MENINGKATKAN EFEKTIFITAS OPERASIONAL PT. SUCOFINDO (PERSERO) CABANG JAKARTA DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Khalik Nugraha Bahri Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Ahmad Pebrian Hidayat Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ridwan Alfiansyah Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia,
[email protected]
Santo Fernandi Wijaya Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian, ialah untuk mengembangkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang berguna untuk meningkatkan efektifitas operasional pada PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta yang mana dapat mempercepat proses penyampaian informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional. Metode penelitian yang digunakan didalam penulisan ini berupa studi kepustakaan, metode pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi langsung serta metode analisis proses aktivitas bisnis pada perusahaan. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk meningktakan efektifitas operasional pada PT. SUCOFINDO (persero) cabang Jakarta. Simpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan melakukan pengembangan perencanaan strategi strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. SUCOFINDO (persero) cabang Jakarta, maka kegiatan operasional dapat berjalan optimal dan mampu berkompetisi dalam dunia bisnis yang terus berkembang. Kata kunci : perencanaan sistem informasi, teknologi informasi,operasional, sucofindo
PENDAHULUAN Pada masa kini dunia bisnis berkembang sangat cepat. Untuk menunjang perkembangan bisnis yang sangat cepat itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu membantu dalam menjalankan bisnisnya serta meningkatkan daya saing terhadap perusahaan lainnya. Dalam menerapkan sistem informasi dibutuhkan teknologi informasi karena teknologi informasi merupakan bagian dari sistem informasi. Pemanfaatan sistem dan teknologi informasi di dalam perusahaan harus didukung
dengan perancangan strategi sistem dan teknologi yang tepat. Dengan adanya perancangan strategi yang baik dan tepat, maka tujuan dan sasaran sebuah perusahaan dapat terpenuhi secara optimal. PT. SUCOFINDO (Persero) merupakan perusahaan inspeksi pertama dan tersebar di Indonesia yang didirikan pada 22 Oktober 1956 oleh Negara Republik Indonesia bersama dengan Generale de Surveillance Holding SA (“SGS”) yang merupakan perusahaan inspeksi tersebar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss. Hingga saat ini SGS memiliki 5% saham dari PT. SUCOFINDO (Persero) dan 95% saham lainnya dimiliki oleh Negara Republik Indonesia. Bisnis PT. SUCOFINDO (Persero) bermula dari kegiatan perdagangan terutama komoditas pertanian serta kelancaran arus barang dan pengamanan devisa negara dalam perdagangan ekspor-impor. Seiring dengan perkembangan kebutuhan dunia usaha, PT. SUCOFINDO (Persero)melakukan langkah kreatif dan menawarkan inovasi jasa-jasa baru berbasis kompetensinya. Diverifikasi ini melahirkan jasa-jasa baru yang mencakup warehousing dan forwarding, analytical laboratories, industrial and marine engineering, dan fumigation and industrial hygiene. Keanekaragaman jenis jasa PT. SUCOFINDO (Persero)dikemas secara terpadu, didukung oleh tenaga kerja yang professional yang ahli dalam bidangnya, kemitraan usaha strategis dengan beberapa institusi internasional serta jaringan kerja laboratorium, cabang dan titik layanan yang terbesar di berbagai kota di Indonesia telah memberikan nilai tambah terhadap layanan yang diberikan perusahaan. Pengalaman di bidang inspeksi, supervisi, pengkajian dan pengujian menjadi modal utama dalam mengembangkan usaha menjadi perusahaan inspeksi nasional terbesar di Indonesia. Melalui pendekatan menajemen terpadu, PT. SUCOFINDO (Persero)bertekad untuk senantiasa meningkatkan kemampuan daya saingnya dalam menghadapi pasar global. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis akan membahas tentang perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan judul “Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Efektifitas Operasional PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Jakarta Dengan Metode Enterprise Architecture”.
METODOLOGI Metodologi penelitian yang digunakan adalah : 1. Metode Studi Pustaka Melakukan pengumpulan data yang bersumber dari buku – buku, internet,dan hasil penelitian para ahli untuk menyusun laporan penelitian ini. 2. Metode pengumpulan data a. Wawancara Melakukan pengumpulan data dengan cara mewawancarai atau mengajukan pertanyaan kepada karyawan dan pimpinan perusahaan dengan membuat daftar pertanyaan terlebih dahulu dan diajukan kepada pihak yang terkait. b. Observasi Melakukan pengumpulan data yang dibutuhkan dengan cara langsung datang ke lokasi penelitian dan mengamati proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan. 3. Metode analisa a. Analisis lingkungan dan eksternal bisnis -
Analisis PEST (politic, economy, social, and technology)
-
Analisis lima daya saing porter
b. Analisis lingkungan internal bisnis -
Analisis SWOT (strength, weakness, oppurtinities, threats)
-
Analisis Value Shop
c. Analisis lingkungan eksternal Sistem informasi/teknologi informasi
d. Analisis lingkungan internal sistem informasi/teknologi informasi e. Menggunakan buku Enterprise Architecture 3 oleh Scott A. Bernard: -
Strategic goals and initiatives
-
Products and service
-
Data and information
-
System application
-
Network and infrastucture
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan penulis terdapat beberapa permasalahan pada proses bisnis administrasi operasional PT. Sucofindo (Persero) Cabang Jakarta : Kegiatan operasional yang belum efektif karena masih adanya proses yang tidak terintegrasi. Proses pengiriman laporan dari bagian inspeksi membutuhkan waktu lama karena masih manual.
2. Input data client
rde r an o
10.2 Konfirmasi pembayaran DP
12.1 Memberikan instuksi kerja dan alat pendukung
17.2 Verifikasi draft survey
14. Melakukan operasional kerja
3. fo
rm
pe rm oh on
7. Or de rc on
firm atio n
Penggunaan aplikasi operasional belum optimal karena aplikasi sering terjadi hang.
Gambar 1 CONOPS Diagram PT. Sucofindo
Gambar 2 CONOPS Diagram Usulan
Berdasarkan usulan penulis pada gambar 2 (CONOPS Diagram Usulan) dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa perubahan proses bisnis yang dijalankan. •
Pada proses order,Client dapat langsung melakukan order melalui website yang disediakan. Order yang masuk kedalam system akan diproses oleh bagian administrasi operasional.
•
Bagian customer service tidak lagi membuatkan order confirmation, sebab bagian penjualan lah yang akan membuatnya.
• •
Biaya akomodasi yang diperlukan oleh petugas akan langsung disimpan kedalam system oleh bagian keuangan, jadi bagian PTK (Penugasan Tenaga Kerja) tidak perlu lagi membuat rincian invoice. HPL(Hasil Pekerjaan Lapangan) akan langsung dinput oleh petugas kedalam system melalui jaringan internet dan menggunakan PC Tablet yang disediakan. Sehingga tidak lagi diperlukan pembuatan draft survey.
•
Bagian PTK (Penugasan Tenaga Kerja) melakukan verifikasi HPL (Hasil Pekerjaan Lapangan) menggunakan digital signature yang disediakan.
•
Pemberian sertifikat resmi kepada client akan dilakukan oleh bagian customer service, sehingga administrasi operasional tidak akan berhubungan langsung kepada client.
Goals and Initiatives Terdapat beberapa strategi yang baru dan perbedaan alur proses bisnis. Berdasarkan dari analisis SWOT yang telah dilakukan terhadap PT.Sucofindo (Persero) memiliki kekuatan dan peluang yang lebih dominan sehingga menjadi acuan dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi baru. Product and services Adanya implementasi terhadap teknologi baru dan perubahan dalam metode pelaksanaannya untuk membantu dalam pencapaian tujuan strategi PT.Sucofindo (Persero) menjadi perusahaan jasa yang memiliki daya saing global dan budaya berkinerja tinggi. Data and Information Pada bagian ini terdapat beberapa perubahan karena adanya data redundancy pada data yang dimiliki oleh PT.Sucofindo (Persero) sehingga untuk membuat penyimpanan data pada PT.Sucofindo (Persero) agar lebih efektif di lakukan integrasi pada sistem yang di usulkan terhadap divisi yang bersangkutan untuk menghindari terjadinya data redundancy. System and Application Adanya perubahan yang di lakukan terhadap sistem dan aplikasi yang akan di terapkan pada PT.Sucofindo (Persero) seperti dengan di tambahkannya fitur Order pada website yang dimiliki PT.Sucofindo (Persero) dan beberapa UserInterface yang di perbarui terhadap aplikasi yang di gunakan dalam mendukung aktivitas operasional yang ada pada PT.Sucofindo (Persero) agar lebih terintegrasi dan menghindari terjadinya data redundancy sehingga dengan penerapan sistem tersebut akan membuat kinerja bagian Administrasi Operasional menjadi lebih efektif. Network and Infrastructure Pada bagian ini terdapat perubahan dalam penggunaan hardware dan software yang akan di gunakan oleh staff PT.Sucofindo (Persero) dalam beberapa bulan ke depan. Dari perubahan alur proses bisnis dan penerapan sistem baru yang di terapkan oleh penulis terhadap proses bisnis administrasi operasional PT. Sucofindo (Persero) Cabang Jakarta, penulis mengharapkan terdapat efektifitas terhadap proses bisnis secara signifikan seperti pada tabel berikut :
Tabel 1 Program Performance Measures Yang Diusulkan
No.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Selisih
Waktu (menit)
Waktu (menit)
(sebelum
(sesudah
penerapan)
penerapan)
Melakukan pendaftaran Melakukan order
15
15
0
15
3
12
Melakukan negosiasi harga Membuat order cocnfirmation Membuat draft invoice DP Melakukan
20
20
0
5
2
3
10
10
0
10
10
0
Uraian
waktu (menit)
7.
8.
9.
10. 11. 12 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
pembayaran DP Memberikan konfirmasi pembayaran DP Membuat rencana kerja operasional Memberikan instruksi kerja dan alat pendukung Memberikan biaya akomodasi Melakukan operasional kerja Membuat HPL Melakukan verifikasi HPL Membuat draft survey Membuat rincian invoice Melakukan verifikasi draft survey Melakukan penerbitan sertifikat Mencetak draft invoice Membuat draft invoice pelunasan
5
1
4
10
10
0
15
15
0
10
10
0
Tergantung persetujuan kontrak
-
30
30
0
-
5
5
30
-
30
10
-
10
15
-
15
120
120
0
3
-
3
5
5
0
20.
Memberikan sertifikat
10
12
-2
21.
Menerima pelunasan pembayaran
5
5
0
SELISIH WAKTU :
353 – 273 = 80
80
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis sistem yang berjalan pada perusahaan dapat disimpulkan bahwa : • Aktivitas proses bisnis pada PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta bagian Administrasi Operasional belum efektif. Hal ini dikarenakan belum terintegrasinya sistem yang ada pada PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta dalam aktivitas bisnis Administrasi Operasional karena proses masih dilakukan secara manual. • Hasil analisis menyimpulkan bahwa PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta membutuhkan adanya suatu perencanaan strategi agar dapat memperbaiki aktivitas proses bisnis khususnya dalam bidang administrasi Operasional agar berjalan secara efektif. Kami menyarankan untuk meningkatkan keberhasilan perusahaan sebaiknya dilakukan : • Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baik dan tepat terhadap proses bisnis yang sedang berjalan, dimana masih terdapat beberapa bagian dalam perusahaan yang belum terintegrasi satu sama lain sehingga proses bisnis yang berjalan tidak efektif. • Dengan adanya suatu perencanaan sistem yang terintegrasi antar bagian pada PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta proses bisnis perusahaan dapat lebih efektif dan menghasilkan aliran informasi yang baik, tepat waktu serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mendukung setiap fungsi bisnis yang ada di dalam PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta. • Dalam analisis yang kami berikan terdapat beberapa bagian aktivitas bisnis PT. SUCOFINDO (Persero) cabang Jakarta yang masih harus lebih dikembangkan termasuk pada ruang lingkup analisis kami sehingga masih dibutuhkannya pengembangan untuk kedepannya agar mendapatkan kesempurnaan.
REFERENSI Bernard, S. A. (2005). An Introduction To Enterprise Architecture. (Second Edition). Bloomington : AuthorHouse. Brady,Josep A., Ellen F, Mork., Bret J,Wanger. (2001). Concepts in Enterprise Resources Planning. Canada : Course Technology Thomson Learning. David, Fred R. (2004). Konsep – konsep Manajemen Strategis (Edisi kesembilan). Jakarta : PT. Indeks kelompok Gramedia. Griffin, Ricky W., Ebert, Ronald J. (2006). Business. (8th Edition). New Jersey : Pearson Education International. Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2003). Essentials Of Management Information System. (5th Edition). New Jersey : Prentice Hall, Inc. Mathiassen, Lars., Munk-Madsen, Andreas., Nelsen Axel, Peter., Stage, Jan. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Denmark : Marko Publishing ApS, Aalborg. Mertz, Mikel., Gryning, Morten., Khan Ambreen. (2010). Coherency Management in Carlsberg (1st Edition). Copenhagen: IT University of Copenhagen. Minoli , Daniel. (2008). Enterprise Architecture A to Z. Danvers: CRC Press. Oetomo & Dharmo, B. S. (2006). Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. O’Brien, J. (2006). Introduction To Information Systems. (Eleventh Edition). USA : McGraw-Hill Companies, Inc. Rangkuti & Freedy (2006). Teknik Membedah Kasus: Reorientasi Konsep Perencanaan Strategi Menghadapi Abad 21. (Cetakan ke-12). Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. Satzinger, Jackson dan Burd (2004). System Analysis & Design in a changing world. (3rd Edition). USA : Thomson course technology. Turban, Rainer. (2003). Introduction to Information System. (2nd Edition). New Jersey : John Willey & Sons,Inc. Ward, J., Peppard, J.(2002). Strategic For Information System. (3rd Edition). England : John Wiley & Sons Ltd. Parabasiva.(2008). Definisi EA. The scope of enterprise architecture, diakses 14 Juni 2013 dari http://eajournal.wordpress.com/2008/07/24/the-scope-of-enterprise-architecture/ Komite Akreditasi Nasional.(2013). Pengertian Sertifikasi, diakses 14 Juni 2013 dari www.kan.or.id International Organization for Standardization .(2013). Pengertian Standarisasi, diakses 14 Juni 2013 dariwww.iso.org/iso/home/standards.htm International Assembly for Collegiate Business Education. (2013). Pengertian Efektifitas Operasional, diakses 14 Juni 2013 dari www.iacbe.org/qa-operational-effectiviness.asp
RIWAYAT PENULIS Khalik Nugraha Bahri lahir di kota Tembilahan pada 12 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Ahmad Pebrian Hidayat lahir di kota Tanggerang pada 15 Februari 1991 . Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Ridwan Alfiansyah lahir di kota Jakarta pada 13 November 1991 . Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.
