Managementinformatie
2
TimeWriter: helderheid van uur tot uur TimeWriter is een urenregistratieprogramma dat eenvoud en helderheid paart aan flexibiliteit en bedieningsgemak. Het zorgt voor een volledige verantwoording van alle gewerkte uren en vormt een uitstekende
basis
voor
facturering
en
managementinformatie.
Maar TimeWriter biedt meer: het is ook een uitstekend instrument voor planning en budgetbewaking. TimeWriter verheldert de werkwijze van uw organisatie. Van uur tot uur, van dag tot dag, van maand tot maand.
De voordelen van urenregistratie Een goed systeem voor urenregistratie is eigenlijk onontbeerlijk voor iedere organisatie of bedrijf. Urenregistratie zorgt voor discipline: het bevordert dat medewerkers effectief met hun tijd omgaan. Dienstverlenende bedrijven hebben een goede urenverantwoording nodig om hun facturen te kunnen opstellen. En op langere termijn zijn overzichten van gewerkte en declarabele uren essentieel voor het in kaart brengen van trends en om prognoses te kunnen doen.
Het unieke van TimeWriter TimeWriter blinkt uit in eenvoud: zowel voor de medewerker als voor de beheerder en de manager. Tegelijkertijd biedt het programma een schat aan informatie voor uiteenlopende doeleinden: factureren, verlofadministratie, bedrijfsvoering, trends en prognoses, projectplanning en budgetbewaking. Het programma is bovendien volledig aan te passen aan elke organisatie. En dit alles bij een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
Uw voordelen 4 Gemakkelijk in gebruik door helder weekraster. 4 Rapportagevormen in elke gewenste vorm: grafieken & cijfers, standaard & eigen ontwerp. 4 Rapportage voor zeer vele doeleinden. 4 Uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. 4 Eenvoudige installatie bij aanschaf en onderhoud. 4 Flexibel beheer en controle.
TimeWriter producten TimeWriter kunt u verkrijgen in twee versies: de standaardversie (Time-Writer Standaard) en de versie voor grotere organisaties en organisaties met specifieke wensen (TimeWriter Pro). TimeWriter Factuur tenslotte koppelt TimeWriter Standaard en Pro aan een aantal factureringspakketten (zie de brochure ‘TimeWriter productinformatie’).
3 Gemeenschappelijke voordelen en functionaliteiten TimeWriter Standaard en TimeWriter Pro bieden de gebruiker, de beheerder en de manager heel veel voordelen en functionaliteiten. Een aantal daarvan zijn van toepassing in beide pakketten.
Gebruikersvriendelijk U ervaart, als eindgebruiker, beheerder of manager, veel gebruiksgemak. Het registreren van de uren in het weekraster gaat heel eenvoudig en intuïtief, net als in een agenda. Achteraf of met de stopwatch terwijl u aan het werk bent. Of heel gemakkelijk vanuit Outlook. Dat werkt efficiënt. Medewerkers kunnen zelf voorkeuren als lettertype en kleuren instellen. Of kiezen voor een lijst in plaats van het weekraster. Navigatie kan door het gebruik van de muis, tabs en Ctrl-toetsen. De manager maakt rapporten - geheel menugestuurd in een handomdraai. Voor het eerst met TimeWriter aan de slag gaan is al even eenvoudig: binnen een uur kan iedereen ermee werken. Niemand hoeft op cursus. Krachtige rapportages De vele rapportages bieden u snel inzicht in de uren per klant, activiteit, product, medewerker of combinaties hiervan. In tabelvorm of als grafiek. Standaard of naar eigen ontwerp. Wie is uw grootste klant? Hoe is de omzetverdeling over de diverse producten? Welke medewerker genereert de meeste omzet? Welke activiteit kost relatief veel tijd? Verloopt het project nog conform planning en budget? Om de gegevens verder te verwerken kunt u de bestanden exporteren naar vele andere bestandsformaten (bijvoorbeeld ten behoeve van de facturering of verlofadministratie). Grafieken: voor trends en prognoses.
Hoe werkt TimeWriter? Urenregistratie 4 Klik in het weekraster op de gewenste begintijd, houd de muisknop ingedrukt, sleep de muisaanwijzer naar de gewenste eindtijd en laat los. 4 Kies in de keuzelijst klant/activiteit/ product. 4 Vul zonodig aan met extra informatie. 4 KLAAR!
4 Flexibel beheer Als beheerder van TimeWriter kunt u de gebruikers en het management echt maatwerk bieden. De invalshoeken van de urenregistratie (standaard zijn klant, activiteit en product) zijn volledig aan te passen aan de werkwijze binnen de organisatie. U kunt elke invalshoek de naam geven die u wilt. Werkweken en werktijden kunt u aanpassen aan de organisatie en de medewerker. En u bepaalt – in samenspraak met het management – wie voor welke boeking autorisatie krijgt. Controle & Discipline Iedere medewerker ziet vanzelf wanneer hij (of zij) bepaalde uren niet heeft geboekt: een ‘gat’ in het weekraster moet altijd nader worden verklaard of ingevuld. TimeWriter attendeert de medewerker bovendien op het ontbreken van de gegevens. Al met al verhoogt dit de discipline van het tijd registreren. In uw organisatie is nooit meer sprake van ‘verloren’ uurtjes. Natuurlijk is per medewerker in te voeren hoeveel uren per week hij moet verantwoorden.
Eenvoudige installatie TimeWriter installeert u – eenmalig – centraal op de server, daarna maakt u vanaf de pc van de medewerker een snelkoppeling naar het pakket. Installatie op pc’s van de medewerkers is dus niet nodig. Dat scheelt u veel tijd. Ook updates installeert u alleen op de centrale server.
5
Referenties TimeWriter is wereldwijd bij meer dan 1000 - zeer tevreden - klanten in gebruik. Bij ondernemingen, instellingen en overheden. Groot en klein, in vrijwel álle branches. We vragen onze klanten regelmatig om hun mening over het pakket. Een aantal van de zeer lovende.
Onze klanten over TimeWriter Mijn complimenten voor deze applicatie. We werken er nu nog geen twee weken mee en iedereen is zeer tevreden met gebruiksgemak en de resultaten die we tot nu toe zien. Vooral de manier waarop de applicatie naar eigen hand te zetten is qua velddefinities in combinatie met de geweldige rapportagemogelijkheden is ideaal! Dank hiervoor. Claudio Tagliola (Forest & Fields IT B.V.) TimeWriter blinkt wat mij betreft uit door de eenvoud in gebruik en compleetheid in functionaliteit. Geen overbodige luxe dus. Ik heb ook nog nooit klachten gehoord over het programma. Jeroen Ramaker (Justitie Alkmaar) Het is klein, handig, handzaam en het heeft een uitstekende prijs/ kwaliteitverhouding. Het is gemaakt door mensen die weten waar het om draait bij urenregistratie. Snel invullen aan de hand van standaarditems, snel extra mededelingen toevoegen, het gaat met het grootste gemak. Ouderwetse kwaliteit met nieuwe technieken. Harmen Jan Veldhuis (Energiewacht Veendam) TimeWriter is precies waar ik naar op zoek was. Wanneer je als klein bedrijf verschillende projecten uitvoert en niet alleen de tijd wilt bijhouden per project, maar ook per activiteit (ontwerp, aanpassingen, updates etcetera), dan kun je het niet beter doen dan met TimeWriter. De rapporten zijn ook uitstekend. Anders Ruuswik (Intive produktutveckling) Omdat juist in onze branche een goede registratie van uren van projecten die langere tijd lopen heel belangrijk is en dan met TimeWriter goed beheersbaar en controleerbaar blijken te zijn. Wij zijn dan ook zeer blij met het programma en hebben hier voor weinig tot geen kosten een belangrijke ondersteuning voor onze administratie. J.V.M. van Kooten (B22 Calculatie-Adviesbureau )
Goed gezelschap Als u kiest voor werken met TimeWriter bent u in goed gezelschap: Akzo Nobel Diverse gemeenten FNV Kiem Ministerie van Justitie Nationale Fietsprojecten NVM Philips Sony Starbucks Coffee En vele anderen……
6
TimeWriter Standaard TimeWriter Standaard is gunstig geprijsd, eenvoudig in beheer en bedoeld voor kleine en middelgrote organisaties. Het programma biedt wel een scala aan functionaliteiten.
Voor welke organisaties? TimeWriter is brancheonafhankelijk: het is in gebruik bij advocatenkantoren, ingenieursbureaus, oliemaatschappijen, banken en ga zo maar door. TimeWriter Standaard is bedoeld voor gebruik door 5 tot 50 personen. In een later stadium kunt u altijd gemakkelijk overstappen op TimeWriter Pro. Projecten plannen in de praktijk 4 Kies een klant.
Modules
4 Kies een project.
TimeWriter Standaard en Pro bestaan uit modules. Basis zijn de modules
4 Kies de activiteit (die voor het
voor de urenregistratie, voor het beheer van het programma en voor het
project moet worden uitgevoerd). 4 Kies de medewerker (die de activiteit uitvoert). 4 Vul het aantal toe te kennen
genereren van rapporten en interactieve grafieken. Maar TimeWriter biedt meer. In TimeWriter kunt u ook uw projecten plannen, uw budgetten bewaken en uw afspraken uit uw Outlook-agenda importeren. Zo verhoogt u de slagvaardigheid van uw organisatie wel heel gemakkelijk.
uren in. Uw eerste project is gepland!
Projecten plannen en evalueren? Zo gebeurd!
Overzichtelijk in de Gantt-chart!
Als manager wilt u weten of de projecten in uw organisatie conform plan verlopen. Worden er meer uren geschreven dan gepland? Is er een extra activiteit nodig om het project tot een succes te laten worden? Klopt het aantal uren per activiteit of product? TimeWriter biedt u de - unieke - mogelijkheid projecten te definiëren op dezelfde stamgegevens als waarop u later de uren boekt (dus bijvoorbeeld klant/project/activiteit/medewerker). Zodra de medewerkers de gerealiseerde uren boeken, kunt u planning aan realisatie koppelen.
Toegevoegde waarde Plannen met TimeWriter heeft een grote toegevoegde waarde: 4 het verhoogt uw inzicht in de bedrijfsvoering; 4 u kunt projecten tussentijds bijsturen; 4 u kunt in de toekomst nauwkeuriger plannen. Kortom: kosten en baten houdt u beter in de hand.
Niet geplande, maar toch noodzakelijk gebleken activiteiten kunt u eveneens in de projectrapportages opnemen. Handig in voor- en nacalculatie. Handig voor tussentijds projectmanagement. Budgetbewaking TimeWriter houdt u scherp als het gaat om budgetbewaking. Budgetten (uitgedrukt in geld of in uren) kunt u koppelen aan klanten, producten, activiteiten of medewerkers. Zodra het aantal geregistreerde uren hoger wordt dan het aangegeven budget, krijgen de bewakers van het budget automatisch een signalering. Dat maakt bijsturen wel heel snel mogelijk!
7
TimeWriter Pro TimeWriter Pro is de ‘grote broer’ van TimeWriter Standaard. Bedoeld voor grotere organisaties of organisaties met speciale wensen. Ideaal voor urenregistratie op afstand door thuiswerkers of ambulante medewerkers. En met nog uitgebreidere beheermogelijkheden dan in TimeWriter Standaard. U heeft altijd de nieuwste versie en upgraden kost u niets extra. Werkt u al met TimeWriter Standaard, dan is het gemakkelijk over te schakelen naar TimeWriter Pro.
Voor welke organisaties? TimeWriter Pro is bedoeld voor gebruik door 50 tot 1000 personen. Altijd en overal Met TimeWriter Pro kunnen uw medewerkers altijd en overal uren registreren. Of zij nu permanent ingelogd zijn in het netwerk op kantoor, thuiswerken of altijd onderweg zijn en eenmaal per week inloggen. Medewerkers ‘op afstand’ boeken de uren via een standaard internetbrowser. Zij hebben geen speciale software nodig. En zo kunnen ook gebruikers van een Mac of Linux/Unix-besturingssysteem gebruik maken van TimeWriter. PDA-gebruikers worden automatisch herkend en krijgen een speciale, aangepaste layout.
Een goed begin is ... gratis! Wilt U vaststellen of TimeWriter Pro voor uw organisatie geschikt is, maar hebt u geen zin in dikke handleidingen? Voor e 300 komt er een consultant bij u langs, wordt TimeWriter geïnstalleerd en uitgelegd en krijgt u een proeflicentie voor drie maanden. Als u aan het einde van deze periode overgaat tot aanschaf, betalen wij u de e 300 volledig terug.
Bent u zelf onderweg? U kunt de internetbrowser ook gebruiken voor het genereren van rapporten. Zo bent u altijd en overal op de hoogte.
De verschillen tussen TimeWriter Standaard en Pro De brochure ‘TimeWriter productinformatie’ geeft een gedetailleerd beeld van de verschillen tussen TimeWriter Standaard en Pro. Verder vindt u er technische informatie en antwoord op vragen over het beheer van de programma’s. Advies Wilt u advies bij uw keuze? Ga naar www.timewriter.nl/producten/ productvergelijking en bepaal met de wizard welk pakket het beste bij uw wensen aansluit.
8
Overtuig uzelf! Probeer TimeWriter gratis!
Wilt u een nadere kennismaking met TimeWriter? Dat kan heel gemakkelijk. Ga naar www.timewriter. nl/downloads en download de gratis - volledig werkende - proefversie. Van TimeWriter Standaard of Pro. Welke u maar wilt. Met de proefversie kunt u twee maanden gratis en geheel vrijblijvend werken. Pas na deze periode beslist u of u definitief tot aankoop overgaat. Zo heeft u nooit spijt van uw aanschaf.
Wat kost TimeWriter? De prijs van TimeWriter is afhankelijk van het aantal gebruikers. TimeWriter kan alleen worden gehuurd. Dit houdt in dat u het product niet eerst hoeft te kopen, u betaalt alleen een jaarlijkse vergoeding. Dit bedrag is opgebouwd uit gebruiksrecht, support en het recht op updates.
Bestellen
Prijs in euro’s per jaar *) Aantal gebruikers
TimeWriter Standaard
TimeWriter Pro
5
150
n.v.t.
10
280
650
25
425
1.225
50
700
1.400
100
1.910
250
2.750
onbeperkt
1.100
U bent overtuigd van de voordelen van TimeWriter? Ga dan naar www.timewriter.nl om vandaag nog uw TimeWriter te bestellen. U kunt er direct mee aan de slag.
3.100
*) excl. b.t.w.; incl. verzending binnen Nederland
Huurovereenkomsten gelden voor de duur van 1 jaar en worden telkens stilzwijgend verlengd. U ontvangt na 11 maanden een herinnering inzake de verleningen.
Meer informatie Wilt u meer informatie over de (verschillen tussen de) specifieke producten?
De
brochure
‘TimeWriter
productinformatie’
geeft
antwoord op vele vragen, met name over de techniek en het beheer van
de
producten.
U
kunt
de
brochure
gratis
downloaden
op www.timewriter.nl/downloads. Natuurlijk kunt u ook altijd rechtstreeks contact met ons opnemen.
Documentatie en helpdesk Bij TimeWriter ontvangt u altijd een uitgebreide stap-voor-stap handleiding. Met informatie toegespitst op de beheerder en op de gebruiker. Op www.timewriter.nl kunt u bovendien altijd terecht voor extra instructie en antwoorden op veel gestelde vragen. Wilt u persoonlijke assistentie? Dat kan! Stuur uw vraag per e-mail of bel onze uitstekende helpdesk.
TimeWriter is een product van XSO (xBase Software Ontwikkeling) te Leeuwarden, softwareontwikkelaar voor gerenommeerde bedrijven. XSO levert standaardoplossingen en maatwerk. Meer informatie over ons bedrijf vindt u op www.xso.nl. XSO: xBase Software Ontwikkeling Lytsedyk 16 9036 ML Menaldum Telefoon (088) 00 11 800 E-mail
[email protected] Internet www.xso.nl www.timewriter.nl
