Notulen van de Algemene Ledenvergadering gehouden op 18 november 2013 in Zalencentrum “De Brug” Dunantstraat 1 te Reeuwijk Aanvang : 20.00 uur Aanwezig: 36 LEDEN Afwezig met bericht van verhindering: 6 LEDEN AGENDA: 1) opening De voorzitter opent de vergadering en meldt dat er een ingevoegd punt onder 5, naar aanleiding van een brief van mw. Hoogendoorn, die een paar dagen geleden is binnen gekomen bij het bestuur. Er zullen vandaag ook bestuursverkiezingen zijn : er is een vacature penningmeester en dhr. Bitter heeft, wegens een zeer ernstige ziekte, zijn bestuurszetel opgegeven. Hij is helaas niet in staat vanavond aanwezig te zijn. Naar aanleiding van de kandidatuur van dhr. v. d. Lubben, laat de voorzitter weten dat deze verkiezingen gevolgen kunnen hebben; de voorzitter zegt het moeilijk te vinden om in één bestuur te zitten met dhr. v.d. Lubben, omdat deze zich al twee keer eerder kandidaat stelde, maar zich dan terugtrok vanwege de kwestie Chouli de eerste keer en vanwege de omvang van het bestuur de tweede keer. De voorzitter laat weten dat hij zal aftreden als dhr. v.d. Lubben gekozen wordt als penningmeester en dat hij dit meteen bij aanvang van de vergadering wil mededelen, ook al vindt de verkiezing pas na de pauze plaats. De secretaris licht toe dat dit geen bestuursstandpunt is, maar de persoonlijke mening van de voorzitter. 2) in- en uitgaande post a) In: - brief van advocaat Chouli d.d. 27 augustus 2013 waarin een schadevergoeding van € 2750,euro wordt gevraagd voor spullen die hij op de tuin zou hebben gehad en niet zou hebben teruggekregen. Er is gevraagd om een reactie vóór 6 september 2013. - Een brief van dhr. Vergunst die reageert op een schrijven van de ATV over het slechte onderhoud van zijn tuin, van de buitenzijde ervan en over het feit dat er altijd problemen zijn met de data van zijn corvee. Dhr. Vergunst zegt in zijn brief dat hij: een drukke baan heeft, problemen heeft met zijn gezondheid en dat hij daarom meer begrip verwacht. Het Bestuur zegt hierop dat het de plicht is van ieder lid om zijn/ haar tuin schoon te houden, dat kan vaak met hulp van familieleden. In geval van echt ernstige ziekte kan ieder lid hulp vragen aan de vereniging. Wat betreft de corveediensten worden de mogelijkheden volgend jaar verruimd, zodat het voor een ieder mogelijk zal zijn om de verplichte corveediensten te doen op een tijdstip dat aangepast is aan ieders mogelijkheden. Er is ook altijd een passende taak te vinden. - een brief van C. Schouten waarin zij haar tuin opzegt per 1 jan. - een brief van Mw. Hoogendoorn die bij punt 5 aan de orde zal komen. - brief van enkele leden met voorstel borgsom in te voeren : zie punt 5a b) Uit: - Aangetekend antwoord aan advocaat van Chouli, waarin het bestuur de eis van dhr. Chouli tot een schadevergoeding van bijna € 3000,- afwijst om twee redenen: 1) de heer Chouli heeft alle gelegenheid gehad om zijn spullen tijdig weg te halen. 2) De bedragen die worden opgevoerd door de advocaat missen iedere grond en bewijs. Tot het moment van de vergadering is geen reactie ontvangen.
* een aantal brieven aan leden die een of meerdere corveediensten gemist hebben. In deze brieven wordt vooral de nadruk gelegd op het feit dat het onderhoud van het complex een gezamenlijke taak is van alle leden en dat niet aangekondigde afwezigheid bij een corveedienst zorgt voor problemen in de planning en de uitvoering van de corveetaken. Dit is juist voor de mensen die wel aanwezig zijn vervelend, want die krijgen eigenlijk te veel werk voorgeschoteld. Doordat het onderhoud van het complex voor een groot deel in eigen beheer gebeurt, met name tijdens de corveediensten, blijven de kosten beperkt en dat is in het belang van alle leden. * een aantal brieven aan leden wier tuin slecht onderhouden is ( peildatum 1 oktober) Al deze brieven liggen hier ter inzage. 3) Mededelingen van het Bestuur geen 4) verslag van de vorige ALV . zie bijlage 1 Dit verslag is in eerste instantie nog opgesteld door de vorige secretaris, dhr. Baardman. Wijzigingen/ aanvullingen: - Op pag 2: onder kascontrole, bij benoeming kascontrolelid: staat de naam dhr. Verhoeven; dit moet zijn dhr. G. v.d Hoeven . - dhr. Baardman vraagt waarom naast zijn naam ook de namen van de andere bestuursleden onder dit verslag staan. De secretaris legt uit dat op verzoek van dhr. Faay en dhr. Lamers de tekst van het originele verslag ( dat voor belangstellenden ter inzage aanwezig is) is aangepast om de leesbaarheid te bevorderen. Dit is gebeurd in een bestuursvergadering. Wel moet in het exemplaar dat de leden nu hebben de naam van dhr. Faay worden toegevoegd. Diens naam staat wel onder het exemplaar voor het archief. Dhr. Baardman laat weten dat hij niet begrijpt waar de aanpassingen voor nodig waren. Met inachtneming van de voorgestelde wijziging op pag. 2. worden de notulen vastgesteld en goedgekeurd met dank aan de oude en aan de nieuwe secretaris. 5) a)Voorstel voor het invoeren van een borgsom . zie bijlage 2 Dhr. Hoetjes krijgt als eerste de gelegenheid om zijn vragen te stellen: 1) er staat brief van enkele leden, maar er staat slechts 1 naam onder. Hoe zit dit? 2) Hoe staat het bestuur tegenover dit voorstel? 3) Welk probleem wordt nu eigenlijk opgelost door dit voorstel? Via de voorzitter krijgt dhr. v.d. Hoeven het woord. Dit voorstel komt van hem, is een paar jaar geleden in het bestuur besproken en daarna ingebracht op een ALV. Toen was er geen belangstelling. Nu wordt het idee blijkbaar weer voorgelegd. Het idee van dhr. v.d. Hoeven is om een commissie in te stellen die een en ander gaat uitwerken en voorleggen, mits er belangstelling is voor het uitgangspunt. De voorzitter geeft aan dat het naar de mening van het bestuur een ingewikkeld systeem is, met veel haken en ogen. Er zijn inderdaad tuinen die slecht worden opgeleverd en waar kosten gemaakt moeten worden om rommel op te ruimen, grond aan te vullen enz. De vereniging probeert de kosten hiervan te verhalen op de (ex)-leden in kwestie, maar dat loopt wel moeizaam. Een van de leden wijst op het feit dat een borgsom wel eens een te hoge drempel kan zijn in deze economisch moeilijke tijden. Verschillende leden benadrukken de noodzaak om de huurders van vuile tuinen dichter op de huid te zitten. De voorzitter geeft aan dat dit nu al gebeurt. Er wordt ook gevraagd waarom bij tuinen die vrij komen vaak tegels e.d. worden verwijderd; waarom? De voorzitter geeft nieuwe tuinen uit en vraagt altijd om de “infrastructuur”over te nemen, in overleg met de oude huurder. er worden dus geen stenen e.d. meer verwijderd. Er volgt een stemming over de vraag : willen de leden een commissie de een systeem van borgsommen gaat onderzoeken? 13 leden stemmen voor en 19 stemmen tegen. Dit plan gaat dus de ijskast in.
b) Voorstel van het Bestuur om nieuwe leden een proeftijd van een jaar te geven . dhr. Roggeveen merkt op dat onze vereniging andere mogelijkheden kent om leden die hun tuin slecht bijhouden bij te sturen, in uiterste gevallen hebben we al de mogelijkheid voor royement, en is geen voorstander van dit idee. Dhr. Wijker is voorstander van een proeftijd van 2 jaar; bij twijfel kan een lid een 2e proefjaar krijgen. Dhr. Hoetjes merkt op dat nieuwe leden investeren in hun nieuwe tuin en dat je dus moet wijzen op het risico dat de investering verloren gaat. Hij onderschrijft de mening van dhr. Roggeveen. Mw. Rozendaal stelt voor dat nieuwe leden de mogelijkheid krijgen om begeleid te worden door een ervaren tuinier. In een ALV zouden nieuwe leden voorgesteld kunnen worden en de mogelijkheid kunnen krijgen om een “begeleider “te krijgen als vraagbaak voor de eerste periode. Verschillende leden geven aan dit een leuk plan te vinden en stellen zich beschikbaar als tuinbuddy. c) Nieuw: voorstel van: beveiliging van de toegang De brief van Mw. Hoogendoorn wordt voorgelezen; zij vraagt om een afsluitbaar hek bij de toegang. De secretaris vraagt naar het doel van het hek? Veiligheid? Anti-inbraak? Schade? Er zijn meerdere mogelijkheden : je kunt ook denken aan webcam voor de beveiliging? Als er een hek komt moet je ook bedenken dat sleutels heel duur zijn en een zwakke schakel.Dhr. Hoetjes wijst erop dat deze discussie al eerder uitgebreid is gevoerd envraagt zich af wat de reden is op dit weer terug te halen. Er volgt een stemming over de vraag: voor of tegen de plaatsing van een afsluitbaar hek? Voor: 9 stemmen Tegen: ruime meerderheid 6 - Begroting 2014 : zie bijlage 4 ( toelichting door de voorzitter) De voorzitter vraagt om reacties: Dhr. Koolmees laat weten dat hij blij is met deze simpele eenvoudige, ook voor hem leesbare begroting. De voorzitter licht nog toe dat de brug naar de winkel en blokhut nodig vervangen moet worden. Dhr. Koolmees vraagt om rekening te houden met het feit dat er zware ladingen over de brug gaan. Er komt nog een vraag naar het schilderen van de blokhut: waarom is dit niet door eigen vrijwilligers gedaan? De voorzitter legt uit dat er 2 redenen hiervoor waren: 1) er zijn ook delen vervangen 2) het was moeilijk om genoeg vrijwilligers te vinden. Er is gekozen voor een schildersbedrijf Een lid vraagt waarom er minder geld is uitgetrokken voor een evenement. De voorzitter legt uit dat de kosten van de borrel/ gluren bij de buren zo laag waren, doordat veel leden zorgen voor lekkere hapjes, dat de begroting wat lager kon. De voorzitter vraagt de presentielijst te tekenen en zaadlijst op te halen tijdens de Pauze 7)Commissie Heggen/ Afwatering : verslag van de bevindingen A) heggen) Namens de Commissie neemt dhr. v.d. Lubben het woord. Voor wat betreft de heggen was het uitgangspunt waarmee de commissie op verzoek van de leden is ontstaan het behoud van de heggen langs het middenpad en de centrale parkeerplaats.
De commissie heeft na inventarisatie van de problemen en na overleg met de groenadviseur een aktieplan opgesteld waarbij, na voorbereidend werk door de groenadviseur een algemene werkdag voor de heggen is gemaakt, waarvoor vrijwilligers zijn gezocht. Er was een grote bereidheid om te komen helpen. Er is onkruid verwijderd, aarde aangebracht en meststof. Half augustus is wederom een groep vrijwilligers aan de slag gegaan om te snoeien. Er zijn wat sterke lange takken opgebonden aan stokken. Deze zullen later dit jaar als stek gebruikt gaan worden op plaatsen waar nog gaten zitten in de heg. Namens de groenadviseur gaat een verzoek uit aan alle leden met een tuin bij de heg om regelmatig onkruid te verwijderen, te schoffelen om de grond los te maken, vooral bij nat weer en als er zwaar verkeer over het pad is gegaan ( er moet zuurstof bij de wortels kunnen komen), grond aan te vullen en af en toe wat voedingsstoffen te geven. De echte bemesting wordt via de Vereniging gedaan. Verder geen tegels leggen tot vlak aan de heg en geen spullen tegen of in de heg opbergen. Deze adviezen staan op papier en zijn voor een ieder beschikbaar. Dhr. Uittenbroek vult aan dat de heggen 2x per jaar gesnoeid worden ( juni en aug, afhankelijk van het weer). Ook voor de ze klus zijn steeds vrijwilligers nodig, o.a. om de snoeimachines te bedienen, maar ook om op te ruimen en af te voeren. De secretaris laat weten dat na verloop van een aantal maanden de website in eigen beheer zal zijn en dat daarmee oproepen voor extra activiteiten en andere bekendmakingen veel sneller op de site kunnen staan. Als er belangrijk nieuws is zal er een mailtje uitgaan om te waarschuwen en komt er een mededeling op het bord. Voor mensen afhankelijk zijn van de post blijft deze mogelijkheid ook nog bestaan. B) afwatering. De Commissie heeft onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de afwatering van de tuinen te verbeteren. In het kort gezegd is de conclusie dat er geen mogelijkheid is om voor het hele complex een afdoende oplossing te maken; Dhr. Adriaanse bepleit al jaren een dergelijk systeem. De meerderheid van de commissie is van mening dat een drainagesysteem voor het hele complex financieel en op praktische gronden niet haalbaar is. Wel is het naar de mening van de commissie mogelijk om met een groep van 6 tuinen steeds aan de slag te gaan en een gezamenlijk systeem van afwatering te maken met een put, buizen en greppels die zorgen voor een beter transport van het oppervlaktewater. Er zijn al een aantal plaatsen op de tuin waar een dergelijk systeem werkt. Belangstellenden kunnen informatie inwinnen o.a. bij Jan Koolmees of bij Ruud Lambregts. 8)) Verslag van Groencommissie ( heggen en onderhoud) Dhr. UYIttenbroek heeft alles al gezegd bij punt 6a 9)Verkiezingen bestuursleden: vacatures : penningmeester en dhr. Bitter heeft zijn bestuurszetel teruggegeven, i.v.m. persoonlijke omstandigheden. Kandidaten konden zich melden tot de aanvang van de vergadering. Dhr. v.d. Lubben heeft zich kandidaat gesteld voor de functie van penningmeester. De voorzitter heeft aan het begin van de vergadering al uitgelegd wat het gevolg zal zijn van de evt. verkiezing van dhr. vd. Lubben en stelt voor meteen een stemming te houden. Enkele leden merken nog op dat een stem vóór de kandidaat-penningmeester niet gezien moet worden als een stem tegen de voorzitter. Dhr. Faay deelt stembriefjes uit. De voorzitter verzoekt de heren Kulik en Roggeveen de briefjes op te halen en in de zaal de stemmen te tellen. Omdat er slechts 1 kandidaat is kan een ieder volstaan met de vermelding van : vóór dan wel tegen. Een paar aanwezigen verzoeken de voorzitter nogmaals uit te leggen wat diens standpunt is en wat het gevolg al zijn van het kiezen van dhr. v.d. Lubben als bestuurslid. De voorzitter herhaalt wat hij aan het begin van de vergadering heeft gezegd. Daarna volgt een verzoek aan dhr. v.d. Lubben uit te leggen waarom hij zijn kandidatuur 2 maal eerder introk. Laatstgenoemde legt uit dat hij indertijd vond dat zijn lidmaatschap van de “Commissie Chouli” niet paste bij een evt. bestuursfunctie. Die commissie is inmiddels opgeheven. De vorige keer trok hij zich terug n.a.v. de gebeurtenissen rond de kascommissie. En in mindere
mate vanwege de omvang van het bestuur. Tenslotte wijst hij op het feit dat hij kandidaat is voor een bestuursfunctie en niet voor het voorzitterschap; de voorzitter wordt immers door de ALV in die functie gekozen en voor die functie heeft dhr. v.d. Lubben geen belangstelling. Na nog wat discussies wordt besloten dat de enige manier om hier uit te komen een stemming is, waarbij een ieder weet wat er speelt. De stemmen worden in het openbaar geteld. De uitslag is: 19 voor en 17 tegen en 1 onthouding De voorzitter concludeert dat dhr. v.d. Lubben dus in het bestuur gekozen is. De voorzitter zal hierdoor aftreden na deze vergadering. De secretaris laat weten dat er tijdens deze vergadering nog een aanmelding is gekomen van een kandidaat-bestuurslid. Het gaat om Koos van Duuren, bekend van de corveediensten en van zijn sigaar! Volgens de statuten moest hij zich melden vóór aanvang van de vergadering en daarom kan zijn kandidatuur pas in stemming worden genomen op de eerstvolgende ALV. 9)Afwezigheid bij corvee en evt. maatregelen Als mensen afwezig zijn bij een corvee en ze hebben zich niet afgemeld, krijgen ze binnen 10 dagen een telefoontje, e-mail of brief . Het bestuur hoopt dat deze werkwijze op den duur zal resulteren in een betere bezettingsgraad van de corveediensten en vooral van een betere melding van verhindering en daarbij behorende alternatieve datum. Voor de nieuwe corveerooster zal op verzoek van een flink aantal leden een aantal zaterdagen niet worden opgenomen ( paaszaterdag, hemelvaart, pinksteren) en voor het eerst wordt de periode van de grote vakantie gewoon opgenomen, om te voorkomen dat er een te lange periode van stilstand is, die daarna niet meer ingelopen kan worden. 10)Rondvraag -Dhr. Roggeveen bedankt de voorzitter voor het vele werk dat hij in lange jaren heeft verricht. Dit wordt onderstreept door algemeen applaus. De voorzitter bedankt voor het vertrouwen dat hij heeft gekregen en ondervonden. -Dhr. Koolmees vraagt naar vervanging voor het kapotte glas voor de plattebak van de winkel. Het oude glas is inmiddels verwijderd, maar het nieuwe moet er nog in om de bakken straks weer beschikbaar te hebben. -Dhr. Uittenbroek vraagt naar drainagemateriaal voor leden; De voorzitter zegt: als er belangstelling is zou de winkel dit in zijn assortiment kunnen opnemen. Verder merkt hij op dat er veel te hard wordt gereden op het pad. -De secretaris vertelt dat zij inmiddels 2x op bezoek is geweest bij dhr. Bitter en dat zij ook namens leden en bestuur een mooie bos bloemen heeft gegeven. Piet vindt het erg dat hij er vanavond niet kan zijn en is heel nieuwsgierig. Zij zal hem op korte termijn informeren. Hij heeft laten weten dat hij het erg zou waarderen als er een herinnering aan hem blijft op het complex. -Mw. den Braber heeft nog kortingskaarten voor een groene beurs in Apeldoorn. 11)Afsluiting De voorzitter bedankt nogmaals voor het vertrouwen en zegt dat hij een en ander zal afhandelen met de blijvende bestuursleden en bedankt alle aanwezigen. Gemaakt te Gouda, december 2013-maart 2014 Marianne Lambregts. Deze notulen zijn vastgesteld in de vergadering van mei 2014
