Leeftijdbewust personeelsbeleid Ingrediënten voor een plan van aanpak
Inhoud
Inleiding
3
Stap 1 De noodzaak vaststellen
4
Stap 2 De business case
5
Stap 3 Probleemverdieping
6
Stap 4 Actieplan
8
Stap 5 Evaluatie
9
2
Inleiding In dit document worden aanknopingspunten aangereikt om leeftijdsbewust beleid te ontwikkelen en in gang te zetten. We doen dat in de vorm van een stappenplan met relevante vragen over de visie van de organisatie op leeftijdsbewust beleid, het vaststellen van sterkten en zwakten, het stellen van prioriteiten en het kiezen en plannen van vervolgstappen.
3
Stap 1
De noodzaak vaststellen
Waarom is de factor ‘leeftijd’ van belang voor de organisatie?
De bevolking en beroepsbevolking worden in snel tempo ouder. In 2020 zal Nederland 6,7 miljoen 50 plussers tellen, een groei van 40% vergeleken met het huidige aantal. Tegelijkertijd ontgroent Nederland en neemt de instroom van jongeren op de arbeidsmarkt af. De zorgsector zal te maken krijgen met structurele tekorten in het aanbod van personeel, terwijl tegelijkertijd door veroudering van de bevolking de zorgvraag zal gaan stijgen. Het is belangrijk om eerst te bepalen óf en waarom de factor ‘leeftijd’ en in samenhang daarmee de noodzaak van brede en duurzame inzetbaarheid voor uw organisatie van belang is. Met name de volgende overwegingen spelen een belangrijke rol. De arbeidsmarkt Vergrijzing en ontgroening op de arbeidsmarkt. Verwacht u voor uw organisatie tekorten, op welke termijn? De zorgvraag Ook de ziekenhuizen zullen worden geconfronteerd met een stijging van de zorgvraag en met een toename van het aantal mensen boven de 80 jaar, de zogenaamde dubbele vergrijzing. Wet en regelgeving Wet- en regelgeving zijn veranderd ten einde te bereiken dat oudere werknemers niet meer vervroegd stoppen met werken. De overheid vindt het belangrijk dat mensen langer aan het werk blijven, zodat de sociale zekerheid en de gezondheidszorg betaalbaar blijven en in stand gehouden kunnen worden. Welk effect heeft dit op uw medewerkers, hoe staan zij tegenover langer doorwerken? Veranderingen in de Ziekenhuis CAO in relatie tot extra vrije dagen voor ouderen zijn in de nabije toekomst waarschijnlijk. Optimale inzet en productiviteit van medewerkers Leeftijdsbewust organisatie- en personeelsbeleid richt zich op een optimale en duurzame inzet van medewerkers. Gezonde, competente en gemotiveerde medewerkers presteren beter is het uitgangspunt. Doen zich wat dit betreft knelpunten voor die samenhangen met leeftijdsgroepen of - fasen? Of signaleert u voor de toekomst een urgentie om met de factor leeftijd en met het perspectief van brede en duurzame inzetbaarheid in uw organisatie aan de slag te gaan? Waar moet de aandacht van het management zich op richten? Als vastgesteld is dat de factor leeftijd voor uw organisatie van belang is, is er aanleiding om verder te gaan met stap 2.
4
Stap 2
De business case
Wat levert het op?
Vastgesteld is dat de factor leeftijd van belang is. Maar waar ligt precies de uitdaging? Zijn er op dit moment knelpunten die opgelost kunnen worden of voorziet u problemen die voorkomen kunnen worden? Waar ligt de meerwaarde van leeftijdsbewust beleid, wat is het nut, wat levert het op? Uitgangspunt hier is dat het HRM beleid afgestemd moet zijn op de organisatiestrategie. De organisatiestrategie geeft aan wat de organisatie met haar personeel wil bereiken, welke sterkten van medewerkers men wil benutten en welke zwakten moeten worden opgelost. Voorbeelden van knelpunten waarbij de factor leeftijd een rol kan spelen: ! ! ! ! ! !
Bezetting organisatie Vraag naar kennis en ervaring Verhoging efficiency en productiviteit Voorkomen uitval Motivatie en inzetbaarheid Diversiteit
Door vast te stellen waar de business case ligt voor leeftijdsbewust beleid is nu duidelijk geworden waar de factor leeftijd de organisatiestrategie raakt en waar winst valt te behalen via de ontwikkeling van leeftijdsbewust beleid en beleid gericht op brede en duurzame inzetbaarheid.
5
Stap 3
Probleemverdieping
De cijfers en het verhaal achter de cijfers; sterktes en zwaktes
Vastgesteld is dat de factor leeftijd van belang is en waar de factor leeftijd de organisatiestrategie raakt. De volgende stap is verdere verdieping van de relatie tussen leeftijd en de organisatie. De resultaten van een uitgevoerde leeftijdsaudit of verkennende gesprekken met leidinggevenden en medewerkers, of strategische bijeenkomsten zoals de Agedriver leveren hiervoor belangrijke informatie. Leeftijdsaudit: inzicht in de cijfers Een leeftijdsaudit heeft tot doel het in kaart brengen van de situatie van een organisatie wat de balans tussen medewerkers van verschillende leeftijd betreft. Het is een hulpmiddel om meer inzicht te verwerven in de samenstelling en kenmerken van het personeelsbestand van een organisatie. Bovendien biedt het de mogelijkheid ontwikkelingen binnen het personeel in de tijd op de factor leeftijd te vergelijken. Tenslotte biedt het de mogelijkheid om organisaties op kengetallen met betrekking tot leeftijd te vergelijken. Inzicht in de eigen sterktes en zwaktes Naast inzicht in de samenstelling van het personeelsbestand is het van belang inzicht te hebben in de sterke en zwakke punten van de organisatie en toepassingen op het gebied van leeftijdsbewust beleid en te verkennen welke mogelijkheden er zijn om processen en resultaten te verbeteren. Mogelijke onderwerpen die een rol spelen: ! • • • • • •
Loopbaanmogelijkheden Ontwikkeling en verbreding van vaardigheden en competenties Waardering Beeldvorming met betrekking tot oudere en jongere medewerkers Werkhouding Gezonde werksituatie Eigen initiatief/initiatief van de organisatie
6
Stap 4
Actieplan
Als de prioriteiten duidelijk zijn kan een actieplan worden opgesteld. Gaat het om duidelijke en eenvoudige problemen, dan is het actieplan ook simpel en kan volstaan worden met het definiëren en in gang zetten van acties om het probleem op te lossen. Voor meer ingewikkelde problemen - een breed vraagstuk of complex probleem - is een andere aanpak vereist. Visie en doelen Bij complexe vraagstukken zal eerst een visie moeten worden ontwikkeld met daaraan gekoppelde doelstellingen. Dus bijvoorbeeld: welke ontwikkelingen ziet men met betrekking tot de personeelsbezetting in de toekomst en welke betekenis heeft dit voor de rekrutering en het behoud van jonge medewerkers. Wat is het gevolg van de bestaande en te verwachten leeftijdsverdeling binnen de organisatie en wat betekent dit voor de continuering van taken en de werkverdeling? Welke ontwikkelingen zullen zich in de zorgvraag voordoen en wat betekent dit voor de te verwachten werkdruk? Overzicht van acties Om doelen te behalen kunnen verschillende acties worden onderscheiden. De acties worden gespecificeerd naar de doelgroepen die deze acties moeten uitvoeren. In een overzicht van acties wordt aangegeven wie wat gaat doen, en wat de beoogde uitkomst is, op welke termijn. Bovendien kent goed leeftijdsbewust beleid verschillende soorten acties en maatregelen: 1. 2. 3.
maatregelen ter bestrijding van onjuiste beeldvorming over leeftijdsgroepen; curatieve acties die ingezet worden als zich problemen voordoen met de inzetbaarheid van medewerkers/leeftijdsgroepen; preventieve maatregelen bedoeld om problemen te voorkomen en mogelijkheden te benutten.
Communicatie visie en beleid Eén van de voorwaarden voor goed HRM zijn het commitment en de eindverantwoordelijkheid van het management. Immers het management is verantwoordelijk voor de strategische keuzen en uitvoering van het HR beleid. Besef van het topmanagement dat leeftijd een kritische succesfactor kan zijn voor de toekomst van de organisaties is een voorwaarde voor goed HRM. Wordt dit ook uitgedragen? Maar ook leidinggevenden in het middenkader zijn cruciaal. Uit onderzoek weten we dat leidinggevenden onvoldoende rekening houden met verschillen tussen medewerkers. Ze zien er tegenop op om verschillen die samenhangen met leeftijd of levensfase van medewerkers te bespreken, of weten niet hoe dit aan te pakken. Aan de andere kant zullen veel medewerkers er belang bij hebben om eventuele knelpunten die samenhangen met leeftijd of levensfase waarin men zich bevindt, te bespreken met hun leidinggevende. Weten leidinggevenden wat hun medewerkers nodig hebben om langer door te kunnen werken? Of wat de consequenties zijn van een bepaalde levensfase voor de keuzes die medewerkers bijvoorbeeld maken ten aanzien van geld of tijd? Hoe wordt dit gemonitord en worden resultaten gecommuniceerd? Communicatie van visie en beleid is een kritische succesfactor voor het bereiken van goede resultaten. Check of iedereen voldoende is geïnformeerd over visie en beleid. En vergeet niet om behaalde successen, klein en groot, te communiceren!
7
Inbedding/verankering In de regel vraagt leeftijdsbewust beleid niet om nieuw instrumentarium, maar veel meer om het rekening houden met de factor leeftijd bij de inzet van (bestaande) managementinstrumenten. Als het goed is zijn die instrumenten op elkaar afgestemd. Goed Human Resource Management houdt rekening met de factor leeftijd. Leeftijdsbewust personeelsbeleid is geen nieuw beleid, het is binnen het Human Resource Management rekening houden met en sturen op de factor leeftijd. Welke managementinstrumenten zijn in de organisatie op dit moment beschikbaar en relevant? Waar zijn aanpassingen nodig? Hoe kan worden bereikt dat een beleid dat rekening houdt met leeftijd en levensfasen, een beleid dat tot brede en duurzame inzetbaarheid van de medewerkers moet leiden, daadwerkelijk in de organisatie wordt verankerd. Wie zijn de probleemeigenaren van dit beleid? Hoe wordt bereikt dat de verschillende actoren (inclusief de medewerkers zelf) zich verantwoordelijk weten voor de uitvoering van een dergelijk beleid. Hoe wordt bijgehouden waar wat gebeurt. Wie legt aan wie verantwoording af over de behaalde resultaten? Verankering en inbedding zijn cruciale voorwaarden voor een daadwerkelijke implementatie van beleidsvoornemens..
8
Stap 5
Evaluatie
Met SMART geformuleerde doelstellingen kunt u evalueren in hoeverre uw ambities zijn bereikt. Aan de hand van de resultaten van de evaluatie kunnen acties worden bijgesteld en eventuele nieuwe acties geformuleerd. Belangrijk is ook in te gaan op de vraag waarom doelstellingen wel of niet zijn bereikt. Wat is goed gegaan en waarom? Wat is niet goed gegaan, wat moet volgende keer verbeterd? De leeftijdsaudit en een monitor die inzichtelijk maakt welke acties worden ondernomen kunnen worden gebruikt als instrumenten ter evaluatie van beleid (zie format leeftijdsaudit in toolkit). De leeftijdsaudit levert concreet inzicht op in de leeftijdsverdeling van het personeel. gegenereerd. Als er reeds een leeftijdsaudit is uitgevoerd, kan deze als nulmeting dienen. Een monitor (zie toolkit) kan gebruikt worden om op een systematische manier na te gaan wat op het gebied van leeftijd- of levensfasebeleid is gerealiseerd en om te werken aan een voortdurende verbetering van dit beleid. Bij clustermanagers kan op verschillende momenten van de gesprekscyclus geïnventariseerd worden welke maatregelen en acties zij hebben ondernomen en welke daarvan met brede en duurzame inzet van medewerkers te maken hadden. Evaluatie kan ook plaatsvinden vanuit de eigen jaarplancyclus. Als u leeftijdsbeleid doelstellingen integreert in de jaarplancyclus kan van daaruit het verloop van de activiteiten in het geplande jaar gevolgd of gemonitord worden, evenals de financiële kant ervan (kosten en opbrengsten). Integratie van leeftijdsbeleidsdoelstellingen in een bestaande planning en control cyclus heeft de voorkeur boven afzonderlijke evaluatie van beleid.
9
