Notulen LEDENVERGADERING 2014 Datum: Locatie: Aanwezig:
vrijdag 14 februari 2014, om 20.00 uur Tenniskantine D’n Bonkerd J. Ansems-Maas, C. Ansems, R. van Asten, G. Bartels, C. Blanken, A. Coomans, J.Gudden, W. Hommes, H. Maas, M. Ramselaar, R.Romeijn / M.Romeijn, J. Soetens, M. Spruit, M. Trommelen, P. Verbaant, T. Verbaant, M.Ziggenhorn, Afwezig (M.K.): B.Bartels, G. Claassen, G. van Hout, M. de Vries, Diana van de Ven 1. Opening 2. Goedkeuring notulen
Notulen Ledenvergadering 1 februari 2013 Goedgekeurd, zonder opmerkingen. Notulen Leden vergadering 31 mei 2013 Matty Zigenhorn staat vermeld als afwezig, maar was aanwezig. Verder geen opmerkingen
3. Bestuursmededelingen De voorzitter doet het woord: -
Ledenaantal Per 1-1-2013: 22 junioren, 163 senioren = totaal 185 leden Per 1-1-2014: 12 junioren, 160 senioren = totaal 172 leden Aantal opzeggingen: 14 senioren en 8 junioren Aantal nieuwe leden: 7 senior en 2 junioren.
-
Vrijwilligers en commissieleden: Het afgelopen jaar hebben weer vele vrijwilligers en commissieleden zich ingezet voor onze vereniging. Namens het bestuur worden door de voorzitter alle vrijwilligers en commissieleden bedanken voor hun inzet het afgelopen jaar.
-
Steunpilarenavond: De voorzitter deelt mede dat alle vrijwilligers, die het afgelopen jaar een bijdrage hebben geleverd aan TV Vessem, zijn uitgenodigd voor de steunpilarenavond op 29 maart. Middels deze avond wil de club hen bedanken voor hun steun.
-
Accommodatie beleid: De voorzitter laat weten dat de gemeente heeft besloten de vergoedingen voor het baanonderhoud te verlagen van €415,- naar €312,-. Om dit te effectueren heeft de gemeente een nieuwe huurcontract opgestuurd. TV Vessem heeft dit nieuwe huurcontract om de volgende redenen nog niet getekend: - Het is een contract voor bepaalde tijd (2014-2017) terwijl het huidige contract voor onbepaalde tijd is. Deze termijn lijkt gekoppeld te zijn aan de duur van het nieuwe accommodatie beleid. - In het contract is een paragraaf opgenomen over gedwongen verhuizing. TV Vessem heeft fors geïnvesteerd in de huidige accommodatie en accepteert geen gedwongen verhuizing. Zeker niet in het licht van eerdere discussies met de gemeente over de
korfbalaccommodatie en toezeggingen van het vrijkomen van renovatiegelden in 2022 voor de basisaccommodatie. Als TV Vessem het contract niet tijdig zou ondertekenen, heeft de gemeente aangegeven het huidige contract op te willen zeggen. De Voorzitter geeft aan verder te onderhandelen met de gemeente over de voorwaarden van het huurcontract om tot een oplossing te komen die ook de Tennisvereniging past.
4. Verbouwing kantine De voorzitter geeft de aanwezigen nogmaals inzicht in het doorlopen offerte trajecten t.a.v. de verbouwing. De verschillende offerte fases worden toegelicht welke uiteindelijk hebben geleid tot de volgende geaccordeerde budgets in de speciale ALV van 31 mei 2013:
Fase 1: € 23.500 Dit budget betrof de bouw van de overkapping, dubbelglas kantine, schuifdeur naar terras, vervangen garagedeur korfbal door geïsoleerde wand, deur voor tractor aan zijkant clubhuis en doorbraak van kantine naar garage.
Fase 2: € 23.500 Dit budget betrof de renovatie van de kantine waarin meegenomen is: een nieuwe bar met koof, buitenbanken, barkrukken, vloer, professionele horecabanken voor binnen, verlichting en schilderwerk
Financiële stand van zaken Fase 1: De voorzitter geeft middels een door hem bijgehouden Excel overzicht inzicht in de kosten, waaruit blijkt dat het toegekende ALV budget voor fase 1 met €3.255 Euro is overschreden. Deze overschrijding is veroorzaakt door: o €1078,- => Grote deur voor tractor was niet voorzien in ALV besluit o €1760,- => meerwerk (tweede en derde kolom, vervanging plaat deur, graven poeren, slopen muur, afvoer puin) o € 520,15 => lampen in overkapping waren niet voorzien Financiële stand van zaken Fase 2: Voor fase 2 is tot op heden €2.911,57 minder uitgegeven dan het goedgekeurde ALV budget. Dit komt omdat enerzijds nog niet alle uitgaven zijn gedaan en anderzijds omdat er t.a.v. de begrote uitgaven een besparing is gerealiseerd van €1.457,45. In de volgende zaken moet nog geïnvesteerd worden: o Kussens buitenbanken o 2x spot kantine, o TL-lamp garage o Verplaatsen dimmers o En mogelijk nieuwe gangverlichting? Eindsituatie: In onderstaande tabel wordt de financiële eindsituatie weergegeven voor het totale project (fase 1 en fase 2). Volgens het excel overzicht van de voorzitter (bouwcommissie) is er €393 meer uitgegeven dan het geaccordeerde budget. De administratie van de penningmeester laat een overschrijding zien van €1403, maar daarbij dient opgemerkt te worden dat in deze administratie ook reguliere onderhoudszaken zijn opgenomen die formeel niet ten laste van het project komen.
De voorzitter merkt op dat het een zeer geslaagd project is geweest waarbij er uiteindelijk veel meer is gerealiseerd dan vooraf voorzien. Hij spreekt zijn dank en waardering uit voor alle vrijwilligers die hieraan hun bijdrage geleverd hebben. Namens de aanwezigen in de ALV dankt Janny Gudden de voorzitter voor zijn bijdrage in de bouwcommissie.
Tot slot meldt de voorzitter dat de balans geëindigd is op €55,614 wat hoger is dan de in de ALV geschatte €53.537,-.
5. Rekening en verantwoording door de penningmeester De voorzitter licht de uitgaven en inkomsten van 2013 toe. Geen opmerkingen. Ook de balans van 2013 wordt gepresenteerd en besproken. De vereniging staat er financieel gezond voor. De financiële resultaten worden zonder opmerkingen goedgekeurd door de ALV. De voorzitter bedankt Marty en Joke (die ondersteund heeft) voor hun bijdrage. 6. Verslag Kascommissie / Benoeming nieuw Kascommissie Vorig jaar hebben Margot Romeijn en Bart Bartels zich als vrijwilliger aangemeld voor de kascommissie. De voorzitter heeft een verklaring van de kascommissie ontvangen waarin zij de financiële administratie van 2013 goedkeuren. De penningmeester, ondersteund door Marty Trommelen, wordt bedankt voor de correcte financiële administratie. De kascommissie voor 2014 wordt gevormd door Bart Bartels en Cora Blanken. 7. Jeugdcommissie Maria Gargiulo is gestopt met haar activiteiten voor de jeugdcommissie vanwege het feit dat ook haar kinderen met tennis zijn gestopt. Er is op dit moment dus geen bezetting meer van de jeugdcommissie. Er zijn geen nieuwe kandidaten voor de jeugdcommissie. Tot op heden had het bestuur een beleid op aanwas van nieuwe jeugdleden. Schooltennis was hier een onderdeel van. Helaas is gebleken dat nieuw geworven leden al snel de club weer verlaten vanwege drukke programma’s. De gedane investeringen renderen dus niet. Ook ontbreekt het aan tennissende ouders met kinderen die overdag (bijv. woensdagmiddag) tijd hebben de kinderen te vermaken naast de reguliere tennislessen Het afgelopen jaar is er ook overleg geweest met Sportivity Service (Sander van Asten en Mick Devile) over de situatie bij de jeugd. Dit heeft nog niet tot concrete initiatieven voor de jeugd geleid. Wel heeft Sportivity Service de thematrainingen gelanceerd met als doel het nemen van lessen laagdrempeliger te maken.
8. Technische Commissie Zoals bekend was er het afgelopen jaar geen formele bezetting van de TC. Het bestuur was blij met het aanbod van Bart Bartels om de coördinatie van zowel de interne competitie als Knegselsem op zich te nemen. Het laatste is een maandelijks event waarbij de leden van de tennisverenigingen van Wintelre, Knegsel en Vessem op dinsdagavond tegen elkaar tennissen op één van de tennisparken van genoemde dorpen. Ook het initiatief van Hans Maas en Toon van Helvoort om het tennisvoetbal toernooi te organiseren wordt zeer gewaardeerd. Dit toernooi was een succes en Hans Maas meldt in de vergadering dat het dit jaar weer georganiseerd zal worden. Daarnaast is er nog het TKGE (Tenniskampioenschappen Eersel) waaraan onze leden kunnen deelnemen. De voorzitter geeft aan dat de focus van het bestuur het afgelopen jaar op de verbouwing van de accommodatie lag. Een gezellige, sfeervolle accommodatie is volgens het bestuur een randvoorwaarde voor behoud/groei van leden en dus continuïteit van de club. Nu de accommodatie weer op orde is, gaat het bestuur zich richten op activiteiten voor de seniorleden samen met de nieuwe bestuursleden.
9. Wijzigingen in Horecawet De voorzitter geeft aan op 31 mei een brief van de gemeente ontvangen te hebben mbt de nieuwe Horecawet, welke is ingegaan op 1/1/2013. De voornaamste wijzigingen in de Horecawet betreffen, naast de verhoging van de leeftijdsgrens van 16 naar 18 jaar onderstaande artikels Artikel 2.34a: Schenktijden Artikel 2.34b: Bijeenkomsten para commerciële rechtspersonen Artikel 2.34c: Verbod op happy hours Artikel 2.34d: Prijsacties detailhandel De gemeente geeft in de communicatie aan dat met het reguleren van de schenktijden van de para commerciële horeca kan worden bewerkstelligd dat het verstrekken van alcoholhoudende druk een nevenactiviteit van de vereniging blijft naast de primaire activiteiten van recreatieve, sportieve, sociaal culturele, levensbeschouwelijke of godsdienstige aard……. Op 17 juni is er een bijeenkomst geweest op het gemeentehuis waarbij de verenigingen hun commentaar hebben kunnen leveren op de wijzigingen, die nog in de APV (Algemeen Plaatselijke Verordeningen) moesten worden opgenomen. Op 18 november ontvingen we een brief van de gemeente waarin het onderstaande raadsvoorstel werd aangekondigd m.b.t artikel 2.34a, de schenktijden •
•
Para commerciële rechtspersonen die zich richten op activiteiten van sportieve aar verstrekken uitsluitend alcoholhoudende drank op: • A. maandag tot en met vrijdag na 17:00 uur en tot 23.00 uur • B. zaterdag na 15:00 uur en tot 21:00 uur • C. zondag na 12.00 uur en tot 21.00 uur Voor zover er verenigings- of wedstrijdactiviteiten plaatsvinden die eindigen tijdens de laatste één uur voor het verlopen of na afloop van de in dat lid genoemde schenktijden, is het deze para commerciële rechtspersonen toegestaan, in aanvulling op de schenktijden genoemd in dat lid, alcoholhoudende drank te verstrekken tot één uur na beëindiging van deze activiteiten met een maximum eindtijd van 01.00
Op 19 december heeft de raad echter besloten de maximale eindtijd van 01.00 uur na activiteiten te schrappen daar deze paragraaf volgens de meerderheid van de raad niet te handhaven is. De stemverhoudingen waren als volgt:
Voor schrappen max. eindtijd 01.00 uur: Kernbeleid (2), VVD (3), PvdA (3) => 8 Tegen schrappen max. eindtijd 01.00 uur: VWK (2), CDA (5) => 7
Hierdoor is de max. eindtijd op 23.00 uur komen te staan. Daar deze maximale eindtijd van 23.00 uur grote consequenties heeft voor de activiteiten op de tennisverenigingen, hebben deze zich verenigd en een brief geschreven aan de raad met het verzoek dit voorstel aan te passen. Op 3 februari 2014 is er een bijeenkomst geweest op tennisvereniging Duizel waarbij de voorzitter, namens alle tennisverenigingen, een presentatie heeft gegeven om de raadsleden te attenderen op de negatieve impact van de nieuwe schenktijden. De raadsleden gaven aan ook met de voetbalverenigingen te gaan praten. Op maandag 17 februari is er een vervolg overleg gepland.
10. Vaststelling contributie 2014 en overige bedragen Vanwege de gezonde financiële positie van de club is er geen aanleiding om de contributie te verhogen. De volgende bedragen worden door de vergadering vastgesteld: - Senioren: 80 € - Junioren: 40 € (geboren 1997 en later) - Echtparen: 155 € - Gezinstarief : 235 € - Inschrijfgeld: 5 € - Administratieve boete: 5 € Opgemerkt wordt dat er nog steeds gespaard moet worden voor toekomstige vervanging van kunstgrasbanen en toekomstige investeringen in accommodatie en onderhoud 11. Vaststelling begroting 2014 De voorzitter ligt de begroting voor 2014 toe. Opvallende wijzigingen t.o.v. 2013 zijn: o Telefoonkosten liggen aanzienlijk lager omdat de vaste lijn is opgezegd. Er ligt nu een prepaid telefoontje (aanwezigheid telefoon is wettelijk verplicht) o Er is 750 Euro begroot voor een training sociale hygiëne voor twee leden ivm de nieuwe Horecawet. M.Zigenhorn meldt dat hier subsidie voor aangevraagd kan worden. o De clinic was vorig jaar een groot succes en wordt daarom weer begroot o In tegenstelling tot vorig jaar is een bedrag opgenomen voor de steunpilarenavond om zo alle vrijwilligers te bedanken voor hun bijdrage. De begroting wordt door de ALV zonder verdere opmerkingen goedgekeurd.
12. Verkiezing bestuursleden Huidige bestuursleden: Miel Ramselaar (Voorzitter), Cora Blanken (Ledenadministratie) Joke Soetens-Mijs (Penningmeester) Aftredend en niet herkiesbaar: Kandidaat bestuursleden: Bart Bartels, Marc Spruit Na het uitsturen van de convocatie van de ledenvergadering, zijn de heren Bart Bartels en Marc Spruit benaderd voor een bestuursfunctie. Beide heren hebben zich bereid verklaard zitting te nemen in het bestuur. Conform statuten zijn de heren schriftelijk bij de secretaris aangemeld met minimaal 5 handtekeningen van overige leden. De voorzitter legt de kandidatuur van beide heren voor aan de ALV. Er zijn geen bezwaren. De voorzitter verwelkomt dan ook de Marc en Bart als nieuw bestuurslid van TV Vessem.
13. Vaststelling Parkreglement Geen aanpassingen
14. Aanpassing en vaststelling huishoudelijk reglement Er zijn geen aanpassingen op het huishoudelijk reglement. Bestuursreglement Alcohol in Sportkantines: Voor de Horecavergunning moet elke vereniging in het bezit zijn van een Bestuursreglement Alcohol in Sportkantines. Ook Vessem heeft sinds 2008 zo’n reglement. De voorzitter licht toe dat het Bestuursreglement Alcohol in Sportkantines geüpdate moet worden a.g.v. de nieuwe Horecawet. Voornaamste wijzigingen zijn dat de leeftijdsgrens is opgetrokken van 16 naar 18 jaar en de gewijzigde schenktijden dienen te worden opgenomen in het reglement. Ook is een paragraaf toegevoegd m.b.t. de instructie verantwoord alcohol schenken (IVA). Elke barvrijwilliger moet een IVA-certificaat hebben. Dit certificaat kan behaald worden middels de training/test op de website van het NOC NSF. (www.nocnsf.nl/iva ) Het nieuwe bestuursreglement Alcohol in Sportkantines wordt zonder verdere opmerkingen in de ALV goedgekeurd.
15. Rondvraag -
-
Ria van Asten: Overweegt de club nog te investeren in nieuwe publieksbanken. De voorzitter antwoord dat dit momenteel geen prioriteit heeft. Enkele aanwezigen zijn van mening dat de buitenbanken onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. Het bestuur zal dit verifiëren. De voorzitter geeft aan dat de gemeente momenteel fors aan het bezuinigen en twijfelt of men bereid is een dergelijk verzoek te honoreren. Ab Coomans: De verwarming functioneert niet goed en hij doet daarom de suggestie de huidige thermostaat te vervangen door een thermostaat met buiten temperatuurmeter. Ook zijn er problemen met het warmwater. De voorzitter geeft aan de gemeente te benaderen voor onderhoud van de verwarmingsketel en nader onderzoek naar de huidige problemen.
16. Sluiting De Voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en bijdrage. Hij nodigt hen voor een drankje uit en sluit de vergadering.
