PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP) DENGAN METODE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) PADA PT ESTETIKA SE LARAS (DEPARTEMEN HUMAN RESOURCES DAN GENERAL AFFAIR) Christin Adelina Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Helenna Priscilia Setiawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Yunika Mutiara Aji Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan proyek, ialah pengembangan proses bisnis berjalan, merancang proses bisnis baru dan memberikan usulan perangkat lunak ERP. Metode yang digunakan adalah metode Business Process Management (BPM) terdiri dari metode analisa yaitu Organization Strategy Phase, Process Architecture Phase, Launch Pad Phase, Understand Phase dan metode perancangan yaitu Innovate Phase, People Phase dan Develop Phase. Hasil yang dicapai adalah analisa proses bisnis berjalan pada departemen HR dan GA yang didasari atas kebutuhan perusahaan dan best practice sistem ERP. Kemudian didapatkan proses bisnis yang perlu untuk dikembangkan yaitu Recruitment Process, Employee Database Process, Resignation / Termination Process, Training Management Process, Performance Management Process, Purchasing Process (Man
Power, Site Project dan Head Office) dan usulan proses bisnis baru yaitu Inventory, Asset And Supplier Database Process, Qualification Matrix Management Process. Selanjutnya diusulkan tiga sistem ERP yang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan perusahaan, yaitu OrangeHRM, OpenERP dan SAP Business All-in-One. Berdasarkan hasil analisa terhadap kebutuhan sistem, user friendly dan economic scale maka sistem ERP yang dipilih adalah OpenERP. Simpulan yang dihasilkan adalah pengembangan atas proses bisnis berjalan dan usulan proses bisnis baru disertai dengan usulan penerapan sistem ERP menggunakan OpenERP. Kata Kunci: Enterprise Resources Planning, Business Process Management, Human Resources.
1. Pendahuluan Seiring dengan berjalannya waktu, teknologi informasi tidak hanya digunakan sebagai pendukung dalam aktivitas suatu perusahaan melainkan telah digunakan sebagai alat pendukung dalam pengambilan keputusan dan juga sebagai alat menganalisis bisnis. Berdasarkan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi maka banyak perusahaan yang menerapkan Enterprise Resources Planning (ERP). Saat ini perkembangan sistem ERP cukup pesat karena besarnya manfaat yang diperoleh perusahaan yang menggunakannya. ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan yang berperan mengintegerasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis. ERP dapat meningkatkan kualitas informasi yang real time yang pada akhirnya akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. PT Estetika Se Laras adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Consultant & Contractor, Property Services, dan Human Capital Services. Beberapa tahun belakangan, PT Estetika Se Laras sedang mengalami perkembangan yang cukup pesat, namun sistem
operasional yang berjalan sekarang kurang mampu mendukung kegiatan perusahaan dengan baik.
Oleh karena itu perlu adanya sebuah sistem baru yang sesuai dengan kondisi
perusahaan saat ini. Maka perusahaan perlu untuk membuat “Perencanaan Strategi Sistem Informasi Enterprise Resources Planning (ERP) dengan metode Business Process Management (BPM) pada PT Estetika Se Laras (Departemen Human Resources dan General Affair)”.
2. Metodologi Metode yang digunakan pada skripsi ini adalah metode Business Process Management (BPM) yang terdiri dari : a. Metode Analisa b. Metode Perancangan
2.1. Metode Analisa Metode analisa yang dilakukan pada skripsi ini melalui tahapan: Organization Strategy Phase, Process Architecture Phase, Launch Pad Phase, Understand Phase. Dari hasil analisa pada keempat fase ini, maka akan membantu dalam perancangan untuk fase selanjutnya. a. Organization Strategy Phase Tahap ini akan menganalisa aspek internal dan eksternal perusahaan serta menentukan strategic choices. Output yang dihasilkan : -
Dokumentasi organisasi (visi, misi dan kapasitas ideal).
-
Matrix SWOT.
-
Bisnis model.
b. Process Architecture Phase Merupakan penghubung antara Organization Phase dengan Launch Pad Phase. Fase ini adalah syarat awal bagi organisasi yang ingin memperbaiki proses bisnisnya. Output yang dihasilkan : -
Organization Process View.
-
Daftar Process End to End.
-
Organization Relationship Map.
c. Launch Pad Phase Fase ini adalah awal di mana proyek BPM didefinisikan ruang lingkupnya, dikembangkan dan dijalankan. Output yang dihasilkan : -
Rich Picture proses berjalan.
-
Process Selection Matrix.
-
Process Worth Matrix.
d. Understand Phase Bertujuan untuk menunjukkan proses bisnis prioritas yang akan dilakukan improvement. Output yang dihasilkan : -
Gambaran untuk innovate phase.
-
Ukuran dokumentasi dari performa yang kurang baik.
-
Membantu people phase melalui PCM.
2.2. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan terdiri dari : Innovate Phase, People Phase dan Develop Phase. Setelah ketiga fase ini dilakukan, maka akan didapat usulan strategi sistem informasi ERP. a. Innovate Phase Tujuannya adalah membuat proses bisnis yang akan dikembangkan menjadi sesuai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Output yang dihasilkan : -
ABC untuk proses baru yang diusulkan.
-
Perbandingan waktu dan biaya untuk Current and Future ABC.
b. People Phase Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa orang yang melakukan setiap aktivitas dalam proses baru sejalan dengan pemahaman dan tujuan organisasi. Output yang dihasilkan : -
Menghasilkan People Capability Matrix untuk area yang termasuk dalam proyek.
-
Process Gap Analysis PCM.
-
RASCI.
-
Usulan struktur organisasi baru.
c. Develop Phase Bertujuan untuk menjelaskan solusi pengembangan ERP. Output yang dihasilkan : -
Gambaran lengkap atas proses bisnis baru.
-
Usulan sistem ERP yang sesuai dengan perusahaan.
-
Usulan solusi untuk kebutuhan yang tidak didukung oleh sistem.
3. Kesimpulan Dari hasil analisa menggunakan metode Business Process Management pada Departemen Human Resources dan General Affair, dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Terdapat proses bisnis yang perlu dikembangan yang didasari atas kebutuhan perusahaan dan best practice ERP, yaitu: •
Recruitment Process. Diperlukan adanya profile match up yang berguna untuk menyesuaikan kualifikasi calon karyawan dengan requirement pada posisi yang dibutuhkan.
•
Employee Database Process. Pada proses ini tidak lagi dilakukan secara manual, namun semua informasi karyawan disimpan dalam sistem informasi. Selain itu, perlu adanya pengelolaan data calon karyawan (applicant) agar memudahkan dalam pencarian calon terbaik dan pemindahan data calon karyawan ke dalam database karyawan.
•
Resignation/Termination Process. Pada proses ini diusulkan adanya update ke dalam database karyawan setelah proses pengunduran diri.
•
Performance Management Process. Proses penilaian dilakukan dengan menggunakan Qualification Matrix yang hasilnya berguna sebagai bahan pertimbangan untuk melaksanakan pelatihan terhadap karyawan yang memiliki performance gap.
•
Training Management Process. Pendaftaran pelatihan pada proses ini sebaiknya dilakukan melalui email. Selain itu, pemberian pelatihan didasari atas hasil penilaian dalam Performance Management Process. Sehingga pelatihan diberikan kepada karyawan yang memerlukan.
•
Purchasing Process (Man Power, Site Project, dan Head Office). Proses pembelian yang semula dilakukan secara manual, diusulkan agar didukung oleh sistem khususnya pada aktivitas pembuatan PR dan pembuatan PO. Dengan adanya sistem yang mendukung proses ini, akan memperkecil kemungkinan tidak tercatatnya data pembelian. Dan memudahkan Inventory Asset Staff dalam melakukan update database asset.
2. Ditinjau dari best practice ERP, maka diusulkan dua proses bisnis baru yaitu : •
Inventory, Asset, and Supplier Database Process. Diperlukan adanya pengelolaan terhadap data Inventory, Asset, dan Supplier untuk memudahkan dalam proses pembelian dan pembuatan laporan secara berkala.
•
Qualification Matrix Management Process. Membuat pemetaan terhadap kualifikasi dalam setiap posisi pekerjaan yang berguna sebagai bahan acuan dalam merekrut karyawan baru dan melakukan evaluasi kepada karyawan.
3. Usulan sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan diperoleh melalui hasil analisa pada Develop Phase. Sistem ERP yang diusulkan adalah OrangeHRM, OpenERP, dan SAP Business All-in-One. Usulan sistem ini berdasarkan hasil pencarian informasi pada website, kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Setelah dilakukan analisa terhadap ketiga usulan sistem ERP yang ditinjau dari aspek kebutuhan sistem, user friendly dan economic scale, maka sistem ERP yang dipilih adalah OpenERP. OpenERP dipilih karena mampu mendukung kebutuhan perusahaan khususnya dalam Departemen HR dan GA dan unggul dalam hal ekonomis.
Daftar Pustaka [1] Jeston, John., Johan Nelis. (2008). Business Process Management, Practical Guidelines to Successful Implementations: 2nd Edition. Elsevier Ltd. Burlington. [2] Kusrini, M.Kom., Andri Koniyo. (2008). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Penerbit Andi. Jakarta. [3] Laudon, Kenneth C., Jane P. Laudon. (2010). Management Information System, Managing The Digital Firm: 11thEdition. Pearson Education Inc. New Jersey. [4] O’brien, James.A. (2005). Pengantar Sistem Informasi edisi ke 12. Salemba Empat. Jakarta. [5] Pearlson, Keri E., Carol S. Saunders. (2004). Managing and Using Information Systems: a Strategic Approach. John Wiley & Sons Inc. New Jersey. [6] Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis : Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis untuk Menghadapi Abad 21. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. [7] Susanto, Azhar. (2007). Sistem Informasi Manajemen :Konsep dan Pengembangannya. edisi 3. Linggarjati.Bandung. [8] Turban, Efraim., Linda Volonino. (2010). Information Technology for Management, Transforming Organizations in the Digital Economy : 7th Edition. John Wiley & Sons Inc. New Jersey. [9] Weske, Mathias. (2010). Business Process Management, Concepts, Languages, Architectures. Springer. Heidelberg.
[10]
[http
1].
Anam,
Muhammad
Iril
Khairul.
Pengertian
Sistem.
Wordpress.
http://yumugee.wordpress.com/2011/10/06/1-1-pengertian-sistem/. 4 November 2011.
[11] [http 2]. Kurniawan, Tisna Ardhiyanto. Analisis Artikel Perencanaan dan Pengawasan serta Contoh Kasusnya. UNS. http://tizna.student.fkip.uns.ac.id/2010/04/22/analisis-artikelperencanaan-dan-pengawasan-serta-contoh-kasusnya/. 17 November 2011. [12] [http 3]. Andriyani. Pengertian Strategi. Blogspot. http://andriyani22.blogspot.com/. 17 November 2011. [13] [http 4]. Cahya, Aviandri. Pengertian Strategi Menurut Para Ahli. http://kuliahpgsd.blogspot.com/2012/01/pengertian-strategi-menurut-para-ahli.html. 17 November 2011. [14] [http 5]. Bachaddiah. Analisis SWOT. Blogspot. http://bachaddiah.blogspot.com/2011/04/analisis-swot.html. 4 November 2011. [15] [http 6]. Widjaja, Hendry Antonius Eka. Implementasi E-Procurement pada Rumah Sakit. UII. http://journal.uii.ac.id/index.php/snati/article/viewfile/1179/1000. 4 November 2011 [16]
[http
7].
Tiara.
Biaya
Berdasarkan
Kegiatan
(Activity
Based
Costing).
http://jagoakuntansi.blogspot.com/. 4 November 2011. [17] [http 8]. Rosmala, Dewi., Falahah. Pemodelan Model Bisnis B2B dengan BPMN. UII. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1730/1510. 4 November 2011. [18]
[http
9].
Dewayana,
Triwulandari
Satitidjati.
Root
Cause
Analysis.
http://blog.trisakti.ac.id/triwulandarisd/2012/01/04/root-cause-analysis/. 2011.
4
Trisakti. November
