Managementinformatie Onderhoudsbedrijven
Bas Terlingen en Guus van Schöll
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
1
Strategisch
ie at
Tactisch
m or nf il i ta de
Expert systemen
op
ve rz am
en
Ge ge ve ns
PM
m zo In
el en
Niveaus van managementinformatie
Vastleggen van primaire gegevens
Transactioneel
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
2
Speelveld Opdrachtgever Vastgoedbeheer Bedrijfsbureau Belanghebbenden
Interne aannemerij
Derden contracten
Derden
Huurder
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
3
Samenhang informatiestromen Opdrachtgever
SL
A SL
Externe aannemerij
Strategische mgt info: •financieel •operationeel •proces
Informatie prestaties t.o.v. de SLA
Centraal Managementinformatie platform
A
Strategische en tactische mgt info intern
Interne aannemerij
Prestatie van de geleverde onderhoudsdiensten
Huurders Themamiddag Kovon, 26-10-2005
4
Van brongegevens naar management informatie Centraal Managementinformatiesysteem Presentatie van strategische en tactische management informatie Verzamelen en aggregeren van brongegevens
datawarehouse
Bedrijfsapplicaties
Excel, Access, etc
Bedrijfsapplicaties
Situatie 1
Excel, Access, etc
Situatie 2 Themamiddag Kovon, 26-10-2005
5
Succes Criteria •
Zowel het proces als de tools moeten: –
Deugdelijk geïmplementeerd en verankerd zijn in de organisatie
–
Duidelijk en visueel inzicht verschaffen in de resultaatgebieden en oorzaak- en gevolg relaties
–
Geaccepteerd zijn als nuttig en essentieel
–
Commentaren en verbeteracties kunnen managen
–
Mogelijkheid tot inzoomen naar tactische - en transactionele informatie bieden
–
Gebruikersvriendelijk zijn en minimale training vereisen
–
Automatisch tactische- en transactionele informatie ontsluiten
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
6
Praktijkvoorbeeld
Inkoop dagelijks onderhoud
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
7
Dynamiek dagelijks onderhoud 80% werk Æ 20% bewoners 80% standaard opdrachten Æ 20% unieke opdrachten . 80% opdrachten Æ 20% opdrachtnemers 80% klachten Æ 20% opdrachtnemers
80% regelen en 20% managen Goede afspraken opdrachtgever opdrachtnemer Eenduidige processen Standaard opdrachtomschrijvingen + eenheidsprijzen Eenduidige informatievoorziening
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
8
Doelstelling • Verhogen kwaliteit en klanttevredenheid • Verbeteren van effectiviteit en efficiëntie • Verlagen en beheersen van de kosten • Verlagen administratieve werkdruk • Procesbeheersing
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
9
Strategie & Beleid leverancier
voorkeur leverancier
toeleveringspartner
ontwikkelings partner
type relatie
operationeel
operationeel
tactisch
strategisch
tijdhorizon
korte termijn
een jaar
tactisch
strategisch
kwaliteit
eisen uitbesteder
eisen uitbesteder
afstemming controle
afstemming instemming
Kwaliteit controle bij uitbesteder
kwaliteit controle bij uitbesteder en leverancier
kwaliteit controle bij leverancier proceskwaliteit
Kwaliteitcontrole bij leverancier proceskwaliteit
logistiek
orders
raamcontract
harmonische systemen
gekoppelde systemen
prijs
regie
eenheid prijzen
eenheid prijzen kostenreductie programma
prijs per storing of mutatie
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
10
Medewerkers Project inkoop dagelijks onderhoud Juridisch kader
Opdracht omschrijving
Bestek
Disciplines
Raam overeenkomst
Werk omschrijvingen
Inkoop voorwaarden
Materiaaldefinities
Garantie voorwaarden
Processen
Opdrachtverstrekking reparatie
Automatisering
Koppeling aan bedrijfsapplicatie Management rapportage
Mutatie Opdrachtwijziging Administratie
Aanvullende voorwaarden Operationeel Financieel
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
11
Service Level Agreement • Onderdelen van een SLA – – – – – – – –
Doorlooptijd reparatieverzoek Doorlooptijd mutatie opdracht Technisch gereed melden Facturering Meldings- en uitvoeringsperiode % garantieopdrachten % klachten van bewoners Rapportage Themamiddag Kovon, 26-10-2005
12
Opdrachtgever SLA Raamovereenkomst
SLA Raamovereenkomst Voorwaarden Procedures
Derden contracten
Derden
Meten van de prestaties
(bij)sturen van het proces
Interne aannemerij MQM label
Huurder
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
13
Resultaten • Reductie aantal opdrachtnemers (schaalvoordeel opdrachtgever en opdrachtnemer) • Prestatie-afspraken met voorkeurleveranciers • Kostenreductie door efficiëntie bij opdrachtgever en opdrachtnemer • Verlaging van de administratieve werkdruk • 80% is geregeld en 20% managen • Strategische- en tactische stuurinformatie • Medewerkertevredenheid is goed • Klanttevredenheid wordt onderzocht Themamiddag Kovon, 26-10-2005
14
Koppeling aan MQM Leiderschap Strategie & beleid
Leren en verbeteren •Stuurinformatie •Proces optimaliseren •Resultaat verbeteren MQM par. 8
Resultaten Medewerkers Leverancier Maatschappij
•Werkwijze •SLA •Klanttevredenheid MQM par. 3, 4, 5 en 6
ACT
PLAN
•Inkoopmanagement •Projectplan •Succes factoren •Prestatie indicatoren MQM par. 1, 2 en 8
Medewerkers Middelen Processen CHECK
DO
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
•Projectgroep •Kennis, capaciteit, gereedschap •Kaders •Prestatie-afspraken •Implementatie MQM par. 5, 6, 7 en 8
15
Voorbeeld Managementinformatie Onderhoudsbedrijf
Themamiddag Kovon, 26-10-2005
16
