Notulen 01 juni 2012 Algemene ledenvergadering Vereniging Rijnsche Hout
Plaats: Aanwezig: Notulist:
Agaatvlindersingel 36 het bestuur: Karin Kramer (voorzitter), Erwin Mom (penningmeester), Alphons Peters (algemeen lid), Tessa Verhaegh (algemeen lid), Eric Jan Kuners of Koenders (secretaris) en 6 leden Eric Jan
Deze notulen zijn aanvullend op de presentatie die tijdens de vergadering toegelicht is. Agenda: 1. Opening 2. Bestuurswisseling 3. Activiteiten 2012 4. Begroting & exploitatie 2011 5. Begroting 2012 (stemming) 6. Wijzigingen statuten en huishoudelijk reglement (stemming) 7. Wijkfeest (Brainstorm) 8. Rondvraag en afsluiting
1. Opening Karin opent om 20.00 uur de vergadering en heet iedereen welkom. Ze licht kort de agenda toe. 2. Bestuurswisseling Het bestuur is gewijzigd van samenstelling: Nanette Palmer heeft het stokje van algemeen bestuurslid overgedragen aan Alphons Peters. De rolverdeling binnen het bestuur is verder ongewijzigd: • Karin: voorzitter • Eric Jan: secretaris • Erwin: penningmeester • Alphons: algemeen bestuursmid • Tessa: algemeen bestuurslid De vereniging telt momenteel 73 leden, drie minder dan in oktober 2011. 3. Activiteiten 2012 De activiteiten van het lopende jaar worden kort toegelicht en besproken.. 1. Op 12 februari werd spontaan een winterborrel gehouden op het natuurijs. De opkomst was goed en met zelfmeegebrachte zaken als chocomel, gluhwein, erwtensoep en andere versnaperingen hebben we enkele gezellige uurtjes doorgebracht. 2. 30 maart was het tijd voor de paasworkshop. Onder genot van een drankje en hapje, werden mooie creaties gemaakt ter versiering van de paastafel. 3. Dit jaar is er voor de eerste keer een activiteit georganiseerd op Koninginnedag. Er waren nog niet veel stands op de vrijmarkt, maar zoals ook in andere wijken is gebleken, heeft zoiets een aanloop nodig. Er zijn ongeveer 20 bezoekers geweest. We denken dat de beperkte opkomst te wijten is aan a. Te late bekendmaking en b. Onbekendheid bij de bewoners dat er een activiteit wordt georganiseerd. Een bewoonster van de Beeldhouwersdijk werd erg enthousiast van de initiatieven en heeft gevraagd of zij met enkele buren (het betreft ongveer 7 woningen) lid mocht worden van onze vereniging. (hierover later meer) We concluderen dat het een goed begin is en we zullen dit initiatief verder vorm geven, volgend jaar, o.a. door de mogelijkheid te bekijken of we ons kunnen aansluiten bij een oranje vereniging. 4. Het Greenteam heeft haar activiteiten een vervolg gegeven en heeft op 28 mei een grote actie uitgerold. Alle boomspiegels in onze wijk zijn voorzien van vaste beplanting en de waterkant is voorzien van vlinderstuiken. Er hebben in totaal ongeeveer 40 volwassenen en kinderen geholpen bij dit initiatief. Een uitgebreid verslag van het Greenteam is te lezen op onze website. 5. Vanavond is er de algemene ledenvergadering. Het bestuur heeft besloten deze jaarlijkse vergadering te verzetten naar deze periode, omdat dan het vorige boekjaar is afgesloten. a. Een van de leden vraagt of het mogelijk is de ALV te combineren met een activiteit om zodoende meer leden naar de ALV te trekken. Hierover is echter al eerder gesproken en hiertoe is niet besloten, omdat de opkomst tot dusver boven gemiddeld is geweest en de ALV immers altijd wordt afgesloten met een gezellige borrel voor de aanwezigen. b. Er wordt ook gevraagd of het wijzigen van de periode van de ALV tot gevolg heeft dat er meer of minder bezoekers zijn. Feit is dat dit de minst druk bezochte ALV is tot dusver. Dit kan de volgende reden hebben: Tijdstip van aankondiging vrij laat, andere periode in het jaar, maar ook is de vereniging in een nieuwe fase van haar bestaan gekomen, van een kopersvereniging naar een
bewonersvereniging, waardoor de onderwerpen vaak wat luchtiger zijn. Uit ervaring weten we dat ALV’s van bv. sportverenigingen met veel meer leden ook nauwelijks bezocht worden. Hierin zijn we geen uitzondering. c. Er wordt geopperd of er kan worden gekeken naar het collectief inkopen van schilderwerk, omdat het verstandig wordt geacht volgend jaar het schilderwerk buiten aan te pakken. Het bestuur maakt hier een aktiepunt van en zal de leden hierover binnenkort benaderen. d. Dan volgt nog een voorstel om te onderzoeken of het rendabel kan zijn om collectief zonnepanelen in te kopen. De meningen over het rendement en het visuele aspect lopen enigzins uiteen, maar toch wordt besloten een peiling te houden onder de leden. Bij voldoende interesse kan een werkgroep worden gevormd om dit verder te onderzoeken. 6. 23 juni a.s. is er een wijnproverij. Er hebben zich voldoende mensen opgegeven om tegen een kleine vergoeding en onder leiding van een professioneel vinoloog te proeven van diverse wijnen. 7. De 24e juni is de spelletjesdag gepland voor de kinderen uit onze buurt. Overigens biedt deze middag ook voldoende vertier voor volwassenen (borrel achteraf!). Hulp bij organisatie en begeleiding zijn welkom. 8. In september zal op een nader te bepalen datum een workshop cupcakes versieren worden georganiseerd. Inschrijving kan nog via de activiteiten commissie. 9. Op de burendag, 22 september zal weer het wijkfeest worden gehouden. 10. Ook dit jaar zal op 31 oktober weer aandacht worden gegeven aan halloween. We hebben gemerkt dat de animo hiervoor jaarlijks toeneemt en mensen steeds meer werk maken van verkleedpartijen en versieringen rond het huis. Meedoen is eenvoudig; laat gewoon je buitenlamp AAN. 11. Rond november zal weer contact opgenomen worden met de gemeente om onze bruggen te voorzien van bakken met strooizout, opdat we allemaal weer veilig over de bruggen kunnen gaan tijdens de winterdagen. 12. Dit jaar zal, op verzoek van bewoners, ook Sint Maarten aandacht krijgen vanuit de vereniging. Meedoen werkt net zo eenvoudig als met halloween. Indien je de buitenlamp AAN hebt, mogen kinderen aanbellen. 13. Afhankelijk van de agenda van de pieten, hopen we in november weer een leuke pietenrondgang te mogen organiseren voor de kleintjes uit onze wijk. 14. In december sluiten we het jaar af met een kerstworkshop, i.s.m. tuincentrum Intratuin. Een van de aanwezigen merkt op dat het aantal activiteiten aan het einde van het jaar wellicht wat veel is. De activiteiten zijn echter vrij voor deelname, dus eenieder bepaalt aan welke activiteit hij/zij wel of niet meedoet. Bovendien richten we ons op verschillende doelgroepen, voor ieder wat wils. Het bestuur vraagt aan de aanwezigen of er verder nog op- of aanmerkingen zijn t.a.v. de activiteiten. Deze zijn er niet. 4. Begroting en exploitatie 2011 Cijfers zijn terug te vinden in de presentatie. • Bij de inkomsten valt op dat er meer subsidie is ontvangen dan was begroot. • De uitgaven van het wijkfeest vielen hoger uit dan begroot, door grotere aanpak dan voorgaande wijkfeesten. • Ten slotte valt het bedrag op dat te maken heeft met teruggaaf van de beslaglegging op de rekening van de vereniging. Er is een kascontrole commissie, bestaande uit Jelmar en Dennis. Deze hebben binnenkort een afspraak met Erwin om de boeken te controleren. 5. Begroting 2012 Cijfers zijn terug te vinden in de presentatie.
• • • •
We teren €1100,- in op het eigen vermogen, afhankelijk van de hoogte van de subsidies, zoals in vorige ALV a.d.h.v. stemming is besloten. Eigen vermogen is momenteel ongeveer €3700,Benno oppert om o.b.v. de jaarlijkse begroting, één jaar reserve aan te houden voor onvoorziene uitgaven. De rest van de aanwezigen stemmen in. De begroting wordt door de vergadering akkoord bevonden. Een van de leden heeft reeds per mail akkoord gegeven op de voorgestelde begroting. Daarmee is de begroting aangenomen.
6. Wijziging statuten en huishoudelijk reglement Tijdens voorgaande ALV is ingestemd om de statuten en het huishoudelijk reglement te wijzigen. Op de voorgestelde wijzigingen wordt één opmerking gemaakt door de ALV. Voorgesteld wordt om de beschrijving voor het innen van de contributie meer algemeen te maken in de statuten en dit verder te specificeren in het huishoudelijk reglement. Hiermee wordt voorkomen dat de statuten opnieuw moeten worden aangepast, indien wordt afgestapt van automatische incasso. Verder wordt nog opgemerkt dat het wellicht verstandig is de nummering van de artikelen in de statuten en het huishoudelijk reglement te handhaven, opdat in de toekomst geen verwarring kan ontstaan wanneer in een document wordt verwezen naar een artikel. Het bestuur zal dit voorstel afstemmen met de notaris. De overige voorgestelde wijzigingen, zoals reeds voorafgaand aan de ALV gecommuniceerd worden akkoord bevonden. Twee leden hebben reeds per mail aangegeven akkord te gaan met de wijzigingen. Tijdens de vergadering wordt nog een vraag gesteld over mogelijke toetreding van andere straten tot de vereniging. Dit kwam ter sprake tijdens de Koninginnedag, zoals bij agendapunt 4 al gemeld. Er volgt een discussie, waarbij men het eens is om andere straten toe te laten onder voorwaarden. Het doel van de vereniging om belangen te behartigen geldt voor de drie straten, Agaatvlindersingel, Kolibrievlinder en Hermelijnvlinderdijk, andere straten mogen meedoen op het gebied van bevordering van de sociale cohesie. Een voorstel voor de op te nemen tekst zal worden uitgewerkt door Alphons. Het definitieve voorstel voor wijziging van statuten en huishoudelijk regelement wordt per mail aan de leden voorgelegd ter akkordering. 7. Wijkfeest (brainstorm) Zaterdag 22 september is het weer landelijke burendag en dag van het straatfeest in Leidsche Rijn. Op deze dag organiseren we ons jaarlijkse wijkfeest. Thema zal deze keer “Rijnsche Hout goes American” zijn. Tijdens een brainstorm worden al veel leuke ideeën opgedaan. • Festiviteiten opdelen in twee delen (’s middags voor de kinderen, ’s avonds voor de volwassenen) • Festiviteiten/activiteiten op meerdere locaties in de wijk. • Rock ‘n’ roll, Elvis, country and western, Vegas, glamour, promnight, etc, etc Vrijwilligers kunnen zich aanmelden via het bekende emailadres
[email protected] 8. Rondvraag en afsluiting • Robin: Er is een bijeenkomst geweest van politie en wijkbureau waar werd gesproken over aandacht voor keurmerk veilig wonen. Dit item staat reeds op de aktielijst van het bestuur. Tessa pakt het op. • Karin geeft een tip dat je op de website van de gemeente een formulier kunt invullen, waarin je aangeeft wanneer je met vakantie bent. Wijkopzichters brengen dan regelmatig een bezoek aan je woning om te controleren dat alles in orde is. Zie hier de link naar de website van de gemeente: http://www.utrecht.nl/smartsite.dws?id=312619
• • • •
•
Benno informeert naar terugkoppeling op het schilderwerk. Tessa geeft aan dat er een ander schildersbedrijf wordt gezocht om het werk af te ronden. Er wordt kort gesproken over het melden van gebreken en misstanden. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de bewoner om misstanden en gebreken zelf aan te melden bij Slokker. Karin stelt voor om in 2013 het schilderwerk preventief aan te pakken. Het bestuur zal een inventarisatie houden onder de leden. Doel: geschikt schildersbedrijf vinden en voorzien in collectieve inkoop. Benno stelt voor eveneens een inventarisatie te doen van geinteresseerden in zonnepanelen. Ook al zijn de meningen op de ALV enigzins verdeeld, wordt besloten dat het geen kwaad kan om haalbaarheid en rendement te onderzoeken, mits er voldoende geinteresseerden zijn. Benno informeert ten slotte naar de status van de website. Hij vraagt of alle energie en tijd die er in zijn gestoken rendabel blijken. Het bestuur heeft geen inzicht in bezoekersaantallen, dus daarmee kan dit niet worden gemeten. Wel zijn er meer aanmeldingen voor activiteiten, maar het is niet zeker of dit door de nieuwe website komt. Het bestuur legt uit dat het gebruik maakt van diverse media, zoals Twitter, Facebook, website, email en posters om haar leden te bereiken. Het doel is om zoveel mogelijk mensen te bereiken en te enthousiasmeren voor activiteiten. Karin sluit de vergadering om 22.30 uur waarna nog gezellig wordt nageborreld.
