Aan de slag Plan van aanpak Naar een meer Leeftijdsbewust Personeelsbeleid Waterschap……………..
Datum Versie Afdeling/auteurs
1. PROJECTDEFINITIE 1.1 Vraagstuk Welke problemen doen zich voor omdat een leeftijdsbewuste of levensfasebewuste benadering in het personeelsbeleid ontbreekt • • • • •
Sinds wanneer? Wie hebben er last van? Welke oorzaken zijn bekend? Welke oplossingen geprobeerd? Waar gaat het fout als er geen actie ondernomen wordt?
Er kunnen meerdere vraagstukken van belang zijn.
1.2 Aanleiding Wat zijn de beweegredenen om een meer leeftijdsbewuste aanpak te willen? • Waar, wanneer en bij wie is het idee ontstaan? • Wat valt op in de organisatiescan?
1.3 Doelstelling(en)
Voorbeelden
Richt je op die delen van het vraagstuk waar je invloed op hebt. Beschrijf de doelen SMART, maar ook motiverend en inspirerend.
•
Binnen 2 jaar een klimaat scheppen waarin het normaal is je te blijven ontwikkelen en gezond en vitaal te kunnen/ blijven werken tot minstens de pensioengerechtigde leeftijd.
•
Blijvende inzetbaarheid en arbeidsmobiliteit van alle buitendienst medewerkers gerealiseerd met ingang van 2010.
•
Afdelingshoofden en teamleiders beschikken over de gespreksvaardigheden en personeelsinstrumenten om alle medewerkers optimaal inzetbaar te houden gedurende hun hele loopbaan binnen de organisatie.
•
Iedere werknemer neemt zelf de verantwoordelijkheid voor de eigen loopbaan en persoonlijk-professionele ontwikkeling. H/zij ziet er op toe dat in de jaarlijkse functionering- en beoordelingsgesprekken passende
• Wat wil de organisatie met een meer leeftijdsbewuste benadering bereiken? • Benoem de essentie. Waar moet leeftijdsbewustzijn een bijdrage aan leveren? • Hoe verhoudt een leeftijdsbewust personeelsbeleid zich tot de missie en visie van de organisatie?
2
afspraken gemaakt worden met de leidinggevende. Alle leidinggevenden en P&O adviseurs hebben aantoonbare kennis van en zijn alert op ontwikkelingen in de levensloop van de mens/medewerkers. Leidinggevenden bieden actief ondersteuning, de afdeling P&O ziet toe op de (kwaliteit van de) uitvoering.
1.4 Verwachte resultaten 2009 – 2010
Voorbeelden •
Voor de buitendienst is naar volle tevredenheid van 90% van de medewerkers een nieuw dienstrooster ingevoerd. Loopbaanontwikkeling en gezondheidsvoorlichting gaan uitval/ arbeidsverzuim tegen (daling met 0,5% per 2009). Alle medewerkers en leidinggevenden zijn op de hoogte van de mogelijkheden voor deeltijdpensioen, langer doorwerken en de inhuur van gepensioneerde medewerkers.
•
P&O, OR, directie en leidinggevenden hebben deelgenomen aan de regionale werkconferentie (januarifebruari 2009) aangeboden door het A&O-fonds Waterschappen. Iedereen begrijpt wat levensfasebewust denken en werken inhoudt en draagt dat uit.
•
Alle medewerkers in de leeftijdsgroep 45 – 55 hebben in 2009 in hun functioneringsgesprek besproken wat hun talenten en ambities zijn en twee scenario’s ontwikkeld voor hun verdere loopbaan. Waar nodig zijn POP’s aangepast. In 2010 heeft minstens 50% een concrete loopbaanactie benoemd en in gang gezet.
•
Directie/ Hoger management:
•
Leidinggevenden/ Midden management:
•
Ondernemingsraad:
•
Medewerkers:
•
Benodigde acties om de organisatie mee te krijgen:
Resultaat formuleer je als een zelfstandig naamwoord. • Benoem wat zichtbaar, tastbaar of voelbaar is zodra het resultaat werkelijkheid geworden is. • Controleer of de (te verwachten) resultaten het uiteindelijke doel dichterbij brengen. • Meestal zijn er meerdere (gewenste) resultaten nodig om een doelstelling te bereiken.
1.5 Draagvlak Ziet de organisatie nut, noodzaak en urgentie van leeftijdsbewust personeelsbeleid? • Is er betrokkenheid en engagement van het (hoogste) leidinggevende en bestuurlijke niveau? • Zijn de sleutelspelers voldoende geïnformeerd, betrokken en welwillend? • Is extra investering in draagvlak nodig?
1.6 Afbakening • Wat zijn de grenzen van het project? • Wanneer eindigt het? • Welke organisatieonderdelen (functiegroepen, leeftijdsgroepen etc.) zijn niet betrokken? • Wat moeten anderen opleveren om dit project te laten slagen?
3
1.7 Relatie met andere projecten • Welke relaties zijn er tussen dit project en andere initiatieven binnen de organisatie? • Zou een gezamenlijke aanpak effectief kunnen zijn?
1.8 Effecten Welke consequenties kan de uitvoering van dit project hebben, los van de te bereiken resultaten? • Welke (positieve en negatieve) effecten worden voorzien? • Welke onbedoelde effecten zouden er kunnen zijn?
1.9 Randvoorwaarden Is aan alle voorwaarden voldaan om succesvol te kunnen zijn of zijn er nog investeringen nodig? • • • • • • • •
Betrokkenheid aan de top? Doelstellingen gesteund door sleutelspelers? Wil en competenties bij leidinggevenden? Tijd, geld en capaciteit beschikbaar? Verantwoordingslijnen helder? Onderling vertrouwen in het projectteam? Kennis en instrumenten beschikbaar? Tijd en aandacht voor eventuele weerstand? • Garanties voor de inbedding van resultaten?
4
2. ACTIVITEITEN EN PRODUCTEN Resultaat
Activiteit/product
Aandachtspunten
Noem de resultaten zoals in 1.4 beschreven.
Beschrijf per resultaat de activiteiten en producten die opgeleverd gaan worden.
Leg vast wat speciale aandacht vraagt.
Voorbeeld
Voorbeeld
Voorbeeld
1.
• “Sta eens stil bij wat je zelf wil” een werkconferentie waar 45- 55 jarigen in kaart brengen hoe ze in deze loopbaanfase vitaal, gemotiveerd en vanuit het hart kunnen (blijven) werken.
• Gevarieerde klankbordgroep instellen met collega’s van alle leeftijden. OR nadrukkelijk betrekken.
• Workshop voor leidinggevenden over (het stimuleren van) talentontwikkeling en mobiliteit voor de leeftijdsgroep 45 - 55 jaar.
• Extern bureau selecteren dat ervaring heeft met soortgelijke trajecten voor deze specifieke doelgroep.
• Onderzoek naar mogelijkheden voor regionale activiteiten: te beginnen met een mobiliteitscentrum, klussenbank of pool van loopbaancoaches.
• Onderzoeksopdrachten formuleren, stagiaires/studenten aantrekken.
Alle medewerkers in de leeftijdsgroep 45 – 55 hebben in 2009 in hun functioneringsgesprek besproken wat hun talenten en ambities zijn en twee scenario’s ontwikkeld voor hun verdere loopbaan. Waar nodig zijn POP’s aangepast. In 2010 heeft minstens 50% een concrete loopbaanactie benoemd en in gang gezet.
• In de planning rekening houden met het lopende organisatie ontwikkeltraject.
2. 3. 4. 5.
5
3. ORGANISATIE 3.1 Inrichting en verantwoordelijkheden
3.1.1 Opdrachtgever • Wie is de opdrachtgever? (bijv. de secretaris/directeur, het managementteam) • Is duidelijk wanneer de opdrachtgever gedurende het traject besluit over de voortgang? (zoals goedkeuren van tussentijdse resultaten, go/no go besluiten).
3.1.2 Projectleider • Is de projectleider de juiste man of vrouw op die plek en in die rol? • Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk voor iedereen?
3.1.3 Projectteam • Hoe wordt het werk van de projectleider ingebed in de organisatie? • Is er een projectteam (klankbordgroep) waarin verschillende geledingen, functies, karakters en achtergronden vertegenwoordigd zijn zodat brede inbreng gegarandeerd is? • Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk voor iedereen?
3.1.3 Ondersteuning • Is er administratief- organisatorische ondersteuning geregeld en wat zijn zijn/haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden?
3.1.2 Overlegstructuur • Wordt er standaard of op afroep vergaderd? Wie roept de bijeenkomsten bijeen en verzorgt de agenda? Wat is de vergaderfrequentie? • Zijn er inhoudelijke/ verdiepende workshops voorzien?
6
3.2 Communicatie
• Hoe wordt de opdrachtgever van de ontwikkelingen op de hoogte gehouden? • Hoe wordt tijdens het traject en na afloop gecommuniceerd met de organisatie: OR, medewerkers, afdelingshoofden en andere belanghebbenden als andere organisaties?
Doelgroep
Inhoud
Vorm
Wanneer
7
4. PLANNING EN FASERING Fase
Product/activiteit
Uitgevoerd door
Wanneer Van
Tot
Fase 1 Ontwerpen van het totale traject/ proces
Fase 2 Voorbereiden, ontwikkelen, communiceren en draagvlak creëren
Fase 3 Uitvoeren Inhoudelijk en organisatorisch verankeren en de voortgang bewaken
Fase 4 Evalueren en bijstellen
8
5. BEGROTING ACTIVITEIT/PRODUCT 1
EUR
Omschrijving kosten: EUR EUR EUR Totale kosten 1 EUR
ACTIVITEIT/PRODUCT 2
EUR
Omschrijving kosten: EUR EUR EUR Totale kosten 2 EUR
9
ACTIVITEIT/PRODUCT 3
EUR
Omschrijving kosten: EUR EUR EUR Totale kosten 3 EUR
Totale kosten van het traject
EUR
Van de totale kosten wordt uit eigen middelen gefinancierd:
EUR
Van de totale kosten wordt uit subsidie gefinancierd:
EUR
10
