Memo De Vaste Kostenvergoeding Oude regels

BDO

BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. Adviesgroep Loon- & Premieheffing

Memo De Vaste Kostenvergoeding 2010-2013 ‘ Oude’regels 1

Inleiding

Werknemers maken in het algemeen kosten om hun beroep uit te oefenen. U als werkgever kunt deze kosten in beginsel op declaratiebasis geheel of gedeeltelijk onbelast vergoeden. Voorwaarde hiervoor is onder andere dat de werknemer aan u een bonnetje, factuur of iets dergelijks overhandigt en dat u deze bescheiden controleert en bewaart. Het belangrijkste vereiste voor onbelastbaarheid is dat de vergoeding zakelijk is. Kosten die op een bepaalde wijze al voor rekening van de werkgever komen, kunnen uiteraard niet ook nog onbelast aan de werknemer worden vergoed. Voorbeeld De werknemer rijdt in een auto van de zaak waarvan de werkgever alle kosten voor zijn rekening neemt. Een onbelaste kilometervergoeding is dan niet meer mogelijk. Anders gezegd, een onbelaste en premievrije kostenvergoeding is pas mogelijk als de werknemer ook daadwerkelijk kosten maakt. Is dat niet het geval, dan is de vergoeding gewoon (belast) loon. Dat geldt in het algemeen voor zowel de loonheffing als de sociale verzekeringen. 2

De vaste kostenvergoeding

In plaats van kosten op declaratiebasis te vergoeden, kunt u er ook voor kiezen om uw werknemers een vaste kostenvergoeding te verstrekken. Een dergelijke vergoeding heeft betrekking op meerdere kostensoorten tegelijk. Het voordeel van een vaste kostenvergoeding is met name dat de werkgever niet voortdurend bonnetjes en declaraties hoeft te controleren en bewaren. In een vaste kostenvergoeding kunnen als u in 2011 tot 2013 niet kiest voor de Werkkostenregeling in ieder geval die kosten worden opgenomen die maandelijks en steeds voor ongeveer hetzelfde bedrag terugkeren. Hierbij kunt u denken aan kosten voor:  PC- en Kantoorbenodigdheden;  vakliteratuur;  mobiele telefoon;  maaltijden en consumpties onderweg of op het werk;  representatie;  ontvangsten thuis;  contributies lidmaatschappen;  werkkleding;  koffiegelden;

Disclaimer; Dit document wordt u aangeboden door de Adviesgroep Loon- & Premieheffing (ALP), de specialisten op beloningsgebied binnen BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en is bedoeld om algemene informatie te verschaffen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.

BDO  kosten met betrekking tot de auto van de zaak, zoals parkeer- en tolgelden en de kosten van gebruik van de wasstraat. Vanaf 1 januari 2004 kan onder voorwaarden ook een vaste vergoeding worden gegeven voor reiskosten. Gelet op het specifieke karakter van reiskosten en de voorwaarden die hiervoor gelden, lenen deze kosten zich niet voor opname in de reguliere vaste kostenvergoeding. Zie hierover ook paragraaf 5. PC- en kantoorbenodigdheden Als kantoorbenodigdheden welke kunnen worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding, kunnen worden aangemerkt pennen, papier, rekenmachine, postzegels e.d. voor zover deze door de werknemer zelf worden aangeschaft. Als PC-benodigdheden kwalificeren bijvoorbeeld inktcartridges en printpapier. Tekstverwerkers, faxen, e.d. kunnen beter op declaratiebasis worden vergoed. Aanschafkosten voor duurzame zaken zijn veelal hoog en incidenteel en daardoor minder geschikt voor een vaste vergoeding. Indien hierop pleegt te worden afgeschreven (meerjarig belang) én de kostprijs meer bedraagt dan €450, dan is slechts de afschrijving die samenhangt met het zakelijke gebruik onbelast te vergoeden. Vakliteratuur Vergoedingen ter zake van vakliteratuur behoren, in redelijkheid, tot de vrije vergoedingen. Daarnaast kunnen de (extra) kosten van algemene literatuur soms ook een bestanddeel van de vaste kostenvergoeding vormen als zij van direct nut zijn voor de dienstbetrekking. Mobiele telefoon Zakelijke gesprekskosten van de mobiele of vaste telefoon kunnen zonder fiscale gevolgen aan de werknemer vergoed worden. Voor zover deze kosten een vast bedrag per maand bedragen, kunnen deze worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Hierbij kan gedacht worden aan een (door u met de werknemer afgesproken) vast bedrag per maand voor zakelijke gesprekskosten, dan wel de vergoedingen van telefoonkaarten (prepaid). Overige kosten van de telefoon lenen zich meer voor vergoeding op declaratiebasis. Voor een uiteenzetting van kosten met betrekking tot de telefoon en internet welke belasting- en premievrij kunnen worden vergoed, verwijzen wij naar paragraaf 5. Maaltijden en consumpties onderweg of op het werk Maaltijden waarbij het zakelijke karakter meer dan 10% bedraagt, kunnen onbelast worden vergoed of verstrekt. Hierbij kan gedacht worden aan maaltijden bij overwerk of tijdens een zakenreis en maaltijden tijdens een werklunch. Ook lunches of maaltijden tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties zoals bij wegenbouwers en bouwvakkers zijn hieronder begrepen.


BDO Zakelijke maaltijden lenen zich voor opname in de vaste kostenvergoeding. De consumpties onderweg kunnen ook geheel belastingvrij worden vergoed. Representatie Onder representatiekosten kunnen worden verstaan: de kosten van het weggeven van een fles wijn, een bloemetje of een kaartje op een feestelijke gelegenheid van bijvoorbeeld een zakenrelatie. Deze behoren, in redelijkheid, eveneens tot de vrije vergoedingen en lenen zich voor opname in een vaste kostenvergoeding. Kosten van interne representatie, zoals bijdragen ter zake van verjaardagen, jubilea, geboorten, huwelijken, afscheid, enzovoort van collega's en medewerkers, kunnen in beginsel niet onbelast worden vergoed. Dit is gebaseerd op een arrest van de Hoge Raad uit 2008. Het vorenstaande betekent dat kosten van interne representatie normaliter niet kunnen worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Dit zal alleen anders kunnen zijn indien aannemelijk is dat de kosten vanuit zakelijke overwegingen zijn gemaakt. Dit zal bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij directieleden of indien, gelet op de aard van de onderneming, voor de werkzaamheden interne acquisitie belangrijk is. Ontvangsten thuis Kosten van ontvangsten thuis kunnen tevens worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Het betreft hier de ontvangst van medewerkers (indien de ontvangsten bijvoorbeeld plaatsvinden door een directielid) of zakelijke relaties. Te vergoeden zijn de kosten van koffie, thee, alcoholische drankjes, fris, hapjes e.d. alsook de kosten van een volledig buffet. Contributies en lidmaatschappen Werknemers kunnen al dan niet verplicht zijn van een vakbond of een beroepsorganisatie. In tegenstelling tot contributies van de rotary, kunnen deze kosten onbelast worden vergoed en eventueel worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Werkkleding / kleine materialen De kosten van reiniging en onderhoud van werkkleding lenen zich voor opname in een vaste kostenvergoeding. Onder werkkleding wordt verstaan:  kleding die voor 90% of meer geschikt is om bij het uitoefenen van de dienstbetrekking te dragen, zoals uniformen en overalls. Van een uniform is sprake als een (bepaalde) categorie werknemers gelijke kleding draagt die ook buiten de werkomgeving door derden geassocieerd wordt met een bedrijf of beroep. Of sprake is van een uniform is afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het geval. Het verdient aanbeveling dit af te stemmen met de Belastingdienst.  kleding die voorzien is van één of meer logo's van de werkgever, met een gezamenlijk oppervlakte van ten minste 70 cm² (per kledingstuk). Kleding die ook door derden in privé wordt gedragen, komt op grond van deze criteria niet voor onbelaste vergoeding in aanmerking.


BDO In de vaste kostenvergoeding kan tevens een vast bedrag per maand aan kosten van werkschoenen en kleine gereedschappen opgenomen worden. Koffiegelden Vergoedingen/verstrekkingen ter zake van consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van een maaltijd, behoren tot de vrije vergoedingen/verstrekkingen. Kleine consumpties (voorbeeld: kop koffie met een saucijzenbroodje, gebak, snacks) kunnen tot een bedrag van €0,55 per werkdag zonder bewijsmoeilijkheden belasting- en premievrij worden vergoed. Dit geldt niet als deze consumpties worden verstrekt. Bijvoorbeeld indien er automaten staan waaruit gratis koffie, thee etc. kan worden gehaald. Van een verstrekking is ook sprake als de werknemer geen zakelijke prijs (bijvoorbeeld alleen de kostprijs) voor de consumptie betaalt. Meestal maakt de lunchtijd (evenals andere pauzes) geen deel uit van de (betaalde) werktijd. Toch kan de werkgever consumpties tijdens de lunch of tijdens de koffiepauze van een werknemer vrij vergoeden of verstrekken. Dit geldt echter alleen als deze consumpties ook tijdens werktijd vrij worden vergoed of verstrekt. Als u de consumpties alleen tijdens de lunch of buiten de werktijd vergoedt of verstrekt, geldt deze vrijstelling dus niet. Bij ambulante werknemers – dit zijn werknemers die kort gezegd minder dan 20 keer dezelfde arbeidsplaats bezoeken, bijvoorbeeld vertegenwoordigers, monteurs–is in veel gevallen een hoger bedrag te vergoeden (te weten de werkelijke kosten, welke veelal hoger zullen zijn dan €0,55 per dag). Bij hen is vaak sprake van terugkerende (kleine) uitgaven waardoor deze derhalve geschikt zijn om te worden opgenomen in de vaste kostenvergoeding. Kosten met betrekking tot de auto van de zaak De betalingen welke de werknemer doet in verband met de auto van de zaak dienen te worden beschouwd als voor rekening van de werkgever komende - zgn. intermediaire- kosten. Deze betalingen kunnen eigenlijk geen onderdeel vormen van een vaste kostenvergoeding onder de noemer van vergoeding voor beroepskosten. In de praktijk wordt echter algemeen geaccepteerd dat deze voorschotten onderdeel uitmaken van de vaste kostenvergoeding. Gedacht kan worden aan kosten van:  autowassen;  parkeer- en tolgelden;  wegenkaarten e.d.;  brandstof i.v.m. tanken in het buitenland. Let op: Stallingkosten van de auto van de zaak bij de werknemer thuis kunnen niet onbelast worden vergoed.


BDO Kosten extra vertier in het buitenland Werkelijk gemaakte kosten Wanneer in het buitenland verbleven wordt, kan voor de extra kosten van vertier een onbelaste vergoeding worden gegeven. De vergoeding kan onder meer dienen ter dekking van extra uitgaven voor:  pensionkosten;  ontbijt, lunch, warme maaltijd;  koffie, thee;  ontspanning, telefoon, krant;  drankjes bij maaltijden;  reinigingskosten;  reisbenodigdheden e.d. 30%-vergoedingsregeling Onder voorwaarden kan voor de kosten in het buitenland gebruik worden gemaakt van de zogenaamde 30%-vergoedingsregeling. Op grond van deze regeling kan kort gezegd dertig procent van het totale loon (inclusief de 30%-vergoeding) onbelast als kostenvergoeding worden betaald, zonder dat de werknemer hoeft aan te tonen dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. De twee belangrijkste voorwaarden zijn:  dat de werknemer in een aangewezen land werkt, heel globaal gezegd zijn dat de zogenoemde ‘ ontwikkelingslanden’en  dat zijn werkzaamheden ter plekke minimaal 45 dagen (in een periode van 12 maanden) in beslag nemen. Perioden van minder dan 15 dagen worden daarbij in principe niet meegeteld.

3

Onderbouwing van de vaste kostenvergoeding

Algemeen Vaste kostenvergoedingen moeten apart in de loonboekhouding worden geadministreerd en de vergoedingen moeten kunnen worden onderbouwd. Dit houdt in dat de vaste vergoeding per kostencategorie en kostensoort wordt gespecificeerd en per kostensoort ook een bedrag is opgenomen. Voorbeeld: Onderbouwing kostenvergoeding € Consumpties onderweg - Drank - Kleine versnaperingen Lunches en diners - Overwerk - Met zakenrelaties Telefoon Totaal €

10 15 20 45 20 110


BDO Het onderbouwen van een vaste kostenvergoeding kan op verschillende manieren plaatsvinden. Een vaste kostenvergoeding kan worden gebaseerd op: 1. de declaraties die de werknemer in het verleden bij de werkgever heeft ingeleverd 2. de declaraties die andere werknemers, die vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar zijn (homogene groep), bij de werkgever hebben ingeleverd 3. een steekproef bij de betrokken werknemer(s). Deze laatste mogelijkheid heeft de voorkeur. Onderstaand gaan wij hier nader op in. 4

De steekproef

Voor de onderbouwing van de kostenvergoeding heeft de steekproef de voorkeur omdat naast de wettelijke verplichting van een onderbouwing, de Belastingdienst ook kan verzoeken om de onderbouwing te staven door middel van een steekproefsgewijs onderzoek. In de meeste gevallen kan de reeds zelf gehouden steekproef dan van pas komen. Algemeen Een steekproef houdt in dat de werknemer gedurende een bepaalde periode de door hem gemaakte zakelijke kosten bijhoudt. Aan de hand van deze kosten wordt vervolgens een vaste kostenvergoeding vastgesteld. De duur van de steekproef bedraagt in de praktijk in de regel drie maanden en moet eens in de vijf jaar worden herhaald. De Belastingdienst kan zich echter op het standpunt stellen dat deze periode meer maanden dient te omvatten of dat het te lang geleden is dat de steekproef heeft plaatsgevonden. Het verdient mede in verband met het voorgaande aanbeveling een eenmaal vastgestelde vaste kostenvergoeding periodiek te controleren. Dit kan gebeuren door de werknemer eens per jaar een maand lang de bescheiden te laten bewaren waaruit de gemaakte kosten blijken. Afhankelijk van het resultaat kan besloten worden om de vaste vergoeding aan te passen. Het is ook raadzaam om een steekproefsgewijs onderzoek uit te voeren voordat u maandelijks een vaste vergoeding gaat verstrekken. In geval van een controle is de onderbouwing dan snel voorhanden. Indien u een zelfde bedrag aan vaste kostenvergoedingen aan een bepaalde groep werknemers wenst te verstrekken, is het van belang dat u voorafgaande aan de indeling van de groepen bepaalt welke werknemers vanuit kostenoogpunt in dezelfde positie verkeren. Nog raadzamer is het om van tevoren met de Belastingdienst af te stemmen of de steekproef en de vaste vergoeding aan alle eisen voldoen. Dat kan vervelende situaties, zoals naheffingsaanslagen over het bovenmatige deel van de vaste vergoeding als deze achteraf te hoog blijkt te zijn, in de toekomst voorkomen. Op wie is de steekproef van toepassing? Bij het houden van een steekproef dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de steekproef bij één persoon en een steekproef voor (het bepalen van) een zogenoemde homogene groep.


BDO Individuele kostenvergoeding Indien sprake is van een individuele kostenvergoeding, is de steekproef van toepassing op de betreffende werknemer. De werknemer dient dan bijvoorbeeld drie maanden alle kosten die hij in verband met zijn dienstbetrekking maakt, bij te houden en door te geven aan bijvoorbeeld de salarisadministratie of de afdeling P&O. Kostenvergoeding voor een bepaalde groep werknemers Vaak wenst men aan een bepaalde groep werknemers bijvoorbeeld vanaf of in een bepaalde functie en/of afhankelijk van de mate waarin werknemers ambulant zijn, een zelfde bedrag aan vaste kostenvergoeding te betalen. Indien sprake is van een ‘ homogene’groep, kan de steekproef op deze betreffende groep worden toegepast. Echter, allereerst dient bepaald te worden welke werknemers tot een homogene groep behoren. Er is sprake van een homogene groep indien:  de werknemers binnen de groep vanuit kostenoogpunt veelal in een zelfde positie verkeren;  de soorten kosten die de werknemers maken (nagenoeg) hetzelfde zijn;  de hoogte van de gemaakte kosten per soort tussen die werknemers niet of nauwelijks verschilt. Voor de bepaling van de homogene groep kan uitgegaan worden van het declaratiegedrag in het verleden. Ook kan aan de hand van een steekproef bepaald worden wie wel en niet tot de homogene groep behoren. Indien sprake is van een homogene groep is de uitkomst van de steekproef van toepassing voor de gehele betreffende groep. Voorbeeld U heeft onder andere monteurs en vertegenwoordigers in dienst. Monteurs ontvangen momenteel bijvoorbeeld €50 per maand aan kostenvergoeding en vertegenwoordigers €100. Stel dat de vertegenwoordigers uit kostenoogpunt in dezelfde situatie verkeren. Dit geldt ook voor de monteurs onderling. Er kan dan worden volstaan met twee steekproeven. Een waaraan een aantal monteurs meedoen en een voor de groep vertegenwoordigers. De uitkomst kan dan worden toegepast op alle werknemers van de betreffende groep. Indien sprake is van een homogene groep hoeft in beginsel geen rekening meer gehouden te worden met verschillen in persoonlijke voorkeur van de werknemers en de wijze waarop zij de vaste kostenvergoeding besteden. De vaste vergoeding is wel (gedeeltelijk) belast als de werkelijke kosten van een individuele werknemer zodanig achterblijven bij het bedrag van de vergoeding dat de werknemer redelijkerwijs niet meer geacht kan worden tot de homogene groep te behoren. Hoe gaat de steekproef nu feitelijk in zijn werk? Invullen weekstaat Een aantal werknemers uit een bepaalde (functie)groep waarop de betreffende kostenvergoedingen zien of een individuele werknemer, dient per week een weekformulier in te vullen. Dit kan door de betreffende werknemer zelf of door de afdeling P&O na inlevering van de bonnen e.d. door de werknemer. Op dit weekformulier worden de gemaakte zakelijke kosten vermeld.


BDO Het is gebruikelijk dat de kostenvergoedingen per periode afzonderlijk worden verstrekt. Voor de verantwoording van gemaakte kosten tijdens de steekproefperiode van drie maanden is gekozen voor wekelijkse rapportage, teneinde het traject te kunnen volgen. U zal vervolgens, aan de hand van de weekrapportages, maandrapportages moeten opstellen. Voor zover de werknemer in de betreffende periode kosten heeft gemaakt die eventueel ook voor vergoeding in aanmerking komen maar momenteel niet vergoed worden, dienen deze kosten in de rubriek ‘ Overige’opgegeven te worden waar de kosten zo gespecificeerd mogelijk aangegeven dienen te worden. In geval van ruimtegebrek kunnen de kosten (verder) omschreven worden onder het kopje “Opmerkingen”. Het is uiteraard mogelijk dat de opsomming van kosten in paragraaf 2 niet uitputtend is. Mocht de werknemer daarom uitgaven doen die niet in de daar genoemde categorieën vallen, maar naar uw mening wel voor vergoeding in aanmerking komen, dan gelieve die bij ‘ Overige’in te vullen en te specificeren om wat voor kosten het gaat. Bewaren bonnen, rekeningen etc. Van belang is dat zoveel mogelijk bonnen, rekeningen, e.d. bij de wekelijkse rapportages worden ingeleverd. Hierbij is ook van belang dat geclaimde uitgaven overeenkomen met bijvoorbeeld vastgelegde afspraken e.d. met cliënten. Van piekuitgaven die buiten de steekproefperiode vallen, dient afzonderlijk melding te worden gemaakt (bijvoorbeeld een abonnement op vakliteratuur dat eenmaal per jaar betaald moet worden). Op het weekformulier is hiervoor een aparte rubriek opgenomen. De werknemer dient de piekuitgaven zo gespecificeerd mogelijk aan te geven. Tenslotte is het van groot belang dat de werknemers de gemaakte kosten en ingeleverde bonnen zodanig schriftelijk toelichten dat het zakelijke karakter van de kosten duidelijk is. Dit geldt vooral voor maaltijdkosten en kosten van representatie. Het uiteindelijke doel van deze vastleggingen is te komen tot een zo optimaal mogelijke kostenvergoeding, welke door de Belastingdienst en de UWV (landelijk) wordt geaccepteerd.

5

Kostensoorten niet geschikt voor een vaste kostenvergoeding

Kostensoorten die naar de mening van de belastingdienst veelal niet in een vaste kostenvergoeding kunnen worden opgenomen betreft kosten die:  groot van omvang zijn en/of  niet regelmatig voorkomen of  een individuele afstemming op de werknemer behoeven. Deze kosten kunnen beter op declaratiebasis worden vergoed. Ook geldt voor een aantal kosten een specifieke fiscale regelgeving. De Hoge Raad heeft in een arrest in 2008 echter geoordeeld dat ook kosten die zich wel incidenteel voordoen en/of groter van omvang zijn, kunnen worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Omdat niet is uit te sluiten dat de belastingdienst in de praktijk blijft vasthouden aan de oude, hierboven, genoemde criteria, wordt werkgevers geadviseerd vooraf goedkeuring te vragen bij de belastingdienst indien men grotere en/of incidentele kosten wil vergoeden middels de vaste kostenvergoeding.


BDO Onderstaand hebben wij een aantal kostensoorten opgenomen die (deels) belastingvrij zijn te vergoeden doch die zich niet lenen voor opname in een vaste kostenvergoeding. Deze kostensoorten zijn niet uitputtend, doch de meest voorkomende zijn genoemd. Reiskostenvergoeding Met ingang van 1 januari 2004 zijn de regels voor het vergoeden van reiskosten ingrijpend gewijzigd. De werkgever kan werknemers voor alle zakelijke kilometers een onbelaste vergoeding geven van €0,19 per kilometer. Het maakt hierbij niet uit met welk vervoermiddel de werknemer reist: auto, bromfiets, fiets, openbaar vervoer, te voet etc. Woon-werkkilometers worden per 1 januari 2004 tevens als zakelijk aangemerkt. Het maakt hierbij niet uit hoe groot of klein de reisafstand woningwerk is en hoe vaak een bepaalde arbeidsplaats wordt bezocht. Geen ‘ gedoe’meer met de 60dagenregeling en carpoolregelingen. In dit bedrag van €0,19 per kilometer worden geacht alle kosten met betrekking tot het vervoer te zijn begrepen. De werkgever kan derhalve naast dit vaste bedrag per kilometer bijvoorbeeld geen onbelaste vergoeding geven voor parkeer- en tolgelden. Onder voorwaarden kan op grond van de reiskostenregeling ook een vaste vergoeding worden gegeven voor reiskosten. Voorwaarde is dat het gaat om reizen met een vast en gelijkmatig karakter, bijvoorbeeld het woon-werkverkeer. De hoogte van de belastingvrije vergoeding bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer. De staatssecretaris heeft een praktische regeling in het leven geroepen waardoor een eenmaal vastgesteld bedrag per maand niet achteraf gecorrigeerd hoeft te worden. Aan deze praktische regeling (zonder nacalculatie) zijn een aantal voorwaarden gesteld. Indien gewenst kunnen wij u nader informeren over de reiskostenregeling. Telefoon- en internetkosten Sinds 1 januari 2007 zijn alle vergoedingen voor telefoon, internet en vergelijkbare communicatiemiddelen onbelast, mits het zakelijk gebruik van meer dan bijkomstig belang is, dat wil zeggen meer dan 10%. Wat valt nu onder deze fiscale regeling? Bijvoorbeeld de aankoopkosten van een telefoon, de aanleg- en aansluitkosten van een verbinding en uiteraard de abonnements- en gebruikskosten. De term ‘ vergelijkbare communicatiemiddelen’is opgenomen om ook toekomstige producten (als gevolg van de technologische ontwikkelingen op dit terrein) onder de fiscale regeling te kunnen laten vallen. Binnen de nieuwe regeling is het belangrijkste criterium dat het zakelijk gebruik meer dan 10% dient te zijn. In de wetsgeschiedenis is aangegeven dat de werkgever vooraf de inschatting zal moeten maken of de betreffende werknemer aan deze voorwaarde voldoet. Hierbij moet het zakelijk gebruik over een langere periode bezien naar redelijke verwachting de 10% overschrijden. Als voorbeelden zijn genoemd de ambulante werknemers die (ook) vanuit thuis werken en de werknemers die minstens één dag in de week thuiswerken. Het vereiste zakelijk gebruik zou minder aannemelijk zijn bij werknemers die voltijd op het kantoor en dergelijke van de werkgever werken. Het is uiteraard nog afwachten hoe (streng) de Belastingdienst het criterium van meer dan 10% zakelijk gebruik in de praktijk zal gaan uitleggen.


BDO Overige vergoedingen Enkele andere kostensoorten die belastingvrij vergoed kunnen worden zijn:  studiekosten;  cursussen, congressen, studiereizen, excursies e.d.;  computer en daarbij behorende randapparatuur (indien zakelijk gebruik 90% of meer);  telewerken;  fiets voor woon-werkverkeer.

6

Aandachtspunten/tips voor een vaste kostenvergoeding

Onderstaand volgen nog enkele aandachtspunten en tips met betrekking tot de vaste kostenvergoeding.  Vaste kostenvergoeding bij ziekte In geval de werknemer langdurig ziek is, is een kostenvergoeding slechts onbelast als de kosten ook tijdens zijn ziekte moeten worden gemaakt. Na circa twee maanden na het ziek worden, dienen in ieder geval de variabele kosten uit de vaste kostenvergoeding te worden geëlimineerd. Indien de werknemer in de periode van de steekproef enige tijd ziek is geweest, verzoeken wij u dit aan te geven. Immers, de ziekte kan tot gevolg hebben dat de werknemer - incidenteel - minder kosten heeft gemaakt. Het is daarom gewenst om bij ziekte dit ook op de in te vullen staten aan te geven  Vaste kostenvergoeding naast vergoeding op declaratiebasis Indien de werknemers een vaste kostenvergoeding ontvangen en daarnaast nog de mogelijkheid hebben om bepaalde kosten te declareren, is het van groot belang om, naast de onderbouwing van de vaste vergoeding, ook in detail vast te leggen welke kosten gedeclareerd kunnen worden en, eventueel, tot welk bedrag. Alleen op deze wijze voorkomt u discussies met uw werknemers én de Belastingdienst.  Inbouwen marge Bouw een marge in het bedrag dat aan vaste kostenvergoeding kan worden verstrekt. Indien met de Belastingdienst bijvoorbeeld een afspraak wordt gemaakt dat €175 per maand belastingvrij kan worden vergoed, doet u aan de werknemer een toezegging van €150 per maand. Dit geeft ruimte om de vergoeding na verloop van tijd te verhogen.  Belang steekproef Wijs de werknemer op het belang van de steekproef, zo krijgt u meer medewerking en kan de steekproef goed worden uitgevoerd.  Afspraken werknemer Maak met de werknemer afspraken over de gevolgen indien achteraf blijkt dat de kostenvergoeding niet geheel onbelast is of als de fiscale wetgeving inzake de onbelastbaarheid van vaste kostenvergoedingen wijzigt.


BDO  CAO-vergoedingen Vaak krijgt de werknemer op grond van de CAO een bepaalde vergoeding. Deze vergoeding is niet per definitie onbelast. Indien de veronderstelde kosten hiervoor niet worden gemaakt, is de vergoeding belast. ***


Memo De Vaste Kostenvergoeding Oude regels

Recommend Documents