Leren vernieuwen
Managementinformatie aan het stuur Managementinformatiesystemen in het MBO
Inhoudsopgave 1
Inleiding
3
2
Mogelijkheden
4
3
Beschrijving en analyse vier scholen
6
3.1 Wellantcollege
8
3.2 Noorderpoortcollege
8
3.3 Koning Willem I College
9
3.4 Grafisch Lyceum Rotterdam
9
4
Conclusies
11
4.1 Managementinformatie is veelal verantwoordingsinformatie
11
4.2 Leiderschap is belangrijk
11
4.3 Het opzetten (en veranderen) kost veel tijd
11
4.4 Sleutelrollen
11
4.5 Verweven in besturingscyclus
12
4.6 Zoveel scholen, zoveel systemen
12
4.7 KPI’s
12
5
Aanbevelingen
13
5.1 Rol besturingsfilosofie
13
5.2 Normering
14
5.3 Scheid verantwoordingsinformatie en managementinformatie
14
5.4 Maak beheer robuust
14
5.5 MIS+=BI
14
5.6 Technologie is dienend, niet leidend
15
5.7 Focus op de gebruikers
15
6 Technische varianten
16
Bijlage 1 9-vlakmodel
18
Bijlage 2 Wellant Kwaliteitskaart
19
Bijlage 3 KPI’s Noorderpoort
24
Bijlage 4 Checklist Managementovereenkomst Koning Willem I College 25
Bijlage 5 KPI’s Grafisch Lyceum Rotterdam
Colofon
27 32
1
1 Inleiding De wereld van het middelbaar beroepsonderwijs is complex en voortdurend in beweging. Onderwijsorganisaties hebben te maken met economische, sociaalmaatschappelijke, juridische en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen moeten ze vertalen in een goed onderwijsaanbod, dat voldoet aan door de overheid gestelde regels en eisen en dat verantwoord kan worden. Dit vraagt onder meer om een goede onderwijslogistiek en een daarop ingerichte organisatie. Primaire en secundaire processen moeten naadloos op elkaar aansluiten en elkaar wederzijds versterken. Dit alles staat of valt met de informatievoorziening: die moet actueel zijn, on demand beschikbaar en werken volgens de gestelde gebruikersspecificaties.
In opdracht van Kennisnet en MBO 2010 is er een
Wij willen het Wellantcollege, het Grafisch Lyceum
onderzoek uitgevoerd naar rol, taak en plaats
Rotterdam, het Noorderpoortcollege en het Koning
van managementinformatiesystemen in het MBO.
Willem I College bedanken voor hun medewerking.
Vier instellingen gaven ons inzicht in de kritische prestatie-indicatoren die zij hebben benoemd
Bob Klaasen
en de manier waarop zij hun Management
Programmamanager MBO Kennisnet
Informatie Systemen (MIS) hebben ingericht. De vier geselecteerde instellingen staan binnen de sector bekend als ambitieus op het gebied van managementinformatie. Daarnaast representeren zij elk een segment van de MBO-sector: groot, middelgroot, klein, ROC en vakschool, (niet) groen. In dit rapport kunt u lezen dat de meeste van de onderzochte scholen hun MIS nu nog voornamelijk inzetten met als doel zich te kunnen verantwoorden; intern naar de Raad van Toezicht toe en extern richting Inspectie en accountant. Strikt genomen betreft het hier niet altijd managementinformatie. Tegelijkertijd kunt u uit de casebeschrijvingen en de bijlagen opmaken dat zij stappen zetten om het instrument (en de bijbehorende processen) in te richten als sturingsmiddel om de instelling in haar totaliteit beter te laten presteren. Zowel op onderwijs- als organisatiegebied. In dat kader bevat dit rapport ook een aantal algemene aanbevelingen.
2
3
2 Mogelijkheden Managementinformatie is informatie waarmee bestuurders, managers of zelfsturende teams sturing kunnen geven. Of anders geformuleerd: management-informatie is informatie die ondersteunt bij het nemen van besluiten, het houden van toezicht en het verantwoorden van uitvoering. MIS
MIS
de studieloopbaanbegeleider, ontstaat een rijk
bij een docent die regelmatig ziek blijkt te zijn.
beeld van een student en kan een maatwerkaanpak
Of, op een hoger aggregatieniveau, welk deel van
gevolgd worden. Alle genoemde applicaties kunnen
het toegewezen budget van de manager opgaat
geclusterd worden in een systeem. In dit geval
aan personele lasten. Op basis daarvan kan hij zijn
bijvoorbeeld een leerlingvolgsysteem, waarin ook de
onderwijsteam beter sturen. Of wordt hij op zijn
cijferadministratie verwerkt kan worden.
beurt aangestuurd door zijn bestuurder.
Vervolgens kan een onderwijsinstelling systemen HRM ICT Marketing & Communicatie Facilitair Financiën
Organisatie
Werving Bedrijven OOK AAR Formatie Roostering Examinering
aan elkaar koppelen. Het HRM-systeem aan dat van Financiën, Huisvesting et cetera. De informatie die
Sturing: management Informatiebron (systeem)
leggen. Bijvoorbeeld het grote verzuim van studenten
Meer informatie, meer verbanden
Sturing: bestuur Informatiebron (systeem)
bronnen, zoals die van de zorgcoördinator en
uit zo’n clustering van systemen gegenereerd wordt, Proces
kan op tal van wijzen verzameld, geregistreerd, geclusterd en gepresenteerd worden. Van een
Sturing: management
MIS Informatiebron (systeem)
Onderwijsproducten (examens, lesmodules)
dynamische Excel-sheet tot een fraaie grafische schil Product
over alle bronsystemen heen: het dashboard. Hoe informatierijker het management-informatiesysteem, hoe meer verbanden de manager tussen zaken kan
Figuur 1
Zoals blijkt uit figuur 1 bestaat de wereld van
strategisch, tactisch en operationeel niveau is alleen
managementinformatie uit een aantal dimensies:
mogelijk op grond van actuele en correcte informatie
organisatie, processen en producten. Kort gezegd
op product-, proces- en organisatieniveau. Deze
wordt het bestaansrecht van een organisatie
informatie kan met behulp van informatie- en
ontleend aan de mate waarin deze voldoet aan de
communicatietechnologie worden verzameld,
marktvraag. In het geval van een onderwijsinstelling
geanalyseerd, geïnterpreteerd en gedeeld via een
betreft dit het onderwijsproduct - de kwalificatie
MIS.
of het diploma. Om dit product te kunnen aanbieden
4
moeten onderwijsinstellingen voldoen aan een aantal
Rijk beeld
randvoorwaarden. Er moet onderwijsruimte zijn,
Een MIS kan een applicatie zijn of groep van
gekwalificeerd personeel, tafels en stoelen, noem
applicaties die bovenstaande informatie levert. Een
maar op. Om aan deze randvoorwaarden te kunnen
voorbeeld van een enkelvoudige applicatie is een die
voldoen zijn processen gedefinieerd die het primaire
van een applicatie die sec informatie geeft uit één
proces ondersteunen. Zoals het roosterproces, maar
(proces)informatiebron. Bijvoorbeeld over de aan- en
bijvoorbeeld ook het besluitvormingsproces over de
afwezigheid van studenten. Wordt deze bijvoorbeeld
toedeling van fte’s en expertisesamenstelling per
gekoppeld aan de applicatie van de ziek- en andere
team. Om deze processen te kunnen aansturen zijn de
verzuimmeldingen, dan geeft dat de manager
te onderscheiden disciplines georganiseerd volgens
een beeld van legitieme, dan wel ongeoorloofde
een besturingsmodel dat aansluit bij de ambities,
afwezigheid. In het geval van ongeoorloofd verzuim
strategie en doelstellingen van het grote geheel:
van studenten kan de onderwijsinstelling acties
de instelling. De sturing van de organisatie op
ondernemen. Door dit weer te koppelen aan andere
5
3 Beschrijving en analyse vier scholen
In dit hoofdstuk behandelen we kort de situatie en werkwijze bij de vier onderzochte onderwijsinstellingen. Schematisch zit dit er als volgt uit:
Wellantcollege
Noorderpoort
Koning Willem I College
Grafisch Lyceum Rotterdam
Zelf ontwikkeld
Nee (basis is software van Synaxion)
Nee (gebruikt Bizz Score van EFM software)
Ja (op basis van Microsoft software MACAW)
Ja
Beheer/governance
Planning & Control/functioneel beheer
Planning & Control/functioneel beheer
Planning & Control/functioneel beheer
Planning & Control/functioneel beheer
Ontwikkelingsfocus
Corporate kwaliteitsbeleid (voortvloeiend uit Balanced Scorecard)
Proceskwaliteit (operational excellence)
Corporate kwaliteitsbeleid (voortvloeiend uit Balanced Scorecard) en externe verantwoording
Externe verantwoording en interne sturing
Doel
Externe verantwoording en interne sturing
Externe verantwoording en interne sturing
Externe verantwoording en interne sturing
Externe verantwoording en interne sturing
Gegevens vanuit
Bronsystemen
Bronsystemen
Bronsystemen
Productiesystemen
Infoverzameling
Datawarehouse
Rapportage
Datawarehouse
Rapportage Plus (in feite datawarehouse zelf gemaakt)
Output
Via rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling
Rapportagetool
Rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling.
Via rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling
Gebruiker
CvB/management (staf)/controller
CvB/management/controller
CvB/afdeling P&C
CvB, directie, controller, docenten, studenten
Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (N.B. clustering door auteur)
Kwaliteit: • Tevredenheid ((oud-)deelnemers/ leerlingen MBO/VMBO/ouders/ toeleverende scholen/BPV-bedrijven) • VMBO/MBO onderwijs • VMOB/MBO medewerkertevredenheid
Kwaliteit: • Deelnemerstevredenheid • Medewerkerstevredenheid • Bedrijventevredenheid • Zelfevaluatie teams • Zelfevaluatie school • Dossiers op orde
Kwaliteit: • Interne audits • Verbeteracties uit interne audits • Rapportages aan branches en bedrijven • Bijeenkomsten met groepen belanghebbenden
Kwaliteit: • Top verzuimvakken • Percentage cijfers niet ingevuld • Top uitvalredenen
Onderwijs: • MBO/VMBO onderwijstijd • VMBO (rendement onderbouw/rendement bovenbouw/centraal examenresultaat (CE) t.o.v. landelijk gemiddelde/verschil CE vs. SE • MBO examinering • MBO jaarresultaat • MBO diplomaresultaat • MBO uitstroom zonder diploma
Onderwijs: • Uitval • Jaarresultaat • Diplomaresultaat • Voldoen aan urennorm • Voorkomen VSV • Voldoen aan meldingen RMC • A&A registratie • Dossiers op orde
Onderwijs: • Onderwijstijd (BOL/DT BOL en BBL) • Klachtenregistratie • Afhandeling klachten • BPV overeenkomst • Leerlingbegeleiding • Aanwezigheidsregistratie • Vertegenwoordiging bedrijf/branche in subexamencommissie • Elk jaar inspectieproof zijn
Onderwijs: • Lesuitval studenten • Lesuitval docenten • Percentage verzuim studenten • Aantal trajecten met lage realisatie uren • Percentage studenten onder cijfernorm (potentiële zittenblijvers) • Aantal uitval zonder diploma • Aantal gesprekken per student • Aantal gesprekken KAB/PAB/BBC
Bedrijfsvoering Instroom • VMBO/MBO instroom • VMBO – MBO doorstroom • MBO – HBO doorstroom Personeel • VMBO/MBO cyclus functioneren/ beoordelen • Ziekteverzuim Financiën • VMBO/MBO bedrijfsresultaat • Corporate rentabiliteit • Corporate solvabiliteit
Bedrijfsvoering Studentaantallen • Ingeschreven op teldatum • Aanmeldingen • Aantal bekostigde deelnemers Personeel • FTE • Ziekteverzuim • Voortgangsgesprekken
Bedrijfsvoering Personeel • Cyclus functionerings- en beoordelingsgesprek Overig: managementovereenkomst • Verhoging rendement • Verlaging ongediplomeerde uitschrijvingen
Bedrijfsvoering Studentaantallen • Aantal aanmeldingen • Aantal gemeld bij leerplicht (Uit Dashboard Onderwijs)
In de bijlagen staat een uitgebreid overzicht van de gemaakte keuzes en de werking van de systemen.
6
7
3.1 Wellantcollege
die met Wellis worden gerapporteerd. Directeuren
managementcontracten. De managementrapportage
laten ontwikkelen die zeer goed aansluiten bij de
Aanleiding
schrijven op basis van de rapportage uit Wellis
vervult een centrale rol en is verweven met de
behoeften van de instelling.
Het Wellantcollege werkt sinds het
een stoplichtenrapportage met toelichting op de
managementcyclus.
schooljaar 2004/2005 met het huidige
cijfers. De stoplichtenrapportages en relevante KPI’s
managementinformatiesysteem Wellis. Basis voor
bespreken Bestuursraad en management met elkaar in
Er is één planning & control-cyclus voor zowel de
De dienst Planning & Control is onder meer
dit systeem is de Wellant Kwaliteitskaart (WKK).
het periodiek overleg.
interne sturing als de verantwoording naar de
verantwoordelijk voor het inrichten van niet-
Dit is een op de balanced score card gebaseerd
Inspectie en de accountant. Voor de interne sturing
financiële bedrijfsprocessen en helpt de instelling
kwaliteitssysteem. Vanuit deze balanced score card
worden viermaandcijfers (juli) en achtmaandcijfers
zo haar doelstellingen te realiseren. De dienst
(oktober/november) gebruikt.
verschaft inzicht in de voortgang van de processen
is de behoefte ontstaan aan meer informatie over de
3.2 Noorderpoort
eigen prestaties.
Aanleiding
Aanpak
en onderhoudt daarvoor een kwaliteitszorgsysteem.
Noorderpoort streeft naar operational excellence, Huidige situatie
continue verbetering en innovatie. Om daaraan
3.3 Koning Willem I College
De eerste stap was het vaststellen van de KPI’s
Het MIS bevindt zich in Wellis, het Wellant
invulling te geven moet het rendement op diverse
Aanleiding
en bijbehorende definities. Omdat er geen goede
InformatieSysteem. Wellis is gebaseerd op software
onderdelen gemeten kunnen worden (zie ook
Bij het Koning Willem I College vormden de
interne normen waren, startte Koning Willem
van Synaxion. Het is een database waarin data wordt
bijlage 3).
inzichten van de balanced score card een
I met de belangrijkste en lastigste KPI’s, zoals
belangrijke aanleiding om een MIS vorm te geven.
het instellingssucces, het aantal diploma’s en
opgeslagen voor rapportage- en analysedoeleinden (datawarehouse). Bovendien kan de gebruiker
Huidige situatie
Maar ook vragen als: wat is de drijfveer van ons
diplomarendement. Het Koning Willem I heeft zichzelf
inzoomen tot op detailniveau. Het bestuur beschikt
Sinds vier jaar gebruikt Noorderpoort Bizzscore van
onderwijs? Wat willen zij weten? Wat zijn kritische
steeds afgevraagd welke KPI’s gehanteerd zouden
zo over actuele en accurate gegevens. Het MIS van
EFM Software. Dit is puur een rapportagetool, verder
succesfactoren? Hoe zetten we kernthema’s voor het
moeten worden, gezien de eigen ambities, maar ook
Wellant bevat naast verantwoordingsgegevens, zoals
inzoomen tot op detailniveau voor analyse is niet
onderwijs in? (zie ook bijlage 4)
met de ervaringen elders in het achterhoofd.
kengetallen over deelnemersaantallen, rendementen
mogelijk. Op termijn wil Noorderpoort wel kunnen
en uitvalcijfers, ook financiële cijfers en resultaten
beschikken over een echt datawarehouse, die ook
Huidige situatie
De informatie-organisatie is ingericht op basis van
uit tevredenheidmetingen. De analyses zijn zeer
informatie bevat voor analysedoeleinden. Maar dit
Het MIS is er voor het onderwijs. Maar vooralsnog
het negenvlaksmodel van Rik Maes (bijlage 1).
uitgebreid en het systeem wordt voortdurend
heeft nu geen prioriteit.
is het vooral een instrument van de dienst Planning
geoptimaliseerd.
& Control en van het College van Bestuur. Dit is
Op termijn zou het Koning Willem I College een soort
Aanpak
enerzijds het gevolg van de ontwikkelingsfase waarin
index of indices willen ontwikkelen, zoals de AEX.
Aanpak
Noorderpoort heeft veel tijd besteed aan het
het systeem zich bevindt: autorisaties moeten nog
Ofwel: een ‘mandje’ van kengetallen waaruit een
Aan de huidige situatie is een intensief voor-
definiëren van KPI’s en het bepalen van de
verder ontwikkeld worden. Anderzijds kent de
index wordt samengesteld. Hiermee kan de instelling
bereidingstraject vooraf gegaan. Wellant moest
rapportages die moeten worden geleverd.
instelling een sterk gecentraliseerd besturingsmodel
zien hoe ze ervoor staat.
niet alleen een technisch systeem ontwerpen, maar
8
en vanuit die optiek is het niet nodig dat iedereen
een compleet stelsel van informatievoorziening
Elke twee maanden vindt overleg plaats tussen het
optuigen. Het Wellantcollege heeft de KPI’s
CvB en het collectief van directeuren. Ook voert het
zorgvuldig vastgesteld, net als de bijbehorende
CvB tweemaandelijks individuele gesprekken met
Het systeem legt real time sturings- en verant-
Aanleiding
definities en de manier waarop de informatie
directeuren waarin de managementrapportages
woordingsinformatie vast. Bijvoorbeeld over
Het Grafisch Lyceum Rotterdam heeft van de vier
wordt aangeboden in de organisatie. Vanuit SWOT-
worden besproken. De directeuren schrijven een
imago (tevredenheid), personeel (formatie, ziekte-
onderzochte instellingen de meeste geschiedenis
analyses, het kwaliteitssysteem en het strategisch
eigen toelichting bij de cijfers om uit te leggen op
verzuim), financiën (budgetuitputting) en rendement
met het vastleggen van goede sturings- en verant-
beleid heeft de instelling invulling gegeven aan
welke manier sturing heeft plaatsgevonden en wat
(diplomarendement, jaarrendement). Het Koning
woordingsinformatie. Directe aanleiding voor de
het managementinformatiesysteem. De uitkomsten
het verhaal achter de cijfers is. Welke prioritering is
Willem I College gebruikt een Microsoft-platform
ontwikkeling van een managementinformatiesysteem
zijn verankerd in de managementcontracten.
bijvoorbeeld toegepast? In de managementcontracten
en ook het datawarehouse is met Microsoft-
was een probleem met het toenmalige administra-
In het contract tussen Bestuursraad (CvB) en
worden de cijfers van het MIS gebruikt. Er zijn
producten ontwikkeld. Het Koning Willem I heeft
tiepakket (zie ook bijlage 5).
vestigingsdirecteuren zijn meetpunten opgenomen
jaarlijks drie bilaterale gesprekken over de
met deze software een eigen inhoud en applicatie
tot alles toegang krijgt. 3.4 Grafisch Lyceum Rotterdam
9
Huidige situatie
inleveren van resultaatgegevens door docenten.
Het Grafisch Lyceum Rotterdam startte al in de jaren
Rendementen worden in principe eens per jaar
negentig met de bouw van een Access-database.
gerapporteerd, zowel intern als extern.
Deze database speelt nog altijd een belangrijke rol
4 Conclusies 4. 1 Managementinformatie is vooral
primair van het College van Bestuur. Het college
en kan min of meer worden beschouwd als het hart
Iedereen gebruikt het systeem: studenten, docenten,
verantwoordingsinformatie
geeft het belang aan, communiceert dit, maakt
van het MIS. De database is inmiddels uitgebreid
medewerkers, bestuur. Dit komt omdat het systeem
Bij de vier instellingen zijn managementinformatie
gebruik van de informatie en biedt ruimte om een
met een webportal. Deze heeft het gebruik een
ook een productiesysteem is. De huidige techniek
en verantwoordingsinformatie in hoge mate
managementinformatiesysteem te ontwikkelen.
stuk vergemakkelijkt, omdat de originele database
kent beperkingen. Zo kan slechts een beperkt aantal
synoniem. De managementinformatiesystemen
lastig te gebruiken is door eindgebruikers (CvB,
gebruikers tegelijkertijd in Access werken. Er worden
bevatten in ieder geval die kengetallen die door
directeuren, docenten en studenten).
nu stappen gezet naar meer standaard software,
externe partijen als verantwoordingsinformatie
4.3 Het opzetten (en veranderen) kost veel tijd
zoals Sharepoint voor een betere ontsluiting van
gevraagd worden: geplande vs. gerealiseerde
De vier onderzochte instellingen zijn al verschillende
informatie.
onderwijstijd, studentrendementscijfers, uitvallers,
jaren bezig met managementinformatie. Gemiddeld
overstappers, diplomaresultaten e.d.
hebben zij twee jaar nodig gehad om het geheel van
De Acces-database van het Grafisch Lyceum Rotterdam is tegelijkertijd het productiesysteem. Dat is bijzonder: de andere onderzochte instellingen
afspraken over de inhoud, verantwoordelijkheden en
hebben een aparte rapportageomgeving of
De vier instellingen richten zich vooral op informatie
het instandhoudingproces goed neer te zetten. Ook
datawarehouse die gegevens haalt uit diverse
die het College van Bestuur nodig heeft om zich
de technisch inhoudelijke vertaling van de afspraken
bronsystemen. Er is heel veel informatie beschikbaar,
intern (Raad van Toezicht) en extern (Inspectie) te
naar een werkend systeem kostte hen veel tijd.
maar deze is niet altijd goed gestructureerd en
kunnen verantwoorden. In meer of mindere mate
Trendanalyses kunnen pas na enkele jaren worden
soms ook moeilijk te ontsluiten. Inmiddels heeft
zijn daaraan kengetallen voor interne strategische
gegenereerd. Ten slotte hebben gebruikers in de
de onderwijsinstelling aanzet gegeven tot een
doelstellingen toegevoegd. Dit zijn de speerpunten
instellingen tijd nodig om te wennen aan de nieuwe
dashboard en een webdashboard (Sharepoint) en
uit het strategisch beleid waar de instelling zich
werkwijze en vertrouwen te krijgen in de informatie.
werkt ze hard aan het opschonen en archiveren van
op wil ontwikkelen en op wil sturen. Zoals in het
Door gebruik ontstaan er nieuwe wensen en komen er
oude gegevens. Deze worden overgezet naar een
geval van Noorderpoort de operational excellence-
nieuwe inzichten.
andere omgeving.
strategie. Deze heeft als doel het verschil te maken ten opzichte van de concurrentie en de marktpositie
Ook wijzigingen in het stelsel van afspraken en
Aanpak
te versterken. Dit door te werken aan uitmuntende
definities vragen veel tijd en energie. Als de
Het Grafisch Lyceum Rotterdam heeft een echte
prestaties in de operationele processen.
organisatorische inrichting verandert of andere
ontwikkelaanpak gevolgd, zowel inhoudelijk als
10
strategische doelstellingen van belang worden, is er
technisch. Alles is (letterlijk) zelf gebouwd. Dit heeft
Naast de strategische informatie bevatten de
een stevige inspanning nodig om het systeem hierop
geleid tot een krachtig systeem dat goed aansluit bij
systemen ook tactische informatie, zoals de
aan te passen. Een aanpassingsperiode van 1 à 2 jaar
de behoeften van de organisatie. Maar deze aanpak
(toekomstige) inzet van personeel. Slechts een klein
is niet vreemd.
kent ook risico’s. Zeker in de beginjaren is niet alles
deel is echt operationeel, bijvoorbeeld informatie
even goed gedocumenteerd. Bovendien is het aantal
over ziekteverzuim van docenten.
mensen dat volledig op de hoogte is van de structuur
4.4 Sleutelrollen
en de techniek van het systeem vrij beperkt.
Omdat er een aantal afspraken wordt gemaakt en 4.2 Leiderschap is belangrijk
vastgelegd op centraal niveau, moet de instelling
Het College van Bestuur spreekt met elke directeur
Alle vier instellingen zien de wens en de wil
deze afspraken/richtlijnen ook onderhouden. Ook
normen af en bespreekt iedere maand het mana-
om gezamenlijk afspraken te maken over wat er
moet de onderwijsinstelling het systeem zelf
gementdashboard. Het Grafisch Lyceum heeft ook
wordt gemeten en hoe dat wordt gemeten als
onderhouden. Alle bezochte instellingen hebben
‘procesindicatoren’ benoemd, zoals het voeren van
randvoorwaarde voor een goed management-
daarom verschillende experts voor het optimali-
voortgangsgesprekken met leerlingen en het tijdig
informatiesysteem. Het initiatief daartoe komt
seren van de managementinformatie- en de
11
besturingsinformatiecyclus. De regierol ligt
vakschool met een honderd jaar oude historie en
bij Planning & Control. Daarnaast zijn systeem-
een docentencorps dat zich sterk identificeert
deskundigen/functioneel beheerders nodig. P&C
met de school, zal zijn MIS waarschijnlijk anders
is feitelijk ontwerper en hoofdgebruiker, houdt
inrichten dan een grootschalige fusie-organisatie
in belangrijke mate het systeem in stand en is
met een historie van tien jaar waarbij docenten
verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van
zich vooral op opleidingsniveau identificeren. Dit
informatie.
alles is ook van invloed op het tempo van en de acceptatie van innovatie, en in dit geval, van het MIS. Maar zeker ook bepalen de besturingsfilosofieën
4.5 Verweven in besturingscyclus
van de instellingen wie welke processen stuurt,
Alle onderzochte instellingen hebben het gebruik
welke managementinformatie hiervoor belangrijk
van het MIS ingebed in de besturingscyclus. Door
is en, uiteindelijk, de technologische verwerking en
het gebruik van KPI’s, als onderdeel van maand- of
representatie daarvan.
kwartaalmetingen, is het een belangrijk hulpmiddel geworden voor het bestuur en het management om met elkaar de resultaten te bespreken. In alle
4.7 KPI’s
vier de instellingen zijn de cijfers schriftelijk
De onderwijsinstellingen geven de KPI’s in het
toegelicht. De KPI’s worden expliciet besproken
rapportagestadium (zie bijlages) op verschillende
tijdens voortgangsgesprekken tussen bestuur en
manieren vorm. We zien zowel kwantitatieve (1-10)
management. Er is nog wel een verschil in de mate
als kwalitatieve (voldoende – goed) normeringen.
waarin de systemen de mogelijkheid bieden tot
Maar soms zien we datzelfde beeld ook binnen een
downdrillen, dat wil zeggen nader analyseren.
instelling. De instellingen gebruiken voor dezelfde
Daar waar deze mogelijkheid er is, kunnen de
indicatoren verschillende termen. Bijvoorbeeld
onderwijsinstellingen makkelijker en sneller de
‘onderwijstijd’ en ‘voldoen aan urennorm’. Op zich
cijfermatige oorzaak van afwijkingen achterhalen.
is dit opmerkelijk, want het verantwoordingskader is
5 Aanbevelingen
voor alle instellingen gelijk. Deze kwalificaties en de
5.1 Rol besturingsfilosofie
goede procesbeschrijvingen en definiëringen van
De vier instellingen hebben een sterke focus op
wijze waarop de instelling de KPI’s heeft geclusterd,
Het besturingsmodel, ofwel de besturingsfilosofie,
indicatoren die bij alle betrokkenen bekend zijn.
‘leren en verbeteren’ in plaats van ‘meten en
laten – op een hoger abstractieniveau – zien waar
combineert twee zaken:
afrekenen’. Ze geven uit zichzelf aan dat ‘het verhaal
de instelling intern en extern de focus heeft liggen.
achter de cijfers en trends’ belangrijker is dan de
Een instelling die de business balanced scorecard-
cijfers zelf.
filosofie als basis heeft, zal anders clusteren dan de instellingen die operational excellence of het
• waar het bestuur met de instelling naar toe wil (visie/ambitie) • hoe deze te bereiken (strategie: intern en extern)
INK-model als fundament onder de inrichting van de 4.6 Zoveel scholen, zoveel systemen
12
primaire en secundaire processen hebben liggen.
Een aloude vraag is: volgt structuur cultuur of andersom? Beide zijn hoe dan ook onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bij MIS is het van belang dat de cultuur van de instelling elementen bevat die zich laten omschrijven als ‘transparantie willen
Deze definiëren het Wat. Het Hoe wordt vertaald
geven van eigen handelen’ en ‘afspraak is afspraak’.
Uit het schema in hoofdstuk 3 en de beschrijvingen
langs de weg van structuur en cultuur. Bij met name
De laatste is een open deur, maar daardoor niet
blijkt dat de managementinformatiesystemen per
structuur hoort de definiëring van de processen die
minder essentieel. Zonder wederzijds vertrouwen
school anders zijn vormgegeven. Dit komt mede
gemanaged moeten worden, wie dat doen, met welke
tussen medewerkers kan geen enkele organisatie
door de identiteit van de scholen, die is gevormd
verantwoordelijkheden en bevoegdheden. En op
daadkrachtig handelen.
door de ontstaansgeschiedenis van het instituut
grond van welke informatie dit moet gebeuren. Voor
en de daarmee verbonden gemeenschappelijke
een succesvol MIS is het van belang dit zo expliciet
cultuur of juist het ontbreken daarvan. Een kleine
mogelijk te maken. Bij deze expliciteringen horen
13
5.2 Normering
medewerkers te laten wordt het MIS kwetsbaar op
een deelnemer in de eerste twee jaren een
5.7 Focus op de gebruikers
Randvoorwaarde voor een goed MIS is de wens en
het moment dat een van deze medewerkers vertrekt.
voorspelling worden gedaan over de succeskans?
De een past zich snel aan een technologische
de wil om gezamenlijk afspraken te maken over
Als het gaat om doorontwikkeling, beheer en
Kan de onderwijsinstelling op basis van
ontwikkeling aan, de ander heeft er meer moeite
wat er wordt gemeten en hoe dat wordt gemeten.
onderhoud valt er dan een enorme, kritische, leemte.
deze voorspelling een aangepast programma
mee. Wil de onderwijsinstelling een snel tempo en
Het initiatief daartoe moet primair komen van het
Door de kennis van deze medewerkers ener-zijds vast
aanbieden om de succeskans te vergroten?
een goede kwaliteit bij het gebruik van het MIS?
CvB. Dat moet het belangrijk vinden, het belang
te leggen in documenten en anderzijds te versprei-
• Kan op basis van de studievoortgang van een
Dan is het aan te raden de gebruikers te scholen.
communiceren, gebruikmaken van de informatie en
den via een goede personele back-upstructuur, is de
klas/groep/cohort een voorspelling worden
Implementatie van een (nieuw) systeem is vaak
ruimte bieden om een informatiesysteem verder te
instelling een stuk minder vatbaar voor personele
gedaan van de succeskans van de deelnemers?
een potentiële dissatisfier, want het brengt een
ontwikkelen.
calamiteiten.
Zoals hiervoor beschreven worden de kritische
verandering in routine en soms werkwijze met zich
het diplomaresultaat een voorspelling worden
mee. Oude kennis lijkt niet meer relevant. Door in
gedaan van het aantal nieuwe aanmeldingen?
de implementatieperiode van een nieuw MIS de
prestatie indicatoren (KPI’s) bij een aantal
5.5 MIS+ = BI
instellingen zowel kwantitatief als kwalitatief
De ene instelling is er verder mee dan de ander,
eerste jaar een voorspelling worden gedaan van
tonen voor eventuele weerstand, wordt de kans op
genormeerd. Kwalitatieve normeringen laten
maar overal leeft de wens om meer grip te krijgen
de keuze voor afstudeervarianten?
succes vergroot.
ruimte voor interpretatie en dat maakt ze
op de rijke informatiebronnen die de instellingen
als sturingsindicatoren minder geschikt dan
in zich bergen. Hoe meer relevante informatie
Niet in de laatste plaats, zorg dat de opgeleverde
kwantitatieve normeringen. Tegelijkertijd weten
aangeboord en benut kan worden, hoe beter er
informatie aansluit bij de verantwoordelijkheden van
we dat de kwaliteit van het onderwijs niet altijd
gestuurd kan worden op het verwezenlijken van
5.6 Technologie is dienend, niet leidend
de betreffende functionaris. Met andere woorden,
te vatten is in meetgetallen. Het is dus zaak om
doelen en ambities. Wanneer er meer aandacht
De verleiding is wellicht groot om met een abrupte
bewaak dat de informatie voor de betrokkene
een goede mix tussen kwantitieve en kwalitatieve
is voor samenhang, correlaties en onderlinge
introductie en implementatie van technologie een
betekenisvol is, en door diegene beïnvloedbaar.
normeringen na te streven.
invloeden, kunnen onderwijsinstellingen wellicht
omslag te maken in organisatiedoen en –denken.
meer kennisrijke uitspraken doen. Dit heet ook wel
Maar de praktijk heeft uitgewezen dat dit vaak
gebruikmaken van business intelligence (BI). Centrale
niet de weg is. Ga eerst te rade bij de instelling
5.3 Scheid verantwoordingsinformatie en
vraag: welke informatie kan worden gegenereerd
zelf. Definieer expliciet waar de behoeften liggen,
managementinformatie
op basis van historische gegevens, en hoe kan die
laat de technologie een weerslag zijn van een
Instellingen moeten zich op een aantal thema’s
worden gebruikt om de succeskans van deelnemers te
organisatie. Zorg dat er een maatpak komt, een
verantwoorden, dat is duidelijk. Maar dat staat
vergroten of de bedrijfsvoering te verbeteren?
systeem dat rekening houdt met waar de instelling
los van de besturingsfilosofie, die de basis is
• Kan op basis van de studieresultaten van het
nu staat en waar deze naartoe wil. Het maakt niet Business intelligence kan een antwoord zijn op de
uit of er extern wordt ingekocht of zelf ontwikkeld,
processen. Door verantwoordingsinformatie
volgende vragen:
zolang het maar geen confectieoplossing is. Want
• Kan de instelling op basis van markt- en
net als bij de aanschaf van een kostuum zou het
onderwijsinstelling beter het accent leggen
scenarioanalyse een beter strategisch beleid
zomaar eens kunnen zijn dat de instelling opeens
op sturing. Dit schept duidelijkheid voor alle
opzetten?
een maatje te groot blijkt te zijn geworden. En dan
betrokkenen.
5.4 Maak beheer robuust
• Kan de instelling op basis van macro-
blijven er slechts twee keuzes over: aanpassen aan
economische ontwikkelingen zicht beter
de confectieoplossing of een nieuwe systeemaanschaf
positioneren?
doen. En beide oplossingen doen pijn, financieel of
• Kan op basis van vooropleiding, leeftijd,
Bij enkele instellingen is de (technische) kennis
postcode, etnische achtergrond, opleidingniveau
van het MIS voorbehouden aan één of enkele
ouders en dergelijke een voorspelling worden
medewerkers, die vaak het systeem of een deel
gedaan van de succeskans?
ervan hebben ontwikkeld. Door de kennis bij deze
gebruiker snel en adequaat te scholen en begrip te
• Enzovoort.
van de vormgeving en aansturing van de interne van managementinformatie te scheiden kan de
14
• Kan op basis van de tevredenheidenquête en
anderszins.
• Kan op basis van de studievoortgang van
15
De standaardingrediënten van een MIS zijn: • ETL tool (Extraction Transfer Load)
• Distributietool Rapporten moeten worden verspreid zodat
Met deze tool kunnen de bronsystemen worden
anderen ze kunnen lezen. Dat kan via een
ontsloten. De data worden overgebracht
documentserver die zo is ingericht dat anderen
naar een ODS (Operational Data Store), van
er met een zelfde tool bij kunnen of het kan
waaruit ze worden getransporteerd naar
via een weboplossing. Andere manieren zijn
het data warehouse of naar afzonderlijke
verspreiding via e-mail of het gebruik van een
datashops (specifiek voor bepaalde rapportage
algemeen geaccepteerd formaat als Excel.
bijvoorbeeld). Hierbij kunnen de data worden gecombineerd, geaggregeerd, en zelfs
Al met al is de techniek van een managementinfor-
gemanipuleerd (bijvoorbeeld het omrekenen van
matiesysteem complex. Het is niet vanzelfsprekend
vreemde valuta).
dat een eindgebruiker van het managementinformatiesysteem zelfstandig in staat is om analyses uit
• Data warehouse In principe is een data warehouse technisch
te voeren. Het maken of gebruiken van kubussen of draaitabellen vraagt behoorlijk wat kennis.
niets anders dan een database. Een data warehouse is een concept voor een
Ook een goede autorisatiestructuur is in dit
thematisch georiënteerde, geïntegreerde
verband een aandachtspunt. Oftewel, wie verklaart
en duurzame verzameling van informatie
wie bevoegd om over welke informatie te kunnen
om de besluitvorming in een organisatie te
beschikken (lezen) of deze te kunnen bewerken?
ondersteunen.
De integriteit van informatie is zeer belangrijk. Vervuilde gegevens maken een effectieve sturing
• Rapportagetool
onmogelijk.
Een rapportagetool stelt de gebruiker in staat om mooie lijsten of grafieken te maken op basis van de gegevens in zijn data warehouse. Veel tools hebben inmiddels een webvariant, die het mogelijk maakt rapporten op een eenvoudige manier te delen met anderen of zelfs
6 Technische varianten
via een webportal aan te bieden aan groepen gebruikers. Naast rapporteren hebben deze tools nog
Managementinformatiesystemen maken het voor het management mogelijk (geconsolideerde) instellingsgegevens te raadplegen en analyseren. Waar onderwijsinstellingen in het verleden managementinformatie veelal direct samenstelden vanuit de operationele systemen, maken ze tegenwoordig steeds meer gebruik van afzonderlijke data warehouses en reporting tools. De huidige rapportagesystemen moeten er ook flitsender uitzien dan vroeger. Daarnaast wil de eindgebruiker zelf zijn rapport aanpassen, trends herkennen en het rapport sturen naar derden. Al deze eisen hebben ertoe geleid dat er tools zijn ontwikkeld die rapportagesystemen steeds geavanceerder maken.
16
een ander doel: de mogelijkheid bieden tot het analyseren van de data. Dit wordt OLAP genoemd: Online Analytical Processing. De gebruiker kan de gegevens vanuit verschillende invalshoeken benaderen en werkt zo op een multidimensionele database.
17
Bijlage 1
Bijlage 2
Negen-vlakmodel
Wellant Kwaliteitskaart
Het negenvlak kan worden gezien als een kaart die
wordt omgegaan met informatie en communicatie
Toelichting
Plan, Do, Check, Act
het informatiemanagement inzichtelijk maakt. Een
is hier te vinden in de vorm van de centrale kolom.
De Wellant Kwaliteitskaart (WKK) toont hoe het
In 2005 is het Wellantcollege gestart met werken
van de doelen van deze kaart is beheren van de
Het gaat hierbij om de manier van interpreteren.
Wellantcollege als instelling en de individuele
aan de hand van de WKK. Dit betekent dat het
relatie tussen de business en de ICT. Het model is
De centrale rij die is toegevoegd heeft te maken met
vestigingen (en in een aantal gevallen teams) ervoor
bestuur van het Wellantcollege en het management
opgesteld aan de hand van de business-ICT relatie
de inrichting en dient als een tussenstuk tussen de
staan als het gaat om de verschillende aspecten
van elke vestiging werkt volgens de cyclus Plan, Do,
volgens Henderson & Venkatraman. Dit zijn de vier Negenvlak UvA
strategie en de uitvoering.
van beleid en bedrijfsvoering. Het Wellantcollege
Check, Act. De Planning & Control-cyclus van het
hanteert hierbij de volgende vijf Kritieke Succes
Wellantcollege bestaat uit een aantal instrumenten
Factoren (KSF):
die de organisatie binnen vastgestelde kaders
hoekpunten uit het model. De manier waarop er
Business
Strategie (richten)
Structuur (inrichten)
Uitvoering (verrichten) Figuur 2 - Negenvlakmodel UVA
InformatieInformatie / systemen Communicatie Technologie
helpen plannen, meten en bijsturen. De belangrijkste KSF 1 Vernieuwend onderwijs Sluit het onderwijs aan bij wat de leerling nodig
instrumenten zijn: • Kaderbrief: wordt opgesteld door de Bestuurs-
heeft en de eisen die de maatschappij aan burgers en
raad en schetst de kaders voor het onderwijs en
medewerkers stelt?
kwaliteitsbeleid in het volgende schooljaar. • SWOT-analyse: een onderzoek waarbij in
KSF 2 Organisatie van Professionals
gesprekken binnen de vestiging sterke en
Sluiten de competenties van ons personeel aan bij
zwakke kanten en kansen en bedreigingen van de
de strategische doelen, leren we van fouten en van
organisatie tegen elkaar worden afgezet.
elkaar en zijn we aanspreekbaar op resultaten?
• Vestigings Activiteiten Plan (VAP): iedere vestiging stelt jaarlijks een plan op voor de
KSF 3 Midden in de Maatschappij
activiteiten naast het reguliere onderwijs.
Werkt de school goed samen met toeleverend en
Zij doet dit op basis van de kaderbrief, de
vervolgonderwijs en – voor het MBO heel belangrijk
resultaten van de WKK, een SWOT analyse en een
– het bedrijfsleven?
zelfevaluatie. • Managementcontract: jaarlijkse overeenkomst
KSF 4 Rendementen
tussen de directeur van een vestiging en zijn
Boeken onze leerlingen goede resultaten (veel
leidinggevende in de Bestuursraad. Het contract
gediplomeerden, minimaal oponthoud) en gaan we
bevat cijfermatige doelen op het gebied van
efficiënt om met financiële middelen?
onder andere medewerkertevredenheid, rendementen en leerlingtevredenheid. De
KSF 5 Basiskwaliteit/Wet- en regelgeving
cijfermatige doelen uit het managementcontract
Voldoen we aan alle wettelijke eisen en bieden
komen terug in de activiteiten in het VAP.
we de basiskwaliteit die ouders, leerlingen en de Onderwijsinspectie van ons verwachten?
In schooljaar 2008 – 2009 is het onderwijs verder rondom onderwijsteams georganiseerd. Om ook op dit nieuwe organisatieniveau doelen te kunnen stellen en te monitoren, zijn de tevredenheidonder-
18
19
zoeken dit schooljaar ook op het niveau van teams
1
MBO Tevredenheid deelnemers
tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks in
voor een of meer opleidingen het geval is.
gepresenteerd.
Per vestiging cijferoordeel 0-10
augustus/september op zogenaamde flyers per
Meting: aan de hand van eigen rapportage aan
Meting: door JOB. Resultaten worden door afdeling
vestiging gepresenteerd. Tevredenheid oud-
afdeling P&C met mogelijk nader dossieronderzoek.
en zijn leidinggevende in de Bestuursraad
P&C verwerkt: vertaling van een vierpuntschaal
deelnemers: nu jaarlijkse meting via MBO-kaart
Geprogrammeerde onderwijstijd en tussentijds
voeren kwartaalgesprekken, waarbij ze onder
enquêteantwoorden (variërend van volledig
enquête bij gediplomeerden van het afgelopen
bijhouden van de gerealiseerde onderwijstijd.
andere aan de hand van stoplichtrapportages
oneens - volledig eens) naar een tienpuntschaal.
schooljaar. Categorieën: inhoud lesprogramma,
Rapportage vanuit roosterprogramma is in
en managementrapportages de risico’s met
Resultaten worden jaarlijks per vestiging en team
bruikbaarheid theorie, zinvolheid opleiding.
ontwikkeling.
betrekking tot de ontwikkeling van de vestiging
gepresenteerd. De opzet van de JOB-enquête (inhoud
bespreken. Ze maken in het gesprek afspraken
vragen en waardering) is identiek aan voorgaande
5
VMBO Tevredenheid toeleverende scholen
8
VMBO Onderwijstijd
over bijsturing.
jaren.
Per vestiging cijferoordeel 0-10
Per leerjaar Voldoende, Onvoldoende/Voldoende,
Onvoldoende
• Kwartaalgesprekken: de vestigingsdirecteur
• Audits: onafhankelijke (externe) onderzoekers
Meting: door afdeling P&C: aan de hand van
kijken aan de hand van dossiercontroles en
De landelijke JOB-enquête wordt één keer per
vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden
interviews of de inhoud van de zelfevaluaties
twee jaar gehouden, met een verplichte deelname.
(variërend van volledig oneens - volledig eens) naar
realisatie van de onderwijstijd boven het
conform de werkelijkheid is. Bevindingen en
Resultaten worden ook gepresenteerd via benchmark
een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks
verplichte aantal klokuren per jaar uitkomt,
conclusies rapporteren ze aan de Bestuursraad
MBO en in het Geïntegreerd Jaarverslag. Landelijke
per vestiging en team gepresenteerd. Enquête
zoals geldend vanaf 30 november 2007. (1000
en de vestigingsdirecteur. De externe accountant
enquête wordt in 2010 gehouden.
opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan
(leerjaar 1), 1000 (leerjaar 2), 960 (leerjaar 3),
voorgaande jaren.
660 (leerjaar 4)).
controleert met name het financiële deel van de bedrijfsvoering jaarlijks. • Vestigingsjaarverslag: iedere vestigings-
2
VMBO Tevredenheid leerlingen
Per vestiging cijferoordeel 0-10
• Onvoldoende/Voldoende wanneer de prognose 6
MBO Tevredenheid bpv-bedrijven
voor de realisatie van de onderwijstijd onder
Per vestiging cijferoordeel 0-10
het verplichte aantal klokuren per jaar blijft,
directeur stelt jaarlijks een jaarverslag op
Meting: door afdeling P&C: aan de hand van
waarin hij terugblikt op de resultaten en
vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden
Meting: in de loop van 2010. Inhoud van deze
zoals geldend vanaf 30 november 2007, maar
activiteiten van het afgelopen schooljaar.
(variërend van volledig oneens - volledig eens) naar
enquête is voornamelijk gericht op de relatie tussen
boven de boetegrens die de minister tot nu toe
een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks
bedrijf en bpv’er/Wellantcollege gedurende de
hanteert (850, 850, 810, 510 uren).
van de Planning & Controlcyclus zijn opgenomen
per vestiging en team gepresenteerd. Enquête
bpv-periode. Een enquête naar brede relatie tussen
in de Planning & Controlkalender. Deze kalender
opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan
Wellantcollege en bedrijfsleven is in ontwikkeling.
wordt jaarlijks door de Bestuursraad vastge-
voorgaande jaren.
• Kwaliteitsmetingen: de activiteiten in het kader
steld. In de kalender staan oplevermomenten,
• Onvoldoende wanneer de prognose voor de realisatie van de onderwijstijd onder de boetegrens (850,850,810, 510 uren) komt die de
7
MBO Onderwijstijd
minister tot nu toe hanteert.
verantwoordelijke personen en korte omschrij-
3
VMBO Tevredenheid ouders
Per vestiging Voldoende, Onvoldoende/Voldoende,
Meting: aan de hand van eigen rapportage aan
vingen vermeld van activiteiten die onderdeel
Per vestiging cijferoordeel 0-10
Onvoldoende
afdeling P&C met mogelijk nader dossieronderzoek.
zijn van het Wellantcollege-kwaliteitssysteem.
Meting: door afdeling P&C: aan de hand van vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden (variërend van volledig oneens - volledig eens) naar
• Voldoende = meer dan 950 klokuren gepland voor alle opleidingen.
Rapportage vanuit roosterprogramma is in ontwikkeling.
• Onvoldoende/Voldoende = klokuren gepland
Managementcontract 2010
een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks
tussen 850 en 950 uur, waarbij in de planning
9
VMBO en MBO Onderwijs
Hieronder per item van de WKK en het management-
per vestiging en team gepresenteerd. Enquête
al rekening is gehouden met uitval (bijzondere
Per vestiging Sterk, Voldoende, Zwak, Zeer Zwak
contract 2010 een korte toelichting op de waarde
opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan
aftrek uren) of klokuren gepland tussen 850 en
Meting: aan de hand van feitelijk inspectiearran-
die is ingevuld. In de meeste gevallen is ook
voorgaande jaren.
950 uur, zonder dat rekening is gehouden met
gement dan wel een onafhankelijk oordeel van
uitval (geen bijzondere aftrek uren). Geldt voor
externe partij op basis van zelfevaluatie of audit.
aangegeven hoe de meting tot stand komt en wat de
20
• Voldoende wanneer de prognose voor de
voorwaarden zijn om uiteindelijk een goede meting
4
MBO Tevredenheid oud-deelnemers
hele vestiging als dit één of meer opleidingen
uit te kunnen voeren. Naast de afspraken die voor
Per vestiging cijferoordeel 0-10
betreft.
alle vestigingen gelden kunnen er, afhankelijk van
Meting: door extern bureau: aan de hand van
de situatie, extra afspraken worden gemaakt in het
vertaling van vierpuntschaal oordelen variërend
managementcontract.
van volledig oneens - volledig eens naar een
• Onvoldoende = minder dan 850 klokuren gepland. Geldt voor hele vestiging indien dit
10 VMBO Onderwijs
A) Rendement onderbouw % respectievelijk onder/
boven advies BS
21
Per vestiging het % leerlingen dat bij de start van
aantal gediplomeerde interne doorstromers + gediplomeerde
16 VMBO Doorstroom % leerlingen naar MBO
20 MBO/VMBO Ziekteverzuim
het derde leerjaar onder dan wel boven het advies
instellingsverlaters in een schooljaar
Tot 1 oktober 2010 de verwachting over totaal aantal
Verwachting ziektepercentage per vestiging over
van de basisschool staat ingeschreven.
aantal gediplomeerde interne doorstromers + gediplomeerde
leerlingen dat naar MBO Wellantcollege doorstroomt.
periode januari – december 2010.
Meting: per eind september 2010 eindrapportage uit
instellingsverlaters + aantal ongediplomeerde instellings-
Meting: KRD-rapportage, definitief per 15 oktober
Meting: rapportage uit Wellis per vestiging en per
KRD gemaakt.
verlaters in dat schooljaar
2009.
team.
13 MBO Diplomaresultaat
17 MBO Doorstroom % niveau 4 deelnemers naar
21 MBO/VMBO De afwijking van de realisatie van
Diplomaresultaat is een indicator die weergeeft
het resultaat (baten -/- lasten) ten opzichte
Per leerweg het % leerlingen van de leerlingen die
hoeveel deelnemers in het afgelopen jaar de
Op niveau 4 gesplitst in BOL/BBL tot 1 oktober 2010
van het gebudgetteerde resultaat als % van het
op deze vestiging begint in leerjaar drie en zonder
instelling uitgestroomd zijn met een diploma dat ze
de verwachting over totaal aantal deelnemers dat
vastgestelde lastenbudget
zittenblijven het diploma haalt:
ooit behaald hebben, in vergelijking met het totaal
naar HBO doorstroomt.
% per eind van budgetperiode 2010.
Meting: per eind september 2010 wordt eindrappor-
aantal uitgestroomde deelnemers in dat jaar.
Meting: KRD-rapportage, definitief per 15 oktober
Meting: tussenresultaten zijn per vestiging via Wellis
2010.
periodiek beschikbaar. Eindcijfer gepresenteerd per
B) Rendement bovenbouw % doorlooptijd =
twee jaar
tage uit KRD gemaakt.
C) Centrale Examen (CE) resultaat ten opzichte van
landelijk gemiddelde
HBO
locatie in januari 2011.
ooit gediplomeerde instellingsverlaters in een jaar
ooit gediplomeerde instellingsverlaters + ongediplomeerde
18 VMBO en MBO cyclus functioneren en beoordelen
instellingsverlaters in dat jaar
Per team een overzicht van de gevoerde functione-
22 Wellantcollege totaal Rentabiliteit
rings- en beoordelingsgesprekken en de uitkomsten
Rentabiliteit: (resultaat gewone bedrijfsvoering / totale baten
van het beoordelingsgesprek:
uit gewone bedrijfsvoering)
Per leerweg de verwachting van de afwijking van CE -vestigingsresultaten ten opzichte van de landelijke
Hier tellen alleen de deelnemers mee die de
CE-resultaten mogelijke scores:
instelling hebben verlaten. Daarbij staan in de
A: Voldoet niet aan de gestelde functie eisen.
Dit kengetal geeft aan welk deel van de totale baten
Meting: door onderwijsinspectie, geen eigen
teller alle deelnemers die ooit een diploma MBO
B: Voldoet (nog) niet aan alle functie eisen, is met
cq. opbrengsten over blijft na aftrek van de lasten
metingen.
behaald hebben, eventueel in eerdere jaren of bij
cq. kosten. De rentabiliteit geeft aan in hoeverre de
een andere afdeling of instelling. De resultaten van
C: Voldoet aan de gestelde functie eisen.
inkomsten en uitgaven elkaar in evenwicht houden.
diplomaresultaat en jaarresultaat zijn jaarlijks begin
D: Functioneert boven de gestelde functie eisen.
In de periode dat reserves worden opgebouwd zal de
november bekend over het afgelopen schooljaar.
E: Functioneert uitzonderlijk boven de gestelde
rentabiliteit over het algemeen hoger zijn dan in de
periode waarin tot besteding wordt overgegaan.
D) Verschil CE-resultaten ten opzichte van
SE-resultaten
Per leerweg de verwachting van de afwijking tussen
ontwikkeling bezig.
functie eisen.
CE-vestigingsresultaten ten opzichte van de SE-
14 MBO Aantal deelnemers dat zonder diploma
Beoordeling vindt plaats op basis van kern- en
vestigingsresultaten.
uitstroomt
functiespecifieke competenties en behaalde
23 Wellantcollege totaal solvabiliteit
Meting: per eind september 2010 wordt eindrappor-
Per opleiding (BOL/BBL) en niveau het aantal
resultaten.
(eigen vermogen + aandeel derden) / totaal vermogen
tage uit KRD gemaakt.
deelnemers dat ongediplomeerd de vestiging verlaat.
11 MBO Examinering
De solvabiliteit geeft aan op welke wijze de
Meting: periodiek uit KRD. Einde periode 15 oktober
19 MBO/VMBO medewerkertevredenheid
bezittingen, die op de actiefzijde van de balans
2010 over afgelopen schooljaar.
staan, zijn gefinancierd, namelijk met eigen
Meting: aan de hand van feitelijk inspectiearran-
Per vestiging cijferoordeel 0-10
Meting: door afdeling P&C: aan de hand van vertaling
vermogen en/of vreemd vermogen. Hoe slechter
gement dan wel onafhankelijk oordeel van externe
15 VMBO/MBO Aantal instroom
van vierpuntschaal oordelen variërend van volledig
de solvabiliteit, des te groter is het risico dat
partij op basis van zelfevaluatie of audit.
Per niveau de verwachting van het totaal aantal
oneens - volledig eens naar een tienpuntschaal.
de vermogensverstrekkers hun vermogen deels of
nieuwe deelnemers per 1 oktober 2010.
Resultaten worden jaarlijks per vestiging en team
geheel verloren zien gaan. Een slechte solvabiliteit
gepresenteerd.
bemoeilijkt daarom het vinden van nieuwe
12 MBO Jaarresultaat
Het betreft hier deelnemers die niet eerder op deze
Het jaarresultaat is een indicator die weergeeft
vestiging ingeschreven zijn geweest.
hoeveel diploma’s er (in een instelling, een afdeling
Meting: periodiek uit Wellis. Eindmeting per begin
of een opleiding) in een jaar behaald zijn, in
november 2010.
vermogensverstrekkers.
vergelijking met het totaal aantal gediplomeerden plus ongediplomeerde instellingsverlaters.
22
23
Bijlage 3
Bijlage 4
KPI’s Noorderpoort
Checklist Managementovereenkomst Koning Willem I College
Overzicht KPI’s (op hoofdlijnen) Noorderpoort
maandelijks in onze BI-tool, daarnaast in de
Thema managementovereenkomst
Hieronder een overzicht van KPI´s. Deze worden
viermaandelijkse rapportage, het jaarverslag en ten
Governance
over het algemeen vanaf teamniveau tot en met
behoeve van bilateralen van het management.
1.1.a
Interne audits
voldoen
1.1.b
Verbeteracties uit interne audits
voldoen na audit; P&C monitort
1.2.b
Rapportages aan branches en bedrijven
verslag, besluitenlijst; verder maatwerk
1.2.c
Bijeenkomsten met groepen belanghebbenden
maatwerk
Noorderpoortniveau gerapporteerd. Wekelijks/ Gevraagde managementinformatie
Definitie specificatie
Aantal deelnemers
• Aantal ingeschreven deelnemers (inclusief niet bekostigd en educatie/ VO) op 1 oktober 2009
Opmerkingen
Aantal bekostigde deelnemers
• Aantal bekostigde deelnemers op 1 oktober 2009
Uitval
• Definitie VSV Noorderpoort
Aanmeldingen
• Stand aanmeldingen, onderverdeeld naar geresulteerd in inschrijving & nog in procedure
Jaarresultaat
• Resultaten 2008-2009
Loopt altijd één schooljaar achter
Diplomaresultaat
• Resultaten 2008-2009
Loopt altijd één schooljaar achter
DTO
• Resultaten 2010 • Op schoolniveau • Opleiding en school tevredenheid • Invulpercentage
Voldoen aan urennorm
• Gebaseerd op planning van 850 uren
2.a
1600 SBU voor alle opleidingen in beide leerwegen
voldoen
2.b
900 klokuren per studiejaar voor BOL
voldoen
2.c
320 klokuren per studiejaar voor DT BOL en BBL
voldoen
2.d
OER is klaar per 1 april
voldoen
2.e
registratie klachten
voldoen
2.f
% tevredenheid afhandeling klachten
maatwerk
2.g
100% correcte inhoud bpv overeenkomst
voldoen
Voorkomen voortijdig schoolverlaten
Zie uitval
Voldoen aan meldingen RMC
Gepland vanaf juli 2010. Relatie tussen wat gemeld had moeten worden en wat gemeld is
3.3.a
38 effectieve schoolweken realiseren
voldoen
Voortgangsgesprekken\
Per kalenderjaar
3.3.b
voldoen
Ziekteverzuim
Landelijke definitie, exclusief zwangerschap
900 klokuren per studiejaar voor BOL en 320 klokuren voor DT BOL en BBL realiseren
MTO
Laatste jaar is 2009
BTO
Nog niet in productie
A&A registratie
Dossiers op orde
Opmerkingen Planning & Control
Leren
Zelfevaluatie school FTE
Check
Wet- en regelgeving Betreft alle leeftijden, alle niveaus (klein verschil ten opzichte van landelijke definitie)
Begeleiding 4.1.a
begeleiding voor elke leerling
voldoen; er is een begeleidingssysteem
4.2.b
% pedagogisch didactisch dossier in 2008
maatwerk
4.2.c
Correcte aanwezigheidsregistratie
voldoen
Zelfevaluatie teams
24
Norm
• Zowel huidig aantal fte als het Jaar fte • Invulpercentage • % ongeoorloofd afwezig • % geoorloofd afwezig • % aanwezig • Per school • Percentage dossiers niet op orde • In relatie tot 1-10
Vanaf 2009-2010 in productie
Examenproces 5.1.a
Vertegenwoordiging bedrijf/ branche in subexamencomm.
Zie 5.2.d
5.2.d
Elk jaar Inspectie-proof zijn
goedkeurende verklaring van Inspectie
25
Thema managementovereenkomst
Norm
Rendement 6.1.a
verhoging rendement van…%.... naar…% in 2007
70%
6.1.b
verhoging rendement van …% naar…% in 2008
70%
% verlaging ongediplomeerde uitschrijvingen uit opleidingen in 2008
maatwerk
6.1 c
% medewerkers met functioneringsc.q. beoordelingsgesprek in 2007
Opmerkingen Planning & Control
Bijlage 5 KPI’s Grafisch Lyceum Rotterdam Hoofdlijn van rapportage
Frequentie van rapportage:
Het Dashboard Onderwijs omvat de volgende
De meerderheid van gegevens is real time
stuurindicatoren:
beschikbaar. Iedere maand wordt de formele rapportage opgesteld, als ‘foto’ van de gegevens aan
Personeel 8.4.a
Check
50%
S.01
S.02
het einde van de kalendermaand.
a
Percentage lesuitval studenten
b
Percentage lesuitval docenten
a
Percentage verzuim studenten
Oplevertijdstip
b
Top verzuimvakken
Het dashboard wordt op een vooraf bepaalde dag in de maand opgeleverd (achtste werkdag van de maand,
S.03
Percentage cijfers niet ingevuld
S.04
Aantal trajecten met lage realisatie uren
S.05
Percentage studenten onder cijfernorm
S.06
a
Aantal uitval zonder diploma (cumulatief)
b
Top uitvalredenen (cumulatief)
zie later). Presentatie van gegevens: De negen stuurindicatoren worden grafisch gepresenteerd, bij voorkeur op één A4-pagina.
S.07
Aantal aanmeldingen (cumulatief)
S.08
Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief)
Gezichtspunten:
a
Aantal gesprekken per student (cumulatief)
De gegevens worden gepresenteerd naar twee
b
Aantal KAB/PAB/BBC
gezichtspunten: per onderwijsafdeling en per
S.09
niveau. Daarnaast worden de meeste gegevens ook getotaliseerd weergeven voor het GLR als geheel. Zie het overzicht op de volgende bladzijde. Niveau
Totaal GLR
S.01
Percentage lesuitval studenten
v
v
v
S.02a
Percentage verzuim studenten
v
v
v
S.02b
Top verzuimvakken
S.03
Percentage cijfers niet ingevuld
S.04
Aantal trajecten met te lage realisatie uren
v
v
S.05
Percentage studenten onder cijfernorm
v 1)
v 1)
v 2)
v
v
v
v v 1)
S.06a
Aantal uitval zonder diploma (cumulatief)
S.06b
Top uitvalredenen (cumulatief)
S.07
Aantal aanmeldingen (cumulatief)
S.08
Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief)
S.09a
Aantal gesprekken per student (cumulatief)
S.09b
Aantal KAB/PAB/BBC
26
Onderwijsafdeling
v v
3)
v v
1)
v
V
v v
v 1)
v 2) v
1) niet voor VMBO, 2) totaal = exclusief VMBO, 3) niet voor MG, MI, MD
27
In de volgende hoofdstukken wordt ervan uitgegaan
Definitie stuurindicatoren
dat de definities van de stuurindicatoren voor alle
Kanttekening:
onderwijsafdelingen en niveaus gelijk zijn. In de
Alle gepresenteerde gegevens hebben betrekking op
gevallen dat dit niet het geval is, zal dat expliciet
studenten die op het moment van rapportage als student
vermeld worden.
Stuurindicator
S.03 Percentage cijfers niet ingevuld
Beschrijving
Percentage cijfers voor modules niet ingevoerd door docenten per afdeling. Na afsluiten van invoertermijn verschijnt cijfer ontbreekt op cijferlijst van de student.
ingeschreven staan. Dus: de gegevens van (tussentijds)
Voornaamste bron
Beoordelingssysteem
uitgeschreven studenten maken géén deel uit van de
Eenheid
Percentage
dashboard-rapportages!
Wel opgenomen in meting
Cijfers per afdeling
Niet opgenomen in meting
Cijfers van het VMBO zijn niet opgenomen Niet relevant voor presentatie per niveau (alleen dus per afdeling)
Stuurindicator
S.04 Aantal trajecten met lage realisatie uren
Beschrijving
Trajecten die potentieel gevaar lopen aan het einde van het schooljaar lager uit te komen dan de normuren. Normuren: MBO: 850 uur VMBO jaar 1+2: 1.040 uren VMBO jaar 3: 1.000 uren VMBO jaar 4: 700 uren
Stuurindicator
S.01 Percentage lesuitval studenten
Beschrijving
Lesuitval studenten per basisgroep per maand ten opzichte van geplande lessen in die maand
Eenheid
Percentage
Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting
• Tijdverlies als gevolg van 40 minutenrooster • Vooraf niet geplande lessen
Stuurindicator
S.01 Percentage lesuitval docenten
Beschrijving
Lesuitval docenten per maand ten opzichte van geplande lessen in die maand
Eenheid
Percentage
Criterium voor opname in overzicht: Er wordt uitgegaan van 10% gerealiseerde lessen per maand. Per periode 20% gerealiseerd van aantal geplande lessen (geen 0-week). Stageklassen worden niet meegenomen in dashboard, maar komen wel naar boven bij het genereren van de cijfers Lesuitval en Rooster_vergelijk.
Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting
• Tijdverlies als gevolg van 40 minutenrooster • Vooraf niet geplande lessen
Stuurindicator
S.02a Percentage verzuim studenten
Beschrijving
Afwezigheid van studenten bij geroosterde les per maand
Voornaamste bron
Absentieregistratie door docenten
Eenheid
Percentage
Wel opgenomen in meting
De ingevoerde presentie
Niet opgenomen in meting.
• Aan- en afwezigheid bij bpv • Uitgeschreven student • Presentie die niet is ingevoerd (is onbekend)
Stuurindicator
S.02b Top verzuimvakken
Beschrijving
De drie geroosterde vakken die in een bepaalde maand het hoogste percentage studentverzuim kennen
Voornaamste bron
Absentieregistratie door docenten
Eenheid
Percentage
Wel opgenomen in meting
Alle lessen die zijn ingeroosterd
Voornaamste bron
Per maand overzichten Lesuitval Per maand Rooster_vergelijk db_Overzichten manager onderwijs
Eenheid
Aantal
Wel opgenomen in meting
BOL • Niveau 2 leerjaar 1 • Niveau 3 leerjaar 1 • Niveau 4 leerjaar 1 en 2 + addendum-klas
Niet opgenomen in meting
Stageklassen BBL
Stuurindicator
S.05 Percentage studenten onder cijfernorm
Beschrijving
Percentage studenten dat onder de norm van percentage cijfers voldoende zit. Norm om naar volgend jaar te bevorderen is 90% voldoende.
Voornaamste bron
Beoordelingssysteem
Eenheid
Percentage
Wel opgenomen in meting
Cijfers per afdeling. C.O. (Cijfer Ontbreekt) telt mee als beoordeling
Niet opgenomen in meting
Cijfers van het vMBO zijn niet opgenomen Niet relevant voor presentatie per niveau (alleen dus per afdeling)
Niet opgenomen in meting
28
29
Stuurindicator
S.06a Aantal uitval zonder diploma (cumulatief)
Stuurindicator
S.08 Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief)
Beschrijving
Het aantal studenten dat lopende het schooljaar stopt met de opleiding en uitstroomt zonder diploma GLR. De resultaten worden cumulatief getoond, zowel per afdeling als per niveau. Bij resultaten per niveau wordt er een top drie van uitvalredenen getoond (hoofdredenen, zie S.06b).
Beschrijving
Aantal studenten jonger dan 18 jaar dat is gemeld bij leerplicht. Aanleiding voor melding bij leerplicht is een ongeoorloofde afwezigheid van zestien uur in vier weken.
Voornaamste bron.
Absentieregistratie. Sharepoint Rapportages Presentie MBO
Eenheid
aantal
Wel opgenomen in meting
Gaat om leerplichtigen, dus jonger dan 18 jaar
Niet opgenomen in meting
Gemeld bij RMC (=> 18 jaar) telt niet mee, het gaat alleen om leerplichtigen Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand
Stuurindicator
S.09a Aantal gesprekken per student (cumulatief)
Beschrijving
Gemiddeld aantal vastgelegde gesprekken per student per schooljaar. Norm: 0,3 per maand (cumulatief, dus norm loopt per maand op met 0,3).
Voornaamste bron
Leerlingvolgsysteem
Eenheid
Aantal
Voornaamste bron
Eenheid
Registratie uitschrijving student vindt plaats in db_Studiezaken, knop Student uitschrijven (f_uitschrijving) Registratie reden uitval vindt plaats in db_Studiezaken, knop Uitvalreden invullen (q_leertraject_student_uitval) Aantal
Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting
Een startkwalificatie (vooropleiding) telt niet mee als diploma. Gaat dus om studenten die vertrekken zonder GLR-diploma. Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand.
Stuurindicator
S.06b Top uitvalredenen (cumulatief)
Beschrijving
De drie uitvalsredenen welke procentueel het hoogst scoren tot en met de rapportagemaand. Gehanteerde indeling: hoofdcategorieën uit (voorstel) MBO Raad: persoonsgebonden, geen invloed; persoonsgebonden, geen invloed op oorzaak, wel opvang; instellingsgebonden factoren; studie- en beroepskeuzegebonden factoren; arbeidsmarkt- en (externe) omgevingsfactoren; onbekend (= wel gegevens, maar reden is onbekend); niet ingevuld (= geen gegevens, moet worden uitgezocht).
Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting
Cijfers van het vMBO zijn niet opgenomen Hierin zijn niet de KAB/PAB/BBC gesprekken opgenomen, zie hiervoor S.09b Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand
Stuurindicator
S.09b Aantal KAB/PAB/BBC
Beschrijving
Totaal aantal vastgelegde gesprekken gevoerd door KAB (Keuze Advies Bureau), PAB (Pedagogisch Advies Bureau) en BBC (Bureau Bedrijfs Contacten) in de rapportagemaand (dus niet cumulatief). Cijfers BBC: norm 200 ingevoerde gesprekken per maand (4 gesprekken per week x 12 bcf’s ).
Voornaamste bron
Leerlingvolgsysteem
Eenheid
Aantal
De getoonde uitvalsredenen zijn niet opgeteld 100%. Eenheid
Percentage
Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting
Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand
Stuurindicator
S.07 Aantal aanmeldingen (cumulatief)
Beschrijving
Het aantal aanmeldingen voor het volgende schooljaar, gemeten vanaf 1 oktober in het lopende schooljaar
Voornaamste bron
db_Aanmelding (Queries aantal aanmeldingen per opleiding)
Eenheid
Aantal
Wel opgenomen in meting
Resultaten worden primair cumulatief getoond. Geldt zowel per niveau als per (relevante) afdeling Wel wordt de opbouw van het cumulatieve totaal grafisch getoond over de voorgaande maanden, waarbij de werkelijke cijfers van de rapportagemaand concreet vermeld worden Relevante afdelingen: VMBO, BM, MM, PD, AP
Niet opgenomen in meting
Cumulatief, maar wel inzicht van opbouw gegevens per maand
Wel opgenomen in meting
30
Niet opgenomen in meting
31
Colofon Auteurs: Dit rapport is geschreven op basis van onderzoek door M&I Partners, in opdracht van Kennisnet en op verzoek van MBO2010. Redactie: Bob Klaasen, Esther Schoenmakers Vormgeving: GOfor Design, Den Haag Druk: OBT, Den Haag
Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2.5 Nederland De gebruiker mag: •
het werk kopiëren, verspreiden, tonen en op- en uitvoeren 0nder de volgende voorwaarden: Naamsvermelding. De gebruiker dient bij het werk de naam van Kennisnet te vermelden. Niet-commercieel. De gebruiker mag het werk niet voor commerciële doeleinden gebruiken. Geen Afgeleide werken. De gebruiker mag het werk niet bewerken.
•
Bij hergebruik of verspreiding dient de gebruiker de licentievoorwaarden van dit werk kenbaar te maken aan derden.
•
De gebruiker mag uitsluitend afstand doen van een of meerdere van deze voorwaarden met voorafgaande toestemming van Kennisnet.
Het voorgaande laat de wettelijke beperkingen op de intellectuele eigendomsrechten onverlet. www.creativecommons.org/licenses Disclaimer: De door kennisnet verstrekte informatie is ontleend aan bronnen die betrouwbaar mogen worden geacht, maar voor de juistheid en volledigheid daarvan kan niet worden ingestaan. Kennisnet aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor schade in verband met het gebruik van informatie uit deze uitgave, daaronder begrepen schade veroorzaakt door onjuistheid of onvolledigheid van deze informatie. De in dit artikel bedoelde beperking of uitsluiting van de aansprakelijk-heid geldt niet voorzover schade het gevolg is van een bewust roekeloze of opzettelijke tekortkoming van de auteur. Deze uitgave is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden constateren, dan verzoeken wij u hiervan melding te maken bij Kennisnet met opgave van de eventuele consequenties en/of correcties. Dit is een publicatie van Stichting Kennisnet. www.kennisnet.nl
32
Stichting Kennisnet Paletsingel 32 2718 NT Zoetermeer Postbus 778 2700 AT Zoetermeer T 0800-KENNISNET F (079) 321 23 22 I kennisnet.nl
Kennisnet. Leren vernieuwen.