Declaratiereglement (versie december 2015) Medewerkers met vaste kostenvergoeding Medewerkers van Berenschot in de functie E2-E5, MD, intern hoofd en directie krijgen een vaste kostenvergoeding.
Medewerkers met lease auto ־
E2 onderworpen.
€ 1.500,-- per jaar waarvan € 0,-- per jaar aan loonbelasting
־
E3 t/m E5 onderworpen.
€ 3.000,-- per jaar waarvan € 1.680,-- per jaar aan loonbelasting
־
MD onderworpen.
€ 3.960,-- per jaar waarvan € 2.880,-- per jaar aan loonbelasting
־
DT onderworpen.
€ 6.984,-- per jaar waarvan € 5.064,-- per jaar aan loonbelasting
־
Hoofden intern onderworpen.
€ 1.872,-- per jaar waarvan € 1.032,-- per jaar aan loonbelasting
־
Medewerkers zonder lease auto
־
E2 onderworpen.
€ 1.500,-- per jaar waarvan € 480,-- per jaar aan loonbelasting
־
E3 t/m E5 onderworpen.
€ 3.000,-- per jaar waarvan € 1.860,-- per jaar aan loonbelasting
־
MD onderworpen.
€ 3.960,-- per jaar waarvan € 3.060,-- per jaar aan loonbelasting
־
DT onderworpen.
€ 6.984,-- per jaar waarvan € 4.044,-- per jaar aan loonbelasting
־
Hoofden intern onderworpen
€ 1.872,-- per jaar waarvan € 1.272,-- per jaar aan loonbelasting
Vaste kostenvergoeding Medewerkers van Berenschot in de functie E2-E5, MD, intern hoofd en directie krijgen een vaste kostenvergoeding volgens de beschreven staffel. Bij parttime werken wordt de vaste kostenvergoeding naar evenredigheid van de gewerkte tijd berekend. Bij tussentijdse in- en uitdiensttreding wordt de vaste kostenvergoeding berekend naar evenredigheid van het aantal dagen waarover loon ontvangen is.
In deze kostenvergoeding zijn de volgende kosten tot € 50 per bon opgenomen, tenzij anders is vermeld: ־
Autokosten (met uitzondering van zakelijke parkeerkosten)
־
Zakelijke maaltijden
־
Externe representatiekosten
־
Kosten tijdens dienstreizen
־
Vakliteratuur
־
Kantoorbenodigdheden.
Kosten die zijn opgenomen in bovenstaande onderbouwing kunnen niet afzonderlijk worden gedeclareerd bij Berenschot, maar moeten vanuit de vaste kostenvergoeding worden betaald, ook als in enige maand de werkelijke kosten hoger zullen zijn dan de vaste kostenvergoeding. In maanden, dat de kosten lager zijn, hoeft er ook niet te worden terugbetaald. Indien de medewerker langere tijd wegens ziekte niet werkt, wordt de vaste kostenvergoeding alleen nog uitbetaald in de maand dat de medewerker ziek is geworden en in de daarop volgende maand. In de maanden die daarop volgen, wordt slechts de kostensoort ‘vakliteratuur’ doorbetaald gedurende de ziekteperiode. De stopzetting is naar rato van het ziektepercentage.
Declaratiemogelijkheden Voorwaarden Berenschot vergoedt naast de vaste kostenvergoeding overige andere zakelijke kosten indien de declaratie voldoet aan de volgende voorwaarden: ־
De kosten worden niet geacht te zijn vergoed middels de vaste kostenvergoedingen.
־
De medewerker dient de originele bon in te leveren. In een aantal situaties zal het niet mogelijk zijn om een originele bon in te leveren, bijvoorbeeld bij een bestelling of boeking via Internet. In dit geval dient de medewerker een kopie van de uitdraai van Internet en een betalingsbewijs in te leveren.
־
De medewerker dient op de declaraties een datum en een omschrijving van de reden van de uitgave te vermelden met daarbij de naam van de relatie, de (eventuele) bedrijfsnaam van de klant én een klantnummer. Berenschot vergoedt slechts de kosten die in het kader van de uitoefening van de dienstbetrekking worden gemaakt. Om die reden dient uit de declaraties duidelijk te blijken waarom bepaalde kosten zijn gemaakt.
־
De medewerker dient de declaratie eenmaal per maand, voor de zevende van de erop volgende maand, bij de afdeling IF&C in te dienen. De gedeclareerde bedragen worden, na goedkeuring, op de giro- of bankrekening van de medewerker overgemaakt.
־
De declaraties moeten schriftelijk geaccordeerd worden door de MD/leidinggevende. Hiermee geeft de MD/leidinggevende te kennen in te stemmen met de uitgave en wordt bevestigd dat de uitgave zakelijk is.
Welke kosten kunt u wel en niet declareren? Voor alle kosten die gedeclareerd worden geldt dat ze alleen vergoed worden wanneer het zakelijke kosten betreffen en de omschrijving helder is, de bon aanwezig is én de MD / leidinggevende voor akkoord heeft getekend. ־
Zakelijke maaltijden(met uitzondering van eigen maaltijden tijdens dienstreizen)
Alleen de kosten van zakelijke maaltijden die meer dan € 50 bedragen, kunnen worden gedeclareerd. De kosten van zakelijke maaltijden die minder bedragen dan € 50 dienen uit de vaste kostenvergoeding te worden betaald.
־
Hotelverblijf
De kosten van hotelverblijf wegens een zakelijke reden, bijvoorbeeld een congres of een cursus, kunt u declareren, mits deze kosten boven € 50 zijn. ־
Externe representatiekosten
Externe representatiekosten zijn onder andere de volgende kosten: -
Cadeaus voor relaties bij een huwelijk, verjaardag en geboorte. Cadeaus voor relaties bij een jubileum. Consumpties aan relaties. Etc.
Voor deze kosten geldt dat declaratie slechts mogelijk is als de kosten meer bedragen dan € 50. ־
Kosten tijdens dienstreizen
Dit betreft de eigen kosten van maaltijden en consumpties tijdens dienstreizen. Alleen de kosten tijdens dienstreizen die meer dan € 50 bedragen, kunnen worden gedeclareerd. De kosten tijdens dienstreizen die minder bedragen dan € 50 dienen uit de vaste kostenvergoeding te worden betaald. ־
Vakliteratuur
Deze kosten moeten uit de vaste kostenvergoeding worden betaald, echter indien de kosten meer zijn dan € 50 per boek of abonnement kunnen deze worden gedeclareerd. De leidinggevende moet de uitgave accorderen. ־
Kantoorbenodigdheden
Deze kosten moeten uit de vaste kostenvergoeding worden betaald, maar indien de kosten meer bedragen dan € 50 per uitgave kunnen deze worden gedeclareerd. In het geval van internet en cartridges moeten ook de kosten boven de € 50 per uitgave uit de vaste kostenvergoeding worden betaald. ־
Auto- en vervoerskosten (alleen bij auto van de zaak)
De zakelijke parkeerkosten kunnen indien er sprake is van een leaseauto geheel worden gedeclareerd (tenzij bij de woning van de werknemer). Dit geldt ook voor OV-kosten tijdens zakelijke ritten. De overige autokosten moeten indien er sprake is van een leaseauto en tot een bedrag van € 50 per uitgave worden betaald uit de vaste kostenvergoeding. Onder overige autokosten wordt verstaan: -
Pont, veer en tolgelden. Parkeerkosten (met uitzondering van zakelijke parkeerkosten) Kosten voor het wassen van de auto Kosten autostomerij Overige kleine kosten, zoals update DVD navigatie, sleepkabel e.d.
In het geval van de autostomerij moeten ook de kosten boven de € 50 per uitgave uit de vaste kostenvergoeding worden betaald.
In het geval een medewerker geen auto van de zaak heeft, wordt de vaste kostenvergoeding verlaagd met het bedrag dan betrekking heeft op de autokosten. Deze kosten kunnen ook niet worden gedeclareerd. ־
Overwerk
Er wordt aangenomen dat medewerkers een zodanig niveau van verantwoordelijkheid dragen dat het overschrijden van de dagelijkse acht uren niet als overwerk wordt aangemerkt. Voor kosten van maaltijden die gemaakt worden in verband met overwerken, wordt verwezen naar hetgeen is vermeld bij Zakelijke maaltijden. ־
Telefoonkosten
De abonnement- en gesprekskosten voor het gebruik van de privételefoon /-fax kunnen niet worden gedeclareerd. ־
Overige uitgaven
Voor overige uitgaven geldt dat ze gedeclareerd kunnen worden indien:
de kosten meer bedragen dan € 50 per uitgave; er vooraf toestemming is van de MD/leidinggevende; er sprake is van zakelijkheid;
er een goede omschrijving en reden is van de kosten.
Berenschot houdt het recht declaraties voor overige uitgaven niet uit te betalen. Bovendien vervalt het recht op declaratie een half jaar na de datum die op de bon vermeld staat. Inwerkingtreding/ wijziging / intrekking van de regeling Deze regeling geldt per 1 januari 2015 en kan door de directie van Berenschot worden gewijzigd of ingetrokken indien dit naar haar oordeel noodzakelijk is, bijvoorbeeld in verband met wijziging van de fiscale wetgeving.
