1e Bestuursrapportage 2015
1
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4.
Inleiding ................................................................................................................................................ 3 Organisatie ........................................................................................................................................... 5 Productkosten ..................................................................................................................................... 11 Managementinformatie ....................................................................................................................... 13
2
1. Inleiding De eerste maanden van deze samenwerking op het gebied van werk en inkomen zijn inmiddels verstreken. Een aantal bijzondere maanden die voornamelijk in het teken van bouwen van de organisatie hebben gestaan. De start situatie per 1-1-2015 kenmerkte zich door de aanwezigheid van medewerkers van vijf gemeenten (Roosendaal nog gehuisvest op eigen locatie) op een locatie die nog niet volledig was ingericht en voorzien van de benodigde hulpmiddelen om te kunnen werken. In korte tijd is er met man en macht door de medewerkers van de gemeenten die de ondersteunende diensten leveren en de medewerkers van het Werkplein Hart van West-Brabant (HvWB) aan gewerkt om tot een werkbare situatie te komen. In datzelfde tijdsbestek moest de conversie van de hoofdapplicatie (GWS) nog plaatsvinden en kon er nog niet beschikt worden over leidinggevenden in de organisatie. Deze beide aspecten zijn echter voortvarend opgepakt en eind januari was de conversie succesvol afgerond en waren tijdelijke aanspreekpunten in de organisatie aangewezen. En, in deze bijzondere tijd, is de dienstverlening gewoon doorgegaan! Onze dank richting alle medewerkers hebben wij in een feestelijke bijeenkomst in maart laten blijken. De komende periode staat meer in het teken van de planning en controlcyclus, het leveren van e managementinformatie, de 1 Bestuursrapportage, de Kaderbrief, het Meerjarenbeleidsplan en de Begroting voor 2016. Het mag duidelijk zijn dat onze organisatie in control wil zijn en de volgens de voorlopige dienstverleningsovereenkomst en de gemeenschappelijke regeling vereiste informatie ook graag wil verstrekken. Nu we sinds kort kunnen beschikken over een tool om de nodige informatie te kunnen ontsluiten (Cognos) zijn we ook voornemens aan onze informatieplicht te voldoen. Dit zal echter in de aanloopfase nog gepaard gaan met het ontbreken van een aantal gegevens. De oorzaak daarvan is dat er weliswaar informatie ontsloten is maar dat deze nog niet altijd eenduidig te interpreteren is. Dit komt nog doordat gegevens vaak nog zijn bijgehouden via de werkwijzen van de diverse gemeenten. Voor een groot aantal werkprocessen zijn of worden daarover afspraken gemaakt waardoor onze informatie beter kan worden ontsloten. Daarnaast moeten de dasboards voor managementinformatie nog gebouwd worden. Dit vergt de nodige tijd. De informatie in deze bestuursrapportage is grotendeels gebaseerd op het Werkplein, locatie Etten-Leur voor de vijf gemeenten. Roosendaal opereert dit jaar nog financieel gescheiden. Desalniettemin zullen wij in komende rapportages proberen een integraler beeld te gaan verstrekken. Voor Roosendaal is managementinformatie over de maand februari 2015 bijgevoegd. e Voor deze 1 Bestuursrapportage betekent dit dat we u wel een beeld kunnen geven van de actuele situatie qua werkzaamheden en budgetten, maar dat deze nog niet op alle fronten volledig zal zijn. Middelen: Op de kosten van bedrijfsvoering zijn we geconfronteerd met een aantal zaken die kostenverhogend werken. Het nadelig resultaat van de mutaties van de 1e bestuursrapportage 2015 bedraagt € 92.817.
3
Financiële gevolgen 1e bestuursrapportage 2015 Onderdeel
Omschrijving
Inhuur personeel
Inhuur wegens vacatures
Voordeel
€ 50.000
Inhuur wegens langdurig zieken Subsidies ICT projecten
Resultaat 2014 Telefonie Huisvesting
Afwikkeling ESF-J subsidietraject 2014 Betreft extra kosten van projectleiding, applicatiebeheer, technisch beheer, ondersteuning op ict gebied en licentiekosten Overheveling beschikbare middelen GWS en digitalisering klantendossiers Niet voorzien kosten van inrichting en exploitatie telefonie Hogere huurkosten huisvesting door tariefsaanpassing (inflatiecorrectie) en hoger aantal werkplekken Totaal
Voorzien nadelig resultaat 2015
nadeel € 100.000
€ 110.000 € 203.985
€ 210.000 € 25.500 € 33.332
€ 320.000
€ 412.817
€ 92.817
Dit resultaat betreft alleen de kosten van bedrijfsvoering. Resultaat is ook afhankelijk van het nogmaals overhevelen van middelen van 2014 naar 2015 voor implementatie GWS en digitalisering klantendossiers. e Op dit moment stellen wij voor de bevoorschotting van gemeenten nog niet te wijzigen. Bij de 2 bestuursrapportage 2015 zullen wij de financiële situatie opnieuw bezien. Verdere procedure/uitvoering: e Na voorlopige vaststelling in uw algemeen bestuur wordt deze 1 bestuursrapportage 2015 voor een zienswijze naar de gemeenten gezonden. Vaststelling is voorzien in uw vergadering van 6 juli 2015. Voorstel: e 1. De 1 bestuursrapportage 2015 voorlopig vast te stellen; e 2. De 1 bestuursrapportage 2015 voor een zienswijze aan de gemeenten aan te bieden; 3. De gemeenten verzoeken de aan het gemeentefonds toegevoegde middelen 2015 voor uitvoeringskosten van de Participatiewet en Individuele studietoeslag aan het Werkplein HvWB beschikbaar te stellen. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Werkplein Hart van West-Brabant d.d. 11-05-2015. S.A. Kurvers
T.H.R. Zwiers
Secretaris
Voorzitter
4
2. Organisatie Zoals in de inleiding al aangegeven zijn we voortvarend gestart op het Werkplein HvWB en zijn er ook vele zaken die goed zijn gegaan: • De conversie van de hoofdapplicatie (GWS) heeft eind januari plaatsgevonden. Deze heeft weinig echt noemenswaardige problemen opgeleverd. De conversie betekende echter wel een kleine maand productieverlies. • De betalingen aan de uitkeringsgerechtigden zijn goed en tijdig verlopen. • De dienstverlening naar onze klanten is gewoon doorgegaan. • De verhuizing van vijf teams sociale zaken naar één locatie is gerealiseerd. • De managementposities zijn inmiddels ingevuld • De multidisciplinaire teams voor werkgeversbenadering zijn geformeerd • Er zijn werkgeversbijeenkomsten georganiseerd en Werkplein wordt Uitzendplein • Het aantal klachten is normaal. Maar er blijven nog tal van aandachtspunten die het komende en volgende jaar onze aandacht zullen blijven vergen: • Volume aantal uitkeringsgerechtigden • Managementrapportages/dashboard • Meerjarenbeleidsplan en interne sturing(scyclus) • Harmonisatie werkprocessen • Harmonisatie contracten • Implementatie wetgeving (nieuwe doelgroepen) • IT migratie vestiging Roosendaal • Formatie (oa externe contracten en extra taken) • Plaatsing medewerkers (en opstellen functieprofielen) • Cultuur • Goed regelen telefonie voor onze klanten • Het goed inregelen van de betrokkenheid van gemeenten bij onze besluitvormingscyclus Niettemin zijn wij over het verloop van de eerste periode en de verwachting van het vervolg positief gestemd. Formatie Voor de uitvoering van onze taken uit de Participatiewet kunnen wij beschikken over de door gemeenten per 1-1-2015 ingebrachte formatie. Hierbij zijn in 2015 een aantal zaken van belang, de startformatie, ontwikkeling klantenbestand, bezwaar- en beroep, inhuur/taakstelling formatie en plaatsingsproces. Startformatie We zijn het jaar gestart met een inbrengformatie van 120,50 formatieplaatsen, inclusief Roosendaal. Deze inbreng formatie is gebaseerd op de businesscase van 2011. Inbreng formatie
Formatie
Inbreng
business- RoosenCase
Totaal
Inbreng
inbreng
01-012015
Verschil
daal
Casemanagement
30,95
26,38
57,33
54,48
-2,85
Administratie
25,88
10,73
36,61
34,71
-1,90
2,51
1,00
3,51
3,66
0,15
Fraudepreventie
2,34
3,00
5,34
4,67
-0,67
Kwaliteit
8,56
1,00
9,56
10,41
0,85
Beleid
6,35
2,00
8,35
5,58
-2,77
Organisatie
4,08
2,00
6,08
6,94
0,86
80,67
46,11
126,78
120,45
-6,33
ICT
Totaal
5
Op onderdelen is de daadwerkelijk inbreng ruim 6 formatieplaatsen minder. Dit heeft enerzijds te maken met het sociaal plan en anderzijds met gemaakte keuzes. Als gevolg van het sociaal plan zijn medewerkers die minder dan 50% van hun betrekking aan een taak voor werk en inkomen verrichten bij de gemeenten gebleven. Andersom zijn er ook medewerkers overgegaan die een voor een deel andere taken verrichte. Dit heeft tot beperkte formatieverschillen geleid. Hierbij merken we op dat dit op onderdelen wel gevolgen kan hebben. Daarnaast was er ook sprake van medewerkers die andere taken uitoefenden dan op basis van hun functiebeschrijving mocht worden verwacht. Hierop komen we terug bij het onderdeel plaatsingsproces. Voor de overgang van beleidsmedewerkers is er een knip gemaakt tussen strategisch en tactisch/operationeel beleid. Als gevolg daarvan is 2,77 minder formatie overgekomen. Ontwikkeling klantenbestand Zoals gesteld is de ingebrachte formatie per 1-1-2015 gebaseerd op de businescase. Inmiddels is de situatie behoorlijk verandert, enerzijds door de economische situatie (crisis) en anderzijds door nieuwe wetgeving (Participatiewet). Een effect van de crisis is het stijgende aantal uitkeringsgerechtigden geweest. Gemeente
01-01-2012
01-01-2013
01-01-2014
01-01-2015
Etten-Leur
522
525
596
683
Halderberge
272
327
376
425
Moerdijk
294
327
388
415
Rucphen
266
259
288
297
Zundert
170
168
176
176
Roosendaal
1254
1412
1557
1633
Totaal
2.778
3.018
3.381
3.629
9%
22%
31%
Toename in procenten
Zichtbaar is dat sprake is van een toename van 851 uitkeringsgerechtigden (31%) in vier jaar tijd. Dat is substantieel. Als gevolg van de Participatiewet verwachten we een toename van het aantal klanten van 140 per jaar. Bezwaar- en beroep In het bedrijfsplan van het Werkplein is opgenomen dat er voor Bezwaar en Beroep 8,74 fte (incl. 2,5 fte voor secretaris bezwaar- en beroep) overkomt vanuit de zes deelnemende gemeenten. Inmiddels is duidelijk dat er circa 8,81 aan formatie is overgekomen die is samengesteld uit kwaliteitsmedewerkers, juridisch kwaliteitsmedewerkers en medewerkers bezwaar- en beroep. Inmiddels is duidelijk geworden dat een deel van deze medewerkers al niet meer werkzaam zijn als kwaliteitsmedewerker of medewerker bezwaar- en beroep. Ook duidelijk is dat er vanuit de deelnemende gemeenten door toepassing van het sociaal plan geen secretarissen pur sang overkomen zijn naar het Werkplein. Alleen vanuit Roosendaal komt een medewerker over die slechts gedeeltelijk de werkzaamheden van secretaris vervult. Om nu toch per 1.1.2015 de afhandeling van bezwaar- en beroep uit te voeren zijn een vijftal medewerkers aangewezen die zich gezien hun vorige functie voor bezwaar en beroep zouden kunnen inzetten. Om dit moment loopt het proces en met hulp vanuit Roosendaal voor tijdelijke administratieve ondersteuning kunnen bezwaarschriften worden afgewikkeld. Duidelijk is dat we moeten rekenen met ongeveer 600 bezwaarschriften per jaar waarvoor ruim 6,43 formatie benodigd is bij een lean en mean ingericht en lopend proces. Omdat er dit jaar nog een plaatsingsproces van medewerkers gaat plaatsvinden is niet duidelijk of we aan het eind van het jaar nog over dezelfde medewerkers kunnen beschikken. Daarnaast is ook van belang om kwaliteitsmedewerkers in te zetten voor het up tot date houden van de werkprocessen, het periodiek checken van de uitvoering van wet- en regelgeving en kwaliteitscontrole- en verbetering. Op dit moment signaleren we een knelpunt bij de uitvoering van bezwaar- en beroep en is er dringend behoefte aan administratieve ondersteuning (secretaris bezwaar- en beroep). Vooralsnog zullen we administratieve ondersteuning gaan inhuren ten laste van de beschikbare vacaturegelden. De kosten worden ingeschat op € 30.000. Dit legt een extra druk op het inhuurbudget (vacatureruimte).
6
Inhuur/taakstelling formatie Voor de locatie Etten-Leur was bij de overdracht van de formatie van gemeenten naar het Werkplein sprake van veel tijdelijk ingevulde vacatures. Bij overdracht waren 11,97 formatieplaatsen vacant. Dit was conform afspraak om vacatures alleen tijdelijk in te vullen. Begin 2015 werden de contracten die bij gemeenten liepen vanwege de continuïteit op het Werkplein met twee maanden verlengd. Begin 2015 werden 13,81 formatieplaatsen ingehuurd. Dit was dus meer dan er vacatures waren. Inmiddels is dit in maart al teruggebracht naar 9,06 formatieplaatsen. Probleem van deze inhuur is dat de kosten daarvan gedekt worden uit vacaturegelden, die gebaseerd zijn op de reguliere loonkosten. De kosten van inhuur zijn substantieel hoger. In januari € 79.338 terwijl € 60.456 beschikbaar was. Daarnaast wordt in de begroting 2015 ook rekening gehouden met invulling van de taakstelling op formatie/loonkosten ad € 182.350. In principe is er vanuit gegaan deze vanuit de vacaturegelden in te vullen. Vacaturegelden 2015 Taakstelling 2015 Beschikbaar in 2015 Inhuur 2015 ongewijzigd Inhuur na maatregelen
€ 725.475 -/-€ 182.350 € 543.125 € 952.056 € 612.000
11,97 fte -/- 3,58 fte 8,38 fte 13,81 fte
Inmiddels hebben we maatregelen getroffen om de inhuur te beperken. Dit is door contracten niet meer te verlengen, tijdelijke uitbreiding van dienstverbanden, het plaatsen van vacatures en het opleiden tot casemanagers van eigen medewerkers en onze klanten. Hiermee hopen we binnen de beschikbare middelen te kunnen blijven. Hierop van invloed is nog wel de werkdruk die momenteel aanwezig is. Op dit moment is er echter nog geen sprake van een optimaal ingerichte en werkende organisatie. Dit komt doordat systemen nog niet allemaal volledig zijn ingericht, werkprocessen en werkwijzen nog moeten worden geharmoniseerd en het aantal uitkeringsgerechtigden aanzienlijk hoger is dan ten tijde van opstellen businesscase. Daarnaast is ook sprake van een aantal door gemeenten overgedragen langlopende ziektedossiers. Wij voorzien voor komend jaar een risico om binnen het bestaande loonkostenbudget te blijven danwel dat de taakstelling formatie/loonkosten niet geheel in 2015 kan worden gerealiseerd. Vooralsnog schatten we het nadeel (risico) voor 2015 als volgt in: -risico overschrijding inhuurbudget € 100.000 (incl. bezwaar- en beroep) -risico ziektedossiers € 50.000 Subsidietrajecten Voor aanpak jeugdwerkloosheid liep een ESF-J subsidietraject vanaf 14-1-2014 tot en met 14-6-2015. Een deel van onze inhuurkosten van personeel (jongerencoach) kan worden bekostigd uit deze middelen. Voor 2014 en 2015 zal dit jaar een bedrag beschikbaar komen van afgerond € 110.000. Deze middelen willen wij inzetten ter beperking van het risico van overschrijding van inhuur en ziekte. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bij het Werkplein is tot eind maart 2015 5,54% met een meldingsfrequentie van 1,49. Vanuit de overdracht is er al sprake van drie langdurende ziektegevallen. Het ziekteverzuim kan worden bestempeld als normaal. Plaatsingsproces Het plaatsingsproces start zodra er definitieve besluitvorming is over functieboek 2 en zodra er instemming is met het BGO over de conversietabel. Functieboek 2 wordt nu aan gewerkt. De BOR heeft adviesrecht op functieboek 2. Volgens de planning start het plaatsingsproces begin juli 2015. De stappen die in het plaatsingsproces gezet worden zijn: 1. Statusbepaling van de functies (juli 2015) 2. Zienswijze tegen de statusbepaling (juli/augustus 2015) 3. Belangstellingsregistratie (september 2015) 4. Concept plaatsingsplan en voorgenomen plaatsing (september/oktober 2015) 5. Zienswijze mbt voorgenomen plaatsing (november 2015) 6. Definitieve plaatsing (december 2015) Een gevolg van het plaatsingsproces kan zijn dat er verschuivingen optreden qua bezetting bij de diverse teams. Dit zal medio oktober/november inzichtelijk worden.
7
Formatiecalculatiemodel VNG Met betrekking tot de formatie hebben we benoemd dat diverse factoren van invloed zijn op de benodigde formatie voor het Werkplein HvWB. Wij signaleren dat de ingebrachte vaste formatie niet (meer) niet voldoende is om de taken uit de Participatiewet ter hand te kunnen nemen. Metname op het gebied van re-integratie en werkgeversbenadering zijn geen structurele middelen beschikbaar gesteld. Deze kosten werden tot op heden uit de participatiebudgetten van de gemeenten gedekt. Bij Participatiebudget komen wij hierop terug. Om gefundeerd en objectief te kunnen bepalen welke formatie benodigd is voor uitvoering van de Participatiewet willen wij in het komend half jaar de formatie laten berekenen aan de hand van een formatiecalculatiemodel.. In de tweede helft van 2015 zullen wij u daarover nader informeren. Vooralsnog gaan wij er vanuit dat we dit jaar de taken, behoudens het gestelde bij inhuur/taakstelling formatie en participatiemiddelen, met de ingebrachte formatie kunnen uitvoeren. Bijdrage Loonkosten De gemeenten dragen de loonkosten conform artikel 39 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling de eerste vier kalenderjaren na inwerkingtreding van de regeling niet via de vastgestelde verdeelsleutel bij maar op basis van de door de betreffende gemeente op de datum van inwerkintreding ingebrachte personele formatie. In de bevoorschotting is rekening gehouden met loonkosten die gebaseerd waren op de begrotingen van 2014. Daarom is vanwege de gevolgen van de nieuwe cao en het toekennen van periodieken een opslag van 5% toegepast (€ 223.984). Inmiddels zijn de loonkosten, exclusief vergoeding voor woon-werk verkeer, op basis van de nieuwe CAO berekend. Deze vallen in totaliteit € 281.684,-- lager uit dan de in de bevoorschotting meegenomen loonkosten en opslag. Dit heeft te maken met de verlaagde pensioenpremies, belasting-premieheffing percentages en met nog wat aanpassingen in overgedragen formatie. Daarnaast is door gemeenten in 2014 het vakantiegeld met medewerkers die overgegaan zijn verrekend. Dat betekent dat het Werkplein 5 maanden vakantiegeld in de maand mei uitbetaald (m.b.t. de vijf gemeenten). Hierdoor zijn de loonkosten in 2015 € 124.924 lager. 2015 Voorschot:
Terug te
Gemeente
loonkosten opslag
Etten-Leur
€ 1.452.961
€ 72.648
totaal € 1.525.609
Werkelijk € 1.427.456
ontvangen € 98.153
Halderberge
€ 1.109.318
€ 55.466
€ 1.164.784
€ 1.093.110
€ 71.674
Moerdijk
€ 773.434
€ 38.672
€ 812.106
€ 763.611
€ 48.495
Rucphen
€ 765.875
€ 40.367
€ 806.242
€ 775.474
€ 30.768
Zundert
€ 336.614
€ 16.831
€ 353.445
€ 320.851
€ 32.594
Totaal
€ 4.438.203
€ 223.984
€ 4.662.186
€ 4.380.502
€ 281.684
Individueel keuzebudget (IKB) Volgens de cao kunnen medewerkers vanaf 2016 kiezen hoe zij hun vakantiegeld, eindejaarsuitkering, levensloop willen inzetten of uitgekeerd willen krijgen. Onduidelijk is hoe dit vorm gaat krijgen. Na contact e met de accountant zou het kunnen zijn dat we in 2015 een voorziening moeten treffen voor het in de 2 helft van 2015 opgebouwde vakantiegeld. Dit bedraagt ongeveer € 212.000,-- voor de zes gemeenten, e waarvan circa € 80.000 voor Roosendaal. Hierover is op dit moment geen uitsluitsel te geven. In de 2 bestuursrapportage 2015 hopen we hierover duidleijkheid te kunnen geven. Ondersteunende diensten De ondersteunende diensten zijn inmiddels door de gemeenten Etten-Leur en Roosendaal ingeregeld. Er wordt voor 16,13 fte aan ondersteuning geleverd op het gebied van financiën, p&o, communicatie, facilitair/div en secretariaat. Inmiddels is duidelijk geworden dat er bij het Werkplein HvWB ook behoefte bestaat aan ondersteuning op juridisch vlak, op inkoopgebied, op ict gebied, security officer en communicatie. Wij stellen voor om in eerste instantie binnen de beschikbare 16,13 fte naar e mogelijkheden te zoeken om in onze behoeften te voorzien. Hiervoor treden wij in de 2 helft van dit jaar in overleg met de gemeente Etten-Leur en Roosendaal. Daarvoor is wel nodig dat de ondersteunende diensten op dit moment nog niet op alle vlakken vast worden ingevuld. Mocht de behoefte aan andere ondersteuning niet binnen het huidige kader kunnen worden gevonden dan zullen we dit middels een apart voorstel aan u voorleggen.
8
Informatie en communicatie technologie (ICT) Bij de vorming van het Werkplein is op ict gebied hoofdzakelijk rekening gehouden met de aanschaf van de hoofdapplicatie (GWS van Centric). In de begroting zijn wel enige middelen geraamd voor een zaaksysteem, klantvolgsysteem e.d., maar hier lagen geen concrete invullingen aan ten grondslag. Inmiddels is duidelijk dat op een aantal terreinen er ict hulpmiddelen moesten worden aangeschaft: e • Beeldschermen (2 ) (niet in reguliere werkplekkosten voorzien) • Zaaksysteem/DMS De gemeente Roosendaal ondersteunt het werkplein op het gebied van informatievoorziening. Het is dan ook logisch het systeem van Roosendaal hiervoor aan te schaffen. Omdat het werkplein een juridische entiteit is kan het contract niet zomaar worden uitgebreid en dient een apart contract te worden afgesloten. • Business intelligence (Cognos) • Keydatadistributie, Key2VOA, Key2GBAV • Voorzieningen ter ondersteuning van digitaal werken • Webshop t.b.v. uitvoering minimabeleid (betreft onderhoudskosten) • Inrichten tijd- en plaats onafhankelijk werken (hulpmiddelen en citrix omgeving) STAAT VAN GEACTIVEERDE KAPITAALUITGAVEN 2015 Nr.
Omschrijving
AanschafAfgeschrev Boekwaarde Investering Investerin Afschrijving / aflossing waarde begin en t/m begin jaar en gsjaar vorig jaar bijdragen jr Bedrag
Boekwaard e eind jaar
Automatisering 1.
GWS aanschaf
0,00
0,00
0,00
208.000,00
0,00
5
0,00
208.000,00
1b.
GWS aanschaf Roosendaal
0,00
0,00
0,00
77.000,00
0,00
5
0,00
77.000,00
2.
Beeldschermen
0,00
0,00
0,00
16.000,00
0,00
5
0,00
16.000,00
4.
Zaaksysteem/DMS
0,00
0,00
0,00
83.200,00
0,00
5
0,00
83.200,00
5.
C ognos
0,00
0,00
0,00
60.000,00
0,00
5
0,00
60.000,00
0,00
0,00
0,00
43.925,00
0,00
5
0,00
43.925,00
0,00
0,00
0,00
15.000,00
0,00
5
0,00
15.000,00
0,00
0,00
0,00
100.000,00
0,00
5
0,00
100.000,00
5
0,00
20.000,00
6. 7. 9. 9.
1.
Keydatadistributie, Key2VOA, Key2GBAV Voorzieningen voor digitaal werken C itrix omgeving Tijdschrijfsysteem
0,00
0,00
0,00
20.000,00
0,00
Totaal automatisering
0,00
0,00
0,00
623.125,00
0,00
Veiligheidsmaatregelen
0,00
0,00
0,00
121.000,00
0,00
Totaal huisvesting
0,00
0,00
0,00
121.000,00
0,00
Totaal werkplein
0,00
0,00
0,00
744.125,00
0,00
0,00 623.125,00 10
0,00
121.000,00
0,00 121.000,00
0
0,00 744.125,00
Niet in alle investeringen en software is in de begroting voor 2015 voorzien. In 2014 zijn nog wel middelen beschikbaar (€ 150.000 voor GWS en € 60.000 voor digitale dossiers) om deze kosten te kunnen dekken. Deze middelen willen we echter inzetten ter dekking van andere ict uitgaven (zie bij ondersteuning ict projecten en inrichting). Conform de notitie afschrijving en waardering zullen we de investeringen activeren. Voor 2015 levert dit nog geen kapitaallasten op. In de begroting 2016 worden die lasten wel verwerkt. Het activeren van investeringen betekent ook dat we in de financiering moeten voorzien. Vooralsnog doen we dit uit bestaande liquiditeiten. Mocht dit niet meer kunnen dan zullen conform de richtlijnen uit het treasurystatuut financiering aantrekken. Ondersteuning ict projecten en inrichting Tot en met 2014 was er een projectleider ICT ingehuurd die de conversie van GWS (hoofdapplicatie) begeleide. Aangezien de conversie en de inrichting van GWS doorloopt in 2015 hebben wij de inhuur met drie maanden moeten verlengen. Ook voor de rest van het jaar gaan we gebruik maken van deze externe projectleider omdat er in de eigen organisatie en bij de ondersteunde diensten geen projectleiding is voorzien. De kosten daarvan bedragen € 37.800. Daarnaast is de bezetting aan applicatiebeheerders in deze fase van de ontwikkeling van de organisatie te krap. Dit ook in het licht van de integratie van Roosendaal later dit jaar. Bovendien is er sprake van 0,56 vacature ruimte. Inhuur van gemiddeld 18 uur per week van een gespecialiseerde applicatiebeheerder voor de rest van het jaar is noodzakelijk. De extra kosten daarvan bedragen € 65.550. Daarnaast is de externe projectleider die de laatste fase 2014 van besluitvorming en vorming van het Werkplein heeft gecoördineerd de eerste drie maanden van 2015 vanwege de continuïteit verlengd. De kosten daarvan bedrag € 25.000. 9
Eind 2014 is geconstateerd dat ICT BERM op dat moment onvoldoende in staat was de GWS4ALL applicatie van het Werkplein volledig bij te houden vanwege het gebrek aan capaciteit. Dit zou leiden tot onaanvaardbare risico’s voor het Werkplein omdat juist in deze opstartfase gerekend moet kunnen worden op snelle ondersteuning en snelle updates. Door het beheer voor 6 maanden uit te besteden aan Centric is dit risico weggenomen en kunnen definitieve afspraken met ICT BERM worden gemaakt. De kosten daarvan bedragen € 15.000. Inmiddels is de implementatie GWS voltooid. Aanverwante applicaties zoals Key2datadistributie, Key2berichtenmodule, Key2VOA/GBAV en Cognos zijn ook aangeschaft en in gebruik genomen. De huidige applicatiebeheerders hebben zich tot op heden alleen maar bezig gehouden met GWS. De rest van het beheer lag bij andere afdelingen. Metname op het gebied van Cognos (onder andere ophalen en leveren van managementinformatie) zal regelmatig behoefte zijn aan ondersteuning. Voor dit jaar hebben we deze ondersteuning met korting ingekocht. De kosten daarvan bedragen € 19.200. Begin dit jaar is een zaaksysteem aangeschaft omdat meeliften bij één van de ondersteunende gemeenten niet tot de mogelijkheden behoorde. De aanschafkosten worden geactiveerd, de jaarlijkse licentiekosten bedragen € 26.895. Ook voor de eerder genoemde in gebruik genomen applicaties zijn jaarlijkse licentiekosten verschuldigd van € 14.450. Totaal is en wordt aan projectleiding, applicatiebeheer, technisch beheer, ondersteuning op ict gebied en licentiekosten dit jaar € 203.985 aan extra kosten gemaakt die niet voorzien waren. Vanwege de continuïteit zijn deze keuzes gemaakt. Hiervoor is geen dekking beschikbaar in de huidige begroting. In de jaren 2013 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de aanschaf van GWS (€ 150.000) en voor digitalisering dossiers (€ 60.000). Deze middelen zijn in 2014 beschikbaar gehouden voor implementatie GWS en digitalisering dossiers (wordt middels zaaksysteem in voorzien). Wij stellen u voor om deze middelen in te zetten ter dekking van de extra gemaakte kosten. Bij de jaarrekening 2014 wordt een voorstel opgenomen om deze middelen over te hevelen naar 2015. Telefonie De telefonische dienstverlening van het Werkplein HvWB is in de aanloop naar de vorming van het Werkplein buiten beschouwing gebleven. Wellicht werd ervan uitgegaan dat dit als ondersteuning door de deelnemende gemeenten zou worden uitgevoerd. Dit blijkt niet realistisch te zijn. Voor een goede telefonische toegankelijkheid is een eigen Klantcontactcentrum (KCC) danwel het gebruik van het KCC van één van de deelnemende gemeente nodig. Op dit moment zijn offertes gevraagd bij de gemeenten Etten-Leur, Moerdijk en Roosendaal. Duidelijk is wel dat dit gepaard gaat met kosten die niet in de begroting zijn voorzien. Voor 2015 is sprake van een bijdrage in personeelskosten ondersteuning telefonisch informatiecentrum ad € 15.000 en kosten van onder andere eenmalige licentiekosten en implementatiekosten ad € 7.700 en onderhoudskosten ad € 2.800. Huisvesting Inmiddels ligt er een concept huurovereenkomst voor 2015. De werkplekken zijn inmiddels ook gerealiseerd en de laatste bureaus geplaatst. Ten opzichte van de begroting 2015 is er sprake van de volgende afwijkingen: -aantal werkplekken bedraagt momenteel 80, in begroting 70 geraamd, nadeel € 6.720 -tarief huur en servicekosten bedraagt € 186,76. T.o.v. begroting is dat 1,5% meer, nadeel € 8.112 -ondersteuning ICT ad 1.850 per werkplek, aantal is 10 hoger, nadeel € 18.500 Bij elkaar sprake van € 33.332 hogere lasten van huisvesting en ondersteuning ICT. Dit jaar zal nog een investering op de locatie Etten-Leur plaatsvinden voor het aanbrengen van allerlei veiligheidsmaatregelen in de huisvesting. Deze investering ad € 121.000 is al in de begroting voorzien.
10
3. Productkosten Voor de ontwikkeling van productkosten (uitkeringen wwb, ioaw, ioaz en bbz) kunnen we op dit moment nog geen inzicht verstrekken. Het aantal uitkeringsgerechtigden lijkt wel iets toe te nemen, van 1.996 begin dit jaar tot 2.023 per eind maart. Zodra de uitkeringsgegevens op een goede wijze uit het systeem kunnen worden ontsloten zullen wij u deze doen toekomen. De verwachting is dat dit komende maand zal zijn. De voorlopige budgetten 2015 van gebundelde doeluitkering zijn in april nader vastgesteld. Metname voor de gemeente Roosendaal is sprake van een forse neerwaartse bijstelling ten opzichte van de raming in de begroting van Roosendaal.
Nadere voorlopige budgetten 2015 (april 2015) Begroting 2015 stand april Verschil Etten € 7.681.964 € 7.745.221 € 63.257 Halderberge € 5.261.580 € 5.304.828 € 43.248 Moerdijk € 5.674.433 € 5.721.122 € 46.689 Rucphen € 3.923.865 € 3.956.094 € 32.229 Zundert € 2.078.448 € 2.095.519 € 17.071 Roosendaal € 22.472.000 € 21.073.283 -€ 1.398.717 Totaal € 47.092.290 € 45.896.067 -€ 1.196.223 Qua aantallen uitkeringsgerechtigden van het Werkplein Etten-Leur is in de bijlage wat managementinformatie opgenomen. Voor Roosendaal is (dashboard) informatie tot en met de maand februari opgenomen. Individuele studietoeslag In het kader van de Participatiewet is de individuele studietoeslag geïntroduceerd. Het betreft een nieuwe vorm van aanvullende inkomensondersteuning voor bepaalde groepen studerenden. De gemeente toetst in het individuele geval of de student gelet op zijn persoonlijke omstandigheden met voltijdsarbeid niet in staat is het wettelijk minimumloon te verdienen. Andere voorwaarden zijn dat de student minimaal 18 jaar oud is, recht heeft op studiefinanciering of WTOS (Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten) en geen in aanmerking te nemen vermogen heeft. Gemeenten moeten zelf in een verordening vaststellen hoe hoog de individuele studietoeslag is en hoe vaak die wordt verstrekt. In totaal is over de jaren 2015-2018 35 miljoen aan het gemeentefonds toegevoegd. In de bedragen is een compensatie begrepen voor uitvoeringskosten. Deze compensatie bedraagt € 1 miljoen in 2015 en loopt via € 3 miljoen in 2016 en € 4 miljoen in 2017 op naar € 5 miljoen vanaf 2018. Wij verzoeken u de toegevoegde middelen voor 2015 beschikbaar te stellen zodat wij de regeling kunnen uitvoeren.
Individuele studietoeslag 2015 Etten € 7.812 Halderberge € 5.200 Moerdijk € 5.236 Rucphen € 3.936 Zundert € 2.260 Roosendaal € 20.777 Totaal € 45.221
2016 € 22.689 € 15.111 € 15.229 € 11.437 € 6.588 € 39.540 € 110.594
2017 2018 € 35.662 € 42.334 € 23.763 € 28.206 € 23.967 € 28.443 € 17.986 € 21.348 € 10.390 € 12.325 € 34.452 € 17.739 € 146.220 € 150.395
*bedragen berekend met rekenmodellen constante prijzen behorende bij meicirculaire 2014 Uitvoeringskosten Participatiewet In het kader van de Participatiewet wordt vanaf 2015 de toegang tot de Wajong beperkt. Hierdoor 11
zal de gemeentelijke doelgroep toenemen, omdat mensen met arbeidsvermogen - die bij ongewijzigd beleid onder de (financiële) verantwoordelijkheid van UWV zouden komen - vanaf 2015 onder de Participatiewet gaan vallen. Het kabinet voegt voor de uitvoeringskosten ten behoeve van de genoemde nieuwe doelgroep middelen toe aan de algemene uitkering. Voor de periode na 2019 geldt dat de omvang mede in het licht van de geleidelijke toename van de doelgroep Participatiewet integraal zal worden bezien binnen de dan geldende financieringssystematiek. In totaal is over de jaren 2015-2019 30 miljoen aan het gemeentefonds toegevoegd. Wij verzoeken u de toegevoegde middelen voor 2015 beschikbaar te stellen zodat wij de regeling goed kunnen invoeren. Als gevolg van de Participatiewet verwachten we een toename van het aantal klanten van 140 per jaar.
Uitvoeringskosten participatiewet 2015 2016 Etten 4.469 14.945 Halderberge 3.100 10.076 Moerdijk 3.164 10.288 Rucphen 2432 7985 Zundert 1.505 4.938 Roosendaal 10.719 35.830 Totaal 25.389 84.062
2017 24.956 16.735 17.100 13.291 8.233 59.811 140.126
2018 34.624 23.161 23.681 18.414 11.424 82.960 194.264
2019 42.827 28.577 29.239 22.752 14.137 102.576 240.108
*bedragen berekend met rekenmodellen constante prijzen behorende bij meicirculaire 2014 Participatiebudget In de afgelopen jaren is er door gemeenten extra personeel ingezet voor de uitvoering van taken op het gebied van re-integratie. Deze extra inhuur en inzet werd grotendeels bekostigd uit het beschikbare participatiebudget (re-integratiemiddelen). Het betrof de inhuur van werkcoaches, werkgeveradviseurs, adviseurs jongerenloket, plaatselijke re-integratie instrumenten en uitstroomprojecten zoals Baanbrekend. Met ingang van 2015 zijn weliswaar de budgetten voor het sociale domein ontschot, maar dat laat onverlet dat de re-integratiemiddelen benodigd zijn om re-integratie activiteiten te bekostigen en uitstroom uit het uitkeringsbestand te bewerkstelligen. Hiervoor heeft het Werkplein HvWB middelen nodig. Participatiebudget 2015 Werkplein Hart van West-Brabant Activiteiten
Zundert
Rucphen
8,87%
16,04%
Moerdijk
Halderberge Etten-Leur
21,05%
21,05%
Totaal
33,00%
Inzet instrumenten: Inhuur Wsp/werkcoaches
€ 53.483
Inhuur Jongerenloket
€ 13.836
Re-integratiehuis Rucphen
€ 96.730
€ 126.922
€ 126.902
€ 198.962
€ 603.000
€ 25.025
€ 32.836
€ 32.830
€ 51.473
€ 156.000
€ 190.000
€0
€0
€0
€ 190.000
Werk Voorop Halderberge
€0
€0
€0
€ 163.000
€0
€ 163.000
Werkgelegenheidsproject Moerdijk
€0
€0
€ 122.000
€0
€ 58.000
€ 180.000
Totaal instrumenten
€ 67.319
€ 311.755
€ 281.758
€ 322.733
€ 308.435
€ 1.292.000
Individuele trajecten
€ 60.000
€ 60.000
€ 72.000
€ 74.400
€ 144.000
€ 410.400
€ 127.319
€ 371.755
€ 353.758
€ 397.133
€ 452.435
€ 1.702.400
Reeds beschikbaar gesteld
€ 63.691
€ 185.934
€ 176.953
€ 198.641
€ 226.334
€ 851.554
Beschikbaar stellen 2e helft 2015
€ 63.628
€ 185.821
€ 176.804
€ 198.492
€ 226.101
€ 850.846
Totaal
Hoewel de evaluatie van de plaatselijke re-integratie instrumenten nog loopt is het wel van belang de e inzet van deze instrumenten ook in de 2 helft van 2015 voort te kunnen zetten. Voor de vijf gemeenten is e e budget voor de 1 helft van dit jaar beschikbaar gesteld. Wij verzoeken u ook voor de 2 helft van dit jaar e deze middelen beschikbaar te stellen. In de bevoorschotting voor de 2 helft zullen wij deze middelen ad € 850.846 opnemen. e Uiteraard geldt ook voor Roosendaal dat over de middelen voor de 2 helft van 2015 kan worden beschikt.
12
4. Managementinformatie In de voorlopige Dienstverleningsovereenkomst wordt aan het Werkplein gevraagd een aantal gegevens maandelijks en per kwartaal te leveren. Hoewel het op dit moment nog niet op alle fronten mogelijk is de gevraagde gegevens te leveren kunnen we al wel gegevens leveren over klantenaantallen, aantal bezwaar- en beroepsschriften en klachten. De reden dat we nog niet alles kunnen leveren omdat we op dit moment hard werken aan het inregelen van Cognos om een adequaat dashboard te kunnen hanteren en om managementgegevens op een eenduidige wijze uit het systeem te krijgen. Dat gaat nog wel enige tijd vergen maar wij hebben er goede hoop op u steeds beter te kunnen gaan bedienen met managementinformatie. In die zin hebben zowel gemeenten als het Werkplein hetzelfde belang.
13
Aantal uitkeringsgerechtigden op peildatum 14 april 01-01-2015 31-01-2015 28-02-2015 31-30-2015 Gemeentecode 777 Etten-Leur
Regeling
Groep
IOAW/Z
IOAW
PW
BASIS PERSONEN < 21
48
53
6
6
6
6
36
36
38
38
BASIS PERSONEN 21 - 64
593
590
581
586
BBZ STARTER LO LENING
1
1
1
2
BBZ STARTER LO OM NIET
1
1
1
1
KREDIETHYPOTHEEK
PW
1
1
1
1
683
681
685
IOAW
17
17
18
18
IOAZ
3
3
2
2
BASIS PERSONEN < 21
8
10
10
8
BASIS PERSONEN 21 - 64
260
258
258
256
BBZ OVERIGE LO LENING
4
4
2
1
KREDIETHYPOTHEEK
5
5
5
5
840 - Totaal 879 Zundert
IOAW/Z PW
297
297
295
290
IOAW
21
21
21
21
IOAZ
3
3
3
3
BASIS PERSONEN < 21
2
2
2
2
BASIS PERSONEN IN INRICHTING
4
4
4
4
144
145
148
150
1
2
2
2
2
2
176
177
181
184
IOAW
24
24
24
24
IOAZ
3
3
3
3
BASIS PERSONEN < 21
5
7
7
7
BASIS PERSONEN IN INRICHTING
3
3
3
3
379
388
388
384
BASIS PERSONEN 21 - 64 BBZ OVERIGE LO LENING BBZ STARTER LO LENING 879 - Totaal 1655 Halderberge IOAW/Z PW
BASIS PERSONEN 21 - 64 BBZ OVERIG LO OM NIET
4
4
3
3
BBZ OVERIGE LO LENING
1
1
1
2
BBZ STARTER LO OM NIET
3
3
3
1
KREDIETHYPOTHEEK
3
3
3
3
425
436
435
430
23
24
24
24 6
1655 - Totaal 1709 Moerdijk
IOAW/Z
IOAW
PW
BASIS PERSONEN < 21
5
7
6
BASIS PERSONEN IN INRICHTING
3
3
3
3
367
377
384
385
BASIS PERSONEN =>65
1
1
1
0
BBZ OVERIGE LO LENING
1
1
2
4
BBZ STARTER LO LENING
15
14
13
12
BASIS PERSONEN 21 - 64
1709 - Totaal Geheel - Totaal
51
683
777 - Totaal IOAW/Z
Aantal dossiers Aantal dossiers Aantal dossiers
45
BASIS PERSONEN IN INRICHTING
840 Rucphen
Aantal dossiers
415
427
433
434
1996
2020
2025
2023
14
Aantal bezwaar- en beroepschriften per 14 april Per 14 april 2015 Ambtelijk horen Aantal zaken Afgewerkt Nog open
EttenLeur
Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Zundert
Totaal
29 21 8
13 8 5
25 16 9
79 47 32
4 2 2
6 6 0
156 100 56
Commissiezaken Aantal zaken Afgewerkt Nog open
4 2 2
0 0 0
3 0 3
19 2 17
0 0 0
2 0 2
28 4 24
Beroepszaken Aantal zaken Afgewerkt Nog open
4 1 3
4 2 2
3 0 3
13 0 13
0 0 0
0 0 0
24 3 21
Hoger Beroepszaken Aantal zaken Afgewerkt Nog open
3 0 3
1 0 1
4 0 4
10 0 10
0 0 0
0 0 0
18 0 18
Klachten Er zijn tot 14 april 14 klachten ontvangen waarvan er inmiddels 6 minnelijk zijn opgelost. Dit aantal klachten wijkt niet af ten opzichte van voorgaande jaren.
15
