Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging Rijnsche Hout Datum: Plaats: Aanwezig: Afwezig (met kennisgeving): Notulist:
vrijdag 28 oktober 2011 Utrecht, Restaurant de Hoge Weide, ontvangst om 19.30 uur het bestuur: Karin kramer (voorzitter), Erwin Mom (penningmeester), Nanette Palmer (algemeen lid), Tessa Verhaegh (algemeen lid) en circa 16 leden Eric Jan Kuners of Koenders (secretaris) Tessa Verhaegh
Deze notulen zijn aanvullend op de presentatie die tijdens de vergadering toegelicht is. Agenda: 1. Opening 2. Bestuurswisseling 3. Terugblik 2011 4. Vooruitblik 2012 5. Begroting en exploitatie 2011 6. Stemmingen 7. Website 8. Commissies 9. Inventarisatie gebreken 10. Rondvraag en afsluiting 1. Opening Karin opent om 19. 33 uur de vergadering en heet iedereen welkom. Ze licht kort de agenda toe. 2. Bestuurswisseling Het bestuur is gewijzigd van samenstelling: Katy Praet, Geke Bloksma en Robin Langerak nemen afscheid. Ze worden door Karin bedankt en de aanwezige ex-bestuursleden krijgen een attentie. Nieuwe bestuursleden zijn Erwin Mom, Nanette Palmer en Tessa Verhaegh. De rolverdeling is als volgt: • Karin: voorzitter • Eric Jan: secretaris • Erwin: penningmeester • Nanette: algemeen bestuurslid • Tessa: algemeen bestuurslid
3. Terugblik 2011 Kort worden de belangrijkste wapenfeiten van het afgelopen jaar besproken. 1. De vereniging telt 76 leden. Er waren geen spontane opzeggingen, wel royementen omdat de contributie na een aantal herinneringen niet betaald werd. 2. Vorig jaar hebben we 1 bak met strooizout gehad bij wijze van proef. De proef was succesvol, wat heeft geleid tot maar liefst 4 bakken voor deze winter (zie agendapunt 4). 3. Het afgelopen jaar zijn twee speeltuintjes ingericht: aan de Agaatvlindersingel eerste hofje aan brandweerzijde en aan de Hermelijnvlinderdijk. De gemeente erkent dat de inrichting aan de Hermelijnvlinderdijk karig is, maar geeft aan nu niet meer budget te hebben om uit te breiden. In 2012 kunnen we wel opnieuw een aanvraag uit het leefbaarheidsbudget doen. Er komen wel pleinplakkers (grote gekleurde stickers om te spelen en voor meer kleur) en plantenbakken op de Hermelijnvlinderdijk. 4. De vereniging heeft de klachten omtrent het schilderwerk van veel leden geëscaleerd naar Bouwfonds en hierover contact gehad met de Vereniging Eigen Huis. De werkzaamheden zijn inmiddels een tijdje geleden gestart. Aan de Kolibrievlinder waren ze klaar, maar daar zijn de schilders weer terug, omdat de kwaliteit van het werk onvoldoende was. Onno Stofberg licht toe welke werkzaamheden worden verricht en wat niet goed is gegaan. De verf laat blazen zien en is er kleurverschil zichtbaar (hier helpt schoonmaken tegen). Onno geeft aan dat ze niet overal bij kunnen met het uitfrezen en is bezorgd dat dit in de toekomst tot lekkages gaat leiden. Slokker geeft aan dat dat niet het geval is. Slokker heeft Onno een schriftelijke bevestiging toegezegd van de kwaliteit van het werk en een garantieverklaring voor de werkzaamheden. Er wordt gesproken over wat we kunnen doen als het herstel niet voldoende is. Afgesproken wordt dat afgewacht wordt in hoeverre ze garantie geven en dat we dan beoordelen of dat voldoende is. 5. Dit jaar zijn alle GFT-bakken in de hofjes weggehaald. Met de gemeente is overleg gevoerd over vervangende bakken (voor papier, extra restafval, plastic). Dit heeft helaas maar geleid tot 1 extra papierbak in het midden van de wijk. 6. De vereniging heeft het jaar afgesloten met circa € 5.500 eigen vermogen. Er is over 2010 nog geen jaarverslag opgeleverd. De achtergrond hiervan wordt later in dit verslag toegelicht. Voor een impressie van de activiteiten in het afgelopen jaar verwijzen we naar de presentatie (te vinden op de website). 4. Vooruitblik 2012 Zie de presentatie voor het overzicht van geplande activiteiten. Opmerkingen: • De strooizoutbakken werken met een code. Degene die gaat strooien krijgt de code en kan de bak openen. We zoeken vrijwilligers voor het strooien, meerdere per brug. Tijdens de ALV noteren we de volgende vrijwilligers: Geke Bloksma, Matthijs Ziepzeerder en Onno Stofberg. We gaan nog meer vrijwilligers zoeken. • Het bestuur gaat bezien of het niet handiger is de ALV in het 1e kwartaal van het jaar te plannen i.p.v. in het 4e kwartaal. Dan kunnen we meteen de financiële afsluiting van het jaar ervoor meenemen. • Voor de oplevering heeft het bestuur onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor een keurmerk veilig wonen. Toen werd gesteld dat we minimaal 2 jaar in onze woningen moesten wonen. Nu die periode voorbij is, verzoeken de leden ons opnieuw de mogelijkheden te onderzoeken.
• •
Kunnen we tijdens plantjesdag ook vaste planten planten in de boomspiegels?En/of bloembollen? We geven dit mee aan het Greenteam. Kunnen we de Nederland Schoondag van maart opnieuw combineren met de plantjesdag? We geven dit mee aan het Greenteam.
5. Begroting en exploitatie 2011 Voor de exploitatie t/m oktober 2011 wordt verwezen naar het document in de bijlage. Karin licht toe waarom de kosten voor de Kamer van Koophandel vele malen hoger zijn dan begroot. Toen we als bestuur met de vereniging begonnen een aantal jaar geleden, woonden we allemaal uiteraard nog op een ander adres. De factuur voor de KvK ging toen naar een voormalig adres buiten de wijk. Bij de verhuizing hebben we wel adreswijzigingen doorgegeven aan de KvK, maar daar echter nooit een bevestiging van ontvangen. Vervolgens is de KvK facturen blijven sturen naar het oude adres, toen een betalingsherinnering en toen een aanmaning. Pas toen er eind 2010 beslag werd gelegd op de rekening, is bij het bestuur duidelijk geworden wat er aan de hand was. Natuurlijk hebben we direct contact opgenomen met de KvK en de zaken in orde gemaakt, maar het financiële leed was helaas al geleden. We kunnen het helaas niet mooier maken dan het is, het was een kostbare leerschool… Voor de rest van de begroting liggen we redelijk op koers als we de kosten vergelijken met de begroting. 6. Stemmingen Er staan 4 stemmingen op de agenda. De statuten laten niet toe dat we tijdens de ALV stemmen. We bespreken de stemmingen en zullen achteraf de stemmingen voorleggen aan alle leden via e-mail. 1. Aanpassing van de statuten: om een aantal redenen maken de huidige statuten het bestuur het al een tijdje lastig: • Ledenvertegenwoordiging bij de ALV en wijze van stemmingen is nu te omslachtig: voorstel is o.m. om stemming door de ALV mogelijk te maken, ongeacht het aantal aanwezige leden. Wie niet aanwezig is of niet gemachtigd heeft, ziet af van zijn stemrecht; • Voordracht van het bestuur is te omslachtig; • Uitschrijving van niet-betalende leden kan vereenvoudigd worden (zonder aangetekend schrijven); • Contributie inning kost het bestuur elk jaar veel werk, we hebben een voorkeur voor automatische incasso. Voor aanpassing van de statuten moeten we naar de notaris, waarvoor de kosten circa € 460 bedragen. Alle aanwezige leden stemmen voor. 2.
Verhoging contributie: door de contributie te verhogen naar € 15 per jaar per lid, zijn de vaste kosten in de begroting de komende jaren meer gedekt, krijgen we een meer stabiele begroting en hoeven we minder in te teren op het eigen vermogen. Daar tegenover staat een lagere eigen bijdrage voor deelname aan het wijkfeest. Er volgt een discussie. Het bedrag van € 15 is het probleem niet, wel dat het bestuur dit voorstelt na slechts 1 jaar met een lage contributie van € 5. Voorstel is komend jaar vast te houden aan het bedrag van € 5, meer in te teren op het eigen vermogen en ervaring op te doen met de kosten van meer vaste
activiteiten die nu gepland staan. Dan kunnen we voor 2013 opnieuw bekijken hoe hoog de contributie moet zijn. De aanwezige leden stemmen tegen het voorstel voor de contributieverhoging. 3.
Automatische incasso van de contributie: het innen van de contributie kost het bestuur elk jaar veel werk (van november t/m mei). Automatische incasso van de contributie is zowel voor het bestuur als voor de leden makkelijker. De incasso kan altijd binnen 56 dagen ongedaan gemaakt worden als een lid het niet met de incasso eens is. Als een lid liever afziet van incasso, kan dat, maar dan betaalt hij € 0,50 extra voor administratiekosten. Vraag is waarom we niet € 1 extra vragen om incasso te stimuleren. Het bestuur zal dit in beraad nemen. De incasso zal naar verwachting per jaar circa € 18 bedragen aan bankkosten. Alle aanwezige leden stemmen voor. 4. Begroting 2012: doordat de contributieverhoging is afgewezen, moet de begroting worden aangepast. De andere voorgestelde kostenposten op de begroting leveren geen discussie op. 7. Website We hebben sinds een tijdje een nieuwe en professionele website met een nieuwe url: www.rijnschehout.com. Karin licht de inhoud en achtergrond van de site a.d.h.v. enkele scherm. De leden geven aan dat het handig zou zijn als er automatisch een bericht komt als er iets nieuws op staat. Mogelijk kunnen we een RSS-feed toepassen. Het bestuur zal dit onderzoeken. 8. Commissies • Van het Greenteam is niemand aanwezig. Het bestuur heeft bij hen nog de vraag uitstaan wat hun plannen zijn voor 2012. • Een kascontrolecommissie is verplicht om het jaarverslag goed te keuren. Daar hebben we niemand meer voor. We noteren twee nieuwe vrijwilligers: Dennis de Jong en Jelmar Kolsteren. Erwin zal met hen een afspraak maken voor goedkeuring van het jaarverslag 2010. 9. Inventarisatie gebreken Door het bestuur is een uitvraag gedaan onder de leden welke gebreken zij nu nog steeds constateren. Karin licht toe wat dit heeft opgeleverd (zie presentatie). Het is belangrijk dat een lid zelf zijn gebreken aangeeft bij Bouwfonds. Tip: let goed let op de ontvangst van brieven dat klachten zijn afgehandeld en check of dit inderdaad zo is. Er gaat nogal eens wat tijd overheen voordat een klacht als afgehandeld wordt gemeld. De leden geven aan dat het niet nodig is dat het bestuur met de lijst naar Bouwfonds gaat. Er staan geen problemen op met eenzelfde oorzaak zoals bij het schilderwerk. 10. Rondvraag en afsluiting Normaliter verzoekt het bestuur de leden nu om de contributie voor 2012 over te maken voor het eind van het jaar. We wachten eerst de stemming over de automatische incasso af en gaan dan incasseren. Het verzoek is nu nog geen contributie over te maken, anders betaal je twee keer.
Vragen en opmerkingen: • Vorig jaar waren er pepernoten en strooigoed te kort bij het Sinterklaasfeest. We zullen er bij de inkoop opletten. • Hans van de Berg vraagt of het bestuur contact heeft met de gemeente over de woonomgeving, Park Groot Zandveld e.d. In het verleden deed Katy dat. We zullen bekijken wie dit kan overnemen. • Robin Langerak vraagt of we de wijkagent een keer uitnodigen. Dit stond inderdaad al lang op ons wensenlijstje, maar was niet mogelijk omdat we geen wijkagent hadden. Die is er nu wel, dus we zullen dit opnieuw agenderen. Karin sluit de vergadering om 21.02 uur. Actielijst Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Actie Wachten op brief van A3 Hoogland dat kwaliteit van de werkzaamheden voldoende is en dat ze garantie geven op het resultaat. Daarna inventariseren wat leden ervan vinden. Aanvragen keurmerk veilig wonen Vaste planten, bloembollen, Nederland Schoon combineren met plantjesdag Wijkagent uitnodigen voor ALV e Bezien of we ALV niet beter in 1 kwartaal kunnen plannen Vaststellen van extra administratiekosten bij handmatige inning van contributie Voorleggen van stemmingen via e-mail Onderzoeken of een RSS-feed mogelijk is voor het automatisch versturen van berichten als er nieuwe inhoud op de site staat Afspraak nieuwe kascontrolecommissie voor jaarverslag 2010 Opnieuw bestuurslid aanwijzen voor contacten met gemeente inzake woonomgeving
Wie Bestuur Bestuur Greenteam Bestuur Bestuur Bestuur Bestuur Penningmeester Bestuur
