ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK PADA BIRO SUMBER DAYA MANUSIA DAN ORGANISASI (SDMO) BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)
Muhammad Yudhi Setiadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Putri Arrita Pratiwi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Fransiska Budi Handayani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian ini adalah membuat tata naskah dinas elektronik pada Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan sistem informasi. Hasil yang dicapai adalah sebuah aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang bisa membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada, seperti mengurangi penumpukan dokumen yang terjadi di tempat penyimpanan, memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan, dan sebagainya. Simpulan dari pembuatan skripsi ini adalah aplikasi TNDE yang dirancang telah dapat menyajikan informasi-informasi seputar kegiatan tata naskah dinas yang lebih lengkap. Adapun saran yang diajukan sehubungan pembuatan skripsi ini adalah
memperluas ruang lingkup penerapan aplikasi TNDE, karena pada saat ini penerapan aplikasi TNDE hanya digunakan pada Biro SDMO BPPT saja.
Kata Kunci : Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO), dan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
1. Pendahuluan
Pemerintahan yang baik telah menjadi sebuah komitmen dalam pengelolaan administrasi pemerintahan antar instansi dan sudah sangat mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur pemerintah sesuai dengan tuntutan masyarakat. Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, selanjutnya disingkat BPPT, adalah Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi. BPPT memiliki banyak biro. Salah satu biro di dalam BPPT adalah Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Biro SDMO BPPT menerima surat maupun dokumen lebih dari 100 buah setiap harinya. Karena sistem kerja yang dilakukan masih secara manual, surat dan dokumen yang demikian banyak, menyebabkan terjadinya penumpukan di ruang penyimpanan yang terbatas. Dalam hal pencarian surat atau dokumen yang dibutuhkan pun akan memakan waktu cukup lama. Begitu juga bila ada surat yang harus segera dikonfirmasi atasan, namun sang atasan tersebut tidak ada di tempat, pegawainya pun harus menunggu sampai atasan tersebut ada di tempat untuk mengirimkan surat dan mendapat konfirmasi.
Sistem informasi berbasis web merupakan sebuah solusi untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di Biro SDMO BPPT. Karena sistem berbasis web mudah untuk diakses melalui sebuah jaringan dan browser. Sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun oleh pengguna sisem tersebut serta dapat mendukung penyajian informasi yang lebih mudah sehingga pengambilan keputusan lebih cepat dan tepat.
2. Metodologi
Dalam penulisan skripsi ini, permasalahan dibatasi pada pembangunan aplikasi tata naskah dinas elektronik komunikasi internal Biro SDMO BPPT. Komunikasi internal yang dimaksud adalah : 1. Komunikasi internal agenda surat masuk 2. Komunikasi internal agenda disposisi 3. Komunikasi internal agenda laporan Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut : •
Perancangan
•
Implementasi
•
Evaluasi
2.1 Perancangan
Keterangan alur surat masuk adalah sebagai berikut : a. Surat masuk diterima oleh Bagian Tata Usaha b. Staf Tata Usaha melakukan pencatatan data agenda surat masuk dan penyimpanan fisik surat dengan melakukan pemindaian dokumen. Pemindaian dokumen merupakan hal yang bersifat opsional. Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk salinan naskah elektronik, pemindaian dokumen tidak diperlukan. c. Data agenda surat masuk tersimpan dalam pangkal data yang terpusat (tidak tersimpan di komputer lokal pengguna). d. Pengguna tujuan surat dapat melihat data surat masuk yang ditujukan kepadanya untuk diperiksa isi detail surat masuk tersebut. e. Apabila surat tersebut salah alamat, terdapat fasilitas khusus untuk mengembalikan ke Bagian Tata Usaha agar dilakukan penyesuaian. f. Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk tersebut dengan membuat disposisi. Alur selanjutnya akan mengikuti alur kerja disposisi.
g. Apabila diperlukan, pengguna tujuan surat dapat melakukan penanganan secara langsung.
Keterangan alur kerja disposisi adalah sebagai berikut : a. Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau disposisi lanjutan. Pembuat disposisi merupakan pengguna tujuan surat yang menerima surat masuk pertama kali atau penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan. b. Bentuk disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan kepada pengguna penerima disposisi. Data disposisi yang telah diisikan akan tersimpan dalam pangkal data yang terpusat. Secara otomatis, sistem melengkapi disposisi ini dengan dokumen lampiran berupa agenda surat masuk yang juga dapat dilihat isinya oleh pengguna penerima disposisi. c. Pengguna penerima disposisi dapat melihat secara langsung isi perintah disposisi melalui aplikasi TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). d. Penerima disposisi harus membuat laporan disposisi untuk atasan.
e. Laporan disposisi yang dibuat berisi keterangan singkat pelaksanaan disposisi dan konsep surat apabila diperlukan. f. Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi lanjutan kepada bawahannya.
2.2 Implementasi Untuk pengoperasian sistem ini, hal pertama yang harus dilakukan dari sisi client maupun server adalah membuka aplikasi web server XAMPP, klik start pada modules apache dan mysql. Setalah itu, buka aplikasi web browser yang tersedia seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox, lalu masukkan alamat web pada aplikasi browser tersebut, dan halaman login akan muncul pertama kali pada layar pengguna. Apabila pengguna melakukan login sebagai Admin, maka akan muncul halaman home untuk Admin, yang menampilkan menu pengguna, dokumen, pegawai, log, dan logout. Dalam menu pengguna, Admin dapat mengakses fitur-fitur : tambah pengguna (bila ada pengguna baru, Admin dapat menambahkannya ke dalam database), update pengguna (bila ada data dari pengguna yang berubah, Admin dapat mengubahnya, dan secara otomatis perubahan data akan disimpan dalam database), delete pengguna (bila ada pengguna yang sudah tidak aktif lagi, Admin dapat menghapusnya dari database), dan search pengguna (mencari pengguna yang ingin dicari). Dalam menu dokumen, Admin dapat mengakses fitur-fitur : tambah dokumen (bila ada dokumen baru, Admin dapat menambahkannya ke dalam database), melihat dokumen masuk (bila ada dokumen masuk, Admin dapat melihatnya), update dokumen (bila ada data dari dokumen yang berubah, Admin dapat mengubahnya, dan secara otomatis perubahan data akan disimpan dalam database), delete dokumen (untuk
menghapus dokumen yang sudah tidak diperlukan), dan search dokumen (mencari dokumen yang ingin dicari). Dalam menu pegawai, Admin dapat mengakses fitur-fitur : tambah pegawai (bila ada pegawai baru, Admin dapat menambahkannya ke dalam database), update pegawai (bila ada data dari pegawai yang berubah, Admin dapat mengubahnya, dan secara otomatis perubahan data akan disimpan dalam database), delete pegawai (bila ada pegawai yang sudah tidak aktif lagi, Admin dapat menghapusnya dari database), dan search pegawai (mencari pegawai yang ingin dicari). Dalam menu log, Admin dapat melihat histori kegiatan yang dilakukan oleh user. Apabila pengguna melakukan login sebagai Sekretaris, maka akan muncul halaman home untuk Sekretaris, yang menampilkan menu dokumen, profile, dan logout. Dalam menu dokumen, Sekretaris dapat mengakses fitur-fitur : tambah dokumen (bila ada dokumen baru, Sekretaris dapat menambahkannya ke dalam database), melihat dokumen masuk (bila ada dokumen masuk, Sekretaris dapat melihatnya), update dokumen (bila ada data dari dokumen yang berubah, Sekretaris dapat mengubahnya, dan secara otomatis perubahan data akan disimpan dalam database), delete dokumen (untuk menghapus dokumen yang sudah tidak diperlukan), dan search dokumen (mencari dokumen yang ingin dicari). Dalam menu profile, Sekretaris dapat melihat data pribadinya dan juga dapat mengubah password.
Apabila pengguna melakukan login sebagai Kabiro, maka akan muncul halaman home untuk Kabiro, yang menampilkan menu dokumen, disposisi, laporan, profile, dan logout. Dalam halaman home, ada pemberitahuan berapa banyak dokumen masuk yang belum dibaca, dokumen masuk yang belum didisposisi, dan laporan masuk yang belum dibaca. Dalam menu dokumen, Kabiro dapat mengakses fitur-fitur : melihat daftar semua dokumen masuk (Bila ada dokumen masuk yang belum dibaca, sistem menandainya dengan background berwarna putih. Bila ada dokumen masuk yang belum didisposisi, sistem menandainya dengan background berwarna hijau. Bila ada dokumen masuk yang sudah dibaca dan didisposisi, sistem menandainya dengan background berwarna abu-abu), disposisi dokumen (bila ada data dari dokumen yang harus didisposisi, Kabiro dapat melakukan disposisi dengan mengklik icon aksi di daftar dokumen masuk), dan search dokumen (mencari dokumen yang ingin dicari). Dalam menu disposisi, Kabiro dapat mengakses fitur-fitur : melihat daftar semua disposisi keluar, melihat dokumen yang didisposisi, dan search disposisi. Dalam menu laporan,
Kabiro dapat mengakses fitur-fitur : melihat daftar semua laporan
masuk, melihat isi laporan, dan search laporan masuk. Dalam menu profile, Kabiro dapat melihat data pribadinya dan juga mengubah password. Apabila pengguna melakukan login sebagai Kabag dan Kasubag, maka akan muncul halaman home untuk Kabag dan Kasubag, yang menampilkan menu disposisi, laporan, profile, dan logout.
Dalam halaman home, ada pemberitahuan berapa banyak disposisi masuk yang belum dibaca, disposisi masuk yang belum dilaporkan, dan laporan masuk yang belum dibaca. Dalam menu disposisi, Kabag dan Kasubag dapat mengakses fitur-fitur : melihat daftar semua disposisi masuk (Bila ada disposisi masuk yang belum dibaca, sistem menandainya dengan background berwarna putih. Bila ada disposisi masuk yang belum dilaporkan, sistem menandainya dengan background berwarna hijau. Bila ada disposisi masuk yang sudah dibaca dan dilaporkan, sistem menandainya dengan background berwarna abu-abu), melihat dokumen yang didisposisi, membuat disposisi dengan mengklik icon buat disposisi di daftar semua disposisi masuk, membuat laporan dengan mengklik icon buat laporan di daftar semua disposisi masuk, dan search disposisi. Dalam menu laporan,
Kabag dan Kasubag dapat mengakses fitur-fitur :
melihat daftar semua laporan masuk, melihat daftar semua laporan masuk yang belum dibaca, melihat daftar semua laporan masuk yang sudah dibaca, melihat daftar semua laporan keluar, melihat isi laporan, dan search laporan masuk. Dalam menu profile, Kabag dan Kasubag dapat melihat data pribadinya dan juga mengubah password.
2.3 Evaluasi Untuk mengetahui tanggapan dari pengguna tentang aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang sudah dibuat, maka dibagikan kuesioner kepada 30 Staf Biro Sumber Daya dan Organisasi (SDMO) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Berikut ini hasil yang didapatkan dari penyebaran kuesioner :
•
Menurut Anda apakah tampilan dari aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sudah memuaskan? Hasil : sebanyak 0 orang atau 0% merasa sangat memuaskan, sebanyak 21 orang atau 70% merasa memuaskan, sebanyak 9 orang atau 30% merasa kurang memuaskan dan sebanyak 0 orang atau 0% merasa tidak memuaskan dengan tampilan yang disajikan di dalam aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini.
•
Bagaimana kelengkapan fitur-fitur dari aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)? Hasil : sebanyak 0 orang atau 0% menjawab sangat lengkap, sebanyak 26 orang atau 87% merasa cukup lengkap, sebanyak 4 orang atau 13% merasa kurang lengkap dan 0 orang atau 0% merasa tidak lengkap dengan fitur-fitur dari aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini.
•
Apakah Anda Setuju bahwa aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sudah sesuai dengan kebutuhan? Hasil : sebanyak 5 orang atau 16% merasa sangat setuju, sebanyak 17 orang atau 55% merasa setuju, sebanyak 9 orang atau 29% merasa kurang setuju, dan 0 orang atau 0% merasa tidak setuju bahwa aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini sudah sesuai dengan kebutuhan.
•
Menurut Anda apakah aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) mudah digunakan? Hasil : sebanyak 1 orang atau 3% merasa sangat mudah, sebanyak 27 orang atau 90% merasa cukup mudah, sebanyak 2 orang atau 7% merasa kurang mudah dan
sebanyak 0 orang atau 0% merasa sulit dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini mudah digunakan. •
Apakah segala aktivitas yang berhubungan dengan tata naskah dinas sudah terdapat lengkap pada aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)? Hasil : sebanyak 0 orang atau 0% merasa sangat lengkap, 20 orang atau 77% merasa cukup lengkap, sebanyak 7 orang atau 23% merasa kurang lengkap, dan sebanyak 0 orang atau 0% merasa tidak lengkap dengan kelengkapan segala aktivitas yang berhubungan dengan tata naskah dinas pada aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini.
•
Menurut Anda, seberapa interaktif aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)? Hasil : sebanyak 2 orang atau 7% mearasa sangat interaktif, sebanyak 19 orang atau 63% merasa interaktif, sebanyak 9 orang atau 30% merasa kurang interaktif, dan 0 orang atau 0% merasa tidak interaktif dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini.
•
Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk beradaptasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)? Hasil : sebanyak 7 orang atau 23% membutuhkan waktu 1-5 menit, sebanyak 19 orang atau 64% membutuhkan waktu 5-10 menit, sebanyak 3 orang atau 10% membutuhkan waktu 10-15 menit, sebanyak 1 orang atau 3% membutuhkan waktu lebih dari 15 menit untuk beradaptasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini.
•
Apakah penggunaan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) bermasalah dengan spesifikasi komputer Anda?
Hasil : sebanyak 16 orang atau 63% merasa tidak bermasalah, sebanyak 8 orang atau 27% merasa biasa-biasa saja, sebanyak 3 orang atau 10% merasa bermasalah, dan sebanyak 0 orang atau 0% merasa sangat bermasalah dengan penggunaan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini pada spesifikasi komputer yang dipakai. •
Apakah aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) berdampak pada peningkatan kinerja kerja Anda? Hasil : sebanyak 1 orang atau 3% merasa sangat meningkat, sebanyak 24 orang atau 80% merasa meningkat, sebanyak 5 orang atau 17% merasa biasa-biasa saja, sebanyak 0 orang atau 0% merasa tidak meningkat kinerjanya dengan adanya aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini.
•
Apakah Anda setuju bila aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) direalisasikan secara nyata? Hasil : sebanyak 9 orang atau 30% merasa sangat setuju, sebanyak 20 orang atau 67% merasa setuju, dan 1 orang atau 3% merasa kurang setuju, dan 0 orang atu 0% yang merasa tidak setuju bila aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini direalisasikan secara nyata.
3. Simpulan
Berdasarkan uraian dan hasil pembahasan mulai dari perancangan, implementasi hingga evaluasi aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), maka dapat diambil simpulan sebagai berikut :
a. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, membantu para pegawai melakukan pendokumentasian dan penanganan terhadap surat yang masuk. Terbukti dari hasil evaluasi, sebesar 77% pegawai merasa terbantu dalam melakukan pekerjaan seharihari dan sebesar 80% pegawai merasakan adanya peningkatan kinerja mereka sehari-hari. b. Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dinilai berhasil dalam mendefinisikan, menganalisis, serta memantau indikator-indikator performansi yang kritikal bagi Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), dengan tingkat akurasi yang memuaskan. Terbukti dari hasil evaluasi, dimana 55% pegawai menilai aplikasi sudah berhasil melakukan tugasnya. c. Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dinilai interaktif dan mudah digunakan. Terbukti dari hasil evaluasi, dimana 63% pegawai menilai aplikasi interaktif dan 90% pegawai menilai aplikasi mudah digunakan. d. Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dinilai tidak bermasalah dengan spesifikasi komputer pengguna. Terbukti dari hasil evaluasi, dimana 63% pegawai menilai bahwa aplikasi tidak bermasalah dengan spesifikasi komputer yang digunakan. e. Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dinilai layak untuk direalisasikan secara nyata. Terbukti dari hasil evaluasi, dimana 67% pegawai setuju bila aplikasi direalisasikan secara nyata. f. Dengan adanya aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ini, pihak perusahaan merasa terbantu dalam mengurangi penumpukan dokumen yang terjadi di tempat penyimpanan, memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan, serta memudahkan dan mempercepat pengiriman dokumen tersebut kepada yang bersangkutan walau yang
bersangkutan tidak ada di tempat sehingga dokumen tersebut dapat langsung dibaca dan direspon oleh yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Azmi, Fauzan, Jurnal: Web Server,stmikpontianak.ac.id. 2. Bruegge, Bernd and Allen H. Dutoit. (2010). Object Oriented Software Engineering Using UML, Patterns, and Java. Pearson Education, Inc., Englewood Cliffs, New Jersey. 3. Connoly, T.M. and Begg, C.E. (2010). Database Systems: a practical approach to design, implementation, and management, Fifth Edition. Addison-Wesley, Harlow England. 4. Kadir, Abdul. (2004). Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP. Andi, Yogyakarta. 5. Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi. (2011). Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik. 6. Laudon, K.C. & Laudon, J.P. (2006). Management Information Systems: Managing The Digital Firm, Ninth Edition. Sine Nomine. 7. McLeod, R. & Schell, G. (2007). Management Information Systems, Tenth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 8. Peranginangin, Kasiman (2006),Aplikasi Web dengan PHP dan MYSQL, Andi, Yogyakarta
9. Prasetyo, Didik Dwi (2003), Administrasi Database Server MYSQL, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.
10. Romney, M. & Steinbart, P. (2002). Accounting Information Systems, Ninth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 11. Santoso, Insap. (2009). Interaksi Manusia dan Komputer, Tenth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 12. Schmuller, Joseph. (2004). Sams Teach Yourself UML In 24 Hours, Third Edition. Sams Publishing, Indianapolis. 13. Shneiderman, Ben. (2005). Designing The User Interface : Strategies for Effective Human Computer Interraction, Fourth Edition. Perason Education Inc, New Jersey. 14. Sommerville, Ian. (2011). Software Engineering, Ninth Edition. Perason Education Inc, New Jersey. 15. Stair, Ralph M, Reynolds, George W. (2006). Principles of Information Systems : A Managerial Approach, Seventh Edition. Thomson Course Technology. 16. Supriyanto, Aji. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Penerbit Salemba Infotek, Jakarta. 17. Sutabri, Tata (2004), Analisa Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. 18. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly Jr., Potter, Richard E. (2005). Introduction to Information Technology, Third Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 19. Williams, Brian K., Sawyer, Stacey C. (2011). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers and Communications, Ninth Edition. McGraw Hill.
ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK AT THE BUREAU OF HUMAN RESOURCES AND ORGANI ZATION (SDMO) BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)
Muhammad Yudhi Setiadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Putri Arrita Pratiwi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Fransiska Budi Handayani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The purpose of this study is to make tata naskah dinas elektronik at The Bureau of Human Resources and Organization (SDM O) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). The method used is the method of analysis and information system design methods. Result in an application Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) that can assist companies in overcoming the existing problems, such as reducing the buildup of documents in a storage area, facilitate the search for the necessary documents, and so forth. The conclusions of this paper is making an application designed TNDE been able to present information about the activities of the script grammar is more complete service. As for the suggestions regarding the manufacture of this paper is to extend the scope of application TNDE application, because the current implementation is only used in applications TNDE SDM O Bureau BPPT only.
Keyword : Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), Bureau of Human Resources and Organization (SDMO), and Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
1. Preliminary Good governmance has become a commitment in the management of inter-agency and public administration have been very urgent to be implemented by the government apparatus in accordance with the demands of society. Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, here in after referred to as BPPT, is the M inistry of Non Government Agencies (LPNK) which has the task to carry out government duties in the field of assessment and application of technology. BPPT has many bureaus. One of the bureau in the BPPT is the Bureau of Human Resources and Organization. The Bureau of SDM O BPPT received a letter or document more than 100 pieces per day. Because the system is still the work done manually, letters and documents so much, leading to a build up in the storage space is limited. In terms of search letters or documents would be required to take a while. So also when there is a letter which must be confirmed boss, but the boss is not in place, employees must wait until the boss is in place to send and receive a confirmation letter. Web-based information system is a solution to address the issues raised in the Bureau of SDM O BPPT. Because the web-based system is easy to network and accessed through a browser. M aking it accessible wherever and whenever the user sistem the presentation of information and can support the decision-making easier so more quickly and precisely.
2. Methodology In writing this thesis, the problem is limited to text layout tata naskah dinas elektronik application of internal electronic communications Bureau of SDM O BPPT. Internal communications in question are : 1. Internal communications agenda of incoming mail 2. Internal communications agenda disposition 3. Internal communications agenda reports The discussion is carried out include the following: •
Design
•
Implementation
•
Evaluation
2.1 Design
Incoming mail flow statement are as follows : a. Incoming mail is received by the Division of Administration b. Administrative staff to do data recording and storage of incoming mail physical letters by scanning the document. Scanning is a document which is optional. If the letter has been received in the form of an electronic copy of the manuscript, document scanning is not required. c. Organizer data is stored in the inbox a centralized data base (not stored on the user's local computer). d. Users can view data destination mail incoming mail addressed to him to examine the contents of incoming mail details. e. If the letter is wrong address, there are special facilities to return to the Division of Administration to be adjusted. f. Users can mail destination address of incoming mail by making disposition. The next plot will follow the disposition workflow. g. If necessary, users can perform mail handling purposes directly.
Disposition workflow description is as follows : a. Disposition groove is a continuation of the handling of incoming mail or follow-up disposition. M anufacturer's letter of disposition is the user's goal is to receive incoming mail the first time or the disposition of the recipient to further disposition. b. Disposition form completed with the information provided to the user command receiver disposition. Disposition of data that has been loaded will be stored in a centralized data base. By default, the system is complete with document attachment disposition of the agenda of incoming mail can also be viewed by a user receiving the content disposition. c. Disposition of the recipient user can view the contents of orders directly through the application TNDE disposition (Tata Naskah Dinas Elektornik). d. Disposition of the recipient must make a report to superiors disposition. e. The report made the disposition contains a brief description of the implementation of the disposition and the draft letter if necessary.
f. If necessary, the receiving disposition can make further disposition of his subordinates.
2.2 Implementation For the operation of this system, the first thing to do from the client side or server is XAM PP web server open the application, click on the modules start apache and mysql. After that, open a web browser application is available as Internet Explorer or M ozilla Firefox, and enter the web address in the browser application, and the login page will appear first on the users screen. When users log in as Admin, it will display the home page for the Admin, which displays the user menu, documents, employees, logs, and logout. In the menu the user, Admin can access these features : add a user (when there are new user, Admin can add it to the database), update the user (if there is data that changes from user, Admin can change it, and automatically changes the data will be stored in database), delete the user (if there are users who are no longer active, Admin can delete it from the database), and search the user (search for users who want to find). In the document menu, Admin can access these features : add document (if there is a new document, Admin can add it to the database), see the entry documents (if any incoming document, Admin can see it), update the document (if any data from documents change, Admin can change it, and automatically changes the data will be stored in a database), delete the document (to remove a document that is not needed), and search the document (look for the document to search). In the menu employees, Admin can access these features : adding staff (if there is a new employee, Admin can add it to the database), update employee (if any
data is changed from an employee, Admin can change it, and automatically changes the data will be stored in database), delete an employee (if any employee who is no longer active, Admin can delete it from the database), and search staff (look for employees who want to find). In the log menu, Admin can see the history of activities undertaken by the user. When the user logs in as Secretary, then the home page will appear to the Secretary, which displays the document menu, profile, and logout. In the menu of documents, the Secretary may access these features : add document (if there is a new document, the Secretary may add it to the database), see the entry documents (if any incoming document, the secretary can see it), update the document (if any data from documents change, the Secretary may change, and automatically changes the data will be stored in a database), delete the document (to remove a document that is not needed), and search the document (look for the document to search). In the profile menu, the Secretary can see his personal data and can also change the password. When the user logs in as Kabiro, it would appear to Kabiro home page, which displays the document menu, disposition, report, profile, and logout. In the home page, notice how many unread incoming documents, documents that have not entered didisposisi, and reports that go unread. In the document menu, Kabiro can access features : see the list of all incoming documents (if there are unread incoming documents, systems marked with a white background. If there are documents that have not entered didisposisi, the system mark it
with a green background. If there are documents entry has been read and didisposisi, marking systems with gray background), the disposition of documents (if any data from the documents that must didisposisi, Kabiro can do by clicking on the disposition of the action icon in the list of document entry), and search documents (search for documents to search). In the disposition menu, Kabiro can access features : see the list of all outgoing disposition, see disposition documents, and search disposition. In the report menu, Kabiro can access features : see the list of all the reports come in, browse reports, and search statements entered. In the profile menu, Kabiro can see his personal data and also change the password. When users log in as Kabag and Kasubag, it will display the home page for Kabag and Kasubag, which displays the menu disposition, report, profile, and logout. In the home page, notice how many unread entry disposition, disposition entry has not been reported, and reports that go unread. In the menu disposition, Kabag and Kasubag can access features : see the list of all the dispositions of entry (if there are unread disposition entered, the system mark it with a white background. If there is a disposition that has not been reported to enter, the system mark it with a green background. When no disposition into a read and reported, the system marked with gray background), see the document didisposisi, make dispositions by clicking on the icon for disposition in a list of all dispositions in, make a report by clicking on the icon for a list of all the reports on the disposition of incoming, and search disposition.
In the report menu, Kabag and Kasubag can access features : see the list of all the reports come in, see a list of all reports go unread, see a list of all incoming reports that have been read, see a list of all the reports come out, browse reports, and search reports entry. In the profile menu, Kabag and Kasubag could see his personal data and also change the password.
2.3 Evaluation To find the response from users about Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) application that has been created, the questionnaires were distributed to 30 staffs of the Bureau of Resource Organization (SDM O) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Here are the results obtained from the questionnaires : •
Do you think the appearance of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) application is satisfactory? Results: The total of 0 or 0% of people find it very satisfactory, as many as 21 people or 70% was satisfactory, as many as 9 or 30% of people feel less satisfied and as much as 0 or 0% of people do not feel satisfied with the view presented in Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) application.
•
How does the completeness of the features of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) application? Results: The total of 0 or 0% of people are very complete answer, as many as 26 people or 87% feel quite complete, as many as 4 people or 13% feel less full and 0 or 0% of people do not feel complete with the features of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) application.
•
Do you agree that the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) is in conformity with the requirements? Results: as many as 5 people or 16% feel strongly agree, as many as 17 people or 55% was agreed, as many as nine people or 29% feel less agree, and 0 or 0% of people feel does not agree that the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) is is in conformity with the requirements.
•
Do you think the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) easy to use? Results: as many as 1 person or 3% found it very easy, as many as 27 people or 90% felt fairly easy, as many as 2 people or 7% find it less easy and as much as 0 or 0% of people had a hard time with the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) is easy to use.
•
Are all activities related to governance agencies already have a complete manuscript in the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)? Results: The total of 0 or 0% of people feel very full, 20 people or 77% feel quite complete, as many as 7 people or 23% feel less full, and as much as 0 or 0% of people feel incomplete to complete all activities associated with the procedure script the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
•
In your opinion, how interactive the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)? Results: as many as 2 people or 7% feel highly interactive, as many as 19 people or 63% of an interactive feel, as many as 9 or 30% of people feel less interactive, and
0 or 0% of people feel is not interactive with the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). •
How much time do you need to adapt the application of
Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE)? Results: as many as 7 people or 23% takes 1-5 minutes, as many as 19 people or 64% takes 5-10 minutes, as many as 3 people or 10% takes 10-15 minutes, as many as 1 person or 3% took more from 15 minutes to adapt the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). •
Does the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) have problems with your computer specs? Results: as many as 16 people or 63% are not problematic, as many as 8 people or 27% was mediocre, as many as 3 people or 10% are troubled, and as much as 0 or 0% of people feel very troubled by the use the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) is the specification of the used computer.
•
Does the application of
Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) impact on
improving your work performance? Results: as many as 1 person or 3% was greatly increased, as many as 24 people or 80% was increased, as many as 5 people or 17% was mediocre, as much as 0 or 0% of people felt did not increase its performance by the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). •
Do you agree when the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) actually realized?
Results: as many as 9 or 30% of people feel strongly agree, as many as 20 people or 67% was agreed, and 1 or 3% feel less agree, and 0 0% atu people who feel do not agree when the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) is realized in practice.
3. Conclusion Based on the description and discussion of results from design, implementation and evaluation of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) application, then the conclusion can be drawn as follows : a. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) at the Bureau of Human Resources and Organization (SDM O) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, to help employees perform documentation and handling of incoming mail. Evident from the results of the evaluation, 77% employees were helped in doing the daily work and 80% of employees feel an increase in their daily performance. b. The application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) were considered successful in defining, analyzing, and monitoring performance indicators are critical to the Bureau of Human Resources and Organization (SDM O) Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), with a satisfactory degree of accuracy. Evident from the results of the evaluation, where 55% of employees to assess the application has been successfully doing its job. c. The application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) assessed interactive and easy to use. Evident from the results of the evaluation, where 63% of employees rate interactive applications and 90% of employees to assess the application easy to use.
d. The application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) judged to be in trouble with the specification of the user's computer. Evident from the results of the evaluation, where 63% of employees considered that the application has no problem with the specifications of the computer used. e. The application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) were considered worthy to be realized in practice. Evident from the results of the evaluation, where 67% of employees agreed when the application is realized in practice. f. With the application of Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), law firms find it helpful in reducing the accumulation of documents in a storage area, facilitate the search for the necessary documents, as well as facilitate and accelerate the delivery of the relevant documents to the relevant although not in place so documents can be directly read and responded to by the concerned.
DAFTAR PUS TAKA
1. Azmi, Fauzan, Jurnal: Web Server,stmikpontianak.ac.id. 2. Bruegge, Bernd and Allen H. Dutoit. (2010). Object Oriented Software Engineering Using UML, Patterns, and Java. Pearson Education, Inc., Englewood Cliffs, New Jersey. 3. Connoly, T.M . and Begg, C.E. (2010). Database Systems: a practical approach to design, implementation, and management, Fifth Edition. Addison-Wesley, Harlow England. 4. Kadir, Abdul. (2004). Dasar Pemrograman WEB Dinamis Menggunakan PHP. Andi, Yogyakarta.
5. Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi. (2011). Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik. 6. Laudon, K.C. & Laudon, J.P. (2006). Management Information Systems: Managing The Digital Firm, Ninth Edition. Sine Nomine. 7. M cLeod, R. & Schell, G. (2007). Management Information Systems, Tenth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 8. Peranginangin, Kasiman (2006),Aplikasi Web dengan PHP dan MYSQL, Andi, Yogyakarta 9. Prasetyo, Didik Dwi (2003), Administrasi Database Server MYSQL, PT Elex M edia Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.
10. Romney, M . & Steinbart, P. (2002). Accounting Information Systems, Ninth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 11. Santoso, Insap. (2009). Interaksi Manusia dan Komputer, Tenth Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 12. Schmuller, Joseph. (2004). Sams Teach Yourself UML In 24 Hours, Third Edition. Sams Publishing, Indianapolis. 13. Shneiderman, Ben. (2005). Designing The User Interface : Strategies for Effective Human Computer Interraction, Fourth Edition. Perason Education Inc, New Jersey. 14. Sommerville, Ian. (2011). Software Engineering, Ninth Edition. Perason Education Inc, New Jersey. 15. Stair, Ralph M , Reynolds, George W. (2006). Principles of Information Systems : A Managerial Approach, Seventh Edition. Thomson Course Technology.
16. Supriyanto, Aji. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Penerbit Salemba Infotek, Jakarta. 17. Sutabri, Tata (2004), Analisa Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. 18. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly Jr., Potter, Richard E. (2005). Introduction to Information Technology, Third Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. 19. Williams, Brian K., Sawyer, Stacey C. (2011). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers and Communications, Ninth Edition. M cGraw Hill.
