MENINGKATKAN STRATEGI BISNIS DAN KEMAMPUAN OPERASIONAL PADA PERUSAHAAN PERCETAKAN CV. VELBAK INDAH DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
Nama Penulis Thu Fennus Harmita, Dwi Febryanti Rendeng, Felix Karaudi Ciptadi, Daniel Kartawiguna Universitas Bina Nusantara
Jl. Kebon Jeruk Raya No.27 Kemanggisan/ Palmerah Jakarta Barat 11530 Telepon: 021-5345830 ext 1921 – 1924
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
ABSTRAK Tujuan penelitian, ialah untuk menyelaraskan antara strategi, proses bisnis dan teknologi dimana penelitian yang dilakukan dengan menggunakan enterprise architecture akan membantu perusahaan dalam menganalisis strategi yang diperlukan, meningkatkan kinerja proses bisnis untuk mendukung strategi serta merencanakan penggunaan SI/TI untuk mendukung berjalannya proses bisnis perusahaan. Metode penelitian yang digunakan untuk penyusunan laporan skripsi ini adalah dengan metode pengumpulan data dan metode analisis. Analisis yang digunakan adalah dengan metode analisis lingkungan bisnis internal maupun eksternal perusahaan serta analisa dengan Enterprise Architecture Framework. Hasil yang dicapai adalah peningkatan dan penyelarasan kemampuan strategi, operasional dan teknologi yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya dalam mencapai tujuan. Simpulan yang diperoleh dalam penulisan skripsi ini yaitu penelitian yang dilakukan dengan metode enterprise architecture dapat membantu perusahaan dalam menganalisis strategi, perbaikan proses bisnis dan perencanaan SI/TI yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan perusahaan.( T, D, F) Kata Kunci : Strategi, Proses Bisnis, Teknologi, Enterprise, Enterprise Architecture.
ABSTRACT The research’s goal is to harmonize between strategy, business process and technology where research is done by using enterprise architecture will help the company in analyzing needed strategy, improving business process performance to support the strategy and planning the use of IS/IT to support the passage of the company’s business process. The research’s method that we use in this thesis is data collection method and analysis method. Analysis that used is analysis method of internal and external business environment and also analysis of the company's overview on Enterprise Architecture Framework. The achievement is the business, operational and technology strategies which is company needed to get their goal, it has increased and harmonized. Conclusion obtained in the writing of this thesis is the research that use enterprise architechture can help the company in analyzing the needed of strategy, business process improvement and IS/IT planning to achieve the company’s goal.( T, D, F )
Keyword : Strategy, Business Process, Technology, Enterprise, Enterprise Architecture.
PENDAHULUAN CV. Velbak Indah yang berpusat di Jakarta ini merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang percetakan, dimana kegiatan perusahaan tersebut pada umumnya terfokus pada penjualan dalam bentuk jasa. Dalam rangka memperluas jangkauan penjualannya, maka dibuka sebuah cabang di Jakarta Selatan. Perusahaan hingga saat ini telah melayani lebih dari 100 pelanggan tetap dimana sebagian besar merupakan perusahaan yang telah mempercayai CV. Velbak Indah. Kondisi perusahaan memiliki perbedaan yang nyata dibanding pada awal perusahaan berdiri karena adanya perkembangan yang terus berjalan. Profit yang didapat oleh perusahaan pada tahun 2009 sampai dengan 2012 yakni 2,9 milyar, 3,7 milyar, 4,1 miliyar, dan 4,4 milyar. Perusahaan ini memiliki struktur organisasi yang terdiri dari direktur, wakil direktur, general manager, manager, dan divisi-divisi lain yang saling bekerja sama dalam menjalankan proses bisnis. Namun perusahaan ini masih mengalami kesulitan dalam menjalin hubungan yang baik dengan para pelanggan baru di mana sejauh ini perusahaan lebih terfokus kepada pelangganpelanggan tetap atau pelanggan lama, yang sebenarnya pelanggan baru juga memiliki peran yang penting yang menyebabkan timbulnya masalah strategis di mana perusahaan terus mengalami penurunan pertumbuhan profit pada 3 tahun terakhir ini yang memungkinkan perusahaan akan mengalami pertumbuhan profit yang terus menurun bahkan perusahaan akan mengalami grafik profit yang hanya mendatar saja pada tahun kedepannya apabila masalah tersebut tidak diperbaiki. Kesulitan dalam mencapai strategi utama perusahaan juga dipengaruhi kondisi keberadaan perusahaan yang baru memiliki 1 cabang saja, sehingga sulit untuk menjangkau pelanggan secara lebih luas seperti pelanggan dari luar daerah maupun luar pulau.
METODE PENELITIAN Metodologi yang akan digunakan dalam penyusunan skripsi ini meliputi beberapa bagian yaitu : 1. Metode Pengumpulan data A. Studi Pustaka yang terdiri dari buku-buku referensi dan jurnal ilmiah yang berkaitan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. B. Penelitian lapangan yang dilakukan dengan cara pengamatan dan wawancara langsung serta kuisioner dengan pihak - pihak yang terkait dengan penelitian ini.
2. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan Analisis 5 (Lima) daya persaingan Porter, Analisis PEST, Analisis rantai nilai Porter, Analisis SWOT, Analisis Enterprise Architecture Framework.
HASIL DAN BAHASAN Sasaran Strategi Untuk 3 Tahun ke Depan 1. Strategi Untuk Tahun Pertama a.
Melakukan pencarian pelanggan baru serta melayani pelanggan baru secara maksimal dengan menambah divisi yang terkait untuk meningkatkan pertumbuhan pelanggan baru yang baik.
b.
Selalu mengikuti tender –tender, terutama tender yang diadakan oleh negara - negara asing di Indonesia.
c.
Selalu memberikan training bagi para karyawan baru serta meningkatkan kinerja karyawan dengan memotivasi karyawan seperti dengan memberikan promosi-promosi atau penghargaan kepada karyawan yang memiliki kinerja terbaik setiap bulannya agar dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
2. Strategi Untuk Tahun Kedua
a.
Membangun suatu
aplikasi operasional dengan sistem yang terintegrasi dan menggunakan
database terpusat sehingga mampu mengotomatiskan proses bisnis.
b.
Menghubungkan aplikasi operasional dengan pemasok juga guna meraih hasil yang terbaik dalam kegiatan persediaan pada perusahaan.
3. Strategi Untuk Tahun Ketiga
a.
Membina hubungan yang baik dengan pelanggan sehingga dapat meningkatkan jangkauan pemasaran dengan bantuan penjualan secara online pada website agar mudah dalam menjangkau pelanggan baru.
b.
Meningkatkan kinerja serta produktifitas perusahaan yang mengacu pada inovasi terhadap teknologi yang digunakan agar mampu memenuhi kebutuhan pelanggan
Concept of Operations Diagram (CONOD)
4. Rincian pesanan
2. Identitas pelanggan
$
10. Pelunasan Pembayaran
8. Bukti DP
$
6. Pembayaran DP
18. Laporan Penerimaan Kas
15. Rincian Penjualan 9. Rincian pesanan setelah di design
Gambar 4.1 Concept of Operations Diagram Proses Penjualan
Keterangan :
1.
Pelanggan yang datang memberikan data dirinya kepada bagian admin untuk didaftarkan ke dalam sistem.
2.
Bagian admin akan mendaftarkan pelanggan ke dalam sistem.
3.
Setelah terdaftar, pelanggan akan memberikan data pesanan kepada bagian admin, kemudian bagian admin akan menanyakan pelanggan mengenai bagaimana spesifikasi data yang akan dicetak.
4.
Bagian admin menanyakan spesifikasi data yang akan dicetak
dan membuat
kesepakatan dengan pelanggan mengenai batas waktu dalam penyelesaian produksi. Jika pelanggan menyetujui, bagian admin akan menginput data pesanan ke dalam sistem.
5.
Bagian admin mencetak bukti pemesanan dan diberikan kepada pelanggan.
6.
Pelanggan melakukan pembayaran DP yang dilayani oleh bagian akuntan.
7.
Akuntan menginput data pembayaran DP ke dalam sistem.
8.
Akuntan mencetak bukti DP dan diberikan kepada pelanggan.
9.
Designer melakukan design sesuai keinginan pelanggan dan diberikan kepada bagian percetakan.
10.
Setelah barang selesai diproduksi, pelanggan melakukan pelunasan pembayaran terlebih dahulu yang dilayani bagian akuntan.
11.
Akuntan menginput data pembayaran ke dalam sistem.
11a. Akuntan mencetak bukti pembayaran dan diberikan kepada bagian pengiriman. 11b. Bagian percetakan memberikan barang yang telah selesai dicetak kepada bagian pengiriman.
12a. Bagian pengiriman mengirim barang kepada pelanggan. 12b.
Bagian pengiriman mengirim bukti pembayaran kepada pelanggan.
13.
Pelanggan memberikan barang rusak kepada bagian admin untuk di retur.
14.
Akuntan menginput data retur penjualan ke dalam sistem.
15.
Akuntan mencetak retur penjualan dan diberikan kepada bagian percetakan.
16.
Setelah selesai diproduksi ulang, bagian percetakan memberikan barang baru kepada bagian pengiriman.
17.
Bagian pengiriman mengirimkan barang baru kepada pelanggan.
18.
Direktur, wakil direktur, general manager dan manager dapat melihat laporan penerimaan kas setiap bulannya di dalam sistem.
Gambar 4.2 Concept of Operations Diagram Proses Penjualan Online Keterangan : 1.
Pelanggan melakukan registrasi dengan melakukan sign up pada website.
2.
Sistem akan secara otomatis menyimpan data pelanggan.
3.
Pelanggan dapat menanyakan informasi kepada bagian marketing yang sedang online atau melalui forum pada website ataupun FAQ. Pelanggan juga dapat menyalurkan keluhan pada forum keluhan pelanggan.
4.
Website menyalurkan langsung pertanyaan pelanggan kepada komputer bagian marketing.
5.
Bagian marketing yang online akan menjawab pertanyaan dari pelanggan melalui website.
6.
Jawaban dari bagian marketing disampaikan kepada pelanggan.
7.
Pelanggan dapat melihat spesifikasi layanan jasa maupun produk perusahaan secara lengkap pada website kemudian melakukan pemesanan dengan mengisi form pemesanan pada website.
8.
Setelah melakukan pemesanan, sistem akan secara otomatis menyimpan data pesanan.
9.
Sistem kemudian menampilkan secara langsung file bukti pemesanan berikut agreement kepada pelanggan.
10.
Jika setuju, pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu.
11.
Pelanggan melakukan konfirmasi pembayaran pada website.
12.
Website menyimpan konfirmasi pembayaran kedalam sistem.
13.
Sistem menampilkan warning berupa message box berikut bukti pemesanan pada komputer bagian akuntan yang memberitahu adanya pembayaran yang telah lunas.
14.
Setelah itu bagian akuntan akan mengecek adanya pembayaran. Bila benar, akuntan akan menginput data pembayaran ke dalam sistem sesuai bukti pemesanan yang ada.
15.
Kemudian website akan menampilkan secara otomatis file bukti pembayaran kepada account pelanggan.
16a. Bagian akuntan mencetak bukti pembayaran untuk diberikan kepada bagian pengiriman. 16b. Bagian percetakan memberikan barang yang telah selesai diproduksi kepada bagian pengiriman. 17a.
Bagian pengiriman mengirimkan bukti pembayaran kepada pelanggan.
17b. Bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pelanggan. 18.
Direktur, wakil direktur, general manager dan manager dapat melihat laporan penerimaan kas setiap bulannya di dalam sistem.
13. Laporan Pengeluaran Kas
10b. Barang Rusak
10a. Retur Pembelian
5. Barang
8. Barang Rusak
Gambar 4.3 Concept of Operations Diagram Proses Pembelian
Keterangan : 1.
Jika stok barang berkurang hingga mencapai batas minimum, maka sistem akan memberikan warning berupa message box pada komputer bagian pembelian.
2.
Kemudian bagian pembelian akan melakukan pemesanan barang dengan menginput data PO (Purchase order).
3.
Bagian pembelian mengirimkan PO melalui sistem kepada pemasok.
4a.
Setelah menerima PO, pemasok mengirimkan barang
yang diterima oleh bagian
pembelian. 4b.
Pemasok juga mengirimkan bukti pembelian.
5.
Bagian pembelian memberikan barang kepada bagian gudang untuk dilakukan pengecekan dan penyimpanan.
6.
Bagian pembelian melakukan pembayaran kepada pemasok.
7.
Bagian pembelian menginput data pengeluaran kas ke dalam sistem.
8.
Bila ada barang yang rusak, bagian gudang memberikan barang kepada bagian pembelian.
9.
Bagian pembelian menginput data retur pembelian ke dalam sistem.
10a. Bagian pembelian mencetak retur pembelian dan diberikan kepada bagian pengiriman. 10b. Bagian pembelian memberikan barang rusak kepada bagian pengiriman. 11a. Bagian pengiriman mengirimkan retur pembelian kepada pemasok. 11b. Bagian pengiriman juga mengirimkan barang yang rusak kepada pemasok. 12.
Pemasok mengirimkan barang baru yang diterima bagian pembelian.
13.
Direktur, wakil direktur, general manager dan manager dapat melihat laporan pengeluaran kas setiap bulannya di dalam sistem.
2b. Rincian Barang Baru
2a. Identitas Pemasok
Gambar 4.4 Concept of Operations Diagram Proses Persediaan
Keterangan : 1a.
Bila ada pemasok baru, maka bagian pembelian akan mendaftarkan data pemasok ke dalam sistem.
1b.
Bila ada jenis barang baru, bagian pembelian akan menginput data barang jenis baru ke dalam sistem.
2a.
Data pemasok tersimpan ke dalam sistem.
2b.
Data barang jenis baru tersimpan ke dalam sistem.
3.
Setelah menginput data barang jenis baru, maka barang diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan pengecekan dan disimpan.
Network Connectivity Diagram
Gambar 4.34 Network Connectivity Diagram Pada network connectivity diagram diusulkan koneksi jaringan pada perusahaan akan terhubung ke masing-masing divisi yang terlihat pada diagram dengan adanya bantuan jaringan ekstranet.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil meningkatkan strategi bisnis dan kemampuan operasional pada perusahaan percetakan CV. Velbak Indah, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
Untuk mencapai tujuan dalam merumuskan strategi yang dapat membantu perusahaan dalam memperluas jangkauan pemasaran diperlukan adanya analisis lingkungan internal dan eksternal terhadap perusahaan seperti analisis 5 daya Porter, analisis PEST dan analisis SWOT. Setelah menghasilkan analisis, maka pembuatan strategi dapat dilakukan. Berdasarkan hasil analisis SWOT, maka didapatkan usulan berupa strategi seperti strategi dalam pelayanan serta pencarian terhadap pelanggan baru secara maksimal, selalu mengikuti tender, memotivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja, serta strategi dalam memperbaiki proses bisnis yang diharapkan dapat mendukung perusahaan untuk memperluas jangkauan pemasarannya.
2.
Usulan yang terkait dengan proses bisnis meliputi ketenagakerjaan serta sistem yang saat ini sedang berjalan di mana keduanya belum dapat mendukung perusahaan dalam meningkatkan pertumbuhan pelanggan baru secara nyata di mana belum ada pelayanan secara maksimal kepada pelanggan terutama pelanggan baru. Usulan yang perlu dilakukan terkait penggambaran proses bisnis baru pada perusahaan yaitu dengan membangun aplikasi operasional yang diharapkan dapat membantu terciptanya proses bisnis yang efektif dan efisien. Diperlukan juga adanya penyesuaian tugas pada masing-masing divisi, serta adanya penambahan divisi seperti bagian admin dan marketing agar dapat melayani pelanggan secara maksimal, terutama pelanggan baru. Proses penjualan juga diusulkan dengan adanya bantuan website yang akan dikembangkan menjadi bentuk E-CRM. Sementara untuk proses persediaan, usulan yang dibuat yaitu dengan adanya aplikasi operasional yang terhubung dengan pemasok dengan bantuan ekstranet sehingga dapat diketahui penilaian terhadap kinerja dari masing-masing pemasok serta proses pembelian barang lebih cepat serta menghemat biaya.
3.
Dengan adanya usulan yang terkait dengan proses bisnis, tentunya diperlukan juga penyesuaian teknologi yang telah diusulkan pada technology forecast di mana dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan operasional yang dibutuhkan. Usulan sistem yang akan dibangun dalam bentuk aplikasi diintegrasikan dengan bantuan teknologi ekstranet. 4.
Usulan solusi mengenai keselarasan diawali dengan merumuskan strategi yang dibutuhkan. Kemudian dari usulan-usulan strategi tersebut harus diselaraskan dengan adanya usulan proses bisnis yang dapat mendukung usulan strategi. Usulan gambaran proses bisnis tentunya membutuhkan juga teknologi yang dapat mendukung tercapainya usulan terhadap proses bisnis.
Saran Berikut ini merupakan beberapa saran yang kami rekomendasikan kepada CV. Velbak Indah berdasarkan enterprise architecture : 1.
Terkait dengan adanya usulan proses bisnis baru dengan menggunakan teknologi yang mendukung, tentunya perusahaan perlu menerapkan pelatihan-pelatihan kepada setiap divisi yang terkait dengan usulan tersebut seperti pelatihan dalam mengoperasikan aplikasi operasional serta website yang akan dikembangkan.
2.
Perusahaan disarankan mengembangkan website yang dapat melayani penjualan. Melalui website perusahaan diprediksikan permintaan pelanggan akan terus meningkat di mana terlihat dari antusiasme pelanggan dalam menggunakan website perusahaan pada saat ini. Untuk itu kami menyarankan perusahaan agar selalu menyediakan sumber daya yang memadai seperti sumber daya tenaga kerja serta mesin percetakan.
3.
Untuk memperluas jangkauan pemasaran, perusahaan juga perlu melakukan pembukaan cabang baru di beberapa titik kota yang membutuhkan jasa percetakan.
4.
Untuk pengembangan penelitian lanjutan, disarankan untuk melakukan penelitian yang mencakup ruang lingkup yang membutuhkan adanya pengembangan yang tidak hanya dari ruang lingkup yang telah diteliti sebelumnya. Karena adanya persaingan yang terus berkembang, tentu kedepannya ruang lingkup lainnya diluar ruang lingkup yang telah diteliti juga membutuhkan pengembangan untuk dapat selalu bersaing seperti salah satunya ruang lingkup pengembangan teknologi mesin grafika yang selalu mengikuti perkembangan.
REFERENSI Alex, M. S. (2010). Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik dengan Konsep Collaborative Customer Relationship Management, 4-20. Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. (2nd Edition). USA: AuthorHouse. Cameron, H. B. (2011). ACM Tech Pack on Enterprise Architecture, 2-55. Kalakota, R., Maria, R. (2001). E-Business 2.0 : Roadmap for Success. USA : Addison Wesley, Longman Inc. Kuncoro, M. (2006). Strategi Bagaimana Meraih Keunggulan Kompetitif. Jakarta: Erlangga. McLeod, J. R., & Schell, G. P. (2004). Management Information System. (9th Edition). New Jersey : Pearson Education. Noerlina. (2008). Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Untuk Bidang Usaha Distributor. Jurnal Ichsan Gorontalo, 3 (2), 4-13. Novi.
(2011). Digitalisasi Tak Mengancam Industri Percetakan. 28-2012 http://www.neraca.co.id/2011/11/20/digitalisasi-tak-mengancam-industri-percetakan/
from
O'Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems. (12th Edition). New York: Higher Education. Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems: Enabling and Transforming Business. (3rd Edition). USA: John Wiley & Sons. Rangkuti, F. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus: Reorientasi Strategi Untuk Menghadapi Abad 21. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Satzinger, W. J., Jackson, B. R., Burd, D. S. (2005). Object – Oriented Analysis and Design with the Unified Process. USA: Cengage Learning. Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2006). Principles of Information System : A Managerial Approach. (7th Edition). Boston : Thomson Course Technology. Vries, M.E and Rensburg, V.J.C.A. (2008). South African Journal of Industrial Engineering. Enterprise Architecture-Business Value Perspectives, 19(1), 2-16. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information System. (3rd Edition). Chichester: John Willey & Sons. Whitten, J. L., Bentley, L. D., Dittman, K. C. (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Penerjemah : Tim Penerjemah ANDI. Yogyakarta : McGraw Hill Education dan Andi. Wheelen, T. L., & Hunger, J. D. (2006). Strategic Management and Business Policy. (10th Edition.). New Jersey: Pearson International Edition. Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (7th Edition). Yogyakarta: ANDI. Wijaya, A., Sensuse, I. D. (2011). Perencanaan Strategis Sstem Informasi dan Teknologi Informasi pada Perusahaan Otomotif dengan Menggunakan Metodologi Tozer, 1-6.
RIWAYAT PENULIS Nama Tempat / Tanggal Lahir Pendidikan
: Thu Fennus Harmita : Jakarta 5 April 1991 : S1 di Universitas Bina Nusantara dalam Bidang Ilmu Komputer 2013
Nama Tempat / Tanggal Lahir Pendidikan
: Dwi Febryanti Rendeng : Jakarta 18 Februari 1991 : S1 di Universitas Bina Nusantara dalam Bidang Ilmu Komputer 2013
Nama Tempat / Tanggal Lahir Pendidikan
: Felix Karaudi Ciptadi : Jakarta 15 Oktober 1991 : S1 di Universitas Bina Nusantara dalam Bidang Ilmu Komputer 2013
