HOE EEN BEDRIJF 180 GRADEN DRAAIT

Exact Online

CASE STUDY

HOE EEN BEDRIJF 180 GRADEN DRAAIT

www.exactonline.nl

2

EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY

HOE TENSING BINNEN 1 JAAR 180 GRADEN DRAAIDE Tensing, een mobility en Geo- ICT software specialist, bestaat al sinds 1986. Toen het bedrijf eind 2013 vanuit een doorstart werd overgenomen, moest het roer om, vertelt CFO Patrick Witte: ‘We wilden min of meer opnieuw beginnen, dus we namen ook afscheid van oude werkwijzen.’

Naast een andere accountant waren ze ook op zoek naar een automatiseringspakket waarin de bedrijfsprocessen efficiënt zijn ingericht en aansluiten bij de huidige organisatie. Ze hadden namelijk ‘de stekker getrokken uit alle bestaande systemen’. Waarom? Witte: ‘Zo moesten mensen weer gaan nadenken, ik moest het zelf ook. Want dan ga je pas zien waar je slagen zou kunnen maken door te automatiseren.’

3


Deloitte ctrl voor MKB

Ketenoptimalisatie

Voor die automatiseringsslag kwamen ze terecht bij Deloitte ctrl, een onderdeel van Deloitte dat er specifiek is voor het MKB en hen helpt efficiënter te werken en te administreren. Door de doorstart en de overgang van 1 bedrijf naar 4 Bv’s was er binnen Tensing sterke behoefte aan inzicht in het bedrijf en de verschillende administraties. Vanuit Deloitte ctrl ging Job Lammers met hen aan de slag: op het gebied van ketenoptimalisatie is hij dé specialist.

Job Lammers van Deloitte ctrl: ‘We hebben als eerste een blauwdruk gemaakt van de financiële processen. Daaruit bleek dat er veel applicaties in gebruik waren die handmatig op elkaar waren aangesloten. Zo was de financiële administratie heel hard bezig om alle data uit verschillende bronnen en systemen over te nemen en over te zetten in een ander applicatie, om van daaruit te factureren.’

4


Nieuw systeem nodig

Exact Online & het ctrl platform

Witte bevestigt dit: ‘Er draaiden oudere softwaresystemen naast elkaar en mensen moesten op meerdere plekken hun informatie invoeren dus men snakte al naar een applicatie.’ Er was dus haast geboden bij het vinden en implementeren van een nieuw systeem. Na een intensieve maar korte analyse van de bedrijfsprocessen kwam Deloitte ctrl met twee opties voor Tensing. Uiteindelijk werd ervoor gekozen om met Exact Online te gaan werken omdat die het beste aansloot op de activiteiten en het business model.

Doorslaggevend was dat Exact Online een goede tool heeft voor projectmanagement. Witte: ‘Omdat de consolidatie (van de rapportages, red.) toch in de portal van Deloitte zou worden gedaan, was juist de project management tool de belangrijkste toegevoegde waarde.’ Lammers: ‘Met de portal krijgen ze geconsolideerde rapportages over alle entiteiten heen.’ Daarnaast geeft dit platform klanten toegang tot hun financiële gegevens en verschillende rapportages.

5


Slim samenwerken via het ctrl platform

Hoe je IT’ers tevreden houdt

Ook kunnen klanten daar zelf hun documenten voor de jaarrekening aanleveren. Witte: ‘Door hun portal maak je zelf ook gestructureerder zaken beschikbaar en richt je het proces efficiënter in voor accountants. Dat levert enorm veel tijdwinst op, wat ook een voordeel heeft – het is niet gebaseerd op het traditionele uren-factuurtje model.’

De keuze voor Exact Online werd – naast geschiktheid voor de bedrijfsprocessen binnen Tensing – gemotiveerd door het gebruiksgemak: een factor die niet te onderschatten valt. En zeker niet als je verwacht dat mensen er elke dag mee gaan werken. Witte: ‘Als je een software of IT bedrijf bent en je mensen ook affiniteit met IT hebben… die willen gewoon software die je snel snapt, die altijd werkt.’

6


Sneller én beter factureren

Minder fouten, meer controle

Maar er was nog meer winst te behalen, vertelt Witte: ‘Vroeger werd een mailtje gestuurd naar finance. Zo’n mailtje kon natuurlijk gedelete worden, en het was foutgevoelig, er staat geen termijn op…’ Dat is nu wel anders: ‘Nu wordt een project vooraf ingevoerd, milestones worden erin gezet en op het moment dat die milestone bereikt wordt, wordt dat aangevinkt vanuit de operatie en wordt er automatisch een factuurvoorstel klaargezet bij finance. De medewerker bij finance heeft een lijstje factuurvoorstellen staan als hij ’s ochtends inlogt en met een druk op de knop kunnen die facturen ook gegenereerd worden.’

Witte vertelt dat rapporteren nu vlot gaat. En omdat de controle wat finance betreft nu beter is, wordt er ook nog sneller gefactureerd: ‘Dan is er nog de foutgevoeligheid: de communicatie tussen finance en operatie is strakgetrokken en buiten het informele spreek- en mailcircuit gehouden.’ Daarmee bedoelt hij dat, terwijl gegevens voor facturen vroeger in gesprekken of mailtjes (die niet perse gelezen worden) werden gecommuniceerd, dat nu niet meer gebeurt omdat er een vast traject voor staat – een traject waarmee je menselijke fouten voorkomt.

7


Uren bijhouden gaat soepel

Eigen verantwoordelijkheid nemen

Bij de operatie is de urenregistratie gestroomlijnd:’ Urenregistratie is natuurlijk belangrijk, maar mensen vinden het vervelend als het te lang duurt. Dus dat was een verbeterslag. En het is mooi dat er nu inzage is in de planning: hoe ver ben je in je project? Die informatie is beschikbaar en wordt ook bijgehouden. En niet in verschillende Excel sheetjes.’

Voor een bedrijf als Tensing is goede controle over projecten natuurlijk essentieel. Lammers: ‘Tensing wilde dat medewerkers (zelfstandig) inzicht hadden in de projecten en de voortgang ervan, dat ze weten hoeveel uren ze declarabel zijn – en zo de verantwoordelijkheid voor de projecten bij de medewerkers zelf neerleggen. Het mooie van Exact is dat iedereen kan meedraaien met een project en afhankelijk van zijn rechten bepaalde dingen kan inzien en daardoor kan proberen er ook invloed op uit te oefenen.’

8


Implementatie: Eén week

Kritische vragen zijn leuk

Omdat het einde van het jaar een natuurlijk moment was om over te schakelen, zijn de mensen van Tensing in januari 2015 meteen begonnen met uren schrijven in Exact Online. Dat ging behoorlijk soepel, vertelt Witte: ‘Om met de software te werken is toch vrij eenvoudig, en ook de implementatie was snel gedaan. In een week was het up en running.’

Lammers bevestigt dat de implementatie snel en soepel verliep. Volgens hem kwam dat mede doordat de medewerkers van Tensing echt behoefte hadden aan een nieuw systeem en enthousiast trainingen volgden, vertelt Lammers: ‘Iedereen ging ervoor. Wat voor ons ook leuk was, was dat we veel kritische vragen kregen als ‘hoe moet ik dit oplossen’ in plaats van vragen als ‘ waarom moet ik dit doen?’. Ze wilden het zo optimaal mogelijk inzetten. Dus het was ook een leuke implementatie.’

9


Integratie met andere software

De volgende stap

Natuurlijk volgen er nog andere stappen. Want bij ketenoptimalisatie kijkt Deloitte ctrl verder dan alleen verkoopprocessen. Onder andere het inkoopproces wordt bekeken. In het geval van Tensing werd er al gewerkt met een scanoplossing van Blue 10, een Exact partner. Die oplossing kon simpelweg worden aangesloten op Exact Online.

Ook wil Tensing uiteindelijk in de VS gaan werken met Exact Online, en Salesforce erop aansluiten. Lammers: ‘Op het moment dat een opdracht is gegund willen ze dat er twee dingen gaan gebeuren: dat, als de klant nog niet ‘bestaat’, die automatisch wordt aangemaakt in Exact Online en dat het project wordt aangemaakt, zodat de mensen uren kunnen schrijven.’ Daar gaat een team van Deloitte ctrl zo nodig mee aan de slag.

Goed aan te sluiten Dat geldt ook voor andere software. Witte: ‘Een voordeel van Exact Online is ook dat het met een aantal andere softwarepakketen te verbinden is. Voor de komende tijd staat dus ook op de agenda om goed in te regelen dat je echt maar op één plek informatie hoeft in te voeren ten aanzien van uren, maar ook verlofaanvragen en vakantiedagen.“

10


Tensing Tensing, een mobility en GEO-ICT software specialist. 70 medewerkers Werken met Exact Online Project Management sinds 1 januari 2015 www.tensing.com Deloitte ctrl Specifiek gericht op het MKB Biedt o.a. advies op gebied van bedrijfsprocessen www.ctrl.nl

Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan 200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen. Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1550 collega’s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt. Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen. Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact. Exact. Focus on what’s next. www.exact.nl Exact Molengraaffsingel 33 2629 JD Delft Nederland Tel: 0800 - 66 54 631 E-mail: [email protected] Site: www.exactonline.nl

© Exact Group B.V., 2015. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.

HOE EEN BEDRIJF 180 GRADEN DRAAIT

Recommend Documents