. Namun juga perlu diingat, ada pepatah mengatakan, pekerjaan mempertahankan adalah lebih sulit daripada memperjuangkan kesuksesan.. Maka, kegiatan-kegiatan kehumasan tetap harus dijalankan dengan penuh perhitungan. Jangan sampai karena merasa organisasi dalam posisi “aman”, aktivitasaktivitas yang dilaksanakan berjalan dengan tanpa persiapan yang mapan. Kegiatan-kegiatan
kehumasan
perlu
pelaksanaan bahkan saat evaluasinya juga.
ketelitian
dari
perencanaan
hingga
maka sering kita temui pada organisasi-
organisasi atau perusahaan-perusahaan besar terdapat bagian dalam organisasi itu yang
59
ISSN 2085 - 2215 khusus menangani pekerjaan-pekerjaan humas yang terdiri dari tenaga-tenaga humas yang terlatih..
2. Humas eksternal Humas eksternal ada yang menyebutnya biro humas, konsultan humas. Untuk memudahkan saya menjelaskan humas eksternal, untuk selanjutnya, saya akan menyebut dengan istilah biro humas saja. Sebaiknya kegiatan pelayanan yang diberikan kepada para klien, jangan menyimpang dari garis kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan biro humas. Pada dasarnya, dari awal berdiri suatu biro humas, sudah menentukan arah atau jenis pelayanannya yang akan diberikan kepada para kliennya kelak. Sebagai contoh, ada biro humas yang khusus mengarahkan pelayanan di bidang konsultasi komunikasi, ada yang melayani di bidang konsultasi manajemen dan lain-lain. Ada perbedaan yang tegas antara humas internal dan biro humas, yaitu pelayanan kepada pihak lain untuk biro humas adalah fleksibel tergantung kesepakatan antara biro humas dengan kliennya. Biasanya para klien yang datang ke biro humas sudah dalam kondisi “sakit”, maka pihak biro humas yang biasanya telah memiliki jaringan kerjasama dengan pihak-pihak lain yang cukup professional, akan menangani masalah kehumasan yang dihadapi klien-kliennya dengan professional juga.
D. Perencanaan Anggaran Kegiatan Kehumasan Mengetahui dalam dunia humas terdapat dua kelompok besar yaitu humas internal dan biro humas seperti yang telah saya sampaikan di atas, maka dalam penerapan perencanaan anggaran keuangan juga agak berbeda, disesuaikan dengan rencana pekerjaan.
60
ISSN 2085 - 2215 Kegiatan menjalankan dan mengontrol anggaran perlu memperhitungkan pendekatan atau persepsi manajemen umum terhadap pengeluaran untuk kegiatan-kegiatan humas. Maka penting untuk mengaitkan pengajuan anggaran dengan rencana-rencana kegiatan yang akan datang..
1. Anggaran humas internal Dalam pengajuan anggaran pada saat menjelang pergantian tahun, sebaiknya tetap berpijak pada pengajuan dan pemakaian riil dari anggaran tahun terakhir yang berjalan dan rencana kegiatan yang akan datang dengan berpijak pada prediksi kemungkinan situasi yang akan datang. Umumnya, departemen keuangan akan menerbitkan panduan yang mencakup hal-hal seperti factor inflasi standar yang dapat dimasukkan ke dalam perhitungan anggaran, atau target pengeluaran biaya yang harus dilakukan. Jika berharap dapat memperoleh lebih banyak uang dari yang dinyatakan dalam panduan, kepala bagian atau manajer departemen humas harus mempunyai argumen yang bagus. Saat menganggarkan biaya untuk staf dan pimpinan humas, perlu dicantumkan itemitem rinci seperti gaji, bonus, tunjangan, kendaraan, asuransi dan lain-lain termasuk pengeluaran tak terduga. Namun biasanya departemen keuangan memberi petunjuk rincian untuk hal ini.
Berikut contoh struktur anggaran depertemen humas pada tingkat korporasi 1. Gaji dan biaya karyawan a. gaji, honor staf honorer, tunjangan-tunjangan, honor pelayanan jasa b. asuransi-asuransi, c. pelatihan dan pengembangan profesional
61
ISSN 2085 - 2215 2. Biaya perjalanan a. uang saku b. biaya perjalanan, biaya taktis dalam perjalanan c. biaya komunikasi 3. Perlengkapan kantor, jasa a. pembelanjaan alat-alat tulis dan alat kantor b. biaya perawatan, antara lain: telepon, ac, komputer 4. program komunikasi financial a. laporan-laporan keuangan, b. rapat umum tahunan, kunjungan dan rapat pialang dan pemegang saham c. konsultasi komunikasi finansial 5. program hubungan dengan pemerintah a. kunjungan dan acara kontak, konsultasi hubungan dengan pemerintah b. jasa pemantauan 6. program komunikasi pemasaran a. literatur produk, iklan produk b. pameran, peluncuran produk, promosi penjualan c. audiovisual produk, 7. program komunikasi internal a. publikasi karyawan, penghargaan pada para karyawan b. konferensi pengarahan karyawan dan manajemen c. konsultasi komunikasi internal 8. program hubungan dengan masyarakat a. open day, dan kegiatan komunitas lainnya b. menjadi sponsor, membagi donasi
62
ISSN 2085 - 2215 9. kegiatan korporasi a. identitas korporasi, iklan b. brosur, literature lain Usahakan untuk menghindari memberi kejutan-kejutan yang tidak menyenangkan pimpinan manajemen. Bila mengajukan pengeluaran tak terduga untuk sebuah inisiatif baru, harus dipresentasikan rencana tersebut secara formal pada atasan dan tunjukkan adanya biaya tambahan. Usahakan persetujuan formal untuk tambahan anggaran ini dan pastikan mencatatnya pada suatu nota untuk sang manajer dan untuk departemen keuangan. Contoh alasan-alasan sah bagi pengeluaran tak terduga, antara lain: a. dampak peraturan baru b. peningkatan perpajakan c. krisis manajemen komunikasi d. komunikasi penarikan produk, program komunikasi di saat perusahaan memperoleh penghargaan e. perlindungan terhadap ancaman pengambilalihan Kontrol keuangan yang sangat teliti bisa jadi akan lebih meningkatkan reputasi pimpinan humas sebagai seorang manajer daripada ukuran kinerja lainnya.
Ada sepuluh tip utama untuk anggaran yang terpercaya: 1.
tunjukkan control keuangan yang luar biasa
2.
berikan perhatian yang besar tentang kepatuhan anggaran
3.
jangan lupakan barang modal
4.
miliki kewenangan yang tunggal dan jelas untuk setiap sumber biaya
5.
simpanlah salinan seluruh tagihan yang anda setujui,
63
ISSN 2085 - 2215 6.
jangan terima beban pembayaran yang tidak disetujui
7.
buatlah perkiraan pengeluaran secara konstan
8.
dapatkan penawaran yang kompetitif dari para pemasok secara teratur
9.
mintalah persetujuan tertulis untuk setiap perubahan anggaran
10. jangan beri kejutan anggaran yang tidak menyenangkan pada pimpinan Jadi perlu
ditetapkan prosedur-prosedur untuk menyusun dan mengontrol
anggran, berapapun besar atau kecilnya anggaran itu. Manajemen keuangan yang handal akan lebih dari sekedar melaksanakan serangkaian prosedur dan mengorganisasikan departemen humas sedemikian rupa, hingga dapat menghargai uang dengan bagus. Banyak uang disia-siakan dalam program pemberian sponsor. Memang salah satu tugas humas adalah menjadi penyandang dana bagi pihak lain atau menjadi sponsor. Sebaiknya bagian humas benar-benar menguji seluruh kegiatan pensponsoran untuk memastikan bahwa hal itu benar-benar ditargetkan pada khalayak yang penting dan memposisikan organisasi/perusahaan dalam cara dan acara yang tepat. Terkadang pula bagian humas terpaksa menjamu para tamu dengan biaya yang cukup “wah” karena kehendak dewan direksi/pemilik organisasi, di sini petugas bagian kehumasan
harus
mengimbanginya,
pintar-pintar perlu
mengatur dilakukan
anggaran.
Maka
penyegaran
terkadang terhadap
untuk acara
organisasi/perusahaan/korporasi dengan mencari ide-ide baru yang lebih segar dan murah. Mengerjakan hal sederhana dengan baik adalah filosofi yang berguna untuk menghemat banyak uang. Perlu memastikan ke para staf, bahwa pemaksimalan nilai uang adalah ukuran penting
bagi kinerja mereka. Beri pujian yang tinggi pada tim untuk setiap ide
penghematan biaya yang cemerlang.
64
ISSN 2085 - 2215 2. Anggaran biro humas Berbeda dengan humas internal, perencanaan anggaran biro humas agak sulit diprediksikan pada akhir pergantian tahun. Karena memang pekerjaan yang akan ditangani oleh biro humas tidak bisa dipastikan pada tiap akhir tahun untuk perrencanaan yang akan datang.. Hal ini tergantung dari pihak klien yang sangat berpengaruh terhadap konsep keuangan biro humas. Bisa jadi dalam satu tahun biro humas kebanjiran proyek karena banyak klien yang harus dilayani, terkadang hanya satu atau dua klien yang datang. Satu klien yang akan dilayanipun lama waktu pelayanan juga berbeda-beda tergantung dari kasusnya dan kesepakatan penanganannya dengan pihak klien. Maka isi beban anggaran apa saja yang akan dibutuhkan juga agak sulit diprediksikan dari awal, jadi biro humas juga membutuhkan kas atau modal uang yang tidak sedikit yang harus selalu ada, untuk cadangan bila sewaktu-waktu mendapatkan proyek kehumasan dari klien namun baru mendapat uang muka yang sedikit atau bahkan bisa jadi sama sekali belum menerima namun pekerjaan pelayanan harus segara dilaksanakan. Dan satu-satunya perbedaan yang substansial antara anggaran humas internal dengan anggaran biro humas, yaitu adanya komponen laba masuk dalam perencanaan anggarannya. Ketika biro humas menghitung tarif pembayarannya per jam atau per hari, biasanya ia menggabungkan pos pengeluaran umum utnuk upah dan gaji dengan biaya operasional dan laba, tapi estiminasi material dan beban lain-lain dipisahkan karena pos ini dibebankan tanpa keuntungan. Sumber penghasilan biro humas adalah juga jumlah jam kerja, maka ada yang meminta imbalan per hari. Biaya per jam untuk setiap praktisi, meski
65
ISSN 2085 - 2215 bernaung di bagay biro humas yang sama, bapi bisa bervariasi pendapatan mereka tergantung tingkat keahliannya Seperti juga pada humas internal, ada empat elemen yang pokok harus selalu ada, yaitu: a. tenaga kerja b. biaya kantor c. materi atau peralatan d. biaya lain-lain. Ad. a. pengeluaran untuk gaji atau honor tenaga kerja harus diperhitungkan semuanya hingga mendetil. Para professional atau praktisi yang akan terlibat dalam proyek harus diperhitungkan besar masing-masing dalam menerima gaji atau honornya dalam sebuah proyek yang akan mereka kerjakan. Karena biasanya penerimaan masing-masing tenaga yang bekerja terlibat dalam suatu proyek tidak sama dan biasanya mereka menerima dalam jumlah besar dikarenakan penerimaan pekerjaan mereka dituntut professional dan bersifat momental. Ad. b. biaya-biaya kantor yang dimaksud antara lain, sewa gedung,
biaya listrik,
asuransi, alat pendingin ruangan dan lain-lain Ad. c. kebutuhan-kebutuhan yang berupa peralatan kantor untuk jumlahnya juga tergantung dari lama dan jenis pelayanan. Pada suatu proyek mungkin dibutuhkan banyak sekali tinta printer dan CD atau flash disk, namun pada proyek lain, kebutuhan akan alat-alat tersebut sedikit sekali. Ad. d. kebutuhan-kebutuhan yang bersifat insidential, masuk dalam kelompok ini. Antara lain: ongkos perjalanan, sewa ruang hotel, ongkos menjamu tamu, biaya audio/audio visual, dekorasi dan lain sebagainya.
66
ISSN 2085 - 2215 E. perhitungan beban biaya .Berikut contoh anggran sebuah program humas. 12 acara pertemuan rapat
12 x n jam x Rp n
Rp
n
12 news release
12 x n jam x Rp n
Rp
n
Acara peresmian gedung baru
n jam x Rp n
Rp
n
Menyiapkan laporan dan pembukuan tahunan
n jam x Rp n
Rp
n
Triwulan
4 x n jam x Rp n
Rp
n
4 naskah feature
4 x n jam x Rp n
Rp
n
2 kaset wawancara untuk radio
2 x n jam x Rp n
Rp
n
n jam x Rp n
Rp
n
Menyunting dan merencang jurnal internal
Dana cadangan (10%)
------------Subtotal
Rp
nn
Perkiraan biaya material: News release
Rp
n
Pencetakan laporan tahunan
Rp
n
Pencetakan jurnal internal
Rp
n
Prangko dan alat tulis
Rp
n
Kaset perekam wawancara
Rp
n
Acara peresmian gedung baru
Rp
n
Dana cadangan (10%)
Rp
n
Biaya ekstra:
-----------Total
67
Rp
nn
ISSN 2085 - 2215 Analisis anggaran tersebut: a. acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dengan klien. Dimisalkan dalam akan berlangsung 12 kali pertemuan. b. 12 x n jam x Rp n adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-masing berlangsung selama n jam, dimana biayaper jamnya adalah Rp n. Jika tiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp 100.000,- maka total biaya pertemuan selama setahun: 12 x 3 jam x Rp 100.000,- = Rp 3.600.000,-. Selanjutnya
acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak
menyimpang dari batasan-batasan yang telah ditetapkan oleh anggaran tersebut. Namun demikina, Rp 100.000,- tidak bisa dianggap sebagi tarif standart untuk industri humas, karena jumlahnya bisa dua kali lebih besar. c. Beban kerja keseluruhan terdiri dari pembuatan berita (news release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasaia ndan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar yang baru milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, penulisan dan penerbitan empat buah artikel kolom iklan pada media massa terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui stasiun radio atau televise setempat. d. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Bila tarifnya adalah Rp 100.000,- per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp. 50.000.000,Tarif konsultan humas di London cenderung mahal dari pada di negara Eropa lainnya. Namun tarif di negara berkembang pada umumnya, relative masih murah. Di luar tarif ini, klien masih harus membayar berbagai ongkos pengdaan materi dan pengeluaran
68
ISSN 2085 - 2215 biaya ekstra lainnya. Sebagai angka perkiraan kasar, total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tentu saja angkanya bervariasi antara satu tempat dengan tempat lain. Banyak factor yang turut mempengarhi, misal tarif hotel, ongkos catering. Secara umum ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar adalah untuk jam kerja konsultan. e. Dana cadangan dalah sejumalah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai sebab, melebihi perkiraan semula. Ini sering terjadi karena factor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misal kenaikan haraga bahan. f. Berdasar taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan untuk menyetujui anggaran tersebut, membelanjakan lebih banyak atau lebih sedikit dana, melaksanakan program dalam anggaran yang telah disetujui, memperbesar atau
menurunkan anggaran. Pihak klien dan biro humas
saling
mengetahui permasalahan, apa yang harus dilakukan, program apa yang seharusnya dijalankan dan biro humas bertanggung-jawab untuk mampu melakukan fungsi humas dengan kondisi seperti itu.
69
ISSN 2085 - 2215 DAFTAR PUSTAKA Jefkins Frank, 2003, edisi V, Public Relations, Penerbit Erlangga, Jakarta
Beard Mike, 2004, Edisi III, Manajemen Departemen Public Relation, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Adisaputro Gunawan dkk, 2003, Anggaran Perusahaan, BPFE Yogyakarta, Yogyakarta.
70
