LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL 14 MEI 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL – 14 MEI 2014

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

ASVINASTUTI RIKASIH, S. Farm. 1306343416

ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2014

Laporan praktik…, Asvinastuti Rikasih, FFar UI, 2014


LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL – 14 MEI 2014

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker


ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2014 ii


iii


iv


v


KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas berkat dan rahmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No. 110. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Program Profesi Apoteker di Fakultas Farmasi Universitas Indonesia untuk mendapatkan gelar Apoteker. Pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 110 ini berlangsung mulai dari tanggal 1 April 2014 – 15 Mei 2014. Pada pelaksanaan PKPA ini, penulis mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis hendak menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan mengarahkan, yaitu kepada: 1. Drs. Dadang Griyana, Apt., sebagai Apoteker Pengelola Apotek sekaligus Pembimbing PKPA atas kesempatan yang telah diberikan kepada penulis dalam melaksanakan PKPA di Apotek Kimia Farma No. 110 , Kebon Pedes Bogor, serta segala bimbingan, arahan, dan waktu yang diberikan selama pelaksanaan dan penyusunan laporan PKPA. 2. Dr. Berna Elya, M.Si., Apt., sebagai Pembimbing PKPA dari Fakultas Farmasi UI atas bimbingan dan dukungan yang diberikan kepada penulis selama penulis menjalani PKPA di Apotek Kimia Farma No. 110. 3. Dr. Mahdi Jufri, M.Si., Apt., sebagai Dekan Fakultas Farmasi UI. 4. Dr. Hayun, M.Si., Apt., sebagai Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI. 5. Dr. Harmita, Apt., sebagai pembimbing akademis di Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI. 6. Seluruh karyawan di Apotek Kimia Farma 110 atas keramahan dan bantuan yang telah diberikan selama pelaksanaan PKPA. 7. Seluruh dosen dan staf tata usaha Fakultas Farmasi UI atas waktu, dukungan, semangat, dan ilmu yang diberikan selama penulis menjalani pendidikan di Program Profesi Apoteker.

vi


8. Keluarga tercinta yang senantiasa memberi dukungan, doa, semangat, dan kasih sayang yang tiada henti. 9. Teman-teman Apoteker UI LXXVIII yang telah berjuang bersama selama satu tahun menjalani perkuliahan program profesi apoteker. 10. Semua pihak yang telah banyak membantu penyelesaian laporan PKPA ini. Penulis menyadari dalam penulisan laporan ini masih belum sempurna sehingga penulis memohon maaf atas segala kesalahan yang ada. Oleh karena itu, penulis menerima dengan tangan terbuka segala saran maupun kritik yang bersifat membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang. Penulis berharap agar pengetahuan dan pengalaman penulis yang diperoleh selama PKPA ini dapat bermanfaat bagi ilmu pengetahuan pada umumnya dan ilmu farmasi pada khususnya.

Penulis

2014

vii


viii


ABSTRAK

Nama : Asvinastuti Rikasih Program Studi : Apoteker Judul : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No. 110 Jalan Kebon Pedes No. 45, Bogor Periode 1 April – 14 Mei 2014 Praktik Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No. 110 bertujuan agar para calon Apoteker mengetahui gambaran umum kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek, selain itu juga mengetahui, memahami, dan mampu menerapkan peran dan fungsi apoteker di apotek, dalam aspek profesional maupun manajerial. Tugas khusus yang diberikan adalah pelayanan resep di Apotek Kimia Farma No. 110. Dari hasil pengamatan, diketahui proses pelayanan resep yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 110 meliputi penerimaan resep, skrining resep termasuk pengecekan ketersediaan obat, pemberian harga kemudian pasien membayar obatnya. Setelah itu, dilakukan dispensing atau peracikan obat, pemberian etiket, pemeriksaan obat, lalu penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat. Berdasarkan sistem pembayarannya, resep di Apotek Kimia Farma No. 110 dibagi menjadi resep tunai dan resep kredit. Kata kunci Tugas umum Daftar acuan Tugas khusus Daftar acuan

: apotek, aspek manajerial, aspek profesional, pelayanan kefarmasian, resep, skrining resep : xv + 67 halaman; 2 gambar; 4 rumus; 21 lampiran : 15 (1978-2012) : v + 25 halaman; 1 gambar; 5 lampiran : 6 (2002-2010)

Universitas Indonesia

ix


ABSTRACT

Name : Asvinastuti Rikasih Program Study : Apothecary Title : Report of Apothecary Profession Internship at Apotek Kimia Farma No. 110 Jalan kebon Pedes No. 45, Bogor on April 1st – May 14th 2014 Pharmacists Professional Practice at Apotek Kimia Farma No.110 aims to know a general overview of pharmaceutical care activities in the pharmacy, understands, and be able to apply the roles and functions of pharmacists in pharmacies, in professional and managerial aspects. Specific assignment has given titled a prescription services at the Apotek Kimia Farma No.110. From the observation, known prescription service process carried out in Apotek Kimia Farma No. 110 including receiving, screening drug prescription including checking of drug availability, pricing then the patient pays a cure. After that, the dispensing or compounding of drugs, labeling, re-check of prepared drug, and delivery of drugs along with the provision of drug information. Based on payment systems, there is a cash prescriptions and credit prescriptions at Apotek Kimia Farma No. 110. Keywords

: managerial aspect, pharmaceutical care, pharmacy, prescription, prescription screening, professional aspect General Assignment : xv + 67 pages; 2 pictures; 4 formulas; 21 appendices Bibliography : 15 (1978-2012) Specific Assignment : v + 25 pages; 1 pictures; 5 appendices Bibliography : 6 (2002-2010)


x


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ iii SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ........................................... iv HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. v KATA PENGANTAR ........................................................................................ vi HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH .......................... viii ABSTRAK ......................................................................................................... ix ABSTRACT ....................................................................................................... x DAFTAR ISI ...................................................................................................... xi DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii DAFTAR RUMUS ............................................................................................. xiv DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv BAB 1. PENDAHULUAN ................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1 1.2. Tujuan ............................................................................................ 2 BAB 2. TINJAUAN UMUM ............................................................................. 2.1. Definisi Apotek ............................................................................... 2.2. Landasan Hukum Apotek ............................................................... 2.3. Tugas dan Fungsi Apotek ............................................................... 2.4. Tata Cara Pemberian Izin Apotek ................................................... 2.5. Persyaratan Apotek ......................................................................... 2.6. Apoteker Pengelola Apotek ............................................................ 2.7. Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker ........................................... 2.8. Pencabutan Surat Izin Apotek ......................................................... 2.9. Pengelolaan Sumber Daya di Apotek .............................................. 2.10.Administrasi Resep di Apotek ........................................................ 2.11.Pelayanan Kefarmasian di Apotek .................................................. 2.12.Pengelolaan Narkotika .................................................................... 2.13.Pengelolaan Psikotropika ................................................................

3 3 3 4 4 6 7 10 11 12 26 27 33 36

BAB 3. TINJAUAN KHUSUS ........................................................................... 3. 1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk ...................................................... 3. 2 PT. Kimia Farma Apotek ................................................................ 3. 3 Business Manager (BM) Wilayah Bogor ........................................ 3. 4 Apotek Kimia Farma No. 110 ..........................................................

38 38 38 40 45

BAB 4. PEMBAHASAN .................................................................................... 4. 1 Lokasi dan Tata Ruang Apotek ....................................................... 4. 2 Personalia ....................................................................................... 4. 3 Kegiatan Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Apotek....................... 4. 4 Kegiatan Pengarsipan dan Pelaporan ..............................................

54 54 57 58 63

xi



BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 65 5. 1 Kesimpulan ..................................................................................... 65 5. 2 Saran .............................................................................................. 65 DAFTAR ACUAN ............................................................................................ 66

xii



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Diagram model pengendalian persediaan .................................. 22 Gambar 2.2 Matriks analisa VEN-ABC ...................................................... 24

xiii



DAFTAR RUMUS

Rumus 2.1 Buffer stock .............................................................................. Rumus 2.2 Perputaran sediaan ................................................................... Rumus 2.3 Jumlah pesanan ekonomis atau Economic Order Quality (EOQ) .................................................................................... Rumus 2.4 Titik pemesanan atau Re Order Point (ROP) ...........................

xiv


20 21 21 22


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10

Contoh Formulir APT-1 ......................................................... 69 Contoh Formulir APT-2 ......................................................... 71 Contoh Formulir APT-3 ......................................................... 72 Contoh Formulir APT-4 ......................................................... 78 Contoh Formulir APT-5 ......................................................... 79 Contoh Formulir APT-6 ......................................................... 82 Contoh Formulir APT-7 ......................................................... 83 Contoh Formulir APT-9 ......................................................... 84 Kartu Stok Apotek Kimia Farma ........................................... 85 Berita Acara Pemusnahan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan ............................................................ 86 Lampiran 11 Berita Acara Pemusnahan Resep ............................................ 92 Lampiran 12 SIPNAP ................................................................................. 94 Lampiran 13 Struktur Organisasi PT Kimia Farma Apotek ......................... 94 Lampiran 14 Denah Lokasi Apotek Kimia Farma 110 ................................. 95 Lampiran 15 Layout Apotek Kimia Farma 110 ........................................... 96 Lampiran 16 Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) ................................ 96 Lampiran 17 Form Dropping Barang dari Gudang (DC) ke Apotek ............ 97 Lampiran 18 Formulir Serah Terima Barang DC ......................................... 97 Lampiran 19 Format Surat Pesanan Narkotika Apotek Kimia Farma ............. 98 Lampiran 20 Format Surat Pesanan Psikotropika Apotek Kimia Farma ....... 99 Lampiran 21 Member Card Apotek Kimia Farma ....................................... 100

xv



1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 menyatakan bahwa Pekerjaan Kefarmasian adalah berbagai kegiatan, meliputi pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Salah satu sarana pelaksanaan pekerjaan kefarmasian adalah apotek. Apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku, apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang profesional. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. Dalam pengelolaan apotek, apoteker harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan dengan tepat, mampu berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, mengelola sumber daya manusia secara efektif, belajar sepanjang karier, membantu memberikan pendidikan danpeluang untuk meningkatkan pengetahuan (Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51, 2009). Selain sebagai tempat dilakukannya tugas profesional, apotek juga merupakan suatu tempat bisnis. Oleh karena itu, apoteker juga harus memahami mengenai manajerial dan dapat berperan sebagai retailer, sehingga apotek mampu berjalan dengan baik dan memperoleh keuntungan. Pada saat ini orientasi pelayanan kefarmasian telah bergeser dari pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan pasien (patient oriented) dengan mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan yang sebelumnya hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi berubah menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Sebagai konsekuensi dari perubahan orientasi tersebut maka apoteker dituntut untuk selalu meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya agar mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lain secara aktif dan berinteraksi 1



2

langsung dengan pasien (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027, 2004). Dalam menjalankan perannya di apotek, apoteker diharapkan dapat bekerja secara profesional dan selalu berusaha meningkatkan kompetensinya di bidang farmasi sehingga dapat meningkatkan mutu kehidupan pasien. Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan sebagai upaya untuk meningkatkan kompetensi apoteker di apotek, maka Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker dari tanggal 1 April – 14 Mei 2014. Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peranan, kegiatan manajerial serta pelayanan kefarmasian di apotek dengan mengikuti kegiatan yang ada di apotek.

1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 110 bertujuan agar mahasiswa: a.

Mengetahui gambaran umum kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek.

b.

Mengetahui, memahami, dan mampu menerapkan peran dan fungsi apoteker di apotek, terutama dalam aspek profesional yang mencakup ilmu kefarmasian dan pelayanan kefarmasian.

c.

Mengetahui, memahami, dan mampu menerapkan peran dan fungsi apoteker di apotek terutama dalam aspek manajerial, mencakup pengelolaan sumber daya manusia kesehatan, pengelolaan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan, pengelolaan administrasi keuangan apotek.



BAB 2 TINJAUAN UMUM

2.1 Definisi Apotek Definisi Apotek menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi yang dimaksud adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Pelayanan kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik.

2.2 Landasan Hukum Apotek Landasan

embe apotek diatur dalam:

a.

Undang-Undang Kesehatan RI No.36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

b.

Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.

c.

Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1965 mengenai Apotek.

d.

Keputusan Pemerintah Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.

3 Laporan praktik…, Asvinastuti Rikasih, FFar UI, 2014


4

e.

Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang perubahan

atas

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. f.

Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.

g.

Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.

h.

Peraturan

Menteri

Kesehatan

Republik

Indonesia

No.

889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.

2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Tugas dan fungsi apotek berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 adalah sebagai berikut: a.

Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.

b.

Sarana

farmasi

yang

melaksanakan peracikan,

pengubahan

bentuk,

pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat. c.

Sarana penyalur perbekalan farmasi harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.

2.4 Tata Cara Pemberian Izin Apotek Suatu apotek baru dapat beroperasi secara resmi setelah mendapat Surat Izin Apotek (SIA). SIA adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA) untuk menyelenggarakan pelayanan apotek pada suatu tempat tertentu. Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 992/MENKES/SK/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotik pasal 7, tata cara pemberian izin apotek adalah sebagai berikut:Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1 (Lampiran 1). Universitas Indonesia


5

a.

Dengan menggunakan Formulir APT-2 (Lampiran 2) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan.

b.

Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir APT-3 (Lampiran 3).

c.

Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat

dengan tembusan kepada Kepala

Dinas Propinsi dengan

menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4). d.

Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Izin Apotek dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5).

e.

Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6 (Lampiran 6).

f.

Terhadap surat penundaan, sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal Surat Penundaan. Beberapa ketentuan lain yang terkait (Departemen Kesehatan Republik

Indonesia, 2002): a.

Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Universitas Indonesia


6

Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan Surat Penolakan disertai dengan alasanalasannya dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-7 (Lampiran 7). b.

Bila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara Apoteker dan pemilik sarana. Pemilik sarana yang dimaksud juga harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan.

2. 5 Persyaratan Apotek Persyaratan

apotek

berdasarkan

peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.922/MENKES/PER/X/1993 pasal 6 yaitu : a.

Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain.

b.

Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lain di luar sediaan farmasi.

c.

Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lain di luar sediaan farmasi. Sebuah apotek yang akan didirikan harus memenuhi sejumlah persyaratan

yaitu: a.

Persyaratan Bangunan dan Kelengkapannya Bangunan apotek memiliki alamat apotek serta terdiri dari ruang peracikan

dan penyerahan obat, ruang administrasi dan ruang kerja apoteker, serta toilet (WC). Bangunan apotek perlu dilengkapi dengan sumber air, sumber penerangan, alat pemadam, ventilasi, sanitasi, papan nama APA, serta billboard nama apotek.



7

b.

Persyaratan Perlengkapan Kerja Perlengkapan kerja di apotek meliputi alat pengolahan atau peracikan,

wadah obat, serta tempat penyimpanan. Alat pengolahan atau peracikan, seperti batang pengaduk, cawan penguap, corong, gelas ukur, kompor/ pemanas, labu erlenmeyer, mortar-alu, penangas air, panci, spatel logam, spatel tanduk, spatel gelas, spatel porselen, termometer skala 100ºC, serta timbangan mg atau g ditambah anak timbangan (ditera). Wadah dapat berupa pot / botol, kertas perkamen, klip, dan kantong plastik serta etiket (putih dan biru). Tempat penyimpanan yaitu lemari/ rak obat, lemari narkotika, lemari psikotropika, kulkas, dan lemari bahan berbahaya. c.

Persyaratan Perlengkapan Administrasi Perlengkapan administrasi seperti blanko surat pemesanan, faktur penjualan,

nota penjualan, salinan resep, serta blanko laporan narkotika dan psikotropika; buku catatan pembelian dan catatan penjualan, catatan narkotika dan psikotropika, catatan racun dan bahan berbahaya, serta kartu stok obat. d.

Persyaratan Kelengkapan Buku Pedoman Buku pedoman diantaranya buku standar yang wajib, misalnya Farmakope

edisi IV 1995 dan kumpulan peraturan atau UU, serta buku lainnya seperti IMMS, ISO, Farmakologi dan terapi e.

Persyaratan Tenaga Kerja Tenaga kerja di apotek terdiri dari tenaga farmasi dan tenaga non farmasi.

Daftar tenaga farmasi meliputi nama APA, nama apoteker pendamping, dan nama asisten apoteker. Sedangkan daftar tenaga non farmasi meliputi Petugas administrasi, petugas juru resep dan keamanan.

2. 6 Apoteker Pengelola Apotek Kepmenkes RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan apoteker adalah Sarjana Farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker, mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai Apoteker. Dalam mengajukan berkas permohonan SIA, ada beberapa persyaratan yang perlu



8

dipenuhi seorang apoteker untuk kemudian menjadi APA: a.

Fotokopi SIPA;

b.

Fotokopi KTP;

c.

Surat pernyataan APA, tentang tidak bekerja di perusahaan farmasi lain atau APA di apotek lain;

d.

Surat izin dari atasan langsung (untuk pegawai negeri dan ABRI);

e.

Fotokopi ijazah apoteker yang telah dilegalisir;

f.

Surat pernyataan kesanggupan menjadi APA. Apoteker Pengelola Apotek adalah apoteker utama yang telah diberi Surat

Izin Apotek (SIA). Apoteker Pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. Apoteker Pengganti adalah apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, Apoteker Pengelola Apotek harus menunjuk Apoteker Pendamping. Apabila Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, Apoteker Pengelola Apotek menunjuk Apoteker Pengganti. Penunjukan harus dilaporkan Kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-9 (Lampiran 8). Setiap Tenaga Kefarmasian yang melaksanakan Pekerjaan Kefarmasian di Indonesia wajib memiliki surat izin sesuai tempat Tenaga Kefarmasian bekerja. Surat izin bagi apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian di Apotek, puskesmas atau instalasi farmasi rumah sakit (IFRS) disebut SIPA. Seorang apoteker yang telah memiliki SIPA dapat melaksanakan praktik di 1 (satu) Apotek, atau puskesmas atau IFRS. SIPA bagi Apoteker penanggung jawab di fasilitas pelayanan kefarmasian atau SIKA hanya diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian. Universitas Indonesia


9

SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55): a.

Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA);

b.

Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas kesehatan yang memiliki izin;

c.

Rekomendasi dari organisasi profesi. Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan

oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40): a.

Memiliki Ijazah Apoteker

b.

Memiliki sertifikat kompentensi apoteker

c.

Surat Pernyataan telah mengucapkan sumpah atau janji apoteker

d.

Surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yangmempunyai surat izin praktek

e.

Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi. APA memegang peranan penting dalam perkembangan apotek, berikut

beberapa fungsi APA dalam beberapa aspek: a.

Fungsi Pengabdian Profesi Fungsi APA dalam pengabdian profesi diantaranya berpartisipasi dalam

pengambilan keputusan dalam proses penggunaan produk farmasi, memilih bentuk sediaan yang digunakan, memilih dan menjamin penyediaan produk, menyediakan & menyerahkan sediaan farmasi untuk penggunaan masyarakat, memonitor kepatuhan penggunaan produk, memonitor interaksi & efek samping, mengontrol bagian peracikan, menyelenggarakan informasi tentang obat, dan mengontrol pelayanan resep yang telah diserahkan kepada pasien. Universitas Indonesia


10

b.

Fungsi Administratif Fungsi administratif APA diantaranya memimpin, mengatur dan mengawasi

pekerjaan karyawan, membuat laporan dan surat-menyurat, serta mengawasi penggunaan dan pemeliharaan aktiva apotek. c.

Fungsi Kewirausahaan Fungsi administratif APA diantaranya merencanakan dan mengatur

kebutuhan barang, mengatur dan mengawasi penjualan, menentukan kebijakan harga, meningkatkan permintaan, memupuk hubungan baik dengan pelanggan, mencari pelanggan baru, serta mengadakan efisiensi dalam segala bidang.

2. 7 Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 (Pasal 19 dan 24) yaitu : a.

Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk apoteker pendamping.

b.

Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk apoteker pengganti. Apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki SIPA, dan tidak bertindak sebagai APA di apotek lain.

c.

Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. D. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat apoteker pendamping, pelaporan oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika.

d.

Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.

e.

Penunjukkan Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat. Universitas Indonesia


11

f.

Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 (dua) tahun secara terus-menerus, SIA atas nama Apoteker bersangkutan dicabut.

2. 8 Pencabutan Surat Izin Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten dapat mencabut SIA apabila: a.

Apoteker

tidak

lagi

memenuhi

kewajibannya

untuk

menyediakan,

menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. b.

APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus menerus.

c.

Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang tentang Narkotika, UndangUndang Obat Keras, dan Undang-Undang tentang Kesehatan.

d.

SIPA APA dicabut.

e.

PSA terbukti terlibat dalam pelanggaran perundang-undangan di bidang obat.

f.

Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat pendirian apotek, serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya baik merupakan milik sendiri atau pihak lain. Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah dikeluarkan

(Keputusan Menteri Kesehatan No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 27): a.

Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12.

b.

Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan Formulir Model APT-13. Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) di atas,

dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan ini. Pencairan Izin Apotek



12

yang dimaksud dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti tata

cara

sebagai

berikut

(Keputusan

Menteri

Kesehatan

No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 28): a.

Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras tertentu, dan obat lain serta seluruh resep yang tersedia di apotek.

b.

Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci.

Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Wilayah Kantor Kementeriaan Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang olehnya, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud dalam huruf (a).

2. 9 Pengelolaan Sumber Daya di Apotek 2.9.1 Sumber Daya Manusia Tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek terdiri dari : a.

Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA).

b.

Apoteker Pendamping, yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek.

c.

Asisten

Apoteker

adalah

mereka

yang

berdasarkan

peraturan

perundangundangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker di bawah pengwasan apoteker. Tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di apotek terdiri dari : a.

Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan Asisten Apoteker.

b.

Kasir adalah petugas yang bertugas menerima uang dan mencatat pemasukan serta pengeluaran uang. Universitas Indonesia


13

c.

Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan dan keuangan apotek.

2.9.2 Sarana dan Prasarana Sarana adalah tempat tertentu dimana dilakukan pekerjaan kefarmasian, sedangkan prasarana adalah

ember penunjang terlaksananya suatu pekerjaan

kefarmasian yang meliputi perlengkapan, peralatan dan fasilitas apotek yang memadai untuk mendukung pelayanan kefarmasian yang berkualitas. Dalam upaya mendukung operasional pelayanan kefarmasian di apotek, diperlukan sarana dan prasarana yang memadai untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pasien, mulai dari tempat, peralatan sampai dengan kelengkapan administrasi yang berhubungan dengan pengobatan. Sarana dan prasarana tersebut dirancang dan diatur untuk menjamin keselamatan dan efisiensi kerja serta menghindari terjadinya kerusakan sediaan farmasi. Sarana dan prasarana disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing apotek dengan memperhatikan luas bangunan, optimalisasi penggunaan ruangan, efisiensi kerja, jumlah karyawan, pelayanan yang dilakukan dan kepuasan pasien (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Sarana dan prasarana yang

harus dimiliki oleh apotek untuk

meningkatkan kualitas pelayanan adalah (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008) : a.

Papan nama apotek yang dapat terlihat dengan jelas, terbuat dari bahan yang memadai dan memuat nama apotek, nama apoteker pengelola apotek, nomor izin apotek dan alamat apotek.

b.

Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien, yaitu bersih, ventilasi yang memadai, cahaya yang cukup, tersedia tempat duduk dan tempat sampah.

c.

Tersedianya tempat untuk mendisplai obat bebas dan obat bebas terbatas serta informasi bagi pasien berupa brosur, leaflet, poster atau majalah kesehatan yang berisi informasi untuk meningkatkan pengetahuan dan perilaku pasien.

d.

Ruang untuk memberikan konseling bagi pasien. Untuk melaksanakan konseling, perlu disediakan fasilitas maupun sarana dan prasarana yang Universitas Indonesia


14

memadai sehingga memudahkan apoteker untuk memberikan informasi dan menjaga kerahasiaan pasien. e.

Lemari untuk menyimpan catatan pengobatan pasien.

f.

Sumber informasi yang memadai serta up to date seperti Farmakope Indonesia edisi terakhir, Informasi Spesialite Obat (ISO), Informasi Obat Nasional Indonesia (IONI), Martindale The Extra Pharmacopoeia, American Hospital Formulary Service Drug Information (AHFS Drug Information), United State Pharmacopoeia Drug Information (USPDI), British National Formulary (BNF), MIMS/IIMS (Indonesia Index of Medical Spesialite), Artikel dan jurnal ilmiah, dan internet.

g.

Ruang peracikan Tersedianya ruang/tempat dilakukannya peracikan obat yang memadai serta dilengkapi peralatan peracikan yang sesuai dengan peraturan dan kebutuhan.

h.

Ruang/tempat penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya. Di tempat ini terdapat serangkaian kegiatan yang meliputi: penerimaan, penyimpanan, pengawasan, pengendalian persediaan dan pengeluaran obat.

Faktor-faktor

yang

harus

dipertimbangkan untuk

mendukung kegiatan tersebut adalah kemudahan dan efisiensi gerakan pekerja dan sediaan farmasi, termasuk aturan penyimpanan; sistematika penyusunan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dibutuhkan rak-rak penyimpanan yang sesuai dan memudahkan keluar masuk sediaan farmasi; tempat penyimpanan khusus seperti lemari es (untuk suppositoria, vaksin, dan obat-obat yang membutuhkan suhu penyimpanan rendah) dan penyimpanan obat tertentu seperti psikotropika; tempat penyimpanan narkotika dalam lemari terkunci dengan ukuran minimal 40 x 80 x 100 cm3; sirkulasi udara,

pencahayaan; pemeliharaan kebersihan dan

keamanan; serta sanitasi ruangan. Apoteker harus memastikan bahwa kondisi penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya sesuai dengan persyaratan masing-masing produk disertai dengan label yang jelas. Selain itu perlu didukung dengan catatan penyimpanan yang akurat untuk mengontrol sediaan farmasi baik secara manual (misalnya dengan menyediakan kartu stok untuk setiap barang) maupun komputerisasi sehingga Universitas Indonesia


15

efektivitas rotasi persediaan dan pengawasan tanggal kadaluarsa berjalan dengan baik. Pada kondisi tertentu, tempat peracikan dan tempat penyimpanan dapat menjadi satu ruangan. i.

Ruang atau tempat penyerahan obat Penyerahan obat

dilakukan pada tempat

yang

memadai,

sehingga

memudahkan untuk melakukan pelayanan informasi obat. j.

Tempat pencucian alat

k.

Peralatan penunjang kebersihan apotek

2.9.3 Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan adalah suatu proses yang merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyerahan. Tujuannya adalah memastikan ketersediaan perbekalan farmasi yang bermutu serta tepat (jumlah, jenis dan waktu) (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). 2.9.3.1 Perencanaan Perencanaan yaitu suatu proses kegiatan seleksi sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan untuk menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jumlah, jenis dan waktu yang tepat. Tujuan perencanaan untuk pengadaan obat adalah: a.

Mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang sesuai kebutuhan.

b.

Menghindari terjadinya kekosongan obat/ penumpukan obat. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

a.

Data penjualan periode sebelumnya

b.

Data pola penyakit atau perubahan cuaca

c.

Kemampuan/daya beli masyarakat

d.

Budaya masyarakat (kebiasaan masyarakat setempat)

e.

Stok yang tersedia di apotek (maksimum dan minimum level stok)

f.

Menyesuaikan kondisi keuangan dengan kebutuhan pembelian

Kegiatan pokok dalam perencanaan adalah memilih dan menentukan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan diadakan. Universitas Indonesia


16

2.9.3.2 Pengadaan Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran. Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa syarat, yaitu: a.

Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya.

b.

Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan.

c.

Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuanketentuan yang berlaku. Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick,

1997): a.

Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun.

b.

Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara

ember c dalam

waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. c.

Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat persediaan rendah.

d.

Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya, cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya, obat impor dari suatu

ember dimana devaluasi mata uang menjadi masalah

utama, atau obat dengan harga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali dalam setahun saja. Obat-obatan yang digunakan secara

ember

ember c slow moving tetapi

dapat dipesan secara

ember c setiap tahun

(scheduled purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati sedangkan obat-obatan yang harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual purchasing.



17

Setelah

menentukan

jenis

pengadaan

yang

akan

diterapkan

berdasarkan frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu: a.

Pembelian kontan Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat

yang dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan kemampuannya dalam menjual. b.

Pembelian kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada

waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat diterima apotek. c.

Pembelian konsinyasi (titipan obat) Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek,

dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat dikembalikan pada pemiliknya. 2.9.3.3 Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat yang aman dan dapat menjamin mutunya. Hal – hal yang harus dilakukan dalam penyimpanan adalah: a.

Pemeriksaan organoleptik.

b.

Pemeriksaan kesesuaian antara surat pesanan dan faktur.

c.

Kegiatan administrasi penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan.

d.

Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada tempat yang dapat menjamin mutu (bila ditaruh dilantai harus di atas palet, ditata rapi diatas rak, lemari khusus untuk narkotika dan psikotropik)



18

Prosedur tetap penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yaitu: a.

Memeriksa kesesuaiaan nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang tertera pada faktur, kondisi fisik serta tanggal kadaluarsa.

b.

Memberi paraf dan stempel pada faktur penerimaan barang.

c.

Menulis tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada kartu stok (Lampiran 9).

d.

Menyimpan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan pada rak yang sesuai, secara alfabetis menurut bentuk sediaan dan memperhatikan

ember FIFO

(First In First Out) maupun FEFO (First Expired First Out). e.

Memasukkan bahan baku obat ke dalam wadah yang sesuai,

ember etiket

yang memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa. f.

Menyimpan bahan obat pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin stabilitasnya pada rak secara alfabetis.

g.

Mengisi kartu stok setiap penambahan dan pengambilan.

h.

Menjumlahkan setiap penerimaan dan pengeluaran pada akhir bulan.

i.

Menyimpan secara terpisah dan mendokumentasikan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang rusak/kadaluarsa untuk ditindaklanjuti.

2.9.3.4 Pemusnahan Prosedur tetap pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yaitu: a.

Melaksanakan inventarisasi terhadap sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan dimusnahkan.

b.

Menyiapkan adminstrasi (berupa laporan dan berita acara pemusnahan).

c.

Mengkoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait

d.

Menyiapkan tempat pemusnahan

e.

Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan.

f.

Membuat laporan pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan, sekurangkurangnya memuat waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan, nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan, nama apoteker pelaksana pemusnahan sediaan farmasi Universitas Indonesia


19

dan perbekalan kesehatan, nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan g.

Laporan

pemusnahan

sediaan

farmasi

dan

perbekalan

kesehatan

ditandatangani oleh apoteker dan saksi dalam pelaksanaan pemusnahan (Lampiran 10).

2.9.4 Pengendalian Persediaan Apotek Pengendalian persediaan merupakan hal sangat penting bagi sebuah apotek.

Pengendalian

persediaan

berhubungan

dengan

aktivitas

dalam

pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Selain itu, pengendalian persediaan obat yang tepat memliki pengaruh kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas

investasi

apotek.

Parameter-parameter

yang

digunakan

dalam

pengendalian persediaan adalah konsumsi rata-rata, lead time, safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran persediaan. 2.9.4.1 Konsumsi Rata-rata Konsumsi

rata-rata

sering

juga

disebut

permintaan

(demand).

Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang

menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipanen.

Walaupun banyaknya permintaan dapat diprediksi, barang dapat menjadi stok mati dapat terjadi apabila salah memperkirakan lead time barang tersebut. 2.9.4.2 Lead Time Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang di gudang dari suplier yang telah ditentukan. Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktorfaktor yang dapat berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi supplier. 2.9.4.3 Buffer Stock (Safety stock) Buffer Stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang Universitas Indonesia


20

pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit). Buffer stock dapat dihitung dengan rumus: SS = LT x CA

(2.1)

SS = Safety stock LT = Lead Time CA = Konsumsi rata-rata 2.9.4.4 Persediaan Maksimum Persediaan Maksimum Merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika kita telah mencapai nilai persediaan maksimum ini maka kita tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian. 2.9.4.5 Persediaan Minimum Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang harus tersedia di apotek. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini, maka langsung dilakukan pemesanan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong.

2.9.4.6 Perputaran Persediaan (Inventory Turnover) Perputaran persediaan ini disebut juga Inventory Turnover (ITOR). ITOR mengindikasikan efisiensi persediaan yang digunakan. Rasio ini mengukur

seberapa cepat barang dibeli, terjual, dan tergantikan. Dua

kelebihan dari peningkatan ITOR yaitu menurunkan investasi persediaan untuk aktivitas di apotek dan mempercepat pengembalian investasi. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving. Universitas Indonesia


21

Rumus untuk menghitung perputaran persediaan yaitu:

(2.2)

Nilai ITOR tidak boleh terlalu tinggi atau rendah. Nilai ITOR yang paling ideal yaitu 12. Nilai ITOR ini menunjukan bahwa pada setiap bulan terjadi pertukaran barang. Nilai ITOR yang terlalu tinggi menunjukan bahwa terlalu sering terjadi kehabisan stok. Nilai ITOR = 30 mungkin dapat diterima bila apotek dapat memesan dan menerima barang dengan cepat dari suplier dan tidak ada keluhan kekurangan barang. Nilai ITOR yang terlalu rendah menunjukan bahwa terlalu sering terjadi kehabisan stok.

2.9.4.7 Jumlah Pesanan (Economic Order Quantity/ Economic Lot Size) Jumlah Pesanan digunakan untuk menghitung banyaknya persediaan yang harus ada dalam apotik pada waktu tertentu atau besarnya persediaan yang harus di bangun. Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan

sekaligus

untuk

mengantisipasi

permintaan

yang tidak menentu,

kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, biaya kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan erat hubungannya dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya

pemeliharaan.

Merancang

persediaan

dapat

dilakukan

dengan

perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ):

(2.3) R = Jumlah kebutuhan dalam setahun Universitas Indonesia


22

P = Harga barang/ unit S = Biaya memesan tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata 2.9.4.8 Re Order Point (ROP/ Titik Pemesanan) Re Order Point atau Titik pemesanan merupakan suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman sama denga nol. Pada keadaan khusus (cito), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan suplier. Rumus perhitungan ROP: ROP = SS + LT ( 2.4) ROP

= Reorder point

SS

= Safety stock

LT

= Lead time

[Sumber: Quick, 1997, telah diolah kembali]

Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan



23

2.9.5 Penentuan Prioritas Pengadaan Penyusunan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut: 2.9.5.1 Analisis VEN (Vital, Esensial, Non-esensial) Analisis VEN adalah suatu cara untuk mengelompokkan obat berdasarkan nilai kepentingan dan vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk pengobatan. Semua jenis obat dalam daftar obat dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok yaitu: a.

V (Vital) Kelompok obat yang berpotensi untuk menyelamatkan kehidupan (life saving drugs) atau untuk mengatasi penyakit

penyebab kematian

terbesar. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan. Contoh: obat diabetes dan hipertensi. b.

E (Esensial) Kelompok obat yang efektif untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Oleh karena itu, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast moving.

c. N (Non-esensial) Kelompok obat yang digunakan untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit terbanyak. Contoh obat yang termasuk jenis obat Nonessensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain. 2.9.5.2 Analisis PARETO (ABC) Disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC: a.

Kelas A: persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70-80 % dari total nilai penjualan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10-20 % dari seluruh item. Kelas ini memiliki dampak biaya Universitas Indonesia


24

yang tinggi. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif. b.

Kelas B: persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 30-50 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 15-25 % dari seluruh item. Pengendalian khusus dilakukan secara moderat.

c.

Kelas C: persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 60-80 % dari total nilai persediaan, tapi mewakili 5-10 % dari total penjualan. Pengendalian khusus dilakukan secara sederhana.

2.9.5.3 Analisa VEN-ABC Analisis ini dilakukan dengan cara mengkategorikan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Digunakan untuk menetapkan prioritas untuk pengadaan obat di mana anggaran yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan. Analisis VEN-ABC mengkombinasikan analisis PARETO dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat sebagai berikut:

V

E

N

A

VA

EA

NA

B

VB

EB

NB

C

VC

EC

NC

Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat

nonesensial dalam

kelompok

A

tidak

diprioritaskan,

sedangkan

kelompok B dan C pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).



25

2.9.6 Strategi Pemasaran Apotek Strategi pemasaran yang umumnya dilakukan oleh apotek adalah analisis AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli memutuskan untuk membeli di apotek. 2.9.6.1 Attention Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian pengunjung/ konsumen, yang dapat dilakukan dengan: a.

Membuat desain eksterior apotek semenarik mungkin, seperti membuat papan nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang yang lewat.

b.

Mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Misalnya, jika apotek berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek tersebut mahal.

c.

Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior apotek dapat terlihat dari luar.

2.9.6.2 Interest Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk masuk ke dalam apotek, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast moving yang dipajang di ruang tunggu agar dapat menarik pembeli sehingga dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek. Selain itu, obat dapat disusun dengan menarik yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan efek farmakologis. Ruang tunggu juga dapat dibuat nyaman dan bersih sehingga meningkatkan interest.



26

2.9.6.3 Desire Setelah pengunjung masuk ke dalam apotek, langkah selanjutnya adalah menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang bersaing. 2.9.6.4 Action Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek. Pada tahap ini, pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek.

Pelayanan yang dapat diberikan antara lain dengan

menunjukkan kecepatan pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan.

2.10 Administrasi Resep di Apotek Administrasi adalah rangkaian aktivitas pencatatan dan pengarsipan, penyiapan laporan danpenggunaan laporan untuk mengelola sediaan farmasi. Salah satu administrasi di apotek ialah pengelolaan resep. Prosedur tetap pengelolaan resep ialah (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008) : a.

Resep asli dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan sesuai nomor resep.

b.

Resep yang berisi narkotika dipisahkan atau digaris bawah dengan tinta merah.

c.

Resep yang berisi psikotropika digaris bawah dengan tinta biru.

d.

Resep dibendel sesuai dengan kelompoknya.

e.

Bendel resep ditulis tanggal, bulan dan tahun yang mudah dibaca dan disimpan di tempat yang telah ditentukan.

f.

Penyimpanan bendel resep dilakukan secara berurutan dan teratur sehingga memudahkan untuk penelusuran resep.

g.

Resep yang diambil dari bendel pada saat penelusuran harus dikembalikan pada bendel semula tanpa merubah urutan.

h.

Resep yang telah disimpan selama tiga tahun dapat dimusnahkan sesuai tata cara pemusnahan. Universitas Indonesia


27

2.11 Pelayanan di Apotek (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008) Berdasarkan

Keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

Nomor

1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi, sekarang menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari pasien. Pelayanan kefarmasian di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, terdiri dari pelayanan resep, pemberian informasi obat, konseling, pemantauan penggunaan obat, promosi dan edukasi, serta Pelayanan Residensial (Home Care). 2.11.1 Pelayanan Resep Pelayanan resep merupakan suatu proses pelayanan terhadap permintaan tertulis dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. 2.11.1.1 Skrining resep Skrining resep dilakukan terhadap kelengkapan administrasi, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis. Apabila ada masalah terkait resep tersebut, petugas dapat mengkonsultasikannya ke dokter bila perlu. a.

Melakukan

pemeriksaan

kelengkapan

dan

keabsahan

resep

secara

administratif, yaitu nama dokter, nomor ijin praktek, alamat, tanggal penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter serta nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien. b.

Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, frekuensi, kekuatan, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian obat.



28

c.

Mengkaji aspek klinis yaitu adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan kondisi khusus lainnya). Membuatkan kartu pengobatan pasien (medication record).

2.11.1.2 Penyiapan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan Penyiapan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut. a.

Menyiapkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan permintaan pada resep

b.

Menghitung kesesuaian dosis dan tidak melebihi dosis maksimum

c.

Mengambil obat dengan menggunakan sarung tangan/spatula/sendok

d.

Menutup kembali wadah obat setelah pengambilan dan mengembalikan ke tempat semula.

e.

Meracik obat (timbang, campur, kemas)

f.

Mengencerkan sirup kering sesuai takaran dengan air yang layak minum

g.

Menyiapkan etiket (warna putih untuk obat dalam, warna biru untuk obat luar, dan etiket lainnya seperti label kocok dahulu untuk sediaan cair)

h.

Menulis nama dan cara pemakaian obat pada etiket sesuai dengan permintaan dalam resep.

2.11.1.3 Penyerahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan Setelah disiapkan, sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan diserahkan kepada pasien dengan memperhatikan hal-hal berikut. a.

Melakukan pemeriksaan akhir sebelum dilakukan penyerahan (kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep)

b.

Memanggil nama dan nomor tunggu pasien

c.

Memeriksa ulang identitas dan alamat pasien

d.

Menyerahkan obat yang disertai pemberian informasi obat

e.

Membuat salinan resep sesuai dengan resep asli dan diparaf oleh apoteker

f.

Menyimpan resep pada tempatnya dan mendokumentasikan



29

2.11.2 Pelayanan Resep Narkotik 2.11.2.1 Skrining resep a.

Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan administrasi

b.

Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetik yaitu: bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian

c.

Mengkaji pertimbangan klinis yaitu: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).

d.

Narkotik hanya dapat diserahkan atas dasar resep asli rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter. Salinan resep narkotika dalam tulisan “iter” tidak boleh dilayani sama sekali

e.

Salinan resep narkotik yang baru dilayani sebagian atau yang belum dilayani sama sekali hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep asli.

f.

Mengkonsultasikan ke dokter tentang masalah resep apabila diperlukan.

2.11.2.2 Penyiapan Resep a.

Menyiapkan obat sesuai dengan permintaan pada resep

b.

Untuk obat racikan apoteker menyiapkan obat jadi yang mengandung narkotika atau menimbang bahan baku narkotika

c.

Menutup dan mengembalikan wadah obat pada tempatnya

d.

Menulis nama dan cara pemakaian obat pada etiket sesuai dengan permintaan dalam resep

e.

Obat diberi wadah yang sesuai dan diperiksa kembali jenis dan jumlah obat sesuai permintaan dalam resep.

2.11.2.3 Penyerahan Obat a.

Melakukan pemeriksaan akhir kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep sebelum dilakukan penyerahan

b.


c.

Mengecek identitas dan alamat pasien yang berhak menerima

d.


e.

Menanyakan dan menuliskan alamat/nomor telepon pasien dibalik resep

f.

Menyimpan resep pada tempatnya dan mendokumentasikannya.



30

Resep yang telah disimpan selama tiga tahun harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur tetap pemusnahan resep, yaitu: a.

Memusnahkan resep yang telah disimpan tiga tahun atau lebih.

b.

Tata cara pemusnahan: untuk resep narkotika dihitung lembarannya, resep lain ditimbang, resep dihancurkan, lalu dikubur atau dibakar.

c.

Membuat berita acara pemusnahan (Lampiran 11).

2.11.3 Pelayanan Informasi Obat Pelayanan informasi obat merupakan kegiatan pelayanan yang harus dilakukan oleh apoteker untuk memberikan informasi dan konsultasi secara akurat, tidak bias, faktual, terkini, mudah dipahami, etis dan bijaksana. Prosedur tetap pelayanan informasi obat ialah: a.

Memberikan informasi obat kepada pasien berdasarkan resep atau kartu pengobatan pasien (medication record) atau kondisi kesehatan pasien, baik lisan maupun tertulis.

b.

Melakukan penelusuran literatur bila diperlukan, secara sistematis untuk memberikan informasi.

c.

Menjawab pertanyaan pasien dengan jelas dan mudah dimengerti, tidak bias, etis dan bijaksana baik secara lisan maupun tertulis.

d.

Mendisplai brosur, leaflet, poster atau majalah kesehatan untuk informasi pasien.

e.

Mendokumentasikan setiap kegiatan pelayanan informasi obat.

2.11.4 Promosi dan Edukasi Promosi adalah kegiatan pemberdayaan masyarakat dengan memberikan inspirasi kepada masyarakat sehingga termotivasi untuk meningkatkan derajat kesehatannya secara mandiri. Edukasi adalah kegiatan pemberdayaan masyarakat dengan memberikan pengetahuan tentang obat dan pengobatan serta mengambil keputusan bersama pasien setelah mendapatkan informasi, untuk tercapainya hasil pengobatan yang optimal. Apoteker juga membantu diseminasi informasi melalui penyebaran dan penyediaan leaflet, poster serta memberikan penyuluhan. Prosedur tetap swamedikasi, yaitu: a.

Mendengarkan keluhan penyakit pasien yang ingin melakukan swamedikasi Universitas Indonesia


31

b.

Menggali informasi dari pasien meliputi tempat timbulnya gejala penyakit, seperti: apa rasanya gejala penyakit, kapan mulai timbul gejala dan apa yang menjadi pencetusnya, sudah berapa lama gejala dirasakan, ada tidaknya gejala penyerta, dan pengobatan yang sebelumnya sudah dilakukan.

c.

Memilihkan obat sesuai dengan kerasionalan dan kemampuan ekonomi pasien dengan menggunakan obat bebas, bebas terbatas dan obat wajib apotek.

d.

Memberikan informasi tentang obat yang diberikan kepada pasien meliputi nama obat, tujuan pengobatan, cara pakai, lamanya pengobatan, efek samping yang mungkin timbul, serta hal-hal lain yang harus dilakukan maupun yang harus dihindari oleh pasien dalam menunjang pengobatan. Bila sakit berlanjut/ lebih dari 3 hari hubungi dokter.

e.

Mendokumentasikan data pelayanan swamedikasi yang telah dilakukan.

2.11.5 Konseling Konseling merupakan suatu proses yang sistematis untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah pasien yang berkaitan dengan pengambilan dan penggunaan obat. Konseling dapat dilakukan antara lain pada: a.

Pasien rawat jalan yang sebelumnya telah menjalani rawat inap

b.

Pasien yang menggunakan obat dengan alat khusus, misalnya KB, nasal spray, suppositoria, dan lain-lain.

c.

Pasien dengan penyakit kronik seperti diabetes, tuberkulosis, asma, dan lainlain.

d.

Pasien dengan sejarah ketidakpatuhan dalam pengobatan.

e.

Pasien yang menerima obat dengan indeks terapi sempit yang memerlukan pemantauan.

f.

Pasien dengan multirejimen obat/ polifarmasi

g.

Pasien lansia.

h.

Pasien pediatrik melalui orang tua atau pengasuhnya.

i.

Pasien yang mengalami Drug Related Problems. Prosedur tetap konseling, yaitu:

a.

Melakukan konseling sesuai dengan kondisi penyakit pasien.

b.

Membuka komunikasi antara apoteker dengan pasien/keluarga pasien. Universitas Indonesia


32

c.

Menanyakan tiga pertanyaan kunci (three prime questions) menyangkut obat yang dikatakan oleh dokter kepada pasien dengan metode open-ended question: apa yang telah dokter katakan mengenai obat ini, bagaimana dokter menerangkan cara pemakaian obat ini, apa yang diharapkan dalam pengobatan ini.

d.

Memperagakan dan menjelaskan mengenai pemakaian obat-obat tertentu (inhaler, supositoria, dan lain-lain).

e.

Melakukan verifikasi akhir dengan mengecek pemahaman pasien kemudian mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan cara penggunaan obat untuk mengoptimalkan tujuan terapi.

f.

Melakukan pencatatan konseling yang dilakukan pada kartu pengobatan.

2.11.6 Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan residensial ialah pelayanan kefarmasian yang diberikan kepada pasien yang dilakukan di rumah, khususnya untuk kelompok lanjut usia dan pasien dengan penyakit kronis serta pasien dengan pengobatan paliatif. Tujuan dari pelayanan residensial ialah pasien yang karena keadaan fisiknya tidak memungkinkan datang ke apotek masih mendapatkan pelayanan kefarmasian secara optimal. Pasien yang memerlukan pelayanan residensial antara lain: a.

Pasien lanjut usia yang tidak mampu lagi memenuhi aktivitas dasar seharihari.

b.

Pasien dengan penyakit kronis dan memerlukan perhatian khusus tentang penggunaan obatnya, interaksi obat dan efek samping obat.

c.

Pasien yang memerlukan obat secara berkala dan terus menerus, misalnya pasien Tuberkulosis (TB). Jenis layanan residensial, antara lain informasi penggunaan obat,

konseling pasien, dan memantau kondisi pasien pada saat menggunakan obat dan kondisinya setelah menggunakan obat, serta kepatuhan pasien dalam minum obat. Pelayanan residensial dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu dengan kunjungan langsung ke rumah pasien atau melalui telepon. Untuk aktivitas pelayanan residensial, apoteker harus membuat catatan pengobatan (medication record).



33

2.12

Pengelolaan Narkotika Narkotika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan

dan/ atau pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Undang-undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, pengaturan narkotika bertujuan untuk: a.

Menjamin ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/ atau perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

b.

Mencegah,

melindungi

dan

menyelamatkan

bangsa

Indonesia

dari

penyalahgunaan Narkotika c.

Memberantas peredaran gelap narkotika dan prekusor narkotika

d.

Menjamin pengaturan upaya rehabilitasi medis dan sosial bagi penyalah guna dan pecandu narkotika Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang dapat melakukan

penyerahan narkotika. Apotek dapat menyerahkan narkotika kepada rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dokter. Pengelolaan

narkotika

di

apotek

meliputi

pemesanan,

penyimpanan,

pelayanan/penyerahan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta dokumentasi. 2.12.1 Pengadaan/Pemesanan Narkotika Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah ditunjuk khusus oleh Menteri, yaitu PT. Kimia Farma dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan narkotika dilakukan dengan membuat surat pesanan narkotika asli yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek di Apotek yang dilengkapi dengan nama, nomor Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) di apotek, tanggal dan nomor surat, alamat lengkap, dan stempel apotek. Satu surat pesanan hanya untuk satu jenis narkotika. 2.12.2 Penyimpanan Narkotika (Departemen Kesehatan, 1978) Berdasarkan

Permenkes

Nomor

28/MENKES/PER/V/1978

tentang

penyimpanan narkotika, apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan narkotika yang memenuhi persyaratan sebagai berikut: a.

Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. Universitas Indonesia


34

b.

Harus mempunyai kunci yang kuat.

c.

Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan morfina, petidina, dan garam-garamnya serta persediaan narkotika; bagian kedua dipergunakan untuk menyimpan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari.

d.

Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai.

e.

Lemari harus dikunci dengan baik.

f.

Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika.

g.

Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang dikuasakan.

h.

Lemari khusus harus diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum.

2.12.3 Pelayanan/Penyerahan Narkotika Menurut Undang-undang nomor 35 tahun 2009 pasal 43, Apotek hanya dapat melakukan penyerahan narkotika kepada rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dari dokter. Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama dari seorang dokter atau atas dasar salinan resep dokter (Undang-Undang Nomor 9 tahun 1976 Pasal 7). Pada resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di apotek yang menyimpan resep asli. 2.12.4 Pemusnahan Narkotika Tujuan dilakukannya pemusnahan narkotika adalah untuk menghapus pertanggung jawaban apoteker terhadap pengelolaan narkotika, menjamin narkotika yang sudah tidak memenuhi persyaratan dikelola sesuai dengan standar yang berlaku, dan mencegah penyalahgunaan bahan narkotika serta mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat yang substandar (Departemen Kesehatan RI, 2008). Universitas Indonesia


35

Berdasarkan Undang-undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika Pasal 60, pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi, kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau berkaitan untuk pengembangan ilmu pengetahuan atau berkaitan dengan tindak pidana. Pemusnahan yang dilakukan oleh apotek dengan membuat berita acara pemusnahan narkotika dan dilaporkan kepada pihak-pihak yang terkait. Berdasarkan Undang-Undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, berita acara pemusnahan memuat: a.

Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan

b.

Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek dan dokter pemilik narkotika;

c.

Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari perusahaan atau badan tersebut.

d.

Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan.

e.

Cara pemusnahan.

f.

Tanda tangan penanggung jawab apotek/ pemegang izin khusus, dokter pemilik narkotika dan saksi-saksi. Berita acara pemusnahan tersebut dikirimkan kepada dibuat rangkap empat

untuk ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan, dan satu disimpan sebagai arsip di apotek. 2.12.5 Pencatatan dan Pelaporan Narkotika Berdasarkan Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, apotek wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2006 oleh Kementerian Kesehatan. Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, Universitas Indonesia


36

Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet (Lampiran 12).

2.13

Pengelolaan Psikotropika Menurut Undang-undang No. 5 tahun 1997 psikotropika adalah zat atau

obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan atau ilmu pengetahuan. Tujuan pengaturan di bidang psikotropika adalah untuk menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, serta memberantas peredaran gelap psikotropika. 2.13.1 Pemesanan Psikotropika Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK, SIA, dan stempel apotek. Surat pesanan tersebut dibuat rangkap tiga dan setiap surat dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika. 2.13.2 Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan psikotropika belum diatur di dalam perundang-undangan atau peraturan lainnya. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika maka sebaiknya obat golongan psikotropika disimpan pada rak atau lemari khusus. 2.13.3 Penyerahan Psikotropika Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Penyerahan psikotropika oleh apotek dilaksanakan berdasarkan resep dokter. Universitas Indonesia


37

2.13.4 Pemusnahan Psikotropika Pada Undang-undang No. 5 tahun 1997 pasal 53 disebutkan bahwa pemusnahan psikotropika dilaksanakan dalam hal berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluarsa, dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika wajib dibuatkan berita acara. 2.13.5 Pelaporan Psikotropika Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan pelaporan narkotika.



38

BAB 3 TINJAUAN KHUSUS

3. 1 PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia yang berasal dari nasionalisasi perusahaan farmasi Belanda. Salah satu perusahaan Belanda yang dinasionalisasi tersebut adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Yang didirikan pada tahun 1817. Setelah mengalami sejarah panjang, pada tanggal 16 Agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi Kimia Farma mengalami peralihan bentuk hukum menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT. Kimia Farma (Persero). Tanggal 16 Agustus inilah merupakan tanggal pendirian PT. Kimia Farma (Persero), selanjutnya dijadikan tanggal ulang tahun PT. Kimia Farma yang diperingati setiap tahunnya. Struktur organisasi PT. Kimia Farma (Persero) dapat dilihat pada Lampiran 13. Untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat, maka pada tanggal 4 januari 2002 Direksi PT. Kimia Farma (Persero) Tbk mendirikan 2 (dua) anak perusahaannya yaitu PT Kimia Farma Apotek yang bergerak di bidang retail farmasi dan PT Kimia Farma Trading & Distribution (Kimia Farma, 2012). PT. Kimia Farma Apotek saat ini telah memiliki 36 bisnis manajer dan lebih dari 500 apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Sedangkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution saat ini memiliki 3 wilayah pasar (Sumatra, DKI & Jawa Tengah, dan Jawa Timur & Indonesia Wilayah Timur), dan 35 kantor cabang Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia (Kimia Farma, 2012).

3.2 PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan yang dibentuk oleh PT. Kimia Farma Tbk., untuk mengelola apotek-apotek milik perusahaan yang ada. PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek Daerah (UAD), sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi Business

38



39

Manager (BM) dan Apotek Pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang dilakukan. Saat ini, unit Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan merupakan garda terdepan dari PT. Kimia Farma Apotek dalam melayani kebutuhan obat kepada masyarakat. Unit BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah tertentu, dengan tugas menangani administrasi permintaan barang dari apotek pelayanan yang berada di bawahnya, administrasi pembelian atau pemesanan barang, administrasi piutang dagang, administrasi hutang dagang dan administrasi perpajakan. Fokus dari Apotek Pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien, sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya. Upaya meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan maka PT Kimia Farma Apotek hingga April 2013 telah mengelola sebanyak 412 apotek yang tersebar diseluruh tanah air. Penambahan jumlah apotek yang terus dikembangkan merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan momentum pasar bebas. Dilakukan perubahan dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk menjual obat, tetapi menjadi pusat pelayanan kesehatan yang didukung oleh berbagai aktivitas penunjang seperti laboratorium klinik, optik, praktek dokter, dan gerai untuk obatobatan tradisional Indonesia. Sedangkan perubahan secara fisik antara lain dengan memperbaharui penampilan eksterior dan interior dari Apotek Kimia Farma yang tersebar

di seluruh Indonesia.

Perubahan

fisik

juga

dilakukan untuk

menyeragamkan tampilan dari Apotek Kimia Farma sehingga membentuk suatu brand image dengan warna biru dan jingga yang khas, serta penempatan swalayan farmasi di apotek bagian depan sebagai ciri khusus. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di lingkungan setiap apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen dengan memberikan pelayanan yang baik, penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan terasa nyaman.



40

3. 3 Business Manager (BM) Wilayah Bogor Business Manager (BM) wilayah Bogor membawahi 18 apotek pelayanan yang tersebar di wilayah Bogor dan Depok. BM wilayah Bogor bertempat di Apotek Kimia Farma No.7, Jl. Ir. H. Juanda No.30, Bogor. BM bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan administrasi dari apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Struktur organisasi BM terdiri dari seorang Manajer Bisnis yang langsung membawahi para Manajer Apotek Pelayanan (MAP) atau Pharmacist Manager. Disamping itu, secara internal Manajer Bisnis juga membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory dalam BM itu sendiri. Masing-masing dari bagian tersebut memiliki fungsi dan peranan masing-masing. 3. 3. 1 Manajer Bisnis Tugas dari seorang manajer bisnis adalah mengarahkan, mengelola, dan mengawasi kegiatan operasional beberapa apotek pelayanan di wilayahnya baik dari sisi penjualan dan pelayanan, untuk memastikan pencapaian target operasional yang telah ditentukan baik dari segi penjualan, keuntungan, dan lainnya. Adapun tanggung jawab utama dari manajer bisnis adalah: a.

Perencanaan, pengelolaan, pengkoordinasian dan pengawasan kegiatan bisnis dan operasional unit bisnis sesuai dengan kebijakan yang digariskan PT. Kimia Farma Apotek.

b.

Perencanaan dan penyusunan rencana kerja serta anggaran perusahaan unit bisnisnya.

c.

Pengendalian dan pengawasan penggunaan anggaran operasional.

d.

Perencanaan, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan analisis pengembangan usaha di daerahnya

berkoordinasi dengan

manajer

pelayanan dan

pengembangan usaha. e.

Evaluasi dan peningkatan standar pelayanan yang ada di unitnya.

3. 3. 2 Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan dipimpin oleh Inventory Supervisor yang bertanggung jawab langsung pada Manajer Bisnis. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli Universitas Indonesia


41

secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Tanggung jawab utama bagi Inventory Supervisor adalah: a.

Pengecekan dan validasi BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) dari apotek pelayanan untuk

memastikan pemesanan

barang/obat-obatan kepada

distributor/ PBF (Pedagang Besar Farmasi) yang dibutuhkan apotek pelayanan sesuai dengan rencana dan ketentuan serta prosedur yang berlaku. b.

Perencanaan dan pengadaan barang untuk seluruh unit bisnis apotek berdasarkan pareto penjualan apotek.

c.

Pemeriksaan terhadap ketersediaan barang di gudang, sebelum dilakukan pemesanan barang kepada distributor untuk memastikan ketepatan dalam pemenuhan ketersediaan barang.

d.

Pembuatan SPB (Surat Pesanan Barang) sebagai bukti pemesanan barang/obat-obatan kepada distributor/ PBF dan permintaan pengiriman barang/obat-obatan secara langsung dari distributor/ PBF kepada apotek pelayanan, untuk memastikan bahwa distributor/ PBF memberikan dan mengirimkan barang/obat-obatan yang sesuai dengan pesanan kepada apotek pelayanan.

e.

Pemesanan barang/ obat-obatan sekaligus melakukan negosiasi diskon harga (waktu kegiatan dan waktu pembayaran) dan bonus dengan distributor/ PBF untuk mendapatkan harga yang kompetitif.

f.

Verifikasi faktur dan BPBA dari seluruh apotek pelayanan

g.

Pemberian faktur untuk verifikasi lebih lanjut terhadap barang yang sudah dicek

kepada

administrasi

pembelian/hutang

dagang,

memastikan

pengarsipan faktur dan memperlancar proses pembayaran hutang kepada distributor/ PBF. h.

Rekapitulasi koreksi harga dan penambahan barang/ obat-obatan.

i.

Pemilihan distributor/ PBF.

3. 3. 3 Bagian Keuangan Bagian keuangan dijalankan oleh Supervisor Keuangan dan Akuntansi (petugas kasir besar) yang bertanggung jawab kepada Manajer Bisnis. Tugas kasir besar adalah: Universitas Indonesia


42

a.

Penyiapan uang sebagai modal awal untuk diserahkan ke kasir apotek.

b.

Penerimaan setoran penjualan tunai berdasarkan bukti setoran kasir dari

b.

apotek pelayanan.

c.

Penerimaan hasil penagihan piutang dagang berupa uang tunai, cek atau giro

d.

dari bagian penagihan.

e.

Pengeluaran uang untuk keperluan rutin dengan sepengetahuan/perintah unit

f.

BM seperti: uang transpor, gaji pegawai, pembayaran hutang dagang yang

g.

telah jatuh tempo, dan lain-lain.

h.

Pembuatan laporan mingguan saldo kas/bank. Tanggung jawab kasir besar adalah:

a.

Penerimaan dan pengeluaran uang (surat berharga) sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA.

b.

Pemeliharaan keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan uang (surat berharga).

c.

Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan.

3. 3. 3. 1 Bagian Administrasi/Ketatausahaan Fungsi bagian administrasi/ketatausahaan adalah sebagai pelaksana pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang Supervisor administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada Manajer Bisnis. Supervisor administrasi dan keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang, administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso, dan administrasi umum. 3. 3. 3. 2 Administrasi Hutang Dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di Apotek, yaitu: a.

Pencatatan seluruh faktur pembelian di kartu hutang masing-masing distributor sebagai hutang dagang. Universitas Indonesia


43

b.

Penerimaan kontrabon dari distributor (faktur asli, pajak, dan surat pesanan) dan membuat tanda terima faktur untuk distributor seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran.

c.

Pencocokkan salinan faktur dengan yang asli dan menyimpannya sampai jatuh tempo.

d.

Penyerahan struk hutang dagang ke bagian keuangan untuk dibuatkan bukti pengeluaran kas.

e.

Pelengkapan berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, SP barang, dan bukti pengeluaran kas untuk diserahkan ke kasir besar.

f.

Pembuatan laporan hutang dagang.

g.

Pembuatan laporan saldo mutasi hutang dagang.

3. 3. 3. 3 Administrasi Piutang Dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit diapotek, kegiatannya meliputi: a.

Pengumpulan faktur-faktur resep kredit setiap hari disertai faktur penjualan, copy resep, dan kuitansi dan mengelompokkannya berdasarkan masingmasing debitur.

b.

Pembuatan rekap tagihan perbulan untuk masing-masing debitur.

c.

Pembuatan kuitansi penagihan perbulan untuk masing-masing debitur (dibuat rangkap yaitu 1 untuk bagian administrasi inkaso, 1 lembar untuk bagian administrasi piutang dagang dan 3 lembar untuk ditagihkan kepada debitur).

d.

Pencocokkan resep/faktur penjualan kredit dengan data yang ada di komputer.

e.

Pencatatan piutang dagang dalam kartu piutang dagang.

f.

Pembuatan laporan piutang dagang setiap bulan.

3. 3. 3. 4 Administrasi Pajak Bagian

administrasi

pajak

bertugas

untuk

mengurus

seluruh

administrasi pajak yang ada di BM wilayah Bogor, meliputi: a.

Pembuatan laporan pajak setiap bulan untuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai).

b.

Pembuatan laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal 21.

c.

Pembuatan laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal 22. Universitas Indonesia


44

d.

Pembuatan laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal 23.

3. 3. 3. 5 Administrasi Inkaso Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi : a.

Bertanggung jawab dalam penyimpanan dan penerbitan alat-alat tagih (dibuat oleh bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi penagihan, dan bukti fotokopi resep kredit.

b.

Setiap bulan dilakukan penerbitan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian dibuat tanda terima kuitansi dari debitur.

c.

Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo pelunasan piutang tiba.

d.

Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian kasir besar.

e.

Setelah dilunasi, nota inkaso sebagai bukti pelunasan piutang akan diterbitkan oleh bagian administrasi inkaso.

f.

Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur yang belum melunasi piutangnya.

3. 3. 3. 6 Administrasi Kas Bank Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui kas atau bank. Kegiatannya adalah membuat laporan saldo kas/bank berdasarkan dokumen penjualan tunai dan penerimaan piutang, pembayaran hutang, dan dokumen biaya variabel dan biaya tetap. 3. 3. 3. 7 Administrasi Umum Administrasi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian umum dan bagian sumber daya manusia/ kepegawaian. Setiap bagian tersebut mempunyai tugas tersendiri, adapun tugas dari bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut : a.

Tugas bagian umum Bagian umum memiliki tugas diantaranya melakukan penyiapan bahan-bahan

rapat, kegiatan surat menyurat, dan bertanggung jawab terhadap seluruh barang inventaris perusahaan. Universitas Indonesia


45

b.

Tugas bagian SDM/kepegawaian : Tugas bagian SDM yaitu melakukan pembuatan daftar gaji pegawai, IP (Iuran

Pensiun), ISP (Iuran Sosial Pensiun), dan Iuran Jamsostek. Pengajuan kenaikan pangkat dan membuat surat usulan kenaikan pangkat bagi pegawai. c.

Tugas Bagian Teknologi Informasi (IT) Tugas Bagian IT yaitu bertanggung jawab atas kelancaran sistem yang

digunakan di BM wilayah Bogor baik software maupun hardware.

3.4 Apotek Kimia Farma No. 110 Apotek Kimia Farma No. 110 merupakan salah satu unit usaha dari PT. Kimia Farma Apotek yang khusus bersifat pelayanan kepada masyarakat, yang tergabung dalam unit Business Manager Bogor yang terletak di Jalan Ir. H. Juanda No.30, Bogor. 3.4.1 Lokasi Apotek Kimia Farma No. 110 terletak di Jalan Kebon Pedes No. 45, Bogor (Lampiran 14). Lokasi apotek cukup strategis karena berada di jalan raya dua arah yang dilalui kendaraan cukup padat dan beberapa angkutan umum sehingga mudah untuk dijangkau oleh masyarakat. Selain itu, di apotek terdapat tempat praktek dokter yaitu dokter umum dan dokter gigi. 3. 4. 2 Tata Ruang Apotek Bangunan Apotek berlantai satu diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas pelayanan apotek, memberikan suasana nyaman bagi pasien dan pegawai apotek (Lampiran 15). Adapun pembagian ruang atau tempat yang terdapat di dalam apotek antara lain : a.

Ruang Tunggu Dalam ruang ini tersedia tempat duduk dengan jumlah yang memadai, cahaya

yang cukup serta dilengkapi dengan pendingin ruangan, pengharum ruangan otomatis sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu.



46

b.

Tempat Penyerahan Resep dan Pengambilan Obat Tempat ini berupa counter yang tingginya kurang lebih 1 meter untuk

kegiatan penyerahan resep dan pengambilan obat. Terdapat dua counter yang dapat melayani penyerahan resep dan pembelian obat dan barang-barang swalayan. Masing-masing counter tersebut dilengkapi komputer sehingga petugas dapat langsung terhubung dengan sistem yang berisi informasi harga, stok, dan lokasi penyimpanan obat serta dapat menyimpan data tentang pasien dan penjualan obat. Pada satu counter dilengkapi tempat duduk untuk pasien untuk mempermudah penyampaian informasi obat pada saat obat diserahkan. c.

Swalayan Farmasi Ruangan ini berada di dekat pintu masuk sebelah kiri sehingga mudah terlihat

dan dijangkau saat pasien masuk ke apotek. Barang-barang yang dijual di swalayan farmasi adalah obat bebas, obat bebas terbatas, obat tradisional, berbagai macam produk suplemen dan vitamin, produk susu, kosmetik, alat kesehatan, dan lain-lain. Di sebelah kanan dari pintu masuk, dekat ruang tunggu, juga terdapat 2 mesin pendingin yang berisi minuman dan es krim. d.

Ruang Peracikan Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang dilayani berdasarkan resep

dokter. Terdapat meja peracikan untuk tempat peracikan obat-obatan. Ruangan ini dilengkapi fasilitas untuk peracikan seperti timbangan, blender, lumpang dan alu, gelas ukur, sealing equipment, bahan baku, dan alat-alat untuk meracik lainnya. Di ruangan ini juga terdapat lemari pendingin untuk menyimpan sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan khusus, seperti suppositoria, ovula, insulin, dan sebagainya. e.

Tempat penyiapan obat non racikan Tempat penyiapan obat non racikan berada di sebelah tempat penyerahan

resep. Pada meja tersebut terdapat perlengkapan penyiapan obat seperti etiket, plastik pengemas, copy resep, kuitansi, stempel, dan lain-lain. f.

Tempat penyimpanan obat Obat disimpan di rak-rak yang berisi kotak-kotak obat. Rak obat dipisahkan

berdasarkan efek farmakologis obat dan bentuk sediaan serta disusun secara alfabetis. Terdapat rak khusus untuk obat yang dikategorikan pareto menurut Universitas Indonesia


47

apotek. Untuk penyimpanan sediaan farmasi yang termolabil, telah disediakan lemari pendingin. Selain itu, terdapat lemari kayu terkunci yang berisi lemari khusus yang terkunci untuk menyimpan narkotika dan psikotropika yang letaknya di bawah meja tempat penyiapan obat non racikan. g.

Tempat administrasi Tempat administrasi berupa meja kerja yang terdapat komputer yang

terhubung dengan sistem informasi apotek. Kegiatan administrasi yang dilakukan diantaranya pembuatan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), Surat Pesanan khusus untuk narkotika dan psikotropika, rekapitulasi resep kredit, perhitungan keuangan kasir, dan kegiatan administrasi lainnya. h.

Ruangan APA Ruang APA dilengkapi dengan meja dan kursi, digunakan sebagai ruang kerja

apoteker dan dapat puladigunakan sebagai ruang konseling pasien. i.

Sarana penunjang Apotek ini memiliki berbagai sarana penunjang seperti tempat parkir yang

luas, toilet, musholla, gudang, ruang praktek untuk 3 dokter dan mesin Anjungan Tunai Mandiri (ATM). 3. 4. 3 Struktur Organisasi dan Personel Apotek Struktur organisasi yang baik sangat penting agar kegiatan apotek dapat berjalan lancar, adanya hubungan koordinasi yang jelas antar personel, serta terdapat pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing personel. Apotek Kimia Farma No. 110 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di apotek. Terdapat pelaksana-pelaksana yang masing-masing memiliki tanggung jawab lain selain menyiapkan obat dan memberikan obat kepada pasien, seperti Asisten Apoteker (AA) yang bertanggung jawab mengurusi penjualan resep kredit dengan perusahaan atau instansi. Masingmasing Asisten Apoteker (AA) juga bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu mengenai kerapihan, kebersihan dan kelengkapan persediaan obat. Sumber daya manusia di Apotek Kimia Farma No. 110 berjumlah 9 orang yang terdiri dari 1 orang APA, 6 orang Asisten Apoteker (AA) yang merangkap sebagai kasir, dan 1 orang tenaga non-kefarmasian. Dalam melaksanakan Universitas Indonesia


48

pelayanan apotek, jam kerja apotek dibagi 2 shift, yaitu shift pagi dan shift siang. Pada hari Senin hingga Sabtu, pengaturan jadwal shift pagi yaitu pukul 07.0014.00 WIB dan pukul 08.00-15.00, serta dengan pukul 10.00-17.00 WIB pada waktu tertentu. Shift siang pada pukul 14.30-22.00 WIB dan pukul 13.00-20.00 pada waktu tertentu. Sedangkan untuk hari Minggu dan hari libur nasional, shift pagi pada pukul 08.00-14.00 WIB dan shift malam pada pukul 14.00-21.00 WIB. 3. 4. 4 Kegiatan Apotek Teknis Kefarmasian Kegiatan teknis kefarmasian yang dilakukan di apotek meliputi pengadaan, penyimpanan dan penataan obat, penyimpanan resep, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya serta pengelolaan narkotika dan psikotropika. 3. 4. 4. 1 Pengadaan Apotek Kimia Farma No. 110 merupakan salah satu apotek pelayanan dari PT. Kimia Farma yang berdasarkan wilayahnya berada di bawah koordinasi dari BM Bogor. Pengadaan barang di apotek dilakukan dengan sistem Distribution Center (DC) melalui sistem online. Dengan sistem DC ini, BM dapat mengetahui kebutuhan tiap-tiap apotek pelayanan yang berada dalam satu wilayah sehingga pengiriman barang berdasarkan kebutuhan masing-masing apotek. Selain dengan sistem DC, pengadaan barang di BM Bogor juga dilakukan dengan pembuatan BPBA yang dikirimkan ke BM, didasarkan pada buku defekta atau untuk menutupi kekurangan barang dari sistem DC. Contoh BPBA dapat dilihat pada Lampiran 16. Kemudian, ada pula pemesanan yang sifatnya cito, diajukan ke BM atau ke Apotek Kimia Farma lain yang masih dalam satu unit BM Bogor dengan cara menelpon terlebih dahulu. Apotek Kimia Farma No. 110 menerima dropping dari BM setiap hari Rabu dan Sabtu, yaitu hari Rabu untuk dropping barang BPBA dan hari Sabtu untuk dropping barang DC. Pada saat dropping barang dari BM, petugas penerima barang akan menerima form dropping barang dari gudang (DC) ke apotek (Lampiran 17). Petugas penerima barang bertanggung jawab untuk mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan BPBA. Petugas penerima barang memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan jumlah dan spesifikasi yang dipesan, keadaan fisik, dan tanggal kadaluwarsa, dan bila telah sesuai maka dilakukan penandatanganan formulir serah terima barang oleh petugas penerima Universitas Indonesia


49

barang (Lampiran 18). Barang yang telah diterima kemudian disimpan sesuai ketentuan penyimpanan barang masing-masing. 3. 4. 4. 2 Penyimpanan dan Penataan Obat Penyimpanan obat-obat di Apotek Kimia Farma No. 110 dilakukan berdasarkan stabilitasnya, obat-obat yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti obat narkotik dan psikotropik disimpan pada lemari khusus obat narkotik dan psikotropik serta obat yang stabil pada suhu rendah (suppositoria, ovula, insulin, dan sebagainya) disimpan dalam lemari es. Sedangkan untuk obatobat yang stabil pada suhu kamar dipisahkan lagi menjadi obat-obat OTC dan ethical. Setelah itu, obat-obat ethical dikelompokan lagi berdasarkan bentuk sediaan, efek farmakologis, dan kelompok tertentu seperti obat-obat generik, obat yang dijamin oleh PT. Askes yang kini menjadi BPJS. Semua obat disusun berdasarkan kelompoknya masing-masing secara alfabetis untuk mempermudah pencarian sehingga dapat mempersingkat waktu pelayanan dan pasien tidak menunggu terlalu lama, Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik di Apotek Kimia Farma No. 110 diletakkan pada lemari lemari khusus narkotika dan psikotropika. Alat kesehatan, suplemen dan vitamin, obat tradisional, obat bebas, obat bebas terbatas, obat topikal, produk bayi, dan kosmetik disusun di swalayan farmasi berdasarkan kelompoknya secara alfabetis. Penataan obat dilakukan secara rapi dan tersusun baik sesuai kelompoknya. Setiap harinya letak barangbarang yang ada di swalayan dirapikan sehingga dapat menarik konsumen. Setiap AA bertanggung jawab terhadap lemari penyimpanan obat yang telah ditetapkan, meliputi kerapihan, kebersihan, dan kelengkapan/stok obat yang ada di lemarinya. Setiap pemasukan dan penggunaan obat/barang harus selalu diinput ke dalam komputer dan dicatat pada kartu/ buku stok (Lampiran 9), meliputi tanggal pengisian atau pengambilan, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang, dan paraf petugas yang melakukan pengisian atau pengambilan barang. Kartu stok harus selalu diisi dengan lengkap dan rapi serta diletakkan di masing-masing kotak obat/ barang.



50

3. 4. 4. 3 Penyimpanan Resep Setiap harinya resep non narkotik dan non psikotropik dikumpulkan menjadi satu untuk nantinya disatukan dengan resep lainnya selama 1 bulan sedangkan resep narkotik dan psikotropik dikumpulkan per bulan yang terpisah dengan resep non narkotik dan non psikotropik. Pada penyimpanannya, resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep per bulan untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan. Resep asuransi kesehatan dipisahkan dari resep lainnya. Resep disimpan sebagai arsip apotek dalam jangka waktu tiga tahun. Setiap tiga tahun resep dapat dimusnahkan dengan cara dibakar dan dibuat berita acara pemusnahan resep. 3. 4. 4. 4 Pengelolaan Narkotika a.

Pemesanan APA membuat pemesanan melalui Surat Pesanan (SP) narkotika N9. SP

narkotika harus ditandatangani oleh APA. Satu rangkap SP narkotika hanya berlaku untuk satu jenis obat narkotika (Lampiran 19). Pemesanan dilakukan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal. Berdasarkan surat pesanan tersebut, PBF mengirimkan narkotika beserta faktur ke apotek. Surat Pesanan (SP) yang asli dan dua lembar salinan SP diserahkan ke PBF yang bersangkutan, Dinas Kesehatan Propinsi, dan Badan POM. Sedangkan satu lembar SP disimpan sebagai arsip apotek. b.

Penerimaan Penerimaan narkotika dari PBF wajib dilakukan oleh Apoteker Pengelola

Apotek (APA). Kemudian APA akan menandatangani faktur tersebut setelah diperiksa kesesuaian dengan surat pesanan, yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan. c.

Penyimpanan Obat-obat di Apotek Kimia Farma No. 110 yang termasuk golongan

narkotika disimpan dalam lemari khusus dari bahan dasar kayu yang terkunci. Lemari khusus narkotika di KF 110 ditempatkan dalam lemari 2 pintu yang terbuat dari bahan kayu dan tidak terlihat dari luar. Setiap obat narkotika dilengkapi kartu stok yang diletakkan dalam masing-masing rak obat dan dicantumkan tanggal kadaluwarsanya. Universitas Indonesia


51

d.

Pelayanan Apotek hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang

dibuat oleh Apotek sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Resep narkotika yang iter dan pembelian obat narkotika tanpa resep dokter tidak akan dilayani oleh apotek. e.

Pelaporan Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat

lunak atau program sistem pelaporan narkotika dan psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2013 oleh Kementerian Kesehatan RI. Sistem pelaporan narkotika dan psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dari unit layanan (puskesmas, rumah sakit, dan apotek) ke Kementerian Kesehatan melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet. Setiap unit pelayanan kesehatan memiliki username dan password agar dapat melakukan import data ke sistem. Pelaporan ini dilakukan setiap bulan. Pada form pelaporan, ada 39 item narkotika yang harus dilaporkan. 3. 4. 4. 5 Pengelolaan Psikotropika a.

Pemesanan Obat golongan psikotropika dipesan dengan menggunakan Surat Pesanan

(SP) Psikotropika yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Satu SP dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika (Lampiran 20). SP dibuat tiga rangkap, 2 lembar diserahkan ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Badan POM, serta 1 lembar SP disimpan sebagai arsip. b.

Penyimpanan Seperti halnya narkotika, obat golongan psikotropika juga disimpan di lemari

khusus yang terpisah dari sediaan lain. Di Apotek Kimia Farma 110 penyimpanan psikotropika dan narkotika dilakukan pada satu lemari. c.

Pelaporan Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan narkotika yaitu dengan

import data laporan bulanan melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Hanya saja pada form pelaporan, terdapat 163 item psikotropika yang penggunaannya harus dilaporkan. Universitas Indonesia


52

3. 4. 4. 6 Pelayanan Resep a.

Pelayanan Resep dengan Pembayaran Tunai Pelayanan resep dengan pembayaran tunai merupakan penjualan obat

berdasarkan resep dokter yang ditebus pasien dengan cara membayar tunai. Prosedur pelayanan resep ini diawali dengan penerimaan resep diikuti pemeriksaan kelengkapan resep, serta ketersediaan obat di apotek melalui komputer. Penyiapan obat dilakukan setelah pasien melakukan pembayaran secara tunai dan dikerjakan sesuai urutan nomor resep. b.

Pelayanan Resep dengan Pembayaran Kredit Pelayanan resep dengan Pembayaran Kredit merupakan pelayanan terhadap

resep obat yang berasal dari suatu instansi atau perusahaan yang mengadakan kerjasama dengan apotek. Untuk menebus obat, peserta jaminan kesehatan harus memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Apabila salah satu obat tidak masuk ke dalam pedoman yang telah ditetapkan, maka dilakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada pasien. Pasien selanjutnya memutuskan apakah bersedia membayar tunai obat di luar tanggungan atau mengganti obat dengan kandungan yang sama. 3. 4. 4. 7

Penjualan Produk Over The Counter (OTC) Penjualan produk OTC meliputi alat kesehatan, suplemen dan vitamin,

obat tradisional, obat bebas, obat bebas terbatas, obat topikal, produk bayi, dan kosmetik. Asisten apoteker berperan dalam pemberian saran atas produk dan harga yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan konsumen serta memberikan informasi penting mengenai produk kepada konsumen. 3. 4. 4. 8

Pelayanan Informasi Obat Pelayanan informasi obat dilakukan setiap kali petugas apotek

menyerahkan obat kepada pasien bertujuan agar pasien paham dengan penggunaan obat dan diharapkan pasien mematuhi instruksi masing-masing obat. Informasi yang diberikan meliputi nama obat, regimen dosis, cara pemakaian obat (untuk obat-obat yang membutuhkan instruksi khusus), cara penyimpanan obat (bagi obat-obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus).



53

3. 4. 5 Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan Apotek Kimia Farma No.110 meliputi pencatatan administrasi harian apotek yang dilakukan oleh asisten apoteker. Pelaksanaan kegiatan adminsitrasi di apotek dibagi menjadi administrasi pembelian dan administrasi penjualan. Setiap selesai pergantian shift, asisten apoteker yang selesai bertugas akan menghitung uang perolehan, merapikan resep dan membuat laporan administrasi. Laporan administrasi harian dalam bentuk pembuatan Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH) baik tunai maupun kredit, serta memasukkan data resep tunai dan resep kredit. Kemudian seorang asisten apoteker akan menyetorkan uang ke bank Mandiri terdekat untuk mentransfer uang ke rekening atas nama BM Bogor dimana rekening tersebut bersifat pasif. Semua Apotek Kimia Farma yang ada dalam unit BM Bogor termasuk Apotek Kimia Farma 110 harus mentransfer uang hasil omzet penjualan Apotek hari sebelumnya.



54

BAB 4 PEMBAHASAN

Apotek Kimia Farma No. 110 merupakan salah satu apotek yang berada di bawah koordinasi Unit Bisnis Manajer wilayah Bogor, terletak di Jalan Kebon Pedes No. 45 Bogor. Selain menjadi sarana dalam melakukan pelayanan kefarmasian, Apotek juga berupakan unit bisnis retail yang melakukan pengelolaan perbekalan farmasi dan menjalankan standar pelayanan kefarmasian. Oleh karena itu, diperlukan sistem manajerial yang baik agar bisnis berjalan dengan lancar. Namun, pengelolaan apotek juga tidak lepas dari pelayanan farmasi yang berorientasi kepada pasien (patient oriented). Konsep pengelolaan bisnis dan pelayanan farmasi ini harus berjalan beriringan agar apotek dapat mendatangkan keuntungan dan menyediakan pelayanan farmasi yang memuaskan bagi pelanggan. 4. 1 Lokasi dan Tata Ruang Apotek Ditinjau dari lokasinya, apotek ini cukup strategis karena berada tepat di pinggir jalan dua arah dengan lalu lintas yang cukup ramai serta dilalui angkutan umum sehingga apotek mudah diakses. Selain itu, apotek berada di kawasan padat penduduk. Oleh karena itu, apotek ini memiliki potensi pasar yang cukup baik. Pada bagian depan gedung terdapat nama apotek serta logo Kimia Farma, selain itu di parkiran juga terdapat papan bertuliskan nama dan logo khusus Kimia Farma serta di bawahnya terdapat papan jadwal praktek dokter yang dapat dilihat dari dua arah jalan sehingga masyarakat dapat dengan mudah mengetahui keberadaan apotek. Dinding depan apotek terbuat dari kaca tembus pandang sehingga orang dari luar dapat melihat barang-barang dan kegiatan di dalam apotek dan menarik pengunjung untuk datang. Apotek Kimia Farma No. 110 memiliki praktek dokter in house, yang terdiri dari praktek dokter umum dan dokter gigi. Apotek memiliki 4 ruang praktek dokter, namun baru dua ruangan yang digunakan, yaitu satu ruangan untuk praktek dua dokter umum dan satu ruangan untuk dokter gigi. Dengan

54



55

adanya praktek dokter in house ini, jumlah resep yang diterima apotek mengalami peningkatan sehingga pemasukan apotek akan bertambah. Apotek Kimia Farma No.110 hanya terdiri dari satu lantai tetapi memiliki bangunan yang cukup luas dan penataan apotek secara umum sudah cukup baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya pemisahan ruangan antara swalayan, ruang praktek dokter, ruang apoteker, ruang tunggu pasien, penerimaan resep dan penyerahan obat, ruang penyimpanan obat, dan ruang peracikan. Ruang tunggu apotek memiliki tempat duduk yang cukup banyak dan nyaman bagi pasien pada saat menunggu obat disiapkan ataupun mengantri konsultasi ke dokter. Adanya pendingin ruangan, pencahayaan yang baik, dan pengharum ruangan otomatis menambah kenyamanan bagi pasien. Selain itu, juga disediakan toilet dan musala. Dengan halaman parkir yang cukup luas, yang dapat memuat 4 mobil ditambah beberapa motor atau sepeda, dapat memberikan kenyamanan dan keamanan bagi konsumen yang menggunakan kendaraan. Fasilitas yang nyaman dapat membuat pasien datang kembali dan membeli obat atau periksa ke dokter praktek apotek apabila sakit. Di dalam apotek, terdapat papan nama yang memuat nama apotek, nama APA, dan nomor SIPA APA. Hal ini merupakan persyaratan sebuah apotek yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan, serta penting untuk meningkatkan eksistensi dari seorang apoteker yang bertanggung jawab atas apotek. Selain itu, di depan ruangan APA juga terdapat papan nama APA, foto APA, dan juga jadwal konsultasi bagi pasien, hal tersebut merupakan persyaratan sesuai dengan standar operasional prosedur dari Apotek Kimia Farma. Penataan swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No.110 sudah baik dan tertata rapi sesuai kelompoknya. Alat kesehatan, suplemen dan vitamin, obat tradisional, obat bebas, obat bebas terbatas, obat topikal, produk bayi, dan kosmetik disusun di swalayan farmasi berdasarkan kelompoknya secara alfabetis. Setiap harinya letak barang-barang yang ada di swalayan dirapikan sehingga dapat menarik konsumen. Namun, yang perlu diperhatikan adalah kaca tembus pandang yang langsung menyinari bagian swalayan farmasi sehingga cahaya dan panas matahari dapat masuk ke area swalayan dan mempengaruhi suhu ruangan. Oleh karena itu, penting untuk mengatur pencahayaan di swalayan farmasi. Belum ada Universitas Indonesia


56

label harga untuk masing-masing barang yang ada di swalayan farmasi sehingga terkadang menyulitkan pelanggan karena harus bertanya dahulu ke kasir untuk bisa mengetahui harga barang yang diinginkan. Penyimpanan obat-obat di Apotek Kimia Farma No. 110 dilakukan berdasarkan stabilitasnya, obat-obat yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti obat narkotik dan psikotropik disimpan pada lemari khusus obat narkotik dan psikotropik serta obat yang stabil pada suhu rendah (suppositoria, ovula, insulin, dan sebagainya) disimpan dalam lemari es. Sedangkan untuk obatobat yang stabil pada suhu kamar dipisahkan lagi menjadi obat-obat OTC dan ethical. Setelah itu, obat-obat ethical dikelompokan lagi berdasarkan bentuk sediaan, efek farmakologis, dan kelompok tertentu seperti obat-obat generik. Semua obat disusun berdasarkan kelompoknya masing-masing secara alfabetis untuk mempermudah pencarian sehingga dapat menyingkat waktu pelayanan dan pasien tidak menunggu terlalu lama. Obat disusun dengan diletakkan pada kotak-kotak khusus dengan label nama dan kekuatan obat di dalamnya, hanya saja terkadang terdapat 2 atau lebih obat dalam 1 kotak yang sama karena keterbatasan tempat penyimpanan dan jumlah obat yang sangat banyak. Atau, ada beberapa obat yang memiliki dua atau lebih dosis sehingga di dalam satu kotak yang sama. Hal ini seharusnya dihindari karena akan memberikan kemungkinan salah pengambilan obat dengan dosisi yang salah. Kesalahan pengambilan obat maupun dosis obat dapat menyebabkan medication error. Selain itu, penyimpanan obat di kotak obat dilakukan dengan mengeluarkannya dari dus aslinya. Penyimpanan seperti ini akan membuat penyimpanan obat terlihat rapi, namun hal yang harus diperhatikan terkait hal ini yaitu terkait pengelolaan obat yang kadaluarsa, khususnya obat yang harusnya dapat dikembalikan kepada distributor dengan dus aslinya. Penyimpanan obat narkotika dan psikotropika disimpan terpisah dari obat lain di dalam lemari khusus di apotek. Lemari khusus tersebut dilengkapi dengan kunci yang seharusnya dipegang oleh apoteker atau asisten apoteker penanggung jawab narkotika dan psikotropika. Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik di Apotek Kimia Farma No. 110 belum memenuhi ketentuan yang berlaku karena letak lemari narkotika dan psikotropika tidak dibaut pada tembok atau lantai dan Universitas Indonesia


57

biasanya dalam keadaan tidak terkunci setelah digunakan. Seharusnya lemari selalu terkunci dan kunci dipegang oleh salah satu petugas apotek untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Hal tersebut disebabkan oleh salah satu faktor yaitu adanya kesulitan petugas untuk mengunci dan menutup lemari saat harus menyiapkan resep ketika pasien ramai. Hal lain yang sebaiknya dilakukan adalah, selain menggunakan kartu stok dalam pencatatan pemasukan dan pengeluaran obat, minimal ada pula catatan harian seperti yang disarankan oleh BPOM untuk mempermudah penelusuran dengan lebih baik.

4. 2 Personalia MAP Apotek Kimia Farma No.110 dibantu oleh Tenaga Teknis Kefarmasian yaitu Asisten Apoteker dalam melakukan pelayanan di apotek. Apotek ini menggunakan sistem kerja 2 shift. Masing masing shift selama 7 jam kerja. Karena tidak ada apoteker pendamping, sehingga apabila apoteker tidak berada di tempat, tugasnya digantikan oleh asisten apoteker yang sudah senior, misalnya pada saat penyerahan obat dan pemberian informasi obat. Dalam melaksanakan sistem pengelolaan apotek, petugas AA merangkap sebagai petugas kasir dan administrasi. Pelayanan kasir sudah sudah cukup ramah dalam melayani pelanggan. Akan tetapi, terkadang hanya ada satu kasir yang siap melayani pasien sehingga pada saat ramai, pasien harus mengantri untuk membeli atau menanyakan harga obat. Hal ini dapat berdampak pada kepuasan pelanggan sehingga sebaiknya apabila apotek sudah buka, petugas serta komputer pada dua meja kasir dalam keadaan siap untuk melayani pasien. Selain petugas apotek, terdapat beberapa Sales Promotion Girl (SPG) yang ditugaskan di Apotek Kimia Farma No. 110. Selain meningkatkan penjualan produk, SPG juga membantu petugas apotek dalam menyusun produk-produk di area swalayan farmasi dan membantu pasien mengambil atau memilih produkproduk yang ditempatkan di area swalayan farmasi. Hal ini sangat membantu petugas apoteker untuk memberikan pelayanan yang cepat. Namun sayangnya, jumlah SPG yang ada di Apotek Kimia Farma No. 110 masih terbatas dan terkadang tidak ada.



58

4. 3 Kegiatan Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Apotek Kegiatan pengeloaan perbekalan farmasi di Apotek kimia Farma No. 110 meliputi kegiatan perencanaan dan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pelayanan obat dan perbekalan farmasi kepada pelanggan. 4. 3. 1 Kegiatan Perencanaan & Pengadaan Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan agar tersedia sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai dengan kebutuhan pelayanan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan dalam jenis dan jumlah yang tepat dengan harga yang ekonomis dan memenuhi persyaratan mutu, keamanan, dan kemanfaatan. Oleh karena itu, kegiatan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma dilakukan secara terpusat oleh bagian pembelian DC dari BM. Selain itu juga bertujuan agar Apotek Pelayanan berkonsentrasi terhadap pelayanan farmasi di masyarakat. Sistem DC ini memiliki beberapa keuntungan, antara lain pembelian barang lebih ekonomis karena dilakukan dalam jumlah besar sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar. Selain itu juga dapat menghemat faktur pembelian dan kemungkinan memperoleh potongan harga harga dari PBF cukup besar karena pembelian dalam jumlah yang besar. Namun, terdapat kendala dari sistem DC ini dimana terkadang terjadi ketidakcocokan antara data persediaan di komputer dengan stok fisik barang. Hal ini dapat menyebabkan pelayanan obat di apotek menjadi lebih lama karena masalah kekosongan persediaan karena memerlukan waktu untuk pengambilan barang cito langsung ke gudang. Penyebab lain yang juga menyebabkan kekosongan/kelebihan persediaan, yaitu perencanaan persediaan yang tidak akurat dan kurangnya disiplin dari petugas dalam menjaga stok obat dilemari penyimpanan (penyimpanan yang tidak rapi, tercecer ditempat lain atau persediaan rusak atau hilang). Penanganan persediaan obat yang diperlukan segera (cito) dapat dilakukan dengan dropping ke Apotek Kimia Farma terdekat ataupun langsung memesan kepada gudang BM Bogor sebagai pilihan terakhir melalui telepon. Jika persediaan obat habis, pasien ditawarkan obat dengan zat aktif yang sama tetapi berbeda merek dagang. Untuk persediaan obat yang membutuhkan waktu lama atau harus menunggu hingga besok maka pasien akan diberi Bon Pengambilan Universitas Indonesia


59

Obat dan mengambil obat sesuai waktu yang dijanjikan atau obat diantarkan ke rumah pasien oleh petugas apotek. Permintaan obat-obat narkotik dan psikotropik berbeda dengan obat lainnya. Pengadaan dilakukan dengan cara melakukan pemesanan langsung ke PBF dengan lembar Surat Pemesanan (SP) khusus rangkap empat. Satu buah SP hanya dapat memesan satu macam obat dan harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Sedangkan untuk obat-obat psikotropika, permintaan barang harus menggunakan SP khusus rangkap tiga dan dalam satu buah SP dapat memesan beberapa jenis psikotropika dan harus ditandatangani oleh APA. Oleh karena itu, khusus untuk pemesanan narkotika dan psikotropika tidak termasuk ke dalam sistem DC melainkan langsung dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan. Untuk pemesanan narkotika, pemesanan dilakukan ke PBF Kimia Farma selaku distributor tunggal. 4. 3. 2 Kegiatan Penerimaan Apotek Kimia Farma No. 110 menerima dropping barang dari gudang BM setiap hari Rabu dan Sabtu. Proses penerimaan dropping barang dari BM yaitu ketika barang datang petugas penerima barang bertanggung jawab dalam mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan BPBA, dan bila telah sesuai maka dilakukan penandatanganan oleh petugas penerima barang. Petugas penerima barang memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan jumlah dan spesifikasi yang dipesan, keadaan fisik, dan tanggal kadaluwarsa. Barang yang telah diterima kemudian disimpan sesuai tempat penyimpanan barang masingmasing. Petugas di Apotek KF No. 110 telah melakukan penerimaan barang dengan teliti dan cermat. 4. 3. 3 Kegiatan Penyimpanan Sistem gudang apotek tidak diterapkan oleh Apotek Kimia Farma No.110 karena untuk meminimalisas penyimpanan barang dalam jumlah besar dengan tujuan mengurangi cost inventory investment dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan barang karena kadaluarsa. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya yang diterima diletakkan pada tempat yang sesuai. Penyimpanan barang di apotek dilakukan di dua area, yaitu area apotek dan area swalayan farmasi. Universitas Indonesia


60

Pada area apotek, obat disimpan dalam rak-rak obat dan di setiap barisnya obat dimasukkan ke dalam kotak obat. Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma sudah sesuai dengan program GPP (Good Pharmacy Practice), yaitu penyimpanan dilakukan berdasarkan kelas terapi yang dikombinasi dengan bentuk sediaan dan alfabetis. Selain itu, penyimpanan sediaan farmasi harus sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan masing-masing produk, misalnya: pada kondisi khusus dalam lemari pendingin (2-8°C) untuk produk supossitoria, vaksin, dan serum; dan penyimpanan obat tertentu seperti narkotika dan psikotropika diletakkan di lemari khusus yang sebaiknya terkunci dan hanya dapat diakses oleh AA yang diberi kuasa untuk memegang kunci. Penyimpanan obat sebaiknya menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO) serta didukung dengan catatan penyimpanan yang untuk mengontrol sediaan farmasi baik secara manual maupun komputerisasi (Departemen Kesehatan RI, 2008). Prinsip FIFO dan FEFO masih kurang mendapat perhatian dari petugas apotek. Setiap petugas apotek yang diberi tanggung jawab untuk mengontrol stok obat yang ada di lemari penyimpanan sebaiknya lebih dapat mengoptimalisasi kerjanya agar dapat mencegah ketidaksesuaian stok dan kadaluarsa obat. Upaya yang telah dilakukan dalam mengelola expired date obat dengan memberi label warna yang menunjukkan tahun daluarsa obat pada setiap kotak obat. Namun, hal tersebut tidak cukup dilakukan hanya satu kali, melainkan harus dilakukan secara berkala. Pencatatan keluar masuk barang sudah dilakukan secara komputerisasi yang mempermudah dalam pengontrolan stok obat. Namun, pencatatan kartu stok barang sebaiknya dilakukan sebagai catatan manual untuk mengetahui waktu, sumber, jumlah, dan petugas yang melakukan pemasukan atau pengeluaran obat. Hal ini penting untuk menjaga agar stok obat terkontrol dengan baik serta sesuai antara jumlah fisik obat, jumlah pada kartu stok, dan juga jumlah obat pada catatan persediaan di komputer. Namun, hal ini sering dilupakan terutama pada jam-jam sibuk apotek sehingga terkadang ditemukan ketidakcocokan antara jumlah fisik barang dan jumlah pada kartu stok maupun pada stok komputer. Oleh karena itu, setiap petugas lebih dapat menjalankan standar operasional kegiatan lebih baik lagi. Universitas Indonesia


61

Pencatatan obat narkotika dan psikotropika sudah baik, dilakukan pencatatan pada kartu stok, baik pada saat pengurangan jumlah obat maupun penambahan jumlah obat walaupun juga dilakukan secara komputerisasi. Di dalam kartu stok juga dicantumkan tanggal keluar masuk obat, expired date dan juga nomor bets obat narkotik dan psikotropik.

4. 3. 4 Kegiatan Pelayanan Apotek Kegiatan pelayanan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 110 adalah melakukan pelayanan resep dokter, penjualan obat bebas dan bebas terbatas atau OTC (Over the Counter) dan perbekalan farmasi lainnya yang dikenal sebagai pelayanan HV (Hand Verkoop), serta penjualan obat OWA (Obat Wajib Apotek) yang dikenal sebagai pelayanan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). Apotek Kimia Farma No. 110 bekerjasama dengan beberapa instansi yang terkait dalam pelayanan resep kredit. Sistem pelayanan resep kredit dapat dilakukan di seluruh Apotek Kimia Farma atau hanya di Apotek-apotek Kimia Farma tertentu saja, tergantung dari kesepakatan antara instansi dengan Kimia Farma. Banyaknya pelayanan resep kredit sebenarnya menunjukkan bahwa apotek tersebut cukup baik dalam pengembangan usaha, tetapi apabila resep kredit yang diterima oleh apotek semakin banyak, maka semakin besar pula modal apotek yang tertahan dalam bentuk piutang. Piutang dagang dari resep kredit ini biasanya akan dibayarkan pada 2 atau 3 bulan kemudian yang dapat menghambat cash flow apotek. Apotek Kimia Farma No. 110 melakukan kerjasama dengan PRB BPJS (Program Rujuk Balik Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) dan Pelayanan Obatobatan untuk Penyakit Kronis dari rumah sakit, PT. Inhealth, serta jejaring klinik BPJS. Tantangan yang ada di lapangan adalah adanya sistem baru BPJS, dimana obat-obat yang di-cover oleh BPJS berbeda dengan DPHO Jamsostek. Dengan berlakunya sistem ini, setiap petugas yang melayani pasien BPJS harus melihat buku panduan obat Fornas PRB dan Faskes tingkat 2 untuk penyakit kronis. Hal ini membuat pelayanan menjadi lebih lama karena ada beberapa obat yang awalnya di-cover PT. Jamsostek, tetapi tidak oleh BPJS. Kondisi ini membuat Universitas Indonesia


62

pasien kecewa dengan sistem BPJS yang belum berjalan dengan baik karena harus membayar obat yang tidak di-cover tersebut. a.

Pelayanan Resep Dalam melakukan pelayanan resep, pertama kali yang harus dilakukan oleh

petugas ketika menerima resep adalah mengecek kelengkapan resep tersebut. Apoteker memiliki peranan dalam melakukan skrining resep mulai dari memeriksa kelengkapan persyaratan administrasi, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis. Pertama resep diberi harga terlebuh dahulu, kemudian pasien membayar obatnya. Setelah semua pengecekan dilakukan, dilakukan kegiatan dispensing oleh petugas yang berbeda. Proses peracikan obat dilakukan di ruang peracikan. Secara umum alat dan bahan yang tersedia untuk peracikan obat cukup lengkap. Setelah dispensing obat, langkah selanjutnya adalah pembuatan etiket obat. Etiket obat harus mencantumkan nama obat, jumlah obat, dan tanggal kadaluarsa disamping aturan pakai obat. Penyerahan obat dilakukan setelah penulisan etiket, disertai dengan pemberian informasi obat. Sebelum obat diserahkan, petugas melakukan pemeriksaan akhir untuk memastikan kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep. Informasi obat yang diberikan meliputi nama obat dan indikasi, cara pakai, aturan pakai, waktu minum obat, dan informasi penting lainnya seperti yang tertera pada label untuk antibiotik, yaitu obat harus dihabiskan, dan lain-lain. Komunikasi, informasi, dan edukasi di apotek dilakukan oleh asisten apoteker setiap menyerahkan obat kepada pasien. KIE dilakukan oleh asisten apoteker dikarenakan adanya keterbatasan tenaga dan waktu apoteker yang tersedia. Akan tetapi, pelayanan masih terus bisa terlaksana karena pelanggan dapat bertanya langsung mengenai obat kepada asisten apoteker yang sedang bertugas. b.

Pelayanan Non Resep Dalam pelayanan non resep, baik obat OTC dan UPDS, pelayanan yang

diberikan berupa rekomendasi obat yang tepat untuk pasien. Konsep yang dijalankan adalah konsep WWHAM (Who, What, How, Action, Medicine). Konsep tersebut dilakukan untuk menentukan terapi yang tepat harus dipastikan Universitas Indonesia


63

obat yang akan dibeli untuk siapa, gejala apa yang dirasakan dan sudah berapa lama berlangsung, pengobatan apa yang sudah diberikan untuk mengobati penyakit, dan obat-obat lain yang sedang dikonsumsi. Dalam pelayanan UPDS, apotek menjual obat-obat yang telah diizinkan oleh pemerintah untuk digunakan pasien tanpa resep dokter, yaitu obat yang telah masuk dalam DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek). Dalam proses pelayanan, petugas akan menanyakan pasien mengenai tujuan penggunaan obat yang akan dibeli dan apakah pasien telah serring menggunakan obat tersebut. Apabila pasien belum pernah mendapatkan obat sebelumnya, dan obat tersebut tidak terdapat di daftar OWA, pasien akan merekomendasikan untuk memeriksakan diri ke dokter terlebih dahulu.

5.4 Kegiatan Pengarsipan dan Pelaporan Pengelolaan resep di Apotek Kimia Farma No.110 sudah berjalan baik. Resep asli dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan sesuai nomor resep kecuali resep dengan pembayaran kredit. Resep yang berisi narkotika dan psikotropika dipisahkan dan nama narkotika digarisbawahi dengan tinta merah. Resep dibendel sesuai dengan kelompoknya. Bendel resep ditulis keterangan kelompok resep (umum atau narkotika & psikotropika), tanggal, bulan, dan tahun yang mudah dibaca dan disimpan ditempat yang telah ditentukan. Penyimpanan bendel resep yang dilakukan secara berurutan dan teratur dimaksudkan untuk memudahkan petugas jika sewaktu-waktu diperlukan penelusuran resep. Resep narkotika dan psikotropika disimpan terpisah untuk memudahkan penyusunan laporan ke Dinas Kesehatan wilayah setempat. Penyimpanan disatukan bersama dengan arsip laporan bulanan narkotika dan psikotropika. Semua resep disimpan selama 3 tahun sebelum dimusnahkan. Pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dilakukan sebulan sekali dengan menyerahkan Laporan Penggunaan Sediaan jadi Narkotika dan Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Psikotropika ke Kepala Dinas Kesehatan Bogor dan arsip untuk apotek. Penyusunan laporan dilakukan oleh asisten apoteker yang diberikan tanggung jawab oleh APA. Sedangkan laporan untuk barang rusak dan Universitas Indonesia


64

kadaluarsa dilakukan 3 bulan sekali. Pada laporan tersebut dirinci nama obat, jumlah, dan tanggal kadaluarsa. Proses administrasi di Apotek Kimia Farma No. 110 dilakukan secara komputerisasi untuk meningkatkan kelancaran dan efisiensi pelayanan apotek. Mulai bulan Maret 2014, Apotek Kimia Farma telah merilis member card Apotek Kimia Farma (Lampiran 21). Fungsi sistem member card bagi apotek adalah untuk mendata nama, alamat, nomor telepon, dan obat-obat yang dibeli setiap pelanggan apotek sehingga apotek bisa mengetahui pasar yang sebenarnya, memiliki catatan pengobatan pasien (patient medication record), tren pembelian obat, dan sebagai strategi marketing untuk mempertahankan pelanggan lama dan menarik pelanggan baru. Sedangkan keuntungan bagi pelanggan yang memiliki kartu ini adalah dapat memperoleh poin yang dapat ditukarkan pada promo akhir tahun atau event khusus. Dalam pelaksanaan sistem ini, ternyata masih ada kendala yang terjadi yaitu data-data pasien yang sudah di-input ke komputer di apotek ternyata tidak ter-update di komputer pusat karena kesalahan sistem. Hal ini menyebabkan petugas harus meng-input ulang data-data tersebut.



BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5. 1 Kesimpulan a.

Kegiatan pelayanan kefarmasian yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 110 meliputi pelayanan resep dokter, pelayanan swamedikasi atau Usaha Penyembuhan Diri Sendiri (UPDS), pelayanan swalayan farmasi, manajemen perbekalan farmasi, dan perbekalan kesehatan.

b.

Peran dan fungsi apoteker dalam aspek profesional adalah mengelola dan melakukan

kegiatan

operasional

pelayanan

kefarmasian

di

apotek,

memberikan pelayanan informasi obat, memberikan konseling mengenai pengobatan kepada pasien. c.

Peran dan fungsi apoteker dalam aspek manajerial adalah melakukan pengawasan seluruh aspek pelayanan kefarmasian, pengelolaan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan dimulai dari pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pengelolaan dan penyaluran sediaan farmasi di apotek. Selain itu, melakukan pengelolaan dan administrasi mengenai keuangan apotek.

5. 2 Saran a.

Pembekalan terhadap mahasiswa program profesi apoteker sebaiknya dilakukan lebih banyak, sehingga mahasiswa menjadi lebih paham mengenai pengelolaan apotek, terutama di apotek tempat dilakukan praktek kerja.

b.

Pemberian materi tambahan mengenai aspek manajerial dan standar prosedur operasional di Apotek Kimia Farma No.110 Bogor, sehingga mahasiswa dapat mengetahui batasan pekerjaan dan untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.

c.

Pelaksanaan komunikasi, informasi, dan edukasi lebih dioptimalkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan citra profesi di masyarakat yang secara tidak langsung dapat meningkatkan kualitas hidup pasien.



DAFTAR PUSTAKA

Departemen

Kesehatan

RI.

(1978).

Peraturan

Menteri

Kesehatan

No.28/Menkes/Per/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar

Pelayanan

Kefarmasian

di

Apotek

(SK

Nomor

1027/Menkes/SK/IX/2004). Jakarta. Dewan Perwakilan Rakyat dan Presiden Republik Indonesia. (1978). UndangUndang Republik Indonesia Nomor 28 tahun 1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta. Dewan Perwakilan Rakyat dan Presiden Republik Indonesia. (1997). UndangUndang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta. Dewan Perwakilan Rakyat dan Presiden Republik Indonesia. (1997). UndangUndang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika. Jakarta. 66 Laporan praktik…, Asvinastuti Rikasih, FFar UI, 2014


67

Dewan Perwakilan Rakyat dan Presiden Republik Indonesia. (2009). UndangUndang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta. Dewan Perwakilan Rakyat dan Presiden Republik Indonesia. (2009). UndangUndang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta. Kimia

Farma.

(2012).

Sejarah

Kimia

Farma.

3

Mei

2014.

http://www.kimiafarma.co.id/detail_full.php?a=13. Presiden Republik Indonesia. (1980). Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1980 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 26 tahun 1965 tentang Apotek. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta. Quick, Jonathan D. (1997). Managing Drug Supply: The Selection, Procurement, Distribution, and Use of Pharmaceuticals. 2nd ed. Connecticut: Kumarian Press. Hal. 629-639. Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Farmasi. Jakarta: Wira Putra Kencana.



LAMPIRAN


69

Lampiran 1. Contoh Formulir APT-1


70

Lampiran 2. (Lanjutan)


71



72



73



74



75



76



77



78



79



80



81



82



83



84



85

Lampiran 9. Kartu Stok Apotek Kimia Farma


86

Lampiran 10. Berita Acara Pemusnahan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan


87



88



89



90



91



92

Lampiran 14. Berita Acara Pemusnahan Resep


93



94

Lampiran 12. SIPNAP

Lampiran 15. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Apotek


95

Lampiran 16. Denah Lokasi Apotek Kimia Farma 110, Jalan Kebon Pedes No. 45, Bogor.


96

Lampiran 17. Layout Apotek Kimia Farma 110

Lampiran 16. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)


97

Lampiran 17. Form Dropping Barang dari Gudang (DC) ke Apotek

Lampiran 18. Formulir Serah Terima Barang DC


98

Lampiran 19. Format Surat Pesanan Narkotika Apotek Kimia Farma


99

Lampiran 20. Format Surat Pesanan Psikotropika Apotek Kimia Farma Rayon No. S.P.

: :

Model N.9 Lembar ke 1 / 2 / 3 / 4 SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : ……………………………………………….. Alamat : ……………………………………………….. Jabatan : ……………………………………………….. Mengajukan pesanan permohonan kepada: Nama Perusahaan : ……………………………………………….. Alamat : ……………………………………………….. ……………………………………………....... Jenis psikotropika sebagai berikut: Untuk keperluan (Pedagang Besar Farmasi/Apotek/Rumah Sakit/sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah/lembaga penelitian dan atau lembaga pendidikan)* Nama : ……………………………………………… Alamat : ……………………………………………… ……………………………… Penanggung Jawab

(…………………………….) SIK/SP: Catatan: *coret yang tidak perlu


100

Lampiran 21. Member Card Apotek Kimia Farma



TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL – 14 MEI 2014

PELAYANAN RESEP DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL – 14 MEI 2014


ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2014



PELAYANAN RESEP DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL – 14 MEI 2014

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker


ANGKATAN LXXVIII

FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2014 ii



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................... DAFTAR ISI ...................................................................................................... DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................

ii iii iv v

BAB 1. PENDAHULUAN ................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1 1.2. Tujuan ............................................................................................ 2 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................... 2.1. Apotek ............................................................................................ 2.2. Apoteker Pengelola Apotek ............................................................ 2.3. Resep ............................................................................................. 2.4. Pelayanan Resep di Apotek ............................................................ 2.5. Pelayanan Resep Narkotik ..............................................................

3 3 3 6 11 14

BAB 3. METODOLOGI TUGAS KHUSUS .................................................... 16 3. 1 Waktu dan Lokasi ........................................................................... 16 3. 2 Metode ........................................................................................... 16 BAB 4. PEMBAHASAN .................................................................................... 17 4. 1 Proses Pelayanan Resep .................................................................. 17 4. 2 Pelayanan Resep Berdasarkan Sistem Pembayaran ......................... 20 BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 24 5. 1 Kesimpulan ..................................................................................... 24 5. 2 Saran .............................................................................................. 24 DAFTAR ACUAN ............................................................................................ 25

iii



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Skema langkah-langkah pelayanan resep dokter di apotek ....... 11

iv



DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5

Kemasan Obat Apotek Kimia Farma ........................................ Kuitansi Pembayaran Resep/Tunai Apotek Kimia Farma .......... Etiket Apotek Kimia Farma ...................................................... Copy Resep Apotek Kimia Farma ............................................. Bon Pengambilan Obat Apotek Kimia Farma ............................

v


26 27 27 28 28


1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pada saat ini orientasi pelayanan kefarmasian telah bergeser dari pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan pasien (patient oriented) dengan mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan yang sebelumnya hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi berubah menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Sebagai konsekuensi dari perubahan orientasi tersebut maka apoteker dituntut untuk selalu meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya agar mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lain secara aktif dan berinteraksi langsung dengan pasien (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027, 2004). Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kefarmasian, tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009). Apoteker harus memahami dan menyadari kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan (Medication Error) dalam proses pelayanan kefarmasian. Untuk itu apoteker harus berupaya mencegah dan meminimalkan masalah yang terkait obat (Drug Related Problems) dengan membuat keputusan profesional untuk tercapainya pengobatan yang rasional (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Pelayanan kefarmasian merupakan bagian integral dari sistem pelayanan kesehatan yang tidak terpisahkan, termasuk didalamnya pelayanan kefarmasian di apotek. Pelayanan kefarmasian yang baik harus didasari oleh kepedulian terhadap pasien dalam lingkup yang luas sehingga pasien tidak hanya akan mendapatkan obat yang terjaga mutunya tetapi juga rasional dan cukup informasi yang berhubungan dengan obat yang diterimanya sehubungan dengan kondisi kesehatan yang dialaminya. Bentuk pelayanan kefarmasian yang dilakukan antara lain melaksanakan pelayanan resep, pelayanan obat bebas, obat bebas terbatas, 1



2

obat wajib apotek dan perbekalan kesehatan lainnya juga pelayanan informasi obat, serta monitoring penggunaan obat agar tujuan pengobatan sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik. Pelayanan resep merupakan suatu proses pelayanan terhadap permintaan tertulis dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Selain penulisan resep oleh dokter, pelayanan resep ini termasuk ke dalam bagian dari alur pengobatan yang akan menentukan rasionalitas pengobatan dari pasien karena obat yang diminum pasien, termasuk cara penggunaannya ditentukan dari pelayanan resep yang merupakan tanggung jawab dari apoteker. Oleh karena itu apoteker harus mengetahui, memahami, serta mampu menerapkan bagaimana cara pelayanan resep yang baik dan benar kepada pasien sebagai bagian dari fungsi profesionalnya dalam pelayanan kefarmasian di apotek, khususnya di Apotek Kimia Farma No. 110 Kebon Pedes ini. Selain itu, perlu adanya komitmen dan kemauan apoteker di apotek untuk melakukan pelayanan resep sesuai dengan standar pelayanan kefarmasian yang ada.

1.2 Tujuan Mengetahui dan memahami bagaimana proses pelayanan resep di Apotek Kimia Farma No. 110 Kebon Pedes Bogor, termasuk proses pelayanan resep berdasarkan sistem pembayarannya, yaitu pelayanan resep dengan pembayaran tunai dan pelayanan resep dengan pembayaran kredit. Selain itu, mampu menerapkan pelayanan resep yang baik dan benar berdasarkan Kepmenkes Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang standar pelayanan kefarmasian di Apotek sebagai bagian dari tugas dan fungsi apoteker di apotek.



3

BAB 2 TINJAUAN UMUM

2.1 Apotek Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Fungsi apotek adalah sebagai tempat pengabdian apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan, dan sebagai sarana farmasi untuk melakukan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat dan sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. Pelayanan kefarmasian

merupakan suatu pelayanan langsung dan

bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Menurut Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang standar pelayanan kefarmasian di Apotek, pelayanan yang dilakukan di apotek meliputi pelayanan resep, promosi dan edukasi, serta pelayanan residensial (Home care).

2.2 Apoteker Pengelola Apotek Kepmenkes RI No. 1332/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan apoteker adalah Sarjana Farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker, mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai Apoteker. Dalam mengajukan berkas permohonan SIA (Surat Izin Apotek), ada beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi seorang apoteker untuk kemudian menjadi APA (Apoteker Pengelola Apotek): a.

Fotokopi SIPA (Surat Izin Profesi Apoteker); 3



4

b.

Fotokopi KTP (Kartu Tanda Penduduk);

c.

Surat pernyataan APA, tentang tidak bekerja di perusahaan farmasi lain atau APA di apotek lain;

d.

Surat izin dari atasan langsung (untuk pegawai negeri dan ABRI);

e.

Fotokopi ijazah apoteker yang telah dilegalisir;

f.

Surat pernyataan kesanggupan menjadi APA. Apoteker Pengelola Apotek adalah apoteker utama yang telah diberi SIA.

Apoteker Pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. Apoteker Pengganti adalah apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, Apoteker Pengelola Apotek harus menunjuk Apoteker Pendamping. Apabila Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, Apoteker Pengelola Apotek menunjuk Apoteker Pengganti. Penunjukan harus dilaporkan Kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat. Setiap Tenaga Kefarmasian yang melaksanakan Pekerjaan Kefarmasian di Indonesia wajib memiliki surat izin sesuai tempat Tenaga Kefarmasian bekerja. Surat izin bagi apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian di Apotek, puskesmas atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) disebut SIPA. Seorang apoteker yang telah memiliki SIPA dapat melaksanakan praktik di 1 (satu) Apotek, atau puskesmas atau IFRS. SIPA bagi Apoteker penanggung jawab di fasilitas pelayanan kefarmasian atau SIKA (Surat Izin Kerja Apoteker) hanya diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian. SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang



5

tercantum dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55): a.

Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA);

b.

Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas kesehatan yang memiliki izin;

c.

Rekomendasi dari organisasi profesi. Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan

oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40): a.

Memiliki Ijazah Apoteker

b.

Memiliki sertifikat kompentensi apoteker

c.

Surat Pernyataan telah mengucapkan sumpah atau janji apoteker

d.

Surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yangmempunyai surat izin praktek

e.

Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi. APA memegang peranan penting dalam perkembangan apotek. Beberapa

fungsi APA dalam beberapa aspek sebagai berikut. a.

Fungsi Pengabdian Profesi Fungsi APA dalam pengabdian profesi diantaranya berpartisipasi dalam

pengambilan keputusan dalam proses penggunaan produk farmasi, memilih bentuk sediaan yang digunakan, memilih dan menjamin penyediaan produk, menyediakan dan menyerahkan sediaan farmasi untuk penggunaan masyarakat, memonitor kepatuhan penggunaan produk, memonitor interaksi dan efek samping, mengontrol bagian peracikan, menyelenggarakan informasi tentang obat, dan mengontrol pelayanan resep yang telah diserahkan kepada pasien.



6

b.

Fungsi Administratif Fungsi administratif APA diantaranya memimpin, mengatur dan mengawasi

pekerjaan karyawan, membuat laporan dan surat-menyurat, serta mengawasi penggunaan dan pemeliharaan aktiva apotek. c.

Fungsi Kewirausahaan Fungsi administratif APA diantaranya merencanakan dan mengatur

kebutuhan barang, mengatur dan mengawasi penjualan, menentukan kebijakan harga, meningkatkan permintaan, memupuk hubungan baik dengan pelanggan, mencari pelanggan baru, serta mengadakan efisiensi dalam segala bidang.

2.3 Resep Pemberian obat yang ditujukan untuk mengobati penyakit atau kumpulan gejala (sindroma) merupakan salah satu langkah penting dalam pengobatan. Pengobatan, seperti halnya penelitian yang baik dimulai dari penetapan masalah, membuat hipotesis, pengujian hipotesis dan verifikasi hasil. Diagnosis yang tepat berdasarkan kumpulan gejala yang tampak dan menetapkan tujuan terapi kemudian dipilih tindakan atau terapi yang paling tepat, efektif dan aman. Setelah sampai pada kesimpulan dan keputusan tentang obat yang paling cocok untuk pasien dan kasus yang dihadapi, maka langkah berikut adalah memulai pengobatan dengan menuliskan resep (Simatupang, 2010). Menurut Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004, resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Resep yang benar adalah ditulis secara jelas, dapat dibaca, lengkap dan memenuhi peraturan perundangan serta kaidah yang berlaku. Setelah resep ditulis, hal yang harus dijelaskan kepada pasien yaitu (Simatupang, 2010): a.

Efek obat Efek utama obat

yang menjadi dasar pemilihan untuk mengatasi

permasalahan atau diagnosis perlu dijelaskan kepada pasien, misalnya gejala demam dan pusing akan berkurang atau hilang.



7

b.

Efek samping Efek samping yang mungkin muncul akibat menggunakan obat juga perlu

dijelaskan. Perlu bijaksana agar pasien tidak menjadi takut, penting agar pasien tahu dan bisa mengantisipasi bila efek samping tersebut muncul, misalnya hipoglikemia akibat obat anti diabetes, mengantuk akibat anti-histamin, dan lainlain. c.

Instruksi Pasien harus mengetahui secara jelas tentang saat minum obat, cara minum

obat, misalnya obat diminum 3 kali (pagi, siang dan malam, sesudah atau sebelum makan, dengan cukup air), cara penyimpanan obat, apa yang harus dilakukan bila ada masalah, dan lain-lain. Antibiotika misalnya harus diminum sampai habis sesuai dengan jumlah yang diresepkan, sedangkan beberapa obat digunakan hanya bila diperlukan saja. Ada obat yang diminum secara bertahap dengan dosis berangsur-angsur naik dan setelah itu berangsur-angsur turun (kortikosteroid). d.

Peringatan Peringatan perlu dijelaskan terkait dengan efek samping, misalnya tidak boleh

mengemudi dan menjalankan mesin karena efek kantuk obat. e.

Kunjungan berikutnya Jadwal kunjungan berikutnya ke dokter perlu dijelaskan kepada pasien karena

untuk evaluasi dan monitor terapi. f.

Apakah pasien sudah jelas Pasien perlu ditanya apakah semua informasi yang diberikan telah dimengerti

dengan baik. Pasien dapat diminta untuk mengulang informasi yang telah disampaikan.

2. 3. 1 Unsur-unsur Resep a.

Identitas Dokter Nama, nomor surat ijin praktek, alamat praktek dan rumah dokter penulis

resep serta dapat dilengkapi dengan nomor telepon dan hari serta jam praktek. Biasanya sudah tercetak dalam blanko resep. b.

Nama kota (sudah dicetak dalam blanko resep) dan tanggal ditulis resep.



8

c.

Superscriptio Ditulis dengan symbol R/ (recipe = harap diambil). Biasanya sudah dicetak

dalam blanko. Bila diperlukan lebih dari satu bentuk sediaan obat atau formula resep, diperlukan penulisan R/ lagi. d.

Inscriptio Ini merupakan bagian inti resep, berisi nama obat, kekuatan dan jumlah obat

yang diperlukan dan ditulis dengan jelas e.

Subscriptio Bagian ini mencantumkan bentuk sediaan obat (BSO) dan jumlahnya. Cara

penulisan (dengan singkatan bahasa latin) tergantung dari macam formula resep yang digunakan. Contoh : m.f.l.a. pulv. d.t.d.no. X; m.f.l.a. sol; m.f.l.a. pulv. No XX da in caps. f.

Signatura Berisi informasi tentang aturan penggunaan obat bagi pasien yaitu meliputi

frekuensi, jumlah obat dan saat diminum obat, dll. Contoh: s.t.d.d.tab.I.u.h.p.c (tandailah tiga kali sehari satu tablet satu jam setelah makan) g.

Identitas pasien Umumnya sudah tercantum dalam blanko resep (tulisan pro dan umur). Nama

pasien dicantumkan dalan pro. Sebaiknya juga mencantumkan berat badan pasien supaya kontrol dosis oleh apotek dapat akurat. 2. 3. 2 Tata Cara Penulisan Resep Tidak ada standar baku di dunia tentang penulisan resep. Untuk Indonesia, resep yang lengkap menurut SK Menkes RI No. 26/2981 (BAB III, pasal 10) memuat : a.

Nama, alamat, Nomor Surat Ijin Praktek Dokter (NSIP).

b.

Tanggal penulisan resep.

c.

Nama setiap obat/komponen obat.

d.

Tanda R/ pada bagian kiri setiap penulisan resep.

e.

Tanda tangan/paraf dokter penulis resep.

f.

Tanda seru dan paraf dokter untuk resep yang mengandung obat dengan jumlah melebihi dosis maksimum. Universitas Indonesia


9

2. 3. 3 Cara Penulisan Resep Dokter 2. 3. 3. 1 Blanko Resep Ukuran blanko resep yaitu lebar 10-12 cm, panjang 15-18 cm. 2. 3. 3. 2 Penulisan Nama Obat (Bagian Inscriptio) Penulisan nama obat dimulai dengan huruf besar, ditulis secara lengkap atau dengan singkatan resmi (dalam farmakope Indonesia atau nomenklatur internasional) misal: ac. Salic; asetosal. Tidak ditulis dengan nama kimia (misal: kali chloride dengan KCl) atau singkatan lain dengan huruf kapital (missal klorpromazin dengan CPZ). 2. 3. 3. 3 Penulisan Jumlah Obat a.

Satuan berat: mg (milligram), g, G (gram)

b.

Satuan volume: ml (mililiter), l (liter)

c.

Satuan unit: IU/IU (Internasional Unit)

d.

Penulisan jumlah obat dengan satuan biji menggunakan angka Romawi. Misal Tab Novalgin no. XII

e.

Penulisan alat penakar: Dalam singkatan bahasa latin dikenal C (sendok makan, volume 15 ml), Cth. (sendok teh, volume 5 ml), Gtt. (guttae, 1 tetes = 0,05 ml).

f.

Arti persentase (%) 0,5% (b/b) = 0,5 gram dalam 100 gram sediaan 0,5% (b/v) = 0,5 gram dalam 100 ml sediaan 0,5% (v/v) = 0,5 ml dalam 100 ml sediaan

g.

Hindari penulisan dengan angka desimal (misal: 0,...; 0,0....; 0,00...)

2. 3. 3. 4 Penulisan Kekuatan Obat Penulisan kekuatan obat dalam sediaan obat jadi (generik/paten) yang beredar di pasaran dengan beberapa kekuatan, maka kekuatan yang diminta harus ditulis, misalkan Tab. Primperan 5 mg atau Tab. Primperan 10 mg 2. 3. 3. 5 Penulisan Volume Obat Penulisan volume obat minum dan berat sediaan topikal dalam tube dari sediaan jadi atau paten yang tersedia beberapa kemasan, maka harus ditulis, misal Universitas Indonesia


10

Allerin exp. volume 60 ml atau 120 ml, Garamycin cream yang 5 mg/tube atau 15mg/tube 2. 3. 3. 6 Penulisan Bentuk Sediaan Obat Penulisan bentuk sediaan obat (merupakan bagian subscriptio) dituliskan tidak hanya untuk formula magistralis, tetapi juga untuk formula officialis dan spesialistis, misal m.f.l.a.pulv. No. X. 2. 3. 3. 7 Penulisan Dosis dan Aturan Pemakaian (Signatura) Penulisan bagian signatura harus ditulis dengan benar, misal s.t.d.d. pulv. I.p.c atau s.p.r.n.t.d.d.tab.I. Untuk pemakaian yang rumit seperti pemakaian ”tapering up/down” gunakan tanda s.u.c (usus cognitus = pemakaian sudah tahu). Penjelasan kepada pasien ditulis pada kertas dengan bahasa yang dipahami. 2. 3. 3. 8 Tanda Penutup Setiap selesai menuliskan resep diberi tanda penutup berupa garis penutup (untuk 1 R/) atau tanda pemisah di antara R/ (untuk > 2R/) dan paraf/tanda tangan pada setiap R/. 2. 3. 3. 9 Cara Penulisan Resep ditulis sekali jadi, tidak boleh ragu-ragu, hindari coretan, hapusan dan tindasan. 2. 3. 3. 10 Tanda Iter Penulisan tanda Iter (Itteretur atau harap diulang) dan N.I. (Ne Iterretur atau tidak boleh diulang). Resep yang memerlukan pengulangan dapat diberi tanda Iter n X di sebelah kiri atas dari resep untuk seluruh resep yang diulang. Bila tidak semua resep, maka ditulis di bawah setiap resep yang diulang. Resep yang tidak boleh diulang, dapat diberi tanda NI di sebelah kiri atas dari resep untuk seluruh resep yang tidak boleh diulang. Bila tidak semua resep, maka ditulis di bawah setiap resep yang diulang.



11

2. 3. 3. 11 Tanda Cito Penulisan tanda Cito atau PIM. Apabila diperlukan agar resep segera dilayani karena obat sangat diperlukan bagi penderita, maka resep dapat diberi tanda Cito atau PIM dan harus ditulis di sebelah kanan atas resep.

2.4 Pelayanan Resep di Apotek Pelayanan resep merupakan suatu proses pelayanan terhadap permintaan tertulis dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Langkah-langkah pelayanan resep dokter di apotek dapat digambarkan secara urut seperti pada skema berikut ini:

[Sumber : Seto, 2004]

Gambar 2.1 Skema langkah-langkah pelayanan resep dokter di apotek 2.4.1.1 Skrining resep Skrining resep dilakukan terhadap kelengkapan administrasi, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis. Apabila ada masalah terkait resep tersebut, Universitas Indonesia


12

petugas dapat mengkonsultasikannya ke dokter bila perlu (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008) : a.

Melakukan

pemeriksaan

kelengkapan

dan

keabsahan

resep

secara

administratif, yaitu nama dokter, nomor ijin praktek, alamat, tanggal penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter serta nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien. b.

Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, frekuensi, kekuatan, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian obat.

c.

Mengkaji aspek klinis yaitu adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan kondisi khusus lainnya). Membuatkan kartu pengobatan pasien (medication record).

2.4.1.2 Penyiapan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan Penyiapan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan dilakukan setelah proses skrining resep. Kegiatan ini mencakup proses peracikan obat. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027, 2004). Peracikan harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). a.

Menyiapkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan permintaan pada resep.

b.

Menghitung kesesuaian dosis dan tidak melebihi dosis maksimum

c.

Mengambil obat dengan menggunakan sarung tangan/spatula/sendok

d.

Menutup kembali wadah obat setelah pengambilan dan mengembalikan ke tempat semula.

e.

Meracik obat (timbang, campur, kemas).

f.

Mengencerkan sirup kering sesuai takaran dengan air yang layak minum.

g.

Menyiapkan etiket (warna putih untuk obat dalam, warna biru untuk obat luar, dan etiket lainnya seperti label kocok dahulu untuk sediaan cair). Universitas Indonesia


13

h.


2.4.1.3 Penyerahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan Setelah disiapkan, sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan diserahkan kepada pasien dengan memperhatikan hal-hal berikut. a.

Melakukan pemeriksaan akhir sebelum dilakukan penyerahan (kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep)

b.


c.

Memeriksa ulang identitas dan alamat pasien

d.


e.

Membuat salinan resep sesuai dengan resep asli dan diparaf oleh apoteker

f.

Menyimpan resep pada tempatnya dan mendokumentasikan

2. 4. 4 Informasi Obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027, 2004). 2. 4. 5 Konseling Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas

hidup

pasien

atau

yang

bersangkutan terhindar

dari

bahaya

penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027, 2004).



14

2. 4. 6 Monitoring Penggunaan Obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027, 2004).

2. 5 Pelayanan Resep Narkotik 2. 5. 1 Skrining resep Skrining yang dilakukan pada resep narkotik yaitu (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008) : a.

Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan administrasi.

b.

Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetik yaitu: bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian.

c.

Mengkaji pertimbangan klinis yaitu: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).

d.

Narkotik hanya dapat diserahkan atas dasar resep asli rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter. Salinan resep narkotika dalam tulisan “iter” tidak boleh dilayani sama sekali.

e.

Salinan resep narkotik yang baru dilayani sebagian atau yang belum dilayani sama sekali hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep asli.

f.

Mengkonsultasikan ke dokter tentang masalah resep apabila diperlukan.

2. 5. 2 Penyiapan Resep a.

Menyiapkan obat sesuai dengan permintaan pada resep.

b.

Untuk obat racikan apoteker menyiapkan obat jadi yang mengandung narkotika atau menimbang bahan baku narkotika.

c.

Menutup dan mengembalikan wadah obat pada tempatnya.

d.


e.

Obat diberi wadah yang sesuai dan diperiksa kembali jenis dan jumlah obat sesuai permintaan dalam resep.



15

2. 5. 3 Penyerahan Obat a.

Melakukan pemeriksaan akhir kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep sebelum dilakukan penyerahan.

b.

Memanggil nama dan nomor tunggu pasien.

c.

Mengecek identitas dan alamat pasien yang berhak menerima.

d.

Menyerahkan obat yang disertai pemberian informasi obat.

e.

Menanyakan dan menuliskan alamat/nomor telepon pasien dibalik resep.

f.

Menyimpan resep pada tempatnya dan mendokumentasikannya. Resep yang telah disimpan selama tiga tahun harus dimusnahkan sesuai

dengan prosedur tetap pemusnahan resep, yaitu: a.

Memusnahkan resep yang telah disimpan tiga tahun atau lebih.

b.

Tata cara pemusnahan resep yaitu dihitung lembarannya untuk resep narkotika dan ditimbang untuk resep lain, resep dihancurkan, lalu dikubur atau dibakar.

c.

Membuat berita acara pemusnahan.



16

BAB 3 METODOLOGI TUGAS KHUSUS

3. 1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Pengamatan dan penulisan tugas khusus dilakukan selama Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) periode 1 April – 14 Mei 2014 di Apotek Kimia Farma No. 110 Jalan Kebon Pedes No. 45, Bogor.

3. 2 Metode Metode yang digunakan dalam penulisan tugas khusus ini yaitu dengan melakukan pengamatan terhadap proses pelayanan resep, baik resep dengan sistem pembayaran secara tunai maupun kredit, yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 110 Kebon Pedes Bogor. Selain itu, juga dilakukan penelusuran literatur (studi pustaka) dari referensi-referensi dan peraturan-peraturan yang ada terkait pelayanan resep di Apotek.

16



17

BAB 4 PEMBAHASAN

Perubahan orientasi pada pelayanan kefarmasian dari pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan pasien (patient oriented) membuat sarana pelayanan kesehatan, termasuk apotek, saat ini berfokus pada pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Oleh karena itu, untuk memberikan pelayanan yang komprehensif, berbagai kegiatan pelayanan kefarmasian berpedoman kepada standar pelayanan kefarmasian yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Salah satu kegiatan pelayanan kefarmasian yang merupakan kegiatan utama di apotek yaitu kegiatan pelayanan resep yang merupakan tanggung jawab dari apoteker. Selain sebagai kegiatan utama, pelayanan resep juga penting karena merupakan bagian dari alur pengobatan yang akan menentukan rasionalitas pengobatan dari pasien yang akan berujung pada tingkat kesembuhan dan kualitas hidup pasien. Apotek Kimia Farma No. 110 sebagai salah satu apotek pelayanan dari PT. Kimia Farma di bawah koordinasi Unit Bisnis Manajer wilayah Bogor. Kegiatan pelayanan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 110 diantaranya pelayanan resep dan pelayanan non-resep seperti penjualan obat OTC (Over the Counter) dan penjualan obat OWA (Obat Wajib Apotek) yang dikenal sebagai pelayanan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). Pelayanan resep yang cepat, lengkap, dan ramah dikedepankan oleh Apotek Kimia Farma No. 110 sebagai slogan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pasien.

4. 1 Proses Pelayanan Resep Dalam melakukan pelayanan resep, pertama kali yang harus dilakukan oleh petugas ketika menerima resep adalah mengecek kelengkapan resep tersebut. Petugas kasir sangat berperan dalam penerimaan pertama kali resep dari pasien karena sebagai kasir harus memiliki kecermatan dan ketelitian, serta kemampuan yang baik dalam membaca resep. Hal ini untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam dispensing dan pemberian harga. Apoteker memiliki peranan dalam melakukan skrining resep mulai dari memeriksa kelengkapan persyaratan 17



18

administrasi, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis. Pertama resep diberi harga terlebih dahulu, kemudian pasien membayar obatnya. Setelah semua pengecekan dilakukan, dilakukan kegiatan dispensing oleh petugas yang berbeda. Petugas yang berbeda diharapkan terjadi beberapa kali pengecekan dari awal resep diterima sampai obat akan diserahkan kepada pasien. Hal ini dimaksud untuk menghindari kesalahan dalam dispensing obat. Proses peracikan obat dilakukan di ruang peracikan. Peracikan serbuk dilakukan dengan menggunakan lumpang dan alu bila jumlahnya tidak terlalu banyak atau menggunakan alat penghancur tablet (blender) jika cukup banyak. Serbuk kemudian dibungkus dengan kertas pembungkus yang direkatkan dengan mesin press SCI. Peracikan krim dan salep juga menggunakan lumpang dan alu. Bahan ditimbang menggunakan timbangan. Pengemasannya menggunakan pot yang tersedia dalam berbagai ukuran. Untuk peracikan sediaan kapsul, pengisian dilakukan secara konvensional sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Penambahan air pada sirup kering menggunakan gelas ukur dimana air matang diukur sesuai volume yang dibutuhkan lalu dimasukkan dalam botol sirup kering dan dikocok. Secara umum alat dan bahan yang tersedia untuk peracikan obat cukup lengkap. Pembuatan etiket obat dilakukan setelah dispensing obat. Etiket obat harus mencantumkan nama obat, jumlah obat, dan tanggal kadaluarsa disamping aturan pakai obat. Hal ini sesuai dengan GPP (Good Pharmaceutical Practice) dan bertujuan untuk menjamin keamanan pasien dalam menggunakan obat. Dalam penulisan etiket, terkadang dokter tidak menulis waktu pemakaian obat (sebelum/sesudah makan atau pagi/siang/sore/malam), sehingga apoteker tidak mencantumkannya dalam etiket. Namun, sebaiknya apoteker dapat mengetahui dan memberikan informasi waktu pemakaian obat yang lebih efektif dan menuliskannya di etiket. Penyerahan obat dilakukan setelah penulisan etiket, disertai dengan pemberian informasi obat. Sebelum obat diserahkan, petugas melakukan pemeriksaan akhir untuk memastikan kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep. Informasi obat yang diberikan meliputi nama obat dan indikasi, cara pakai,



19

aturan pakai, waktu minum obat, dan informasi penting lainnya seperti yang tertera pada label untuk antibiotik, yaitu obat harus dihabiskan, dan lain-lain. Pelayanan informasi obat merupakan kelanjutan dari dilakukannya pelayanan resep dan dalam standar pelayanan kefarmasian di apotek, pelayanan ini merupakan pelayanan yang wajib dilakukan setiap kali petugas apotek menyerahkan obat kepada pasien. Pelayanan informasi obat bertujuan agar pasien paham dengan penggunaan obat dan diharapkan pasien mematuhi instruksi masing-masing obat. Sebelum informasi obat diberikan, ada tiga pertanyaan utama (Three Prime Questions) yang harus ditanyakan oleh apoteker, yaitu: 1). Apa yang telah dokter katakan tentang obat anda?; 2) Bagaimana penjelasan dokter tentang cara minum obat ini?; 3) Apa yang dokter jelaskan tentang harapan setelah minum obat ini?. Pengajuan ketiga pertanyaan di atas dilakukan dengan tujuan agar tidak terjadi pemberian informasi yang tumpang tindih (menghemat waktu), mencegah pemberian informasi yang bertentangan dengan informasi yang telah disampaikan oleh dokter (misalnya menyebutkan indikasi lain dari obat yang diberikan) sehingga pasien tidak akan meragukan kompetensi dokter atau apoteker dan juga untuk menggali informasi seluas-luasnya (dengan tipe open ended question). Kemudian, dilakukan pemberian informasi obat kepada pasien. Informasi yang diberikan meliputi nama obat, regimen dosis, cara pemakaian obat (untuk obat-obat yang membutuhkan instruksi khusus), cara penyimpanan obat (bagi obat-obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus). Pengawasan dalam penyiapan obat dilakukan dengan dilakukan dengan mengisi kolom HEATRPS (Harga, Etiket, Ambil, Timbang, Racik, Periksa, dan Serah) pada lembar struk resep, serta ditambah kolom Kuitansi atau Copy resep. Setiap

petugas

yang

melaksanakan

masing-masing

pekerjaan

tersebut

menandatangani atau memberikan paraf pada kolom yang tersedia. Hal ini untuk memudahkan dalam monitoring kerja petugas dan untuk menghindari kesalahan dalam melakukan penyiapan obat. Untuk resep narkotika, apotek hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No. 110 sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Resep narkotika yang iter



20

dan pembelian obat narkotika tanpa resep dokter tidak akan dilayani oleh apotek dengan cara ditolak secara halus oleh asisten apoteker yang bertugas.

4. 2 Pelayanan Resep Berdasarkan Sistem Pembayaran Pelayanan resep di Apotek Kimia Farma No. 110 terdiri dari pelayanan resep dokter dengan sistem pembayaran tunai dan juga sistem pembayaran kredit. a.

Pelayanan Resep dengan Pembayaran Tunai Pelayanan resep dengan pembayaran tunai merupakan penjualan obat

berdasarkan resep dokter yang ditebus pasien dengan cara membayar tunai. Prosedur pelayanan resep ini diawali dengan penerimaan resep oleh asisten apoteker. Resep yang diterima diperiksa kelengkapan resep dan ketersediaan obat di apotek melalui komputer. Asisten apoteker akan menanyakan apakah resep akan ditebus semua atau sebagian dan menjumlahkan semua biaya yang harus dibayarkan pasien atas resep tersebut. Data pasien yang meliputi nama dan alamat dituliskan di belakang resep. Penyiapan obat dilakukan setelah pasien melakukan pembayaran dan dikerjakan sesuai urutan nomor resep. Resep yang perlu dilakukan peracikan selanjutnya diserahkan kepada asisten apoteker di ruang peracikan. Setelah obat disiapkan kemudian dikemas (Lampiran 1) dan diberi etiket (Lampiran 2). Pasien yang memerlukan kwitansi akan dibuatkan oleh asisten apoteker (Lampiran 3). Salinan resep dibuat bila resep tersebut perlu diulang atau iter, baru ditebus sebagian, atau atas permintaan pasien sendiri. Terdapat pula Bon Pengambilan Obat Apotek Kimia Farma untuk pelanggan yang telah melunasi pembayaran obatnya tetapi obat belum disiapkan baik karena faktor ketersediaan obat itu sendiri maupun karena pasien yang menginginkan obatnya tidak diambil sekaligus. Contoh copy resep atau salinan resep dapat dilihat pada Lampiran 4. Sedangkan, contoh Bon Pengambilan Obat Apotek dapat dilihat pada Lampiran 5. Obat diserahkan kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat. b.

Pelayanan Resep dengan Pembayaran Kredit Pelayanan resep dengan Pembayaran Kredit merupakan pelayanan terhadap

resep obat yang berasal dari suatu instansi atau perusahaan yang mengadakan Universitas Indonesia


21

kerjasama dengan apotek. Sistem pelayanan resep kredit dapat dilakukan di seluruh Apotek Kimia Farma atau hanya di Apotek-apotek Kimia Farma tertentu saja, tergantung dari kesepakatan antara instansi dengan Kimia Farma. Banyaknya pelayanan resep kredit menunjukkan bahwa apotek tersebut cukup baik dalam pengembangan usaha, tetapi apabila resep kredit yang diterima oleh apotek semakin banyak, maka semakin besar pula modal apotek yang tertahan dalam bentuk piutang. Piutang dagang dari resep kredit ini biasanya akan dibayarkan pada 2 atau 3 bulan kemudian yang dapat menghambat cash flow apotek. Apotek Kimia Farma No. 110 bekerjasama dengan beberapa instansi yang terkait dalam pelayanan resep kredit. Apotek Kimia Farma No. 110 Bogor mengadakan kerjasama dengan PRB BPJS (Program Rujuk Balik Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) dan Pelayanan obat-obatan untuk Penyakit Kronis (PPK-2 atau Rumah Sakit), PT. Inhealth, serta jejaring klinik BPJS. Untuk menebus obat, peserta jaminan kesehatan harus memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Pedoman pemberian obat peserta jaminan kesehatan disesuaikan dengan pedoman yang telah ditetapkan oleh masing-masing perusahaan jaminan kesehatan. Peserta BPJS menggunakan Fornas (Formularium Nasional) PRB dan Faskes tingkat 2, PT. Inhealth menggunakan Daftar Obat Inhealth (DOI), dan expeserta PT. Jamsostek menggunakan formularium Jamsostek. Apabila salah satu obat tidak masuk ke dalam pedoman yang telah ditetapkan, maka dilakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada pasien. Pasien selanjutnya memutuskan apakah bersedia membayar tunai obat di luar tanggungan atau mengganti obat dengan kandungan yang sama. Pada dasarnya, prosedur pelayanan resep dengan pembayaran kredit tidak berbeda dengan pembayaran tunai, kecuali pada pemberian harga dan cara pembayarannya. Pencatatan pelayanan resep kredit dilakukan secara harian. Pada saat penyerahan obat, pasien diminta menandatangani dan menuliskan nomor telepon pada lembar resep. Komunikasi, informasi, dan edukasi (KIE) di apotek dilakukan oleh apoteker. Namun, apabila apoteker berhalangan hadir, maka KIE dilakuka oleh asisten apoteker setiap menyerahkan obat kepada pasien. Pelayanan masih terus



22

bisa terlaksana karena pelanggan dapat bertanya langsung mengenai obat kepada asisten apoteker yang sedang bertugas.



BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5. 1 Kesimpulan Proses pelayanan resep dokter yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 110 meliputi penerimaan resep, skrining resep termasuk pengecekan ketersediaan obat, pemberian harga kemudian pasien membayar obatnya. Setelah itu, dilakukan dispensing atau peracikan obat, pemberian etiket, pemeriksaan obat, lalu penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat. Berdasarkan sistem pembayarannya, resep di Apotek Kimia Farma No. 110 dibagi menjadi resep tunai yaitu resep yang ditebus pasien dengan membayar tunai dan resep kredit yang merupakan pelayanan resep obat yang berasal dari suatu instansi dimana pembayaran dilakukan oleh instansi yang mengadakan kerjasama dengan apotek tersebut. Pelayanan resep pada kedua sistem pembayaran ini secara umum sama, kecuali pada bagian pengecekan ketersediaan obat, karena tidak semua obat dicover oleh instansi untuk pelayanan resep kredit. Secara keseluruhan, pelayanan resep di Apotek Kimia Farma No. 110 sudah sesuai dengan standar pelayanan kefarmasian

di

Apotek

yang

tertera

pada

Kepmenkes

Nomor

1027/Menkes/SK/IX/2004

5. 2 Saran a.

Apoteker Penanggungjawab Apotek lebih banyak lagi berperan langsung menghadapi pasien dalam pelayanan resep di Apotek.

b.

Apoteker dan asisten apoteker sebaiknya melakukan pelayanan resep dengan lebih ramah disertai dengan senyum, salam, dan sapa untuk memberikan kenyamanan kepada setiap pasien yang datang untuk menebus resep di Apotek.

c.

Perbaikan terhadap sistem komunikasi antara pihak apotek dengan instansi yang terkait dalam pelayanan resep kredit dalam pelaksanaan pelayanan resep di Apotek agar proses pelayanan lebih cepat dan lebih mudah bagi pasien.

23



24

d.

Sistem pembayaran resep kredit oleh instansi yang terkait diperbaiki agar lebih cepat, sehingga cash flow apotek tetap lancar dan dapat memberikan pelayanan resep kredit dengan lebih baik lagi.



DAFTAR ACUAN

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek (SK Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004). Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta. Seto, S., Nita, Y. & Triana, L. (2004). Manajemen Farmasi. Jakarta: Airlangga University Press. Simatupang, A. (2010). Pedoman WHO tentang Penulisan Resep yang Baik sebagai Bagian Penggunaan Obat yang Rasional. Pendidikan Kedokteran dan Profesi Kesehatan Indonesia, 2 (3): 107-12.



LAMPIRAN


27

Lampiran 1. Kemasan Obat Apotek Kimia Farma Kemasan Obat Jadi

Kemasan Obat Racikan Puyer

Kemasan Pot Plastik Obat Racikan Salep/Krim


28

Lampiran 1. Etiket Apotek Kimia Farma

Lampiran 3. Kuitansi Pembayaran Resep/Tunai Apotek Kimia Farma


29

Lampiran 4. Copy Resep Apotek Kimia Farma

Lampiran 5. Bon Pengambilan Obat Apotek Kimia Farma


LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 110 JALAN KEBON PEDES NO. 45, BOGOR PERIODE 1 APRIL 14 MEI 2014

Recommend Documents