Investeringsstatuut. Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl

Investeringsstatuut Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl

Versie 1.0 d.d. 07-02-2013 Versie is goedgekeurd in de RvC vergadering van 28-02-2013

1

Inhoud 1

2

3

Inleiding...........................................................................................................................3 1.1

Algemeen .................................................................................................................3

1.2

Definities ..................................................................................................................3

1.3

Wettelijk kader Investeringsstatuut ...........................................................................4

1.4

Doel investeringsstatuut ...........................................................................................4

1.5

Governance .............................................................................................................5

1.6

Vaststelling, goedkeuring en wijziging ......................................................................5

1.7

Accountantscontrole .................................................................................................5

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ...........................................................6 2.1

Management ............................................................................................................6

2.2

Bestuur & Bestuursondersteuning ............................................................................6

2.3

Raad van Commissarissen.......................................................................................7

2.4

Uitvoering investeringsactiviteiten binnen Woonbedrijf .............................................7

2.5

Administratieve Organisatie / Interne Beheersing ....................................................7

Investeringsactiviteiten en besluitvorming .......................................................................9 3.1

Algemeen .................................................................................................................9

3.2

Investeringskader .....................................................................................................9

3.3

Het Investeringsbesluit ...........................................................................................10

3.4

Besluitvormingsproces ...........................................................................................11

3.5

Algemene voorwaarden bij besluitvormingsproces .................................................12

3.6

Controle op het besluitvormingsproces...................................................................12

Bijlage ..................................................................................................................................14

2

1 Inleiding 1.1 Algemeen 1.1.1

Dit is het Investeringsstatuut van Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl (hierna Woonbedrijf) als toegelaten instelling in de zin van de Woningwet. Dit investeringsstatuut is van toepassing op alle in dit statuut benoemde activiteiten van Woonbedrijf en haar verbindingen op het gebied van investeringen. Dit investeringsstatuut maakt deel uit van de governancestructuur van Woonbedrijf die voortvloeit uit de Governancecode Woningcorporaties.

1.1.2

De besluitvormingsprocedures, investeringskaders en operationele procedures waarbinnen Woonbedrijf haar investeringsactiviteiten uitvoert worden vastgelegd in drie documenten. Deze drie documenten staan in de volgende hiërarchische verhouding: 1. De notarieel vastgelegde statuten van de stichting Woonbedrijf; in dit document zijn de interne rechtsverhoudingen en organisatieregels in verhouding met de organisatiedoelen van de stichting vastgelegd. Uit dit statuut komt het Reglement Bestuur en het Reglement Raad van Commissarissen voort, waarin verantwoordelijkheden en taken zijn belegd. 2. Het Investeringsstatuut; dit wordt vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen (hierna RvC). 3. De Investeringskaders; hierbij worden (financiële) kaders weergegeven

waaraan investeringsvoorstellen in algemene zin moeten voldoen, passend binnen het stichtingsstatuut en het investeringsstatuut.

1.2 Definities 1.2.1

Bestuur Het Bestuur van de stichting bestaat thans uit twee bestuursleden die zijn belast met het besturen van de stichting en de algemene leiding van Woonbedrijf. De RvC stelt het aantal leden van het Bestuur vast en is verantwoordelijk voor de benoeming van de Bestuursleden. De taken en verantwoordelijkheden van de het bestuur zijn vastgelegd in het stichtingsstatuut, artikel 5 t/m 8.

1.2.2

Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het beleid van het Bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting en op de met de stichting verbonden ondernemingen en/of rechtspersonen. Daarnaast adviseert de RvC het bestuur op strategische vraagstukken. De taken en

3

verantwoordelijkheden van de RvC zijn vastgelegd in het stichtingsstatuut, artikel 9 en 10.

1.2.3

Investering Een investering is de inzet van (financiële) middelen die, in maatschappelijke of financiële zin, hun nut afwerpen voor een periode van meer dan 1 jaar. Investeringen boven een bedrag van € 3 miljoen (zegge: driemiljoen euro) worden altijd ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC, zoals is vastgelegd in de Woningwet..

1.3 Wettelijk kader Investeringsstatuut 1.3.1

Woonbedrijf heeft als doel uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting. Het wettelijke kader waarin Woonbedrijf acteert is de Woningwet die tot uitvoering wordt gebracht in het Besluit Beheer Sociale Huursector (hierna BBSH). Artikel 11 lid 1 en 2 van hoofdstuk III van het BBSH geeft het werkveld weer wanneer het stelt: “de toegelaten instelling is uitsluitend werkzaam op het gebied van volkshuisvesting”. In deze artikelen wordt het werkveld “volkshuisvesting” helder ingekaderd.

1.3.2

Indien een verandering of uitbreiding van de wettelijke externe kaders plaatsvindt, die een verzwaring betekenen ten opzichte van de bestaande situatie, en waardoor strijdigheid met het investeringsstatuut ontstaat, zal het investeringsstatuut daaraan ondergeschikt zijn. Deze situatie blijft bestaan totdat het investeringsstatuut aangepast is. Het Bestuur zal zo spoedig mogelijk voorstellen doen om deze strijdigheid op te heffen. Als een verandering of uitbreiding van de externe kaders plaatsvindt, die een verlichting betekenen ten opzichte van de bestaande situatie, blijft het Investeringsstatuut onveranderd geldig.

1.4 Doel investeringsstatuut 1.4.1

Het investeringsstatuut heeft tot doel: 1. Scheppen van formele kaders voor investeringsbeslissingen binnen Woonbedrijf; 2. Vaststellen van de verantwoordelijkheid van de RvC, het Bestuur en het management bij investeringsbeslissingen; 3. Vaststellen van beoordelingscriteria voor investeringsbeslissingen; 4. Inzicht geven in de risico’s die aan deze investeringsbeslissingen zijn verbonden; 5. Een toetsingskader te bieden aan onder andere de RvC om haar toezichthoudende rol in te vullen.

4

1.5 Governance 1.5.1

Met het investeringsstatuut geeft Woonbedrijf invulling aan de Aedes Governancecode voor woningcorporaties. Het investeringsstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Woonbedrijf en is onlosmakelijk verbonden met het stichtingsstatuut, het reglement RvC, het Reglement Bestuur, het treasurystatuut en het verbindingenstatuut.

1.6 Vaststelling, goedkeuring en wijziging 1.6.1

Het investeringsstatuut is vastgesteld door het Bestuur en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC.

1.6.2

Wijzigingen van het investeringsstatuut worden door het Bestuur vastgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC.

1.7 Accountantscontrole 1.7.1

De accountant die de jaarrekening controleert kan van de RvC separaat de opdracht krijgen om de juiste toepassing van het investeringsstatuut te controleren.

5

2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 2.1 Management 2.1.1

Woonbedrijf kiest voor een klant- en gebiedsgerichte organisatiestructuur. Daarom zijn de taken en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd. Het management heeft een integrale managementverantwoordelijkheid binnen de eigen afdeling / district.

2.1.2

In het kader van investeringsbeslissingen formuleert het management, in de persoon van de (district) manager, het investeringsbesluit en vraagt het Bestuur om het investeringsbesluit vast te stellen.

2.2 Bestuur & Bestuursondersteuning 2.2.1

Bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het aangeven van de (strategische) koers en het beleid. Investeringsbeslissingen worden vastgesteld door het Bestuur. Investeringsbesluiten worden door het Bestuur getoetst aan de koers en het beleid. Hiervoor heeft het Bestuur een investeringskader vastgesteld. Het staat het Bestuur vrij om met een gedegen argumentatie van het investeringskader af te wijken. Deze argumentatie wordt meegenomen in de toetsing van de RvC ten behoeve van de goedkeuring. De Investeringskaders worden jaarlijks vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de RvC. Bij de integrale toetsing wordt het Bestuur geadviseerd door de concernraad. Het Bestuur is eindverantwoordelijk met betrekking tot het investeringsbeleid.

2.2.2

Concernraad De concernraad heeft een zodanige diverse samenstelling vanuit de organisatie, dat alle perspectieven uit het investeringskader (i.c. klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde) vertegenwoordigd zijn. De concernraad adviseert het bestuur bij het nemen van strategische- / investeringsbesluiten. In het kader van de advisering wordt een investeringsbesluit door de leden van de concernraad integraal getoetst aan de koers en het beleid.

2.2.3

Financiën en Controlling De manager Financiën en Controlling (F&C) is gedelegeerd bevoegd door het bestuur voor de controle op de bedrijfsvoering van Woonbedrijf.In het kader van de besluitvorming toetst de afdeling F&C het investeringsbesluit op de effecten voor Woonbedrijf (in control) en in het bijzonder op de uitgangspunten zoals die in het investeringsstatuut en investeringskader zijn vastgelegd.

6

2.2.4

Secretaris van het Bestuur De secretaris van het bestuur is gedelegeerd bevoegd door het bestuur om toe te zien op het naleven van de Governancecode en de integriteit van de besluitvorming. Bij de besluitvorming toetst de Secretaris of het besluit voldoet aan de criteria die Woonbedrijf hiervoor heeft opgesteld en of het proces van besluitvorming verloopt zoals in het kader van de governancestructuur van Woonbedrijf is vastgelegd. Dit kader bestaat uit de Governancecode en de uitwerking die daaraan binnen Woonbedrijf is gegeven. Het investeringsstatuut maakt hiervan deel van.

2.3 Raad van Commissarissen 2.3.1

De RvC geeft goedkeuring voor het vaststellen van het investeringsstatuut en het investeringskader en mogelijke wijzigingen hierin.

2.3.2

In het kader van de wet- en regelgeving dienen alle investeringsbesluiten boven € 3,0 miljoen (zegge: driemiljoen euro) ter goedkeuring worden voorgelegd aan de RvC. Goedkeuring vindt plaats door toetsing aan het investeringskader. Bestuur en RvC hanteren hetzelfde kader. Goedkeuring is in beginsel digitaal (keurt goed of keurt niet goed), maar bij goedkeuring kan worden gewezen op spanning met een bepaald onderdeel van het investeringskader. Dat kan leiden tot heroverweging van het besluit of van het kader.

2.3.3

Naast het geven van goedkeuring bij op het moment van het investeringsbesluit (i.c. afsluiting definitiefase) kan de RvC in een eerdere fase (i.c. afsluiting prestatiefase) om goedkeuring gevraagd worden bij projecten met een hoog risicoprofiel op het vlak van financiën en/of het imago van Woonbedrijf.

2.4 Uitvoering investeringsactiviteiten binnen Woonbedrijf 2.4.1

De uitvoering van de investeringsactiviteiten op het gebied van vastgoedinvesteringen ligt bij de afdeling Vastgoed. Alle operationele taken en bevoegdheden op het gebied van investeringen en investeringsactiviteiten zijn nader uitgewerkt in de projectaanpak van Woonbedrijf. Deze activiteiten omvatten de ontwerp-, realisatie en nazorgfase.

2.5 Administratieve Organisatie / Interne Beheersing 2.5.1

Algemeen Administratieve Organisatie en Interne Beheersing is het systeem dat Woonbedrijf in staat stelt om de risico’s, te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen. Risico’s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen. Daarvoor wordt bij Woonbedrijf gebruik gemaakt van beheersingsinstrumenten, zoals procesbeschrijvingen,

7

periodieke managementinformatie, interne en externe audits en risicomanagement. 2.5.2

Bij investeringsactiviteiten In het kader van de investeringsfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne beheersing: 1. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van investeringsactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in de procuratieregeling en het Reglement Bestuur. 2. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk in de procuratieregeling vastgelegd. 3. Bij de uit te voeren investeringsactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met betrekking tot de autoriserende, controlerende, registrerende en uitvoerende functionarissen. 4. Een (financiële) verplichting wordt terstond geregistreerd door de functionaris die de overeenkomst heeft afgesloten. Alle financiële overeenkomsten worden aangegaan in euro’s. Het aangaan van financiële overeenkomsten in buitenlandse valuta’s is derhalve niet toegestaan.

8

3 Investeringsactiviteiten en besluitvorming 3.1 Algemeen 3.1.1

Woonbedrijf onderscheidt de volgende investeringscategorieën: 1. Renovatie 2. Nieuwbouw 3. Sloop 4. Verkoop 5. Aankoop gronden / vastgoed 6. Organisatie

3.1.2

Investeringen die projectmatig worden opgepakt doorlopen de volgende fasen van de projectenaanpak van Woonbedrijf: Initiatief

Prestatie

Definitie

Ontwerp

Realisatie

Nazorg

In de definitiefase wordt, naast de keuze van de beste oplossing voor de aanpak van het project, het financiële gevolg van het project vastgesteld door middel van het bepalen van de bedrijfs- en vastgoedwaarde (stichtingskosten en marktwaarden). In deze fase wordt aan de hand van het investeringskader, voortkomend uit het investeringsstatuut, de formele investeringsbeslissing genomen. Deze beslissing wordt het investeringsbesluit genoemd.

3.2 Investeringskader 3.2.1

Investeringsbeslissingen worden getoetst aan bestaand beleid, afspraken en (financiële) mogelijkheden van de organisatie.  Realisatie van de ambitie van Woonbedrijf vertaald in Koers, strategie en beleid;  Realisatie van de volkshuisvestelijke opgave vertaald in prestatieafspraken en convenanten met gemeenten en belanghouders;  Inzetten van het vermogen van Woonbedrijf vertaald in financiële criteria op project- en concernniveau en het inzetten van de capaciteit van de organisatie. Denk hierbij o.a. aan de begroting. Daarbij worden beslissingen ook getoetst aan bestaande wet- en regelgeving.

3.2.2

Daarnaast wordt het toetsingskader van Woonbedrijf gevormd op basis van de begrippen klantwaarde, vastgoedwaarde en bedrijfswaarde. Ieder (investerings)besluit wordt genomen op basis van een integrale afweging van de klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde.

3.2.2.1

Klantwaarde Klantwaarde is de waarde die de klant toekent aan een product of dienst. In het perspectief van consumentengedrag is dit wat hij “ervoor over heeft”. De klantwaarde kan op verschillende manieren worden uitgedrukt: in euro’s, 9

waardering, wachttijd (als woningzoekende), zelfwerkzaamheid, etc. De criteria die hierbij worden gebruikt zijn:  Betaalbaarheid  Beschikbaarheid  Kwaliteit van de woning, de woonomgeving en de dienstverlening 3.2.2.2

Vastgoedwaarde Dit is de directe opbrengstwaarde (marktwaarde) van een vrij te aanvaarden woning. Deze wordt in hoge mate bepaald door de courantheid en adaptiviteit van de afzonderlijke woningen. Hierbij wordt gekeken naar de bouwtechnische, gebruikstechnische en belevingskwaliteit. De gebruikte criteria hierbij zijn:  Bouwtechnische kwaliteit  Gebruikskwaliteit  Locatiekwaliteit

3.2.2.3

Bedrijfswaarde De bedrijfswaarde zoals die bij Woonbedrijf wordt gehanteerd, is gesplitst in een bedrijfswaarde in enge zin en de bedrijfswaarde in ruimere zin. De bedrijfswaarde in enge zin wordt gezien als de financiële bedrijfswaarde. In financiële zin richt de bedrijfswaarde zich op toekomstige kasstromen die met een passende rendementseis contant worden gemaakt naar heden. Bij de beoordeling van nieuwe investeringen wordt voor de toetsing van de bedrijfswaarde gebruik gemaakt van de volgende grootheden: 1 Direct rendement 2 Bedrijfswaarde in een percentage van de marktwaarde in verhuurde staat 3 Streefhuur/aanvangshuur in % van WOZ waarde (aanvangsrendement) 4 Gemiddelde onderhoudskosten per woning 5 Restant exploitatietermijn Daarnaast vindt toetsing van de onrendabele top plaats, waarbij de onrendabele top wordt uitgedrukt per gerealiseerd additioneel exploitatiejaar. De bedrijfswaarde in ruime zin richt zich op de waarde van een investering voor Woonbedrijf, waarbij gedacht moet worden aan waarde in de zin van imago, duurzaamheid en bijdrage aan volkshuisvestelijke doelstellingen.

3.3 Het Investeringsbesluit 3.3.1

Ieder investeringsbesluit bestaat ten minste uit de conclusie van de overwegingen en afwegingen die de (district)manager heeft gemaakt, waarbij de effecten voor klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde in beeld zijn gebracht. Daarbij wordt in het investeringsbesluit een financierings-, fiscale- en risicoparagraaf opgenomen. 10

3.3.2

In de financieringsparagraaf wordt ingegaan op de financiering van het investeringsbesluit door middel van bij het WSW geborgde leningen, in het geval van DAEB investeringen. Bij niet-DAEB investeringen wordt de haalbaarheid van financiering en het risico hiervan in beeld gebracht.

3.3.3

In de fiscale paragraaf worden de fiscale gevolgen van het investeringsbesluit inzichtelijk gemaakt.

3.3.4

In de risicoparagraaf worden de risico's in beeld gebracht en gekwantificeerd. Woonbedrijf maakt onderscheid tussen imago en financiële risico's.

3.4 Besluitvormingsproces 0

Besluit 1

Advies F&C

2

Integr. toetsing

District/ afdeling

3

Vaststellen 4 Toetsing

5

Goedkeuring

Concern RvC 3.4.1

Stap 0: Besluit door District / afdeling Het management van een District/ afdeling komt tot een investeringsbesluit bij afsluiting van de definitiefase. Dit investeringsbesluit, dat voldoet aan het investeringskader voor projecten, wordt voorgedragen aan de concernraad voor integrale toetsing.

3.4.2

Stap 1 & 2: Integrale toetsing door de concernraad en advies F&C Het investeringsbesluit worden voorzien van een advies door de afdeling Financiën en Controlling (F&C). Investeringsbeslissingen worden getoetst aan: 1. Vastgestelde jaarbegroting 2. Treasurystatuut 3. Verbindingenstatuut 4. Investeringsstatuut / investeringskader Hierna komt F&C met een advies aan de Concernraad. De leden van de Concernraad wegen het investeringsbesluit op concernniveau (wat betekent een investeringsbesluit voor het gehele concern?), waarbij het advies van F&C wordt meegenomen. De verslaglegging van de behandeling van het investeringsbesluit en het advies van F&C in de concernraad vormen samen het beslisdocument voor het Bestuur.

11

3.4.3

Stap 3: Vaststellen door het Bestuur Het bestuur neemt het investeringsbesluit op basis van het beslisdocument met daarin: 1. Toetsing van de investeringsbeslissing op de geformuleerde criteria op klant-, vastgoed- en bedrijfswaarde in het investeringskader 2. Toelichting op eventuele afwijking van de criteria 3. Toelichting op de integrale afweging 4. Identificatie van de risico’s met risicoscore

3.4.4

Stap 4 & 5: Toetsing en goedkeuring RvC bij investeringen boven € 3,0 mln. Alle investeringen tot € 3,0 miljoen (zegge: driemiljoen euro) die voldoen aan de hierboven genoemde kaders, kunnen door het bestuur worden genomen. Investeringen boven € 3,0 miljoen, of die buiten de hierboven genoemde criteria vallen, worden ter goedkeuring voorgelegd aan de RVC. Hierbij zal de toetsing van het project aan de gestelde investeringskaders worden beoordeeld, waarna de RvC, indien is voldaan aan de gestelde kaders, tot goedkeuring komt. De RvC zal in haar oordeel in het bijzonder aandacht geven aan de (financiële en imago) risico’s van het project en aan de passendheid binnen de doelstelling en de koers van Woonbedrijf (de legitimiteit van de investeringsbeslissing).

3.4.5

Uitzondering op het proces: advies bij hoog risicoprofiel Zoals gesteld in artikel 2.3.3 kan er van dit proces worden afgeweken bij een advies bij een hoogrisicoprofiel. Hier geeft de RvC goedkeuring op het toetsingskader voor deze specifieke investeringsopgave. Concreet betekent dit dat het bestuursbesluit voor een afwijkend toetsingskader ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de RvC. Dit zal gebeuren in de prestatiefase van de projectenaanpak van Woonbedrijf. Na deze goedkeuring doorloopt het investeringsvoorstel alsnog het algehele proces (stappen 1 t/m 5).

3.5 Algemene voorwaarden bij besluitvormingsproces 3.5.1

Besluitvorming zal in formele zin plaatsvinden binnen het Bestuur en de RvC.

3.5.2

Het Bestuur neemt kennis van het advies van de concernraad alvorens het investeringsbesluit vast te stellen.

3.5.3

Het management is verplicht melding te maken van bij hem of haar bekende onvolkomenheden of onjuistheden in de aan het Bestuur voorgelegde investeringsvoorstellen.

3.5.4

Handelingen als advies, goedkeuring, verantwoording en verslaglegging hebben plaats zoals vastgelegd in het stichtingsstatuut van Woonbedrijf.

3.6 Controle op het besluitvormingsproces 3.5.1

Onder verantwoordelijkheid van het bestuur draagt de manager F&C zorg voor: 12

   

De administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle van het investeringsproces; Controle op correcte toepassing van de financiële rekenmodellen; De managementrapportages en de jaarrekening, waarbij inbegrepen de investeringsactiviteiten; De uitvoering van de interne audits.

13

Bijlage Investeringskader Het investeringskader is een organisch document dat constant in ontwikkeling is door wijzigende inzichten en daaruit voortkomend beleid dat vertaald wordt in het kader. De meest actuele versie van het investeringskader is daarom te vinden op het intranet van Woonbedrijf.

14