Inhoudstafel 1. Wat is een kostenvergoeding precies? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1. In principe een terugbetaling van kosten door uw vennootschap . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.1. U heeft betaald voor uw vennootschap en zij betaalt u dat terug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.2. Moet u kunnen bewijzen dat u die kosten ook echt gemaakt heeft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.3. Kunt u zich zomaar alles laten terugbetalen als kosten? . . . . . . . . . . . 2 1.2. Wat is precies een ‘forfaitaire kostenvergoeding’? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2.1. Wat is het verschil met een gewone kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . 2 1.2.2. Wat is het verschil met een zgn. dag- of reisvergoeding? . . . . . . . . . . 2 1.3. Is een zgn. kilometervergoeding ook een kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.4. Is elke kostenvergoeding belastingvrij? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.4.1. Niet belastbaar bij u privé, wel aftrekbaar in de vennootschap . . . . . . . 3 1.4.2. Privé ook niet belastbaar als een zgn. voordeel? . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.4.3. Heeft dit een invloed op uw forfaitaire kostenaftrek privé? . . . . . . . . . . 4
2. Vragen en antwoorden over de algemene forfaitaire kostenvergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1. Wie kan zo’n kostenvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.1. Mag u zelf als zaakvoerder of als bestuurder een kostenvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.2. Is het vereist dat u in vennootschap zit of kan het ook in een eenmanszaak? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.3. Is het van belang welk type vennootschap u heeft? . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.4. Moeten alle zaakvoerders/bestuurders een even grote kostenvergoeding krijgen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.1.5. U bent zaakvoerder of bestuurder in meer dan één vennootschap: mag u dan uit elke vennootschap een kostenvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.1.6. Kunt u een kostenvergoeding opnemen als u alleen aandeelhouder bent, maar geen zaakvoerder/bestuurder? . . . . . . . . . 7 2.1.7. Mag uw partner die ook bedrijfsleider is ook een kostenvergoeding krijgen als u er al een krijgt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1.8. Mogen uw kinderen, uw ouders, enz. een kostenvergoeding krijgen van uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1.9. Telt de kostenvergoeding van uw zoon of van uw dochter mee om te kijken of hij/zij nog ten laste is? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
I | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
2.2. Hoeveel mag die kostenvergoeding bedragen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2.1. Welke kosten kunnen door een algemene forfaitaire kostenvergoeding gedekt worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2.2. Mogen daarmee ook restaurantkosten terugbetaald worden? . . . . . . 10 2.2.3. Mogen daarmee andere representatiekosten terugbetaald worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.2.4. Mogen daarmee autokosten terugbetaald worden? . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.5. Mogen parkeerkosten en kosten van carwash terugbetaald worden met een kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.6. Mogen kantoorkosten thuis terugbetaald worden met een kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2.7. Is er een minimum- of een maximumbedrag voor een algemene forfaitaire kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.2.8. Mag u hetzelfde bedrag opnemen als de (Vlaamse) ambtenaren? . . . . 12 2.2.9. Mag de vergoeding een forfaitair percentage van uw loon zijn? . . . . . 13 2.2.10. Mag de vergoeding een forfaitair percentage van de omzet of van de winst van uw vennootschap zijn? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.2.11. Moet u uw kostenvergoeding verminderen als u ziek bent of met vakantie bent? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.2.12. Moet u de vergoeding verminderen als u een buitenlandse zakenreis maakt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2.2.13. Mag u de kostenvergoeding indexeren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.2.14. Hoe berekent u concreet uw kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.2.15. Welke algemene bedragen aanvaardt de fiscus in de praktijk? . . . . . 15 2.2.16. Welke bedragen heeft de fiscus aanvaard in concrete dossiers? . . . . 16 2.3. Waarmee kunt u uw kostenvergoeding combineren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.3.1. Is een kostenvergoeding combineerbaar met rechtstreeks geboekte restaurantkosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.3.2. Kan een kostenvergoeding samengaan met een binnenlandse en/of een buitenlandse reisvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.3.3. Kan uw vennootschap u een kostenvergoeding én maaltijdcheques betalen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2.3.4. Kunt u uw vennootschap nog werkelijke kosten laten terugbetalen wanneer u een kostenvergoeding opneemt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2.4. Is de kostenvergoeding fiscaal aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . . . . . . 19 2.4.1. Is de kostenvergoeding aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . . . 19 2.4.2. Is de kostenvergoeding voor 100% aftrekbaar? . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.4.3. Klopt het dat er altijd een stuk verworpen moet worden als restaurant- of representatiekosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.4.4. Kan de aftrek verworpen worden omdat u geen bewijsstukken heeft van de gemaakte kosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
II | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
2.4.5. Kan de fiscus de aftrek van de kostenvergoeding verwerpen omdat u vooraf geen schriftelijk akkoord gevraagd heeft? . . . . . . . . . 20 2.4.6. De controleur verwerpt de aftrek (van een stuk) van uw kosten vergoeding. Is de kostenvergoeding dan automatisch belastbaar bij u? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3. Vragen en antwoorden over de binnenlandse dagvergoeding . . . . . . . . 21 3.1. Wat wordt er bedoeld met een ‘binnenlandse dagvergoeding’? . . . . . . . . . . . . . . 21 3.1.1. Welke kosten kunnen ermee vergoed worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.1.2. Is dat combineerbaar met andere kostenvergoedingen? . . . . . . . . . . 21 3.1.3. Is dat ook een belastingvrij forfait? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.2. Wie kan zo’n dagvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.2.1. Kunt u dat als zaakvoerder of bestuurder of kan het alleen voor uw personeel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.2.2. Is het vereist dat u in vennootschap zit of kan het ook in een eenmanszaak? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.2.3. Kunnen alle zaakvoerders/bestuurders een binnenlandse dagvergoeding krijgen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.2.4. Kunt u uit meerdere vennootschappen een binnenlandse dagvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.2.5. Mogen uw kinderen, uw ouders, enz. een binnenlandse dagvergoeding krijgen van uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.3. Hoeveel mag de binnenlandse dagvergoeding bedragen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.3.1. Welke kosten worden er gedekt door een binnenlandse dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.3.2. Zitten in een binnenlandse dagvergoeding alle kosten van een binnenlandse verplaatsing? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.3.3. Hoelang moet u onderweg zijn om een dagvergoeding te kunnen opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 3.3.4. Is er een maximumbedrag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.3.5. Hoeveel bedraagt dit maximumbedrag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.3.6. Is het een probleem dat uw werkelijke kosten lager zijn dan de dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.4. Waarmee mag u de binnenlandse dagvergoeding combineren? . . . . . . . . . . . . . 26 3.4.1. Is een binnenlandse dagvergoeding combineerbaar met restaurantkosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.4.2. Kan uw vennootschap u zowel dagvergoedingen als maaltijdcheques betalen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.4.3. Is een binnenlandse dagvergoeding combineerbaar met een algemene forfaitaire kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.4.4. Is een binnenlandse dagvergoeding combineerbaar met een buitenlandse dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
III | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
3.4.5. Is een binnenlandse dagvergoeding combineerbaar met de terugbetaling van werkelijke kosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.5. Is de binnenlandse dagvergoeding fiscaal aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.5.1. Is een binnenlandse dagvergoeding aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.5.2. Zijn binnenlandse dagvergoedingen volledig aftrekbaar? . . . . . . . . . . 27 3.5.3. Kan de fiscus de aftrek van een binnenlandse dagvergoeding verwerpen omdat u geen bewijsstukken heeft van de gemaakte kosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.5.4. Moet u iets bewijzen voor de aftrek van de binnenlandse dagvergoedingen en zo ja, wat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.5.5. Kan de fiscus de aftrek verwerpen omdat u geen schriftelijk akkoord heeft over binnenlandse dagvergoedingen? . . . . . . . . . . . . . 28 3.5.6. De controleur verwerpt de aftrek van sommige dagvergoedingen. Zijn de vergoedingen dan automatisch belastbaar voor wie ze gekregen heeft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
4. Vragen en antwoorden over de buitenlandse reisvergoeding . . . . . . . . 29 4.1. Wat wordt er bedoeld met een ‘buitenlandse reisvergoeding’? . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.1.1. Welke kosten kunnen hiermee vergoed worden? . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.1.2. Is dat combineerbaar met andere kostenvergoedingen? . . . . . . . . . . 29 4.1.3. Is dat ook een belastingvrij forfait? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.2. Wie kan een buitenlandse reisvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.2.1. Kan dat voor u als zaakvoerder/bestuurder of kan dat alleen voor uw personeel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.2.2. Moet u daarvoor een vennootschap hebben of kan het ook in een eenmanszaak? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.2.3. Kunnen alle zaakvoerders/bestuurders een buitenlandse reisvergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.2.4. Kunt u zo’n reisvergoeding opnemen in meer dan één vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4.2.5. Moet u een loon krijgen om buitenlandse dagvergoedingen te kunnen opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4.2.6. Mogen uw kinderen of uw ouders of andere familieleden een buitenlandse dagvergoeding krijgen van uw vennootschap? . . . . 31 4.2.7. Enkel voor zgn. sedentaire functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 4.3. Hoeveel mag de buitenlandse reisvergoeding bedragen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4.3.1. Welke kosten worden er gedekt door een buitenlandse reisvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 4.3.2. Worden daarmee restaurantkosten terugbetaald? . . . . . . . . . . . . . . . 32 4.3.3. Zijn uw buitenlandse representatiekosten hierin inbegrepen? . . . . . . 32
IV | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
4.3.4. Zijn uw trein- of uw vliegtuigkosten hierin inbegrepen? . . . . . . . . . . . 32 4.3.5. U maakt de reis met de auto, zijn die autokosten inbegrepen in de buitenlandse dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.3.6. Zitten de kosten van de tram, de metro, de bus, … in een buitenlandse dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.3.7. Zitten de kosten van het hotel in een buitenlandse dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.3.8. Hoelang moet u in het buitenland zijn om te kunnen spreken van een buitenlandse zakenreis en voor u dus een buitenlandse reisvergoeding kunt opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 4.3.9. Moet u in het buitenland overnachten voor de buitenlandse reisvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.3.10. Hoelang mag de buitenlandse zakenreis duren? . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.3.11. Klopt het dat de dagen van het vertrek en de aankomst maar half tellen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.3.12. Kunt u uw buitenlandse zakenreis combineren met een vakantiereis? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4.3.13. Is er een maximumbedrag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 4.3.14. Bedragen voor een verblijf van minder dan 30 dagen . . . . . . . . . . . . 36 4.3.15. Bedragen voor een verblijf van meer dan 30 dagen . . . . . . . . . . . . . 36 4.3.16. Is het een probleem dat uw werkelijke kosten lager zijn dan de reisvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 4.3.17. Mag u de buitenlandse dagvergoeding indexeren? . . . . . . . . . . . . . . 37 4.3.18. Hoe moet u de dagvergoeding berekenen wanneer u naar meerdere landen reist? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 4.4. Waarmee mag u de buitenlandse reisvergoeding combineren? . . . . . . . . . . . . . . 37 4.4.1. Is een buitenlandse dagvergoeding combineerbaar met restaurantkosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 4.4.2. Is een buitenlandse dagvergoeding combineerbaar met maaltijdcheques? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 4.4.3. Is een buitenlandse dagvergoeding combineerbaar met hotelfacturen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 4.4.4. Is een buitenlandse reisvergoeding combineerbaar met een algemene forfaitaire kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4.4.5. Is een buitenlandse reisvergoeding combineerbaar met een binnenlandse dagvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4.4.6. Is een buitenlandse reisvergoeding combineerbaar met de terugbetaling van werkelijke kosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4.5. Is zo’n buitenlandse reisvergoeding aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . 39 4.5.1. Is een buitenlandse dagvergoeding aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 4.5.2. Is een buitenlandse dagvergoeding voor 100% aftrekbaar? . . . . . . . . 39
V | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
4.5.3. Kan de aftrek verworpen worden omdat u geen bewijsstukken heeft van de gemaakte kosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.5.4. Moet u iets bewijzen voor de aftrek van de buitenlandse dagvergoedingen en zo ja, wat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.5.5. De controleur verwerpt de aftrek van sommige reisvergoedingen. Zijn de vergoedingen dan automatisch belastbaar voor wie ze gekregen heeft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.6. De forfaitaire bedragen die aanvaard worden als buitenlandse reisvergoeding voor de verschillende landen (reis van minstens 10 uur en hoogstens 30 dagen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.7. Bijlage: de forfaitaire bedragen die aanvaard worden als buitenlandse reisvergoeding voor de verschillende landen (reis van meer dan 30 dagen en minder dan 24 maanden) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5. Vragen en antwoorden over de kilometervergoeding . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.1. Wat wordt er bedoeld met een ‘kilometervergoeding’? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.1.1. Welke kosten kunnen hiermee vergoed worden? . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.1.2. Worden hiermee alle autokosten vergoed? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.1.3. Is dat comineerbaar met andere kostenvergoedingen? . . . . . . . . . . . 50 5.2. Wie kan een kilometervergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.2.1. Kan dat voor u als zaakvoerder/bestuurder of kan dat alleen voor uw personeel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.2.2. Moet u daarvoor een vennootschap hebben of kan het ook in een eenmanszaak? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.2.3. Kunnen alle zaakvoerders/bestuurders een kilometervergoeding opnemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.2.4. Kunt u zo’n kilometervergoeding opnemen in meer dan één vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.3. Hoeveel mag de kilometervergoeding bedragen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.3.1. Is er een maximumbedrag? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.3.2. Bent u verplicht om gebruik te maken van het forfait dat de staat toekent aan haar ambtenaren? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.3.3. Hoe wordt het aantal kilometers bepaald? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.4. Is de kilometervergoeding aftrekbaar voor uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . . . . 52
6. Vragen en antwoorden over de kostenvergoedingen voor uw personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 6.1. Wanneer en welke kostenvergoedingen kunt u betalen aan uw personeel? . . . . 53 6.1.1. Welke klassieke kostenvergoedingen zijn mogelijk voor uw personeel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 6.1.2. Kunt u dat alleen als u een vennootschap heeft of ook als u een eenmanszaak heeft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
VI | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
6.1.3. Bijzondere regeling voor werknemers die een deel van hun werk thuis doen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 6.1.4. Bijzondere regeling voor telewerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 6.2. Welke werknemers kunt u een kostenvergoeding betalen? . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 6.2.1. Alleen aan hen die kosten gemaakt hebben voor u! . . . . . . . . . . . . . 55 6.2.2. Niet aan iedereen en niet iedereen evenveel? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 6.2.3. Mag u een kostenvergoeding betalen aan een stagiair? . . . . . . . . . . . 56 6.2.4. Moet u die vergoeding blijven doorbetalen bij ziekte of vakantie? . . . 56
7. Wat komt er nog allemaal bij kijken? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 7.1. Zitten er sociale bijdragen op uw kostenvergoedingen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 7.2. Hoe zit het met de RSZ op de kostenvergoedingen voor uw personeel? . . . . . . . 57 7.3. Zit er btw in een kostenvergoeding en is die aftrekbaar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.4. Moet een kostenvergoeding effectief betaald worden of mag die op de rekening-courant geboekt worden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.5. Moet een kostenvergoeding maandelijks betaald worden of mag dat ook één keer per jaar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.6. Moet u de kostenvergoedingen op de loonfiches zetten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 7.7. Is er een risico op de extra belasting van 103%? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 7.8. Moet u kostenvergoedingen invullen op uw belastingaangifte? . . . . . . . . . . . . . . 62 7.9. Moet u bijzondere bijlagen bij de aangifte vennootschapsbelasting voegen wanneer uw vennootschap u een kostenvergoeding betaalt? . . . . . . . . . . . . . . . . 62 7.10. Moet u bijzondere bijlagen bij belastingaangiftes of RSZ-aangiftes voegen wanneer u kostenvergoedingen betaalt aan uw werknemers? . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.11. Is het een probleem dat u (of uw werknemer) voordien geen kostenvergoeding kreeg? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.12. Mag u uw loon verminderen met het bedrag dat u voortaan opneemt als kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 7.13. Is een kostenvergoeding van belang voor uw groepsverzekering of een ander extralegaal pensioen ten laste van uw vennootschap? . . . . . . . . . . . . 63 7.14. Tellen kostenvergoedingen mee als ‘bezoldiging’ voor het verlaagd tarief in de vennootschapsbelasting? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 7.15. Moet u de berekening van een kostenvergoeding op papier hebben? . . . . . . . . . 64 7.16. Moet of kunt u vooraf een akkoord vragen aan de fiscus over een kostenvergoeding? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 7.17. Hoe bereidt u zich voor op een controle? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 7.18. Wat moet u doen wanneer de fiscus kostenvergoedingen wil belasten bij wie ze gekregen heeft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 7.19. Wat moet u doen wanneer de fiscus de aftrek van de kostenvergoeding door uw vennootschap (gedeeltelijk) wil verwerpen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
8. Rekentools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
VII | © Praktische Gids 2015 – Kostenvergoedingen
