KWALITEITSVERSLAG 2014

KWALITEITSVERSLAG 2014

Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord Inleidend

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

De Korf vzw – Algemeen ................................................................ 1 Erkenning en beleid .......................................................................... 1 Organigram van de inrichtende macht .............................................. 1 Kadernota de korf vzw ...................................................................... 2 Personeel.......................................................................................... 4 Personeelsformatie ........................................................................... 4 Inzet personele middelen .................................................................. 5 Enveloppefinanciering ....................................................................... 6 Presa ................................................................................................ 7

2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.3

De Kwaliteit van het hulpverleningsaanbod.................................. 8 Inleiding ............................................................................................ 8 Integraal kwaliteitsbeleid ................................................................... 9 Leiderschap .....................................................................................11 Beleid en strategie ...........................................................................20 Personeelsbeleid .............................................................................25 Middelen en samenwerking..............................................................28 Kernprocessen .................................................................................44 Tevredenheid van cliënten en gebruikers .........................................51 Tevredenheid van medewerkers ......................................................54 Waardering door de maatschappij....................................................54 Performantie van het centrum ..........................................................62 Kwaliteitsplanning ............................................................................63

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4

Registratiegegevens ......................................................................64 Bezetting ..........................................................................................64 Verblijfsmodules...............................................................................66 Opstart .............................................................................................66 Beëindigingen ..................................................................................68 Verblijfsduur .....................................................................................70 Dagbegeleidingsmodules .................................................................72 Opstart .............................................................................................72 Beëindigingen ..................................................................................73 Begeleidingsduur .............................................................................75 Contextbegeleidingsmodules ...........................................................77

3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.5

Opstart .............................................................................................77 Beëindigingen ..................................................................................78 Begeleidingsduur .............................................................................80 Schakelmomenten ...........................................................................82

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2

Crisishulp IJH .................................................................................83 Registratiegegevens 2014 ...............................................................83 Bezettingsdagen ..............................................................................83 Vorige verblijfplaats ..........................................................................84 Leeftijd bij opname ...........................................................................84 De gemiddelde verblijfsduur .............................................................84 Geslacht...........................................................................................84 Specifieke inhoudelijke aspecten .....................................................84

5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5

Zelfevaluatie ...................................................................................86 Methodologie ...................................................................................86 Bepalen van de (groei)niveaus.........................................................87 Kwaliteitszorg ...................................................................................87 Kernprocessen .................................................................................88 Gebruikersresultaten ........................................................................90 Medewerkersresultaten ....................................................................91 Waardering door de maatschappij....................................................91

6

Lijst met afkortingen ......................................................................92

Voorwoord Voor jou ligt het ‘kwaliteitsverslag 2014’ van ‘De Korf vzw’. Dit kwaliteitsverslag krijgt voor de eerste maal de allures van een ‘zelfevaluatierapport’. Onze subsidiërende overheid verwacht niet langer enkele en alleen ‘dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen’, maar ook dat we onze ‘werking’, maar vooral onze ‘resultaten’ afzetten tegen vooraf bepaalde indicatoren. Een zoveelste nieuwe uitdaging! 2014 was – net zoals de voorgaande jaren – een zeer boeiend en uitdagend jaar. Uitdagingen en ontwikkelingen komen als een sneltrein op ons af. We hollen van MFC over EMK naar MFO en MK, We willen, kunnen, mogen of moeten innoveren en krijgen hiervoor (her)nieuw(d)e kwaliteitsindicatoren. We stappen begin 2013 over van de jarenlang gekende ‘geregelde subsidiëring’ naar enveloppefinanciering en moeten ‘meer’ doen met ‘hetzelfde’. We zetten in op effectiviteit en efficiëntie, doelen oplossingsgericht werken. Op 01.01.2014 kregen we een nieuwe toegangspoort en werken we vanuit het concept van ‘integrale jeugdhulp’ Een deel van ons aanbod wordt ‘rechtstreeks toegankelijk’ Ons organisatiemodel passen we in 2014 ingrijpend aan om alle recente ontwikkelingen te kunnen implementeren en consolideren. Stuk voor stuk ontwikkelingen die heel wat kansen, opportuniteiten en uitdagingen bieden. Maar ook ontwikkelingen met heel wat gevolgen voor onze medewerkers en de wijze waarop we ons (willen) organiseren. Het harde lopen zorgt (soms) voor vermoeide benen. En dan is er maar één oplossing: even halt houden en op adem komen. Deze ‘rustpauzes’ moeten ons meer dan ooit doen stilstaan bij de vraag of dit alles wel bijdraagt tot ons belangrijkste doel: een hulpverlening waar de ‘hulpvrager’ echt beter van wordt. Want dan pas heeft hard lopen echt zin. Naar aanleiding van de opmaak en de verspreiding van dit kwaliteitsverslag willen we uitdrukkelijk alle medewerkers van De Korf vzw danken voor hun engagement, inzet en bezieling. Zij maken “De Korf vzw” tot wat het op vandaag is. Enkel dankzij hen konden de vooropgestelde doelstellingen worden gerealiseerd. We willen eveneens onze dank uitdrukken aan allen die hun steentje hebben bijgedragen bij het realiseren van dit kwaliteitsverslag. We wensen je veel leesgenot! Jan Vanhaerents – Directeur Organisatie & HR

Inleidend Wellicht trappen we een open deur in wanneer we zeggen dat onze sector de laatste tijd één van de meest radicale, zo niet dé meest extreme, omwenteling en verandering heeft doorgemaakt en dit mede door de implementatie van een meer vraaggestuurde zorg ,dit algemeen welzijnsmodel dat intersectorale samenwerking, continuïteit, efficiëntie en toegankelijkheid waarborgt. Dit is en wordt trouwens één van de uitgangspunten binnen de visietekst van het Vlaamse regeerakkoord binnen het departement welzijn. Denken we maar aan het EMK-model, het experimenteel modulaire kader , dat trapsgewijs in 2013 en 2014 werd geïmplementeerd (zie werkingsverslag 2013), het langverwachte decreet integrale jeugdhulp dat zijn blijde intrede maakte in maart 2014. En was het nu net niet dit decreet dat beleidsmakers wakker schudde om het aanbod jeugdhulp drastisch te gaan hertekenen? Vlaanderen wil kinderen en de jongeren en hun gezinscontext expliciet centraal in een versterkte, een vereenvoudigde, integrale en innovatieve jeugdhulp. Mede door de uitvoering van het actieplan jeugdhulp wordt prioriteit gegeven aan de rechtstreeks toegankelijke hulp, de crisisjeugdhulp en de residentiële hulp voor adolescente meisjes. Dit zeggen onze beleidsmakers. In die zin is ‘de korf vzw’ volop bezig met het finaliseren van een masterplanVIPA procedure. Het Technisch Financieel Plan (TFP) werd begin juli 2014 ingediend en ontvankelijk verklaard. Jammer genoeg lezen we binnen het Vlaamse Regeerakkoord dat de VIPA-middelen voor 2015 ‘on hold’ worden gezet, en dit gezien de krappe budgettaire ruimte en het aansluitend besparingsprogramma. Toch menen we dat ons dossier een prior verdient en zullen stappen ondernomen worden om naar het kabinet van Minister Van Deurzen ons dossier in die zin ook te onderbouwen. De sector staat voor een dubbele uitdaging: enerzijds wordt ze uitgedaagd om een zo hoog mogelijk kwalitatief aanbod te verzekeren naar het cliëntsysteem; anderzijds weten en voelen we tevens dat de budgettaire ruimte krapper wordt. Dit noopt beleidsmensen, Raden van Bestuur, directies en medewerkers aan tot het herdenken en hertekenen van de krijtlijnen van waaruit de organisatie haar opdracht organiseert en faciliteert. In de Staten Generaal lezen we hierover het volgende: “Elke voorziening staat voor de uitdaging om zijn werking blijvend in vraag te stellen en te innoveren. Er worden een aantal instrumenten aangeboden om die innovatie te faciliteren: een platform waar werkveld, onderzoeks- en academische wereld en overheid reflecteren over hulp- en dienstverlening, het naar voor schuiven van het sociaal ondernemerschap, een financieringssysteem waarin ruimte is voor innovatie en een

onderzoekscoëfficiënt wordt geïnstalleerd die de budgettaire reserves bepaalt voor wetenschappelijk onderzoek.”1 Elke organisatie wordt bijgevolg uitgedaagd om goede keuzes te maken en hiervoor tevens een good governance beleid uit te tekenen. Welk organisatiemodel enten we op dit nieuwe aanbod ? Op welke wijze installeren we module-aanbod ? Hoe organiseren we de regiefuncties ? Evolueren we verder naar ‘integrale begeleiders’ of houden we vast aan specifieke afbakening van expertises van medewerkers ? Welke partners missen we in ons missionstatement ? Welke competenties moeten we aantrekken inzake deugdelijk bestuur ? Waar tekenen we in inzake innovatief beleid ? En zo kunnen we maar door gaan. Laten we eerlijk zijn: dit is geen gemakkelijke oefening ! In een dergelijk proces is het belangrijk dat de beschikbare middelen innovatief ingezet én gecombineerd worden om sociale verandering in beweging te brengen. En net die beschikbare middelen zijn krap, zeer krap. Daarnaast is het ook zo dat elk van ons niet anders wil dan verandering om te buigen naar een hogere waarde, en laat ons toe dit dan de sociale waardecreatie te noemen. Verandering heeft enkel een reden van bestaan als dit daadwerkelijk ons cliëntensysteem ten goede komt. Verder menen we dat ook onze medewerkers de zin van verandering moeten zien, ervaren en aanvoelen. Zo niet werkt dit gewoonweg niet en valt het hele systeem als een kaartenhuis ineen. Verder meent Van Opstal dat het hem gaat over een algemene attitude of organisatiecultuur waarbij de sociale noden waarmee de organisatie geconfronteerd wordt op een innovatieve- en creatieve manier in te vullen. In deze optiek zijn de managementsaspecten van sociale ondernemingen niet anders dan deze van een klassiek entrepreneurship. Van Opstal heeft het over deugdelijk bestuur (corporate governance), marketing (creëren van toegevoegde waarde voor cliënt/cliëntsysteem), personeelsbeleid (HRM), financieel beheer (enveloppefinanciering) en het operationele management (inzet van processen en middelen). M.a.w. waar kunnen wij als organisatie een stukje verschil maken? Hoe kunnen we meerwaarde creëren ? Verandering, veranderen, kun je vanuit diverse focussen gaan bekijken en belichten. Elke organisatie is een levend verhaal. In die zin schrijft elke organisatie een eigen en uniek verhaal. “De ordening in het zoeken naar een eigen organisatieverhaal is bepalend. Telkens opnieuw hebben we eerst nood aan wat we willen bereiken, welke richting we uit willen. Vervolgens wat haalbaar en behapbaar is, het kunnen. En tot slot binnen welke grenzen en beperkingen het mag of moet worden georganiseerd.”

1

Uit de Staten Generaal Bijzondere Jeugdbijstand, p.44

Het ‘moeten’ vertrekt vanuit een externe dwang: een overheid, een instantie, iemand zegt dat je ‘moet’ veranderen omdat dit nu éénmaal de enige keuze is. ‘Moeten’ vertrekt vanuit noodzaak, er is geen keuze, het is te nemen of te laten. ‘Moeten’ heeft op zich een vrij pejoratieve inslag; het wordt opgelegd, stuurt en geeft de richting aan, geen of weinig ademruimte, een onprettig gevoel. In het recente verleden werd de sector een stuk ‘gestuurd’ vanuit dit ‘moeten’. Denken we maar aan het EMK-model met hieraan gepaard gaande enveloppefinanciering, de opstart van de intersectorale toegangspoort. Met het ‘mogen’ laat men een zekere opening: Het biedt organisaties kansen, opportuniteiten om voorstellen en projecten op te starten, weliswaar binnen uitgelijnde krijttekeningen. De incentive-gedachte binnen het EMK-model laat toe dat organisaties kunnen inzetten op innovatie. Binnen dit kader wil het Agentschap Jongerenwelzijn organisaties aanzetten en kansen geven om binnen die flexibiliseringsbeweging innovatieve projecten uit te werken. Innovatief beleid, sociaal ondernemen en creativiteit krijgen kansen. Anderzijds is het zeker even belangrijk dat de organisatie zelf vanuit haar eigen kracht op zoek gaat naar een eigen verhaal. Wat willen wij ? Waar dromen wij van ? Wat is wenselijk ? Waar liggen onze ambities ? Dit organisatieverhaal komt af en toe in conflict met wat de overheid voor heeft, maar dit mag en kan best. Het spel van ‘het moeten’ versus ‘het willen’ geeft een zeer interessante dynamiek en opent een aantal kristische debatten. Uitdaging bestaat erin ergens consensussen te zoeken en hopelijk ook te vinden tussen een kader ‘wat moet’ en het eigen verhaal dat we ‘willen’. Het ‘willen’ vertrekt vanuit een zeker visionair idee, een plan op korte-, middellange en eventueel op langere termijn. Dit vraagt een open debat binnen de organisatie met medewerkers. Tenslotte is het tevens belangrijk om even in te zoomen op wat we ‘kunnen’, wat we aankunnen, wat haalbaar is. Het evenwicht tussen draaglast en draagkracht van onze medewerkers en de rganisatie. Het zoeken van een redelijke balans. Enig realisme is hier zeker op zijn plaats. Analyse van medewerkerspotentieel, in kaart brengen van aanwezige know how en expertise is hierbij onontbeerlijk. Deze 4 invalshoeken rond ‘hoe je kijkt naar verandering’ moeten meegenomen worden in het uittekenen van het eigen organisatiemodel. De individuele medewerker moet zich daarenboven deels weten te herkennen binnen dit verhaal. Niet louter het beleid schrijft een eigen verhaal; het verhaal wordt samen met de medewerkers geschreven in relatie met wat de cliënt en het cliëntsysteem ons vraagt! Het voortdurend zoeken naar de balans tussen deze verschillende focussen geeft stof tot het schrijven van een eigen verhaal.

Als we dan weten wat moet en mag, wat we willen en kunnen, rijst de vraag hoe een goed verhaal er dan wel uitziet ! Het schrijven van een eigen verhaal is een proces van potlood en gom. Een goed verhaal opent met een de incipit, de openingszin of introductie van het verhaal. Laten we dit dan de missie en visietekst heten. In literatuur spreekt men over het ‘ab ovo’ oftewel ‘uit het ei’, het begin, informatie die de lezer nodigt heeft om in het verhaal te duiken. Verder wordt een plot, het ‘sujet’ of verhaallijn uitgediept. Een goed verhaal moet duidelijk zijn, een zekere opbouw en logica omvatten. Het verhaal moet kloppen, de verbanden moeten duidelijk zichtbaar zijn op de werkvloer. Valt wat men ziet op de werkvloer, wat de cliënt aanvoelt in het persoonlijke gesprek ook daadwerkelijk te rijmen met wat de organisatie pretendeert te doen? Het verhaal moet een zekere cohesie en samenhang vertonen, geen plakwerk van diverse en misschien zeer lukrake populaire methodieken of processen. Daarenboven moet het verhaal een zekere creativiteit bieden; het moet het cliëntsysteem, de verwijzer, de stakeholder boeien om participant te worden in ons verhaal. Men gaat zich a.h.w ‘herkennen’ in het verhaal zodat het de moeite loont om het verder te lezen, verder te investeren in het zoeken naar duurzame antwoorden op allerhande vraagstelling. Een boek, een verhaal eindigt met ‘de terminus’, de afloop, het einde. En dit wijkt nu misschien wel enigszins wat af van het klassieke verhaalpatroon. Het bizarre aan het schrijven van organisatieverhalen is dat ze nooit ‘af’ zijn. Elke dag krijgt het verhaal wel een wending, een vervolg, of keert het zelfs even wat terug in de tijd en wordt een stuk uitgegomd en herschreven. Dit is in feite niks anders dan de werkelijkheid een kans te geven. Het schrijven van een eigen verhaal is geen sinecure. Het is het kiezen voor een duurzame weg, samen ontdekken en schrijven, uitgommen en herschrijven. En steeds opneiuw beginnen… . Ivan Lemenu – Algemeen Directeur

1

De Korf vzw – Algemeen

1


1.1

Erkenning en beleid

1.1.1

Organigram van de inrichtende macht Op 01/01/2013 werd ‘de korf vzw’ erkend als een multifunctionele organisatie (MFO) binnen het (experimenteel) Modulaire kader. Dit betekent dat 2013 en vooral het jaar 2014 scharnierjaren waren waarbinnen we evolueren van een organisatie met ‘erkenningscategoriën’ (en drie verschillende erkenningen binnen één en dezelfde vzw) naar een organisatie bijzondere jeugdzorg met volgende modulair aanbod: Erkenning op 31.12.3014

Verblijfmodules 0 – 18 jaar Modules dagbegeleiding in groep Contextbegeleidingsmodules Laag intensieve Breedsporige Kortdurende intensieve i.f.v. autonoom wonen middenintensiteit

Totaal aantal modules

72 12 95 17 0 4 200

In 2013 dienden we eveneens een ‘innovatief project’ in waarbij 5 modules contextbegeleiding worden ingezet. Dit innovatief project ging van start op 01/10/2013 en loopt over een periode van 2 jaar. Waar in 2013 vooral werd ingezet op het conceptueel uitdenken van de nieuwe organisatiestructuur (met als finale leidraad het Draaiboek EMK – najaar 2013 – zie werkingsverslag 2013), wordt in 2014 vooral gewerkt aan de operationalisering van de organisatieverandering en de uitbouw van de vernieuwde overlegstructuren. De grootste uitdaging binnen dit veranderingsproces was de nieuwe teamsamenstelling die concreet werd ingevoerd op 06 januari 2014. Deze ingrijpende en grootschalige operatie werd gedurende meer dan anderhalf jaar zorgvuldig en in voortdurend overleg met alle betrokkenen voorbereid. Op basis van een uitgebreide competentieanalyse en verschillende gesprekken met alle betrokken begeleiders en met als kompas onze uitgewerkte kadernota (zie 1.1.2) werden nieuwe teams samensgesteld. Vanzelfsprekend werden dus ook in 2014 veel tijd, energie en middelen geïnvesteerd om deze teams de nodige ruimte en zuurstof te geven zich als team te installeren en ontwikkelen.

Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw

2


1.1.2

Kadernota de korf vzw

Bovenstaande kadernota vormt de basis van het transformatieproces dat in 2013 en voornamelijk 2014 wordt doorlopen. De korf vzw koos er expliciet voor om in haar kadernota een opsplitsing te maken tussen enerzijds ‘warme units’ of in integrale jeugdhulpterminologie ‘perspectiefbiedend’ (rode veld in de kadernota) waar perspectief naar een terug naar huisplaatsing niet onmiddellijk haalbaar lijkt en anderzijds meer contextgerichte units of ‘perpsectiefzoekend’ (blauwe veld in de kadernota) waar het aanklampend- en verbindend werken met de context meer kansen krijgt. We geven erkenning aan het feit dat voor sommige kinderen/jongeren een langere verblijfsduur zich opdringt. Ook is het zo dat het contextgericht werken niet noodzakelijk betekent zo snel als mogelijk naar huis te oriënteren maar wel een sterke focus op het verbindend werken tussen de jongeren en hun context / netwerk. Naast deze erkende modules worden in het kader van de noodzakelijke differentiatie vanuit ‘de korf ‘heel specifieke projecten uitgewerkt: • •

•

binnen de module verblijf zijn er mogelijkheden voor TCK waarbij gericht gewerkt wordt naar het toekomstig zelfstandig functioneren. Differentiatie binnen de verblijfsmodules naar intensiteit en leeftijd/doelgroep bv specifieke doelgroep 0-6 jarige met geëigende methodieken. Extra aanbod binnen de module verblijf: dagbesteding / dagopvang.


De Korf vzw

3


•

• • •

Crosslateraal binnenbrengen van de module dagbegeleiding in groep includeert het naadloos kunnen schakelen binnen dezelfde unit en dus met gevolg zeer vraaggericht kunnen werken. Aanbieden dagbegeleiding in groep voor jongere kinderen (ook min 6 jarigen). Differentiatie binnen de module CB naar intensiteit en naar methodiek. Crosslateraal oprichten van expertisegroepen contextbegeleiding, dagbegeleiding en verblijf.

In het kader van integrale jeugdhulpverlening is er een inzet van middelen voor: • 2 plaatsen crisisopvang binnen IJH (art. 17) • crisisopvang binnen de sector


De Korf vzw

4


1.2

Personeel

1.2.1

Personeelsformatie Op 31.12.14 beschikt De Korf vzw over onderstaand gesubsidieerd personeelskader. Personeelsformatie Regulier personeel Als MFC trad de vzw op 01/01/2013 toe tot het EMK. Dit ging gepaard met enveloppefinanciering i.p.v. de berekenende subsidiëring vroeger. Hoewel het aantal VTE’s dus verder niet meer dominant is, zette Jongerenwelzijn in de berekeningstabel hierbij dan toch 71,84 VTE. De vzw interpreteerde dit als : • de 70,5 VTE van het vroeger regulier kader en • 1,34 VTE bijkomend, gezien ook gedurende de perioden van gewaarborgd loon vervangen wordt, en wat ook plusminus het desbetreffend historisch gemiddelde van de vzw is. VIA personeel Maribel personeel

76,10 VTE 71,84 VTE

2,00 VTE 2,26 VTE

Bovenstaande personeelformatie wordt als volgt ingezet (situatie 31.12.2014) Directie Beleidsmedewerker Team- en zorgcoördinatoren Begeleidend personeel 43,50 VTE regulier en 2 VTE Maribel en 2 VTE VIA (qua bedrag) en 1,02 VTE gewaarborgd loon Administratief personeel 3,75 VTE regulier en 0,05 VTE uit gewaarborgd loon Verpleegster Logistiek personeel 10,75 VTE regulier 0,28 VTE Maribel 0,27 VTE gewaarborgd loon

3,00 VTE 0.50 VTE 8.75 VTE 48,52 VTE

TOTAAL

76,35 VTE


3,80 VTE 0.50 VTE 11,28 VTE

De Korf vzw

5


1.2.2

Inzet personele middelen De inzet van de personele middelen krijgt een concrete weergave in ons organigram met de verschillende functies en de specifieke verhouding tussen deze functies (versie 31.12.2014).

De reeds in 2008 ingezette integratie van de 3 apart erkende voorzieningen binnen één flexibele en dynamische organsiatie werd in 2014 gefinaliseerd. Op 06.01.2014 werd de organisatie aan de hand de vroegere erkenningscategorieën (begeleidingstehuis, dagcentrum en thuisbegeleidingsdienst) volledig los gelaten en volgde de volledige implementatie van de kadernota en de bijhorende inzet van personele middelen. In 2014 werden volgende verdere verfijningen binnen het organigram aangebracht: (1) De technische dienst werd met 1 voltijdse medewerker uitgebreid. Deze reorganisatie en selectieprocedure werden in 2013 reeds grondig voorbereid (cfr. werkingsverslag 2013). (2) Op basis van een behoeftenanalyse en een verder gedifferentieerde taakverdeling binnen het directieteam werd op 01.09.14 overgegaan tot de aanwerving van een deeltijdse beleidsmedewerker (0,50 FTE). (3) Als gevolg van voorgaande en de zich voordoende opportuniteit werd 1 FTE teamcoördinator vervangen door 0.75 FTE teamcoördinator. (4) Binnen het directieteam werd de taakverdeling verder gedifferentieerd wat resulteerde in een gewijzigde aansturing van de teamcoördinatoren en een duidelijk aansturing van het personeelsbeleid (HRM). In het najaar van 2014 werd deze nieuwe taakverdeling verder verfijnd en operationele afspraken vertaald. Op


De Korf vzw

6


06 februari 2015 werd deze nieuwe taakverdeling aan alle medewerkers uitvoerig toegelicht. In 2014 werd ook gestart met de reorganisatie van de volledige administratieve dienst. In het voorjaar 2015 gaan 2 administratieve medewerkers op brug- en rustpensioen. Een dergelijke uitstroom vraagt een duidelijke en grondige voorbereiding in functie van kennisoverdracht en nieuwe taakinhoud. Het leek ons ook opportuun om van deze gelegenheid gebruikt te maken de werking van de administratieve dienst te reorganiseren en verder te optimaliseren. Dit resulteerde in het najaar 2014 tot de werving en selectie van een nieuwe HR medewerker / verantwoordelijke. Vanuit een nieuwe visie op peroneelsbeleid en gabaseerd op een aantal ‘Lean’principes werd een nieuwe operationele structuur uitgebouwd. De concrete uitvoering van deze ingrijpende reorganisatie wordt geraliseerd in 2015. 1.2.3

Enveloppefinanciering Sedert de instap binnen het EMK-model (januari 2013) is de enveloppefinanciering een feit. Concreet betekent dit dat een forfaitaire enveloppe per typemodule is toegekend waarin volgende componenten in vervat zijn: • • • • • • • •

loonkost begeleider barema B1c met 5 jaar anciënniteit 3% forfait 2,38% tewerkstelling zware beroepen 0,74% bijkomende verlofdagen 0,301% vervangende tewerkstelling Vormingsbijdrage Weddesupplementen verblijf, infrastructuur en werking: ongewijzigd op organisatieniveau. (er is ons een indexaanpassing op werkingskosten beloofd in 2014 !)

In de enveloppe zit niet vervat: • • • •

zakgeld bijzondere kosten brugpensioenen verblijfssubsidie voor jongeren die autonoom wonen

In nauwe samenwerking met professionals uit de sector PC 319 ontwikkelde het Vlaams Welzijnsverbond een budgettool specifiek voor PC 319.01. We werken ondertussen met deze tool, maar proefondervindelijk constateerden we een aantal gebreken aan deze tool. In die zin is de tool ontwikkeld door Acerta een betere optie, gezien deze compatibel is met ons loonprogramma en bovendien nog beter afgetuned is en minder afwijkpercentages bevat. Jaarlijks worden de parameters vanuit Tango aangeleverd door Acerta. Sedert 2014 maken we dus gebruik van de budgettool van Acerta. Beleidsmatig stellen we vast dat ‘het werken met een enveloppe’ heel wat mogelijkheden biedt in de evolutie naar sociaal ondernemerschap.


De Korf vzw

7


Beleidsaccenten kunnen duidelijk worden gelegd. Een minder rigide regelgeving in combinatie met een voldoende ruime enveloppe nodigen uit om als organisatie innovatief aan de slag te gaan. Dit is ons inziens een belangrijke meerwaarde om op de vele toekomstige ontwikkelingen te anticiperen. Het werken met een personeelsenveloppe is tevens een uitnodiging om bewuster en creatiever om te gaan met de inzet van personele middelen. Vanzelfsprekend hoeft het geen betoog dat ‘middelen’ voldoende ruime moeten zijn en dat de schaarste aan deze middelen bij de subsidiërende overheid niet mag resulteren in lineaire besparingen binnen alle welzijnssectoren. 1.2.4

Presa Reeds in 2013 werd beslist om het pakket PRESA aan te kopen in functie van een éénduidige en consistentie prestatieregistratie. Als het beleid vraagt om een flexibele hulp- en dienstverlening te organiseren, heeft dit duidelijk ook repercussies op de inzet van medewerkers. Om binnen het grotere geheel van ‘arbeidstijd’ het wat overzichtelijk te houden, werd gezocht naar een uurregistratiesysteem dat specifiek afgestemd is op de sector (PC 319.01). De effectieve invoering van het registratiesysteem vergt een grondige voorbereiding en een duidelijke afstemming van de uurroosteren verlofprincipes. Met de implementatie van het EMK draaiboek in de loop van 2014 wordt deze afstemming slechts deels gerealiseerd. Gezien de complexiteit en de ingrijpende organisatie in 2014 wordt in overleg beslist de effectieve invoering uit te stellen tot 2015. Meteen kan deze invoering dan worden afgestemd op de voorziene reorganisatie van onze administratieve dienst (voorjaar 2015).


De Korf vzw

8

De Kwaliteit van het hulpverleningsaanbod

2


2.1

Inleiding Ook in 2014 krijgt de strategische keuze om kwaliteitszorg te integreren in het operationeel beleid verder vorm. Het voortdurend proces van continue verbeteren aan de hand van de kwaliteitscirkel (PLAN DO CHECK ACT) zorgt voor een bewustwording en een dynamiek ten aanzien van de medewerkers en de organisatie enerzijds, en resulteert in een kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening ten aanzien van de cliënten anderzijds. Meer en meer stellen we vast dat deze dynamiek ook effectief wordt geïntegreerd binnen de dagdagelijkse werking, zonder of los van de expliciete aansturing vanuit een cross-functionele structuur. In de periode 2011 - 2014 werd volop werk gemaakt van de uitbouw en implementatie van de nieuwe organisatiestructuur. Binnen deze reorganisatie nemen we met betrekking tot de kwaliteitsbeleid en kwaliteit van zorg volgende beslissingen: (1) we stappen af van een aparte cross – functionele structuur om het kwaliteitsbeleid aan te sturen. Binnen de organisatie is de tijd rijp om de stap te zetten naar integrale kwaliteitszorg. Binnen deze visie stuurt het kwaliteitsbeleid mee de voorziening en is ze geïntegreerd in het management. Vanuit de operationele structuur sturen we een kwalitatief beleid aan. De uitgebouwde overlegstructuren garanderen de betrokkenheid van alle proceseigenaars. (2) De integratie van de drie voorzieningen in één organisatie resulteert op termijn in één centrale aansturing van het kwaliteitsbeleid. In 2014 zetten we daar vooral in op het afstemmen van de kernprocessen. Drie autonome voorzieningen, met een eigen cultuur en eigen werkingsprincipes, integreren in één nieuw organisatiemodel is in die zin geen eenvoudige opdracht. (3) Qua borging (kwaliteitshandboek) en planning (kwaliteitsplanning) maken we de strategische keuze om ook hier te evolueren naar één kwaliteitshandboek en één kwaliteitsplanning voor de totale organisatie. Operationeel dient dit nog verder te worden vertaald. (4) Als kwaliteitszorgsysteem kiezen we doelbewust voor PROSE BJB 1.0. De motivatie voor de keuze om met dit systeem aan de slag te gaan is gebaseerd op volgende elementen: • Het PROSE model staat voor een dynamische invulling van het begrip ‘kwaliteit’. Men kiest duidelijk voor een procesmatige en verbetergerichte aanpak. Het accent ligt op het voortdurend willen verbeteren (PLAND DO CHECK ACT). Deze aanpak sluit perfect aan bij onze toch wel specifieke kernprocessen (hulp- en dienstverlening).


De Korf vzw

9


• • •

• • •

Het PROSE model stelt de klant centraal in alles wat de organisatie doet; dat geldt ook voor de interne klanten. Kwaliteit is nooit af. Op alle niveaus streven we naar een continue kwaliteitsverbetering. Het PROSE systeem is ook in staat om kwaliteitsniveaus te garanderen. M.a.w. er is dus sprake van operationele kwaliteitsborging. Het model voorziet in een planmatige aanpak, zowel op korte als op lange termijn. Leiderschap en persoonlijk engagement van de directie en van de leidinggevenden zijn van essentieel belang. Sterke participatie in het kwaliteitsgebeuren (en meer algemeen het beleid) van alle medewerkers. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de hulp- en dienstverlening de verantwoordelijkheid van iedereen. Door aan de slag te gaan met het kwaliteitsmodel wordt teamwerk heel sterk gestimuleerd.

In 2014 wordt finaal duidelijk dat de keuze om met het PROSE model aan de slag te gaan een goede keuze was, in de zin dat de sectorale invulling van het nieuwe kwaltieitsdecreet EFQM gebaseerd is. In de loop van 2014 worden de uitvoeringsbesluiten voor de sector Bijzondere Jeugdzorg, samen met de memorie van toelichting gepubliceerd en krijgt de sectorale bepaling na een periode van 10 jaar een concrete invulling. In het voorjaar van 2015 wordt het voorbereidingstraject binnen het agentschap Jongerenwelzijn afgerond. De uitvoeringsbesluiten en de memorie van toelichting worden bij deze omgezet in concrete verwachtingen ten aanzien van het werkveld. Vanaf nu kunnen we opnieuw en concreet aan de slag en voorzien we volgende acties: (1) Integratie van de 3 bestaande kwaliteitshandboeken van de verschillende voorzieningen. (2) Opmaak een aansturing van één centrale kwaliteitsplanning (3) Implementatie van noodzakelijke en nieuwe acties met betrekking tot de specifieke outputgebieden (tevredenheid van cliënten en verwijzers, tevredenheid van medewerkers, waardering door de maatschappij en performantie van het centrum). (4) Ontwikkeling van de procedure in functie van de gevraagde zelfevaluatie aan de hand van specifieke en vooraf bepaalde indicatoren. (5) Uitvoeren van een zgn. nulmeting met als doel een uitspraak te doen over de kwaliteitsniveaus die binnen de verschillende domeinen worden gerealiseerd.

2.2

Integraal kwaliteitsbeleid Het PROSE-model is compatibel met onderstaand EFQM Excellence model.


De Korf vzw

10


Er worden 9 aandachtsgebieden onderscheiden die grosso modo overeenstemmen met de hoofdcategorieën van het model van de European Foundation for Quality Management (EFQM). Een specifieke Quickscan is gericht op een algemene screening van deze aandachtsgebieden. De eerste 4 gebieden beschrijven aspecten van management en organisatie die nodig zijn om kwaliteit te leveren. Het centraal aandachtsgebied betreft de kwaliteitsbeheersing van de hulp- en dienstverlening. De laatste 4 gebieden slaan op de resultaten van de kwaliteitsbenadering van de organisatie of de afdeling. Het PROSE-model voor de sector van de bijzondere jeugdbijstand telt onderstaande aandachtsgebieden.

Basisvereisten en voorwaarden Processen

Resultaten

1.

Leiderschap

2.

Beleid en strategie

3.

Personeelsbeleid

4.

Middelen en samenwerking

5.

Hulp- en dienstverlening

6.

Tevredenheid van cliënten en verwijzers

7.

Tevredenheid van medewerkers

8.

Waardering door de maatschappij

9.

Performantie van het centrum

De duidelijke meerwaarde van het PROSE-model betreft hoofdzakelijk de concrete vertaling en specifieke invulling van de 9 aandachtsgebieden in meer dan 60 onderliggende aandachtspunten (criteria) die zowat alle belangrijke kwaliteitsbepalende factoren in onze organisatie bestrijken. Dit geeft ons de mogelijkheid om vanuit onze kwaliteitsplanning heel gerichte bevragingen en metingen op te zetten en uit te voeren. Om deze opbouw consequent en toekomstgericht te kunnen gebruiken worden de concrete acties in dit werkingsverslag geordend aan de hand van de 9 aandachtsgebieden.


De Korf vzw

11


2.2.1

Leiderschap Directieteam In 2011 werd binnen De Korf vzw een nieuw directieteam geïnstalleerd (cfr. werkingsverslag 2011). Dit directieteam zet in 2014 de ingeslagen weg verder en samen met de Raad van Bestuur wordt de strategische toekomstvisie verder uitgebouwd. Deze toekomstvisie krijgt vorm binnen een aantal essentiële speerpunten, vertaald in een concrete visie en uitgangspunten. In het najaar van 2013 krijgt deze strategische visie de lang verwachte consolidatie door de goedkeuring van het zorg strategisch plan. De extra managementopleidingen voor het directieteam lopen verder in 2014. Op vraag van het directieteam wordt in het najaar 2012 werk gemaakt van een coachingstraject. Een externe coach wordt aangetrokken om op geregelde tijdstippen met het directieteam te reflecteren over het lopende veranderingsproces. Gezien de lopende reorganisatie en de verdere operationalisering in 2014 wordt dit coachingstraject in 2014 gecontinueerd en versterkt. De coachingsgesprekken die in 2014 plaats vonden, kaderden voornamelijk binnen het veranderingsproces en de transformatie binnen het EMK naar een MFO voorziening. (o.a. voorstelling personeelswissel i.f.v. kampvuurmoment met medewerkers op 06.01.14, reorganisatie administratieve dienst,). In het najaar van 2014 wordt op basis van een hertekend organigram het takenpakket van het directieteam opnieuw gedefineerd. Takenpakketten worden duidelijke(r) afgebakend, de aansturing van de teamcoördinatoren wordt ontdubbeld en de operationele uitvoering van het HR – beleid wordt toegewezen aan één directielid. Begin 2015 worden deze wijzigingen gecommuniceerd aan de voltallige personeelsploeg. Operationele (structurele) overlegmomenten De nieuw uitgewerkte overlegstructuur (operationele overlegmomenten) wordt verder uitgewerkt en verfijnd. De mandaten van de specifieke overlegfora worden verder uitgezuiverd en op elkaar afgestemd. Daarnaast worden bestaande structurele overlegmomenten onderworpen aan een realiteitstoets en kritisch geëvalueerd op hun relevantie

Teamoverleg en intervisie Teamoverleg en intvervisie vervangen de vroegere ‘teamvergadering’. Elke afdeling plant het teamoverleg / intervisie op basis van volgende verdeling.


De Korf vzw

12


dinsdag VM Koepel 1

donderdag NM

VM

Teamoverleg / intervisie

Koepel 2 Koepel 3

NM

Teamoverleg / intevisie Teamoverleg / intervisie

Koepel 4

Teamoverleg / intervisie

Koepel 5 Koepel 6 Koepel 7

Teamoverleg / intervisie Teamoverleg / intervisie Teamoverleg / intervisie

Teamoverleg / intervisie gaat in regel enkel door op schooldagen. Tijdens schoolvakantiedagen en zeker langere vakantieperiodes kan op aangeven van de TC / ZC en / of het team steeds een kort teamoverleg worden ingepland. Pedagoisch overleg Naam van het overleg Doel van het overleg

Deelnemers Frequentie Voorbereiding / gespreksleiding Verslaggeving


Pedagogisch overleg (PO) • Interne regie op organisatieniveau (IRO): perspectief op vrij komende modules, opnamebeleid, intake, schakelmomenten, afsluiten van begeleiding… • Coördinatie van zorg: interne regie op casusniveau mee opvolgen: uitwisselen van belangrijke begeleidingsinformatie, knelpunt dossier bespreken vanuit de hulpvraag en hulpverleningsdriehoek, casusbespreking, intervisie (multidisciplinair), vragen jongeren bekijken… • Bewaken kernprocessen: hulp- en dienstverlening • Pedagogisch beleid Pedagogisch directeur en alle zorgcoördinatoren Wekelijks – zie vergaderkalender Pedagogisch directeur bereidt de agenda voor. Alle ZC kunnen agendapunten indienen bij PD. De PD zit de vergadering voor. Volgens beurtrol

De Korf vzw

13


Verspreiding van het verslag

Na goedkeuring op de algemene schijf in de map pedagogisch overleg

TCO (Teamcoördinatorenoverleg) Naam van het overleg Doel van het overleg

Deelnemers Frequentie Voorbereiding / gespreksleiding Verslaggeving Verspreiding van het verslag

Overleg Teamcoödinatoren • Praktisch-organisatorische afspraken vanuit elke afdeling bundelen en bekijken waar gecoördineerde acties nodig/mogelijk zijn. • Denktank op niveau van teamcoordinatoren. • Voorbereiding deelname CORA en operationalisering/implementatie besluiten vanuit CORA Alle teamcoördinatoren Volgens noodzaak - minimaal 2-wekelijks Beurtrol (mee te nemen in verslaggeving) Beurtrol (mee te nemen in verslaggeving) Digitaal – ter beschikking in map ‘teamcoördinatoren

SDO (Staf-Directie-overleg) Naam van het overleg Doel van het overleg

Deelnemers Frequentie Voorbereiding / gespreksleiding

Verslaggeving Verspreiding van het verslag

Staf Directie Overleg Afstemming tussen directie, teamcoördinatoren en zorgcoördinatoren met betrekking tot beleidsmatige of zorginhoudelijke thema’s. Directieteam, alle team- en zorgcoördinatoren Maandelijks (eerste maandag van de maand. Agendapunten worden aangeleverd vanuit het DT, CORA en het PO. Agendapunten worden ingediend bij de algemeen directeur, die instaat voor het opmaken van de agenda en tevens instaat voor de gespreksleiding. Beurtrol onder de TC en ZC Verslag wordt digitaal gearchiveerd.

CORA (Coördinatorenraad) Naam van het overleg Doel van het overleg

Deelnemers Frequentie Voorbereiding /


CORA (coördinatorenraad) Informeren, aftoetsen, uittekenen, adviseren en meebeslissen van beleidsmatige thema’s i.f.v. organisatorisch werkveld. Directieteam + teamcoördinatoren Wekelijks op maandagmiddag (alternerend 12 – 13 uur / 12 – 14 uur. Alle leden van CORA dienen agendapunten in.

De Korf vzw

14


gespreksleiding Verslaggeving Verspreiding van het verslag

Algemeen Directeur zit de vergadering voor. teamcoördinatoren. Verslag wordt digitaal gepost op schijf F:\Teamcoörindatoren\Overleg CORA

Directieteam Naam van het overleg Doel van het overleg

Deelnemers

Frequentie Voorbereiding / gespreksleiding Verslaggeving Verspreiding van het verslag

Directieteam Uittekenen van beleidsmatige aspecten van de organisatie: - personeelsbeleid - hulp- en dienstverlening - overlegmomenten (intern en extern) - Public Relations - VTO-beleid - Variapunten De 3 leden van het Directieteam: - Algemeen Directeur - Pedagogisch Directeur - Directeur Organisatie & HR 1 maal per week op donderdagvoormiddag van 912u De Directieleden dienen agendapunten in. De Algemeen Directeur zit de vergadering voor. Beurtsysteem voor verslaggeving wordt opgenomen door de 3 Directieleden. Verslag wordt digitaal gepost op de respectievelijke schijven van de 3 Directieleden (‘H’)

Expertisegroepen Expertisegroep contextbegeleiding Naam van het overleg Doel van het overleg

Expertisegroep context begeleiding De expertisegroep beschikt over 2 bevoegdheden (cfr. participatief beleidsmodel): adviesbevoegdheid (PG 2-4) beslissingsbevoegdheid (PG 5-6) Deze bevoegdheden dienen verfijnd te worden door de expertisegroep zelf in samenspraak met het SDOoverleg (over welke thema’s advies- of beslissingsbevoegdheid) 1ste Fase • mandaat expertisegroep uitklaren • huidige noden en wensen rond ‘installatie contextbegeleiding’ in kaart brengen. • uitschrijven module ‘contextbegeleiding’ op


De Korf vzw


• • •

Deelnemers


15

organisatieniveau (MFO-model) differentiëren typemodule ‘contextbegeleiding’ binnen elke koepel (cfr. kadernota) implementeren typemodule ‘contextbegeleiding’ binnen elke koepel. installeren communicatie met andere functies (verblijf/dagbegeleiding in groep) afstemmen typemodule ‘contextbegeleiding’ met de andere typemodules

2de Fase • ondersteunen van alle koepels in het efficiënt en zinvol uitwerken van contextbegeleiding waarbij we ons richten op de hulpvraag van de cliënt/cliëntsysteem • de visie en aanwezige expertise omtrent ‘contextbegeleiding ’(theoretische denkkaders, methodieken, materiaal, …..) laten doorstromen naar de verschillende afdelingen, naar de verschillende medewerkers. Het is duidelijk voor begeleiders waar leerboeken, werkmateriaal e.d. te vinden zijn en weten hoe ze ermee kunnen werken. • de expertisegroep fungeert als vraag- en denktank (en neemt, indien nodig, zelf initiatief) ter ondersteuning van alle begeleiders in het zoeken naar een gepast hulpverleningsantwoord op de gestelde hulpvragen op vlak van training, vorming, project. De expertisegroep geeft advies aan het directieteam betreffende inzet personele middelen en VTO. • de evaluatie van de effectiviteit en efficiëntie van de module ‘contextbegeleiding’ is een opdracht van deze expertisegroep en zet nieuwe initiatieven ter optimalisatie op. ° SAMENSTELLING (12 medewerkers onder bij voorkeur vast contract) * - 1 directielid - 1 Teamcoördinator - 1 Zorgcoördinator - 8 begeleiders *afwezig lid wordt door de functiegroep/koepel vervangen ° ENGAGEMENT

De Korf vzw


Frequentie Voorbereiding / gespreksleiding


16

- duur: 2 jaar (juni 2013-mei 2015) - lid dat langdurig afwezig is (ziekte/zwangerschap,…) wordt vervangen. 1 maal om de 6 weken (4 tot max 6 maal per jaar) Max 3 uur – zie vergaderkalender De voorbereiding gebeurt door de voorzitter en de ondervoorzitter van het overleg. Indien nodig wordt de pedagogisch directeur hier bij betrokken. Het overleg wordt geleid door de voorzitter Beurtrol Vertegenwoordiger functiegroep/koepel geeft nadien verslag op het respectievelijke team. Verslag komt op de P schijf in de respectievelijke map

Expertisegroep dagbegeleiding Naam van het overleg Doel van het overleg


Expertisegroep dagbegeleiding De expertisegroep beschikt over 2 bevoegdheden (cfr. participatief beleidsmodel): adviesbevoegdheid (PG 2-4) beslissingsbevoegdheid (PG 5-6) Deze bevoegdheden dienen verfijnd te worden door de expertisegroep zelf in samenspraak met het SDOoverleg (over welke thema’s advies- of beslissingsbevoegdheid) 1ste Fase • uitklaren van het mandaat van de expertisegroep • huidige noden en wensen rond ‘installatie dagbegeleiding in groep’ op organisatieniveau’ in kaart brengen. • uitschrijven module ‘dagbegeleiding in groep’’ op organisatieniveau (MFO-model) differentiëren typemodule ‘dagbegeleiding in groep’ binnen elke koepel (cfr. kadernota) • implementeren typemodule ‘dagbegeleiding in groep’ binnen elke koepel. • installeren communicatie met andere functies (verblijf/context) • afstemmen typemodule ‘dagbegeleiding in groep’ met de andere typemodules 2de Fase • De expertisegroep ondersteunt alle afdelingen in het efficiënt en zinvol uitwerken van ‘dagbegeleiding in groep’ waarbij we ons vooral richten op de hulpvraag van de cliënt,

De Korf vzw

17


Deelnemers




los van de toekenning module dagbegeleiding, verblijf of contextbegeleiding. • De aanwezige expertise omtrent ‘dagbegeleiding in groep’ stroomt door naar de verschillende afdelingen, naar de verschillende medewerkers • Alle begeleiders zijn geïnformeerd rond de aanwezigheid van materiaal en werkinstrumenten i.f.v. allerhande projecten, individuele trajecten, groepstrainingen. • De expertisegroep fungeert als vraag- en denktank (en neemt, indien nodig, zelf initiatief) ter ondersteuning van alle begeleiders in het zoeken naar een gepast hulpverleningsantwoord op de gestelde hulpvragen op vlak van training, vorming, project. • De expertisegroep verkent verder de mogelijkheden binnen ‘dagbegeleiding in groep’ en zet nieuwe initiatieven ter optimalisatie op. ° SAMENSTELLING (12 medewerkers onder bij voorkeur vast contract) * - 1 directielid - 1 Teamcoördinator - 1 Zorgcoördinator - 8 begeleiders *afwezig lid wordt door de functiegroep/koepel vervangen ° ENGAGEMENT - duur: 2 jaar (juni 2013-mei 2015) - lid dat langdurig afwezig is (ziekte/zwangerschap,…) wordt vervangen 1 maal om de 6 weken (4 tot max 6 maal per jaar) Max 3 uur – zie vergaderkalender De voorbereiding gebeurt door de voorzitter en de ondervoorzitter van het overleg. Indien nodig wordt de pedagogisch directeur hier bij betrokken. Het overleg wordt geleid door de voorzitter Vaste verslaggever vertegenwoordiger functiegroep/koepel geeft nadien verslag op team. Verslag komt op de P schijf in de respectievelijke map.

De Korf vzw


18

Expertisegroep verblijf Naam van het overleg Doel van het overleg

Expertisegroep verblijf De expertisegroep beschikt over 2 bevoegdheden (cfr. participatief beleidsmodel): adviesbevoegdheid (PG 2-4) beslissingsbevoegdheid (PG 5-6) Deze bevoegdheden dienen verfijnd te worden door de expertisegroep zelf in samenspraak met het SDOoverleg (over welke thema’s advies- of beslissingsbevoegdheid) 1ste Fase • mandaat expertisegroep uitklaren • huidige noden en wensen rond ‘installatie verblijf op organisatieniveau’ in kaart brengen. • uitschrijven module ‘verblijf’ op organisatieniveau (MFO-model)differentiëren typemodule ‘verblijf’ binnen elke koepel (cfr. kadernota) • implementeren typemodule ‘verblijf’ binnen elke koepel. • installeren communicatie met andere functies (context/dagbegeleiding in groep) • afstemmen typemodule ‘verblijf’ met de andere typemodules de 2 fase • ondersteunen van alle koepels in het efficiënt en zinvol uitwerken van verblijf: de hulpvraag van de cliënt en de betekenis/functie die deze module inhoudt. • uitschrijven van een visie op ‘verblijf’ a.d.h.v. het bundelen van informatie uit bovenstaande. • visie rond ‘verblijf’ laten doorstromen naar alle koepels, naar de medewerkers. • inventariseren van aanwezige expertise van alle koepels rond ‘verblijf’ • informeren van alle begeleiders rond deze denktank en expertisegroep (hebben inzage in de visie en werking, materiaal en werkinstrumenten) • neemt, indien nodig, zelf initiatief ter ondersteuning van alle begeleiders in het zoeken naar een gepast hulpverleningsantwoord op de gestelde


De Korf vzw

19


Deelnemers



hulpvragen op het vlak van ‘verblijf’. • De expertisegroep geeft advies t.a.v. Directie inzake inzet personele middelen en VTObeleid. • verkennen van mogelijkheden binnen verblijf en evt. opzetten nieuwe initiatieven ter optimalisatie. • aftoetsen van het georganiseerde aanbod ‘verblijf’ t.a.v. de hulpvraag/vragen van de cliënten (individueel en binnen de sector). • fungeren als spreekbuis van de cliënten/cliëntsysteem en medewerkers t.a.v. ‘verblijf’, waarbij evoluties, vaststellingen en bevindingen, evenals knelpunten, problemen, vragen t.a.v. verblijf op geregelde tijdstippen aan bod komen op de voorziene overlegfora, en dit zwoel binnen als buiten de organisatie. ° SAMENSTELLING (12 medewerkers onder bij voorkeur vast contract) * - 1 directielid - 1 Teamcoördinator - 1 Zorgcoördinator - 8 begeleiders *afwezig lid wordt door de functiegroep/koepel vervangen ° ENGAGEMENT - duur: 2 jaar (juni 2013-mei 2015) - lid dat langdurig afwezig is (ziekte/zwangerschap,…) wordt vervangen 1 maal om de 6 weken (4 tot max 6 maal per jaar) Max 3 uur – zie vergaderkalender De voorbereiding gebeurt door de voorzitter en de ondervoorzitter van het overleg. Indien nodig wordt de pedagogisch directeur hier bij betrokken. Het overleg wordt geleid door de voorzitter Beurtrol - vertegenwoordiger functiegroep/koepel geeft nadien verslag op team. Verslag komt op de P schijf in de respectievelijke map.

Op regelmatig tijdstippen vindt een coördinerend overleg plaats tussen de voorzitters van de respectievelijke expertisegroepen en de pedagogisch directeur. Hierin gebeurt de noodzakelijke afstemming tussen de werkzaamheden van de verschillende expertisegroepen.


De Korf vzw

20


2.2.2

Beleid en strategie Impementatie van de nieuwe organisatiestructuur In 2014 ligt het accent op: (1) Verdere consolidatie coördinatie van zorg. (2) Operationaliseren van de nieuwe teamsamenstelling met bijhorend ondersteuningsplan (opleiding en teambuilding). (3) Verder verfijnen van de nieuwe organisatiestructuur en afstemming met het modulair kader. (4) Ontdubbelde aansturing van de teamcoördinatoren. (5) Hertekening van het takenpakket van het directieteam. Ontwikkeling van een langetermijnvisie Zoals reeds gesteld in vorige werkingsverslagen wordt binnen het directieteam een grondige eerste aanzet gegeven tot het uitwerken van een langetermijnplanning. Op basis van de 9 aandachtsgebieden van PROSE en de vier HRM dimensies van Alex Vanderstraeten wordt een schematische oplijsting gemaakt van doelstellingen op korte termijn (2011 – 2012), doelstellingen op middellange termijn ( 2013 – 2015) en doelstellingen van lange termijn (2016 – 2020). Naast deze strategische planning wordt een ‘’4 – sporenmodel” uitgewerkt om de strategische doelen te clusteren. We onderscheiden hier 4 inhoudelijke trajecten.

De sector Bijzondere Jeugdzorg migreert stilaan naar een sector ‘Jeugdhulp’, waarbij diverse sectoren die actief betrokken zijn in de kinderen jeugdhulpverlening, elkaar ontmoeten. De installatie van de intersectorale toegangspoort wordt op 1 maart 2014 een feit. Dit kadert binnen het nieuwe


De Korf vzw

21


decreet ‘Integrale Jeugdhulp’ waar de plattegrond van de jeugdhulp wordt hertekend, en dit in het belang van de cliënt en haar cliëntsysteem. De reeds ingezette bewegingen rond het Experimentele Modulaire Kader (cfr. jaarverslag 2013) binnen ‘de korf vzw’ worden in 2014 ingebed binnen dit nieuwe decreet. Jeugdhulp stemt m.a.w. haar aanbod af op de initiële hulpvraag (=indicatiestelling) van de cliënt. Het modulaire aanbod van ‘de korf vzw’ vertaalt zich op 6 januari 2014 naar de werkvloer. ‘de korf vzw’ is sedert 2010 een ‘andere’ weg ingeslagen. Mede door de installatie van een nieuw directieteam, het implementeren van een nieuwe huisstijl (o.a. naamgeving, logo, website, …), het uittekenen van een nieuw organogram met faciliteiten inzake interne regie op organisatieniveau (IRO) en interne regie op casusniveau (IRC), inzet mfc-project ‘de kering’ binnen de 2de experimenteerfase 2011-2012 …, etaleert de organisatie haar ambities inzake een verdere transitie naar een multifunctionele organisatie binnen de bijzondere jeugdbijstand en dit binnen het Experimentele Modulaire Kader. Sedert 1 januari 2013 wordt ‘de korf vzw’ erkend in een convenant als Multifunctionele Organisatie (MFO) binnen het Experimentele Modulaire Kader (EMK). Doel is o.a. het opzetten van flexibele trajecten i.f.v. de veranderende hulpvraag van de cliënt. Ook werd in oktober 2013 het Zorg strategisch Plan VIPA voor afbraakwerken en nieuwbouw ingediend en in november goedgekeurd door Minister Van Deurzen. Concreet gaat het over nieuwbouwinfrastructuur voor 3 afdelingen, een modulaire polyvalente ruimte, administratief blok en decentralisatie van een autonome TCK-werking in stad Kortrijk. Daarnaast wordt oude infrastructuur gesloopt. Begin 2014 wordt een tweede beweging ingezet, met name de uitwerking van het technisch – financieel plan. De beleidsaccenten 2014 enten zich dan ook op deze ingezette belangrijke bewegingen: • enveloppefinanciering (budgettool, evenwicht tussen enveloppes werking en personeel (30/70-regel met minimaal 70% inzet begeleidende functies binnen de enveloppe personeel, vereenvoudiging van contracten binnen de enveloppe). • aanreiken professionele ondersteuning naar medewerkers binnen deze transitie (vorming en training, externe coaching Directieteam, teambuilding i.f.v. nieuwe teamsamenstellingen (kadernota EMK), project mediatrain. • aanpassingswerken en kleine renovatie in afwachting van de opstart van het VIPA-dossier. • zorgen voor de nodige middelen i.f.v. inzet contextmodules (o.a. aankoop 3de instellingswagen, uitbreiding mobiele telefonie, ICTpark,… • aanpassing huisstijl en website i.f.v. de nieuwe kadernota • inzet personele middelen


De Korf vzw


22

Met het statement ‘Evolution never looks to the future’ willen we aangeven dat verandering binnen ‘de korf vzw’ vertrekt vanuit haar huidige marktpositie: • het uitgeschreven mission-statement (cfr. beleidsnota begrotingen 2011 en 2012). • het opgebouwde medewerkerspotentieel (competentiemanagement). • een uitgebalanceerd organogram met duidelijke taak- en rolomschrijving. • ingezette transities: o.a. nieuwbouwdossier VIPA, Innovatief dossier EMK (Empowerende Innovatieve Werkplaats), implementatie nieuwe kadernota EMK met daarbij gepaard gaande hertekenning personele inzet. • een adequaat uitgeschreven PR-beleid (netwerk, samenwerkingsverbanden en strategische allianties binnen de intersectorale beweging). 2014 wordt het jaar van de verdere bestendiging van ingezette acties. Je zou kunnen zeggen dat in 2014 alles ‘wat samen komt’ en uiteindelijk moet resulteren in een moderne en inno-vatieve werkomgeving, waar een nog betere- en meer afgestemde hulp- en dienstverlening de cliënt en het cliëntsysteem enkel maar ten goede komt. EMK wordt MK Het Experimenteel modulair kader (EMK) dat voor prioritaire voorzieningen (waartoe ‘de korf vzw’ behoort gezien het engagement in het MFC proefproject) in een eerste beweging reeds in gang gezet wordt op 01 januari 2013. Deze radicale omwenteling binnen de sector brengt heel wat deining teweeg, en dit zowel op micro-(medewerker), meso- (organisatie) als op macroniveau(sector). We engageren ons om dit transitieproces met de meeste zorg te bewandelen. In die zin werden reeds in 2013 een aantal ‘events’ georganiseerd om stakeholders te betrekken en 2014 bleven we op analoge manier verder werken en dit door het organiseren van denkdagen en kampvuurmomenten. Gestuurd vanuit de zorg voor medewerker vertrekt de evolutie van de korf naar een MFO’ vanuit een participatieve beleidsvoering. Een participatieve beleidsvoering betekent dat de medewerker of ‘stakeholders’ gepast meegenomen worden in het veranderingsproces. Participatiegraden van belanghebbende actoren kunnen variëren naargelang het onderwerp en de situatie.


De Korf vzw

23


Schema : participatiegraad (PG) van de belanghebbende interne actoren. Informatierecht: de actor heeft het recht om geïnformeerd te worden over (een aspect van) het beleid nadat hierover beslist is PG 1 Geïnformeerd na de beslissing Adviesrecht: de actor mag (mee) advies geven over (een aspect van) voordat hierover beslist wordt. Dit vooronderstelt informatierecht alsook dat er naderhand gemotiveerd wordt wat de reden is dat bepaalde adviezen gevolgd zijn en andere niet. PG 2 Geraadpleegd voor of na de opmaak van het ontwerp en voor beslissing PG 3 Geraadpleegd voor en na de opmaak van het ontwerp en voor dat er beslist wordt PG 4 (Mee) het ontwerp creëren voor dat er beslist wordt dwz mee de pen vast houden Beslissingsrecht: de actor mag (mee) beslissen over (een aspect van) het beleid. PG 5 Het ontwerp (mee) creëren en vervolgens (mee) beslissen over het onderwerp. PG 6 (Mee) Beslissen over het onderwerp. Dit kan gebeuren op basis van een ontwerp dat door anderen werd voorbereid. VIPA – Zorgstrategische plan (ZSP) – Technisch Financieel Plan (TFP) In het kader van de ontwikkeling van een masterplan infrastructuur werd op 28 juni 2013 het Zorgstrategisch Plan ingediend. Na de voorstelling en de verdediging van dit ZSP op de Commissie Zorgstrategie op 24 september 2013, kregen we op 25 oktober 2013 de officiële melding dat het ZSP werd goedgekeurd. In het voorjaar 2014 wordt intensief gewerkt aan de ontwikkeling van de tweede fase: het schrijven van een Technisch – Financieel Plan (TFP). Ook hieromtrent worden voorafgaandelijk een aantal overlegmomenten georganiseerd. 16 januari 2014

Overleg met VIPA, Agentschap Jongerenwelzijn, Raad van Bestuur en directie.

04 februari 2014

Extra Raad van Bestuur rond beslissing TFP - VIPA

Maart 2014

Start opmaak Technisch – Financieel Plan VIPA

15 juli 2014

Indienen dossier TFP - VIPA

31 juli 2014

Ontvankelijkheid dossier TFP - VIPA

29 augustus 2014

Overleg met VIPA – bouwtechnische commissie


De Korf vzw

24


Eind 2014 bleef het wachten op het noodzakelijke advies van het functionele agentschap en financiële commissie van VIPA. We kunnen ons niet van indruk ontdoen dat deze ‘vertraging’ van de op zich al complexe procedure alles te maken heeft de onmetelijk schaarste aan financiële middelen bij de Vlaamse Regering. Volgend doel is het halen van de coördinatiecommissie zodat de stap naar een werkelijke subsidiebelofte kan worden gezet. We blijven hoopvol! Het samenwerkingsverband Triplo In het najaar van 2014 werd initiatief genomen om samen met 3 collegaorganisaties (de Loods vzw Loker - Binnenstad vzw Brugge – de korf vzw Kortrijk) een netwerkorganisatie op te zetten. Afspraak is dat op jaarbasis een 5-tal keer samen wordt gekomen om, a.d.h.v. een vaste agenda met clusterthema’s, zeer gericht en efficiënt inhoudelijke werkprocessen te behandelen en uit te werken. ‘Triplo’ werd een feit. Elke organisatie deelt haar eigen netwerk met ‘Triplo’ wat op zich resulteert in een netwerk dat een flink stuk van de provincie West-Vlaanderen bestrijkt en tevens intersectorale samenwerkingsverbanden opzoekt.

Plo “Onder een netwerkorganisatie verstaan we een expliciet samenwerkingsverband dat zich kenmerkt door relatief stabiele relaties tussen autonome organisaties, waarbij meerwaarden voor de gezamenlijke klantenkring ontstaan door gebruik te maken van elkaars kerncompetenties en specifieke positioneringen.” Wanneer men partnership ambieert, moeten een aantal basiscondities aanwezig zijn bij alle partners. Zo heeft Bert Boone het o.a. over formalisering van samenwerkingsintenties, ontwikkelen van co-creatie, lerend werken, interactie, open dialoog en netwerk-denken. Binnen een eerste overleg gingen we samen op zoek naar een zekere matching: ‘Wat bindt ons ?’ Naast onze historische wortels (de 3 organisaties werden deels vanuit eenzelfde congregatie opgericht) voelden we duidelijk aan dat de gemeenschappelijke raakvlakken en de daaruit voortvloeiende vraagstelling vanuit een fundamenteel wederzijds vertrouwen vertrekken. De steeds toenemende informatietrein, de voortdurende vernieuwende regelgeving en boeiende uitdagingen kunnen o.i. beter opgenomen worden binnen een gedeelde- en kenniscompetente leeromgeving (lees netwerkorganisatie). Binnen een uitgetekend overlegsjabloon met proceseigenaars vanuit de 3 organisaties wordt op een dialogerende wijze gepoogd om ‘antwoorden’ te zoeken die het individueel organisatiedenken overstijgt.


De Korf vzw

25


Triplo tekent een samenwerkingsverband uit voor voorlopig 1 jaar (2015). Eind 2015 wordt een evaluatie gehouden waarbij een sterkte-zwakte analyse uitmaakt welke eventuele verdere (andere) pistes bewandeld zullen worden. Thema’s

2.2.3

Personeelsbeleid Nieuwe plaats voor HR In 2014 geven we de eerste aanzet voor een nieuw HR – beleid. Hiertoe gebeuren de nodige aanpassingen in het organigram en wordt het HRM luik toegewezen aan één lid van het directieteam (die hiervoor in 2014 – 2015 een postuniversitair programma HRM volgt). Dit traject zullen we in 2015 verder uitrollen en versterker door een reorganisatie binnen de administratieve dienst, een sterkere focus op soft HR en de uitwerking van een loopbaan- en diversiteitsplan (met diverse actiepunten met betrekking tot instroom doorstroom uitstroom). Zorg voor medewerkers Onze medewerkers zijn zeer belanghebbende actoren die op een gepaste manier in het ganse veranderingsverhaal en de operationele organisatie worden meegenomen. Hoe meer deze interne actoren reëel kunnen participeren, hoe meer ze het ownership zullen voelen en hoe meer ze gemotiveerd zullen zijn. De ingezette beweging rond de zorg voor alle medewerkers, wordt in 2014 verder uitgebouwd. Binnen de transitie naar het modulaire aanbod, waarbij we verder differentiëren naar zowel leeftijd, doelgroep, modulering, … stoten we onherroepelijk op zaken als flexibiliteit, competenties / talenten en arbeidsmodaliteiten van medewerkers. Binnen de uitwerking van de nieuwe


De Korf vzw

26


uurroosterprincipes gaan we op zoek naar een degelijke afstemming tussen arbeid en gezin, evenwicht in draagkracht en draaglast en gevraagde flexibiliteit. We stoten hier meer dan ooit op een rigide en verouderde arbeidswetgeving die flexibele inzet in het kader van een vraaggestuurde hulp- en dienstverlening sterk bemoeilijkt. In 2014 worden heel wat team- en denkdagen georganiseerd op team- en organisatieniveau (micro- en mesoniveau), denkdagen binnen Raden van Bestuur, Directieteam (DT), teamcoördinatoren (CORA), het pedagogisch overleg (PO) en het staf-Directieoverleg (SDO). Gezien de nieuwe samenstelling vanaf 06 januari 2014 zetten we in 2014 heel sterk in op teamontwikkeling en teambuilding. Vorming voor administratieve medewerkers Waar we in 2013 vorming rond agressie organiseerden voor onze logsitieke medewerkers, doen we dit in 2014 voor de administratieve ploeg. Het accent van deze opleiding lag op ‘het getuige zijn van…..’. Deze invalshoek werd door de administratieve medewerkers meer dan gesmaakt. Werken met stagiairs In 2014 zetten wij opnieuw sterk in op een congruent stagebeleid. In 2014 worden door 14 studenten 4450 uren stage uren gepresteerd. De opleidingen waarmee voornamelijk wordt samengwerkt zijn Hogeschool Gent, VSPW Kortrijk en VIVES Kortrijk. Werken met vrijwilligers Reeds een tweetal jaren hebben de vrijwilligers ook hun intrede gedaan in de korf vzw. Wat groeide vanuit enkele ex- medewerkers die zich engageerden om verder enkele taken op hen te nemen, evolueerde verder naar externen die vanuit een engagement een inbreng wilden ontwikkelen voor onze cliënten. Aangezien vrijwilligers binnen de bijzonder jeugdzorg nieuw zijn, wilden we als organisatie niet aan de zijlijn blijven staan maar een voortrekkersrol spelen hierin. Deze visie resulteerde onder meer door binnen het Vlaams Welzijnsverbond deelnemen aan de stuurgroep door onze algemeen directeur, dhr. Ivan Lemenu en deelnemen aan de contactgroep vrijwilligerswerk Oost – West Vlaanderen dat ook vanuit het Vlaams Welzijnsverbond werd opgestart. De deelname aan de contactgroep wordt opgenomen door de beleidsmedewerker, dhr. Geert Benoit. Voor wat de vrijwilligerswerking binnen de korf vzw betreft is het zo dat er intensief wordt gezocht naar engagementen die ondersteunend kunnen zijn voor de begeleiding. Zo hebben we momenteel 2 vrijwilligers die vervoer opnemen van kinderen en jongeren van en naar school en / of vrijetijdsbesteding.. Ook hebben we een


De Korf vzw

27


vrijwilligster die op woensdag enkele kinderen die geen vrijetijdsbesteding hebben extern, binnen de korf een zinvolle knutselactiviteit bezorgt. Verder komt een vrijwilliger op dinsdagnamiddag fietsen herstellen en is er een vrijwilligster die ondersteunend is naar een ouder van één van onze jongeren, met gezichtsbeperking voor huishoudelijke taken zoals samen eens boodschappen doen en eens een koffietje gaan drinken. We promoten zeker onze vraag naar vrijwilligers. Zo staat op onze website zeker de werking van de vrijwilligers uitgewerkt en kan de folder gedownload worden. Deze folder werd ontwikkeld voor het event van september 2014 waar ook 2 vrijwilligers zelf aangaven waarom ze dergelijk engagement opnemen. Als organisatie is het belangrijk de vrijwilligers een plaats te geven binnen de vzw. De vrijwilligers worden uitgenodigd op het jaarlijks nieuwjaarsfeest. Daar wordt hen dan ook een klein geschenk aangeboden voor hun inzet het afgelopen jaar. We brengen ook onze vrijwilligers eens samen begin juli om met een tas koffie en een dessertbuffet na te kaarten wat er de afgelopen tijd op hen afkwam en waar wij als organisatie moeten voor waken. Ook is dit de gelegenheid om hen te informeren wat er zoals aan veranderingen, uitdagingen op ons afkomt. Verder krijgen onze vrijwilligers ook de kans om een vorming bij te wonen zodat ze de problematieken van onze kinderen en jongeren kunnen begrijpen. Zo stond in 2014 een vormingsnamiddag op het programma dat door PRESENT in Roeselare werd georganiseerd met als onderwerp : autismespectrumstoornissen. Deze ging door op 6 oktober en 3 vrijwilligers en de beleidsmedewerker namen hieraan deel. Vrijwilligers binnen onze sector is en blijft een boeiende uitdaging. Zo zal een duidelijke visie ontwikkeling binnen de korf vzw verder op de agenda blijven staan om het evenwicht tussen ondersteunend en betrokkenheid in balans te blijven houden. Eind 2014 sluiten we af met 6 vrijwilligers binnen de organisatie. Aanwerving personeel In 2014 wordt de wervingsprocedure voor nieuwe personeelsleden verder gevolgd. Voor de selectie van medewerkers voor interim opdrachten wordt deze procedure volop gebruikt. Bijkomend voorzien we voor 2014 de concrete invulling van een vacature medewerker technische dienst (FT met L2 barema, max. 10 jaar anciënniteit) ter versterking van de technische en een vacature en selectieprocdure voor een nieuwe HR medewerker / verantwoordelijke (met aanvang tewerkstelling half januari 2015).


De Korf vzw

28


Vorming en opleiding In 2014 worden opnieuw heel wat tijd en middelen geïnvesteerd in vorming en professionalisering. Dit VTO-beleid (vorming, training en opleiding) moet naadloos aansluiten op de gestelde eisen en verwachtingen. We denken hierbij aan het opzetten van een gevorderde training rond het contextuele gedachtengoed op casus-niveau binnen de verschillende afdelingen, de implementatie van de vorming rond het doelgerichte werken, vorming rond de op til zijnde veranderingen binnen het hulpverleningslandschap (integrale Jeugdhulp), volgen van management opleiding binnen het directieteam, installatie van externe coaching voor het directieteam, opzetten vorming rond omgaan met agressie en de implementatie project Medi@Train. Naast deze trajecten op organisatie- of teamniveau investeren heel wat medewerkers in individuele professionalisering, gaan de losse studiedagen tot langdurige bijscholingstrajecten… . Professionalisering wordt in overeenstemming het lopend VTO – protocol aangestuurd in drie te onderscheiden trajecten: een traject aangestuurd vanuit de organisatie, een traject aangestuurd vanuit de afdelingen en een individueel traject. In 2014 wordt over alle medewerkers heen een totaal van 2644.5 uren aan vorming gerealiseerd waarvan 1794.5 uren binnen een intern traject en 850 voor externe trajecten. (ter vergelijking de respectievelijke cijfers voor 2013: 1371.5, 597.75 en 773.75). Thematieken waarrond bijscholing en opleiding werd gevolgd zijn heel divers o.a. coachen van medewerkers, diverse managementsopleidingen, omgaan met agressie, creatief en duurzaam ondernemen, doelgericht werken, opleidingen i.f.v. boekhoudkundige en financiële aspecten, contextuele methodieken zoals duplopoppen, omgaan met verontrusting, bijscholing en opleiding integrale jeugdhulp en intersectorale toegangspoort, omgaan met weerstand, gesprekstechnieken, oplossingsgericht werken, kinderrechten, systeemdenken, sociale media, ICT opleidingen, psychiatrische problematieken…. Opleidingscentra waarmee frequent wordt samengewerkt zijn o.a. Informant, VSPW Kortrijk, VSPW Balans, VIVES, Hogeschool Gent; Vlaams Welzijnsverbond, Syntra West vzw, Leren over leven, Interactie academie, Acerta consult, EMS Brussel, …

2.2.4

Middelen en samenwerking Infrastructuur en renovatiewerken Naast de ontwikkeling van een masterplan infrastructuur realiseren we in 2014 heel wat kleine renovatiewerken om het ‘behoud’ van de bestaande infrastructuur te realiseren.


De Korf vzw

29


Uitbreiden van het sociaal en professioneel netwerk Binnen het lopende veranderingsproces is het belangrijk om de organisatie verder op de kaart te zetten binnen het hulpverleningslandschap, zowel regionaal als op Vlaams niveau. Het opzetten en verzorgen van netwerken en installeren van sectoroverschrijdende zorg-strategische allianties zijn hoe dan ook belangrijke processen binnen algemeen- en strategisch management. De Korf vzw investeert daarom ook in: • het verzorgen van de communicatie naar alle stakeholders: medewerkers, verwijzers, cliëntsystemen en samenwerkingsverbanden. • Het opzetten van debat binnen Raad van Bestuur. • Het aanhouden van constructief overleg met o.a. het Agentschap Jongerenwelzijn en het Vlaams Welzijnsverbond. • Het versterken van het Sociaal Ondernemerschap: verder uitbouwen van een adequaat HRM-traject (o.a. retentiebeleid, aanwerving en selectie, MVO,…). • De implementatie van het digitaal platform ‘SharePoint’ om de communicatie optimaal te laten verlopen. • Het PR - materiaal (website, folders, introductiemapjes,…) verder te verfijnen en up to date te houden. • Het uitnodigen van en het op bezoek gaan naar collega-organisaties ten einde nauwere samenwerkingsverbanden aan te gaan. • Uitbouwen van een formeel netwerk met partner organisaties. Dagbesteding Binnen onze begeleidingsopdracht worden we de voorbije jaren vaak geconfronteerd met jongeren die niet meer naar school willen gaan, geen werk hebben of tijdelijk / definitief geschorst zijn op school. Gedurende de tijd van de schorsing verbleven de jongeren in de afdeling of in de dagopvang, maar was het moeilijk om een zinvolle daginvulling te voorzien. Dit leidde vaak tot “nietsdoen” hetgeen resulteerde in gewenning. Vandaar dat we vanaf 2012 gestart zijn met een INTENSIEVE ACTIVERING van deze jongeren. We willen met hen zoeken naar een zinvolle, structurele tijdsbesteding en de jongere hierin actief betrekken We doen dit via: • Interne werking (centrale keuken, klusjesdienst, ….) • Externe werking : samenwerkingsverbanden met externe partners Indien de jongere geschorst wordt van school of geen daginvulling meer heeft wordt de daaropvolgende dag, in samenspraak met de jongere en de begeleider, een weekprogramma opgesteld. Ook in 2014 hadden we samenwerkingsverbanden met 15 externe partners, waar jongeren vrijwilligerswerk kunnen doen: Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw

30


Recreatiedomein De Warande (onderhoud domein) Manège Leiedal Dierenasiel Zwevegem Dierenasiel Menen Fietspunt Mobiel RVT Pottelberg (keuken) Kinderboerderij Bokkeslot Kinderboerderij Van Cle – Marke Steunpunt Groene Zorg Zorgboerderij Moorsele Poverello Kringloopwinkel Kortrijk Kringloopwinkel Marke (logistiek centrum) Engelenhoeve Zwevegem Heilige Familie Gedurende het jaar 2014 deden maar liefst 12 jongeren gedurende enkele dagen of meerdere weken (afhankelijk van de situatie) vrijwilligerswerk bij één van deze 15 partners. In totaal ging het over 51,5 dagen waarbij jongeren ingeschakeld werden in een dagbesteding bij één van bovenvermelde partners. Verschillende afdelingen deden beroep op deze dagbesteding. De verdeling over de verschillende partners is relatief evenwichtig en we proberen maximaal in te spelen op de interesses van de jongere. Regelmatig wordt het vrijwilligerswerk geëvalueerd door de betrokken partner, in overleg met de verantwoordelijke van de dagbesteding. Ook in het kader van “herstel” (n.a.v . grensoverschrijdend gedrag) wordt dikwijls beroep gedaan op één van de 15 bovenvermelde partners. De huiswerkklas In 2014 wordt vanuit de expertisegroep dagbegeleiding in groep een nieuw initiatief opgestart in De Korf. Voor die kinderen en jongeren die nood hebben aan extra zorg op schools vlak wordt van start gegaan met de huiswerkklas. De zorgcoördinator bepaalt in samenspraak met de jongere, de context en de contextbegeleider of die nood aanwezig is binnen het hulpverleningstraject die voor het kind/de jongere wordt uitgestippeld. Er wordt gevraagd om een aanvraagformulier in te vullen waarin de vraag naar extra zorg geconcretiseerd wordt. De huiswerkbegeleiding vindt plaats in een aparte locatie waar de accommodatie voldoende is afgestemd om kinderen/jongeren intensief op te volgen op vlak van schoolse taken. Er is ook een PC ter beschikking. Een ploeg van 6 medewerkers uit de verschillende koepels zijn steeds met twee via een beurtrolsysteem aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag van 16u tot 18u om de jongeren te begeleiden bij de schoolse zaken met


De Korf vzw

31


name maken van huistaken, instuderen van lessen en het aanleren van een efficiënte studiemethode. De werkorganisatie betreffende de huiswerkklas wordt opgevolgd door een teamcoördinator. De huiswerkploeg heeft ook op regelmatige basis werkoverleg om de werking te evalueren en bij te sturen waar nodig. Er is een digitaal opvolgsysteem per jongere waarin genoteerd wat de jongere gedaan heeft en hoe dit verlopen is. Op die manier is er feedback ten aanzien van de zorgcoördinator en de begeleider van de jongere hoe de huiswerkbegeleider verloopt en kan bijgestuurd worden indien nodig. De huiswerkklas ging van start in februari 2014 met 12 kinderen. Bij de start van het nieuwe schooljaar in september 2014 werden reeds 22 kinderen ingeschreven in de huiswerkklas. Bij de evaluatie op het einde van 2014 adhv een enquête bij alle koepels, was er een algemene tevredenheid omtrent de werking van de huiswerklas. De uitleendienst Via de uitleendienst willen we interessant spelmateriaal ter beschikking stellen van alle medewerkers om met kinderen/jongeren binnen de groepswerking of individuele begeleiding op een eerder speelse manier aan de slag te gaan omtrent allerhande thema’s: sociale vaardigheden, gevoelens, kinderrechten, seksualiteit, kwaliteiten, … . Er was binnen De Korf reeds heel wat spelmateriaal aanwezig maar dit was her en der verspreid en ook onvoldoende gekend bij alle medewerkers. We willen het spelmateriaal met de uitleendienst dan ook bekend maken bij de medewerkers en ingezet zien in de werking met de jongeren in groep of individueel. In 2014 werden volgende stappen ondernomen :het aanwezige spelmateriaal werd verzameld, op gelijst en gelabeld. Er werd een overzichtelijk schema opgemaakt per spel waardoor je als medewerker gericht op zoek kan gaan naar een spel (per thema - het doel van het spel - de leeftijdscategorie - het aantal spelers). Al het spelmateriaal werd tevens gecentraliseerd in één lokaal die wekelijks open is op vrijdag tussen 10u30 en 12u30. Daarnaast kunnen spelen steeds via het eigen mailadres van de uitleendienst (uitleendienst@dekorf –vzw.be ) gereserveerd en uitgeleend worden buiten de openingsuren bij de uitleenverantwoordelijke van De Korf. Eén van de teamcoördinatoren neemt deze taak op zich. De uitleenverantwoordelijke is ook vertrouwd met het spelmateriaal dat voorhanden is, waardoor hij medewerkers de nodige uitleg of hen advies kan geven bij het zoeken naar een gepast spel. Er kunnen ook steeds suggesties geformuleerd worden om interessant spelmateriaal aan te kopen.


De Korf vzw

32


De uitleendienst werd officieel geopend met een spelvoormiddag waarin een rondleiding en voorstelling van de werking van de uitleendienst plaats vond en een aantal spelen ook effectief konden gespeeld worden bij wijze van kennismaking. Het is de bedoeling om in de toekomst nog meer spelnamiddagen te organiseren om medewerkers vertrouwd te maken met deze methodiek en het spelmateriaal dat voorhanden is in De Korf Werkgroep drugbeleid Op het SDO van februari 2014 werd de beslissing genomen om het drugbeleid binnen de korf vzw te actualiseren. De oorspronkelijke tekst dateert van 2006 en was aan herwerking toe. We opteerden ervoor om ons hierbij extern te laten ondersteunen door het CGGZ Largo die in deze materie de voorbije jaren reeds heel wat expertise hebben opgebouwd. Er werd een werkgroep opgericht samengesteld uit 2 mensen vanuit CGGZ Largo, een vertegenwoordiging van begeleiders uit de afdelingen + 12 jaar (koepel 1, koepel 5 en koepel 6), een zorgcoördinator, een teamcoördinator en de pedagogisch directeur. Doel: startbasis is de visietekst van 2006 te actualiseren aan de huidige tendensen en noden op de werkvloer. Vergaderfrequentie: maandelijks Finalisatie: najaar 2015 Vergaderdata datum agendapunten 15/09/2014 Stilstaan bij de bestaande visietekst Operationalisering van het sanctioneringsbeleid Aanzet tot opbouw matrix middelengebruik 20/10/2014 Doorwerken ad matrix middelengebruik Procedures bij middelengebruik 17/11/2014 Matrix middelengebruik Procedures middelengebruik December 2014 Pedagogisch directeur synthetiseert alles in een sneuveltekst. Die sneuveltekst wordt in 2015 verder als basis gebruikt om de het drugbeleid te verfijnen. Het A – team De werkgroep bestaat uit 13 leden (8 begeleiders, 3 teamcoördinatoren , 2 zorgcoördinatoren en 1 directielid), verspreid over vzw De Korf. We kwamen gedurende het jaar 2014 vijf maal bijeen met de werkgroep. Volgende thema’s stonden daarbij centraal: • Permanentie • Folder met alle afspraken/procedures rond agressie • Intervisie agressieteam


De Korf vzw

33


• • • •

Verdere Implementatie rode lichten procedure (verduidelijking tav begeleiders) Procedure agressie in de context Vorming – intervisie Week van de agressie

Permanentie Gedurende de loop van 2014 trachten we het permanentiesysteem verder te verfijnen en vnl. de permanentietussenkomsten op te volgen. In totaal waren er in de loop van het jaar 95 tussenkomsten door een permanent (permanentieteam en team- / zorgcoördinatoren en directie). Enkele algemene conclusies: • Er waren een paar zeer zware incidenten • Het is vooral het permanentieteam dat tussenkomt • Vooral op weekdagen • Meeste incidenten doen zich voor tussen 18 en 20u • Wordt vaak ook preventief gebruikt (wetende dat er een extra begeleider beschikbaar is) • A.d.h.v. een standaardformulier (in te vullen na elke tussenkomst) merken we dat verbale agressie, fysieke agressie en onbuigzaamheid de meest voorkomende redenen zijn waarvoor de permanentie dient tussen te komen • De meeste situaties worden intern opgelost, maar er wordt toch geregeld een beroep gedaan op externe diensten (zie verder). Algemeen besluit: iedereen ervaart de huidige regeling als zeer positief. Interne en externe time outs Sedert 1 juni 2012 gingen we van start met een systeem van interne en externe time outs. Bij een agressie – incident is er de mogelijkheid (beslissing begeleider/permanent) dat de jongere 24u naar een andere afdeling moet. Zowel de interne time out als de externe time outs (kinderpsychiatrie Korbeel of jongvolwassenpsychiatrie Epsi als samenwerkingsverbanden met VZW Godschalk als VZW Bethanie en VZW De Witte Berken werden meermaals gebruikt. Gedurende 2014 maakten we verschillende keren gebruik van deze mogelijkheid: Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw

34


35 keer via systeem interne time-out (na agressie-incident gaat jongere in een andere groep slapen) o 7 keer via externe time-out Korbeel (max. 24-uur) o 2 keer via externe time-out Epsi (adolescenten) o 3 keer via externe time out Huize Godtschalk (10 dagen) o 2 keer via externe time out Witte Berken ( 1 x 3 dagen, 1 x 7 dagen) o 1 keer via externe time-out Bethanie (4 dagen) Zelf werden we het voorbije jaar enkele keren gecontacteerd voor een externe time-out (jongere uit andere voorziening in VZW De Korf). Dit gebeurde: o 3 keer via Witte Berken (1 x 14 , 1 x 7 en 1 x 6 dagen) o 3 keer via Huize Godschalk (2x 14 en 1 x 7 dagen) o 2 keer via Bethanie ( 1x 6 dagen en 1 x 3 dagen) Gezien de frequentie van deze interne en externe time- outs blijkt hier toch een duidelijke nood aan te zijn. o

Implementatie rode lichtenprocedure Tijdens de overleg momenten binnen het A-team werd heel veel aandacht besteed aan de “rode lichtenprocedure”. Dit vanuit de nood bij begeleiders om duidelijkheid en houvast bij agressie en zware bedreigingen t.a.v. begeleiders. Ondanks de communicatie in het najaar 2013 hierrond in alle teams heerste er toch nog enige onduidelijkheid bij begeleiders. Tijdens de week van de agressie werd dit in alle teams nogmaals verduidelijkt; vnl. dat er enkel sprake kan zijn van interne of externe time out bij agressie (of zware bedreigingen) tav de begeleiding.(en niet bij agressie van kinderen/jongeren onder mekaar). Bij een (eerste) evaluatie van het systeem geven alle begeleiders aan dit systeem als zeer nuttig te beschouwen. Het biedt de nodige veiligheid tav de begeleiders en geeft ook duidelijkheid tav de jongeren en hun context. Samenwerkingsverbanden Met één van onze belangrijkste partners rond time outs, De Korbeel, hielden we een overlegtafel. Vanuit beide organisaties namen we met een drietal medewerkers hieraan deel. Doel was onze werking aan mekaar uitleggen (om zo mekaar beter te begrijpen) en een aantal misverstanden uitklaren. Er was zeker wederzijds begrip voor mekaars bekommernissen. We willen dit overleg zeker één maal per jaar formeel organiseren. Intervisie agressieteam Binnen het agressieteam hielden we (op 13.05.2014) een intervisie met Mevr. Leonard omtrent ons doel, visie, knelpunten, wat kunnen we als A-team betekenen? • Wat was het oorspronkelijke doel van A-team? - A-team wou inzetten op agressie en op agressiebeheersing - Veiligheid aanbieden binnen de verschillende koepels - Bepaalde mensen deskundig te laten worden in bepaalde onderwerpen en deze kennis laten overbrengen naar het volledige team Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw


•

•

•

•

35

- Agressie verruimen naar grensoverschrijdend gedrag Wat deed A-team de afgelopen periode? - Leefgroepen ondersteunen - Werken rond de agressiepiramide (o.a. vaardigheden vergroten) - Rode lichtensysteem uitwerken en omzetten in praktijk Welke persoonlijke kwesties spelen er binnen de leefgroepen rond agressie? - Hoe kan een begeleider zich meer competent voelen om de situatie aan te kunnen? - Hoe gaan we om met een zekere machteloosheid die ervaren wordt? - Een time-out dient enkel als stop, maar leidt niet tot (de gewenste) gedragsverandering Welke knelpunten worden er in het algemeen ervaren? - Op welke manier kunnen we komen tot gedragsverandering? Gedrag is geen losstaand begrip, er moet rekening gehouden worden met meerde factoren zoals hechtingsstoornis of een psychiatrische problematiek. - Hoe groter de agressie, hoe groter de verwachting naar een oplossing is, maar hoe kleiner deze kans is - Er wordt heel wat gewerkt rond externe therapie, maar er is weinig overdracht naar onze werking toe - Moeilijk om samen te werken met de setting van de jongere - Er wordt opdracht gegeven vanuit de jeugdrechtbank om de jongere een veilige omgeving te bieden, maar die veiligheid wordt ook hier in vraag gesteld Wat kan A-team voor de teams betekenen? - Preventief werken - De teams verder ondersteunen door agressie op de agenda te laten staan en bespreekbaar te houden. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een draaiboek. - Een materialenmap kan aangereikt worden om met de teams kele thema’s aan te reiken of hen kennis te laten maken met nieuwe methodieken => iedereen op eenzelfde lijn krijgen - Inzetten in A-team op de beleving vanuit de teams hoe zij agressie beleven - Zorgen voor tijd en ruimte binnen de teams om agressie bespreekbaar te maken - Belangrijke agendapunt dat jaarlijks zou moeten terugkeren: welke ondersteuning is er, wat loopt goed en wat niet binnen de teams? - Voorstellen om verbale agressie en de aanpak/herstel ervan te bespreken op teamniveau => opletten voor teveel regels en afspraken! Begeleidingsfunctie komt op de eerste plaats. - Ontwikkelen van een visie op ‘ongewenst gedrag’ - Tools aanreiken aan de teams om mee aan de slag te gaan


De Korf vzw


-

-

36

Kunnen we minimumcriteria vastleggen die duiden op een goede leefgroepwerking? Dit eventueel door middel van een debatlunch, lezing, bijscholing,… A-team stopzetten zou leiden tot het verwateren van enkele belangrijke aspecten rond agressie

Vorming Nadat we in 2012 en 2013 samen met Hilde Leonard sterk ingezet hebben op vorming rond omgaan met agressie binnen de teams kozen we er ook in 2014 voor om per team tweemaal een intervisiemoment te voorzien. We opteerden er voor om ons voornamelijk toe te spitsen op één of meerdere casussen (voorjaar en najaar). Bij de start van de week van de agressie organiseerden we ook een introductiemoment voor nieuwe medewerkers. Iedere begeleider die sedert 01.02.2013 in dient kwam volgde dit introductiemoment. Hierbij werd het agressiespel gespeeld en werden alle procedures, afspraken, … mbt agressie op een rijtje gezet. Omdat we de voorbije maanden geconfronteerd werden met enkele gevallen van “zelfverwonding” bij jongeren organiseerden we hierrond een bijscholing. Mevr. Nadine Callens (CLB Oostende) en auteur van het boek “zelfverwonding bij jongeren” gaf hierrond een interessante uiteenzetting. Alle begeleiders van een afdeling (waar zelfverwonding frequent voorkomt) en één begeleider/team van de andere afdelingen , én een aantal zorgcoördinatoren volgden deze bijscholing. Week van de agressie Bij de start van de week van de agressie werden in alle teams nog eens de afspraken en procedures overlopen. We ontwierpen hiervoor een brochure (zakformaat) waarbij alle afspraken /procedures eenvoudig worden uitgelegd. Dit wordt door de begeleiders ervaren als een handig instrument. In 2014 werkten we voor de zesde keer rond de week van de agressie. Doel is het thema agressie onder de aandacht te brengen van alle medewerkers, bespreekbaar te houden, een aantal afspraken op te frissen, … Ook deze keer werkten we met een “rode draad” : een KRUISWOORDRAADSEL. Via allerlei wegen moest men het kruiswoordraadsel trachten op te lossen. Via verwijzingen naar info op het internet, boeken die aan de infobalie ter beschikking lagen, foto’s, cartoons, … moest men zo vlug mogelijk het correcte antwoord vinden. De winnaar(s) ontvingen een luxe ontbijt voor twee personen. Daarnaast was er een introductie voor nieuwe medewerkers waarbij we het beleid van het A-team en de procedures die we hierrond ontwikkelden, uiteen gezet hebben. Samen met de aanwezigen speelden we het agressiespel (voor begeleiders én dat voor de jongeren) Gedurende de week van de agressie was er een debatlunch, waarbij het accent lag op “agressie in de context”. Mevrouw Leonard leidde de


De Korf vzw

37


debatlunch in, waarna via een aantal stellingen de discussie werd gevoerd. Meer da 40 personeelsleden woonden de debatlunch bij. Protocol gewoonteweglopers Onderstaande procedure (omgaan met “gewoonteweglopers”) werd in het najaar 2013 op punt gezet, op vraag van de politie. In de eerste helft van 2014 werd deze info nog eens “opgefrist” t.a.v. de begeleiders.


De Korf vzw

38


Reki In 2014 waren er terug 4 overlegmomenten nl. 22 januari, 12 maart, 8 oktober en 03 december. In mei was er één overleg die niet doorging, maar het beoogde doel van 4 per jaar werd toch gehaald. Mediatrain, het project die startte vanuit de werkgroep Reki kende heel wat stappen in 2014. Dankzij sponsoring van Rotary Groeninghe Kortrijk konden we zowel apparatuur als vorming aanbieden, zowel aan begeleiders als aan onze cliënten. De startdag van mediatrain werd gegeven op 28 februari met Jo van Hecke, contextbegeleider binnen de voorziening BJB Tonuso Brussel en voortrekker van e-hulp Vlaanderen als spreker. Iedere medewerker van de voorziening werd uitgenodigd. In het voorjaar kreeg Iedere begeleider, zorgcoördinator, teamcoördinator en directie een vorming gegeven door CVO vivo betreffende het gebruik van smartphones en tablets. De volgende stap in juni was dat iedere leefgroep een eigen smartphone en een tablet kreeg. De gedragscodes opgemaakt ten aanzien van nieuwe begeleiders en jongeren worden geïntroduceerd in april in de leefgroepen en zijn bindend. In december startten we met de vorming voor de kinderen, jongeren en ouders in samenwerking met Mediaraven om onze cliënten mediawijs te maken. De bedoeling is om maximaal onze kinderen en jongeren te bereiken en de vorming was verplicht. Er was ook één ouder die aansloot bij de vorming samen met de eigen kinderen. In 2014 besloot de werkgroep het Reki-krantje stop te zetten en op een andere manier kinderen/ouders trachten te bereiken door in 2015 een aantal werkpunten vanuit de werkgroep Reki maandelijks op een creatieve manier aan te brengen. We blijven op zoek gaan naar en manier om onze cliënten te informeren en te bereiken. Alle leefgroepen kregen eind december 2014 een kalender vanuit de werkgroep Reki met maandelijks het thema, waar de aandacht wordt op gevestigd, vermeld. De kinderen/jongeren droegen hun steentje bij door tekeningen te maken die in de kalender werden gebruikt. Zoals jaarlijkse traditie ondertussen kregen alle kinderen op 20 november, de dag van de kinderrechten een ontbijtpakket aangeboden van de werkgroep REKI. Er was een aanzet om de leefgroepsboekjes te up daten in alle leefgroepen. In 2015 zou iedere leefgroep een leefgroepsboekje moeten hebben waaruit je kunt afleiden waar de betrokken leefgroep voor staat en wat er specifiek is in de betrokken leefgroep. Daarin kunnen volgende thema’s in terugkeren: voorstelling team (adhv foto’s), dagstructuur, regels en afspraken, vrijetijd,…. Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw

39


De projectgroep tevredenheidsmeting sloot af in juni 2014. De aangebrachte methodieken worden verder uitgewerkt vanuit het pedagogisch overleg. Expertisegroepen contextbegeleiding, dagbegeleiding in groep en verblijf In de beweging van een MFC naar een MFO ontstaat het idee van het oprichten van expertisegroepen in onze voorziening: drie expertisegroepen rond de belangrijkste modules: contextbegeleiding, dagbegeleiding en verblijf.

We maakten de voorbije jaren verschillende bewegingen binnen de vzw: van begeleidingstehuis/dagcentrum/thuisbegeleiding naar een Multi Functionele Organisatie, van leefgroepbegeleid(st)er, dagcentrumbegeleid(st)er, gezinsbegeleid(st)er naar integrale begeleid(st)er, van sociale dienst/psycho-pedagogische dienst naar zorgcoördinatoren, van opgesplitste zorg naar gedeelde zorg, van verschillende expertise naar gedeelde expertise. In deze beweging ontstaat de nood aan het uitwisselen van opgebouwde expertise over de totale vzw. Een expertisegroep onderscheidt zich duidelijk van het driehoeksoverleg (cliënt, verwijzer, voorziening). Waar het driehoeksoverleg de focus legt op het individuele hulpverleningsproces van de cliënt, wordt binnen de expertisegroep abstractie gemaakt van concrete inhoud van hulpverleningsprocessen. Welke expertise is er in onze voorziening aanwezig, hoe kan die doorstromen naar alle begeleid(st)ers en wat hebben we bijkomend nodig om nog meer vraaggericht te werken met de gezinnen aan ons worden toegewezen? De drie expertisegroepen zijn evenwaardig. In die zin worden de groepen gelijktijdig opgestart. Er wordt in elke groep vertrokken van de definitie van de ‘typemodules’. Ze worden vertaald en geconcretiseerd naar de eigenheid van onze voorziening. Doelstellingen Eerste fase


De Korf vzw


-

40

De huidige noden, wensen en expertise/ervaring betreffende de module over gans de organisatie zijn in kaart gebracht. De module is concreet uitgeschreven en toegespitst op onze werking binnen MFO de korf. De module is geïmplementeerd in elke afdeling volgens het EMK, opgesteld op voorzieningsniveau.

Tweede fase - De expertisegroep ondersteunt alle afdelingen in het efficiënt en zinvol uitwerken van de module. - De visie en aanwezige expertise (theoretische denkkaders, methodieken, materiaal, …..) stroomt door naar de verschillende afdelingen, naar de verschillende medewerkers. Het is duidelijk voor begeleiders waar leerboeken, werkmateriaal ed te vinden zijn en weten hoe ze ermee kunnen werken. - De expertisegroep fungeert als vraag- en denktank (en neemt, indien nodig, zelf initiatief) ter ondersteuning van alle begeleiders in het zoeken naar een gepast hulpverleningsantwoord op de gestelde hulpvragen op vlak van training, vorming, project. De expertisegroep geeft advies aan het directieteam betreffende inzet personele middelen en VTO. - De evaluatie van de effectiviteit en efficiëntie van de modules is een opdracht van deze expertisegroep en zet nieuwe initiatieven ter optimalisatie op. Mandaat De expertisegroep wenst gebruik te maken van twee bevoegdheden, met name adviesbevoegdheid en beslissingsbevoegdheid. Deze bevoegdheden dienen verfijnd te worden door de expertisegroep in samenspraak met de directie m.n. over welke items is er een adviesbevoegdheid, over welke items is er een beslissingsbevoegdheid. Dit mandaat wordt vastgelegd door team directie/ZC/TC. Als er tijdens de uitwerking van de expertisegroepen hierrond vragen ontstaan, wordt dit teruggekoppeld naar die groep. Samenstelling Elke groep bestaat uit een ploeg van maximaal 12 mensen met een vertegenwoordiging van directie, teamcoördinatoren, zorgcoördinatoren en begeleid(st)ers. Er wordt gekozen voor een vertegenwoordiging vanuit elke unit. Concreet betekent dit dat er zich drie begeleid(st)ers per unit engageren voor een expertisegroep. Zij kiezen vanuit hun eigen interesse voor welke groep ze kiezen. Er wordt ongeveer tweemaandelijks vergaderd. Expertisegroep contextbegeleiding De ‘thuisbegeleid(st)er’, de ‘dagcentrumbegeleid(st)er’ en de ‘leefgroepbegeleid(st)er’ ontmoeten elkaar in de expertisegroep contextbegeleiding in de korf. Ze hebben eenzelfde ‘drive’: goed en intensief samenwerken met ouders komt de kinderen, jongeren ‘ten goede’. Toch zijn er verschillen in de manier van werken. Vanuit de verschillende ervaringen in


De Korf vzw


41

het werken met kinderen, jongeren en hun gezin komen we met de expertisegroep tot een gedragen visietekst rond contextbegeleiding in de korf: Van kind in nood naar gezin in nood. Van bijzondere jeugdzorg naar jeugdhulp De contextbegeleiding wordt opgebouwd rond 5 kapstokken: Samenwerkingsrelatie centraal Een breed beeld krijgen van families Opvoedingsondersteuning Netwerkondersteuning Zorg dragen voor de toekomstige generaties Vanuit de visie op hulpverlening aan gezinnen en de doelstellingen willen we komen tot methodieken, technieken en interventies om een goede contextbegeleiding uit te bouwen op de werkvloer. Vanuit de expertisegroep bieden we een aantal zaken aan die bindend zijn voor de hele voorziening. We vinden dat alle begeleid(st)ers in hetzelfde bad moeten betreffende: Visie op hulverlening aan gezinnen Doelstellingen van de contextbegeleiding: wat nemen we op in het werken met gezinnen en wat niet? voor wat betreft de werkwijze, hoe doen we het vinden we dat iedere begeleid(st)er een aantal basisattitudes en – competenties moet hebben. We bieden een aantal zaken aan die vrijblijvend zijn: Over wat elkeen in dat bad doet, geven we de ruimte en doen we een aanbod om een eigen stijl te ontwikkelen. We bieden als expertisegroep een waaier van technieken, interventies en methodieken aan die een begeleid(st)er kunnen helpen om een persoonlijke stijl te ontwikkelen vanuit zijn/haar sterktes, ervaring, competenties, … en aansluitend op de gezinscultuur Er werd bij alle begeleid(st)ers een bevraging gedaan rond contextbegeleiding o elk geeft zichzelf een score op een schaal van 0 tot 10 : hoe deskundig voelen ze zich op dit moment als contextbegeleidster? o Welke score zouden ze willen hebben volgende jaar? o Wat zijn belemmeringen in het groeien naar een grotere deskundigheid? o Wat zijn hulpbronnen in het groeien naar een grotere deskundigheid? Deze informatie werd geïnventariseerd en besproken op de expertisegroep in het najaar 2014. Van hieruit groeit het idee tot Opstarten van ervaringsgroepen waarbij het uitwisselen van ervaringen onder de begeleid(st)ers rond bepaalde thema’s in de contextbegeleiding centraal staan Opstarten van een blog waarop vragen en antwoorden kunnen gepost worden waar begeleid(st)ers dagdagelijks mee geconfronteerd worden Het inventariseren van ‘diensten’ waarmee kan samengewerkt worden in het begeleiden van gezinnen.


De Korf vzw

42


Expertisegroep dagbegeleiding in groep Overlegmomenten met expertisegroep, aangevuld met belangrijkste agendapunten 20/01/2014 • Verdere voorbereiding en concrete uitwerking beurs ‘dagbegeleiding in groep’. • Voorbereiding project ‘gezonde voeding’ • Huiswerkklas 26/02/2014

30/04/2014

• • •

Evaluatie + opvolging beurs Evaluatie vorming gezonde voeding Concrete uitwerking huiswerkklas

Bezoek met de leden van de expertisegroep aan WOTC De Berkjes met als vraag: “Hoe zetten jullie de groep concreet in als werkingsinstrument? Hoe gebruiken jullie het tijdelijk samenleven in groep, met bijhorende groepsprocessen, om individuele en groepsdoelen na te streven?”

11/06/2014

• • • • •

Evaluatie bezoek De Berkjes Evaluatie huiswerkklas Opstart sociale vaardigheidstraining Uitwerken ‘uitleendienst’ Voorbereiding voorstelling expertisegroep op event ‘van pennetrek tot het schrijven van een verhaal’

24/09/2014

• • • • • •

Stand van zaken uitleendienst Overleg 3 expertisegroepen Evalueren event Transfer De Berkjes Evaluatie huiswerkklas Sociale vaardigheidstraining

19/11/2014

•

Concrete voorbereiding 28/11, dag van de 3 expertisegroepen Luik groepsdynamica Opstart mediatheek

• •

Activiteiten/initiatieven: Beurs georganiseerd vanuit expertisegroep ‘dagbegeleiding in groep’ 28/01/2014 11u-14u 30/01/2014 11u-14u 31/01/2014 13-16u Inhoud: - interactieve kennismaking met de nieuw ontwikkelde visietekst (ahv interactieve glogster)


De Korf vzw


43

inspiratiebeurs met materiaal rond verschillende, reeds uitgewerkte vormingen - opstart vorming gezonde voeding - opstart huiswerkklas - vragenronde ivm interesse medewerkers naar deelname projecten en vorming - ruimte tot vraagstelling, ideeënmuur, … Huiswerkklas Elke maandag, dinsdag en donderdag in schoolweken, start 1/3/2014 Project gezonde voeding 13/2 +12 jarigen 26/3 -12 jarigen Sociale vaardigheidstraining 16/9; 25/9; 2/10; 9/10; 16/10; 23/10; 6/11; 13/11; 20/11; 27/11; 4/12: 11/12; 18/12 Vorming groepsdynamica + actiepunten opstellen per team 28/11/2014 -

Expertisegroep verblijf Bij het begin van het werkjaar 2014 stelden we samen een visietekst omtrent verblijf op, die nadien afgestemd werd met de teksten omtrent contextbegeleiding en dagbegeleiding in groep. Op de volgende overlegmomenten werden onderwerpen zoals ‘veiligheid’, ‘beroep doen op netwerk van kinderen en jongeren’, ‘basisbehoeften’, ‘belang van intakes’ bediscussieerd. Hieruit groeide het idee om een spreker vanuit ’t Groot Hersberge (Donaat Van Acker) uit te nodigen op de debatlunch die in het najaar van 2014 gepland werd. Voornamelijk het onderwerp ‘basisveiligheid’ werd in zijn verhaal, dat alle aanwezigen geboeid heeft, uitgebreid toegelicht. In september werd de vakantiewerking geëvalueerd door onze expertisegroep. De verschillende leden wisselden hierbij ervaringen uit ter optimalisering van de leefgroepswerking. Zo hadden we het over het organiseren van ‘miniteams’, ‘aanduiden van peter-meterschap’,… Kortom het belang van structureren, overleggen en communiceren werd benadrukt. Ook werden ervaringen gedeeld omtrent inzetten van verblijfsuren en flexibele uren. Gelijktijdig groeide hieruit het idee een leefgroep overschrijdende visietekst op te stellen omtrent individuele begeleiding. Hiertoe werd een enquête opgesteld die door alle begeleiders ingevuld werd. Enkele leden verzamelden deze gegevens en daarnaast werd het bestaand materiaal vanuit de vroegere dagcentrumwerking omtrent individuele begeleiding doorgenomen. Dit materiaal werd gebundeld en meegenomen naar het werkjaar van 2015. Overkoepelende expertisegroep Vanuit de nood naar afstemming tussen de verschillende expertisegroepen wordt op regelmatige tijdstip een overkoepelend overleg gepland. Deelnemers: pedagogisch directeur, de zorgcoördinatoren gebonden aan een expertisegroep en de voorzitters en ondervoorzitters van de respectievelijke expertisegroepen Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw


44

Externe werkgroepen en samenwerkingsverbanden In 2014 investeren we heel wat in een relevant engagement in verschillenden externe werkgroepen en samenwerkingsverbanden. We opteren er bewust voor om dit engagement te spreiden over zoveel als mogelijk medewerkers en ook daar het principe van ‘de juiste man/vrouw op de juiste plaats’ toe te passen.

2.2.5

Kernprocessen Coördinatie van zorg De keuze voor de nieuwe organisatiestructuur wordt gestuurd vanuit de veranderende kijk op ‘zorg’. Met de nieuwe organisatiestructuur willen we een antwoord bieden op een evoluerende maatschappij, de evoluties binnen het hulpverleningslandschap en de verwachtingen vanuit het beleid. (globaal plan, plan perspectief, Staten Generaal BJB). Om de doelstelling ‘zorg op maat’ te realiseren opteerden we voor een organisatiestructuur waar ‘coördinatie van zorg’ centraal staat. Zoals reeds eerder gesteld is 2014 een scharnierjaar voor de korf vzw. 6 januari 2014 is de start dag van de nieuwe werking, waarbij de uitgewerkte kadernota in volle implementatiefase komt. Binnen deze reorganisatie speelt coördinatie van zorg een fundamentele en cruciale rol.

Het werken binnen de nieuwe kadernota brengt coördinatie van zorg nog meer op de voorgrond: zowel de interne regie op casusniveau (IRC) voortdurend gestuurd vanuit de veranderende hulpvraag - als de interne regie op organisatieniveau (IRO) wat dan ook een vast thema is op het pedagogisch overleg. (PO) Pedagogisch Overleg Naam van het overleg


PO (Pedagogisch Overleg)

De Korf vzw

45


Doel van het overleg

Interne regie op organisatieniveau (IRO): perspectief op vrij komende modules, opnamebeleid, intake, schakelmomenten, afsluiten van begeleidingen….. Coördinatie van zorg: interne regie op casusniveau mee opvolgen: uitwisselen van belangrijke begeleidingsinformatie, knelpunt dossiers bespreken vanuit de hulpvraag en hulpverleningsdriehoek, casusbesprekingen, intervisie (multidisciplinair), vragen van jongeren/ contexten bekijken Bewaken kernprocessen; hulp- en dienstverlening Pedagogisch beleid deelnemers Pedagogisch directeur en zorgcoördinatoren frequentie Wekelijks - zie vergaderkalender Voorbereiding/ Pedagogisch directeur bereidt de agenda voor. Alle ZC Gespreksleiding kunnen agendapunten indien bij PD. PD zit de vergadering voor. Verslaggeving Volgens beurtrol Verspreiding Na goedkeuring op de algemene schijf in de map PO van het overleg Onderstaande agendapunten komen aan bod tijdens het pedagogisch overleg en worden systematisch opgevolgd via onderstaand sjabloon. Agenda 1. Agenda: overlopen en bijvoegen agendapunten 2. Opvolging en goedkeuring vorig verslag 3. Interne regie op organisatieniveau (IRO) → Activatie van modules → Lopende intakes → Opnames → Afsluiten van begeleidingen → Evaluatie van afgesloten begeleidingen → Nazorg 4. Hulp en dienstverlening → Lopende begeleidingstrajecten Belangrijke begeleidingsinformatie Bespreking hulpverleningstrajecten/ Intervisiebespreking → Overdracht ifv verlof en andere afwezigheden 5. Pedagogisch / inhoudelijk beleid → Uitwisselen van informatie rond wat leeft binnen het werkveld/hulpverleningslandschap/ vernieuwende tendensen… → Inhoudelijke thema’s → Jaaractieplan 6. Overlegmomenten: informatie uitwisseling


De Korf vzw


46

→ Feedback intern overleg/vragen naar Directie CORA Werkgroepen: A team en REKI Expertisegroepen: verblijf, dagbegeleiding, contextbegeleiding → Feedback extern overlegmomenten 7. VTO beleid → Aanbod/vragen naar VTO → Feedback gevolgde bijscholing 8. Praktisch → Stagiairs → Briefwisseling → Uurroosters en verlofplanning 9. Varia Werkthema’s verbeterprojecten 2014 Effecten op de werkvloer met opstart IJH Op 01/03/2014 wordt integrale jeugdhulp een feit. Dit brengt toch heel wat veranderingen met zich mee die heel duidelijk voelbaar zijn op de werkvloer. We denken hierbij aan herschrijven van de modules in de taal van integrale jeugdhulp, de opstart van de toegangspoort, INSISTO als digitaal wachtlijstbeheer instrument, opmaken van instroommodaliteiten en instroomlijsten, de introductie van A documenten, de start van OCJ, wegvallen van consulenten in bepaalde dossiers waardoor er niet meer in een hulpverleningsdriehoek kan gewerkt worden, intensieve samenwerking met jeugdhulpregisseurs,… . Het is een totaal andere manier van werken, loslaten van het vertrouwde en instappen in het nieuwe. Vandaar dat wij het belangrijk vonden om een draaiboek Integrale jeugdhulp te ontwikkelen als intern instrument, een geheugensteun waarbij er een overzicht wordt gegeven van welke (administratieve) stappen er doorheen het hulpverleningsproces gezet moeten worden bij dossiers voor de toegangspoort, na de toegangspoort, met of zonder gemandateerde voorziening, observerend of interveniërende casemanagement,… De opstart van IJH verhoogt de werkdruk vooral de administratieve verzwaring is frustrerend omdat dit een negatief effect heeft op de effectieve begeleidingstijd met je doelgroep. De samenwerking met het jeugdhulpregie team werd het afgelopen jaar als heel constructief ervaren. Er is steeds mogelijkheid tot telefonisch en mail contact. De jeugdhulpregisseur toegekend aan onze organisatie komt regelmatig langs om vragen, onduidelijkheden te bespreken.


De Korf vzw


47

Artikel 12: rechtstreeks toegankelijk maken van het niet residentieel aanbod Op 01/03/2014 trad het decreet betreffende de Integrale Jeugdhulp in werking. Artikel 12 van dit decreet vertrekt vanuit de principes ‘zorgvermaatschappelijking’ en subsidiariteit en bepaalt dat 30 % van de nietresidentiële modules, rechtstreeks toegankelijke hulpverlening moet worden. De modules contextbegeleiding (rondzendbrief 22 mei 2014) Het rechtstreeks toegankelijk maken van ‘modules contextbegeleiding’ vraagt een herschrijving van de modules. Het herdefiniëren van de typemodules vertrekt vanuit het verder willen differentiëren van het aanbod en het creëren van een flexibele structuur om meer naadloze zorg mogelijk te maken. Dit herschrijven werd op diverse externe overlegplatformen in samenwerking met de koepel organisaties en het agentschap Jongerenwelzijn voorbereid. De korf vzw nam hier heel intensief aan deel. Uiteindelijk komt men tot 4 modules contextbegeleiding • Voor de toegangspoort o Krachtgerichte kortdurende contextbegeleiding o Laagintensieve contextbegeleiding o Breedsporige contextbegeleiding • Na de toegangspoort o Kortdurende intensieve contextbegeleiding In oktober 2014 dient de korf vzw een aanvraag in tot erkenning van onderstaande modules Verblijfsmodules 0-18 jaar Modules dagbegeleiding in groep Laag intensieve contextbegeleiding Breedsporige contextbegeleiding Kortdurende intensieve contextbegeleiding Contextbegeleiding autonoom wonen

72 12 97 13 2 4

Sedert juni 2011 is de korf begonnen aan een inhaalbeweging wat resulteerde in een fundamentele reorganisatie met grote impact op de werkvloer. Cliënten en medewerkers staan echt niet meer te springen voor nog een bijkomende verandering en geven signalen dat ze nu effectief willen aan de slag gaan met het uitgetekende kader. Vandaar de keuze om met de aanvraag ‘actualisatie aanbod contextbegeleiding’ te gaan voor het continueren van de ingeslagen weg met behoud van het aantal modules, volgens de toegekende intensiteitsverdeling en behoud van het puntentotaal. Wij maakten de keuze om niet in te zetten op ‘krachtgerichte kortdurende contextbegeleiding’. Enerzijds om dat we de uitgebouwde expertise binnen de andere typemodules willen behouden en versterken anderzijds omdat vanuit regionale afstemming blijkt dat er binnen de Kortrijkse regio reeds een grote speler op de markt is die reeds heel wat expertise uitbouwde binnen deze krachtgerichte module. Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw

48


Op 02/12/2014 krijgen wij de beslissing vanuit het agentschap Jongerenwelzijn. De korf vzw wordt erkend als organisatie voor bijzondere jeugdzorg met volgende modules: Verblijfsmodules 0-18 jaar Modules dagbegeleiding in groep Laag intensieve contextbegeleiding Breedsporige contextbegeleiding Kortdurende intensieve contextbegeleiding Contextbegeleiding autonoom wonen

72 12 95 17 0 4

De modules kortdurende intensieve contextbegeleidingen worden niet weerhouden en worden geïntegreerd in de laagintensieve en breedsporige contextbegeleidingen. De beslissing heeft geen budgettaire impact als ook geen invloed op de begeleidingscapaciteit. Doordat het aantal uren contextbegeleiding op organisatieniveau bekeken wordt, kunnen we probleemloos afhankelijk van de hulpvraag meer of minder intensief werken. De modules dagbegeleiding in groep Het rechtstreeks toegankelijk maken van deze modules wordt voorbereid in 2014 zowel op extern niveau met andere organisaties als op intern niveau. De effectief realisatie is voor 01/03/2015. Waarbij 2015 gezien wordt als een experimenteer periode. Intake instrumenten/brochures De veranderingen binnen het hulpverleningslandschap, binnen de sector bijzondere jeugdzorg, en de bijbehorende veranderingsprocessen binnen de korf maakten dat de bestaande onthaalbrochures voor ouders en jongeren niet meer up to date waren. In 2013 werd de onthaalbrochure voor ouders herwerkt: (zie werkingsverslag 2013) In het najaar van 2013 ontwikkelden we onthaalbrochures voor kinderen en jongeren. (dit kaderde binnen een stageproject). Deze brochures werden in januari 2014 voorgesteld aan de medewerkers en vanaf dit moment gebruikt als leidraad bij de intake en onthaalfase om de werking van de korf vzw voor te stellen. Het opmaken van de onthaalbrochures vertrekt vanuit de participatiegedachte en het recht van de jongeren op informatie en inspraak. Het doel was een instrument te ontwikkelen die gebruikt kan worden bij de intakegesprekken om kinderen en jongeren op hun niveau uitleg te geven over de korf vzw. Het ontwikkelen van de onthaalbrochures gebeurde samen met de jongeren van de korf vzw. Op die manier kwamen we tot brochures op maat van de jongeren die een antwoord bieden op de concrete vragen waarmee ze zitten als ze in de korf terecht komen.


De Korf vzw

49


Er werden drie intake instrumenten opgesteld: de intake koffer voor de 0- 6 jarigen, een boekje voor de 6-12 jarige en een poster voor de + 12 jarigen. Het resultaat zijn drie heel verschillende brochures, afhankelijk van de eigen ideeën van de jongeren. Dossier Onder impuls van de opstart Integrale jeugdhulp die heel wat administratieve verzwaring met zich meebracht besloten we om ‘het dossier’ te onderwerpen aan een grondige analyse. Doel was te komen tot een efficiënter dossieropbouw en om handelingsplannen, evolutieverslagen af te stemmen op de A documenten om zo de administratieve belasting te verlagen. N.a.v. de evaluatie van het dossier, werden in het PO een aantal zaken bijgestuurd en/of verder op punt gesteld. Deze zaken werden goedgekeurd door SDO op 01/12/2014 en daarna gecommuniceerd aan alle medewerkers. Wat betreft de officiële evolutieverslagen • Er wordt afgesproken dat er geen apart verslag meer wordt opgemaakt voor de +12 jarige. Dit gebeurt eerder uitzonderlijk als er pedagogische exceptie is. Bij gescheiden ouders wordt enkel een apart verslag opgemaakt indien dit nodig. • In het dossier is er steeds een ondertekend verslag terug te vinden. • Het doorsturen van de verslagen gebeurt zoveel als mogelijk digitaal. Deze verslagen worden beveiligd met een wachtwoord. • de zesmaandelijkse frequentie van de verslaggeving blijft behouden. Wat betreft de registraties • Alle contacten worden verder geregistreerd in het excelbestand. Deze worden driemaandelijks uitgeprint. • De begeleidingscontacten worden verder geregistreerd. Dit kan uitgebreid, het is minstens een puntsgewijs verslag van de gespreksonderwerpen (richtlijn : agenda – besluitvorming – to do). Deze verslaggeving gebeurt op papier of digitaal of in logboek. • De vaste mappenstructuur in het papieren dossier blijft behouden in het digitaal dossier. Er worden afspraken gemaakt m.b.t. benaming van elk documenten. In de map chronologische neerslag van de inhoudelijke contacten worden 4 deelmappen onderscheiden (contacten met externen, contextbegeleiding, individuele begeleiding, andere). • Er zijn een aantal nieuwe mappen terug te vinden in het digitaal dossier : de archiefmap (tot eind 2014) en map werkoverleg. • Van elke intervisie wordt een apart verslag gemaakt, wat terug te vinden is in de map teamvergadering en intervisie. • De inhoud van de fiche belangrijke gegevens wordt aangepast. Opvolging van het dossier De begeleider is verantwoordelijk voor het bijhouden van het dossier. Dit gebeurt met coaching door zorgcoördinator en teamcoördinator op functioneringsniveau. Minstens jaarlijks is er een werkoverleg rond dossier.


De Korf vzw

50


Aanzet tot een overkoepelende visietekst op hulpverlening Vanuit de verschillende visieteksten op de modules in de expertisegroepen ontstond de nood aan een gemeenschappelijk gedragen visie op hulpverlening waarop de visie vanuit de verschillende modules dan kon geënt worden. De aanzet tot een overkoepelende visietekst zoomt in op: Organisatie van het hulpverleningsaanbod Visie op hulpverlening Wie zijn onze cliënten? Hoe willen we met hen samenwerken? Basishouding van de hulpverlener Gedeelde zorg Wat verstaan we onder ‘gedeelde zorg’? Wat is hierin de positie van de begeleid(s)er, de ouder en het kind Hoe doen ouders het? Wat steunt ouders om het ‘goed genoeg’ te doen? Wat zijn beschermende buffers tussen ouderschap, emoties en belastende omstandigheden? Voorstelling duplotaal op de verschillende afdelingen De duplotaal wordt vaak ingezet als methodiek binnen vzw de korf. Zowel binnen begeleidingsgesprekken als intervisiemomenten kan deze methodiek ondersteunend en verhelderend gebruikt worden. Enkele personen vanuit de organisatie trainden zich in dit gebruik. Om echter de duplotaal te kunnen gebruiken tijdens teamintervisies, was een algemene vorming rond duplotaal noodzakelijk. Doel Een gezamenlijke taal ontwikkelen waarin iedereen voldoende zicht heeft op de symboliek en betekenis achter de poppen, de figuren en de attributen zodat elke medewerker een intervisie, ondersteund met duplotaal, kan meevolgen en begrijpen. Het was niet de bedoeling dat elke medewerker op basis van deze korte vorming zelf aan de slag zou kunnen gaan in begeleidingsgesprekken met deze methodiek. Hoe Twee zorgcoördinatoren die de uitgebreide training rond duplotaal extern volgden stelden een vorming samen. Elke teamcoördinator, zorgcoördinator en begeleider volgden een vormingsmoment waarin aan de hand van video en ander beeldmateriaal de mogelijkheden en beperkingen van de duplotaal visueel werden geïllustreerd en toegelicht. Aan de hand van een casus werden de 4 dimensies van Nagy in duplotaal in beeld gebracht en volgde telkens een overzicht van de belangrijkste symbolen, figuren en hulpmiddelen. Elk team kreeg een bundel met de vastzetting van de belangrijkste elementen ter ondersteuning. De gebruikte materialen werden ook digitaal ter beschikking gesteld.


De Korf vzw

51


2.2.6

Tevredenheid van cliënten en gebruikers Tevredenheid bij cliënten en gebruikers In 2014 worden – net zoals de voorgaande jaren – heel wat acties uitgewerkt en uitgevoerd om op een actieve wijze informatie te verzamelen over de tevredenheid van onze cliënten en gebruikers. Een limitatief overzicht: • De klachtenprocedure wordt bij opname / opstart van de begeleiding verder consequent gecommuniceerd en toegelicht. In 2014 ontvangen we via de geëigende procedure geen enkele klacht. Uiteraard wordt op casus niveau heel sterk gefocust op omgaan met klachten en klachtenbehandeling. • Binnen de verschillende afdelingen wordt op regelmatige tijdstippen actief gepeild naar de tevredenheid over de lopende of afgeronde begeleidingen. Op de evolutieverslagen en handelingsplannen is ruimte voorzien om eventuele opmerkingen of aanvullingen te noteren. • Binnen de verschillende afdelingen worden frequent bewonersvergaderingen georganiseerd. Binnen deze participatievorm wordt op regelmatige wijze actief gepeild naar de tevredenheid van kinderen / jongeren. De beweging van drie aparte hulpverleningsdiensten naar een multifunctionele organisatie daagt ons uit om de bestaande tevredenheidsmetingen aan te passen aan de vernieuwde modulaire werking. Studenten van Vives sociaalagogisch werk werkten in het kader van hun bachelorproef een project uit rond tevredenheidsmeting in de korf. We waren op zoek naar nieuwe methodieken om de tevredenheid bij cliënten te bevragen. Via individuele papers werd het meten van tevredenheid bij cliënten gekaderd binnen een groter geheel: participatie en betrokkenheid binnen de hulpverlening, cliëntenfeedback, motivatie bij cliënten om samen te werken, ….om vervolgens in te zoomen op tevredenheid zelf: wat is het en hoe bevraag je het, wat zijn goede methodieken, …. Zij kwamen tot tevredenheidsmetingen voor ouders, kinderen en jongeren, uitgesplitst per module via: Analyse van de bestaande vragenlijsten Interviews met andere voorzieningen Bevraging bij ouders hoe zij staan tov tevredenheidsvragenlijsten Het uittesten bij kinderen, jongeren en hun ouders Zij stelden hun resultaten voor aan de begeleid(st)ers, zorgen teamcoördinatoren. Zij maakten handleidingen voor het uitvoeren van de tevredenheidsmeting. Dit is voor ons een startpunt om vanuit tevredenheidsvragenlijsten te groeien naar het bewust inzetten van cliëntenfeedback.


De Korf vzw

52


Zorginspectie Op het infomoment van 23 oktober 2013 werd toegelicht dat er in de periode november 2013 - september 2014 inspecties plaats zullen vinden in de organisaties voor Bijzondere Jeugdzorg met focus op de participatie van de jongere en zijn context in de eigen hulpverlening. “In overleg met het Agentschap Jongerenwelzijn, wordt geïnspecteerd in de volgende residentiële settings: de modules verblijf en/of dagbegeleiding in groep van de organisaties die al toegetreden zijn tot het Experimenteel Modulair Kader, de begeleidingstehuizen en de dagcentra van de organisaties die nog niet instapten in dit kader. Bij deze inspectie ligt de focus op de participatie van de jongere en zijn context in de eigen hulpverlening. We willen achterhalen of de jongere en zijn context voldoende betrokken worden, inspraak krijgen en kunnen participeren doorheen het hulpverleningsproces. Het recht op participatie wordt aan de jongere toegekend vanuit het Decreet Rechtspositie voor Minderjarigen. Het betrekken van de context draagt er toe bij dat mensen die belangrijk zijn in het leven van de jongere hun verwachtingen kunnen uiten en een band behouden met de jongere. Werken aan de context is een voorbereiding op het wegvallen van de hulp. Het is immers deze context die de jongere tijdens en na de hulpverlening zal moeten ondersteunen. Rekening houdend met de wijzigingen die het Experimenteel Modulair Kader met zich meebrengt, wordt het kwaliteitsbeleid van de organisatie bij deze inspectie niet getoetst. De nadruk zal liggen op de bevraging, zonder inzage in de dossiers. “2 De inspectie omvat de volgende 6 modules die terug te vinden zijn in het modelverslag: 1. Organisatie 2. Algemene gegevens m.b.t. de bevraagde jongeren en begeleiders 3. Participatie bij het onthaal 4. Participatie bij de opmaak van het handelingsplan en de evolutieverslagen 5. Participatie in de concrete hulpverlening 6. Het dossier De eerste module (organisatie) heeft als doel een zicht te krijgen op de organisatie van de voorziening. Hier komt het organogram, het aantal jongeren dat wordt begeleid, de grootte en samenstelling van de leefgroepen, de sleutelfiguren in de begeleiding en het pedagogisch profiel, kort aan bod. Vervolgens wordt een beschrijving gegeven van de jongeren en de begeleiders die geïnterviewd worden: aantal jongeren, leeftijd, selectie begeleiders, functie…

2

Uit 2013-10-15 Brief aan de Organisaties BJB Zorginspectie ‘Inspecties participatie & context’


De Korf vzw

53


Deze twee modules worden besproken met de leidinggevende(n), waar de inspecteur ongeveer 2 uur voor uittrekt. De volgende modules worden bevraagd via de jongeren en de begeleiders van de betrokken afdeling(en). Naast begeleiders zullen ook jongeren worden geïnterviewd. Het betrekken van jongeren bij inspecties is nieuw en daarom door Zorginspectie ook goed voorbereid. Zo werden o.a. de vragen die we aan de jongeren willen stellen vooraf doorgenomen met de VZW Cachet. Ook hebben de betrokken inspecteurs een opleiding hiervoor gevolgd. Per afdeling zullen de inspecteurs spreken met 3 jongeren, elk afzonderlijk. Jongeren die graag in gesprek willen gaan met de inspecteur maar dit alleen niet durven, mogen zich laten vergezellen van een vertrouwenspersoon, bv. een andere jongere of iemand extern aan de organisatie. We kiezen hierbij bewust niet voor een medewerker van de voorziening, omdat er ook een gesprek met de begeleiders voorzien wordt. Een gesprek met een jongere duurt ongeveer 1 uur. Om het praten te vergemakkelijken vragen we te voorzien in een aangename gespreksruimte. De leeftijd van de jongeren die we in aanmerking nemen bedraagt ≥10 jaar en < 18 jaar op moment van de inspectie. Alle jongeren van de beoogde leeftijdscategorie komen in aanmerking, we hanteren geen criteria op het vlak van mondigheid of vlotheid. Naast de jongeren worden twee begeleiders per afdeling samen bevraagd naar het systeem en de manier van werken in verband met participatie in de eigen hulpverlening. We opteren voor een gesprek met begeleiders die dagdagelijks met de jongeren en/of hun context bezig zijn. Dit gesprek zal ongeveer 2 uur in beslag nemen. Tot slot zal de inspecteur zal zijn bevindingen nog kort terug koppelen naar de leidinggevende(n). Hiertoe is een oproep aan de jongeren om deel te nemen aan de bevraging alsook de brief voor de ouders/opvoedingsverantwoordelijken ter beschikking op onze website. Gelieve deze aan de betrokkenen te bezorgen. De inspectie gebeurde aangekondigd. Op 15 juli 2014 kregen we vanuit de Zorginspectie een vraag tot drie inspecties, twee in een afdeling met verblijfmodules en 1 in dagbegeleiding in groep. De afdelingen verblijf konden we zelf selecteren. In de loop van de maand september vonden de verschillende inspectiegesprekken plaats. Op vrijdag 3 oktober 2014 kregen we een eerste ontwerpverslag van de Zorginspectie, waarop we konden reageren indien er onjuistheden of onduidelijkheden in het verslag geslopen zouden zijn.


De Korf vzw

54


Op dinsdag 4 november 2014 kregen we het definitieve verslag van de Zorginspectie met aandacht voor aangebrachte aanpassingen op basis van de door ons aangebrachte feedback.

2.2.7

Tevredenheid van medewerkers Bovenstaand aandachtspunt krijgt in 2014 vorm aan de hand van volgende concrete acties: • Verdere uitwerking en opvolging van de psychosociale risicoanalyse – realiseren van diversie actiepunten die de tevredenheid van medewerkers moeten verhogen. • Expliciete aandacht voor de zorg voor medewerkers binnen het lopende transitieproces. • Beleid rond medische onderzoeken en overleg met de arbeidsgeneesheer. • Organisatie en uitwerking van diverse personeelsactiviteiten (eindzomerfeest, nieuwjaarsreceptie, dag van de logistiek, dag van de secretaresse,….) • Inzet op ergonomie met een korte opleiding voor opvoedend personeel • Bevraging rond arbeidsbelasting wordt geconcretiseerd in het ‘feel good’ spel (implementatie 2014)

2.2.8

Waardering door de maatschappij De Korf vzw wil zich meer en meer profileren als dynamische- en innovatieve organisatie. In 2014 doen we dit door: Empowerende Academische werkplaats “Een ‘empowerende academische werkplaats’ is een structureel en langdurig samenwerkingsverband tussen één of meerdere praktijkinstellingen, één of meerdere onderzoeksinstellingen en gebruikers waarin wetenschappelijktheorie- en actiegericht onderzoek wordt opgezet en uitgevoerd in een coproductie van professionals, gebruikers, onderzoekers en management in functie van het verbeteren van de kwaliteit van de (jeugd)hulp én van het proces van empowerment van de betrokken stakeholders met bijzondere aandacht voor deze van professionals én van gebruikers.” Een rondvraag binnen de regio leerde ons dat verschillende partners interesse hebben en bereid zijn om in de EAW te participeren: De belangrijkste partner is VIVES, studiegebied sociaal-agogisch werk die als vertegenwoordiger van de academische wereld gestalte wil geven aan de wetenschappelijke input van de EAW. Eveneens wordt hiermee de stap gezet naar de onderzoeksgroep Orthopedagogie KUL De inzet van VIVES is vooral gericht op de effectiviteit en efficiëntie van de


De Korf vzw

55


hulpverlening. “Via kwalitatief onderzoek willen we drie doelstellingen bereiken: ten eerste willen we zicht krijgen op de criteria die de organisatie hanteert om een jongere in een perspectief biedende (residentiële) module te plaatsen. Ten tweede willen we nagaan wat de betekenis is van contextgericht werken in deze perspectief biedende module. Ten slotte stellen we ons tot doel na te gaan wat de effectiviteit van deze contextgerichte methodiek is in deze specifieke setting.” Dit onderzoeksproject is aanvullend op de inzet vanuit vzw de korf waar de focus ligt op EAW en het thema ‘instroom, doorstroom, uitstroom’. Een onderzoeksthema dat vanuit het Agentschap Jongerenwelzijn met aandacht wordt gevolgd. Het hoeft geen betoog dat beide thema’s – ondanks de differentiatie in onderzoek - verbonden zijn op de werkvloer en dus ook zichtbaar worden binnen het onderzoeksproject. Samenwerking en participatie met en van het cliëntsysteem wordt als heel belangrijk meegenomen. Het opleidingscentrum ervaringsdeskundigen De Link vzw met Sandra Carlier als referentiepersoon wordt aangesproken en ingezet. Binnen de sector (jeugd)hulpverlening hebben we het engagement van • • • • • • •

De Korbeel, kinderpsychiatrie Kortrijk WOTC de Berkjes, Sint Michiels-Brugge Vzw Onze Kinderen, dienstencentrum Bijzondere Jeugdbijstand, Rumbeke West-Vlaamse Pleegzorg, Roeselare OOOC de Luwte, Slypskapelle Sint-Idesbald (VAPH), cluster adolescenten Vzw De Link, Brussel

Wat werd reeds gerealiseerd? Kernwerkgroep EAW Een kernwerkgroep wordt geïnstalleerd bestaande uit leden van VIVES (1 pers) en vzw de korf (2 pers) aangevuld met de ervaringsdeskundige (1 pers). 2-wekelijks overleg met als doel de stuurgroep EAW (2-maandelijks met alle partners) te plannen en voor te bereiden. Ook het concrete onderzoeksproject krijgt hier verdere uitwerking. In finaliteit worden de directies van VIVES en vzw de korf betrokken wanneer beslissingen worden genomen (= uitgebreide kernwerkgroep) Stuurgroep EAW 2-maandelijks overleg met de stuurgroep. Belangrijkste doelen zijn


De Korf vzw

56


kennismaking en afstemming met/van de partners en een eerste verkenning van het onderzoeksthema. Meteen is duidelijk dat grote diversiteit aanwezig is rond het thema ‘instroom, doorstroom en uitstroom’, alsook rond de verwachtingen waarmee verschillende partners aan tafel zitten. Anderzijds stellen we vast dat binnen de sector en over de verschillende organisaties heen, bindende elementen bestaan die verdere verdieping verdienen en verantwoorden. Een kennismakingsbezoek aan de verschillende partners brengt deze verwachtingen in kaart. De Empowerende Academische Werkplaats is een feit en krijgt bestaansrecht binnen het onderzoeksproces: • Wat kan de betekenis en waarde zijn van contextgericht werken in de ‘warme’ unit? • Hoe krijgt contextgerichte hulpverlening concreet vorm in de praktijk? • Hoe effectief is de contextgerichte methodiek in de ‘warme’ unit van de korf vzw? Welke factoren zijn belangrijk bij in-, door- en uitstroom? Items die aan bod kwamen tijdens de stuurgroep EAW • Kennismaking en intentieverklaring van alle partners. • Voorstelling onderzoeksproject (VIVES). • Evidence Based en Evidence Based Practice? • Dossiersamenstelling. Hoe wordt een dossier samengesteld? Wie is verantwoordelijk voor de samenstelling? • Cliëntparticipatie. Hoe doe je dit? Op dossierniveau en/of op organisatieniveau. • Clustering vanuit de overlegtafels 26.05.14 mbt inzet contextwerking in vzw de korf. Wat is (h)erkenbaar binnen de partner-organisaties? Deze items en de bespreking op EAW worden steeds als relevante informatie meegenomen binnen het onderzoeksproject. Met en door deze info – naast de literatuurstudie - kan specifiek en gericht ingezet worden. Onderzoeksproject vzw de korf – stand van zaken In het onderzoeksplan zijn drie grote thema’s over de drie academiejaren heen te herkennen. Het eerste academiejaar is momenteel lopende (20132014) en vormt een basis voor de volgende twee academiejaren (2014-2015 en 2015-2016). In dit academiejaar staat verkenning en afbakening centraal. Het daaropvolgende academiejaar leggen we de focus op het exploreren van de instroom in de perspectief biedende modules in de korf vzw (de zogenaamde ‘warme units’) en op het exploreren van contextgericht werken in de praktijk. Het laatste academiejaar vestigen we onze aandacht op effectiviteitsonderzoek. Vanuit de kennis, verzameld over contextgericht werken, maken we de vertaling naar de effectiviteit ervan. ² Deze doelen beantwoorden aan doelstelling & fasering opgenomen in het addendum bij het convenant van 4 juli 2013 tussen de Vlaamse Overheid en vzw de korf.


De Korf vzw


57

Concrete acties • Informeren van de medewerkers o Feb 2014 werden alle afdelingen geïnformeerd mbt het onderzoeksproject en EAW . o Onderzoeksproject wordt voorgesteld op EAW dd. 24.04.14 o Op 26.05.14 denken we met alle begeleidend personeel na over de inzet van contextwerking binnen de organisatie. Aan de hand van een Jigsaw worden overlegtafels gecreëerd die aan de slag gaan rond een aantal gerichte vragen. Resultaten van deze overlegtafels zijn terug te vinden in de clustering die door de kernwerkgroep werd opgemaakt. o Sept 2014 Event vzw de korf waarbij zowel partners als medewerkers uitgenodigd worden de ‘innovatieve’ zijde van vzw de korf te leren kennen. Ook EAW vult een workshop in en kan terugblikken op ruime belangstelling. • Literatuurstudie De literatuurstudie werd uitgevoerd door de kernwerkgroep. Volgende thema’s werden meegenomen als significant voor het onderzoeksproject: o Effectiviteit o Contextgericht werken en residentiële zorg o Beleid: Integrale Jeugdhulp o Methodologische aspecten • Privacy en beroepsgeheim Er werd contact gelegd met de Ethische Commissie Jongerenwelzijn (Fons Geerts). Er wordt gevraagd het onderzoeksproces op te volgen en vanuit de Ethische Commissie indien nodig van commentaar te voorzien. Afspraken moeten – op datum van vandaag - nog verder geactualiseerd worden ifv het concrete onderzoeksproces. • Selectie van twee afdelingen o Op vraag van de kernwerkgroep werd op SDO (staf-directieoverleg) de afdelingen koepel 1 (perspectiefzoekend) & Koepel 4 (perspectiefbiedend) weerhouden. o Alle afdelingen worden op de hoogte gebracht van deze keuze en gevraagd hun engagement en beschikbaarheid levendig te houden ifv de dossieranalyse. • Dossieranalyse o Aan de hand van een gedigitaliseerd en geanonimiseerd dossier werd door het onderzoeksteam van VIVES een vragenlijst ontwikkeld. Deze vragenlijst brengt significante informatie naar boven ifv instroom, doorstroom en uitstroom binnen de korf vzw o De kernwerkgroep stelt voor alle dossiers hieraan te toetsen en de hulp van de zorgcoördinatoren in te roepen om dit te realiseren. De projectverantwoordelijken dragen de coördinatie van deze dossieranalyse


De Korf vzw

58


•

Participerend onderzoek o Gelijklopend (okt – dec 2014) met de dossieranalyse wordt participerend onderzoek gestart in afdelingen Koepel 1 en Koepel 4. Mevr. Evie Kins zal als onderzoekster ingezet worden.

Besluit De vooropgestelde doelen en planning worden gerealiseerd. De (internationale) literatuurstudie wordt als basis gebruikt voor verder onderzoek. De opstart van het empirisch onderzoek – met dossieranalyse mbt instroom, doorstroom en uitstroom in vzw de korf naast participerende observatie in de afdeling K1 en K4 - is volop aan de gang. Deze resultaten binnen de EAW afzetten tegen de regio Zuid-WestVlaanderen moet het mogelijk maken organisatie- en beleidsopties te maken en adviezen ten aanzien van de overheid te formuleren. Event ‘Van pennentrek tot het schrijven van een eigen verhaal’ Op vrijdag 12 september 2014 organiseerden we ons event ‘Van pennentrek tot het schrijven van een eigen verhaal’ in het Muziekcentrum ‘Track’ te Kortrijk. Naar aanleiding van allerhande veranderingen binnen de sector werden een aantal innovatieve initiatieven gepresenteerd.

In het kader van dit event werden een 8-tal workshops aangeboden. Bedoeling was andere organisaties te inspireren. Project “We will remeber them” De Loods vzw en De Korf vzw startten in het najaar een project op naar aanleiding van de herdenking van 100 jaar Grote Oorlog. Een zeer actueel thema in de streek van de beide voorzieningen de komende jaren, alsook een uitgelezen kans om de brug te maken tussen de Bijzondere Jeugdzorg in Vlaanderen enerzijds en Jeugdzorg in Wallonië en Frankrijk anderzijds, als ook tussen de Bijzondere Jeugdzorg en hedendaagse kunst en cultuur. Dit alles onder de noemer van ‘We Will Remeber Them’ naar het gedicht ‘For The Fallen’ van Laurence Binyon.


De Korf vzw

59


Concreet zou het project de oprichting van twee afzonderlijke ateliers kennen, twee staptochten langs de frontlijn en een afsluitend congres gepaard gaand met een aansluitende tentoonstelling. Concept De ateliers omvatten in deze allerlei mogelijkheden om jongeren en hun context zowel passief als actief te laten deelnemen aan kunst en cultuur. Actief en passief, in die zin dat er binnen dat atelierwerkingen zowel de mogelijkheid zal zijn om actief te experimenteren met allerlei kunstvormen als zijnde: film, fotografie, poëzie, proza, beeldende kunst, … enz., als de mogelijkheid om deel te nemen aan bepaalde kunst en cultuurgelegenheden als zijnde een atelierbezoek bij een lokale kunstenaar, een voorstelling, een museumbezoek, … enz. Dit binnen het kader van de herdenking van 100 jaar Grote Oorlog, maar evenzeer telkens naargelang de insteek en de inspiratie vanwege de jongeren en hun context zelf, alsook vanwege de eigen medewerkers. In lijn, met het voorgaande zullen binnen deze ateliers en de daar aangeboden mogelijkheden, ook de daaropvolgende staptochten voorbereid worden. De voorbereiding van deze staptochten kan evenzeer ingevuld worden naargelang de inspiratie van de jongeren en hun context, maar het zou op zijn minst de bedoeling zijn creatieve sporen te maken, om deze vervolgens ook op bepaalde punten tijdens de staptocht te kunnen neerplanten. Aanvullend zou er tevens geoefend en geëxperimenteerd kunnen worden met de eerder genoemde kunstvormen (film, fotografie, proza,…), om deze vervolgens ook tijdens de staptochten te hanteren. Tot slot, kunnen de resultaten opnieuw in de ateliers gebracht worden om verder uitgewerkt te worden door de deelnemers samen met de overige kinderen en hun context, met het oog op het eindcongres en daar bijhorende expositie. De eerste staptocht, zou een kleine staptocht zijn van een vijftal dagen in ‘Flanders Fields’ (McCrae, J. 1872 – 1918) waarbij samengewerkt zou worden met andere organisaties, lokale kunstenaars en gastgezinnen. Het zou ook de opstap vormen naar een uitgebreidere staptocht het daaropvolgende jaar, waarbij de deelnemers een eerste keer kennis kunnen maken met de Grote Oorlog, en vanuit dit kader ook met kunst, cultuur en de ruimere samenleving. Het daaropvolgende jaar wordt vervolgens een staptocht beoogt onder de noemer van ‘We Will Remeber Them’ die zal lopen van Vlaanderen naar Parijs, waarvan een groot deel langs de frontlijn. Hierbij zal op analoge wijze gewerkt, voorbereid en inhoud gegeven worden als bij de eerste staptocht, met de aanvulling dat er ook actief contact en samenwerking zal bewerkstelligd worden met Jeugdzorgvoorzieningen in Wallonië en Frankrijk. Ook hier zullen de resultaten van de tocht opnieuw naar de ateliers gebracht worden, waar er verder gewerkt kan worden naar het sluitstuk van het project toe, met name het congres en de daar bijhorende tentoonstelling. Kwaliteitsverslag 2014

De Korf vzw

60


Het congres zou een sluitstuk moeten vormen van het project waarop alle betrokken partijen (sponsoren, gastgezinnen, kunstenaars, jongeren, context, medewerker, …) uitgenodigd zullen zijn. Inhoudelijk zal er in eerste instantie een voorstelling worden gegeven van het evaluatierapport dat opgemaakt zal worden na afloop van het project en waarin de verschillende aspecten van het project toegelicht en geëvalueerd zullen worden (internationale samenwerking met andere voorziening, ruimere participatie, deelname aan kunst en cultuur, ervaringen vanwege de deelnemers, evaluatie ateliers en toekomst ateliers, …). Aansluitend zou er tot slot ook een tentoonstelling plaatsvinden, waarbij alle verwezenlijkingen uit de ateliers gepresenteerd kunnen en mogen worden door en aan de betrokken partijen maar tevens aan het ruimere publiek. Het gehele project zou tot slot, voorafgegaan worden door een startdag voor alle medewerkers van de beide voorzieningen in februari 2015 waarbij de het project toegelicht zal worden, alsook door de aanstelling van een peter en/of meter van het project. De peter en/of meter zou in deze vooral trachten het project bij een breder publiek aan te brengen langs onder andere verschillende mediakanalen. Doelstelling Met het project worden verschillende doelstellingen beoogd. Allereerst wordt er aan de hand van het project getracht zo maximaal mogelijk in te spelen op het Kwaliteitsdecreet betreffende ‘Inspraak, participatie en vermaatschappelijking’. Daarnaast wordt er ook zo maximaal mogelijk ingespeeld op de herdenking van 100 jaar Grote Oorlog in eigen streek, alsook op de huidige hoogdrempeligheid van kunst en cultuur voor onze doelgroepen. Ook wordt er een ruimere samenwerkingen beoogt met andere voorzieningen over de lands – en taalgrenzen heen, onder andere ter inspiratie van de eigen werking. Maar bovenal wordt een positief ervaring beoogd voor de kinderen, jongeren en hun context, wordt getracht de Bijzondere Jeugdzorg in een positief daglicht te stellen naar het ruimere publiek toe. Fasering 2015 - Peter- en/of meterschap toewijzen - Februari 2015: gemeenschappelijke startdag voor de eigen medewerkers - Voorjaar 2015: begroting, aankoop en oprichting ateliers - Zomer en Najaar: prospectie tocht, ontwerp en uitteken traject, contact leggen met organisaties, medesponsoren, gastgezinnen. - Najaar: in werking treden van de ateliers - Najaar: infomoment voor de betrokken gastgezinnen en organisaties


De Korf vzw

61


2016 -

2017 2018 -

Verdere uitbouw en activatie van de ateliers + voorbereiding ‘In Flanders Fields’ Voorjaar: voorbereiding, prospectie, ontwerp en uittekenen traject, contact leggen met organisaties, medesponsoren en gastgezinnen met het oog op de tweede staptocht ‘We Will Remeber Them’ in 2017. Juli / Augustus:‘In Flanders Fields’ – vijfdaagse staptocht Najaar: terugkoppeling naar de ateliers vanuit de staptocht Najaar :tussentijdse evaluatie van de staptocht ‘In Flanders Fields’ Verdere uitbouw en activatie van de ateliers + voorbereiding tweede staptocht ‘We Will Remeber Them’ Juli / Augustus: tweede staptocht ‘We Will Remeber Them’ Najaar: terugkoppeling naar de ateliers vanuit de staptocht Najaar: tussentijdse evaluatie van de tweede staptocht ‘We Will Remeber Them’ Voorjaar / Zomer: Opmaak evaluatierapport project Voorjaar / Zomer: voorbereidingen congres en tentoonstelling (locatiebepaling, databepaling, kostenbepaling, …) Eindcongres ‘We Will Remeber Them’ met tentoonstelling

Engagement ‘de korf vzw’ binnen IJH: verzekerd crisisaanbod (2 bedden)

Participatie binnen ‘STENT’, waar bruggen gemaakt worden tussen enerzijds de (kinder)psychiatrie en de Bijzondere Jeugdbijstand.

Samenwerkingsverband met ‘reservoir’, CGZ Largo Ieper-RoeselareVeurne.


De Korf vzw

62


Samenwerkingsverband met Psychiatrisch Ziekenhuis H. Hart Kortrijk, de Korbeel.

Samenwerkingsverband met EPSI, spoeddienst psychiatrie AZ Groeninghe Kortrijk.

Installeren jong-volwassenhulp a.d.h.v. een samenwerkingsovereenkomst met CAW ‘Piramide’ Kortrijk.

Deelname aan ‘kenniskring Te-jongeren’, een samenwerking tussen SEN vzw, Integrale Jeugdhulp – regioteam West-Vlaanderen, STENT WestVlaanderen, Informant-jongerenbegeleiding en HoGent.

Samenwerkingsovereenkomst met Sociaal verhuurkantoor ‘de Poort vzw’ Kortrijk m.b.t. huur panden (kamers) i.f.v. trajecten Autonoom Wonen. (AWW).

2.2.9

Performantie van het centrum In het aandachtgebied “performantie” wordt gepeild naar de performantie van de organisatie of van specifieke deelaspecten. Die performantie is het logische gevolg van een kwaliteitsvol beleid en een professionele organisatie. Onder meer de volgende aspecten komen hierbij aan bod: • • • •

De efficiëntie en de effectiviteit van de organisatie als geheel; De financiële gezondheid en het potentieel voor verdere ontwikkeling; De uitbouw van een professionele en gemotiveerde personeelsgroep; De verhoogde levenskwaliteit van de cliënten.


De Korf vzw


63

Dit aandachtsgebied met vrij verschillende en soms zeer specialistische punten is tot hier toe geen onderwerp geweest van bijzondere diagnose. Een aantal aspecten kunnen trouwens enkel beoordeeld worden op basis van objectieve parameters. Toch zijn er een aantal zaken wel vermeldenswaardig. Zo beschikken wij over een zeer grondige en uitgebreide financiële analyse van onze organisatie over de voorbije jaren. Uit de analyse blijkt dat we een gezonde financiële structuur hebben om toekomstige uitdagingen aan te gaan. We nemen eveneens deel aan de sectorale en intersectorale analyse “personeelskengetallen”. We kregen reeds een grondige analyse met cijfers over de periode 2007-2011. Daaruit blijkt dat wij op heel wat HRM parameters goed scoren.

2.3

Kwaliteitsplanning In 2014 worden weinig concrete acties ondernomen met betrekking het opmaken van een specifieke kwaliteitsplanning. In de loop van 2014 werden de uitvoeringsbesluiten voor de sector Bijzondere Jeugdzorg, samen met de memorie van toelichting gepubliceerd en kreeg de sectorale bepaling na een periode van 10 jaar een concrete invulling. Vanaf nu kunnen we opnieuw en concreet aan de slag en voorzien we volgende acties: (1) Integratie van de 3 bestaande kwaliteitshandboeken van de verschillende voorzieningen. (2) Vertaling van de nieuwe organisatiestructuur naar concrete procedures en processen (3) Opmaak een aansturing van één centrale kwaliteitsplanning (4) Implementatie van noodzakelijke en nieuwe acties met betrekking tot de specifieke outputgebieden (tevredenheid van cliënten en verwijzers, tevredenheid van medewerkers, waardering door de maatschappij en performantie van het centrum). (5) Ontwikkeling van de procedure in functie van de gevraagde zelfevaluatie aan de hand van specifieke en vooraf bepaalde indicatoren.


De Korf vzw

64

Registratiegegevens

3

Registratiegegevens

3.1

Bezetting Onze organisatie is sedert 01.01.2013 erkend voor : 72 verblijfsmodules 12 modules dagbegeleiding in groep 112 modules contextbegeleiding3 4 modules contextbegeleiding autonoom wonen Onderstaande tabel biedt een overzicht in welke mate de verschillende typemodules in 2014 werden ingevuld. Verblijf

Dagbegeleiding

Contextbegeleiding

Contextbegeleiding AW Dagen % 150 120,97

Maand Jan

Dagen 2.139

% 95,83

Dagen 309

% 83,06

Dagen 3.231

% 93,06

Feb

1.900

94,25

284

84,52

2.937

93,65

168

150,00

Mrt

2.168

97,13

349

93,82

3.370

97,06

186

150,00

Apr

2.088

96,67

311

86,39

3.291

97,95

209

174,17

Mei

2.159

96,73

310

83,33

3.368

97,00

217

175,00

Juni

2.120

98,15

255

70,83

3.233

96,22

210

175,00

Juli

2.061

92,34

312

83,87

3.213

92,54

191

154,03

Aug

2.076

93,01

341

91,67

3.225

92,89

171

137,90

Sep

1.962

90,83

327

90,83

3.092

92,02

101

81,45

Okt

2.067

92,61

271

72,85

3.215

96,92

93

75,00

Nov

2.016

93,33

247

68,61

3.128

97,45

90

75,00

Dec

2.091

93,68

289

77,69

3.280

98,88

93

75,00

94,55 %

3.605

82,31 %

38.583

94,38 %

1.879

128,70 %

TOTAAL

4

24.847

3

Vanaf 01.10.2014 worden 5 modules contextbegeleiding ingezet ifv innovatief project.

4

Waarvan 372 dagen crisisopvang IJH


De Korf vzw

65

Registratiegegevens

evolutie bezettings% 180 170 160 150 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40

verblijf DB CB CBAW IJH

1e kw

2e kw

3e kw

4e kw

De beoogde bezetting van de verblijfsmodules werd nipt overschreden. We noteren het hoogste bezettingspercentage in het 2e kw (98,21 %). In het 3e kw registreren we met 93,26 % het laagste bezettingspercentage. Er werd meer beroep gedaan op de 2 opvangplaatsen die gevrijwaard worden in het kader van crisis IJH, dan verwacht ttz. 50,96 % terwijl een bezetting van 40% werd begroot. De laagste bezetting noteren we in het 1e kw (42,12%). In het 2e kw stijgt dit naar 60,99%. Het aanbod dagbegeleidingsmodules werd slechts voor 82,31 % benut, een cijfer dat ruim onder de begroting ligt. Het bezettingspercentage daalt van 87,12 % in het 1e kwartaal naar 80,12 % in het 2e kwartaal. We bemerken in het 3e kwartaal een stijging naar 88,77 %. We eindigen met een absoluut dieptepunt in het 4e kwartaal met een bezetting van nog slechts 73,10 %. Deze situatie stabiliseert zich terug in het 1e kwartaal 2015. De contextbegeleidingsmodules werden voor 94,38 % ingezet. Net zoals bij de verblijfsmodules behalen we het hoogste percentage in het 2e kw nl. 96,92 % en het laagste in het 3e kw nl. €92,14 %. De 4 modules contextbegeleiding Alleen Wonen werden in 2014 voor 128,70 % bezet, met in het 2e kwartaal een percentage van 174,73 %. We eindigen het 4e kwartaal met een bezetting van 75 %.


De Korf vzw

66

Registratiegegevens

3.2

Verblijfsmodules

3.2.1

Opstart

Totaal aantal opnames 2014 = 13 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Dec

Nov

Okt

Sep

Aug

Jul

Jun

Mei

Apr

Mrt

Feb

Jan

0

Vorige verblijfplaats

Moeder Vader Grootouders O.O.O.-centrum CKG Pleeggezin Psychiatrie Andere organisatie BJZ Ziekenhuis TOTAAL


1 2 1 2 2 2 1 1 1 13

J.R.B. 1 1 1 2 2 2 1 1 1 12

C.B.J. 1

1

De Korf vzw

67

Registratiegegevens

Leeftijd bij opname

LEEFTIJD 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 J.R.B. (12) C.B.J. (1)

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

0

0

0

0

1

2

3

1

1

0

0

0

0

0

1

0

0

1

0

1

1

0

0

0

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

9

1

3

13

TOTAAL

SPREIDING OPNAMES

8%

J.R.B.

C.B.J.

92%


De Korf vzw

68

Registratiegegevens

Beëindigingen

Totaal aantal beëindigingen 2014 = 7 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Dec

Nov

Okt

Sep

Aug

Jul

Jun

Mei

Apr

Mrt

Feb

0 Jan

3.2.2

Bestemming J.R.B. Ouders moeder Oom CKG Andere organisatie BJZ Psychiatrie Einde BZW-begeleiding

1 1 1 1 1 1 1

TOTAAL

7


C.B.J. 1

1 1 1 1 1 1 3

4

De Korf vzw

69

Registratiegegevens

Leeftijd bij beëindiging

LEEFTIJD J.R.B. (3) C.B.J. (4)

21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

0

0

0

1

0

1

0

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

2

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0

0

3

3

TOTAAL

1

0

7

SPREIDING BEËINDIGINGEN

50%


J.R.B.

C.B.J.

50%

De Korf vzw

70

Registratiegegevens

Verblijfsduur

Algemeen Totaal aantal beëindigingen 2014 = 7 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

0 <1

3.2.3

verblijfsduur in maanden

De gemiddelde verblijfsduur bij uittrede bedraagt 55 maanden. In 2013 bedroeg de gemiddelde verblijfsduur 44 maanden, in 2012 69 maanden. In de hierna volgende staafdiagrammen bekijken we de verblijfsduur per verwijzende instantie.


De Korf vzw

71

Registratiegegevens

J.R.B. Jeugdrechtbank = 3 beëindigingen Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

<1

0


C.B.J. Comité Bijzondere Jeugdzorg = 4 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

<1

0


De gemiddelde verblijfsduur voor een plaatsing J.R.B. bedraagt ongeveer 66 maanden, de gemiddelde plaatsingsduur C.B.J. bedraagt ongeveer 48 maanden. (Ter vergelijking : in 2013 was de verblijfsduur voor een plaatsing J.R.B. ongeveer 40 maanden en voor een plaatsing C.B.J. 47 maanden.)


De Korf vzw

72

Registratiegegevens

3.3

Dagbegeleidingsmodules

3.3.1

Opstart

Totaal aantal opnames 2014 = 5 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Dec

Nov

Okt

Sep

Aug

Jul

Jun

Mei

Apr

Mrt

Feb

Jan

0

Leeftijd bij opname

LEEFTIJD 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 J.R.B. (3) C.B.J. (2)

8

7

6

5

4

3

2

1

0

0 0 0

0

0

1

1

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0 0 0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0


5

0

0

De Korf vzw

73

Registratiegegevens

SPREIDING OPNAMES

40% J.R.B.

C.B.J.

60%

Beëindigingen

Totaal aantal beëindigingen 2014 = 3 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1


Dec

Nov

Okt

Sep

Aug

Jul

Jun

Mei

Apr

Mrt

Feb

0 Jan

3.3.2

De Korf vzw

74

Registratiegegevens

Leeftijd bij beëindiging LEEFTIJD 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 J.R.B. (1) C.B.J. (2) TOTAAL

8

7

6

5

4

3

2

1

0

0 0 0 0 0

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0 0 0 0 0

0

0

0

1

0

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

2

1

0


33% J.R.B.

C.B.J.

67%


De Korf vzw

75

Registratiegegevens

Begeleidingsduur Algemeen

Totaal aantal beëindigingen 2014 = 3 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

<1

0


De gemiddelde begeleidingsduur bij beëindiging bedraagt 20 maanden. In de hierna volgende staafdiagrammen bekijken we de begeleidingsduur per verwijzende instantie. J.R.B.

Jeugdrechtbank = 1 beëindiging Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

0 <1

3.3.3



De Korf vzw

76

Registratiegegevens

C.B.J.

Comité Bijzondere Jeugdzorg = 2 beëindigingen Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

<1

0


De gemiddelde begeleidingsduur voor een verwijzing J.R.B. bedraagt ongeveer 23 maanden, de gemiddelde begeleidingsduur C.B.J. bedraagt ongeveer 18 maanden.


De Korf vzw

77

Registratiegegevens

3.4

Contextbegeleidingsmodules

3.4.1

Opstart

Totaal aantal opgestarte CB-modules 2014 = 9

Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Dec

Nov

Okt

Sep

Aug

Jul

Jun

Mei

Apr

Mrt

Feb

Jan

0

Leeftijd bij opstart

LEEFTIJD 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 J.R.B. (5) C.B.J. (4)

8

7

6

5

4

3

2

1

0

0 0 0

1

2

0

0

0

0

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0 0 0

0

0

0

2

0

0

0

0

0

0

0

2

0

0

0

0

0

0

0


5

3

1

De Korf vzw

78

Registratiegegevens

SPREIDING OPNAMES

44%

J.R.B.

C.B.J.

56%

Beëindigingen

Totaal aantal beëindigingen 2014 = 11 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1


Dec

Nov

Okt

Sep

Aug

Jul

Jun

Mei

Apr

Mrt

Feb

0 Jan

3.4.2

De Korf vzw

79

Registratiegegevens

Leeftijd bij beëindiging LEEFTIJD 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 J.R.B. (8) C.B.J. (3) TOTAAL

8

7

6

5

4

3

2

1

0

0 0 0 0 1

5

0

0

0

0

1

0

0

0

0

0

1

0

0

0

0

0

0 0 0 0 0

0

0

0

0

0

0

1

1

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

6

4

1


27%

J.R.B.

C.B.J.

73%


De Korf vzw

80

Registratiegegevens

Begeleidingsduur Algemeen

Totaal aantal beëindigingen 2014 = 11 Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

<1

0


De gemiddelde begeleidingsduur bij beëindiging bedraagt ongeveer 14 maanden. In de hierna volgende staafdiagrammen bekijken we de begeleidingsduur per verwijzende instantie. J.R.B.

Jeugdrechtbank = 8 beëindigingen Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 > 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

0 <1

3.4.3



De Korf vzw

81

Registratiegegevens

C.B.J.

Comité Bijzondere Jeugdzorg = 3 beëindigingen

Aantal 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

> 36

34-36

31-33

28-30

25-27

22-24

19-21

16-18

13-15

10-12

7-9

4-6

1-3

<1

0


De gemiddelde begeleidingsduur voor een verwijzing J.R.B. bedraagt ongeveer 11 maanden, de gemiddelde begeleidingsduur C.B.J. bedraagt ongeveer 19 maanden


De Korf vzw

82

Registratiegegevens

3.5

Schakelmomenten In 2014 deden zich 21 schakelmomenten voor: in 14 dossiers JRB en in 7 dossiers CBJ. Aanvangsmodule

Geschakeld naar

Aantal

V+CB

CB

5

V+CB

CBAW

3

DB+CB

CB

4

DB+CB

V+CB

4

V+CB

DB+CB

4

CB

DB+CB

1 21


De Korf vzw

83

Crisishulp IJH

4

Crisishulp IJH

4.1

Registratiegegevens 2014

4.1.1

Bezettingsdagen Het voorbije jaar werden 50 kinderen/jongeren in crisisopvang opgenomen in onze organisatie, samen goed voor 372 opvangdagen, wat een bezettingspercentage van 50,96 % betekent. Onderstaand overzicht leert ons dat in juni het meest beroep werd gedaan op ons aanbod. In januari werd ons aanbod crisishulp tijdelijk stopgezet owv reorganisatie. Januari

1

1.61 %

Februari

32

57;14 %

Maart

43

69.35 %

April

34

56.67 %

Mei

31

50.00 %

Juni

46

76.67 %

Juli

40

64.52 %

Augustus

33

53.23 %

September

20

33.33 %

Oktober

26

41.94 %

November

31

51.67 %

December

35

56.45 %


De Korf vzw

84

Crisishulp IJH

4.1.2

4.1.3

Vorige verblijfplaats

Ouders

9

Moeder

20

Vader

11

Internaat

2

Pleegouders

3

Vriend

2

Alleenstaand

1

Grootouders

2

TOTAAL

50

Leeftijd bij opname

LEEFTIJD

17

16

15

14

13

12

11

10

9

8

OPNAMES

11

10

15

7

3

1

1

1

0

1

TOTAAL

4.1.4

50

De gemiddelde verblijfsduur De gemiddelde verblijfsduur bij beëindiging van een crisisopname bedraagt 7 dagen. In 33 gevallen lag de verblijfsduur tussen 1 en 7 dagen. 17 begeleidingen duurden tussen 8 en 14 dagen.

4.1.5

Geslacht

Er werden 26 meisjes en 24 jongens in crisis opgenomen. 4.2

Specifieke inhoudelijke aspecten Het betreft 2 plaatsen binnen het verzekerd aanbod (art. 17) die sedert 2008 worden ingezet in het kader van crisisopvang binnen Integrale


De Korf vzw

85

Crisishulp IJH

Jeugdhulpverlening. In 2014 worden 50 jongeren opgevangen en realiseren we hiermee een bezetting van net geen 51 %. Eind 2010 werd dit engagement reeds inhoudelijk geëvalueerd. Op basis van een uitermate positieve evaluatie kozen we er toen als organisatie voor om hier blijvend op in te zetten (ook al heeft dit gevolgen naar de beschikbare modules verblijf). Een nieuwe intentieverklaring werd opgemaakt tegen begin 2011. Naar de Raad van Bestuur werd een verlenging van dit engagement voorgesteld, gezien het succes van dit project en het imago-versterkende effect naar Integrale Jeugdhulp en het Agentschap Jongerenwelzijn. De Raad van Bestuur keurde deze verlenging van het engagement goed op zijn vergadering van 17.01.2011. Ook in 2014 opteren we ervoor om dit engagement verder te zetten. Vraag is momenteel wel welke plaats dit engagement zal kunnen krijgen binnen de verdere sectorale in intersectorale ontwikkelingen (Experimenteel Modulair Kader binnen de Bijzondere Jeugdzorg en ontwikkelingen Integrale Jeugdhulp). Wellicht zal 2015 hier antwoorden op bieden!


De Korf vzw

Zelfevaluatie

5

86

Zelfevaluatie Zoals gevraagd in de decretale bepalingen wordt in dit kwaliteitsverslag ook aandacht besteed aan de vooropgestelde zelfevaluatie. Het is de eerste maal dat ons wordt gevraagd de inhoudelijke en methodologische werking van onze organisatie af te zetten tegen vooraf bepaalde kwaliteitsindicatoren die van toepassing zijn voor de volledige sector Bijzondere Jeugdbijstand. Dit is wennen. We zien deze eerste oefening duidelijk als een ‘nulmeting’, waarin we eerlijk op zoek gaan naar duidelijke positionering binnen de verschillende groeiniveaus. De resultaten van deze nulmeting willen we gebruiken om onze verbetertrajecten nog beter te selecteren en de trajecten op zich af te stemmen op de groeiniveaus die binnen de aandachtsgebieden zijn bepaald. We nemen hier echter wel de vrijheid om zelf de prioriteiten aan te duiden en aan te geven welk groeiniveau we wensen te bereiken. Meteen is hier ook mee gezegd dat wij twijfels hebben over de zinvolheid én haalbaarheid van een aantal indicatoren binnen specifieke aandachtsgebieden.

5.1

Methodologie Onderstaande ‘nulmeting( is gebaseerd op een evaluatietraject ingebed in de organisatie. Om de werkwijze hanteerbaar en realiseerbaar te houden werd de evaluatie uitgevoerd binnen het SDO (Staf – Directie – Overleg). Betrokken partijen waren dus: de zorgcoördinatoren, de teamcoördinatoren en het directieteam. Onderstaand een kort overzicht van het gelopen traject. Denkdag oktober 2014

Denkdag december 2014

Voorjaar 2015


Voorstelling van het kwaliteitszorgtraject Jongerenwelzijn n.a.v. de sectorale invulling van het Kwaliteitsdecreet. Voorstelling van de kwaliteitsthema’s, de groeiniveaus en de indicatoren per thema. Brainstorm rond aanpak binnen De Korf vzw Verduidelijking rond de thema’s en de indicatoren. Invullen van de informatiebehoefte per thema in 3 verschillende werkgroepen. Opdracht: welke documenten, procedures, protocollen, visieteksten, gewoontes,… kunnen we gebruiken om de verschillende niveaus te bepalen?) Op basis van de uitgevoerde analyse (informatiebehoefte) en de vooropgestelde criteria werd per thema een niveau bepaald.

De Korf vzw

87

Zelfevaluatie

5.2

Bepalen van de (groei)niveaus

5.2.1

Kwaliteitszorg ORGANISATIE EN VISIE 2 De organisatie heeft een of meerdere personeelsleden die kwaliteitszorg als eindverantwoordelijkheid in hun takenpakket hebben. De organisatie heeft een visie op integrale kwaliteitszorg. Integrale kwaliteitszorg beslaat minimaal de volgende domeinen van de organisatie: leiderschap, personeelsbeleid, beleid en strategie, middelen en partnerschappen, kernprocessen, gebruikers-, medewerkers- en samenlevingsresultaten.

3

Kwaliteitszorg is geïntegreerd in de dagdagelijkse werking en alle activiteitencentra van de organisatie. Alle elementen van kwaliteitszorg zijn op elkaar afgestemd en vormen één geheel

BETROKKENHEID 2 De organisatie betrekt de medewerkers bij het beleid De organisatie betrekt de bestuursorganen bij het beleid

3

Alle functiecategorieën participeren in kwaliteitszorg. De organisatie bepaalt op doordachte wijze waar de gebruiker bij kwaliteitszorg betrokken wordt. De organisatie bepaalt op een doordachte wijze waar de externe partners (verwijzers, andere hulpverleners,…) bij kwaliteitszorg betrokken worden.

METHODIEKEN en INSTRUMENTEN 2 De voorziening beschikt over een kwaliteitshandboek waarin een kwaliteitsbeleid is opgenomen. De organisatie beschikt over een methodiek of instrument voor zelfevaluatie


De Korf vzw

88

Zelfevaluatie

VERBETERTRAJECTEN 2 De organisatie ontwikkelt SMART- geformuleerde verbetertrajecten. De organisatie informeert de medewerkers over de verbeterprojecten.

5.2.2

Kernprocessen ONTHAAL VAN DE GEBRUIKER 2 Er is een procedure voor onthaal.

3

De organisatie stelt de procedure op met inspraak van de proceseigenaars. De procedure is geëxpliciteerd met duidelijke verantwoordelijkheden, doelstellingen, instrumenten en werkwijzen. De organisatie communiceert deze procedure. Alle medewerkers passen de procedure toe.

DOELSTELLINGEN en HANDELINGSPLAN 3 De organisatie stelt de procedure op met inspraak van de proceseigenaars. De procedure is geëxpliciteerd met duidelijke verantwoordelijkheden, doelstellingen en instrumenten. De organisatie documenteert en communiceert de procedure. Alle medewerkers passen de procedure toe.


De Korf vzw

89

Zelfevaluatie

AFSLUITING en NAZORG 2 Er is een procedure voor afsluiting en nazorg.

3

De organisatie stelt de procedure op met inspraak van de proceseigenaars. De procedure is geëxpliciteerd met duidelijke verantwoordelijkheden, doelstellingen en instrumenten. De organisatie documenteert en communiceert de procedure. Alle medewerkers passen de procedure toe.

PEDAGOGISCH PROFIEL 2 Er is een pedagogische visie.

3

De organisatie documenteert de visie op hulpverlening aan de hand van onderbouwde referentiekaders met handvatten voor de hulpverleners. Alle betrokkenen passen die visie en afspraken toe. De gebruiker heeft inspraak in en participeert in alle aspecten van zijn hulpverleningstraject. De hulpverlening maakt voor elke gebruiker samenwerkingsafspraken met het hulpverleningsnetwerk. De hulpverlening betrekt het directe sociale netwerk actief bij het hulpverleningstraject van de gebruiker.

GEBRUIKERSDOSSIER 2 Er zijn procedures rond het beheer en de uitwisseling van gebruikersdossiers.

3

De organisatie stelt de procedures op met inspraak van de proceseigenaars. De procedure voor het beheer en de uitwisseling van gebruikersdossiers zijn geëxpliciteerd volgens de wettelijke bepalingen met duidelijke afspraken over het beheer en de toegankelijkheid (intern en extern) van de dossiers. De organisatie documenteert en communiceert de procedures. Alle medewerkers passen de procedure toe.


De Korf vzw

90

Zelfevaluatie

5.2.3

Gebruikersresultaten KLACHTENBEHANDELING 2 De organisatie heeft een klachtenprocedure.

3

De organisatie stelt de klachtenprocedure op in samenspraak met de proceseigenaars. De klachtenprocedure is geëxpliciteerd met een duidelijke stappenplan, tijdspad, aangewezen verantwoordelijken, doelgerichtheid en terugkoppeling aan de gebruiker die de klacht heeft ingediend. De organiseert communiceert de klachtenprocedure. Alle betrokkenen passen de klachtenprocedure toe. De organisatie bundelt systematisch de klachten van de gebruikers en bespreekt ze tijdens (beleids)overleg.

GEBRUIKERSTEVREDENHEID 2 De organisatie hanteert één of enkele methodieken of instrumenten om de gebruikerstevredenheid te meten.

EFFECT OP DE HULPVERLENING 2 De organisatie hanteert één of enkele methodieken of instrumenten om het effect van de hulpverlening te meten.

3

De organisatie heeft SMART indicatoren geformuleerd om het effect van de hulpverlening na te gaan. De organisatie gebruikt systematisch de eigen en de sectorale gegevens uit een uniform registratiesysteem om de effecten en de processen van de hulpverlening in kaar te brengen. De organisatie participeert in wetenschappelijk onderzoek.


De Korf vzw

91

Zelfevaluatie

5.2.4

Medewerkersresultaten PERSONEELSTEVREDENHEID 2 De organisatie hanteert één of meerdere technieken of instrumenten om de personeelstevredenheid na te gaan.

INDICATOREN EN KENGENTALLEN (objectieve personeelsgegevens) 3 De organisatie bepaalt de personeelskengetallen op een doordachte wijze. De organisatie houdt de verschillende personeelskengetallen systematisch bij en bespreekt deze systematisch op (beleids)overleg.

5.2.5

Waardering door de maatschappij WAARDERING 2 De organisatie neemt initiatief om de waardering van de strategische partners na te gaan.

MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID 3 De organisatie actualiseert systematisch haar maatschappelijke opdracht en houdt systematisch rekening met maatschappelijke tendensen en de impact op het welzijn van de gebruiker en de werking van de organisatie.


De Korf vzw

92

Lijst met afkortingen

6

Lijst met afkortingen AB ART A-team BBB BINC BJB BV BVR BZW CAT. CAW CBJ CFR. CIG CJ CKG CORA CVBA Prose

CVO CWL DC DT DRM EHBO EMK ETC. EV GEAGR. HP IBZ ICT ICOBA IJH IPSOC IVA JAP JRB JZ KATHO KHB KRIT LSCI MAX.


AandachtsBegeleider ARTikel Agressie-Team Bed Bad Brood Begeleiding IN Cijfers Bijzondere Jeugdbijstand BijVoorbeeld Besluit Vlaamse Regering Begeleid Zelfstandig Wonen Categorie Centrum Algemeen Welzijnswerk Comité Bijzondere Jeugdzorg confer Centrum Integrale Gezinszorg Crisis Jeugdhulp Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning Coördinatorenraad Coöperatieve Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid PROjects in SElf-Evaluation Centrum voor Volwassenen Onderwijs Centrale WachtLijst DagCentrum DirectieTeam Decreet Rechtspositie Minderjarigen Eerste Hulp Bij Ongevallen Experimenteel Modulair Kader ETCetera EvolutieVerslag GEAGGRegeerd HandelingsPlan Integraal Begeleide Zelfstandigheid Informatica Communicatie Technologie Initiatief CompetentieBevordering Agressiebeheersing Integrale JeugdHulp Instituut voor Psycho-sociale Opleiding Intern Verzelfstandigd Agentschap JaarActiePlan Jeugdrechtbank JeugdZorg Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen Kwaliteitshandboek Kortrijk, Roeselare, Izegem, Tielt Life Space Crisis Intervention Maximum

De Korf vzw

Lijst met afkortingen

MAW MD-Team MFC MFO MN MOF MPI MS-Office OC OOOC ORG. PAG. PO POS PRIAC PROZA REKI RESP ROBJ RVB SDO SMK SWOT TBD TCK VIPA VIVO VSPW VTO VZW WVL ZGN. ZSP


93

Met Andere Woorden Multi Disciplinair Team Multi Functioneel Centrum Multi Functionele Organisatie Met Name Misdrijf Omschreven Feit Medisch Pedagogisch Instituut MicroSoft-Office Ortho(ped)agogisch Centrum Onthaal Oriëntatie Observatiecentrum ORGanisatie PAGina Pedagogisch overleg Problematische OpvoedingsSituatie PRIoritair ACtieplan PRojectgroep Ontwikkeling ZelfAnalyse-instrument REchten KInd RESPectievelijk Regionaal Overleg Bijzondere Jeugdzorg Raad Van Bestuur Staf Directie Overleg Sectorspecifieke Minimale Kwaliteitseis Strengths Weaknesses Opportunities Threats ThuisBegeleidingsDienst Trainingscentrum Kamerwonen Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden Vlaams Instituut voor Vorming en Opleiding in de Social Profit Vormingsleergang voor Sociaal Pedagogisch Werk Vorming, Training en Opleiding Vereniging Zonder Winstoogmerk West-VLaanderen ZoGeNaamd Zorg Strategisch Plan

De Korf vzw

KWALITEITSVERSLAG 2014

Recommend Documents